Lớp: K31 KK2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 1/14

MỞ ĐẦU

Trong thời đại hội nhập như hiện nay, phát triển kinh tế một cách bền vững là một trong
những vấn đề quan trọng góp phần nâng cao vị thế quốc gia trên trường quốc tế. Khi bước vào
sản xuất kinh doanh mục tiêu hàng đầu là sản xuất kinh doanh phải có lãi. Do đó các doanh
nghiệp cần phải quan tâm quản lý tất cả các yếu tố đầu vào và tăng cường thúc đẩy các yếu tố đầu
ra sao cho có hiệu quả nhất, với mục đích cuối cùng là đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho
doanh nghiệp. Từ các nhiệm vụ trên đòi hỏi các doanh nghiệp phải tăng cường công tác quản lý
mà việc cần thiết trong quản lý là phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán trong các doanh
nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại.

Qua thời gian thực tế tìm hiểu công tác kế toán tại đơn vị về công tác kế toán mua hàng và
tầm quan trọng của nó. Từ kiến thức đã được học và thực tế tìm hiểu, nhóm em quyết định chọn
đề tài: “Quy trình mua hàng tại Công ty Cổ phần thuốc sát trùng Việt Nam” để đi sâu nghiên cứu.

Nội dung chính gồm:

Chương 1: Thực trạng quy trình
Chương 2: Phân tích quy trình
Chương 3: Đánh giá và đề xuất cải tiến quy trình
Thành viên thực hiện:
CH310534 – Lưu Thị Thoa
CH310230 – Vũ Thị Thu Huyền
CH310566 – Phạm Hữu Việt Tiến
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 2/14

CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH

CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM (VIPESCO)
Tên quốc tế VIETNAM PESTICIDE JOINT STOCK COMPANY
Mã số thuế 0300408946
Địa chỉ 102 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người đại diện NGUYỄN THÂN
Ngày hoạt động 11/05/2006
Quản lý bởi Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh
Loại hình DN Công ty cổ phần ngoài NN
Ngành: Sản xuất/ Sản xuất hóa chất, dược phẩm/ Sản xuất thuốc trừ sâu, phân bón và các loại hóa
chất nông nghiệp
1. MỤC ĐÍCH
Nhằm đảm bảo các hàng hóa/dịch vụ khi mua vào Công ty đều được xác định trước các yêu cầu kỹ
thuật và được tiếp nhận có kiểm soát.
2. PHẠM VI
Áp dụng cho việc mua vật tư, hàng hóa và dịch vụ (trong và ngoài nước) phục vụ cho sản xuất và
kinh doanh của Công ty.
3. THAM KHẢO
Quy chế tài chính; Quy chế mua sắm hàng hóa, sản phẩm, vật tư, dịch vụ.
- Hồ sơ mua hàng: Báo giá, thư, bảng ghi nhớ, hợp đồng mua bán, bảng qui định những yêu cầu
mua hàng, v.v...
- NV mua hàng: người thực hiện nghiệp vụ mua hàng;
- NV phụ trách: người phụ trách lập các dữ liệu/hoạt động mua hàng hóa/vật tư;
- Đơn vị nhận hàng: người tiếp nhận những hạng mục được mua vào (bao gồm đơn vị tiếp nhận để
sử dụng, bảo quản và bộ phận kiểm tra chất lượng);
4. ĐỊNH NGHĨA – CHỮ VIẾT TẮT
- Sản phẩm không phù hợp: SPKPH
- NM/TTNC/CN: Nhà máy/Trung tâm nghiên cứu/Chi nhánh;
- QA: Bộ phận đảm bảo chất lượng;
- XK/NK/XNK: Xuất khẩu/Nhập khẩu/Xuất nhập khẩu;
- Phòng KT: Phòng kế toán;
- Yes: Đồng ý; No: Không đồng ý/Không phê duyệt.
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 3/14

5. PHÂN LOẠI QUÁ TRÌNH

Cấp process ■ Chính □ Phụ
Phân loại process □ Process lãnh đạo ■ Process điều hành
□ Process đánh giá kết quả □ Process cải tiến
□ Process hoạch định □ Process hỗ trợ

Tài liệu/ Phương tiện. Năng lực/ Kỹ năng.

