‫جامعة العربي التبس ي‬

‫كلية العلوم اإلنسانية واالجتماعية‬

‫قسم علوم املكتبات والوثائقية واألرشيف‬

‫مطبوعة بيداغوجية مفصلة يف مادة‪:‬‬

‫مدخل إىل علم األرشيف‬

‫املاهية‪ ،‬املفاهيم‪ ،‬املبادئ‪ ،‬املعاجلة‪ ،‬املؤسسات األرشيفية واألرشيف واإللكرتوني‪،‬‬

‫‪ :)LLM‬ختصص علوم املكتبات والوثائقية واألرشيف‬

‫‪MD‬‬‫موجهة لطلبة ليسانس لـ ‪ .‬م ‪ .‬د‪D( .‬‬

‫إعداد‪ :‬د‪ .‬مجال شعبان‬

‫املوسم اجلامعي‪2018-2017 :‬‬

 ‫إن أمثن ما منلك أرشيفنا‬

‫الذي يتضمن اخملزون الثقايف واحلضاري‪،‬‬

‫وهو هبة جيلنا إىل اجليل القادم ‪ ،‬ووسيلتنا لملحافظة عىل القمي‪،‬‬

‫"فإذا غابت األصول غاب التاريخ"‬

 ‫حمتوى وأهداف املادة‪.‬‬

‫محتوى هذه املادة‪ ،‬محاضرات أولية لبرنامج أو مقرر مادة مدخل إلى علم األرشيف‪ ،‬أو مقدمة في علم األرشيف يوفر ملحة‬
‫عامة عن نظرية وممارسة إدارة الوثائق واألرشيف‪.‬‬
‫وعموما تغطي هذه املادة الجوانب‪ ،‬أو تصبو إلى تحقيق جملة األهداف التالية‪:‬‬
‫املفاهيم األولية واملبادئ األساسية لتخصص علم األرشيف؛‬ ‫‪‬‬
‫ممارسة وتشريعات علم األرشيف؛‬ ‫‪‬‬
‫السياسات واألدوات الالزمة إلدارة السجالت واألرشيف؛ (اإلنشاء واالقتناء والتقييم والتصنيف والوصف والحفظ‬ ‫‪‬‬
‫والنشر)؛‬
‫إدارة الوثائق الجارية (إدارة السجالت)‪ ،‬وإدارة األرشيفات النهائية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وهذا املحتوى موجه إلى طلبة علوم املكتبات والوثائقية واألرشيف مستوى ليسانس كما يمكن أن تفيد أيضا طلبة مستوى‬
‫املاستر‪.‬‬
‫في نهاية هذا املقرر‪ ،‬يجب أن يكون الطالب قادرا على‪:‬‬

‫تحديد موقع علم األرشيف ضمن علوم املعلومات؛‬

‫تطبيق املبادئ األساسية التي تستند إليها إدارة وتسيير الوثائق النشطة واألرشيف؛‬
‫معرفة الوظائف التي تنظم حولها إدارة وتسيير الوثائق النشطة واألرشيف؛‬
‫وصف الخصائص الرئيسية لألرشيفي املنهي؛‬
‫معرفة البيئة التنظيمية التي يعمل فيها هذا األخير‪.‬‬
‫وصف عمليات إدارة وتسيير الوثائق النشطة واألرشيف؛‬
‫تحديد مكونات نظام متكامل إلدارة وتسيير الوثائق؛‬
‫تحديد خصائص الوثائق غير النصية في علم األرشيف؛‬
‫شرح قضايا األرشيف في القرن الحادي والعشرين؛‬
‫استكشاف البيئة الرقمية املتعلقة بتكنولوجيات األرشفة؛‬
‫اكتساب وتطبيق القواعد األساسية في إدارة املعلومات‪.‬‬
 ‫كشف مبفردات املادة‬
‫‪10‬‬ ‫‪............................................................. ............................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................... .................................... ................................................................................... ......................................................................................................... ............................................................................................. ............................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................................... .............................................................................................................................‬‬ ‫مقدمة‬

‫‪11‬‬ ‫‪ .1.1‬تاريخ األرشيف‬

‫‪................................................................................................................................................................. ......................................... ..................................................................................................................................................... ................................................................................... ................................................ ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................................... .................................................................................................................. ................‬‬

‫‪11‬‬ ‫‪ .1.1.1‬األرشيف في العصر القديم‬

‫‪................................................................................................. .......................... ............................................................................................................ ............................................................................................................................. .............................................. ............................................................................................................ ............................................................................................................................. ....................................... ................................................ .................................................................................................................................................‬‬

‫‪11‬‬ ‫‪ .1.1.1.1‬األرشيف في حضارات الشرق القديم‬

‫‪............................................ .............................................................................................................................. ............................................................................................................................. .................................... ................................................................ ................................................................... ............................................................................................................................. ................................................. .......................................‬‬

‫‪11‬‬ ‫‪............................................ ................................ ............................................................................................................................. .................................... ........................................ ....................................................... ......................................................................................................................................................................... ............................................................................................... ....................................‬‬ ‫‪ .2.1.1.1‬األرشيف عند حضارتي اإلغريق والرومان‬
‫‪12‬‬ ‫‪ .3.1.1.1‬األرشيف في الحضارة اإلسالمية‬
‫‪........................................................................................................................ ............................................................................................................................. .................................................................................................................................... ....................................................................................................................... ................................. ...................................................................... ............................................................................................................................. .‬‬

‫‪13‬‬ ‫‪ .4.1.1.1‬األرشيف في العصر الوسيط‬

‫‪............................................................................................................................................................................................................................................................. ............ ...................................................................................................... ................................................................................................. ............................... ............................. ..................................................................................... .................................... .......................................... ................................................................ ..‬‬

‫‪13‬‬ ‫‪ .2.1.1‬األرشيف في العصر الحديث‬

‫‪................................................................................................. ................................................................................................................................................................................ ............................. .......................................................................................... ........................................................................................................................................................................................................ .............................................................................................. ..........................................................................................................................................................................‬‬

‫‪13‬‬ ‫‪ .1.2.1.1‬األرشيف بعد الثورة الفرنسية‬

‫‪............................................ ..................................................................................................... ........................................................................................................ ................ .................................................. ................................ ...................................................... .............................................................................................................................. .................................................................................................................................. ........................................................................... ...‬‬

‫‪14‬‬ ‫‪ .2.2.1.1‬األرشيف بعد الحرب العاملية الثانية‬

‫‪............................................ ......................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ................................... ........................................................................................................................................ ................................................................................................... ............................................................. .‬‬

‫‪14‬‬ ‫‪ .3.2.1.1‬األرشيف في العصر اإللكتروني‬

‫‪............................................ ............................................................................................................................ .................................................... ....................... ............................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ................................................................................................................... ............................................................................................................ .‬‬

‫‪14‬‬ ‫‪ .3.1.1‬تاريخ األرشيف في الجزائر‬

‫‪................................................................................................. ................................................................................................................ ........................................................ ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................... .................................................................................................... ....................................... ................................................ ......................................................................................................................‬‬

‫‪14‬‬ ‫‪ .1.3.1.1‬األرشيف في الجزائر في العصر القديم‬

‫‪............................................ ................................................................................................................ ................................................................................................. .............. ........................................ ....................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................‬‬

‫‪15‬‬ ‫‪ .2.3.1.1‬األرشيف في الجزائر في العصر الوسيط‬

‫‪........................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................... ............................................................................................................................. .‬‬

‫‪15‬‬ ‫‪ .3.3.1.1‬األرشيف في الجزائر في العهد العثماني‬

‫‪........................................................................................................................................................................................... ........................... ................................................................................................................ ...................................... ......................................... ...................................... .............................................................................................. .............................................................................................................................‬‬

‫‪16‬‬ ‫‪ .4.3.1.1‬األرشيف في الجزائر في فترة االستعمار‪..‬‬

‫‪............................................ ..................................................................................................................................... ............................ ................................................................................................................................................................. ......................................... ...................................................................................................................... .............................................................................................................................‬‬

‫‪17‬‬ ‫‪ .5.3.1.1‬األرشيف في الجزائر بعد االستقالل‬

‫‪............................................ .......................... ............................................................................................................................. ........................................................... ............................................................................................................................. ............................................................... ........................... ..................................................................................... ............................................................................................................................. ..........‬‬

‫‪19‬‬ ‫‪ .2.1‬الوثيقة األرشيفية‬

‫‪.......................................................................................................................................... ........................................................... ................................................................................. ................................................................................................................ ................................. ................................................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................................................................................................................................‬‬

‫‪19‬‬ ‫‪ .1.2.1‬مفهوم الوثيقة عامة‬

‫‪.......................................................... ............................................................................................................................. ........................................................................................ ....................................... ........................................................... ....................................... ............................... .............................................................. ............................................................................................................... .............................. ..................................................... ............................................................................................................................... ..............................................................................................................‬‬

‫‪19‬‬ ‫‪ .1.1.2.1‬الوثيقة من الناحية اللغوية‬

‫‪..................................................................................................... ........................................................................... ......................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................. ................................‬‬

‫‪20‬‬ ‫‪ .2.1.2.1‬الوثيقة من الناحية العلمية‬

‫‪........................................................ ....................................................... ............................. ................................................. ......................... ..................................... ................................. ..................................... ........................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................. ...............................................................................‬‬

‫‪21‬‬ ‫‪ .3.1.2.1‬الوثيقة من الناحية القانونية‬

‫‪.......................................................................................................... ........................................................................................................ ............................................................. ............................................................................................................................................................................. ........................................ ............................................................................. ............................................................... .......................................................... ...............................................................‬‬

‫‪22‬‬ ‫‪ .2.2.1‬مفهوم الوثيقة األرشيفية‬

‫‪.............................................................................................. .......................................................................... ...................................................................................................................................................... ......................................................................... ................................. ............................................................................................................. ..................................................................... .............................................................................. ................................................................................................................................ .............................................................................‬‬

‫‪23‬‬ ‫‪ .3.2.1‬الوثيقة األرشيفية والسجل واملستند‬

‫‪........................................................................................ .................................................................................................................................... .......................................................................................................... ...................... .......................................................................................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................‬‬

‫‪24‬‬ ‫‪ .4.2.1‬الوثيقة األرشيفية والوثيقة املكتبية‬

‫‪........................... ........................................................................................... ........................................................ ................................................. ............................................................ ......................... ............................................................................................................ ................................................................................... ........................................ ..................................................................................... ............................................ ..................................................................... ..............................................‬‬

‫‪26‬‬ ‫‪ .5.2.1‬الوثيقة األرشيفية والوثيقة املتحفية‬

‫‪................................................................................. .............................................................................................................................................................................................................................. .................................. .................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ..................... ............................................ .............................................................. ......................................................‬‬

‫‪26‬‬ ‫‪ .6.2.1‬الوثيقة األرشيفية والرصيد األرشيفي‬

‫‪............................................................................................................................. .................................................... ........................................................................................ ...................................................................................... ................................. ............................................................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................‬‬

‫‪27‬‬ ‫‪ .7.2.1‬أهمية الوثيقة األرشيفية‬

‫‪............................. ..................................................................... ............................................................................... ......................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................... ........................... ......................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................‬‬

‫‪28‬‬ ‫‪ .8.2.1‬خصائص الوثيقة األرشيفية‬

‫‪.............................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................... ................................. ......................... ............................................................. .......................................................................................................................................................................... .............................................. .................................... ............................................................................................... .......................................................‬‬

‫‪29‬‬ ‫‪َّ .9.2.1‬‬

‫قيم الوثيقة األرشيفية‬
‫‪................................. ...................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ........................... ......................................................... ........................................................................... ................................................................................................. .............................................................................................................................................. ...................................... .................................... ........................................ ..............................................................................................................‬‬

‫‪31‬‬ ‫‪ .3.1‬مفهوم األرشيف‬

‫‪.................................................................................................................................................................. ............................................ ..................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................. ...................................................................................................................................... .......................................................................................................................... ......................................................................................................... .........................................................................................................................................‬‬

‫ْ‬ ‫ُ ُ‬
‫‪31‬‬ ‫اإل ِتيمولوجية اللغوية‬
‫‪ .1.3.1‬من الناحية ِ‬
‫‪................................................ .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ........................................................ ............................................................................................................................. ............................................................................... .......................................... ................................. .....................................................................................................................................................‬‬

‫‪32‬‬ ‫‪ .2.3.1‬من الناحية العلمية االصطالحية‬

‫‪............................................................................... ..................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ......................................................................................... .................................. ...................... ................................... ............................................ ..................................................................................................................................................................................‬‬

‫‪36‬‬ ‫‪ .3.3.1‬من الناحية القانونية التشريعية‬

‫‪................................................ .......................................................................................................................................................................................... ........................................................................................................... ..................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ................................. ....................................................................................... ...................... .......................................... .‬‬

‫‪38‬‬ ‫‪ .4.3.1‬مفاهيم خاطئ عن األرشيف‬

‫‪................................................ .................................................................................................. ............................................................................................................................. ....................................................................... ................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................... ................................. ................................................................................................................................ ...‬‬

‫‪38‬‬ ‫‪ .5.3.1‬أهمية األرشيف‬

‫‪................................................................................ .......................................... ...................................................... ............................................................................. ............................................. ........................................................................................... .......................................................... ...................................................... ........................................................................................... ...................... .................................................. ................................................................................................................................................................................. .......................................................................................................................................‬‬

‫‪40‬‬ ‫‪ .6.3.1‬أنواع األرشيف‬

‫‪.......................................................................................................................... .................... .................................. ......................................................... ............................................ ..................... .......................................................................................... .......................................................... ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................ ....................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................‬‬

‫‪40‬‬ ‫‪ .1.6.3.1‬أنواع األرشيف حسب املوضوع‬

‫‪............................................................................................................................................................... ...................................................... ..................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................... ............................................................................................................................. ...................................... .................................... ...‬‬
‫‪40‬‬ ‫‪................................................................................. ............................................................................. .............................. ....................... ............................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................... .................................. .‬‬ ‫أنواع األرشيف حسب امللكية أو املصدر‬
‫‪.2.6.3.1‬‬
‫‪40‬‬ ‫أنواع األرشيف حسب اإلتاحة‬
‫‪.3.6.3.1‬‬
‫‪.......................................... ...................................................... ........................................................................................................................ .............................................................................. .............................. ........................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................... ...................................... .................‬‬

‫‪40‬‬ ‫أنواع األرشيف حسب الشكل‬

‫‪.4.6.3.1‬‬
‫‪.............................................................. .......................................................................................................................................................................... .................................. ......................... ............................................................................................................................. ..................... ..................................................................................... ........................... ............................................................................................................................. ......................................................................‬‬

‫‪41‬‬ ‫‪................................................................................. .................................................................. ............................... ........................................................................................ ....................... ............................ ............................................................................................................................. ................................. ............................................................................................................................. ...................................... .‬‬ ‫أنواع األرشيف حسب الوظيفة(األعمار)‬
‫‪.5.6.3.1‬‬
‫‪42‬‬ ‫‪ .4.1‬مفهوم األرشفة‬
‫‪............................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ............................. .................................... ......................................................... ................................................................................................................................................... ................................... .................................. ..........................‬‬

‫‪42‬‬ ‫‪ .1.4.1‬تعريف األرشفة‬

‫‪..................................... ............................................................................................................................. ...................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................... ................................................................................................................................................................. .......................................................................................................................... ........................................................................................................................‬‬

‫‪43‬‬ ‫وجية مصطلح األرشفة‬ ‫‪ .2.4.1‬إت ُيم ُول ْ‬

‫ِِ‬
‫‪......................................................................................... .......................... ....................................................................................... .................................................. .......................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ......................................................................... ......................................... ....................................... ..................................................................................................‬‬

‫‪43‬‬ ‫‪ .3.4.1‬مبادئ األرشفة‬

‫‪............................................................................ ................................................................................. ............................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................... ...................................................................... .................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ........................................... ..................................................................................................‬‬

‫َ ْ َ َْ َ‬
‫‪43‬‬ ‫‪ .1.3.4.1‬مبدأ املصدر(املنشأ)‬
‫‪........................................................................................... ............................................................................................................................... ......................................................................................................... ................................................................................................................................................ ........................................ ................................................................................................ ............................................................................................. ....................................... ..................................................................................................‬‬

‫‪44‬‬ ‫‪ .2.3.4.1‬مبدأ الترتيب األصلي‬

‫‪..................................................... .............................................. .............................................................................................. ................................................................................................................................. ............................................................................... ......................... .................................................................................... ................................................................ ............................................................................................................................. ....................................... ..................................................................................................‬‬

‫‪45‬‬ ‫‪ .3.3.4.1‬مبدأ احترام الرصيد ومجموعة الوثائق‬

‫‪............................................................................................................................... ............................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................ ..................................................................................................................................... ....................................... .............................................................. ..............‬‬

‫‪47‬‬ ‫‪ .4.3.4.1‬مبدأ تسلسل الوثائق‬

‫‪................................................................................................................................ ........................................................................................... ..................................................... ........................................................................................................................................................................................................... ........................................... ............................................................................................................... ...................................................................................................... ................................... .............................................................‬‬

‫‪48‬‬ ‫‪ .5.3.4.1‬مبدأ دورة حياة الوثيقة‬

‫‪................................. ................................................................................................................................. ........................................ ...................................................................... ................................................ ............................................... ..................................................... ............................................................................................................................. ...................................................... ............................................................................................................................. ....................................... ................................... ...‬‬

‫‪51‬‬ ‫‪ .6.3.4.1‬مبدأ تقييم األرشيف أو تنقية الوثائق‬

‫‪.............................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................... ...............................................‬‬

‫‪53‬‬ ‫‪ .5.1‬من هو األرشيفي؟‬

‫‪............................................................................................................................................................ .......................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................... ...................................................................................................................... ............................. ................................................................................................................... ............................................................................................................................. ..............‬‬

‫‪53‬‬ ‫‪ .1.5.1‬تعريف األرشيفي‬

‫‪................................................................................................................... ................................. .................................................................... ......................... ................................. .................................................................................................................................... .................................................. ................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................................... .............................................................................................................................‬‬

‫‪54‬‬ ‫‪ .2.5.1‬األرشيفي وحافظ املستندات‬

‫‪................................................................................ ................................... ................................. .................................................................. ............................................................................................................ ....................................................................................................... ........................................... ............................................................................................................................ ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ...‬‬

‫‪55‬‬ ‫‪ .3.5.1‬أهداف األرشيفي‬

‫‪.................................................................................................................... ................................................................................................. ................................................................................................................................................ ................................ ................................................................................ ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................................................. .............‬‬

‫‪56‬‬ ‫‪ .4.5.1‬مهارات األرشيفي‬

‫‪........................................................................... ......................................... ............................................................ ............................................................ ............................................................................................................................. ................................. ............................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................................................... ................................................................................................................................. ...............‬‬

‫‪57‬‬ ‫‪ .5.5.1‬واجبات ومهام األرشيفي‬

‫‪................................................................................................................... ................................. .................................................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................ ................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................................................................................... ................................................................................................ .....................‬‬

‫‪58‬‬ ‫‪ .6.1‬املهنة األرشيفية‬

‫‪................................................................................................................... ...................................... ............................................................................. ................................................................................................... .................................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................................................ .......................... ...................................................................................................... ................................................. .............................‬‬

‫‪58‬‬ ‫‪ .1.6.1‬مفهوم املهنة األرشيفية‬

‫‪................................................................................................................... ....................................... ........................................ .......................................................... ............. ............................... ........................................................................................................................ ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................. ................................................................................................................ .......................‬‬

‫‪59‬‬ ‫‪ .2.6.1‬تاريخ املهنة األرشيفية‬

‫‪................................................ ............................................................................ ...................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............ ............................................................................................................................. ....................................................................................................................... ............................. ................................‬‬

‫‪60‬‬ ‫‪.............................................................................................................................. .................................... ..................................................................................... ....................................................................................................................................... ................................. ................................................ .............................. ............................................... ...........................................................‬‬ ‫‪ .1.2.6.1‬فترة األرشيفي حارس الذاكرة ورجل السلطة‬
‫‪60‬‬ ‫‪ .2.2.6.1‬فترة األرشيفير أمين السر أو املوثق‬
‫‪........................................................................................................................................................................................... .............................. .................................... .......................... .................................................................................................................................................................................. ....................................................... ......................................... ................................................................................ .............................................................‬‬

‫‪61‬‬ ‫‪ .3.2.6.1‬فترة األرشيفي العالم واملؤرخ‬

‫‪............................................................................................................................. ........................................... .................................. ........................................................... ....................................................................... .............................................................................................................. ......................................................................................................................... ................................................................................................................................ .............................................................‬‬

‫‪61‬‬ ‫‪ .4.2.6.1‬فترة األرشيفي مدير أو مسير املستندات‬

‫‪.................................................................................................................... ......................................................... ..................................................................... .............................................................. ......................... ............................................ ..................................................................................................................................................................................................................... ..........................................................‬‬

‫‪62‬‬ ‫‪ .3.6.1‬خصائص املهنة األرشيفية‬

‫‪................................................................................................................... .................................................................................... ............................................................................ ....................................... ................................. ........................................... ............................................................................................................................................... .................................................................................................................. ..................................................... .................................................................................................................................................... ................................‬‬

‫‪63‬‬ ‫‪ .4.6.1‬أخالقيات املهنة األرشيفية‬

‫‪............................................................................................ ..................................................................................... .......................................................... ......................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .............................................................................................................................................................. .................................................................................................. .................................................. .................................‬‬

‫‪63‬‬ ‫تمهيد‬
‫‪..................................................................................... ............................................................................................................................. ........................................................ ................................................... ............................ ........................... ............................................. .................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ....................................................... .............................................................................................................. ........................................................................................... ................................................................................................. .............................................................................................................................‬‬

‫‪63‬‬ ‫‪........................................................... .............................................. ............................................................ ................................. ........................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................... .......................... ............................................................................................................ ....................................‬‬ ‫‪ .1.2‬األرشيف علم أم فرع (تخصص) من علم؟‬
‫‪67‬‬ ‫‪ .2.2‬تاريخ علم األرشيف‬
‫‪............................................................................ .............................................................. .......................................................................... .......................................................................... .................................................. ......................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ......................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................... .......................... ............................................................................................................ ........‬‬

‫‪75‬‬ ‫‪ .3.2‬تعريف علم األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. .......................................................................... .................................. ........................................ ........................................................................................... ............................................................................................................................. ........................................................................................................................................... ..................................................................................................................... ................................... ..................................................... .......................... ............................................................................................................ ................‬‬

‫‪77‬‬ ‫‪ .4.2‬تسميات علم األرشيف وأصولها‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ...................................................................................................................................................... ........................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................................................................................................... ............................. ................................................................................................................ ..................................................... .......................... ..........‬‬

‫‪77‬‬ ‫‪ .1.4.2‬الدراسات األرشيفية‬

‫‪.......................................................................................................................................... ................................. ......................................... ........................................................... ............................................. .............................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................ ............................................................................................................................. .................................... .............................................................. ........................................................................................ ..‬‬

‫‪77‬‬ ‫‪ .2.4.2‬األرشفة‬
‫‪............................................................................ .............................................................. ................................................................................... ........................................................... ................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ......................................................................................... ............................................................................................................................. .......................... ................................................................................................................ ..................................................................................................................................................... ...‬‬

‫‪78‬‬ ‫‪ .3.4.2‬علم األرشيف‬

‫‪.......................................................................................................................................... ................................. ............................................................................................................. ............................................................................................. ............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ..................................................... .............................. ................................................................................................................................................................... ...‬‬

‫‪78‬‬ ‫‪ .4.4.2‬اقتصاد األرشيف‬

‫‪.......................................................................................................................................... ................................. .............................. ................................................................................. .................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ...................................................................... ............................................ ..................................................... .......................... ..................................................‬‬
‫‪79‬‬ ‫‪ .5.2‬علم األرشيف والعلوم ذات الصلة‬
‫‪............................................................................ .............................................................. ................................ .............................................................. ...................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................... ......................................................................................................................................................... ................................................... .........‬‬

‫‪80‬‬ ‫‪ .6.2‬خصائص علم األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................................ .................................. ....................................... ................................................... ......................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................... ..................................................... ......‬‬

‫‪81‬‬ ‫‪ .7.2‬تدريس علم األرشيف‬

‫‪............................................................................ .......................................................... .................................................... .................................. ....................................... ...................... .......................... ............................................ ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................................................... ............................................................................................................ ........................ ..........‬‬

‫‪81‬‬ ‫‪ .1.7.2‬ملحة تاريخية‬

‫‪...................................................................................................................................................................................... ........................................ .............................. ............................. .............................. ........................................................................ ............................................................................................................................. ...................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ...‬‬

‫‪83‬‬ ‫‪ .2.7.2‬مدارس تدريس علم األرشيف‬

‫‪..................................................................................................... .......................................................................................................................................................................................................... ............................................... ........................................................................ .................................................................. ............................................................................................................................. ...................................................................................................... ..................................................... .............................................................................‬‬

‫‪83‬‬ ‫‪............................................................................ .............................................. .................................... ........................................................................................... ............................................. ........................................ .................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................................................................................‬‬ ‫‪ .3.7.2‬تدريس علم األرشيف في الجزائر‬

‫‪85‬‬ ‫تمهيد‬
‫‪.......................................... ............................................................................................................................. ........................................................................................................................................... ............................ ........................... ............................................. ................................................... ............................................................................ ............................................................................................................................. ....................................................................................................................... .............................................................................................................. ................................................ ....................................................... ......................................................................................................................................................................................................... .........‬‬

‫‪85‬‬ ‫‪ .1.3‬مفهوم التنظيم اإلداري لألرشيف‬

‫‪............................................................. ............................................ ............................................................ ................................. ..................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................................... ................................ ....................................... ............................................................................................................................. ............................................ ............................................................... .................................................‬‬

‫‪85‬‬ ‫‪ .2.3‬التشريع لألرشيف‬

‫‪.................... ....................................................................................................................................................................................................................................... ......................... ........................... ............................. ..................................................................... ............................................................................................................................. ................................ ......................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................... ........................................................................................................................................................ ....‬‬

‫‪85‬‬ ‫‪ .1.2.3‬مفهوم التشريع األرشيفي‬

‫‪............................................................................ .......................................................... ............................................................................................................. ................................................................. .................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................... ..................................................... .......................... .............................................................. ..‬‬

‫‪86‬‬ ‫‪ .2.2.3‬أهداف التشريع األرشيفي‬

‫‪.................. .......................................................... ....................................................................................................................................................................... ................................................................. ................................................................................................. ............................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................................ ..................................................... ..........................................................................................‬‬

‫‪86‬‬ ‫‪ .3.3‬مؤسسات األرشيف‬

‫‪............................................................................ ............................. ............................................................ ......................... ..................................................................... ........................................................... ............................................. ........................................................................................................................................................ ................................................. ................................. ................................................................... ........................................................................................................... ..................................................... ............................................ ............................................................................................................ ....................................‬‬

‫‪87‬‬ ‫‪ .1.3.3‬مفهوم مؤسسة األرشيف‬

‫‪............................................................................ .................................................... ................................................................................................................... ................................................................. ............................................................................ ........................ ........................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................. ..................................................... .......................... .............................................................. ..‬‬

‫‪87‬‬ ‫‪ .2.3.3‬أهمية ودور املؤسسة األرشيفية‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. ........................................... ............................. ................................................................. ..................................... ............................................................................................................................. ............................................................................ ............................................................................................................................. ..................................................... .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪87‬‬ ‫‪ .3.3.3‬أنواع مؤسسات األرشيف‬

‫‪............................................................................ ....................................................................................................................................................................... ................................................................. ............................................ ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................................................... ..................................................... ................................................................................. .........‬‬

‫‪87‬‬ ‫‪ .1.3.3.3‬مؤسسة األرشيف الوطني‬

‫‪............................... ............................................. .................................. ...................................... ................................................................. .......................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ........................................................................................... ..................................................... .......................... .............................................................. ..‬‬

‫‪88‬‬ ‫‪...................... ........................................................................................................................................................................................................................................ ........... ................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ......................................................................................................................... .............................................................. .‬‬ ‫‪ .2.3.3.3‬مراكز الحفظ الوسيط(املؤقت)‬
‫‪89‬‬ ‫‪.......................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................... ................................................... ................................................................................................. .‬‬ ‫‪ .3.3.3.3‬مراكز أرشيف املحافظات واملدن‬
‫‪89‬‬ ‫‪ .4.3‬مؤسسات األرشيف في الجزائر‬
‫‪............................................................................ ............................. ............................................................ ...................................................................................... .................................................... ............................. .......................................................................................................... ..................................................................................... ................................ ........................................................................................................................................... ......................... ............................................ ............................................................................................................ ....................................‬‬

‫‪89‬‬ ‫‪ .1.4.3‬املديرية العامة لألرشيف الوطني‬

‫‪...................................................................................................................................................................................................... ....................................... .......................... ......................................................................................................... ................................. ............................................................. ......................................................... ................................................................................................................................................. ............................................................................................................... .............................. .‬‬

‫‪90‬‬ ‫‪ .2.4.3‬املجلس األعلى لألرشيف الوطني‬

‫‪......................................................................... ................................................................. ................................. ............................................................................................................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ..................................................................................... ..................................................... .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪90‬‬ ‫‪ .3.4.3‬مراكز األرشيف الوطني‬

‫‪............................................................................ .............................................................................................................................................................. ........................................................ ..................................................................................................................................................................... ................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................. .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪90‬‬ ‫‪ .4.4.3‬مراكز األرشيف الجهوي‬

‫‪............................................................................ ................................................................................................................................................................................................................................................ ......................... .................................................................................................... ............................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................ ..................................................... .......................... ......................................................... .‬‬

‫‪90‬‬ ‫‪ .5.4.3‬أرشيف الوالية‬

‫‪............................................................................ .................................. ................................................................................................................................................................. ............................................................................................... ......................................................................... .......................................................... ............................................................................................................................. ........................................................................................ ............................................................................................................................. ........................................... .................................................................................................. .‬‬

‫‪91‬‬ ‫‪ .6.4.3‬أرشيف البلدية‬

‫‪............................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ......................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................................. ..................................................... .......................... ..................................................... .‬‬

‫‪92‬‬ ‫تمهيد‬
‫‪.................................................................. ............................................................................................................................. .................................................................................................................. ............................................. ........................... ............................................. ......................... .......................... ......................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................... .............................................................................................................. ................................................................... .................................... ..................................................................................... .............................................................................................................................‬‬

‫‪92‬‬ ‫‪ .1.4‬مفهوم معالجة (تجهيز) األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. ................................. ................................... ................................................................... .................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ....................................... ............................................................................................................................. ............................................................ ...‬‬

‫‪93‬‬ ‫‪ .1.1.4‬مفهوم معالجة الوثيقة األرشيفية‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. .............................................................. ....................................................................................................................................................................... ......................................................................................... .................................................... ............................................................................................................................. ..................................................... .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪94‬‬ ‫‪ .2.1.4‬أنماط معالجة األرشيف‬

‫‪............................................................................ ........................................................................................................................................ .......................................................................................................................................................................................... .............................................................. ............................................................................................................................. ................................ ..................................... .............................................. ...................................................................................... ......................... .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪94‬‬ ‫‪ .2.4‬العمليات التمهيدية ملعالجة األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. .......................................................................... ................................................................. .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .............................. ........................ ...............‬‬

‫‪95‬‬ ‫‪ .3.4‬توضيب وحفظ األرشيف الورقي‬

‫‪........................................................................................................................................................................... ...................................... .............................................................................. ........................................................................................ .......................... ......................................................................................................................... ........................................................................................ ............................................... ........................................................... ............................................................................................................................. ........................ .....................‬‬

‫‪95‬‬ ‫‪ .1.3.4‬توضيب األرشيف الورقي‬

‫‪.................................................... ...................................................................................... ................................................................................................... .............................. ........................................................................ .................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................... ........................................................................................ .‬‬

‫‪95‬‬
‫‪............................................................................................................................. ....................................... ............................................................................................................................................. ....................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................................. .......................................................................................................................‬‬ ‫‪ .1.1.3.4‬مفهوم توضيب األرشيف الورقي‬
‫‪96‬‬ ‫‪ .2.1.3.4‬طرق توضيب األرشيف الورقي‬
‫‪........................................................................................................................................................... ..................................... .................................................................. ................................................. ........................... ....................................................... ............................................................................................................................. ............................................................... .............................................. .......................................................................................................................‬‬

‫‪97‬‬ ‫‪.............................. ............................................................................................................................. ........................................................................ ...................... ..................................................................................... .............................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................. .............. ............................................... ..........................................................‬‬ ‫‪ .3.1.3.4‬كيفية توضيب الوثائق األرشيف‬
‫‪97‬‬ ‫‪ .2.3.4‬حفظ األرشيف الورقي‬
‫‪.................................................................................................................................... .......................................... ............................................................... ................................................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................... ..................................................... .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪97‬‬ ‫‪ .1.2.3.4‬مفهوم حفظ األرشيف الورقي‬

‫‪.......................................................................................... .................................... ...................................... ........................................................................................................... ...................................................... ............................................................................................................................. ....................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................................................‬‬

‫‪98‬‬ ‫‪ .2.2.3.4‬طرق حفظ األرشيف الورقي‬

‫‪.......................................................................................... .................................... ...................................... ................................................................. ................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ..................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................................................‬‬
‫‪99‬‬ ‫‪ .3.2.3.4‬إجراءات حفظ الوثائق في امللفات‬
‫‪............................................................................ .............................................................. ...................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................. ............................................................................................................... ............................................................................‬‬

‫‪100‬‬ ‫‪ .4.2.3.4‬قواعد وإرشادات حفظ األرشيف الورقي‬

‫‪............................................................................ ........................................ ......................................... ................................ ............................................................................................................................. ................................................................................................... ............................................... .................................................................................................................................................................... .‬‬

‫‪103‬‬ ‫‪ .5.2.3.4‬حفظ األنواع األخرى من الوثائق‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ........................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ........................................................................................................................ ............................................................................................... .‬‬

‫‪104‬‬ ‫‪ .6.2.3.4‬جداول مدد حفظ الوثائق واألرشيف‬

‫‪............................................................................ ........................................ .......................................................... ....................................................................................................................... ................................................................... ....................................................................................................................................................................................................... ..................................................... .......................................... .‬‬

‫‪110‬‬ ‫‪ .4.4‬جمع واقتناء األرشيف‬

‫‪.......................................................................................................................................... ................................. ...................................... ................................................................................................................................................................ .......................................................................................................................................................................................... ................................................................ ............................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................................... .............................................‬‬

‫‪111‬‬ ‫‪ .1.4.4‬جمع األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. .................................................................. ......................................... .......................... ............................ .............................................. ............................................................................................................................. ................................................ ................................................................................. ........................................................................... .................................................... ................................................................................................................... ..................................................... .......................... .............................................................‬‬

‫‪111‬‬ ‫‪ .2.4.4‬اقتناء األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. .................................................................. ......................................... ........................................................................................................................................................ ...................................................................... ......................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................. ............................................................................................................................................. .‬‬

‫‪111‬‬ ‫‪ .1.2.4.4‬مفهوم اقتناء األرشيف‬

‫‪........................... ................................................................................................................................ ................................... ................................................................................. ........................................................ ................................................................................................... .............................. ............................................... ................................................................................................................................................................................ ............................................................. ....................................................... ...‬‬

‫‪112‬‬ ‫‪ .2.2.4.4‬سياسة اقتناء األرشيف‬

‫‪......................................... .................................................................................................................. ........................................................................... ................................................................... ....................... .............................................. ................................................................................................................................................ ......................... .................................................................. ................................................................................................................................. ..........................................................‬‬

‫‪112‬‬ ‫‪ .3.2.4.4‬طرق اقتناء األرشيف‬

‫‪............................................................................................................................ ............................... ..................................... ...................................... ........................ ....................................................................... ....................................................... ............................................................. ....................................................................... ............................................................................................................................ .............................................................. .......................................................................................................................‬‬

‫‪113‬‬ ‫‪ .5.4‬تشخيص وتقييم األرشيف‬

‫‪............................................................. ............................................................................. ................................. ...................................... ............................................... ..................... ........................................ .................................... .............................................................................................................................................................. .............................................................. .............................................. ................................................................................ .................................................................................................................................. ............................................................................... .....................‬‬

‫‪113‬‬ ‫‪ .1.5.4‬تشخيص األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ...................................................................................................... ........... ......................................... ........................................................... .................................................................................. ................................. .................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................ ....................................................................... ..................................................... .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪113‬‬ ‫‪ .1.1.5.4‬مفهوم تشخيص األرشيف‬

‫‪.............................................. ................................................... .......................................................................................................... ............................................. ....................... ................................. .............................................................................................................. ............................................. ................................................................................................................................... .................................................. .......................................................................................................................‬‬

‫‪114‬‬ ‫‪ .2.1.5.4‬توثيق نتائج تشخيص األرشيف‬

‫‪.............................................. ............................................................ .......................................... ................................. .............................................. ........................................................................................ ............................................................................................................................. ...................................................................... ............................................................................................................................................... ........................................... ...........‬‬

‫‪116‬‬ ‫‪ .2.5.4‬تقييم (فرز‪ ،‬تنقية) األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ......................................... .............................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................. .................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. .............................................................................. ...‬‬

‫‪116‬‬ ‫‪ .1.2.5.4‬مفهوم تقييم األرشيف‬

‫‪................................................................................................... ......................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................. ............................................................................................................................................. ................................... ................................................................... .........................................................................................................................................................................................‬‬

‫‪117‬‬ ‫‪ .2.2.5.4‬مفهوم فرز ( تنقية) األرشيف‬

‫‪....................................................... ............................................ ......................................... ...................................................................... ............................................................... .................................................................................................................................. ............................................................................................................................. .......................................................................... ..................................................................................................................................‬‬

‫‪119‬‬ ‫‪ .3.2.5.4‬معايير تقييم (فرز‪ ،‬تنقية) األرشيف‬

‫‪.......................................................... ......................................... .............................................................................................................................................. .................. ............................................................................. ......................................................................................................................................................................... ................................................ ..................................................................................................................‬‬

‫‪119‬‬ ‫‪ .4.2.5.4‬مستويات تقييم(فرز‪ ،‬تنقية) األرشيف‬

‫‪...................... ............................................... ................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................ .............................................................................................................................‬‬

‫‪120‬‬ ‫‪ .5.2.5.4‬طرق تقييم(فرز‪ ،‬تنقية) األرشيفى‬

‫‪........................................................................................................................................................................... .......................................... .................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................... .................................................................................... ......................................................................................................................................... ....‬‬

‫‪121‬‬ ‫‪ .6.2.5.4‬القائمة اإلسمية للوثائق‬

‫‪...................................... ................................ ................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................................................................... .......................................................................................‬‬

‫‪124‬‬ ‫‪ .6.4‬التنظيم الفني لألرشيف‬

‫‪.......................................................................................................................................... ................................. ...................................... ................................... .............. .......................... ................................................................................................................................................................. ..................................................................... .......................... ............................................................................................................................. ......................................................................................................... ........................................... ............................................................................................................................. .................‬‬

‫‪124‬‬ ‫‪ .1.6.4‬تصنيف األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. ......................................... .......................................... .............................................................................................................................................................................................. ........................................................................................................................ ............................................................................................................................. ............................................................................................................... ..................................................... .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪124‬‬ ‫‪ .1.1.6.4‬مفهوم تصنيف األرشيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ..................................... .................................... .......................... ................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................. ..........................................................‬‬

‫‪125‬‬ ‫‪............................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................................................................................................................. ...................... ............................................................. ........................................................................................................................................................ ...‬‬ ‫‪ .2.1.6.4‬خصائص نظام(مخطط)التصنيف الجيد‬
‫‪126‬‬ ‫‪ .3.1.6.4‬طرق تصنيف األرشيف‬
‫‪........................................................................................................................................................... ..................................... .............................................................. .......................................................................................................... ................................................................... ............................................................................................................................. ....................................................................................................................... ............................................................. ..........................................................‬‬

‫‪128‬‬ ‫‪ .4.1.6.4‬مراحل إعداد نظام (مخطط) تصنيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ............................................................. .............................................. ............................................................................ .................................................................................................. .................................... ....................................................................................................................... ........................................ ............‬‬

‫‪129‬‬ ‫‪ .2.6.4‬ترتيب األرشيف‬

‫‪................................................................................................................................................................................................................................................................ ......................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................... ............................................................................................................................................. .‬‬

‫‪129‬‬ ‫‪ .1.2.6.4‬مفهوم ترتيب األرشيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ..................................... .............................................................. ......................................................... .................................................................................................................. ...................... ........................................................................ ................................ ............................................................................................................................. ............................................................. ...................................... ....................‬‬

‫‪130‬‬ ‫‪ .2.2.6.4‬الفرق بين الترتيب والتصنيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ........................ ........................................................................... ........................................................................................................................ ............................................................................................................................. .............................................................................................................. ............................................................. ..........................................................‬‬

‫‪130‬‬ ‫‪ .3.2.6.4‬مستويات ترتيب األرشيف‬

‫‪.................... ....................................................................................................................................... ..................................... .............................................................. ................................................................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................................... ............................................................. ..........................................................‬‬

‫‪132‬‬ ‫‪ .3.6.4‬الوصف الببليوغرافي(فهرسة) األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. .......................................................................... ........................................................... .......................................................................... ............................. ............................................................................................................................. ............................. ................................. .................................................................. .......................... .............................................................. .‬‬

‫‪132‬‬ ‫‪ .1.3.6.4‬مفهوم وصف األرشيف‬

‫‪....................................................................... .................................................................................... ..................................... .............................................................. ................................................ ....................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................. ..........................................................‬‬

‫‪132‬‬ ‫‪ .2.3.6.4‬أنواع الفهارس األرشيفية‬

‫‪................................................................................................................... ........................................ ..................................... .............................................................. ........................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ........................... ............................................................. ..........................................................‬‬

‫‪133‬‬ ‫‪ .3.3.6.4‬أشكال الفهارس األرشيفية‬

‫‪............................................................................................................................................... .............................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. .......................................................................................................................‬‬

‫‪134‬‬ ‫‪ .7.4‬حذف وإيداع األرشيف‬

‫‪.................................................................................................................. ........................ ................................. ...................................... .......................................................................................... ................................................................................................................................................ ......................................................................................... .............................. ................................................................ ...................................................................................... .......................................................................................................................................................................... ...................................... ........................ .....................‬‬

‫‪134‬‬ ‫‪ .1.7.4‬حذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‬

‫‪........................................... ............................................................................................... .................................................................................. ........................................................... ....................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................... .............................................................................................................................‬‬

‫‪134‬‬ ‫‪ .1.1.7.4‬مفهوم حذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‬

‫‪...................... ..................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................... .................... ..................................................................................................................................... ........................................................................................................ ...........................................................‬‬

‫‪135‬‬ ‫‪........................................................................... ................................................... ............................................................... ........................ ............................................ ............................................................................................................................. ....................................................................................... ............................................................................................................................. .......‬‬ ‫‪ .2.1.7.4‬إجراءات حذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‬
‫‪136‬‬ ‫‪........................................................................... ......................................................................................................................................... ................................... ............. ............................................................................................................................. ........................................................................................ ............................................................................................................................. .......‬‬ ‫‪ .3.1.7.4‬خطوات حذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‬
‫‪138‬‬ ‫‪ .3.1.7.4‬الوثائق غير القابلة للحذف (لإلبعاد أو لإلقصاء)‬
‫‪........................................................................ ........................................ .............................................................................................................. .................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ................................ .‬‬

‫‪138‬‬ ‫‪ .2.7.4‬إيداع (دفع‪ ،‬تحويل‪ ،‬نقل) األرشيف‬

‫‪............................................................. ....................................................... .............................................................. ................................. ....................................................... ................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. .................. ...‬‬

‫‪138‬‬ ‫‪ .1.2.7.4‬مفهوم إيداع (دفع‪ ،‬تحويل‪ ،‬نقل) األرشيف‬

‫‪......................... ............................................................................................................................. .......................................... ........................... ..................................................................................... ................................................... ...................................................................................................................................... ............................................................. ............................................. ....‬‬

‫‪139‬‬ ‫‪ .2.2.7.4‬دوافع إيداع األرشيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ..................................... ..................................................................................................... ................................................................................................................................... ....................................................... ........................................................................................................................... ............................................ .................................. ....................................................... .......................................................................‬‬

‫‪140‬‬ ‫‪ .3.2.7.4‬مستويات إيداع األرشيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ..................................... .................................................................... ................................. ............................................................................................................. .................................................................................................................. ..................................................................................................................................... ............................................................. ................................................... .......‬‬

‫‪140‬‬ ‫‪ .4.2.7.4‬أنواع إيداع األرشيف‬

‫‪.................................................................................. ......................................................................... ......................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................ .................................................................................. ............................................................................. ................................................... .......‬‬

‫‪141‬‬ ‫‪ .5.2.7.4‬املبادئ األساسية لعملية إيداع األرشيف‬

‫‪......................................................................................................................................... ............................ .............................. ........................................................................................ ............................................................................................ ............................................................................................................................. ............................................................... ................................................... .......‬‬

‫‪142‬‬ ‫‪ .6.2.7.4‬شروط وكيفية إيداع األرشيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ..................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................... ........................ ............................ .................................................................................. ..................................................... ..................................... ...‬‬

‫‪143‬‬ ‫‪ .7.2.7.4‬طرق إيداع األرشيف‬

‫‪............................................................ ............................................................................................... ..................................... .............................................................................................................. ..................................................................................................................................................................... ............................................................................................ ........................................................................................ ............................ .............................................. ............................................................. ...................................‬‬

‫‪146‬‬ ‫‪ .1.7.2.7.4‬جداول اإليداع (الدفع) األرشيف‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ......................... .................................................. ................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ .................... ........................‬‬

‫‪146‬‬ ‫‪ .2.7.2.7.4‬سجالت اإليداع (الدفع) األرشيف‬

‫‪.................................... ....................................................................................................................... ........................................................................... ...................... ........................................ ........................................... ........................................................................................ ............................................................................................................................. ..............................‬‬

‫‪146‬‬ ‫‪ .8.2.7.4‬استقبال دفعات األرشيف‬

‫‪....................................................................... .................................................................................... ..................................... ............................................................................................ .............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................................... .....................................................................................................................‬‬

‫‪146‬‬ ‫‪ .8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف وأدواته‬

‫‪............................................................................ ............................. .................................................. ........................................... ......................................... .............. ........................... ..................................................................................... ....................... ....................... .............................................................................................................. ............................................ ............................... ....................................................................... ................................................................................................................................... ....‬‬

‫‪147‬‬ ‫‪ .1.8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. .................................................................. ........................................................................................................................................................................................... .................................. ..................... ............................................................................................................ .................................................................................................................................................................. .........................................................‬‬

‫‪147‬‬ ‫‪ .1.1.8.4‬مفهوم تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‬

‫‪........................................................................................................................................................... ..................................... .................................... ................................................................ .................................................................. ....................................................... ............................................. ......................................................................................... .............................................................................. ...........‬‬

‫‪148‬‬ ‫‪ .2.1.8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف العام‬

‫‪.......................................................................................... .......................................................... ......................................................... ............................................................................................................................................. ................................................................................ ............................................................................................................................. ..................................................................................................‬‬

‫‪148‬‬ ‫‪ .3.1.8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف الخاص‬

‫‪.......................................................................................... .......................................................................................... ............................................................................ ...................... ............................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................. .....................................‬‬

‫‪148‬‬ ‫‪ .4.1.8.4‬أسباب ودوافع تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‬

‫‪............................................................................................. ................................. ....................................................................................................................................................................... ................................................................... ........................................................................ .............................................................................................................................‬‬

‫‪149‬‬ ‫‪ .5.1.8.4‬طرق تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‬

‫‪............................................................................................. ................................. ........................................................................................................................................................ ...................................................................................................... ................................................................................................ ............................................................................ ......................................................................................................‬‬

‫‪149‬‬ ‫‪ .6.1.8.4‬أنواع تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‬

‫‪............................................................................................. ............................ ..................................................................................................................................... ..................................................................................................................... ................................................................................................................... ....................................... .............................................................................................................................‬‬

‫‪150‬‬ ‫‪ .7.1.8.4‬قواعد وشروط تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‬

‫‪....................................................................... ...................... ............................................................................. ...................................................................................................... ....................................................... ................................................................................................... .............................................................................................................................‬‬

‫‪151‬‬ ‫‪ .8.1.8.4‬قواعد وشروط تداول األرشيف في الجزائر‬

‫‪............................................................................................. ....................................... ................................................................................... .......................................................... ......................................................................... ............................................................................................................................. .....................................................................................................................................‬‬

‫‪155‬‬ ‫‪ .9.1.8.4‬إجراءات تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‬

‫‪............................................................................................. ....................... ................................................ ..................................................................... ............................................. .............................................................................................. ................................................. ............................... ......................................................... ..................................................................... .....................................‬‬

‫‪155‬‬ ‫‪ .2.8.4‬أدوات (وسائل) البحث عن األرشيف‬

‫‪............................................................................................................................................................................................................. ....................... ............................. ............................................ ............................................................................................. ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................. ................‬‬

‫‪155‬‬ ‫‪ .1.2.8.4‬تعريف أدوات (وسائل) البحث عن األرشيف‬

‫‪......................... .................................................................................................................................. ............................................. .................................. ............................. ............................................................................................. ........................................................ ............................................................................................................................. ................................................‬‬

‫‪156‬‬ ‫‪ .2.2.8.4‬أدوات (وسائل) البحث الداخلية‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ..................................... .................................... ............................ ................................................................................................................................................................................................................................................................ .................................................................... .............. ............................................... ..........................................................‬‬

‫‪157‬‬ ‫‪ .3.2.8.4‬أدوات (وسائل) البحث الخارجية‬

‫‪.............................. ............................................................................................................................. ..................................... .................................... ............................................ ................................. ...................................................... ............................................................................................................................. ............................................................................................. ............................................................. ..........................................................‬‬

‫‪165‬‬ ‫‪........................................................................................................................................................... ........................................................... ........................................................... .................................................................................................................................. .............................................................................................................................‬‬ ‫‪ .4.2.8.4‬القواعد املشتركة لنشر أدوات البحث في األرشيف‬
‫‪167‬‬ ‫‪ .9.4‬صيانة وأمن األرشيف‬
‫‪.............................. .................................................................................................................................................................... .......................................................................................... .................................................................. ...................... .......................................................................................................... ................................................................ ..................................... ........................................................................................................................ ................................................................................................... ..................................................................................................................................... .............................................‬‬

‫‪167‬‬ ‫‪ .1.9.4‬مفهوم صيانة األرشيف‬

‫‪............................................................................ ................................. ......................................................... .................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ......................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................... ........................................................................................................................................ ..................................................... ....‬‬

‫‪169‬‬ ‫‪ .2.9.4‬ماهية أمن األرشيف‬

‫‪............................................................................ ................................. ............................. ................................. ......................................... ............................ ............................................................................................................................. ..................................... ..................................................................................... ...................................................................................................................................... .................................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................... ....‬‬

‫‪169‬‬ ‫‪ .1.2.9.4‬مفهوم أمن األرشيف‬

‫‪......................................................................................................................................................... .............................................................................................. ......................... ................................................ ....................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................................................................................‬‬

‫‪169‬‬ ‫‪ .2.2.9.4‬درجة سرية األرشيف‬

‫‪...................................................................... ............................................... .................................................................................................................. .................................................................................................................................... .................................. ............................................................................................................................. .............................................................................................................. ............................................................................................................................. .......................................................‬‬

‫‪170‬‬ ‫‪ .3.2.9.4‬تصنيف الوثائق حسب سريتها‬

‫‪........................................................................... ................................................................. .......................................................... ............................................. ...................................................... ..................................................................... ..................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ..............................‬‬

‫‪170‬‬ ‫‪ .4.2.9.4‬حاالت إفشاء سرية األرشيف‬

‫‪............................................................................................................................................. ................................................................................ ..................... ....................... .............................................. ....................................................................... ................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................. ..............................‬‬

‫‪172‬‬ ‫‪ .10.4‬مبنى األرشيف وتجھيزاته‬

‫‪..................................................................................................................................................................... ................................. ................................................................................................. ............................................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ ...................................... ............................................. ...‬‬

‫‪172‬‬ ‫‪ .1.10.4‬مبنى األرشيف‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. ..................................... ................................. ....................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................................. .....................................................................‬‬

‫‪172‬‬ ‫‪ .1.1.10.4‬موقع مبنى األرشيف‬

‫‪....................................... ............................. .............................................................................................. ..................................................................................... ........................................................... ................................................................................. ................................ ..................................................................................................................... ............................................ ........................................................................................................................................................................ ............................................ ...............‬‬

‫‪172‬‬ ‫‪ .2.1.10.4‬مخازن األرشيف‬

‫‪........................................................................................................ .......................................................... ............................... ............................. ...................................................................................................................................................................... ............................................... ........................................................ ............................................................................................................................. ................................... ......................................................................................................................................... ...........................................................‬‬

‫‪173‬‬ ‫‪ .3.1.10.4‬املصالح اإلدارية‬

‫‪................................... .................................................................. .............................................. ............................... ............................ ...................................................................... .......................................................................................... ................................................ ................................... ................................................................................... .......................................................................................... ......................................... ............................................................................................................................. ..............................................................‬‬

‫‪173‬‬ ‫‪ .4.1.10.4‬األقسام الفنية والتقنية‬

‫‪........................................................... .................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................ ................................................................... ...................................................................................................................................... ................................. ................................................................................................................................... .........................................................‬‬
‫‪173‬‬ ‫‪.......................................................................................................... ........................................................ ..................................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................... ..................................... ............................................................................................. ............................................................................................................... ................................................................................. ...........................................................‬‬ ‫‪ .5.1.10.4‬قاعات املطالعة‬
‫‪173‬‬ ‫‪ .2.10.4‬تجهيزات مبنى األرشيف‬
‫‪............................................................................ ................................... ........................... ......................... ............................................................................................................................. ........................................................................ ........................................................................................................................................... ............................................................................................................. ......................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................... ................‬‬

‫‪174‬‬ ‫‪ .3.10.4‬كلفة وطاقة التخزين‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ......................................................... ...................................................................................................................................... ........................ ............................................................................................................... .................................................................................... .......................................................................................................................................... ...................................................................................................................... ............................... ..................................................... ................‬‬

‫‪174‬‬ ‫تمهيد‬
‫‪.......................................................................................................................... ........................................... ............................................................................................................................................. .................................................................................................... .................................. ............................................... .................................................................................................................................. ............................................................................................................................................... .............................................................................................................. ....................................................................................................... ............................................................................................................................................................ ......................................................‬‬

‫‪174‬‬ ‫‪ .1.5‬ماهية األرشفة اإللكترونية‬

‫‪..................................................................................................................................................................... ........................................................................... .......................... .......................................................... .......................................................................................... ........................................................................... ..................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ..................................................................................................‬‬

‫‪175‬‬ ‫‪ .1.1.5‬مفهوم األرشفة اإللكترونية‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. ......................................... .................................................................................................. ................................................................. .............................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .............................................................................................................................................‬‬

‫‪175‬‬ ‫‪ .2.1.5‬أهداف األرشفة اإللكترونية‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. ......................................... .................................................................................................. ......................................... ......................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ......‬‬

‫‪175‬‬ ‫‪ .3.1.5‬مميزات األرشفة اإللكترونية‬

‫‪............................................................................ .............................................................. ................................. ......................................... .................................................................................................. ............................................................................... ................................................................ ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .....................................................................................................................................‬‬

‫‪176‬‬ ‫‪ .4.1.5‬نظام األرشيف اإللكتروني‬

‫‪............................................................................ ......................... ..................................... ................................. ......................................... .............................................................................. .................................................... ................................................................................. .................................................. ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ........‬‬

‫‪177‬‬ ‫‪ .5.1.5‬نظام األرشيف املتكامل املندمج‬

‫‪.......................................................................................................................................... ................................. ............................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................................‬‬

‫‪177‬‬ ‫‪ .2.5‬نظام األرشيف املتكامل‬

‫‪............................................................................ ............................. .................................................................................................................................................................................. .......................................................................................................................................... ......................................... ....................... ........................................................................................................................... ................................. .................................... .................................................................................................................... ............................................................................................................................. .........................................‬‬

‫‪177‬‬ ‫‪ .1.2.5‬مفهوم نظام األرشيف املتكامل‬

‫‪............................................................................ .............................................................. .......................................................................... .......................................................... ......................... ............................................................... ............................................. ........................................................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ...................................‬‬

‫‪178‬‬ ‫‪ .2.2.5‬مواصفات نظام األرشيف املتكامل‬

‫‪.................................................................................................................................................................................................................... .................................................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................ .............................................................................................................................‬‬

‫‪178‬‬ ‫‪ .3.2.5‬خطوات إعداد نظام األرشيف املتكامل‬

‫‪............................................................................ .................................................. ............................................. ......................................... .............................................................................................................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................................................................................‬‬

‫‪179‬‬ ‫‪.................................................................................................................................................................................................................... .................................................................... ........................................................ ............................ ............................................... ....................................................................................................... ............................................................................................................................. ...............................................................................‬‬ ‫‪ .4.2.5‬إعادة ترتيب األرشيف في النظام املتكامل‬
‫‪180‬‬ ‫‪ .5.2.5‬تقييم امللفات إلى نشيطة وغير نشيطة‬
‫‪............................................................................ .................................................. ......................................... ......................................................................................................................... ................................................................................. ................................................ ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .....................................................................‬‬

‫‪180‬‬ ‫‪ .6.2.5‬دليل نظام األرشيف‬

‫‪............................................................................ .................................................. ......................................... ............................................. .................................................................................................... .................................................................. ................................................ ........................................... ........................................ ............................................................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .............................‬‬

‫‪180‬‬ ‫‪ .1.6.2.5‬مفهوم الدليل‬

‫‪.................................... .............................................................................................................................. ............................... ...................................... ......................... ................................................ ..................................................................................................... .............................................. ................................................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................. ...........................................................‬‬

‫‪180‬‬ ‫‪ .2.6.2.5‬أهمية الدليل‬

‫‪..................................... ............................................................................................................................. ............................................................... ................................ ................................................ ....................................................................................................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ...........................................................‬‬

‫‪180‬‬ ‫‪ .3.6.2.5‬محتويات الدليل‬

‫‪..................................................... ............................................................................................. ............................... ...................................................... ......................... ................................................ ............................................................................................................. ............................................. ............................................................................................................ ................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ..................................‬‬

‫‪180‬‬ ‫‪.......................................................................... ........................................................................................................... ............................................................................................................................. ....................................................... .................... ......................... ......................... ...................... ................................. .................................................................................................... ............................................................ .................................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................‬‬
 ‫‪10‬‬

‫مقدمة‪:‬‬

‫يكتس ي األرشيف منذ القدم أهمية بالغة لدى الدول واألمم‪ ،‬فهو ذاكرتها الرسمية ألنه يشهد على وجود أمة أو‬
‫دولة ودليل على سيادتها ونشأة مؤسساتها؛ وهو تراثها التاريخي ألنه شاهد على مكونات هويتها وذاتها‪ .‬فاألرشيف مرجع‬
‫رسمي وأصلي يرجع إليه في شتى نواحي الحياة‪ ،‬ألن ما تحتويه الوثائق من معطيات خام ومعلومات ومعارف وخبرات‬
‫سجلت بطريقة عفوية‪ ،‬على دعامات ووسائط ورقية‪ ،‬سمعية بصرية وإلكترونية‪ ... ،‬ال يحفظ ملكيات وحقوق األفراد‬
‫والجماعات والدول فقط‪ ،‬وإنما يتعداها إلى الفادة التاريخية‪ ،‬العلمية والدارية؛ فهو للحقوقي إثبات للحقوق وإضفاء‬
‫الصبغ القانونية على األحداث‪ ،‬وفي نفس الوقت هو للدارس واملؤرخ أدلة وقرائن وشواهد ومواد خام للدراسات‬
‫التاريخية واالجتماعية واالقتصادية والقانونية وغيرها؛ وأما ملتخذ القرارات فهو بدائل وخيارات وحلول ملسائل ومواقف‬
‫وقضايا إدارية واقتصادية وفنية كثيرة‪.‬‬
‫وإذا كانت الصالحات التي حدثت في أوروبا في القرن الثامن عشر هي املحرك العام الكتشاف أهمية األرشيف‬
‫واملواد الوثائقية‪ ،‬فإن الثورة الفرنسية أثرت بشكل كبير في بروز دور وأهمية األرشيف‪ ،‬حيث أدت إلى ظهور اتجاه قوي‬
‫بين األمم والحكومات لحفظ أرشيفاتها واملحافظة عليها واالعتزاز بها‪ ،‬وأقامت لهذا الغرض مؤسسات و ُدور و مراكز‬
‫األرشيف الوطنية‪ ،‬وأصبحت الدول تتسابق في إقامة أرشيفاتها الوطنية التي تعكس حضارتها‪ ،‬وتراثها‪ ،‬وثقافتها‪ ،‬ومجمل‬
‫أنشطتها‪ ،‬ورسمت لها هوية خاصة‪ ،‬وقدمتها على كثير من مؤسسات الدولة‪ ،‬ذلك ألنها تعتبر من املؤسسات السيادية‬
‫عندما صيغت لها هوية وطنية أو قومية أو إقليمية‪.‬‬
‫وقد حافظت مؤسسات األرشيف الوطنية على دورها كخادمة باملعلومات منذ مطلع القرن الثامن عشر وحتى‬
‫عصرنا الحاضر‪ ،‬غير أن التطورات املتالحقة في تكنولوجيات املعلومات واالتصال شكلت ما يصطلح عليه مجتمع‬
‫املعلومات أو مجتمع املعرفة املعاصر في قالب ما يسمى أيضا بالعوملة‪ ،‬وفي هذا تعرضت املفاهيم األرشيفية إلى تغيرات‬
‫جوهرية بسبب ظهور الوسائط الحديثة‪ ،‬التي أصبحت مصدرا مهما من املصادر التي يعتمد عليها في كتابة التاريخ‪ .‬كما‬
‫ّ‬
‫وفرت ووضعت التكنولوجيات هذه الكثير من املعلومات اللكترونية لالطالع املباشر دون قيد‪ ،‬مما اضطر بالكثير من‬
‫الدول والحكومات إلى مراجعة وتحديث قوانينها وتشريعاتها األرشيفية‪ .‬بل أعادت معظمها توجيه خياراتها االستراتيجية‬
‫لضمان اهتمام أفضل باألرشيف‪.‬‬
‫ولهذه العوامل تسعى الدول والحكومات بطابعها الرسمي إلى العناية بأرشيفاتها كجزء من الوظيفة الثقافية‬
‫والتاريخية‪ ،‬حتى وإن تغير شكل األرشيف ودعاماته من الصلصال إلى الورق إلى اللكتروني‪ ،‬وحتى وإن شمل مفهومه كل‬
‫أنواع الوثائق املنتجة من قبل مختلف املؤسسات العامة والخاصة واملنظمات بل وحتى األفراد‪.‬‬
‫كذلك‪ ،‬ومنذ عهود تساءل املتخصصون عن طبيعة وهوية علم األرشيف‪ ،‬فمنهم من ينسبه إلى علوم املعلومات‪،‬‬
‫ومنهم من يريد ترسيمه كجزء من علم لإلدارة ومنهم من يبقيه على تابعته للتاريخ‪ ،‬ومنهم من يرى مكانته بين علوم الثقافة‪.‬‬
‫لكن املؤكد أن األرشيف انتقل من ميدان التاريخ أين كان مساندا له إلى ميدان علوم املعلومات بإدخال مواد جديدة‪:‬‬
‫كإدارة املعلومات‪ ،‬واملعلوماتية وعلوم التسيير‪ ،‬والعلوم القانونية والدارية‪ .‬ثم أن التسيير العلمي لألرشيف وهو الركن‬
‫األساس ي في تسيير األرصدة األرشيفية ومرتكز تكوين األرشيفيين في حاضر األوقات‪ ،‬يسعى إلى ترسيم الصورة الكاملة‬
‫ملهنة مستقلة بذاتها تجمع بين علم األرشيف قائم بنظرياته العلمية وممارسة قائمة على التطبيقات امليدانية الفنية‪.‬‬
‫فماذا عن هذا األرشيف؟‬
 ‫‪11‬‬

‫احملور األول‪ :‬نظرة عامة حول األرشيف‬

‫‪ .1.1‬تاريخ األرشيف‪:‬‬

‫يمكن أن نقسم تاريخ األرشيف إلى فترتين زمنين متميزتين‪ ،‬العصر القديم مجازا عن األرشيف في الحضارات‬
‫القديمة والعصر الحديث‪ ،‬وهو األخر مجاز عن الحضارة املعاصرة التي عرف فيها األرشيف تطورات كبيرة‪ .‬ونوردهما‬
‫فيما يلي‪:‬‬

‫‪ .1.1.1‬األرشيف يف العصور القديم‪:‬‬

‫بدأ األرشيف منذ أن عرفت البشرية ظاهرة الكتابة والتدوين الداري‪ ،‬وكان للتطورات التي عرفتها حضارات‬
‫الشرق القديم‪ ،‬وكذلك الغريق والرومان حتى العصر الوسيط‪ ،‬دور في بروز األرشيفات‪ ،‬يتجلى ذلك من خالل األلواح‬
‫الطينية والحجرية‪ ،‬وكل ما خلفه لنا النسان في هذه الفترات التاريخية من وسائط متنوعة‪ ،‬إما في املعابد أو القصور‬
‫امللكية‪ ،‬ويمكن أن نقسم هذه الفترة إلى مراحل حسب الحضارات‪ ،‬هي‪:‬‬

‫‪ .1.1.1.1‬األرشيف يف حضارات الشرق القديم‪:‬‬

‫وجد في الشرق األوسط مهد الحضارات األولى أقدم األرشيفات‪ ،‬فقد وجدت حفريات أجريت بتل الحريري‬
‫ُ‬
‫بسوريا لوحات تضم ‪ 25‬ألف الئحة في مخازن قصر ملوك ماري يعود تاريخها إلى القرن ‪ 31‬ق‪.‬م‪ ،‬كما أكتشف أيضا‬
‫برأس شمرا بسوريا منطقة قرب الالذقية أرشيف مملكة أوقاريت الذي يعود إلى القرنين ‪ 13‬و‪ 14‬ق‪.‬م‪ ،‬ويضم عقود‬
‫واتفاقيات وأوامر ملكية‪ ،‬وفي نفس املنطقة فقد أكتشف لوحات أرشيفية بقصر آشور بانيبال التي يعود تاريخها إلى‬
‫القرن ‪ 7‬ق‪.‬م‪.‬‬
‫وفى العراق وجدت قاعات لألرشيف مزودة برفوف توضع فوقها مسالت أو حافظات تحمل معلومات عن األلواح‬
‫املوجودة فيها‪ .‬وتنوعت الوثائق بين مراسالت‪ ،‬سجالت مالية‪ ،‬مدونات قانونية‪ ،‬معامالت‪ ،‬إيصاالت‪ ...‬الخ وقد كانت مرتبة‬
‫ومسجلة بطريقة جيدة وخير دليل على ذلك دستور حامو رابي املنقوش على األلواح الطينية (‪ 4000‬سنة قبل امليالد)‪1.‬‬

‫أما عند قدامى املصريين فقد وجدت لهم مدونات قانونية ورسمية كتبت على البردي وتتضمن أمورا ورسائل‬
‫قانونية وسياسية‪ ،‬إضافة إلى ما نقش على األلواح الخشبية وعلى جدران املعابد واملقابر امللكية عامة وعلى أوراق البردي‬
‫خاصة‪.‬‬

‫‪ .2.1.1.1‬األرشيف يف حضارتي اإلغريق والرومان‪:‬‬

‫عند الغريق يكفي هذه الحضارة أن مصطلح األرشيف قد ظهر أو ل ما ظهر عندهم وهذا دليل كافي عن اهتمامهم‬
‫باألرشيفات‪ ،‬حيث كانت تحفظ بادئ األمر في املعابد وفي املكتبات (‪ )Bibliotheca‬وفي أماكن خاصة منتشرة في أنحاء‬
‫اليونان‪ ،‬وقد جمع الكثير منها الحقا في معبد امليترون (‪ 2.)Le Métroon‬ومن هذه األرشيفات نجد القوانين واملعاهدات‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Portail international des archivistes francophones. Cours [en ligne]. [02/02/2005]. Disponible à: http://www.piaf.org, page Consultée le:‬‬
‫‪ .2‬الخولي‪ ،‬جمال‪ .‬مدخل لدراسة األرشيف‪ .‬السكندرية‪ :‬دار الثقافة العلمية‪ .2002 ،‬ص‪.58 .‬‬
 ‫‪12‬‬

‫وسجالت محاضر الجمعيات الشعبية وأوراق الدولة وسجالت املواليد وعقود امللكية التي وجد الكثير منها على ألواح‬
‫خشبية‪.‬‬
‫وعلى درب الحضارة اليونانية سارت الرومان على نفس التقاليد الغريقية في تنظيم الدارة ومنها االهتمام‬
‫بأرشيف المبراطورية حيث خصصوا له أماكن لحفظه فكانت الوثائق والسجالت تحفظ في القصر امللكي أو في قصور‬
‫القناصل والنبالء‪ ،‬وقد بني مبنى اليراريوم (‪ )Aeriarium‬أو الخزانة في معبد الله ساتيرن (‪ ،)Saturne‬و قد حفظت فيه‬
‫القوانين واملراسيم وقرارات مجلس الشيوخ ومجلس األعيان وكل وثائق املعامالت والوثائق املالية والسجالت؛ أما الوثائق‬
‫السياسية التي تضم عالقة روما باململكات الخارجية‪ ،‬فقد حفظت بمبنى الكابيتول (‪ 1)Capitol‬كما أنشئت دار الوثائق‬
‫القيصرية التابالريوم (‪ 2)Tablarium‬جمعت فيه كل وثائق املهمة للدولة الرومانية على اختالف أنواعها من سجالت‬
‫األراض ي الزراعية وسجالت إحصاء السكان واألرشيف العسكري وأرشيف املعابد الدينية‪.‬‬

‫‪ .3.1.1.1‬األرشيف يف احلضارة اإلسالمية‪:‬‬

‫الحضارة السالمية‪ ،‬حيث لم يكن للعرب قبل السالم اهتمام باألرشيف تبعا لنمط حياتهم املعتمد على املشافهة‬
‫وعدم قيام دول منظمة إداريا‪ ،‬لكن مع مجيء السالم تغيرت األمور كلية‪ ،‬حيث كتبت الرسائل التي بعثها بها الرسول صلى‬
‫هللا عليه وسلم واملعاهدات التي أبرمها‪ ،‬كتبت على جلود األنعام‪ ،‬كما سجل الصحابة األوائل أدق التفاصيل عن بدايات‬
‫السالم‪ .‬ففي خالفة عمر بن الخطاب رض ي هللا عنه‪ ،‬أنشأ الديوان الذي كان يقوم بإرسال واستقبال الرسائل بين الوالة‬
‫والخليفة من جهة وبين الخليفة واألمراء وامللوك من جهة أخرى‪.‬‬
‫وباتساع مساحة الدولة السالمية‪ ،‬اهتمت على سبيل املثال دولة األمويين بإدارة وتنظيم األقاليم‪ ،‬وكان ديوان‬
‫الخاتم الذي استحدثه األمويون أهم الدواوين‪ ،‬إذ كانت مهمته تقوم على اعتماد وتوثيق األوراق الرسمية العامة للدولة‪.‬‬
‫وقد كانت مهمة التكفل باألرشيفات توكل إلى أناس تتوفر فيهم املؤهالت العلمية واألخالقية وبرزت مهن جديدة في تسيير‬
‫الدارة منها‪ :‬كاتب الجند‪ ،‬كاتب رسائل الخليفة الذي يتولى كتابة املراسالت إلى امللوك‪ ،‬األمراء والعمال‪ ،‬كاتب الخراج‬
‫(حسابات الدولة)‪ ،‬كاتب الشرطة‪.‬‬
‫كمت أولى العباسيون أهمية كبيرة ملختلف الوثائق‪ ،‬فقد أنشأوا ديوان صياغة الوثائق وإعدادها والرد على ما يرد‬
‫إلى الدولة من مكاتبات كما أنشئوا ديوان الوزير وديوان النشاء‪ .‬وكانت الوثائق محفوظة ومرتبة جيدا مثل الكتب تماما‪.‬‬
‫وقد تزامن هذا االهتمام بالوثائق الرسمية مع الحركة العلمية والفكرية التي شهدها العصر العباس ي الذهبي الذي امتد‬
‫إلى قرون من الزمن‪ .‬وكانت تحفظ الوثائق الهامة في الخزانة العظمى‪.‬‬
‫أما العثمانيون فقد قاموا بتجميع كل الوثائق الخاصة باملقاطعات واألقاليم في إسطنبول لكي تكون الدارة‬
‫املركزية على علم بكل ما يجري في تلك املقاطعات‪ .‬ففكرة تجميع الوثائق األرشيفية تبلورت عند العثمانيين قبل‬
‫الفرنسيين‪ ،‬حيث كان الباب العالي يجمع كل ما يتعلق بسجالت بيت املال وسجالت املحاكم الشرعية لكل املقاطعات‪.‬‬

‫‪ .1‬الخولي‪ ،‬جمال‪ .‬مدخل لدراسة األرشيف‪ .‬املرجع نفسه‪.‬‬

‫‪ .2‬املرجع نفسه‪.‬‬
 ‫‪13‬‬

‫‪ .4.1.1.1‬األرشيف يف العصر الوسيط‪:‬‬

‫مع كثرة الدويالت واملماليك في القرون الوسطى‪ ،‬وكثرت معها الصراعات والتغيرات املستمرة لحدود األقاليم‪،‬‬
‫تفرقت األرشيفيات بينها وحفظت في املعابد واألديرة والقصور لحمايتها‪ .‬فقد كان للملوك أرشيفاتهم الخاصة‪ ،‬كما كان‬
‫للمدن الكبرى أرشيفها دون أن ننس ى أرشيف الكنائس‪ .‬وفقد ظهر في هاته الفترة نوعان من األرشيف‪1 :‬‬

‫األرشيف الثابت (‪ )archiva stataria‬الذي يحفظ في أماكن معينة؛‬ ‫‪‬‬

‫األرشيف املتنقل أو أرشيف الطريق )‪ (archiva viatoria‬والذي كان يتبع امللوك في كرهم وفرهم وذلك ألن‬ ‫‪‬‬

‫األقاليم كثيرا ما كان يتعاقب عليها امللوك واألمراء‪.‬‬

‫‪ .2.1.1‬األرشيف يف العصر احلديث‪:‬‬

‫منذ قيام الثورة الفرنسية ومجيء على إثرها الجمهورية األولى أخذ األرشيف نصيبه من االهتمام‪ ،‬حتى في عصرنا‬
‫الحالي عصر األرشيف اللكتروني‪ ،‬ويمكن أن نقسم هذا العهد هو اآلخر إلى مراحل‪ ،‬هي‪:‬‬

‫‪ .1.2.1.1‬األرشيف بعد الثورة الفرنسية‪:‬‬

‫وقيام الجمهورية األولى التي لها الفضل في ترسيم فكرة األرشيف الحديث‪ .‬بدأت َ‬
‫بسن أول قانون لألرشيف الوطني‬
‫عام ‪ ،1790‬ثم وضع نظام األرشيف الوطني واملحلي عام ‪ 2.1794‬وقد حذت الدول األوربية حذو فرنسا بتبني فكرة‬
‫األرشيف الوطني‪ .‬بريطانيا مثال عام ‪ ،1838‬سويسرا عام ‪ ،1864‬إسبانيا عام ‪ ،1866‬إيطاليا عام ‪ ،1861‬لوكسمبورغ‬
‫عام ‪ ،1877‬الدانمارك عام ‪ ،1889‬االتحاد السوفياتي (روسيا) عام ‪.1918‬‬
‫أما العالم العربي فقد أنشأت دوله أرشيفات وطنية بعد استقاللها‪ .‬كانت مصر عام ‪ ،1954‬الجزائر عام ‪.1971‬‬
‫وقد جاءت الثورة الفرنسية بعدة مبادئ أسست ملفهوم األرشيف الحديث‪ ،‬نذكر منها‪:‬‬
‫‪ ‬التشريع لألرشيف وإعطائه صبغة قانونية؛‬
‫‪ ‬إنشاء األرشيف الوطني وتجميع األرشيفات ذات القيمة الوطنية والتاريخية على املستوى املركزي؛‬
‫‪ ‬املبادئ الفنية مثل‪ :‬وحدة الرصيد سنة ‪ 1841‬أو مبدأ املنشأ كأساس لتصنيف األرشيفات وتخزينها؛‬
‫‪ ‬إنشاء أول مدرسة بفرنسا لتكوين األرشيفين وهي مدرسة املياثيق (‪)école des chartes‬؛‬
‫‪ ‬بداية التأسيس لعلم األرشيف‪.‬‬
‫استقرت فكرة األرشيف التي رسمتها الثورة الفرنسية على امتداد قرن ونصف من الزمن‪:‬‬

‫‪ .1‬األلوس ي‪ ،‬سالم عبود‪ .‬كامل‪ ،‬محمد محجوب‪ .‬األرشيف تاريخه أصنافه إدارته‪ .‬بغداد‪ :‬دار الحرية للطباعة‪ .1979 ،‬ص‪.12.‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Archives de France. [en ligne] disponible à:http://www.af.org.fr.‬‬
 ‫‪14‬‬

‫‪ .2.2.1.1‬األرشيف بعد احلرب العاملية الثانية‪:‬‬

‫حيث شهدت البشرية تطورات كثيرة صناعية وعلمية وتكنولوجية أدت إلى تغيير األمور في جميع ميادين الحياة‬
‫ومنها األرشيف‪ ،‬حيث ظهرت ضرورة تسيير األرشيف الجاري نتيجة االنفجار الورقي الذي تزامن مع تضاعف أهمية‬
‫النشاط االقتصادي والتجاري إلى جانب ظهور فكرة تقريب الدارات الرسمية للمواطنين وزيادة وتحسين الخدمات‪.‬‬
‫ففي الواليات املتحدة األمريكية ظهر تسيير األرشيف الجاري أو السجالت (‪ )Management Records‬كحتمية‬
‫لتلك التغيرات وانتشر بعدها تدريجيا إلى بقية دول العالم حتى سنة ‪ 2001‬أين تم القرار بفكرة تسيير السجالت أو‬
‫األرشيف الجاري من طرف املجلس الدولي لألرشيف‪ 1.‬وكذا ضرورة االهتمام بمراكز الحفظ املؤقت لتكون حلقة بين‬
‫الحفظ األولي والنهائي وكذلك ظهور نظرية األعمار الثالث نادى بها طرف عالم األرشيف األمريكي ثيودور روزفلت شيلنبرغ‬
‫(‪ )Theodore Roosevelt Schellenberg‬سنة ‪ ،1956‬وظهور أدوات التسيير الفنية من طرف املجلس الدولي لألرشيف‬
‫مثل‪ :‬القواعد العامة والعاملية لوصف األرشيف)‪ ISAD (G), ISAD (R), ISAD (PR‬التسيير اللكتروني لألرشيف(‪)EAD‬‬
‫برمجية (‪ )CDS/ISIS‬ألتمتة الوظائف األرشيفية‪2 .‬‬

‫‪ .3.2.1.1‬األرشيف يف العصر اإللكرتوني‪:‬‬

‫مرحلة األرشيف اللكتروني أدى استخدام تكنولوجيا العالم اآللي واالتصال في الدارات العمومية واملؤسسات‬
‫االقتصادية إلى ظهور نوع جديد من األرشيف أال وهو األرشيف اللكتروني الذي يرتبط بالنشر اللكتروني‪ ،‬شبكة‬
‫النترنت‪ ،‬العمل على الخط‪ ،‬وتطبيق مبدأ الحكومة اللكترونية سواء تعلق األمر بالدارات الرسمية أو القطاع‬
‫االقتصادي‪ .‬فالعالم متجه للعمل داخل الشبكات وخاصة منها شبكة النترنت‪ .‬إذن فنحن مقبلون على التعامل مع‬
‫األرشيف اللكتروني والذي يطرح منذ اآلن عدة تحديات للتكفل به وضمان ديمومته‪ .‬فقد ظهرت أنظمة إلكترونية‬
‫متكاملة تحيط بجميع مراحل حياة الوثائق اللكترونية‪.‬‬

‫‪ .3.1.1‬تاريخ األرشيف يف اجلزائر‪:‬‬

‫‪ .1.3.1.1‬األرشيف يف العصر القديم‪:‬‬

‫يمكن أن نستلهم صور األرشيف في الجرائر في العصر القديم من خالل الرسومات واألشكال املنقوشة على‬
‫الصخور املكتشفة في مناطق كثيرة من الجزائر‪ ،‬خاصة منطقة الطاسيلي‪ .‬وإن كانت تلك الرسومات مجرد وثائق متحفية‬
‫أكثر منها أرشيفية إال أن ما تحتويه يعكس أحوال الحياة التي عاشتها هذه الشعوب في العصر القديم في هاته املنطقة‪،‬‬
‫وقد حفظت هذه الرسومات بعض األفكار واملعلومات عن نشاطات تلك الشعوب‪ ،‬التي أرادت أن تتواصلها وتبلغها إلى‬
‫األجيال القادمة من خالل هذه النقوش والرسومات‪.‬‬

‫‪ . 1‬املجلس الدولي لألرشيف‪ .‬تسييراألرشيف الوسيط‪[ .‬على الخط]‪ .]2005/12/11 [.‬على الرابط‪http://www.ica.org :‬‬
‫‪ . 2‬بوسمغون‪ ،‬ابراهيم‪ .‬تكنولوجيا املعلومات وتطبيقاتها في مجال األرشيف‪ :‬أرشيف والية قسنطينة نموذجا‪ .‬مذكرة ماجستير‪ :‬علم املكتبات‪ :‬قسنطينة‪.2009 ،‬‬
‫ص‪.21.‬‬
 ‫‪15‬‬

‫‪ .2.3.1.1‬األرشيف يف العصر الوسيط‪:‬‬

‫بخصوص حضارات العصر الوسيط التي توالت على منطقة شمال إفريقيا بما في ذلك الجزائر ‪ -‬دون حدودها‬
‫الحالية‪ -‬والتي أغلبها إمارات وممالك إسالمية‪ ،‬فقد سنت استعماالت إدارية مكتوبة‪ 1 ،‬كما أن العرب واملسلمين‬
‫باعتبارهم قد استعملوا الورق طويال منذ النصف الثاني من القرن الخامس قبل العالم الغربي فقد ضبطوا سياسات‬
‫أرشيفية مما جعل الوثائق تخزن وتحفظ في املساجد واملصالح الدارية من أحباس وزوايا وفي املحاكم السالمية‪.‬‬
‫ليس الورق وحده‪ ،‬كذلك استعملت عدة وسائط أخرى في العصور الوسطى في شمال إفريقيا‪ ،‬فالبرديات‬
‫واألوراق املخزنة في صحراء مصر هي دليل على ذلك‪ ،‬خاصة وأن البردي مصدره األساس ي مصر التي تعتبر امتدادا طبيعيا‬
‫ملنطقة شمال إفريقيا‪ .‬وحيثما وجد مادة الكتابة وجدت األرشيف‪.‬‬

‫‪ .3.3.1.1‬األرشيف يف العهد العثماني‪:‬‬

‫تعتبر الجزائر من الدول التي ارتبط تاريخها بالدولة العثمانية ملدة زمنية طويلة تزيد عن ‪ 300‬سنة‪ ،‬وهي فترة مهمة‬
‫ومعتبرة في حياتها‪ .‬وفي كتاباتهم عن هذه الحقبة‪ُ ،‬يجم ُع املؤرخون الفرنسيون أن الحلقة املجهولة من تاريخ الجزائر‬
‫واملغرب العربي على الرغم من قربها التاريخي‪ ،‬هي فترة الحكم العثماني‪ ،‬وأن الدراسات حول هذا املوضوع نادرة‬
‫واملعلومات فيها مستمدة من انطباعات الرحالة األوربيون‪ ،‬ومن تقارير قناصل الدول األجنبية‪ ،‬أما ما وجد من وثائق‬
‫عثمانية فهي دفاتر ووثائق الوالة واألتراك واملحررة باللغتين العربية والعثمانية‪ ،‬والتي استولى عليها املستعمر الفرنس ي‬
‫عند احتالله للجزائر‪.‬‬
‫والعهد العثماني عرفت الجزائر نشاطا تجاريا وعسكريا حثيثا‪ ،‬يظهر من خالل املراسالت السياسية التي تمت بين‬
‫والة الجزائر وسائر حكام الدول األوربية‪ ،‬والتي تحتفظ بعض مراكز األرشيف األوربية بنسخ أصلية لها‪ .‬بالضافة إلى‬
‫َ‬
‫الدفاتر والوثائق الرسمية املتعلقة ببيت املال واألحباس والتجارة الخارجية والداخلية والضرائب‪ .‬ولكن بعد الغزو‬
‫سيطرت إدارة االحتالل الفرنس ي على تلك الوثائق‪ ،‬فتبعثر البعض واتلف البعض اآلخر‪ ،‬ونقل الجزء األكبر من هذا‬
‫األرشيف إلى باريس؛ بالضافة إلى احتفاظ الكثير من القادة واملسؤولين الفرنسيين السابقين في أرشيفهم الخاص بعدد‬
‫كبير من الوثائق الجزائرية‪.‬‬
‫كما توجد دفاتر متنوعة (تركية)خصصها الدايات األتراك لألمور والقرارات الهامة‪ ،‬تعرف بدفتر التشريعيات‬
‫موجود باملكتبة الوطنية الجزائرية ودفاتر خاصة ببايلك قسنطينة ووهران‪ .‬كما يوجد في إسطنبول في أرشيف متحف‬
‫طوبقبوسراي وثائق هامة خاصة بالجزائر منها‪ :‬تحريرات خير الدين عن حرب فرنسا وإسبانيا وترجمات لبعض الوثائق‬
‫ألعوام‪.1540 -1534 ،1509 :‬‬
‫وبعد استقالل الجزائر عقدت اتفاقية مع فرنسا يتم بموجبها إعادة عشرات اآلالف من هذه الوثائق إلى الجزائر‪.‬‬

‫‪1. DELLSALLE, Paul. Une histoire de l’archivistique. Québec : PUQ, 2000. P.47.‬‬
 ‫‪16‬‬

‫‪ .4.3.1.1‬األرشيف يف فرتة االستعمار‪:‬‬

‫منذ سنواته األولى قام االستعمار الفرنس ي بإحداث تغيرات عميقة في الهيكلة الدارية للجزائر‪ ،‬فأنشأ منذ ‪1844‬‬
‫هيئات إدارية عرفت باملكاتب العربية (‪ )Bureaux Arabes‬مسيرة من طرف ضباط االستعمار بهدف تمويل الجيش‬
‫الفرنس ي والسيطرة على مقاومة الجماهير"‪1.‬‬

‫ويذكر شهود كثيرون‪ ،‬أن املستعمر الفرنس ي في فترة ‪ 1830‬وجد حجما كبيرا من الوثائق الرسمية الجزائرية في‬
‫املباني الرسمية بالقصبة‪ ،‬تعرضت خالل السنوات األولى للغزو (‪ )1830-1835‬لإلتالف والنهب والتشتيت‪.‬‬
‫وبعدما بسط سيطرته على الجزائر‪ ،‬وفقا لألوضاع‪ ،‬شرع املستعمر الفرنس ي في تكييف التنظيم الداري املحلي‪،‬‬
‫فأحدث منذ ‪ 1868‬ثالثة أصناف من البلديات هي‪:‬‬
‫> البلديات األهلية (‪ :)Communes d’indigènes‬تميزت إدارتها بالطابع العسكري‪ ،‬حيث يتولى تسييرها‬
‫ممثلون للجيش الفرنس ي بمساعدة بعض األعيان من األهالي‪ ،‬والذين تنوعت تسمياتهم مثل (القاعدة‪ ،‬اآلغا‪ ،‬الباشا‬
‫أغا‪ ،‬الخليفة‪ ،‬شيخ العرب) واستمر هذا الصنف من البلديات إلى غاية ‪ ،1880‬وحل خاصة في مناطق الجنوب‬
‫وبعض املناطق النائية في الشمال الجزائري‪.‬‬
‫> البلديات املختلطة (‪ :)Communes Mixtes‬وهي أكثر األصناف انتشارا خاصة في شمال الجزائر حيث‬
‫قلة تواجد املستوطنين الفرنسيين‪ ،‬فيقوم بإدارة البلدية املختلطة هيئتين هما املتصرف الذي يخضع للوالي العام‬
‫وهيئة اللجنة البلدية التي يرأسها املتصرف‪ ،‬وعددا من األعضاء املنتخبين من الفرنسيين‪ ،‬أما الجزائريين فيتم‬
‫تعيينهم من طرف السلطة الفرنسية ممثلين عن كل "دوار" أو مجموعة بشرية‪.‬‬
‫> البلديات ذات التصرف التام (‪ :)Communes de plein Exercices‬وتضم األغلبية من املستوطنين‬
‫الفرنسيين‪ ،‬وتخضع للقانون البلدي الفرنس ي‪ ،‬حيث بالبلدية هيئتين هما املجلس البلدي يتم انتخابه‪ ،‬وله‬
‫صالحيات متعددة‪ ،‬والعمدة كهيئة ثانية ينتخبه املجلس البلدي‪.‬‬
‫كما تم تعيين بكل البلديات األقسام الدارية الخاصة (‪ )S.A.S‬كما في املناطق الرئيسة واألقسام الدارية الحضرية‬
‫(‪ )S.A.U‬في املدن‪ ،‬قصد مقاومة الثورة التحريرية سنة ‪ ،1945‬وهي أقسام ذات طابع عسكري‪.‬‬
‫وقد ساهم املستوطنون في إقامة عدة مؤسسات وأنشطة في مجاالت مختلفة‪ ،‬مما تبع ذلك من تشكل للوثائق‬
‫حسب النمط الداري الذي كان سائدا‪ ،‬وخلف أرشيفا في مناطق مختلفة من القطر الجزائري آنذاك‪.‬‬
‫أما ما تبقى من الوثائق التي نجت وحفظت في مأمن فقد نقلت إلى فرنسا عشية االستقالل (‪ )1961-1962‬رغم أنها‬
‫ال تخص إطالقا الوجود الفرنس ي في الجزائر‪ ،‬وقد تمت عملية الترحيل هذه بأمر مباشر من األرشيف الفرنس ي بموجب‬
‫الرسالة املؤرخة في ‪ 06‬مارس ‪ 1961‬وشملت عملية الترحيل على األرصدة التالية‪:‬‬
‫‪ .1‬األرشيف التاريخي للجزائر‪ :‬املؤرخ ما بين القرنين ‪ 15‬و‪.19‬‬
‫‪ .2‬األرشيف التاريخي للجزائر للمرحلة االستعمارية‪ :‬األرشيف املركزي منه واملحلي‪.‬‬
‫‪ .3‬األرشيف الداري غير املنصف‪ :‬واملؤرخ في الفترة االستعمارية‪.‬‬

‫‪ . 1‬بعلي‪ ،‬محمد الصغير‪ .‬القانون اإلداري والتنظيم اإلداري‪ .‬الجزائر‪ :‬دار العلوم للنشر والتوزيع‪ .2002 ،‬ص ‪.108‬‬
 ‫‪17‬‬

‫وشملت هذه العملية جميع أنواع الوثائق الخاصة باملجاالت الدارية والسياسية والثقافية واالقتصادية‬
‫واالجتماعية من جميع األشكال مطبوعة ومحفوظة‪ ،‬والكتب والصحف والخرائط‪ ،‬أما بالنسبة لحجم ونوع هذا الرصيد‬
‫فلم يتحدد بطريقة دقيقة‪ ،‬كما ال يمكن أن تقاس أهميته من خالل حجمه بل من خالل ما يحمله من معلومات و قضايا‬
‫و نشاطات تحكي تاريخ الجزائر في فترة مميزة‪ ،‬فضال عن كونه شاهدا على أحداث تلك الفترة االستعمارية ومدعما لها‪،‬‬
‫أدت هذه العملية إلى إحداث فجوات جسيمة في األرشيف الجزائري "حيث ورثت الجزائر وثائق مجزأة أو مبتورة في شكل‬
‫وحدات تعذر استعمالها واالنتقاع بها وانعكس ذلك على تسيير أمور البالد في املجال الداري وعدم ضبط الحالة املدنية‬
‫والحصاءات في مجال السكان والفالحة وكذلك تسطير ورسم الحدود مع الدول املجاورة واملخططات التقنية العمرانية‬
‫واملناطق املعرضة للزالزل‪ ،‬عالوة على امللفات السياسية الخاصة باملساجين‪.‬‬
‫أما بالنسبة ألماكن حفظه حاليا فهي مختلفة إذ هناك مجموعات في (‪ )Aix-en-Provence‬ومجموعات أخرى في‬
‫الغرفة التجارية والصناعية بمرسيليا‪ ،‬كما أن هناك أجزاء أخرى من أرشيف الجزائر في دول مختلفة نقلت في فترات‬
‫سابقة كتركيا وإسبانيا وبريطانيا ويوغسالفيا وحتى الواليات املتحدة‪ ،‬وتعتبر تلك العمليات منافية ملبادئ األرشيف وملا‬
‫ينص عليه القانون الدولي حول حمايته‪.‬‬
‫وعموما فإن األجزاء املتبقية محفوظة في مختلف الدارات العمومية على مستوى الوطن‪ ،‬برغم من أن املنشور‬
‫رقم ‪ 7- 94‬املؤرخ في ‪ 2‬أكتوبر ‪ 1994‬الصادر عن املديرية العامة لألرشيف الوطني الجزائري قد نص على اعتبار أرشيف‬
‫الفترة االستعمارية أرشيفا تاريخيا يحفظ حفظا مؤبدا‪ ،‬مع إلزامية دفعه إلى األرشيف الوطني‪.‬‬

‫‪ .5.3.1.1‬األرشيف بعد االستقالل‪:‬‬

‫في بداية استقاللها‪ ،‬عان قطاع األرشيف في الجزائر من مشاكل عديدة ألسباب منها‪1:‬‬

‫‪ ‬تحويل األرشيف‪ :‬حيث نقل املستعمر إلى مدينة إيكس أون بروفانس (‪ )Aix-en-Provence‬جنوب فرنسا‪،‬‬
‫ما بين ‪ 1962-1961‬الجزء األكبر من األرشيف الجزائري‪ ،‬مما خلق نزاعا أرشيفيا بين الجزائر وفرنسا حول‬
‫‪ 200‬ألف علبة (‪ 600‬طن) من األرشيف العائد لفترة االستعمار بين ‪ ،1962-1830‬و‪ 1500‬علبة من الوثائق‬
‫العائدة إلى الفترة العثمانية (بين القرنين ‪ 16‬و‪ )19‬التي سبقت االجتياح االستعماري؛‬
‫‪ ‬غياب األرشيفيين‪ :‬إذ أن الدارة االستعمارية لم تسمح ألي جزائري التكوين في هذا القطاع الحساس؛‬
‫‪ ‬انعدام الهياكل املالئمة للحفاظ على األرشيف بصورة سليمة‪ ،‬باستثناء األرشيف الجهوي في الجزائر‬
‫ووهران‪.‬‬
‫ظل قطاع األرشيف على ما هو عليه من ركود قرابة ‪ 10‬سنين‪ ،‬ألن الحكومة الجزائرية في فترة الستينيات كانت‬
‫لديها أولويات أخرى‪ .‬فقامت الدارة العامة للمكتبة الوطنية بحفظ األرشيف بوزارة التوجيه‪ ،‬ثم أصبح خاضعا ملديرية‬
‫الشؤون الثقافية بوزارة التوجيه الوطني‪ ،‬ثم لوزارة التربية الوطنية‪ .‬وبقي بين املكتبة الوطنية ومكتبة قصر الحكومة‪،‬‬
‫وأرشيف والية الجزائر حيث لم ينل من عمارة الوالية إال القسم القليل منها‪.‬‬

‫‪ . 1‬بوسمغون‪ ،‬إبراهيم‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪.21.‬‬

