‫االكاديمية الجهوية للتربية والتكوين‬

‫المركز الجهوي لمهن للتربية والتكوين‬ ‫جهة طنجة تطوان الحسيمة‬

‫فرع طنجة‬

‫مجزوءة التوثيق و األرشفة‬

‫استثمار الوثائق واألرشيف‬

‫من إعداد‪:‬‬
‫‪:‬‬ ‫من إعداد‬
‫زكرياء الطاهري‬
‫سنة التكوين‬ ‫الطاهري‬ ‫زكرياء‬
‫تحت إشراف ‪:‬‬ ‫أعروس‬
‫أعروس‬
‫هناء‬
‫هناء‬
‫‪2023/2024‬‬ ‫ماجدة بنطاهر‬
‫ذ ‪.‬سعيد اغزيل‬ ‫بنطاهر‬ ‫ماجدة‬
‫سكينة الرايس‬
‫الرايس‬ ‫سكينة‬
‫كوثر مخاير‬
‫كوثر مخاير‬
‫مفيدة الشندودي‬
‫‪1‬‬
‫مفيدة الشندودي‬
 ‫محاور العرض‬

‫مقدمة‬

‫المحور األول‪ :‬تامين واستدامة الوثائق واالرشيف‬

‫المحور الثاني‪ :‬الوثائق اإلدارية واالرشيف في خدمة مشروع المؤسسة‬

‫المحور الثالث‪ :‬الوثائق واالرشيف كأداة لإلفتحاص‬

‫المحور الرابع‪ :‬الوثائق واالرشيف كأداة للتواصل الخارجي‬

‫خاتمة‬
‫‪2‬‬
 ‫مقدمة‬
‫يحتل مكون التوثيق واألرشفة قيمة اعتبارية في سيرورة التكوينات اإلدارية‬
‫إعدادا وتدبيرا ً وتقويما‪ .‬وتشكل الوثيقة أداة من أدوات العمل اإلداري‬
‫المعني أساسا بإنتاجها وتدبيرها واستثمارها وصيانتها وتخزينها‪.‬‬
‫فالوثيقة‪ ،‬من تقارير وشواهد وسجالت ودفاتر ولوائح وجداول ومقررات‬
‫ومعطيات مكتبية‪ ...‬أداة ضرورية لتدبير شؤون المؤسسة‪ ،‬وبناء‬
‫ذاكرتها الوظيفية والزمنية؛ ذلك أن إنتاج الوثائق ونشرها وتداولها‬
‫وتخزينها عمل إداري تحكمه النصوص والضوابط القانونية‪ ،‬وتكفله‬
‫أعراف الممارسات اإلدارية في أبعادها المؤسسية والتربوية‪.‬‬
‫ويعتبر التوثيق واألرشيف من األولويات داخل المنظومة التربوية ومن‬
‫الضروري إبالؤه أهمية وعناية كبرى من أجل تطوير أداء أطر اإلدارة‬
‫ومن أجل إشعاع المؤسسة وتطورها‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫اإلشكالية المطروحة‬

‫كيف نحافظ ونستثمر الوثائق و األرشيف؟‬

‫* أهمية الحفظ‬
‫* خطوات التامين واالستدامة‬
‫* دور الوثيقة في اإلفتحاص‬
‫*الحق في الحصول على المعلومة‬

‫‪4‬‬
 ‫أهمية الحفظ و أهدافه‬
‫حفظ الوثائق و صيانتها يعني حمايتها من جميع العوامل التي تؤدي إلى تلفها أو تغير‬
‫معالمها‪ ,‬و ذلك باتباع األساليب و الطرق العلمية الصحيحة في تصميم مخازنها بالشكل‬
‫الذي يؤدي لضبط درجات الحرارة و مستوى الرطوبة داخلها لضمان عدم توافر البيئة‬
‫المناسبة لوجود الحشرات و البكتيريا و تكاثرها‪ .‬كما أن اختيار الرفوف ووسائل‬
‫التخزين للمخطوطات و الوثائق يجب أن يضمن عدم تعرضها للتقصف والضغط‪.‬‬