Hợp đồng, báo giá, phiếu đặt hàng, phiếu Kỹ năng đàm phán, thương thảo hợp
đánh giá nhà cung cấp, biên bản nghiệm đồng.
thu.

Process trước. Đầu vào (input) Đầu ra (output) Process tiếp

Qúa trình kinh Nhu cầu sử dụng vật Các vật tư, dịch vụ theo.
Quá trình mua
doanh tư, nguyên liệu, thiết được mua và sử Qúa trình quản
hàng và đánh giá
bị, dịch vụ phục vụ dụng. lý kho.
nhà cung cấp
sản xuất và kinh
doanh

Phương pháp/ Quy trình Process liên quan:

Báo giá, thương thảo, ký hợp đồng, Đánh giá nhà cung cấp, kiểm tra chất
nghiệm thu. lượng, kiểm soát kho, kiểm soát sự
không phù hợp.
6. NỘI DUNG

6. DIỄN GIẢI
Chỉ tiêu xem
Bước Nội dung Trách nhiệm Tài liệu
xét/đánh giá
Định kỳ hàng tháng hoặc khi có nhu cầu Kế hoạch tiêu thụ;
Đề nghị mua
Nhu cầu trong kỳ;
thu mua hàng hóa, dịch vụ, vật tư, nguyên hàng/Kế
NV phụ trách Hàng tồn kho; Yêu cầu
01 vật liệu, nhân viên phụ trách lập kế hoạch hoạch mua
của đơn vị sản xuất hàng xuất
mua hàng. hàng
khẩu.
Tờ trình mua
hàng/Phiếu
Tờ trình/Kế hoạch mua hàng được
Trưởng đơn yêu cầu Tính phù hợp so với
02 Trưởng đơn vị xem xét nguyên vật yêu cầu
vị
liệu nhập
khẩu
Tờ trình mua hàng sẽ được trình TGĐ phê
Tổng Giám Tờ trình mua Tính phù hợp so với
03 duyệt (không áp dụng cho NVL dùng
đốc hàng yêu cầu
trong sản xuất đã có định mức)
Yêu cầu các nhà cung cấp chào giá và gửi
Thư chào
mẫu (nếu cần), và các điều khoản liên
giá; Chứng Tính phù hợp so với
04 quan như hạn thanh toán, giao hàng... NV mua hàng
từ chất yêu cầu
Thương lượng với nhà cung cấp về giá và
lượng
các điều khoản.
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 4/14

Tờ trình
duyệt giá;
Phiếu khảo
Trưởng
Trình Trưởng phòng/Tổng Giám đốc giá nguyên Tính phù hợp so với
05 phòng/Tổng phụ liệu nhập yêu cầu
duyệt lựa chọn nhà cung cấp
Giám đốc khẩu – phụ
lục 02

