И з по л з в а не на а р х и в н ит е р е с у р с и в у с л о в и я т а на

м р е жо в о т о о б ще с т в о

I. Използване на архивните документи

Една от основните функции на архивите като
спeциализирани публични институции е свързана с осигуряването
от тяхна страна на необходимата за обществото ретроспективна
документна информация чрез законодателно гарантиран и
максимално улеснен достъп до съответните архивни документи,
които именно са носители на тази информация и се съхраняват от
отделните архиви. Трябва да се подчертае, че без дейността си по
използването на притежаваните от тях документи, архивните
учреждения биха били само скъпоструващи на съвременното
общество "гробници на документи", от които не би имало никаква
практическа полза.
Използване на архивните документи се реализира чрез
различни форми. Най-практикуваната досега е индивидуалната
работа с оригиналните документи или с техни копия, като за целта
във всички архивни учреждения задължително се обзавеждат
специални зали (читални). Читалните са предназначени за
външните посетители в архивите, които са потребители на
архивната информация и общо се наричат "читатели".
Статистистическите данни от годишните отчети на
българските архиви във връзка с дейността им по осигуряването
на използването на архивни документи показва, че ако в началото
- през 1952 г., първите читатели са били само 16 души, то през
последните години техният брой е вече над 1 50000 души
годишно. Те са ползвали съответно около 2000 архивни единици
срещу близо 400000 понастоящем, при наличност над 5 млн.
архивни единици. Отделно в системата на държавните архиви са
набавени повече от 5 млн. кадъра микрофилми - копия на
документи, които са свързани с националната ни история, но се
намират в чуждестранни архивохранилища.
Дейността по попълването на Националния архивен фонд
чрез издирването и микрофилмирането на документи от близки
или по-далечни страни, позволява в близкото минало да се
създадат ценни колекции от микрофилми, които съществено
обогатяват документалната изворова база на съвременната
българска историческа наука. В днешните реалности с оглед
онлайн достъпа до архивите и архивните документи се извършва
трансформация на традиционните им информационни ресурси
чрез дигитализация, което ще разшири и улесни значително
възможностите за потребителите на архивна информация.
Друга форма за използване на архивни документи е
предоставянето им на читатели по кореспондентски път, респ под
формата на копия (хартиени, машиночитаеми или електронни).
Само по изключение и временно (за определен срок), се допуска
изпращането на документи от архивни учреждения евентуално на
държавни и други институции, на които се налага да използват
определени документи (оригинали). Предвидената процедура за
тези случаи гарантира напълно правата и интересите на архивните
учреждения.
Архивните документи могат да се използват извън архивите,
благодарение и на техни публикации в различни по вид
документални издания - печатни, електроннии т.н., или чрез
експонирането им в изложби (временни и постоянни). Разбира се,
в съответните експозиции могат да се включват само копия на
архивни документи, а не техните оригинали с оглед на опазването
им. По-подробно за използването и необходимите съответни
формуляри виж: Методически кодекс, свитък IV, ДАА, 2013 г. и
Приложения 1, 2, 3, 4, 5 и 6 към него.
http://www.archives.government.bg/methodological_code/mod
ul_4.html
Възможните ефекти, т.е. резултати, от използването на
архивните документи се постигат, най-често в сферата на
управлението, икономиката, социално-правните отношения,
научната област и др. По-конкретно, управленският ефект служи
за вземането на различни управленски решения въз основа на
натрупания исторически опит в тази област от обществената
практика. За целта в исторически план се търсят и проучват
сходни системи, аналогии, ситуации, прецеденти и други,
информация за които се съдържа в архивните документи.
Икономическият ефект се осигурява с помощта на разработени в
миналото проекти, технологии, а също и извършени проучвания,
резултатите от които продължават да имат практическо значение.
Огромни са потенциалните възможности при използването на
архивните документи с оглед на съвременни социално-правни
въпроси. Особено важен е и научно- историческият ефект, който
се постига в резултат от използването на ретроспективната
документна информация в научни трудове от различни области на
съвременното научно знание.