‫من أهدافه‬

‫‪‬الحفظ من عوامل التعرية و الضياع‬

‫‪5‬‬ ‫‪‬توفير قاعدة معلومات و بيانات حول المؤسسة‬
‫‪‬حفظ تاريخ و ذاكرة المؤسسة‬
‫‪‬سرعة الرجوع إلى الوثائق واسترجاعها‬
 ‫العوامل التي تؤدي الى اتالف الوثيقة‬
‫• الرطوبة ‪ :‬المواد العضوية الموجودة بالورق تمتص الماء مما ينتج عنه قابليتها‬
‫الشديدة لإلصابة بالفطريات‬
‫• الحرارة‪ :‬يكون تأثير الحرارة الناتجة عن أشعة الشمس والموجات الناتجة عن اإلنارة‬ ‫العوامل‬
‫والتدفئة من خالل جفاف وتشقق األوراق والجلود‬ ‫الطبيعية‬
‫• الضوء‪ :‬يؤدي الى األكسدة الضوئية (ظهورالبقع الصفراء والبنية في أماكن التعرض)‬

‫• أكسجين الهواء والغازات الحمضية التي تنتج عن احتراق الوقود‪ ،‬والتي توجد عادة‬
‫كشوائب غازية في أجواء المدن الصناعية‬
‫• األتربة والمواد األخرى المعلقة التي تتناثر في الجو من مداخن المصانع نتيجة لالحتراق‬ ‫العوامل‬
‫غير الكامل للوقود‪ ،‬وكذلك جسيمات األمالح التي تتناثر في أجواء المدن القريبة من البحار‬ ‫الكيميائية‬

‫‪6‬‬
‫• القوارض كالفئران والجرذان‬
‫• الحشرات‬
‫• الكائنات الدقيقة كالفطريات و البكتيريا‬ ‫العوامل‬
‫• وهذه جميعها تهاجم الوثائق وتفتك بها حين تسمح األحوال المناخية المناسبة النتشارها‬ ‫البيولوجية‬
‫وتكاثرها في مخازن المخطوطات والوثائق‬
‫الفضاء المالئم لتخزين الوثيقة اإلدارية‬

‫‪7‬‬
8
9
10
11
 ‫خطوات التامين واالستدامة‬

‫‪12‬‬
 ‫تامين واستدامة الوثائق واالرشيف‬
‫ابرزها‪:‬‬ ‫تتم عملية تأمين واستدامة األرشيف من خالل عدة خطوات من‬

‫‪3‬‬
‫االتالف او التصنيف‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬
‫النهائي‬ ‫الحفظ‬ ‫التخزين‬
‫‪Destruction ou‬‬ ‫‪Conservation‬‬ ‫‪Stockage‬‬
‫‪classement final‬‬

‫‪13‬‬
‫األسلوب اآللي‬

‫‪Stockage‬‬ ‫‪ .1‬عملية التخزين‬

‫تتم عملية التخزين بأحد االسلوبين ‪:‬‬

‫األسلوب اآللي‬ ‫األسلوب اليدوي‬

‫وذلك باستخدام االرشفة‬ ‫وذلك باستخدام الطرق‬

‫االلكترونية التي تتم عبر‬ ‫االعتيادية التقليدية‬
‫مسح أو معالجة أو تخزين‬ ‫المعتمدة في المكتبات‬
‫الوثائق في وسائط‬ ‫التوثيق‪.‬‬ ‫ومراكز‬
‫الكترونية وربطها مع‬
‫قاعدة البيانات‪.‬‬ ‫‪14‬‬
 ‫‪ .2‬عملية حفظ األرشيف ‪Conservation‬‬