Tiến hành đặt hàng

Đối với hàng nhập khẩu, NV mua hàng:
- Phối hợp với phòng kế toán liên hệ
với ngân hàng mở LC (nếu có); Phiếu đặt Tính phù hợp so với
- Nhận bộ chứng từ gốc từ ngân hàng NV mua hàng hàng-phụ lục yêu cầu
06 01/Hợp đồng Theo dõi quá trình
hoặc từ nhà cung cấp;
- Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước giao hàng
hàng nhập khẩu;
- Liên hệ với hãng tàu, hải quan để làm
thủ tục hải quan, mang hàng về kho.
Chứng thư
chất lượng
Khi lô hàng được nhập vào kho của đơn (Áp dụng
Đơn vị nhận cho NL mua
vị sử dụng, TTNC-QA/Đơn vị sử dụng
hàng/QA nhập khẩu) Tính phù hợp so với
07 tiến hành kiểm tra các chỉ tiêu chất Chứng thư yêu cầu
lượng/số lượng theo Đơn hàng/Hợp đồng phân tích
đã ký. (Áp dụng
cho NL mua
nội địa)
Nếu không đạt, NV mua hàng chịu trách
nhiệm khiếu nại với nhà cung cấp và theo
dõi thực hiện cho đến khi hồ sơ được giải Chứng thư
quyết. (Áp dụng cho mua hàng NK), chất lượng
Tính phù hợp so với
08 trường hợp mua hàng trong nước thì trả NV mua hàng Phiếu báo
yêu cầu
lại hàng cáo sự không
Đối với hàng mua trong nước, trả hàng phù hợp
ngay, yêu cầu nhà cung cấp đổi lô hàng
mới phù hợp yêu cầu.
Hóa
Hàng đạt yêu cầu về tiêu chuẩn trên hợp NM/TT/ Tính phù hợp so với
09 đơn;Phiếu
đồng được nhập kho đơn vị sử dụng CN/Xưởng nhập
yêu cầu
Nhân viên
Theo dõi thực hiện phần còn lại của Đơn
mua hàng BB thanh lý Tính phù hợp so với
10 hàng/Hợp đồng như thanh toán, công nợ,
Phòng KT HĐ (nếu có) yêu cầu
thanh lý HĐ (nếu có)
Lưu các hồ sơ mua hàng theo Quy trình Tính phù hợp so với
11 NV mua hàng File hồ sơ
kiểm soát thông tin được văn bản hóa yêu cầu
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 5/14

7. LƯU ĐỒ TẠI DOANH NGHIỆP

 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 6/14

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH

1. BẢNG PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ

Đối Bên trong/ Hoạt động
STT Hoạt động
tượng Bên ngoài xử lý
+Tiếp nhận thông tin về nhu cầu mua hàng/gửi thư -
chào giá;
+Thương lượng với bên mua về giá, số lượng và -
các điều khoản trong Hợp đồng;
Nhà cung +Gửi 01 bản báo giá chính thức;
1 Bên trong
cấp +
+Nhận 01 đơn đặt hàng;
+
+Ký kết 04 bản hợp đồng; Lưu 02 bản hợp đồng,
trả bên mua 02 bản. +

+Giao hàng, nhận thanh toán/theo dõi công nợ. +

+
+Tập hợp nhu cầu từ các bộ phận lập kế hoạch
mua hàng (01 tờ trình mua hàng).
+Nhận thư chào giá và mẫu NVL/HH (nếu cần), +
thương lượng với NCC về giá, số lượng và các
điều khoản. (Yêu cầu thu thập tối thiểu 03 báo giá
của NCC)
+Gửi cấp lãnh đạo duyệt tờ trình, báo giá. +
Bộ phận
2 +Gửi 01 Đơn đặt hàng gửi NCC Bên trong +
mua hàng
+Trình cấp lãnh đạo ký hợp đồng +

+Lưu 01 bản hợp đồng bản gốc, 03 báo giá bản +

gốc, 01 đơn đăt hàng photo
+Tiếp nhận thông tin nhận hàng từ bộ phận kho -
+Lưu 01 phiếu nhập kho, 01 phiếu kiểm định chất +
lượng hàng

+Nhận hàng tại kho, kiểm tra hàng; nhận và ký +

phiếu giao hàng từ NCC; lưu 1 bản gốc
Phân
3 Bên trong
xưởng/kho +Hàng đạt yêu cầu tiến hành lưu kho, xuất 03 liên +
phiếu nhập kho, 1 liên đưa BP kế toán; 1 liên gửi
bộ phận mua hàng, 1 liên lưu tại kho.
4 Bộ phận +Nhận 01 bản hợp đồng bản gốc, 01 phiếu nhập Bên ngoài -
kế toán kho, liên 2 hoá đơn và các chứng từ liên quan;
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 7/14