 ‫‪18‬‬

‫وفي السبعينيات ثم تحويل األرشيف إلى رئاسة الجمهورية تحت وصاية مدير املركز الوطني للدراسات التاريخية‪،‬‬
‫وتحديدا منذ العام ‪ ،1971‬حيث قام شخصان بإرساء أسس مؤسسة األرشيف الوطني الجزائري‪ ،‬وهما‪ :‬الرئيس الراحل‬
‫هواري بومدين‪ ،‬واألمين العام لرئاسة الجمهورية‪ ،‬الدكتور محمد أمير‪ .‬فاألول أصدر في ‪ 03‬يونيو ‪ ،1971‬األمر ‪36-71‬‬
‫ينص على إنشاء رصيد األرشيف الوطني‪ ،‬والثاني نشر أول تعليمة رئاسية متعلقة بتسيير األرشيف‪ .‬ألنه بالفعل‪ ،‬بعد‬
‫عشر سنوات من استقالل الجزائر بدأت‪ ،‬مؤسسات جديدة في الدولة تشعر بجدية بالفراغ املتعلق بالسياسة‬
‫األرشيفية‪ ،‬فجاء النصان في الوقت املناسب للرد على انشغاالت هذه املؤسسات‪.‬‬
‫وفي ديسمبر ‪ 1972‬أنشأت على مستوى الرئاسة‪ ،‬مديرية األرشيف الوطني‪ ،‬وبين ‪ 1974-1973‬شكلت النواة األولى‬
‫لألرشيفيين الجزائريين‪ ،‬وهم‪ :‬عبد الكريم بجاجة وعمر ميموني (والية قسنطينة)‪ ،‬عمر حاش ي (الجزائر العاصمة) فؤاد‬
‫صوفي (والية وهران)‪ .‬وقد تابع هؤالء األربعة نفس التكوين أو الدراسة‪ ،‬كما ظلوا يمثلون العمود الفقري لتسيير األرشيف‬
‫الوطني الجزائري قرابة ‪ 25‬سنة‪.‬‬
‫وفي عام ‪ ،1977‬تم إثراء القواعد التنظيمية الخاصة باألرشيف الوطني بنص أساس ي‪ ،‬تمثل في املرسوم ‪67-77‬‬
‫الصادر في ‪ 20‬مارس ‪ ،1977‬يحدد بدقة صالحيات مؤسسة األرشيف الوطني وتنظيمها وسير عملها‪ ،‬على الصعيد الوطني‬
‫املركزي‪ ،‬الجهوي‪ ،‬واملحلي‪ .‬ولم يطبق هذا النص العريض جدا كما ينبغي نظرا للحاق األرشيف الوطني باملركز الوطني‬
‫للدراسات التاريخية‪ ،‬وكانت النتيجة املباشرة لهذا الجراء بالضافة إلى تجميد املرسوم‪ ،‬طمس األرشيف الوطني لصالح‬
‫الدراسات التاريخية‪ .‬وهكذا ظلت املراكز الجهوية لواليات‪ :‬الجزائر وهران‪ ،‬وقسنطينة تنشط لوحدها في ميدان األرشيف‬
‫من غير مديرية وطنية‪ .‬بقي الوضع على حاله ملدة ‪ 10‬عاش فيها األرشيف الوطني في عزلة‪ ،‬تخللها عام ‪ 1984‬انتقال‬
‫الوصاية من رئاسة الجمهورية إلى وزارة الثقافة الش يء الذي زاد الطين بلة‪.‬‬
‫ّ‬
‫أرشيفي الواليات‬ ‫وفي واقع األمر‪ ،‬لم تكن هذه العشرية ‪ 1988-1978‬سلبية بصورة كاملة‪ ،‬وإنما بعزيمة وإصرار‬
‫على ممارسة مهنتهم في غياب مديرية حقيقة علمية وتقنية ترعى شؤونهم‪ ،‬مكتفين بالمكانيات التي وفرتها لهم الجماعات‬
‫املحلية‪ .‬أدى هذا الصرار في النهاية إلى تجسيد قرارات مهمة كانت تحضر منذ السبعينيات‪ ،‬منها‪ :‬تشييد مركز األرشيف‬
‫الوطني‪ ،‬وإصدار قانون جديد خاص باألرشيف الوطني (القانون رقم ‪ 09-88‬الصادر في ‪ 26‬يناير ‪.)1988‬‬
‫ومما ال شك فيه أن مركز األرشيف الوطني يعتبر َمظفرة للجزائر‪ .‬فقد صممه مناضل وطني وأحد املهندسين‬
‫املعماريين الجزائريين األوائل الراحل عبد الرحمن بوشامة‪ ،‬ونفذته بالكامل مؤسسات عمومية وطنية‪ ،‬وهكذا بات‬
‫لألرشيف الوطني الجزائري هيكال بمستوى دولي‪ ،‬قادر على استقبال مليون علبة أرشيف (‪ 100‬كم من الوثائق)‪ ،‬أي ما‬
‫يشكل خمسة أضعاف محتوى مركز أرشيف (‪ )Aix En Provence‬الفرنس ي‪ ،‬وهي وثائق نطالب باسترجاعها‪.‬‬
‫ومن ‪ 1988‬إلى ‪ ،1992‬أي خالل سنوات نهضتها األربع األولى‪ ،‬انشغلت مؤسسة األرشيف الوطني بتنظيمها الداخلي‬
‫أكثر من انشغالها بمشاكل األرشيف الخارجية التي تراكمت طوال عشرية من الزمن‪ .‬واستقام الوضع جزئيا منذ ‪،1992‬‬
‫مما أتاح للمؤسسة الخروج للقيام بحملة إنقاذ لألرشيف الذي كان قابعا في األقبية واألروقة وغيرها من املحالت غير‬
‫املؤهلة لحفظه‪ ،‬إلى أن حان وقت إجراء تقييم وطني لتأمين فعالية أفضل لتدخالت مؤسسة األرشيف الوطني‪.‬‬
 ‫‪19‬‬

‫‪ .2.1‬الوثيقة األرشيفية‪:‬‬

‫ّ‬
‫واألرشيفيين منا معنى خاص ملصطلح الوثيقة‪ ،‬وهو الوثيقة األرشيفية أو‬ ‫لدى الكثير من املكتبيين والوثائقيين‬
‫الدارية التي ستصبح وثيقة أرشيفية تاريخية‪ .‬لكن حقيقة املصطلح أوسع من هذه الخصوصية‪ .‬ولهذا نثير في هذا‬
‫املبحث هذا املفهوم‪ ،.‬وعالقاته باملفاهيم األخرى‪.‬‬

‫‪ .1.2.1‬مفهوم الوثيقة عامة‪:‬‬

‫‪ .1.1.2.1‬الوثيقة من الناحية اللغوية‪:‬‬

‫َ‬ ‫َ َ‬
‫الوثيقة بفتح الواو والقاف وكسر الثاء‪َ ،‬جم ُع َها َوثائ ُق‪ ،‬أسم مؤنث للفظ َوثيق‪َ ،‬ووثيق فاعل لفعل َوث َق‪َ ،‬يثق‬ ‫لغة‪،‬‬
‫ثق‪ ،‬ث َقة‪َ ،‬وموثقا ُووثوقا‪َ ،‬ووثاقة‪ ،‬فهو واثق به واملفعول موثوق‪ .‬ووثق بـ‪ ،‬ووثق في ووثق من الشخص‪ :‬ائتمنه‪ّ ،‬‬ ‫َ‬ ‫ُ‬
‫صدقه‪،‬‬
‫َ‬ ‫َ َ‬ ‫صال َوثيق‪ :‬ا ّت َ‬ ‫واتكل عليه‪َ .‬ر ُجل َوثيق‪َ :‬ر ُج ُل ث َقة ومص َداقية‪ .‬ويقال َبي َن ُه َما ّات َ‬ ‫ّ‬ ‫وضع ث َ‬
‫صال ُمحكم َوقوي َوثابت‪.‬‬ ‫قته به واعتمد‬
‫ثيق َة‪1 .‬‬
‫َ َ َ َ‬ ‫َ‬
‫واس َتوث َق منه‪ :‬أخذ الو‬
‫ّ‬ ‫ّ‬ ‫ُ ّ‬
‫تدل على الثبوت من الفعل الرباعي املتعد َوث َق‪ ،‬أ َوث ُق ُي َوث ُق‪َ ،‬وثق‪ ،‬توثيقا‪ ،‬فهو ُم َوثق‪،‬‬ ‫والوثيق أيضا‪ ،‬صفة مشبهة ّ‬
‫ّ‬ ‫ّ‬
‫قواه‪ّ ،‬ثبته وأكده‪ .‬وثق املعلومات‪:‬‬ ‫األمر‪َ :‬أح َك َم ُه‪َ ،‬دع َم ُه‪َ ،‬أث َب َت ُه‪ّ ،‬‬
‫خص‪ :‬شهد أو َأك َد َأن ُه ث َقة‪ .‬وثق َ‬ ‫الش َ‬ ‫ّ‬
‫واملفعول ُم َوثق‪ .‬وثق‬
‫سجله بالطريقة القانونية فكان‬ ‫ونحوه‪ّ :‬‬ ‫العق َد َ‬ ‫قواها ودعمها‪ .‬وثق َ‬ ‫صحتها‪ّ .‬وثق ُعرى الصداقة‪ّ :‬‬ ‫جدد أصلها وتأكد من ّ‬
‫املوضوع‪ :‬دعمه بالدليل وأثبت ّ‬ ‫َ‬ ‫َ‬
‫صحته‪.‬‬ ‫موضع ثقة‪ .‬وثق‬
‫َ‬ ‫َ َ ُ‬ ‫ُ‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫َ َ ُ‬
‫إ ُ‬
‫حكامه‪2.‬‬ ‫والوثيقة في األمر‪:‬‬ ‫مر‪ ،‬و ُيعتمد عليه‪ ،‬وهي كل ما كتب فاتخذ حجة أو شاهدا‪.‬‬ ‫األ ُ‬ ‫والوثيقة‪ :‬ما ُيحكم به‬
‫َ َ ُ‬ ‫َ َ ُ‬ ‫َ ُ‬ ‫َ‬ ‫ّ‬ ‫َ‬ ‫َ َ‬
‫الوثيقة‪:‬‬ ‫الوثيقة‪ :‬الصك بالدين أو البراءة منه‪.‬‬ ‫وأخذ بالوثيقة في أمره‪ :‬بالثقة‪ .‬وأرض وثيقة‪ :‬كثيرة العشب‪ ،‬موثوق بها‪.‬‬
‫املستند وما جرى هذا املجرى والجمع‪َ :‬وثائ ُق‪َ 3.‬‬
‫والوثيقة الحكام‪4.‬‬

‫ولفظ وثيقة يقابلها بالنجليزي أو الفرنس ي لفظ(‪ ،)Document‬التي ترد في معجم وبستر (‪ ،)Webster‬بمعنى دليل‬
‫أو قرينة‪ ،‬أما حديثا فهي مستند أصلي أو رسمي يستخدم كأساس لثبات أو دعم دليل أو ش يء ما‪ .‬وهي أيضا‪ ،‬ش يء‬
‫كالصورة أو التسجيل يقدم دليال أو برهانا‪ .‬وهي كذلك ذلك مكتوب يحمل معلومات‪ ،‬أو حامل مادي (كقطع العملة أو‬
‫الحجارة) عليه تمثيل لألفكار من خالل عالمة أو رمز تقليدي‪ .‬وفي علم الحاسوب هي امللف الذي تم إدخال معلوماته من‬
‫قبل مستخدم الكمبيوتر‪ ،‬والذي عادة ما ينشأ إثر تطبيق‪ ،‬مثل معالج الكلمات‪5.‬‬

‫أما معجم أكسفورد الحديث (‪ ،)Oxford Living‬فيذكر أن الوثيقة هي‪ :‬قطعة مكتوبة أو مطبوعة أو مادة‬
‫ُ‬
‫إلكترونية تقدم معلومات أو دليل‪ ،‬وهي بمثابة مستند رسمي‪ .‬وأصلها فرنس ي قديم‪ ،‬منحدر من اللفظ الالتيني‬
‫(‪ )Documentum‬ويعني دليل أو إثبات‪ ،‬وتعني في الالتينية الوسيطة التعليمات املكتوبة‪ ،‬الورقة الرسمية‪ .‬والفعل‬

‫‪ . 1‬الفيروزآبادي‪ ،‬محمد بن يعقوب مجد الدين‪ .‬القاموس املحيط‪ .‬ج ‪ ،3‬ص ‪.14‬‬
‫‪ .2‬ابن منظور‪ .‬لسان العرب‪ .‬ج ‪ ،10.‬ص‪.371 .‬‬
‫‪ .3‬قاموس املعاني‪ .‬وثق‪ ،‬وثيقة‪[ ،‬على الخط]‪ .]2016/12/29[ ،‬على الرابط‪.http://www.almaany.com/ar/dict/ar-ar :‬‬
‫‪ .4‬ابن منظور‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
‫‪5.‬‬ ‫‪Merriam-Webster. Document. [on line]. [01/01/2017]. Available from: https://www.merriam-webster.com/dictionary/document.‬‬
 ‫‪20‬‬

‫س‪ 1.‬وحسب موسوعة ويكبيديا (‪ )Wikipedia‬الوثيقة هي تمثيل لألفكار‪ :‬كتابة أو رسما أو عرضا أو‬ ‫(‪)Docere‬يعني َدر َ‬
‫تسجيال‪ .‬وهي أيضا ُترجعها إلى اللفظ الالتيني (‪ )Documentum‬ويعني الدرس‪ ،‬من فعل (‪ )Doceō‬ويعني َدر َ‬
‫س وفي املاض ي‬
‫يستخدم لفظ وثيقة عادة كمصطلح للداللة عن القرينة املكتوبة التي تستخدم كدليل‪ .‬أما في عصر الكمبيوتر‬
‫فيستخدم لفظ وثيقة عادة في املقام األول لوصف امللف النص ي‪ ،‬ثم هيكله وتصميمه مثل الخطوط واأللوان والصور‬
‫الضافية‪2 .‬‬

‫‪ .2.1.2.1‬الوثيقة من الناحية العلمية‪:‬‬

‫تباينت تعريفات الوثيقة بين الواسع الشامل لكل مادة مكتوبة أنتجها النسان في جميع العصور القديمة‬
‫والحديثة‪ ،‬وبين التعريف الضيق الذي يتوقف فقط على الوثائق التي تنتجها الدارات واملصالح الحكومية‪.‬‬
‫وفي هذا نورد التعريفات العلمية أو االصطالحية‪ ،‬التالية‪:‬‬
‫الوثيقة‪ ،‬هي ما ُيوث ُق (‪ )Documents‬أو ُيسج ُل (‪ )Records‬عن قصد فكري معتمد؛ وللوثيقة مكونان‪:‬‬
‫الدعامة (‪ ،)Carrier‬واملضمون (‪ ،)Content‬بصرف النظر عن الوسيط (‪)Medium‬أو الشكل املستخدم‪3.‬‬

‫َ‬
‫وهي‪" :‬كل ما يخ ِّلفه اإلنسان من أوراق وتسجيالت ومخطوطات وكتابات‪ ،‬من املواد القديمة في كل أشكالها‬
‫وأنواعها بدءا من الرقم الطينية وأوراق البردي والرقوق ثم الورق ووسائط املعرفة الحديثة من أفالم وأسطوانات‬
‫وأشرطة‪4 "...‬‬

‫هي أيضا‪ :‬أية مادة تحمل معلومات نافعة سواء أكانت هذه املادة ورقة أو صورة أو شريطا صوتيا أو شريطا‬
‫مسجال أو خريطة أو غير ذلك‪5.‬‬

‫وعند ديفيد إيردال (‪ ،)David Aerdal‬الوثيقة هي‪" :‬مكتوب أو م َح َّرر يزودنا بدليل أو معلومات حول أي‬
‫موضوع‪ ،‬مثل‪ :‬املسكوكات‪ ،‬شواهد القبور‪ ،‬األفالم الرسومات امللونة‪ ،‬الخرائط‪ ،‬املراسالت‪ ،‬وعقود امللكية"‪6.‬‬

‫وتضيف ديبورتيري روالند (‪ ،)Rolande Depoortere‬بأنها‪" :‬معلومات مسجلة بغض النظر عن الوسيط‬
‫املستخدم في التسجيل أو سمات تلك املعلومات‪ ..‬وتشير لش يء مفرد"‪7.‬‬

‫كما تسميها تريز لروي (‪" :)Therese Lerroy‬كل قاعدة للمعرفة مثبتة على مادة ويمكن استعمالها لالطالع‬
‫(لالستشارة) أو الدراسة أو كبينة"‪8.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪English Oxford living Dictionaries. Document. [on line]. [01/01/2017]. Available from: http://www.learnersdictionary.com/definition/‬‬
‫‪document.‬‬
‫‪2. Wikipedia. Document. [on line]. [01/01/2017]. Available at: http://www.learnersdictionary.com/definition/document.‬‬

‫َ‬
‫إدموندسن‪ ،‬ريي‪ .‬ذاكرة العالم‪ :‬مبادئ توجيهية عامة لحماية التراث الوثائقي‪ .‬طبعة منقحة‪ .‬باريس‪ :‬اليونسكو‪ .2002 ،‬ص‪.8.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫‪ .4‬قنديلجي‪ ،‬عامر‪ .‬عثمان نور‪ ،‬قاسم‪ .‬الوثيقة واألرشيف الوثائقي‪[ .‬على الخط]‪ .]2015/12/29[ .‬على الرابط‬
‫‪http://www.m-harb.net/vb/showthread.php?t=118204‬‬
‫‪ . 5‬حمودة‪ ،‬محمود عباس‪ ،‬عودة‪ ،‬أبو الفتوح حامد‪ .‬األرشيف ودوره في مجال املعلومات اإلدارية‪ .‬القاهرة‪ :‬مكتبة نهضة الشرق‪ .)1985( ،‬ص‪.8‬‬
‫‪ .6‬السيد‪ ،‬محمد إبراهيم‪ .‬مقدمة في تاريخ األرشيف ووحداته‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة للنشر والتوزيع‪ .1987 ،‬ص‪.6‬‬
‫‪ . 7‬ديبورتيري‪ ،‬روالند‪ .‬إمكانية الوصول لألرشيف وحماية البيانات‪[ .‬على الخط]‪ .‬ترجمة مؤسسة حرية الفكر والتعبير‪ :‬الحق في العرفة‪ .‬ص‪ .]2016/09/17[ .5.‬على‬
‫الرابط‪http://afteegypt.org/wp-content/uploads/2014/06/ICA_Study-19-Committee-on-Archival-Legal-Matters-AR.pdf :‬‬
‫‪ .8‬السيد‪ ،‬محمد إبراهيم‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪.7‬‬
 ‫‪21‬‬

‫ويصفها جمال إبراهيم الخولي بأنها‪" :‬كل ما يمكن االعتماد عليه للوقوف على حقيقة معينة‪ ،‬دون اعتبار‬
‫للوسيط الحامل لهذه الحقائق"‪.‬‬
‫وعند جمعية املكتبات األمريكية (‪ )ALA‬هي‪" :‬الكيان املادي الذي تسجل عليه مادة ما‪ ،‬جميعها أو بعضها‬
‫أو يسجل عليه عمل متعدد األجزاء"‪1 .‬‬

‫وفي تعريف املجلس الدولي لألرشيف (‪ )ICA‬هي‪" :‬أية ورقة مكتوبة أو صورة شمسية أو فيلم سينمائي‪ ،‬وكل‬
‫وعاء لحفظ املعلومات‪ ،‬يتم تثبيتها فيه بالحرف‪ ،‬أو الرقم أو الصورة‪ ،‬أو التخطيط‪ ،‬وأيا كان شكله الطبيعي أو‬
‫مواصفاته‪ ،‬أو تاريخ إنشائه أو حصل عليه أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي‪ ،‬أو اعتباري‪ ،‬أو جهة عامة أو‬
‫خاصة‪2.‬‬

‫وفي تعريف منظمة األيزو (‪ )ISO 15489-1‬هي‪ :‬املعلومات أو األغراض املسجلة التي يمكن التعامل معها‬
‫كوحدة مستقلة بذاتها‪.‬‬
‫واستنتاجا مما سبق‪ ،‬يمكن أن ننظر إلى الوثيقة من مكونين اثنين‪ :‬املحتوى (‪ )Content‬والدعامة (‪)Carrier‬‬
‫الحاملة لهذا ملحتوى‪ ،‬أي أن‪:‬‬
‫الوثيقة كدعامة (‪ ،)Carrier‬فهي‪ :‬كل مادة (‪ )Items‬مكتوبة أو مطبوعة بالحبر (‪ ،)Ink‬أو بالرصاص‬
‫(‪ ،)Pencil‬أو بالطالء (‪ ،)Paint‬على البردي (‪ ،)Papyrus‬أو على الرق (‪ ،)Parchment‬أو على سعف النخيل (‪)Palm Leaves‬‬
‫أو على لحاء الشجر (‪ ،)Bark‬أو على بنية نسيجية (‪ ،)Textile Fabric‬أو على الحجر (‪ ،)Stone‬أو على البالستيك (‪)Plastic‬‬
‫أو على الورق (‪ ،)Paper‬كالبرديات‪ ،‬املخطوطات‪ ،‬الكتب‪ ،‬الدوريات الخرائط والرسومات‪ .‬أو كل مادة مصورة‪ :‬كالصور‬
‫الفوتوغرافية‪ ،‬واملصغرات الفيلمية (‪ ،)Microforms‬والشفافات (‪ ،)Slides‬أو مسجلة كاملوسيقى واألفالم واألسطوانات‬
‫(‪ ،)Discs‬واألشرطة (‪ ،)Tapes‬وغيرها من املواد السمعية البصرية (‪ ،)Audiovisuals Materials‬واملواد الحاسوبية‬
‫(‪ ،)Computer Materials‬كاألقراص الصلبة واللينة (‪ ،)Hard & Floppy Disk, Cd, Dvd‬واألشرطة املمغنطة ( ‪Magnetic‬‬
‫‪ ،)Tapes‬والبيانات اللكترونية واالفتراضية (‪ ،)Electronic & Virtual Data‬وكذلك املواد املنقولة ( ‪Movable‬‬
‫‪ )Materials‬ثالثية األبعاد (‪ )3D‬كمعروضات املتاحف‪ ،‬والعينات (‪ ،)Samples‬والنماذج (‪ ،)Models‬مثل قطع أثرية‬
‫(‪ ،)Relics‬ونقوش (‪ ،)Engravings‬وأختام (‪ ،)Stamps‬ومسكوكات (‪ ،)Coins‬وآالت حرب (‪ ،)Machines‬ولباس‬
‫(‪..،)Clothing‬‬
‫والوثيقة كمحتوى (‪ :)Content‬وهي باملطلق‪ ،‬تلك العالمات والرموز واألصوات والصور املاثلة على الدعامة‬
‫َ َ‬ ‫أو بداخلها‪ ،‬والتي يمكن أن ُيع َت َم ُد عليها ُوي َ‬
‫رجع إليها لحكام أمر وتثبيته وإعطائه صفة التحقق والتأكد من جهة‪ ،‬أو ما‬
‫ُيؤتمن على َوديعة فكرية أو تاريخية تساعد في البحث العلمي‪ ،‬أو تكشف عن جوهر واقع ما‪ ،‬أو تصف عقارا أو تؤكد على‬
‫مبلغ‪ ،‬أو عقد بين اثنين أو أكثر‪.‬‬

‫َ‬
‫إدموندسن‪ ،‬ريي‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫‪ .2‬األرشيف الوطني (فلسطين)‪ .‬واقع العمل األرشيفي في مؤسسات السلطة الوطنية الفلسطينية‪ :‬دراسة مسحية‪ .‬رام هللا‪ :‬منشورات األرشيف الوطني الفلسطيني‬
‫‪ .2007‬ص‪.32‬‬
 ‫‪22‬‬

‫‪ .3.1.2.1‬الوثيقة من الناحية القانونية‪:‬‬

‫بداية وبإيجاز‪ ،‬القانون لغة كلمة يونانية األصل‪ ،‬تلفظ كما هي (‪ )Kanun‬وتعني العصا املستقيمة‪ ،‬أو املسطرة‪،‬‬
‫انتقلت من اليونانية إلى الفارسية بنفس اللفظ (كانون) ثم عربت عن الفارسية بمعنى أصل كل ش يء وقياسه‪ ،‬أما‬
‫اصطالحا فهو يعني مجموعة القواعد املنظمة ألمر معين‪ ،‬وضعت عن طريق السلطة التشريعية‪ ،‬أو هو أيضا القواعد‬
‫التي تنظم سلوك األفراد في املجتمع تنظيما ملزما‪ ،‬ومن يخالفها يعاقب‪ ،‬وذلك كفالة الحترامها‪ ،‬والتعريف القانوني ألي‬
‫كيان هو تحديد صورته القياسية أو املثلى‪.‬‬
‫ُ‬
‫طر ُحه هو‪ :‬هل التعريف القانوني لكيان ما يختلف عن تعريفه العلمي؟ والجابة! طبعا‬ ‫املحتمل َ‬ ‫لكن‪ ،‬السؤال‬
‫س من الصياغات العلمية املتداولة في األوساط املهنية واألكاديمية‪ ،‬أو محاكاة لنماذج‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫ُ‬
‫ال‪ :‬فالتعريف القانوني عادة ما يقتب ُ‬
‫َُ‬
‫رائدة‪ .‬ولهذا يستند املشرع في سك املصطلحات واملفاهيم التي يتناولها بالتشريع على األدبيات العلمية‪.‬‬
‫واملقصود بمفهوم أو تعريف الوثيقة من الناحية القانونية‪ ،‬هو املفهوم أو التعريف الذي يرد في نصوص التشريع‬
‫األرشيفي للدول‪ ،‬حيث لكل بلد تقاليده القانونية والدارية ونصوصه الخاصة باألرشيف‪.‬‬
‫ومما حملته نصوص قوانين األرشيف لبعض الدول‪ ،‬التي صادفناها‪ ،‬نذكر‪:‬‬
‫َ‬
‫في َسلطنة عمان يرد في املرسوم السلطاني رقم ‪ 2007-60‬املتضمن قانون الوثائق واألرشيف الصادر في ‪02‬‬
‫يوليو ‪ ،2007‬وفي فصله األول‪ :‬التعاريف واألحكام العامة‪ ،‬في املادة رقم‪ 1‬منه‪ ،‬وفي بند الوثائق‪ ،‬بأنها‪ :‬كل وثيقة ينشئها أو‬
‫يتحصل عليها من خالل ممارسة مهامه كل شخص طبيعي أو اعتباري سواء كان عاما أو خاصا أيا كان تاريخ هذه الوثائق‬
‫وشكلها ووعائها وتتضمن معلومات يتم التوصل إليها بصفة مباشرة أو غير مباشرة مثل الرسائل والخرائط والصور‬
‫فردة أو ُمجم َعة في ملف‪1.‬‬
‫والشرائط املمغنطة واألفالم واألقراص الضوئية وغيرها‪ .‬وتكون الوثائق ُم َ‬

‫وفي اليمن يذكر القانون رقم ‪ 2001-21‬بشأن الوثائق‪ ،‬الصادر في تاريخ ‪ 16‬يونيو ‪ ،2002‬في مادته رقم ‪ 2‬بند‬
‫الوثيقة‪ ،‬بأنها‪" :‬املراسالت واملحررات واملستندات وكل وعاء لحفظ املعلومات التي يتم تثبيتها فيه بالحرف أو الرقم أو‬
‫الصورة أو الرسم أو التخطيط سواء كان على شكل ورقة أو جلد أو صورة أو خريطة أو فلم أو شريحة فلمية (‪ )Slid‬أو‬
‫ختم أو شريط ممغنط أو أي وعاء آخر‪ ،‬أيا كان شكله الطبيعي أو مواصفاته أو تاريخه‪ ،‬أنشأه أو حصل عليه أثناء‬
‫ممارسة نشاطه أي من الجهات املعنية أو شخص طبيعي أو اعتبار خاص"‪2.‬‬

‫وفي الجزائر‪ ،‬يرد في القانون رقم ‪ 09-88‬املؤرخ في ‪ 26‬يناير ‪ 1988‬املتعلق باألرشيف الوطني‪ ،‬في مادته الثانية‬
‫بأن الوثائق األرشيفية بمقتض ى هذا القانون‪ ،‬هي‪" :‬الوثائق التي تتضمن معلومات مهما كان تاريخها أو شكلها أو سندها‬
‫املادي‪ ،‬أنتجها أو تسلمها أي شخص طبيعيا كان أو ماديا‪ ،‬أو أية مصلحة أو هيئة عمومية كانت أو خاصة أثناء ممارسة‬
‫نشاطها"‪.‬‬

‫‪ .2.2.1‬مفهوم الوثيقة األرشيفية‪:‬‬

‫يجب أن نلفت االنتباه في بداية هذا البند إلى عبارة الوثيقة األرشيفية (‪ ،)Archival Document‬العبارة التي قليال‬
‫ما تستخدم في الحقل األرشيفي تطبيقا وممارسة‪ ،‬وإنما تستخدم مباشرة كلمة وثيقة ووثائق في الجمع )‪ Document (S‬أو‬

‫‪ .1‬مرسوم سلطاني (عمان) رقم ‪ 2007/60‬يتضمن قانون الوثائق واملحفوظات‪ ،‬صادر في ‪ 2‬يوليو ‪ ،2007‬الجريدة الرسمية رقم ‪ .843‬ص ص‪.33-17 .‬‬
‫‪ .2‬قانون الوثائق (اليمن) رقم ‪ ،2001/21‬الصادر في ‪ 16‬يونيو ‪ .2002‬الجريدة الرسمية‪ ،‬ع ‪ ،12‬سنة ‪ .2002‬ص ص‪.610 -602 .‬‬
 ‫‪23‬‬

‫أرشيف (‪ )Archives‬من دون الجمع بين اللفظين إال في سياق التعبير عن األفكار‪ ،‬وضبط املفاهيم وإظهار العالقات‪ ،‬أو‬
‫أوجه االختالف في املعنى بين مصطلح الوثائق األرشيفية والوثائق غير األرشيفية‪.‬‬
‫والوثيقة األرشيفية هي‪" :‬كل املعلومات املسجلة‪ ،‬صادرة أو واردة في نطاق إدارة نشاط رسمي أو شخص ي‪ ،‬من‬
‫بدايته إلى نهايته‪ ،‬والتي تشمل ُمح َتوى ومحيطا وهيكال لتبرهن على حقيقة النشاط"‪1.‬‬

‫وألن الوثيقة األرشيفية تحتل مكانة هامة ضمن الرصيد األرشيفي‪ ،‬فهي تعني عند ميشال دوشان ( ‪Michel‬‬
‫‪ ،)Duchein‬ما يلي‪2 :‬‬

‫تعني أصغر وحدة مكونة لألرشيف‪ ،‬كالرسالة أو التقرير‪ ،‬وتتألف من ورقة واحدة أو عدة أوراق‪.‬‬
‫وتعني الوحدة األرشيفية‪ ،‬التي قد ت ّ‬
‫تكون من عدة وثائق‪.‬‬
‫كما يستخدم لفظ قطعة (‪ )Pièce‬للداللة على الوثيقة‪.‬‬
‫ومن ثم فإن الوثيقة األرشيفية عبارة عن مادة أو وعاء حامل لبيانات ومعلومات تتعلق بتفاصيل ما يحدث في‬
‫مكاتب ومصالح ودواوين الحكومة والهيئات واملؤسسات الرسمية وغير الرسمية‪ ،‬العامة والخاصة‪ ،‬صغيرة أم كبيرة‬
‫الحجم‪ ،‬حيث تعكس هذه الوثائق تلك األنشطة التي قامت بها تلك الدارات في زمان ومكان محددين‪.‬‬
‫وبغض النظر عن أشكالها ونعوتها الكثيرة‪ ،‬مثل‪ :‬وثيقة (‪ ،)Document‬سجل ()‪ ،Reregister‬تسجيلة ()‪،Record‬‬
‫تسجيل (‪ ،)Recording‬ورقة (‪ ،)Paper‬رزمة أوراق (‪ ،)Codex‬ملف (‪ ،)File‬علبة (‪ ،)Box‬إضافة إلى املسميات العربية‬
‫املحضة‪ :‬مستندات محفوظات‪ ،‬خزائن‪ ،‬ربائد‪ ... ،‬وبغض النظر أيضا عن الوسيط املادي (‪)Physical Support‬‬
‫املستخدم في التسجيل عليه أو حمله ملحتوى ما من البيانات واملعلومات‪ ،‬وبغض النظر كذلك عن حالتها قديمة أو‬
‫حديثة‪ ،‬أنتجت بطريقة عفوية‪ -‬ال نية أو غاية أو غرض إعالمي أو تواصلي من وراء إنشائها أو تأليفها‪-‬وإنما أنتجت‬
‫وتراكمت بشكل طبيعي في خضم نشاط اعتيادي إداري تسييري محض‪ ،‬قام به شخص طبيعي أو معنوي‪ ،‬عمومي أو‬
‫خاص في واقع األمر‪ .‬وأن ما تحتويه الوثائق األرشيفية من بيانات ومعلومات تخص من أنتجها أو تسلمها أو ورثها‪.‬‬

‫‪ .3.2.1‬الوثيقة األرشيفية والسجل واملستند‪:‬‬

‫السجالت واملستندات والوثائق الجارية‪ ،‬استخدامات عربية تقابل املصطلح النجليزي (‪ ،)Records‬ومفرده‬
‫َ‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫َ‬
‫(‪ ،)Record‬االسم الذي تقابله ألفاظ عربية أخرى كثيرة نذكر منها‪ :‬تأريخ؛ تحرير؛ تدوين؛ تقرير؛ ُح ّجة؛ َدفتر؛ ديوان؛‬
‫َ‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫َ‬
‫ضر؛ ُم َح ّرر؛ ُم َد ّونة؛ ُمست َند؛ َوثيقة؛ َو َرقة‪ .‬ومن األفعال العربية التي تقابل‬ ‫ص ّك؛ َقيد؛ ك َتاب؛ َمح َ‬ ‫ر َس َالة؛ َس َند؛ سج ّل؛ َ‬
‫َ‬ ‫الفعل النجليزي (‪ )To Record‬نذكر‪َ :‬أث َب َت؛ َأد َخل؛ َأد َرج؛ َأك َد؛ ّألف؛ َأي َد َح ّرر؛ َد ّون؛ َس ّجل؛ َس ّطر؛ صاغ؛ َ‬
‫ض ّمن؛ ق ّيد؛‬
‫َك َتب‪3.‬‬

‫ومنذ العصور الوسطى حتى يومنا هذا‪ ،‬استمرت كلمة (‪ )Records‬النجليزية في حمل معنيين‪ :‬األول له داللة‬
‫قانونية‪ ،‬والثاني له داللة أدبية‪ ،‬أما املعنى القانوني ُفي َشار بها إلى‪" :‬التقرير املوثق أو التقرير الرسمي لوقائع أي شكوى‬
‫قضائية تنظر فيها أي دار للقضاء‪ ،‬مع األحكام الصادرة بشأنها‪ ،‬والتي سجلت في سجالتها‪ .‬حيث يوفر إثباتات لألمر‬

‫‪ .1‬ماكدونالد‪ ،‬أندرو‪ ،‬وآخرون‪ .‬الوثائق اإللكترونية‪ :‬مرشد األرشيفيين‪ .‬في منظور علم األرشيف‪ .‬ترجمة‪ ،‬عبد الكريم بجاجة باريس‪ :‬املجلس الدولي لألرشيف‪،‬‬
‫‪ .2005‬الدراسة ‪ .16‬ص‪.10.‬‬
‫‪2. Favier, jean. La pratique archivistique Française. Paris : archives nationales, 1993. P 586.‬‬

‫‪ .3‬معجم املعاني‪[ .Record .‬على الخط]‪ .]2017/02/25[ ،‬على الرابط‪.http://www.almaany.com/ar/dict/ar-en/record :‬‬

 ‫‪24‬‬

‫ُ‬
‫املطروح أمام القضاء"‪ ،‬أما املعنى األدبي‪ ،‬فهو‪" :‬بيان لحقيقة أو حدث‪ ،‬أحتفظ به مكتوبا ومدونا‪ ،‬أو في أي صورة أو‬
‫شكل يتميز باالستمرارية‪ ،‬كوثيقة (‪ ،)Document‬أو أثر باقي (‪ ،)Monument‬الخ‪ ،.‬وإذا نظرنا إلى املعنيين نجد أنهما‬
‫َيتحدان في مفهوم واحد وهو تدوين األشياء الستعادتها في املستقبل‪ .‬وهذا ما تعنيه الوثيقة األرشيفية‪.‬‬
‫ُ ُ‬
‫وتعزيزا لهذه الصورة‪ ،‬ت َع ّرف ديبورتيري روالند الوثيقة األرشيفية‪ ،‬كما مر معنا بأنها‪" :‬معلومات مسجلة بغض‬
‫ُ ُ‬
‫النظر عن الوسيط املستخدم في التسجيل أو سمات تلك املعلومات‪ ،‬وتشير لش يء مفرد"‪ ،‬وفي نفس السياق ت َع ّرف‬
‫وحفظت لدى هيئة أو منظمة أو فرد‪ ،‬طبقا اللتزامات قانونية أو في إطار معاملة‬ ‫استلمت ُ‬‫السجل بأنه‪" :‬وثيقة ُأنشئت أو ُ‬
‫تجارية"‪ 1.‬وحسب هذين التعريفين فالعالقة بينهما كعالقة الروح بالجسد‪ .‬وإن تعددت صور وأشكال األرشيف الجاري‬
‫(‪ :)Records‬كاملراسالت‪ ،‬املذكرات‪ ،‬األوراق‪ ،‬السجالت‪ ،‬الكتب‪ ،‬املخططات‪ ،‬الخرائط الرسومات‪ ،‬التخطيطات البيانية‬
‫أعمال التصوير أو الغرافيك الصور الفوتوغرافية‪ ،‬األفالم‪ ،‬املصغرات الفيلمية‪ ،‬التسجيالت الصوتية‪ ،‬أشرطة الفيديو‪،‬‬
‫والبيانات اللكترونية (التسجيالت املقروءة آليا)؛ وأيضا‪ :‬التقارير املراسيم اللفافات‪ ،‬نصوص القوانين‪ ،‬التراخيص‪،‬‬
‫أوراق املحاسبة‪ ،‬األوراق‪ ،‬وأية مادة وثائقية أخرى تحتوي على حقائق وأحداث‪ ،‬أو مسجل عليها بيانات ومعلومات بغض‬
‫النظر عن شكلها‪ ،‬خصائصها‪ ،‬والوعاء املادي‪ ،‬وأي نسخ منه‪.‬‬
‫وإن كان املعنى الرسمي أو العملي الصحيح لـ (‪)Records‬هو املعلومات املسجلة (‪ )Recorded Information‬بغض‬
‫النظر عن شكل أو نوع الوعاء الذي يتم إنشاؤه واستالمه وحفظه من قبل جهة أو مؤسسة أو منظمة أو فرد‪ ،‬بموجب‬
‫التزام قانوني بذلك‪ ،‬أو في سياق املعامالت التي تلعب فيها هذه الجهة أو املؤسسة أو املنظمة أو الفرد دورا أو تثبتها‪ .‬فإن‬
‫معناها الشائع اليوم بين األرشيفيين هو الوثائق الجارية (‪ )Current Documents‬أو وثائق العمري األول والثاني‪ .‬حيث‬
‫تؤكد َعاملة األرشيف سارة تشوي (‪ :)Sarah Choy‬أنكلمتي (‪ )Documents‬و (‪ )Records‬تحمالن نفس داللة املعلومات‬
‫املسجلة في سياق أنشطة األعمال ويحتفظ بها كدليل على هذه األنشطة‪ .‬ومن األفضل في يومنا هذا‪ ،‬كما تضيف سارة‬
‫تشوي‪ ،‬وال سيما في االتحاد األوروبي في ظل وجود اتجاه عام للشفافية في الدارة‪ ،‬أن يستخدم مصطلح (‪ )Records‬بصفة‬
‫مستديمة‪ ،‬دون التفرقة بين (‪ )Records‬و (‪ ،)Archives‬بهدف تجنب خطر التعارض بين القوانين‪.‬‬
‫وفي امللخص‪ ،‬تستخدم كلمتي وثيقة (‪ )Document‬وسجل (‪ )Record‬أو تسجيل عموما بنفس الداللة عندما‬
‫يتعلق األمر بالوثائق الحديثة النشاء أو الوثائق الدارية الجارية أو األرشيف الجاري وأرشيف الحفظ املؤقت‪.‬‬

‫‪ .4.2.1‬الوثيقة األرشيفية والوثيقة املكتبية‪:‬‬

‫تاريخيا‪ ،‬لم يتم الفصل أو التفرقة بين الوثيقة املكتبية والوثيقة األرشيفية حيث نالت كالهما نفس الرعاية‬
‫واالهتمام‪ ،‬وحفظتا في نفس املكان‪ ،‬وهذا ألسباب كثيرة منها‪ :‬قلة الوثائق في العصور القديمة‪ ،‬فلم يكن حفظها أو نسخها‬
‫يشكل عبء على ُمالكها؛ كما لم ترق بعد الحضارة النسانية في تلك العصور إلى التمييز بين ما هو إداري وما هو علمي‪،‬‬
‫ُ‬
‫أي أن قديما لم تعرف الدارة والتنظيم الداري بالشكل املتطور عليه حاليا‪ ،‬باعتبار أن الدارة والتسيير محور النتاج‬
‫األساس ي لألرشيف؛ كذلك أن فكرة تمييز أو فصل الوثائق األرشيفية عن الوثائق املكتبية يعود بادئ األمر كما أعتقد‬
‫ملبدأ حماية شرعية امللك والسلطة وحفظ حقوقها التي انتشرت كثيرا مع ظهور القوميات املعاصرة‪.‬‬

‫‪ .1‬ديبورتيري‪ ،‬روالند‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬

 ‫‪25‬‬

‫ُ‬
‫وبعدما انتشرت الطباعة وصناعة الورق‪ ،‬وكثرت النسخ املطبوعة‪ ،‬وبعد ما تطورت وتوسعت األعمال الدارية في‬
‫دواوين ممالك ودويالت القرون الوسطى وانفصال الكتابة العلمية عن الشؤون الدارية‪ ،‬بدأت محاوالت الفصل بين‬
‫صل األرشيف‬ ‫املكتبات و مرافق األرشيف تنتشر و تتكرر‪ ،‬مثل التي قام بها بابا الفاتيكان بروما سنة ‪ ،1612‬حينما َف َ‬
‫السري عن مكتبة املطالعة؛ وبعده بالنمسا سنة ‪ 1749‬عندما ُجمع األرشيف امللكي لحفظ التاج‪ ،‬وقبلهما أيضا بإنجلترا‬
‫سنة ‪ 1578‬مع األرشيف املركزي للمملكة وأيضا بإسبانيا سنة ‪ 1545‬مع أرشيف مملكة قشتالة (‪)Reino De Castilla‬‬
‫فكانت هذه املحاوالت بمثابة ُ‬
‫الن َوى األولى لألرشيفات الوطنية األوروبية املعاصرة‪.‬‬
‫لكن‪ ،‬بعد الثورة الفرنسية لسنة ‪ُ ،1789‬ر ّس َم قانونيا الفصل بين الوثيقة األرشيفية والوثيقة املكتبية ليحتكم كل‬
‫َ‬
‫منهما إلى َعامله الخاص بخصائصه وقواعده ومبادئه ومؤسساته‪ ،‬وإن بقيا تحت مظلة واحدة‪ ،‬علم املعلومات‪.‬‬
‫أما علميا‪ ،‬فقد جرت محاوالت عدة من طرف املفكرين واألرشيفين للتفرقة بين الوثيقة األرشيفية والوثيقة‬
‫املكتبية‪ ،‬فاألرشيفي األملاني فرانز فون لوهر (‪ )Franz Von Loher‬يقول عام ‪ ،1876‬أن األوراق التي تستخدم لتوثيق‬
‫القرارات أو األفعال تتبع األرشيف أما الباقي فيتبع املكتبات‪ .‬كما قال ُمواطنه إيفو ستريدينر (‪ )Ivo Striedinger‬عام‬
‫‪ 1926‬بأن‪ ،‬الفرق الجوهري بين الوثيقة األرشيفية والوثيقة املكتبية يتعلق بانتهاء الغرض الداري من الوثائق‪ ،‬ويكون لها‬
‫غرض أو مغزى قانوني (شرعي ورسمي) باملعنى الواسع حينها تصبح هذه الوثائق أرشيفية؛ وقال إنه استخدم لفظا‬
‫قانونيا ألنه لم يجد لفظا آخر أفضل منه‪ ،‬كما قال إن األرشيفات هي مستودعات للمواد التي تنشأ في مناطق جغرافية‬
‫ذات حدود أو وحدات إدارية‪ ،‬كالدول أو الواليات أو املحافظات أو املدن أو ما شابهها‪1.‬‬

‫ومن جهته‪ ،‬وضع األرشيفي النجليزي جون هوارد هودسون (‪ )John Howard Hodson‬أربع مميزات تفرق بين‬
‫الوثيقة األرشيفية والوثيقة العادية‪ ،‬هي‪2:‬‬

‫‪ .1‬أن الوثائق األرشيفية تعتبر جزءا من اإلدارة التي أنتجتها وفحواها حقائق عن نشاطات تلك الدارة‪ ،‬وبذلك‬
‫تتوفر لها ميزة عدم التحيز (‪.)Impartiality‬‬
‫‪ .2‬وأن الوثائق األرشيفية تكتسب أهميتها من عملية الحفظ‪ ،‬وهذا ما يفرق بينها وبين الوثائق (املكتبية) التي‬
‫ُ‬
‫تج َمع بطريقة صناعية أو بطريقة غير طبيعية‪ ،‬وعملية الحفظ تعطي املجموعة األرشيفية صفة أو الوالية القانونية‬
‫(‪ .)Legal Custody‬ولهذا تحفظ الوثائق األرشيفية في مكان يحدده القانون‪ ،‬وإال فقدت ركنا هاما وعنصرا مشخصا لها‪،‬‬
‫ويقول شارل هيالري جينكينسون (‪ ،)Charles Hilary Jenkinson‬أن الوالية القانونية هذه هي الفاصل بين أية وثيقة‬
‫عادية وبين الوثيقة األرشيفية‪.‬‬
‫‪ .3‬وأن الوثائق األرشيفية تتجمع (‪ )Accumulation‬بطريقة طبيعية‪ ،‬بمعنى أنها نتجت عن أداء عمل‪ ... ،‬وهذا‬
‫التجميع الطبيعي تنتج عنه عالقات طبيعية بين أجزاء املجموعة األرشيفية تلك العالقة هي لب أهميتها وهي التي تحدد‬
‫القيمة العلمية لها‪ ،‬ويجب أال يغيب عن بالنا أن الباحثين يستخلصون من هذه الوثائق أدلة ملوضوعات لم تخطر ببال‬
‫ُمنشئيها‪.‬‬
‫‪ .4‬وأن أهمية الوثائق األرشيفية تتوقف على عالقة تماسكها وترابطها وتسلسلها داخل املجموعة األرشيفية‬
‫وخارجها‪ ،‬فالوثيقة بمفردها ال تعني أي ش يء بالنسبة للباحث‪.‬‬

‫‪ .1‬الشامي‪ ،‬أحمد‪ .‬علم األرشيف‪ .‬مصطلحات املكتبات واملعلومات واألرشيف‪[ .‬على الخط]‪ .]2016/10/02[ .‬على الرابط‪http://www.elshami.com :‬‬
‫‪ .2‬األلوس ي‪ ،‬سالم عبود‪ .‬مالك‪ ،‬محمد محجوب‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص ص‪.69 - 68 .‬‬
 ‫‪26‬‬

‫ومن حيث الرعاية واالهتمام كال الوثيقتين املكتبية واألرشيفية ظفرت باملكانة التي تليق بهما‪ ،‬بما في ذلك املعالجة‬
‫الفنية من وصف وترتيب وتصنيف وتكشيف وحفظ ووقاية‪ ،‬مع خصوصية وطبيعة كل منهما‪ .‬لكن من حيث الفادة‬
‫والخدمة‪ ،‬تتميز الوثيقة األرشيفية عن الوثيقة املكتبية بخدماتها الجليلة‪ ،‬حيث تحفظ للناس حقوقهم وترعى ممتلكاتهم‬
‫وشرعياتهم إلى جانب الفادة التاريخية الكبيرة‪ .‬بينما تكتفي الوثيقة املكتبية بتزويدهم باملعرفة والعلم والثقافة‪.‬‬

‫‪ .5.2.1‬الوثيقة األرشيفية والوثيقة املتحفية‪:‬‬

‫املتحف (‪ )Museum‬مستودع لجمع القطع‪ ،‬املواد‪ ،‬والوثائق ذات القيمة العلمية أو التاريخية أو الفنية‪ .‬وهو كما‬
‫يعرفه املجلس الدولي للمتاحف (‪" :)ICOM‬معهد دائم دون هدف ربحي‪ ،‬في خدمة املجتمع وتطوره‪ ،‬مفتوح أمام الجمهور‬
‫وتجري فيه البحوث املخصصة للشواهد املادية لإلنسان وبيئته‪ ،‬يجمعها ويحفظها ويقدمها للجمهور بهدف الدراسة‬
‫والتعليم والترفيه"‪1.‬‬

‫أما‪ ،‬الوثيقة املتحفية (‪ )Museum Document‬فهي مصدر معلومات متعدد األشكال ثالثي األبعاد في الغالب‪،‬‬
‫تستخدم ألغراض العلم والبحث وفي مجاالت التثقيف والترفيه‪ ،‬منها‪ :‬الحقيقيات (‪ ،)Realia‬املصنعات (‪،)Artifacts‬‬
‫املجسمات الصناعية والطبيعية (‪ ،)Diorama‬النماذج (‪ ،)Models‬اللعب (‪ ،)Toys‬األلعاب (‪ )Games‬األعمال الفنية‬
‫األصلية (‪ ،)Art Original‬األعمال الفنية املستنسخة أو املستنسخات (‪ )Art Reproduction‬التوليفات أو األطقم (‪،)Kits‬‬
‫الكرات األرضية (‪2.)Globes‬‬

‫حتى‪ ،‬وإن تواجدت الوثيقة نفسها في الرصيدين املتحفي واألرشيفي‪ ،‬إال أنهما يتميزان عن بعضهما البعض في‬
‫الغاية والهداف واالستخدام والتوظيف‪ .‬ومن حيث الشكل‪ ،‬فالوثيقة املتحفية في العادة ثالثية األبعاد‪ ،‬بينما الوثيقة‬
‫األرشيفية من املعروف عنها أنها ثنائية األبعاد‪.‬‬

‫لكن‪ ،‬تبقى كلتا الوثيقتين األرشيفية واملتحفية على قدر كبير من األهمية ألنهما مواد نادرة وحيدة النسخ يستوجب املحافظة عليها‪ ،‬وأيضا‬
‫كالهما قرائن ترتبط بتاريخ الدول واملؤسسات واألفراد والقطاعات‪.‬‬

‫‪ .6.2.1‬الوثيقة األرشيفية والرصيد األرشيفي‪:‬‬

‫الرصيد األرشيفي (‪ ،)ARCHIVES HOLDING‬هو‪ :‬كامل موجودات الهيئة أو الوكالة األرشيفية (مكتب‪ ،‬مصلحة‪ ،‬مستودع‪ ،‬مركز‪،‬‬
‫مؤسسة) من املواد األرشيفية‪ .‬وهذه املوجودات هي‪ :‬املجموعة األرشيفية (‪ )ARCHIVES COLLECTION‬أو املواد األرشيفية أو مجموعة الوثائق‬
‫(‪ )DOCUMENTS GROUP‬الناتجة عضويا (‪ )ORGANIC‬وطبيعيا (‪ )NATURAL‬عن األنشطة والجراءات واملعامالت الدارية املعتادة (في إدارة‬
‫ُ‬
‫أو هيئة أو ديوان‪ ،‬الخ‪ )..‬ملنشئها (‪ ،)CREATOR‬والتي تعتبر كال متكامال‪ .‬أي مجموعات الوثائق مهما كان شكلها (‪ )FORM‬ووعاؤها (‪)MEDIUM‬‬
‫وعمرها (‪ )AGE‬والتي تم إنشاؤها وتجمعت لدى ُمنشئها أو لدى الهيئة املنتجة‪ ،‬ونمت بصفة طبيعية وعضوية في نفس الوظيفة أو النشاط‪ .‬كما أن‬
‫مجموعات الوثائق هذه تصلح ألن تساند نشاط العمل باملؤسسة بدون مساعدة من أي مجموعة وثائق أخرى‪.‬‬
‫وهو كما يرد في املوقع اللكتروني للجمعية الفرنسية ّ‬
‫ملهنيي املعلومات والوثائقية (‪" 3:)ADBS‬مجموعة الوثائق من أي نوع‪ ،‬التي أنتجها أو‬
‫تنظيمها‪ ،‬وتخز ُينها الستخدامها املحتمل‪ .‬ويقال عن الرصيد األرشيفي‬
‫جمعها و ُ‬ ‫تسلمها تلقائيا شخص طبيعي أو معنوي في سياق أنشطته‪ ،‬والتي تم ُ‬
‫مغلقا عندما ال يكون عرضة للزيادة‪ ،‬ويقال عنه مفتوحا في الحالة العكسية‪"...‬‬

‫‪ .1‬الحجي‪ ،‬سعيد‪ .‬متاحف اآلثار هويتها‪ ،‬تطورها وواقعها املعاصر‪ .‬مجلة جامعة دمشق‪ .‬مج‪ ،30‬ع‪ .2014 ،4+3.‬ص ص‪.577 -556 .‬‬
‫‪ .2‬عبد ربه‪ ،‬إسراء محمد‪ .‬املجموعات املتحفية في املكتبات املفهوم واألنواع والتطور التاريخي‪ .‬مجلة علوم اإلنسان واملجتمع‪ .‬ص ص‪.494 -475 .‬‬
‫_‪3. ADBS. Fonds d'archives ? Définition. [En ligne]. [29/03/2017]. Disponible à: http://www.adbs.fr/fonds-d-archives-17183.htm?RH= OUTILS‬‬

‫‪VOC.‬‬
 ‫‪27‬‬

‫فاألرصدة األرشيفية تتكون تدريجيا من خالل النشاطات املتعددة التي تقوم بها املؤسسات واألشخاص والعائالت‬
‫لتسيير شؤونهم املالية‪ ،‬الدارية‪ ،‬القانونية‪ .‬مع العلم أن الهدف من هذه النشاطات ال يتمثل في إنتاج الوثائق األرشيفية‬
‫لذاتها‪ ،‬وإنما كنتيجة حتمية مالزمة لهذه النشاطات‪.‬‬
‫كما‪ ،‬يذكر جينكينسون في كتابه دليل إدارة األرشيف (‪ )MANUEL OF ARCHIVES ADMINISTRATION‬بأن الرصيد هو‪" :‬مجموع‬
‫األرشيف الناتج عن نشاط الدارة مهما يكن حجمها‪ ،‬مكونا لكل كامل من طرفها‪ ،‬قادرة ملعالجة بصفة مستقلة بال تدخل أية سلطة عليا كل‬
‫املشاريع واألعمال املدرجة تحت مسؤوليتها‪ ".‬يرى أن هذه الوحدة تكون في معظم األحوال وبصفة تطبيقية على مستوى الخاليا الدارية‪.‬‬
‫وأن التعرف على املجموعات األرشيفية ال يتم إال من خالل مصادرها أو ما يسمى بمبدأ املصدر أو املنشأ‬
‫بالفرنسية ()‪ ،Principe De Provenance‬وهو الوجه الثاني ملبدأ احترام األرصدة (‪ ،)Respect des Fonds‬وفي بريطانيا‬
‫(‪ )Archive Group‬وفي أمريكا يفضلون مصطلح (‪ ،)Record Group‬أي احترام أصل أو منشأ الوثائق التابعة لرصيد واحد‬
‫أصلي‪ ،‬مما يسمح بتكوين منطقي لألرصدة األرشيفية من خالل عمليات الدفع املتضمنة للرصيد دون الوقوع في مشاكل‬
‫اختالطها‪.‬‬
‫ومن الناحية القانونية‪ ،‬يرد على سبيل املثال في نص التشريع الجزائري وتحديدا في األمر ‪ 1 36 -71‬املؤرخ في ‪ 3‬يونيو ‪ ،1971‬واملتضمن‬
‫َ َ‬
‫إحداث مؤسسة األرشيف الوطني (‪ )FONDS DES ARCHIVES NATIONALES‬في مادته الثانية‪ُ ،‬يذكر ما يلي‪َ " :‬يتشك ُل الرصيد األرشيفي من‬
‫األوراق أو الوثائق املنتجة أو تسلمتها الدارات الجماعات‪ ،‬الهيئات‪ ،‬الشركات الوطنية‪ ،‬املكاتب‪ ،‬املقاوالت‪ ،‬املؤسسات واملصالح العمومية‪ ،‬الحزب‬
‫واملنظمات الوطنية‪ ،‬مهما كانت‪ ،‬وأينما وجدت‪ ،‬ومهما كان العصر الذي تنحدر منه‪ .‬وكذلك األمر بالنسبة لألوراق والوثائق الخاصة التي صارت‬
‫ملكية عمومية بعد تأميمها أو تصييرها جماعية‪ ،‬أو شرائها أو التبرع بها أو هبتها أو استنساخ أصولها املعارة لهذا الغرض"‪.‬‬
‫وبصورة عامة‪ ،‬تعد الوثيقة األرشيفية جزءا من الرصيد األرشيفي‪ ،‬الذي يتشكل بدوره من مجموعات متعددة من الوحدات األرشيفية‬
‫التي قد تكون وثائق منفردة‪ ،‬أو ملفات‪ ،‬أو رزم‪ ،‬أو علب أرشيفية‪ .‬ويطلق الرصيد األرشيفي على كل ما تحتويه املستودعات واملراكز واملؤسسات‬
‫األرشيفية‪.‬‬

‫‪ .7.2.1‬أهمية الوثيقة األرشيفية‪:‬‬

‫ّ‬
‫ش"‪ 2،‬تأكيدا لحكمة بالغة‪ ،‬تمثل أوج ما وصل إليه‬ ‫ش‪َ ،‬وإ َذا َح َّد ْث َت َف َف ِّت ْ‬
‫ورد في األثر العربي قول‪" :‬إ َذا َك َت ْب َت َف َقم ْ‬
‫ِّ‬ ‫ِّ‬ ‫ِّ‬
‫التطور العلمي في تحديد مفهومي الوثائق واألرشيف‪ .‬فالبحث والتفتيش ال يكونان إال في الوثائق‪ ،‬أما التقميش فال يصح‬
‫ُ‬
‫إال فيما كتب أو ُجمع‪ ،‬وكأن العقل العربي الذي عاين البحث والتفتيش والكتابة والتقميش وضع أسسا ثابتة في الدراسة‬
‫العلمية للوثائق والحفظ قبل أن يأخذ هذا العلم دوره في التطورات املعاصرة‪ ،‬وقبل عبارة االنفجار الوثائقي التي شاعت‬
‫في الوسط العلمي قبل عقود دون أن يعمل النقد على تمحيصها‪.‬‬
‫والوثيقة‪ ،‬مع تعدد مصادرها‪ ،‬واختالف أنواعها‪ ،‬وتباين عصورها‪ ،‬وتفاوت لغاتها أداة فعالة في خدمة الحضارة‬
‫النسانية؛ فهي الذاكرة الواعية للشعوب واألمم‪ ،‬وهي األرشيف الحافل لتقدمها وتطورها‪ ،‬وهي رافد معرفي غني‪ ،‬ولبنة‬
‫أساسية‪ ،‬ورسائل تواصل بين أجيال مختلفة فضال عن أنها ع َب ُر للماض ي‪ ،‬ومدخل الستقرائه من أجل بناء املستقبل‪.‬‬
‫فالوثيقة كما يعلم الكثير‪ ،‬هي املصدر األصلي واملادة الخام للبحث التاريخي‪.‬‬
‫وفي النقاط املوالية نسرد أوجه أهمية الوثيقة األرشيفية‪:‬‬
‫‪ .1‬رصيد الشعوب وذاكرته ومادته املصدرية األولى لكل العلوم والدراسات‪.‬‬

‫‪ .1‬األمر ‪ 36-71‬املؤرخ في ‪ 3‬يونيو ‪ 1971‬املتضمن إحداث مؤسسة األرشيف الوطني‪( .‬الجريدة الرسمية رقم ‪ ،49‬السنة ‪ 10‬صدرت الجمعة ‪ 18‬جوان ‪.)1971‬‬
‫ّ‬ ‫َ‬ ‫صه ّ‬
‫وتفقده‪ .‬فتش في الكتاب‪َ :‬ب َحث فيه بدقة‪...‬‬ ‫ش الش َيء‪َ :‬س َأ َل‪َ ،‬و َب َح َث َعنه‪َ ،‬ف َح َ‬
‫وقم َشه أي بالغ في َق َمشه‪ ...‬أما َف َت َ‬
‫َ‬ ‫‪َ .2‬ق َم َ‬
‫ش الش َيء‪َ :‬ج َمعه من ها هنا وها هناك‪،‬‬
 ‫‪28‬‬

‫مكون رئيس ي للوعي التاريخي للشعوب واألمم والدول‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫قدرتها على كشف التطورات الدارية واالقتصادية والسياسية واالجتماعية للدولة واملؤسسات‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫أصل نزيه الستقاء الحقائق التاريخية‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫قرينة فذة للدراسات والبحوث التاريخية‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تلعب دورا هاما في اتخاذ القرارات السليمة املتعلقة بها‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫منبع إحصائي ملختلف الدراسات العلمية‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫مستند إداري رسمي قانوني‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫مؤتمن عن مختلف الحقوق والشرعيات‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫مادة خام ووحدة أساسية في علم األرشيف واملمارسة األرشيفية‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫استقلت بمناهج كثيرة‪ :‬منهج تحقيق املخطوطات‪ ،‬منهج الببليومتري الببليوغرافي‪ ،‬املنهج الوثائقي‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫مصدر لغوي في علم وفقه اللغة وفى رصد تطور املصطلحات واللهجات واللغات‪.‬‬ ‫‪.12‬‬
‫ولعلى ما يؤكد أهمية الوثيقة عموما واألرشيفية على وجه التحديد‪ ،‬ظهور بعد الحرب العاملية الثانية منظمات‬
‫دولية وإقليمية عديدة‪ ،‬ترعى الوثائق واألرشيفات كاليونسكو واملجلس الدولي لألرشيف وغيرهما‪.‬‬

‫‪ .8.2.1‬خصائص الوثيقة األرشيفية‪:‬‬

‫َ‬
‫عكس الوثائق املكتبية واملت َحفية‪ ،‬تتجمع وتتراكم الوثائق األرشيفية التي تنتجها املكاتب واملصالح الدارية في‬
‫مختلف املؤسسات واملنظمات‪ ،‬بطريقة طبيعية عفوية خالل أدائها لنشاطها املعتاد‪ .‬وأن حفظها يتم لقيمة معينة‬
‫تحملها‪ ،‬فهي تمر عبر دورة حياة بمراحل وأماكن مختلفة إلى أن تصل إلى مرحلة الحفظ الدائم‪ ،‬وهذا ما ُيكس ُبها‬
‫خصائص دون غيرها من الوثائق‪.‬‬
‫ولهذا‪ ،‬فالخصائص املتأصلة في الوثائق األرشيفية ناتجة عن ظروف إنشائها‪ ،‬بما في ذلك الطبيعية‪ ،‬والعضوية‬
‫أو الترابط‪ ،‬والنزاهة‪ ،‬واألصالة‪ ،‬والتفرد؛ وعموما هي‪:‬‬
‫‪ .1‬الطبيعية (‪ :)Naturalness‬تعود أصول هذا املفهوم إلى اململكة املتحدة وأوروبا‪ ،‬والحقا كندا‪ .‬ويعتقد بعض‬
‫األرشيفيين أن املصطلح ينطوي على عاملية وثبات‪ ،‬وطبيعية األرشيف ال تحتاج إلى أدلة لدعمها‪ .‬فالطبيعية تشير إلى‬
‫حقيقة أن املواد تتراكم من عملية روتينية‪ .‬حيث تتكون الوثائق األرشيفية طبيعيا من خالل مزاولة الجهات الرسمية‬
‫ألعمالها ونشطتها اليومية‪.‬‬
‫‪ .2‬الترابط (‪ :)Interrelationship‬أو العالقة املتبادلة أو الطبيعة العضوية (‪ ،)Organic Nature‬وتنتج من‬
‫العالقات الوظيفية للمواد إلى بعضها البعض داخل وخارج كل رصيد معين‪.‬‬
‫حيث ترتبط كل وثيقة أرشيفية بعالقات وطيدة مع بقية الوثائق األخرى سواء كانت داخل املجموعة األرشيفية أو‬
‫خارجها‪ .‬لذلك يكون من الصعب جدا في أحيان كثيرة فهم محتويات وثيقة ما من دون الرجوع إلى الوثائق األخرى التي‬

‫‪ .‬يتحدث دورانتي (‪ )]Duranti‬عن "طبيعة" األرشيف‪ ،‬كحقيقة ثابتة وغير قابلة للتغيير تستمد منها نظرية األرشيف الحقيقية‪ .‬غير أن طبيعة األرشيف هي فرضية‬
‫إنسانية تستند إلى افتراضات إنسانية وتستمد منطقيا من تلك االفتراضات‪ .‬قد تختلف هذه املفاهيم بين األفراد واملجتمعات وال يمكن اعتبارها حقيقة مرصودة أو‬
‫فرضية قابلة لالختبار‪.‬‬
 ‫‪29‬‬

‫ترتبط بها‪ ،‬لذلك عند التنظيم الوثائق األرشيفية يستحسن ترتيبها وفق مبدأ املنشأ أو األصل ( ‪Principle of‬‬
‫‪ )Provenance‬واملحافظة عليها ضمن وحدة متكاملة‪.‬‬
‫‪ .3‬النزاهة (‪ :)Impartiality‬وتصف حياد الوثائق كوسيلة لتنفيذ األنشطة التي توثقها‪ .‬حيث يتم تحريرها بشكل‬
‫موضوعي من قبل الجهة الرسمية التي تنتجها‪ ،‬وهي بهذه الصفة تعتبر جزءا ال يتجزأ من نشاط املؤسسة التي أنتجتها أو‬
‫تلقته‪ ،‬لذلك ال يتوقع منها سوى الحقيقة باعتبارها جزء من عمل الدارة التي أنتجتها‪.‬‬
‫‪ .4‬األصالة (‪ :)Authenticity‬أو املصداقية‪ ،‬وتربط الوثائق ُبمنشئيها‪ ،‬كما تعني اشتمالها على معلومات صحيحة‬
‫خالية من الشك‪ .‬فالوثيقة هي بالفعل ما تزعمه من محتوى‪ .‬ثم خضوعها للوالية القانونية (‪ )Legal Custody‬للجهة‬
‫الرسمية التي أنتجتها‪ ،‬أو من ينوب عنها شرعا أو قانونا‪ ،‬وذلك على عكس املعلومات الواردة في املصادر املكتبية‪ ،‬كالكتب‬
‫والدوريات‪ ،‬فهي معرضة بشكل إرادي للخطأ والصواب‪.‬‬
‫وإثبات أصالة الوثيقة ما يعني‪ ،‬التحقق من عالقتها بمنشئها ونقطة املنشأ‪ .‬واملعلومات والوثائق عن الشخص‬
‫املبتكر لش يء ما ومكان وزمان ابتكار هذا الش يء بالضافة إلى سلسلة الوصاية‪ ،‬كل هذا قد يوفر نقطة انطالق لعملية‬
‫إثبات أصالة الوثيقة‪.‬‬
‫‪ .5‬التفرد (‪ :).uniqueness‬أو الواحدية (‪ ،)One‬وبالفرنسية (‪ ،)Unicité‬ويصف حقيقة أن كل وثيقة هي ذات‬
‫الصلة بالوثائق األخرى داخل وخارج الرصيد‪ ،‬التي هي جزء منه‪ ،‬وبمنش ئ هذا الرصيد بعالقة خاصة‪ ،‬مما يجعلها فريدة‬
‫من نوعها‪.‬‬
‫فعكس الوثائق املنشورة‪ ،‬فإن الوثائق األرشيفية ال يمكن أن توجد في مناطق مختلفة بنفس الشكل‪ ،‬وبنفس‬
‫املحتوى وبأعداد كبيرة‪ .‬فهي ذات النسخ الواحدة والفريدة من نوعها‪ ،‬ألنها أنتجتها الدارة خالل قيامها بنشاطاتها‪ ،‬علما‬
‫أن لكل هيئة خصائصها وخاصيتها واملجال الذي تغطيه‪1.‬‬

‫‪ .9.2.1‬قيَّم الوثيقة األرشيفية‪:‬‬

‫تمتلك الوثيقة األرشيفية عدة قيم‪ ،‬تفرض على حائزها االحتفاظ بها إحاطتها بالرعاية والصيانة‪ ،‬نحاول حصرها‬
‫في النقاط التالية‪:‬‬
‫‪ .1‬القيمة اإلدارية‪ :‬وتكون فيها الوثائق نافعة لإلدارات التي أنشأتها أو جمعتها أثناء إنجاز أعمالها وأداء وظائفها‬
‫األساسية‪ .‬فال شك أن لكل وثيقة قيمة إدارية أثناء حياتها الجارية وقد تطول إذا ما كانت هذه الوثيقة ذات طابع خاص‬
‫ُ َ‬
‫مثل التوجيهات والقوانين التي تستمر قيمتها حتى تتغير البرامج أو تلغى أو تحل محلها أخري ولكنها تستبقى لتوثيق سياسة‬
‫الدارة؛ وقد تكون أبدية مثل امللفات العقارية والبناء‪.‬‬
‫‪ .2‬القيمة املادية‪ :‬الوثائق ذات القيمة املادية هي التي تتعامل مع املسائل املالية وتلك التي تستخدم في عقد‬
‫الصفقات املالية‪ ،‬والوثائق التي لها قيمة مادية تحفظ ملدة أطول لضرورتها في توضيح الصفقات وخدمة متطلبات‬
‫املحاسبين واملاليين ولتقدير وتحديد مشروعات امليزانية وااللتزامات القانونية التامة‪ .‬والوثائق املادية توجد لها قواعد‬
‫ومدد حفظ باملنظمات التي أنشأتها ويقوم مراجعو الحسابات بفحصها‪.‬‬

‫‪ .1‬محجوب‪ ،‬مالك محمد‪ .‬إدارة الوثائق األرشيفية‪ .‬ط‪ .2‬بيروت‪ :‬دار الجيل‪ .1999 ،‬ص ‪.15‬‬
 ‫‪30‬‬

‫‪ .3‬القيمة القانونية‪ :‬أي أنها تلك الوثائق التي تحمل حقوق أو التزامات قانونية تجاه الهيئات األخرى أو األفراد‪.‬‬
‫فللوثيقة دور في إثبات الحقوق في تدوين األحداث فهي بمثابة حجة أو دليل به وقت الحاجة مثل عقود املوثقين سجالت‬
‫الحالة املدنية ملفات املحاسبة‪.‬‬
‫‪ .4‬القيمة اإلثباتية‪ :‬أي أن الوثائق تحتوي على إثبات أو برهان على أنشطة وسياسات وقرارات وإجراءات وعمليات‬
‫املؤسسة‪ ،‬أو على مختلف األنشطة التي تقوم بها املصلحة‪ ،‬التي قد أنجزتها بنفسها‪ .‬فالوثائق الثباتية أو البرهانية تحتوي‬
‫على إثبات لوجود الهيئة وإنجازاتها‪ .‬وبالطبع ال يتم االحتفاظ بالوثائق التي لها قوة إثباتية طفيفة بل يحتفظ بالوثائق التي‬
‫نستطيع عن طريقها الوقوف على الدالئل التي تبرهن على وجود كل الحقائق الكافية عن الهيئة‪ ،‬وكذلك نماذج من‬
‫أنشطتها وسياستها وتعامالتها مع كافة األمور والقضايا‪ ،‬وكذلك إجراءاتها وإنجازاتها‪.‬‬
‫والقيمة الثباتية تقوم على أساس وظيفة الوثيقة التي كانت تؤديها بالنسبة للمكتب أو الشخص الذي أنتجها أو‬
‫استخدمها‪ ،‬وهناك ثالث فئات من الوثائق لها هذه القيمة الثباتية وهي‪:‬‬
‫‪ .1‬الوثائق التي لها استخدام إداري أو قانوني أو مالي دائم‪ ،‬سواء بالنسبة للمؤسسة التي أنتجها أو لدى‬
‫املؤسسات األخرى (املستل َمة)‪.‬‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫‪ .2‬الوثائق التي تستخدم في حماية حقوق املواطن القانونية أو امللكيات أو غيرها من حقوق األفراد واملجتمعات‬
‫بشكل عام‪.‬‬
‫‪ .3‬الوثائق التي تعكس التطور التاريخي للمؤسسة من حيث بناءها‪ ،‬تكوينها‪ ،‬وظائفها‪ ،‬سياساتها‪ ،‬قراراتها‬
‫ُ‬ ‫َ‬
‫وأعمالها املميزة‪ ،‬أو تلك التي تحفظ التدرج الوظيفي لألفراد واهتماماتهم وأنشطتهم‪.‬‬
‫إن الوثائق الثباتية تمدنا بدليل عن املجهودات املاضية‪ ،‬ولهذا السبب فإن األرشيفيين يهتمون بها من أجل تاريخ‬
‫املؤسسات واملنظمات‪ ،‬ومعرفة تطورها‪ .‬وكذلك تخدم األغراض الحكومية في األساس‪ ،‬وبالتالي تعكس تاريخها وتطورها‬
‫ومنه املجتمع كله‪.‬‬
‫‪ .5‬القيمة اإلعالمية‪ :‬هي تلك القيمة التي تساهم إسهاما جوهريا في البحث والدراسة‪ ،‬في أي من مجاالت املعرفة‬
‫وعملية التقييم تقدر القيمة البحثية املتوقعة بالنسبة للمؤرخ وعالم السياسة واالقتصاد واالجتماع‪ ،‬وبصفة عامة‬
‫لدارس ي النسانيات واألنساب‪.‬‬
‫فنظرا للمتغيرات العلمية املتجددة واملتطورة فيما يتعلق بمناهج البحث والتي منها علم األرشيف‪ ،‬فإنها تجبرنا على‬
‫الملام بها حتى يكون حكمنا على هذه القيمة حكما ذو فاعلية‪ ،‬وينبغي عند القيام بعملية التقييم أن تكون هنالك دراية‬
‫بمعرفة أساسية عن مناهج البحث واحتياجاته واتجاهاته للمقدرة على تقييم قيمة الوثائق من منطلق فائدتها للبحث‬
‫والقيمة املعلوماتية‪.‬‬
‫كما أن التمييز بين القيمة الثباتية واملعرفية هو تمييز نظري‪ ،‬فالوثائق التي تحتوي على قيمة إثباتية قد يكون لها‬
‫قيمة معرفية‪ ،‬والعكس صحيح فقد توجد وثيقة لها قيم معلوماتية تحتوي في ذات الوقت على دليل إثباتي‪.‬‬
‫‪ .6‬القيمة التاريخية‪ :‬إذا خلت الوثيقة من القيمة الدارية (أي لم تعد الدارة بحاجة إليها) وال تحمل أي معيار‬
‫ُ‬
‫قانوني وق ّد َر االحتفاظ بها فألنها تحمل معلومات تاريخية وعلمية يستعين بها الباحث في األبحاث التاريخية وفي تأسيس‬
 ‫‪31‬‬

‫الذاكرة‪ .‬كما يجب مالحظة أن القيمة التاريخية ليست مطلقة ولكنها نسبية تختلف باختالف أهمية الوثيقة‪ .‬بل ببساطة‬
‫قيمة مختلفة تقوم على أساس االستخدام املستقبلي‪.‬‬
‫كما أن الوثائق تشمل على معلومات تهم الباحثين من مختلف التخصصات‪ ،‬وأنها تجمع عضويا لسبب يختلف‬
‫تماما عن السبب الذي أنتجت من أجله‪ ،‬مثل‪ :‬ملفات الضرائب‪ ،‬عقود امللكية‪ ،‬وعقود اليجار‪...‬والتي استخدمت‬
‫ُ‬
‫أساسا لجمع الضرائب‪ ،‬ستستخدم الحقا من أجل دراسة التغيرات في الهياكل االقتصادية واالجتماعية‪.‬‬
‫‪ .7‬القيمة الجمالية الثقافية‪ :‬يمكن أن تخلوا الوثيقة من املعايير السابقة لكنها تحمل قيمة جمالية أو فنية‬
‫يزيدها وزنا‪ ،‬فيمكن أن يعتمد على هذا املعيار فيقرر االحتفاظ بها‪.‬‬

‫‪ .3.1‬مفهوم األرشيف‪:‬‬

‫األرشيف لفظ من األلفاظ التي نقلتها الحضارة املعاصرة إلى لغتنا العربية مثله مثل كلمات‪ :‬فلسفة‪ ،‬جغرافيا‬
‫تلفزيون‪ ،‬راديو‪ ،‬فيديو‪ ،‬تلفزيون‪ ،‬فيلم‪ ،‬سينما‪ ،‬إلخ‪ .‬وقد شاع استخدام هذا اللفظ وتداوله كثيرا في األوساط الدارية‪.‬‬
‫وبالرغم من األلفاظ العربية األصيلة التي ُأن ُتخ َبت لتقابله أو تحل محله‪ ،‬كاألرشيف َ‬
‫والرَبائ ُد والخزانة إال أن لفظ‬
‫األرشيف حافظ على استعماله في اللغة العربية‪ ،‬وذلك لألسباب التالية‪1 :‬‬

‫لفظ أرشيف له شمول وشيوع على النطاق العالمي‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫لفظ أرشيف له دالالته االصطالحية واللغوية الدقيقة املعبرة‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫دخول العرب مضمار الدراسات والتنظيمات الوثائقية واألرشيفية متأخرين عن بقية الدول املتقدمة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫معظم املصادر واملراجع التي تتناول هذا العلم الحديث مكتوبة ومدونة باللغات العاملية كالفرنسية والنجليزية‬ ‫‪.4‬‬
‫وغيرها وما كتب بلغتنا العربية يكاد يكون نادرا‪.‬‬
‫التأثير الفرنس ي الذي كان عن طريق تواجده في الوطن العربي منذ الحملة الفرنسية على مصر ‪1801-1798‬‬ ‫‪.5‬‬
‫أو عن طريق املبعوثين املصريين إلى فرنسا إبان حكم محمد علي حيث اطلعوا على الفنون الدارية الحديثة‬
‫وكيفية تسيير الوثائق أو عن طري التواجد االستعماري الفرنس ي الطويل في بلدان املغرب العربي وبالد الشام‪.‬‬
‫أما عن داللة أو مفهوم األرشيف يمكن أن ننظر لها من ثالث جوانب‪ :‬لغوية‪ ،‬قانونية وعلمية‪.‬‬

‫‪ .1.3.1‬من الناحية اإلِتِيمُولُوجْية اللغوية‪:‬‬

‫األرشيف (‪ )Archives‬لفظ منحدر من الالتينية املتأخرة من لفظ آركيوم (‪ )archīum‬أو آركيفوم (‪)archīvum‬‬
‫الذي يعني خزانة العقود أو التعامالت (‪ 2،)armoire pour les actes‬ولفظ آركيوم هو بدوره ينحدر من اليونانية‬
‫القديمة من لفظ آرخيون (‪ )arkheion: ἀρχεῖον‬الذي يعني‪ :‬السجالت العامة‪ ،‬مبنى املدينة‪ ،‬إقامة أو مكتب كبير‬
‫املوظفين العموميين آرخون (‪ ،)Archon‬وفي هذا املبنى طبعا‪ ،‬تودع الوثائق الرسمية الهامة للدولة ويطلع عليها تحت‬

‫‪ .1‬األلوس ي‪ ،‬سالم عبود‪ .‬كامل‪ ،‬محمد محجوب‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪.7.‬‬

‫‪2. Wikipedia. Archives. [en ligne],[19/09/2016]. Disp. à: https://fr.wikipedia.org/wiki/Archives.‬‬
 ‫‪32‬‬

‫سلطته‪ ،‬وهذه األخيرة كلمة آرخون من املصدر آرخي (‪ )arkhē: ἀρχή‬ويعني‪ :‬املكتب‪ ،‬القاض ي أو الحكومة؛ وهي األخرى من‬
‫فعل آرخو (‪ )arkhō:ἄρχω‬الذي يعني‪ :‬بدأ أو قرر أو حكم‪1 .‬‬

‫وفي الشهادات الفرنسية األولى من القرن ‪ 15‬امليالدي‪ ،‬األرشيف يعني جمع القطع الوثائقية ( ‪Collection de‬‬
‫‪ ،)Pièces‬ثم مكان حفظ األرشيف (‪)Lieu où l'on Conserve les Archives‬؛ وفي اللغة الحديثة‪ ،‬فهو يعني إما أوراق‬
‫قديمة (‪ )Vieux Papiers‬أو أعمال ورقية عديمة الفائدة (‪ )paperasse inutile‬أو الكنوز املنسية (‪ .)trésors oubliés‬وفي‬
‫لغة الويب (‪ )web‬يشير األرشيف إلى صفحات قديمة تتطلب بقوة التحديث‪2.‬‬

‫هذا ويعرف معجم (‪ )le petit Larousse‬األرشيف على أنه‪ :‬مجموعة من الوثائق املتعلقة بتاريخ مدينة‪ ،‬عائلة‬
‫خاصة‪ ،‬مؤسسة‪ ،‬الدارة أو املكان الذي تحفظ فيه تلك الوثائق‪ .‬كما يدل في املعلوماتية على مجموعة امللفات التي‬
‫حفظت على وسائط تخزين‪ ،‬في شكل مضغوط أو غيره أو مجموعة معطيات وضعت تحت تصرف الجمهور لكي يمكن‬
‫تحميلها عن طريق النترنت‪3.‬‬

‫وفي معجم (‪ )le robert‬كلمة األرشيف لها عدة مفاهيم‪ ،‬هي‪:‬‬

‫‪ ‬مجموعة الوثائق التي لم تعد تستعمل وهي مجمعة ومرتبة ألغراض تاريخية؛‬
‫‪ ‬املكان الذي توضع فيه الوثائق األرشيفية قصد حفظها؛‬
‫‪ ‬الهيئة التي توكل إليها إدارة‪ ،‬تسيير وحفظ الوثائق األرشيفية‪.‬‬
‫ومن جهته يعرف قاموس (‪ )Oxford‬األرشيف بما يلي‪4 :‬‬

‫‪ ‬املكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة أو غيرها من الوثائق التاريخية والهامة‪.‬‬
‫‪ ‬املواد الوثائقية املحفوظة ذات القيمة الدائمة‪.‬‬
‫‪ ‬مجموعة الوثائق املختلفة عن ممارسة وظيفة معينة‪.‬‬
‫ولقد بدأ يتحدد معنى كلمة أرشيف فأطلقت على الوثائق القديمة ذات األهمية الخاصة‪ ،‬ثم اتسع مدلولها‬
‫فأطلقت على املؤلفات التاريخية‪.‬‬
‫‪ .2.3.1‬من الناحية العلمية االصطالحية‪:‬‬

‫من الناحية العلمية االصطالحية حاول الكثير من الخبراء واملتخصصين واملهنيين أفراد وهيئات وضع تعريف‬
‫ضابط ملصطلح األرشيف‪ ،‬منها‪:‬‬
‫ُ‬
‫سيد حسب هللا وأحمد محمد الشامي اللذان عرفاه في املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات‬
‫واملعلومات والحاسبات‪ ،‬بأنه‪" :‬مجموعة الوثائق التي تتضمن األوراق والكتب‪ ،‬والخرائط والتسجيالت السمعية‬
‫َُ‬
‫البصرية‪ ،‬واملواد امللي َز َرة األخرى‪ ،‬التي نشأت أو التي وردت فيما يتعلق بتطبيق القوانين‪ ،‬أو املعامالت التجارية‪ ،‬أو‬
‫املعامالت العامة والتي رؤي البقاء عليها لقيمتها املستمرة"‪ ،‬فهذه الوثائق تعتبر تاريخية وغير جارية‪ ،‬انتهت عملية‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Wikipedia. Archive. [on line]. [25/09/2016]. Available from: https://fr.wikipedia.org/wiki/Archive.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Wikipedia. Archives. Op.cit.‬‬
‫‪3. LAROUSSE. Le Petit Larousse Illustré : 2005 ,100ème édition. PARIS: Larousse, 2005. p.106.‬‬

‫‪ .4‬السيد‪ ،‬محمد إبراهيم‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪.12 .‬‬

 ‫‪33‬‬

‫استخدامها من طرف الدارات املنتجة لها‪ ،‬لكن تقرر البقاء عليها ملا لها من أهمية تاريخية‪ ،‬كما يجب أن تجمع في مكان‬
‫واحد وفقا لنظم معينة لتيسير عملية البحث التاريخي فيها‪1.‬‬

‫ُ‬
‫وعرف ُه محمد إبراهيم السيد في كتابه مقدمة في تاريخ األرشيف ووحداته بأنه‪" :‬كل أشكال املواد التوثيقية‬
‫القيمة ملختلف أوجه البحث واملراجعة والتي أنتجتها أو تلقتها أو استعملتها هيئة رسمية أو شخص مادي أو معنوي‬
‫لنجاز أعمالهم بصفة رسمية وحفظت هذه املواد منظمة للرجوع إلى املعلومات التي تحتويها بعد إتمام األعمال التي من‬
‫أجلها أنشئت تحت وصاية هذه الهيئة أو الشخص أو خلفائهم الشرعيين"‪2.‬‬

‫وبدوره يرى جمال إبراهيم الخولي بأن األرشيف هو‪" :‬ذلك الجزء من املستندات الذي وضحت تماما قيمته‬
‫لألبحاث التاريخية واالقتصادية واالجتماعية والقانونية‪ ،‬وأودع إحدى املؤسسات األرشيفية‪ ،‬حيث نظم بالشكل العلمي‬
‫الذي يجعله صالحا لالستخدام من قبل الباحثين"‪3.‬‬

‫ويذكر أحمد علي في املوسوعة العربية على الخط املباشر بأن األرشيف(األرشيف)‪ ،‬هي‪" :‬كل الوثائق اإلدارية‬
‫ثم فقدت كل قيمتها الدارية‪ ،‬وتم تجنيبها وحفظها في مكان منعزل‬ ‫التي انعدم تداولها تماما في إداراتها املُنشأة‪ ،‬ومن ّ‬
‫بغرض تقييمها وغربلتها وانتقاء ماله قيمة لألبحاث التاريخية واالقتصادية واالجتماعية تمهيدا لتحويله إلى املؤسسات‬
‫األرشيفية‪ ،‬والنظر في أمر إهالك ما ليس له تلك القيمة"‪4.‬‬

‫ذلك عربيا‪ ،‬أما غربيا فبالطبع علم األرشيف قد عرف النشأة والتطور في هذا العالم‪ ،‬حيث الرواد والهيئات‬
‫املنظرة لهذا العلم‪ ،‬ومنهم‪:‬‬
‫النجليزي شارل هيالري جينكينسون (‪ ،1961-1882 )Charles Hilary Jenkinson‬أحد رواد هذا العلم‪،‬‬
‫حيث ُي َع ّر ُف األرشيف‪ ،‬بأنه‪" :‬الوثائق التي نشأت أو ُ‬
‫استخد َمت أثناء مزاولة األعمال بغض النظر عن طبيعتها وكانت جزءا‬
‫جوهريا منها‪ ،‬والتي يحتفظ بها األشخاص املسؤولون عن هذه األعمال أو خلفائهم ألغراض مرجعية"‪ .‬وأن‪" :‬األرشيف‬
‫ليس بالوثائق املجمعة اصطناعيا مثل املواد في املتحف‪ ،‬والتي قد يستخدمها الباحثون ولكنها وثائق تنجم عن عملية‬
‫طبيعية لعمل املكاتب‪ ،‬وأنشأت الحتياجات خاصة بالدارة"‪ .‬ومن املحدد أيضا‪ ،‬أن‪" :‬أي وثيقة أرشيفية ترتبط ارتباطا‬
‫وثيقا بالوثائق األخرى داخل وخارج الرصيد املحتفظ به" وأن‪" :‬معناها متوقف على هذه العالقات"‪ .‬كما يشكل مبدأ‬
‫الحفظ غير املنقطع (‪" )Uninterrupted Conservation Notion‬االختالف الجوهري بين وثيقة أرشيفية ووثيقة أخرى"‪5.‬‬

‫واليطالي يوجينو كازانوفا ()‪ ،1951-1876 ،Eugenio Casanova‬وهو اآلخر من رواد علم األرشيف‪ ،‬يذكر‬
‫ُ‬
‫"الت َجم َعات امل َنظمة للوثائق التي أنشئت خالل نشاط‬
‫في كتابه (‪ )Archivistica‬الذي نشره عام ‪ 1928‬بأن األرشيف‪ ،‬هو‪َ :‬‬

‫‪ .1‬حسب هللا‪ ،‬سيد والشامي‪ ،‬أحمد محمد‪ .‬املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬القاهرة‪ :‬املكتبة األكاديمية‪ .2001 ،‬مج‪ ،1.‬ص‬
‫ص‪.190-189 .‬‬
‫‪ .2‬إبراهيم السيد‪ ،‬محمد‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص ص‪.15-14 .‬‬
‫‪ .3‬العريش ي‪ ،‬جبريل بن حسن‪ .‬املعثم‪ ،‬نبيل بن عبد الرحمن‪ .‬األرشفة اإللكترونية وإدارة الوثائق في العصر الحديث‪ :‬املبادئ واألسس النظرية والتطبيقات العملية‪.‬‬
‫القاهرة‪ :‬املكتبة األكاديمية‪ .2001 ،‬مج‪ ،1.‬ص‪.43.‬‬
‫‪ .4‬علي‪ ،‬أحمد‪ .‬املحفوظات‪ .‬املوسوعة العربية‪[ .‬على الخط]‪ .‬مج‪ ،18.‬ص‪ .37 .‬على الرابط‪.http://www.arab-ency.com/_/details.php?full=1&nid=11294 :‬‬
‫‪5. Cappon, Lester. J. Les papiers privés sont considérés comme des archives : quelques définitions et leurs conséquences pratiques : Techniques‬‬

‫‪modernes d'administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes. Compilés par Peter Walne avec l'aide d'un‬‬
‫‪groupe de travail du Conseil international des archives/pour le/Programme général d'information et UNISIST. Paris : Unesco, 1985. pp.81 -88‬‬
 ‫‪34‬‬

‫مؤسسة أو شخص‪ ،‬والتي حفظت لنجاز أهدافها السياسية والقانونية والثقافية بواسطة مثل هذه املؤسسة أو‬
‫الشخص"‪1.‬‬

‫والفرنس ي شارل سامران (‪ ،1982 -1879 ،)Charles Samaran‬أستاذ األرشيف الذي أشرف على تأسس‬
‫ُ‬
‫املجلس الدولي لألرشيف التابع ملنظمة اليونسكو وعلى استصدار دورية (‪ُ ،)Archivum‬ي َع ّرف األرشيف‪ ،‬بأنه‪" :‬كل األوراق‬
‫والوثائق املكتوبة الناتجة عن نشاط جماعي أو فردي بشرط أن تكون قد نظمت ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة في‬
‫البحث‪ ،‬ويشترط أن يكون قد أحسن حفظها في منظمة واحدة"‪2.‬‬

‫وهناك فرنس ي آخر متخصص في تاريخ العصر الوسيط‪ ،‬وهو‪ ،‬جون فافيي (‪،2014 -1932 ،)Jean Favier‬‬
‫َ‬
‫كان قد َعرف األرشيف في كتابه (‪ )Les Archives‬الصادر عام ‪ ،1959‬بأنه‪" :‬مجموع الوثائق املستلمة أو املكونة من أي‬
‫شخص مادي أو معنوي أو من طرف هيئة عمومية أو خاصة‪ ،‬منظمة من طرفها‪ ،‬ومحفوظة من أجل استعمال الحق"‪3.‬‬

‫وتقول األرشيفية البلجيكية روالند ديبورتيري (‪ )Rolande Depoortere‬في األرشيف أيضا‪" :‬هو الوثائق أيا‬
‫كان تاريخها أو شكلها أو سندها املادي‪ ،‬التي ينشئها أو يتسلمها أي شخص أو جهاز أو هيئة عامة أو خاصة أثناء ممارستهم‬
‫ألنشطتهم"‪" .‬وتطلق كلمة األرشيف بصيغتي املفرد والجمع على املؤسسة أو املبنى الذي يحفظ بداخله األرشيف وتتاح‬
‫إمكانية االطالع عليه‪ ،‬وتطلق أيضا على مخازن إيداع أرشيف أو الوكاالت األرشيفية "‪4.‬‬

‫ويذكر ريتشارد بيرس موسيس (‪ ،)Richard Pearce-Moses‬أن األرشيف (‪ ،)Archives‬وأيضا بصيغة املفرد‬
‫()‪ Archive‬في تطلق كالهما على‪5:‬‬

‫املواد التي أنشأها أو استالمها شخص أو عائلة أو منظمة‪ ،‬عامة أو خاصة‪ ،‬في خضم تسيير شؤونها‪ ،‬والتي‬
‫حفظت للقيمة الدائمة ملا تحمله من معلومات أو كدليل على واجبات ومسؤوليات منشئها‪ ،‬ال سيما تلك املواد التي يتم‬
‫االحتفاظ بها وفق مبادئ‪ :‬املصدر (‪ ،)Provenance‬والترتيب األصلي (‪ ،)Original Order‬واملراقبة الجماعية ( ‪Collective‬‬
‫‪)Control‬؛ املستندات الدائمة (‪.)Permanent Records‬‬
‫الفرع من املنظمة املسؤولة عن حفظ مستندات املنظمة ذات القيمة الدائمة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫املنظمة التي تقوم بجمع مستندات األفراد واألسر‪ ،‬أو املنظمات األخرى؛ مجموعة األرشيف‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫التخصص املنهي الذي يدير هذه املجموعات واملنظمات‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫املبنى (أو جزء منه) يضم مجموعات أرشيفية‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫املجموعة املنشورة من األوراق العلمية‪ ،‬خاصة الدورية منها‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫ومما جاء في دائرة املعارف البريطانية (‪ )Encyclopaedia Britannica‬حول مصطلح األرشيف‪ ،‬أنه‪" :‬يطلق‬
‫على الكيان املنظم من الوثائق التي أنتجتها أو تسلمتها هيئة عامة أو شبه عامة أو هيئة خاصة في أثناء قيامها بأداء‬
‫أعمالها وحفظت بواسطتها أو بواسطة خلفاؤها الشرعيون أو في املستودعات املخول لها سلطة الحفظ"‪6.‬‬

‫‪ .1‬إبراهيم السيد‪ ،‬محمد‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪.13‬‬

‫‪ .2‬علي ميالد‪ ،‬سلوى‪ .‬األرشيف ماهيته وإدارته‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة للنشر والتوزيع‪ .1986 ،‬ص‪.04 .‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Favier, jean. Les archives.9ed. Paris : puf, 2001. p. 6.‬‬
‫‪ .4‬ديبورتيري‪ ،‬روالند‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
‫‪5. Pearce-Moses, Richard. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: Society of American Archivists, 2005. P. 28.‬‬

‫‪ .6‬إبراهيم السيد‪ ،‬محمد‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪.13‬‬

 ‫‪35‬‬

‫وحسب الجمعية األسترالية لألرشيفيين (‪ )ASA‬يحمل لفظ أرشيف ثالثة معان‪1:‬‬

‫‪ ‬تطلق كلمة (‪ )Archives‬على جميع الوثائق الجارية التي تستخدمها الهيئة‪ ،‬أو األفراد في إدارة األعمال‬
‫بصفة دائمة‪.‬‬
‫‪ ‬يعرف املكان املخصص لحفظ املواد األرشيفية باألرشيف(‪.)Archives‬‬
‫‪ ‬كما يقصد بهذه اللفظة الوكالة األرشيفية (‪ ،)Archival Agency‬التي تكون مسؤولة تماما عن حفظ‬
‫وإتاحة الوثائق للباحثين‪.‬‬
‫نفس التعريف تقريبا تتبناه جمعية األرشيفيين األمريكية (‪ )SAA‬حيث أن كلمة أرشيف حسبها يمكن أن‬
‫ُتستخدم في ثالثة اتجاهات مختلفة‪2:‬‬

‫‪ ‬كلمة (‪ -)Archives‬تكتب عادة بخط منخفض (‪ ،)Minuscule‬وأحيانا بصيغة املفرد (‪ -)Archive‬وتشير‬

‫إلى املستندات ذات القيمة الدائمة لألفراد والشركات والحكومة‪ ،‬مثل‪ :‬الرسائل‪ ،‬التقارير‪ ،‬الحسابات‪،‬‬
‫سجالت‪ ،‬محاضر الضبط‪ ،‬املخطوطات املسودة والنهائية‪ ،‬وصور األشخاص‪ ،‬والتي يحتفظ بها لقيمتها‬
‫الدائمة للهيئة املنشئة ولغيرهم من املستخدمين املحتملين‪ .‬فهي أدلة وثائقية لألحداث املاضية‪ ،‬وهي‬
‫الحقائق التي نستخدمها في تفسير وفهم التاريخ‪.‬‬
‫‪ ‬كلمة (‪ -)Archives‬غالبا ما تكتب بحرف (‪)A‬حرف كبير (‪ ،)Majuscule‬وعادة ولكن ليس دائما في‬
‫صيغة الجمع‪ -‬هي منظمات مكرسة للحفاظ على التراث الوثائقي‪ .‬لجماعة معينة‪ :‬مدينة‪ ،‬مقاطعة‪،‬‬
‫دولة‪ ،‬شركة‪ ،‬جامعة أو مجتمع‪ .‬على سبيل املثال األرشيف الوطني وإدارة امللفات في الواليات املتحدة‪،‬‬
‫مكتبة بنتلي (‪ )Bentley‬التاريخية بجامعة ميشيغان (‪ ،)Michigan‬أرشيف شركة كوكا كوال‪ ،‬وأرشيف‬
‫الكنيسة األسقفية جميعها مسؤول على حفظ وإدارة األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬كلمة (‪ )Archives‬تستخدم أيضا لإلشارة إلى مبنى أو جزء من مبنى‪ ،‬الذي تحفظ فيه املواد األرشيفية‪،‬‬
‫بمعنى املستودع األرشيفي نفسه‪.‬‬
‫وأيضا ترى جمعية األرشيفيين الفرنسية (‪ )AAF‬أن‪ ":‬األرشيف كل الوثائق التي نتجت عن ممارسة نشاط‬
‫ما‪ ،‬لتتبع أثر الجراءات التي قام بها شخص‪ ،‬أو منظمة عامة أو خاصة‪ .‬وقد تكون على وسائط متنوعة‪ :‬ورق‪ ،‬صور‬
‫فوتوغرافية‪ ،‬بيانات إلكترونية مخزنة على وحدة تخزين حاسوبية‪ :‬قرص مضغوط‪ ،‬قرص صلب‪ ،‬إلخ‪ .‬وكلمة أرشف تعني‬
‫الوثائق الحديثة كما تعني الوثائق القديمة‪ :‬فالوثيقة وثيقة أرشيفية منذ نشأتها‪ .‬كما تستدل بتعريف األرشيف‬
‫الصادر في الكتاب الثاني من قانون التراث الفرنس ي الذي يعرف األرشيف تعريفا عمليا‪ ،‬كما يلي‪" :‬األرشيف هو جميع‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Pederson, Anne, McCausland, Sigrid & Australian Society of Archivists. Keeping Archives. Sydney: Australian Society of Archivists Inc. 1987.‬‬
‫‪P.2.‬‬
‫‪2. Society of American Archivists. What Are Archives? [on line]. [18/12/2016]. Available from: http://www2.archivists.org/about-archives.‬‬

‫‪ .‬التراث الوثائقي (‪ )documentary heritage‬هو‪ :‬املحتويات أو املضامين املنقولة‪ ،‬التي يمكن حفظها واستنساخها ونقلها من دعامة إلى أخرى‪ ،‬والتي نتجت عن‬
‫عملية توثيق متعمدة‪.‬‬
 ‫‪36‬‬

‫الوثائق‪ ،‬بغض النظر عن تاريخها‪ ،‬شكلها ووعائها املادي‪ ،‬أنتجتها أو استقبالها كل شخص طبيعي أو معنوي‪ ،‬وفي أي‬
‫مصلحة أو هيئة عامة أو خاصة في ممارسة نشاطه"‪1.‬‬