I I . До с т ъ п д о а р х ив ит е : ин с т ит у цио на л е н , т е х н и ч е с к и
и п р о фе с ио на л е н а с п е кт
Архивните учреждения започват да осигуряват сравнително
по-широко използване на ценната ретроспективна документна
информация, като предпоставка за реализиране на нейната
потенциална обществена проекция и приложение, през периода от
края на XVIII в. насам. През по-ранните исторически периоди
съответните сбирки от архивни документи, т.е. архиви, са се
използвали предимно за административни цели и по изключение
като исторически извори.
В повечето европейски държави още през първата половина
на XIX в. са приети специални закони относно статута на архивите
като държавни институции и тяхното организиране в системата на
държавната администрация. Определящи в случая са били
принципите, утвърдени най-напред във френския закон за
архивите от 25 юни 1794 г., включително и принципа за правото на
достъп на всички граждани до новосъздадените тогава държавни
исторически архиви, независимо от тяхната предишна
принадлежност (ведомствена или частна). По силата на посочения
закон, използването на архивните документи е било уредено още
тогава без заплащане, като се забранявало те да бъдат изнасяни от
съответния архив. При определени мерки за надзор (опазване) и
определено за целта време, се разрешавало на гражданите да
използват и документи в отделните учрежденски архиви.
По този начин архивите за първи път в своето историческо
развитие получили реална възможност да отговорят на заявената
към тях през разглеждания период обществена претенция - за
широк и свободен достъп до съответните архивни документи, с
оглед не само конкретните нужди на административното
управление и условията на буржоазната държава, но и на
засиления научен интерес към миналото тогава. Трябвало да се
измине доста дълъг период от време обаче, преди архивните
учреждения в отделните държави да станат достъпни на практика
за изследователите, като база и лаборатория за техните
изследвания. Ето защо, дори френските архивисти с присъщото им
чувство за хумор и с известна самоирония отбелязват днес, че
провъзгласения във Франция в края на XVIII в. свободен
обществен достъп до архивите е бил първоначално само "един
прекрасен мит". Още тогава проличало, че подобен либерален
регламент относно използването на документи - в учрежденските
и държавните архиви, създава неизбежно редица затруднения в
обществото - безпрепятствено вмешателство в личния живот на
гражданите, неконтролируемо и неоправдано любопитство към
дейността на различните държавни институции и т.н.
Не по-малко важен се оказва и въпросът за регламентирането
на реда за използване на архивните документи съобразно с
останалите архивни процеси и дейности (комплектуване, научно-
техническа обработка, регистриране и отчет, съхранение), за да не
се пречи на извършването им. Както е известно, без посочените
дейности е немислимо да се осигури на практика използване на
архивните документи. Ето защо почти веднага дори в самата
Франция започнали да се въвеждат някои законодателни
ограничения във връзка именно с достъпа при използването на
архивите и документите на учрежденско равнище, както и до
документите от личен произход. Впоследствие започва да се
практикува и категоризиране на административните документи с
цел засекретяването на някои от тях, които имали важно
държавно-политическо значение и биха могли да се използват
срещу интересите на страната. Тази практика е разпространена
повсеместно и досега, като засекретяването на съответните
документи по принцип е за определен срок, т.е. временно.
Трябва да се отбележи обаче, че при съгласуването на
утвърдените либерални принципи за регламентиране достъпа до
архивите и нуждата от защита на държавните интереси, в
повечето страни днес са наложени редица ограничения,
включително и във Франция. Според съвременното френско
архивно законодателство, за най-важните документи в сферата на
държавното управление е определен срок за закрито съхранение,
респ. използване, от 60 години. Със специални списъци са
конкретизирани както държавните институции, така и отделните
видове документи, подлежащи на посоченото засекретяване
(службите на Президента и Първия министър, Министерството на
вътрешните работи, документи по управлението на държавната
собственост, свързани с националната сигурност или
националната отбрана, и др.). Към същата категория държавни
институции са включени и министерствата на отбраната и
външните работи, въпреки че те имат собствени ведомствени
архиви и не предават документите си на Националния архив.
60-годишният срок за закрито съхранение се отнася за секретните
документи от разузнаването, контраразузнаването, военната
сигурност, граничните въпроси и др. Още по- големи са
ограниченията при съдебните документи, които подлежат на
закрито съхранение в продължение на 100 години от създаването
им.
