CHƯƠNG 9

QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ

KẾT THÚC DỰ ÁN

1
THẢO LUẬN

•Có các cách nào để phòng tránh rủi ro?

•Có phải một dự án chỉ kết thúc khi đã

hoàn thành xong hay không?
 NỘI DUNG CHƯƠNG
9.1. Những vấn đề chung về quản trị rủi ro dự án
9.2. Nhận diện rủi ro
9.3. Đánh giá rủi ro
9.4. Đối phó rủi ro
9.5. Kiểm soát rủi ro
9.6. Cơ hội từ những biến động
9.7. ThờI điểm kết thúc dự án
9.8. Các hình thức kết thúc dự án
9.9. Tổ chức kết thúc dự án
9.10. Báo cáo tổng kết
3
9.1. Những vấn đề chung về
quản trị rủi ro dự án
• Quản trị rủi ro dự án: là hoạt động nhận diện các rủi ro có
thể xuất hiện và quản lý các rủi ro này cũng như các rủi ro
chưa được nhận diện.
• Mục tiêu quan trọng của hoạt động quản trị dự án là nhận
diện càng nhiều càng tốt các rủi ro, quản lý các phương án
xử lý rủi ro, giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực của các rủi ro,
và thoả mãn các yêu cầu tài chính để xử lý các rủi ro.

4
 Phân loại rủi ro bao gồm:

Rủi ro khách
Rủi ro thị trường Rủi ro tài chính Rủi ro chính sách Rủi ro công nghệ
hàng
• Tiêu chuẩn • Lạm phát/thuế • Quy định về • Trình độ nhân • Các yếu tố liên
ngành suất giấy phép lực quan đến sự
• Yêu cầu của luật • Tỷ giá ngoại tệ • Các điểm không • Trình độ nhà thoả mãn của
pháp • Biến động của rõ ràng trong thầu khách hàng
• Nhu cầu của thị trường hợp đồng • Công nghệ mới • Các yếu tố liên
khách hàng chứng khoán • Các vấn đề liên • Công nghệ đặc quan đến yêu
• Điều kiện xã hội • Biến động của quan đến phá thù cầu của khách
dòng tiền sản hàng
• Ảnh hưởng đối • Công nghệ cũ
với môi trường • Định giá của dự • Các vấn đề liên • Các yếu tố liên
• Mức độ sử
án quan đến kiện quan đến vấn
• Quy luật của thị dụng nguyên
tụng đề ra quyết
trường • Cam kết về liệu nội địa
• Các vấn đề liên định của khách
• Phản ứng của ngân sách hoặc nhập khẩu
quan đến bản hàng
đối thủ • Khả năng thay
quyền • Tình trạng tài
thế công nghệ
• Các vấn đề liên chính của khách
quan đến đối hàng
tác • Chiến lược của
• Các vấn đề liên khách hàng
quan đến nhân • Sự thay đổi
công/công nhân sự từ phía
đoàn khách hàng

5
 Quy trình quản trị rủi ro:

* Bước 1: Nhận diện rủi ro - là

bước phân tích dự án để xác định
nguồn gốc của các rủi ro.
* Bước 2: Đánh giá rủi ro - là bước
xem xét rủi ro dựa trên một số tiêu
chí như mức độ ảnh hưởng, xác suất
xảy ra, và khả năng kiểm soát.
* Bước 3: Đối phó rủi ro - là bước
xây dựng những kế hoạch nhằm đối
phó và giảm thiểu những ảnh hưởng
xấu.
* Bước 4: Kiểm soát rủi ro - là bước
áp dụng những kế hoạch đối phó rủi
ro và điều chỉnh kế hoạch để đối phó
với những rủi ro mới có thể xảy ra.
6
9.2. Nhận diện rủi ro
Các tổ chức thường sử dụng bảng phân chia rủi ro (Risk Breakdown
Structures – RBS) để xác định và phân tích rủi ro

7
9.2. Nhận diện rủi ro

Một phần của bảng

“Đặc điểm rủi ro”

8
9.3. Đánh giá rủi ro

9
 9.4. Đối phó rủi ro
Giảm nhẹ rủi ro Tránh rủi ro Chuyển rủi ro Chấp nhận rủi ro