‫ومن جهتها تبنت منظمة اليونسكو (‪ )UNESCO‬لألرشيف التعريف التالي‪" :‬مجموعة الوثائق مهما كان‬
‫تاريخها أو طبيعتها ناتجة أو مستلمة من طرف كل شخص مادي أو معنوي‪ ،‬وكل مؤسسة عمومية أو خاصة بغرض‬
‫استمراريتها ومتابعة نشاطها والتي حفظت أوال من أجل استعمالها كدليل وتلبية حاجياتها الدارية‪ ،‬وحفظت أيضا لقيمتها‬
‫املعلوماتية"‪.‬‬
‫أما عن املجلس الدولي لألرشيف (‪ )ICA‬فيعتمد عموما التعريف الرسمي التالي‪" :‬األرشيف هو كل الوثائق‬
‫بغض النظر عن التاريخ والشكل والدعامة‪ ،‬أنتجها أو استالمها أي شخص أو كيان‪ ،‬من القطاع العام أو الخاص‪ ،‬في‬
‫ممارسة نشاطه‪ ،‬وثائق يحتفظ بها سواء من أنتجها أو ورثها الحتياجاته الخاصة أو تلك التي أرسلت إلى مؤسسة األرشيف‬
‫املتخصصة لقيمتها التاريخية"‪ .‬واألرشيف كوثائق‪ ،‬حسب (‪ )ICA‬دائما هو‪" :‬كل الوثائق من أي نوع‪ ،‬ينتجها أو يستقبلها‬
‫شخص طبيعي أو معنوي‪ ،‬هيئة عامة أو خاصة نتجت عن نشاطها‪ ،‬ونظمت وحفظت بقصد االستخدام املمكن"‪2.‬‬

‫مجمل القول‪ ،‬األرشيف مصطلح‪ُ ،‬ي َع ّب ُر به عن املنظمة أو الهيئة التي تعتني باألرشيف‪ ،‬وعن البناية التي‬
‫تحفظ بها املواد األرشيفية‪ ،‬واألوسع من ذلك ُي َع ّب ُر به عن الوثائق (‪ ،)Documents‬املستندات (‪ ،)Records‬والتسجيالت‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫(‪ )Enregistrement‬اللكترونية التي أنت َجت بطريقة عفوية في إطار نشاط من األنشطة البشرية‪ ،‬والتي َو َج َب حفظها‬
‫َ‬
‫بطريقة ُم َنظ َمة ُومن َتظ َمة للرجوع إليها عند الحاجة‪ :‬إما كأدلة إثبات لتلك األنشطة‪ ،‬وإما لحفظ حق من الحقوق أو‬
‫شرعية ما‪ ،‬وإما لقيمتها الدارية والعلمية والتاريخية‪ ،‬إلخ‪.‬‬

‫‪ .3.3.1‬من الناحية القانونية التشريعية‪:‬‬

‫َُ‬
‫عند التشريع وإنشاء النصوص التشريعية‪ ،‬وكما أشرنا سابقا‪ ،‬عادة ما يتطرق املش ّرع في بداية النص إلى تعريف‬
‫أو تحديد مفاهيم ودالالت املسميات والكيانات الواردة في هذا النص وخصائصها ّ‬
‫ومميزاتها‪.‬‬
‫والتعريف القانوني ألرشيف أي دولة من الدول‪ ،‬يرد عادة في النص األساس ي املتعلق بنشأة أو تأسيس أرشيفها‬
‫الوطني‪ ،‬النص األساس ي واملحوري الذي يصدر عاما‪ ،‬ثم تتبعه النصوص التفصيلية والتنظيمية األخرى‪ ،‬فهي ال تغدو أن‬
‫تكون تفسيرية أو توضيحية أو تنظيمية أو تنفيذية للنص األساس ي وتلتزم ببنوده ومبادئه‪.‬‬
‫واملالحظ‪ ،‬أن تعريف األرشيف من الناحية القانونية يكاد يكون واحدا في أغلب التشريعات الوطنية للدول‪ ،‬مع‬
‫بعض التنوعات التي تحترم ثقافات كل بلد وأهداف التشريعات فيه‪ .‬لكن بخصوص املصطلحات واملفاهيم األرشيفية‬
‫يجب أن يميز التشريع بين املستندات واملستندات والوثائق واألرشيف باعتبارها مصطلحات متبادلة االستخدام لدى‬
‫الكثيرين‪ ،‬وأن يغطي التشريع أيضا دورة الحياة الكاملة للوثيقة‪.‬‬
‫وفيما يلي‪ ،‬أورد تعاريف مصطلح األرشيف في بعض القوانين الوطنية مثل‪ :‬فرنسا‪ ،‬الكيبيك (كندا)‪ ،‬السنغال‪،‬‬
‫اململكة السعودية‪ ،‬تونس‪ ،‬املغرب‪ ،‬ثم الجزائر‪:‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Association des Archivistes Français. Que sont les archives ? [en ligne].[18/12/2016]. Favorable à: http://www.archivistes.org/Que-sont-les-‬‬
‫‪archives.‬‬
‫‪2. Mourier, Jacques et Caya, marcel. Op. cit.‬‬
 ‫‪37‬‬

‫ففي فرنسا‪ ،‬يقترح قانون ‪ 18-79‬املؤرخ في ‪ 3‬يناير ‪ ،1979‬التعريف التالي لألرشيف‪" :‬األرشيف هو مجموعة‬
‫الوثائق‪ ،‬بغض النظر عن تاريخها وشكلها ووعائها املادي‪ ،‬تنتج أو تستلم من قبل شخص طبيعي أو معنوي‪ ،‬ومن قبل كل‬
‫مصلحة أو هيئة عامة أو خاصة‪ ،‬في ممارسة نشاطها‪ .‬يتم حفظ هذه الوثائق وتنظيمها للمصلحة العامة من أجل‬
‫احتياجات التسيير أو تبرير حقوق األشخاص الطبيعيين أو املعنويين العوام أو الخواص‪ ،‬السيما للوثائقية التاريخية‬
‫للبحث"‪1.‬‬

‫وفي الكيبيك‪ ،‬يذكر قانون ‪ 1983‬املنقح‪ ،‬أ‪ ...1.1-‬األرشيف بأنه‪" :‬جميع الوثائق‪ ،‬بغض النظر عن تاريخها‬
‫وطبيعتها‪ ،‬أنتجها أو استلمها شخص أو منظمة الحتياجاتها أو ممارسة ألنشطتها‪ ،‬واحتفظ بها لقيمة املعلومات عامة"‪.‬‬
‫وفي السنغال‪ ،‬يذكر قانون ‪ 02-81‬املؤرخ ‪ 2‬فبراير ‪ 1981‬املتعلق باألرشيف بأن األرشيف يتشكل من‪" :‬جميع‬
‫الوثائق‪ ،‬بغض النظر عن طبيعتها وتاريخها وشكلها ووعائها‪ ،‬والتي تنتج أو تستلم من قبل شخص طبيعي أو معنوي عام أو‬
‫خاص في سياق نشاطه‪.‬‬
‫وفي اململكة السعودية يذكر املرسوم ‪ 45‬الصادر في تاريخ ‪ 23‬شوال ‪ 1409‬املوافق ل ‪ 28‬مايو ‪ 1989‬واملتعلق‬
‫بنظام الوثائق واملحفوظات‪ ،‬وفي مادته األولى املسمى الثالث بأن الوثائق واملحفوظات‪ ،‬هي‪ :‬األوعية التي تحتوي على‬
‫معلومات تتعلق بأعمال ومصالح الدولة‪ ،‬سواء نتجت هذه األوعية عن عمل من أعمال أجهزتها أو عن سواها‪ ،‬ما دام أن‬
‫األمر يقتض ي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها‪.‬‬
‫وفي تونس‪ ،‬جاء في قانون ‪ 95-88‬املؤرخ في ‪ 02‬أغسطس ‪ 1988‬املتعلق باألرشيف‪ ،‬في بابه األول أن األرشيف‬
‫حسب هذا القانون هو‪" :‬مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي‪،‬‬
‫وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها‪ .‬تحفظ هذه الوثائق وتجمع أرصدة‬
‫األرشيف لفائدة الصالح العام تلبية لحاجيات التصرف والبحث العلمي‪ ،‬وإثبات حقوق األشخاص وحماية التراث‬
‫الوطني"‪2.‬‬

‫وفي املغرب يذكر القانون ‪ 69-99‬املتعلق باألرشيف الصادر في تاريخ ‪ 30‬نوفمبر ‪ ،2007‬في مادته رقم ‪ ،1‬أن‬
‫األرشيف في مدلول هذا القانون هو‪" :‬جميع الوثائق كيفما كان تاريخها وشكلها وحاملها املادي التي ينتجها أو يتسلمها كل‬
‫شخص طبيعي أو معنوي وكل مصلحة أو هيئة عامة أو خاصة خالل مزاولة نشاطهم‪ .‬ويتم تكوين هذه الوثائق وحفظها‬
‫ألجل الصالح العام رعيا ملا تستلزمه الحاجة إلى التدبير وإثبات حقوق األشخاص الطبيعيين أو املعنويين الخاضعين‬
‫للقانون العام أو الخاص والبحث العلمي وملا تقتضيه صيانة التراث الوطني‪ .‬يتم حفظ رصيد األرشيف املكون من لدن‬
‫األشخاص والهيئات املشار إليها في هذه املادة مع احترام تمامه وبنيته الداخلية‪3.‬‬

‫أما في الجزائر‪ ،‬فالقانون ‪ 09-88‬املؤرخ في ‪ 26‬يناير ‪ 1988‬املتعلق باألرشيف الوطني‪ ،‬يذكر في مادته الثالثة‬
‫ما يلي‪" :‬األرشيف بمقتض ى هذا القانون يتكون من مجموعة الوثائق املنتجة أو املستلمة من الحزب‪ ،‬الدولة الجماعات‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Loi n°79-18 du 3 Janvier 1979 sur les archives, art 1er (publiée au Journal officiel le 5 janvier 1979).‬‬
‫‪ .2‬القانون ‪ 95-88‬مؤرخ في ‪ 2‬أوت ‪ 1988‬يتعلق باألرشيف (نشر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية‪ ،‬ع‪ ،52.‬ص‪.)1091‬‬
‫‪ .3‬القانون ‪ 69 -99‬املتعلق باألرشيف‪ .‬الظهير الشريف رقم ‪ 1-07-167‬الصادر في تاريخ ‪ 19‬من ذي القعدة ‪ 1428‬املوافق لـ ‪ 30‬نوفمبر ‪.2007‬‬
 ‫‪38‬‬

‫املحلية‪ ،‬األشخاص الطبيعيين أو املعنويين من القانون العام أو الخاص‪ ،‬أثناء ممارسة نشاطها‪ ،‬معروفة بفائدتها‬
‫وقيمتها‪ ،‬وحفظت سواء من مالكها أو من حائزها أو نقلت إلى مؤسسة األرشيف املتخصصة"‪1.‬‬

‫‪ .4.3.1‬مفاهيم خاطئة عن األرشيف‪2 :‬‬

‫ماتزال تقترن باألرشيف الكثير من االعتبارات السيئة ودالالت التحقير والنظر إلى املاض ي‪ .‬على سبيل املثال‪ :‬كثيرا‬
‫ما ترتبط به صفات مثل‪ :‬قديم‪ ،‬عتيق‪ ،‬طراز قديم ُمت َرب‪ُ ،‬مغ َبر‪ .‬فاألرشيف ال يزال في كثير من األحيان ُم َحقرا ومنبوذا‪!...‬‬
‫ف ُ‬ ‫ُ َ‬
‫أحد‬ ‫في جوان ‪ ،2003‬نشرت املجلة الفرنسية (‪ )Historia‬ملفا موثقا حول األرشيف الفرنس ي وتحديثه‪ .‬كل‬
‫املراسلين (‪ ،)Éric Pinças‬بصياغة مقال طويل على أرشيف محافظات لواز (‪ ،)L’Oise‬بعنوان "مع الحراس الجدد‬
‫للذاكرة" بدأ كتابته بهذه الجملة التي تعكس ألول وهلة الصورة الجيدة عن األرشيف‪ ،‬لكنها تغيرت تماما بعد زيارته‪:‬‬

‫‪A‬‬ ‫‪R‬‬ ‫‪C‬‬ ‫‪H‬‬ ‫‪I‬‬ ‫‪V‬‬ ‫‪E‬‬ ‫‪S‬‬

‫‪Ancien Recherches Cartons Histoire Incommunicable Vétuste Elitiste Saturé‬‬
‫ُ‬
‫تاريخ كرتونات بحوث قديمة‬ ‫ال تطالع‬ ‫مشبعة نخبوية بالية‬

‫هذه الجملة يمكن إعادة صياغتها على النحو التالي‪ :‬بالنسبة لهذا الصحفي األرشيف يتلخص في صناديق كرتون‬
‫مليئة بالوثائق القديمة املكدسة في األماكن املشبعة واملتهالكة التي موجهة للبحث من نخبة صغيرة من املؤرخين مأذون‬
‫لهم‪ ،‬لكن إلى حد كبير غير متاحة للغالبية العظمى من السكان وغير صالحة لالستخدام‪.‬‬
‫ومع ذلك‪ ،‬فإن الوضع مختلف تماما! فعالوة على تغير رؤية الصحافي نهائيا بعد زيارته‪ .‬اكتشف أماكن جديدة‪،‬‬
‫واسعة‪ ،‬ومناسبة للحفظ‪ ،‬أماكن يرتادها قراء متنوعو جدا‪ ،‬بما في ذلك فئة األطفال الصغار وهم يكتشفوا تراث‬
‫محافظتهم‪ ،‬وورش في ذروة العمل‪ ،‬وحواسيب‪ ،‬الخ‪.‬‬

‫‪ .5.3.1‬أهمية األرشيف‪:‬‬

‫لألرشيف أهمية بالغة في حياة األفراد والدول؛ فهذا نابليون بونابرت يقول فيه‪ :‬أرشيف جيد للدولة هو أكثر‬
‫أهمية من جنرال جيد في املشاة (‪.)Un bon archives est plus nécessaire à l’état que un bon général d’artère‬‬
‫فاألرشيف على جميع األصعدة السياسية والدارية والقانونية والعلمية واالقتصادية والثقافية والتاريخية يلعب‬
‫دورا ًّ‬
‫مهما وحاسما؛ فالوثائق األرشيفية أول تكوينها لها قيمة إدارية واقتصادية وقانونية‪ ،‬وفي آخر العمر قد تصبح ذات‬
‫قيمة تاريخية‪ ،‬يمكن االعتماد عليها لنجاز العديد من الدراسات والبحوث التي تدرس األحوال االقتصادية والسياسية‬
‫ّ‬
‫واالجتماعية والتاريخية وغيرها؛ فاألرشيف بذلك يشكل املادة الخام التي يستمد منها جل املؤرخون وعلماء االجتماع‬
‫واالثنوغرافيون واالقتصاديون واللسانيون مصادرهم األولية لتكوين فكرة عن املاض ي‪ ،‬وبالتالي فهو مهم؛ ألنه يحمل‬
‫أخبار وتفاصيل الحياة السالفة ما ال تعادله مئات الروايات الشفوية‪3.‬‬

‫‪ .1‬القانون ‪ 09 -88‬املؤرخ في ‪ 7‬جمادى الثانية ‪ 1408‬املوافق ‪ 26‬يناير ‪ 1988‬يتعلق باألرشيف الوطني‪ .‬الجزائر (الجريدة الرسمية)‪ .‬السنة ‪ ،25‬ع ‪ 27 ،4.‬يناير ‪،1988‬‬
‫ص ص‪.141-139 .‬‬
‫‪2. Ibid.‬‬

‫‪3. Wikipédia. Archives. [En ligne], [19/09/2016]. Disponible à : https://fr.wikipedia.org/wiki/Archives.‬‬

 ‫‪39‬‬

‫إن األرشيف هو شاهد ينطق بكل ما تقوم به املصالح الدارية على اختالف أنشطتها‪ ،‬فمن خالله يمكن تقييم‬
‫ورصد منجزاتها ونجاحاتها وإخفاقاتها؛‪ 1‬فهو خزان للمعلومات وملختلف األنشطة الدارية‪ ،‬ولألسلوب الداري‪ ،‬وللمستوى‬
‫املعيش ي والوضعية االجتماعية لكل فئات املجتمع‪ ،‬فعن طريق األرشيف تمكن العديد من الباحثين في شتى العلوم من‬
‫إنجاز بحوث كان لها أثر في التاريخ‪ ،‬مكنت من إعطاء صورة عن الواقع املعاش في كل مرحلة من مراحل التاريخ التي تبقي‬
‫لكل واحدة خصوصياتها‪ ،‬وهو ما عبر عنه بيير شوني (‪ )Pierre Chaunu‬من خالل قوله‪ :‬أخبرني عن التاريخ الذي تكتبه‪،‬‬
‫أخبرك من تكون (‪2.)Dis-moi l’histoire que tu écris, Je te dirais qui tu es‬‬

‫هكذا فمواضيع األبحاث واهتمامات املؤرخين ومناهجهم وتقنيات دراساتهم ستتطور باستمرار‪ ،‬ويرجع ذلك إلى‬
‫االرتباط القائم بين الخطاب التاريخي والتاريخ ذاته؛ أي‪ :‬االرتباط املوجود بين الخطاب التاريخي واملشاكل التي تواجه‬
‫الناس واملفكرين‪ .‬وكذلك يرجع إلى التأثير فيما بين العلوم‪ ،‬والتداخل الحاصل بين مختلف أصحابها الش يء الذي ساهم‬
‫في بروز تخصصات تجمع التاريخ بالعلوم النسانية األخرى‪ ،‬مما نتج عنه بروز العديد من التخصصات؛ كالديموغرافية‬
‫التاريخية‪ ،‬األنثروبولوجية‪ ،‬التاريخية التاريخ الحصائي‪ ،‬هكذا تمكن العديد من الباحثين من إنجاز بحوثهم‪ ،‬معتمدين في‬
‫ذلك على الوثائق‪ ،‬التي يعتبرها مارك بلوخ (‪ )Marc Bloch‬عبارة عن شاهد‪ ،‬والشاهد بطبعه نادرا ما يتكلم دون‬
‫استنطاقه‪ ،‬وعملية االستنطاق هذه لكي تكون ناجعة يجب أن تتم حسب استمارة أسئلة ()‪ ،Questionnaires‬وبذلك‬
‫يكون التاريخ حسب فريدريك مورو (‪L’histoire est la projection des sciences sociales dans le " :)Fréderic Mauro‬‬
‫‪3."passée‬‬

‫إن األرشيف هو من األشياء األساسية التي يجب على كل فرد أو مؤسسة خاصة أو عامة أو إدارة‪ :‬أن تولي له‬
‫أهمية في استراتيجيتها؛ فهو دليل استمراريتها؛ فهو شاهد على جميع األنشطة السياسية‪ ،‬االقتصادية‪ ،‬االجتماعية‪،‬‬
‫الثقافية‪ ،‬الواقع املعيش؛ فهو كما قال املؤرخ جامع بيضا – مدير أرشيف املغربي – إذن ماض‪ ،‬تاريخ‪ ،‬هوية‪ ،‬تراث‬
‫عربون الشفافية‪ ،‬ويساهم في التنمية االقتصادية للبالد؛ فهو ضمان الستمرارية الدولة؛ فتنظيمه وفاء للماض ي‪ ،‬وتدبير‬
‫راشد للحاضر‪ ،‬وتطلع للمستقبل‪ ،‬وقد عبر عن ذلك جاك ديريدا (‪" :)Jacques Derrida‬مسألة األرشيف ليست متعلقة‬
‫باملاض ي فحسب‪ ،‬إنها أيضا مسألة املستقبل‪ ،‬مسألة املستقبل بالتأكيد‪ ،‬مسألة جواب ووعد وشعور باملسؤولية لبناء‬
‫الغد"‪4.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪James, B.R hoads. Le rôle des administrations des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux‬‬
‫‪d’information. Amp, 1983. p.1.‬‬
‫‪2. Chaunu, Pierre. Histoire Quantitative, Histoire sérielle. Paris : Armand colin, 1978. p. 142.‬‬

‫‪ .3‬سعيدي‪ ،‬عزيز‪ .‬األرشيف وأهميته في كتابة التاريخ‪ .‬األلوكة الثقافية‪ :‬ثقافة واملعرفة‪[ .‬على الخط]‪ .]2016/09/20[ .‬على الرابط‪:‬‬
‫‪http://www.alukah.net/culture/0/82181/#_ftn17‬‬
‫‪ .4‬سعيدي‪ ،‬عزيز‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
 ‫‪40‬‬

‫‪ .6.3.1‬أنواع األرشيف‪:‬‬

‫هناك الكثير من األسس التي يمكن اعتمادها لتقسيم األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.6.3.1‬أنواع األرشيف حسب املوضوع‪:‬‬

‫ُ‬
‫وهو تقسيم ممارس ومنتشر في الكثير من الوحدات واملؤسسات األرشيفية حيث ُيفصل بين األرشيفات أو تقسم‬
‫حسب محتوياتها؛ فمنها‪ :‬األرشيف الديني‪ ،‬األرشيف السياس ي‪ ،‬األرشيف الداري‪ ،‬أرشيف املحاسبة‪ ،‬األرشيف التاريخي‬
‫األرشيف القضائي‪ ،‬األرشيف األكاديمي‪ ،‬واألرشيف العسكري‪ ،‬إلخ‪ .‬فمثال‪ :‬األرشيف القضائي هو أرشيف محتوى وثائقه‬
‫له صلة بموضوع أو مادة القضاء والعدالة‪ ،‬والتي تصدر طبعا عن جهة قضائية كاملحاكم في مناسبة ذات طبيعة قانونية‪.‬‬

‫‪ .2.6.3.1‬أنواع األرشيف حسب امللكية أو املصدر‪:‬‬

‫فهناك األرشيف العام‪ ،‬ومحتواه الوثائق التي تصدر عن الجهات واملؤسسات العمومية مهما كان نوعها سواء‬
‫كانت‪ :‬وزارات‪ ،‬هيئات حكومية‪ ،‬شركات عمومية‪ ،‬جماعات محلية‪.‬‬
‫وهناك األرشيف الخاص الذي يصدر عن األشخاص أو العائالت أو املؤسسات واملنظمات الخاصة‪ ،‬أي أنه ملكية‬
‫خاصة ألفراد معينين أو مؤسسات خاصة‪ .‬مثل‪ :‬املقاوالت ومكاتب الدراسات والشركات واملؤسسات الخاصة‪ ...‬إلخ‪.‬‬

‫‪ .3.6.3.1‬أنواع األرشيف حسب اإلتاحة‪:‬‬

‫فهناك األرشيف املتاح للعامة يمكن االطالع عليه من قبل عامة الجمهور والناس‪ ،‬خاصة الباحثين لالستفادة منه‬
‫في البحث العلمي‪ ،‬ومن أمثلة هذا األرشيف‪ ،‬نجد‪ :‬القوانين واللوائح والسياسات واملخططات والبرامج وامليزانيات‬
‫والحصاءات والتقارير الدارية‪ ،‬إلخ‪ ،‬وهناك أرشيف سري يحظر تداوله لغير املعنيين به من منشئيه أو لفئة خاصة‬
‫تحرص على سريته وعدم إفشاء محتويات وثائقه من معلومات قد تخص حياة األشخاص الطبيعيين واألسر‪ ،‬أو تخص‬
‫أمن الدولة وأمن مؤسساتها وشعبها‪.‬‬

‫‪ .4.6.3.1‬أنواع األرشيف حسب الشكل‪:‬‬

‫ويمكن أن نذكر فيها خمس زمر‪ ،‬هي‪ :‬أرشيف ما قبل الورق‪ ،‬األرشيف الورقي‪ ،‬األرشيف الفوتوغرافي‪ ،‬األرشيف‬
‫التشكيلي‪ ،‬األرشيف السمعي البصري‪ ،‬األرشيف اللكتروني‪:‬‬
‫‪ .1‬أرشيف ما قبل الورق‪ :‬ويشير إلى األرشيف الذي سبق ظهور صناعة الورق واستخدامه مواد طبيعية مثل‪:‬‬
‫األلواح الطينية‪ ،‬والحجر‪ ،‬والبردي‪ ،‬والجلد (الرق)‪ ،‬وعظام الحيوانات‪ ،‬ولحاء الشجر‪ ،‬والخيزران‪ ،‬وسعف النخيل‪... ،‬‬
‫‪ .2‬األرشيف الورقي‪ :‬ويقصد به األرشيف الذي كتبت على الورق من مخطوطات ومطبوعات‪ ،‬كالكتب‪،‬‬
‫الدوريات‪ ،‬املذكرات‪ ،‬التقارير‪ ،‬املستندات‪ ،‬التقارير واملحاضر‪... ،‬‬
‫‪ .3‬األرشيف الفوتوغرافي‪ :‬وهو األرشيف الذي تنتجه آالت التصوير الفوتوغرافي املختلفة‪ ،‬ومن تسمياته‬
‫األرشيف التصويري‪ ،‬أرشيف الصور الشمسية‪ ،‬وتستخدم كشواهد وقرائن لكشف الحقائق السيما التاريخية منها‪.‬‬
 ‫‪41‬‬

‫‪ .4‬األرشيف التشكيلي‪ :‬وهذا األرشيف يلتقي مع نظيرته الفوتوغرافي في كثير من املقومات‪ ،‬له قيم مالية كبيرة‬
‫وأسواق لطرحها للبيع‪ ،‬كونها صناعة فنية يدوية َبيد فناني الرسم‪ .‬والوثائق التشكيلية في الغالب تجسد مشاهد ومناظر‬
‫قديمة وتاريخية نادرة ومواضيع رمزية‪ ،‬ومنها‪ :‬اللوحات الزيتية‪ ،‬ورسومات بالقلم‪ ،‬أو بالفحم‪ ،‬أو املنقوشة على الحجر‪ ،‬أو‬
‫على النحاس‪ ،‬أو على الخشب‪ ،‬أو على الجص‪ ،‬واملسكوكات وهي أيضا شواهد عن حقائق أصلية تدعم البحث والكشف‪.‬‬
‫‪ .5‬األرشيف السمعي البصري‪ :‬وهو األرشيف الذي يعتمد على الصوت أو الصورة أو عليهما معا‪ ،‬ومنها‪:‬‬
‫التسجيالت الصوتية‪ ،‬والذاعية‪ ،‬واألفالم السينمائية‪ ،‬واألسطوانات وأشرطة الفيديو‪ ،‬واملصغرات الفيلمية‪ .‬ومع‬
‫تطورات العصر وظهور اللكترونيات‪ ،‬ومن ثمة تكنولوجيا املعلوماتية التي أغنت هذا النوع من الوثائق‪.‬‬
‫‪ .6‬األرشيف اإللكتروني‪ :‬وهو األرشيف التي تم إنتاجها أو تلقيها عبر الحاسوب سواء املنتج أصال في شكل قابل‬
‫للقراءة اآللية‪ ،‬أو التي تم تحويلها من الشكل األصلي الورقي (نصوص‪ ،‬رسومات‪ ،‬خرائط‪ )،‬إلى الشكل اللكتروني‬
‫باستخدام أجهزة التصوير الرقمي‪ .‬والبد أن تكون الوثيقة اللكترونية مكتملة العناصر من حيث املحتوى (‪،)Content‬‬
‫البناء (‪ ،)Structure‬والسياق (‪ ،)Context‬حتى تتوفر خاصية البرهان والثبات للوثيقة‪.‬‬

‫‪ .5.6.3.1‬أنواع األرشيف حسب الوظيفة (األعمار)‪:‬‬

‫التقسيم الوظيفي لألرشيف هو الشائع بين األرشيفيين‪ ،‬باعتباره عملي يرتكز على دورة الوثيقة األرشيفية‪ ،‬أو‬
‫نظرية األعمار‪ ،‬فيفصل بين ثالثة مراحل يمر بها األرشيف أو تمر بها أية وثيقة أرشيفية‪ :‬األرشيف الجاري (النشط)‪،‬‬
‫واألرشيف شبه الجاري (شبه نشط) أو الوسيط والوثائق التاريخية (الخاملة) أو الدائمة‪ ،‬وهذه املراحل هي‪:‬‬
‫‪ .1‬املرحلة األولى‪ :‬أو العمر الداري‪ ،‬وتبدأ هذه املرحلة منذ إنشاء أو حلول الوثيقة باملؤسسة أو املنظمة‪ ،‬حيث‬
‫تستخدم بانتظام خالل أوجه النشاط الداري الجاري للمؤسسة‪ ،‬ولذلك توصف الوثائق في هذه املرحلة بأنها نشطة أو‬
‫جارية‪ ،‬وتسمى بالوثائق الدارية‪.‬‬
‫‪ .2‬املرحلة الثانية‪ :‬أو العمر الوسيط حيث يتباطآ استخدام الوثيقة في مكاتب ومصالح املؤسسة وال يتم الرجوع‬
‫ُ‬ ‫إليها إال قليال‪ُ ،‬‬
‫فتنقل إلى مركز الحفظ املؤقت الذي قد يكون داخل املنظمة‪ ،‬أو خارجها‪ ،‬وتحفظ لبعض االستخدامات‬
‫الدارية العرضية‪ ،‬ولهذا توصف الوثائق في هذه املرحلة بالوثائق غير النشطة أو غير الجارية؛ وفي نهاية هذه املرحلة يتم‬
‫تقرير مصير الوثيقة بصفة نهائية‪ ،‬فإما إلى حياة تاريخية دائمة وتحول إلى مؤسسة األرشيف الوطني لتستخدم كمصادر‬
‫في الدراسات التاريخية والعلمية‪ ،‬وإما إلى الحذف والبعاد والتالف بعد هذه املرحلة‪ .‬وحتى ال يكون الحكم على مصيرها‬
‫مستعجال‪ ،‬البد من الدقة وعدم التسرع في تقرير مصير هذه الوثيقة‪ ،‬املوقف الذي عادة يخضع للتشريع املعمول به في‬
‫كل بلد‪.‬‬
‫‪ .3‬املرحلة الثالثة‪ :‬أو العمر التاريخي‪ ،‬حيث يتقرر الحفظ الدائم للوثيقة لقيمتها كمصدر للدراسات العلمية‬
‫والتاريخية‪ ،‬السيما تاريخ البلد‪ ،‬وتسمى الوثائق في هذه املرحلة بالوثائق التاريخية أو باألرشيف‪ ،‬ويطلق على املرفق الذي‬
‫يضمها ويعمل على ضبطها وحفظها وتنظيمها وتيسير إتاحتها لإلفادة منها من قبل الباحثين واملؤرخين بمؤسسة األرشيف‬
‫أو مركز األرشيف الوطني‪.‬‬
 ‫‪42‬‬

‫‪ .4.1‬مفهوم األرشفة‪:‬‬

‫إذا كان األرشيف بمعانيه السابقة هو‪ :‬كل من الوثيقة والهيئة واملنظمة أو جزء منها‪ ،‬وكذلك الهيكل أو البناية أو‬
‫الجزء من البناية التي تضم الوثائق‪ ،‬فإن األرشفة هي العملية أو النشاط أو املمارسة الفكرية والعملية التي تتم على‬
‫الوثائق من طرف الهيئة األرشيفية في مقرها ومستودعاتها‪.‬‬

‫‪ .1.4.1‬تعريف األرشفة‪:‬‬

‫األرشفة (‪ ،)Archiving‬وبالفرنسية (‪ ،)Archivage‬ترد في معجم الروس (‪ )Larousse‬هي‪ :‬إجراء حفظ وترتيب‬

‫الوثائق التي لم تعد لها فائدة فورية‪ 1.‬أي تخزينها‪ ،‬ترتيبها تسجيلها‪ ،‬حفظـها‪ ،‬وصفها‪ ،‬فهرستها‪ ،‬وتنظيمها‪ 2.‬وبصيغة أخرى‬
‫َ ُ‬
‫األرشفة هي‪ :‬مجموعة الجراءات التي تهدف إلى إدارة األرشيف‪ ،‬من‪ :‬خزن؛ تقييم‪ ،‬تنظيم‪ ،‬ترتيب؛ حفظ‪ ،‬واملحافظة عليه‪.‬‬
‫َ‬
‫وإدارة األرشيف تشمل إذا‪ :‬معالجة الوثائق منذ إنشائها وحتى إعدامها؛ واختيار حواملها؛ وتتبع مسارها‪ ،‬وتأمين حفظ‬
‫األرشيف‪ .‬فأرشفة الوثائق هو نشاط يتعلق بجميع الشركات التي يجب تأطيرها بدقة‪3.‬‬

‫فاألرشفة مسعى تنظيمي يهدف إلى تحديد وحفظ وإتاحة جميع الوثائق التي تتعهد بها شركة أو منظمة تجاه طرف‬
‫ثالث أو تجاه نشاطها املستقبلي‪ ،‬املسعى الذي بفشله تتعرض هذه وثائق املنظمة للخطر‪4.‬‬

‫ومن تعريفاتها أيضا‪ ،‬أنها عملية تخزين البيانات واملعلومات على وسيط إليكتروني ملدة طويلة األجل‪ ،‬ألهميتها‬
‫وندرتها‪ ،‬وألسباب تاريخية وأمنية‪ ،‬واسترجاعها وقت الضرورة‪ .‬فلماذا األرشفة؟‬
‫األرشفة مسؤولية كل شخص معنوي‪ ،‬ونتيجة منطقية للبيئة التنظيمية (االلتزام بالحفاظ على البيانات‬
‫وحمايتها)‪ ،‬ومخاطر عدم توافر املعلومات أو الفراط في الحفظ مثل االكتشاف اللكتروني (‪ ،)e-discovery‬مع متطلبات‬
‫األصالة املرتبطة بها‪ ،‬وسالمة وموثوقية الوثائق على مر الزمن‪.‬‬
‫َ‬
‫أما عن الوثائق التي تش ُملها األرشفة‪ ،‬فليست أي وثيقة أو بيانات أو معلومات‪ ،‬ولكن فقط تلك التي ترتبط‬
‫بحاملها‪ .‬وهذه الوثائق أصلية أو نسخ‪ ،‬تشكل أو ال تشكل ملفات‪ ،‬دوت تحديد الوعاء‪.‬‬
‫واملالحظ أن األرشفة هي أكثر من حفظ وتسيير األرشيف‪ ،‬مثلما هو واضح في األرشيف التاريخي‪ ،‬وإنما هي أيضا‬
‫تسيير املحتوى ومختلف التجريد‪ .‬فمفاهيم األرشفة الجيدة تأتى من تخصصين مؤكدين هما‪ :‬علم األرشيف‬
‫والديبلوماتيك‪5.‬‬

‫وفي امللخص‪ ،‬األرشفة هي مصطلح عام لعدد من املمارسات والقرارات التي تدعم الحفاظ على املحتوى‪،‬‬
‫استخدامه والوصول إليه على املدى الطويل‪ ،‬مضيفة إليه قيمة مستدامة‪ .‬محتوى ذو قيمة مستمرة يثبت أصالته‪،‬‬
‫ُيستعمل ُويوصل إليه بسهولة‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Larousse. Archivage. http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/archivage/5085‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Cordial. Synonymes d’archivage. http://dictionnaire.cordial-enligne.fr/definition/archivage.‬‬
‫‪3. Ooreka. Archivage. [En ligne]. [17/08/2017]. Disponible à: http://stockage.ooreka.fr/comprendre/archivage‬‬

‫‪4. Chabin, Marie-Anne. Nouveau glossaire de l’archivage. [En ligne]. [17/08/2017]. Disponible sur : https://www.esi.ac.ma/Dossiers/‬‬

‫‪20140719090747.pdf‬‬
‫‪5. Chabin, Marie-Anne. Op. cit.‬‬
 ‫‪43‬‬

‫‪ .2.4.1‬إِتِيمُولُوجْية مصطلح األرشفة‪:‬‬

‫األرشفة مصطلح حديث العهد في اللغة العربية‪ ،‬منقول عن اللغة النجليزية أو الفرنسية التي هي بدورها‪ ،‬كما‬
‫تقول األرشيفية الفرنسية ماري‪ -‬آن شابين (‪ :)Marie-Anne Chabin‬أن مصطلح األرشفة‪ ،‬مصطلح جديد باملرة عن‬
‫اللغة الفرنسية‪ُ ،‬‬
‫استخدم منذ عدة عقود فقط‪ ،‬استخداما متعددا‪ ،‬بقدر ما في املهن املختلفة التي تتضمن إدارة وتسيير‬
‫املعلومات‪ .‬وعالوة على ذلك‪ ،‬ال يوجد تعريف قانوني ملصطلح "األرشفة"‪ ،‬بالرغم من وجود كلمة أرشيف‪1 .‬‬

‫كما تضيف‪ :‬وباتخاذنا لخطوة إلى الوراء‪ ،‬نرى أنه إذا كان املصطلح النجليزي األرشفة (‪ )Archiving‬ال يزال‬
‫يستخدم باملعنى املعلوماتي (‪ ،)Informatique‬فنحن نتكلم بشكل متزايد عن األرشفة (‪ )Archivage‬باعتبارها نهجا إداريا‬
‫لضبط دورة حياة الوثائق املعرضة للخطر في املؤسسة‪ ،‬ضمن معنى التعبير األنجلوسكسوني (‪ )Anglo-Saxonne‬إدارة‬
‫السجالت (‪ .)Records Management‬ولهذا السبب اعتمدت اللجنة العامة للمصطلحات الفرنسية هذا املصطلح‬
‫كترجمة فرنسية لعبارة إدارة املستندات (‪ ،)Records Management‬الخيار الذي نشر في الجريدة الرسمية للجمهورية‬
‫الفرنسية في ‪ 22‬أبريل ‪ ،2009‬مع التعريف التالي‪" :‬تنظيم وضبط إنشاء‪ ،‬اختيار‪ ،‬حفظ والتوجيه النهائي لوثائق إدارة أو‬
‫مؤسسة أو منظمة"‪2.‬‬

‫وتستخدم كلمة أرشفة في تعابير مستخدمة على نطاق واسع‪ ،‬مثل األرشفة القانونية واألرشفة اللكترونية‪ .‬ولكن‬
‫األرشفة ليست قانونية‪ ،‬باملعنى الدقيق للكلمة‪ ،‬ولكن الحفظ هو التزام قانوني‪ ،‬واألرشفة هي الوسيلة لتحقيق ذلك‪ .‬أما‬
‫بالنسبة لصفة اللكترونية‪ ،‬فإنه يشير إلى أن الوثائق املؤرشفة إلكترونية‪ ،‬وكذلك النظام الذي يديرها والذي أصبح في‬
‫القرن ‪ 21‬القاعدة‪.‬‬

‫‪ .3.4.1‬مبادئ األرشفة‪:‬‬

‫لكن أود أن أشير إلى نقطة جوهرية في هذا الجانب من َعالم األرشيف‪ ،‬أال وهي مسألة التداخل بين مبادئ‬
‫تداخل املفاهيم وتقاطعها َ‬‫ُ‬ ‫ُ‬
‫وحملها لجزء أو لنفس داللة بعضها البعض‪ .‬وأنه بسبب هذه‬ ‫األرشفة‪ ،‬فقد َيلحظ الحظ‬
‫والبضعية يتكرر توظيف هذه املبادئ‪ .‬ملاذا؟ ألن ممارسة األرشفة أو القيام بأي نشاط أرشيفي يتطلب‬ ‫االحت َوائية َ‬
‫استحضار باملرة كل املبادئ‪ ،‬بمعنى استحضار خصائص األرشيف والوثيقة األرشيفية‪ .‬ثم أن تطوير األرشيف ساهمت‬
‫فيه بلدان ومناطق عدة من أوروبا‪ ،‬وأمريكا وأستراليا‪.‬‬
‫ومن أهم هذه املبادئ‪ ،‬ووفق السرد التاريخي‪ ،‬نذكر‪:‬‬

‫‪ .1.3.4.1‬مبدأ ا َملصْدَر (ا َملنْشَأ)‪:‬‬

‫َ َ‬ ‫َ‬
‫املص َدر أو املنشأ (‪ ،)Provenance‬هو أصل الش يء‪ .‬وفي عالم األرشيف يشير إلى أصل الوثيقة أو املستند‪ ،‬وبدقة‬
‫أكثر يشير إلى ُمنشئها‪ ،‬يشير إلى الفرد أو األسرة أو املنظمة التي أنشأت أو تلقت املواد األرشيفية‪ .‬فالعديد من الهيئات‬
‫ُ‬
‫تنش ُئ الوثائق واملستندات‪ ،‬بما في ذلك الحكومات والشركات والجامعات والجماعات واألفراد وغيرهم‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Chabin, Marie-Anne. Op. cit‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Ibid.‬‬
 ‫‪44‬‬

‫ُ‬ ‫ُ‬
‫ُويع َرف هذا املبدأ أيضا بمبدأ احترام وحدة الرصيد (املتكاملة) األرشيفي‪ ،‬ووفق هذا املبدأ تصنف الوثائق تبعا‬
‫يجتها ظهور هذه الوثائق‬ ‫ملَص َدر َها أو لل ُمنش ئ الذي صدرت عنه‪ ،‬فهي تعكس جميع األعمال الدارية التي كانت من َنت َ‬
‫للوجود‪ .‬ويعد هذا املبدأ هو األساس لعملية الترتيب األرشيفي‪1.‬ينص على االحتفاظ بالوثائق مختلفة األصول (املصادر)‬
‫منفصلة للحفاظ على سياقها‪.‬‬
‫ُ َ ُ‬
‫وثائق ُمنش ئ أو َمص َدر ما مع وثائق ُمنش ئ أو َمص َدر آخر‪ .‬والثاني‪،‬‬
‫ط ُ‬ ‫ويتطلب مبدأ املصدر ُعن ُ‬
‫صرين‪ :‬األول أال نخل‬
‫ُ‬
‫على األرشيفي أن يحتفظ بالترتيب األصلي الذي أنشئت فيه الوثائق وحفظت‪ .‬وهذا األخير هو مبدأ الترتيب األصلي‬
‫(‪ )Principle of Original Order‬باللغة النجليزية‪ ،‬و (‪ )Registratur Prinzip‬باللغة األملانية‪ .‬واملفهوم الفرنس ي ( ‪Respect‬‬
‫‪ )des Fonds‬ال يتضمن الحرج نفسه في الحفاظ على الترتيب األصلي املشار إليه بالفرنسية باحترام الترتيب الداخلي‬
‫(‪ ،)Respect de l’ordre intérieure‬وبشكل كبير‪ ،‬ألن األرشيفيين الفرنسيين كانوا يطبقون ما يعرف بمبدأ الصلة‬
‫(‪ )Principle of Pertinence‬وإعادة ترتيب الوثائق (‪ )Rearranging‬وفقا ملوضوع املحتوى‪2.‬‬

‫واملصدر في األرشيف ليس فقط قاعدة لتحديد أصالة الوثائق‪ ،‬وفي بعض األحيان تأريخها‪ ،‬ولكن أيضا من أجل‬
‫ُ‬
‫اقتنائها وتقييمها وترتيبها ووصفها واسترجاعها‪ 3.‬فمبدأ املصدر يقودنا إلى تقييم الوثائق على أساس أهمية والية املنش ئ‬
‫ووظائفه‪ ،‬ويعزز استخدام أسلوب هرمي ونهج تنازلي‪ ،‬وهو ما ثبت أنه غير مرض ي ألنه يستبعد املعامالت التي ال طائل‬
‫منها‪ ،‬والتي قد تلقي الضوء على السياق االجتماعي األوسع‪ ،‬من املستند الدائم للمجتمع‪4.‬‬

‫ويعترف معيار (‪)APPM‬املتعلق بوصف مواد األرشيف واألوراق الشخصية واملخطوطات املكمل لقواعد الفهرسة‬
‫األنجلو– أمريكية (‪ ،)AACR‬بأسبقية املصدر في الوصف األرشيفي‪ .‬فهذا املبدأ يؤكد أن أهمية املواد األرشيفية تعتمد‬
‫اعتمادا كبيرا على سياق إنشائها‪ ،‬وأن ترتيب هذه املواد ووصفها ينبغي أن يكونا مرتبطين مباشرة بغرضهما األصلي‬
‫ووظيفتهما‪ .‬واملصدر باختصار مرتبط بالوظيفة والنشاط أكثر من ارتباطه باملكان والبناء ويصبح املنشأ عملي أكثر منه‬
‫مادي‪5.‬‬

‫ُ‬
‫ومفهوم املصدر في العصر الرقمي أصبح يركز على وظائف وعمليات إدارة عمل املنش ئ التي تسبب في إنشاء‬
‫ُ‬
‫الوثائق‪ 6.‬كما سيكون املبدأ مفهوما أكثر مرونة ويعكس وظائف ونشاطات املنش ئ‪ .‬ففي داخل وعبر منظمات متطورة‬
‫ثابتة‪ ،‬يتفاعل املصدر مع أي تغير في األعمال‪ ،‬عاكسا الثقافات التنظيمية والدارية املختلفة ومتبنيا غالبا التقاليد‬
‫الخصوصية لتفاعل النسان والعمل‪.‬‬

‫‪ .2.3.4.1‬مبدأ الرتتيب األصلي‪:‬‬

‫الترتيب األصلي (‪ )Original Order‬هو املبدأ الثاني لترتيب األرشيف‪ ،‬يتم تطبيقه في حفظ الوثائق بالترتيب كما‬
‫ّ‬
‫أنشئت وحفظت من قبل ُمنشئيها‪ .‬فالوثائق كانت منظمة ومرتبة في مكان النشأة في مرحلتها الجارية‪ ،‬وأنها بعد انتقالها إلى‬

‫‪ .1‬ميالد‪ ،‬سلوى علي‪ .‬األرشيف ماهيته وإدارته‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة العلمية‪.2008 ،‬ص‪.22‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Pearce-Moses, Richard. Op. cit. p 317-318.‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Sweeney, Shelley. The Ambiguous Origins of the Archival Principle of ‘Provenance. Libraries and the Cultural Record. vol. 43, no. 2, 2008, p‬‬
‫‪193-213.‬‬
‫‪4. Pearce-Moses, Richard. Op. cit. p 317.‬‬

‫‪5. Cook, Terry. Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old Concepts. Archival Science. vol. 1, no 1, 2001, p. 12.‬‬

‫‪6. Sweeney, Shelley. Op. cit. p 207.‬‬

 ‫‪45‬‬

‫وصاية األرشيف‪ ،‬البد وأن تحتفظ بالترتيب الذي كانت عليه في مرحلتها الجارية‪ ،‬وأن األرشيفي يحتاج فقط إلى فهم‬
‫أنماط الترتيب التي وضعها اآلخرون‪ ،‬وربما يحتاج إلى تحسينها‪ .‬وأن يحفظ املواد األرشيفية بالترتيب املعطى لها أصال‪ ،‬بما‬
‫يعكس تسلسل األنشطة (األحداث) أو أن يكشف العمليات الدارية‪1.‬‬

‫فمبدأ الترتيب األصلي ينص على ضرورة الحفاظ على ترتيب الوثائق ذات األصل الواحد بنفس الطريقة التي كانت‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫متبعة لدى املنش ئ (بما في ذلك رموز االسترجاع) التي وضعها املنش ُئ‪ ،‬من أجل الحفاظ على العالقات القائمة واملبنية على‬
‫البراهين التي تعكس طريقة إعداد الوثائق ومكوناتها‪ ،‬وأيضا معلومات عن أنشطة املُنش ئ ووظائفه‪2.‬‬

‫واملحافظة على الترتيب األصلي يجيب على معظم األسئلة حول املجموعة‪ .‬وهذا يظهر كيف عمل ُمنش ئ‬
‫املستندات‪ ،‬وملاذا تم إنشاء املستندات‪ ،‬وكيف رتبها‪ .‬إذا قام األرشيفي بإعادة ترتيبها‪ ،‬فإن الوثائق تفقد القدرة على الجابة‬
‫على هذه األسئلة‪ .‬كما أنها تفقد كل األهمية‪ ،‬حيث يمكن أن تفقد مصدر وأصالة املستندات‪3.‬‬

‫ومع ذلك‪ ،‬يرى جيمس أوتول (‪ )James M. O'Toole‬وريتشارد كوكس (‪ )Richard J. Cox‬أن الترتيب األصلي ليس‬
‫دائما أفضل طريقة للحفاظ على بعض املجموعات‪ ،‬وإنما من واجب األرشيفيين استخدام تجاربهم الخاصة وأفضل‬
‫املمارسات الحالية لتحديد الطريقة الصحيحة للحفاظ على مجموعات من الوسائط املختلطة أو تلك التي تفتقر إلى‬
‫ترتيب أصلي واضح‪ 4.‬فإذا كان الترتيب األصلي غير واضح أو حتى غير مجدي من حيث الوصول إلى الوثائق‪ ،‬فإنه عادة‬
‫يعاد ترتيبها بش يء أكثر منطقية‪.‬‬
‫جان َبان‪ ،‬مادي وفكري‪5:‬‬‫وملبدأ الترتيب األصلي َ‬

‫‪ ‬مادي‪ ،‬يقوم فيه األرشيفيون بوضع الوثائق في مجلدات (‪ ،)folders‬وصناديق (‪ ،)boxes‬تكون عادة خالية من‬
‫األحماض لضمان بقاءها على املدى الطويل‪.‬‬
‫‪ ‬وفكري‪ُ ،‬ي َعال ُجون فيه َمضامين الوثائق‪ ،‬وكيفية تنظيمها‪ ،‬وما إن كانت في حاجة إلى إنشاء أدوات بحث‬
‫مساعدة‪ .‬يمكن أن تكون هذه األدوات قوائم صناديق (‪ ،)box Lists‬أو ُج ُر َ‬
‫ودات وصفية ( ‪Descriptive‬‬
‫‪ ،)Inventories‬أو كشافات (‪.)Indexes‬‬

‫‪ .3.3.4.1‬مبدأ احرتام الرصيد وجمموعة الوثائق‪:‬‬

‫احترام الرصيد (‪ ،)Respect des fonds‬وإن كان هذا املبدأ يجمع بين مبدأي املصدر والترتيب األصلي‪ ،‬أو أنه‬
‫يرتبط بهما ارتباطا وثيقا‪ ،‬فإنه يعادل أحيانا مبدأ املصدر‪ .‬فال يصح حسبه أن نخلط بين أرشيف هيئتين‪ ،‬وأن ُيحترم‬
‫ُ َ‬
‫التنظيـم السابق لألرصدة األرشيفية‪ ،‬ووضع كل وثيقـة في امللف أو الرصيد الذي تنتسب إليه‪.‬‬
‫وهذا املبدأ يشير إلى أنه‪ ،‬عند القيام باملعالجة الفنية والفكرية ألرصدة أرشيفية نقلت إلى الحفظ املؤقت أو‬
‫الحفظ النهائي‪ ،‬كأرصدة تاريخية ووطنية مثال‪ ،‬فإنه من الواجب مبدئيا‪ ،‬املحافظة على الترتيب (‪ )Arrangement‬األصلي‪،‬‬
‫والتقسمات التي وردت بها من طرف الهيئات األصلية أو املنشئة لهذه املجموعات‪.‬‬

‫‪ .1‬السيد‪ ،‬محمد إبراهيم‪ .‬املدخل إلى تصنيف وفهرسة الوثائق أو الترتيب والوصف‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة للنشر والتوزيع‪ .1993 ،‬ص ‪.77 :76‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪http://www.ciscra.org/mat/mat/term/5243‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Wikipedia. Archivist. Op. cit.‬‬
‫‪4.‬‬ ‫‪Ibid.‬‬
‫‪5.‬‬ ‫‪Ibid.‬‬
 ‫‪46‬‬

‫وعند تطبيق مبدأ احترام الرصيد‪ ،‬هناك مستويان‪:‬‬

‫املستوى األول‪ :‬يتمثل فيه تقييم وعـزل محتويات األرصدة عن بعضها البعض‪ ،‬كل رصيد على ح َدة‪ .‬وذلك‬ ‫‪‬‬

‫بتجميع الوثائق املتفرقة أو التي تجمعت بطريقة عشوائية‪ ،‬والتي نتجت أو صدرت لنفس الشخص أو‬
‫ملؤسسة في إطار نشاطاتها اليوميـة‪ .‬واملرحلة التي يظهر فيها جليا تطبيق املستوى األول هي املرحلة األولى‬
‫والثانية من عمر الوثيقة أو من دورة حياتها‪.‬‬
‫املستوى الثاني‪ :‬وفيه تتم إعـادة أو مراجعة ترتيب وثائق أو ملفات الرصيد الواحد‪ ،‬ترتيبا داخلـيا إن لزم األمر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫فمن املنطقي أن تكون وثائق الرصيد الواحـد مجمعة في مكان واحد‪ ،‬وقد تم تنظيمها وترتيبها سلفا بطريقة‬
‫منطـقية ما‪ ،‬والبد أن ُيحتـرم هذا الترتيب إذا كان منطقيا‪ ،‬وإن كان ليس كذلك‪ ،‬يمكن أن ُيعاد تشكيل هذا‬
‫الرصيد أو مجموعة الوثائق وامللفات إذا كان السبب والداعي منطقي‪.‬‬
‫واحترام الرصيد من املصطلحات األرشيفية‪ ،‬املعروفة‪ ،‬املتداولة‪ ،‬وشائعة االستخدام في البيئة األرشيفية‪ ،‬إال أن‬
‫هذه البيئة تتوفر على مصطلحات تعادل أو تقابل هذا االصطالح من حيث الداللة‪ ،‬مثل مصطلحات‪ :‬مجموعة األرشيف‬
‫(‪ )Archive Group‬وهو استخدام بريطاني‪ ،‬ومجموعة الوثائق (‪ )Record Group‬وهو استخدام أمريكي‪ ،‬واملتكاملة‬
‫األرشيفية‪ ،‬أو الوحدة األرشيفية املتكاملة وهي ترجمات عربية‪.‬‬
‫ومفهوم مجموعة الوثائق‪ :‬عند إدارة األرشيف والوثائق الوطنية األمريكية (‪  )NARA‬هو ترتيب ألرصدتها وفق‬
‫املبدأ املصدر‪ .‬وينص مبدأ مجموعة الوثائق على أن تكون السجالت‪1 :‬‬

‫راجعة إلى الوكالة التي أنشأتها أو حافظت عليها‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫مرتبة بموجبه‪ ،‬مثلما تم إيداعها عند االستخدام النشط‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫فمجموعة الوثائق ومجموعة األرشيف‪ ،‬تشير إلى مجموعة من الوثائق ذات الصلة تنظيميا أنشئت على أساس‬
‫املصدر مع إيالء اعتبار خاص لتعقيد وحجم الوثائق والتاريخ الداري للمؤسسة أو منظمة إنشاء الوثائق‪ 2.‬أي أنه‪ ،‬ووفق‬
‫ُ‬
‫مبدأ مجموعة الوثائق (‪ ،)Record Group Principle‬يتم تقسيم األرشيف بطريقة هرمية‪ ،‬ت َمث ُل فيها جميع وثائق‬
‫املؤسسة وأقسامها الفرعية‪ .‬فإن كان الرصيد األرشيفي للمؤسسة كبير يمكن تقسيمه إلى عدة مجموعات وثائق‪،‬‬
‫ومعالجة كل مجموعة منفصلة عن باقي املجموعات بدال من اعتباره سلسلة أرشيفية‪.‬‬
‫فيذكر أولفر هوملز (‪ ،)Oliver Holmes‬أنه قبل أن يبدأ األرشيف الوطني األمريكي باستخدام مصطلح مجموعة‬
‫الوثائق‪ ،‬كان مكتب السجل العام (‪ )Public Record Office‬في بريطانيا يستخدم مصطلح مجموعة األرشيف ( ‪Archive‬‬
‫‪ )Group‬للداللة على وثائق وكالة بأكملها‪ ،‬مهما كانت كبيرة‪ ،‬بما في ذلك وثائق الوزارات بأكملها‪ .‬ونعتقد أنه إذا طبق‬
‫املفهوم البريطاني في األرشيف الوطني األمريكي‪ ،‬من أجل املالئمة الدارية‪ ،‬يمكن أن يؤدي في بعض األحيان إلى تجميعات‬

‫‪‬‬
‫إدارة األرشيف والوثائق الوطنية (نارا)= (‪ ))The National Archives and Records Administration (NARA‬هي حارس الوثائق الوطنية للواليات املتحدة‬
‫األمريكية‪ ،‬ومن جميع املواد التي تم إنشاؤها في سياق األعمال التي تجرتها الحكومة االتحادية للواليات املتحدة‪ .‬ملتابعة املزيد افتح هذا الرابط‪:‬‬
‫‪https://www.archives.gov‬‬
‫‪1. The U.S. National Archives. Record Group Concept. [on line]. [21/08/2017]. Available at: https://www.archives.gov/research/guide-fed-‬‬

‫‪records/index-numeric/concept.html‬‬
‫‪2. Archives Library Information Center (ALIC). record group. [on line]. [22/08/2017]. Available at: https://www.archives.gov/research/alic/‬‬

‫‪reference/archives-resources/terminology.html‬‬
 ‫‪47‬‬

‫جد كبيرة‪ ،‬يصعب السيطرة عليها‪ .‬وفي القارة األوروبية أيضا‪ ،‬كان املصطلح الفرنس ي الرصيد األرشيفي ( ‪fonds‬‬
‫ُ‬
‫أنشأته‪ -‬معروف على نطاق واسع في األدب األرشيفي‪،‬‬ ‫‪ - )d’archives‬بمعنى هيئة أو مخزون من الوثائق للوحدة التي‬
‫ُ‬ ‫َ‬ ‫َ‬ ‫ُ‬
‫ومقبول كقاعدة للترتيب ‪ ...‬وكما هو مطبق عمليا‪ ،‬فإن وثائق أي مكتب تابع بغض النظر عن صغر حجمه‪ ،‬تعتبر رصيدا‪.‬‬
‫وفي املقابل‪ ،‬فإن مجموعة الوثائق كما هو ُم َحد ُد في األرشيف الوطني للمملكة‪ ،‬هي وثائق املكاتب الفرعية تحت مكاتبها‬
‫العليا‪ ،‬وعادة ما يصل إلى مستوى املكتب‪ .‬فكثيرا ما أدرجت وثائق الوكاالت الصغيرة التابعة‪ ،‬وإن كانت مستقلة أساسا‪،‬‬
‫في وثائق الوكاالت الرئيسية التي تتصل بها‪1.‬‬

‫وفي األرشيف الوطني األمريكي‪ ،‬يتخذ تطبيق مبدأ املصدر شكل مجموعات وثائق مرقمة‪ ،‬تضم كل مجموعة‬
‫وثائق الكيان الحكومي الرئيس ي‪ ،‬وعادة ما يكون مكتبا أو وكالة مستقلة‪ .‬على سبيل املثال‪ ،‬مجموعة وثائق األرشيف‬
‫الوطني ‪ ،4‬هي وثائق إدارة التغذية في الواليات املتحدة‪2 .‬‬

‫ُ‬
‫معظم مجموعات الوثائق تتضمن وثائق أي من أسالف للمنظمة املسماة في مجموعة الوثائق‪ .‬وتجمع بعض‬
‫مجموعات الوثائق بين وثائق عدة وكاالت صغيرة أو قصيرة العمر لها عالقة إدارية أو وظيفية ببعضها البعض‪ .‬ومن‬
‫األمثلة على هذا النوع من مجموعة الوثائق‪ ،‬مجموعة وثائق ‪ ،76‬سجالت لجان الحدود واملطالبات والتحكيم‪ .‬ويعكس‬
‫الرقم املخصص ملجموعة الوثائق الترتيب الذي أنشأه األرشيف الوطني‪3.‬‬

‫ضمن مجموعة الوثائق‪ ،‬يتم تنظيم وثائق وكالة حكومية في سلسلة‪ .‬كل سلسلة هي مجموعة من الوثائق مرتبة‬
‫وفقا لنظام اليداع مكتب إنشاء أو االحتفاظ بها معا من قبل مكتب إنشاء ألنها‪4 :‬‬

‫‪ ‬تتعلق بموضوع معين أو وظيفة معينة‪،‬‬

‫‪ ‬نتيجة لنفس النشاط‪،‬‬
‫‪ ‬توثق نوع معين من املعامالت‪،‬‬
‫‪ ‬تأخذ شكل مادي معين‪ ،‬أو‬
‫‪ ‬لديها بعض العالقة األخرى الناشئة عن إنشائها أو استالمها أو استخدامها‪.‬‬

‫‪ .4.3.4.1‬مبدأ تسلسل الوثائق‪:‬‬

‫تستند إدارة األرشيف والوثائق إلى مبدأ تسلسل الوثائق (‪ ،)Records Series‬الذي يعني‪ ،‬أن‪ :‬الوثائق وامللفات التي‬
‫يراد االحتفاظ بها كرصيد أرشيفي حسب نظام ما‪ ،‬يجب أن تحفظ في وحدة واحدة‪ ،‬نظرا النتمائها إلى نفس عملية الجمع‬
‫أو الحفظ‪ ،‬أو ألنها تقع ضمن نفس النشاط‪ ،‬أو نظر الشتراكها في نفس النسق‪ ،‬أو نظرا لعالقة أخرى تنبع من إنشائها‪ ،‬أو‬
‫استالمها‪ ،‬أو استخدامها‪5.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Society of American Archivists. record group. Glossary. [on line]. [21/08/2017]. Available at: https://www2.archivists.org/glossary/terms/r/‬‬
‫‪record-group‬‬
‫‪2. The U.S. National Archives. Record Group Concept. Op. cit.‬‬

‫‪3. Ibid‬‬

‫‪4. Ibid.‬‬

‫‪ .5‬الوصف األرشيفي للمعايير الدولية العامة (‪ ،)ISAD‬قسم ‪0.1‬‬

 ‫‪48‬‬

‫َ‬
‫فالرصيد األرشيفي لهيئة واحدة يرتبط ببعضه البعض في سلسلة وحدات من امللفات أو الوثائق‪ ،‬التي تن ُت ُج عن‬
‫نفس الوظيفة‪ ،‬وعن نفس النشاط‪ ،‬وعن توثيق نفس النوع من املعاملة‪ ،‬لها نفس الشكل أو أشكال متماثلة‪ ،‬لها‬
‫محتويات مماثلة أو ذات الصلة بموضوع معين‪ ،‬أو بسبب بعض العالقات األخرى الناشئة عن إنشائها أو استالمها أو‬
‫حفظها أو استخدامها‪ .‬وبسبب هذه العالقة‪ ،‬يتم االحتفاظ بها معا‪ ،‬وفقا لنظام اليداع‪ ،‬كوحدة طوال دورة حياتها‪.‬‬
‫وعليه‪ ،‬فمفهوم السلسلة هو مفهوم مرن‪ ،‬ينبغي أن تكون البرامج والنظم األرشيفية حريصة على خلق سالسل‬
‫َ‬
‫وثائق بطرق تس ُهل معها إدارتها طوال دورة حياتها‪.‬‬
‫‪ ‬عند إنشاء سلسلة وثائق وإدارتها وتنظيمها يجب أن يتم ذلك على ح َدة‪.‬‬
‫‪ ‬يجب تسجيل محتوى سلسلة وثائق ُ‬
‫معا‪.‬‬
‫‪ ‬يجب أن تكون كل سلسلة مشمولة بجدول محتويات‪.‬‬
‫وتختلف سلسلة الوثائق عن السلسلة األرشيفية‪ ،‬لكون األولى تتعلق بإنشاء الوحدات األرشيفية‪ ،‬بينما تتعلق‬
‫الثانية بدورة حياة هذه الوحدات‪ .‬من إنتاج‪ ،‬وترتيب ووصف‪ ،‬ومعالجة‪ ،‬ودفع‪ ،‬وخدمة أو إيصال وحفظ وغيرها من‬
‫املحطات التي تمر بها الوثائق األرشيفية‪.‬‬

‫‪ .5.3.4.1‬مبدأ دورة حياة الوثيقة‪:‬‬

‫لكل ش يء بداية ونهاية‪ ،‬وتسمى الفترة من البداية إلى النهاية بدورة الحياة‪ .‬ولكل وثيقة أرشيفية بداية ونهاية‪ ،‬تبدأ‬
‫َ‬
‫بإنشائها أو ت َسلمها وتنتهي بإتالفها أو حفظها حفظا دائما‪ ،‬وتسمى دورة حياة الوثيقة (‪ ،)Document Life Cycle‬وهي من‬
‫املبادئ األساسية لألرشفة أو إدارة الوثائق واألرشيف‪ ،‬فكل وثيقة تمر بعدة مراحل منذ إنشائها وحتى إتالفها‪ .‬بعد التقييم‬
‫واالختيار النهائي بين إتالفها املفيد‪ ،‬وهذا ما يحدث غالبا‪ ،‬وبين االحتفاظ بها بصفة دائمة كأرشيف ذي قيمة على األمد‬
‫البعيد‪ .‬فكل مرحلة تمر بها الوثيقة لها املعالجة املطلوبة لها‪ .‬وفي مجال األرشيف تتكلم دورة حياة الوثيقة على األعمار‬
‫الثالثة للحياة وثيقة (الجارية‪ ،‬الوسيطة والنهائية)‪ .‬وبالنسبة للوثيقة اللكترونية تتعلق دورة الحياة باملراحل األربعة‬
‫لحياة الوثيقة‪ :‬النشاء‪ ،‬التسيير‪ ،‬النشر‪ ،‬الحفظ‪ .‬في إطار إدارة السجالت‪.‬‬
‫ُ‬
‫ودورة حياة الوثيقة ت َعرف بمجموعة الجراءات واملراحل التي تمر بها الوثائق في املنظمة منذ صدورها أو ورودها‬
‫إليها إلى غاية التخلص منها أو حفظها حفظا دائما‪ .‬كما تعتبر أيضا‪ ،‬خريطة لتدفق أو سير العمليات التي تتم على الوثائق‪.‬‬
‫ُ‬
‫فدورة حياة الوثيقة (‪ ،)Document Life Cycle‬مفهوم ُيحلل أو َيرق ُب املراحل املتسلسلة التي تمر بها الوثيقة من‬
‫لحظة إنشائها إلى غاية مصيرها النهائي‪ ،‬إما حفظها كذاكرة أو إتالفها‪ .‬ومن ثم‪ ،‬هناك مراحل لهذه الدورة‪ُ ،‬ت َ‬
‫وج ُز في‪ :‬إعداد‬
‫وإنتاج الوثيقة‪ ،‬ثم استخدامها وصيانتها بنشاط‪ ،‬ثم التخلص النهائي منها عن طريق البعاد والتالف أو الحفظ ووضعها‬
‫لالطالع العام بعد نقلها إلى مراكز الحفظ املؤقت أو املؤسسات األرشيفية‪.‬‬
‫َ ُ‬ ‫ُ‬ ‫ودورة الحياة هذه‪ ،‬قد َتق ُ‬
‫صر َم َراحلها في حالة إدارة الوثائق واألرشيف الجاري أو تطو ُل في حالة إدارة األرشيف‬
‫التاريخي‪ ،‬وأيضا في حالة الوثائق اللكترونية‪ ،‬فمنذ أن أدرجت الوثائق اللكترونية‪ ،‬أدت التكنولوجيات أحيانا إلى إزعاج‬
‫ُ َ َ‬
‫الجدولة الكالسيكية لهذه املراحل‪ .‬فالوثائق يتم إنشاؤها أو استالمها‪ ،‬ثم استخدامها والحفاظ عليها‪ ،‬وتستشار وتنقح‪،‬‬
‫ُويعاد تجميعها‪ ،‬وأحيانا ُيعاد تنظيمها‪ ،‬وبالنسبة للقسط األكبر منها‪ ،‬تتناقص الحاجة والرجوع إليها بشكل كبير‪ ،‬وعندئذ‬
‫توضع نهاية لحياتها النشطة أو مسارها‪ ،‬إما بالتخلص منها بالحذف والبعاد‪ ،‬وإما إعادة صياغتها أو نقلها إلى التخزين غير‬
‫النشط أو نقلها إلى أرشيف‪.‬‬
 ‫‪49‬‬

‫فمع انتشار الرقمنة وتزايد استخدام الوثائق اللكترونية‪ ،‬تغير مفهوم دورة حياة الوثائق‪ ،‬السيما في تصور‪ :‬كيف‬
‫ومتى يمكن أن يتعامل األرشيفيون مع الوثائق‪ .‬ويقترح املفهوم‪ ،‬أن يتعامل األرشيفيون مع الوثائق في نهاية حياتها وأن‬
‫زمالئهم مديرو السجالت (‪ )Records Managers‬يتعاملون مع الوثائق في مراحل سابقة‪ .‬فقد بدأ أرشيفيون كثر من‬
‫الدعوة إلى املساعدة في تصميم نظم وثائق (‪ )Records Systems‬تضمن إمكانية تسجيل الوثائق األرشيفية‪ .‬بل إن البعض‬
‫منهم يعتقد أن مفهوم دورة حياة الوثائق تجاوزه الزمن‪ ،‬واقترحوا بدله مفهوم استمرارية الوثائق ( ‪Record‬‬
‫‪ ،)Continuum‬املفهوم الذي يسمح للنظم بمتابعة الوثائق األرشيفية من البداية إلى الحفظ‪ ،‬مما يشير إلى أن العديد من‬
‫الوثائق اللكترونية ال تدخل في مرحلة الخمول (‪ )Inactive Stage‬وإنما تبقى نشطة دائما‪1.‬‬

‫وتتسم مرحلة التخلص من دورة الحياة بأهمية حاسمة بالنسبة للصيانة القانونية واالقتصادية لوثائق املكاتب‪.‬‬
‫العديد من الوثائق يمكن إتالفها قانونا في نهاية حياتهم النشطة‪ .‬ويصبح البعض اآلخر شبه نشط وينبغي أن يتقاعد إلى‬
‫منطقة تخزين الوثائق لتخزين أكثر مالءمة‪ .‬يتم إرسال الوثائق ذات القيمة املستمرة على املدى الطويل إلى األرشيف‬
‫العام للتخزين الدائم‪.‬‬
‫وتحقق دورة حياة الوثائق مجموعة من األهداف‪ ،‬هي‪ :‬تحديد الوظيفة‪ ،‬أو النشاط املطلوب تنفيذه من قبل‬
‫ّ‬
‫املنظمة‪ .‬جمع التقارير والبيانات التي يجب التزود بها‪ .‬مساعدة إدارة املنظمة في اتخاذ القرارات املناسبة‪ .‬ربط أقسام‬
‫ُ‬
‫املنظمة التي تنفذ وظائف مشتركة معا‪ .‬سهولة الوصول إلى الوثائق التي تستخدم في تنفيذ الوظائف الدارية‪ .‬متابعة‬
‫ُ‬
‫حركة الوثائق بين األقسام في املنظمة‪ .‬معرفة قيم األصول‪ ،‬وااللتزامات املستخدمة في تنفيذ املهام‪.‬‬
‫ولدورة حياة الوثائق مراحل تمر بها‪ ،‬هي‪:‬‬
‫بالنسبة لدورة حياة الوثيقة التقليدية‪ ،‬هناك ‪ 06‬مراحل‪:‬‬
‫‪ .1‬مرحلة اإلنشاء (‪)Creation‬واملصادقة (‪ :)Approve‬وفيها يتم صنع الوثيقة َوبدء وجودها‪ ،‬حيث ُي َدون‬
‫محتواها من البيانات واملعلومات مع وسيط مادي (ورقي‪ ،‬فيلمي‪ ،‬ممغنظ)‪ ،‬قابل للتداول والتناول داخل املؤسسة‬
‫وخارجها‪ .‬فالوثيقة ليست الهدف النهائي من إنتاجها ولكنها وسيط أو وسيلة لحفظ املعلومات‪ .‬وهي في نفس الوقت ال تقل‬
‫أهمية عن املعلومات نفسها؛ وهنا الوثيقة‪.‬‬
‫‪ .2‬مرحلة التسجيل (‪ :)Registration‬هذه املرحلة بمثابة شهادة ميالد للوثيقة – سواء الصادرة أم الواردة ‪-‬‬
‫حيث يتم تسجيلها في سجالت املؤسسة بطريقة محددة سلفا‪.‬‬
‫‪ .3‬مرحلة االنتفاع (‪)Utilization‬والتوزيع (‪ :)Distribution‬وفى هذه املرحلة يتم تنفيذ ما ورد في الوثيقة‪ ،‬بما‬
‫في ذلك توجيه الوثيقة من إدارة إلى أخرى الستكمال الجراء املناسب‪.‬‬
‫‪ .4‬مرحلة التصنيف (‪)Classification‬واملحافظة (‪ :)Maintenance‬حيث يتم معالجة الوثيقة فنيا‪ ،‬بفهرستها‬
‫وتصنيفها وتكشيفيها وتنظيمها‪ ،‬وحفظها لفترات ممتدة أو مؤقتة حسب أهميتها‪ ،‬وذلك في األماكن املخصصة للحفظ‪،‬‬
‫أي يتم وضع الوثيقة في ملف موضوعها ثم حفظ امللف ذاته داخل ترتيبه في نظام التصنيف‪.‬‬
‫‪ .5‬مرحلة االسترجاع (‪ :)Retrieve‬وهي عملية استرداد الوثيقة عند الحاجة إلى ذلك من موضع حفظها وذلك‬
‫باستخدام أدوات البحث واالسترجاع التي يوفرها نظام الحفظ‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Cox, Richard J. & Larsen, Ronald L. I Schools and archival studies. Archival Science. 2008. p. 322.‬‬
 ‫‪50‬‬

‫‪ .6‬مرحلة التقويم (‪)Appraisal‬والحفظ (‪ :)preservation‬وهي املرحلة األخيرة للوثيقة حيث يتم تقويمها‪ ،‬ومن‬
‫ثم حذفها واستبعادها إذا انعدمت قيمتها وانتهت فترة االنتفاع منها‪ ،‬أو تحويلها إلى الحفظ الدائم إذا كانت لها أهمية‬
‫وقيمة دائمة‪.‬‬
‫وبالنسبة لدورة حياة الوثيق اللكترونية‪ ،‬فهناك ‪ 12‬مرحلة‪:‬‬
‫‪ .1‬اإلنشاء (‪ )Create‬أو التحويل (‪ :)Transfer‬وذلك‪ ،‬إما بإنشاء الوثيقة إلكترونيا أو رقميا أو ضوئيا إثر‬
‫معالجة أو تخزين أو استخراج أو نسخ أو إرسال أو إبالغ أو استقبال أو استالم كليا أو جزئيا بيانات ومعلومات إلكترونية‬
‫أو رقمية أو ضوئية‪ ،‬على وسيط ملموس أو وسيط إلكتروني أو رقمي أو ضوئي أو على أي وسيلة أخرى مشابهة‪ .‬على أن‬
‫تكون هذه الوثيقة قابلة لالسترجاع بشكل يمكن فهم محتواها‪.‬‬
‫وإما بتحويل الوثيقة من حالتها التقليدية إلى الشكل اللكتروني عن طريق استخدام أساليب تكنولوجية مثل‪:‬‬
‫(‪ )OMR‬و (ـ‪ )OCR‬و (ـ‪ )ICR‬واملسح الضوئي‪.‬‬
‫‪ .2‬املراجعة (‪ :)Review‬في هذه املرحلة يتم مراجعة والتحقق من األوصاف املهمة والحقائق املتعلقة بالوثيقة‬
‫اللكترونية‪ ،‬حرصا على أصالتها‪ ،‬مثل‪ :‬تعريف الوثيقة‪ ،‬طبيعتها‪ ،‬نوعها‪ ،‬أهميتها‪ ،‬غرضها‪ ،‬شكلها‪ ،‬حجمها‪ ،‬املحتوى‬
‫املشمول‪ ،‬رقمها في امللف أو الرصيد‪ ،‬تاريخها الوثيقة‪.‬‬
‫‪ .3‬املصادقة (‪:)Approve‬‬
‫‪ .4‬الوصف (‪ )Description‬أو التكشيف (‪ :)Indexing‬وهذه العملية تتضمن إنشاء تعريف للوثائق‪ ،‬وذلك‬
‫بكتابة بياناتها الوصفية ضمن أي من وسائل وأدوات االسترجاع اليدوية أو اآللية‪.‬‬
‫‪ .5‬التخزين (‪ )Storage‬أو اإلدارة (‪ :)Manage‬بمجرد وصف الوثائق يتم تخزينها في قواعد ومستودعات‬
‫ُ‬
‫البيانات واألرشيف اللكتروني ونظم التخزين األخرى‪ ،‬أو وضعها قيد الخدمة‪ .‬واألدوات املستخدمة في عملية الدارة‬
‫تشمل أدوات الدارة العالمية‪ ،‬وتقنيات النسخ االحتياطية وأدوات إدارة السجالت‪ .‬ومن املهم في التخزين أن تخزن‬
‫الوثائق بطريقة مناسبة وسهلة لتصبح هذه الوثائق متاحة لالسترجاع واالستخدام في أي وقت‪.‬‬
‫‪ .6‬النشر (‪ )Publish‬والنفاذ (‪ )Access‬أو اإلسترجاع (‪ :)Retrieve‬ويشير نشر املحتوى للبحث والوصول‬
‫ُ‬
‫وإظهاره نتائج البحث املطلوبة‪ ،‬واسترجاع املحتويات اللكترونية املختلفة‪ ،‬وتتم هذه العملية بتتبع واستخدام أدوات‬
‫االسترجاع اللكترونية أو البينات الوصفية للبحث عن الوثائق اللكترونية املوضوعة للخدمة‪ .‬أدوات البحث قد تضم‬
‫محركات البحث ونظم قواعد البيانات‪.‬‬
‫‪ .7‬إعادة توظيف (‪ :)Repurpose‬إحدى مراحل دورة حياة الوثيقة اللكترونية هي إعادة توظيفها أو إعادة‬
‫إصدار وثائق جديدة‪ .‬فأساس ذلك هو‪ ،‬أن أي تغيير يطرأ على النسخ األساسية من الوثائق اللكترونية يتم خلق وثيقة‬
‫جديدة ُمستقلة بالتعديالت التي تم وضعها دون مسح أو تعديل الوثيقة األصلية‪ .‬بالضافة إلى إمكانية استخدام الوثائق‬
‫ألغراض مختلفة‪.‬‬
‫‪ .8‬املشاركة (‪ :)Collaborate‬املشاركة أو تقاسم االستخدام جزء مهم جدا في حياة الوثيقة اللكترونية‪ .‬وهي‬
‫أن يتشارك مجموعة عمل على الخط وثيقة محددة أو مع أي مؤسسة أخري‪ .‬عملية ُمشاركة الوثائق مع كيانات أخري‬
‫تسمي املشاركة في دورة حياة الوثيقة‪ .‬أدوات املشاركة تتضمن البريد اللكتروني والرسائل والتحدث عن بعد‪.‬‬
 ‫‪51‬‬

‫‪ .9‬التوزيع (‪ :)Distribute‬عملية نقل الوثائق بأمان تسمي التوزيع في دورة حياة الوثيقة‪ .‬هناك الكثير من‬
‫ُ‬
‫األدوات التي تستخدم ألغراض التوزيع والتي تتضمن الطباعة‪ ،‬نشر الوسائل الرقمية‪ ،‬واألقراص املضغوطة‪.‬‬
‫‪ .10‬الحفظ (‪ :)Retain‬هي عملية حفظ البيانات القديمة لفترة محددة‪ .‬يتم تخزين البيانات التاريخية‬
‫باستخدام أدوات مثل إدارة السجالت الرقمية‪ ،‬التحويل للشكل اآللي‪ ،‬دمج البيانات وتخزين البيانات‪.‬‬
‫‪ .11‬التخلص (‪ :)Dispose‬في بعض األحيان تكون بعض الوثائق على درجة من الحساسية نظرا ألهميتها وبعد‬
‫انتهاء مدة حفظها يتم إتالفها بأمان باستخدام أدوات مثل (‪ )shredders‬و (‪ .)DOD-level data destruction‬وبهذا تعلن‬
‫نهاية هذه الوثائق تماما بينما بعض الوثائق األخرى تمر بمرحلة واحدة نهائية هي الحفظ‪.‬‬
‫ُ‬
‫‪ .12‬األرشفة (‪ :)Archiving‬بعض الوثائق ذات األهمية والقيمة العالية وتستخدم لفترة طويلة تحتاج‬
‫للمحافظة‪ .‬املداخل لهذه الوثائق تكون لفترة طويلة وغير محددة بمعني أن مثل هذه الوثائق يدخل عليها العديد من‬
‫الدارات‪ .‬األدوات والتقنيات تتضمن توحيد املقاييس وتنسيق املستندات املحمولة‪.‬‬
‫كل هذه العناصر أو معظمها تخلق دورة حياة الوثيقة تبعا لطبيعة ونوع الوثيقة‪ .‬تابع موقعنا اللكتروني ملعرفة‬
‫كل ما هو جديد عن نظام الـ ـ (‪ )DM‬وعن نظام الـ (ـ‪.)IDOX‬‬

‫‪ .6.3.4.1‬مبدأ تقييم األرشيف والوثائق‪:‬‬

‫تقييم الوثائق واألرشيف (‪ )Records Appraisal‬مبدأ أساس ي في إدارة األرصدة األرشيفية‪ ،‬وهو عملية تحديد قيمة‬
‫معينة لوثيقة ما بغرض تحديد فترات االحتفاظ بها‪ ،‬ويهدف تقييم الوثائق إلى تقرير مصيرها خاصة في عمرها الوسيط‪،‬‬
‫إما بالحفظ الدائم في األرشيف أو حذفها وإبعادها والتخلص منها‪.‬‬
‫ففي عملية التقييم يحدد فبها األرشيفي القيمة الدارية والقانونية واملالية للوثيقة‪ ،‬فضال عن قيمتها التاريخية‬
‫طويلة األمد‪ ،‬وبمجرد تحديد قيمة الوثيقة األرشيفية‪ ،‬يمكن تعيين فترة االحتفاظ بها‪ .‬والتقييم يمكن أن يتم في أي وقت‬
‫خالل دورة حياة سلسلة أرشيفية قياسية‪ ،‬ولكن غالبا ما يتم ذلك عندما تصبح الوثائق غير نشطة‪ ،‬أي العمر الوسيط‪.‬‬
‫وفي تقييم األرشيف‪ ،‬هناك التقييم الكلي (‪ )Macro Appraisal‬الذي تحدد فيه قيمة الوثائق استنادا إلى دور‬
‫منشئيها‪ ،‬مع إعطاء األولوية ألسباب إنشائها (‪ ،)function‬وأين تم إنشاؤها (‪ ،)Structure‬وكيف أنشأت‪ ،‬بدال من املحتوى‬
‫أو القيم العالمية (‪ )Informational Value‬التي تحتويها‪.‬‬
‫والتقييم الكلي في األساس‪ُ ،‬ي َح ّو ُل التركيز األساس ي للتقييم من الوثيقة‪ -‬بما في ذلك الخصائص أو القيم البحثية‬
‫التي تضمنها‪ -‬إلى السياق الوظيفي (‪ )functional context‬الذي يتم فيه إنشاؤها‪ .‬فبالنسبة لألرشيفي لم تعد أسئلة‬
‫التقييم الرئيسية حول ما تم تسجيله من وثائق‪ ،‬وأين تتواجد‪ ،‬وما قيمة البحث‪ .‬وبدال من ذلك‪ ،‬يستخدم األرشيفي‬
‫املعرفة املكتسبة من خالل تحليل وظيفي ملؤسسة ما‪ ،‬بما في ذلك تحليل تفاعل الوظيفة والهيكل‪ ،‬والثقافة التنظيمية‪،‬‬
‫ونظم األرشفة‪ ،‬ومشاركة املواطنين مع املؤسسة أو الوظيفة‪1.‬‬

‫ونموذج التقييم الكلي الذي تم وضعه لتقييم ملفات حكومة كندا‪ ،‬على سبيل املثال‪ ،‬يلغي قيمة التقييم األرشيفي‬
‫لتحديد ما يجب االحتفاظ به وما يجب إتالفه‪ ،‬وليس في إمالءات الدولة‪ ،‬كما هو الحال تقليديا‪ ،‬وال في متابعة أحدث‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Pearce-Moses, Richard. Op. cit. p.237.‬‬

 ‫‪52‬‬

‫االتجاهات في البحث التاريخي‪ ،‬كما في اآلونة األخيرة‪ ،‬ولكن في محاولة تعكس قيم املجتمع من خالل تحليل وظيفي لتفاعل‬
‫املواطن مع الدولة‪1.‬‬

‫وأثناء عملية التقييم هناك بعض االعتبارات التي تؤخذ في االعتبار‪ ،‬هي‪:‬‬
‫‪ ‬الحجم املادي (معبرا عنه بالقدم (السنتمتر)املكعب أو خطي)‪.‬‬
‫‪ ‬تكرار االستخدام (يوميا‪ ،‬شهريا‪ ،‬سنويا)‪.‬‬
‫‪ ‬الحاجة الدارية والتشغيلية التي تلبيها الوثيقة؛‬
‫‪ ‬اللوائح القانونية واملالية التي تحكم االحتفاظ بالوثيقة؛‬
‫‪ ‬الداللة التاريخية للوثيقة؛‬
‫‪ ‬امليزة االقتصادية لنقل الوثائق من املستودعات ذات التكاليف العالية إلى مستودعات تخزين منخفضة‬
‫التكلفة أو التخلص املباشر منها؛‬
‫‪ ‬ما إذا كانت الوثيقة هي نسخة قياسية أو نسخة مكررة‪.‬‬
‫وعن املبادئ التي تتحكم في تنظيم وترتيب األرشيف‪ ،‬وحاول الشامي جمعها في النقاط التالية‪2 :‬‬

‫‪ .1‬مبدأ احترام التنظيم اإلداري (‪ :)Administrative Principle‬ويعكس هذا املبدأ التنظيم الداري‬
‫واالختصاصات الدارية‪ .‬وبمقتضاه تعكس األقسام الفرعية للوحدة األرشيفية أسباب ومبررات البناء الداخلي لتنظيم‬
‫الرصيد األرشيفي (‪.)fonds‬‬
‫‪ .2‬مبدأ االحتفاظ بالبناء الداخلي للوثائق (‪ :)respect of archival structure‬املبدأ الذي بمقتضاه يجب أن‬
‫ُيعامل الرصيد كوحدة لها بناء أو هيكل محدد ال يتغير مهما تغير الترتيب املنطقي للوحدة األرشيفية‪.‬‬
‫‪ .3‬مبدأ االختصاص اإلداري (‪ ،)administrative competence‬املبدأ الذي بمقتضاه يعكس تكوين الوحدة‬
‫األرشيفية املتكاملة فروع التقسيم املختلفة لإلدارة التي كونت املتكاملة‪.‬‬
‫‪ .4‬مبدأ إعادة بناء الهيكل األولي (‪ ،)restoration of original order‬املبدأ الذي بمقتضاه يعاد ترتيب الوحدة‬
‫األرشيفية املتكاملة وفقا للترتيب الذي كانت عليه من قبل‪ ،‬فيما عدا ما يختص بالتصحيحات الضرورية‪.‬‬
‫‪ .5‬مبدأ التصنيف املوضوعي (‪ ،)subject classification‬املبدأ الذي بمقتضاه تحفظ الوثائق وفقا ملوضوعاتها‬
‫بصرف النظر عن منشأها أو مصدرها‪ ،‬وهو نقيض‪ :‬مبدأ املنشأ أو النسبة‪.‬‬
‫‪ .6‬مبدأ املنشأ (‪ ،)provenance or respect of fonds‬املبدأ الذي بمقتضاه توضع كل وثيقة في مكانها األصلي في‬
‫املتكاملة األرشيفية التي تنتمي إليها‪ ،‬أي وفقا للجهة التي أصدرتها‪ ،‬في نفس ترتيبها األصلي‪ ،‬مع احتفاظها بتكاملها ونسبتها‬
‫إلى إدارة معينة‪ .‬وهذا املبدأ هو أقل مبادئ التنظيم عيوبا‪.‬‬
‫‪ .7‬مبدأ االنتظام (‪ ،)registry principle‬املبدأ الذي يطلق عليه أحيانا مبدأ احترام الترتيب األولي ( ‪Sanctity of‬‬
‫‪ .)Registratur Prinzip( ،)respect pour l’ordre primitive( ،)the Original Order‬الذي ينادي بأن تحفظ الوثائق في‬
‫شكلها أو بنيتها األصلية‪ ،‬وكذلك يجب أن تبقي في ترتيبها األصلي وذلك حتى يمكن الحفاظ على عالقات الوثائق ببعضها في‬
‫وحدة متكاملة ومنتظمة‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Ibid.‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Elshami. archival principles. [on line]. [18/08/2017]. Available on: http://www.elshami.com/Terms/A/archival%20principles.htm‬‬
 ‫‪53‬‬

‫‪ .5.1‬من هو األرشيفي؟‬

‫ليس لألرشيفي تسمية واحدة أو اصطالح موحد بين الجميع‪ ،‬وإنما ترد له عدة نعوت بلغات عدة وفي بلدان‬
‫مختلفة‪ ،‬و في مؤسسات أو وظائف بعينها‪ ،‬منها‪ :‬األرشيفي (‪ ،)Archivist‬مسير وثائق (‪،)Gestionnaire de documents‬‬
‫مسير مستندات (‪ ،)Records manager‬منهي التسيير الوثائقي (‪ ،)Professionnel de la gestion documentaire‬له في‬
‫املغرب تسمية املعلوماتي (‪ ،)Informatiste‬وفي سويسرا متخصص في املعلومات الوثائقية ( ‪Spécialiste en information‬‬
‫‪ ،)documentaire‬وفي فرنسا أيضا يدعى حافظ األرشيف (‪ 1،)Conservateur des archives‬وفي الواليات املتحدة محافظ‬
‫مخطوطات (‪ ،)Manuscript Curator‬وإنجليزيا يدعى كذلك بحافظ الوثائق (‪ .)Record Keeper‬فمان هو األرشيفي؟‬

‫‪ .1.5.1‬تعريف األرشيفي‪:‬‬

‫األرشيفي (‪ )Archivist‬اصطالح تناولته بالشرح والتعريف‪ ،‬القواميس‪ ،‬وأحاطته أعمال املتخصصين وحتى أدلة‬
‫ومدونات الهيئات املهنية املتخصصة في املجال‪ ،‬الدولية منها والوطنية‪ ،‬بما في ذلك التشريعات واملعايير‪:‬‬
‫ملكلف بتنظيم وحفظ األرشيف‪2.‬‬ ‫ّ‬ ‫فاملعجم املوسوعي الفرنس ي الروس ي ّ‬
‫عرف األرشيفي‪ ،‬بأنه‪ :‬الشخص ا‬
‫ّ‬
‫وهو في الويكيبيديا الحرة منه ّي أو ُمم َتهن املعلومات ُمكلف بتسيير األرشيف‪ 3.‬حيث‪ُ :‬ي َح ّدد‪ ،‬يجمع‪ ،‬ينظم‪،‬‬
‫ََ‬
‫يحافظ‪ ،‬يبقي على ضبط وتوفير الوصول إلى األرشيف والوثائق التي تقر َر أن تكون لها قيمة طويلة األمد‪ .‬والوثائق التي‬
‫َيحتفظ بها األرشيفي يمكن أن تكون بأشكال متنوعة‪ ،‬بما في ذلك الرسائل واليوميات والوثائق والكتابات األخرى املختلفة‬
‫والوثائق الرسمية والتسجيالت الصوتية و‪/‬أو الصور‪ ،‬وما إلى ذلك‪4.‬‬

‫ُ ُ‬
‫وت َع ّرفه سلوى علي ميالد في قاموس مصطلحات الوثائق واألرشيف‪ ،‬بأنه‪" :‬الشخص املسؤول الذي يعمل في‬
‫أحد األنشطة ‪ -‬أو أكثر‪ -‬من أنشطة األرشيف‪ ،‬مثل‪ :‬التقييم‪ ،‬التنظيم‪ ،‬الضافة والقيد‪ ،‬الحفظ والصيانة‪ ،‬الترتيب‬
‫والوصف‪ ،‬تقديم الخدمات املرجعية للباحثين‪ ،‬إقامة املعارض ونشر املعلومات"‪5.‬‬

‫وفي املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬لسيد حسب هللا وأحمد الشامي‪:‬‬
‫األرشيفي هو الشخص املتخصص املنه ّي ّ‬
‫الدارس ملهنة األرشيف‪ ،‬واملتدرب مهن ًّيا‪ ،‬ذو خبرة في إدارة املواد األرشيفية‪ ،‬وهو‬
‫املسؤول القيم على الوثائق والوثائق التي يوفرها للباحثين عند الطلب‪ ،‬كما يقدم خدمات املعلومات ويكون مسؤوال عن‬
‫نشاط أو أكثر من األنشطة األرشيفية التالية‪ :‬تقييم الوثائق والتخلص منها‪ ،‬التزويد‪ ،‬التنظيم‪ ،‬الوصف‪ ،‬الصيانة‪،‬‬
‫الخدمات املرجعية الخدمات املمتدة ملن ال تصلهم الخدمات بالطرق التقليدية‪ ،‬إقامة املعارض‪ .‬وفي الواليات املتحدة‬
‫يستخدم اللفظ لإلشارة إلى أمين املخطوطات أو القيم على املخطوطات‪6.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Wikipédia. Archiviste. Op. cit.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Dictionnaire encyclopédique Larousse. Paris: Ed Larousse, 1997. ,5 vol, p. 1032.‬‬
‫‪3. Wikipédia. Archiviste. Op. cit.‬‬

‫‪4. Wikipedia. Archivist. Op. cit.‬‬

‫‪ .5‬علي ميالد‪ ،‬سلوى‪ .‬قاموس مصطلحات الوثائق واألرشيف‪ :‬عربي‪ ،‬فرنس ي‪ ،‬إنجليزي‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪. 09‬‬
‫‪ .6‬حسب هللا‪ ،‬سيد والشامي‪ ،‬أحمد محمد‪ .‬املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬القاهرة‪ :‬املكتبة األكاديمية‪ .2001 ،‬مج‪ ،1.‬ص‬
‫‪.192‬‬
 ‫‪54‬‬

‫وفي مسرد مصطلحات األرشيف والوثائق لريتشارد بيرس موسيس األرشيفي‪ :‬هو الفرد املسؤول عن تحديد‬
‫واقتناء‪ ،‬وترتيب‪ ،‬ووصف‪ ،‬وحفظ‪ ،‬وتوفير سبل الوصول إلى الوثائق ذات القيمة الدائمة‪ ،‬وفقا ملبادئ‪ :‬املصدر‪ ،‬والترتيب‬
‫األصلي‪ ،‬والضبط املشترك لحماية أصالة وسياق املواد‪ .‬وهو أيضا‪ ،‬الشخص املسؤول عن الدارة والشراف على مستودع‬
‫األرشيف أو الوثائق ذات القيمة الدائمة‪ 1.‬ومنه ّي متعلم في علم األرشيف و‪/‬أو مسؤول عن إدارة األرشيف‪2.‬‬

‫َ‬
‫وعند جمعية أرشيفيي الكيبك الكندية (‪ُ " :)AAQ‬يش ُار باألرشيفي إلى كل شخص يعمل في مجال تسيير‬
‫املعلومات العضوية واملسجلة‪ ،‬يسهر على إنشاء واقتناء‪ ،‬تقييم‪ ،‬تنظيم‪ ،‬معالجة‪ ،‬حفظ وحذف‪ ،‬وأيضا إيصال وبث هذه‬
‫املعلومات‪ ،‬في أي مرحلة من عمرها"‪3.‬‬

‫كما ورد في الفقرة الثالثة من تمهيد مدونة أخالقيات األرشيفيين التي صادق عليها مجلس جمعية‬
‫األرشيفيين األمريكيين (‪ ،)SAA‬في ‪ 5‬فبراير ‪ ،2005‬أن‪" :‬مصطلح أرشيفي (‪ )Archivist‬يشمل جميع املعنيين باختيار‪،‬‬
‫ضبط‪ ،‬رعاية‪ ،‬حفظ‪ ،‬وإدارة الوثائق التاريخية والوثائقية ذات القيمة الدائمة"‪4.‬‬

‫> وفي ميثاق أخالقيات املهنة للمجلس الدولي لألرشيف املعتمد من قبل جمعيته العمومية في دورتها ‪ 13‬ببكين‬
‫ل كل املَعنيين بضبط األرشيف ورعايته والتكفل به وحفظه وصيانته وإدارته‪5.‬‬
‫في ‪ 6‬سبتمبر ‪ُ ،1996‬ي َر ُاد باألرشيفي أو َيش َم ُ‬

‫وعند جمعية األرشيفيين الفرنسيين (‪"،)AAF‬األرشيفي بال شك واحد من أقدم املهن البشرية‪ ،‬فهو من‬
‫ناحية‪ ،‬حارس (‪ )Gardien‬لذاكرة املدينة‪ ،‬حر ّفي (‪ )Artisan‬أو صانع لتفاعل املنظمات‪ ،‬العامة والخاصة في إدارة‬
‫أرشيفاتها‪ ،‬ومن ناحية أخرى‪ ،‬هو همزة وصل أو واجهة بين األرشيف والجمهور‪ ،‬باعتباره فاعل ثقافي ال غنى عنه‪6.‬‬

‫لدولي لألرشيف وعلى موقعه اللكتروني يسأل‪َ :‬من ُهو األرشيفي؟ ويجيب في نفس الوقت‬ ‫أما املجلس ا ّ‬
‫واملكان‪ ،‬بما يلي‪" :‬األرشيف هو للحياة والعيش‪ .‬فهو ال يتعلق بنبش املاض ي بل لفهم الحاضر‪ .‬وفي هذا السياق‪ ،‬فإن َدو ُر‬
‫األرشيفي أو حافظ الوثائق َدور رائع‪ .‬وأن‪ ،‬ليس هناك الكثير من الوظائف التي يمكن القول بشأنها‪ ،‬أن ما نفعله اليوم‬
‫سيكون على أهمية كبيرة مئات السنين بعد اآلن‪ .‬فاألرشيفي أو حافظ الوثائق يحتاج إلى شغف التاريخ واالهتمام‬
‫بالتفاصيل وااللتزام القوي بالخدمة‪ .‬ألنه حارس ذاكرة املجتمع‪7.‬‬