‫يعتبر حفظ األرشيف إحدى الوظائف األساسية المنوطة بمصلحة فرز األرشيف‪ .‬ويمكن تعريفه على انه مجموع‬
‫الطرق واألساليب والتقنيات التي تهدف الى حماية وتأمين وثائق األرشيف ماديا‪ .‬ويحدد الجدول الزمني للحفظ‬
‫الذي تعده المؤسسات الواردة في المادة ‪ 3‬من القانون ‪ 69.99‬مدة حفظ الوثائق اما باعتبارها ارشيفا عاديا أو‬
‫وسيطا‪ ،‬كما يحدد المآل النهائي لهاته الوثائق اما بتحويلها الى مؤسسة أرشيف المغرب بصفتها أرشيفا نهائيا أو‬
‫اتالفها ولحفظ األرشيف شروط وهي كالتالي‪:‬‬
‫‪‬عزل المستودعات عن بعضها البعض‪ ،‬وعن باقي الفضاءات عن طريق ممرات؛‬
‫‪ ‬حماية المستودعات من األخطار الخارجية وتوفير الظروف المالئمة للحفظ؛‬
‫‪ ‬توفير أنظمة االشعار بالحرائق واالطفاء وضبط الولوج الى الفضاء؛‬
‫‪ ‬استعمال الرفوف الحديدية بدل الخشبية لقابلية هذه األخيرة لالشتعال؛‬
‫‪ ‬وضع الوثائق في علب وملفات لحمايتها؛‬
‫‪ ‬تنظيم محيط الوثائق بصفة دورية‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫‪ .3‬إتالف األرشيف أو التصنيف النهائي‬
‫‪Destruction ou classement final‬‬

‫تتم عملية اتالف االرشيف تحت المراقبة التقنية لمؤسسة أرشيف المغرب وفق اإلجراءات التقنية التالية‪:‬‬
‫ملئ وثيقة بيان االتالف في نظيرين وفق مطبوع نموذج تعده المؤسسة وارسالها الى هذه األخيرة قصد‬
‫التأشير عليها‬

‫تحضير األرشيف الذي تقرر اتالفه بطريقة منظمة‬

‫القيام بعملية اتالف كلي لوثائق األرشيف المضمنة في بيان االتالف المؤشر عليه‪ ،‬وذلك في‬
‫التاريخ الذي يحدد باتفاق مع الجهة المعنية ومؤسسة أرشيف المغرب؛‬

‫يوقع الطرفان محضر االتالف يحرر في نظيرين وفق مطبوع نموذج تحدده مؤسسة أرشيف‬
‫المغرب‬

‫تحتفظ الجهات المعنية بنظير من بيان محضر االتالف ويسلم النظير اآلخر الى مؤسسة أرشيف‬
‫المغرب‬
‫‪16‬‬
17
 ‫أهمية تأمين واستدامة الوثائق واألرشيف‬

‫‪‬حفظ الوثائق والمذكرات والسجالت والمستندات من عوامل التعرية والضياع؛‬

‫‪‬تكوين قاعدة معلومات وبيانات للمؤسسة؛‬

‫‪‬يحفظ تاريخ المؤسسة التعليمية وذاكرتها؛‬

‫‪‬يمكن من سرعة الرجوع للوثائق والمعلومات واالستفادة منها؛‬

‫‪‬يترك انطباعا جيدا لدى الزائر أو المتردد على المؤسسة؛‬

‫‪‬تساهم في نجاح العمل اإلداري؛‬

‫‪18‬‬
 ‫الوثائق واألرشيف في خدمة مشروع المؤسسة‬

‫‪19‬‬
 ‫‪ 1‬مفهوم مشروع المؤسسة‬

‫‪ ‬عرفت المادة ‪ 2‬من القانون االطار ‪ 51.17‬مشروع المؤسسة‬

‫بكونه االطار المنهجي الموجه لمجهودات جميع الفاعلين‬
‫التربويين والشركاء‪ ,‬باعتباره االلية العملية الضرورية لتنظيم‬
‫وتفعيل مختلف العمليات التدبيرية والتربوية الهادفة الى‬
‫تحسين جودة التعلمات لجميع المتعلمين ‪.‬‬