В останалите европейски държави идеята за свободния
достъп до документите и архивите, заложена, както отбелязахме,
във френското архивно законодателство още в края на XVIII в., не
се реализира на практика почти до Първата световна война. Могат
да се приведат много примери за наличието на ограничен достъп
до историческите архиви. До 1 9 1 8 г. за използването на
документи в Кралския архив на Прусия се изисквало специално
разрешение. В Англия също строго се контролирало използването
на архивите, дори и на архивните документи, които били
създадени до 1 7 8 0 г . и др.
Все пак, с течение на времето европейските архивисти, както
и отделните правителства, започнали да приемат идеята за
необходимостта от откриването на историческите архиви за
изследователите на миналото. Първоначално бил определен един
ограничителен период от 50 и повече години спрямо времето на
създаването на съответните архивни документи. След Втората
световна война този период се намалява и понастоящем е сведен
до 30 години в повечето страни. Изключение е английската
позиция за 40-годишен срок за закритост, след което документите
автоматично да се разсекретяват. В някои страни, между които
САЩ, Франция, Швеция, Чехия и др. , научните работници се
ползват с преференциран достъп пред останалите читатели в
архивите.
Сравнително много късно (едва в началото на 50-те години),
посочените общоприети принципи във връзка със задълженията и
правата на архивите и гражданите при използването на архивни
документи, се възприемат и от българските архиви. В Закона за
Националния архивен фонд на страната ни изрично е упоменато,
че документите от този фонд могат да бъдат използвани от всички
български институции и граждани за нуждите на социалното
управление, за научни изследвания, за уреждане на имуществени
и правни отношения, за защита на правата и законните интереси
на физически и юридически лица и др. Що се отнася за
чуждестранните читатели, проявяващи интерес към българските
архиви, за тях законодателя предвижда някои допълнителни
ограничения, както е практиката и в останалите държави.
Специално, въпросът за регламентиране на достъпа до
архивните документи у нас в законодателно отношение се нуждае,
несъмнено, от по-детайлно разглеждане с оглед както собствените
ни държавни интереси в съвременния сложен свят, така и
интересите на отделната личност в обществото. Решаването на
този въпрос предполага намирането на баланс между
изискванията на общоприетия принцип за свободния достъп до
архивите и необходимостта от временни ограничения при
използването на някои видове документи и някои архиви. С
развитието на информационните технологии и мащабните
трансформации на традиционните документални и архивни
ресурси на архивните институции логично възниква въпросът за
о н л а й н д о ст ъ п д о д о к у м е нт ит е и а р х и в ит е е н а ц и о н а л е н ,
о бщо е вр о п е й с к и и с в ет о в е н а с п е кт . По - д о л у п р е д с т а в я м е
ч а с т о т До к л а д а з а а р х и в и те в р а з ш и р е н и я ЕС о т 2 0 0 7 г . ,
о т н а с я щ а с е и м е н н о д о о н л а й н д о с т ъп а .
« Д о с т ъп ъ т д о д и г и т а ли з и р а н и т е д о к ум е н т и в м р е ж а т а
о з н а ч а в а , ч е о р и г и н а ли т е щ е б ъ д а т з а щ и т е н и от п р е к о м е р н а
уп о т р е б а . Р а з п р о с т р а н е н и е т о н а и н ф о р м а ц и я т а з а а р х и в н а т а
с и с т е м а и з а с а м и т е д о к ум е н т и в ли я е в ър х у п о в и ш а в а н е т о
с т о й н о с т т а н а д о к ум е н т а лн о т о н а с л е д с т в о .
З а к о н о д а т е лс т в о т о с ъщ о п р и з н а в а н о в и т е е л е к т р о н н и
д о к ум е н т и , с ъз д а д е н и ч р е з п р и ла г а н е т о н а н о в и т е х н о ло г и и в
административното уп р а в ле н и е . Разпространението в
Интернет налага хармонизиране на архивното
законодателство и решаване на проблема с авторските права,
с п е ц и а лн о в с л уч а и т е с и л юс т р а т и в н и т е д о к ум е н т и
(фотографии, афиши, карти и хелиографски копия).