‫‪ .2.5.1‬األرشيفي وحافظ املستندات‪:‬‬

‫برز في البيئة األرشيفية الغربية‪ ،‬واألمريكية خاصة‪ ،‬اختالف بين مهنتين أرشيفيين‪ ،‬بما في ذلك التسمية‪ ،‬املهنة‬
‫األولى مدير الوثاق واملستندات (‪ )Records Manager‬أو حافظ املستندات (‪ ،)Records Keeper‬واملهنة الثانية األرشيفي‬
‫(‪ )Archivist‬أو مدير األرشيف التاريخي‪ .‬فما الفرق بين األرشيفي وحافظ املستندات؟‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Pearce-Moses, Richard. Op. cit. P. 33.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪The InterPARES 2 Project. Glossary‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Lemay, Yvon, et Arguin, Luise Gagnon. L’archiviste : constructeur, gardien et communicateur, Mélanges en hommage à Jacques‬‬
‫‪Grimmard (1947-2007). Québec: PUQ, 2009. p. 177.‬‬
‫‪4.‬‬ ‫‪Society of American Archivists. Code of Ethics for Archivists. [on line]. [10/08/2017]. Available at: http://www.wipo.int/export/sites/tk/en/‬‬
‫‪databases/creative_heritage/docs/saa_ethics_archivists.pdf‬‬
‫‪ .5‬املجلس الدولي لألرشيف‪ .‬ميثاق أخالق املهنة‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
‫‪6.‬‬ ‫‪Archivistes Experts. Définitions : L’archiviste. [En ligne]. [07/07/2017]. Disponible sur: http://www.archivistes-experts.fr/etymologie.html‬‬
‫‪7.‬‬ ‫‪ICA. Who is an archivist? [on line]. [08/08/2017]. Available on: https://www.ica.org/en/discover-archives-and-our-profession.‬‬
 ‫‪55‬‬

‫في الواقع‪ ،‬الفرق أو االختالف بينهما ليس كبيرا‪ :‬ألن كالهما مسؤول عن املحافظة واستخدام األرشيف‪ .‬غير أنه في‬
‫بعض املنظمات والبلدان يوجد حافظ الوثائق املسؤول عن حماية الوثائق منذ إنشائها حتى نهاية واليته عليها‪ ،‬أي‬
‫االستخدام الداري‪ ،‬في حين أن األرشيفي يميل إلى أن يكون مسؤوال عن املستند عند النقطة التي يصبح فيها أرشيفا‪ .‬لكن‬
‫املطلوب من كليهما املهارات واملعرفة نفسها لضمان بقاء وسالمة األرشيف‪1.‬‬

‫وفي بعض البلدان‪ ،‬مثل اململكة املتحدة‪ ،‬مهنتي األرشيف وحفظ الوثائق لهما مساري وصول منفصلين‪ ،‬ومؤهالت‬
‫ومعايير خاصة بكل منهما‪ ،‬فضال عن الهيئات التمثيلية‪ .‬في املقابل‪ ،‬في بلدان أخرى‪ ،‬ال يوجد إطار منهي واضح‪ ،‬بل يعمل‬
‫الناس على بعض املمارسات الراسخة‪ .‬وينبغي أن نتذكر أن في جميع أنحاء العالم هناك العديد من املتطوعين وغيرهم من‬
‫األفراد املتحمسين الذين يهتمون باألرشيف ولكن لن يدركوا أنهم في جوهرهم أرشيفيون‪2.‬‬

‫فاألرشيفي أو حافظ املستندات‪ .‬كالهما شخص لديه مهارات محددة لجمع وإدارة وتوفير الوصول إلى األرشيف‬
‫والوثائق على املدى الطويل‪.‬‬
‫وعلى وجه الخصوص‪ ،‬عليهما بـ ـ‪3 :‬‬

‫احترام مبدأ املصدر والبقاء على معلومات املتعلقة ُبمنش ئ األرشيف من أجل الحفاظ على السياق وضمان‬ ‫‪‬‬

‫بقاء محتوى مفيد داخل األرشيف‪.‬‬

‫ُ َ‬
‫الحفاظ على الترتيب األصلي أي االحتفاظ بوثائق في الترتيب الذي وضعته الهيئة املنشئة للحفاظ على‬ ‫‪‬‬

‫العالقات بين املستندات‪ ،‬وبالتالي تقديم أدلة حول الكيفية التي نفذ املُنش ئ بها أنشطته‪ .‬وهذا يمكن أن يكون‬
‫ُ‬
‫أسهل من القيام به إذا كان املنش ئ قد اختفى منذ فترة طويلة‪ ،‬وقد تم نقل هذا األرشيف عدة مرات‪ ،‬ويعاني‬
‫من االستخدام الكثيف‪.‬‬

‫‪ .3.5.1‬أهداف األرشيفي‪:‬‬

‫ومهما كانت املؤهالت أو األلقاب‪ ،‬فإن أي شخص مسؤول عن األرشيف سيسعى إلى تحقيق جملة من األهداف‪4 :‬‬

‫‪ .1‬إنشاء مجموعة متماسكة من خالل اختيار ودراية واستباقية مطلعة‪.‬‬

‫‪ .2‬إدارة فعالة للمجموعات تضمن البقاء املادي للمجموعات على املدى الطويل‪ ،‬وإنشاء معلومات موثوقة‬
‫ومفصلة عن محتوى املجموعات والرعاية املستدامة لضمان بقاء املجموعات على املدى الطويل‪.‬‬
‫‪ .3‬برنامج وصول متماسك‪ ،‬يضمن ألي شخص يريد استخدام محتويات األرشيف أن يتمكن بسهولة من‬
‫معرفة املجموعة والوصول إلى محتوياتها بطريقة مالئمة الحتياجاته الخاصة‪.‬‬
‫‪ .4‬التعاون مع اآلخرين الستغالل أوجه التآزر بين مجموعات األرشيف وتعظيم الفرص الستخدام املجموعات‬
‫والحفاظ عليها‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪ICA. Who is an archivist? Op. cit.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Ibid.‬‬
‫‪3. Ibid.‬‬

‫‪4. ICA. Who is an archivist? Op. cit.‬‬

 ‫‪56‬‬

‫ولتحقيق هذه األهداف‪ ،‬قد يعمل املسؤولون عن األرشيف بالتعاون مع غيرهم من املهنيين مثل املحافظين‬
‫(‪ ،)Conservators‬وخبراء تكنولوجيا املعلومات (‪ ،)Information Technology Experts‬واملربين (‪ ،)Educators‬والفنانين‬
‫(‪ ،)Artists‬فضال عن العمل عن كثب مع املستفيدين لضمان مجموعات وخدمات ذات صلة باحتياجاتهم‪.‬‬

‫‪ .4.5.1‬مهارات األرشيفي‪:‬‬

‫يعمل األرشيفي في مؤسسات وهياكل متنوعة‪ ،‬بما في ذلك الوزارات والسلطات املحلية واملديريات واملتاحف‬
‫واملؤسسات التاريخية واملستشفيات‪ ،‬والشركات‪ ،‬والجامعات والكليات واملعاهد واملنظمات‪ ،‬وأي مؤسسة قد تكون‬
‫وثائقها وأرشيفاتها ذات قيمة للباحثين‪ .‬بدال من ذلك‪ ،‬يمكن أن يعمل أيضا على مجموعات ملؤسسات خاصة لعائلة أو‬
‫فرد‪.‬‬
‫وكثيرا ما يكون األرشيفي معلما؛ محاضرا في جامعة أو كلية بإلقاء محاضرة تتعلق باألرشيف وممارساته‪ .‬وكثيرا ما‬
‫يقوم موظف األرشيف العامل بتصميم برامج تثقيفية أو توعية لتعزيز قدرة مستخدمي األرشيف على فهم املعلومات‬
‫والوصول إليها‪ .‬وقد يشمل ذلك أنشطة متنوعة مثل املعارض‪ ،‬ونشاطات الترويج‪ ،‬أو حتى التغطية العالمية‪.‬‬
‫وبسبب التنوع في طبيعة العمل ومنظماته وبيئته‪ ،‬يحتاج األرشيفيون إلى مجموعة واسعة من املهارات (‪1:)Skills‬‬

‫‪ .1‬إن أولئك الذين يعملون في املحطات املرجعية والوصول املوجه يحتاجون إلى أن يكونوا جيدين مع الناس‪،‬‬
‫حتى يتمكنوا من مساعدتهم في أبحاثهم‪.‬‬
‫‪ .2‬وهناك حاجة إلى القدرة على تطبيق بعض املعارف األساسية في الحفظ للمساعدة في إطالة عمر القطع‬
‫األثرية الثقافية‪ .‬العديد من أنواع مختلفة من الوسائط (مثل الصور واألوراق الحمضية‪ ،‬ونسخ العمليات غير مستقرة)‬
‫يمكن أن تتدهور إذا لم يتم تخزينها والحفاظ عليها بشكل صحيح‪.‬‬
‫‪ .3‬وعلى الرغم من أن العديد من مجموعات األرشيف تتألف فقط من الوثائق الورقية‪ ،‬فإن على األرشيفيين‬
‫على نحو متزايد مواجهة التحديات الجديدة التي يطرحها حفظ الوثائق اللكترونية‪ ،‬ولذلك يجب أن يكونوا استشرافين‬
‫ومتفوقين من الناحية التكنولوجية‪.‬‬
‫‪ .4‬بسبب كمية التقييم والتسجيل‪ ،‬فإنهم بحاجة إلى أن يكونوا جد منطقيين ومنظمين وأن يكونوا قادرين على‬
‫إيالء االهتمام بالتفاصيل‪.‬‬
‫‪ .5‬عند وصف املستندات‪ ،‬أو عند مساعدة املستفيدين‪ ،‬يحتاج األرشيفيون إلى بعض املهارات البحثية‪.‬‬
‫‪ .6‬ويطلب من األرشيفيين أحيانا التعليق أو تقديم بعض السياق للوثائق في مجموعتهم‪ ،‬لذلك يجب أن نعرف‬
‫الكثير املمكن عن جمعها‪.‬‬
‫وقد تطلب ظهور الوصف األرشيفي املشفر‪ ،‬إلى جانب الطلب املتزايد على املواد التي ستتاح على النترنت‪ ،‬اضطر‬
‫األرشيفيون أن يكونوا أكثر دراية بالتكنولوجيا في العقد املاض ي‪ .‬والعديد من األرشيفيين يكتسب اآلن مهارات (‪)XML‬‬
‫األساسية لجعل الدعم في متناول الباحثين على شبكة النترنت‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Wikipedia. Archivist. Op. cit.‬‬

 ‫‪57‬‬

‫وبغية التصدي ملسائل حجم وتعقيد الوثائق اللكترونية‪ ،‬فإن بعض الكتاب ‪ -‬حسب لندا هنري ( ‪Linda J.‬‬
‫‪ - )Henry‬بدأوا في صياغة أفكار جديدة للتعامل مع هذه املستندات‪ .‬متأثرين بأفكار ديفيد بيرمان (‪،)David Bearman‬‬
‫ودعا هؤالء الكتاب إلى "نموذج جديد" للتعامل مع الوثائق اللكترونية‪ .‬وحثوا على أن يقوم األرشيفيون بتغيير تركيزهم‪،‬‬
‫من محتوى السجل إلى سياقه؛ ومن السجل نفسه إلى وظيفة املستندات؛ ومن دور أرشيفي حريص على الحفظ والتاحة‬
‫إلى دور غير أرشيفي يتدخل في عملية إنشاء الوثائق وإدارة سلوك املبدعين‪1.‬‬

‫‪2‬‬
‫‪ .5.5.1‬واجبات ومهام األرشيفي‪:‬‬

‫واجبات (‪ )Duties‬األرشيفي تشمل‪ :‬اقتناء وتقييم مجموعات جديدة‪ ،‬ترتيب ووصف املستندات‪ ،‬توفير الخدمات‬
‫املرجعية‪ ،‬وحفظ املواد األرشيفية‪.‬‬
‫أما مهامه هي ضمان وضبط الوصول على املدى الطويل إلى املعلومات العضوية‪ ،‬والتعريف بهذا التراث‪ .‬فهو‬
‫الوص ي على األرشيف واملسؤول عنه‪ ،‬يتولى نشره وتثمينه‪.‬‬
‫ومما ورد في مبادئ مدونة أخالقيات املهنة األرشيفية لرابطة األرشيفيين الكنديين ( ‪Association of Canadian‬‬
‫‪3 :)Archivists = ACA‬‬

‫‪ .1‬يقوم األرشيفيون بتقييم‪ ،‬اختيار‪ ،‬اقتناء‪ ،‬حفظ وإتاحة الوصول للوثائق األرشيفية‪ ،‬وضمان سالمتها‬
‫الفكرية وتعزيز حفظها املادي‪ ،‬لصالح املستفيدين الحاليين واألجيال املقبلة‪.‬‬
‫‪ .2‬يتحمل األرشيفيون مسؤولية التأكد من أنهم وزمالئهم قادرون على أداء هذه األنشطة‪ ،‬وغيرها من األنشطة‬
‫املهنية األخرى في بيئة خالية من التمييز والتحرش الجنس ي أو األخالقي‪.‬‬
‫‪ .3‬يشجع األرشيفيون ويعززون أكبر قدر ممكن من استخدام الوثائق التي هي في رعايتهم‪ ،‬مع إيالء االهتمام‬
‫الخاص الحترام الخصوصية والسرية والحفاظ على هذه الوثائق‬
‫‪ .4‬يؤدي األرشيفيون واجباتهم وفقا ملبادئ وممارسات األرشفة املعترف بها بأفضل ما لديهم من قدرات‪،‬‬
‫ويبذلون كل جهد ممكن لتعزيز والحفاظ على أعلى معايير السلوك املمكنة‪.‬‬
‫‪ .5‬يساهم األرشيفيون في النهوض بالدراسات األرشيفية من خالل تطوير معارفهم ومهاراتهم‪ ،‬وتقاسم هذه‬
‫املعارف والخبرات مع أعضاء آخرين للمهنة األرشيفية واملهن ذات العالقة‪.‬‬
‫‪ .6‬يستخدم األرشيفيون معارفهم وخبراتهم لصالح املجتمع كله‪.‬‬
‫وأنشطته بالترتيب‪ :‬علمية وتقنية‪ ،‬تنظيمية‪ ،‬ثقافية وللتدريب؛ فهي تغطي بالكامل السلسلة الوثائقية األرشيفية‪:‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Pearce-Moses, Richard. Op. cit. P.33.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Wikipédia. Archiviste. Op. cit.‬‬
‫‪3. Association of Canadian Archivists. Code of Ethics. [on line]. [10/08/2017]. Available at: http://archivists.ca/sites/default/files/Attachments/‬‬

‫‪About_Us_attachments/Code-of-Ethics.pdf‬‬
 ‫‪58‬‬

‫‪ .1‬ضبط إنتاج املعلومات وتقييم واقتناء الوثائق‪ :‬تساعد منتجي املعلومات في إنشاء وترتيب ملفاتهم (أنشطة‬
‫استشارية وتدريبية)‪ ،‬وتقييم امللفات‪ ،‬في نهاية فترة االحتفاظ بها‪ ،‬وتنظيم إزالة امللفات عديمة القيمة األرشيفية‪ ،‬ودفع إلى‬
‫األرشيف التاريخي جميع امللفات التي لها قيمة أرشيفية؛‬
‫‪ .2‬املعالجة األرشيفية‪ :‬إعادة صياغة ووصف محتويات امللفات من خالل إعداد أدوات بحث قصد استرجاع‬
‫املعلومات املطلوبة بسهولة عند الحاجة‪ ،‬وأحيانا استنساخ (نقلها إلى وثائق إلكترونية) معلومات الوعاء‪ /‬بشكل دائم؛‬
‫‪ .3‬املحافظة (الحفظ على املدى الطويل)‪ :‬من جهة‪ ،‬حماية امللفات من كل ما يمكن أن يهدد سالمتها‪ ،‬سواء‬
‫كان سبب الضرر طبيعي (حريق‪ ،‬أضرار املياه‪ ،‬كائنات دقيقة‪ ،‬الخ‪ ،).‬أو أفعال ضارة أو تقادم التكنولوجية‪ ،‬ومن جهة‬
‫أخرى يمكن إصالح أي ضرر على الوسيط (ترميم)؛‬
‫‪ .4‬نشر املعلومات (الوصول‪ ،‬االتصال والتثمين)‪ :‬ضبط الوصول إلى املعلومات الشخصية والحساسة (في‬
‫إطار فترة الحماية)‪ ،‬مما يجعل ماديا وفكريا مطالعة محتوى الوثائق (البيانات و‪/‬أو الوعاء)‪ ،‬إلى األشخاص املسموح لهم‬
‫معرفة وجود املعلومات املحتفظ‪ ،‬وذلك بتوفير معلومات في مواضيعهم وتعزيزها (باملطبوعات النسخ‪ ،‬املعارض وغيرها‬
‫من االستخدامات الثانوية)؛‬
‫‪ .5‬إدارة مصلحة األرشيف‪ :‬إدارة مصلحة أرشيف‪ ،‬وبالخصوص املوارد املالية والبشرية واملادية (شراء معدات‬
‫إعادة التعبئة) والعقارات (إدارة املقرات وفضاءات التخزين)؛‬
‫ُ‬
‫‪ .6‬التشبيك والرصد‪ :‬وذلك بأن ُيؤخذ في الحسبان التطورات القانونية والتقنية والتنظيمية‪.‬‬
‫وفي نهاية املطاف‪ ،‬الغرض من هذا كله هو إرضاء املستفيد الباحث عن املعلومات‪ .‬ويقع األرشيف العمومي ضمن‬
‫املصلحة العامة‪.‬‬

‫‪ .6.1‬املهنة األرشيفية‪:‬‬

‫تعد املهنة األرشيفية (‪ )Archival Profession‬من أقدم املهن البشرية إذ تمتد إلى آالف السنين‪ .‬لكنها كنشاط‬
‫منهجي منظم‪ ،‬أو كوظيفة يتم التكوين فيها أو حولها‪ ،‬وفي مدارس وكليات متخصصة‪ ،‬وفق مناهج وبرامج دراسية‬
‫موصوفة‪ ،‬فقد بدأت منذ القرون الوسطى‪.‬‬

‫‪ .1.6.1‬مفهوم املهنة األرشيفية‪:‬‬

‫بداية‪ ،‬املهنة لغة‪ :‬هي الحذق بالخدمة والعمل ونحوه‪ 1.‬أما اصطالحا‪ :‬فهي مجموعة من األعمال املتشابهة التي‬
‫تنتمي إلى وحدة نوعية‪ ،‬بحيث إذا مارس الفرد إحداها يمكنه ممارسة األخرى بعد تدريب طفيف‪ .‬وال تمارس املهنة إال على‬
‫أساس من العلم والخبرة‪ ،‬كما تتطلب مهارات وتخصصات معينة‪ ،‬وتحكمها وتنظمها قواعد ومواصفات وحتى نظم‬
‫توظيف وعقود قانونية وضوابط وآداب‪ .‬وهي أيضا الدور االجتماعي الذي يلعبه الشخص أو الفرد في املجتمع‪ .‬أما‬
‫ُ ُ‬
‫فتع َرف بأنها‪ :‬مجموعة من الواجبات واملسؤوليات التي تطلب تخصيص فرد للقيام بها‪ ،‬وهي عقد (‪)Contract‬‬ ‫الوظيفة‬

‫‪ .1‬ابن منظور‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ج‪ ،13 .‬ص‪.424 .‬‬

 ‫‪59‬‬

‫بين طرفين‪ :‬موظف وصاحب وظيفة يقوم بموجبه صاحب الوظيفة بمنح املال بصفة َدورية منتظمة للموظف مقابل‬
‫‪‬‬
‫قيامه بخدمة أو عمل ما‪.‬‬
‫واملهنة األرشيفية أو الوظيفة األرشيفية (‪ )Archival Function‬أو العمل األرشيفي (‪ ،)Archiving Job‬أي منها فهي‪:‬‬
‫"تشمل كل النشاطات املتصلة بها‪ ،‬والضرورية لحماية األرشيف وحفظه‪ ،‬ولضمان إتاحة الوثائق وفهمها"‪ 1.‬وهي املهنة‬
‫التي يجمع فيها ممارسيها بين التعليم والخبرة من أجل تحديد وإدارة وحفظ الوثائق ذات القيمة الدائمة للتوثيق‬
‫واملحافظة على إتاحتها لألبحاث وأغراض أخرى‪.‬‬
‫َ‬
‫وكيان املهنة األرشيفية مستقل عن املؤسسة أو الهيئة‪ .‬وليس األرشيف في غالب األحيان هو فقط املعن ُي بالوظيفة‬
‫األرشيفية‪ .‬فاألنشطة ذات الصلة بالوظيفة األرشيفية تبدأ قبل فترة طويلة من تأسيس الوثائق واألرشيف‪ ،‬مع تصميم‬
‫نظام حفظ املستندات‪ .‬ومن هذا املنطلق‪ ،‬يمكن لشركاء مختلفين أن يكونوا (وهم بالفعل) معنيون بتنفيذ الوظيفة‬
‫ّ‬
‫واألرشيفيين‪2.‬‬ ‫األرشيفية " التي تشمل منتجي الوثائق ومحافظي ومديري الوثائق‬

‫‪ .2.6.1‬تاريخ املهنة األرشيفية‪:‬‬

‫ارتبطت املهنة األرشيفية بتاريخ الكتابة‪ ،‬باعتبار أن األرشيفي ضابط الوصول وحافظ لجزء هام من آثار الكتابة‪،‬‬
‫مهما كان وعاء الكتابة ونظامها‪ .‬فقد ظلت هذه الوظيفة منذ الحضارات القديمة بسيطة دون تعقيد‪ ،‬حتى نهاية القرن‬
‫‪ 19‬وبداية القرن ‪ ،20‬الفترة التي شهدت فيها تطورا ملحوظا في شتى أشكال األوعية ووسائط الحفظ‬
‫تقول إليزابيث أدكينز (‪ ،).Elizabeth W. Adkins‬بدأت املهنة األرشيفية في الواليات املتحدة األمريكية مع إنشاء‬
‫األرشيف الوطني في واشنطن العاصمة عام ‪ .1934‬وقبل ذلك‪ ،‬كان املؤرخون واملكتبيون يتقاسمون االهتمام املشترك‬
‫للحفاظ على الوثائق األرشيفية واملخطوطات‪ ،‬ولكن كان هناك عدد قليل من األفراد الذين أطلقوا على أنفسهم‬
‫أرشيفيين‪3.‬‬

‫‪ .‬أود أن أشير إلى االختالف الذي قد يركز عليه البعض بين مصطلحي الوظيفة واملهنة واملصطلحات املشابهة األخرى فالوظيفة (‪)Function‬أساسا هي موقف‬
‫(‪ )Position‬وهي مجموعة املهام (‪ )Tasks‬والنشاطات (‪ )Activity‬والواجبات (‪ )Duties‬التي ُيكلف بها شخص واحد‪ .‬وتحكمها بالطبع نصوص قانونية وعقود وقواعد‬
‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫ُ‬
‫وضوابط العمل‪ ،‬بمعنى الوظيفة توصف وتضبط وت َقدر‪ ،‬كما يمكن أن نغير الوظيفة متى شئنا‪.‬‬
‫َ‬
‫املمارسة في مجال من املجاالت أو علم من العلوم‪،‬‬ ‫الصن َعة (‪)Vocation‬‬
‫أما املهنة (‪ )Profession‬فهي أساسا السيرة (‪ )Career‬وهي الحرفة (‪ )Craft‬أو َ‬
‫َ‬
‫كالهندسة والطب و‪ ...‬والتي تتطلب التكوين والتدريب والخبرة واملهارة والحذق والبداع‪ ،‬وينتظر من ُم َمارسها االستعداد واملقدرة والحب والخالص والتفاني‪ ،‬كما ال‬
‫يمكن أن نغير املهنة بسهولة وإن حدث فإن ذلك يتطلب إعادة التعلم في املجال الجديد‪ ،‬دون أن نفقد مكتسبات املهنة القديمة‪.‬‬
‫واملهنة قد تتقاسمها أو نقسمها على عدة وظائف‪ ،‬مثل‪ :‬أرشيفي رئيس ي‪ ،‬وأرشيفي‪ ،‬وأرشيفي مساعد‪ ،‬أما الوظيفة فهي قائمة أعمال أو نشاطات موصوفة‬
‫َ‬ ‫يمكن تحديدها أو ضبطها في بنود أو وثيقة مواصفات‪َ ،‬تف َتر ُ‬
‫ض على شاغلها االلتزام بها‪.‬‬

‫أما العمل فهو‪ :‬مجموعة من الوظائف املتشابهة الواجبات والتي يمكن أن يقوم بها فرد واحد عند اللزوم‪ .‬حيث يمكن القول بأن‪ :‬كل مهنة عمل وليس كل‬
‫عمل مهنة‪ ،‬واملهنة تقتض ي التقان واملعرفة الدقيقة‪ ،‬بخالف العمل‪ ،‬فقد يعمل النسان عمال ال يتقنه‪ ،‬فال يمكن أن نسميه ممتهنا له‪.‬‬
‫‪ .1‬ماكدونالد‪ ،‬أندرو‪ ،‬وآخرون‪ .‬املرجع السابق‪10.‬‬
‫‪ .2‬املرجع نفسه‪.‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪Pearce-Moses, Richard. Op. cit.P.33-34.‬‬
 ‫‪60‬‬

‫ويرد في موسوعة الويكي (‪)Wikipedia‬الفرنسية‪ ،‬في موضوع األرشيفي (‪ )Archiviste‬تقسيم زمني للمهنة أو‬
‫الوظيفة حسب التسميات التي أخذها األرشيفي‪ ،‬أو باألحرى حسب الفترات التي تسند فيها مسؤولية األرشيف إلى مهن‬
‫أخرى‪ .‬كما يلي‪1:‬‬

‫‪ .1.2.6.1‬فرتة األرشيفي حارس الذاكرة ورجل السلطة (العصر القديم)‪:‬‬

‫في القديم‪ ،‬يعتبر األرشيفي رجل سلطة يسهر على حفظ نصوص القوانين‪ .‬كما في اليونان القديمة‪ ،‬حيث يتولى‬
‫هذه املهنة فئة القضاة (‪ ،)the magistrates‬وهناك‪" :‬قسم آخر من املسؤولين مكلف بتسجيل العقود التي تتم بين‬
‫األفراد‪ ،‬واألحكام الصادرة عن املحاكم‪ .‬وهم أيضا يتلقون إعالن املقاضاة والجراءات القضائية‪ .‬أحيانا‪ ،‬هؤالء القضاة‬
‫ُ‬
‫يتم تقسيمهم إلى قضاة آخرين؛ لكنهم ال يملكون كل القوى التي ذك َرت‪ .‬فالذين يغطون ذلك يدعون باألرشيفيين‪ ،‬الكتبة‪،‬‬
‫املشرفون بالفعل من أجل ضبط أو مشرفون‪ ،‬محافظين لحراسة الذاكرة‪ ،‬أو املعينين بأي اسم آخر من هذا القبيل"‪.‬‬
‫وفي روما القديمة‪ ،‬يدار أرشيف الدولة من قبل القضاة‪ ،‬واملراقبون (‪ ،)Censeurs‬ثم أمناء املال (‪.)Questeurs‬‬

‫‪ .2.2.6.1‬فرتة األرشيفري أمني سر أو موثق (القرن ‪:)16‬‬

‫في العصور الوسطى‪ ،‬ومنذ القرن ‪ 15‬شهدت الوظيفة أو املهنة األرشيفية استخدام مصطلح أرشيفير‬
‫(‪ ،)Archivaire‬حيث يتوالها أو باألحرى يغطيها الكتبة (‪ ،)Clercs‬األمناء (‪ ،)Secrétaires‬أو حافظو األسرار‪ ،‬أو‬
‫املستشارين (‪ .)chanceliers‬فعلى سبيل املثال‪َ ،‬عه َد ملك فرنسا فيليب لو بال (‪ )Philippe Le Bel‬سنة ‪ 1307‬بحراسة‬
‫أرشيفه إلى الكاتب بييار ديستامب (‪ ،)Pierre d’Étampes‬الذي يصف مهامه في رسائل اللجنة‪ ،‬على النحو التالي" ‪:‬هو‬
‫الذي يرى ويفحص ويضع في نظام ويرتب في الخزائن الرسائل واملواثيق واالمتيازات‪ ،‬من أجل الحفاظ عليها على أفضل‬
‫وجه ممكن حتى تكون أكثر اكتماال واألكثر سهولة عند الضرورة‪ ،‬والذي يفعل كل ما يتطلبه أمر الحفاظ السليم والعثور‬
‫عليها بسرعة‪".‬‬
‫ومنذ القرن ‪ ،17‬أصبحت املهنة األرشيفية مهنية‪ ،‬مع بدايات الدبلوماتيك (‪ )Diplomatique‬ونظام التسجيل‬
‫ّ‬
‫(‪ )Registratur‬في أملانيا‪ ،‬يتوالها الكتبة (‪ ،)Clercs‬كما أصبح األرشيفيون كتاب العدل أو موثقين (‪ .)Notaires‬وفي بلدان‬
‫أوروبا الوسطى‪ ،‬ظهرت وظيفة أمين السجل (‪ )Registrateur‬في الدارات في القرن ‪ .18‬وفي نفس الوقت‪ ،‬وفي اللغة‬
‫حل مصطلح (‪ ،)Archiviste‬الذي هو أكثر علمية محل مصطلح (‪.)Archivaire‬‬ ‫الفرنسية ّ‬
‫ّ‬
‫فما يميز األرشيف وتخصص األرشيف في فترة العصور الوسطى هو االهتمام الكبير الذي أصبح يبديه الحكام من‬
‫ملوك وأباطرة ألرشيفاتهم أو باألحرى أرشيف يلدانهم‪ ،‬خاصة الثمينة منها والتي تتعلق باملعاهدات واملياثيق‪ ،‬إلى درجة‬
‫أنهم كانوا يحملونها معهم خالل الغزوات والحروب‪ .‬ففي هذه الفترة في أوربا ارتبطت مهنة األرشيفي بالكهنة‪ّ ،‬‬
‫الكتاب‪،‬‬
‫ُّ‬
‫القضاة وبعض السادة املقربين من البالط‪ ،‬حيث كانوا مصدر ثقة بالنسبة للحكام‪ ،‬فيكلفوا بالشراف على األرشيف‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Wikipédia. Archiviste. [En ligne]. [15/07/2017]. Disponible sur : https://fr.wikipedia.org/wiki/Archiviste.‬‬

‫‪‬‬
‫‪. Lettres de commission de Philippe le Bel à Pierre d’Étampes, 1309, cité par Jean Favier, La Pratique archivistique française, Paris :‬‬
‫‪Direction des Archives de France, 1993.‬‬
 ‫‪61‬‬

‫وقد كان يطلق على هؤالء تسميات متعددة مثل ّ‬

‫كتاب املحكمة‪ ،‬أمناء األرشيف‪ ،‬حافظي األرشيف‪ ،‬أو حافظي املذكرات‪.‬‬
‫بالرغم من أنها لم تصبح بعد تخصصا قائما بذاته يمتهنه أشخاص ّ‬
‫تكونوا من أجل ذلك‪1.‬‬

‫‪ .3.2.6.1‬فرتة األرشيفي العَالِمُ واملُؤرخ (القرن ‪:)18‬‬

‫بعد الثورة الفرنسية‪ ،‬ودخول علم األرشيف في حضن العلوم املساعدة للتاريخ‪ ،‬أصبح األرشيفي مؤرخا جديرا‪.‬‬
‫وخالل القرن ‪ 19‬وجزء كبير من القرن ‪ ،20‬لم يعد يضمن الوصول إلى النصوص القانونية‪ ،‬فقط‪ ،‬وإنما إلى مصادر‬
‫تاريخية‪ .‬وقد كان لزاما على األرشيفي أن يكون على معرفة تقنية صلبة‪ :‬بالدبلوماتيك‪ ،‬والباليوغرافيا‪ ،‬وعلم األختام‬
‫(‪ ،)Sigillography‬وعلم الرنوك (‪ ،)Heraldry‬وما يكتسبها في املدارس املتخصصة التي أنشئت حديثا‪.‬‬
‫وما يميز هذه املهنة‪ ،‬منذ بداية القرن ‪ ،19‬هو بروز املدارس املتخصصة التي تدرسها كتخصص قائم بذاته‪ ،‬فقد‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫أسست أول مدرسة لتكوين األرشيفيين في العالم بمملكة نابولي (‪ )Naples‬بإيطاليا عام ‪ ،1811‬حيث كانت تدرس علم‬
‫الوثائق إلى جانب علم الكتابات القديمة‪.‬‬

‫‪ .4.2.6.1‬فرتة مدير أو مسريو الوثائق (القرن ‪:)20‬‬

‫وبسبب زيادة التوحيد القياس ي للمهنة األرشيفية منذ سبعينات القرن املاض ي ومع الحوسبة املتزايدة لوسائط‬
‫املعلومات‪ ،‬واصل األرشيفي وظيفته القانونية وأضاف لها وظيفة مدير أو مسير موارد‪ :‬أصبح مسير معلومات‪ ،‬باملوازاة مع‬
‫دوره االجتماعي الذي يحتفظ به في تعزيز قيمة التراث املكتوب‪.‬‬

‫‪ .3.2.3‬خصائص املهنة األرشيفية‪:‬‬

‫للمهنة األرشيفية الكثير من امليزات أو الخصائص التي اكتسبتها على مر األزمنة والتي يمكن ذكر بعضها في النقاط‬
‫التالية‪:‬‬
‫‪ .1‬تعدد مسميات املهنة األرشيفية‪ :‬امليزة األولى للمهنة األرشيفية‪ ،‬تعدد املسميات‪ ،‬فمنذ أقدم الحضارات‬
‫وحتى عصرنا الحاضر‪ ،‬تمارس املهنة أو ُيع َه ُد بها إلى اختصاصات كثيرة فبالضافة إلى األرشيفي املتخصص‪ ،‬مارسها‬
‫القضاة في العهود القديمة‪ ،‬والكتبة والكهنة‪ ،‬واألمناء واملستشارون‪ ،‬واملراقبون‪ ،‬أمناء املال في العصور الوسطى‪ ،‬ومديرو‬
‫أو مسيرو أو مناجير الوثائق في العصر الحديث‪.‬‬
‫ََ‬
‫‪ .2‬الهيكلة أو السحابة النظامية للمهنة األرشيفية‪ :‬إن أهم ما يميز مهنة األرشيف‪ ،‬هو تكتل األرشيفيين‬
‫ضمن هيئات أرشيفية وطنية‪ ،‬إقليمية ودولية‪ ،‬والعمل على تطوير تخصصهم والسهر على تقاسم وتشارك كل ما‬
‫يتوصلون إليه من نتائج وحلول للصعوبات التي تواجههم‪ ،‬خاصة في املمارسة‪.‬‬
‫َ‬
‫فللهيئات األرشيفية الدولية التي ت َجم َع تحت غطائها أرشيفيون كثر من جميع األقطار والبيئات‪ ،‬لها الفضل الكبير‬
‫ّ‬
‫في تطوير تقنيات وأساليب ومناهج العمل األرشيفي‪ ،‬وتنظيره أو تقعيده من خالل االتفاق على مجموعة من املبادئ‬
‫واملعايير التي توحد العمل األرشيفي وتسهل التبادالت في مجال املعلومات وأدوات العمل‪.‬‬

‫‪ .1‬ختير‪ ،‬فوزیة فاطمة‪ .‬األرشيف ومهنة األرشيفي في الجزائر‪ :‬دراسة ميدانية بالغرب الجزائري‪ .‬رسالة دكتوراه‪ :‬تخصص املكتبات والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪.2015 ،‬‬
‫ص‪86 .‬‬
 ‫‪62‬‬

‫كما‪ ،‬أن للجمعيات واالتحادات الوطنية لألرشيفيين التي يتعدى صدى بعضها الحدود الجغرافية للدولة‬
‫الواحدة‪ ،‬لها دور كبير السيما في مجال العمل الفني وتطوير املهنة األرشيفية‪ ،‬والدفاع عن حقوق األرشيفيين‪.‬‬
‫‪ .3‬استخدام تكنولوجيات املعلومات‪ :‬من ميزات املهنة األرشيفية استعمالها للتكنولوجيات الحديثة‪ ،‬التي‬
‫مكنتها من الرقي بها إلى درجات معتبرة من املمارسة في مختلف املؤسسات واملنظمات‪ ،‬وما نتج عنه من أرشيفات ونظم‬
‫رقمية‪ .‬فوجود األرشيف في بيئة إلكترونية‪ ،‬فهو عرضة ألخطار كثيرة مما جعل السلطات واملسؤولين يولون أهمية بالغة‬
‫لألرشيف من وثائق‪ ،‬ومن خاللها العناية باملهنة األرشيفية‪.‬‬
‫‪ .4‬كثافة العنصر النسوي في املهنة األرشيفية‪ :‬ومن امليزات األخرى للمهنة أو الوظيفة األرشيفية‪ ،‬أنها لم تعد‬
‫حكرا على الذكور كما في العصور السابقة‪ ،‬فهي اليوم تكاد تكون مهنة يتوجه إليها الناث‪ ،‬وهذا على غرار املهن األخرى‬
‫املرتبطة بعلوم املعلومات واملكتبات مثل مهنة املكتبي والوثائقي‪ .‬فهذا الفرنس ي بول ديلسال (‪ )Paul Delsalle‬يكتب‪ :‬من‬
‫الظواهر التي ميزت مهنة األرشيف في القرن ‪ 20‬هو اكتساحه من طرف الناث‪ ،‬على عكس ما كانت عليه األمور في السابق‬
‫حيث كانت هذه الفئة مغيبة تماما عن تسيير مصالح األرشيف‪ .‬كما أن نسبة النساء التي تتخرج من مدارس علم‬
‫األرشيف أصبحت تفوق نسبة الذكور‪1 .‬‬

‫‪ .4.2.3‬أخالقيات املهنة األرشيفية‪:‬‬

‫أخالقيات املهنة (‪ )Professional Ethics‬وترادفها عبارتي آداب املهنة وأخالق العمل‪ ،‬وهي جملة القواعد واآلداب‬
‫السلوكية واألخالقية التي يسلكها املنهي في مهنته تجاه عمله‪ ،‬وتجاه عمالئه‪ ،‬وتجاه نفسه وذاته‪ .‬وهي املبادئ واملثل العليا‬
‫تعد أساسا للسلوك املطلوب ألفراد‬ ‫التي يجب على املنهي التشبث بها عند ممارسته للمهنة‪ .‬وهذه السلوكيات واآلداب التي ّ‬
‫املهنة تفرضها القيمة الحقيقية لإلنسان في املجتمع‪.‬‬
‫َ‬ ‫َ ََ‬
‫وقد أنشأت أغلب الجمعيات‪ ،‬االتحادات والهيئات األرشيفية الوطنية والقليمية والدولية‪ُ ،‬م َد ّونات ألخالقيات‬
‫املهنة‪ ،‬أبرزها تلك التي اعتمدها املجلس الدولي لألرشيف (‪ )ICA‬في مؤتمره املنعقد ببكين (‪ )Pékin‬الصينية في ‪ 6‬سبتمبر‬
‫‪ ،1996‬حيث ورد فيها املحاور التالية‪2:‬‬

‫يحافظ األرشيفيون على وحدة أرصدة األرشيف‪ ،‬ويضمنون بذلك أنها تمثل شهادة على املاض ي ثابتة ومحل‬ ‫‪.1‬‬
‫الثقة‪.‬‬
‫يعد األرشيفيون الوثائق‪ ،‬وينتقونها ويبقونها في محيطها التاريخي والقانوني والداري‪ ،‬مع احترام مصدرها‬ ‫‪.2‬‬
‫محافظين ومظهرين بين هذه الجوانب‪.‬‬
‫يصون األرشيفيون أصالة الوثائق عند القيام بأعمال العداد الفني والحفظ واالستغالل‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫َ‬
‫ُيؤمن األرشيفيون باستمرار الوصول إلى املواد األرشيفية وإمكانية فهمها‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫على األرشيفيين العداد الفني للوثائق وأن يكونوا قادرين على تبرير الطرق املتبعة في ذلك‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫على األرشيفيين أن يعززوا إمكانية الوصول إلى املواد األرشيفية على أوسع نطاق ممكن وأن يوفروا خدمة‬ ‫‪.6‬‬
‫منصفة لجميع املستفيدين‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Delsalle, Paul. Une histoire de l’archivistique. Sainte-Foy (Québec): Presses Université Du Québec, 1998. p.230.‬‬
‫‪ .2‬املجلس الدولي لألرشيف‪ .‬ميثاق أخالق املهنة‪[ .‬على الخط]‪ .]2017/08/08[.‬على الرابط‪:‬‬
‫‪http://www.ica.org/sites/default/files/ICA_1996-09-06_code%20of%20ethics_EN.pdf‬‬
 ‫‪63‬‬

‫على األرشيفيين احترام الحق في املعرفة والحياة الخاصة على حد سواء‪ ،‬والعمل ضمن حدود التشريعات‬ ‫‪.7‬‬
‫ذات الصلة‪.‬‬
‫ينبغي على األرشيفيين استخدام الثقة الخاصة التي تعطى لهم من أجل املصلحة العامة وتجنب استخدام‬ ‫‪.8‬‬
‫موقفهم لالستفادة بشكل غير منصف ألنفسهم أو لغيرهم‪.‬‬
‫على األرشيفيين تحقيق التميز املنهي من خالل تحديث معارفهم األرشيفية بانتظام وباستمرار‪ ،‬وتبادل نتائج‬ ‫‪.9‬‬
‫أبحاثهم وخبراتهم‪.‬‬
‫على األرشيفيين العمل بالتعاون املجاورة قصد ضمان الحفظ عامليا على حفظ واستغالل التراث الوثائقي‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫على األرشيفيين العمل على صون واستخدام التراث الوثائقي العالمي‪ ،‬من خالل العمل بالتعاون مع زمالئهم‬ ‫‪.11‬‬
‫ومع أعضاء املهن األخرى‪.‬‬

‫احملور الثاني‪ :‬علم األرشيف‬

‫متهيد‪:‬‬

‫ُيشترط في أي علم من العلوم أن تتوفر فيه ثالثة عناصر أساسية‪ ،‬وهي‪ :‬املفهوم‪ ،‬والقاعدة أو النظرية‪ ،‬واملنهج‪.‬‬
‫فاملفهوم هو املعنى العلمي البسيط الذي يمكن أن تأخذه مصطلحاته‪ ،‬والقاعدة أو النظرية العلمية هي تركيب نسقي من‬
‫تلك املصطلحات غايتها فهم مسائل العلم‪ ،‬واملنهج هو مجموعة القواعد املصوغة من أجل الوصول إلى الحقائق في هذا‬
‫العلم‪ .‬فهل األرشيف علما حقيقيا مستقال قائما بذاته؟ أم مجرد تخصص أو فرع من علم أوسع وأشمل؟‬

‫‪ .1.2‬األرشيف علم أم فرع (ختصص) من علم؟‬

‫كان وال يزال حقل األرشيف موضع نقاش بين املتخصصين‪ ،‬فمسألة اعتباره علما من غيره طرحت وال تزال‬
‫مطروحة‪ ،‬بسبب طبعا عدة عوامل‪ ،‬منها االختالفات الثقافية والتاريخية والحضارية وحتى املفاهيمية‪ .‬فحتى التعاريف‬
‫ُ‬
‫املعجمية التي تصدرها املجالس والدواوين اللغوية يمكن أن تضع وصفا وحدودا للمواضيع حسب امليادين التي تغطيها‪،‬‬
‫لكنها ال تستطيع إعطاء الفهم األعمق للعلم؛ فهذا املعجم الفرنس ي (‪ )Petit Robert‬في طبعته‪ 2011‬يصف لفظ‬
‫(‪ )Archivistique‬بأنه علم األرشيف (‪ 1)La Science Des Archives‬لكن النطاق العلمي لهذا املصطلح اليزال يكرس‬
‫بشغف كبير استفهام بين األرشيفيين‪.‬‬
‫أوال‪ ،‬التخصص (‪ )Discipline‬أو الحقل العلمي‪ ،‬تذكر جمعية األرشيفيين الفرنسيين ( ‪Association Des‬‬
‫‪ )Archivistes Français‬في موقعها اللكتروني ولسان حالها (‪ )Archivistes Experts‬بأن (‪ )Archivistique‬تخصصا ملحقا‬
‫بالتاريخ‪ ،‬في خدمة الذاكرة الدارية والتاريخية فهو من جهة يساهم في املحافظة على الحقوق الشرعية (‪،)Droit Positif‬‬
‫ومن جهة أخرى يساهم في حفظ وتثمين وتوصيل التراث الجماعي (‪2.)Patrimoine Collectif‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Le Petit Robert, Dictionnaire de langue française, Lonrai, 2011, p. 133.‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Archivistes Experts. L’archivistique, l’archivage, l’archive et l’archiviste. [En ligne]. [10/01/2010]. Disponible sur: http://www.archivistes-‬‬
‫‪experts.fr/etymologie.html‬‬
 ‫‪64‬‬

‫وما يدعم هذا التوجه‪ ،‬أن بعض األرشيفيين الفاعلين يعتبرون األرشيف تخصصا‪ ،‬أو حقال للممارسة العملية‪،‬‬
‫ولهم في ذلك أسبابهم‪ ،‬فهذا مثال‪ ،‬األرشيفي واملؤرخ الفرنس ي مايكل دوشين (‪ )Michel Duchein‬يقول في الصعوبات التي‬
‫تعترض األرشيف على أن يكون علما‪" :‬أكيد أنه من غير الوارد‪ ،‬حصر كل صعوبات مفردات (‪ )Vocabulaire‬علم األرشيف‬
‫الدولي ضمن مقال بسيط‪ ،‬فاألمر يتطلب ما ال يمكن ألحد أن يمتلكه‪ ،‬وهي‪ :‬معرفة كاملة بعلم األرشيف لجميع البلدان‬
‫وبلغاتها‪ .‬والتي يمكن تحصيلها‪ ،‬حول مبادئ السجالت الجارية (‪ ،)Currents Archives‬واألرشيفات الدارية‬
‫(‪ ،)Administrative Archives‬واألرشيفات الوسيطة (‪ ،)Intermediate Archives‬والسجل (‪ ،)Registratur‬وبروتوكول‬
‫(‪ ،(Protocollo‬إدارة السجالت (‪ )Records Management‬وما إلى ذلك‪1 "،‬‬

‫ومن املناسبات العلمية الحديثة التي أثارت مسألة علمية األرشيف‪ ،‬على سبيل املثال ال الحصر‪ ،‬ذلك املؤتمر‬
‫َ‬
‫الذي نظ َمته مدرسة املواثيق الفرنسية العتيقة (‪ ،)Ecole Nationale Des Chartes‬بالتعاون مع جمعية األرشيفيين‬
‫الفرنسية (‪ )AAF‬بجامعة السوربون (‪ )Sorbonne‬شهر يناير‪ ،2003‬بعنوان‪ :‬هل األرشيف علما؟ (‪L’archivistique Est-‬‬
‫?‪ ،)Elle Une Science‬وفي نفس السياق أيضا ُعقدت بأرشيف جامعة لوفان (‪ )Louvain‬الكاثوليكية‪ ،‬شهر أبريل ‪،2007‬‬
‫ندوة بعنوان (‪ )L’erreur Archivistique‬بمعنى خطأ علم األرشيف‪ ،‬الذي إذا ما تم تقويمه سيصبح األرشيف علما‬
‫صريحا‪ ،‬وكان الغرض من هذه الندوة التفكير في دور الخطأ في مجال علم األرشيف‪ ،‬مع العلم أن الخطأ متأصل في كل‬
‫نشاط بشري‪ ،‬وله قيمة إبستمولوجية‪ ‬في مجال البحث العلمي فبالنسبة إلى األرشيفيين‪ ،‬الذين يجابهون العديد من‬
‫التحديات الجديدة‪ :‬املفاهيمية التقنية القانونية‪ ،‬الديمقراطية‪ ،‬والعلمية‪ُ ،‬يعد تحديد مصدر األخطاء الناشئة عن‬
‫ممارساتهم أصبح اآلن ضرورة أخالقية (‪2.)Déontologique‬‬

‫اءل في ذلك إيريك كيتالر (‪ ،)Eric Ketelaar‬هل هناك علم األرشيف يختلف عن‬ ‫ثانيا‪ ،‬العلم (‪ ،)Science‬وقد َت َس َ‬
‫املمارسة (‪ )Pratique‬وعن املعرفة (‪)Savoir‬؟ فهذا العلم كما يرى يبدأ عندما يتوقف الدليل العملي ( ‪Manuel‬‬
‫‪ ،)Pratique‬والعقيدة (‪ ،)Doctrine‬والتنظيم (‪ ،)Réglementation‬والتخصصية (‪ ،)Disciplination‬ويضم صوته في‬
‫نفس الوقت إلى صوت توماس كون (‪ )Thomas Kuhn‬الذي قال‪ :‬إن الثارة التي نشعر بها في استغالل ميدان جديد‪،‬‬
‫واألمل في العثور على النظام‪ ،‬والرغبة في اختبار املعرفة املعترف بها ليست باألسباب القليلة لتكريس العلم؛ وأيضا الرغبة‬
‫في أن تكون مفيدة مع الدافع الفردي في حل األلغاز‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Duchein, Michel. Les archives dans la tour de Babe: problèmes de terminologie archivistiques internationale, Gazette des archives.1985, N°‬‬
‫‪129, p. 52.‬‬
‫ْ َ‬
‫‪ .‬األبستمولوجيا (‪ :)Epistemology‬أو ِّعلم امل ْع ِّر ِّف َّيات أو نظرية العلوم أو فلسفة العلوم‪ ،‬وتعني دراسة مبادئ العلوم وفرضياتها‪ ،‬ونتائجها‪ ،‬وأهدافها‪ ،‬وحدودها‬
‫وعالقاتها ببعضها البعض‪ ،‬والقوانين التي تحكم تطورها‪ .‬دراسة نقدية تمكن من إبراز أصلها املنطقي‪ ،‬وقيمتها املوضوعية‪ .‬فتقديم العلم على أنه مجموعة‬
‫واضحة‪ ،‬منظمة ومنسجمة من النتائج التي تفرض ذاتها علينا كحقائق‪ ،‬وتتناول األبستمولوجيا‪ :‬األسس النظرية لكل علم‪ ،‬ومبادئه العامة‪ ،‬وظروف تبلوره‬
‫وتطوره‪ ،‬وأساليبه‪ .‬فتدرس كيفية تكوين املفاهيم وتحولها‪ ،‬وكيفية تبادلها بين علم وعلم‪ ،‬وكيفية تشكل حقل علمي‪ ،‬ودراسة األحكام والقواعد التي يعاد‬
‫بمقتضاها تنظيم املفاهيم للعلم‪.‬‬
‫‪ .‬علم األخالق (‪ :)Deontology‬هي جميع القواعد والواجبات التي تحكم مهنة وسلوك أولئك الذين يمارسونها‪ ،‬والعالقة العالقة بينهم وبين عمالئهم والجمهور‪.‬‬
‫‪2. Ibula, papy. Archivistique, archiveconomie ou archivologie. [en ligne]. [29/05/2017]. Disponible sur. http://blessingibula.centerblog.net/2-‬‬

‫‪archivistique-archiveconomie-ou-archivologie.‬‬
 ‫‪65‬‬

‫هل هذا يعني أن علم األرشيف ال عالقة له باملهمة واملمارسة األرشيفية؟ كما يضيف كيتالر‪ ،‬فالجابة كال‪ :‬من‬
‫أجل التعرف على ميدان جديد‪ ،‬يجب أن نبدأ من أرضية معروفة‪ ،‬ومن أجل إيجاد النظام (‪ ،)Ordre‬البد من فهم الكون‬
‫(‪ ،)Entropie‬ومن أجل اختبار املعرفة املعمول بها‪ ،‬البد من معرفة تاريخ وتطبيق هذه املعرفة‪1.‬‬

‫يقول حسب هللا السيد وأحمد الشامي‪ ،‬أن األرشيف هو ذلك الكيان املعرفي املنتظم في‪ :‬نظرية (‪)Theory‬‬
‫ومنهجية (‪ ،)Methodology‬وممارسة (‪ )Practice‬واملتعلق بطبيعة وخاصية األرشيفات واألعمال األرشيفية‪2:‬‬

‫‪ ‬فالنظرية األرشيفية هي جميع أفكار األرشيفيين عن ماهية املواد األرشيفية؛‬

‫‪ ‬واملنهجية األرشيفية تشير إلى جميع أفكار األرشيفيين عن كيفية التعامل مع املواد األرشيفية‪ ،‬وهي حلقة‬
‫الوصل بين النظرية واملمارسة؛‬

‫‪ ‬أما املمارسة األرشيفية فتشير إلى تطبيق النظرية األرشيفية واملنهجية األرشيفية في الواقع العملي‪.‬‬
‫وحتى يبرهن األرشيف على أنه علم قائم بذاته‪ ،‬فبالضافة إلى تدريسه يجب أن يكون موضوع بحوث ( ‪Objet de‬‬
‫‪ ،)Recherches‬ال سيما فيما يتعلق بتاريخه ومفاهيمه‪3.‬‬

‫‪ ‬فمن ناحية التدريس والتاريخ فاملسألة محسومة‪ ،‬فاألرشيف ُي َدر ُ‬

‫س على مستوى عالي في الجامعات منذ‬
‫‪ ،1811‬كما له تاريخ يطول ُيحسب بالقرون‪.‬‬

‫‪ ‬أما من ناحية البحث‪ ،‬فبالرغم من الكم الهائل من املنشورات والبحوث والدراسات واملقاالت التي تعالج‬
‫موضوع األرشيف من جوانبه املختلفة والتي تعج بها رفوف املكتبات‪ ،‬إضافة إلى الندوات واملؤتمرات وحلقات‬
‫َُ ّ‬
‫الدراس التي تنشط هنا وهناك باهتمام وحماس ميدان األرشيف‪ ،‬إال أن هذه األبحاث ال تتفق من حيث‬
‫املنهج‪ ،‬وال من حيث النتائج‪ ،‬مما تصعب معها التعميمات‪.‬‬

‫‪ ‬أما من ناحية املفاهيم‪ ،‬فهي لب املسألة ولب االختالف‪ .‬فكلمة أرشيف (‪ )Archives‬نفسها تأخذ معاني‬
‫متعددة‪ ،‬وغيرها من املصطلحات األرشيفية‪ .‬التي ليس بشأنها اتفاق بين األرشيفيين‪.‬‬
‫ُ‬
‫وفي مقال بعنوان "تأييدا للبحث األرشيفي" ( ‪ ،)Plaidoyer Pour La Recherche Archivistique‬نشر في ‪،2006‬‬
‫يقترح فيه كريستيان هوتين (‪ )Christian Hottin‬أن يكون التفكير في علم األرشيف كفن "دراسة وتفسير‪ ،‬ومقارنة‬
‫ُ‬
‫املقاربات الخاصة‪ ،‬الفردية أو الجماعية في األرشيف"‪ ،‬بدال من طرح الكثير من املصطلحات التي ت َح َدد في كل بلد‬
‫املمارسات املكرسة في تعريف قانوني لألرشيف‪ 4.‬أي أنه يشكك في واقع املمارسات األرشيفية‪ ،‬املتنوعة واملتغيرة من مكان‬
‫إلى آخر؛ ويدعو إلى إعادة التفكير في عالقة األرشيفيين باألرشيف تحت زاوية واسعة‪ ،‬من منظور أكثر مقارنة‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Ketelaar, Eric. L’archivistique dans le monde actuel. [En ligne]. Revista arhivelor. 2007, N. º 3-4, p. 9-21. [11/06/2017]. Disponible sur:‬‬
‫‪http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/RA%203-4 %202007/03%20ketelaar, %20eric.pdf‬‬
‫‪ .2‬حسب هللا‪ ،‬سيد والشامي‪ ،‬أحمد محمد‪ .‬املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬مج‪[ .172 ،1.‬على الخط]‪ .]2016/10/02[ .‬على‬
‫الرابط‪:‬‬
‫‪https://books.google.dz/books?id=CdElDwAAQBAJ&printsec=frontcover&hl=fr&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false‬‬
‫‪3. Ketelaar, Eric. Op. cit.‬‬

‫‪4. Hottin, Christian. Plaidoyer pour la recherche archivistique. Histoire et Sociétés, alternatives ‘économiques, 2007, p. 60-64 et 81-85.‬‬

‫‪Disponible sur: https://hal.archives-ouvertes.fr/halshs-00078121/document.‬‬

 ‫‪66‬‬

‫فعلم األرشيف املقارن والرشادي هذا‪ ،‬الذي يستجوب األرشيف ليس فقط لكونه مصادر لكتابة التاريخ‪ ،‬ولكنه‬
‫أيضا كأهداف دراسة مستقلة تماما فمساهمة مجموعة العلوم النسانية واالجتماعية مرغوب فيها‪ .‬فإبستمولوجيا‬
‫أرشيفية (‪ )Epistémologie Archivistique‬لديها الكثير لنتعلمه من علم االجتماع واألنثروبولوجيا وعلم النفس‬
‫ومشتقاته‪ .‬وإذا ما كان سيصبح األرشيف علما‪ ،‬فمن الجيد أن يكون علم اجتماع‪ ،‬الذي ال يمكن تجاهل مساهمته بتوفير‬
‫اتباع مقاربة متعدد التخصصات‪1.‬‬

‫فاألرشيف يمكن أن يكون حقال معرفيا متعدد التخصصات (‪ ،)Multidisciplinary‬له ارتباطاته بعلوم وميادين‬
‫كثيرة منها التاريخ‪ ،‬حيث يعتبره املؤرخون فرعا من فروع التاريخ‪ ،‬السيما في بداية ظهور هذا املصطلح في العقود األولى‬
‫للقرن ‪ .20‬وأيضا علم اإلدارة حيث ُيعتبر من القوى األساسية الفاعلة داخل املنظمات‪ ،‬كما له أيضا ارتباط حديث‬
‫َ‬
‫باملعلوماتية (‪ ،)Informatics‬إذ ُيقدم كمنتج لزبائنها‪ ،‬ومن الطبيعي أن يكون لعلم األرشيف صلة وطيدة بعلم املكتبات‬
‫واملعلومات الذي نراه الحقل األوسع له واألقرب إليه‪ ،‬ويعتبره هو اآلخر فرعا من فروعه‪.‬‬
‫وهذا املذهب يلزم األرشيفيين باالهتمام باملمارسات االجتماعية الجديدة الناجمة عن تطور تكنولوجيات‬
‫االتصال‪ ،‬مثل‪ :‬مواقع النترنت‪ ،‬املدونات‪ ،‬وغيرها من فضاءات املؤانسة االفتراضية (‪ )Sociabilité Virtuelle‬كما تسميها‬
‫ماري آن شابين (‪ :)Marie-Anne Chabin‬األرشيف الرقمي غير املؤسساتي ( ‪Archives Numériques Non‬‬
‫‪2.)Institutionnelles‬‬

‫ُ‬
‫وبصورة أكثر وضوحا‪ ،‬إشكالية مصطلح علم األرشيف هي أكبر من أن تختزل في مسألة املصطلحات‪ ،‬أو أن تظل‬
‫األنظار مثبتة فقط على املسائل اللغوية؛ وإنما الذي يجعل التخصص علما‪ ،‬ليس بإضافة الالحقة علم (‪=)Logie‬‬
‫ُ‬
‫بالخطب‪ ،‬ولكن املسألة باألحرى إبستيمولوجية‪3.‬‬ ‫(‪ ،(Science)= )Logos‬وال‬
‫لكن هناك من يرى بأن األرشيف‪ ،‬ليس بالعلم فقط وال بالتخصص أيضا‪ ،‬وإنما يجمع بينهما‪ ،‬وأكثر‪ .‬فهذا برونو‬
‫ديلماس (‪ُ )Bruno Delmas‬ي َع ّرف مصطلح (‪ )Archivistique‬بأنه‪ :‬علم‪ ،‬وتخصص ومجموعة من األساليب والتقنيات‪4:‬‬

‫‪ .1‬علم األرشيف‪ ،‬علم يسمح للباحثين بدراسة تشكل أرصدة األرشيف واملجموعات العضوية للوثائق‪ ،‬وتاريخها‬
‫وتحوالتها عبر الزمن‪ ،‬من أجل معرفة وتحديد درجة موثوقية وأصالة الوثائق التي تؤلفها‪ .‬هذه املعرفة‬
‫األساسية ضرورية لألرشيفيين‪ :‬لتصميم وتطوير أساليبها وأدواتها التقنية في الجمع‪ ،‬االختيار‪ ،‬التصنيف‪،‬‬
‫والوصف؛ ولتحسين الشروط والتطبيقات املستخدمة لتقييم وحفظ وإعطاء التاحة وتعزيز وسائل‬
‫الكفيلة بتطوير األرشيف‪.‬‬
‫‪ .2‬وهو أيضا‪ ،‬مجموعة أساليب وتقنيات سلسلة معالجة األرشيف في‪ :‬مجلس املنتجين‪ ،‬والجمع‪ ،‬والتقييم‬
‫والحفظ‪ ،‬والترتيب‪ ،‬والوصف‪ ،‬والتي تسمح بضمان حفظ الوثائق األرشيفية على املدى الطويل والوصول‬
‫الدائم إليها على مدار األعمار الثالثة‪ .‬وهذا يتوافق مع نشاط األرشيف واألرشيفيين‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Hottin, Christian. Op.cit.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪IBid.‬‬
‫‪3. Ibula, papy. Op. cit.‬‬

‫‪4. Portail International Archivistique Francophone (PIAF). Module 2 - Section 1: Les mots de l’archivistique, version1. [En ligne], [07/06/2017].‬‬

‫‪Favorable à: http://www.piaf-archives.org/sites/default/files/bulk_media/m02s1/section1_papier.pdf‬‬
 ‫‪67‬‬

‫‪ .3‬وأخيرا‪ ،‬علم األرشيف هو االختصاص الذي يجمع تدريس كل من العلم وأساليب وتقنيات الحفظ‪،‬‬
‫واملعالجة‪ ،‬واستخدام األرشيف‪ .‬هذا االختصاص وهذا النشاط املنهي يؤدي إلى نشر أدلة عديدة وقواميس‬
‫ومجالت متخصصة‪ ،‬وكتب فنية‪ ،‬الخ‪.‬‬
‫وعموما‪ ،‬العقدة املستعصية لتسمية األرشيف بالعلم‪ ،‬ووضع جميع العلماء على اتفاق تام‪ ،‬تعزى إلى املعنى‬
‫املتغير ج ّدا‪ ،‬الذي يعطى لكلمة أرشيف (‪ )Archives‬وفقا للحضارات والبلدان؛ وغموض املصطلح انعكس حتما على‬
‫مفهوم علم األرشيف‪ ،‬يختلف حسب البلدان والثقافات‪ .‬وللقول فقط‪ ،‬إن علم األرشيف هو علم التعامل مع األرشيف‪.‬‬
‫وأيضا‪ :‬التخصص الذي يتعامل مع مبادئ وأساليب تنظيم واستخدام األرشيف‪ .‬وبطريقة أكثر تعقيدا‪ ،‬علم األرشيف بما‬
‫يقابله في اللغات األوروبية األخرى‪ ،‬هو‪" :‬العلم الذي يدرس املبادئ والعمليات املنهجية املستخدمة في حفظ الوثائق‬
‫األرشيفية بما يسمح ضمان تقديم الحقوق واملصالح‪ ،‬والخبرات وذاكرة األشخاص املعنويين والطبيعيين"‪1.‬‬

‫لكن مصطلح علم األرشيف أبعد ما يكون عن الج َماع‪ ،‬حتى في أوروبا‪ ،‬وفي بعض األحيان ال تترجم إال الجوانب‬
‫النظرية أو الدارية أو القانونية‪ .‬فعلى سبيل املثال‪ُ ،‬ي َع ّرف إيليو لودوليني (‪ ،)Elio Lodolini‬األرشيف بأنه‪" :‬علم يهتم‬
‫فقط بالنظرية والحق‪ ،‬وليس بالحفظ املادي‪ ،‬واملباني وعمل مصالح األرشيف‪ ،‬وما إلى ذلك"‪2.‬‬

‫وعليه‪ ،‬فمسألة ما إن كان األرشيف علما أم ال فاألمر لم يحسم بعد‪ ،‬لكن املؤكد أنه مقارنة بغيره من العلوم‬
‫اليزال فتيا في طور النشاء؛ ثم أنه يمتلك من الخصوصية ما يجعله مختلفا عن تلك العلوم التي تبنته‪ ،‬له علماؤه وخبراؤه‬
‫الذين ال يزالوا يجتمعون ويدرسون في حلقات علمية كثيرة وطنية ودولية مسائله الغامضة من ممارسات تطبيقية وتنظير‬
‫يتطلب إنتاج واستثمار فكري يعطيه مستقبال شرعية االنفصال وتشكيل هويته املهنية املستقلة‪.‬‬

‫‪ .2.2‬تاريخ علم األرشيف‪:‬‬

‫لم يكن لعلم األرشيف بداية رسمية‪ ،‬لكن كغيره من علوم املعلومات واملكتبات يرتبط تاريخه ارتباطا وثيقا بتاريخ‬
‫الكتابة (‪ ،)Writing‬الذي يعود إلى عصور ساحقة‪ .‬لكن بجد‪ ،‬تذكر الكثير من املصادر األوروبية أن أقدم دليل أرشيفي‬
‫َ‬
‫واملعروف تاريخيا حسبها‪ ،‬أ َعده األرشيفي األرستقراطي األملاني جاكوب فون رامينغين (‪)Jacob Von Rammingen‬‬
‫(‪ ،)1582 -1510‬على األرجح سنة ‪ ،1540‬وإن كان هذا العمل ليس باألول في علم األرشيف‪ ،‬فرامينغين نفسه يشير إلى‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫أدب املوضوع الذي سبقه حول حفظ السجالت‪ ،‬وإلى أدلة سابقيه التي لم تنشر‪ 3.‬أما دليل رامينغين نفسه فقد نشر في‬
‫عتبر رامينغين األب الرائد في هذا املوضوع األكاديمي‬‫هايدلبرغ (‪ )Heidelberg‬سنة ‪ 1571‬وللقيمة الكبيرة لهذا الدليل‪ُ ،‬أ ُ‬
‫فهو أول من وضع نظرية أرشيفية؛ كما كان خبيرا متمرسا عارفا بالسجالت (‪ )Registraturen‬الكلمة األملانية التي تشير إلى‬
‫سيعرف فيما بعد باسم األرشيف؛ حيث أسس تقاليد أرشيفية في أملانيا استمرت ملدة ال تقل عن القرنين‪.‬‬ ‫ما ُ‬

‫ومنذ القرن ‪ 16‬وحتى نهاية القرن ‪ ،19‬ارتكز تطور علم األرشيف في أوروبا على مصدرين هما‪ ،‬القانون ومناهج‬
‫التعليم‪ ،‬كيف ذلك؟‬
‫َ‬
‫فبالنسبة للقانون أو التشريع‪ ،‬ومنذ أن تكونت القوميات األوروبية الحديثة َبدءا من منصف القرن ‪ ،16‬أنشأت‬
‫جلها ُدورا ألرشيفاتها الوطنية قصد حفظ سجالتها ووثائقها‪ ،‬من مواثيق ومعاهدات وعقود وسجالت القانونية‪ ،‬وغيرها‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Ibula, papy. Op. cit.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Ibid.‬‬
‫‪3. Wikipedia. Archival science. [on line].[28/05/2017]. Available from: https://en.wikipedia.org/wiki/Archival_science#History‬‬
 ‫‪68‬‬

‫ُ‬
‫من الوثائق الدارية األخرى‪ ،‬والتي من خالل بيناتها وإثباتاتها تصان امللكيات والشرعيات والسلطات واالمتيازات واملواريث‪.‬‬
‫وهذا بالضرورة يستدعي استصدار نصوص قانونية تحكم إدارة هذه األرشيفات‪ ،‬وتنظم عمليات حفظها‪ ،‬وتزود بها‪،‬‬
‫وتحدد القيمة القانونية لها‪ ،‬واملعايير التي يمكن أن تحكم القطاع العام‪ ،‬وتدعم أيضا سلوك والتزام القطاع الخاص بها‪.‬‬
‫لكن إصدار القوانين والسياسات والقرارات التشريعية وما شابه‪ ،‬ال يمكن أن يحقق أثرا مستمرا وفعاال ما لم يصحبه‬
‫نظام تعليم منهي مستقل مساير ومنظم‪.‬‬
‫أما بالنسبة للمناهج التعليمية‪ :‬ومع نهاية القرن ‪ ،17‬أفض ى استخدام املواد األرشيفية في إثبات الحقوق‬
‫واالمتيازات الخاصة إلى نشوء وترعرع علوم ومناهج الختبار صدقية وموثوقية الوثائق‪ ،‬مثل الديبلوماتيك‬
‫(‪ )Diplomatic‬حيث أن الدارسون يعتبرون األرشيف‪ ،‬إضافة إلى الثباتات القانونية‪ ،‬فهو مصادر لغوية وتاريخية‬
‫رسمية‪ ،‬تحمل مفاهيم تكونت في مناخ إداري وقانوني وثقافي‪ .‬مع العلم أن هذا الفكر األرشيفي عموما ال يمكن أن يتطور‬
‫وينمو بمعزل عن البيئة الجامعية التي تزدهر فيها البحوث والدراسات وتمارس فيها األساليب واملناهج العلمية‪.‬‬
‫وبالنتيجة ظهرت مدارس تدريس األرشيف في أوروبا‪ ،‬التي ساهمت مساهمة كبيرة في االنتشار الواسع للدراسات‬
‫ُ‬
‫األكاديمية وتطوير مناهج تدريس علم األرشيف‪ .‬فأول وأقدم مدرسة متخصصة في تدريس علم األرشيف أنشأت‬
‫بإيطاليا‪ ،‬في مملكة نابولي (‪ )Naples‬عام ‪ ،1811‬في عهد يواكيم مورات (‪ ،)Joachim Murat‬باسم ( ‪Scuole Di‬‬
‫‪ ،)Archivistica, Paleografia E Diplomatica‬وإن كانت كقسم من مؤسسة أرشيف اململكة‪ .‬وفي النمسا أيضا‪ ،‬أنشأ‬
‫امللك (‪ )Maximilian I‬تحت حكمه مدرسة أرشيف في بايرن ميونيخ (‪ )Bayern Munich‬في ‪ 13‬فبراير ‪ 1،1821‬وأخرى في‬
‫ُ‬
‫فيينا سنة ‪ ،1854‬وبأملانيا أنشأت مدرسة ماربورغ سنة ‪ .1888‬أما في فرنسا أنشأت بباريس في ‪ 22‬فبراير ‪ ،1821‬املدرسة‬
‫الوطنية للمواثيق (‪ )Ecole Nationale Des Chartes‬لتكوين األرشيفيين ودراسة التراث الثوري الفرنس ي والنابليوني‬
‫تحديدا‪ ،‬وفي إسبانيا أنشأت املدرسة العليا للدبلوماسية (‪ )Escuela Superior De Diplomática‬لتدريس أيضا علم‬
‫األرشيف والنظم الدارية في ‪ 7‬أكتوبر ‪1856‬؛ وبروسيا بسانت بترسبورغ ‪...1877‬‬
‫وفي أوروبا‪ ،‬ظهر علم األرشيف كتخصص علمي عامة‪ ،‬بعد الثورة الفرنسية‪ ،‬أي نهاية القرن ‪ ،18‬حينما برزت‬
‫الضرورة امللحة لتنظيم األرشيف‪ ،‬الذي ُجم َع خالل تلك األحداث‪ ،‬حيث بدأت تظهر األعمال الخاصة باألرشيف‪،‬‬
‫املتعلقة أساسا بمبادئ حفظه وتصنيفه‪ ،‬وإنجاز أدوات البحث فيه‪ .‬فهذا املؤرخ األرشيفي ناتاليس دى وايلي ( ‪Natalis‬‬
‫ُ‬
‫‪ )De Wailly‬يلعب دورا حاسما في تطوير منشور (‪ ،1841 )Circulaire‬الذي يحدد إطار الترتيب املزمع تطبيقه في جميع‬
‫ُ‬
‫األرشيفات الدارية الفرنسية‪ ،‬والذي بفضله أصبح مبدأ احترام األرصدة (‪ )Respect Des Fonds‬معيارا منهجيا واضحا‬
‫ُ‬
‫بدل الترتيب املوضوعي‪ .‬اع ُتبر دى وايلي من خالل هذا الجهد أحد مؤسس ي علم األرشيف في فرنسا‪ ،‬كما نشر ايميه‬

‫‪ .‬الديبلوماتيك (‪ :)Diplomatic‬أو علم الوثائق التاريخية‪ ،‬يهتم بدراسة مكونات الوثائق‪ ،‬وأشكالها‪ ،‬ونشأتها‪ ،‬وتكوينها‪ ،‬ونقلها وآثارها‪ ،‬وموثوقيتها‪ ،‬وتقييمها‪ ،‬ونقدها‪،‬‬
‫ُ‬
‫قصد تمييز الصحيح منها من املزور‪ ،‬وإقامة شواهد تاريخية من خاللها‪ .‬وتعتبر الوثائق من األصول التاريخية التي يعتمد عليها التاريخ‪ ،‬وهي تخضع ملنهج البحث‬
‫التاريخي‪ ،‬وتمر باملراحل اآلتية‪ :‬جمع الوثائق أو األصول‪ ،‬ونقدها سلبا أو إيجابا‪ ،‬ومرحلة التأليف بين الحقائق وتركيبها وعرضها؛ باالستعانة بعلوم وتخصصات‬
‫أخرى مثل‪ :‬علم الكتابات القديمة (‪ ،)Paleography‬ودراسات العصور الوسطى (‪ ،)Medieval Studies‬والتاريخ (‪ ،)History‬وعلم اآلثار‪ ،) (Archeology‬وفقه اللغة‬
‫(‪ ،)Philology‬وعلم األختام (‪ ،)Sigillography‬وبعض التخصصات األخرى‪... ،‬‬
‫‪ .‬لم تكن هذه املدرسة بالوحيدة قبل توحيد إيطاليا وإنما مثيالتها كثر‪ :‬تورينو ‪ ،1826‬ميالن ‪ ،1842‬فلورنسا ‪ ،1852‬باليرمو والبندقية ‪ ،1855‬كالياري ‪،1877‬‬
‫الفاتيكان ‪ ،1884‬بولونيا ‪...1890‬‬
‫‪ .1‬حسب هللا‪ ،‬سيد والشامي‪ ،‬أحمد محمد‪ .‬املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬مج‪[ .176 ،1.‬على الخط]‪ .]2016/10/02[ .‬على‬
‫الرابط‪:‬‬
‫‪https://books.google.dz/books?id=CdElDwAAQBAJ&printsec=frontcover&hl=fr&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false‬‬
 ‫‪69‬‬

‫أرشيفي املحافظات‪ ،‬والبلديات َ‬

‫والتكايا ( ‪Manuel‬‬ ‫ّ‬ ‫شامبليون فيجيا (‪ )Aimé Champollion-Figeac‬عام ‪ ،1860‬دليل‬
‫‪ 1.)De L'archiviste Des Préfectures, Des Mairies Et Des Hospices‬وبعد ذلك أخذ التفكير مجراه في البحث عن‬
‫األسس التي سيبنى عليها علم األرشيف فيما بعد‪.‬‬
‫ومن العلوم أو الحقول املعرفية التي ساهمت أساسا في تطور علم األرشيف‪ ،‬علم الوثائق التاريخية أو‬
‫الديبلوماتيك‪ ،‬فهذا العلم الذي يهتم بدراسة الوثائق‪ :‬مكوناتها وأشكالها‪ ،‬ونشأتها‪ ،‬وتكوينها‪ ،‬ونقلها‪ ،‬وآثارها‪ ،‬وموثوقيتها‪،‬‬
‫صحيحها من ُم َزورها‪ ،‬كان من البواعث الرئيسة لعلم األرشيف (‪.)Archival Science‬‬ ‫وتقييمها‪ ،‬ونقدها‪ ،‬وتمييز َ‬

‫ومن األعمال الجادة التي يعتبرها الكثير‪ ،‬أولى محاوالت الفصل لعلم األرشيف عن غيره من العلوم األخرى‪ ،‬تلك‬
‫التي نشرها عام‪ ،1898‬األرشيفيون الهولنديون‪ :‬صموئيل مولر (‪ ،).Samuel Muller Fz‬ويوهان أدريان فيث ( ‪Johan‬‬
‫‪ )Adriaan Feith‬وروبرت جاكوب فروين (‪ ،)Robert Jacob Fruin‬بعنوان‪ :‬دليل ترتيب ووصف األرشيف ( ‪Handleiding‬‬
‫‪ 2.)Voor Het Ordenen En Beschrijven Van Archieven‬من إنتاج جمعية األرشيفيين الهولنديين‪ ،‬العمل الذي يعتبر‬
‫أيضا أولى النصوص الغربية حول النظرية األرشيفية‪ ،‬أظهر فكرة املصدر والترتيب األصلي كمبدأين أساسيين للترتيب‬
‫ووصف السجالت واألرشيف‪ ،‬فما جاء به هذا الدليل من قواعد‪ ،‬يضم ‪ 100‬قاعدة أرشيفية يمكن أن يبني األرشيفيون‬
‫ُ ُ‬
‫عليها أعمالهم‪ ،‬يعتبر الجهد الحقيقي األول لتوضيح بشكل منظم املفاهيم واملناهج التي أكتش َفت صحتها في األفكار‬
‫النظرية األرشيفية عن طريق املنطق واالتساق الداخلي بدال من السياق القانوني أو التاريخي‪ ،‬أو الثقافي؛ كما نوقشت‬
‫بنوده من قبل مؤتمر األرشيفيين الهولنديين؛ ولهذا‪ ،‬يعتبر هذا العمل أول أطروحة أرشيفية علمية‪ ،‬أدرك األرشيفيون‬
‫الالحقون إمكانية تعميم تطبيقها على أوسع نطاق‪ ،‬وقد تم ترجمتها إلى عدة لغات‪ ،‬منها‪ :‬األملانية سنة ‪ ،1905‬واليطالية‬
‫سنة ‪ ،1908‬والفرنسية سنة ‪.1910‬‬
‫نفس املنهج‪ ،‬تبنته أول معالجة نشرت في إنجلترا عن علم األرشيف باعتباره علما كامال قائما بذاته‪ ،‬نشرها السير‬
‫هيالري جينكينسون (‪ )Hilary Jenkinson‬عام ‪ 3.1922‬تحت عنوان دليل إدارة األرشيف ( ‪Manual of Archive‬‬
‫‪ ،)Administration‬ظهرت الطبعة املنقحة له عام ‪ .1937‬حاول فيه جينكينسون وضع املعايير البريطانية لتصنيف‬
‫األرشيف‪ ،‬معتمدا على النسخة الفرنسية املترجمة‪ .‬يقر فيه بأن األرشيف هو قرينة وأن الدفاع املعنوي واملادي عن هذه‬
‫القيمة الثبوتية هو ركيزة أساسية للعمل األرشيفي‪ .‬ويوضح أيضا أفكاره حول ما ينبغي أن يكون عليه األرشيف وكيف‬
‫ينبغي أن يمارس‪.‬‬
‫لكن‪ ،‬الدليل الذي كتبه اليطالي يوجينو كازانوفا (‪ 4،)Eugenio Casanova‬سنة ‪ 1928‬تحت عنوان‬
‫(‪ ،)Archivistica‬والذي اعتمد كمرجع في مراكز األرشيف اليطالية‪ ،‬اعتبرته املوسوعة البريطانية‪ ،‬كما ورد في مادة‬
‫األرشيف (‪ )Archives‬منها‪ 5،‬أكثر أدب املوضوع كماال‪ ،‬فهو يعالج إدارة األرشيف‪ ،‬ونظرية األرشفة ومعايير التصنيف‪،‬‬
‫والترميز فيه‪ ،‬كما يعالج موضوع تاريخ األرشيف والطبيعة القانونية له‪.‬‬

‫‪ .1‬قوميد‪ ،‬فتيحة‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص ‪.47‬‬

‫‪2. It was translated into English, with the title: Manual for the Arrangement and Description of Archives, New York, 1940.‬‬

‫‪3. Jenkinson, Hilary. a Manual of Archive Administration. London: Percy Lund, Humphries, 1922. (Republished in 1965).‬‬

‫‪4. Casanova, Eugenio. Archivística. Siena: Lazzeri, 1928.‬‬

‫‪5. Born, Lester Kruger Born. Archives. The Encyclopedia Britannica, 1968.‬‬
 ‫‪70‬‬

‫كما يعود السبق أيضا لكازانوفا‪ ،‬فهو أول من أطلق لفظ ()‪ Archivistica‬إشارة منه لعلم األرشيف‪ ،‬الجديد‬
‫حينها؛ وعلى إثره ُسكت عبارات مماثلة في اللغات الالتينية األخرى‪ :‬في السبانية (‪ ،)Arquivologia‬وفي البرتغالية‬
‫(‪ )Archivologia‬ثم حلت محلهما كلمتا (‪ )Arquivistica‬و (‪ ،)Archivistica‬وفي الفرنسية (‪ ،)Archivistique‬وفي األملانية‬
‫(‪ ،)Archivwissenschaft‬وفي الهولندية (‪ ،)Archivestiek‬وأخيرا في النجليزية (‪1.)Archival Science‬‬

‫وفي هذا الشأن يقول املؤرخ الفرنس ي بوتيه روبرت هنري (‪ ،)2010-1922( )Bautier Robert-Henri‬أن أهم‬
‫املعالجات الكالسيكية لعلم األرشيف‪ ،‬هي‪ :‬دليل ترتيب ووصف األرشيف‪ ،‬للهولنديين‪ :‬مولر‪ ،‬فيث‪ ،‬وفروين‪ ،‬ودليل إدارة‬
‫األرشيف لإلنجليزي جينكينسون‪ ،‬وعلم األرشيف (‪ )Archivistica‬لإليطالي كازانوفا وهو من أدب املوضوع األكثر دقة‪،‬‬
‫إضافة إلى عمل على أهمية استثنائية‪ ،‬وهو كتاب (‪ )Archivkunde‬لألملاني أدولف برينيك (‪ ،)Adolf Brenneke‬الذي‬
‫جمعه وحرره وشاركه فيه تلميذه وولفغانغ ليش (‪2.)Wolfgang Leesch‬‬

‫وتنويها بهذا الك َتاب‪ ،‬يضيف بوتيه‪ :‬على األرشيفيين ومن جميع الدول أن يعبروا عن امتنانهم لزميلهم وولفغانغ‬
‫ليش (‪ ،)Wolfgang Leesch‬ألنه سمح لهم باملشاركة في تدريس واحد من أعالم علم األرشيف األملان‪ ،‬وهو أدولف برينيك‬
‫(‪ ،)Adolf Brenneke‬أي أنه عرفهم بهذا العالم الكبير من خالل كتاب مشترك بينهما عنوانه علم األرشيف‪ :‬مساهمة في‬
‫نظرية وتاريخ األرشفة األوروبية ( ‪Archivkunde: Ein Beitrag Zur Theorie Und Geschichte Des Europäischen‬‬
‫ُ‬
‫‪ )Archivwesens‬نشر في اليبزيغ عام ‪.1953‬‬
‫فأدولف برينيك (‪َ )A. Brenneke‬عبر بجدارة عن عقيدة علم األرشيف في أملانيا من خالل هذا الكتاب الذي جمع‬
‫فيه تلميذه ليش (‪ )W. Leesch‬مالحظاته الخاصة في املحاضرات التي ألقاها أستاذه برينيك‪ ،‬ومن واألوراق التي تركها‬
‫إضافة إلى ذكرياته وكل ما أضافه من خالل تجربته الشخصية ومعرفته الوافية بالببليوغرافية األملانية‪ .‬واألسف الوحيد‬
‫في هذا الكتاب‪ ،‬أنه دمج مساهمة كال الشخصيتين في علم األرشيف إلى درجة يصعب معها االعتراف بدور األستاذ ومعاونه‬
‫بعد وفاته‪3.‬‬

‫وإذا كانت املبادئ األرشيفية على املستوى األوروبي‪ ،‬قد تشكلت في القرن ‪ 19‬فإنها في الواليات املتحدة األمريكية لم‬
‫تكن بعد‪ ،‬فالوثائق الفيدرالية ظلت تجمع كيفما كان ولم يكن هناك وجود لنظم تسجيل مركزية أو المركزية‪ .‬فعلى سبيل‬
‫املثال‪ ،‬أعدت مكتبة الكونغرس سنة ‪ 1913‬دليال لوصف املخطوطات‪ ،‬تم فيه وصف هذه املواد كمفردات بنفس أسلوب‬
‫وقواعد فهرسة الكتب التي طورتها حديثا‪ ،‬مع تجاهل تام للمبادئ األرشيفية‪4.‬‬

‫وأثناء وبعد الحرب العاملية الثانية‪ ،‬توسعت الدارة العمومية وأخذت أهمية بالغة‪ ،‬فأنتجت كتال ضخمة من‬
‫الورق (‪ ،)Paperasserie‬حاول األرشيفيون ضبطها بال تقييم واالختيار‪ ،‬وتحسين أساليب إنشاء امللفات‪ ،‬وبتأثير أيضا‬
‫الدارة العلمية التيلورية‪ ،‬أصبح الجانب النفعي لألرشيف عنصرا من مهمة األرشيفي‪ .‬وهذا التوسع تطلب تطور املعرفة‬
‫األرشيفية‪ ،‬وفي بعض الدول كالواليات املتحدة أدى إلى ميالد تخصصا جديدا هو إدارة السجالت أو األرشيفات الجارية‬

‫‪ .1‬حسب هللا‪ ،‬سيد والشامي‪ ،‬أحمد محمد‪ .‬املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص ‪.178‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Bautier, Robert-Henri und Brenneke, Adolf. Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des Europäischen Archivwesens,‬‬
‫‪bearbeitet…von Wolfgang LEESCH. Leipzig, Koehler und Amelang, 1953. In: Bibliothèque de l'école des chartes. 1955, tome 113. pp. 308-309.‬‬
‫‪[En ligne]. [25/05/2017]. Accessible à: http://www.persee.fr/doc/bec_0373-6237_1955_num_113_1_461398_t1_0308_0000_000.‬‬
‫‪3. Bautier Robert-Henri. Op. cit.‬‬

‫‪ .4‬أحمد‪ ،‬ناهد حمدي‪ .‬الوصف األرشيفي‪ :‬بين النظرية والتطبيق‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الكتب املصرية‪ .1996 ،‬ص‪59.‬‬
 ‫‪71‬‬

‫(‪ ،)Records Management‬فلم يعد فقط اقتصاد األرشيف (‪ ،)Archivéconomie‬ولكن أيضا األرشفة (‪)Archivage‬‬
‫التي أصبحت جزءا من املعرفة األرشيفية‪1 .‬‬

‫وفي عام ‪ 1948‬أنشأ املجلس الدولي لألرشيف (‪ )International Council On Archives‬الذي عقد أول مؤتمر دولي‬
‫له (‪ )International Congress Of Archivists‬بباريس أيام ‪ 26 -21‬أغسطس ‪ ،1950‬لدراسة املسائل الدولية والعامة‬
‫املتعلقة بقطاع األرشيف‪.‬‬
‫وإذا كانت أوضاع األرشيف في أوروبا مستقرة نسبيا في تلك الفترة‪ ،‬السيما فيما يتعلق بالبنى البيروقراطية‪،‬‬
‫والجراءات الدارية‪ ،‬والهياكل التشريعية‪ ،‬إال أنها وبسبب التطور املعقد في هذه الجوانب‪ :‬البنى والجراءات والهيكل‪،‬‬
‫إضافة إلى ظهور تكنولوجيا املعلومات (‪ ،)Information Technology‬سارعت بلدان مثل أمريكا الشمالية وأملانيا إلى‬
‫إحالل هذه اآلليات في صميم العمل األرشيفي‪ ،‬األمر الذي تحفظ فيه املجتمع األوروبي بشدة‪ ،‬وأقبل عليه ببطء وحذر‬
‫شديدين‪ .‬بمعنى أنه في الفترة بين ‪ 1980 -1950‬حدثت تطورات في علم األرشيف في كل من أمريكا وكندا وأملانيا‪ ،‬كان لعلم‬
‫املعلومات تأثيره الواضح فيها‪ ،‬السيما إحالل تكنولوجيا املعلومات واستخدامها في املمارسة األرشيفية إال أن استجابة‬
‫الدول األوروبية لهذا التغيير بطيئة‪ ،‬وفي الغالب سلبية من ناحية تجديد هذا العلم وتطوير البحوث فيه‪ ،‬خصوصا في‬
‫فرنسا وإيطاليا‪2.‬‬

‫أيضا‪ ،‬وفي الواليات املتحدة األمريكية استعانت املمارسة األرشيفية بأساليب الفهرسة والتكشيف التي تطورت في‬
‫س‬‫سياق علم املكتبات‪ ،‬فتشكلت رابطة قوية بين العلمين جعلت من األرشيف فرعا متخصصا من علم املكتبات ُي َدر ُ‬
‫ضمن مجال املكتبات والتاريخ‪ .‬ففي الدليل الجديد الذي أعدته مكتبة الكونغرس سنة ‪ 1950‬لوصف املخطوطات‪،‬‬
‫اعتبرت املواد املخطوطة كمجموعات وليست كمفردات‪ ،‬واعتبرت املجموعة هي أفضل وحدة للوصف‪ ،‬وفيما بعد طورت‬
‫أشكاال من الجرد لوصف املواد املخطوطة عرفت بالسجالت‪ .‬وبداية من سنة ‪ 1950‬وما تاله‪ ،‬أصبح بالمكان تطبيق‬
‫املبادئ األرشيفية في مستودعات املواد املخطوط‪3.‬‬

‫ُ‬
‫كما نشرت في الواليات املتحدة أدلة كثيرة موجهة للعاملين بميدان األرشيف لتسهيل عملهم‪ ،‬فعلى سبيل املثال‪،‬‬
‫نشرت جمعية األرشيفيين األمريكيين (‪ )The Society Of American Archivists‬عام ‪ 1976‬مجلدا منفصال لنماذج‬
‫ودات والسجالت للمواد املخطوطة ( ‪Inventories And Registers: A Handbook Of Techniques‬‬ ‫وإجراءات وإعداد ُج ُر َ‬
‫‪ ،)And Examples‬كما أصدرت عام ‪ 1977‬دليال لترتيب ووصف األرشيف واملخطوطات ( ‪Archives & Manuscripts:‬‬
‫‪ )Arrangement And Description‬أعده ديفيد غراس ي (‪4.)David B. Gracy‬‬

‫ُ‬
‫وإن كانت هذه األدلة‪ ،‬ال تعتبر بالضرورة أعماال مؤثرة في علم األرشيف وإنما تتظافر جهودها مع ما ينشر هنا‬
‫وهناك من دوريات وكتيبات متخصصة بالضافة إلى مناهج تدريس األرشيف في الجامعات‪ ،‬وأيضا املؤتمرات العلمية‬
‫املهنية التي تتناول مسائله وقضاياها‪.‬‬
‫ومما أفرزته املساهمة األمريكية في علم األرشيف‪ ،‬أن ظهرت دورة حياة الوثيقة األرشيفية‪ ،‬أو باألحرى‪ ،‬دورة‬
‫أعمار السجالت (‪ )Records Life Cycle‬وهناك من يسميها بنموذج الدورة العمرية (‪ ،)Life Cycle Model‬التي كان من‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Ketelaar, Eric. Ibid.‬‬

‫‪ . 2‬حسب هللا‪ ،‬سيد والشامي‪ ،‬أحمد محمد‪ .‬املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص ‪.180‬‬
‫‪ .3‬أحمد‪ ،‬ناهد حمدي‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
‫‪ . 4‬املرجع نفسه‪ .‬ص‪.60 .‬‬
 ‫‪72‬‬

‫مؤسسيها عالم األرشيف األمريكي ثيودور شيلنبرغ (‪ ،)Theodore Schellenberg‬وقد رعاها بالوصف والسهاب في كتابه‬
‫األرشيف املعاصر‪ :‬املبادئ والتقنيات (‪ )Modern Archives: Principles And Techniques‬الذي طبعته جامعة‬
‫شيكاغو ملرتين عام ‪ 1956‬و‪ .1975‬وعمل شيلنبرغ هذا الذي كان موجها أن يكون دليال مدرسيا ُي َع ّرف باملنهجية األرشيفية‬
‫وإعطاء األرشيفيين تعليمات تقنية نوعية حول سير العمل والترتيب‪ .‬مبتعدا عن نهج جينكينسون العضوي (‪)organic‬‬
‫والسلبي (‪ )passive‬في اقتناء األرشيف‪ ،‬أين يقرر املسؤول فيه ما يجب أن يبقي وما يتم إتالفه‪ ،‬يدافع شلينبرغ عن اتباع‬
‫األرشيفيين لنهج أكثر نشاطا في التقييم‪ .‬في نموذجه األساس ي (الداري) والثانوي (البحثي) لدارة وتقييم السجالت‬
‫واألرشيف يسمح لألرشيفيين الحكوميين بالسيطرة أكبر على تدفق املواد التي واجهوها بعد الحرب العاملية الثانية‪.‬‬
‫ونتيجة لالعتماد الواسع النطاق ألساليب شيلنبرغ‪ ،‬وخاصة في الواليات املتحدة األمريكية‪ ،‬ولدت إدارة السجالت الحديثة‬
‫كأنظمة منفصلة ولكن ذات صلة‪1.‬‬

‫وفي الفترة ذاتها وفي فرنسا‪ ،‬نشرت جمعية األرشيفيين الفرنسية عام ‪ 1970‬دليل علم األرشيف‪ :‬نظرية وممارسة‬
‫األرشيف العمومي في فرنسا ( ‪Le Manuel D’archivistique: Théorie Et Pratique Des Archives Publiques En‬‬
‫‪ ،)France‬قدم له أندريه تشامسون (‪ ،)André Chamson‬الدليل الذي ظل مرجعا أساسيا لدارس ي علم األرشيف في‬
‫العالم الفرانكفوني‪ .‬وقد تم التمييز فيه بين علم األرشيف العام (‪ ،)L’archivistique Générale‬وعلم األرشيف‬
‫املتخصص (‪.)L’archivistique Spéciale‬‬
‫وبالعودة إلى كندا‪ ،‬تعاون أرشيفيوها أواخر الثمانينيات في مجهود وطني على وضع معايير وصفية لألرشيف‬
‫وتطبيقها‪ ،‬أدى إلى ازدهار كبير في األفكار النظرية؛ كما ساعد في تطوير برامج شاملة في التعليم األرشيفي للمرة األولى في‬
‫كندا بشطريها‪ ،‬الفرنس ي والنجليزي‪ ،‬وهو ما يشكل بؤرة اهتمام ملزيد من البحوث‪ .‬بل وجه األرشيفيون الكنديون‬
‫اهتمامهم نحو خلق مهنة منظمة قائمة على علم األرشيف بدال من أن تكون قائمة على البراغماتية املجردة‪2.‬‬

‫ُ‬
‫كذلك وعامليا‪ ،‬ال تنكر املساهمة االسترالية في تطوير علم األرشيف‪ ،‬فقد وصفهم البعض باملكتشفين الجدد لهذا‬
‫العلم‪ ،‬وفي هذا تقول البروفسيور سوزان ماكيميش (‪ :)Susan Mckemmish‬ليس من املبالغة في ش يء قولنا إنه إذا كان‬
‫الحفاظ على علم األرشيف عبر موجة من التغيير هو استحقاق أوروبي‪ ،‬فإن بوسع األستراليين الدعاء بأنهم طوروا علم‬
‫األرشيف إلى درجة يمكن معها القول بأنهم أعادوا اكتشافه من جديد‪ 3.‬فنظام السلسلة (‪)Series System‬هو أحد‬
‫النجازات التي أسهم بها األرشيفيون األستراليون في وضع تعريف واضح للمفاهيم النظرية‪ ،‬مثل الوثيقة األرشيفية‬
‫(‪ )Archival Document‬وإمساكية السجالت املسؤولة (‪ ،)Accountable Record Keeping‬ونموذج تواصلية السجالت‬
‫‪‬‬
‫(‪.)Records Continuum Model‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Wikipedia. Archivist. Op. cit.‬‬

‫‪ .2‬الشامي‪ ،‬أحمد‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪McKemmish, Sue. Upward, Frank. Archival Documents: Providing Accountability through Recordkeeping. Melbourne: Ancora Press,1993.‬‬
‫‪ .‬نظام السلسلة األرشيفية‪ :‬هو نظام رقابي أو نظام بيانات وصفي تم تطويره في األرشيف األسترالي في ستينيات القرن املاض ي يستخدم في وصف الوثائق الجارية أو‬
‫السجالت الناتجة عن انتقال الوظائف واملهام باستمرار من هيئة إدارية إلى أخرى‪.‬‬
‫‪ .‬نموذج تواصلية السجالت‪ :‬ويرتكز أساسا على مبدأ الشراكة املتوازية في املسؤولية بين اختصاص ي الوثائق الدارية (األرشيف الجاري) واألرشيفيين في كافة مراحل‬
‫حياة الوثيقة اللكترونية‪ .‬بهدف ضمان للتحكم في مختلف أوجه التعامل مع الوثائق الدارية منذ نشأتها إلى مرحلة حفظها من حيث صيانتها واستخدام محتوياتها‪.‬‬
‫وفق برنامج متواصل‪ ،‬ديناميكي ودائم ال تشوبه أي تجزئة أو مرحلية‪.‬‬
 ‫‪73‬‬

‫أما في الدول السكندنافية‪ ،‬وتحديدا هولندا‪ ،‬فبسبب التأثيرات املزعزعة التي نتجت عن إدخال تكنولوجيا‬
‫املعلومات الجديدة في مجال األرشيف‪ ،‬وبسبب التغييرات التنظيمية‪ ،‬بدأ األرشيفيون السكندنافيون في اختبار املفاهيم‬
‫واملبادئ القديمة إزاء الواقع االجتماعي والقانوني والوثائقي الجديد‪ .‬وهم يفعلون هذا عن طريق تنظيم اجتماعات دولية‬
‫وتشجيع املجتمع الدولي على التعاون في هذا املجال‪ .‬وليس من قبيل املصادفة أن يكون األرشيفيون الهولنديون هم‬
‫الوحيدون بين مجتمعات األرشيفيين األوربيين الذين يواجهون التحدي القادم من نظم السجالت اللكترونية بكل قوة‬
‫وتصميم‪1.‬‬

‫واملنهج السكندنافي مختلف في جوهره عن املنهج البريطاني‪ ،‬حيث يقول مايكل كوك (‪" :)Michael Cook‬ال يحتل‬
‫األرشيفيون البريطانيون مكان الصدارة بين من يروجون لتبديل صياغة املبادئ األرشيفية‪ ،‬ولكنهم إلى حد ما يستجيبون‬
‫إلى التحديات ذاتها"‪ .‬وهم يفعلون هذا من خالل إعطاء بنية وصرامة للممارسات القديمة القائمة على مفاهيم أرشيفية‬
‫جوهرية دون إعادة اختبار أو تحليل هذه املفاهيم أو مضامينها في ضوء الواقع الجديد‪ .‬وهذا نجده أكثر عند إسبانيا‬
‫وإيطاليا وأملانيا وفرنسا فهي مستعدة لفعله‪ ،‬وهي الدول التي تطورت فيها املعرفة األرشيفية إلى علم‪2.‬‬