‫‪20‬‬
 ‫أهمية التوثيق واألرشيف بمشروع المؤسسة‬
‫‪ ‬يعكس التوثيق واألرشيف نشاط المؤسسة ومزاولتها لمهامها‪ ,‬ومتى غاب التوثيق‬
‫واألرشفة حل العبث وتغيب التنظيم وفقدت بذلك المؤسسة التعليمية مصداقيتها‪.‬‬
‫‪ ‬تعد الوثائق من المراجع الهامة التي تبرهن على مصداقية المؤسسة ووجودها‬
‫الفعلي‪ ...‬ويؤشر التدبير الجيد للوثائق والتنظيم المحكم لألرشيف على معيار الحكامة‬
‫اإلدارية‪.‬‬
‫‪ ‬يشكل األرشيف قيمة إثباتية فهو المرجع الذي يحتكم إليه متى ما استدعي األمر ذلك‪.‬‬
‫‪ ‬تملك الوثائق األرشيفية في األول قيمة عملية وإدارية لكن بعد تقادمها تصير ذات‬
‫قيمة تاريخية للمؤسسة ولعامة الناس ويمكن االعتماد عليها إلنجاز العديد من‬
‫الدراسات والبحوث التي تستقي مادتها األولية من األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬توفير الوقت والجهد عند الرغبة في الحصول على المعلومة‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد الرؤية المستقبلية والتخطيط لمشاريع المؤسسة على ضوء المعطيات المتوفرة ‪.‬‬

‫‪21‬‬
 ‫عدة مشروع المؤسسة ‪:‬‬
‫دليل إرساء جماعات‬ ‫دليل المساطر المالية‬ ‫دليل المساطر اإلدارية‬ ‫دليل منهجي لتدبير وقيادة‬
‫الممارسات المهنية؛‬ ‫لجمعية دعم مدرسة‬ ‫لمشروع المؤسسة؛‬ ‫مشروع المؤسسة؛‬
‫النجاح؛‬

‫‪22‬‬
 ‫وتتلخص منهجية مشروع المؤسسة في الخطوات التالية‬

‫االنطالقة‬
‫‪ ‬االنطالقة (تحديد لجنة القيادة‬
‫واإلعداد)‬
‫االنتقال‬ ‫التشخيص‬ ‫‪ ‬تشخيص الوضعية الراهنة‬
‫‪ ‬تحديد األولويات‬
‫‪ ‬األجرأة‬
‫‪ ‬التتبع والتقويم بغاية الضبط في‬
‫التعديل‬ ‫األولويات‬ ‫نهاية كل سنة دراسية وفي نهاية‬
‫المشروع اعتمادا على مؤشرات‬
‫التفعيل‬ ‫التحقق‪.‬‬

‫‪23‬‬
 ‫‪ 1-‬تشخيص الوضعية الراهنة‬
‫مستوى البنيات التربوية‬ ‫مستوى البنيات المادية‬

‫‪24‬‬
 ‫مستوى تدبير مجالس المؤسسة‪:‬‬
‫مستوى مردودية المؤسسة‪:‬‬

‫تدبير الجمعيات‪:‬‬

‫‪25‬‬
 ‫على مستوى التعلمات‪:‬‬ ‫على مستوى التواصل مع المتدخلين‪:‬‬

‫محور التالميذ في وضعية إعاقة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫مع التالميذ‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪26‬‬
‫بيانات التنشيط الثقافي واإلداري‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫في جانب الحياة المدرسية‪:‬‬
‫العالقات والسلوكات داخل المؤسسة‪:‬‬

‫الدعم االجتماعي‪:‬‬

‫الدعم التربوي‪:‬‬

‫‪27‬‬
‫‪ - 2‬مرحلة تحديد األولويات‬
‫مرحلة تحديد نقاط‬

‫‪28‬‬
‫مدة اإلنجاز والتتبع‪:‬‬

‫‪29‬‬
‫‪ - 3‬مرحلة األجرأة‪:‬‬

‫‪30‬‬
‫‪ - 4‬الضبط والتقويم والتتبع‬
‫برنامج العمل السنوي‬
‫تقييم مشروع المؤسسة‪:‬‬

‫‪31‬‬
‫محاضر مشروع المؤسسة‪( :‬محاضر دليل مساطر التدبير االداري لمشروع المؤسسة)‬