Т в ър д е важно е и запазването на д о к ум е н т а лн о т о
наследство чрез разпространението на електронни
с п р а в о ч н и ц и н а а р х и в н и д о к ум е н т и и к о ле к ц и и в Ин т е р н е т ,
к а т о п р и т о в а м н о г о ц е н н а е в ъ з м о ж н о с т т а з а п ос т о я н н о т о и м
осъвременяване.
Д о с т ъп ъ т д о до к ум е н т и т е в И н т е р н е т о з н а ч а в а , ч е
н а уч н и т е , т е х н и ч е с к и т е и к ул т ур н и т е и з с ле д в а н и я м о г а т д а с е
ул е с н я т и п о дп о м о г н а т . Он ла й н д о с т ъп ъ т п о з в о ля в а на
и з с ле д о в а т е ли т е о т ц я л с в я т , б е з п р е к ъс в а н е , 2 4 ч а с а в
д е н о н о щ и е т о п р е з ц я ла т а с е д м и ц а д а м о г а т д а и з п о л з в а т
н е о б х о д и м и т е и м д о к ум е н т и .
О н л а й н д о с т ъп ъ т д о а р х и в н и т е и з т о ч н и ц и в о д и д о
н а р а с т в а н е б р о я н а и з с л е д о в а т е ли т е и п о л з в а т е ли т е , к о и т о щ е
п о т ър с я т ус л уг и т е н а а р х и в и т е . Б р о я т н а д н е в н ит е п о с е щ е н и я
в уе б с т р а н и ц и т е с ъс с ъд ър ж а н и е , с в ър з а н о с к ул т ур н о то
н а с л е д с т в о н а т о з и е т а п е в п е ч а т ля в а щ .
Т р я б в а д а с е п о я с н и , ч е в и р т уа л н и я т д о с т ъп п о з в о ля в а
е д н о в р е м е н н о т р и р а з ли ч н и вида ус л уг и и к о н т р о л: а )
идентификация и о т о р и з ир а н е на п ол з в а т е ля ; б)
статистически п р о уч в а н и я за п о л з в а т е ли т е (профил на
п о лз в а т е ли т е , посоки на из с ле д в а н и я т а , н а й - т ър с е н и
д о к ум е н т и , ч е с т о т а н а д о с т ъп а и п р . ) ; в ) з а ла з а в и р т уа лн и т е
и з с ле д в а н и я с н о в о о н ла й н п р о с т р а н с т в о , с ъз д а д е н о ч р е з
в ъ з м о ж н о с т и т е н а г о ля м б р о й а р х и в и .
К о п и я т а н а д о к ум е н т и п р е д с т а в ля в а т в а ж н о с р е д с т в о з а
п р о уч в а н е и з а р а з п р о с т р а н е н и е н а п о з н а н и е т о . Он л а й н
п р о уч в а н и я т а п о т в ър ж д а в а т ролята на репрографските
с л уж б и н а а р х и в и т е . Но в и я т “в и р т уа ле н а р х и в ” щ е о с и г ур и
д в а т и п а в ъз п р о и з в е ж д а н е з а и з с л е д о в а т е ли т е и по лз в а т е ли т е :
а ) В и р т уа лн о в ъ з п р о и з в е ж д а н е . В к лю ч в а д о с т ъп д о
д и г и т а лн и я о бр а з на архивния д о к ум е н т и неговите
м а н и п ула т и в н и ф о р м и ( о с в е т я в а н е н а ц в е т о в е т е , и з ч и с т в а н е
на основата, подвижност на изображението) посредством
к о м п ют ър и ли терминал на мрежата. В този с л уч а й
п о лз в а т е л я т н е м о ж е д а п о л уч и д и г и т а лн о к о п и е н а д о к ум е н т а .
Т о в а з а щ и т а в а о т н е к о н т р о ли р а н о и з п о л з в а н е о т с т р а н а н а
т р е т о ли ц е .