‫أما الدول األفريقية ودول أمريكا الجنوبية فقد سارت على نهج الدول األوروبية في مراعاة مبادئ األرشيف‬
‫األساسية‪ .‬بينما الدول اآلسيوية كانت أكثر مقاومة من الدول األوروبية ألي تغيير‪ .‬وبسبب عالقاتها بشمال أمريكا‪ ،‬فقد‬
‫تحررت شيئا فشيئا الستكشاف أفكار جديدة في مجال األرشيف‪.‬‬
‫وتقليديا‪ ،‬اشتمل علم األرشيف على دراسة طرق حفظ املواد (‪ )Items‬في مرافق تخزين مهيأة ومراقبة الظروف‪ .‬بل‬
‫أيضا‪ ،‬دراسة الوصف والوصول السترجاع واملناولة السليمة لهذه املواد‪ .‬كما ارتبطت عامة باملتاحف واملكتبات‪ ،‬وأيضا‬
‫س في‬‫يمكن أن يتعلق باألفراد الذين يحتفظون بمجموعات خاصة أو األرشيف التجاري‪ .‬كما أن علم األرشيف ُي َدر ُ‬
‫الكليات والجامعات‪ ،‬وعادة تحت مظلة علوم املعلومات (‪ )Information Science‬أو يقترن بمقررات التاريخ ( ‪History‬‬
‫‪3 .)Program‬‬

‫ُ‬
‫ومنذ سبعينيات القرن املاض ي‪ ،‬أعلنت تحديات جديدة‪ :‬املهمة التربوية لألرشيفي‪ ،‬رعاية وحفظ املواد األرشيفية‬
‫تزايدت باستمرار‪ ،‬األرشيف السمعي البصري‪ .‬ومجتمع املعلومات لفترة التسعينيات وضع األرشيفات اللكترونية في‬
‫متناول الجميع‪ ،‬في حين أن قاعة قراءة من دون ورق ‪ -‬في املؤتمر الدولي لألرشيف في باريس في عام ‪ ،1988‬كانت ال تزال‬
‫مجرد حلم‪ -‬بدأت في التبلور على شبكة النترنت‪ .‬فهذا برونو دملاس (‪ ،)Bruno Delmas‬الحظ بأن‪" :‬األرشيف تغير من‬
‫حيث الطبيعة والوضع مع تطور مجتمع املعلومات‪ ،‬وأننا أمام تخصص ناش ئ"‪4.‬‬

‫استلزمه تطور تكنولوجيا املعلومات واالتصاالت (‪ ،)ICT‬أن يتم التغيير في نموذج (‪ )Paradigme‬علم‬ ‫َ‬ ‫ومما‬
‫ُ‬ ‫ُ‬ ‫َ‬
‫األرشيف‪ .‬وقد وضعت برامج ومشاريع بحثية أثرت في املمارسة‪ .‬وكمثال على ذلك‪ ،‬يكتب إيريك كيتالر (‪ )Eric Ketelaar‬ما‬
‫يلي‪" :‬وأنا أقتبس من اللهام املتبادل بين تواصلية السجالت (‪ )Records Continuum‬واملعايير األسترالية ( ‪Standards‬‬
‫‪ )Australiens‬وبين أيزو (‪ )ISO‬إدارة السجالت (‪ .)Records Management‬نجد أن في هذه البلدان‪ ،‬وليس وحدها‪ ،‬أن‬
‫الجامعات‪ ،‬السلطات‪ ،‬مصالح األرشيف‪ ،‬الصناعة‪ ،‬وجميع أنواع املؤسسات التي تمنح التمويل‪ ،‬تتعاون في مجال علم‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Bikson, T. K. and Frinking, E. J. Preserving the Present: Toward Viable Electronic Records. Sdu Publishers, The Hague,1993‬‬
‫‪ .2‬الشامي‪ ،‬أحمد‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
‫‪3. Wikipedia. Archival science. [on line]. [28/05/2017]. Available from: https://en.wikipedia.org/wiki/Archival_science#History‬‬

‫‪4. Ketelaar, Eric. Op. cit.‬‬

 ‫‪74‬‬

‫األرشيف"‪ .‬وكمثال على هذا التعاون‪ .‬يستشهد كيتالر بمشروع البحث الدولي بشأن السجالت األصيلة الدائمة في‬
‫النظم اإللكترونية (‪ )International Research on Permanent Authentic Records In Electronic Systems‬ويختصر‬
‫بلفظ إنتيرباريز (‪ )InterPARES‬وقد أشرفت عليه البروفسور لوسيانا دورانتي (‪ )Luciana Duranti‬من جامعة كولومبيا‬
‫البريطانية بكندا‪ .‬يضم املشروع فرقا وطنية من كندا‪ ،‬ومن الواليات املتحدة‪ ،‬ومن أستراليا‪ ،‬وأيضا فريق أوروبي‪ ،‬وفريق‬
‫أفريقي‪ ،‬وفريق آسيوي‪ ،‬وفريق صناعة عاملية‪ .‬وكان الفريق الكندي مماثال للفريق األوروبي‪ :‬بعشرين عضوا‪ ،‬هم ملحقين‬
‫تقريبا بالجامعات (مع مشاركة كبيرة من جامعة كولومبيا البريطانية)‪ ،‬وعدد من املؤسسات األعضاء‪ :‬خمسة مصالح‬
‫أرشيف وطنية وإقليمية‪ ،‬ومركز باف (‪ )Banff‬للفنون في كندا‪ ،‬في حين‪ ،‬شاركت األرشيفات الوطنية ألملانيا وإنكلترا‬
‫وفنلندا وفرنسا وإيرلندا وهولندا في الفريق األوروبي‪ .‬أما الفريق األمريكي فهو مختلفا قليال‪ :‬كان نصف أعضائه أفراد‬
‫ملحقين بالجامعات‪ ،‬البقية يعملون في مركز سان دييغو للحواسيب الفائقة (‪،)San Diego Supercomputer Center‬‬
‫ومعهد جيتي لألبحاث (‪ ،)Getty Research Institute‬وأرشيف متحف سليمان غوغنهايم ( ‪Musée Solomon‬‬
‫‪ ،)Guggenheim‬وفي مصالح مهنية أو تجارية في مجال الوسائط السمعية البصرية‪ ،‬إلخ‪ .‬في هذا الفريق كان هناك عضو‬
‫واحد فقط من مؤسس ي‪ :‬األرشيف الوطني في واشنطن‪1.‬‬

‫وكانت فرق آسيا وأفريقيا أصغر بكثير‪ :‬فكل فريق يضم من خمسة إلى ستة أعضاء منفردين‪ ،‬وعضو واحد فقط‬
‫من مؤسس ي األرشيف الوطني للصين وجنوب أفريقيا‪.‬‬
‫ويهدف مشروع (‪ )InterPARES‬إلى تطوير املعارف الضرورية لحفظ السجالت األصلية التي تم إنشاؤها و‪/‬أو‬
‫االحتفاظ بها في شكل رقمي على املدى الطويل‪ ،‬وتوفير األساس للمعايير والسياسات واالستراتيجيات وخطط العمل‬
‫القادرة على ضمان طول العمر لهذه املواد‪ ،‬وتمكين مستخدميها على الوثوق في صحتها‪.‬‬
‫وقد كتبت دورانتي عبر املوقع اللكتروني ملشروع (‪)InterPARES‬بأن املشروع بدأ في عام ‪ 1999‬ملعالجة‬
‫االهتمامات التي أثارتها حقيقة أن املنظمات واألفراد قد اعتمدوا بطريقة أساسية على إنشاء املعلومات الرقمية وتبادلها‬
‫ومعالجتها دون القرار بالتهديد الخطير الذي يمثله التقادم السريع واألجهزة‪ ،‬والبرمجيات‪ ،‬وهشاشة وسائط التخزين‬
‫الرقمية‪ ،‬والسهولة التي يمكن بها التالعب بالكيانات الرقمية‪ .‬وقد واجهت التكنولوجيا الرقمية تحديا عميقا لألساليب‬
‫التقليدية التي تم من خاللها تحديد السجالت‪ ،‬واالعتراف بأنها دقيقة وموثوق بها وأصيلة‪ ،‬تقييمها واملحافظة عليها‪.‬‬
‫وقد اعتمد املشروع إطارا فكريا يقوم على علم األرشيف والديبلوماتيك‪ ،‬ولكنه ملتزم بعملية متعددة‬
‫التخصصات تشمل مجموعة واسعة من املجاالت األكاديمية واملهنية‪ ،‬من الجغرافيا وعلم املوسيقى (‪ )Musicology‬إلى‬
‫هندسة الحاسوب والقانون (‪ .)Law‬ويضم هذا املشروع باحثين أفراد ومنظمات ومؤسسات من خمس قارات‪ ،‬من‬
‫القطاعين العام والخاص‪ .‬وجاء مساعدو البحث من مجموعة متنوعة من برامج الدراسات العليا‪ ،‬من اللغويات‬
‫(‪ )Linguistics‬ودراسة األفالم (‪ )Film Study‬والتاريخ (‪ )History‬إلى الدارة العامة والتصوير الفوتوغرافي وعلم الحاسوب‪.‬‬
‫ومما يمكن قوله في مساهمات علماء األرشيف‪ ،‬أن األملان والفرنسيين واليطاليين هم من أسسوا للعلم‪ ،‬وأن‬
‫األمريكيين هم من طوروه‪ ،‬بينما األستراليين هم رواد تجديده مع الكنديين بل أعادوا اكتشافه‪ ،‬أما اإلحياء أو النهضة‬
‫هو الوصف األكثر داللة الذي يمكن أن نصف به مساهمة السكندنافيين والهولنديين تحديدا‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Ketelaar, Eric. Op. cit.‬‬

‫‪‬‬
‫آخر زيارة ‪. http://www.interpares.org/ip_director_welcome.cfm. 2017/07/06‬‬
 ‫‪75‬‬

‫وعن قائمة املفكرين األساسيين‪ ،‬وأشهر رواد علم األرشيف الذين تركوا بصماتهم في الدراسات األرشيفية‪ ،‬يمكن‬
‫أن تضم‪ :‬إلى جانب الهولندين‪ :‬صموئيل مولر (‪ ،).Samuel Muller Fz‬ويوهان أدريان فيث (‪،)Johan Adriaan Feith‬‬
‫وروبرت جاكوب فروي (‪ ،)Robert Jacob Fruin‬والبريطاني السيرهيالري جينكينسون (‪ )Sir Hilary Jenkinson‬واليطالي‬
‫يوجينو كازانوفا (‪ ،)Eugenio Casanova‬واألمريكي ثيودور شيلنبرغ (‪ ،)Theodore Schellenberg‬نجد بعض مفكري‬
‫األرشيف الذين برزوا في القرن املاض ي (ق‪ ،)20‬مثل‪ :‬األرشيفي الكندي الباحث تيري كوك (‪ ،)Terry Cook‬واألرشيفي‬
‫الجنوب أفريقي فيرن هاريس (‪ ،)Verne Harris‬واألسترالي األرشيفي سو ماكميش (‪ ،)Sue Mckemmish‬وعضو هيئة‬
‫التدريس بجامعة كاليفورنيا (‪ )Ucla‬عاملة األرشيف آن غيليالند (‪ )Anne Gilliland‬وعضو هيئة التدريس بجامعة‬
‫ميشيغان (‪)Michigan‬عاملة األرشيف مارغريت هيدستروم (‪ ،)Margaret Hedstrom‬واألمريكي باحث األرشيف عضو‬
‫هيئة التدريس بجامعة بيتسبرغ (‪)Pittsburgh‬ريتشارد كوكس (‪ ،)Richard Cox‬واليطالية عاملة األرشيف األستاذة‬
‫بجامعة كولومبيا البريطانية (‪ )British Columbia‬لوسيانا دورانتي (‪ ،)Luciana Duranti‬واألمريكي عالم املتاحف‬
‫واألرشيف ديفيد بيرمان (‪1.)David Bearman‬‬

‫‪ .3.2‬تعريف علم األرشيف‪:‬‬

‫سك مصطلح علم األرشيف كما سبق وأن أشرنا‪ ،‬هو عالم األرشيف وواحد من رواده‪ ،‬اليطالي‬ ‫إن أول من ّ‬
‫يوجينيو كازانوفا تحت اسم (‪ ،)Archivistica‬حيث ُي َع ّرفه في دليله الشهير بعلم األرشيف (‪ .)Scienza Degli Archivi‬وفي‬
‫إفادة له وردت في املوسوعة اليطالية تحت عنوان األرشيف وعلم األرشيف (‪ )Archivio E Archivistica‬تقول‪" :‬يطلق‬
‫علم األرشيف (‪ )Archivistica‬على مجموعة القواعد التي تقترحها تجربة قرون طويلة في تخزين‪ ،‬وتقييم واستخدام‬
‫األرشيف"‪2.‬‬

‫وفي اللغة الفرنسية‪ُ ،‬ومماثلة للمصطلح اليطالي (‪ُ ،)Archivistica‬سكت كلمة (‪ )Archivistique‬في وقت متأخر‪،‬‬
‫وتحديدا في عام ‪ ،1932‬كما يقول أالن ري (‪ )Alain Rey‬لتحمل معنى‪" :‬العلوم املتعلقة بالباليوغرافيا (‪)Paléographie‬‬
‫وبدراسات العصور الوسطى (‪ ،)Médiévales‬ويرتبط في بعض األحيان بعلم اآلثار (‪ ،)Archéologie‬وبتخصصات فرعية‬
‫ذات الصلة‪ ،‬كالتاريخ‪ ،‬وفقه اللغة (‪ ،)Philologie‬فضال عن العلوم الوثائقية وأمناء املكتبات ( ‪Sciences‬‬
‫‪ )Documentaries Et Bibliothécaires‬التي ساهمت في تطويره"؛ هذا التعريف يبدو اليوم غريبا جدا‪ ،‬غامض فيه خلط‬
‫وحتى كاذب؛ تم تجاوزه الحقا‪3 .‬‬

‫وعلم األرشيف باملرة واحد من العلوم املساعدة للتاريخ وعلم املكتبات‪ 4،‬انبثق في القرن ‪ ،19‬كما تقول لوسيانا‬
‫دورانتي (‪ )Luciana Duranti‬وهيذر ماكنيل (‪ )Heather Macneil‬عن الديبلوماتيك‪ ،‬وهو‪" :‬مجموعة من املفاهيم‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Wikipedia. Archival science. [on line]. [28/05/2017]. Available from: https://en.wikipedia.org/wiki/Archival_science#History‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Datzori, Emanuele e BASTIANI, Luisa. Archivistica a ostacoli. I. Definizione di archivistica, ambiti di applicazione e cenni storici.[ in‬‬
‫‪linea].[20/06/2017]. Disponibile su: https://foederisarca.wordpress.com/2013/05/16/archivistica-a-ostacoli-i-definizione-di-archivistica-‬‬
‫‪ambiti-di-applicazione-e-cenni-storici/#ftnref5.‬‬
‫‪3. Delsalle, Paul. Op.cit.p2.‬‬

‫‪4. Wikipédia. Archivistique. [en ligne]. [03/06/2017]. Accessible à: https://fr.wikipedia.org/wiki/Archivistiqueiki/Archivistique‬‬

 ‫‪76‬‬

‫واألساليب املوجهة لدراسة السجالت (‪ ،)Records‬من حيث عالقاتها الوثائقية والوظيفية والطرق التي يتم التحكم بها‬
‫وإيصالها"‪1 .‬‬

‫وقد أعطى ديوان اللغة الفرنسية الكندي (‪ )Office Québécois De La Langue Française‬لعلم األرشيف أربع‬
‫تعاريف مرحلية‪ ،‬هي‪2 :‬‬

‫‪ ‬األول سنة ‪ ،1977‬إذ ّ‬

‫يعرف مصطلح (‪ )Archivistique‬بأنه علم األرشيف‪،‬‬
‫‪ ‬والثاني سنة ‪ ،1984‬حيث اعتبره علم خاص باقتناء وتنظيم وحفظ واالطالع على األرشيف‪،‬‬
‫‪ ‬والثالث‪ ،‬عدله َليخص العلم املتعلق بتنظيم‪ ،‬تسيير‪ ،‬والتشريع لألرشيف‪،‬‬
‫‪ ‬أما الرابع فقد أضيفت فيه كلمة (‪ )Information‬ليصبح لفظ (‪ )Archivistique‬يعني علوم املعلومات‬
‫التطبيقية املتعلقة بتنظيم وإدارة ومعالجة األرشيف‪.‬‬
‫وفي املعجم الكبير للمصطلحات (‪)GDT‬على الخط‪ ،‬لسان حال ديوان اللغة الفرنسية بالكيبك (‪ُ ،)OQLF‬يورد‬
‫األرشيف بأنه‪ :‬علم خاص باقتناء األرشيف‪ ،‬وتنظيمه وحفظه‪ ،‬واالطالع عليه‪ .‬وهو أيضا علم املعلومات الذي يتم تطبيقه‬
‫لتنظيم األرشيف وإدارته ومعالجته‪ 3.‬التعريف الذي نفسه اعتمدته منظمة األيزو (‪ ،)ISO‬منذ عام ‪ 1983‬علم معلومات‬
‫تطبيقي ينظم ويدير ويعالج األرشيف‪.‬‬
‫وعند الجمعية الفرنسية ملهنيي املعلومات والوثائقية (‪)ADBS‬هو‪" :‬العلم الذي يدرس املبادئ واألساليب‬
‫املستخدمة لحفظ‪ ،‬ومعالجة واستخدام الوثائق األرشيفية بكيفية تضمن حفظ حقوق ومصالح ومهارات وذاكرة‬
‫األشخاص الطبيعيين واملعنويين"‪4.‬‬

‫وعند جمعية األرشيفيين األمريكيين‪ ،‬علم األرشيف‪ :‬هو هيكل نظامي يشمل النظرية التي تدعم ممارسة‪ :‬تقييم‬
‫واقتناء‪ ،‬وتوثيق‪ ،‬وحفظ‪ ،‬وإتاحة الوصول إلى املواد املسجلة‪ 5.‬ويعني أيضا‪ ،‬الدراسات األرشيفية (‪،)Archival Studies‬‬
‫‪‬‬
‫كما له عالقة بمصطلح (‪.)Archivy‬‬
‫وبالنسبة للثنائي‪ ،‬جان‪-‬إيف روسو (‪ )Jean-Yves Rousseau‬وكارول كوتور (‪ُ ،)Carol Couture‬ي َع ّرف علم‬
‫األرشيف من ثالث جوانب‪ ،‬هي‪6 :‬‬

‫‪ ‬من الناحية الدارية أو علم تسيير السجالت (‪ )Records Management‬ويهتم أوال بالقيمة األولية للوثيقة‬
‫األرشيفية‪،‬‬
‫‪ ‬من الناحية التقليدية‪ ،‬أو علم األرشيف التقليدي‪ ،‬ويركز على القيمة الثانوية للوثيقة‪،‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Pearce-Moses, Richard. A glossary of archival and records terminology. [Online]. Chicago: The Society of American Archivists, 2005. P.28.‬‬
‫‪[15/06/2017]. Available at: http://www2.archivists.org/glossary.‬‬
‫‪ .2‬قوميد‪ ،‬فتيحة‪ .‬إدارة الوثائق الجارية في املؤسسات األكاديمية‪ :‬دراسة لجامعة وهران‪ .‬أطروحة دكتوراه علوم‪ :‬علم املكتبات والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪.20016 ،‬‬
‫ص ص‪.42-35‬‬
‫‪3. Le grand dictionnaire terminologique (GDT). Archivistique. [En ligne]. [23/06/2017]. Disponible à: http://www.granddictionnaire.com‬‬

‫‪4. ADBS. Archivistique. [En ligne]. [23/06/2017]. Disponible à: http://www.adbs.fr/archivistique-16206.htm? RH= ACCUEIL‬‬

‫‪5. Pearce-Moses, Richard. Op. cit. P.28.‬‬

‫‪‬‬
‫)تخصص األرشيف( ‪. Archivy: The discipline of archives‬‬
‫‪ .6‬قوميد‪ ،‬فتيحة‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪ .‬ص‪.44-43‬‬
 ‫‪77‬‬

‫‪ ‬ومن الناحية الجديدة أو علم األرشيف املدمج‪ ،‬ويدمج بين القيمة األولية والقيمة الثانوية للوثائق‪ ،‬بما‬
‫يسمح بضمان الوحدة واالستمرارية في سياسة تنظيم األرشيف‪.‬‬
‫كما‪ ،‬ورد في دليل علم األرشيف (‪ )Le Manuel D’archivistique‬الصادر عام ‪ 1970‬اصطالحين‪ ،‬هما‪ :‬علم‬
‫األرشيف العام (‪ ،)L’archivistique Générale‬ويعنى بالتنظيم الشامل لألرشيف‪ ،‬ومعالجته منذ نشأته في املكاتب إلى‬
‫غاية استخدامه من قبل الباحثين‪ ،‬وعلم األرشيف املتخصص (‪ ،)L’archivistique Spéciale‬والذي يهتم بأنواع األرصدة‬
‫األرشيفية ومختلف الوثائق‪ ،‬مهما كانت مصادرها وأوعيتها‪ ،‬مثل‪ :‬الخرائط واملخططات‪ ،‬والوثائق السمعية البصرية‪،‬‬
‫والتي يمكن أن تطرح مسائل خاصة في إطار علم األرشيف العام‪1 .‬‬

‫بالنسبة لنا‪ ،‬وربما لجزء كبير من مجتمع التاريخ واألرشيف علم األرشيف يمكن تعريفه بمعنى واسع كعلم أو فن‬
‫حفظ ومعالجة وترقية (تطوير) األرشيف والوثائق (‪ )Documents‬أو وسائط املعلومات (‪)Supports D’information‬‬
‫مهما كان شكل أو نوع الوسيط (‪.)Supports‬‬

‫‪ .4.2‬تسميات علم األرشيف وأصوهلا‪:‬‬

‫ُ‬
‫ترد بعض الصياغات أو املصطلحات التي تسك هنا وهناك‪ ،‬وصفا أو نعتا لهذا التخصص أو العلم الذي يهتم بكل‬
‫ما يتعلق بالنظرية والتطبيق في ميدان األرشيف‪ .‬ولكل منها جوهره االشتقاقي أو األصول الذي جاء منها‪:‬‬

‫‪ .1.4.2‬الدراسات األرشيفية (‪:)Archival Studies‬‬

‫ترد هكذا في صيغة الجمع‪ ،‬وهو اصطالح مرادف في اللغة النجليزية لعلم األرشيف‪ ،‬حتى بعضهم يورده في سياق‬
‫تعريف هذا العلم‪ .‬ويعادله في اللغة الفرنسية (‪ ،)Etudes Archivistique‬وفي األملانية (‪ .)Archivstudien‬وهذا املصطلح‬
‫وإن كان أنجلو أمريك ي إال أنه يرد في بعض اللغات األخرى كإشارة لبرامج التكوين والتدريس األكاديمية خصوصا في‬
‫العالم الفرانكفوني‪.‬‬

‫‪ .2.4.2‬األرشفة (‪:)Archiving‬‬

‫وهو اصطالح‪ ،‬يترجم العمليات أو نشاطات املهنة األرشيفية‪ ،‬أي معالجة الوثائق واألرصدة األرشيفية ويقابله أو‬
‫يعادل تقريبا عبارة إدارة السجالت (‪ ،)Records Management‬والفرنسية (‪ ،)Archivage‬واألملانية (‪ ،)Archivierung‬في‬
‫بعض البلدان‪ ،‬تنطوي الكلمة على داللة مزدوجة إشارة للعلم‪ ،‬وإشارة في املقام األول إلى عمليات تصنيف األرشيف‬
‫وتنظيمه وتخزينه في املكتب أو الدارة أو الشركة‪ ،‬دون أن يقوم بذلك بالضرورة أرشيفي‪ ،‬يهتم أيضا باالتصاالت‬
‫وتعزيزها‪.‬‬

‫‪.‬املرجع نفسه‪ .‬ص‪.43.‬‬ ‫‪1‬‬

 ‫‪78‬‬

‫‪ .3.4.2‬األرشيفولوجيا (‪:)Archivology‬‬

‫ويعني علم الحفاظ على الوثائق العامة وفهرستها‪ .‬هذا االصطالح في الواقع إسباني (‪ )Archivología‬وبرتغالي‬
‫(‪ ،)Arquivologia‬يقابله باللغة الفرنسية (‪ ،)Archivologie‬حيث ال تظهر في قاموس األرشيف لـ (‪ .)AFNOR‬ومصطلح‬
‫(‪ )Arquivologia‬مستخدم في جميع أنحاء أمريكا الالتينية‪ .‬ففي البرتغال والبرازيل األرشيفولوجيا (‪ ،)Arquivologia‬هو‪:‬‬
‫"التخصص الذي موضوعه معرفة األرشيف واملبادئ والتقنيات الالزمة لتطبيقها في دستوره‪ ،‬وتنظيمه وتطويره‬
‫واستخدامه ( ‪Disciplina Que Tem Por Objeto o Conhecimento dos Arquivos e dos Principios e Tecnicas a‬‬
‫‪1.)Serem Aplicados Na Sua Constituiçao, Organizaçao, Desenvolvimento e Utilizaçao‬‬

‫‪ .4.4.2‬اقتصاد األرشيف (‪:)Archiveconomy‬‬

‫في عام ‪ ،1910‬وفي املؤتمر الدولي األول لألرشيفيين واملكتبيين‪ ،‬ببروكسل استخدم يوسف كوفيلييه ( ‪Joseph‬‬
‫‪ )Cuvelier‬وغيره اصطالح (‪ )Archivéconomie‬إشارة لعلم ترتيب ووصف األرشيف‪2.‬‬

‫حيث ُي َع ّرف (‪ )Archiveconomia‬تقليديا‪ ،‬بأنه فرع من فروع األرشيف يتناول ترتيب وحفظ املواد األرشيفية‪،‬‬
‫ويتضمن املبادئ التوجيهية الالزمة لتشييد املباني املخصصة لألرشيف‪ ،‬من موقع وخصائص البناء‪ ،‬واملساحة املطلوبة‬
‫ملهام األرشفة‪ ،‬وظروف الحفظ‪ ،‬من درجة الحرارة والرطوبة والضاءة والوقاية من الكوارث‪ ،‬والصحة والسالمة في العمل‪.‬‬
‫ويتضمن أيضا دراسة األثاث األرشيف‪ ،‬وخاصة وأن في السوق أنواع مختلفة من الرفوف‪ ،‬كل هذا حتى يتمكن مهنيو‬
‫األرشيف من تحديد واختيار األفضل لسالمة الوثائق والحفاظ عليها‪3.‬‬

‫ففي إيطاليا‪ ،‬على سبيل املثال (‪ )Archiveconomia‬قطاع مسؤول عن املسائل الفنية للحفاظ على املواد‬
‫الوثائقية ( ‪E’ Quel Settore Dell’ Archivistica Che Si Occupa Dei Problemi Tecnici Della Conservazione Del‬‬
‫‪ 4.)Materiale Documentario‬وهذا الكالم يقودنا باألحرى إلى التكنولوجيا األرشيفية (‪،)Tecnologia Archivistica‬‬
‫املصطلح الذي نادرا ما يستخدم في اللغة الفرنسية‪5.‬‬

‫املسائل الفنية تتعلق بشأن اختيار املبنى واملوقع‪ ،‬وبشأن الهيكل الذي يسمح بوضع املعدات (رفوف‪ ،‬خزائن‪،‬‬
‫حافظات‪ ،‬ملفات‪ ،‬الخ)‪ ،‬وبشأن الظروف البيئية املناسبة أكثر لحفظ األرشيف (درجات الحرارة‪ ،‬الرطوبة‪ ،‬الضاءة‪،‬‬
‫الغبار‪ ،‬وما إلى ذلك)‪ ،‬وبشأن التدابير الواجب اتخاذها ضد الكوارث الطبيعية التي قد يتعرض لها األرشيف (حرائق‪،‬‬
‫فيضانات‪ ،‬زالزل‪ ،‬وما إلى ذلك)‪ ،‬وبشأن مكافحة األضرار البيولوجية (‪ )Biodeterioration‬من (فطريات‪ ،‬تعفن‪ ،‬قوارض‪،‬‬
‫مهنيي األرشيف‪ ،‬من إعداد املخططات للطوارئ وخطط‬ ‫حشرات‪ ،‬طفيليات وما إلى ذلك)‪ .‬فاقتصاد األرشيف يمنح ّ‬
‫االنتعاش بعد حالة الطوارئ‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Blessingibula. . Op. cit.‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Ketelaar, Eric. Op. cit.‬‬
‫‪3. Di Mari, Daniel Lorenzo. Archiveconomía, Construir para Conservar Tesoros. Córdoba: Alejandría Editorial, 2012. p.13.‬‬

‫‪4. Blessingibula. . Op. cit.‬‬

‫‪.‬محاضرة حول اقتصاد األرشيف (‪ )Archiveconomie‬لألرشيفي العام لبلجيكا يوسف كوفيلييه (‪ )Joseph Cuvelier‬سنة ‪.1912‬‬ ‫‪5‬‬
 ‫‪79‬‬

‫‪ .5.2‬علم األرشيف والعلوم ذات الصلة‪:‬‬

‫ساهمت علوم وتخصصات كثيرة في ظهور وتطور وإثراء علم األرشيف‪ ،‬فمثال طور علم املكتبات معايير التحلل‬
‫األرشيفي‪ ،‬ووفر علم املعلومات نظما آلية للوصول إلى املعلومات األرشيفية‪ .‬وساهم الفكر القانوني في تحديد القيمة‬
‫القانونية للوثائق واألرشيف وتكوينه‪ .‬وساهم علم الديبلوماتيك مثال في التحقق من أصالة الوثائق األرشيفية‪ .‬ولهذا العلم‬
‫أيضا ارتباطه بأنواع املعرفة التي كان لها دور في تطوره مثل تاريخ اللغة‪ ،‬والتاريخ الداري‪ ،‬والعلوم السياسية‪ ،‬كما حدث‬
‫في القرنين املاضيين‪ .‬ويتضح مما سبق أن املهم في العالقة بين األرشيف وحقول املعرفة األخرى هو تحديد تلك الحقول‬
‫وأوجه العالقة فيما بينهما ألجل اليضاح والفهم‪ ،‬وتوسيع األسس النظرية لألرشيف ككيان حيوي‪.‬‬
‫ساهمت علوم وتخصصات كثيرة في ظهور وتطور علم األرشيف‪ ،‬وفي املقابل رد علم األرشيف الجميل وساعد‬
‫بدوره بعض هذه العلوم والتخصصات على التطور واالستمرار ُق ُدما‪ .‬فكل مجال أو جانب من الحياة البشرية ُدر َ‬
‫س‪،‬‬
‫وتطلبت هذه الدراسة معرفة وفهم وتفسير وتحليل‪ ،‬سواء الكتابة أو الخط أو مواد الكتابة أو وسائط الكتابة‪ ،‬إال وذكر‬
‫األرشيف بطريقة أو بأخرى‪ .‬بمعنى أن املنفعة والتأثير والتأثر متبادل بين تلك العلوم وعلم األرشيف‪.‬‬
‫الوثائق في املعنى العام تدل على كل األصول التي تحتوي على معلومات تاريخية‪ ،‬لكن في املعنى الدقيق الذي‬
‫اصطلح عليه الباحثون في التاريخ‪ ،‬هي الكتابات الرسمية أو شبه الرسمية مثل األوامر والقرارات واملراسيم والبراءات‬
‫واالتفاقيات واملراسالت السياسية‪ ،‬والوثائق الشرعية‪ ،‬والكتابات التي تتناول مسائل االقتصاد أو التجارة أو عادات‬
‫الشعوب أو نظمهم وتقاليدهم‪ ،‬أو املشروعات أو املقترحات املتنوعة التي تصدر عن املسؤولين في الدولة أو التي تقدم‬
‫إليهم‪ ،‬أو املذكرات الشخصية أو اليوميات‪.‬‬
‫ومن هذه العلوم املتعلقة باألرشيف‪ ،‬نجد‪:‬‬
‫‪ ‬علم الدبلوماتيك (‪ ،)Diplomatic‬يرمي إلى تمييز الوثائق الصحيحة من املزيفة‪ ،‬والتثبت من أصالتها‪ .‬ولهذا‪،‬‬
‫ظل هذا العلم أحد بواعث ومنشئي علم األرشيف واالهتمام بحالة الوثائق واألرشيفات‪ .‬فاالهتمام بالوثائق‬
‫يعني االهتمام باألرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬التاريخ (‪ ،)History‬ارتبط األرشيف منذ القدم بالتاريخ‪ ،‬وقد شكل عموده األساس ي فيما يتم دراسته من‬
‫قرائن وشواهد وحوادثـ ومناهج ونظريات وإيديولوجيات تاريخية‪ ،‬شكلت األرشيفات جلها‪.‬‬
‫‪ ‬علم الثار (‪ ،)Archaeology‬أو علم اآلثار القديمة‪ ،‬أي كل ما يتعلق بالنسان منذ بدأ يترك آثاره على‬
‫الصخر واألرض‪ ،‬بتسجيل أو وصف أخبار الحوادث التي أملت بالشعوب واألفراد‪ ،‬عبر املخلفات املادية التي‬
‫تعتبر وسائط أرشيفية متنوعة‪.‬‬
‫‪ ‬علم املتاحف (‪ ،)Museology‬يقصد بعلم املتاحف العلم والتقنيات الخاصة بحفظ وتصنيف وعرض‬
‫املجموعات‪ ،‬كما يخص علم املتاحف التنظيم والتنشيط االجتماعي والثقافي للمتاحف‪ ،‬فهو توأم لعلم‬
‫األرشيف في دراسة نواحي الحضارة املختلفةـ فكل املناهج واملمارسات املتبعة في علم املتاحف يمكن نقلها‬
‫وتطبيقها على الواقع األرشيفي‪ ،‬ألن الوثائق األرشيفية جزء أساس ي من مجموعات املتحف‪ .‬فكالهما يبحث‬
‫عن قديم الوثائق وحفظها وعرضها‪.‬‬
 ‫‪80‬‬

‫‪ ‬علم األجناس أو األعراق البشرية (‪ ،)ethnology‬يدرس تراث املجتمعات والشعوب ليضع هيكال لتطور‬
‫املجتمعات‪ ،‬بما في ذلك الوثائق وهي اهتمام األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬علم دراسة األختام (‪ ،)Sigillography‬أو العلم الذي يعني بدراسة األختام والتواقيع والمضاءات ومعرفة‬
‫موادها‪ ،‬وكذلك الرموز والشارات والكتابات والرسوم التي حفرت عليها؛ يلتقي مع علم األرشيف في الوثيقة‬
‫نفسها ودراستها‪.‬‬
‫‪ ‬علم الرنوك (‪ ،)Heraldry‬وهي العالمات املميزة التي تظهر على األختام أو الدروع‪ ،‬أو على مالبس النبالء‬
‫والجند أو على األعالمـ وكل ما يحفظ من أرشيف لهذه املواد‬
‫‪ ‬علم النميات (‪ ،)Numismatics‬أو علم النقود واملسكوكات‪ ،‬وتمثل نوع من الوثائق التي تحمل أخبار‬
‫الحضارات واملجتمعات القديمة‪.‬‬
‫‪ ‬القانون (‪ ،)low‬دراسة األرشيف يقدم لرجال القانون مادة وثائقية جديدة لدراسة نظم املالية واملحاسبة‬
‫والدارة‪ ،‬ويستمد ويستند علم األرشيف بدور إلى املادة والقاعدة القانونية من التشريع‪.‬‬

‫‪ .6.2‬خصائص علم األرشيف‪:‬‬

‫لعلم األرشيف عدة خصائص تميزه‪ ،‬فهي تعكس مسار تطوره واملسائل التي يعالجها‪ ،‬ومن هذه الخصائص‪:‬‬
‫‪ .1‬عالقاته وارتباطاته املتغيرة بتخصصات وعلوم عدة‪.‬‬
‫‪ .2‬ارتباطه بتكنولوجيا املعلومات املعاصرة‪ ،‬التي ساهمت في تطويره على غرار قطاعات كثيرة أخرى في مجتمع‬
‫املعلومات ككل‪.‬‬
‫‪ .3‬علم األرشيف يتعدى البعد التكنولوجي إلى األبعاد االجتماعية والنسانية‪.‬‬
‫‪ .4‬معلومات األرشيف ليست هدفا لذاتها وإنما هي تعبير عن نشاط إنساني وقرينة له‪ ،‬وبالتالي االهتمام بالوعاء‬
‫الذي يحملها أمر مهم‪ ،‬عكس املعلومات املكتبية والوثائقية التي نسعى ألجلها‪ ،‬بغض النظر عن وعائها‬
‫املادي‪.‬‬
‫‪ .5‬األرصدة في علم األرشيف غير متجانسة من حيث الشكل‪ ،‬ولو حرصنا على تقنينه‪ ،‬عكس األرصدة املكتبية‪،‬‬
‫التي غالبا ما تكون متجانسة‪.‬‬
‫‪ .6‬علم األرشيف ال يراعي عنصر الوقت أو التقادم في حفظ وتخزين األرصدة األرشيفية‪ ،‬وهو يتعلق بدورة‬
‫حياة الوثيقة األرشيفية‪ .‬وعكس األرصدة املكتبية التي تتقادم معلوماتها بمرور الزمن لتصبح قليلة الفائدة‪.‬‬
‫‪ .7‬لعلم األرشيف انتشار دولي‪ ،‬ولم يكن مقتصرا على دولة من الدول أو إقليما من األقاليم‪ ،‬ودليل ذلك وجود‬
‫تسمية في أغلب اللغات‪ ،‬مثل‪ :‬اليطالية )‪ ،)Archivistica‬السبانية (‪ ،)Arquivistica‬البرتغالية‬
‫(‪ ،)Archivistica‬الفرنسية (‪ ،)Archivistique‬األملانية (‪ ،)Archivwissenschaft‬الهولندية (‪)Archivestiek‬‬
‫النجليزية (‪..،)Archival Science‬‬
 ‫‪81‬‬

‫‪ .7.2‬تدريس علم األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.7.2‬حملة تارخيية علم األرشيف‪:‬‬

‫في العام ‪ 1770‬أنش ئ كرس ي للتدريس في جامعة بولونيا (‪ ،)University Of Bologna‬أطلق عليه اسم ( ‪De‬‬
‫‪ )Chronologia Et Re Diplomatica‬يشغله املسؤول عن تنظيم مقتنيات األرشيف العام‪ ،‬الذي ينقل إلى تالميذه املعرفة‬
‫األكاديمية املنتظمة للدراسات التاريخية لألزمنة (‪ ،)Chronology‬أي تقسيم الزمن إلى فترات وتعيين التواريخ الدقيقة‬
‫لألحداث وترتيبها وفقا لتسلسلها الزمني‪ ،‬وكذلك دراسة علم الديبلوماتيك‪ ،‬كما ينقل إليهم املعرفة التجريبية التقنية‬
‫لألساليب األرشيفية املنهجية‪ .‬وهناك مقرر دراس ي مشابه لتلك الدراسة تقدمه جامعة نابليس (‪)University Of Naples‬‬
‫لألرشيفيين العاملين في (‪ )Grande Archivio‬منذ ‪.1777‬‬
‫أما أولى املدارس املتخصصة لتدريس األرشيف كمجموعة من البرامج املتكاملة‪ ،‬فقد تأثرت بتلك الفكرة‪ ،‬وهي أن‬
‫مجموع معارف اختصاص ي األرشيف تتألف من حقول فقه اللغة (‪ ،)Philological Disciplines‬التي تتضمن‬
‫الكرونولوجيا‪ ،‬وعلم األختام (‪ ،)Sigillography‬وعلم الخطاطة أو علم الكتابات القديمة (‪ ،)Paleography‬وعلم الوثائق‬
‫(‪ )Diplomatics‬بينما يتألف مجموع املعرفة املهنية من األساليب املنهجية األرشيفية والتطبيقات العملية‪.‬‬

‫‪ ‬وأول مدرسة أنشئت لهذا الغرض كانت في (‪)Naples‬عام ‪ 1811‬أثناء حكم (‪ )Murat‬وهي تعتبر أقدم مدرسة‬
‫متخصصة لتعليم علم األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬واملدرسة الثانية أنشأها امللك (‪ )Maximilian I‬في النمسا (‪ )Bayern, Munich‬في ‪ 13‬فبراير ‪.1821‬‬
‫‪ ‬أما املدرسة الثالثة‪ ،‬فقد أنشئت في باريس في ‪ 22‬فبراير ‪ 1821‬بقرار من وزير الداخلية وسميت مدرسة‬
‫املواثيق (‪.)Ecole Des Chartes‬‬

‫‪ ‬ثم أخرى بأملانيا بماربورغ (‪ )Marburg‬منذ عام ‪ .1893‬وال تزال تلك املدارس قائمة‪ ،‬ولكن برامجها نالها الكثير‬
‫من التغيير عبر السنين‪.‬‬
‫ومن الجدير بالذكر‪ ،‬أن الثورة الفرنسية غيرت النظرة إلى الوثائق وبعدها اتجاه علم األرشيف برمته‪ ،‬فبدل من‬
‫مركزية األرشيفات الوطنية‪ ،‬أصبحت ملكا عاما للشعب‪ ،‬مفتوحة للمواطنين لالستشارة‪ ،‬أصبحت معها النظرة إلى‬
‫األرشيف على أنه كنوز وطنية تستعمل كمصادر تاريخية‪ ،‬يروج ويعلن عنها لجميع الدارسين والباحثين‪ .‬ومنها أخذ علم‬
‫األرشيف واملعرفة األرشيفية الشكل األدبي لتاريخ الوثائق في تدريسهما‪.‬‬
‫كما مهد القانون وعلم التشريع الطريق املنطقي الذي تطور عنه علم األرشيف في النصف الثاني من القرن ‪.19‬‬
‫فنظرية طبيعة املادة األرشيفية اشتقت من تحليل عالقة املادة األرشيفية بالهيئة التي أنتجتها‪ ،‬وبوظائف تلك الهيئة‬
‫وأنشطتها‪ ،‬وبحقوق وواجبات الناس املتفاعلين معها‪ .‬هذه النظرية أوجدت االرتباط العضوي واملنطقي بنظرية الدولة في‬
‫ذلك الوقت‪ .‬وهكذا‪ ،‬فإن املناهج األرشيفية قد بنيت في عالقة مع الدولة‪ ،‬حيث صممت لتحقيق األغراض التي اعتبرتها‬
‫الدولة ملكا لها والتي زودتها بحمايتها‪ ،‬وعلى أنها تخلد القيم التي تمثلها الدولة وتنميها‪ .‬ولقد شكل مفهوم الدولة وقوانينها‪،‬‬
‫خاصة في أملانيا‪ ،‬وإيطاليا‪ ،‬وفرنسا الوسيط الذي أدى إلى تطور علم األرشيف في نظام عضوي موحد‪ .‬ولقد دان تكامل‬
‫هذا النظام إلى تماسكه املنطقي وإلى وجود هدف واضح له بحيث صمم حدوده التي يعمل في إطارها‪.‬‬
 ‫‪82‬‬

‫وفي هذا التوجه‪ ،‬انتشرت مدارس ومعاهد تدريس علم األرشيف واملعرفة األرشيفية في أغلب دول أوروبا‪ ،‬ثم في‬
‫باقي دول العالم منذ القرن ‪ ،20‬ومن أمثلتها‪:‬‬
‫> في أوروبا‪:‬‬
‫‪ ‬مدرسة األرشيف بالهاي (‪ )Den Haag‬الهولندية منذ عام ‪،1919‬‬
‫‪ ‬جامعة أمستردام (‪ )Amsterdam‬بالعاصمة الهولندية منذ عام ‪،1912‬‬
‫‪ ‬أرشيف بروكسل (‪ )Brussels‬العاصمة البلجيكية منذ عام ‪،1920‬‬
‫‪ ‬األرشيف الروماني (‪ )Romanian Archives‬منذ عام ‪،1924‬‬
‫‪ ‬معهد األرشيف بموسكو (‪ )Moscow‬منذ عام ‪.1930‬‬
‫‪ ‬في عام ‪ ،1948 -1947‬مدرسة علم املكتبات السابقة بجامعة لندن أصبحت كلية إدارة‬
‫املكتبات وإدارة األرشيف‪ .‬وفي العام نفسه‪ ،‬أنشأ مسار آخر بجامعة ليفربول‪ ،‬لتدريس‬
‫األرشيف‪ ،‬حيث أن مدرسة التاريخ والسجالت كانت موجودة منذ عام ‪.1909‬‬
‫في أمريكا الشمالية‪:‬‬ ‫>‬
‫‪ ‬بدأ تدريس علم األرشيف في الواليات املتحدة بجامعة كولومبيا في املوسم الجامعي ‪-1938‬‬
‫‪ ،1939‬وفي املوسم املوالي ‪ 1940 -1939‬بدأ إرنست فوسنر (‪ )Ernst Fosner‬في تدريس ثابت‬
‫لإلدارة األرشيفية بالجامعة األمريكية‪،‬‬
‫‪ ‬وفي كندا بدأ سنة ‪.1966‬‬
‫> في أمريكا الجنوبية‪:‬‬
‫‪ ‬البرازيل منذ عام ‪ ،1922‬وفي األرجنتين منذ عام ‪.1987‬‬

‫> في أفريقيا‪:‬‬
‫‪ ‬السنغال منذ سنة ‪1971‬‬
‫> في آسيا‪:‬‬
‫‪ ‬الهند منذ سنة ‪،1943‬‬
‫‪ ‬اليابان منذ سنة ‪،1951‬‬
‫‪ ‬تركيا مدرستين متخصصتين في تكوين األرشيفيين‪.‬‬
‫> في أستراليا منذ سنة ‪،1973‬‬
‫> في العالم العربي‪ :‬في الدول العربية يدرس علم األرشيف كتخصص قائم بذاته منفصل عن التخصصات‬
‫األخرى‪ ،‬ليس بالقديم‪ ،‬وال ينتشر في كل الدول‪:‬‬
‫‪ ‬في مصر في أوائل الخمسينيات‪ ،‬تحت اسم علم الوثائق في كلية اآلداب جامعة القاهرة‪.‬‬
‫‪ ‬تونس‪ ،‬املغرب‪ ،‬والجزائر في فترة السبعينيات‪.‬‬
 ‫‪83‬‬

‫‪ .2.7.2‬مدارس تدريس علم األرشيف‪:‬‬

‫يشير االختصاصيون في ميدان األرشيف أن مدارس تكوين األرشيفيين عموما‪ ،‬تقع في أربعة أنواع هي‪1:‬‬

‫‪ .1‬مدارس علم األرشيف‪ ،‬والكتابات القديمة‪ ،‬وعلم املستندات‪ :‬مثل هذه املدارس تنتشر في إيطاليا النمسا‪،‬‬
‫إضافة إلى مدرسة املياثيق بفرنسا‪.‬‬
‫‪ .2‬مدارس علوم املعلومات والوثائقية‪ :‬هذه املدارس تركز اهتمامها وتدريسها على الوثائق الحديثة‪ ،‬إضافة‬
‫لجزء من البرامج يخصص لعلم األرشيف‪ ،‬مثل هذه املدارس تنتشر في أمريكا الشمالية‪ ،‬وأيضا ببعض‬
‫الدول النامية‪.‬‬
‫‪ .3‬مدارس علم املكتبات‪ :‬وهي املدارس التي تهتم خاصة بعلم الكتاب‪ ،‬مع تخصيص جزء من برامجها لعلم‬
‫األرشيف‪ ،‬نجدها في الدول األنجلو سكسونية‪ ،‬وأيضا في إفريقيا‪.‬‬
‫‪ .4‬مدارس التاريخ‪ :‬وهي املدارس التي تتخصص في علم التاريخ‪ ،‬مع تخصيص جزء من البرامج لتكوين‬
‫األرشيفيين‪ ،‬مثل هذه املدارس تنتشر خاصة في أوروبا الشرقية‪ ،‬ويوجد البعض منها في أمريكا‪ ،‬بريطانيا‪،‬‬
‫وفرنسا‬
‫وسواء كانت مدارس أم معاهد أم أقسام من كليات جامعات‪ ،‬العبرة ليست في الشكل بقدر ماهي في ارتباط تدريس‬
‫علم األرشيف بتدريس االختصاصات العلمية األخرى املجاورة له‪.‬‬

‫‪ .3.7.2‬تدريس علم األرشيف يف اجلزائر‪:‬‬

‫على غرار وضعية كل القطاعات الجزائرية األخرى بعد االستقالل‪ ،‬شهد قطاع األرشيف نقصا كبيرا في املورد‬
‫البشري املتخصص الذي يؤطره‪ .‬ولتدارك هذا النقص سعت وزارة الرشاد الوطني إلى إحداث تكوين تقنيين في مجال‬
‫املكتبات واألرشيف‪ ،‬وكان ذلك من خالل املرسوم ‪ 135 -64‬املؤرخ في ‪ 24‬أبريل ‪ 1964‬واملتضمن إنشاء شهادة تقني‬
‫املكتبات واألرشيف (‪ ،)Diplôme Technique des Bibliothèques et Archives‬التكوين الذي يشترط شهادة الباكالوريا‬
‫لكل مترشح يتقدم لهذا التكوين‪2 .‬‬

‫وفي سنة ‪ 1975‬فتح ألول مرة التكوين العالي في تخصص علم املكتبات‪ ،‬إثر صدور املرسوم ‪ 90 -75‬املؤرخ في ‪24‬‬
‫يوليو ‪ ،1975‬املتضمن إحداث شهادة الليسانس في اقتصاد املكتبات وتنظيم دراساتها‪ ،‬في فترة ‪ 6‬سداسيات‪ .‬ولتجسيد‬
‫هذا املرسوم‪ ،‬أتبعه محمد الصديق بن يحي وزير التعليم العالي والبحث العلمي آنذاك بثالثة قرارات مؤرخة في ‪ 25‬يوليو‬
‫‪ 1975‬تتضمن فتح فروع (‪ :)options‬املكتبة (‪ ،)bibliothèque‬الوثائقية (‪ )documentation‬األرشيف (‪ ،)archives‬في‬
‫مجال الليسانس في اقتصاد املكتبات‪3 .‬‬

‫‪.‬خثير‪ ،‬فوزية فاطمة‪ .‬األرشيف ومهنة األرشيفي في الجزائر‪ :‬دراسة ميدانية بالغرب الجزائري‪ .‬أطروحة دكتوراه‪ :‬تخصص علم املكتبات والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪،‬‬ ‫‪1‬‬

‫‪ .2015‬ص‪Paul delsalle. Op. Cité. p. 232 . 89.‬‬

‫‪2. Journal Officiel De La République Algérienne Démocratique Et Populaire. 1964, 3 ème Année, n°44, du vendredi 29 mai 1964, p. 613.‬‬

‫‪3. Journal Officiel De La République Algérienne Démocratique Et Populaire. 1975, 14ème Année, n°61, du vendredi 01 aout 1975, p. 685.‬‬
 ‫‪84‬‬

‫ولتجسيد املرسوم السالف الذكر‪ ،‬صدرت في ‪ 25‬يوليو ‪ 1975‬قرارات فتح فروع املكتبات واألرشيف والوثائقية في‬
‫مجال الليسانس في اقتصاد املكتبة‪ 1 .‬ثم قرار مؤرخ في ‪ 25‬يوليو ‪ 1975‬يتضمن إنشاء معهد اقتصاد املكتبة وعلم‬
‫الوثائقية بجامعة الجزائر‪ 2.‬تالهما قرارين آخرين يتضمن إنشاء معهد اقتصاد املكتبة بكل من جامعة قسنطينة (‪)1982‬‬
‫وجامعة وهران (‪ )1983‬على التوالي‪.‬‬
‫بقيت هذه املعاهد التي تعتبر جهوية‪ ،‬الوحيدة التي ّ‬
‫تكون في ميدان علوم املكتبات والوثائقية واألرشيف‪ ،‬إلى غاية‬
‫تغيير نظام التكوين الجامعي في الجزائر بداية األلفية الثالثة‪ .‬حيث يحمل خريجو هذه املعاهد أو األقسام شهادات‬
‫جامعية شاملة للتخصصات الثالثة‪ ،‬يتولون بها املناصب التي يفتحها سوق الوظيف العمومي في الجزائر‪.‬‬
‫ولم يكن التكوين في تخصص األرشيف في الجزائر منفصال عن التكوين في تخصص املكتبات والوثائقية إال في‬
‫معاهد التكوين املنهي‪ ،‬حينما فتحت وزارة التكوين والتعليم املهنيين دورات في تكوين تقنيين ساميين في الوثائقية‬
‫واألرشيف لطلبة املستوى النهائي‪ ،‬تستغرق ‪ 7‬سداسيات‪.‬‬
‫وبتغيير نظام التعليم العالي في الجزائر من الكالسيكي إلى التكوين ثالثي املراحل‪ :‬ليسانس‪ ،‬ماستر‪ ،‬دكتوراه‬
‫(‪ ،)LMD‬منذ ‪ ،2002‬شهد تخصص علوم املكتبات الوثائقية واألرشيف في الجامعة الجزائرية توسعا أفقيا بظهور أقسام‬
‫في الكثير من الجامعات الوطنية‪ ،‬مثل جامعات كل من تبسة‪ ،‬عنابة‪ ،‬بسكرة‪ ،‬مستغانم‪ ،‬وتوسعا عموديا بتعدد مشاريع‬
‫التكوين بما في ذلك تخصص األرشيف‪ .‬آخرها أن حض ي هذا التخصص بقسم مستقل ضمن معهد علم املكتبات‬
‫والوثائقية‪ ،‬يسمى قسم التقنيات األرشيفية منذ ‪ 12‬نوفمبر ‪ 2012‬تاريخ صدور القرار ‪ 424‬لتقسيم هذا املعهد ضمن‬
‫الشبكة الجديدة لهيكلة جامعات قسنطينة‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Journal Officiel De La République Algérienne Démocratique Et Populaire. 1975, 14 ème Année, n°65, du vendredi 15 aout 1975, p. 714.‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Journal Officiel De La République Algérienne Démocratique Et Populaire. 1975, 14ème Année, n°66, du mardi 19 aout 1975, p. 728.‬‬
 ‫‪85‬‬

‫احملور الثالث‪ :‬التنظيم اإلداري لقطاع األرشيف‬

‫متهيد‪:‬‬

‫تختار الدول أسلوبها الداري بما يتالءم مع ظروفها االجتماعية واالقتصادية والسياسية وربما الجغرافية‪ .‬فنمها‬
‫من يلجأ إلى أسلوب املركزية ومنها من يلجأ إلى الالمركزية‪ ،‬ومنها من يجمع بينهما‪ .‬القاعدة التي ال يشذ عنها قطاع األرشيف‬
‫فيختلف التنظيم الداري له من بلد إلى آخر‪ ،‬فقد تكون السلطة املشرفة عليه بيد رئاسة الدولة كما في حالة الجزائر أو‬
‫تابعة لرئاسة الحكومة كما في حالة الواليات املتحدة األمريكية وأستراليا‪ ،‬أو تحت الوزارة األولى كما هو الحال بالنسبة‬
‫لتونس والسودان‪ ،‬أو تابعة لوزارة الثقافة كما في حالة فرنسا وإيطاليا وفيدرالية أملانيا‪ ،‬أو تابعة لوزارة التراث كما هو‬
‫حال األرشيف في كندا‪.‬‬
‫وأن وجود هذه السلطات واملؤسسات والهياكل األرشيفية وإنشائها تحدده التشريعات‪ ،‬حيث تعمل القوانين أوال‬
‫على تحديد وتعريف األرشيف ومحتوياته‪ ،‬ثم الهياكل والهيئات ذات الصلة به ومسؤولياتها وصالحياتها‪ ،‬ثم شروط‬
‫وكيفية االطالع على الوثائق األرشيفية‪ .‬ولهذا يخضع العمل األرشيفي إلى جملة من النصوص التشريعية التي توجه سيره‬
‫َُ‬
‫وتق ّن ُنه‪ .‬حيث تقوم املؤسسات الوطنية واملجالس التشريعية املتخصصة بإعداد سياسة معينة‪ ،‬تتم على مستوى كل‬
‫دولة بتوجيهها إلى كل هياكل األرشيف واملؤسسات املتخصصة على املستوى الجهوي واملحلي‪.‬‬

‫‪ .1.3‬مفهوم التنظيم اإلداري لألرشيف‪:‬‬

‫بداية‪ ،‬التنظيم الداري ألي قطاع أو منظمة يعني إعداد التنظيم أو الهيكلة الدارية السليمة التي تسمح بتدبير‬
‫شؤون هذا القطاع أو التنظيم وتوزيع الوظائف فيه‪ ،‬بسالسة وانتظام وبأقل تكلفة‪ ،‬وأسلوب املركزية والالمركزية هما‬
‫صورتا التنظيم الداري املعاصر‪.‬‬
‫فيعنى بتحديد الواجبات واملهام وما يترتب عنها من مسؤوليات وصالحيات تكفل‬ ‫أما التنظيم الداري لألرشيف‪ُ ،‬‬
‫تسيير قطاع األرشيف ومكوناته وتنفيذ الوظائف األرشيفية بالكيفية الصحيحة دون أخطاء‪ .‬أي أن هذا التنظيم الداري‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫بفضله تحدد وترسم األبعاد الخاصة بالهيكل التنظيمي للمؤسسات األرشيفية وتحديد العالقات بين الوظائف من أجل‬
‫تحقيق األهداف‪ ،‬وتعرف عملية التنظيم الداري بأنها إحدى العمليات التي تسعى لتوجيه العنصر البشري املتوافر في‬
‫املؤسسة أو املنظمة بشكل مستمر من أجل تحقيق األهداف التي سنها املشرع لها‪ ،‬في أقرب اآلجال وأدنى التكاليف‪ .‬كما‬
‫يحدد التنظيم الداري كافة املهام واملسؤوليات الواجب على األرشيفي القيام بها‪.‬‬

‫‪ .2.3‬التشريع األرشيفي‪:‬‬

‫‪ .1.2.3‬مفهوم التشريع األرشيفي‪:‬‬

‫التشريع األرشيفي هو سن القوانين وضبط القواعد التي تحكم وتنظم قطاع األرشيف في بلد ما‪ ،‬وتغطي هذه‬
‫القوانين مختلف جوانبه من ضبط مفاهيمه األساسية‪ ،‬ووصف وتحديد عمليات إيداعه وحفظه ومعالجته وحمايته‬
‫وصيانته‪ ،‬والظروف أو الشروط املطلوبة في ّ‬
‫مقراته ومستودعاته‪ ،‬إضافة إلى تحديد الوصاية عليه وتنظيم هيئاته‬
‫ومؤسساته وهياكله‪ ،‬وأيضا‪ ،‬شروط االطالع عليه‪ .‬السيما املعايرة وضبط املسائل الفنية من وصف وتصنيف وحفظ‬
‫وصيانة وغيرها من االهتمامات األخرى‪.‬‬
 ‫‪86‬‬

‫املسؤولية الدارية في مجال األرشيف وضع أساليب الدارية في مجال األرشيف‪ ،‬وضع الخطط والقوانين التي ترمي‬
‫إلى الجمع‪ ،‬الحفظ‪ ،‬التبليغ للوثائق األرشيفية التي صحيح هي عبارة عن أوعية معلومات‪ ،‬ولكن هي أيضا عبارة عن‬
‫مستندات رسمية ملختلف النشاطات التي أنجزت من طرف هيئة إدارية في الحاضر أو املاض ي‪.‬‬
‫وإذا كان األرشيف في أي جهاز إداري غير منظم وفقا ملا تقتضيه املعايير‪ ،‬فهذا يدل على غياب املسؤولية الدارية‬
‫عنه‪ ،‬والتي تشمل الشراف على الوسائل واألدوات الضرورية لتكوين وحفظ الوثائق واألرصدة األرشيفية وأساليب تداولها‬
‫في األعمال الرسمية وكذا صيانتها‪ .‬وكل ذلك يقتض ي إعداد نصوص قانونية تصف وتحدد املسؤوليات والواجبات في إدارة‬
‫الوثائق واألرصدة األرشيفية على مستوى األجهزة الحكومية‪ ،‬وحقوق االطالع‪.‬‬
‫ومما تتصف به القوانين أو التشريعات توافرها على القدرة وإمكانية التنفيذ‪ ،‬وأنها تنظم العالقة بين األشخاص‬
‫الطبيعيين (القانون الخاص) وتلك املتعلقة بالدولة مع األشخاص الطبيعيين (القانون العام)‪ ،‬وتلك املتعلقة بالدول فيما‬
‫بينها (القانون الدولي العام)‪1.‬‬

‫‪ .2.2.3‬أهداف التشريع األرشيفي‪:‬‬

‫يمكن التشريعات األرشيفية بما في ذلك التشريعات الدولية أن تمدنا بما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬تنظيم وهيكلة املجال أو القطاع من هيئات ومؤسسات وهياكل‪ ،‬وحدود الصالحيات واملسؤوليات‪.‬‬
‫‪ .2‬اآللية القانونية والعملية ملنع تسرب الوثائق واألرصدة األرشيفية‪ ،‬وخير مثال ما حدث ألرشيفنا الجزائري‬
‫لفترة ما قبل وأثناء الحالل من طرف املستعمر الفرنس ي‪.‬‬
‫‪ .3‬تحديد ومد الهيئات واملؤسسات واملنظمات املسؤولة عن األرشيف بالسند القانوني وبكيفيات إنجاز‬
‫واجباتها وتطبيق مسؤولياتها بأفضل ما يمكن ومتابعة ورقابة تنفيذها‪.‬‬
‫‪ .4‬تحديد هوية الوثائق األرشيفية والتميز بين األرشيفات العامة والخاصة منها‪.‬‬
‫‪ .5‬القدرة على تحديد وفحص ومراقبة الوثائق واألرصدة األرشيفية‪ ،‬والشراف على صيانتها ونقلها من الهيئات‬
‫املنشئة إلى مؤسسات حفظ األرشيف الدائم‪.‬‬
‫‪ .6‬تحديد حقوق وقواعد وكيفيات اطالع الجمهور والباحثين على الوثائق األرشيفية وتناولها‪.‬‬
‫‪ .7‬بفضل مراجعتها وتحيينها تعمل التشريعات األرشيفية على مواكبة التطورات الحديثة والتغيرات السياسية‬
‫واالجتماعية وغيرها‪ ... ،‬التي تحدث في الدول‪.‬‬
‫ّ‬
‫ومهما تكن درجة ودقة النصوص التشريعية وضبطتها‪ ،‬إال ولها ثغرات أو أنها ال تعالج بعض الحاالت الجديدة التي‬
‫تظهر على ساحة الواقع األرشيفي وهذا نظرا للتطور املستمر للميدان‪.‬‬

‫‪ .3.3‬مؤسسات األرشيف‪:‬‬

‫تتعدد تسمية الهيئات األرشيفية األم من دولة إلى أخرى‪ ،‬مثل‪ :‬دار الوثائق في السودان أو دار األرشيف كما كانت‬
‫تسمى في مصر والسودان كذلك‪ .‬األرشيف املركزي في إيطاليا؛ أرشيف الدولة مثلما هو الحال في النمسا وإسبانيا‪،‬‬
‫األرشيف الفيدرالي كما هو الحال بالنسبة لبعض الدول ذات النظام الفيدرالي مثل أملانيا‪.‬‬

‫‪ .1‬البارودي‪ ،‬عبد هللا عمر‪ .‬دراسات مختارة في املكتبات والتوثيق واإلعالم‪ .‬بيروت‪ :‬عالم الكتب‪ .1983 ،‬ج‪ ،1.‬ص‪.‬ص ‪.314 -313‬‬
 ‫‪87‬‬

‫‪ .1.3.3‬مفهوم مؤسسة األرشيف‪:‬‬

‫يقصد باملؤسسات األرشيفية تلك املؤسسات التي تتوفر على تجميع الوثائق واألرصدة األرشيفية والعمل على‬
‫حفظها وتنظيمه وتيسير سبل الفادة منا‪.‬‬
‫تعد املؤسسات األرشيفية هي أولى مؤسسات املعلومات التي عرفها النسان منذ فجر التاريخ ‪ ،‬ثم انبثقت منها‬
‫مؤسسات ومرافق املعلومات على اختالف أشكالها وتعدد مسمياتها‪ ،‬وبصفة خاصة في عصر ثورة املعلومات ووسائطها‪،‬‬
‫ويمكن تعريف املؤسسة األرشيفية بأنها‪" :‬تلك املؤسسة التي تعنى باستقبال وجمع أوعية املعلومات الناتجة عن النشاط‬
‫البشري (سواء داخل منظمة أو هيئة حكومية أو شبه حكومية‪ ،‬أو بشكل فردي) وتقوم هذه املؤسسة بتقييم هذه‬
‫األوعية وتنظيمها وحفظها وإتاحتها للمستفيدين منها بأحسن أسلوب وبأقل تكلفة‪ ،‬من خالل االستخدام األمثل‬
‫واالقتصادي للموارد والمكانات املتاحة‪.‬‬

‫‪ .2.3.3‬أهمية ودور املؤسسة األرشيفية‪:‬‬

‫ظلت املؤسسات األرشيفية على مر العصور مكان لحفظ التراث البشري التاريخي والداري والثقافي‪ ،‬وحمله من‬
‫جيل إلى جيل عبر الزمن‪ ،‬وازدادت أهميتها مع كل تطور يشهده املجتمع املحيط بها‪ ،‬فهي تتفاعل معه تؤثر فيه وتتأثر به‪.‬‬
‫وما يعزز هذه األهمية‪ ،‬مكانة الوثائق األرشيفية في جوهر العمل الداري التسامها بالصحة والثبات والوثوقية‬
‫فكان اقتناؤها وتجهيزها وتخزينها وتهيئتا لالطالع عليها وعلى محتوياتها محور عمل املؤسسة األرشيفية أيا كانت‪ .‬لهذا تلعب‬
‫هذه املؤسسات السيما في هذا العصر دور مؤسسة املعلومات األولية الفاعلة في محيطها‪ .‬وليس فقط أماكن الستقبال‬
‫األرصدة األرشيفية‪ ،‬وإنما نشرها والتعريف بها على املستوى املحلي والدولي وملا ال العالمي أيضا‪.‬‬

‫‪ .3.3.3‬أنواع مؤسسات األرشيف‪:‬‬

‫مبدئيا‪ ،‬وحسب املراحل أو األعمار الثالث لألرشيف‪ ،‬هناك ثالثة أنواع من املؤسسات األرشيفية التي يتعامل كل‬
‫نوع منها مع نوع معين من الوثائق‪ ،‬هي‪:‬‬

‫‪ .1.3.3.3‬مؤسسة األرشيف الوطين‪:‬‬

‫مؤسسة األرشيف الوطني هي مؤسسة حكومية عامة‪ ،‬مستقلة بذاتها‪ ،‬لها في الغالب هيئة مركزية على مستوى‬
‫عاصمة الدولة‪ ،‬مثل املكتبة الوطنية‪ ،‬هدفها تسيير األرشيف التاريخي وحفظ ذاكرة األمة والتراث األرشيفي الوطني‪،‬‬
‫حيث تقوم باقتناء واستقبال وتجميع وتنظيم وتهيئة األرصدة األرشيفية ومحتوياتها من الوثائق ذات القيمة التاريخية‬
‫وإتاحتها لالطالع والبحث العلمي‪ .‬ولهذه املؤسسات الوطنية تقسيمات دنيا جهوية ومحلية على مستوى املقاطعات أو‬
‫املحافظات أو الواليات واملدن‪ ،‬تختلف هذه التقسيمات من بلد إلى آخر باختالف التقسيم والتنظيم الداري الخاص به‪.‬‬
‫وعن وظائف ومهام مؤسسات األرشيف الوطني‪ ،‬نجد منها‪:‬‬
‫حفظ وحماية وصيانة التراث األرشيفي والحفاظ عليه لألجيال املقبلة وتبليغه في الظروف املالئمة‪.‬‬
‫تمثل نظم إعالمية كباقي نظم العالم األخرى من مكتبات ومراكز املعلومات‪ ،‬تقوم بتجميع وتسجيل‬
‫األرشيف بمختلف مصادره وتقييمه ومعالجته ومن ثم حفظه وتقديمه لالطالع‪.‬‬
 ‫‪88‬‬

‫متابعة تنظيم ودورة حياة الوثائق الدارية منذ نشأتها في مختلف أجهزة ومؤسسات وقطاعات الدولة إلى‬
‫غاية الحفظ النهائي مرورا بمرحلة الحفظ الوسيط؛ حفاظا عليها طبعا من الهمال والتسرب والتالف وهو ما يعرف‬
‫بالضبط األرشيفي‪ .‬وذلك من خالل التنسيق والتعاون مع هذه الجهات وإصدار التعليمات والنصوص التنظيمية واعتماد‬
‫املعايير العلمية املوحدة ومتابعة تطبيقها‪.‬‬
‫إعداد القائمة الشاملة (‪ )Nomenclature‬للوثائق املشمولة بمدد الحفظ األولي واملؤقت والدائم أو‬
‫التاريخي‪ .‬وكذلك بالنسبة لكل نوع من الوثائق التي تصدرها كل مؤسسة‪ ،‬كما تشرف مؤسسة األرشيف الوطني على‬
‫الترخيص بعمليات الحذف على مستوى كامل التراب الوطني وعلى كيفياته من خالل تشكيل اللجان املتخصصة‪.‬‬
‫ّ‬
‫تقديم خدمات االطالع للمواطنين والباحثين حسب الشروط والقواعد املنظمة لالطالع وكيفياته‪ ،‬مع‬
‫املراقبة والتقييم الدوري لهياكل حفظ وتسيير األرشيف ومدى االلتزام الجهات الوصية بالقواعد املنصوص‪.‬‬
‫إعداد وسائل البحث املختلفة وإتاحتها‪ ،‬وإعانة الجهات التي تعاني من نقص هذه األدوات‪.‬‬
‫تقديم خدمات الببليوغرافيات واملعلومات‪.‬‬
‫تدريب األرشيفيين وتنظيم املعارض الدورية في كامل الوطن تعريفا بأهمية ومكانة ودور األرشيف؛ بما في‬
‫ذلك تبادل الخبرات واملعلومات مع مختلف مؤسسات األرشيف الوطني لدول أخرى‪ ،‬وإقامة مناسبات علمية الفكر‬
‫األرشيفي املستجد‪ .‬وإصدار الدوريات والنشرات الخادمة مليدان األرشيف‪.‬‬
‫إحالل واستخدام واستغالل تكنولوجيات املعلومات واالتصال في مختلف النشاطات األرشيفية‪.‬‬

‫‪ .2.3.3.3‬مراكز احلفظ الوسيط (املؤقت)‪:‬‬

‫مراكز األرشيف الوسيط هي‪ :‬مستودعات تحت إدارة الهيئات األرشيفية العامة تودع فيه الوثائق الدارية غير‬
‫املتداولة لعدد من الهيئات الدارية املنفصلة‪ ،‬وتخدم بطريقة اقتصادية وتخضع لنظام مقنن للتقييم إلى أن يتم التخلص‬
‫منها (بالحذف والتالف) أو نقلها وتحويلها إلى األرشيف القومي‪ ،‬فمراكز األرشيف الوسيط أو مراكز الحفظ املؤقت هي‬
‫محالت لحفظ أرشيف مجموعة من املؤسسات‪ ،‬ويتم على مستواها معالجة الوثائق الدارية‪.‬‬
‫فعندما ينقض ي العمر األول للوثائق بمصالح ومكاتب املؤسسات املنتجة لها‪ ،‬تقوم هذه املؤسسات إما بتهيئة‬
‫بنايات كفيلة بحفظ أرشيفها حفظا مؤقتا‪ ،‬بداخلها أو في بنايات منفصلة عنها لكن تتبعها من حيث الدارة والتسيير‪ .‬وإما‬
‫بتحويل ونقل هذه الوثائق بكيفية ما إلى مراكز الحفظ املؤقت املخصصة لهذا الغرض‪.‬‬
‫طبعا‪ ،‬دون تغيير في أوضاعها القانونية مع إتباع نظام ترقيم وترتيب مرن ومالئم لسهولة االسترجاع من طرف‬
‫مؤسسات النتاج أو لخدمة أغراض البحث العلمي بالنسبة للمستفيدين من خارجها‪ ،‬بعد حصولهم على تصريح لالطالع‬
‫من الهيئة األم للوثائق أو من أجل حاجات مختلفة كالثبات مثال‪ .‬كما تعمل مراكز الحفظ الوسيط على تقديم خدمات‬
‫الصيانة والحماية الدائمة لألرشيف املحفوظ لديها‪.‬‬
‫ومراكز الحفظ املؤقت هي مؤسسات وسيطة بين املؤسسات املنتجة للوثائق ومراكز األرشيف الوطني‪ ،‬حيث‬
‫تعمل في نهاية عهدة هذه الوثائق واألرشيف على تقييمها وإعداد عملية الحذف واالستبعاد وتحويل أو دفع وثائق األرشيف‬
‫التاريخي إلى مراكز ومؤسسات األرشيف الوطني للحفظ الدائم‪.‬‬
 ‫‪89‬‬

‫ويجب أن يكون للمركز إدارة تشرف على استالم امللفات والرد على االستفسارات والقيام بعمليات التقييم بصفة‬
‫مستمرة‪ ،‬وأال تكدس امللفات بطريقة غير منظمة بحيث يصبح املركز مخزنا للوثائق ويجب أن يكون للمركز أهداف‬
‫محددة وبرنامج عمل يلتزم به‪.‬‬
‫وقد لجأت بعض الدول لقامة مراكز الحفظ املؤقت لترحيل الوثائق وامللفات املقفولة (أي التي أغلقت بسبب‬
‫انتهاء العمل بها) والتي أصبحت شبه نشطة بالنسبة لألعمال الدارية‪ ،‬والغرض من ذلك املحافظة على هذه الوثائق‬
‫وتوفير املكان للوثائق الجارية في الدواوين الحكومية وإيجاد فرصة لتقييم هذه األوراق قبل إرسالها للحفظ الدائم في‬
‫األرشيف القومي وإيجاد الفرصة للتخلص من األوراق التافهة‪.‬‬

‫‪ .3.3.3.3‬مراكز أرشيف احملافظات واملدن‪:‬‬

‫بالضافة إلى الهيئة املركزية ملؤسسة األرشيف الوطني التي تقع في الغالب كما أشارنا في عاصمة الدولة‪ ،‬تنتشر‬
‫تقسيماتها الجهوية واملحلية عير محافظاتها (والياتها) ومدنها والتقسيمات الدارية الدنيا فيها‪ .‬وهذه التقسيمات الدنيا هي‬
‫بمثابة مراكز ومؤسسات أرشيفية فرعية أو محلية تمثلها وتنوبها في استقبال وحفظ ومتابعة وتقييم األرشيفات الجهوية‬
‫واملحلية‪.‬‬

‫‪ .4.3‬مؤسسات األرشيف يف اجلزائر‪:‬‬

‫‪ .1.4.3‬املديرية العامة لألرشيف الوطين‪:‬‬

‫املديرية العامة لألرشيف الوطني‪ ،‬هي الهيئة العليا املشرفة على قطاع األرشيف في الجزائر تتبع مباشرة سلطة‬
‫األمين العام لرئاسة الجمهورية‪ ،‬مهمتها كما حددها القانون‪1:‬‬

‫تطبيق السياسة الوثائقية في إطار توجيهات ملجلس األعلى لألرشيف الوطني‪،‬‬ ‫‪.1‬‬
‫إعداد مخططات العمل وبرامجه السنوية واملتعددة السنوات في ميدان األرشيف الوطني وتنفيذها‪،‬‬ ‫‪.2‬‬
‫إعداد برامج تكوين مستخدمي األرشيف الوطني وتحسين مستواهم وتطبيقها‪،‬‬ ‫‪.3‬‬
‫إعداد النصوص التنظيمية والتقنية الضرورية لتنظيم العمل الوثائقي وتقترحها‪،‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تمثيل الجزائر في أشغال الهيئات الدولية املتخصصة وتبدي رأيها في االتفاقيات الدولية في مجال الوثائق‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تقوم بأي عمل تنشيط وتوعية من شأنه أن يرفع قيمة املمتلكات الوثائقية الوطنية‪،‬‬ ‫‪.6‬‬
‫تتولى تقويم األعمال املباشرة في مجال األرشيف وتعد حصيلتها‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫كما تتولى على الخصوص‪:‬‬
‫‪ .8‬إعداد بالتعاون مع الهياكل املعنية مدونات الترتيب ونطاقه وإجراءات إتالف الوثائق أو إدراجها ضمن‬
‫األرشيف الوطني‪،‬‬
‫‪ .9‬اتخاذ جميع التدابير القتناء تقنيات الصالح واالستنساخ والعالم‪،‬‬
‫‪ .10‬ترتيب األرشيف الخاص الذي له أهمية تاريخية وتشجع على التبرع به‪،‬‬

‫‪ .1‬املرسوم رقم ‪ 45-88‬مؤرخ في ‪ 1‬مارس ‪ 1988‬يتضمن إحداث املديرية العامة لألرشيف الوطني ويحدد اختصاصاتها‪( .‬الجريدة الرسمية للجمهورية الجزائرية رقم‬
‫‪ ،09‬السنة ‪ 25‬صدرت األربعاء ‪ 2‬مارس ‪ ،1988‬ص ‪.)368‬‬
 ‫‪90‬‬

‫‪ .11‬مراقبة طبقا للتنظيم الجاري به العمل مسك األرشيف املوجود في مختلف أجهزة الدولة والجماعات املحلية‬
‫وتسييره‪.‬‬
‫‪ .2.4.3‬اجمللس األعلى لألرشيف الوطين‪:‬‬

‫املجلس األعلى لألرشيف الوطني‪ ،‬هيئة عامة تحت سلطة األمين العام لرئاسة الجمهورية‪ ،‬مهمتها كما حددها‬
‫القانون تتولى كتابته املديرية العامة لألرشيف الوطني‪.‬‬

‫‪ .3.4.3‬مركز األرشيف الوطين‪:‬‬

‫وهو مؤسسة عمومية ذات طابع إداري وصبغة علمية وثقافية‪ ،‬تتمتع بالشخصية املعنوية واالستقالل الوطني‪.‬‬
‫تحت وصاية األمين العام لرئاسة الجمهورية‪ ،‬كون مقره املركزي في مدينة الجزائر‪ ،‬ويمكن أن يحدث له فروعا في أي‬
‫مكان من التراب الوطني‪1.‬‬

‫‪ .4.4.3‬مركز األرشيف اجلهوي‪:‬‬

‫وتعمل على االهتمام بجمع وصيانة أرشيف مجموعة من الواليات التابعة لنفس املنطقة القريبة‪ ،‬ويمكن أن تمثل‬
‫واليات الشرق أو الغرب مثال‪ ،‬كما أنها تعمل بالتنسيق مع املؤسسة الوطنية لألرشيف‪.‬‬

‫‪ .5.4.3‬أرشيف الوالية‪:‬‬

‫نص املرسوم رقم ‪ 2،67-77‬في مادته ‪ 32‬على إنشاء مؤسسة لألرشيف في كل والية‪ ،‬وفي مادته ‪ 33‬على تأسيس في‬
‫مقر كل والية مستودع لألرشيف يكلف بحفظ‪:‬‬
‫املجموعة األصلية للنصوص الدارية والتنظيمية وكذلك مداوالت املجالس الشعبية الوالئية‪،‬‬ ‫أ‪.‬‬
‫املصادر الوثائقية لهيئات الحزب واملنظمات الوطنية على مستوى كل والية‪،‬‬ ‫ب‪.‬‬
‫املصادر الوثائقية للمجالس القضائية واملحاكم املحلية‪،‬‬ ‫ج‪.‬‬
‫املصادر الوثائقية لإلدارات املحلية وخاصة املصادر املتعلقة بالدوائر التي يمتد نطاق اختصاصها للتراب‬ ‫د‪.‬‬
‫املقصود‪،‬‬
‫املصادر الوثائقية لإلدارات مهما كان نوعها والتي تمارس اختصاصها في الدائرة املعنية قبل االستقالل‬ ‫ه‪.‬‬
‫الوطني‪،‬‬
‫املصادر الوثائقية لألشخاص الذين قاموا بدور في حياة الجماعات املحلية واملعنية‪،‬‬ ‫و‪.‬‬
‫املصادر الوثائقية أو نسخها واملكتسبة إما بمسعى البعثات واألبحاث املتممة في الخارج لدى مستودعات‬ ‫ز‪.‬‬
‫لألرشيف ومعاهد ثقافية وإما على أثر شراء أو هبة أو وصية أو بموجب مبادلة مع معاهد ثقافية قائمة في‬
‫القطر الجزائري أو الخارج‪،‬‬

‫‪ .1‬املرسوم رقم ‪ 11-87‬مؤرخ في ‪ 6‬يناير ‪ 1987‬يتضمن إنشاء مركز األرشيف الوطني‪( .‬الجريدة الرسمية للجمهورية الجزائرية رقم ‪ ،02‬السنة ‪ 24‬صدرت األربعاء ‪7‬‬
‫يناير ‪ ،1987‬ص‪.)61 .‬‬
‫‪ .2‬املرسوم رقم ‪ 67-77‬املؤرخ في ‪ 20‬مارس ‪ 1977‬يتعلق باألرشيف الوطني (الجريدة الرسمية للجمهورية الجزائرية رقم ‪ ،27‬السنة ‪ 14‬صدرت األحد ‪ 3‬أبريل ‪،1977‬‬
‫ص‪.)456 .‬‬
 ‫‪91‬‬

‫ح‪ .‬وثائق املوثقين الذين تركوا نشاطاتهم في التراب القليمي املعنى‪،‬‬

‫ط‪ .‬النشرات الرسمية التي تتولى نشرها املصالح املحلية لدارات الدولة والشركات واملؤسسات االشتراكية أو‬
‫الهيئات التي يمتد اختصاصها لتراب الوالية املعنية‪.‬‬
‫وتنص مادته ‪ 34‬على أن يتولى أرشيف الوالية في حدود اختصاصه القليمي‪:‬‬
‫أ‪ .‬املطالبة باسترجاع املصادر الوثائقية املختلسة من مستودعاتها‪،‬‬
‫ب‪ .‬الحث في حدود اختصاصاتها على إعادة الوثائق اململوكة لصالح الدارات واملصالح العمومية التي تمارس‬
‫محليا اختصاصاتها‪،‬‬
‫ج‪ .‬التصريح باملنفعة التاريخية للمصادر الوثائقية التي تملكها وتحجزها الهيئات الخاصة باألفراد‬

‫‪ .6.4.3‬أرشيف البلدية‪:‬‬

‫نص املرسوم رقم ‪ ،67-77‬أيضا في مادته ‪ 53‬على إنشاء مستودع لألرشيف في كل مركز للبلديات‪ ،‬وفي مادته ‪45‬‬
‫على أن يستلم أرشيف البلدية ويحافظ على‪:‬‬
‫املصادر الوثائقية للمحاكم املحلية والدارات واملصالح العمومية الزائلة أو امللغاة والتابعة للبلدية‪،‬‬ ‫أ‪.‬‬
‫املصادر الوثائقية للمؤسسات املدنية والدينية التي كانت تمارس محليا نشاطها وذلك قبل زوالها أو إلغائها‪،‬‬ ‫ب‪.‬‬
‫املصادر الوثائقية لألشخاص الذين قاموا بدور حاسم في الحياة املحلية‪،‬‬ ‫ج‪.‬‬
‫املصادر الوثائقية مودعة من طرف املحاكم والدارات واملصالح العمومية والهيئات الخاصة واألفراد الذين‬ ‫د‪.‬‬
‫يمارسون نشاطا محليا‪،‬‬
‫املصادر الوثائقية أو نسخها واملوجهة لها من أرشيف الوالية على إثر شرائها أو نتيجة هبة أو وصية أو‬ ‫ه‪.‬‬
‫مبادلة مع املؤسسات الثقافية الوطنية أو األجنبية‪،‬‬
‫النشرات الرسمية الصادرة عن الدارات واملصالح العمومية الوقعة في تراب البلدية‪.‬‬ ‫و‪.‬‬
‫وتنص مادته ‪ 57‬على أن يقوم أرشيف البلدية باملهام التالية‪:‬‬
‫أ‪ .‬يسهر على استيداع املصادر الوثائقية في أماكنها والتي ترى أنها ذات فائدة تاريخية بالنسبة للجماعة املحلية‪،‬‬
‫ب‪ .‬يقترح على املجلس االستشاري لألرشيف الوطني (املجلس األعلى لألرشيف الوطني الحقا) شراء املصادر‬
‫الوثائقية‪،‬‬
‫ج‪ .‬تقبل الهبات والوصايا املتعلقة باملصادر الوثائقية‪ ،‬وذلك ضمن الشروط املنصوص عليها في هذا املرسوم‪.‬‬
‫وتنص مادته ‪ 58‬على أن يختص أرشيف البلدية بما يلي‪:‬‬
‫أ‪ .‬استالم التقديمات ويتولى ترتيب وترفيف األرشيف املودع لديه‪،‬‬
‫ب‪ .‬نسخ املصادر الوثائقية والقيام باألشغال الخفيفة املتعلقة بإصالحها وتجليدها‪.‬‬
‫وغيرها من املواد التي تحدد الكثير من النشاطات التي يقوم بها أرشيف البلدية‪.‬‬
 ‫‪92‬‬

‫احملور الرابع‪ :‬معاجلة (جتهيز) األرشيف‬

‫متهيد‪:‬‬

‫يقوم األرشيفيون بمختلف وظائف ومهام وعمليات معالجة أو تجهيز األرشيف (‪ )Archival Processing‬انطالقا‬
‫من العمليات التمهيدية وتوضيب الوثائق واألرشيف مرورا باليداع واالقتناء بمختلف طرقه‪ ،‬ثم التقييم والفرز‬
‫والتنقية‪ ،‬وما يليها من معالجة فكرية وفنية ومادية لألرشيف‪ ،‬إضافة إلى إعداد أدوات التداول والتبليغ والبحث؛ وانتهاء‬
‫بأعمال التسيير األخرى من حفظ وصيانة وترميم ورقمنة وغير ذلك من األعمال األرشيفية املعاصرة‪.‬‬
‫حيث تتم وتجرى هذه املعالجات طبعا‪ ،‬في ضوء التشريعات األرشيفية الوطنية‪ ،‬ووفق املعايير واملقاييس املقررة‬
‫واملعمول بها في هذا القطاع‪،‬‬
‫ُ ّ‬
‫ومعالجة األرشيف هي لب العمل األرشيفي‪ ،‬إذ تسمح وت َمك ُن من توضيب وتحليل هذه األرصدة في مضامينها‪ ،‬ومن‬
‫معرفة مختلف الدعامات أو الوسائط ومن فهم املنطق الداخلي لتحقيق وإعداد سياسة أو خطة ترتيب األرصدة‬
‫األرشيفية‪ .‬وقد يكون هذا العمل بطيء مستغرقا للوقت والجهد‪ ،‬لكن‪ ،‬ال يمكن تفاديه ألنه سيمكن من تنظيم األرصدة‬
‫األرشيفية‪ ،‬ومن تقييم الوقت الالزم لتجهيز الوثائق‪ ،‬واملواد املطلوبة لحفظها‪ ،‬وإجراء مشاريع الرقمنة‪ ... ،‬إلخ‬

‫‪ .1.4‬مفهوم معاجلة (جتهيز) األرشيف‪:‬‬

‫معالجة (أو تجهيز) األرشيف‪ ،‬هي أنشطة‪ :‬تقييم (‪ ،)Appraising‬وترتيب (‪ ،)Arranging‬ووصف (‪،)Describing‬‬
‫وحفظ (‪ )preserving‬املواد األرشيفية‪ .‬وهناك أنواع كثيرة من املجموعات األرشيفية‪ ،‬بما في ذلك األوراق الشخصية‬
‫لألفراد‪ ،‬وأوراق عائلة معينة‪ ،‬واملستندات التنظيمية لشركة أو ملنظمة‪ .‬وقد تكون الرصيد األرشيفي أيضا مجموعة من‬
‫املواد التي تم جمعها من قبل شخص أو منظمة لم تكن أنتجها‪ .‬وكل مجموعة أرشيفية تأتي مع التحديات الفريدة‬
‫الخاصة بها‪ .‬ومع ذلك‪ ،‬فإن األرشيفيين في نهجهم ملعالجة مجموعات األرشيف يسترشدون دائما باملبادئ واملعايير‬
‫األساسية للمهنة‪ 1.‬ومعالجة األرشيف أيضا‪ ،‬هي‪ :‬ترتيب‪ ،‬وصف‪ ،‬وإسكان )‪ (Housing‬املواد األرشيفية للتخزين‬
‫واالستخدام من قبل املستفيدين‪ .‬وغالبا ما تقتصر معالجة األرشيف على املعالجة البسيطة‪2.‬‬

‫ومعالجة األرشيف‪ :‬جملة من العمليات املتكاملة التي تخضع لها الوثائق األرشيفية طيلة دورة حياتها‪ ،‬القصيرة‬
‫منها أو الطويلة؛ أي منذ إنشائها أو استقبالها إلى غاية البت في مصيرها النهائي‪ ،‬إما بالحذف والعدام وإما بالحفظ الدائم‪.‬‬
‫حيث تبدأ بعمليات التوضيب والحفظ‪ ،‬ثم تليها عمليات التشخيص والتقييم (أو الفرز أو التنقية)‪ ،‬وبعدها عمليات‬
‫التصنيف والترتيب والترميز والوصف والتكشيف‪ ،‬مرورا بعمليات التخزين والحماية والصيانة‪ ،‬أخيرا عمليات التداول‬
‫وتقديم خدمات البحث واالطالع‪.‬‬
‫ومعالجة(تجهيز) األرشيف‪ ،‬تتطلب أو تفرض احترام الوظائف األساسية التي ترتكز إحداها على األخرى‪ ،‬أكثر من‬
‫أن تبدو أعمال متتابعة‪ ،‬وهي‪:‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪KRENSKY, alexandra. ROBINSON, franklin. OSWALD, alison. processing and finding aids: archival processing. [On line].sc johnson‬‬
‫‪conference center:June 25, 2016 .[26/01/2018]. Avalable at :‬‬
‫‪https://library.gwu.edu/sites/default/files/dcaap/Processing_Workshop_2016June.pdf‬‬
‫‪2. Pearce-Moses, Richard. Op. cit. p.27.‬‬
 ‫‪93‬‬

‫‪ .1‬جمع وحفظ األرشيف قصد إنقاذه‪ ،‬يتضمن استقبال وبحث عند منتجي الوثائق‪ ،‬العموميون والخواص ما‬
‫يمكن تحصيله من دفوعات أرشيفية‪.‬‬
‫‪ .2‬األرشفة وتعني مبدئيا التنظيم الفكري للوثائق‪ ،‬الذي يتم وفق مبدأ االحترام العضوي للرصيد‪ :‬احترام‬
‫املصدر (معرفة ُمنتج األرشيف) واحترام تكاملية الرصيد‪ ،‬واحترام ترتيبه األصلي‪ .‬وينبغي أن توضع قدر المكان‪ ،‬كل‬
‫قطعة في سياقها النشائي‪ .‬وإذا لم يكن أي ترتيب مما سبق‪ ،‬فمن الضروري اقتراح خطة ترتيب باتباع التسلسل الزمني أو‬
‫الجغرافي أو املواضيعي‪ .‬ومن ناحية أخرى‪ ،‬فإن تعدد املواد يمكن أن يفرض فصل الرصيد وفقا للدعامات‪ .‬وفي جميع‬
‫الحاالت‪ ،‬يجب على األرشيفي أن يتصرف من منطلق احترام الرصيد األصلي واحترام استخدامات الحفظ الوقائي‪.‬‬
‫‪ .3‬الحفظ املادي للوثائق‪ :‬ويضم‪ ،‬سعة التخزين‪ ،‬مالئمة املباني ملعايير الحفظ الوقائي‪ ،‬واحترام أو االمتثال‬
‫ملعايير حفظ وحماية األصول وفقا ملختلف الوسائط‪ :‬الورق‪ ،‬الصور الفوتوغرافية‪ ،‬األفالم‪ ،‬األشرطة املغناطيسية‬
‫السمعية‪.... ،‬‬
‫‪ .4‬وضع قواعد الوصول إلى الوثائق‪ ،‬وفقا ملختلف الحقوق املعنية‪ :‬حق املؤلف‪ ،‬وقانون األرشيف‪ ،‬والحق في‬
‫احترام الحياة الخاصة‪ .‬بما في ذلك مدونات امللكية الفكرية وقانون التراث‪ ،‬فضال عن القانون املدني الحترام الخصوصية‪.‬‬
‫ويلزم متابعة املناقشات والسوابق القضائية‪.‬‬
‫‪ .5‬تنظيم اطالع الجمهور على الوثائق‪ .‬وهذا االطالع يتم أوال عبر تجهيز الوثائق‪ .‬فإعداد قائمة جرد أو فهرس أو‬
‫أداة بحث أرشيفية هو شرط مسبق قبل أي مشروع آخر لتثمين األرشيف‪.‬‬
‫وقبل أن نبدأ بخطوات معالجة األرشيف البد من تحضير مخازن األرشيف املالئمة وتوفير شروط دفع املخاطر‬
‫ُ‬
‫التي قد تحد ُق بمصير األرشيف‪ .‬ومعالجة األرشيف طبعا‪ ،‬تخضع لقواعد ومعايير فنية‪ ،‬كما تستند إلى نصوص ولوائح‬
‫تشريعية‪.‬‬

‫‪ .1.1.4‬مفهوم معاجلة الوثيقة األرشيفية‪:‬‬

‫معالجة الوثيقة هي جزء من معالجة الرصيد األرشيفي ككل‪ ،‬وتتمثل هذه املعالجة في تلك الوظائف املتعلقة‬
‫بالسلسلة األرشيفية التي تمارس على الوثيقة منذ نشأتها إلى غاية تحديد مآلها النهائي‪ ،‬والتي يقوم بها األرشيفي‪ .‬وإن كانت‬
‫هذه الوظائف تبدو نشاطات متتابعة‪ ،‬إال أنها ترتكز إحداها على األخرى‪ ،‬هي‪ :‬الحفظ‪ ،‬والتصنيف والتكشيف‪ ،‬والفرز‬
‫والتخزين وإعداد وسائل البحث لتسهيل االطالع عليها من طرف الباحثين بصفة خاصة ومستحقيها بصفة عامة‪.‬‬
‫وتتضمن معالجة الوثيقة عدة مراحل متتالية والتي قد تختلف وفقا لطبيعة الوثيقة املعالجة‪ .‬وتغطي مهام تتراوح‬
‫بين استالم الوثيقة إلى غاية توافرها للجمهور‪ :‬وهذا يعني‪ ،‬أنها جزء كبير مما يسمى مسار الوثيقة في املكتبة‪ .‬قد يختلف‬
‫التسلسل الزمني لهذه الخطوات حسب املؤسسة‪1.‬‬

‫ومن الوارد جدا التعبير عن هذه املراحل أو الخطوات في معالجة الوثيقة بالوظائف أو املهام التي يمارسها‬
‫األرشيفي من‪ :‬اقتناء وتقييم وترتيب ووصف وتكشيف وحفظ ونشر وتقديم خدمات مرجعية عن الوثائق العامة‬
‫والتاريخية‪ .‬الوظائف التي تتطلب بالضرورة معرفة مهنية باملبادئ والتقنيات األرشيفية‪ ،‬ومعرفة مهنية بالتاريخ‪ ،‬وفهم‬

‫‪1.‬‬ ‫‪ENSSIB (Ecole Nationale Supérieure Des Sciences De L'information Et Des Bibliothèques). Traitement du document. [En ligne]. [25/01/2018].‬‬
‫‪Disponible sur : http://www.enssib.fr/le-dictionnaire/traitement-du-document.‬‬
 ‫‪94‬‬

‫شامل الحتياجات وأساليب وتقنيات البحث العلمي‪ .‬وتشمل معالجة الوثائق واألرشيف جملة الوظائف أو النشاطات التي‬
‫نناقشها ببعض التفصيل‪ ،‬الحقا‪.‬‬

‫‪ .2.1.4‬أمناط معاجلة األرشيف‪:‬‬

‫يوظف الكثير من األرشيفيين نعوت وتوصيفات مختلفة للتعبير عن أنواع وأنماط معالجة (التجهيز) األرشيف‬
‫مثل‪ :‬املعالجة العلمية والفنية(التقنية) لألرشيف )‪ ،(the Scientific-Technical Processing of Archives‬املعالجة‬
‫املادية (‪ ،)Material Processing‬املعالجة الفكرية أو الذهنية (‪ ،)Intellectual Treatment‬املعالجة الفنية(التقنية)‬
‫(‪ .)Technical Processing‬فماذا عن هذه األنماط أو األشكال من املعالجات؟‬
‫أوال‪ .‬املعالجة املادية الوثائق أو لألرشيف‪ ،‬وهي‪ :‬الطرق والجراءات واألدوات املستخدمة ملعالجة وترتيب وحفظ‬
‫وتخزين الوثائق باعتبارها وسائط‪ ،‬بغض النظر عن الوسيط نفسه‪ .‬مثل‪ :‬وضع الوثائق في العلب )‪ ،(Canning‬ووضع‬
‫العالمات )‪ (labelling‬أو الالصقات‪ ،‬وترفيف العلب وامللفات‪ ،‬وتخزينها وتسييرها‪.‬‬
‫ثانيا‪ .‬املعالجة الفكرية لألرشيف وتشمل‪ :‬تحليل‪ ،‬فرز‪ ،‬ترتيب‪ ،‬تكشيف‪ ،‬حذف‪ ،‬تحسين وإنشاء ثبت(سجل)‬
‫للملفات املحتفظ بها‪ ،‬ونشر (‪ )Edition‬وهيكلة(‪ )Structure‬أدوات البحث (‪ )Research Instruments‬وتنميط‬
‫(‪.)Typology‬‬
‫أيضا‪ ،‬يمكن تتوزع عمليات معالجة (تجهيز) الوثائق أو األرشيف على األنماط أو األشكال الثالثة التالية‪1 :‬‬

‫‪ .1‬املعالجة املادية (‪ )Material Processing‬للوثائق واألرشيف‪ :‬استقبال (‪ ،)Reception‬وختم (‪)Stamping‬؛‬