+Đối chiếu và hạch toán;

-
+Định kỳ hàng quý đối chiếu với nhà cung cấp;
-
+Theo dõi thanh toán, thanh lý hợp đồng.
-
2. SƠ ĐỒ DFD TỔNG QUÁT
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 8/14

3. SƠ ĐỒ DFD CẤP 0
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 9/14

4. LƯU ĐỒ
Nhà cung cấp BP. Mua hàng BP Yêu cầu/Kho

Tiếp nhận yêu

Duyệt phiếu Lập phiếu
yêu cầu MH
cầu KH, chuẩn yêu cầu
bị báo giá, hợp mua hàng
đồng Phiếu yêu cầu
MH đã duyệt Phiếu yêu cầu
MH (TBP xn)
Báo giá gửi KH
Hợp đồng chờ
ký
Lập tờ trình, xin ký
duyệt cùng báo giá, Nhận
N hàng/Trả
hợp đồng
hàng không
đạt yêu cầu
Chuẩn bị hàng
Tờ trình Báo giá đã
Hợp đồng đã đã ký duyệt
ký Phiếu nhập Phiếu giao
hàng đã ký hàng đã ký
Phiếu giao
hàng
BP.Kế toán
N

Giao hàng/ Nhận N

lại hàng không đạt
yêu cầu

N
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 10/14

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ & ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN QUY TRÌNH

1. ĐÁNH GIÁ
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM
 Doanh nghiệp cơ bản đã lập được quy trình  Chưa thực hiện đánh giá chất lượng nhà
đặt hàng một cách chi tiết cung cấp hàng hóa
 Chưa có quy trình nhận hàng và bảo quản
hàng chi tiết (Hiện tại chỉ kiểm tra mẫu hàng
bất kỳ để đánh giá chất lượng cả lô hàng)
 Chưa lập quy trình theo dõi việc nhận hóa
đơn và công nợ phải trả chi tiết
2. ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN
Cần bổ sung quy trình đánh giá nhà cung cấp sau quá trình mua hàng hàng kỳ để lựa chọn được nhà
cung cấp phù hợp hơn.
Cần bổ sung chi tiết quy trình cho
- Hoạt động nhận hàng và bảo quản hàng
- Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Ví dụ:
Sơ đồ DFD cấp 1 hoạt động nhận hàng và bảo quản hàng
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 11/14

Lưu đồ quy trình nhận hàng (trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin)
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 12/14

Sơ đồ DFD hoạt động chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 13/14

Sơ đồ DFD hoạt động chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ
 Lớp: K31 KK2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
GVHD: Đinh Thế Hùng
Thành viên nhóm: 03
ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI VIPESCO
Trang: 14/14

KẾT LUẬN
Sau một quá trình tìm hiểu tại Công ty Cổ phần thuốc sát trùng Việt Nam được nghiên cứu
và tìm hiểu thực tế công tác tổ chức quy trình mua hàng tại Công ty, nhóm em đã có được cái
nhìn tổng quát về thực trạng tổ chức quy trình mua hàng tại một công ty, những công việc, nghiệp
vụ cần làm của các bộ phận liên quan; từ đó hiểu rõ hơn về lý thuyết đã được học và cách áp
dụng vào thực tế như thế nào. Thông qua đó cũng thấy được việc hoàn thiện quy trình tổ chức là
đặc biệt quan trọng. Nhóm em đã khái quát quy trình mua hàng của Công ty cũng như đề xuất
một số phương án để cải thiện quy trình ngày một cụ thể hơn.

Bài báo cáo nghiên cứu quy trình mua hàng của nhóm em đã cố gắng nhưng do kinh
nghiệm còn hạn chế không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, kính mong nhận được sự góp ý
của thầy và các bạn trong lớp.

Trân trọng cảm ơn!