б ) Фи з и ч е с к о в ъз п р о и з в е ж д а н е . И з с л е д о в а т е ля т м о ж е д а
п о л уч и к о п и е о т д о к ум е н т а в ъв в с я к а к ъв в и д ( ф о т о к о п и е ,
м и к р о ф о р м и , д и г и т а лн о , ф о т о г р а ф с к о и п р . ) , к о е т о в е ч е е
обичайно във всички архивни системи.
Онлайн д о с т ъп ът дава в ъз м о ж н о с т за вътрешно
уп р а в л е н и е н а р а з ли ч н и а р х и в и в с и с т е м а т а , а к о т е с а
с в ър з а н и в Ин т р а н е т . С и с т е м а т а н а а р х и в н о уп р а в ле н и е д а в а
в ъ з м о ж н о с т з а о н ла й н р а б о т а ч р е з о п и с а н и е т о н а д о к ум е н т и т е
и с ъщ е в р е м е н н о з а уп р а в ле н и е н а и н ф о р м а ц и я т а м е ж д у
всички архиви в системата.
Д о с т ъп ъ т д о д и г и т а ли з и р а н и т е д о к ум е н т и в И н т е р н е т
може да доведе до д о п ълн и т е лн и елементи за
к о н т е к с т уа ли з и р а н е н а и н ф о р м а ц и я т а , к а т о о н ла й н с п р а в о ч е н
а п а р а т и и з с ле д о в а т е л с к а б а з а д а н н и . С т е з и д о п ълн и т е лн и
и з т о ч н и ц и б е н а п р а в е н п р е г ле д н а п о с т и г н а т о т о в а р х и в н и т е
с и с т е м и , с ъб р а н а б е в а ж н а и н ф о р м а ц и я з а н а в и г а ц и я т а ,
г ла в н о з а в р е м е т о з а т ър с е н е н а б а з и т е д а н н и , д о с т ъп н и в
Интернет.
Р а з п р о с т р а н я в а н е т о в Ин т е р н е т о з н а ч а в а б ъд е щ
н а п р е д ък к ъм с в о б о д а т а н а д о с т ъ п а д о и н ф о р м а ц и я т а и д а в а
н о в и м п ул с з а и с т и н с к о д е м о к р а т и з и р а н е н а д о с т ъп а д о
архивите.
Т е н д е н ц и я т а е в с е к и д а и м а т д о с т ъп д о а р х и в и т е ч р е з
И н т е р н е т . То в а о б а ч е о щ е н е е в ъ з м о ж н о н а в с я к ъ д е .
О б щ а п р а к т и к а е д а с е р е г и с т ри р а т п о с е т и т е ли т е , к а т о
р е г и с т р а ц и о н н а т а с и с т е м а м о ж е д а е р ъ ч н а и ли е ле к т р о н н а и
т р я б в а д а е с ъо б р а з е н а с н а ц и о н а лн о т о з а к о н о д а т е л с т в о .
И з п о лз в а н е т о н а д а н н и т е з а с т а т и с т и к а т р я б в а д а б ъд е
обяснено на п о с е т и т е ли т е . Необходимо е п о с т е п е н но
преминаване към общи п р а в и ла на д о с т ъп а за ц е ли я
Е в р о п е й с к и с ъ юз . »
 Щ о с е о т н а с я д о д о с т ъп а д о а р х и в и т е , м н о г о в а ж н о е
о т н о ш е н и е т о к ъм в с и ч к и п о лз в а т е ли д а б ъд е е д на к в о . Не м о ж е
д а и м а о г р а н и ч е н и я п о р а д и н а ц и о н а лн о с т , о б р а з о в а н и е , т и п
н а и з с л е д в а н е т о и п р . , н о в н я к о и с т р а н и в с е о щ е и м а г р уп и
а р х и в и , к о и т о н е с а д о с т ъп н и з а ч уж д е с т р а н н и и з с л е д о в а т е ли .
Д о с т ъп м о ж е д а с е о т к а ж е п о р а д и о ф и ц и а лн и п р а в и л а ,
з а к о н о д а т е лн и причини и ли поради н е о б х од и м о с т т а от
з а п а з в а н е н а о р и г и н а лн и т е д о к ум е н т и . В с и ч к и п р а в и ла т р я б в а
д а с е о б я с н я т в н и м а т е лн о н а п о лз в а т е ли т е .