‫تجهيز (‪( ،)Equipment‬نظام مضاد للسرقة‪ ،‬ووضع العالمات‪ ،‬وما إلى ذلك)؛ تغليف (‪)Packaging‬؛ وإصالح‬
‫(‪)Repair‬؛ الترتيب(‪.)Arrangement‬‬
‫‪ .2‬املعالجة التقنية أو الفنية (‪ )Technical Processing‬للوثائق واألرشيف‪ :‬الوصف (‪)Description‬؛ مراجعة‬
‫القوائم (‪)Bulletinage‬؛ أخذ األمثلة (‪.)Exemplarisation‬‬
‫‪ .3‬املعالجة الفكرية (‪ )Intellectual Processing‬للوثائق واألرشيف‪ :‬تكشيف (‪)Indexation‬؛ التحليل الوثائقي‬
‫(‪)Documentary Analysis‬؛ ترفيف (‪.)Quotation‬‬
‫ويجب أال تح ُجب املعالجة الفكرية لألرشيف معاملته املادية‪ .‬ولذلك ينبغي احترام قواعد الحفظ الوقائية‬
‫بتغليفه وتعليبه أو وضعه في مواد مناسبة (محايدة إذا أمكن)‪ .‬سيبقى األرشيف في غرفة واحدة (وبالتالي تجنب تشتته)‬
‫وصحي (أي أن يكون محمي من املاء والرطوبة والحرائق والضوء واآلفات) مجهز بالخزائن أو الرفوف‪.‬‬

‫‪ .2.4‬العمليات التمهيدية ملعاجلة األرشيف‪:‬‬

‫وهي العمليات التي تسبق املعالجة الفنية لألرشيف‪ ،‬وتمهد لتسييره الحسن‪ ،‬وهذه العمليات‪2:‬‬

‫‪1. ENSSIB (Ecole Nationale Supérieure Des Sciences De L'information Et Des Bibliothèques).‬‬
‫‪Traitement du document. [en ligne]. [25/01/2018].‬‬
‫‪Disponible sur: http://www.enssib.fr/le-dictionnaire/traitement-du-document.‬‬
‫‪2. Durand-Évrard, Françoise. Durand, Claude. Guide pratique à l'usage de l'archiviste-documentaliste un exemple concret : les communes.‬‬

‫‪Paris : Lavoisier, 1990. p.p. 3-15.‬‬

 ‫‪95‬‬

‫‪ .1‬الفهم (‪ :)Understand: Comprendre‬ينبغي أوال فهم املؤسسة قيد العمل‪ ،‬ودراسة دورها التاريخي‬
‫وتطورها الداري ومعرفة محيطها السياس ي واالقتصادي مما سيساعد في معرفة محتوى محل األرشيف ومصادر‬
‫الرصيد وكذلك تاريخه‪ ،‬ويتم ذلك من خالل االطالع على القوانين‪.‬‬
‫‪ .2‬املعرفة (‪ )Know: Connaître‬ومن خالل الفهم تأتي مرحلة املعرفة واالطالع امليداني حول سير العمل‬
‫وتصور الهيكل التنظيمي ومجاالت واختصاصا كل مكتب‪ ،‬ال سيما األهداف العامة التي ترمي املؤسسة أو الدارة إلى‬
‫تحقيقها‪.‬‬
‫‪ .3‬التصرف (‪ ،)act: Agir‬فقبل أن نبني األفكار ال بد من وجود الوسائل املخصصة لها‪ ،‬وتهتم هذه الخطوة بما‬
‫يلي‪:‬‬
‫التعريف بوظائف األرشيفي‪ :‬وذلك من خالل‪:‬‬
‫تحديد املعلومات املنتجة من طرف املؤسسة أو من خارجها‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد املستفيدين موظفين من داخل املؤسسة أو مواطنين وإعداد تصميم طرق االستقبال‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫ما هي وسائط الحفظ؟ هل هي تقليدية ورقية أو مؤتمتة؟ وهل يوجد اشتراك في قاعدة معلومات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الحصول على الوسائل‪ :‬من ميزانية‪ ،‬محالت إضافية وموظفين إضافيين‪ ،‬ويتحكم في ذلك برنامج العمل‬
‫املسطر وحجم الرصيد ونوع التسيير الداري‪ .‬وتشبه الخطوات السابقة املقاربة التسويقية التي تمارسها‬
‫ُ‬
‫نظم املعلومات املتطورة‪ ،‬إذ تحدد استراتيجيتها من خالل التعرف على الواقع ثم تحديد الوسائل للتصرف‬
‫معه‪.‬‬

‫‪ .3.4‬توضيب وحفظ األرشيف الورقي‪:‬‬

‫أوال وقبل كل ش يء‪ ،‬يجب على الداري أو األرشيفي القائم على الوثائق واألرشيف كما ورد في العمليات التمهيدية‬
‫املاضية أن يكون على دراية مسبقة بالنصوص القانونية واللوائح التنظيمية التي تضبط مهام القطاع واملؤسسة وفروعها‬
‫ُ‬
‫ومصالحها وهيكلتها ونظم تسييرها؛ وأن يعرف مشموالت وصالحيات كل منها واألعمال التي تضطلع بها‪ ،‬وبالتالي تحصيل‬
‫فكرة حول األرشيف الذي ينشأ من جراء ذلك‪ .‬ومن املستحسن أن يتألف فريق العمل من عناصر تمثل كل أقسام‬
‫املؤسسة وفنيين في األرشيف‪.‬‬

‫‪ .1.3.4‬توضيب األرشيف الورقي‪:‬‬

‫‪ .1.1.3.4‬مفهوم توضيب األرشيف الورقي‪:‬‬

‫ُي َع ُد التوضيب (‪ ،)Conditioning: Conditionnement‬أو الشراط‪ ،‬أو الحفظ املادي للوثائق‪ ،‬هو أول خطوة في معالجة‬
‫األرشيف‪ ،‬ويعني إخضاع أو وضع الوثائق واملستندات وامللفات األرشيفية منذ نشأتها وطيلة استخدامها وتداولها خصوصا في‬
‫عمرها األول النشط (الداري) في بيئة أو وسط الئق بتعبئتها أو تغليفها أو حفظها املادي وفق الشروط العلمية أو القياسية‬
‫املطلوبة للمحافظة عليها‪ .‬أي تهيئة وسائط الحفظ والتعبئة والتغليف الضرورية لكل نوع أو شكل من أشكال الوثائق ولهذا تحظى‬
‫هذه الخطوة بالعناية واالهتمام البالغين‪ ،‬ألن صحة ومسار حياة الوثائق واألرصدة األرشيفية مرهون بالتوضيب السليم لها منذ‬
‫البداية‪.‬‬
 ‫‪96‬‬

‫ُ‬
‫وإذا أردنا تعريف التوضيب‪ :‬فهو وضع الوثائق املن َت َجة أو املستلمة من طرف العون الداري أو املسؤول عنها في املكان‬
‫الالئق بها وبالكيفية الصحيحة التي تضمن سالمتها وحمايتها ووحدتها أو تسلسلها‪ ،‬ومن ثم استرجاعها السريع والسليم‪ .‬فهو يهدف‬
‫إلى تحديد وضبط أدوات ووسائل ومعدات حفظ وخزن الوثائق املتداولة‪ ،‬وكيفية استرجاعها وتصنيفها واالستدالل عليها‪ .‬وأيضا‬
‫وسائط ومحالت حفظها‪ .‬ويتطلب التوضيب من املورد البشري الداري والفني املتعامل مع الوثائق واألرشيف سوى داخل مكاتب‬
‫العمل أو مراكز ومصالح الحفظ املؤقت دراية ومعارف خاصة بهذا الجانب‪.‬‬
‫والتوضيب الجيد للوثائق يعني بالضرورة الترتيب والحفظ الجيدين لها‪ .‬فلكل وثيقة مكانها في ملف متماسك محدد‬
‫وموصوف‪ ،‬ولكل ملف مكانه في علبة أو رزمة متماسكة‪ ،‬ولكل علبة أو رزمة مكانها في رصيد أرشيف املكتب أو املصلحة‪ ،‬وهكذا‪...‬‬
‫فلكل وحدة أرشيفية متماسكة داخليا عضويتها وتماسكها الخارجي‪.‬‬
‫فعلى سبيل املثال‪ ،‬لتوضيب ملف من امللفات هو أن ترد محتوياته من الوثائق واملستندات ذات عالقة بموضوعه أو‬
‫املسألة التي يعالجها‪ ،‬تكون مرتبة ومرففة بكيفية معيارية‪ ،‬وأن في كل ملف‪ ،‬يشار بدقة إلى محتوياته‪ ،‬وتاريخ افتتاحه‪ ،‬وتاريخ‬
‫إغالقه‪.‬‬
‫وباملختصر‪ ،‬امللف الذي يؤدي جيدا‪ ،‬هو امللف الذي ينطوي على عدد قليل من الجراءات البسيطة‪:‬‬
‫إعداد ملفات قياسية (من نفس التكوين والتنظيم)‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اعتماد ترتيب داخلي باستخدام ملفات فرعية محددة بواسطة عناوين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تجميع الوثائق بطريقة منطقية (مثال‪ :‬رسالة وردها)‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترتب وفق الطريقة الزمنية‪ ،‬وتوضع أحدث وثيقة في الجزء العلوي من امللف أو أول امللف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حذف بانتظام أوراق املهمالت (املسودات‪ ،‬املكررات‪ ،‬الوثائق األولية‪)...‬‬ ‫‪‬‬
‫تجنب أو حظر استخدام أدوات مكتبية تتردى بمرور الوقت وتغير أو تؤثر في صحة وسالمة الوثائق (مشابك الورق‬ ‫‪‬‬
‫والدبابيس‪ ،‬املعدنية‪ ،‬الحوافظ البالستيكية‪ ،‬أشرطة اللدائن ‪)...‬‬
‫تحديد واضح في الحافظات األجزاء القابلة لإلزالة (الفواتير‪ ،‬تسعيرا ‪)...‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .2.1.3.4‬طرق توضيب األرشيف الورقي‪:‬‬

‫ولتوضيب امللفات األرشيفية يعني بالدرجة األولى تثبيتها أو املحافظة عليها في أحد أوعية الحفظ أو الحوامل‬
‫املادية‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫َّ‬
‫‪ .1‬امللف امل َعلق (‪ ،)The suspended file‬بالفرنس ي )‪ (Le dossier suspendu‬وهو الحامل املثالي لترتيب امللفات‬
‫َُ‬
‫الصغيرة التي تغذى نادرا جدا في السنة‪ ،‬ولتخزين بعض امللفات قيد التقدم‪ .‬وهو املناسب للترتيب الهجائي أو‬
‫ُ‬ ‫ُ‬
‫املواضيعي‪ .‬وامللف امل َعلق عادة يسع لحوالي ‪ 120‬ورقة‪ ،‬وتحفظ امللفات امل َعلقة في أدراج حفظ امللفات‪ ،‬أو في‬
‫الخزائن املخصصة لذلك‪.‬‬
‫‪ .2‬الحافظ (‪ ،)The binder‬بالفرنس ي )‪ (Les classeur‬وهو غالف سميك من الكرتون وبداخله آلة لتثبيت‬
‫األوراق‪ ،‬وتتميز هذا النوع من الحافظات بخاصية سهولة السحب منها والضافة إليها بين أوراقها‪ .‬وتوضع أو‬
‫تحفظ هذه الحافظات عادة على الرفوف‪ .‬وهذا النوع مناسب تماما للملفات التي تشهد إضافات في أوراقها‬
‫وامللفات الضخمة واملسلسلة األوراق (البريد‪ ،‬الفواتير‪ ،‬املداوالت ‪ ...‬الخ) مرة واحدة كاملة‪ ،‬يجب أن يكون‬
‫املحتوى أرشفة مربع‪ .‬حلقات بالستيكية موجودة للحفاظ على كامل‪.‬‬
 ‫‪97‬‬

‫‪ .3‬حامل املجالت )‪ (magazine racks‬وبالفرنس ي ‪ ،(le porte revue‬وهو نوع من العلب البالستيكية مفتوحة‪،‬‬
‫مناسبة تماما ملوضوعات تشمل موضوعات فرعية مختلفة للتمييز بينها (مثل الحالة املدنية = امليالد والزواج‬
‫وفيات‪ ،‬إشعار بالذكر‪.)...‬‬
‫َ‬
‫‪ .4‬أدراج األرشيف )‪ (Archive Drawers‬وبالفرنس ي (‪ ،(Tiroirs d'archives‬وهي العتاد املثالي لتخزين الوثائق‬
‫األرشيفية ذات أحجام كثيرة‪.‬‬
‫‪ .5‬علب األرشيف (‪ ،)The archive box‬وبالفرنس ي )‪ (Les boîtes d’archives‬وهي مثالية للملفات الكبيرة‬
‫والدقيقة (أعمال‪ ،‬انتخابات) واألرشفة‪ .‬فامللفات ال يجب أرشفتها إال في العلب‪.‬‬
‫‪ .6‬صناديق األرشيف‪ :‬نفس األمر بخصوص علب األرشيف‪ ،‬فقط الصندوق أكبر من العلبة‪.‬‬
‫وعليه‪ ،‬اختيار مادة وطريقة توضيب الوثائق وامللفات يعتمد إلى حد كبير على خصائص الوثائق وامللفات‬
‫وتفضيالت كل منها‪ :‬طبيعة الوثيقة‪ ،‬شكلها ونوعها وحجمها‪ .‬ومهما يكن‪ ،‬يجب أن يعين لكل وثيقة أو ملف وضع توضيب‬
‫مناسب لتسهيل عملية البحث عنها وتجنب فقدانها وحفظها جيدا‪:‬‬
‫‪ ‬الوضع املعلق يناسب حفظ وتخزين وصيانة الوثائق وامللفات الصغيرة‪،‬‬
‫ّ‬
‫املصنف يناسب حفظ وتخزين وصيانة الوثائق وامللفات ذات االسترجاع والبحث املتكرر بها‪،‬‬ ‫‪ ‬التوضيب‬
‫ويسهل االستخدام‪،‬‬
‫توضيب الوثائق وامللفات في العلب يحميها من الغبار والضوء‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬يجب تجنب العلب البالستيكية التي ال تسمح للورق بالتنفس‪ ،‬وتساعد أو تخلق مناخا رطبا بداخلها‪.‬‬

‫‪ .3.1.3.4‬كيفية توضيب الوثائق األرشيفية‪:‬‬

‫أحسن طريقة لتوضيب الوثائق األرشيفية هي وضعها في علب األرشيف مع تجنب تكديسها العشوائي داخل‬
‫العلب‪ ،‬كما يمكن تغليفها أو لفها على شكل رزم في ورق مقوى (‪ )Kraft‬على أال يتعدى سمك الرزمة الواحدة ‪ 15‬سم‬
‫املقياس الذي معه يسهل التعامل معها وتداولها ونقلها أثناء حفظها وترتيبها‪ ،‬وأيضا لتجنب تمزق الرزم عندما تكون كبيرة‬
‫أو سميكة أو ثقيلة على اللزوم‪1 .‬‬

‫‪ .2.3.4‬حفظ األرشيف الورقي‪:‬‬

‫‪ .1.2.3.4‬مفهوم حفظ األرشيف الورقي‪:‬‬

‫الحفظ (‪ )Préservation, Conservation‬أو املحافظة مفهوم ليس له حدود ويتطور بتطور طرق وأساليب‬
‫الحفظ‪ .‬فمنه الحفظ الوقائي‪ ،‬والحفظ العالجي‪ ،‬والصيانة والترميم‪ ،‬وهي كلها إجراءات تهدف إلى حفظ التراث الثقافي‬
‫وتضمن وصوله لألجيال الحالية واملستقبلية‪ .‬مع ضرورة احترام امللكية املادية للوسيط ومحتواه‪ .‬ولتحقيق هذا الهدف‬
‫البد أن تسند هذه املهمة إلى أشخاص مؤهلين ومتخصصين‪2.‬‬

‫‪ .1‬أنظر املنشور رقم ‪ 13‬املؤرخ قي ‪ 19‬ديسمبر ‪1998‬الصادرة عن مديرية األرشيف الوطني بالجزائر‪ ،‬واملتعلق بمحالت األرشيف بند كيفية توضيب األرشيف‪.‬‬
‫‪ .2‬املالكي‪ ،‬مجبل الزم‪ .‬علم الوثائق وتجارب في التوثيق واألرشفة‪ .‬عمان‪ :‬الوراق للنشر والتوزيع‪ .2009 ،‬ص‪.153 .‬‬
 ‫‪98‬‬

‫َ‬
‫وقد ُع ّرف الحفظ على أنه مجموع الجراءات التي يطبقها األرشيفي على الوثائق التي توضع تحت عهدته بطريقة‬
‫تضمن وصولها لألجيال الحالية واملستقبلية‪ .‬فالحفظ هو ذلك الكل من العمليات والجراءات واملمارسات التي تستهدف‬
‫الوثيقة منذ دخولها إلى مصلحة األرشيف بغية حمايتها من شتى األخطار التي تحدق بها‪1.‬‬

‫أن الحفظ هو عبارة عن عملية ترتيب الوثائق بأنواعها املختلفة في أوعية الحفظ املتاحة داخل األرشيف‬ ‫كما ّ‬
‫بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أي وثيقة منها بسرعة عند الحاجة‪.‬‬
‫وتعد عملية الحفظ عملية فنية‪ ،‬ذلك أن الوثائق الخاصة باملنظمات متنوعة ولها أنواع شتى وأحجام مختلفة‬
‫وأشكال متعددة‪ ،‬وأن حفظها جميعا بطريقة واحدة ال يتناسب وطبيعتها‪ ،‬لذلك يكون لزاما على الداري واألرشيفي‬
‫التعرف على طرق الحفظ العلمية والتي يمكن أن تناسب حفظ الوثائق لسنين طويلة إذا ما دعت الحاجة لذلك‪.‬‬

‫‪ .2.3.3.4‬طرق حفظ األرشيف الورقي‪:‬‬

‫لحفظ الوثائق واألرشيف الورقي ذو الحجم العادي‪ ،‬هناك ثالث طرق أو كيفيات معروفة عند كل الداريين‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫‪ .1‬الحفظ الرأس ي‪ :‬تتلخص هذه الطريقة في حفظ األوراق الخاصة بموضوع معين في ملف عادي أو عالقي‪،‬‬
‫ويوضع على حافته مرشدة بالستيكية فيها ورقة صغيرة مكتوب عليها رمز امللف‪ ،‬ومن ثم تحفظ هذه امللفات رأسيا‪ ،‬أي‬
‫معلقة داخل األدراج ظهر امللف إلى األسفل وفتحته إلى األعلى مرتبة حسب تسلسل أرقام امللفات‪ .‬ويراعى هنا أن تكون‬
‫الزوائد البالستيكية (املراسالت) متدرجة لتظهر بوضوح ملن يريد استرجاع امللف‪ ،‬وتمتاز هذه الطريقة بما يلي‪:‬‬
‫أ‪ .‬سهولة الوصول إلى امللف عند طلبه‪.‬‬
‫ب‪ .‬املحافظة على أغلفة امللفات بعيدة عن احتكاكها بقاع الدرج‪.‬‬
‫ت‪ .‬إمكانية فتح امللف وهو في الدرج للحصول على معلومة بسيطة دون الحاجة لخراجه من مكانه في‬
‫بعض الحاالت‪.‬‬
‫ث‪ .‬ظهور امللفات بشكل منظم نظرا لترتيبها وظهور أرقامها‪.‬‬
‫‪ .2‬الحفظ األفقي‪ :‬ويصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم كالسجالت واملظاريف الكبيرة والخرائط‬
‫غير امللفوفة والرسوم الهندسية دون طي –‬
‫وتتلخص في وضع الوثائق املتشابهة فوق بعضها أفقيا في مسطح مناسب سواء على األرفف أو على الحوامل‬
‫الحديدية‪ ،‬ويوضع على كل مجموعة وثائق أو وثيقة منها ورقة صغيرة يدون عليها رمزها لتسهيل االستدالل عليها عند‬
‫االسترجاع‪ .‬تصلح هذه الطريقة لحفظ الوثائق كبيرة الحجم مثل السجالت واملظاريف الكبيرة التي تحتوي أوراقا‬
‫والخرائط غير امللفوفة والرسومات الهندسية التي تحتفظ بحالتها دون طيها‪ ،‬مع تمييزها بورقة صغيرة يمكن التعرف‬
‫عليها‪ .‬وهذه الطريقة ضرورية لحفظ بعض الوثائق رغم أن لها بعض العيوب أهمها‪:‬‬
‫أ‪ .‬صعوبة إخراج الوثيقة حيث يتطلب ذلك رفع ما فوقها من وثائق‪.‬‬
‫ب‪ .‬صعوبة إعادة الوثيقة إلى مكانها الصحيح حيث يستلزم ذلك وقتا وجهدا‪.‬‬
‫ت‪ .‬تعرض الوثائق املحفوظة بهذه الطريقة للتلف السريع نظرا لتراكمها فوق بعضها البعض‪.‬‬

‫‪ .1‬الخولي‪ ،‬جمال إبراهيم‪ .‬الوثائق اإلدارية بين النظرية والتطبيق‪ .‬القاهرة‪ :‬الدار املصرية اللبنانية‪ .1993 ،‬ص ‪.199‬‬
 ‫‪99‬‬

‫‪ .3‬الحفظ العمودي(الشاقولي)‪ :‬وتحفظ حسبه الوثائق واقفة بصورة عمودية على األرفف ويكتب على ظهر‬
‫الوثيقة الرمز املخصص لها أو ما يميزها ليسهل الحصول عليها الوثيقة‪ ،‬يصلح هذا النوع من الحفظ للعديد من الوثائق‬
‫مثل الخرائط امللفوفة أسطوانيا وعلب األرشيف األسطوانية سواء كانت بالستيكية أو معدنية واألشرطة املسجلة أو‬
‫املصورة وامللفات األجنبية (الصندوقية) وكذلك الكتب‪ ،‬والكتالوجات‪.‬‬
‫وتعتبر هذه الطريقة‪ ،‬أفضل الطرق من زاوية االستغالل االقتصادي األمثل ملكان الحفظ بشرط استخدام‬
‫املعدات املناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات األرفف‪.‬‬
‫وتمتاز الطريقة بما يلي‪:‬‬
‫أ‪ .‬سهولة الحصول على الوثائق املطلوبة‪.‬‬
‫ب‪ .‬االستغالل االقتصادي األمثل ملكان الحفظ املتاح‪.‬‬
‫ت‪ .‬املحافظة على الوثائق من التلف والتمزق‪.‬‬
‫إن الوثائق الورقية الهامة تبقى محفوظة في األرشيف على الرغم من التصوير باملصغرات الفيلمية أو تخزين‬
‫معلوماته في الحاسوب‪ ،‬لذلك فأنه ال يمكن االستغناء نهائيا عن أوعية تخزين املعلومات الورقية مهما كانت التقنيات‬
‫الحديثة لألرشيف‪ .‬فتدفق األوراق يوميا في صور مراسالت واردة وأخرى صادرة سيظل باستمرار في كافة املنظمات مما‬
‫يفرض ضرورة االحتفاظ بها لفترات تحدد أهمية املعلومات التي تحتويها‪ .‬من هنا ظهرت الحاجة إلى حفظها بطرق‬
‫صحيحة أهمها‪:‬‬

‫‪ .3.2.3.4‬إجراءات حفظ الوثائق يف امللفات‪:‬‬

‫عند حفظ الوثائق في امللفات ينبغي على الداري واألرشيفي اتباع الجراءات التالية‪:‬‬
‫ترميم الوثائق املمزقة إن وجدت‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تحديد صنف ورمز الوثيقة‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫ترتيب الرمز على الوثيقة في الجهة اليسرى العليا‬ ‫‪.3‬‬
‫ترتيب الوثائق تبعا لرموزها أو تواريخها‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تهذيب الوثائق أي طي الزائد منا عن حافة امللف العليا أو السفلى ومراعاة طي الوثيقة من املنتصف تماما‬ ‫‪.5‬‬
‫لتحديد مكان التخريم‪.‬‬
‫تخريم الوثائق‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫تحديد مكان وجود امللفات من خالل الفهارس‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫استخراج امللفات من أماكن حفظها‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫إيداع الوثائق في امللفات‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫تحديد الرقم املتسلسل للوثيقة في امللف‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫ترقيم الوثائق بالرقم املسلسل (باليد) أو أداة ترقيم‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫إثبات الوثائق في قائمة محتويات امللف‪.‬‬ ‫‪.12‬‬
‫إجراء املراجعة الالزمة للتأكيد من سالمة الحفظ‪.‬‬ ‫‪.13‬‬
‫إعادة امللفات إلى أماكنها سواء كانت أرفف أو أدراج أو حوامل حديدية‪.‬‬ ‫‪.14‬‬
 ‫‪100‬‬

‫‪ .4.2.3.4‬قواعد وإرشادات حفظ األرشيف الورقي‪1 :‬‬

‫أن عمليات الحفظ تتكرر عشرات بل مئات املرات يوميا وهي الوسيلة التي تستخدم للربط بين الوثائق املتشابهة‪،‬‬
‫لذلك ينبغي أن تجري على أساس قواعد سليمة ثابتة تطبق بطريقة موحدة على جميع الوثائق‪ ،‬في كل وقت بحث ينتج‬
‫عنها وثائق املوضوع الواحد في مكان واحد مما يؤدي إلى تفعيل نشاط األرشيف‪ ،‬ونستعرض فيما يلي بعض القواعد‬
‫العامة التي يمكن تطبيقها خالل عمليات الحفظ مع بيان الظروف التي تطبق فيها كل قاعدة‪.‬‬
‫‪ .1‬التأكد من انتهاء إجراءات معالجة موضوع الوثيقة قبل البدء في حفظها‪.‬‬
‫‪ .2‬التأكد من وجود تأشيرة املوظف املختص بما يفيد الحفظ في مكان متفق عليه‪.‬‬
‫‪ .3‬العمل على حفظ األوراق املطلوب حفظها بسرعة أوال دون تأجيل‪ ،‬الن تأخير حفظها يؤدي إلى عدم تكامل‬
‫املعلومات والبيانات املتعلقة بموضوعات امللفات‪.‬‬
‫تحديد رقم امللف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة وذلك لضمان حفظ كل ورقة في ملفها الصحيح‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫‪ .5‬ترقيم أوراق امللف الواحد ألرقام مسلسلة حسب تواريخ حفظها ويوضع الرقم سواء باليد أو أداة ترقيم في‬
‫الجهة اليسرى العلوي‪.‬‬
‫‪ .6‬التخلص من املسودات بعد نسخها على اآللة ومراجعتها والتأشير عليها من املحرر‪ ،‬وكذلك االحتفاظ بصورة‬
‫واحدة من املعامالت الصادرة‪.‬‬
‫‪ .7‬إعداد قائمة محتويات لكل ملف تسجل فيها كافة أوراقه أوال بأول‪ ،‬وتحفظ هذه القائمة في بداية امللف‪،‬‬
‫وبذلك بهدف تسهي استرجاع أي ورقة من داخل امللف‪ -‬عالوة على ضبط األوراق واملحافظة عليها من العبث‬
‫والضياع‪.‬‬
‫‪ .8‬ينبغي االلتزام بالطرق الصحيحة واملناسبة لحفظ الوثائق‪ ،‬فكثيرا ما تظهر عمليات الحفظ بعض االرتجال‬
‫نظرا لعدم االلتزام بطرق محددة لحفظ امللفات حيث نشاهد ملفات عالقية وقد حفظت واقفة (بطريقة‬
‫خاطئة) وملفات أجنبية وقد حفظت أفقيا (بطريقة خاطئة)‪ ،‬وهكذا نرى كثيرا من الخلط في طرق الحفظ مما‬
‫يكون سببا في تأخر الوصول إلى امللف‪.‬‬
‫‪ .9‬الدقة في الحفظ حرصا على قوة ترابط الوثائق في امللف‪ :‬أن خير ما يمكن أن يمتاز به امللف هو قوة ترابط‬
‫وثائقه على مرور الزمن وال يمكن استمرار هذه امليزة إال بمراعاة الدقة التامة في استعمال هذا امللف وفي‬
‫الضافة إليه‪.‬‬
‫> في الوحدات التي يقوم الحفظ فيها على عاتق شخص واحد‪ ،‬يجب عليه عند تسجيل رقم الوحدات على‬
‫الوثيقة أن يتأكد أن هذا الرقم هو الذي سبق أن وضعه على الوثائق التي تتعلق بنفس هذا املوضوع‪،‬‬
‫وبهذه الطريقة يمكن أن تتجمع الوثائق الحديثة ملوضوع ما‪ ،‬والوثائق املحفوظة سابقا لنفس املوضوع في‬
‫ملف واحد‪.‬‬

‫‪ .1‬فاضل عباس‪ ،‬أمل‪ .‬املحفوظات إجراءات الحفظ والصيانة والفرز والتشذيب في مؤسسات ومراكز املعلومات العراقية‪ .‬مجلة كلية‪ .‬ع‪ .89.‬ص ص‪.310-280 .‬‬
 ‫‪101‬‬

‫> أما في الوحدات التي يعمل فيها مجموعة أشخاص في مجال الحفظ فالبد أن يجتمع هؤالء دوريا مع‬
‫رئيسهم للتنسيق بينهم‪.‬‬
‫‪ .10‬فتح امللفات الجديدة‪ :‬أن نظام التصنيف يغطي جميع املوضوعات التي يطرقها العمل‪ ،‬ولكن قد يظهر من‬
‫وقت ألخر أنه من الضروري إضافة أنشطة جديدة إليه أو فتح ملفات جديدة‪ ،‬لذا يجب مراعاة الدقة في عمل‬
‫هذه الضافات حيث أن الخطأ أو السراف فيها يبعثر وثائق املوضوع الواحد‪ ،‬لذلك يجب مراعاة ما يلي‪:‬‬
‫أ‪ .‬تحديد موضوع أو مجال امللف بحيث يتماش ى مع األنشطة التي تتم في القسم‪.‬‬
‫ب‪ .‬عدم فتح أي ملف دون االعتماد على خطة تصنيف محددة‪.‬‬
‫ج‪ .‬عدم التسرع في فتح ملفات جديدة كي ال تتشتت الوثائق املتعلقة بموضوع ما‪.‬‬
‫د‪ .‬إذا تضخمت الوثائق املحفوظة في ملف ما وتبين وجود موضوعات فرعية تكون محل اهتمام العلم فأنه‬
‫من الضروري إعادة تصنيف وثائق امللف وبالتالي فتح ملفات فرعية تحت امللف األصلي‪.‬‬
‫مثال‪ :‬قد يعاد تصنيف وثائق ملف املشروع فيكون ملف عام للمشروع ثم ملفات فرعية أحدها للشؤون‬
‫املالية واألخر للشؤون الهندسية وهكذا‪.‬‬
‫ه‪ .‬ينبغي عدم فتح ملفات ذات صيغة عامة مثل ملفات املتنوعات أو مثل ملفات املراسالت الواردة التي‬
‫يحفظ فيها كافة املراسالت الواردة بغض النظر عن مضامينها‪.‬‬
‫و‪ .‬أن املظهر الحقيقي لسالمة نظام األرشيف يتمثل في حفظ الوثائق في امللفات الصحيحة بحيث يتم‬
‫تجميع وثائق املوضوع الواحد في ملف واحد‪.‬‬
‫‪ .11‬اإلحاالت‪ :‬الحالة عبارة عن نموذج يمأل ويوضع في امللف (أ) ليشير إلى وجود وثيقة مرتبطة بامللف (أ)‬
‫ومحفوظة في ملف آخر (ب)‪ ،‬وهي تستخدم في الحالت التالية‪:‬‬

‫إحــــــالة‬
‫الرسالة رقم‪ ...................................................................... :‬املؤرخة‪........................................................... :‬‬
‫الواردة من‪ .................................................................... :‬أو الصادرة إلى‪..................................................... :‬‬
‫وموضوعها‪................................................................................................................................................... :‬‬
‫حفظت في ملف رقم‪.................................................................................................................................... :‬‬

‫> تحول موضوع وثيقة إلى موضوع ملف‪ :‬من املشاكل التي تواجه املعنيين بالحفظ مسألة تحول موضوع‬
‫وثيقة محفوظة في ملف إلى موضوع مللف‪ .‬فقد يحدث أن يتحول موضوع حادثة إلى قضية تتطلب ملفا‬
‫خاصا‪ ،‬فإذا حدث مثل هذا التحول في املوضوعات ينبغي التصرف بإحدى الطرق التالية‪:‬‬
‫إبقاء الوثائق املتعلقة بالحادثة في امللف القديم وإعداد إحاالت تشير إلى مكان وجودها توضع في‬ ‫أ‪.‬‬
‫ملف القضية‪.‬‬
‫ب‪ .‬نقل الوثائق الخاصة بالحادثة واملحفوظة في امللف القديم إلى امللف الجديد الخاص بالقضية وفي‬
‫مثل هذه الحالة ال بد من إعداد إحاالت تشير إلى مكان حفظ الوثائق لوضعها في امللف القديم الذي‬
 ‫‪102‬‬

‫استخرجت منه أي ملف الحادثة‪ .‬وهنا يجب مراعاة الدقة التامة في معالجة هذه املشكلة‪ ،‬كما يجب‬
‫أخذ الظروف املحيطة باالعتبار‪ -‬كطريقة طلب الوثائق مثال‪ -‬عند اختيار حل لها‪.‬‬

‫> الوثائق ذات األوجه املتعددة‪ :‬عندما يكون موضوع الوثيقة له وجهين أو أكثر يستحسن وضع أكثر من‬
‫نسخة من الوثيقة عن طريق التصوير لتحفظ في ملفات املوضوعات املختلفة بحيث تكون كلها مستوفاة‬
‫مع مراعاة تسجيل كلمة األصل محفوظ بملف رقم (‪ )....‬على هذه الصورة‪ ،‬وإذا لم يتيسر الحصول على‬
‫أكثر من نسخة فإن النسخة تحفظ في امللف األهم ثم تعد إحاالت لتحفظ في امللفات األخرى لتشير إلى‬
‫مكان وجود الوثيقة‪.‬‬

‫> إذا وجد املعني بالحفظ أن وثيقة ما سبق حفظها خطأ‪ ،‬فأن عليه أن يطلب نقلها وضمها إلى امللف‬
‫الصحيح أو يشير إلى هذه الوثيقة بإحالة توضع في امللف الصحيح‪.‬‬
‫‪ .12‬تحديد موضع الوثيقة‪ :‬من الضروري أن يمتلك املعنى بالحفظ قدرة على تحليلي مضامين ومحتويات الوثائق‬
‫ومهارة في اختيار الجمل واألفكار التي تعينه على سرعة الوصول إلى رقم ملف املناسب‪ ،‬ومن النصائح املفيدة‬
‫في هذا املجال ما يلي‪:‬‬
‫يجب أن يكون املعني بالحفظ على علم تام باملؤسسة ومجاالت العمل في كل وحدة فيها‪ ،‬كما يجب أن‬ ‫>‬
‫يكون ملما بكل ما يستجد من تعديالت الن ذلك يمكنه من فهم وتحديد موضوعات الوثائق بسهولة‪.‬‬
‫ينبغي على املعني بالحفظ عدم االعتماد اعتمادا تاما على امللخص الذي يكتب عادة في اعلى الوثيقة عند‬ ‫>‬
‫تقرير املوضوع‪ ،‬ألنه كثيرا ما يكون غامضا أو ناقصا وأحيانا يكون بعيدا عن املوضوع الحقيقي‪ ،‬وعلى‬
‫ذلك فأنه يجب قراءة الوثيقة إلى الحد الذي يمكن منه معرفة املوضوع بالضبط‪.‬‬
‫قد يجد املعني بالحفظ أحيانا ليس من السهل تقرير موضوع وثيقة ما وبالتالي يصعب عليه تحديد رمز‬ ‫>‬
‫امللف الذي ينتمي إليه‪ ،‬لذلك يجب أن يسأل نفسه عن الهدف من كتابة هذه الوثيقة‪ ،‬وبمعرفة الهدف‬
‫من كتابتها يمكن تحديد موضوعها بسهولة‪.‬‬
‫في بعض الحاالت غير العادية يكون موضوع الوثيقة من الغموض يصعب تقريره من الوثيقة وحدها‬ ‫>‬
‫ينبغي االتصال باملختصين في أقسام املؤسسة ومراكز املعلومات عن املوضوع ويالحظ املجهود الضافي‬
‫يساعد على ما يأتي‪:‬‬
‫‪ ‬ضمان حفظ الوثائق في ملفاتها الصحيحة‪.‬‬
‫‪ ‬إمكان الحصول على معلومات تفيد عند حفظ الوثائق املشابهة‪.‬‬
‫‪ ‬معرفة معلومات جديدة عن مجاالت العمل‪.‬‬
‫‪ ‬إظهار اهتمام ووعي وإخالص املعنيين بالحفظ‪.‬‬
‫‪ .13‬ترتيب امللفات في أجهزة الحفظ‪ :‬في ترتيب امللفات تعتمد القواعد التالي‪:‬‬
‫> يتم تجميع امللفات في مجموعات وترتب حسب تسلسلها الرقمي‪.‬‬
 ‫‪103‬‬

‫> ترتب امللفات في الدراج بحيث يكون التسلسل الرقمي من أول الدرج إلى أخره‪ ،‬ومن الدرج األعلى إلى الدرج‬
‫السفلي من نفس كابينة الحفظ‪ ،‬ومن اليمين إلى اليسار من كابينة إلى أخرى‪.‬‬
‫> ترتب امللفات على الرفوف حسب تسلسلها الرقمي من الرف األعلى إلى الرفوف السفلى‪ ،‬ومن اليمين إلى‬
‫اليسار من مجموعة رفوف إلى مجموعة رفوف أخرى‪.‬‬

‫‪ .5.2.3.4‬حفظ األنواع األخرى من الوثائق‪:‬‬

‫ومن هذه األنواع‪1 :‬‬

‫‪ .1‬حفظ التصميمات والرسوم واملصورات‪ :‬تحفظ هذه النماذج أفقيا في أدراج قليلة العمق‪ ،‬وقد تستعمل في‬
‫بعض األحيان أسطوانة خاصة لحفظها رأسيا بعد وضعها داخل ملفات مقواة الجوانب‪ ،‬وتتسع الخزانة الواحدة لحفظ‬
‫(‪ )1000‬رسم موضوعة داخل ‪ 20‬ملف مقاس كل منها ‪ 115X85‬سم‪ ،‬وعند غلق الخزانة تضغط امللفات التي تحوي على‬
‫الرسوم‪ ،‬وهذا الضغط يصلح الورق املحفوظ‪ ،‬وبالتالي عند فتح الخزانة يخف الضغط عليها ويصبح إدخال وإخراج‬
‫الرسوم سهال‪ ،‬وقد تحفظ أيضا ملفات مقواة وتحفظ في وضع رأس ي داخل الصوان‪.‬‬
‫‪ .2‬حفظ العقود واالتفاقيات واملستندات الهامة‪ :‬يجب وضع هذه املستندات والوثائق موضع االعتبار ألهميتها‬
‫وخطورتها وذلك بحفظها داخل خزائن حديدية وقاية لها من التلف أو الضياع أو السرقة أو الحريق‪ ،‬وأفضل نظام‬
‫لحفظ هذه الوثائق هو تصنيفها موضوعيا على أن توضع كل مجموعة مختصة بموضوع ما داخل علبة الحفظ ثم ترتب‬
‫جميع العلب بعد ذلك ترتيبا عدديا‪ ،‬مع االستعانة بفهرس خارجي للداللة على كل منها وقت الحاجة إليها‪ ،‬واتباع نظام‬
‫الترقيم في حفظ هذه الوثائق يساعد على حفظ سريتها وعدم التمكن من التعرف عليها إال بالرجوع إلى الفهرس الذي‬
‫يمكن التحفظ عليه لدى املسؤولين بأقسام الحفظ‪.‬‬
‫‪ .3‬حفظ األوراق واملستندات السرية‪ :‬في حال وجود أوراق سرية غير مرغوب تركها بامللفات تنزع هذه‬
‫املستندات وتحفظ في ملف خاص بها يبقى تحت يد املدير أو الرئيس ويفضل في هذه الحالة وضع بطاقات في امللفات‬
‫األصلية مكان املراسالت للداللة على مكانها حتى ال تفقد املستندات ويصبح امللف متكامال من جميع نواحيه‪ ،‬وغالبا ما‬
‫تحفظ هذه املستندات في خزائن حديدية ملنع ضياعها أو اطالع غي الرغوب فيهم عليها‪.‬‬
‫‪ .4‬حفظ الرسائل قليلة العدد‪ :‬قد تتسلم املؤسسة رسائل من أشخاص معاملتهم معها قليلة‪ ،‬وليس هناك داع‬
‫الن تفتح لكل منهم ملفا خاصا‪ ،‬حيث ذلك يزيد العمل كثرة‪ ،‬وفيه مضيعة للوقت دون فائدة‪ ،‬بالضافة إلى التكاليف‬
‫املادية من استخدام ألجهزة وأوعية الحفظ وزيادة في الفهارس وجهد املوظفين‪ ،‬لذلك من األفضل حفظ مثل هذه‬
‫الرسائل وصور الرد عليها في ملف عام يحتوي جميع هذه الرسائل‪ ،‬أو استعمال امللف ذي الجيوب بحيث يخصص كل‬
‫جيب لحرف أو أكثر من الحروف الهجائية وعندما تمتلئ جيوب امللف تنقل محتوياته إلى ملفات يخصص كل منها لحرف‬
‫هجائي أو أكثر ثم توضع جميع هذه امللفات في علبة للحفظ يكتب عليها من الخارج ما يدل على ما في داخلها‪.‬‬
‫‪ .5‬حفظ الرسائل التي تقادم عليها الزمن‪ :‬تنزع الرسائل التي تقادم عليها الزمن وانتفت ضرورة الرجوع إليها‪ ،‬من‬
‫ملفاتها وبنظر في مدى أهميتها‪ ،‬فتعدم أو تحزم وتوضع علب الحفظ أو في أسطوانة رخيصة الثمن أو مستهلكة ثم تحفظ‬
‫في حجرتا خاصة رخيصة التكلفة كاملالجئ أو األدوار العليا من املباني حيث أن طلبها قد يكون نادرا جدا‪.‬‬

‫‪ .1‬ا فاضل عباس‪ ،‬أمل‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬

 ‫‪104‬‬

‫‪ .6‬حفظ قصاصات الجرائد واملجالت‪ :‬عادة ما تكون النشرات والقصاصات واملطبوعات الدورية هامة‬
‫كالسجالت ويتم حفظها بقصد الرجوع إليها في حالة نشاط العمل‪ ،‬لذلك فبعد قراءة الجرائد‪ ،‬واملجالت الهامة تقطع‬
‫املقاالت التي تهم مؤسسة ويتم حفظها في ملفات خاصة‪ ،‬ولكي نتمكن من حفظ املواد املختلفة نقوم بلصقها على أوراق‬
‫خاصة يكتب في رأسها اسم املوضوع أو عنوانه واسم الجريدة وتاريخ إصدارها ثم تحفظ األوراق في ملفات تحت أسماء‬
‫املوضوعات املختلفة (اقتصادية‪ -‬اجتماعية‪ -‬سياسية‪ ....‬الخ) وترتب هذه البيانات فيما بينها عدديا أو هجائيا‪.‬‬
‫وقد يكون للموضوع الواحد أكثر من ملف أحدهما باملقاالت التي كتبت عنه في الصحف املختلفة واألخر للصور‬
‫التي تمثل نفس املوضوع ويمكن ترتيبها بإحدى طرق الحفظ السابق الحديث عنها إال أنه يفضل ترتيبها عدديا تبعا لتاريخ‬
‫نشأة امللف ثم االستعانة بعد ذلك بفهرس يمكن بواسطته التعرف على رقم ملف املقاالت‪ ،‬وكذلك ملف الصور أن كان‬
‫لكل منهما رقم خاص به كما يحدث في دور الصحف والتي تنش ئ ملفات لكبار رجال السياسة وملفات أخرى لصورهم وقد‬
‫تكون ملوضوع ما مثل تفاهم أو عملية تسوية أو غير ذلك‪.‬‬

‫‪ .6.2.3.4‬جداول مدد حفظ (رزنامة احلفظ) الوثائق‪:‬‬

‫تكثر التسميات واالصطالحات لهذا املفهوم‪ ،‬جداول أو قوائم من جهة‪ ،‬مدد أو رزنامة من جهة ثانية‪ ،‬حفظ أو أو‬
‫تسيير أو استبقاء أو االحتفاظ من جهة ثالثة‪ ،‬وثائق أو أرشيف أو سجالت من جهة رابعة‪ ،‬وقد تزيد من لغة إلى أخرى‪.‬‬
‫بمعنى أن األرشيفيين في كل لغة يوظفون تسميات أو مترادفات كثيرة‪ ،‬وفق شكل وبناء هذه األداة غير املوحد‪ ،‬ووفق أيضا‬
‫الغاية واالستخدام الدقيق لها اللذين يتغيران من مؤسسة أرشيفية إلى أخرى‪.‬‬
‫هذه الجداول عبارة عن قوائم للوثائق املنتجة أو املستلمة من طرف الدارات املركزية‪ ،‬املؤسسات العمومية‪،‬‬
‫والجماعات املحلية في إطار نشاطاتها اليومية‪ ،‬تحدد فيها مدة استعمالها ومصيرها النهائي على مستوى املكاتب والحفظ‬
‫املؤقت (الحفظ‪ ،‬الدفع‪ ،‬الحذف)‪1.‬‬

‫لكن على العموم‪ ،‬جدول مدد حفظ الوثائق (‪ ،)Retention/Disposal Schedule‬يعد حجر الزاوية في نظام إدارة‬
‫الوثائق واألرشيف‪ ،‬وهو العنصر الثاني املكمل واألساس ي لبرنامج معالجة(تجهيز)الوثائق واألرشيف‪ ،‬إلى جانب لوائح‬
‫الجرد‪ .‬وهو بمثابة ترجمة عملية لنظرية العمار الثالثة‪ ،‬والتي من خاللها يتم تحديد عمر الوثيقة خالل كل فترة من‬
‫فترات تواجدها‪ ،‬منذ نشأتها إلى غاية إقرار مصيرها النهائي (فترة نشطة ‪ /‬فترة شبه نشطة ‪ /‬فترة تاريخية أو نهائية)‪.‬‬
‫ولئن كان جدول مدد حفظ الوثائق يحدد عمر الوثيقة في كل فترة من فترات حياتها‪ ،‬فهو باألساس مرتكز عملية‬
‫التشخيص والتقييم والفرز والتنقية‪ ،‬وبالتالي يتوقف عمر الوثيقة على ما تكتسبه من قيمة (إدارية‪ ،‬قانونية‪ ،‬جبائيه‪،‬‬
‫إشهاديه‪ ،‬تاريخية‪ ،‬الخ) تمحها الجهات املستخدمة‪.‬‬
‫َ‬
‫ونظرا ألهمية هذه األداة ودورها الفعال في تسيير وتوجيه مسار الوثائق األرشيفية طيلة دورة حياتها‪ ،‬فقد ت َوج َب‬
‫إعدادها ومتابعة تحيينها كلما دعت الحاجة‪ ،‬وبالتالي يحق لنا اعتبارها الحجر األساس ي لبرنامج معالجة األرشيف‪.‬‬
‫‪ .1‬مفهوم جدول مدد حفظ الوثائق‪ :‬أوال‪ ،‬مدد الحفظ )‪ (Délais de Conservation‬هي الفترة الزمنية التي‬
‫تحفظ خاللها الوثائق في منشئها األصلي قبل تحويلها إلى مركز للحفظ الوسيط لتحفظ ملدة أخرى‪ ،‬ومنه إلى مؤسسة‬

‫‪ .1‬بن جاب هللا‪ ،‬أنيسة وبورابية‪ ،‬مصطفى‪ .‬إجراءات تنظيم وتسيير وثائق أرشيف البلديات‪ .‬الجزائر‪ :‬املديرية العامة لألرشيف الوطني الجزائري‪( ،‬د‪.‬ت)‪ .‬ص‪.22‬‬
 ‫‪105‬‬

‫األرشيف الوطني‪ .‬ويحدد هذه املدة الزمنية تواتر االستعمال الفعلي أو املمكن للوثائق‪ ،‬ويحدد في جدول يسمى بجدول‬
‫مدد حفظ الوثائق واألرشيف‪.‬‬
‫أما جدول مدد الحفظ (‪ ،)Records Schedule‬فهو وثيقة تصف الوثائق املتكررة التابعة لوكالة أو مؤسسة أو‬
‫وحدة إدارية‪ ،‬تحدد تلك الوثائق التي يجب أن تحفظ لقيمتها األرشيفية‪ ،‬وتجيز بالتالي بناء على االستمرارية‪ ،‬وبعد ُمض يء‬
‫مدة الحفظ(االستبقاء)‪ ،‬أو بعد حصول أعمال محددة أو حوادث معينة إعدام ما تبقى من هذه الوثائق‪ ،‬كذلك تدعى‬
‫قائمة موضوعية أو جدول الحذف أو جدول استبقاء الوثائق‪ ،‬أو جدول حذف الوثائق‪ ،‬أو جدول االستبقاء‪ ،‬أو جدول‬
‫تحويل الوثائق(‪ (Records Retention Schedule) )USA‬وفي بريطانيا تدعى قائمة الحذف )‪1.)Elimination List‬‬

‫رزنامة الحفظ (‪ )Calendrier de Conservation‬هي‪ " :‬أداة تسيير ‪ُ -‬مدمجة كليا في العملية الدارية كجزء من‬
‫ُ َ ُّ‬
‫صلها املؤسسة لعقلنة حفظ أرشيفها‪ .‬وتسمح بنشر قواعد‬ ‫عمليات إدارة املنظمة املعنية‪ -‬تجمع قواعد الحفظ التي تح‬
‫الحفظ‪ ،‬تطبيقها‪ ،‬املوافقة عليها وضمان مراقبة وصيانتها وتحيين‪ ،‬وفي التحليل النهائي‪ ،‬الرزنامة مركبة تجمع ّ‬
‫وتعرف‬
‫بقواعد الحفظ"‪2.‬‬

‫ومن جهتها‪ ،‬قاعدة الحفظ )‪ (Règle de Conservation‬تمثل العنصر الرئيس ي للرزنامة‪ .‬وهي باألساس معيار ثابت‬
‫انطالقا من الحكم الذي نحمله للقيم األولية والثانوية املقدمة لألرشيف‪ ،‬وعند الحكم‪ ،‬يحدد األرشيفي مدة الحفظ‪،‬‬
‫ومسار ومعالجة األرشيف منذ نشأتها إلى غاية إتالفها أو دفعها إلى األرشيف النهائي‪.‬‬
‫َُ‬
‫فرزنامة وقاعدة الحفظ َينتجان إذا عن عملية تقييم األرشيف‪ ،‬فحين نق ّيم‪ُ ،‬يعد األرشيفي معايير ‪ -‬قواعد‬
‫الحفظ‪ -‬التي يجمعها في آلية ‪ -‬رزنامة الحفظ‪.‬‬
‫فيعرف بأنه‪ :‬أداة تجمع مدد الحفظ بالنسبة إلى مجموعة من امللفات والوثائق حيث تضبط بها مدة استبقاء‬
‫الوثيقة أو امللف في متناول األعوان الذين يستخدمونها أثناء ممارسة نشاطهم العادي داخل املكاتب الدارية‪ ،‬وكذلك مدة‬
‫حفظ الوثائق كأرشيف وسيط‪ ،‬ثم املصير النهائي الذي تؤول إليه تلك الوثائق وهو التالف أو الترحيل إلى مؤسسة‬
‫األرشيف الوطني للحفظ الدائم كموروث تاريخي‪.‬‬
‫إن تحديد رزنامة حفظ الوثائق يسمح لنا‪:‬‬
‫‪ ‬التقليص من حجم الوثائق وذلك من خالل حذف الوثائق غير الضرورية‪.‬‬
‫‪ ‬تحسين ظروف الحفظ للوثائق التي تقرر حفظها مؤقتا‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد وتشخيص الوثائق ذات القيمة التاريخية أو العلمية‪.‬‬
‫‪ ‬تشخيص وحماية كل الوثائق الضرورية لديمومة الهيئة‪.‬‬
‫‪ .2‬وظيفة جدول مدد الحفظ‪ :‬يتم تقييم األرشيف وفرزه بعد انقضاء العمرين األول والثاني وفقا لجداول‬
‫ُ‬
‫مدد الحفظ التي تعدها املؤسسة(عامة) أو وحدة من وحداتها (خاصة) لنفسها‪ .‬وبناء على ذلك يمكن حذف األوراق غير‬
‫النشطة واألوراق التي ال لزوم لها والتي انتهى العمل بها‪ ،‬والتي ينبغي التخلص منه عن طريق الحذف والتالف‪ ،‬ويجري‬
‫التقييم واليداع دوريا كل عام‪ ،‬حيث يحدد تاريخ ثابت فيه مراجعة األوراق وامللفات املوجودة وعزل ما تنطبق عليه‬

‫‪ .1‬قاض ي‪ ،‬عبد القادر‪ .‬البحث العلمي واالطالع على األرشيف‪ :‬دراسة ميدانية األرشيف الواليات‪ ،‬مصلحة أرشيف والية وهران نموذجا‪ .‬مذكرة ماجستير‪ :‬في علوم‬
‫املكتبات والعلوم الوثائقية‪ .‬وهران‪ .1990 ،‬ص ‪.61‬‬
‫‪2. COUTURE, carol. Et al. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Québec : presse de l’université du québec,1999. P.117.‬‬
 ‫‪106‬‬

‫نصوص مدد الحفظ طبقا لقائمة أو جدول مدد الحفظ ثم ترحيلها إلى مستودع الحفظ أو الحذف والتالف‪ ،‬والبقاء‬
‫على والوثائق وامللفات التي لم ينته العمل بها ومازالت موضوعاتها نشطة‪.‬‬
‫إذا فجداول مدد الحفظ هي األساس في عملية إيداع األرشيف‪ ،‬لذلك كثيرا ما نرى املؤسسات واملصالح التي ال‬
‫تملك جداول مدد الحفظ‪ ،‬تمأل مكاتبها ومخازن الحفظ فيها بملفات نشطة وغير نشطة بل ومنتهية جنبا إلى جنب دون‬
‫تمييز‪.‬‬
‫‪ .3‬أهداف جدول مدد الحفظ‪ :‬يهدف جدول مدد حفظ الوثائق واألرشيف باألساس إلى ترشيد وعقلنة تسيير‬
‫األرشيف‪ ،‬إلى‪:‬‬
‫‪ ‬تحديد أعمار الوثائق بمختلف أصنافها‪،‬‬
‫‪ ‬تحديد أصناف وكميات الوثائق التي مصيرها التالف‪،‬‬
‫‪ ‬تفادي تراكم الوثائق عديمة الفائدة‪ ،‬وضمان بقاء املفيد منها فقط‪،‬‬
‫‪ ‬حماية الوثائق األساسية خاصة‪،‬‬
‫‪ ‬احترام القوانين واللوائح الخاصة بتقادم الوثائق‪.‬‬
‫‪ ‬توحيد مدد حفظ ملفات ووثائق املؤسسات العمومية‪.‬‬
‫‪ ‬تحقيق الربح والجدوى في إدارة األعوان والفضاءات واملعدات وذلك بـ‪:‬‬
‫أ‪ .‬تحويل امللفات والوثائق التي لم تعد جارية االستعمال من مكاتب العمل إلى املحل املخصص لحفظها‬
‫مدة انتقالية وفق مقتضيات جدول مدد الحفظ الوثائق وذلك إما تطبيقا ألحكام قانونية أو بغرض‬
‫العودة إليها عند الحاجة أو حفاظا على مستندات حقوق األشخاص والهيئات أو تسهيال لعمل‬
‫الرقابة والتفقد والتخطيط واالستشراف‪.‬‬
‫ب‪ .‬الترحيل الدوري للوثائق التي يتعين حفظها الدائم إلى املؤسسة الوطنية لألرشيف‪ .‬والحذف املنظم‬
‫للوثائق التي ال قيمة تجعلها جديرة بالحفظ الدائم‪.‬‬
‫‪ ‬توحيد عناوين امللفات والوثائق وضبط نظام تصنيف لها ّ‬
‫ييسر استعمالها‪.‬‬
‫‪ ‬ضمان تكوين أرصدة األرشيف النهائي وحفظها باملؤسسة الوطنية لألرشيف كدليل على مقومات سيادة‬
‫البالد ورافدا للتراث الوطني ومصدرا للبحوث والدراسات‪.‬‬
‫‪ ‬التعرف على ما هو موجود من أصناف الوثائق ذات القيمة الدارية واألخرى التي تحتوي على قيمة‬
‫قانونية أو مالية أو جبائية ‪...‬الخ‪.‬‬
‫‪ .4‬مضمون الجداول وتركيبها‪ :‬تتضمن الجداول بالنسبة إلى كل نوع من امللفات أو الوثائق عدة بيانات ترسم‬
‫أفقيا في أودية هي اآلتية‪:‬‬
‫‪ ‬عنوان امللف أو الوثيقة‪ :‬للتعريف بامللف أو بالوثيقة يتعين استعمال العنوان الوارد بفهرس أنواع‬
‫امللفات والوثائق‪ .‬وتضبط مدة الحفظ عامة بالنسبة إلى الوثيقة أو امللف برمته مهما تعددت الوثائق املكونة‬
‫له إال في بعض الحاالت الخاصة حين تفرد بعض الوثائق وتسند إليها مدد حفظ مغايرة للمدد املسندة إلى‬
‫امللف الذي تنتمي إليه‪ .‬ويتم الحرص على ذكر الوثائق املكونة لكل ملف ما أمكن ذلك لتيسير حفظها بامللف‬
 ‫‪107‬‬

‫املعني باألمر‪ .‬وفي بعض الحاالت يتم ذكر أقص ى ما يمكن جمعه من وثائق والتي قد ال تتوفر في كل امللفات التي‬
‫تنتمي إلى نفس النوع‪ .‬ترقم امللفات حسب عناوينها داخل كل مجموعة‪ ،‬ويسند عدد تسلسلي للوثائق املكونة‬
‫لكل ملف على حدة (في عمود يوجد على أقص ى اليمين للجدول)‪.‬‬
‫‪ ‬الوحدة املسؤولية‪ :‬وهي الخلية أو املكتب الذي يحتفظ بالوثائق املعنية سواء كان قد أنشأها أو تحصل‬
‫عليها في نطاق ممارسة مهامه‪ .‬وتنصهر الوحدة في النظام الهيكلي ضمن أصغر جزء مثل املصلحة‪ .‬ويجب ذكر‬
‫الوحدة املسؤولية حسب التسمية الواردة بالنصوص القانونية املتعلقة بتنظيم الدارة‪ .‬وفي بعض الحاالت‬
‫توجد نسخ متعددة من نفس الوثيقة (الكتيب الخاص بامليزانية‪ ،‬تقرير نشاط ‪ )...‬فعند ذلك يكتب في واد‬
‫الوحدة املسؤولية "كل املصالح"‪.‬‬
‫‪ ‬نسخة أساسية ونسخة ثانوية‪ :‬توجد بالنسبة إلى بعض الوثائق أو امللفات عدة نسخ ويجب في هذه‬
‫الحالة التمييز بين وضعيتين‪:‬‬
‫نسخ متكررة ألصل وثيقة واحدة توجد بصفة مفردة أو داخل امللف‪ ،‬مثال ذلك جدول إرسال في‬
‫خمس نسخ‪ .‬يتعين عندئذ حفظ النسخ الالزمة وفق ضرورة املصلحة وإتالف البقية‪.‬‬
‫نسخ متكررة من أصل وثيقة واحدة أو من ملف أو أصول متكررة للوثيقة الواحدة أو امللف توجد‬
‫لدى عدة مصالح معنية للقيام بأعمال تتعلق بهذه الوثائق‪ .‬في هذه الحالة يتعين التمييز بين ما‬
‫نسميه "نسخة أساسية" و"نسخة ثانوية"‪.‬‬
‫تطلق صفة "النسخة األساسية" على الوثيقة أو امللف الذي يحتوي على أشمل املعلومات حول‬
‫املوضوع املعني باألمر‪ ،‬وتستخدم هذه النسخة بصفة إلزامية للقيام بالعمل الداري الخاص بها‪،‬‬
‫وتمثل جزءا ال يتجزأ منه‪ .‬وتحفظ هذه النسخة األساسية لدى الوحدة التي أنشأتها أو تحصلت‬
‫عليها‪ .‬أما "النسخة الثانوية" فهي تطلق على نسخة مماثلة للنسخة األساسية أو على نسخة توفر أقل‬
‫معلومات منها وتوجد هذه النسخة الثانوية بوحدة أخرى دون التي أشرفت على إنشاء النسخة‬
‫األساسية أو تحصلت عليها‪ ،‬وتكون كذلك قيمة استخدامها محدودة باملقارنة مع النسخة األساسية‪.‬‬
‫مثال ذلك الفاتورة التي تتوفر في عدة نسخ أصلية‪ ،‬منها نسخة أساسية تحفظ لدى املصلحة‬
‫املالية لكونها معنية باملصاريف وتمثل هذه النسخة لديها حجة تطالب بحفظها مدة ال تقل عن عشر‬
‫سنوات‪ .‬أما النسخة الثانوية من هذه الفاتورة‪ ،‬ولو كانت أصال‪ ،‬هي التي ترسل مثال مع املقتنيات‬
‫املعنية إلى مصلحة منتفعة وال تطالب بحفظها لنفس املدة‪ .‬لذا‪ ،‬يمكن إتالف النسخ الثانوية بعد‬
‫مدة قصيرة‪.‬‬
‫ويشار في الجدول إلى النسخة األساسية أو الثانوية بوضع عالمة »‪ «x‬في الوادي املناسب‪.‬‬
‫‪ ‬مدد الحفظ‪ :‬يمثل هذا الجزء الجانب األساس ي من الجداول حيث ّ‬
‫تضمن به مدة حفظ امللف أو‬
‫الوثيقة وذلك على مرحلتين‪:‬‬
‫فترة نشطة يتم أثناءها حفظ الوثائق بمكاتب العمل لالستخدام العادي واملتواتر ألغراض إدارية‬
‫ومالية وقانونية أو غيرها وإلى أن تنجز الهياكل املعنية األعمال املنوطة بعهدتها؛‬
 ‫‪108‬‬

‫فترة شبه نشطة يتم أثناءها حفظ الوثائق وجوبا لدى مصلحة األرشيف بالوزارة أو الهيكل املعني‬
‫وذلك في محالت معدة للغرض داخل الدارة أو خارجها‪ .‬ويكون استخدام امللفات والوثائق طيلة‬
‫هذه الفترة عرضيا‪ .‬وبانقضاء فترة الحفظ تنتهي حاجة الدارة إلى الوثائق املعنية‪.‬‬
‫ويتم التعبير عن مدة الحفظ عادة بحساب عدد السنوات في كلتا الحالتين (فترة نشطة أو فترة شبه‬
‫نشطة)‪ .‬وفي بعض الحاالت يتعذر ضبط عدد السنوات الالزمة لذلك‪ ،‬فتحدد مدة الحفظ إلى غاية إجراء‬
‫معين تنتهي بمقتضاه حاجة الدارة إلى الوثيقة في الفترة املعنية‪ .‬مثال ذلك امللف الداري للعون‬ ‫عمل إداري ّ‬
‫يبقى نشطا إلى حد انقطاع العون عن العمل‪.‬‬
‫ويفسر في واد املالحظات بذكر هذا الجراء الداري‪.‬‬ ‫وفي هذه الحالة يوضع هامش في الوادي املناسب ّ‬
‫وبالنسبة إلى بعض الوثائق‪ ،‬ال يستوجب األمر حفظها ملدة انتقالية في وضع شبه نشط فال يكتب ش يء في‬
‫الوادي املناسب‪.‬‬
‫‪ ‬املصيرالنهائي‪ :‬يكون املصير الذي تؤول إليه امللفات والوثائق العمومية بعد انتهاء حاجة الدارة إليها على‬
‫النحو التالي‪:‬‬
‫الحفظ الدائم والكلي لنوع من الوثائق وامللفات ويرمز إلى ذلك بـ‪" :‬ح‪ .‬د"‪.‬‬
‫الحفظ الدائم لجزء من الوثائق بعد إجراء فرز وانتقاء مدروس ثم إتالف الباقي والرمز هو‪" :‬إن"‬
‫التالف الكلي للوثائق والرمز هو‪" :‬إ‪ .‬ت"‪.‬‬
‫تحفظ بعض الوثائق بصفة دائمة ألنها تمثل مصدرا للبحوث والدراسات في كل املجاالت ومرجعا لبعض القضايا‬
‫املهمة التي تخص البالد ومستندات لحقوق األشخاص والهيئات‪ ،‬وكذلك سندا للذاكرة الجماعية والذاتية‬
‫الوطنية‪ .‬ويعني الحفظ الدائم ترحيل الوثائق املعنية وجوبا إلى املؤسسة الوطنية لألرشيف‪.‬‬
‫‪ .5‬محتوى رزنامة الحفظ‪ :‬تتكون من عدة أقسام وهي‪:‬‬
‫صفحة الغالف‪ :‬تحوي على اسم املؤسسة‪ ،‬العنوان الرئيس ي للرزنامة‪ ،‬منتج وتاريخ إنتاج الرزنامة‪.‬‬ ‫أ‪.‬‬
‫ب‪ .‬التعريف باملؤسسة‪ :‬اسم املؤسسة‪ ،‬عنوانها الكامل‪ ،‬أرقام هاتفية والفاكس‪ ،‬عنوانه اللكتروني‪،‬‬
‫عنوان موقعها في النترنت‬
‫ت‪ .‬مقدمة‪ :‬تتكون من معلومات تسمح بفهم أكثر للرزنامة وطرق تكييفها‪ ،‬أهدافها وطرق استعمالها‪.‬‬
‫ث‪ .‬رزنامة الحفظ‪ :‬تحتوي كل قواعد الحفظ املذكورة داخل الرزنامة مقدمة في أيطار يتوافق وحاجيات‬
‫املؤسسة مع وجود كشافات لتسهيل استرجاع هذه القواعد‪.‬‬
‫ج‪ .‬توصيات خاصة باعتماد الرزنامة‪ :‬املصادقة الداخلية ملجلس الدارة واملصادقة الخارجية من طرف‬
‫مؤسسة األرشيف الوطني‪.‬‬
‫‪ .6‬طريقة إعداد جداول مدد حفظ الوثائق‪ :‬يتطلب القيام بهذه الجداول أو القوائم الشاملة نوعين من‬
‫الخبرات‪ :‬خبرة مستخدمي الوثائق ودرايتهم بها وبطرق العمل املتعلقة بها من ناحية وخبرة األرشيفي من ناحية أخرى الذي‬
‫يتولى تأمين الجانب الفني لعداد الجداول‪ .‬ولعداد جدول مدد حفظ الوثائق واألرشيف‪ ،‬البد من توفر ما يلي‪:‬‬
‫املوارد البشرية‪ :‬فريق عمل ذو خبر ة له القدرة على القيام بمختلف مراحل إعداد الرزنامة‪.‬‬
 ‫‪109‬‬

‫املوارد املادية‪ :‬توضع تحت تصرف فريق العمل مختلف الوسائل املادية الضرورية لنجاح العملية‪.‬‬
‫املوارد املالية‪ :‬لنجاح العملية من ضروري تخصيص ميزانية خاصة لهذا الغرض‪.‬‬
‫املنهجية‪ :‬وضع منهجية واضحة املعالم لعداد الرزنامة كفيل بنجاح العملية‪.‬‬
‫املصادقة على العملية‪ :‬واملوافقة الرسمية ملسؤول املؤسسة على إعداد الرزنامة بمثابة الضوء‬
‫األخضر النطالق العملية‪.‬‬
‫لجنة مختصة تقوم بإعداد استبيان لجمع املعلومات واملعطيات حول مختلف الوثائق التي تنتج‬
‫وتستلم داخل املؤسسة من ينتج؟ ماذا ينتج؟ متى ينتج؟‬
‫حصر الوثائق املنتجة واملستلمة من طرف املؤسسة‪.‬‬
‫إعداد فهرس للقائمة الشاملة ملختلف الوثائق املحصورة‪.‬‬
‫تحديد النسخة األصلية والثانوية لكل وثيقة‪.‬‬
‫تحديد آجال الحفظ أو مدد الحفظ لكل الوثائق في املكاتب والحفظ املؤقت (العمر ‪ 1‬العمر ‪)2‬‬
‫تحديد املصير النهائي لكل الوثائق سواء الحفظ الدائم أو الحذف‪.‬‬
‫املصادقة على الرزنامة من طرف املؤسسة الوطنية لألرشيف الوطني‪.‬‬
‫تطبيق الرزنامة ووضعها حيز التنفيذ من طرف مصالح املؤسسة‪.‬‬
‫مرجعة البعدية للرزنامة‪.‬‬
‫تحيين الرزنامة في حالة إضافة وثائق أخري‪.‬‬
‫ويتألف جدول مدد حفظ الوثائق من العناصر التالية‪:‬‬
‫مقدمة تضع الطار العام للجدول‪ ،‬تبرز سياسة الدولة أو الجهاز في مجال األرشفة واألهداف الخاصة‬
‫من إدارة األرشيف‪ ،‬وتحث الهياكل املعنية بالحرص على تنفيذ النظام الذي تم وضعه مبرزة الفائدة‬
‫من ذلك‪.‬‬
‫عرض لطريقة بناء الجدول وقواعد الحفظ وكيفية استعماله للبحث عن القواعد املناسبة للوثائق‬
‫وامللفات‪.‬‬
‫قائمة باملصطلحات الفنية الواردة بالجداول وشرح مفهومها لتيسير استعمال الجدول‪.‬‬
‫قائمة قواعد الحفظ في شكل جداول مرتبة حسب هياكل الجهاز‪.‬‬
‫كشاف ألفبائي لعناوين الوثائق وامللفات مع عدد قاعدة الحفظ املناسبة‪.‬‬
‫‪ .7‬مراجعة جدول مدد حفظ الوثائق واملصادقة عله‪ :‬بعد إعداد جدول حفظ الوثائق وجبت مراجعته‬
‫وتدقيقه ومصادقة مؤسسة األرشيف الوطنية‪ ،‬وتتم هذه املراجعة على مرحلتين‪:‬‬
‫األولى داخلية بالنسبة للمؤسسة املعنية حيث يصادق املسؤول عن كل هيكل أو قسم داخل الجهاز على‬
‫قواعد الحفظ التي وضعت لوثائق وملفات قسمه في سبيل تحميله املسؤولية في محتوى قواعد الحفظ حتى تصبح خيارا‬
‫وطريقة عمل ارتضاها ليعمل على تطبيقها‪ .‬ثم تخضع كل قواعد الحفظ لوثائق الوزارة أو الجهاز إلى موافقة الجهة‬
‫املسؤولة بها عن الشؤون القانونية والنزاعات‪ .‬والهدف من ذلك هو أساسا التثبت من أن مدد الحفظ املعتمدة ال‬
‫تتضارب مع أي نص قانوني أو ترتيبي ساري املفعول‪ .‬وال يطلب من هذه الجهة أن تصادق على مدد الحفظ في حد ذاتها‬
‫ألن مستخدمي الوثائق أدرى بذلك ويقتصر دورها على دراسة ومالءمتها للنصوص القانونية والتنظيمية‪.‬‬
 ‫‪110‬‬

‫أما الثانية فتخص موافقة املؤسسة الوطنية لألرشيف‪ .‬فهي املخولة قانونا املوافقة على كل جدول مدد‬
‫حفظ الوثائق بعد املراجعة والتثبت من مدد الحفظ املقترحة لألرشيف الجاري والوسيط وتحديد املصير النهائي للوثائق‪.‬‬
‫وعندها‪ ،‬يمكن اعتماد جدول مدد حفظ الوثائق القطاعية أو العامة حيز التنفيذ‪ .‬‬

‫ففي حالة الجزائر مثال‪ ،‬أصدرت املديرية العامة لألرشيف الوطني بتاريخ ‪1‬سبتمبر ‪ 1990‬املنشور رقم ‪ 01‬املتعلق‬
‫بتنظيم تسيير الوثائق املشتركة واملنتجة من طرف الدارات املركزية‪ ،‬ضمنته جدول مدد حفظ وثائق هذه الدارات‪.‬‬
‫وتحدد هذه القائمة كل الوثائق املنتجة من طرف كل مؤسسة أو إدارة عمومية‪ ،‬ومدد االحتفاظ بها في املكاتب املنتجة وفي‬
‫خانة أخرى تحدد مدد بقائها في مركز الحفظ املؤقت‪ ،‬وكذلك ما إن سيبقى للوثائق قيمة تاريخية أم ال‪ ،‬وبالتالي تعتمد‬
‫كوسيلة قانونية لتقييم األرشيف يستعين بها األرشيفي‪.‬‬
‫لكن ومن أجل توحيد إجراءات إعداد جداول تسيير وثائق األرشيف‪ ،‬أصدرت مديرية األرشيف الوطني في ‪17‬‬
‫أكتوبر ‪ 2010‬املنشور رقم ‪ ،37‬وكذلك امللحق املتعلق بهذه الجراءات (الجدول املوالي)‪.‬‬

‫جدول مدد الحفظ‬

‫القيمة‬
‫املالحظات‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫املصلحة الحائزة‬
‫التاريخية‬
‫وصف‬ ‫رمز‬
‫املكتب الحفظ‬ ‫الوعاء‬ ‫عنوان امللف‬
‫امللف‬ ‫امللف‬
‫الرئيسية الثانوية القيمة املؤقت‬
‫‪ 1‬القيمة ‪2‬‬
‫مصلحة‬
‫حفظ‬ ‫نعم‬ ‫‪10‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪/‬‬ ‫البناء‬ ‫و‬ ‫‪ 01‬قرار رخصة البناء‬
‫والتعمير‬
‫حفظ‬ ‫نعم‬ ‫‪10‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪/‬‬ ‫‪//‬‬ ‫و‬ ‫‪ 02‬قرار رخصة هدم‬
‫حفظ‬ ‫نعم‬ ‫‪10‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪/‬‬ ‫‪//‬‬ ‫م‪.‬خ‬ ‫‪ 03‬مخططات التهيئة والتعمير‬
‫حفظ‬ ‫نعم‬ ‫‪10‬‬ ‫‪05‬‬ ‫‪/‬‬ ‫‪//‬‬ ‫و‬ ‫‪ 04‬برنامج السكن الريفي‬

‫‪ .4.4‬مجع واقتناء األرشيف الورقي‪:‬‬

‫إن جمع واقتناء األرشيف تمليه التشريعات ونصوصها القانونية من أجل املصلحة العامة‪ ،‬سواء من أجل تبرير‬
‫ُ‬
‫وإثبات الحقوق أو من أجل البحث العلمي‪ .‬فكل وحدة أرشيفية البد أن تدفع يوما ما إلى مصالح األرشيف املحلية أو‬
‫الجهوية أو الوطنية حتى تحفظها‪ ،‬وأن هذه الهيئات املكلفة بحفظ األرشيف لديها الكفاءات‪ ،‬وتملك املوارد الالزمة‬
‫ملعالجة كل وثيقة أو رصيد أرشيفي وتهيئته للخدمة به‪.‬‬

‫‪‬‬
‫البد أن تمنح التشريعات األرشيفية ملؤسسة األرشيف الوطني هذه السلطة‪ ،‬وغيرها من أدوات الرقابة والتقنين والشراف على سياسة الحفظ الدائم للوثائق‬
‫وتكوين مصادر ذاكرة للبلد بصفة متناسقة‪ ،‬وتكون مناهج العمل وقواعد الحفظ موحدة بين كل مؤسسات وقطاعات الدولة‪ .‬وهذا ما سيمكنها من إرساء نظام‬
‫وطني شامل ومتماسك لدارة قطاع األرشيف‪.‬‬
 ‫‪111‬‬

‫‪ .1.4.4‬مجع األرشيف‪:‬‬

‫مؤسسة األرشيف الوطني وأجهزتها‪ ،‬وأيضا مراكز أو مصالح الحفظ املؤقت تسهر جميعها على تكوين التراث‬
‫واألرصدة األرشيفية‪ ،‬فمن مهامها األكيدة جمع هذا التراث وتلقى دفوعات األرشيف من الهيئات العامة والخواص‪ ،‬كما‬
‫يمكنها جمع األرشيف عن طريق االقتناءات األخرى‪ :‬كالشراء‪ ،‬الهبات‪ ،‬دفعات الخواص‪ ،‬وباستعمال حتى حق الشفعة‪،‬‬
‫واملطالبة الرسمية‪.‬‬
‫ولعملية جمع األرشيف مرحلتين بارزتين‪:‬‬
‫‪ ‬األولى‪ :‬عندما ينتهي العمل الجاري بالوثائق بانتهاء القضايا وغلق امللفات التي تفقد من قيمتها الدارية‬
‫األولية العالية‪ ،‬تجمع تلك الوثائق وتحفظ حفظا مؤقتا بالقرب من الهيئات املنتجة لها مدة تكون قد‬
‫حددت في جدول تسيير الوثائق‪.‬‬
‫‪ ‬الثانية‪ :‬عندما ينتهي األجل القانوني للحفظ املؤقت‪ ،‬وتغادر حينها الوثائق األرشيفية املستودعات الوسيطة‬
‫لتعرف أحد املصيرين إما الحذف والتالف املادي لها نظرا النعدام وفقدانها ألية قيمة‪ ،‬وإما الحفظ الدائم‬
‫بمستودعات تكون عادة تابعة ملؤسسة متخصصة بهذا الشأن كمؤسسة األرشيف الوطني‪.‬‬
‫يكون جمع هذا النوع من األرشيف نتيجة إحدى العمليات التالية؛ الدفع أو االقتناء املتمثل في الهبات الشراء‬
‫تبادل األرشيف أو اليداع الطوعي لألرشيف الخاص‪ .‬كما يعتبر دفع األرشيف العملية األساسية واألكثر تداوال لجمع‬
‫األرشيف وحفظه حفظا دائما‪ ،‬وقد يكون إجباريا بنص القوانين املتعلقة بهذا القطاع‪.‬‬

‫‪ .2.4.4‬اقتناء األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.2.4.4‬مفهوم اقتناء األرشيف‪:‬‬

‫االقتناء في قطاع األرشيف هو إضافة وتحصيل مجموعات وثائق إلى رصيد أرشيفي قديم عن طريق التحويل أو‬
‫النقل‪ ،‬والهداء أو الشراء‪ .‬كما يعني التعرف على الوثائق التاريخية من مصادر خارج املؤسسات األرشيفية والحصول‬
‫عليها‪ ،‬عن طريق الهدية(الهبة) أو الشراء‪ ،‬أو عن طريق أي من طرق التزويد األخرى‪.‬‬
‫أيضا‪ ،‬يتمثل االقتناء في تزويد مصلحة أو مركز أو مؤسسة األرشيف باملواد األرشيفية املختلفة بفضل الدفعات‬
‫الواردة‪ .‬ويشمل االقتناء الجراءات التي تهدف إلى تنمية أرصدة مصلحة أو مؤسسة األرشيف والضافة إلى مقتنياتها‬
‫ومستودعاتها مجموعات أرشيفية غير تلك الواردة إليها من املؤسسات العمومية‪ ،‬ومن هذه الجراءات نجد‪ :‬الشراء‪،‬‬
‫الهدية(الهبة)‪ ،‬الوصية‪ ،‬اليداع أو التبادل‪ .‬على عكس األرشيف املدفوع تكون ملكية األرشيف املقتنى بين أيدي الهيئة‬
‫املكلفة بالحفظ الدائم التي هي غريبة عن إطار النشأة وعن مرحلتي األرشيف الجاري والوسيط‪.‬‬
‫ُ‬
‫ومما يجب التأكيد عليه في عملية اقتناء األرشيف أن تحترم فيها مبادئ األرشفة من احترام األرصدة والحفاظ على‬
‫تكاملية السالسل األرشيفية‪ ،‬وكل املميزات الخاصة باألرشيف املتمثلة في‪ :‬الشمولية (‪)Completeness: exhaustivité‬‬
‫السالمة (‪ ،)Integrity: Intégrité‬الثبات (‪ )Reliability: fiabilité‬األصالة (‪ ،)Authenticity: authenticité‬إلخ‪.‬‬
 ‫‪112‬‬

‫‪ .2.2.4.4‬ساسة االقتناء لألرشيف‪:‬‬

‫سياسة االقتناء هي األداة التي تعطي ملؤسسة األرشيف االتجاه الالزم التخاذ قرارات التقييم واالقتناء وتخصيص‬
‫ّ‬
‫املوارد‪ .‬وهي العمود الفقري الذي ُي َمك ُن املؤسسة األرشيفية من حيازة مجموعات شاملة بطريقة مخططة ومنسقة‬
‫ومنهجية‪ .‬وسياسة االقتناء تحدد معالم املستندات املحفوظة التي قد تحصل عليها املؤسسة أو املطلوب الحفاظ عليها‬
‫وتصبح أساسا لوضع خطط واستراتيجيات اقتناء أكثر تفصيال‪ ،‬ومعايير تقييم وإجراءات ذات صلة‪ .‬وستصبح سياسة‬
‫االقتناء مرجعا للموظفين عند تقييم عمليات االقتناء املحتملة والجهات املانحة التي تبحث عن مستودع مناسب‬
‫لسجالته‪.‬‬
‫وعلى الصعيد املحلي والقليمي والوطني‪ ،‬يمكن استخدام سياسات االقتناء كأساس الستراتيجيات اقتناء تعاوني‬
‫وكأداة هامة في التخطيط من أجل تحديد التراث الوطني لألرشيف والحفاظ عليه بصورة منهجية‪.‬‬

‫‪ .3.2.4.4‬طرق اقتناء األرشيف‪:‬‬

‫من بين املهام التي تضطلع بها مصالح مراكز ودور األرشيف الوطنية هو رصد وجمع واقتناء األرصدة األرشيفية‬
‫مهما كان نوعها‪ ،‬فهذه املراكز تعتبر أداة تنفيذ السياسة الوطنية في مجال األرشيف الذي يعمل على استقبال أرصدة‬
‫املؤسسات والدارات املركزية من خالل الدفعات العادية‪ ،‬وهو املصدر األساس ي لدخول األرصدة األرشيفية‪ ،‬بالضافة إلى‬
‫طرق أخرى والتي نطلق عليها الدفعات غير العادية‪ ،‬والتي نتطرق لها قصد تعميم التعريف بها‪.‬‬
‫يقصد بالدفعات العادية هي تلك األرصدة أو الوثائق األرشيفية التي تدخل إلى مراكز األرشيف عن طريق الحاالت‬
‫التالية‪ :‬الشراء‪ ،‬اإليداع‪ ،‬اإلهداء‪ ،‬الهبة بالوصية‪ ،‬االسترداد‪ ،‬االسترجاع‪ ،‬وانتقال امللكية‪ .‬يتميز هذا النوع من‬
‫الدفعات بأنه خاضع مليوالت الشخصيات االعتبارية واملعنوية ومدى اتسامها بالحس الوطني ومن وعيها بأهمية الحفاظ‬
‫على التراث األرشيفي الخاص الذي يدخل ضمن مجال الحفاظ على التراث الثقافي الوطني‪ ،‬كما أنه يتميز هذا النوع من‬
‫الدفعات بميزة ثانية هو خضوعه إلى مدى تطبيق السياسة الوطنية لجمع األرشيف الخاص‪ :‬ولهذا فهو نابع من إرادة‬
‫مؤسسة األرشيف الوطني‪ ،‬واالهتمام الذي توليه لهذا النوع من األرشيف الذي ال تقل قيمته التاريخية عن األرشيف‬
‫العمومي‪.‬‬
‫‪ .1‬اإلهداء(الهبة)‪ :‬إحدى الطرق التي يتزود بها األرشيف الوطني من خالل إهداء بعض الشخصيات التاريخية‬
‫واألدبية ومختلف مصالح األرشيف واملجاهدين التي تحوز أرشيف السيما الذي يخص معركة الثورة التحريرية‪.‬‬
‫‪ .2‬الهبة بالوصية‪ :‬وهي تختلف عن األولى بكونها ال تتم إال بعد أن يتوفى الشخص حيث يوص ي بإيداع أرشيفه‬
‫الخاص في إحدى مراكز األرشيف عن طريق تحرير وصية‬
‫‪ .3‬الشراء‪ :‬طبقا لنص أحكام قانون ‪ 88/09‬تعمل مؤسسة األرشيف على اقتناء بعض الوثائق األرشيفية املوثقة‬
‫عن طريق الشراء وذلك خالل دراسة الوثائق وتحديد قيمتها‪.‬‬
‫‪ .4‬اإليداع‪ :‬يكون مؤقتا وذلك بأن يحدد مدة اليداع على أن يسترده مالكه بعد انقضاء آجال اليداع‪.‬‬
‫‪ .5‬االسترداد‪ :‬وهي تتعلق باألرشيف العمومي الذي يحوزه األشخاص باعتبار األرشيف ملك للدولة ال يمكن‬
‫حيازته بالتقادم‪ ،‬ولهذا فالدولة مطالبة باسترجاعه مهما طال الزمن‪.‬‬
 ‫‪113‬‬

‫‪ .6‬االسترجاع‪ :‬هي عملية تحويل األرشيف من مصلحة األرشيف املحفوظ فيها إلى مالكها األصلي‪.‬‬
‫‪ .7‬انتقال امللكية‪ :‬هي عملية تسليم وسمي لألرشيف العادي من مصلحة أرشيف إلى أخرى بحكم أنها تسلمت‬
‫كلية أو جزئيا للمهام التي كانت تضطلع به املصلحة األولى‪.‬‬

‫‪ .5.4‬تشخيص وتقييم األرشيف‪:‬‬

‫أود أن أشير في بداية هذا املبحث إلى بعض املصطلحات األرشيفية املتباينة بين اللغة النجليزية واللغة الفرنسية‪،‬‬
‫فمن املستخدم أنجلوسكسونيا مصطلح (‪ )Appraisal‬الذي يعني التشخيص والفحص والتقييم والفرز والتنقية وحتى‬
‫الختيار‪ ،‬كمقابل لإلصالح الفرنكفوني (‪ )Evaluation, Sélection, Tri, Dépouillement‬الذي يعني ال َعد َ‬
‫والتجريد أو‬
‫الفرز واالختيار‪ .‬لكن مصطلح التقييم(‪ )Evaluation‬هو األكثر شموال واستخداما على نطاق واسع ليس في األرشيف‬
‫وحده‪ ،‬وإنما في علوم املكتبات والوثائقية واألرشيف عامة‪.‬‬
‫أتعم ُد الخلط بينها‪ ،‬فأقول يجب أال نقفوا‬
‫وفي هذا املقام‪ ،‬قد يبدو لبعضنا أنني أخلط بين هذه املصطلحات‪ ،‬أو َ‬
‫عند التوظيف اللغوي فحسب‪ ،‬بل اذهبوا إلى الدالالت واملفاهيم التي تحملها هذه األلفاظ‪ .‬فالتقييم والتشخيص والفرز‬
‫والتنقية هدفها واحد‪ ،‬وهو فصل الوثائق املفيدة عن تلك التي لم تعد لها أدنى قيمة‪ ،‬وال طائل من االحتفاظ بها‪ .‬أيضا‬
‫الهدف ذاته بالنسبة للحذف والبعاد والقصاء‪ ،‬فجميع هذه العمليات نتيجتها غربلة وتصفية األرصدة األرشيفية طيلة‬
‫األعمار الثالثة من أجل االحتفاظ باملفيد منها فقط‪.‬‬
‫وكوظيفة أو عملية أرشيفية‪ ،‬تتالزم عمليتي التشخيص والتقييم الرتباطهما الشديد بعضهما ببعض‪ ،‬أو لكونهما‬
‫حفظ من‬ ‫الدول من أجل اختيار ما يمكن أن ُي َ‬
‫من العمليات واملسؤوليات األساسية التي يضطلع بها األرشيفيون في معظم ّ‬
‫وثائق الحتياجات البحث التاريخي‪ ،‬أو لثبات حق من الحقوق‪ ،‬وما يجب أن ُيبعد أو ُيحذف ُويتلف‪.‬‬
‫فكلما زادت واستمرت نشاطات وأعمال املؤسسات يوما بعد يوم كلما ازدادت تراكمات الوثائق‪ ،‬ومن طبيعي أن‬
‫تقل الحاجة إلى بعضها نتيجة لطول مدد حفظها‪ ،‬لذلك كان من الالزم تشخيصها وتقييمها دوريا الستبعاد غير النشطة‬
‫منها وترحيلها إلى مستودعات الحفظ املركزي أو لحفظها لفترات أخرى أو للنظر في أمر التخلص منها وإتالفها نهائيا‪.‬‬

‫‪ .1.5.4‬تشخيص األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.1.5.4‬مفهوم تشخيص األرشيف‪:‬‬

‫أوال‪ ،‬التشخيص (‪ )Screening: Diagnostic‬لفظ أصله يوناني‪ ،‬مشتق من كلمة (‪ )diagnôsis‬وتعني املعرفة‪ ،‬وإن‬
‫عهدناها كاصطالح في املجال ال ّ‬
‫طبي إال أنه يستعمل أيضا في الكثير من امليادين‪ ،‬خاصة في ميدان الدارة والتسيير بما في‬
‫ذلك الوثائق واألرشيف؛ وعموما‪ ،‬التشخيص يعني إصدار حكم في وضعية ما‪ ،‬خالل حالة ما‪.‬‬
‫أما التشخيص في ميدان األرشيف ()‪ ،‬فهو فحص الوثائق والوحدات األرشيفية من ملفات أو علب أو رزم أو‬
‫صناديق‪ ،‬ملعرفة خصائصها وأوضاعها والكشف عن مكامن الخلل والضعف ومن ثم ترميمها ومعالجتها وتقويتها إلى غاية‬
‫الوصول بها على الحالة والصورة املثلى التي تسمح باسترجاعها ومطالعتها‪ .‬أي أن التشخيص هو التصرف وكل إجراء‬
‫يؤدي إلى فحص وتحديد حالة املستندات والوحدات واألرصدة األرشيفية وظروف حفظها وتخزينها؛ كخطوة األولى نحو‬
‫استكمال باقي إجراءات املعالجة املادية والفكرية لها‪.‬‬
 ‫‪114‬‬

‫وقد يتم التشخيص للدفعات األرشيفية املنقوصة من جداول الدفع‪ ،‬أو من دون تصنيف أو ترتيب‪ ،‬لذلك يجب‬
‫على األرشيفي إجراء عملية التشخيص لهذه الدفعات‪ ،‬وإعادة تهيئة هذه الدفعات وإتاحتها لخدمة احتياجات باقي مصالح‬
‫املؤسسة املنتجة لها‪ ،‬أو للجمهور عامة بالنسبة ملؤسسة األرشيف‪.‬‬
‫كما أن عملية التشخيص‪ ،‬يمكن أن تكون جزءا من عمليات التفتيش التي قد تقوم بها بعثات أو لجان أو خبراء أو‬
‫ممثلين عن مؤسسة األرشيف الوطني لتقييم أوضاع األرصدة األرشيفية في جهة أو مؤسسة أو مرفق من املرافق العامة‪،‬‬
‫أو حتى الخاصة‪ ،‬واالطالع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها‪ ،‬باالستناد طبعا إلى النصوص القانونية واللوائح التنظيمية‬
‫الوطنية واملعايير واملقاييس العاملية التي تحكم وتنظم قطاع األرشيف‪.‬‬
‫وتشخيص األرشيف يتطلب معرفة ودراية باملباني والهياكل التنظيمية للمصالح واملؤسسات املنتجة لهذا‬
‫األرشيف‪ ،‬وإعداد بطاقة التشخيص لكل وحدة من وحداته وموافاة الجهات املعنية بها لإلحاطة واملعرفة بوضعيته‪.‬‬
‫قبل إجراء التشخيص يجب العداد له العدة املطلوبة من حيث االستمارات الالزمة وفريق العمل الذي سوف‬
‫يقوم به وطريقة العمل املتوخاة في ذلك‪ .‬تحتاج العملية إلى عدة استما ات أهمها ّ‬
‫املعدة منها لحصر أنواع الوثائق‬ ‫ر‬
‫وامللفات الجارية االستعمال‪ ،‬ولحصر حجم الوثائق املجمعة باملكاتب وخارجها ولحصاء العاملين في مجال الوثائق (ضبط‬
‫البريد وتسجيله‪ ،‬السكريتارية ومسك الوثائق الجارية االستعمال وحفظ الوثائق واسترجاعها‪ .)...‬يجب تصميم االستمارة‬
‫ّ‬
‫بكيفية تسمح بالوصول إلى الهدف املحدد الستخدامها‪ .‬وتكتس ي االستمارة املتعلقة بالوثائق الجارية االستعمال‬ ‫بوضوح‬
‫أهمية خاصة ذلك بأنها سوف تستعمل لعداد األدوات الضرورية لنظام إدارة الوثائق‪1 .‬‬

‫أما طريقة إجراء التشخيص فهناك عدة طرق‪ ،‬أفضلها هو االتصال املباشر برؤساء األقسام واملكاتب‪ ،‬وإجراء‬
‫االستبانة على عين املكان معهم أو مع من يمثلهم‪ ،‬ذلك أن االستمارة التي ترسل عبر البريد الداخلي إلى رؤساء األقسام‬
‫والخاليا ليقوموا بملئها قد ال تجد إجابة أو تكون الجابة غير دقيقة‪.‬‬

‫‪ .2.1.5.4‬توثيق نتائج التشخيص‪:‬‬

‫وحتى يكون التشخيص دقيقا ومجديا يجدر تقييم نتائجه بعد إجرائه على ّ‬
‫خلية واحدة أو عدة خاليا للتعرف على‬
‫املشاكل والتفكير في الحلول املناسبة إليها أو للتفطن إلى نقص أو خلل في االستمارة أو في طريقة إجراء التشخيص وبهذه‬
‫الكيفية يمكن مواصلة التشخيص بعد التأكد من توفير كل األسباب لنجاحه‪.‬‬
‫وفي النهاية يجب أن يتوج التشخيص بمحاضر أو تقارير ـ تتمثل في‪:‬‬
‫‪ .1‬تقرير إجمالي‪ :‬حول وضع الوثائق بالجهاز املعني من حيث كل الجوانب مع إبراز النقائص واقتراح األعمال‬
‫املطلوب القيام بها إلى جانب إعداد النظام الجديد مثل تطهير وضع املحالت التي يحفظ فيها األرشيف وتوفير الظروف‬
‫الدنيا للحفظ والصيانة أو إتالف وثائق زال استعمالها وال تجدر للحفظ الدائم‪.‬‬
‫‪ .2‬إعداد فهرس شامل لكافة أنواع الوثائق وامللفات الجارية االستعمال ترتب حسب األقسام والخاليا‪.‬‬
‫ويذكر النوع إما لوثيقة مفردة أو مللف مع مكوناته دون اعتبار عدد النسخ أو النظائر املوجودة‪.‬‬

‫‪ .1‬الفخفاخ‪ ،‬منصف‪ .‬التجربة التونسية في إدارة األرشيف الجاري والوسيط‪ .‬املؤتمرالثاني للتوثيق واألرشفة اإللكترونية‪ ،‬دبي‪ 16/14‬ديسمبر‪.2003‬‬
 ‫‪115‬‬

‫‪ .3‬بطاقة تشخيص األرشيف‪ :‬في بعض الحاالت قد تتم عملية إيداع األرصدة األرشيفية بطريقة عشوائيا من‬
‫دون جداول دفع‪ ،‬أو من دون تصنيف أو ترتيب‪ ،‬وعلى األرشيفي القائم بالحفظ املؤقت أو أرشيفي مؤسسة األرشيف‬
‫الوطني حينها القيام بعملية تشخيص وتقييم أي من هذه الدفعات والتحويالت‪ ،‬ومن ثم إعداد بطاقة التشخيص لكل‬
‫علبة أو حزمة ثم موافاة املصالح الدافعة بما تم استقباله من خالل إعداد قائمة حتى يتسنى لها الطلب عند الحاجة‪ .‬أو‬
‫باألحرى إعادة تهيئة هذه الوحدات لتاحتها خدمة الحتياجات باقي مصالح املؤسسة املنتجة لها‪ ،‬أو للجمهور عامة‬
‫بالنسبة ملؤسسة األرشيف‪.‬‬
‫ولعطاء التشخيص صبغة رسمية وتنظيمية‪ ،‬أعدت مؤسسة األرشيف الوطني بالجزائر بطاقة فنية ذات صبغة‬
‫تعريفية بغرض تنفيذ التشخيص عمليا‪ ،‬تسمى هذه البطاقة ببطاقة التشخيص‪ ،‬تنجز لكل علبة أو رزمة‪1 .‬‬

‫والهدف من تعميم بطاقة تشخيص األرشيف‪ ،‬إرساء قواعد أساسية للتعريف بالوحدات وبمضمونها‪:‬‬
‫‪ ‬التعريف بمحتوى األرصدة‪،‬‬
‫‪ ‬وضع بين أيدي الباحثين أداة بحث أولية‪،‬‬
‫‪ ‬التحكم في الفائض الوثائقي‪،‬‬
‫‪ ‬توحيد طريقة الوصف في املصالح األرشيفية‪،‬‬
‫‪ ‬إعداد وسائل بحث على مط موحد‪.‬‬
‫وتتضمن بطاقة التشخيص الواحدة العناصر أو التوصيفات التالية‪:‬‬
‫أ‪ .‬الرقـم التسلسلي للعلبة‪،‬‬
‫ب‪ .‬ملخص محتوى العلبة‪،‬‬
‫ت‪ .‬طبيعة الوثائق إذا كانت تقارير‪ ،‬مذكرات وغيرها‪،‬‬
‫ث‪ .‬ذكر التاريخ األدنى واألقص ى للوحدة‪،‬‬
‫ج‪ .‬املالحظات وتتضمن كل ما يكون مهم وال يمكن إدراجه في الخانات السابقة‪.‬‬

‫نموذج بطاقة تشخيص وثائق األرشيف‬

‫بطاقة التشخيص‬
‫اسم األرشيفي‪....................................................... :‬‬ ‫األرشيف الوطني الجزائري‬
‫رقم البطاقة‪............................................................ :‬‬
‫عنوان الرصيد‪ ........................................................................... :‬تحديد السلسلة‪...................................................... :‬‬
‫رقم املخزن‪ ................................................................................ :‬رقم العلبة‪.................................................................. :‬‬
‫املالحظة‬ ‫عنوان امللف ‪ /‬عنوان امللف التواريخ القصوى‬ ‫املصدر ‪ /‬املنتج‬ ‫رقم امللف‪/‬‬
‫الفرعي‬ ‫امللف الفرعي‬