• là phương • thực chất là • Chuyển rủi ro • Trong một số

thức đối phó phương thức đến một nhóm trường hợp,
đầu tiên được thay đổi kế đối tượng khác quyết định tỉnh
cân nhắc hoạch của dự là một phương táo nhất lại là
• thường được án nhằm loại thức phổ biến; việc chấp nhận
thực hiện khi bỏ rủi ro tuy nhiên, rủi ro có thể
rủi ro đã xảy ra • Mặc dù không phương thức xảy ra.
• Có hai phương thể loại bỏ này không làm • xác suất xảy ra
pháp để giảm được tất cả thay đổi rủi ro những rủi ro
nhẹ rủi ro: (1) các rủi ro • Mua bảo hiểm này là thấp
giảm khả năng nhưng có thể cũng là một • Các rủi ro
xảy ra rủi ro và tránh một số cách chuyển được chấp
(2) giảm ảnh loại rủi ro nhất rủi ro truyền nhận bằng
hưởng có thể định trước khi thống cách xây dựng
có của rủi ro thực hiện dự những kế
lên dự án án hoạch đối phó
nếu những rủi
ro này xảy ra

10
9.5. Kiểm soát rủi ro
➢ Các bước trong quy trình quản trị rủi ro được tóm tắt trong một tài
liệu chính thức được gọi là sổ rủi ro (risk register).
➢ Sổ rủi ro liệt kê mọi thông tin về những rủi ro đã được xác định, bao
gồm:
- Mô tả về rủi ro
- Phân loại rủi ro
- Xác suất xảy ra rủi ro
- Ảnh hưởng của rủi ro
- Biện pháp đối phó với rủi ro
- Kế hoạch đối phó
- Tình trạng hiện tại của rủi ro
➢ Kiểm soát rủi ro bao gồm thực hiện các biện pháp đối phó rủi ro,
giám sát các biến động dẫn đến rủi ro, khởi động kế hoạch đối phó,
và nhận biết rủi ro mới có thể xuất hiện
➢ Để kiểm soát tốt rủi ro, cũng cần quy định về trách nhiệm của mọi
đối tượng tham gia vào dự án. 11
9.6. Cơ hội từ những biến động
➢ Các biến động cũng có thể tạo ra những ảnh hưởng tích cực lên
quá trình thực hiện một dự án
➢ Sự khác biệt lớn nhất giữa quản trị rủi ro (tiêu cực) và quản trị cơ
hội là ở cách đối phó hay phản ứng.
➢ Có bốn cách để phản ứng lại khi những cơ hội mở ra:
* Khai thác: Biện pháp này tìm kiếm và loại trừ những yếu tố
cản trở cơ hội xuất hiện. Nói một cách khác, biện pháp này được
thực hiện với mục tiêu làm cho xác suất xảy ra của cơ hội là lớn nhất.
* Chia sẻ: Biện pháp này nhằm chia sẻ cơ hội với những một
đối tượng khác, những người có khả năng tận dụng tối đa cơ hội cho
sự thành công của dự án.
* Tăng cường: Biện pháp này thực chất là sự đối nghịch với
giảm nhẹ rủi ro. Nó được sử dụng với mục tiêu tăng cường khả năng
xảy ra và nâng cao ảnh hưởng tích cực của cơ hội.
* Chấp nhận: Chấp nhận một cơ hội có nghĩa là sẵn sàng
tiếp nhận những ảnh hưởng tích cực nếu cơ hội xảy ra nhưng không
trực tiếp tìm kiếm những cơ hội này.
12
9.7. Thời điểm kết thúc dự án
“Mọi dự án đều đi đến chỗ kết thúc nhưng hình thái sẽ
khác nhau"

⚫ Kết thúc dự án có thể diễn ra khi dự án hoàn thành

hoặc kết thúc sớm.
⚫ Việc kết thúc sớm sẽ gặp nhiều khó khăn. Các dự án có
khuynh hướng tự phát triển vòng đời của chúng, thời
gian gần như độc lập dù thời gian có thành công hay
không.