‫‪32‬‬
33
 ‫الوثائق واألرشيف أداة‬
‫لإلفتحاص‬

‫‪34‬‬
 ‫السياق الخاص لإلفتحاص التربوي‬

‫االفتحاص‬

‫االفتحاص التربوي‬

‫‪35‬‬
 ‫اهداف االفتحاص التربوي‬

‫‪ ‬الوقوف على الواقع الفعلي للسير التربوي للمؤسسات التعليمية‬

‫‪ ‬توفير الدعم المناسب للمؤسسة التعليمية للتحكم في المهام الموكولة اليها‬

‫‪ ‬تقديم المشورة و المساعدة على تجاوز الصعوبات و االكراهات و تحسين األداء‬

‫‪ ‬تقديم مقترحات لتعزيز فعالية و نجاعة األداء‬

‫‪36‬‬
 ‫منهجية إجراء عملية اإلفتحاص‪:‬‬

‫‪ ‬إعداد التصور العام وبلورة مخطط سنوي ويناء استراتيجية جهوية وإقليمية واضحة‬

‫‪ ‬تحديد منهجية العمل والفرق المتدخلة‬

‫‪ ‬إعداد قاعدة المعطيات تظم مؤشرات سليمة دقيقة كلوحة قيادة‬

‫‪ ‬التنسيق مع النيابة أو األكاديمية للمصادقة على المخطط‬

‫‪ ‬إعداد التدابير اإلدارية للمهمة‬

‫‪ ‬انطالق إجراءات عملية االفتحاص‬

‫‪37‬‬
 ‫‪ ‬التجميع والتصنيف والتبويب والمعالجة والتوثيق لتثبيت المكتسبات واستخالص‬

‫النتائج والتوصيات‪.‬‬

‫‪ ‬اعداد التقرير التركيبي لعملية االفتحاص‬

‫‪ ‬مخطط عمل لعملية ما بعد االفتحاص (تتبع مخطط الفعل) للوقوف على مدى‬

‫المجهودات المبدلة في إعمال وتنفيذ األفعال الصحيحة المقترحة واإلشارة إلى‬

‫الصعوبات التي يتم مواجهتها‪.‬‬

‫‪38‬‬
 ‫المجاالت المستهدفة‪:‬‬

‫‪ ‬التدبير اإلداري‬

‫‪ ‬التدبير التربوي‬

‫‪ ‬التدبير المادي والمالي‬

‫الحياة المدرسية بصفة عامة‬ ‫‪‬‬

‫‪39‬‬
 ‫الوثائق واألرشيف أداة للتواصل الخارجي‪:‬‬
‫الحق في المعلومة‬

‫‪40‬‬
 ‫التواصل الخارجي‬
‫حلقة وصل بين المؤسسة و المجتمع المحيط بها فتصبح لها شخصية تتمكن بواسطتها من‬
‫خلق مكانة لها ضمن النسيج المؤسساتي وكسب ثقة شركائها ومختلف المتعاملين‬
‫الخارجيين معها‬

‫وسائل التواصل اإلداري‪:‬‬

‫• وسائل كتابية‪:‬‬
‫تقارير ‪ ،‬مراسالت ‪ ،‬مذكرات‪...‬‬
‫• وسائل شفهية‪:‬‬
‫اجتماعات‪ ،‬مقابالت‬
‫• وسائل تقنية‪:‬‬
‫بصرية‬
‫ٌ‬ ‫وسائل سمعٌية‪،‬‬
‫‪41‬‬
 ‫الوثيقة اإلدارية أداة للتواصل الخارجي‬

‫تعريف الوثيقة اإلدارية ‪:‬‬

‫الوثائق اإلدارية هي الوثائق التي تنتجها اإلدارات المكتوبة منها أو الرقمية‬
‫كالسجالت و الملفات و المراسالت و المذكرات و المطبوعات أو الوثائق‬
‫التي تحتوي على معطيات أو معلومات إدارية و تربوية أو أي شكل توثيقي‬
‫رسمي يتسم بالصفة القانونية‪.‬‬

‫‪42‬‬
 ‫الجهات التي نتواصل معها‬

‫المصالح المركزية‬ ‫األسرة و المجتمع‬

‫المؤسسة‬
‫األكاديمية الجهوية‬
‫التعليمية‬ ‫السلطة المحلية و‬
‫المديرية اإلقليمية‬ ‫الجماعات‬
‫الترابية‬