‫‪ .1‬املنشور رقم ‪ 23‬املؤرخ في ‪ 01‬يوليو ‪ 2003‬الخاص بتطبيق بطاقة التشخيص‪ .‬صادر عن املديرية العامة لألرشيف الوطني بالجزائر‪.‬‬
 ‫‪116‬‬

‫‪ .2.5.4‬تقييم (فرز‪َ ،‬تنْ ِقيَةُ) األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.2.5.4‬مفهوم تقييم (فرز‪َ ،‬تنْ ِقيَةُ) األرشيف‪:‬‬

‫التقييم)‪ (appraisal‬هو الوجه الثاني للتشخيص‪ ،‬وفي معجم علم املصطلحات األرشيفية الصادر عن املجلس‬
‫ُ‬
‫الدولي لألرشيف (‪ )ICA‬عام ‪ ،1988‬تشير كلمة تقييم إلى وظيفة األرشيف األساسية التي تحدد مصير الوثائق من خالل‬
‫قيمها الدارية واملالية والقانونية والثباتية والبحثية الحاضرة واملستقبلية "‬
‫َ‬
‫وقد َعرف ُه أوليفييه غيوتجانين (‪ )Guyotjeannin Olivier‬بأنه‪" :‬عملية فكرية ثم مادية‪ ،‬والتي يجب أن تبعد‬
‫النخالة عن البذور الجيدة‪ ،‬وفي هذه الحالة إبعاد الوثائق عديمة الفائدة الدارية والتاريخية‪ ،‬والتي تمأل املستودعات عن‬
‫تلك التي يرى األرشيفي أو يقدر ضرورة املحافظة عليها من أجل الدارة أو البحث املستقبلي"‪1.‬‬

‫ويعطي قاموس األرشيف لجمعية الفرنسية للتوحيد القياس ي (‪ )AFNOR‬لسنة ‪ 1991‬تعريفا في نفس السياق‪،‬‬
‫وهو‪" :‬عملية الفصل ملجموعة الوثائق‪ ،‬التي يجب املحافظة عليها عن تلك املوجهة إلى التالف"‪.‬‬
‫ّ‬ ‫َ‬
‫كما َعرفته لجنة املصطلحات لجمعية األرشيفيين األمريكيين بأنه‪" :‬مجموعة من العمليات والجراءات التي يتم‬
‫بواسطتها تقدير قيمة ومكانة الوثائق‪ ،‬اعتمادا على قيمتها الدارية الجارية والقيمة القانونية‪ ،‬فضال عن قيمتها الثباتية‬
‫وأهميتها البحثية وترتيبها وارتباطها بغيرها من الوثائق"‪ 2 .‬أي أنه‪" :‬تقرير ما إذا كانت الوثائق الدارية ذات قيم تكفي لنقلها‬
‫أو بقائها تحت وصاية املؤسسة األرشيفية‪ ،‬أو أن ليس لها قيم دائمة فيسمح بإهالكها بعد فترة من الوقت طالت أم‬
‫قصرت"‪.‬‬
‫وعليه‪ ،‬فتقييم األرشيف هو عملية فنية تتلخص في فصل الوثائق النشطة التي تضم معلومات تحتاجها إدارات‬
‫املؤسسة بصفة مستمرة عن تلك املعلومات غير النشطة والتي لم تعد األعمال بحاجة إليها‪ .‬هو كذلك عملية تنقية‬
‫محتوى رصيد أرشيفي واملوافقة أو التصديق على األهمية الدارية أو القانونية أو التاريخية أو العلمية لوحداته من أجل‬
‫تقرير حفظها لهذا السبب سواء حفظا مؤقتا أو حفظا نهائيا‪ .‬وهو أيضا‪ :‬عملية اختبار الوثائق األرشيفية التي تحفظ‬
‫والتي لها قابلية للحذف‪ ،‬أي عملية التفرقة بين الوثائق ذات األهمية التاريخية الدائمة فتحفظ حفظا نهائيا‪ ،‬وبين تلك‬
‫ُ ّ‬
‫التي لم تعد لها أية أهمية إدارية فتحذف وتبعد نهائيا من الرصيد األرشيفي‪ .‬والفرز أيضا عملية ت َرخص بتحويل وانتقال‬
‫الوثائق األرشيفية من الحفظ املؤقت إلى الحفظ النهائي‪.‬‬
‫كما ترتكز عملية التقييم على "إصالح الوثائق واألوراق األرشيفية أو أرشفتها بطريقة مغايرة‪ ،‬وتشمل تحديد ما‬
‫يمكن أن يحذف فورا‪ ،‬وما يجب أن يحفظ لفترة أقل أو أطول وكذلك ما يحال على الحفظ النهائي"‪.‬‬
‫والتقييم يأتي كنتيجة طبيعية لعملية الفرز والتنقية التي تجري عادة على األرشيف الوسيط‪ ،‬حيث ّتقيم الوثائق‬
‫طبقا لقيمتها الوظيفية (في الدارة) واألرشيفية‪ ،‬وفي املحصلة النهائية فإننا نحصل على تقييم واضح للوثائق طبقا ملعايير‬
‫التقييم الدارية‪ ،‬والقانونية واملالية واألرشيفية (التاريخية)‪ .‬وبالنتيجة يؤدي التقييم إلى التفرقة بين الوثائق القابلة‬
‫لإلتالف دون أي أجل‪ ،‬والوثائق املعدة للحفظ ملدة من الزمن‪ ،‬أو الحفظ الدائم‪ ،‬فتنقل إلى مؤسسات األرشيف الوطني‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪BERNIER, Hélène. Évaluation le Tri et archivistique : Les dossiers d’élèves à la Commission scolaire des Chutes-de-la-Chaudièr. Archives. Vol.‬‬
‫‪27, N° 1995. pp. 3-43.‬‬
‫‪ .2‬تاقة‪ ،‬مليكة‪ .‬مناجمنت أرشيف التأمينات االجتماعية لوكالة وهران‪ :‬إشكالية اإلتالف‪ .‬مذكرة ماجستير‪ :‬تخصص علم املكتبات والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪،‬‬
‫‪ .2012‬ص‪.87‬‬
 ‫‪117‬‬

‫ومسألة تقييم األرصدة األرشيفية من أصعب املسائل التي تواجه األرشيفيين في كل األمصار والعصور‪،‬‬
‫فاملنشغلين حتما بمعرفة ما يجب إتالفه أكثر من معرفة ما يجب االحتفاظ به‪ .‬ومنذ الثورة الفرنسية ‪ 1789‬واألرشيفيون‬
‫يبحثون عن حلول لهذه املسألة الصعبة‪ ،‬وال تزال الدراسات مستمرة وفقا لظروف كل بلد وتجارب العاملين في ميدان‬
‫األرشيف‪ .‬كما سعى الكثير من الدول إلى وضع قواعد وضوابط لعملية تقييم األرشيف في مراحله املختلفة‪ ،‬مستمدة‬
‫بالطبع من واقع وتطور كل دولة‪ ،‬كما تحتاج إلى التعديل بعد كل فترة زمنية‪ ،‬بسبب تقدم العلوم والتقنيات وما يستلزم‬
‫ذلك من تقدم وتطور في الوثائق الدارية واألرشيفية ومنه ثم تطور الحاجة إلى املصادر‪.‬‬
‫لهذا‪ ،‬ال يوجد تقنين عالمي موحد مطبق في عملية تقييم األرشيف‪ ،‬بل تركت املسألة مفتوحة للتشخيص‬
‫والتحليل اللذين ُي َ‬
‫عتب َران أساس عملية تقييم األرشيف وأساس كل تقنين‪.‬‬
‫والتقييم املحكم يتبع التسلسل الزمني للوثائق والرصيد األرشيفي‪ ،‬وذلك حسب األعمار الثالثة للوثائق‪ ،‬وبطرق‬
‫مختلفة‪:‬‬
‫‪ ‬تصفية الوثائق على مستوى العمر األول‪.‬‬
‫‪ ‬تقييم أول عند نهاية العمر األول وبداية العمر الثاني الوسيط‪.‬‬
‫ّ‬
‫‪ ‬تقييم ثان عند نهاية العمر الوسيط وبداية العمر الثالث النهائي أو التاريخي لألرشيف‪ ،‬وهذا التقييم هو‬
‫األصعب‪.‬‬

‫‪ .2.2.5.4‬مستويات تقييم (فرز‪ ،‬تنقية) األرشيف‪:‬‬

‫من املعلوم في عالم األرشيف أن الجزء األكبر من الوثائق الدارية بعد العمرين األول والثاني يصبح بال قيمة على‬
‫الطالق أو تصبح له قيمة ثانوية طفيفة جدا‪ ،‬خصوصا بعد انقضاء العمر الثاني‪ ،‬حيث أن ما نسبته ‪ %5‬إلى ‪ %10‬من‬
‫الوثائق املنتجة يصل إلى الحفظ النهائي‪ ،‬أما الباقي املقدر بـ ‪ % 85‬إلى ‪ % 90‬فمآله الحذف والتالف‪ .‬وفي هذا تجري عملية‬
‫التقييم على مرحلتين أو مستويين‪ ،‬هما‪:‬‬
‫‪ .1‬التقييم على مستوى األرشيف الجاري (القيمة األولية)‪ :‬بعد انتهاء العمر األول‪ ،‬يتم أول تقييم داخل‬
‫املكاتب املنتجة للوثائق‪ ،‬وذلك بهدف التخلص من كل املسودات‪ ،‬بشرط أن تكون الوثيقة األصل موجودة وتحتوي كل‬
‫املعلومات والبيانات املوجودة في املسودة‪ ،‬وكذلك يتم استبعاد النسخ املتكررة ويتم االحتفاظ باألصول إن وجدت أو‬
‫بأحسن النسخ‪ .‬كما يتم استبعاد األوراق البيضاء‪ ،‬االستمارات الفارغة‪ ،‬وبعض الدفاتر دون الفائدة مثل سجالت‬
‫الحضور والغياب الخاصة باملوظفين‪.‬‬
‫وقبل أن تبرح الوثائق األرشيفية املكاتب األصلية فالداري الذي قام بمتابعة صيرورتها وتكوينها هو األجدر لقيام‬
‫بعملية التقييم األول وتحديد القيمة األولية والتي تسمى بعملية فرز وتنقية الوثائق‪ ،‬فال أحد يمكن أن يعوض الداريين‬
‫في ذلك ألنهم أدرى بكل ما يتعلق بصالحيات الوثيقة وطرق استخدامها واملدة الالزمة لحفظها‪ .‬لكن التشريعات األرشيفية‬
‫َ َ‬
‫ض َبطت العملية بجداول مدد الحفظ أو القوائم الشاملة للوثائق التي من‬ ‫لم تترك املجال الرتجال هؤالء الداريين وإنما‬
‫الواجب االطالع عليها والرجوع إليها ملعرفة ما إذا كانت هناك أحكاما قانونية قد نصت على فترات تقادم أو مدد قانونية‬
 ‫‪118‬‬

‫لحفظ الوثائق األرشيفية‪ .‬وغير ذلك فمصيره التالف خاصة الوثائق املكررة لنفس امللف‪ ،‬جداول الرسال‪ ،...‬والتي تسمى‬
‫بأوراق السلة (‪ .)Papiers Corbeille‬‬

‫من جهة أخرى نالحظ أن عملية التقييم تمارس على الوثائق املفردة بالعكس من األرشفة التي تعتمد على تقييم‬
‫امللف وتنقيته على مستوى املكاتب تمثل الوثائق قيمة عابرة ومؤقتة تكاد تكون وهمية دون احتساب للروابط العضوية‬
‫واملباشرة مع الوثائق املتبقية‪ .‬في هذا الطور يمكن للملف أن ينقص حجمه بنسبة ‪.% 50‬‬
‫قبل الشروع في عملية الدفع يجب على الداري أن يرتب أرشيفه حسب األعمال أو ملفات ووضعها في علب أو رزم‬
‫مرقمة من ‪ 1‬إلى ن‪.‬‬
‫‪ .2‬التقييم على مستوى األرشيف الوسيط (القيمة الثانوية)‪ :‬بعد انتهاء العمر الثاني‪ ،‬تتم عملية التقييم‬
‫الثانية أو مرحلة تحيد قيمتها الثانوية‪ ،‬وهذه املرة من التقييم تتطلب بإلحاح مراجعة أو مطالعة جدول مدد حفظ‬
‫الوثائق أو القوائم الشاملة الوثائق القطاعية التي تساعد أرشيفي املؤسسة أو القطاع في تحديد الوثائق ذات القيمة‬
‫الثانوية والتاريخية بالدرجة األولى‪ ،‬وأن املعايير في هذا التقييم مختلفة وقراراتها أكثر صعوبة‪ ،‬حيث يقوم بإعداد جداول‬
‫الحذف‪ ،‬وتوضيب كل الوحدات التي انتهت قيمتها الدارية والتي لم تعد صالحة للتسيير الداري حسب القرار املشترك‬
‫بين األرشيفي واملصالح املنتجة‪ .‬‬

‫تعتبر عملية التقييم في هذا الطور لألرشيف مرحلة حاسمة حيث تكمن هنا مسؤولية األرشيفي الذي يجب أن‬
‫يأخذ بعين االعتبار ثالثة وجهات نظر‪:‬‬
‫جهة نظر املستفيد‪ :‬الذي يحتاج إلى الوثيقة لسبب إداري أو إثبات حق من الحقوق يجب تحديد قيمة‬
‫الوثائق‪.‬‬
‫جهة نظرالباحث أو املؤرخ‪ :‬يعتبر ك ّل وثيقة قادرة أن تجلب له املعلومات املناسبة‪.‬‬

‫‪‬‬
‫البد أن نأخذ في الحسبان أنها توجد في عدة ميادين نصوص قانونية وترتيبية(‪ )Codes‬مثل قانون التجارة‪ ،‬الجمارك‪ ،‬العقوبات‪ ... ،‬بهذه النصوص مواد‬
‫وأحكام تتعلق بالوثائق املتصلة باملعامالت تنص على حفظ بعض الوثائق مدة زمنية ما‪ ،‬حيث أن املشرع يؤكد على الجراء وال يتكلم عن الوثائق املرتبطة به‪.‬‬
‫فعندما ينص القانون على أن أجل التقاض ي في مادة معينة يكون بثالث سنوات يجب أن يفهم األرشيفي أن الفترة النشطة للوثائق املتعلقة بهذا الجراء ال ينبغي‬
‫أن تقل عن ثالث سنوات‪ .‬فكلما وجدت أحكام من هذا النوع يتعين على األرشيفي أخذها وجوبا بعين االعتبار وضبط مدة حفظ الوثيقة املعنية بذلك على األقل‬
‫تميز في مدد التقادم بين فترة نشطة وفترة شبه نشطة‪ ،‬لذا يتعين على فريق العمل املكلف بإعداد جداول مدد‬ ‫املدة القانونية‪ .‬إال أن النصوص القانونية ال ّ‬
‫الحفظ أن يقسم املدة القانونية بين الفترة النشطة والفترة شبه النشطة‪.‬‬

‫وتجدر املالحظة في هذا املجال إلى أن التنسيق في مدد حفظ الوثائق املماثلة بين البلدان أصبح أمرا ضروريا في عصر العوملة‪ .‬فقد انتشرت طرق موحدة‬
‫لدارة املؤسسات واملشاريع عبر العالم‪ ،‬وتمت نمذجة املمارسات واملعالجات بمعايير ومواصفات دولية موحدة خاصة مع نمو استخدام التكنولوجيات‪ .‬في ظل ما‬
‫تبذله املنظمات الدولية ك‪ ،)ICA( :‬و)‪ ،(ISO‬و(‪ )UNESCO‬وغيرهم‪ ،‬من مساعي وجهود في هذا االتجاه من تعاون مع البلدان خاصة الدول النامية التي هي في‬
‫حاجة ماسة إلى إرساء ممارسات صحيحة في إدارة وتسيير الوثائق واألرشيف‪.‬‬
‫لى جانب اعتماد مدد الحفظ الواردة في النصوص التنظيمية أو القياس باملدد املستخدمة في دول أخرى‪ ،‬يجب على منش ئ الوثائق واملتعاملين معها‬
‫التعويل على خبراتهم وتقاليد العمل لضبط مدد الحفظ بالنسبة للفترة النشطة وشبه النشطة‪ .‬وفي هذا الصدد يسهل على هؤالء تحديد الفترة النشطة ألن كل‬
‫إداري أو موظف يعلم جيدا متى تنتهي فترة نشطاه هذه الوثيقة ومتى يغلق هذا امللف‪.‬‬
‫‪‬‬
‫يضيف القانون الجزائري سنتين لالحتياط بتوقع الطلب والحاجة إلى تلك الوثائق‪ ،‬إضافة إلى املدد املحددة مسبقا‪ ،‬وتخص هذه العملية كل‬
‫امللفات والوثائق املختلفة‪ ،‬مثل ملفات جوازات السفر‪ ،‬ملفات بطاقات التعريف‪ ،‬ملفات رخص السياقة‪ ،‬ملفات املستخدمين‪ ،‬ملفات املرض ى‪ ،‬ملفات‬
‫الطلبة‪ ،‬وامللفات املتعلقة بقضايا أخرى ‪...‬‬
 ‫‪119‬‬

‫جهة نظراألرشيفي بحد ذاته‪.‬‬

‫وعلى العموم‪ُ ،‬يراعى في تقييم األرصدة األرشيفية عوامل مرتبطة بمناهج البحث التاريخي‪ ،‬التي منها‪:‬‬
‫يحفظ األرشيف املنتج من طرف السلطات العليا الحكومية والدارية وخاصة التي هي شاهدة على السياسة‬
‫القائمة في املستوى األعلى للسلطة والدارة‪.‬‬
‫يحفظ األرشيف لغرض إثبات حق من الحقوق عند حدوث نزاع‪.‬‬
‫يحفظ األرشيف ذا طابع إحصائي أو حوصلة‪...‬‬
‫تتلف الوثائق التي يمكن إيجاد محتوياتها من املعلومات األصلية في وثائق أخرى محفوظة‪.‬‬
‫بعض الوثائق يكمن نفعها بتجميعها أكثر مما تكون بمفردها‪.‬‬
‫حفظ العينات من األرشيف املتلف ال يقدم أية فائدة وأن األرشيف يحفظ لسببين‪:‬‬
‫‪ ‬قيمة لإلعالم (العالمية)‪.‬‬
‫‪ ‬قيمة للشهادة (الثباتية)‪..‬‬
‫والقاعدة لهذه املسالة هي إعداد جدول الحفظ (‪ )Calendrier de Conservation‬التي سبق وأن تكلمنا فيها في‬
‫مطلب سابق‪.‬‬
‫ويمكن ملنش ئ الوثيقة تقديم اقتراحات حول املصير النهائي للوثيقة‪ ،‬لكن السلطة األرشيفية هي املؤهلة أكثر من‬
‫غيرها لتحديد هذا املصير‪ ،‬وتعتمد في ذلك على عدة طرق أهمها التواصل أي حفظ نفس النوع من الوثائق وامللفات التي‬
‫تحفظ عادة والقياس أو باملقارنة مع ما يحصل لنفس النوع من الوثائق في البلدان األخرى‪ .‬ويمكن استشارة املستفيدين‬
‫أي الباحثين املختصين في املجاالت التي تهم الوثائق‪ .‬ومهما يكن من أمر يجب الوصول إلى انتقاء شديد نظرا لضخامة‬
‫حجم الوثائق الورقية‪ .‬فبالرغم من انتشار املعلوماتية والوثائق اللكترونية‪ ،‬إال أنه ال يمكن االحتفاظ بصفة دائمة‬
‫لنسبة كبيرة من الوثائق الورقية؛ وتقدر نسبة وثائق األرشيف النهائي بالنسبة لجملة الوثائق املنشأة في جل البلدان‬
‫املتقدمة من ‪ 5‬إلى ‪ 10‬باملائة فقط‪.‬‬

‫‪ .3.2.5.4‬معايري تقييم (فرز‪ ،‬تَنْ ِقيَةُ) األرشيف‪:‬‬

‫ال بد من وجود معايير أو قواعد تحد من تدخل الذاتية في تقدير قيمة املعلومات أو القيمة العالمية للوثائق‪،‬‬
‫أهمها‪ :‬الحاجة الدارية‪ ،‬التفرد‪ ،‬الصحة واملصداقية‪ ،‬الفهم‪ ،‬األهمية‪ ،‬البعد الزمني‪ ،‬تكامل الوثائق‪ ،‬مستوى املعالجة‪.‬‬
‫ولهذا نعتبر هذه املعايير أو القواعد أسس لتقييم األرشيف والوثائق األرشيفية‪ ،‬حيث‪1:‬‬

‫‪ .1‬الحاجة اإلدارية‪ :‬تكمن في أهمية القيمة املعلوماتية املميزة‪ ،‬وقد نرجع إليها لالستخدام الداري على مستوى‬
‫منتجيها رغم انتهاء املدة القانونية املحددة لالحتفاظ بها‪.‬‬
‫‪ .2‬التفرد‪ :‬أي املعلومات املوجودة بالوثائق ال نجدها في مكان آخر سواء مطبوع أو غير مطبوع‪ .‬يقصد بخاصية‬
‫التفرد بالنسبة للوثيقة األرشيفية ما تحتله هذه الوثيقة من مكان متفرد ووحيد داخل بناء مجموعتها األرشيفية (الوحدة‬
‫األرشيفية)‪ ،‬ويأتي أهمية تفردها من خالل عالقاتها مع بقية الوثائق ضمن املجموعة أو بالترابط مع املجموعات األخرى‪.‬‬

‫‪ .1‬تاقة‪ ،‬مليكة‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص ‪.93‬‬

 ‫‪120‬‬

‫َُ‬
‫‪ .3‬الصحة واملصداقية‪ :‬يجب إثبات صحة الوثيقة من خالل اعتبار املق ّيم بمثابة املؤرخ البد وأن يأخذ في‬
‫اعتباره صحة سياق الوثيقة عند تقييمها‪ ،‬فإذا لم يحسن فهم صحة الوثيقة فإنه حتما يقع في الخطأ ويخرج بمعلومات‬
‫مخالفة للواقع‪ .‬يجب التحقق من مصدرها الذي أنتجها‪ ،‬فالوثيقة مجهولة املصدر تكون مجهولة الهوية وليس لها أية‬
‫قيمة‪ .‬في معظم األحوال نجد الوثائق الحديثة تحمل إشارة إلى مصدرها وتاريخ إصدارها والتوقيعات املالزمة مما يوفر‬
‫الكثير من املجهود والوقت‪ ،‬يجب التمييز بين الوثيقة األصلية والصورة (النسخة)‪.‬‬
‫‪ .4‬الفهم‪ :‬هو عامل ذا أهمية قصوى حيث أنه ضروري لالستخدام الجيد في البحث املستقبلي‪ ،‬فقد تكون‬
‫الوثيقة مفهومة بالنسبة ملنتجها ولكنها غير مفهومة وواضحة الغرض إذا ما استخدمت للمؤرخين في املستقبل‪ .‬لذا فعلى‬
‫املقيم أن يفهم الوثيقة جيدا حتى يستطيع إصدار حكما صحيحا على قيمتها وأال يجعلها لغزا للبحث‪.‬‬
‫‪ .5‬البعد الزمني‪ :‬يعتبر عامل هام في عملية تقييم الوثائق ألن تحديد القيم البحثية واألرشيفية يتغير مع‬
‫احتياجات الزمن‪ ،‬ويعتبر العامل الزمني الحافز لالطالع على الوثائق واستخراج نتائج معتبرة منها خاصة تلك التي يفضلها‬
‫املؤرخون فيما يخص القضايا القديمة جدا‪.‬‬
‫‪ .6‬تكامل الوثيقة‪ :‬يجب عدم ترك الفجوات بين الوثائق وإنما يجب أن تتميز بالتكامل وليس املقصود التكامل‬
‫في الحجم والكمية فقط ولكن هناك عامل الجودة وكفاءة املعلومات‪.‬‬
‫‪ .7‬مستوى املعالجة‪ :‬تتميز بتحديد درجة تركيز املعلومات بالوثائق‪ ،‬بحيث نجد نوع من امللفات تتميز‬
‫بمعلومات هامة يعالج قضية واحدة لكنه يتعامل مع تفاصيل كثيرة‪.‬‬
‫‪ .8‬عامل الذاتية في تحديد القيمة‪ :‬ال بد من وجود قدر واضح من امليول الذاتية عند تحديد واستنباط القيمة‬
‫املعلوماتية إذا ما قورنت بالقدر املتواجد بها عند تحديد القيمة الثباتية ذلك ألن تقدير القيمة املعلوماتية يعتمد‬
‫ّ‬
‫بالدرجة األولى على معارف وثقافة املقيم الشخصية ومدى اتساعها وشمولها في حين أننا نرى أن تقدير القيمة الثباتية‬
‫يعتمد على وجود وثائق معينة مثل العقود األوامر وهنا تكون االتجاهات الشخصية أقل‪.‬‬

‫‪ .4.2.5.4‬طرق تقييم (فرز‪ ،‬تنقية) األرشيف‪:‬‬

‫تتم عملية التقييم بطرق متعددة كما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬التقييم قطعة بقطعة (‪ :)Tri pièce par pièce‬تستعمل هذه الطريقة خاصة عندما تكون الكتلة األرشيفية‬
‫كبيرة بينما يتطلب األمر حفظ إال بعض العينات ذات القيمة التاريخية ‪ ،2‬وهذه الطريقة تستعمل أساسا عندما يكون‬
‫الرصيد املعالج مهم أو عندما يكون الرصيد املستقبل في حالة فوض ى ويتطلب تقييم مدقق‪ ،‬إذ تتم عملية التقييم قطعة‬
‫بقطعة في حالة انتقاء العينات فقط للحفظ من بين رصيد كبير‪ ،‬أو عندما نكون بصدد تقييم رصيد مهم ذا قيمة عملية‬
‫أو تاريخية‪.‬‬
‫‪ .2‬التقييم بامللفات (‪ :)Tri par dossier‬وهذا النوع من التقييم هو األكثر عملية‪ ،‬وكل ملف يتم تفحصه بعد‬
‫أن يتم التخلص من النسخ املتكررة والوثائق غير املهمة‪ ،‬يتم التقييم الستبعاد الوثائق املتكررة من امللفات والسالسل‪.‬‬
‫‪ .3‬التقييم بالكتلة (‪ :)Tri par Masse‬وهي العملية التي تهتم أساسا بتنفيذ التقييم حسب أنواع وفئات امللفات‬
‫مثل ملفات املوظفين وملفات قضية معينة‪.‬‬
 ‫‪121‬‬

‫‪ .4‬الخاصية الزمنية (‪ :)Critère chronologique‬وهنا أيضا بالنسبة للملفات املتكررة‪ ،‬نحفظ فقط بعض‬
‫السنوات كل ‪ 05‬أو ‪ 10‬سنوات‪ ،‬مثال‪ :‬بالنسبة مللفات الضرائب‪ .‬ويتم التقييم بالطريقة الكرونولوجية عندما يتقرر عدم‬
‫الحاجة إلى الوثائق على أساس زمني‪.‬‬
‫‪ .5‬طريقة العضو املضغوط (‪ :)Méthode de l’organe presse‬وتعتمد على إنشاء جدول لتلخيص املؤشرات‬
‫الهامة للحفظ‪ ،‬وتطبق هذه الطريقة على مجموعة من الوثائق ذات الطبيعة الواحدة‪.‬‬
‫‪ .6‬الخاصية الطوبوغرافية (‪ :)Critère Topographique‬ويتم تقرير حفظ الوثائق إال تلك املتعلقة بمنطقة‬
‫معينة كشاهد مثال (حي‪ ،‬طريق)‪ ،‬والتي ترتبط بحدث معين‪ ،‬وما تزال عرضة للطلب من طرف الدارة املنتجة‪ ،‬أو تقرر‬
‫استبقاؤها نظرا لألهمية والقيمة التاريخية لتلك املنطقة‪.‬‬

‫‪ .5.2.5.4‬القائمة االمسية للوثائق‪:‬‬

‫القائمة السمية للوثائق(‪ ،)Nomenclature‬أو القائمة العامة للوثائق أو جدول الوثائق املشتركة ( ‪Common‬‬
‫‪ )Records Schedule‬أو جدول مسميات الوثائق‪ ،‬وغيرها من االصطالحات الكثيرة‪ ،‬فلكل اصطالح خلفيته أو مبتغاه‪.‬‬
‫مثلما رأيناه مع جدول مدد حفظ الوثائق‪ .‬فاملقصود بالقائمة السمية؟‬
‫‪ .1‬مفهوم القائمة اإلسمية‪ :‬للوثائق أو املستندات أو امللفات‪ ،‬قائمة تحصر وتضبط وتسمي الوثائق واملواد‬
‫األرشيفية املتداولة في املؤسسة الواحدة أو في وحدة من وحداتها‪ ،‬على اختالف وتنوع الوثائق واملواد األرشيفية‪ .‬ووظيفة‬
‫رد الوثائق واملواد األرشيفية ومعرفة قواعد وشروط حفظ كل نوع منها‪ ،‬من جهة‪ ،‬وتحديد مسارات‬ ‫هذه القائمة‪َ ،‬ع ُد َ‬
‫وس ُ‬
‫كل نوع منها عبر أطوار حياتها الثالثة إلى غاية مصارها النهائي‪ ،‬من جهة أخرى‪ .‬وال يتم إعداد وال اعتماد هذه القائمة في‬
‫العادة إال بسند قانوني (تشريع أو موافقة من طرف مؤسسة األرشيف الوطني)‪.‬‬
‫والقائمة السمية للوثائق ما هي إال أداة أو وسيلة من بين أدوات أو وسائل العمل األرشيفية الهامة واألولى تحضيرا‬
‫وإعدادا ومتابعة وتحيينا‪ ،‬فهي بمثابة العنصر األساس والضروري ملسار الوثائق عبر دورة حياتها الكاملة‪ .‬فهي تساعد‬
‫َ‬ ‫املتصرف في الوثائق واألرشيفي على حصر الوثائق وامللفات َ‬
‫املنتجة أو املنشئة باملؤسسة‪ ،‬أو املتحصل عليها أثناء ممارسة‬
‫النشاط الداري‪ .‬ولهذا يستوجب من كل مؤسسة وهيئة إعداد قائمة شاملة المة بكل أنواع ومسميات وثائقها وتقديم‬
‫هذه القائمة إلى مؤسسة األرشيف للموافقة عليها وترسيمها‪ .‬وال يجوز ألي أحد حذف أو إتالف أي وثائق عامة إال إذا كان‬
‫مأذونا بها في القائمة السمية لوثائق املؤسسة‪.‬‬
‫ولعداده هذه القائمة وتطويرها باالقتران مع خطة أو نظام تصنيف وترتيب األرشيف ينبغي تنظيمها وتسجيلها في‬
‫نظام حفظ منذ بداية دورة حياتها وإدارتها طوال الوقت إلى غاية التصرف فيها نهائيا‪.‬‬
‫‪ .2‬أوصاف القائمة اإلسمية‪ :‬نجد للقائمة السمية للوثائق أو القائمة العامة للوثائق أو جدول مسميات‬
‫الوثائق أوصاف منها‪:‬‬
‫ُ‬ ‫‪ .1‬تساعد على تحديد الوثائق وامللفات ّ‬
‫املكونة منها‪ ،‬والوثائق املف َردة املوجودة باملؤسسة بمختلف أشكالها‬
‫وأوعيتها (وثائق أصلية ‪ /‬نسخ ثانوية ‪ /‬وثائق ورقية ‪ /‬وثائق إلكترونية) مع تحديد مسارها وسلسلة تداولها بين‬
‫املصالح الدارية باملؤسسة‪ ،‬وخاصة مكان استقرار الوثائق األصلية‪.‬‬
 ‫‪122‬‬

‫يتم إعداد "القائمة االسمية لوثائق وملفات املؤسسة" في صيغتها النهائية‪ّ ،‬‬
‫مبوبة حسب الدارات‬ ‫‪ .2‬من خاللها ّ‬
‫ومحددة للملفات بمختلف الوثائق ّ‬
‫املكونة لها‪ ،‬وشكل ّ‬
‫كل وثيقة‪ ،‬ومكان‬ ‫ّ‬ ‫واملصالح واملكاتب التابعة لها‪،‬‬
‫تواجد الوثيقة األصلية‪.‬‬
‫ّ‬
‫‪ .3‬عرض هذه القائمة على لجنة األرشيف باملؤسسة والتأكد من محتواها واملصادقة عليها‪.‬‬
‫‪ .4‬عرض القائمة على مصالح األرشيف الوطني‪ ،‬وذلك للمصادقة على حسن صياغتها وإعدادها وفق املعايير‬
‫املطلوبة‪.‬‬
‫يتم توزيع نسخ من "القائمة االسمية مللفات ووثائق املؤسسة"‬‫‪ .5‬بعد الحصول على مصادقة األرشيف الوطني‪ّ ،‬‬
‫على مختلف املصالح الدارية‪.‬‬
‫ّ‬
‫تتولى مختلف مصالح املؤسسة وحسب ترتيب داخلي (مذكرة عمل (االعتماد على هذه القائمة كمرجع أساس ي‬
‫َ‬
‫يحدد وثائقها بالكامل‪ُ ،‬ويطلب االلتزام بالتسميات الواردة بالقائمة دون غيرها‪ ،‬وخاصة عند تعريف وتصنيف وترتيب‬
‫الوثائق في فترتها النشطة داخل املكتب الداري‪ .‬وكذلك ّ‬
‫مد املنتدبين الجدد من املوظفين بهذه القائمة ملعرفة الوثائق التي‬
‫تشتغل بها الجامعة وكيفية تناقلها بين املصالح الدارية‪.‬‬
‫‪ .3‬أنواع القائمة االسمية للوثائق‪ :‬وتصنف القائمة االسمية إلى ثالث أنواع وهي على النحو التالي‪:‬‬
‫أ‪ .‬القائمة االسمية املوجزة‪ :‬وهي عبارة عن قائمة بالوثائق التي الزالت تنتجها أو تتحصل عليها كل مصلحة في‬
‫إطار القيام بأنشطتها‪ ،‬وهذا العمل ال يتطلب مجهودا كبيرة بل يكفي استخراج الوثائق التي الزالت قيد االستعمال من‬
‫سجل جرد الوثائق‪ .‬وهذه الطريقة تمكن من االقتصاد في الوقت والسرعة في إنجاز هذه القائمة‪.‬‬
‫ب‪ .‬القائمة االسمية التحليلية‪ :‬وهي عبارة عن وسيلة لتحديد وتعريف الوثائق بأكثر دقة‪ ،‬كما يمكن هذا‬
‫الصنف من القوائم من إعطاء صورة واضحة عن الوثائق املكنونة لها‪ :‬عددها وتوزعها على املجال الداري (املصالح‬
‫الدارية) وذلك بتحديد مختلف أوجه امللفات التكميلية‪ .‬وهذا النوع من القائمات االسمية يمكن من الحصول على قدر‬
‫هام من املعلومات الشاملة والدقيقة حول امللف أو الوثيقة وحول الطار الذي أنشأت فيه‪.‬‬
‫ج‪ .‬القائمة االسمية الدورية‪ :‬تحتوي هذه القائمة على كل املعطيات واملعلومات املوجودة بالقائمة االسمية‬
‫املوجزة والتحليلية مع إضافة توضيح سلسلة انتقال الوثائق (وثيقة أصلية‪/‬نسخة ثانوية‪/‬مكان الوثيقة األصلية‪.../‬الخ)‪.‬‬
‫‪ .4‬تحيين القائمة االسمية للوثائق‪ :‬تحيين القائمة االسمية هو أن نجعلها مواكبة للتغيرات التي تحصل في‬
‫املؤسسة وامللفات والوثائق التي تدخل في إطار نشاطها‪ ،‬وتتمثل هذه التغييرات في‪:‬‬
‫‪ ‬إنشاء وثائق جديدة‪،‬‬
‫‪ ‬إدخال تحويرات على وثائق موجودة‪،‬‬
‫‪ ‬حذف وثائق موجودة‪،‬‬
‫وأسباب تحيين القائمة االسمية للوثائق عديدة‪ ،‬منها‪:‬‬
‫‪ ‬تقادم القائمة االسمية املعدة من قبل وعدم مواكبتها ملا حصل من تغييرات على مستوى امللفات والوثائق‪،‬‬
‫‪ ‬تأكيد القانون في إطار مخططات تأهيل الدارة أو أي تغيير حاصل‪،‬‬
 ‫‪123‬‬

‫‪ ‬التحديد والتعريف الشامل لوثائق املؤسسة بذكر العملية منها والتي هي بصدد االستعمال فقط‪،‬‬
‫ارتباط القائمة االسمية ببعض وسائل العمل األخرى (نظام تصنيف الوثائق‪ ،‬وجدول مدد استبقاء الوثائق)‪.‬‬
‫وحتى تكتس ي هذه الوسائل صبغة عملية يجب تحيينها وال يتم ذلك إال بعد تحيين القائمة االسمية لوثائق املؤسسة‪.‬‬
‫‪ .5‬مراحل تحيين القائمة االسمية الوثائق‪:‬‬
‫أ‪ .‬تحسيس املسؤولين بأهمية العمل‪ :‬لنجاح عملية تجديد القائمة السمية للوثائق األرشيفية‪ ،‬كان ال بد‬
‫من تحسيس املسؤولين بأهمية هذا العمل قصد الحصول منهم على معلومات دقيقة والتي من شأنها أن تعكس جودة‬
‫العمل في مرحلة الحقة‪ ،‬حيث أن دقة وشمولية املعلومات ال يمكن أن تتوفر إال بوجود وعي من قبل املوظفين بأهمية‬
‫العمل املطلوب‪ .‬وهذا التحسيس يتم عن طريق القيام بلقاءات مباشرة معهم وبمصالحهم الدارية املعنية للوقوف على ما‬
‫يكتنف العمل من غموض‪ ،‬حتى يتم توضيحه‪ .‬كما أنه ال يمكن التوصل إلى معرفة أنشطة املؤسسة والوثائق التي تنتجها‬
‫أو تتحصل عليها معرفة شاملة ودقيقة في غياب مساعدة املوظفين املعنيين‪ .‬وتتوقف هذه املعرفة على فهمهم لقيمة‬
‫العمل ولدوره الهام في تنظيم الوثائق واألرشيف‪ ،‬وبالتالي فإنه بقدر وعي املوظفين بأهمية العمل املزمع إنجازه‪ ،‬بقدر ما‬
‫تكون املعلومات املقدمة أكثر وضوحا ودقة وشموال‪ ،‬وبقدر ما يكون إنجاز العمل متقنا‪.‬‬
‫ب‪ .‬جمع املعلومات عن طريق االستمارات‪ :‬تمثل طريقة جمع املعلومات عن طريق االستمارات تقنية هامة من‬
‫طرق جمع املعلومات استعملها الكثيرون للقيام بإحصائيات أو ببحوث علمية‪ .‬وتجمع املعلومات املتوفرة ثم تقع معالجتها‬
‫حسب نوعية العمل (إحصائية‪ ،‬دراسة‪ ،‬مقارنة ‪ .)...‬وألنها طريقة سهلة للتعامل مع املوظفين‪ ،‬تمكن هذه التقنية من ربح‬
‫للوقت‪.‬‬
‫وتحتوي االستمارة على اسم الدارة أو املصلحة املعنية ثم على خانات مخصصة لـ‪:‬‬
‫‪ ‬عنوان امللف‪،‬‬
‫‪ ‬الوثائق املكونة للملف‪،‬‬
‫‪ ‬وثيقة أصلية ‪ /‬نسخة ثانوية‪،‬‬
‫‪ ‬مكان الوثيقة األصلية‪،‬‬
‫‪ ‬مالحظات‪.‬‬
‫ج‪ .‬جمع املعلومات عن طريق الحوار املباشر‪ :‬بعد استالم االستمارات التي وقع توجيهها إلى الوحدات الدارية‬
‫لتعريف عناوين امللفات والوثائق‪ ،‬وحذف الوثائق التي لم تعد عملية وقيد االستعمال‪ ،‬أو إضافة ما وقع إحداثه في إطار‬
‫أنشطة جديدة‪ ،‬تتم مخاطبة املسؤولين والتحاور معهم قصد توضيح بعض الشكاليات املتعلقة بامللفات والوثائق‪ .‬وبهذه‬
‫الطريقة يكون العمل شامال ودقيقا ومهيئا لتحيين القائمة االسمية‪ ،‬يقع على أساسها إعداد بقية أدوات العمل األرشيفية‬
‫ملا تتضمنه القائمة االسمية من معلومات دقيقة وشاملة‪ .‬وفي مرحلة أخيرة يتم إرسال القائمة االسمية إلى مختلف‬
‫مصالح املؤسسة‪ ،‬كل فيما يخصه للتثبت النهائي من املعلومات التي تحتويها‪ ،‬قبل إعداد األداة في شكلها النهائي محينة‪.‬‬
‫وبإعداد هذه األداة األرشيفية األولى‪ ،‬يكون األرشيفي املختص باملؤسسة قد مهد لبقية األدوات والتي هي نظام‬
‫تصنيف الوثائق وجدول مدد حفظ الوثائق واألرشيف‪ ،‬وقد أفردنا لكل أداة ملف في هذا املنتدى‪ ،‬نسأل هللا أن نكون قد‬
‫وفقنا في االجتهاد‪.‬‬
 ‫‪124‬‬

‫ففي حالة الجزائر‪ ،‬اعتمدت املديرية العامة لألرشيف الوطني الجزائري قائمة شاملة للوثائق الدارية للواليات‬
‫ُ‬
‫سنة ‪ 2005‬ونشرت للتطبيق سنة ‪ 2006‬تحت اسم جدول تسيير وثائق أرشيف مديريات الوالية بناءا على املقرر رقم ‪217‬‬
‫املؤرخ في ‪ 03‬أبريل ‪ .2005‬وقد بدأ التفكير في هذا املشروع بداية ‪ 1990‬وتم اعتماده من قبل لجنة وطنية مختلطة عملت‬
‫تحت سلطة األمين العام لرئاسة الجمهورية ألجل ضبط القائمة أو جدول تسيير وثائق األرشيف‪ .‬هذا العمل لم يكتمل‬
‫بعد فهناك عدة قطاعات كالدارات املركزية والقطاع االقتصادي في انتظار هذه الوسيلة الهامة جدا كما أن هناك‬
‫مالحظات ُتسجل على جدول تسيير وثائق أرشيف الواليات‪1.‬‬

‫وألن اعتماد هذا الجدول بناءا على مقرر املدير العام لألرشيف الوطني‪ ،‬مما أفقده القوة القانونية التي اكتسبها‬
‫مثال القرار الوزاري املشترك الصادر في ‪ 03‬يونيو ‪ 1998‬لكل من األمين العام لرئاسة الجمهورية ووزير العدل الذي يحدد‬
‫طبيعة الرشيف القضائي ومدة حفظه لدى الجهات القضائية وآجال إتالفه أو إيداعه لدى املؤسسة املكلفة بالرشيف‬
‫الوطني‪2.‬‬

‫‪ .6.4‬التنظيم الفين لألرشيف‪:‬‬

‫تعتبر وظيفة التنظيم الفني من أهم وظائف إدارة وتسيير األرشيف‪ .‬ذلك أنها تتظافر وتتكامل فيها أو تتقاسمها‬
‫عدة عمليات فنية بدءا بالتصنيف ثم الترميز (الترقيم) ثم الترتيب والوصف وصوال إلى إعداد الفهارس وأدوات االسترجاع‬
‫أو االطالع‪ ...‬وبهذه الوظيفة يتم إعداد نظام فني لألرشيف يضمن حفظ الوثائق بصورة سليمة‪ ...‬ويكون أيضا أساسا‬
‫مهما إذا أريد استخدام تكنولوجيا املعلومات في حفظ األرشيف‪.‬‬
‫ومبدئيا تتوقف عمليات التنظيم الفني لألرشيف في مختلف األعمار على نوعية وكمية وطريقة ترتيب الوثائق في‬
‫الجهاز الداري املنتج لألرشيف‪ .‬فماذا عن هذه العمليات؟‬

‫‪ .1.6.4‬تصنيف األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.1.6.4‬مفهوم تصنيف األرشيف‪:‬‬

‫كل ما يشترك في صفة‬ ‫التصنيف(‪ ،)Classification‬عامة هو ّ‬

‫عملية تمييز األشياء عن بعضها البعض‪ ،‬ووضع ّ‬
‫واحدة أو أكثر معا في مجموعات لتسهيل ّ‬
‫التعرف عليها‪.‬‬
‫أما في ميدان املكتبات والوثائقية واألرشيف فالتصنيف هو نظام أو مخطط ّ‬
‫يتم وفقه ترتيب وترميز مقتنيات‬
‫املؤسسة الوثائقية من الوثائق‪ ،‬سواء كانت ورقية أو غيرها من املواد األخرى‪ ،‬اعتمادا على مواضيعها‪ ،‬حيث يستطيع‬
‫الباحث أو مسترجعها الوصول إلى مبتغاه بسهولة ويسر‪.‬‬
‫وإعداد نظام أو مخطط التصنيف عملية فكرية تتخذ من الوظائف العامة لإلدارة تصنيفات رئيسية‪ .‬ثم يقع‬
‫تبويب مختلف األنشطة واألعمال الدارية ضمن أقسام تدرج داخل هذه التصنيفات‪.‬‬

‫‪ .1‬حاج‪ ،‬شعيب‪ .‬تسييرأرصدة املصالح الوالئية لألرشيف والية تلمسان نموذجا‪ .‬مذكرة ماجستير‪ :‬تخصص علم املكتبات وعلم املكتبات والعلوم‬
‫الوثائقيةموجأ‪.107.‬‬
‫‪ .2‬املنشور رقم ‪ 438‬املتعلق بالقوائم الشاملة‪.‬‬
 ‫‪125‬‬

‫والهدف من إعداد نظام تصنيف لألرشيف هو تحديد مدى ارتباط وثائق الرصيد الواحد ببعضها ببع من جهة‪،‬‬
‫وضبط مجموع العالقات العضوية على مستوى مختلف األرصدة من جهة أخرى‪.‬‬
‫ويتمثل تصنيف األرشيف في ضبط طريقة لتجميع الوثائق داخل أقسام حسب أوجه التشابه بينها‪ ،‬وفق طرق‬
‫وأساليب وقواعد إج َرائية مبنية منطقيا وتدرجيا في شكل نظام أو مخطط تصنيف‪ .‬ويتم تقسيم الوثائق إلى مجموعات‬
‫صنف‪ .‬قد يكون هذا‬ ‫حسب أساس معين وفي النهاية تتحدد مجموعة أصناف تنضوي تحتها جميع وثائق الرصيد املُ َ‬
‫املقياس هو الشكل أو النوع أو الزمان أو املكان أو املوضوع أو املصدر‪...‬فتصنف األرصدة األرشيفية داخل مخازن‬
‫األرشيف‪ ،‬وتصنف العلب أو الرزم داخل رصيدها‪ ،‬وتصنف الوثائق داخل العلبة أو الرزمة‪ .‬وقد يتم تصنيف بالجمع‬
‫بين اثنين أو أكثر من هذه املقاييس بحسب الضرورة‪.‬‬
‫وحتى يكون نظام التصنيف ذو فاعلية ال بد أن يكون منطقيا ومتدرجا من العام إلى الخاص‪ُ ،‬مفصال‪ُ ،‬مترابطا‬
‫واضحا‪ ،‬مرنا‪ ،‬قابال لإلضافة والتوسع‪ ،‬كما ينبغي أن يتم التصنيف بحسب املراحل التي تتوارد فيها األرصدة األرشيفية إلى‬
‫مصلحة حفظ األرشيف‪.‬‬
‫ويراعى في نظام التصنيف أن يكون مشابها بقدر المكان الوضع الجاري في املؤسسة املنتجة وال يتأتى هذا إال‬
‫طورا خالل عشرات السنين من الخبرة‪ ،‬وهما‪ :‬مبدأ املنشأ األصلي ومبدأ‬‫باحترام مبدآن أساسيان في الترتيب األرشيفي ّ‬
‫الترتيب األصلي‪ .‬وعموما بتطبيق هذين املبدأين ُيضفيان إلى تطبيق مبدأ آخر هو أيضا أساسيا وهو احترام الرصيد بمعنى‬
‫أنه لألمانة األرشيفية ترتب الوثائق واألرصدة األرشيفية بنفس الترتيب الذي كانت محفوظة به أصال وذلك لضمان قيمتها‬
‫الثباتية واملعلوماتية‪.‬‬
‫ويحبذ في التصنيف أن يكون بسيطا يستعمله أي فرد غير الذي وضعه‪ .‬وأن تكون أسماء املوضوعات واضحة‬
‫وشائعة يستعملها املتخصص وغيره‪ .‬كما يسمح بإضافة موضوعات جديدة بدون األخالل بشكله العام أو بحذف‬
‫موضوعات زائدة أو التي أثبتت عدم صالحيتها‪.‬‬
‫لكن التصنيف وحده كعملية ذهنية ال يفي بالحاجة ألنه يقتصر على وضع إطار عام تتنزل ضمنه مجموع‬
‫الوثائق‪ ،‬والهدف من إعداده هو تحديد مدى ارتباط الوثائق ببعضها وضبط مجموع العالقات العضوية على مستوى‬
‫مختلف الوظائف من جهة وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة الواحدة من جهة أخرى‪.‬‬
‫وبعد اختيار نوع التصنيف املناسب يتم ترتيب األرصدة األرشيفية في الرفوف إما بطريقة بسيطة‪ ،‬وإما بطريقة‬
‫التصنيف‪.‬‬
‫‪ .2.1.6.4‬خصائص نظام(خمطط) التصنيف اجليد‪:‬‬

‫ليكون نظام التصنيف متماسكا ومجديا يجب أن تتوفر فيه خاصيات أساسية أهمها‪1 :‬‬

‫‪ .1‬التدرج‪ :‬وهو أن يأخذ نظام التصنيف بعين االعتبار تسلسل الوظائف وتفريعاتها من العام إلى الخاص‪.‬‬
‫وبذلك يتكون نظام التصنيف من أصناف رئيسية تتفرع عنها أصناف فرعية‪ ،‬وهذه األخيرة تتفرع بدورها إلى أقسام‬
‫وأقسام فرعية‪ .‬ويمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتض ى األمر‪.‬‬

‫‪ .1‬الفخفاخ‪ ،‬منصف‪ .‬التجربة التونسية في إدارة األرشيف الجاري والوسيط‪ .‬املؤتمرالثاني للتوثيق واألرشفة اإللكترونية‪ ،‬دبي‪ 16/14‬ديسمبر‪.2003‬‬
 ‫‪126‬‬

‫‪ .2‬املنطقية‪ :‬يجب أن يكون هناك تجانسا داخل األصناف وتفريعاتها بحيث يتم الجمع بين ما هو متشابه ويتم‬
‫الفصل بين ما هو مختلف من الوظائف واملواضيع‪ ،‬فيتسم نظام التصنيف بالتسلسل املنطقي أثناء ترتيب الوثائق‬
‫داخل األقسام‪.‬‬
‫‪ .3‬التفرد‪ :‬يسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقعا واحدا داخل نظام التصنيف فنضمن بذلك الفصل بين‬
‫مختلف األصناف بحيث تصنف كل وثيقة في الصنف أو القسم املناسب لها‪ .‬هذا‪ ،‬ويجب تجنب تجميع الوثائق تحت‬
‫عنوان "متفرقات" أو أي عنوان آخر غير دقيق‪.‬‬
‫‪ .4‬الشمولية‪ :‬وهي أن يكون نظام التصنيف شامال لجميع وثائق الوزارة أو الدارة العمومية مهما اختلفت‬
‫أشكال هذه الوثائق وتنوعت املعلومات التي تتضمنها دون استثناء‪ ،‬وأن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائف واألعمال‬
‫الدارية‪ .‬فيخصص لكل وثيقة أو مجموعة من الوثائق مكانا محددا يتماش ى وطبيعتها داخل مختلف مستويات املنظومة‬
‫التصنيفية سواء على مستوى الصنف الرئيس ي أو الصنف الفرعي أو القسم أو القسم الفرعي‪.‬‬
‫‪ .5‬القابلية للتمدد‪ :‬وهي قابلية نظام التصنيف في التفريع عند الحاجة ليضمن احتواء نوعيات جديدة من‬
‫الوثائق التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداد نظام التصنيف أو نوعيات أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة‪.‬‬

‫‪ .3.1.6.4‬طرق تصنيف األرشيف‪:‬‬

‫ولتصنيف األرشيف هناك عدة طرق‪ ،‬منها الرئيسية‪ ،‬وأخرى ثانوية‪ ،‬ولكل واحدة منها جوانب إيجابية وجوانب‬
‫سلبية أو محدودية‪.‬‬
‫فأما طرق التصنيف الرئيسية‪ ،‬فهي‪:‬‬
‫‪ .1‬التصنيف األلفبائي‪ :‬وفيه ترتب امللفات والوثائق حسب تسلسل أسمائها األلفبائيا‪ .‬وينطبق هذا النوع من‬
‫التصنيف فقط على أسماء ألشخاص ماديين أو معنويين أو ملواقع جغرافية‪ ،‬وال يمكن استعماله في حاالت أخرى‪ .‬ونظرا‬
‫لتعقده وعدم قابليته للتمدد (عدد الحروف محدود)‪ ،‬ال يقع االعتماد عليه كثيرا في نظم التصنيف‪.‬‬
‫وفي الفهارس األلفبائي الرقمية‪ ،‬يتم ترقيم األبواب الرئيسية ثم الفصول ثم املوضوعات باعتماد الحروف واألرقام‬
‫كما يلي‪:‬‬
‫أ‪ .‬االقتصاد الوطني‬
‫أ‪ .1 /‬الثروة الحيوانية‬
‫أ‪ .2 /‬الثروة املائية‬
‫أ‪/2/‬أ‪ .‬األسماك‬
‫أ‪/2/‬ب‪ .‬السلمون‪..‬‬
‫ومن عيوبه أن الحروف الهجائية محددة إذ أن عددها ‪ 28‬حرفا‪ ،‬وعليه ال يمكن زيادة األبواب الرئيسية أو‬
‫الفصول أو املوضوعات عن ‪ 28‬دائما‪.‬‬
 ‫‪127‬‬

‫‪ .2‬التصنيف العددي‪ ،‬وفيها ترتب امللفات بحسب التتابع الطبيعي لألعداد بحيث يحدد امللف بالعدد الذي‬
‫خصص له‪ ،‬وتحمل الوثائق رقم امللف‪ .‬فيمكن االستدالل بسهولة على الوثائق‪ .‬لكن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث‬
‫تمكن من التعرف على الرقم املناسب للوثائق‪ .‬وعند ذلك يتيسر ضبطها فوق الرفوف‪.‬‬
‫وللتصنيف العددي عدة طرق هي الترقيم(التصنيف) املستمر(املسلسل)‪ ،‬وفيه ترتب املوضوعات وفقا ألرقام‬
‫مسلسلة تبدأ من الرقم ‪ 1‬إلى ما ال نهاية‪ .‬وتخصص األرقام الجديدة للموضوعات الجديدة‪ .‬والتصنيف املزدوج باألرقام‬
‫يعتمد األبواب الرئيسية بحيث يخص الرقم األول دائما الباب الرئيس ي‪ ،‬والرقم الثاني يخص الفصل‪ ،‬والرقم الثالث‬
‫يخص املوضوع‪ .‬ويمكن إضافة أية فصول جديدة عند الحاجة‪ ،‬فقط ينصح بعدم زيادة التقسيمات عن ثالثة وحدات‬
‫حتى ال يصعب البحث‪ .‬مثال‪:‬‬
‫‪ .2‬الشؤون املالية‬
‫‪ .1/2‬مصروفات‬
‫‪ .1/1/2‬مصروفات عامة‬
‫‪ .2/1/2‬النارة‬
‫‪ .3/1/2‬املياه‪.‬‬
‫‪ .2/2‬حسابات‪.‬‬
‫‪ .3/2‬ميزانية‪.‬‬
‫‪....3‬‬
‫‪...1/3‬‬
‫‪ .3‬التصنيف املوضوعي‪ ،‬يقض ي بوضع الوثائق الخاصة بموضوع معين في مكان واحد‪ .‬وتعتمد هذه الطريقة‬
‫على تقسيم املوضوعات إلى أبواب رئيسية‪ ،‬ثم ينقسم كل باب إلى فصول وكل فصل إلى موضوعات وهكذا‪ ..‬وهذه‬
‫الطريقة يمكن إدماجها مع أي طريقة أخرى هجائية أو عددية‪.‬‬
‫وأما من طرق التصنيف الثانوية‪ ،‬نجد‪:‬‬
‫‪ .4‬التصنيف الزمني‪ :‬وفيها يعتمد تاريخ صدور الوثائق كأساس لتجميعها في مجموعة واحدة في مدة زمنية‬
‫محددة‪ ،‬بحيث تنظم الوثائق في املوضوع الواحد أو املكان الواحد وفقا للتدرج الزمني‪ .‬وفي الغالب ينطبق هذا التصنيف‬
‫على املراسالت والوثائق الحسابية‪ .‬وتجدر الشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع نوع آخر من التصنيف ليكون عمليا‬
‫كالتصنيف املوضوعي أو الجغرافي‪ .‬ويمكن أن يستعمل معيار إضافي إذا كانت بعض امللفات تحمل نفس التاريخ‪.‬‬
‫‪ .5‬التصنيف الجغرافي‪ :‬ويقوم على تقسيم املناطق القليمية إلى أقسام جغرافية التي بدورها تجزأ إلى أبسط‬
‫حيز جغرافي‪ ،‬ثم تقسم الوثائق األرشيفية بحسب املكان الذي صدرت منه‪ .‬وغالبا ما يجمع بين هذه الطريقة والطريقة‬
‫املوضوعية‪ ،‬غير أن هذه الطريقة تتطلب إرفاقها بدليل يبين التقسيم الجغرافي للدولة‪ .‬وأيضا إرفاقها بكشاف أبجدي‬
‫للمناطق الجغرافية لتسهيل عملية البحث‪.‬‬
‫‪ .6‬التصنيف الشكلي‪ :‬تجمع الوثائق املتشابهة في النوع مع بعضها البعض‪ .‬ومن املفيد أيضا أن يالزم هذه‬
‫الطريقة التدرج الزمني تحت كل نوع أو التدرج املصدري كأن توضع قرارات مجلس الوزراء في شكل مجموعات مرتبة زمنيا‬
 ‫‪128‬‬

‫أو توضع القرارات أو البرقيات وغيرها في مجموعة واحدة مرتبة وفقا ملصادرها‪ .‬وفي هذه الحالة أيضا ترتب كل مجموعة‬
‫زمنيا‪.‬‬
‫‪ .7‬التصنيف الوظيفي‪ :‬يعتمد على الوظائف التي تقوم بها املؤسسة كأساس لتصنيف الوثائق‪ ،‬وتؤدي كل‬
‫وظيفة على صنف رئيس ي‪ .‬وتتفرع الوظيفة إلى وظائف فرعية تقابلها في نظام التصنيف أصناف فرعية‪ .‬وتتفرع كل وظيفة‬
‫فرعية إلى أقسام ويتجزأ كل قسم إلى أقسام فرعية‪ .‬وتتدرج تركيبة املواضيع الناشئة عن ذلك من العام إلى الخاص‪،‬‬
‫وتكون قابلة للتمدد والتطور‪ .‬وهذا وتصاحبها منظومة عددية تمثل رموز التصنيف لهذه املواضيع‪ .‬مثال تفريعات صنف‬
‫رئيس ي‪:‬‬
‫نظام التصنيف رمزالتصنيف‬ ‫الوظيفة وتفريعاتها‬
‫‪1000‬‬ ‫صنف رئيس ي‬ ‫وظيفة التسيير العام لوزارة‬
‫‪1100‬‬ ‫صنف فرعي‬ ‫وظيفة فرعية للتسيير العام لوزارة‬
‫‪1110‬‬ ‫قسم‬ ‫أقسام الوظيفة الفرعية للتسيير العام لوزارة‬
‫‪1111‬‬ ‫أقسام فرعية اقسم من وظيفة فرعية للتسيير العام لوزارة قسم فرعي‬

‫والجدير باملالحظة أن نظام التصنيف هذا ال يعتمد التنظيم الهيكلي لإلدارة املعنية وذلك لعدة اعتبارات منها‪:‬‬
‫هشاشة هذه القاعدة التصنيفية‪ ،‬واملتغيرات التي قد تطرأ على الهياكل كحذف مصلحة أو إحداث مصلحة جديدة أو‬
‫إدماج املصالح فيما بينها أو قصلها عن بعضها البعض‪.‬‬
‫ويحمل التصنيف الوظيفي عدة مزايا ّ‬
‫أهمها‪:‬‬
‫ّ‬
‫يمكن من جعل نظام التصنيف أداة تصرف ناجعة وشاملة تلم بكافة الجوانب الخاصة بتنظيم الوثائق في‬ ‫‪‬‬

‫املرفق العمومي‪.‬‬
‫يضع الوثيقة أو امللف في الطار الذي نشأت فيه‪ ،‬ألن فصل الوثائق عن هذا الطار قد يؤدي إلى صعوبة في‬ ‫‪‬‬

‫فهم املعلومات التي تحتويها والعالقة التي تربط بينها‪.‬‬

‫يبقي صالحا حتى وإن طرأ تغيير على املشموالت التي تضطلع بها الدارة ألنه يسهل تحيينه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫قابل للتمدد والتطور ال يرتبط بالتنظيم الهيكلي لإلدارة املعنية ألنه ينبني على الوظائف وتفريعاتها وال على‬ ‫‪‬‬

‫أسماء املصالح‪.‬‬
‫وعموما فمن الضروري أن يألف العامل بالفهارس نظام التصنيف الذي يستخدم في مكان عمله قبل أن يبدأ في‬
‫استخدامه حتى ال يتشتت انتباهه فيما بعد‪.‬‬

‫‪ .4.1.6.4‬مراحل إعداد نظام (خمطط) تصنيف األرشيف‪:‬‬

‫يتوزع إعداد نظام تصنيف وثائق وأرشيف مؤسسة ما على عدة مراحل‪ ،‬هي‪:‬‬
‫‪ .1‬إعداد الهيكل النظري للدليل (املقدمة ‪ /‬األهداف ‪ /‬كيفية االستخدام ‪.../‬الخ)‪،‬‬
‫‪ .2‬تحديد الوظائف الخصوصية للمؤسسة بعد تحديد الوظائف املشتركة بدليل نظام تصنيف الوثائق‬
‫املشتركة املعد من قبل األرشيف الوطني‪،‬‬
 ‫‪129‬‬

‫‪ .3‬تفريع الوظائف الخصوصية املستخرجة إلى أصناف وأقسام وفروع‪ :‬بحيث تغطي مجملها كافة الوظائف‬
‫املنوطة باملؤسسة بكيفية تجعل لكل وثيقة أو ملف َموقعا داخل نظام التصنيف‪ .‬فبعد ضبط األصناف الرئيسية‪ ،‬يجب‬
‫تقسيمها وتفريعها حسب الحاجة إلى عدة مستويات‪ .‬ويكون عدد مستويات التقسيم مرتبطا بمدى تشعب الوظيفة‬
‫ودرجة تعقيدها‪ .‬فكلما كانت الوظيفة معقدة كلما زادت مستويات التقسيم التي هي في نهاية األمر تكريس لشمولية‬
‫النظام التصنيفي وتغطيته ملجمل وثائق وملفات الدارة املعنية‪.‬‬
‫‪ .4‬تحديد نوع التصنيف والرموز املعتمدة‪ ،‬وهناك نوعين من الترميز‪:‬‬
‫الترميز العددي‪ :‬وهو إما باالعتماد على سلسلة األعداد‪ ،‬وإما باالعتماد على رموز ذات داللية زمنية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الترميز األلفبائي‪ :‬وهو باالعتماد على الحروف الهجائية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الترميز املركب‪ :‬إما عددي – عددي أو عدد – ألفبائي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .5‬ترميز الوظائف بمختلف فروعها‪ ،‬يتمثل الترميز في إسناد رموز لجميع األصناف واألقسام وتكون الرموز في‬
‫ُ‬
‫شكل أرقام أو في شكل مزدوج بين األرقام والحروف‪ .‬هذه الرموز هي بمثابة امل َع ّرف ألي وحدة من وحدات التقسيم وهي‬
‫التي ستجعل كل تفريع يتفرد عن غيره‪.‬‬
‫‪ .6‬إعداد كشاف للنظام للبحث عن الرموز املحددة‪ ،‬يتألف هذا الكشاف من رؤوس املوضوعات الواردة بنظام‬
‫التصنيف وفي بعض األحيان من كلمات دالة على هذه املواضيع أو على تفريعات نظام التصنيف‪ .‬وتشير املوضوعات‬
‫والكلمات الدالة إلى رمز التصنيف املناسب لها والذي يمكن ضبطه بسهولة في قائمة التفريعات املرتبة حسب التسلسل‬
‫ّ‬
‫العددي في نظام التصنيف‪ُ .‬ي َمكن الكشاف إذا من تحديد موقع الوثيقة أو امللف ضمن مختلف تفريعات نظام‬
‫ّ‬
‫التصنيف‪ ،‬كما يمكن من التعرف على رمز التصنيف املناسب‪.‬‬
‫‪ .7‬عرض النظام على مصالح األرشيف الوطني للموافقة واملصادقة عليه‪ .‬لوضعه ّ‬
‫حيز التنفيذ يجب إعداد‬
‫العدة على ثالثة مستويات‪ :‬تحسيس املسؤولين واملتعاملين مع الوثائق وتكوين األخصائيين واملكلفين بمسك األرشيف على‬
‫االستعمال‪.‬‬

‫‪ .2.6.4‬ترتيب األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.2.6.4‬مفهوم ترتيب األرشيف‪:‬‬

‫الترتيب (‪ )Arrangement: classement‬عامة هو تنظيم األشياء أو مجموعات األشياء لنحصل على منظومة‬
‫معينه في االتجاه وذلك من خالل قاعدة ما؛ مثل ترتيب األشياء بناء على الحجم وامللمس والطعم واللون والصوت في‬
‫نظام تصاعدي أو تنازلي‪.‬‬
‫أما الترتيب في األرشيف فهو الطرف الذي يربط بين نظام التصنيف‪ ،‬وتجسيده عمليا‪ .‬لذا فهو عملية تصنيف‬
‫مادي‪ ،‬فمن خالل الرموز التي أسندتها عملية التصنيف إلى الوثائق‪ ،‬يتم حفظ الوثائق ووضعها في تنظيم منطقي حسب‬
‫تسلسل رموزها‪.‬‬
 ‫‪130‬‬

‫‪ .2.2.6.4‬الفرق بني الرتتيب والتصنيف‪:‬‬

‫الفرق بين التصنيف والترتيب هو أن التصنيف (‪ )Classification‬فعل تشكيل في فئة أو فئات والتوزيع في‬
‫مجموعات األشياء مثل‪ :‬الفئات‪ ،‬األوامر‪ ،‬واألسر‪ ،‬الخ‪ ،‬وفقا لبعض العالقات أو السمات املشتركة‪ ،‬في حين الترتيب‬
‫(‪ )Arrangement‬هو فعل الترتيب‪.‬‬
‫ومن حيث االستخدام العملي‪ ،‬يستخدم مصطلحي التصنيف والترتيب كمترادفين لنفس العملية‪ .‬وإن كان‬
‫األرشيفيون يفضلون استخدام مصطلح ترتيب(‪ )Arrangement‬بدال من لفظ تصنيف (‪.)Classification‬‬
‫لكن يمكن أن نميز بين املفهومين‪ ،‬اللذين‪ ،‬غالبا ما يقع الخلط بينهما‪:‬‬

‫ُ‬
‫الترتيب عملية مادية تطبق على األرصدة األرشيفية‬ ‫التصنيف عملية فكرية تعنى بتجميع املوضوعات‬
‫األساسية‪ ،‬وبلورتها لتمثل الوظائف العامة لإلدارة التي تتميز وتختص بترتيب الوثائق أو السالسل أو الرصيد داخل محل‬
‫الحفظ‪،‬‬ ‫بتركيبة منطقية متدرجة ومتفرعة‪.‬‬

‫ُيرتب الوحدات (ملفات‪ ،‬حزم‪ ،‬علب‪ )... ،‬داخل‬ ‫ويؤدي إلى تصور نظام أو مخطط تصنيف‪ ،‬ووضعه‬
‫الرصيد‪ ،‬أو ترتيب الوثائق (أوراق‪ ،‬مجموعات األوراق) داخل‬ ‫حيز التنفيذ‪.‬‬
‫الوحدة‪.‬‬

‫أما الترتيب‪ ،‬عادة ما يكون عملي ومقبول من قبل‬ ‫التصنيف إلى حد ما‪ ،‬هو عمل أولي أو سابق للترتيب‪،‬‬
‫املتخصصين في امليدان‪.‬‬ ‫حسب بحث الفئات "الطبيعية" في امليدان‪.‬‬

‫أما الترتيب فهو تنظيم هذه الوثائق بطريقة معينة‬ ‫والتصنيف في األرشيف هو تقسيم الوثائق إلى‬
‫مجموعات متماثلة تجمع كل منـها صفة مشتركة‪ ،‬تمهيدا ليسهل الرجوع إلى أي منها في أقل وقت وبأدنى جهد‪ .‬ويتميز‬
‫الترتيب بتوظيف التشكيلة التي تأخذها‪ ،‬إما الفئات‬ ‫لترتيبها وحفظها تحت تسمية واحدة تدل عليها‪.‬‬
‫(الضرائب‪ ،‬التسميات‪ ،‬فئات من املواضيع)‪ ،‬وإما العالقات‬
‫بين هذه الفئات ولهيكل الشجرة الناتجة‪.‬‬

‫وعملية الترتيب هي ترتيب األشياء حسب عالقتها‬ ‫والتصنيف هو أيضا البحث عن التفريعة املناسبة‬
‫التي تسند إلى كل وثيقة أو ملف يخص الرصيد األرشيفي بعضها ببعض‪ ،‬وتتم في أصغر وحدة وهي الوثيقة أو القطعة‬
‫إلى الرصيد األرشيفي بأكمله‪ ،‬وذلك باعتماد الرموز املسندة‬ ‫املعني بنظام التصنيف‪.‬‬
‫إلى الوثائق بناء على نظام التصنيف‪.‬‬
‫والترتيب أداة أساسية لتنظيم معارف وعمل كل‬ ‫في التصنيف ال يمكن تجاهل وجهات النظر‪ ،‬وهو‬
‫محل انتقادات عموما‪ .‬بالرغم من تسليطه الضوء على شخص ضمن املجموعة‪ .‬فترتيب األشياء أو املعرفة هو‬
‫وضعها فيما يتعلق بعضها البعض‪.‬‬ ‫طبيعة املعرفة‪.‬‬

‫‪ .3.2.6.4‬مستويات ترتيب األرشيف‪:‬‬

‫يتم الترتيب في املكاتب واملصالح املنتجة‪ ،‬كما يتم في أماكن الحفظ األخرى‪.‬‬
‫‪ .1‬الترتيب داخل املكاتب‪ :‬على املوظف الداري أو املختص تحديد إطار واضح ومحدد لترتيب للوثائق‪ ،‬ويهدف‬
‫ذلك إلى تسهيل الوصول للوثائق قيد الخدمة‪ ،‬والتي تستخدم بشكل يومي وفوري كون القيمة الدارية لتلك الوثائق ما‬
‫تزال عالية واألرشيف حي‪ .‬والطريقة أكثر اتباعا هي الترتيب العضوي حسب الجهة املنتجة وهيكل املؤسسة املنتجة‪ ،‬ويتم‬
‫الترتيب داخل هذا السياق وفق الطرق التالية أو باعتماد أكثر من طريقة من بين هذه الطرق‪:‬‬
 ‫‪131‬‬

‫الترتيب األلفبائي‪ :‬ويتم ترتيب الوثائق أو امللفات حسب الترتيب األلفبائي بالنسبة للوثائق وامللفات‬ ‫أ‪.‬‬
‫ذات الطبيعة الواحدة أو لها نفس املوضوع أو نفس الهيكل‪ ،‬ومثال على ذلك ملفات املوظفين وكل‬
‫ملفات األجهزة التي تتعامل مع األشخاص كملفات رخص السياقة‪ ،‬جوازات السفر‪ ،‬البطاقات‬
‫الرمادية‪ ،‬البنوك‪ ،‬املؤسسات التعليمية واملستشفيات والدارات املكلفة بالتنظيم العام‪...‬‬
‫ب‪ .‬الترتيب الزمني‪ :‬وترتب بعض الوثائق أو امللفات وفقا لتاريخ النتاج ويتعلق األمر بجمع كل الوثائق التي‬
‫تهم فترة زمنية معينة طبقا لتاريخ صدورها‪ ،‬ويستخدم الترتيب الزمني خاصة بالنسبة ألنشطة‬
‫الشؤون املالية في أجهزة الدولة كامليزانية‪ ،‬واملحاسبة‪ ،‬ترتيب املراسيم‪ ،‬األوامر والقرارات وكل ما يعود‬
‫استرجاعه حسب تاريخ الصدور‪.‬‬
‫ج‪ .‬الترتيب الرقمي‪ :‬ويطبق في حالة ما تكون الوثائق تحتمل بطبيعتها رقما معينا كاملنشورات املختلفة‬
‫واملناشير ‪...‬‬
‫د‪ .‬الترتيب األلفبائي الزمني‪ :‬ويتم هذا النوع من الترتيب عندما ترتب امللفات ألفبائيا حسب طبيعتها‬
‫وكذلك يكون الترقيم الزمني ذا داللة بالنسبة لتلك الوثائق‪.‬‬
‫‪ .2‬الترتيب في مصالح األرشيف‪:‬‬
‫ويتم الترتيب في هذا املستوى بطريقتين‪:‬‬
‫الترتيب العضوي‪ :‬يتم ترتيب الرصيد إلى سالسل وسالسل فرعية بإتباع مصدر الوثائق وبنية‬ ‫أ‪.‬‬
‫املؤسسة املنتجة لها‪ ،‬ومبدأ الترتيب العضوي الذي يتركز على مبدأ احترام األرصدة‪ ،‬ويقوم بتجميع‬
‫األرصدة حسب املصالح وفي هذه الحالة يجب حجز مساحة كافية خاصة الستقبال دفع كل مصلحة‬
‫على حدة‪ 1،‬إذ أن عملية الترتيب العضوي تطرح قضية توفير املساحة الكافية الستقبال أرشيف كل‬
‫مصلحة وترتيبه وإلحاقه بالرصيد املحفوظ سلفا لدى مصلحة الحفظ املؤقت املتعلق باملصلحة‬
‫الدافعة نفسها‪.‬‬
‫ب‪ .‬الترتيب املسترسل‪ :‬ويعتمد هذا النوع من الترتيب على الترتيب املستمر لألرصدة املستقبلة من الجهات‬
‫املختلفة‪ ،‬بشرط أن تنجز بطاقة منهجية تحدد مكان حفظ كل رصيد في املخزن حتى يتمكن األرشيفي‬
‫من إيجاد بسهولة الوثائق التي يبحث عنها‪ ،‬والترتيب املسترسل يهتم بوضع األرصدة في تتابع مستمر‬
‫بغض النظر عن املصلحة األصلية‪ .‬في هذه الحالة من الضروري إعداد بطاقة طوبوغرافية ملعرفة‬
‫موقع ومكان كل دفعة على الرفوف أو في املخزن‪2 .‬‬

‫ج‪ .‬الترميز أو الترقيم‪ :‬الترميز (‪ )Quotation: cotation‬إعطاء ملجموعة من الوثائق (رصيد‪ ،‬سالسل‪،‬‬
‫سالسل فرعية ‪ )...‬رموزا مميزة تنطبق على مجموعة الوحدات والوثائق املختارة‪ .‬فتعتبر تلك الرموز‬
‫أرقاما للوثائق‪ .‬الترميز أو الترقيم هو املرحلة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس‪ .‬يتم ترتيب‬
‫الوثائق تبعا لرموزها التي تعتبر عامال أساسيا في وصف تلك الوثائق‪ .‬وطرق الترقيم عادة إما أن تكون‬
‫رقمية أو بالحروف أو بالثنين معا‪:‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪BADJAJA, Abdelkrim. La formation des Archives et le pré archivage. Constantine : direction des archives, 1980. p. 07.‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪BADJAJA, Abdelkrim. Op.cit. 08.‬‬
 ‫‪132‬‬

‫استعمال األرقام‪ :‬يمكن اختيار األرقام للترميز بحيث يوضع رقم أو أكثر لكل وحدة‪ ،‬إما أن تدل‬ ‫‪‬‬

‫على الوحدة املنتجة أو على نوع الوثيقة أو موضوعها ورقمها للعلبة أو الحزمة‪ ،‬وكذلك رقم‬
‫الدفع؛ كما يمكن استعمال رموزا للداللة على شكل الوثيقة (ورقية‪ ،‬مصورة‪ ،‬أشكال مصغرة‪،‬‬
‫وسائط تكنولوجية)‪.‬‬
‫ّ‬
‫استعمال أحرف الهجاء‪ :‬أ‪ ،‬ب‪ ،‬ت‪ ،‬ث‪ ... ،‬أو هجائي ُمركب‪ :‬أ‪/‬ج‪/‬ن‪ ،‬أ‪/‬ج‪/‬ه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫استعمال مزدوج‪ :‬أرقاما وحروفا‪ ،‬فتدمج الحروف مع األرقام وذلك ملا تكتنفه الطريقة الهجائية‬ ‫‪‬‬

‫من قصور حيث تقتصر على ‪ 28‬حرف فقط‪ .‬فيمكن أن تحمل األرصدة أو السالسل الفرعية‬
‫وامللفات رموزا مكونة من حرف أو أكثر و أرقام أو أكثر معا‪ ،‬مثال‪ ...B2،B1،A2، A1 :‬أو‪ :‬ن‪/‬أ‪، 5/‬‬
‫أ‪/‬ب‪.)3/‬‬
‫إن أفضل طريقة هي الطريقة العددية املركبة نظرا ملرونتها كما أنها الترقيم املستخدم في‬
‫التقنيات الحديثة بعد دخول الحاسب في أعمال املكاتب‪ .‬وبعد عملية الترقيم ترتب العلب على‬
‫الرفوف وتسمى هذه العملية (‪.)Arrangement: Rangement‬‬

‫‪ .3.6.4‬الوصف الببليوغرايف (فهرسة) لألرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.3.6.4‬مفهوم وصف األرشيف‪:‬‬

‫وصف (فهرسة) األرشيف هي املرحلة املتممة ملرحلتي التصنيف والترتيب‪ُ ،‬وي َعرف بأنه عملية إنشاء فهارس خاصة‬
‫بما تحتويه مؤسسة أو مركز أو مصلحة األرشيف من وثائق ومستندات وتطبيقها على جميع األوراق الواردة أو الصادرة‬
‫ُ‬
‫أو املعدة للحفظ‪ ،‬وصفا كامال للوثائق واملعلومات التي تحويها تلك األرصدة بطريقة ت َس ّهل استرجاعها بأسرع وقت وأقل‬
‫جهد ممكنين‪.‬‬
‫وينقسم وصف األرشيف إلى قسمين‪ - :‬القسم األول‪ :‬وضع نظام لهيكل املعلومات‪.‬‬
‫‪ -‬القسم الثاني‪ :‬وضع التطبيق العملي للوصف‪.‬‬

‫‪ .2.3.6.4‬أنواع الفهارس األرشيفية‪:‬‬

‫تنقسم الفهارس من حيث طبيعة األعمال بكل مؤسسة أرشيفية إلى‪:‬‬

‫‪ .1‬الفهرس املوضوعي‪ :‬عبارة عن مجموعة من املعلومات والبيانات مرتبة هجائيا حسب موضوعاتها أمام كل‬
‫موضوع الرقم الذي يدل على مكان وجود امللف‪.‬‬
‫‪ .2‬فهرس األسماء‪ :‬هي املعلومات والبيانات التي تم تجميعها حسب األسماء سواء كانت أسماء أشخاص أو‬
‫مؤسسات وطبقا الخطة وفهرسة األسماء‪.‬‬
 ‫‪133‬‬

‫‪ .3.3.6.4‬أشكال الفهارس األرشيفية‪:‬‬

‫بعضها متطور والبعض اآلخر تقليدي يعتبر معوقا من املعوقات التي تعترض مصالح األرشيف‪ ،‬وأهم هذه‬
‫األشكال‪:‬‬
‫‪ .1‬فهارس البطاقات‪ :‬وهي من أهم مصادر املعلومات ألية مؤسسة كما يعتبر أهم األدلة التي ترشد الباحثين‬
‫واألخصائيين على أماكن املعلومات التي يرغبونها‪ .‬حيث يوجد العديد من أشكال فهارس البطاقات فمنها أجهزة الفهارس‬
‫املرئية واألكثر تطور وهي البطاقات املثقبة‪.‬‬
‫ومحتوياتها بطاقات من ورق مقوى مقاساتها مختلفة حسب حجم األدراج التي تحفظ بها‪ ،‬ولها نوعان‪:‬‬
‫بطاقات إرشادية‪ :‬مستطيلة ولها بروز من الناحية اليمنى من أعلى أو من أماكن مختلفة من الحافة‬ ‫•‬
‫العلوية للبطاقة‪ ،‬للداللة على ما بعدها من بطاقات حيث يكتب على هذا البروز الرقم الخاص‬
‫بامللفات الدارية أو امللفات السمية‪.‬‬
‫بطاقات عادية‪ :‬مستطيلة الشكل أيضا وتخصص واحدة منها لكل ملف‪ ،‬يسجل عليها اسم امللف‬ ‫•‬
‫ورقمه ومكان وجوده في أجهزة الحفظ‪ ،‬من مزاياها سهولة الضافة لها أو الحذف منها – تعيش ملدة‬
‫طويلة ‪ -‬تحافظ على سرية املعلومات‪.‬‬
‫ومميزات بطاقات الفهارس‪:‬‬
‫البطاقة تعتبر وحدة مستقلة لتجميع املعلومات والبيانات عن أي شخص أو موضوع‪.‬‬ ‫أ‪.‬‬
‫سهولة إضافة املعلومات أو استرجاعها‪.‬‬ ‫ب‪.‬‬
‫املرونة فمن السهل أي بطاقات جديدة أو حذف أية بطاقات قد أبطل العمل بها‪.‬‬ ‫ج‪.‬‬
‫ال تحتاج إلى معدات كثيرة أو تكاليف عالية‪.‬‬ ‫د‪.‬‬
‫‪ .2‬فهارس البطاقات املرئية‪ :‬هي عبارة عن دواليب صغيره من الصاج املطلي لحفظ البطاقات يتألف كل دوالب‬
‫من األدراج من عدد األدراج املسطحة حسب حجم كل منها‪ .‬وأهم ما يميز هذا النوع من أشكال الفهارس البطاقات أن‬
‫جميع املوضوعات أو األسماء التي يحويها كل درج من أدراج الفهرس تظهر بمجرد سحب الدرج في حالة يقع الباحث على‬
‫البطاقة املطلوبة من أجل هذا سمي هذا النوع بالفهارس املتطورة‪.‬‬
‫مميزات هذه البطاقات‪:‬‬
‫أ‪ .‬تعطي الباحث املعلومات التي يرغبها دون الرجوع إلى ملفات‪.‬‬
‫ب‪ .‬توفر الكثير من الوقت‪.‬‬
‫ج‪ .‬تحافظ على املستندات التي تضمها امللفات من االستهالك‪.‬‬
‫عيوبها‪ :‬في حالة إضافة بطاقات جيدة يجب ترحيل كافة البطاقات التي تليها لذا يجب ترك فراغات في كل درج‬
‫لالستيعاب البطاقات الجديدة‪.‬‬
 ‫‪134‬‬

‫‪ .3‬الفهارس املطبوعة‪ :‬وهي عبارة عن قوائم مطبوعة تحتوي على كافة املوضوعات أو األسماء التي تضمها‬
‫محفوظات أية مؤسسة مرتبة هجائيا وأمام كل موضوع أو اسم رقم ملفه طبقا لطريقة الترقيم املستخدمة ويتم توزيعه‬
‫على كافة إدارات وأقسام املؤسسة‪.‬‬
‫تتميز هذه الفهارس‪ :‬إنها تعمل على تسهيل تداول املعلومات من خاللها يستطيع أي موظف من أي إدارة من‬
‫الدارات املؤسسة أن يلم باملوضوعات التي تخص إدارته‪ .‬وكذلك جميع املوضوعات الخاصة بإدارات األخرى‪.‬‬
‫عيوب هذ الشكل من الفهارس‪ :‬صعوبة إضافة أية موضوعات جديدة إلية ولذا طبع مالحق دورية إما ربع سنوية‬
‫أو نصف سنوية أو سنوية حسب كمية املوضوعات الجديدة ثم توزيع على الدارات واألقسام التي تم توزيع الفرس‬
‫األصلية عليها‪.‬‬
‫‪ .4‬الفهرس السجل‪ :‬وهو عبارة عن سجل أو دفتر كبير أو كراسة أو أوراق سائبة يتم تسجيل عليها موضوعات‬
‫الوثائق أو األسماء الواردة فيها وأمام كل موضوع أو اسم رقم ملفه وأماكن وجودها في أجهزة الحفظ‪ ،‬مع ترك فراغات‬
‫لمكانية الضافة إلية في املستقبل‪ .‬إال أن هذا الفهرس ال يستوعب كافة الضافات إليه بعد ملء الفراغات وصعوبة‬
‫الحذف منه‪ ،‬ثم تعرضه للتلف السريع‪ ،‬وعدم محافظته على سرية املعلومات ألنه مكشوف‪ ،‬األمر الذي يشوه منظره‬
‫ويفقده أهميته كفهرس‪.‬‬

‫‪ .7.4‬حذف وإيداع األرشيف‪:‬‬

‫بعد تضخم األرصـدة األرشيفية في مؤسسة ما جراء التجمـع الطبيعـي للوثائـق الناتجـة عن نشاطها اليومية‪،‬‬
‫والحساس بهذا التراكم الخارج عن السيطرة‪ ،‬تقـوم هذه املؤسسة بالتفكير في التخلص من األرصدة التي انتهت فائدتها‬
‫الداريـة‪ .‬فمن القانوني واملنظم أن تجري عمليـة إيداع أو دفـع باستمرار إلى مؤسسة األرشيف الوطني‪.‬‬
‫فاليداع من الجراءات الضرورية ألي نظام حفظ‪ ،‬ذلك أنه بعد إتمام عملية التقييم من الضروري العمل على‬
‫ترحيل األرشيف الذي كان نشطا إلى أماكن حفظ الوثائق متوسطة النشاط بعد انتهاء املدة املقررة له‪ ،‬وكذلك ترحيل‬
‫األرشيف الوسيط إلى أماكن حفظ األرشيف غير النشط بعد انتهاء املدة املقررة له طبقا لالئحة األرشيف‪.‬‬
‫فأول عمل يساعد األرشيفي في مسار السلسلة األرشيفية هو التحكم في عملية الدفع والسيطرة على املحالت من‬
‫البداية‪ ،‬حيث يساعده ذلك في تنظيم الدفوعات وتوجيهها إلى االنطالق في باقي العمليات‪ .‬وعلى األرشيفي أيضا أن يقوم‬
‫بتزويد منتجي الوثائق بنماذج لجداول الدفع وبكيفية تحريرها‪ ،‬وعملية إيداع ونقل وتحويل األرشيف‪ .‬فماذا عن هذه‬
‫العملية؟‬

‫‪ .1.7.4‬حذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.1.7.4‬مفهوم حذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‪:‬‬

‫الحذف أو البعاد أو القصاء (‪ )Elimination‬قضية رئيسية لألرشيف الحديث‪ ،‬وهو نتيجة تشخيص وتقييم‬
‫وفرز وتنقية الوثائق واألرصدة األرشيفية‪ ،‬فإذا كان التشخيص أو التقييم عمال فكريا‪ ،‬فإن الحذف هو الشطر املادي‬
‫لهذه العملية‪ .‬حيث يتم بموجبه حذف وإبعاد الوثائق التي لم تعد لها أدنى قيمة إدارية أو علمية أو تاريخية‪ ،‬فضال عن‬
‫حذف النسخ املتكررة والزائدة واألوراق البيضاء واملسودات واالستمارات الفارغة في أول حياة هذه الوثائق واألرشيفات‪.‬‬
 ‫‪135‬‬

‫وهناك من َعرف بأنه‪ :‬عملية التخلص من الوثائق غير النافعة للتسيير أو للبحث‪ ،‬أو العملية التي ترتكز على تخريب‬
‫الوثائق األرشيفية التي تقرر عدم أهميتها‪،‬‬
‫وعملية الحذف عملية حساسة جدا‪ ،‬تتطلب الكثير من الدقة في التنفيذ‪ ،‬ألن الوثائق التي تحذف ال يمكن‬
‫استردادها مرة أخرى‪ ،‬وبالتالي يجب توخي الحذر في هذه العملية الحساسة‪ ،‬واألرشيفي الجيد هو من يتقن عملية‬
‫الحذف‪.‬‬
‫وعملية الحذف ال يمكن أن تتم ملجرد التخمين بل بعد التأكد التام من عدم أهمية الوثائق‪ ،‬فال يكون قرار‬
‫الحذف من طرف واحد فقط‪ ،‬وال يمكن أن تتم هذه العملية إال باستيفاء مجموعة من الشروط‪ ،‬قرار األرشيفي النابع‬
‫من مجموعة من اآلراء تخص الجهة املنتجة‪ ،‬الجهات القانونية‪ ،‬إذ أن قانون العقوبات يتشدد في الحكم على األشخاص‬
‫الذين يخربون الوثائق األرشيفية ذات القيمة التاريخية أو الدارية أو أخرى مثبتة‪ ،‬وعملية الحذف فكرة تستلزم‬
‫مواصفات االنتقاء‪ :‬الدارية واملحاسبية واملالية واالقتصادية والقانونية والعلمية والتاريخية والثقافية‪.‬‬

‫‪ .2.1.7.4‬إجراءات احلذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‪:‬‬

‫ورد في التعلمية رقم ‪ 28‬الصادرة عن مديرية األرشيف الوطني بالجزائر‪ ،‬في تاريخ ‪ 13‬أكتوبر ‪ 2008‬واملتعلقة بإجراءات‬
‫القصاء (الحذف والبعاد) أنه بالنظر إلى ما تتطلبه هذه العملية من حيطة ودقة‪ ،‬على املعنيين إتباع التوجيهات والجراءات‬
‫واألحكام اآلتي ذكرها‪:‬‬
‫تتكفل اللجنة الوالئية أو الوزارية أو القطاعية املعينة بمتابعة عمليات القصاء بكل الجراءات الخاصة بالعملية‪.‬‬
‫وعليه فإنها مخولة في كل الحاالت باتخاذ ما تراه مناسبا من الجراءات الخاصة بمتابعة وتنفيذ كافة مراحل القصاء‬
‫بتوفير الظروف املواتية لنجاح العملية واملتمثلة في‪:‬‬
‫دراسة قوائم الوثائق موضوع القصاءات بالنسبة ألرشيف الوزرات أو الواليات أو القطاعات والبت في قابليتها‬ ‫‪‬‬
‫لإلقصاء‪.‬‬
‫العمل على متابعة كل ما طرا من مستجدات على جداول تسيير الوثائق الدارية الخاصة بالوزرات أو الواليات‬ ‫‪‬‬
‫أو القطاعات ومراجعة املديرية العامة لألرشيف الوطني إن اقتض ى األمر‪.‬‬
‫السهر على تطبيق القرارات والتوجيهات الصادرة عن املديرية العامة لألرشيف الوطني فيما يخص‬ ‫‪‬‬
‫القصاءات‪.‬‬
‫تسهيل تنفيذ إجراءات القصاء وفق التراخيص الواردة عن املديرية العامة لألرشيف الوطني‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القدام وبانتظام على إرسال محاضر القصاء إلى مديرية العامة لألرشيف الوطني العالم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أما فيما يخص الوثائق األرشيفية غير املذكورة في جداول حفظ الوثائق الدارية املقترحة لإلقصاء تقوم اللجنة‬
‫بإبداء الرأي فيها وإرسال قوائمها إلى املديرية العامة لألرشيف الوطني‪ .‬للمصادقة عليها‪.‬‬
 ‫‪136‬‬

‫‪ .3.1.7.4‬خطوات حذف (إبعاد أو إقصاء) األرشيف‪:‬‬

‫تتم عملية الحذف على مستويين أو على مرتين فقط‪ ،‬مرة بعد انتهاء العمر األول والثانية وهي األهم تتم بعد انتهاء‬
‫العمر الثاني‪ ،‬وفق الخطوات التالية‪:‬‬
‫‪ .1‬إعالم واستشارة املنتج‪ :‬فالرجوع إلى املنتج وإعالمه أو استشارته بعملية الحذف املزمع إجراؤها على‬
‫ُ‬
‫رصيده إجباري‪ ،‬بما في ذلك تحديد طبيعة األرشيف املع ُد للحذف‪ ،‬وحجمه وعدد الرزم أو العلب‪ ،‬وتاريخ الحذف‪ ،‬مع‬
‫الشارة إلى طريقة الحذف‪ ،‬كما على مصلحة األرشيف إعداد جداول الحذف من خالل تلك املعطيات‪ .‬ولكونها تحدد‬
‫مصير الوثيقة إما بحفظها وإما بحذفها وف َق طبعا‪ ،‬للقوانين الناظمة لهذا القطاع؛ وعليه يعمد األرشيفي إلى تحضير‬
‫ّ‬
‫قائمة بالوثائق القابلة واملقترحة للحذف وفصل ُعلبها أو رزمها‪ ،‬وأن يسلم تلك القوائم ملنتجي األرشيف للبت في عملية‬
‫الحذف وكسب موافقتهم والترخيص له بالحذف‪.‬‬
‫‪ .2‬االحتفاظ بنموذج عن كل نوع من الوثائق املعدة للحذف‪ :‬عندما يتم الحذف في املستوى الثاني‪ ،‬تحتفظ‬
‫مصلحة أو مركز األرشيف بعينة من الوثائق وامللفات كدليل أو نموذج لنوع الوثائق في فترة زمنية معينة‪ ،‬واستعمالها‬
‫لإلثبات‪ ،‬ولالستدالل على الطرق التي كان يعمل بها‪ ،‬فيما يخص تشكيل ملفات معينة‪ ،‬أو طريقة متابعة قضية ما‪ ،‬وكما‬
‫تعرف هذه العينات بأنها "عبارة عن صورة تصف الوثائق واختيار يمثل جوهر الكل من خالل تلك العينة‪.‬‬
‫‪ .3‬حضور اللجنة املنفذة‪ :‬بعد الترخيص بالحذف‪ ،‬تجتمع اللجنة املكونة من املسؤول عن الوحدة املنتجة‬
‫واملسؤول عن مصلحة الحفظ املؤقت‪ ،‬وممثلين عن األمن وعن مصلحة الحفظ‪ ،‬ويتم التجمع في التاريخ املحدد لحضور‬
‫تنفيذ العملية‪.‬‬
‫تنفيذ الحذف‪ :‬يتم تنفيذ عملية الحذف بإحدى الطرق التالية‪1:‬‬ ‫‪.4‬‬
‫‪ ‬إضرام النار لحرق كل ما تم إعداده للحذف ويتم الحريق في مكان مخصص يتم تحديده مسبقا في حضور‬
‫اللجنة املنفذة حتى إتمام العملية‪.‬‬
‫‪ ‬البيع لوحدات الورق املقوى لعادة إنتاجه في أشكال أخرى‪ ،‬مع حضور اللجنة املنفذة لعملية طحن‬
‫وتحويل تلك الوثائق املحذوفة‪.‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Couture, Carol. Les Principes et les fonctions archivistiques : analyse et évaluation du Programme RAMP de l’UNESCO, 1994. p. 491.‬‬
 137

)‫ اإلقصاء‬،‫نموذج لجدول الحذف (اإلبعاد‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

Ministère/Wilaya/Entreprise:............................................................................................................... :‫ شركة‬/‫والية‬/‫وزارة‬
Date :..................................... : ‫تاريخ‬ N°:............... :‫رقم‬
‫جـــــــدول احلذف‬
Bordereau d Elimination
Date et N° ‫تاريخ ورقم‬
Direction/ S. Direction ‫مديرية فراعية‬/ ‫مديرية‬
Nombre de feuillets ‫عدد األوراق‬
Référence Réglementaire ‫املراجع القانونية‬
Nombre d'Articles ‫عدد الوحدات‬
Dates extrêmes ‫التواريخ القصوى‬
Observation ‫مالحظات‬

‫اسم ولقب ورتبة مسؤول األرشيف‬

Nom prénom et qualité du Responsable des archives

‫تأشيرة األرشيف الوطني‬

VISDES ARCHVES NATIONALES

Signature et Cachet ‫المضاء والختم‬

Recommandation ‫توصيات‬
ce bordereau doit être remplie en (03) exemplaires ‫تحرر هذه الحافظة في ( ) نسخ‬
‫الصفحة‬

02 ‫الصفحة‬

‫مالحظات‬ ‫التواريخ القصوى‬ ‫تعريف الوحدة‬ ‫رقم الوحدة‬

Observations Dates extrêmes Description de l’article N°de l’article
 ‫‪138‬‬

‫‪ .4.1.7.4‬الوثائق غري القابلة للحذف (اإلبعاد‪ ،‬اإلقصاء)‪:‬‬

‫يتم االحتفاظ بالوثائق ذات القيمة الدارية‪ ،‬التاريخية والعلمية والثقافية أو ذات الثبات‪ ،‬مثال يعد األرشيف‬
‫الجزائري الخاص باملرحلة االستعمارية املنتج قبل سنة ‪ 1962‬ذا قيمة تاريخية ألنه يتعلق بمرحلة هامة من تاريخ الجزائر‬
‫وينص القانون على االحتفاظ به‪ ،‬فقد ورد في املنشور رقم ‪ 06‬املؤرخ في ‪ 26‬مايو ‪ ،2004‬الصادر عن املديرية العامة‬
‫لألرشيف الوطني‪ ،‬أنه يمنع منعا باتا حذف أو إبعاد أي وثيقة كانت‪ ،‬مهما كان محتواها وذلك ألسباب موضوعية‪.‬‬
‫وتحفظ كل تلك الوثائق إلى جانب العينات التي تم االحتفاظ بها‪ ،‬وملفات الشخصيات املهمة في الدولة في أي‬
‫مستوى أو مجال وجدت فيه‪ ،‬فضال عن محاضر الجلسات واالجتماعات الرسمية املحلية واملركزية‪ ،‬والتي تعد وثائق ذات‬
‫قيمة دائمة ألن من خاللها تتخذ القرارات التي تميز النظام الساري في فترة معينة من التاريخ ونوع التسيير املطبق‪ ،‬كما‬
‫تعتبر الوثائق الحصائية واالتفاقيات واملعاهدات السياسية‪ ،‬والنشاطات والعالقات الوطنية والدولية وفي مستوى آخر‬
‫تحفظ دواوين الوزارات‪ ،‬وكل ما يتعلق برئيس الجمهورية واملجلس الوطني ألنها رموز السيادة والشخصية الوطنية‪ ،‬وحتى‬
‫بالنسبة ألرشيف املشاريع الهامة فيتم حفظها الستخدامها في التخطيط للمشاريع املستقبلية وفقا ملا أنجز في فترات‬
‫سابقة الستثمار الوقت والجهد والوقوف عند حقائق ثابتة نابعة من الخبرة والتجربة‪.‬‬

