Документите – инструменти

за управление
Документи, документооборот, архиви
 Що е документ
В съвременността под понятието “документ” се
разбира:
съвкупност (комбинация) от среда и информация,
записана в или върху нея,
която може да бъде използвана като доказателство
или за справка.
Историческо възникване на документа
Произлиза от лат. documentum - доказателство; писмено
свидетелство за доказване на нещо.
възниква като средство за управление в древността – (към
края на IV-то хилядолетие пр. Хр).
От тогава организацията на обществото, както и неговото
управление, се характеризира с използването на
определена информация – (от лат. гл. informo -
осведомявам, съобщавам).
Носители на тази информация са били документите. Те
осигуряват надеждно фиксиране (материализиране) и
възможността предаване по предназначение, т.е. на
съответната институция или съответното лице.
 Документът и правото
Чрез документите се регламентират правовите
норми и правоотношения в дадено общество, в
рамките на които се извършват отделните
административни дейности, като функция на
държавното управление.
Освен това, всеки документ, както в миналото, така
и днес, се съставя целенасочено, за да предизвика
конкретно и необходимо действие в определен
момент.
Основни изисквания към съставянето на
документа

Основните изисквания към съставянето и

оформянето на документите, или по друг начин
казано документирането, са
законосъобразност,
кратък и ясен стил и
правилно оформяне.
 Основни реквизити на документа
От голяма важност за правилният избор на вида
на документа, както и на реквизитите му
 създател;
 получател;
 дата;
 подпис;
деловоден индекс;
резолюция
и други.
Общите системи за документиране
Това са организационно-разпоредителни документи:
 Закони;
 Наредби;
 Заповеди;
 Протоколи;
 Писма.
 Администрация на документите
Деловодна дейност (деловодство, регистратура) - това са понятията, с
които институциите оформят отделни административни звена за
работа с документите.
Ще посоча две дефиниции
1. Paperwork management - приложение на икономични принципи и
техника за създаване, съхранение, използване и експертиза на
ценността на документите (и по-специално на
кореспонденцията), на бланките и формулярите, на директивите и
докладите;
2. Records management - в сферата на общото административно
управление постигане на икономичност и ефикасност при
създаването, съхранението, използването и експертизата на
ценността на документите от създаването им, докато съществуват.
 Видове документни администрации

По начина на регистрация деловодните системи се

делят на
 Дневникови и

 Картотечни.
 Дневникови
С въвеждането на дневниковата система, първоначално се
работи с един дневник, в който се регистрират и входящите и
изходящите документи.
По-късно започват да се използват два дневника – един за
входящи и един за изходящи, като същевременно се
усъвършенстват и обогатяват данните, които се вписват в тях.
Минимумът от данни, които се вписват в информационния
дневник са: наименование на документа, номер на документа,
дата на регистриране и наименование на кореспондента, а по-
късно към тях се добавят й кратка анотация, наименование на
изпълнителя, срок за изпълнение и други.
Те се прилагат до днес!
 Картотечна система
Картотечната система е създадена на основата на
номенклатури на делата с индекси по десетична
класификационна система. Тя използва
картотечни фишове. Те са най-различни по вид и
съдържание.
Тя се прилага и до днес, в ръчен или
автоматизиран вид и се счита за най-добрата
система за регистрация на документите в
деловодството.
Това е най-близко да електронната система.
Как се класифицират документите
Класификационната схема е предварителен списък, който
определя реда за групиране на документите на държавната
институция. Тя представлява списък на класификационни
групи и подгрупи разположени в логическа последователност.
Десетичната система на класификация на документите
следва системата за класификация на книгите в библиотеките,
създадена от американеца Мелвил Дюи, издадена за първи път
през 1876 г. Брюкселският вариант на десетичната система е
наречен Универсална десетична класификация и е издаден
през 1907 г.
От тогава до днес тя е усъвършенствана многократно, без това
да засяга основните й принципи.
 Номенклатура на делата
Номенклатурата на делата е систематизиран списък за
документите, които предстои да се образуват в
учреждението с посочени срокове за запазването им,
групирани в съответствие с класификационната схема.
Номенклатурите на делата могат да бъдат:
1. Индивидуална - за документите на една институция;
2. Типова – предназначена за типови държавни
институции – например кметства и
3. Примерна – служи за модел на определени категории
държавни институции за съставяне на индивидуални
номенклатури.
 Появата на архиви
В исторически аспект появата и развитието на архивите зависи
от културното равнище и организацията на обществото. По-
конкретно, формирането на архиви предполага наличието на
определени социални категории и дейности:
държавна организация;
разпространение и използване на писменост, като средство за
комуникация в обществото;
утвърдена практика да се документира обществения и личния
живот;
осъзната обществена потребност и стремеж да се събира и
съхранява необходимата ретроспективна документна
информация.
 Начало на съвременните архиви
Франция е първата европейска държава, в която през
1794 г. се поставя началото на модерното архивно дело.
Развитието му се основава на следните принципи:
право и задължение на държавата за опазване на
националното архивно наследство;
законодателно гарантиран свободен достъп на
гражданите до интересуващите ги архивни документи.
По примера на Франция, повечето европейски държави
през XIX в. също извършват подобни реформи в
областта на архивното дело.
Обемът в учрежденския архив
Що е учрежденски (институционален) архив?

Формиране на архивен фонд

Използване в учрежденския архив

 Обем в историческия архив
Официалните статистически данни показват, че в страни
като САЩ, Канада, Франция, Англия и други, се комплектуват
2 до 4% от общия обем административна документация,
която годишно се създава там. Тенденцията е в близко бъдеще
тези проценти да се сведат, по възможност, дори до един.
Причината за толкова минимално комплектуване е
постоянното създаване на огромно количество
документация, свързана с дейността на съвременната
администрация.
Историческите архиви определено се затрудняват не само
при системното комплектуване на тези документи, но и при
тяхното съхранение и използване.