13
9.7. Thời điểm kết thúc dự án
⚫ Các yếu tố thành công thì đa dạng, các yếu tố
thất bại thì không rõ ràng.
⚫ Những quyết định cần phải kết thúc dự án trong
các tình huống sau:
– Dự án thành công rực rỡ, đạt các mục tiêu đặt ra.
– Dự án không phù hợp với mục tiêu tổng thể, mục
tiêu ban đầu. Việc kết thúc sẽ tránh lãng phí thêm,
gây mất hiệu quả của vốn đầu tư.
– Dự án gặp những rủi ro về kinh tế, kỹ thuật, môi
trường. Lúc này cần mạnh dạn quyết định kết thúc
dự án.
14
9.7. Thời điểm kết thúc dự án
Các nguyên nhân của việc kết thúc một dự án được đánh gia là
thất bại:
– Nguồn lực thực hiện dự án không được đáp ứng ở mức tối
thiểu. Nếu không kết thúc, dự án sẽ kéo dài triền miên và nằm
trong tình trạng bị bỏ lửng.
– Tổ chức dự án là không cần thiết khi tổ chức hiện thời không
còn thích hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của dự án hoặc năng lực
của nhóm dự án không thích hợp với yêu cầu của dự án.
– Thiếu hỗ trợ từ phía các nhà quản trị cấp cao. Dự án không chỉ
cần về kinh tế mà còn cả sự chỉ đạo, sự đồng lòng của các
thành viên.
– Lập kế hoạch kém. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới sự thất
bại của dự án.
– Khảo sát ban đầu sơ sài, không đủ thông tin dẫn tới khi triển
khai gặp quá nhiều khó khăn. 15
9.8. Các hình thức kết thúc dự án
a/ Kết thúc hoàn toàn
⚫ Về tổ chức, kết thúc hoàn toàn khi dự án ngưng
hoạt động.
⚫ Có thể, dự án đã đạt được mục tiêu hoặc có thể
bị ngưng do không thành công hoặc bị loại bỏ.
⚫ Dự án cũng có thể bị chấm dứt tức thời với các
lý do chính trị.
⚫ Khi kết thúc dự án, các hoạt động chính sẽ
ngừng, tuy nhiên, nhiều hoạt động khác vẫn có
thể tiếp diễn, nhất là mặt tổ chức. Thường là
những việc liên quan đến báo cáo, tài sản
thanh lý, thanh lý hợp đồng 16
9.8. Các hình thức kết thúc dự án
b/ Kết thúc bằng hình thức bổ sung - sáp nhập
⚫ Các dự án mang tính nội bộ do một công ty mẹ
tổ chức thực hiện có thể thay đổi bằng các hình
thức chuyển giao sáp nhập với cùng tổ chức từ
công ty mẹ.
⚫ Khi dự án ban đầu thành công hoặc có những
tín hiệu tốt, dự án có thể được bổ sung, mở
rộng và dẫn tới dự án ban đầu sẽ kết thúc để
sáp nhập, mở rộng. Trong hình thức kết thúc
này có rất nhiều sức ép, công việc phát sinh và
chuyển đổi (nhân sự, tài sản, công nghệ)
17
9.8. Các hình thức kết thúc dự án
c/ Kết thúc bằng các bỏ rơi.
⚫ Đó thường là hình thức giảm ngân sách và dẫn
tới dự án đi đến kết thúc.
⚫ Khi dự án kém hiệu quả, ngân sách bị cắt giảm
sẽ dẫn tới dự án bị bỏ rơi một cách từ từ, nhân
sự thay đổi sang vị trí khác,…
⚫ Thực chất dự án đã đóng nhưng nó vẫn tồn tại
trên cơ sở pháp lý.
⚫ Nguyên nhân là do lãnh đạo không muốn kết
thúc dự án không thành công hoặc dự án bị lỗi
thời hoặc nhiều nguyên nhân khác.
18
9.9. Tổ chức kết thúc dự án
Kết thúc dự án gồm 2 vấn đề là
(i) Ra quyết định có kết thúc dự án hay không
(ii) Tổ chức kết thúc như thế nào.

19
9.9. Tổ chức kết thúc dự án
a/ Ra quyết định
⚫ Có hai tình huống ra quyết định kết thúc dự án
– Nằm trong lịch trình
⚫ Quyết định nằm trong lịch trình khi dự án đạt
được những thành công hoặc thất bại của dự án.
⚫ Khi đó sẽ có các tiêu chí để đánh giá để ra quyết
định có kết thúc dự án hay không.
– Căn cứ vào các tình huống thực tế.
⚫ Dự án gặp quá nhiều khó khăn, quá xa vời so với mục
tiêu.
⚫ Dự án đã đạt được những mục tiêu đặt ra

20
9.9. Tổ chức kết thúc dự án
b/ Quá trình thực hiện
⚫ Quá trình kết thúc dự án thực tế có thể được
lên kế hoạch hoặc thực hiện tuần tự hoặc làm
tự phát.
⚫ Việc lên kế hoạch để thu xếp thời gian, kinh
phí… đặc biệt là những công trình trọng điểm,
cần sự tham dự của các cấp lãnh đạo.