‫‪43‬‬
 ‫ً‬
‫القانون للحق في الحصول على المعلومات‬ ‫اإلطار‬
‫على المستوى الوطني دستور المملكة )‪1‬يوليوز ‪)2011‬‬

‫القانون رقم ‪ 13.31‬المتعلق بالحق في الحصول على المعلومة الصادر بتاريخ ‪ 22‬فبراٌر ‪2018‬‬
‫الفصل ‪: 27‬للمواطنين والمواطنات الحق في الحصول على المعلومات الموجودة في حوزة اإلدارات‬
‫العمومية‪ ،‬والمؤسسات المنتخبة‪ ،‬والهيئات المكلفة بمهام المرفق العام‪.‬ال يمكن تقييد الحق في المعلومة‬
‫إال بمقتضى القانون‪ ،‬بهدف حماية كل ما يتعلق بالدفاع الوطنًي‪ ،‬وحماية أمن الدولة الداخلي‬
‫والخارجي‪ ،‬والحياة الخاصة لألفراد‪ ،‬وكذا الوقاية من المس بالحريات والحقوق السياسية المنصوص‬
‫عليها في الدستور‪ ،‬وحماية مصادر المعلومات والمجاالت التي حددها القانون بدقة‪.‬‬

‫‪44‬‬
 ‫الشخص المكلف بتقديم المعلومة‬

‫‪‬موظف أو مستخدم تابع للمؤسسة أو الهيئة المعنية‪.‬‬

‫‪‬مهمته تلقي طلبات الحصول على المعلومات مع إمكانية تقديم المساعدة ودراسة الطلب‬
‫وتقديم المعلومات المطلوبة ‪،‬وذلك بواسطة مناشير داخلية ‪،‬‬
‫‪‬يتمتع اإلعفاء من واجب كتمان السر المهني في حدود المهام المسندة إليه بموجب القانون ‪.‬‬

‫‪45‬‬
‫إجراءات الحصول على المعلومات‬

‫‪46‬‬
 ‫الجزاءات‬

‫‪ ‬في حالة إخالل الشخص المكلف بتطبيق مقتضيات القانون ‪31.13‬‬

‫المتعلق بحق المواطن في الحصول على المعلومات‪ ،‬فيخضع ل‪:‬‬
‫‪ ‬متابعة تأديبية‪(:‬في حالة امتناعه عن تقديم المعلومات المطلوبة‪ ،‬إال إذا‬
‫ثبت حسن نيته)‪.‬‬
‫‪ ‬عقوبات جنائية‪(:‬في حالة عدم التقيد باالستثناء أو في حالة إفشاء السر‬
‫المهني)‪.‬‬

‫‪47‬‬
 ‫خاتمة‬

‫و صفوة القول أن الوثائق عصب حياة اإلدارة وركيزة أساسية ال يستقيم‬

‫بدونها تدبير الشأن العمومي وحسن سير الهيئات واألجهزة‬
‫المكلفة به‪ ،‬وتعتبر مسألة تنظيمها وحفظها وتثمينها و استثمارها إحدى ركائز‬
‫تحديث اإلدارة الوطنية وحفظ الحقوق وتثبيت أسس الحكامة‬
‫وتكريس الشفافية والمسؤولية وتعزيز مبدأ استمرار المرفق العام وتدعيم‬
‫مسلسل بناء دولة المؤسسات من جهة‪ ،‬وآلية من‬
‫آليات حفظ الذاكرة الوطنية ودعم البحث العلمي من جهة ثانية‪.‬‬

‫‪48‬‬
 ‫المراجع‬
‫قانون االرشيف ‪69.99‬‬
‫الميثتق الوطني للتربية و التكوين‬
‫الدليل المرجعي لتدبير االرشيف العمومي‬
‫‪com/document‬استثمار‪-‬الوثائق‪-‬و‪-‬األرشيف‪https://fr.scribd‬‬

‫‪49‬‬
‫شكرا على حسن انتباهكم‬

‫‪50‬‬