21
9.9. Tổ chức kết thúc dự án
⚫ Việc cần thực hiện kết thúc dự án bao gồm:
– Kiểm soát và đảm bảo rằng các công việc của dự án đã được
hoàn tất toàn bộ
– Thông báo cho khách hàng về việc dự án sẽ kết thúc cũng như
các kết quả đạt được về khối lượng công việc hoàn thành.
– Hoàn tất hồ sơ bao gồm hồ sơ thanh quyết toán, bản đánh giá
quá trình thực hiện công việc…
– Giải quyết các vấn đề về pháp luật của dự án, lưu hồ sơ, các
chứng từ cần thiết.
– Bố trí lại nhân sự, nguyên vật liệu, thiết bị và bất cứ nguồn lực
nào cần thiết.
– Xác định rõ những nhu cầu cần hỗ trợ, đề xuất việc thực hiện và
người chịu trách nhiệm sau này trong trường hợp duy trì dự án.
17
9.10. Báo cáo tổng kết
Mọi hệ thống quản lý dự án tốt đều ghi đầy đủ
các thông tin về dự án.

Báo cáo tổng kết là tóm tắt nhật ký ghi lại về

quá trình và lịch sử phát triển, thực hiện dự án.

Mục đích cơ bản nhằm cải thiện các dự án

trong tương lai.

23
9.10. Báo cáo tổng kết
Nội dung báo cáo tổng kết bao gồm:

a/ Quá trình thực hiện dự án

⚫ Cần so sánh kết quả mà dự án đạt được với
mục tiêu ban đầu của dự án.
⚫ Sự so sánh này có phạm vi rộng, bao gồm
những phân tích cụ thể về sai lệnh giữa kế
hoạch và thực tế, cũng như những đánh giá
sâu sắc về tình huống thành công hoặc thất bại
của dự án.

24
9.10. Báo cáo tổng kết
Nội dung báo cáo tổng kết bao gồm:

b/ Các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ.

⚫ Là vấn đề cốt lõi, thu hút nhiều sự quan tâm
của những bên liên quan.
⚫ Báo cáo tổng kết cần nêu được các vấn đề
chính về khoa học, kỹ thuật mà dự án phải đối
phó, các biện pháp giải quyết, các thành công,
thất bại để làm bài học cho các dự án tương tự
trong tương lai.

25
9.10. Báo cáo tổng kết
Nội dung báo cáo tổng kết bao gồm:

c/ Hoạt động hành chính

⚫ Mảng hành chính thường phát sinh nhiều vấn
đề do vậy các thủ tục hành chính cần được
xem xét, kiểm tra và ghi lại kết quả, tìm hiểu lý
do mang lại hiệu quả hoặc chưa hiệu quả cho
dự án.

26
9.10. Báo cáo tổng kết
Nội dung báo cáo tổng kết bao gồm:

d/ Mô hình tổ chức của dự án.

⚫ Mỗi tổ chức của dự án có những thuận lợi và
bất lợi cụ thể. Báo cáo tổng kết phải phân tích
những gì mà mô hình tổ chức đó đóng góp
hoặc ngăn cản sự phát triển hay gây thiệt hại
cho dự án.

27
9.10. Báo cáo tổng kết
Nội dung báo cáo tổng kết bao gồm:

e/Dự án và nhóm nhân viên

⚫ Báo cáo đánh giá về năng lực của các nhân viên
tham gia dự án.
⚫ Trong trường hợp dự án là do công ty mẹ đứng ra quản
lý, báo cáo đề cập tới năng lực của nhân viên tham gia dự
án, tính phù hợp của năng lực,.. đó là căn cứ để công ty
mẹ sắp xếp nhân lực cho các dự án sau này.

28
9.10. Báo cáo tổng kết
Nội dung báo cáo tổng kết bao gồm:

f/ Kỹ năng quản lý dự án
⚫ Sự thành công của dự án phụ thuộc vào các kỹ
năng dự báo, lập kế hoạch, lập ngân sách, lên
chương trình, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro,
kiểm soát thực hiện.
⚫ Kỹ năng quản trị dự án là quan trọng vì vậy cần xem
xét kỹ vấn đề này.

29