‫‪ .2.7.4‬إيداع (دفع‪ ،‬حتويل‪ ،‬نقل) األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.2.7.4‬مفهوم إيداع (دفع‪ ،‬حتويل‪ ،‬نقل) األرشيف‪:‬‬

‫يعطي معجم املصطلحات األرشيفية تعريفا لهذه العملية كاآلتي‪" :‬عملية تحويل مسؤولية الحفظ والوصاية‬
‫املادية على الوثائق واألرشيف مع أو بدون تغيير الحقوق القانونية"‪ .‬أي تحويلها من مكان والدتها إلى مكان الهيئة املكلفة‬
‫بالحفظ املؤقت أو الحفظ الدائم‪.‬‬
‫فإيداع (‪ )Deposit: Versement‬األرشيف أو دفعه أو تحويله أو نقله هو عملية فنية مادية وإدارية ُت َحو ُل أو ُت ُ‬
‫نقل‬
‫من خاللها وثائق وأرصدة أرشيفية من املصلحة أو الهيئة التي أنتجتها أو استعملتها في إطار مهامها املحددة‪ ،‬إلى مصلحة أو‬
‫مؤسسة األرشيف املخولة قانونا الستقبالها وحفظها واستثمارها بعد انقضاء قيمتها وفائدتها الدارية‪ .‬ويكون الدفع دفعة‬
‫واحدة‪ 1،‬معنى ذلك أن دفع األرشيف الذي هو ملكية الهيئات املنتجة هو تحويل إجباري وال يعني انتقال امللكية أو‬
‫تحويلها إلى الهيئة املكلفة باألرشيف‪.‬‬
‫ُ‬
‫وهو أيضا العملية التي ت َح ّو ُل أو تنقل بطريقة نظامية وقانونية مسؤولية حفظ ورعاية األرشيف من الهيئة‬
‫املنتجة له إلى محافظي اليداع العمومي لألرشيف باالعتماد على جداول دفع (‪ )bordereaux de versement‬كوسيلة‬
‫تضمن وصف وترقيم الوحدات األرشيفية املدفوعة‪ 2.‬وعملية الدفع هذه يمكن إجراؤها بالجراءات العادية‪ ،‬أو‬
‫بالجراءات غير العادية‪3.‬‬

‫‪ .1‬مدیریة األرشيف الوطني(الجزائر)‪ .‬همزة الوصل‪ .‬الجزائر‪ ،2004 ،‬ع ‪ .1‬ص‪.22 .‬‬
‫‪2.‬‬ ‫‪Durand-Évrard, Françoise. Durand, Claude. Op.cit. p. 61.‬‬
‫‪3.‬‬ ‫‪DELSALLE, Paul, Lexique des archives et documents historiques, Paris, Nathan, 1996, p.126‬‬
 ‫‪139‬‬

‫أي أن‪ ،‬القصد من عملية دفع األرشيف هو تحويل كمية من األوراق األرشيفية من املصلحة التي أنتجتها إلى‬
‫مصلحة حفظ األرشيف‪ ،‬وبعبارة أخرى تحويل األوراق من مكان ميالدها إلى الهيئة املكلفة بالحفظ‪ ،‬أي انتقال هذه‬
‫الوثائق من سلطة الدارة املنتجة إلى سلطة أخرى أي املؤسسة املكلفة بالحفظ‪1.‬‬

‫فعملية الدفع أو تحويل األرشيف تتم بالنسبة لوثائق العمر الثاني وتدفع مصلحة الحفظ املؤقت داخل أو خارج‬
‫املؤسسة في مستوى ثاني‪ ،‬كما تتم في العمر الثالث وتستقبلها إلزاميا مراكز الحفظ النهائي‪.‬‬

‫‪ .2.2.7.4‬دوافع إيداع األرشيف‪:‬‬

‫تعاني الكثير من املؤسسات والدارية على وجه الخصوص من تضخم أرشيفاتها‪ ،‬وعدم السيطرة عليها مما يؤدي‬
‫بالضرورة إلى التفكير في تقليصها بالحذف والتخلص منها في س يء القرارات‪ ،‬أو إنشاء مصالح حفظ مؤقت متخصصة‬
‫للتكفل بها في أحسن األحوال‪ ،‬وحتى في هذه الحالة سيستمر التراكم ما لم يتم تحويل ونقل أجزاء من هذه األرصدة إلى‬
‫مؤسسة األرشيف الوطني للتكفل بها وحفظها‪.‬‬
‫ومن دوافع إيداع األرشيف نذكر‪:‬‬
‫‪ .1‬عدم االلتزام بتنظيم إداري واضح املعالم‪ ،‬مما يجعل كل إدارة تعد نفسها مسؤولة عن حفظ وثائقها دون‬
‫التنسيق مع الدارات األخرى مما يترتب عليه تكرار امللفات ومضاعفة أعباء الحفظ‪.‬‬
‫‪ .2‬االحتفاظ بمسودات املراسالت في امللفات جنبا إلى جنب مع صور املعامالت الصادرة وأصول األساس الواردة‪،‬‬
‫وال يخفى ما لهذ املشكلة من أثار واضحة في تضخيم األرشيف ذلك أنها عبارة عن مضاعفات عدد األوراق‬
‫املحفوظة سنويا‪.‬‬
‫فمثال‪ :‬لو أن مؤسسة أصدرت خالل السنة خمسين ألف رسالة‪-‬وهو رقم متواضع بالنسبة للمؤسسات‬
‫الكبرى‪ -‬فاملعروف أن يحتفظ بصورة واحدة من كل رسالة‪ ،‬إذا سيكون لدينا خمسين ألف ورقة مخصصة‬
‫للحفظ‪ -‬فاذا أضفنا إلى كل رسالة منهم املسودة الخاصة بها فمعنى ذلك أن عدد األوراق املحفوظة سيصبح‬
‫مائة ألف ورقة وهذا إذا كانت املسودة من ورقة واحدة فأحيانا تكون من ورقتين أو ثالثة إذا كانت الرسالة‬
‫مطولة أو مذكرة – ومن هنا أصبح االحتفاظ باملسودات أحد األسباب الرئيسة في تضخم األرشيف‪.‬‬
‫‪ .3‬االحتفاظ بأكثر من صورة من املراسالت الصادرة لدرجة أن بعض املؤسسات تحتفظ من كل رسالة صادرة‬
‫بأربع أو خمس صور دون مبرر وهي أيضا تعتبر مضاعفة خطيرة لعداد األوراق املحفوظة وتكون النتيجة‬
‫الحتمية تضخم األرشيف‪.‬‬
‫‪ .4‬إهمال القيام بأعمال التقييم والترحيل والتالف في األرشيف مما أدى إلى تضخم األرشيف نظرا لبقاء األوراق‬
‫غير النشطة واملنتهية جنبا إلى جنب مع األوراق النشطة‪.‬‬
‫‪ .5‬عدم االهتمام بموظفي األرشيف مما يجعل العديد منهم غير مؤهل ألعمال الحفظ‪ ،‬وأصبح املوظف املغضوب‬
‫عليه في الدارات األخرى في املؤسسة ينقل إلى األرشيف عقابا له مما انعكس على عدم قيام الكثير منهم بعمله‬
‫على أكمل وجه فأدى ذلك دون شك إلى تضخم األوراق‪.‬‬

‫‪ .1‬الكبير‪ ،‬راجي‪ .‬أدوات البحث الداخلية للمصلحة‪ :‬إعداد محضرالجرد الشامل‪ .‬الجزائر‪ :‬األرشيف الوطني الجزائري‪ .1997 ،‬ص‪13 .‬‬
 ‫‪140‬‬

‫‪ .6‬عدم االلتزام الكامل بالتعليمات العامة الصادرة عن مؤسسة األرشيف الوطني والتي تنص على ضرورة تقييم‬
‫وترحيل األوراق غير النشطة تمهيدا لتالفها بناءا على مدد الحفظ الواردة في التعليمات‪.‬‬
‫‪ .7‬عدم امتالك أو قيام العديد من املؤسسات بإعداد الئحة أرشيف داخلية خاصة بها تحدد مدد االحتفاظ في‬
‫األوراق مما أدى إلى بقاء الوثائق في بعض الوحدات تعمل منذ فترة طويلة دون أي إتالف لتلك التي انتهى‬
‫العمل بها وأصبحت من دون فائدة‪.‬‬
‫‪ .8‬اعتماد غالبية املؤسسات على الحفظ التقليدي الورقي وعدم االتجاه إلى الحفظ بالتقنيات كاملصغرات‬
‫الفيلمية واألقراص الضوئية التي توفر ما يزيد عن ‪ % 95‬من األماكن املخصصة للحفظ الورقي‪ ،‬وبذلك ظهرت‬
‫مشكلة تضخم األرشيف في الجهات التي ما زالت تعتمد على الحفظ اليدوي‪.‬‬
‫‪ .9‬استخدام طرق تصنيف أساسها االجتهاد الشخص ي وال تعتمد على أسس علمية سليمة‪.‬‬
‫‪ .10‬عدم الربط بين التصنيف املوضوع للعديد من امللفات وبين كيفية استرجاعها مستقبال‪.‬‬
‫‪ .11‬الخلط بين مفهوم التصنيف ومفهوم الترتيب أو الترميز بمعنى أن العديد من املؤسسات تلجأ إلى ما يعرف‬
‫بالترتيب العددي وأيضا الترتيب الهجائي‪ ،‬والحقيقة أنها ترميز وليست طرق تصنيف‪.‬‬
‫‪ .12‬عدم إملام العاملين في مجال األرشيف باألسس العلمية الصحيحة للتصنيف واالستناد إلى تعليمات املديرين‬
‫ورؤساء األقسام في وضع مسميات للملفات حسب ما يملى عليهم‪ ،‬علما أن الكثير من هؤالء املديرين‬
‫واملسؤولين معلوماتهم عن وظيفة ودور األرشيف قصيرة‪ ،‬وبعيدة عن الملام بأسس العالج الفني لألرشيف‪.‬‬

‫‪ .3.2.7.4‬مستويات إيداع األرشيف‪:‬‬

‫‪ ‬اإليداع الداخلي‪ :‬عملية تحويل الوثائق من املصالح املنتجة إلى مصلحة األرشيف املكلفة بالحفظ املؤقت‬
‫داخل املؤسسة وتستعمل جدول الدفع املؤسسة بمعنى الوثائق تبقي داخل املؤسسة وتحت مسؤوليتها‪.‬‬
‫‪ ‬اإليداع الخارجي‪ :‬عملية تحويل الوثائق من مصلحة األرشيف املكلفة بالحفظ املؤقت داخل املؤسسة إلى‬
‫مركز أو مؤسسة األرشيف املكلفة بالحفظ الدائم‪ ،‬حيث تنتقل املسؤولية إلى هذه األخيرة وتستعمل‬
‫املصلحة حافظة األرشيف الوطني‪.‬‬

‫‪ .4.2.7.4‬أنواع إيداع األرشيف‪:‬‬

‫‪ ‬اإليداع(الدفع) العادي‪ :‬وهو التحويل الداري املنظم لدفعات األرشيف من مصالح األرشيف الوسيط‬
‫(مصالح الحفظ املؤقت) إلى مؤسسات ومصالح األرشيف الوطني‪ ،‬أو عندما تودع مباشرة عن طريق‬
‫الدارات أو املصالح املنتجة حسب الجراءات املعروفة‪ ،‬وعليه فالدارات املنتجة تضمن التحضير املادي‬
‫والعلمي للدفع‪ ،‬تنظيم الوثائق املدفوعة‪ ،‬إنجاز جدول الدفع‪ ،‬ونقل الوثائق إلى مصالح األرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬اإليداع غيرالعادي‪ :‬ومنه‪،‬‬
 ‫‪141‬‬

‫الهبات والتوصيات‪ :‬يمكن لألشخاص املاديين أو املعنويين أن يقوموا بعملية هبة أو وصية ليداع‬ ‫أ‪.‬‬
‫وثائق أرشيفية بهيئات أرشيفية‪ ،‬ومثل هذه العمليات يجب أن تسهل من ط مصالح األرشيف وال‬
‫يحدث هنا أي صيغة أو إجراء قانوني خاص‪.‬‬
‫ب‪ .‬الشراء‪ :‬منذ عشرات السنين في بعض البلدان‪ ،‬مصالح األرشيف يمكن لها الحصول على األرشيف عن‬
‫طريق الشراء ولها حق األولوية عندما تعرض هذه الوثائق من طرف خواص للبيع‪ ،‬في فرنسا مثال منذ‬
‫‪ 1952‬خصص جزء من امليزانية الخاصة باألرشيف الوطني لهذا الغرض‪ 1 ،‬وفي الجزائر القانون يسمح‬
‫القانون ‪ 88-09‬للمؤسسات املكلفة بحفظ األرشيف بالقيام بشراء األرشيف الخاص عند طرحه للبيع‬
‫مع تنفيذ قانون حق الشفع‪.‬‬
‫ت‪ .‬املطالبة‪ :‬إن التشريعات الخاصة باألرشيف تسمح للدولة بحق املطالبة "بالوثائق العمومية" التي تمثل‬
‫جزءا من املمتلكات العامة مهما كان دافعها‪.‬‬
‫ث‪ .‬التبادل‪ :‬هي معاملة كثيرة االستعمال قديما‪ ،‬وقليلة االستعمال حاليا وهي تخص التحويالت من‬
‫مصلحة أرشيف إلى أخرى حيث يكون مكان الوثائق املحولة أكثر منطقية ومالئمة أو يمكن أن تفيد‬
‫أكثر‪2.‬‬

‫ج‪ .‬اإليداعات الخاصة‪ :‬وتسمى أيضا اليداعات القابلة لالسترجاع تخص األرشيف الخاص لشخص‬
‫مادي أو معنوي‪ ،‬وهذا ال يعني انتقال ملكية هذه الوثائق لصالح مصلحة األرشيف‪ ،‬ويربط عقد بين‬
‫الطرفين (مصالح األرشيف واملالك) ويبين العقد طريقة االطالع ومدة اليداع‪3 .‬‬

‫‪ .5.2.7.4‬املبادئ األساسية لعملية إيداع األرشيف‪:‬‬

‫حتى تكون عملية اليداع ناجعة البد من مراقبة وتشخيص‪ ،‬بما في ذلك مراعاة املبادئ األساسية التالية‪:‬‬
‫مأل جدول الدفع بعناية ووضوح مع الدقة واليجاز في البيانات واملعلومات املعطاة‪ ،‬في ثالثة نسخ؛ مع رفض‬ ‫‪.1‬‬
‫اليداع غير املبرمج وتفادي االستثناءات‪.‬‬
‫تجنب أو رفض إيداعات وتحويالت منقوصة أو تفتقد ألدوات اليداع مثل جداول الدفع أو سجالت الدفع‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تجنب أو رفض الوثائق وامللفات التي ال تسمح جداول مدد الحفظ بإيداعها وتحويلها‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تجنب أو رفض ملفات وعلب ورزم ال تحمل أي رمز أو ترقيم‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تجنب قبول إيداع ملفات ومستندات التزال ذات قيمة الدارية السارية املفعول‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫معاينة وتشخيص الرصيد املزمع دفعه قبل إيداعه وتحويله في املركز أو مؤسسة األرشيف الوطني‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫ال يتم املوافقة والمضاء على تسلم الرصيد املدفوع من دون مراجعة لتطابق محتوى الرصيد مع جداول‬ ‫‪.7‬‬
‫الدفع أو القوائم املرافقة له‪.‬‬

‫‪ .1‬خثير‪ ،‬فوزية فاطمة‪ .‬املرجع السابق‪ .‬ص‪.38‬‬

‫‪2.‬‬ ‫‪Association des archivistes français, Manuel d’archivistique Paris : Archives nationales, 1974, p. 149.‬‬
‫‪ .3‬خثير‪ ،‬فوزية فاطمة‪ .‬املرجع السابق‪.‬‬
 ‫‪142‬‬

‫‪ .6.2.7.4‬شروط وكيفية إيداع األرشيف‪:‬‬

‫يتم إيداع أرشيف العمر الثاني إلى مصلحة الحفظ املؤقت‪ ،‬وإيداع أرشيف العمر الثالث إلى مؤسسة أو مركز‬
‫األرشيف الوطني‪ ،‬وحتى يتم ذلك البد من شروط‪ ،‬هي‪:‬‬
‫‪ .1‬يجب على املصلحة املودعة لألرشيف أن تنظم الوثائق املدفوعة وفق مبادئ األرشفة التي منها احترام‬
‫وحدة األرشيفية‪.‬‬
‫‪ .2‬البد من عملية تقييم وفرز وحذف قبل الدفع‪.‬‬
‫‪ .3‬البد من تحرير جداول الدفع بصورة دقيقة من طرف الدارة املودعة‪.‬‬
‫‪ .4‬البد على مصالح الحفظ املؤقت‪ ،‬ومصالح ومؤسسات األرشيف الوطني من مراجعة ومراقبة املدفوعات‬
‫شكال ومضمونا‪ ،‬من خالل معاينة محتويات العلب والرزم وأيضا جداول الدفع‪ ،‬كما يمكن لها أن تطلب‬
‫أية توضيحات أو حتى تحرير جديد لجداول الدفع‪.‬‬
‫ويتم ذلك حسب الكيفيات التالية‪:‬‬
‫‪ .1‬بعد حذف استمارات الشاغرة والنسخ تصنف الوثائق حسب امللفات املتعلقة بنفس املوضوع وتجمع الوثائق‬
‫حسب املكاتب أو املصالح مع مراعاة واحدة من بين طرق التصنيف‪.‬‬
‫‪ .2‬وضع الوثائق في علب أو رزم بعد أن تغطى عدة ملفات بورق الصر ثم تحزم كل رزمة على حده جيدا‪.‬‬
‫‪ .3‬ترقيم العلب أو الرزم التي تنتمي إلى نفس الدفعة من (‪ )1‬إلى (ن) واالعتناء بإظهار الرقم بوضوح في أعلى‬
‫حافة العلبة‪.‬‬
‫‪ .4‬ينسخ جدول الدفع في ثالثة نسخ‪ ،‬في استمارات خاصة توقرها مصلحة األرشيف وترجع أحد النسخ بعد‬
‫مراجعتها والتوقيع عليها إلى املصلحة الدافعة‪.‬‬
‫‪ .5‬ينبغي إرسال جدول الدفع مصلحة األرشيف قبل إجراء عملية الدفع ويحدد املسؤول عن األرشيف بعد‬
‫اتخاذ تدابيره‪ ،‬تاريخ الدفع والكيفيات التطبيقية املرتبطة بذلك‪.‬‬
‫‪ .6‬يحرر الجدول تحريرا جيدا‪ .‬ويذكر في الصفحة األولى اسم الوزارة الوصية أو املديرية أو املصلحة أو الهيئة‬
‫الدافعة‪ ،‬مع الشارة إلى عدد العلب أو الرزم‪ ،‬أما الصفحة الثانية فتحتوي على املعلومات الدقيقة التالية‪:‬‬
‫الرقم التسلسلي للعلب املصنفة من ‪ 1‬إلى ن مع استعمال أوراق مدرجة بالنسبة للدفوع التي يتعدى عددها‬
‫‪ 25‬وحدة‪.‬‬
‫أ‪ .‬اختصار محتوى وطبيعة كل علبة في جملة أو جملتين‪.‬‬
‫ب‪ .‬ذكر تاريخ الوثائق املوجودة في العلب‪.‬‬
‫ت‪ .‬الشارة إلى أجل حفظ األرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقة ال تكتس ي أية أهمية‬
‫بالنسبة للمصلحة الدافعة‪ ،‬ويمكن بذلك أن يحتمل حذفها بما أنها عديمة القيمة التاريخية‪.‬‬
 ‫‪143‬‬

‫‪ .7.2.7.4‬طرق إيداع األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.7.2.7.4‬جداول اإليداع(الدفع)‪:‬‬

‫‪ .1‬مفهوم جدول اإليداع )‪ (Disposal List‬وثيقة رسمية هامة‪ ،‬وهو عبارة عن قائمة وصفية تصاحب وترافق‬
‫ود َعة التي تدون عليه تاريخ اليداع‪ ،‬عدد العلب أو الحزم‪ ،‬ومحتوى كل‬‫الوحدات األرشيفية املُو َد َعة‪ُ ،‬تعدها املصلحة املُ ّ‬
‫ُ‬ ‫علبة أو حزمة ورقمها‪ ،‬ويحرر جدول اليداع في ثالث نسخ‪ :‬نسخة تحتفظ بها املصلحة املُ ّ‬
‫ود َعة ونسخة ترفق بالوثائق‬
‫َ‬
‫املنقولة إلى مصلحة األرشيف املستقبلة لإليداع‪ ،‬والنسخة الثالثة تبعث إلى الجهات العليا الوصية على األرشيف‪.‬‬
‫وجدول اليداع دليل مادي ووصل إثبات لعملية اليداع أو الدفع أو التحويل أو النقل‪ ،‬فضال عن كونه أداة بحث‬
‫داخلية وأداة تسيير‪ ،‬كما أنه وسيلة قانونية لتسيير املجموعات مساعدة على الحذف‪ ،‬ووسيلة بحث يستعملها الداري‬
‫والباحث معا ويعتمد عليها لنشاء عملية الجرد للرصيد الذي تحتويه املصلحة‪ ،‬وكلما كان جدول اليداع محرر بطريقة‬
‫مفصلة وبعناية أكثر كان ذلك أفضل‪.‬‬
‫نستعمل في الجزائر مصطلح الدفع وهي ترجمة للكلمة الفرنسية(‪ )versement‬وتستعمل بقية الدول العربية في‬
‫املشرق كلمة تحويل (‪ )Transfer‬أو إيداع (‪ )Deposit‬للداللة على نفس املعنى‪.‬‬
‫‪ .2‬كيفية دفع األرشيف‪:‬‬
‫أ‪ .‬وضع الوثائق في علب أو رزم‪:‬‬

‫بعد حذف االستمارات الشاغرة والنسخ املكررة تصنف الوثائق حسب امللفات املتعلقة بنفس‬ ‫‪‬‬
‫املوضوع‪ .‬وتجمع الوثائق حسب املكاتب أو املصالح مع مراعاة واحدة من بين الطرق التصنيفية‬
‫التالية‪ :‬الطريقة األبجدية أو الزمنية أو العددية أو ألفا عددية أو الجغرافية أو املنهجية‪.‬‬

‫وضع الوثائق في علب أو رزم بعد أن تغطي عدة ملفات بورق الصر ثم تحزم كل رزمة على حدة‬ ‫‪‬‬
‫جيدا‪.‬‬

‫يبلغ متوسط سعة الرزمة ‪ 10‬إلى ‪ 15‬سم‪ ،‬وتعطي هذه املقادير كمعلومة إضافية إذ يستحسن‬ ‫‪‬‬
‫استعمال العلب ذات سعة ‪10‬سم‪.‬‬

‫ترقيم العلب أو الرزم التي تنتمي إلى نفس الدفع من ‪1‬إلى ن واالعتناء بإظهار الرقم بوضوح في‬ ‫‪‬‬
‫أعلى حافة العلبة‪.‬‬

‫يستأنف الترقيم التسلسلي في كل دفع جديد من ‪1‬إلى ن‪ ،‬وحتى يتسنى التمييز بين مختلف‬ ‫‪‬‬
‫الدفعات‪ ،‬سوف توافي مصلحة األرشيف الهيئات الدافعة بالرقم الخاص بكل دفعة‪.‬‬
‫ب‪ .‬جدول الدفع األرشيف‪:‬‬
‫ُ‬
‫ينسخ جدول الدفع في ‪ 3‬نسخ‪ ،‬في استمارات خاصة توفرها مصلحة األرشيف وترجع أحد النسخ‬ ‫!‬
‫بعد مراجعتها والتوقيع عليها الحقا إلى املصلحة الدافعة‪ .‬في بثالثة (‪ )03‬نسخ‪:‬‬
 ‫‪144‬‬

‫‪ ‬األولى ترجع إلى املصلحة الدافعة‪.‬‬

‫‪ ‬الثانية تحفظ بمصلحة األرشيف وتصبح كأداة بحث‪.‬‬
‫‪ ‬الثالثة تحفظ في امللف الداري ملصلحة األرشيف‪.‬‬
‫ينبغي إرسال جدول الدفع إلى مصلحة األرشيف قبل إجراء عملية الدفع ويحدد املسؤول عن‬ ‫!‬
‫األرشيف بعد اتخاذ تدابيره‪ ،‬تاريخ الدفع والكيفيات التطبيقية املرتبطة بذلك‪.‬‬
‫يحرر جدول الدفع تحريرا جيدا‪ ،‬ويذكر في الصفحة األولى منه اسم الوزارة الوصية واملديرية‬ ‫!‬
‫واملصلحة أو الهيئة الدافعة‪ ،‬مع الشارة إلى عدد العلب أو الرزم‪ ،‬أما الصفحة الثانية فتحتوي‬
‫على املعلومات الدقيقة التالية‪:‬‬
‫الرقم التسلسلي للرزم املصنفة من ‪ 1‬إلى ن مع استعمال أوراق مدرجة بالنسبة للدفوع التي‬ ‫أ‪.‬‬
‫يتعدى عددها ‪ 25‬وحدة‪.‬‬
‫ب‪ .‬اختصار محتوى وطبيعة كل رزمة في جملة أو جملتين‪.‬‬
‫ت‪ .‬ذكر تاريخ الوثائق املوجودة في الرزم‪ .‬مثال‪ ،1966-1964 :‬فتشير سنة ‪ 1964‬إلى تاريخ أول‬
‫وثيقة‪ ،‬أما ‪ 1966‬فهي تاريخ آخر وثيقة‪.‬‬
‫ث‪ .‬الشارة إلى أجل حفظ األرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقة ال تكتس ي أية أهمية‬
‫بالنسبة للمصلحة الدافعة‪ ،‬ويمكن بذلك أن يتحمل حذفها بما أنها عديمة القيمة‬
‫التاريخية‪.‬‬
‫يحرر جدول الدفع بدقة متناهية مع الحذر من استعمال كلمة إلخ‪ )etc(...‬أو منوعات (‪ )Divers‬أو رسائل‬
‫مختلفة‪ ،‬هذه أشياء غامضة ال تعني شيئا محددا‪ ،‬وهذا دليل على أن هذا الجدول لم يمأل بجدية وتنقصه أشياء كثيرة‪،‬‬
‫والضرورة تقتض ي مراجعته بدقة‪ .‬وفي آخر الصفحة الرابعة يجب وضع خاتم وتوقيع الطرفين؛ الجهة الدافعة واملستلمة‪.‬‬
‫‪ .3‬ترتيب جداول الدفع داخل مصلحة األرشيف‪ :‬تستلم مصلحة األرشيف جدول الدفع في ثالث نسخ‪ .‬فبعد‬
‫الضبط واملراجعة تعيد نسخة إلى الجهة الدافعة كبيان عن استقبال األرشيف‪ ،‬وكمرجع لها إذا أرادت أن تثبت على‬
‫إحدى ملفاتها والنسختين الباقيتين ترتب كاآلتي‪ :‬نسخة ترتب بطريقة زمنية(كرونولوجية) في إظهاره خاص(‪ )Chrono‬وهو‬
‫الش يء الذي يعادله سجل الدخول أو الدفع (‪ )Registre d’entrée‬والنسخة األخيرة ترتب بطريقة منهجية حسب بنايات‬
‫املصالح (‪ )Structures des Services‬وهو الش يء الذي يعادل فهرس ترقيمي مؤقت‪.‬‬
 145

‫نموذج لجدول الدفع‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬
Centre des Archives Nationales ‫مركز األرشيف الوطني‬
Département de la Conservation et du Traitement ‫قسم الحفظ واملعالجة‬
Service de la Conservation et Communication ‫مصلحة الحفظ والتبليغ الوالئي‬
‫جـــــــدول الــــــدفع‬
Bordereau de Versement
N° de versement: .............................................................................................................................................................................................................................. :‫رقم الدفع‬
Date de versement:...................................................................................................................................................................................................................... :‫تاريخ الدفع‬

ADMISTRATION VERSANTE ‫املصلحة الدافعة‬

Direction:................................................................................................................................................... :‫املديرية‬
Sous-direction:........................................................................................................................................................................................................ :‫املديرية الفرعية‬
Service:..................................................................................................................................................................................................................................................... :‫املصلحة‬
Intitulé de versement........................................................................................................................................................................................ :‫محتوى الدفع‬
………………………………………………………………………………………………………….......……………………………................…………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….......…………………………………………………………………………................……………………………………………………………
dates extrêmes:.................................................................................................................................................................................................... :‫التواريخ القصوى‬
Nombre d’articles versé:..................................................................................................................................................... :‫عدد الوحدات املدفوعة‬

ARCHIVES NATIONALES ‫األرشيف الوطين‬

Localisation:...................................................................................................................................................................................................................... :‫مكان التخزين‬

Métrage Linéaire : .......................................................................................................................................................................................................... :‫املتر الخطي‬
Etat physique:................................................................................................................................................................................................................... :‫الحالة املادية‬

Visa ................................................................ ‫خاتم‬

‫اسم ولقب مسؤول‬ ‫اسم ولقب مسؤول‬
‫الج ـ ــهة الدافعة‬ ‫مصلحة الحفظ والتبليغ‬
Nom et Prénom du Responsable Nom et Prénom du Responsable
De la Structure Versant de la Service des Archives

01 ‫الصفحة‬

02 ‫الصفحة‬

‫مالحظات‬ ‫التواريخ القصوى‬ ‫تعريف الوحدة‬ ‫رقم الوحدة‬

Observations Dates extrêmes Description de l’article de l’article°N
 ‫‪146‬‬

‫‪ .2.7.2.7.4‬سجالت اإليداع (الدفع) األرشيف‪:‬‬

‫ما يجب أن يتوفر عليه سجل الدفع باختصار هو بعض املعلومات األساسية والهامة جدا‪ :‬كالجهة الدافعة‪ ،‬تاريخ‬
‫الدفع‪ ،‬محتوى تركيبة الدفع‪ ،‬عدد الحزمات‪ ،‬الرموز‪ ...‬الخ‪.‬‬
‫هدا السجل ضروري على مستوى مصالح األرشيف ويجب العمل به‪ ،‬والجدول املوالي يعبر عن نموذج من هدا‬
‫السجل الذي تعرفه كل دور األرشيف العاملية‪.‬‬
‫نموذج لسجل الدفع‬

‫رمز املوقع املتر الخطي مالحظات‬ ‫الوعاء‬ ‫اسم الهيئة عدد التاريخ عنوان ووصف‬ ‫الرقم الدفع تاريخ‬
‫حول االطالع‬ ‫الدافعة الوحدات األقص ى موجز للدفع‬ ‫الدفع‪.‬‬
‫واألدنى‬
‫‪Restriction Métrage Code de Identification Titre et‬‬ ‫‪Dates Nombre Nom de Date de N° de‬‬
‫‪À la‬‬ ‫‪Linéaire‬‬ ‫‪Localisation‬‬ ‫‪Du support descriptions Extrêmes d'article l'organisme Versement Versement‬‬
‫‪Consultation‬‬ ‫‪Des‬‬ ‫‪sommaires‬‬ ‫‪versantes‬‬
‫‪documents du versement‬‬

‫كل عام تسجل السنة الجديدة‪ ،‬ويبدأ من جديد في األرقام التسلسلية للدفع‪ ،‬وفيهم من يضيف رقم املخزن‬
‫والساق (‪ )EPI‬والكتلة (‪ )Travée‬والرف (‪ )Tablettes‬إلى هذا السجل‪.‬‬

‫‪ .7.2.7.4‬استقبال دفعات األرشيف‪:‬‬

‫عند وصول الرصيد املودع (املدفوع)‪ ،‬إلى مصلحة أو مركز الحفظ املؤقت أو مؤسسة األرشيف الوطني يتم ترتيبه‬
‫وفق الترتيب السابق الذي ورد به‪ ،‬ثم تبدأ املراجعة واملرقبة أو التقييم وذلك بالقيام ب‪:‬‬
‫مقابلة عدد الوحدات بما هو على جدول الدفع للتأكد من عدم وجود نقص في عدد الوحدات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التأكد من تطابق معلومات وبيانات جدول الدفع مع محتوى الوحدات من وثائق وملفات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وعند االنتهاء من هذه الخطوات يلجا املسؤول إلى تقييد الدفع في سجل خاص يسمى سجل الدفع‪ ،‬والمضاء‬ ‫‪‬‬
‫على التسليم واالستالم‪.‬‬

‫‪ .8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف وأدواته‪:‬‬

‫تداول (‪ )Circulating‬أو تبليغ (‪ )Communication‬أو االطالع على األرشيف هو محور وأساس العمليات األرشيفية‬
‫برمتها‪ ،‬بل هو الغاية من حفظ ومعالجة األرشيف‪ ،‬حيث يمثل املرآة لكل نشاطات مصالح األرشيف ومؤسساته‪ .‬فكل‬
‫ُ ّ‬
‫مصلحة أو مؤسسة أرشيفية ال ت َبل ُغ أرصدتها إلى الذين هم بحاجة إلى الفادة منها تصبح فضاءات هذه الهيئات مجرد‬
‫مستودعات ومخازن للوثائق واألرشيف ال غير‪ .‬ولهذا‪ ،‬فخزن الوثائق واألرشيفات وحفظها واملحافظة عليها ال يعني شيئا‬
‫قط‪ ،‬وإنما من أجل االطالع والنشر والتبليغ وخدمة الباحثين واملؤرخين‪.‬‬
‫بينما ال يمكن أن تمارس هذه الخدمة الجليلة إال بتوفر أدوات وآليات البحث واالسترجاع‪ ،‬تربط بين الباحث‬
‫والوثائق األرشيفية‪ ،‬والتي منها األدوات الداخلية‪ ،‬وأدوات البحث العامة أو الخارجية‪.‬‬
 ‫‪147‬‬

‫‪ .1.8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.1.8.4‬مفهوم تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‪:‬‬

‫َ‬ ‫ُ َ‬
‫تداول أو تبليغ أو االطالع على األرشيف هو العملية التي من خاللها تنق ُل أو تن َتق ُل الوثائق وامللفات من‬
‫مستودعاتها وأماكن حفظها إلى فضاءات االطالع عليها من قبل املستفيدين داخل الوحدة واملؤسسة املنتجة أو من وحدة‬
‫إلى أخرى‪ ،‬أو داخل مصالح ومؤسسات األرشيف الوطني‪ .‬وهي العملية التي بموجبها يتم تلبية طلب مصلحة إدارية ما‪ ،‬أو‬
‫أي مستفيد لالطالع على الوثائق األرشيفية وأخذ بيانات ومعلومات معينة منها‪ ،‬ويكون هذا االطالع إما في عين املكان أو‬
‫بأخذ نسخة أو عن طريق العارة ملدة معينة‪ .‬والتداول أو التبليغ هو أيضا‪ ،‬عملية تسهيل وصول الباحثين إلى الوثائق‬
‫األرشيفية املحفوظة عبر أدوات البحث التي تتوفر عليها مصلحة أو مؤسسة األرشيف الورقية أو اللكترونية‪.‬‬
‫وهو أيضا‪ ،‬العملية التي تسمح بإعطاء فكرة حول الوثائق األرشيفية املحفوظة داخل أي مخزن أرشيف إلى‬
‫املستفيدين والتي بلغت أو تجاوزت مدة حفظها الفترة القانونية‪ .‬وهو كذلك عملية اتصال األفراد بالوثائق األرشيفية‬
‫املوجودة داخل مخازن األرشيف‪1.‬‬

‫ومن حيث التسمية‪ ،‬يفضل األرشيفيون الفرنسيون استخدام مصطلح تبليغ األرشيف ( ‪Communication des‬‬
‫‪ُ )Archives‬وي َع ّر ُفون العملية على أنها‪" :‬مجموع الجراءات الرامية إلى وضع الوثائق تحت بصر القراء"‪ .‬و َيع َتم ُد الكنديون‬
‫من جهتهم مصطلح (‪ )Diffusion‬الذي يقابله باللغة العربية كلمة "نشر"‪ ،‬والتي تعني عند االختصاصيين‪" :‬عرض‬
‫املعلومات أو الوثائق من مكان التخزين على أشخاص أو منظمات"‪2.‬‬

‫وقد يكون القصد من تداول أو تبليغ األرشيف تلك العملية التي يقوم بها األرشيفيون من تهيئة للوثائق واألرصدة‬
‫األرشيفية ووضعها قيد العارة واالسترجاع ومراقبة حركتها من و إلى مستودعات الحفظ الوسيط والدائم‪ ،‬بينما يكون‬
‫االطالع من قبل املستفيدين والباحثين طالبي استرجاع ومعاينة هذه الوثائق واألرصدة‪ ،‬االطالع الذي ال ُي َتاح إال بشروط‬
‫يحددها القانون في كل بلد‪ ،‬إما اطالعا مباشرا للوثائق ذاتها وإما باستخدام نسخ مصورة لها أو عن طريق وسائط‬
‫املصغرة كامليكروفيلم أو امليكروفيش وأيضا األشكال اللكترونية الحديثة التي تعتمد تقنية املسح والرقمنة‪.‬‬
‫فمصطلحات‪ :‬تداول‪ ،‬اطالع‪ ،‬تبليغ أو نشر كلها تحمل معنى الوصول إلى وثائق واألرصدة األرشيف املحفوظة‬
‫لغرض االسترجاع والعارة واالستعمال الحقيقي أو املحتمل للمعلومات التي تحتويها‪ ،‬ولكن مصطلح االطالع على األرشيف‬
‫يبقى الصيغة األكثر تداوال عند األرشيفيين‪.‬‬
‫ويمكن الشارة كذلك إلى بعض املصطلحات املرتبطة بمفهوم االطالع‪ ،‬وذلك أمال في التوضيح والبيان وهي‪:‬‬
‫‪ ‬إمكانية االطالع‪ :‬وهي إمكانية وضع الوثائق األرشيفية تحت أعين القراء بما يتماش ى والقوانين والقواعد‬
‫املتعارف عليها‪ ،‬إنها حق كل مواطن في االطالع على كل الوثائق املحفوظة في مخزن األرشيف ما عدا تلك التي‬
‫وضعت من أجلها موانع وحدود قانونية‪.‬‬
‫‪ ‬آجال االطالع‪ :‬وهي الفترة التي بعد انتهائها يمكن تبليغ األرشيف‪.‬‬

‫‪1. DUCROT, Ariane.‬‬

‫‪Réflexions sur l’accès du public aux archives. Gazette des archives. N ° 101, 1978. Pp110-115.‬‬
‫‪ .2‬حاج‪ ،‬شعيب‪ .‬تسييرأرصدة املصالح الوالئية لألرشيف والیة تلمسان نموذجا‪ .‬مذكرة ماجستير‪ :‬تخصص املكتبات والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪ .2011 ،‬ص‪.111.‬‬
 ‫‪148‬‬

‫وهذان املصطلحان هما األكثر استعماال في التطبيقات الفرنسية في مجال األرشيف‪.‬‬

‫‪ .2.1.8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف العام‪:‬‬

‫إن مبدأ االطالع على األرشيف معترف به دوليا ولكن تطبيقه على أرض الواقع يختلف من بلد إلى أخر‪ ،‬وبغض النظر عن‬
‫الجراءات الفنية التي تخضع لها الوثيقة األرشيفية يتم أعداد وسائل بحث يتسنى للباحث إيجاد الوثيقة التي تخدم بحثه في‬
‫أرصدة املؤسسة التي قصدها‪.‬‬
‫يحدد أيضا حقوق السلطات العمومية في حفظ وتأمين هذا األرشيف إذ‬ ‫ويعرف األرشيف العام ّ‬ ‫بعدما ّ‬
‫يحدد القانون ّ‬
‫ينبغي معرفة إن كان هذا األرشيف تابعا ألمالك الدولة وبالتالي يصبح غير قابل للحجز أو التصرف فيه أو ُيمت ُ‬
‫لك بالتقادم؛ إذ يهتم‬
‫املشرع بالدرجة األولي باألرشيف العام‪ ،‬وكذلك الحفاظ على أدلة حقوق املواطن‪ ،‬السيما منها الحاالت املدنية‪.‬‬
‫ّ‬
‫املشرع انشغاله إلى مسألة االطالع على الوثائق‪ .‬ففي أوروبا مثال إلى غاية القرن ‪ 19‬كان حق االطالع مخصصا‬ ‫كذلك وجه‬
‫فقط ألصحاب الدولة ولذوي الجاه واالمتيازات‪ ،‬ولكن ابتداء من القرن ‪ 19‬فتحت معظم البلدان أرشيفاتها للباحثين بش يء من‬
‫الحرية‪ ،‬أما في الجزائر فقد فتح القانون األرشيف العام لالطالع بحرية ومجانية من ‪ ،1971‬بعد أن يمر على إنتاجه ‪ 25‬سنة‪.‬‬

‫‪ .3.1.8.4‬تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف اخلاص‪:‬‬

‫ُيفرد أو ُيخصص قانون األرشيف الوطني في أي بلد بابا أو فصال منه لألرشيف الخاص أو الوثائق واألرشيفات التي يحوزها‬
‫أشخاص أو عائالت أو مؤسسات أو منظمات غير عمومية‪ ،‬تتعرض فيه إلى وضعه القانوني‪ .‬وأن الدولة برعايتها لهذا الجانب من‬
‫األرشيف‪ ،‬إنما هو الحفاظ على تلك الوثائق وامللفات ذات القيمة التاريخية وتجنيبها التالف والضياع أو التحويل إلى جهات خارج‬
‫البلد‪ .‬ومن ثم حماية تاريخها وحقوقها وممتلكاتها وأسرارها وقوتها وسط غيرها من األمم‪.‬‬
‫وقد خصص قانون األرشيف في الجزائر بعض املواد لحماية األرشيف الخاص عن طريق‪:‬‬
‫تصنيف الوثائق الخاصة التي تمثل فائدة تاريخية‪ ،‬وذلك باقتراح من املؤسسة املكلفة باألرشيف بعد التأكد من‬ ‫‪‬‬
‫صحتها‪.‬‬
‫ممارسة حق الشفعة في حال بيع األرشيف الخاص‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .4.1.8.4‬أسباب ودوافع تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‪:‬‬

‫يتفق الكثير من األرشيفيين على فئتين من مستخدمي األرشيف بحسب الغرض من االطالع واألهداف املرجوة من‬
‫استعمال الوثائق األرشيفية‪ ،‬هما‪ :‬فئة الداريين‪ ،‬وفئة الباحثين‪.‬‬
‫كما‪ ،‬يسوق بيتر مازيكانا (‪ ،)Mazicana peter‬في دراسته التي أجراها لفائدة برنامج تسيير الوثائق واألرشيف الذي‬
‫نشرته منظمة اليونسكو أن األسباب التي تدفع إلى االطالع على األرشيف عديدة ومتنوعة أهمها‪1:‬‬

‫‪ ‬قضايا أمام العدالة‪،‬‬ ‫‪ ‬التحقق من األحداث‪،‬‬

‫‪ ‬إدارة‪،‬‬ ‫‪ ‬جمع التقارير والدراسات‪،‬‬
‫‪ ‬حماية املصالح الوطنية‪،‬‬ ‫‪ ‬البحث عن السوابق‪،‬‬

‫‪1.‬‬ ‫‪MAZICANA, peter. La gestion des archives et des documents au service décideurs. Une étude RAMP. Paris : UNESCO, 1990.p55.‬‬
 ‫‪149‬‬

‫‪ ‬تاريخ الغدارة أو الخدمات العمومية‬ ‫‪ ‬جمع الحصائيات‪،‬‬

‫‪ ‬ترميم البنايات‪.‬‬ ‫‪ ‬إصدار‪ ،‬تخطيط وتنفيذ السياسات‪،‬‬

‫‪ .5.1.8.4‬طرق تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‪:‬‬

‫إن تداول األرشيف أو االطالع عليه يأخذ في الغالب طريقتين‪ :‬املباشرة أو غير املباشر‪:‬‬
‫‪ .1‬الطريقة املباشرة‪ :‬وتقض ي هذه الطريقة بتداول املستفيد الوثائق األرشيفية مباشرة في مقر مصلحة أو مؤسسة‬
‫األرشيف‪ ،‬حيث يتنقل املستفيد بنفسه إلى املصلحة أو املؤسسة‪ .‬فيقدم طلب ترخيص باالطالع في عين املكان داخل مؤسسة‬
‫األرشيف‪ ،‬ويتوصل إلى تحقيق مبتغاه مباشرة باستخدام وسائل البحث الداخلية‪.‬‬
‫‪ .2‬الطريقة غير املباشرة‪ :‬وهذه الطريقة ال تقض ي بتنقل املستفيد إلى مصلحة أو مؤسسة األرشيف وإنما يتحصل على‬
‫طلبه ومبتغاه عن بعد‪ .‬بمعنى أن تذهب الوثائق األرشيفية إلى املستفيد بعد إخراجها من مكان حفظها وإيصالها إليه‪ .‬وهذا من‬
‫خالل‪ :‬املتاحف األرشيفية‪ ،‬املعارض‪ ،‬ندوات‪ ،‬مؤتمرات‪ ،‬محاضرات‪ ،‬بهدف توسيع فكرته حول محتواه فيما يمكن أن يفيد في‬
‫مجاالت عامة أو متخصصة‪ .‬فيجب على األرشيفي استثمار اهتمامه واطالع املستفيدين على األرشيف بشتى الطرق داخل أو خارج‬
‫مبنى مركز األرشيف وذلك عن طريق كل ما يتضمنه الدور التربوي لألرشيف‪ .‬وهذه الخدمات لن تتأتى إال إذا تحلى األرشيفي بأكثر‬
‫دينامية للمساهمة في دفع الحركة العلمية‪ ،‬فاالطالع عملية يصبو إليها كل باحث مهتم لتطوير أعماله‪ ..‬وأن تحقيق النجاح‬
‫الضروري لهذه العملية يتطلب االهتمام بالجراءات الالزمة لكل ما سبق ذكره‪.‬‬

‫‪ .6.1.8.4‬أنواع تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‪:‬‬

‫ُ‬
‫‪ .1‬التداول (التبليغ‪ ،‬االطالع) اإلداري‪ :‬ويتمثل في طلبات الداريين والهيئات الدارية ملعلومات تس َتقى من‬
‫األرشيف الذي قد أودع من قبل في مصلحة األرشيف املؤقت أو مؤسسة األرشيف الوطني‪ ،‬وعلى مصلحة األرشيف حينها‬
‫تلبية هذه الطلبات‪ .‬أو باألحرى التبليغ الداري لألرشيف هو تبليغ الوثائق وامللفات عند الحاجة والطلب لفئة املسؤولين‬
‫والداريين واألرشيفيين وكل من ينتسب ملؤسسة أو لهيئة إدارية‪.‬‬
‫قد تكون املؤسسة التي تريد إعارة أو االطالع على األرشيف‪ ،‬هي املؤسسة األم التي انتتجت األرشيف املودع هذا أو‬
‫إحدى وحداتها أو مصالحها‪ .‬كما قد تكون أي هيئة أو مؤسسة أخرى‪.‬‬
‫عادة ما يكون االطالع للغرض الداري من قبل موظفين تربطهم صلة بالوثائق التي أودعوه إلى األرشيف الوسيط‬
‫أو النهائي‪ ،‬وذلك أن الحاجة إلى العودة والرجوع إلى املعلومات التي تحتويها الوثائق التزال قائمة‪ .‬يكون استخدام األرشيف‬
‫واالستناد عليه بهدف املساعدة على أخذ قرار أو توفير جهد أو تدعيم إجراء إداري أو العلم يسابق الجراء والجراءات‬
‫املتبعة في القضايا املتشابهة‪.‬‬
‫ويكون تداول أو تبليغ أو االطالع على الوثائق األرشيفية بدافع‪ ،‬إما‪:‬‬
‫استرجاع أو إعارة وثيقة أو ملف من طرف أحد املوظفين باملؤسسة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫طلب مصلحة أو وحدة أو مؤسسة استرجاع وإعارة وثيقة أو ملف استعارة مؤقتة ثم تعيده ملصلحة‬ ‫‪‬‬

‫األرشيف املودع بها أصال األرشيف‪ ،‬وفي اآلجال املضبوطة‪.‬‬

 ‫‪150‬‬

‫‪ ‬حاجة هيئة ما ملعلومات محددة فترسل باستفسارها إلى مصلحة أو مؤسسة األرشيف حيث تستجيب‬
‫مصلحة األرشيف وتقوم بإرسال املطلوب من املعلومات‪ ،‬ويعتبر اطالع غير مباشر‪.‬‬
‫ُ‬
‫وفي كثير من الحاالت‪ ،‬تعد جداول الدفع التي أودعت بها املؤسسة املنشئة لألرشيف من قبل أرشيفاتها للحفظ‪.‬‬
‫أداة بحث لالطالع والتبليغ على غرار باقي أدوات االطالع وتداول الداخلي األخرى‪.‬‬
‫وعند طلب التبليغ واالطالع على األرشيف‪ ،‬يستلزم من الفرد أو الجهة الطالبة مأل استمارة أو بطاقة االطالع‪ .‬والتي‬
‫تحمل عادة‪ ،‬معلومات عن الجهة الطالبة لالطالع‪ ،‬وتحديد الحزمة املرغوب االطالع عليها‪ ،‬وختمها وتوقيع ها لالستمارة‪.‬‬
‫‪ .2‬التداول (التبليغ‪ ،‬االطالع) العلمي‪ :‬يمثل االطالع العلمي على األرشيف الجانب األكبر لعمليات االطالع‪ ،‬وهو‬
‫االطالع لغرض إجراء البحوث العلمية‪ .‬هذا االطالع يكون عموما على الوثائق التي فقدت قيمتها الدارية ولم تعد صالحة‬
‫للعمل الداري في كثير‪ ،‬أي الوثائق التي أودعت مراكز ومستودعات األرشيف النهائي ووضعت تحت تصرف األرشيفي‬
‫ملعالجتها وإعداد وسائل البحث الخاصة بها‪ ،‬وصيانتها‪ ،‬وحفظها‪ ،‬ثم توفير الشروط املادية والقانونية لالطالع عليها‪.‬‬
‫يفسح هذا النوع من التداول والتبليغ املجال ملختلف األفراد من باحثين ودارسين ومؤرخين وطلبة‪ ،‬وحتى موظفين‬
‫وعاملين‪ ،‬أو لغيرهم ممن يريدون االطالع وتداول األرشيف لغاية البحث العلمي الخالص‪.‬‬
‫وهذا التبليغ والتداول‪ ،‬مقيد بالقيود والشروط التي تنص عليها املمارسة والتي سبق ذكرها‪ .‬ويقوم الباحث أو‬
‫املؤرخ هو أيضا بملء بطاقة االطالع‪ ،‬تحرر فيها معطياته الشخصية‪ ،‬من‪ :‬اسم ولقب الباحث‪ ،‬عنوان خاص بالقامة‬
‫الشخصية‪ ،‬عنوان أو موضوع البحث‪ ،‬طبيعة وشكل األرشيف املطلوب‪... ،‬إلخ‪.‬‬

‫‪ .7.1.8.4‬قواعد وشروط تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‪:‬‬

‫عملية تبليغ األرشيف ووضعه قيد االطالع والعارة‪ ،‬ال تتم وفق اجتهاد وتقدير األرشيفيين أو القائمين على‬
‫األرشيف‪ ،‬وإنما هذه العملية تخضع لنصوص ولوائح تشريعية تسنها الدول في هذا املجال(األرشيف)‪ ،‬من حيث نوعية‬
‫املستفيدين وحاجاتهم‪ ،‬ومن حيث املدد املقررة لالطالع على الوثائق األرشيفية‪ .‬ألن هذه العملية تكتنفها مخاطر على‬
‫الوثائق مما يتطلب روح االنضباط واملسؤولية‪.‬‬
‫ففي أغلب الدول‪ ،‬يتم تحديد املدد بين إيداع األرشيف وتبليغه للجمهور لالطالع بطرق قانونية‪ ،‬وهذه املدد في‬
‫ُ‬
‫أغلبية األحوال تحدد بـ ‪ 30‬سنة‪ ،‬ولكن يمكن أن تم َنع بعض الوثائق من االطالع ألسباب أمنية‪ ،‬أو َلت َعلقها بالحياة‬
‫الخاصة لألفراد‪ ،‬أو لسر طبي‪1.‬‬

‫وإذا ما استثنينا كل من‪ :‬الواليات املتحدة‪ ،‬وفنلندا‪ ،‬والسويد‪ ،‬وإيطاليا التي تسمح باالطالع على األرشيف في عمره‬
‫الداري فإن كل باقي الدول تجتمع على ثالثة نقاط أساسية‪ ،‬هي‪2:‬‬

‫‪ ‬إن األرشيف ملك للدولة مهما كان نوعه أو قيمته‪ .‬وبالتالي فإن حق االطالع عليه من اختصاص الدولة عن‬
‫طريق القانون‪ ،‬وتقييده يكون لغرضين‪ ،‬األول أمني والثاني‪ ،‬معرفي وهذا من مصلحة األفراد والجماعات‪.‬‬

‫‪ .1‬خثير‪ ،‬فوزية فاطمة‪ .‬رقمنة األرشيف في الجزائر‪ :‬اإلشكالية والتنفيذ دراسة حاالت املدیریة العامة لألرشيف الوطني ووالتي الجزائر وھران‪ .‬مذكرة ماجستير‪ :‬في‬
‫علم املكتبات علوم والوثائقية‪ ،‬تخصص مناجمنت نظم املعلومات‪ :‬وهران‪ .2008 ،‬ص‪.46.‬‬
‫‪ .2‬صفيح‪ ،‬أمينة‪ .‬أدوات البحث في األرشيف‪ :‬دراسة استردادية وتحليلية‪ :‬األرشيف التاريخي ‪ 1962-1830‬مصلحة أرشيف والية وهران أنموذجا‪ .‬مذكرة ماجستير‪:‬‬
‫تخصص علم املكتبات والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪ .2008 ،‬ص‪.100.‬‬
 ‫‪151‬‬

‫والدولة تعمل جاهدة لوضع أنسب الحلول وأوسطها حفاظا على سرية الوثائق األرشيفية من جهة‪ ،‬وتسهيال‬
‫البحث العلمي والتاريخي من جهة أخرى‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد أصناف األرشيف املمكن االطالع عليها تحديدا منطقيا وقانونيا وبحسب ما تقتضيه الضرورة‪.‬‬
‫‪ ‬تطبيق سياسة منح الرخص قصد االطالع سواء للباحثين الوطنيين أو األجانب بناء على إجراءات مدروسة‬
‫مسبقا وبناء على قرارات تصدرها الهيئة العليا املكلفة بذلك‪.‬‬

‫‪ .8.1.8.4‬قواعد وشروط تداول األرشيف يف اجلزائر‪:‬‬

‫وفي حالة الجزائر‪ُ ،‬يعد تبليغ أو االطالع على األرشيف بالنسبة للمواطنين حق يكفله القانون‪ ،‬كما هو مبين في‬
‫املادة ‪ 10‬من القانون األساس ي ‪ 09-88‬املؤرخ ‪ 26‬يناير‪ 1988‬واملتعلق باألرشيف الوطني‪ ،‬حيث يحدد ُمهل االطالع على‬
‫الوثائق األرشيفية كما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬يتم فتح األرشيف العمومي لالطالع بحرية ومجانا بعد ‪ 25‬سنة من إنتاجه‪ .‬غير أنه ومن أجل حماية السيادة‬
‫الوطنية‪ ،‬والنظـام العـام وشـرف العائـالت فإن االطالع على بعض الوثائق ال يتم إال بعد انقضاء األجل املحدد على النحو‬
‫التالي‪:‬‬
‫‪ 50 ‬سنة ابتداء من اختتام القضايا املطروحة أمام القضاء وليسـت لهـا صلـة بالحياة الخاصة لألفراد‪.‬‬
‫‪ 60 ‬سنة ابتداء من تاريخ السند‪ ،‬بالنسبة للوثائـق التـي تهـم أمـن الدولـة‪ ،‬أو الدفـاع الوطني‪ ،‬وستحدد قائمة‬
‫هذه الوثائق عن طريق التنظيم‪.‬‬
‫‪ 100 ‬سنة ابتداء من تاريخ ميالد الشخص‪ ،‬بالنسبة للوثائق التي تحتـوي علـى معلومات فردية ذات طابع طبي‬
‫ال سيما امللفات الـتي تخـص حيـاة األفـراد الخاصة‪.‬‬
‫وتضيف املادة ‪ ،11‬بأن األرشيف العمومي في متناول العامة دون أجل محدد‪ .‬كما تلتزم املؤسسة املكلفة باألرشيف‬
‫الوطني‪ ،‬حسب املادة ‪ 23‬بالسماح باالطالع على األرشيـف ألغراض البحث‪.‬‬
‫‪ ‬ومما ورد في املادة ‪ 04‬من القرار الصادر في ‪ 10‬يونيو ‪ 1991‬املتضمن إنشاء مركز األرشيف التمهيدي لإلدارات‬
‫املركزية كملحق بمركز األرشيف الوطني‪ ،‬أن وثائق األرشيف املودعة بمركز األرشيف التمهيدي لإلدارات املركزية تظل‬
‫تحت تصرف الدارات املودعة طوال الفترة التي تحددها املدونة املذكورة في املادة أعاله‪.‬‬
‫‪ ‬ومما ورد في املنشور رقم ‪ 05‬الصادر في ‪ 18‬مارس ‪ 1992‬املتعلق بفتح األرشيف العمومي لالطالع‪ ،‬أنه يمكن‬
‫ألي شخص يحمل الجنسية الجزائرية واملتحصل على بطاقة الدخول ملركز األرشيف الوطني أن يطلع على األرصدة‬
‫األرشيفية املودعة به‪ .‬وتمنح هذه البطاقة بعد طلب مرفق بالوثائق التي تثبت عن‪:‬‬
‫‪ ‬صفة باحث‪ ،‬معلم أو طالب (شهادة جامعية أو نسخة البطاقة املهنية)‪.‬‬
‫‪ ‬الجنسية الجزائرية (نسخة طبق األصل لبطاقة التعريف)‪.‬‬
‫‪ ‬شهادة القامة‪.‬‬
‫‪ ‬صورتين شمسيتين‪.‬‬
 ‫‪152‬‬

‫‪ ‬االطالع على األرشيف يكون باملركز فقط‪.‬‬

‫‪ ‬وعن التراخيص التي يمنحها مركز األرشيف الوطني‪ :‬يمكن أن تمنح تراخيص للمواطنين الذين لم تتوفر فيهم‬
‫الشروط السابقة ومن جهة أخرى للباحثين األجانب‪:‬‬
‫‪ ‬تسلم التراخيص املمنوحة املواطنين بصفة استثنائية بعد طلب يرسل إلى مدير مركز األرشيف الوطني‬
‫مرفق بنسخة طبق األصل لبطاقة التعريف الوطنية وشهادة إقامة‪ .‬مع تقديم كل التوضيحات حول البحث‬
‫الذي يريد إنجازه‪.‬‬
‫‪ ‬يمكن تسلم تراخيص لألجانب بعد الطلب الذي يرسل إلى املديرية العامة لألرشيف الوطني عبر قناة وزارة‬
‫الخارجية بعد تأشيرة إجبارية من القنصلية املعنية وذكر موضوع البحث واألرشيف املراد االطالع عليه‪.‬‬
‫‪ ‬كل طلب ترخيص يخضع لقرار املديرية العامة لألرشيف الوطني بعد استشارة السلطة التي دفعت(أودعت)‬
‫األرشيف أو التي تحتفظ به‪.‬‬
‫‪ ‬تحتوي التراخيص على‪ :‬هوية وعنوان الباحث‪ ،‬موضوع البحث‪ ،‬قائمة الوثائق التي يمكن لالطالع عليها‪ .‬مع‬
‫توضيح إذا كان نسخ الوثائق مسموح مع تحديد إجراءات هذه العملية‪.‬‬
‫‪ ‬تستطيع املديرية العامة لألرشيف بعد موافقة السلطة التي دفعت األرشيف أو التي تحتفظ به‪ ،‬أن تمنح‬
‫ترخيصا عاما أو جزئيا لالطالع على بعض أرصدة األرشيف العمومي‪.‬‬
‫‪ ‬ومما ورد في املنشور رقم ‪ 08‬املؤرخ في ‪ 24‬يناير ‪ 1995‬والخاص بتسيير األرشيف الداري‪ ،‬وفي بنده الرابع‪ .‬أنه‬
‫يحق للهيئة الدافعـة أن تقدم طلبا كلمـا اقتضت مصلحة عملها ذلك‪ ،‬لالطالع على أرشيفها‪ .‬ولذلك عليها أن توفر املراجع‬
‫املشار لها في جدول الدفع الذي يبقى في حوزتها‪ .‬وعليه ينبغي على املصلحة االحتفاظ وحسب الترتيب الزمني‪ ،‬بنسخة من‬
‫الجدول الذي عاد إليها بعد إتمام إجراءات الدفع‪.‬‬
‫‪ ‬كما ورد في املنشور رقم ‪ 04‬املتعلق بمركز الحفظ املؤقت ألرشيف الدارات املركزية‪ ،‬وفي البند ‪ " :02‬في مرحلة‬
‫الحفظ املؤقت لألرشيف‪ ،‬الوثائق املدفوعة للمركز املذكور‪ ،‬تبقى تحت تصرف الدارات التي تدفع وثائقها ولها الحق في‬
‫االطالع عليها عند الحاجة والضرورة طول مدة الحفظ املحدد من طرف القائمة الشاملة للوثائق‪ ،‬وحافظة الدفع لكل‬
‫إدارة مركزية‪ .‬وهذا مع احترام قواعد التبليغ األرشيفي (االطالع في عين املكان أو تنتقل وثيقة األرشيف من مؤسسة إلى‬
‫أخرى)‪.‬‬
‫‪ ‬مما ورد أيضا بشأن تبليغ األرشيف‪ ،‬املنشور رقم ‪ 26‬املوجه إلى رؤساء مصالح األرشيف الوالئية‪ ،‬والذي‬
‫يفصل في مسالة تبليغ األرشيف كما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬إن جميع وثائق الدولة قابلة لالطالع عليها بكل حرية‪ ،‬ولكل مواطن الحق في االطالع على الوثائق‬
‫واألرشيف في األماكن التي تخزن فيها‪ ،‬هذا الحق من الحقوق الدستورية املكفولة‪.‬‬
‫‪ ‬إن حق االطالع مكفول للمواطن بالدرجة األولى ولألجنبي حسب شروط سيأتي ذكرها‪.‬‬
‫لكن تطبيق املبدأ العام يخضع لضوابط مختلفة تتعلق بـ‪:‬‬
‫طبيعة الوثيقة‪،‬‬ ‫‪.1‬‬
 ‫‪153‬‬

‫ظروف االطالع في حد ذاتها‪،‬‬ ‫‪.2‬‬

‫االستعمال من طرف الراغب في االطالع‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫وهذه الجوانب تطرح مسؤولية الجهة املسؤولة عن األرشيف سواء كانت قانونية أم أخالقية‪ ،‬وكذلك مسؤولية‬
‫الراغب في االطالع على األرشيف‪ ،‬لذلك تصدى املشرع إلى هذه املسائل الهامة وذلك بتحديد حرية االطالع مبررا ذلك‬
‫باملسائل التي تعلق أساسا بحرية اآلخرين‪ ،‬وكذلك بحق املجتمع والدولة في حماية مصالحها العليا التي هي في األساس‬
‫املصالح العليا لألمة‪ ،‬وال يقل أي جانب من هذه الجوانب أهمية عن الجوانب األخرى ألنها تتعلق أساسا باستقرار‬
‫املجتمع وحقه في العيش في سكينة وأمان بعيدا عما قد تحدثه الوثائق واألرشيف في حياة الناس والدولة من اضطراب‪.‬‬
‫هذا الذي يفسر حرص املشرع على تحديد آجال معينة لتبليغ الوثائق واألرشيفات لطالبيها مع التمييز بين البحث‬
‫العلمي وحب االطالع‪ ،‬ومع ذلك تبقى هذه اآلجال نسبية حسب الطلب والغرض منه وطبيعة الوثيقة األرشيفية‪ .‬فقد‬
‫شدد املشرع على األرشيف املتعلق باألشخاص حماية لهم سواء كان ذلك بالنسبة لحياتهم املدنية أو لحالتهم الصحية‪،‬‬
‫يضاف إلى ذلك كل ما يتعلق بتاريخ الجزائر وعبث املستعمر باألرشيف الجزائري وما كان منه في تشويه التاريخ مما‬
‫يتوجب حذرا شديدا‪.‬‬
‫‪ .2‬بالنسبة للتبليغ كمجرد إطالع مع كل الضمانات التي يجب أن تكفله‪.‬‬
‫‪ .3‬وبالنسبة لالستعمال العلمي مع كل الضمانات أيضا‪.‬‬
‫وبناء على ما تقدم فإنه من الضروري توضيح مسألة التبليغ‪ ،‬خاصة بالنسبة للجماعات الحلية وتحديدا منها تلك‬
‫التي توجد في حوزتها وثائق أرشيفية تاريخية‪ ،‬وفي هذا الصدد يجب التذكير بأطوار الوثيقة األرشيفية‪.‬‬
‫أما أرشيف الطور األول أي األرشيف الحي فإنه تحت مسؤولية الدارة التي أنتجته‪ ،‬ولها أن تسمح باالطالع عليه أو‬ ‫‪.1‬‬
‫أن تمنع ذلك‪.‬‬
‫أما أرشيف الطور الثاني أو األرشيف الوسيط أو املؤقت فإنه وإن انتقل إلى مركز الحفظ املؤقت يبقى تحت‬ ‫‪.2‬‬
‫مسؤولية الجهة املنتجة له‪ ،‬فإذا كان املركز مسيرا من طرف جهة أخرى غير الجهة املنتجة (مثل مركز األرشيف‬
‫املؤقت لإلدارات املركزية فهو تحت تصرف سلطة األرشيف الوطني ولكنه يستشير الجهة املنتجة قبل التبليغ) فإنه‬
‫يبقى تحت تصرف مسؤوليتها من حيث االطالع والتبليغ‪.‬‬
‫أما أرشيف الطور الثالث أي األرشيف التاريخي‪ ،‬فإنه مهما كان املكان الذي يوجد فيه فهو تحت مسؤولية األرشيف‬ ‫‪.3‬‬
‫الوطني‪ ،‬واألرشيف الوطني وحده املسؤول عنه من حيث التبليغ واالطالع‪ ،‬فإذا كانت ظروف الحفظ والتسيير‬
‫تقتض ي حاليا بقاء األرشيف التاريخي تحت رعاية الجماعات املحلية وكثيرا من املؤسسات والدارات املركزية‬
‫واملصالح الخارجية للوزارات‪ ،‬فإن موضوع التبليغ واالطالع فصل فيه القانون‪ ،‬إذا ال يجوز ألي كان ما عدا املدير‬
‫العام لألرشيف الوطني أن يرخص أو يمنع تبليغ الوثائق األرشيفية التاريخية واالطالع عليها‪.‬‬
‫فالوثيقة األرشيفية التاريخية التي دخلت الطور الثالث هي وثائق أرشيفية نهائية يقع على األرشيف الوطني ترتيبها حسب‬
‫إطار التصنيف الذي وضعه‪ ،‬ويقع عليه أيضا عبء تقرير ما إذا كان قابال لالطالع أم ال‪ ،‬وتدخل في هذا الطار أرشيفات مصالح‬
‫األمن والدفاع والقضاء ووزارة الخارجية‪ ،‬مما يتوجب على املصالح املركزية واملصالح املحلية بغض النظر عن القطاع الذي تنتمي‬
‫إليه‪ ،‬توجيه كل طلبات الترخيص باالطالع للمديرية العامة لألرشيف الوطني التي تمنح الترخيص أو ترفضه بالتشاور دائما مع‬
‫املصلحة املعنية التي يطلب منها إبداء الرأي في الترخيص من عدمه‪.‬‬
 ‫‪154‬‬

‫إن هذه الترتيبات هي ترتيبات قانونية وتنظيمية وتتعلق أساسا بالوثائق التاريخية التي تعود إلى العهد االستعماري والتي لم‬
‫تفتح بعد لالطالع العام‪ ،‬كما أنها تعني بوثائق الثورة والتي هي اآلن في طور العداد واملعالجة إلى أن يبث في مسألة فتحها لالطالع‪.‬‬
‫ولقد سلكت مؤسسة األرشيف الوطني في مسألة الترخيص طريقة مرنة تسهيال لعمل الباحثين وذلك بالتعامل مع كل‬
‫وثيقة على حدة مع ترخيص التصوير أو عدم التصوير حسب الوثيقة‪.‬‬
‫وفي هذا الصدد سنت مؤسسة األرشيف الوطني نموذجا الستمارة الترخيص تسهيال لعمل مصالح األرشيف على أن ترسل‬
‫هذه االستمارات إلى املديرية العامة لألرشيف الوطني عن طريق الفاكس وستبت في الطلبات بأقص ى سرعة‪ ،‬وتتضمن الرخصة‬
‫السماح بالتصوير أم ال وكذلك عدد الصور املرخص بها‪.‬‬

‫نموذج الستمارة اطالع على األرشيف‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫والية‪..................................................... :‬‬
‫دائرة‪..................................................... :‬‬
‫بلدية‪.................................................... :‬‬
‫مصلحة األرشيف‪................................. :‬‬
‫استمــــــارة إطــــالع‬
‫املصلحة املعنية‪............................................................................................................................................................................ :‬‬
‫اسم مسؤول املصلحة‪.................................................................................................................................................................. :‬‬
‫تاريخ االطالع‪.................................................................................................................................................................................. :‬‬
‫تاريخ إرجاع الوثائق‪....................................................................................................................................................................... :‬‬
‫موضوع الوثائق املطلوبة‪................................................................................................................ .............................................. :‬‬

‫مالحظات‬ ‫وصف املحتوى‬ ‫الرمز‬

‫إمضاء األمين العام للبلدية‬ ‫إمضاء مسؤول‬

‫أو رئيس املجلس الشعبي البلدي‬ ‫مكتب األرشيف‬

‫إن طلب الترخيص ليس القاعدة املطلقة بالنسبة للتبليغ واالطالع‪ ،‬إذ يبقى ملسؤول مصلحة األرشيف وبعد رأي مسؤوله‬
‫املباشر إذا اقتض ى األمر أن يرخص االطالع على الوثائق التي ال تثير شكوكا أو مشاكل وال يوجه للمديرية العامة إال ما يتطلب‬
‫الحسم فيه‪.‬‬
‫أما بالنسبة لألجانب فإن التعامل معهم ذو شقين‪:‬‬
‫الزوار الذين ليس لهم دراسة معينة بل أكثر ما يحركهم هو حب االطالع‪ ،‬فإن طلباتهم تكون عادة بسيطة وتتعلق‬ ‫‪.1‬‬
‫باالطالع على جرائد قديمة أو غير ذلك من وثائق ليست من السرية بمكان‪ ،‬فهؤالء ُيسمح لهم باالطالع في حدود‬
‫املعقول‪ ،‬كما يمكن أن يصور لهم مقال من جريدة قديمة مثال‪.‬‬
 ‫‪155‬‬

‫الدارسين والباحثين وهؤالء من املفروض أن طلباتهم تقدم عن طريق سفاراتنا بالخارج وتصل إلى املديرية العامة‬ ‫‪.2‬‬
‫لألرشيف الوطني قبل أن ينتقل الباحث إلى الجزائر‪ ،‬فإذا جاء فإنه من املفروض أن يكون حامال لرخصة االطالع‪،‬‬
‫وستسهر املديرية العامة لألرشيف الوطني على أن يحترم هذا الجراء بتحسيس ممثلياتنا الدبلوماسية في الخارج‬
‫وإرسال االستمارات إليها حتى تكون على بينة من األمر‪.‬‬
‫ذلك هو الجراء العادي‪ ،‬وقد يصل الباحث دون أن يكون قد تقدم بطلبه إلى سفارة الجزائر في بلده أو قد ال تكون للجزائر‬
‫سفارة في بلده األصلي‪ ،‬ففي هذه الحالة يوجه الباحث إلى املديرية العامة لألرشيف الوطني التي ستدرس وضعيته وتسلم له‬
‫ترخيصا باالطالع والبحث من عدمه‪.‬‬
‫هذه هي القواعد العامة والجراءات املطلوبة تطبيقها فيما يتعلق بالتبليغ‪ ،‬وأن يحرص كل الحرص على تطبيقها تسهيال‬
‫للعمل وتوطيدا للعالقات مع جمهور الباحثين والراغبين في االطالع‪ ،‬وسترسل إليكم قريبا الئحة تتضمن القواعد الواجب تطبيقها‬
‫في قاعات املطالعة والتي تحدد حقوق وواجبات الباحث‪.‬‬

‫‪ .9.1.8.4‬إجراءات تداول (تبليغ‪ ،‬االطالع) األرشيف‪:‬‬

‫طبعا‪ ،‬مادامت عملية تداول أو االطالع على األرشيف تضبطها لوائح وقوانين وطنية في كل بلد‪ ،‬فهذا يعني أن‬
‫القائم بها سيعرج على جملة من الخطوات حتى يلبي حاجته من املعلومات األرشيفية املودعة على متن هذه الوثائق‪ ،‬وهذه‬
‫الخطوات هي‪:‬‬
‫استقبال الباحث في األرشيف وتسجيله وتحديد متطلباته‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫توفير وسائل البحث للباحث وتحديد الوثائق املطلوب االطالع عليها‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫تحرير طلب االطالع على الوثائق (مرفق)‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫موافقة الدارة على توفير الوثائق للباحث‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تحضير املواد من طرف األرشيفي‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تسليم املواد للباحث‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫توقيع الباحث على نموذج استالم الوثائق (مرفق)‪.‬‬ ‫‪.7‬‬

‫‪ .2.8.4‬أدوات(وسائل) البحث عن األرشيف‬

‫إن تطور البحث عامة وضع ميالد التقنيات متطورة ألجل تنظيم وتقديم األرشيف‪ ،‬وهذا بتبني وسائط ألجل توفير االطالع‬
‫لفائدة املستعملين للوثائق األرشيفية‪.‬‬

‫‪ .1.2.8.4‬تعريف أدوات البحث عن األرشيف‪:‬‬

‫هي وسائط معلومات تربط بين الباحث والوثيقة األرشيفية بحيث تعطيه ملحة عن املصدر الذي يخدم موضوع بحثه‪.‬‬
‫فمصطلح أدوات البحث يستعمل لتغطية كل أنماط وصف الوثائق األرشيفية الشاملة املفصلة‪ ،‬وهي املقياس على قيام األرشيف‬
‫بوظيفته بشكل أمين أو غير ذلك‪.‬‬
‫وفي العنوان الالحق سوف نستعرض أهم أنواع تلك األدوات بهدف امتالك القدرة عل تحديد أي نوع سوف نختاره بحسب‬
‫طبيعة الرصيد األرشيفي الذي سوف يكون بين أيدينا‪.‬‬
 ‫‪156‬‬

‫تتشكل أدوات البحث على األرشيف في مجموعتين من حيث نوع الخدمة املقدمة إال أنهما متكاملتين من حيث الهدف‬
‫املحررين من أجله‪ ،‬فاملجموعة األول تتمثل في أدوات البحث الداخلية التي كانت دافعا في أنجاز املجموعة الثانية‪ ،‬أدوات البحث‬
‫العامة (الخارجية)‪1 .‬‬

‫‪ .2.2.8.4‬أدوات(وسائل) البحث الداخلية‪:‬‬

‫ووصفت بهذا التوصيف‪ ،‬لبقائها في متناول األرشيفيين دون سواهم تستغله أحد املصلحتين الدافعة أو املحافظة فقط إال‬
‫في استثناءات متفق عليها‪ .‬وتستعمل هذه األدوات في نظام إداري تحدده مصلحة األرشيفية‪.‬‬
‫واملخططات التالية ألدوات البحث املقدمة يقصد بها أن تكون موحية فقط‪:‬‬

‫‪ .1‬حمضر اجلرد الشامل‪:‬‬

‫يعتبر هدا املحضر أول وثيقة داخلية يحررها األرشيفي بعد تعيينه مباشرة فهو وصف طبوغرافي لألرصدة األرشيفية‬
‫املحفوظة في مخازن األرشيف‪ ،‬مخزنا بمخزن‪ ،‬قاعة بقاعة‪ ،‬رف برف‪ ،‬كتلة بكتلة‪ .‬بحيث تقدم نبذة تاريخية للمؤسسة املنتجة‪،‬‬
‫ويعرف بترتيب وعدد الحزم األرشيفية ووضعيتها املادية الجيدة أو السيئة مع تحديد الرصيد الذي له األسبقية من حيث املعالجة‬
‫العلمية‪ ،‬والشارة إلى كل املالحظات كالفراغ الباقي دون استعمال‪ ،‬وأيضا امللفات والسجالت غير املوجودة في أماكنها‪ ،‬فضال ع‬
‫التجهيزات ووصف مجمل التغيرات التي تعرض إليها مخزن األرشيف من حيث التصليح أو التغيير‪ ،‬كما أن تحرير هذه الوثيقة‬
‫واجب مع كل عملية تحويل لألرصدة األرشيفية إلى مكان الزالزل والفيضانات‪ ،‬الخ ‪.‬‬
‫والجدير بالذكر أنه ال يوجد أي نص تشريعي يفرض على األرشيفي إعداد هذا املحضر‪ ،‬إال أن طبيعة عمله وضميره املنهي‬
‫يفرضان عليه ذلك فهو يحفز األرشيفي على تقوية مسؤولياته فمن خالل معايناته املختلفة يستطيع األرشيفي التعرف على طبيعة‬
‫ودائعه‪ ،‬ويحدد المكانات املادية والبشرية املتوفرة من الناقصة لغرض خدمة أرشيفاته‪ ،‬وبالتالي خدمة املستعملين املختلفين‪.‬‬

‫‪ .2‬جدول دفع األرشيف‪:‬‬

‫هو القائمة الوصفية التي ترافق دفع الوثائق األرشيفية من املصلحة املنتجة إلى مصلحة األرشيف الحافظة‪ .‬واستعماله‬
‫يكون بين هاتين الدارتين فقط‪.‬‬
‫وإجراءات الدفع في بالدنا الجزائر هي‪:‬‬
‫إعداد الحزم والعلب األرشيفية املصنفة بحيث يبلغ متوسط الحزمة الواحدة من ‪ 10‬إلى ‪ 15‬سم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترقم العلب أو الحزم التي تنتمي إلى نفس الدفع من ‪ 01‬إلى س‪ ،‬واالعتناء بإظهار الرقم بوضوح في أعلى حافة العلبة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬يستأنف الترقيم املستمر في كل دفع جديد من الرقم ‪ 1‬إلى س‪ ،‬مع مراعاة التمييز بين مختلف الدفعات‪.‬‬
‫‪ ‬يدرج ملخص حول األرشيف املدفوع‪ ،‬والتواريخ الحدية‪ ،‬كما تحدد أساليب حفظ الوثائق‪.‬‬
‫ويحرر جدول الدفع من طرف الجهة الدافعة‪ ،‬وهو على شكل ورقة مزدوجة بأربعة صفحات وتحرر في ثالثة نسخ متقنة‪.‬‬
‫خصص في الجزء األعلى من الصفحة األولى ومن جهة اليسار خانتين‪ ،‬األولى لكتابة اسم وعنوان املصلحة الدافعة‪.‬‬
‫والثانية لكتابة تاريخ الدفع‪ .‬وجهة اليمين تمأل من طرف املصلحة املستقبلة لتحديد عدد الحزم وسنة الدفع‪ .‬أما الجدول املسطر‬
‫في وسط الصفحة األولى واملكمل في الصفحة املوالية فهو مقسم إلى خانات‪ ،‬فالخانة األولى للرقم التسلسلي للحزم أو العلب‬

‫‪1.‬‬ ‫‪MIMOUNI O. l’Expérience des archives régionales de Constantine, Pratiques algériennes dans les instruments de recherches. Pp 70-71.‬‬
 ‫‪157‬‬

‫والثانية ملحتوى وطبيعة األرشيف والثالثة للتواريخ الحدية ملحتوى كل حزمة والرابعة لتاريخ التالف املقترح من طرف املصلحة‬
‫الدافعة إن أمكن‪ .‬أما الخامسة فخاصة بوضع الرمز من طرف الجهة املستقبلة وأخيرا السادسة تخص املالحظات‪.‬‬
‫وينبغي إرسال جدول الدفع إلى مصلحة األرشيف قبل الدفع نفسه ليحدد األرشيفي تاريخ استقباله للدفع والكيفيات‬
‫التطبيقية املرتبطة بذلك‪ .‬ثم تسلم نسخة إلى الجهة الدافعة بعد مراجعتها والتوقيع عليها الستعمالها في طلب االطالع على وثائقها‬
‫في أي وقت كان‪ .‬وتحتفظ مصلحة األرشيف بنسختين إحداهما ترتب زمنيا والثانية هجائيا بعد مراقبتهما من طرف املصلحة‬
‫املستقبلة ال تمام ما يجب إتمامه‪.‬‬
‫وعموما يعتبر جدول الدفع أكثر أدوات البحث بساطة ووضوحا لدقة املعلومات التي يحتوها‪ ،‬ونظرا ألهميته وسهولة‬
‫استعماله قررت فرنسا سنة ‪ 1979‬جعله أداة بحث في متناول املستعملين وألصناف معينة من األرشيف‪.‬‬
‫إن جدول الدفع وثيقة إدارية محضة وشهادة إثبات لصحة عملية الدفع‪ ،‬ووثيقة رسمية تتوقف عليها استمرارية الوثيقة‬
‫األرشيفية‪ ،‬وعليه تفرض الجدية التامة في تحضيره‪ ،‬ويسبق الجرود الالحقة‪1 .‬‬

‫‪ .3‬سجل الدفع‪:‬‬

‫ويسمح بتعريف األرصدة األرشيفية بعد دفعها إلى مصلحة األرشيف‪.‬‬

‫‪ .3.2.8.4‬أدوات(وسائل) البحث اخلارجية (العامة)‪:‬‬

‫وتوجه خصيصا للمستعملين لتسهل عليهم الوصول إلى أصغر رصيد أرشيفي في مخازن األرشيف وأدوات البحث الخارجية‬
‫متواجدة في عدة أشكال وسوف نصفها من العام إلى الخاص ومن األقل إلى األكثر تفصيال كما يلي‪:‬‬

‫‪ .1‬األدلة‪:‬‬

‫وهو نوع قديم من أدوات البحث يمكن إدراج أمثلة عنه منذ القرن ‪19‬م‪ ،‬والزال استعمال يعضها ممكن إلى حد اليوم‬
‫لعدم تجديدها‪ .‬واملستوى الذي تقدم فيه املادة الشارح ة يختلف تبعا لهدف الدليل‪ ،‬كما ينبغي أن يعرض الدليل قائمة بأدوات‬
‫البحث في األرشيف املنجزة واملستخدمة من قبل في املصلحة األرشيفية‪ ،‬ووصف حالتها‪ ،‬إضافة إلى إمكانية إصدار ببليوغرافية‬
‫وتوجيهات تخدم البحث بتقرير وجود وحدات وثائق معينة متصلة بموضوع استفسار ما وللتوجيه من خالل معطيات خاصة كأيام‬
‫وأوقات العمل داخل املركز‪ ،‬وعنوان ورقم الهاتف والفاكس والعنوان اللكتروني للمركز األرشيفي‪ ،‬وتحديد قاعات املطالعة‬
‫وغيرها من التوجيهات عن املرافق املرتبطة باملبنى األرشيفي‪.‬‬
‫وتنقسم األدلة من حيث مدى التغطية إلى أدلة شاملة وأدلة خاصة‪ .‬وأما األدلة الشاملة فتسرد كل األرصدة األرشيفية في‬
‫الشاملة في املصلحة األرشيفية بحيث أن كل سلسلة أرشيفية تكون مدخال مستقال‪ .‬والدليل العام هو املطلب األول ملحتويات‬
‫مخازن األرشيف‪ ،‬والشكل املتنبي في األرشيفات الوطنية‪ .‬وعليه فاملؤسسات األرشيفية التي تقبل عليه تعمل حسابا للوقت واملال‬
‫الكافيين لذلك‪.‬‬
‫وإن أولى املحاوالت لهيكلة نشر هذا النوع من األدلة يعود إلى سنة ‪ 1950‬حينما نشرت خمسة ‪ 05‬أدلة ملستودعات‬
‫أرشيف(‪ )Thuringe‬في أملانيا‪ ،‬وأدلة األرشيف الوطني للواليات املتحدة األمريكية في عام ‪ ،1974‬وفرنسا منذ ‪ 1954‬وسلسلة النشر‬

‫‪1.‬‬ ‫‪Françoise Durand Edvard. Guide pratique à l’usage de l’archiviste documentaliste. P. 65. [en ligne].[ 01/03/2018].‬‬
 ‫‪158‬‬

‫في بلغاريا بدأت منذ ‪ 1960‬ودول أخرى تحتل الصدارة مثل االتحاد السوفياتي سابقا وبولونيا وهولندا وتشيكو سلوفاكيا وأملانيا‬
‫الفدرالية والنمسا وإسبانيا والدانمارك واألرشيفات املحلية النجليزية في إنجلترا‪ .‬أما في الدول العلم الثالث فهي نادرة‪1 .‬‬

‫أما األدلة الخاصة فتصف باختصار مقتنيات متعلقة بموضوعات أو فترات زمنية أو مناطق جغرافية معينة‪ ،‬مع توضيح‬
‫التواريخ الحدية وملخص طبيعة الوثائق األرشيفية وكشاف بأسماء األشخاص وكشاف آخر لالماكن‪.‬‬
‫وعليه يمكن أن نجمل أنواع األدلة في ‪ 03‬أنواع هي‪:‬‬

‫‪ .2‬دليل املخازن‪:‬‬

‫لقد تناول (‪ )Marcel Baudot‬بدقة في كتابه (‪ ،)Manuel Archivistique‬نشوء وصدور األدلة في مخازن فرنسا وذلك‬
‫ابتداء من سنة ‪ 1876‬وهذا بإعطاء تاريخ للمؤسسات األرشيفية إضافة إلى تحليل مفصل حول األرصدة األرشيفية املتواجدة‪.‬‬
‫ودليل املخازن هو الرسم التصويري للسالسل األرشيفية وأهميتها‪ .‬والخدمات فيه متاحة لكل القراء كما ان األرشيفي‬
‫يعتمد عليه اعتمادا كبيرا في عمله‪ .‬وأن هذا النوع من األدلة هو األكثر تحريرا والسيما في السنوات األخيرة من طرف مدراء مصالح‬
‫األرشيف لبعض الحافظات في فرنسا كـ(…‪ .)La Haute Vienne , La Charente Maritime , La Loire Atlantique‬وعرف تنظيما‬
‫من طرف املدير العام ألرشيف فرنسا في أبريل ‪ 1969‬وشيئا فشيئا عمم في كل املحافظات‪.‬‬
‫وعندما تظهر بعض السالسل األرشيفية في غاية من التعقيد يمكن تحرير دليل خاص بها‪ .‬غنه الحال لبعض األرصدة‬
‫األرشيفية الوطنية في فرنسا مثل‪ )Le Fonds du Conseil d’Etat du Roi aux Archives Nationales( :‬املنشور في عام ‪ 1955‬من‬
‫طرف (‪ )Antoine Michel‬و(‪ )Le Guide des Recherches dans Fonds Judiciaire de l’Ancien Régime‬الذي أنجزه عدد من‬
‫املؤلفين في عام ‪ 1958‬والذي درست فيه مجموعات كبرى من الوثائق القانونية لبرملان فرنسا وغيره‪2.‬‬

‫‪ .3‬دليل األرصدة‪:‬‬

‫وفيه يقدم وصف شامل ملحتويات األرصدة‪ .‬وهو على نوعين‪ ،‬الدليل املختصر‪ ،‬ويحوي من ‪ 20‬إلى ‪ 30‬صفحة ويعطي ملحة‬
‫مختصرة عن املحتويات األساسية‪ .‬والدليل املفصل ويحوي من ‪ 800‬إلى ‪ 1000‬صفحة ويعطي تحليال شامال حول األرصدة‬
‫األرشيفية املوصوفة‪.‬‬

‫‪ .4‬الدليل املوضوعي‪:‬‬

‫وفيه تختار الوثائق األرشيفية التي تهم موضوعا معينا وتحلل موضوعيا‪ .‬وحتى يؤدي أي نوع من األدلة وظيفته ينبغي أن‬
‫يخطط بطريقة معينة‪ ،‬ومهما اختلف غرضه فيجب توضيح محتوياته في قائمة كما ترتب مداخله منطقيا ويلحق بكشاف أيجدي‪.‬‬
‫أما عن قائمة محتويات الدليل فتقدم فيه عناوين وتصنيف األرصدة األرشيفية تظهر كتصدير وال تفصل في ملحق حتى يتجلى‬
‫البناء التنظيمي للهيئات الحكومية‪ ،‬وتوصف كل وحدة متكاملة أرشيفية في مدخل منفصل يحتوي معلومات تاريخية عن املؤسسة‬
‫املنتجة‪ ،‬ووصف للسلسلة في داخل الرصيد الكامل‪ .‬ويفصل الجزء التاريخي عن الوصفي مع تصدير األول‪ .‬وتلخص املعلومات‬
‫التاريخية في شكل سردي مختصر أو جدولي بتقديم الحقائق في جدول زمني التاريخ الداري للمؤسسة املنتجة‪ .‬واملعلومات‬

‫‪. WALNE, Peter. Techniques modernes d’administration des archives et de gestion des documents. www. Unesco. org/webword‬‬
‫‪1‬‬

‫‪/ramp/html/r8532f/r8532fox. htm‬‬
‫‪2. Walne, Peter. Techniques modernes d’administration des archives et de gestion des documents.‬‬
 ‫‪159‬‬

‫الواصفة تتعلق بنمط الوثائق األرشيفية وتاريخها وكمياتها الناتجة عن تلخيص مداخل الجرد‪ .‬ويصنع الكشاف األبجدي الدليل‬
‫بحيث حرصت الدول املتقدمة كفرنسا على تكشيف األدلة تسمح بالتقرب إلى املصادر الوثائقية‪.‬‬
‫وفي وصف األرصدة األرشيفية املعقدة والكبيرة فمن الضروري تجزئة مداخل الدليل إلى عدد من الفروع بحسب‬
‫التجزيئات الرئيسية للهيئة املنتج‪ ،‬ولو أن املعلومات التاريخية ستتوفر لفترة غير محدودة لكمال الدليل فينبغي أن يستعدها‬
‫األرشيفي‪ .‬وتقدم املعلومات املتوافرة تجنبا للتأخير في توفيره كمادة مهمة للبحث‪ .‬ومع هذا فالدليل ال يمأل فراغ سجالت الجرد‬
‫والفهارس‪ ،‬وإنما يساعد في إعطاء نظرة شاملة ملا سبق ذكره لتسهيل عملية البحث‪ .‬ومع ذلك فيمكن لألدلة أن تعوض بفعالية‬
‫الجرد املوجز لألرصدة‪.‬‬
‫ومن األمثلة على هذا النوع من األدلة ما قام به ميشال دوشين (‪ ،)Michel Duchein‬وهو مفتش عام سابق باألرشيف‬
‫الفرنس ي والذي قام في سنة ‪ 1954‬بإنشاء دليل محافظة (‪ )Haute Vienne‬والذي أعتبر قفزة نوعية في هذا املضمار‪.‬‬
‫ويمكن أن نجد دليال جغرافيا يغطي منطقة واسعة بأكملها كـ ( ‪Le Guide des Sources de l’Histoire de l’Afrique ou‬‬
‫‪ )Sud sahara‬املنشور في عام ‪ 1972‬برعاية املجلس الدولي لألرشيف‪ ،‬وآخر بعنوان ( ‪Le Guide des Sources de l’Histoire du‬‬
‫‪ )Canada Français Nationales‬والذي حضره مجموعة من األرشيفيين الفرنسين والكنديين واملنشور من طرف السيدة‬
‫(‪ )Danielle Gallet‬في عام ‪.1961‬‬

‫‪ .5‬فهارس الوثائق األرشيفية‪:‬‬

‫يعرف الفهارس املكتبة على أنه قائمة ترقيمية موضوعية كفهارس املكتبة‪ .‬وقد ثبت مصطلح الفهرس منذ سنة ‪1468‬‬
‫بمعنى قائمة يتم فيها تصنيف املواد في ترتيب يسهل عملية البحث‪ .‬وعموما يقع فهرس املواد األرشيفية في األشكال التالية‪:‬‬
‫الفهرس الترقيمي‪ :‬ويتصدر ترتيب أدوات البحث في األرشيف استعماال وانتشارا لبساطته‪ .‬وهو يرقم باختصار مواد كل‬
‫سلسلة في األرشيفات الحديثة بحيث تحظى كل مادة بعنوان قصير يوضح مضمون الوثائق ويعقب بالتواريخ الحدية للمجموعات‪.‬‬
‫الفهرس الترقيمي البسيط‪ :‬وهو عبارة عن وصف مختصر ملحتوى كل حزمة أرشيفية على حده أو مجموعة حزم ذات‬
‫املحتوى املشترك‪ .‬ويخصص لكل مادة عنوانا وملخصا موجزين‪ .‬ويحبذ لفهرسة السجالت املتماثلة واملتتابعة التي يمكن تجميعها‬
‫تحت عنوان واحد متبوع بالتواريخ الحدية‪ .‬فحدود املعالجة فيه ضيقة جدا‪.‬‬
‫الفهرس الترقيمي التحليلي‪ :‬فالطابع الجد مختصر للفهرس الترقيمي البسيط أدى باألرشيفيين الفرنسيين منذ السنوات‬
‫األولى للقرن ‪ 20‬إلى وضع هذه الصيغة التي عرفت رواجا كبيرا‪ ،‬فهو وسط بين الفهرس الترقيمي والجرد التحليلي لفائدة الحزم‬
‫قليلة العدد وذات األهمية التاريخية‪ .‬ولقد استعمل في فرنسا الستخراج األحكام األصلية املهمة تاريخيا‪ ،‬وأيضا ملعالجة‬
‫السلسلة(‪ )U‬املتعلقة بالقضايا القانونية‪.‬‬
‫أما من حيث بنائه فال يختلف كثيرا عن الفهرس الرقمي البسيط إال من حيث تحليل املحتوى الذي يلخص في مجموعة‬
‫أسطر‪.‬‬
‫فحسب التعليمة الوزارية لسنة ‪ 1909‬والتي عرف بموجبها الفهرس التحليلي على أنه تحليل الوثائق ولكن بإيجاز‪ ،‬وهذا‬
‫ضمن املخطط الفرنس ي إعداد أدوات البحث في األرشيف‪.‬‬
‫وتوضح بيانات الوصف في فهرس الوثائق بإعطاء ما يلي‪:‬‬
‫مقدمة عن املؤسسات املنتجة‪ ،‬ثم تبيان التاريخ املكاني الذي حررت فيه الوثائق‪ ،‬ثم وظيفة املنتج لتوضيح أهمية الرصيد‬
‫املفهرس‪ ،‬ثم تعريف النمط الوثائقي بدقة مثل دفاتر املحاسبة‪ ،‬التقارير الرسمية‪ .‬ثم تبيان التواريخ الحدية مثل دفاتر املحاسبة‬
 ‫‪160‬‬

‫‪ 01‬يناير _ ‪ 30‬يناير ‪ ،1919‬ثم بيان اسم م ستلم املفردة باستخدام حرف الجر إلى الجهة املستقبلة‪ .‬ثم تبيان نوع أو شكل النسخ أو‬
‫التوريق أو الدروج بتوضيح ما إذا كانت املفردة الوثائقية أعيد نسخها بالطباعة املصورة أو بالتصوير املصغر أو بردي أو رق‪ .‬ثم‬
‫بيان عدد الصفحات أو الدروج للمفردة لو كان لها أكثر من ص فحة أو درج واحد‪ .‬ثم تذكر هيئة الوثيقة (ملفوفة مطوية)‪ ،‬نوع‬
‫الحامل املادي (بردي‪ ،‬جلد‪ ،‬ورق‪ .)...‬وفي حالة كون الوثيقة مكتوبة على دروج فال بد من كتابة أبعاد الدروج‪ .‬ثم بيان ترميز املفردة‬
‫داخل الرصيد األرشيفي في السطر األول قبل سطر العنوان شرط بساطته‪.‬‬
‫مثل‪)240-15( :‬‬
‫مصطفى كامل (زعيم سياس ي – القاهرة) يوميات‪ .‬كما يمكن إعطاء ببليوغرافية باملواضيع املعالجة‪.‬‬
‫أما في الفقرة الواصفة فتكون املعلومات فيها محدودة بالنشاط األساس ي بتوضيح اسم املتصرف موضوع التصرف وتاريخه‬
‫املكاني‪.‬‬
‫وإننا إذا لم نعمل بهذا يصعب إكمال الفهرس بسبب نمو األرصدة األرشيفية وستتعدى على املخصصات املالية التي يجب‬
‫أن تصرف بفطنة على أدوات البحث األخرى‪.‬‬
‫وفي األخير سوف يكون الفهرس مجديا غذا ما ألحقناه بكشاف ألسماء الشخاص وآخر لالماكن وآخر املوضوعات‪.‬‬
‫الفهارس الخاصة‪ :‬وتخص فهارس الوثائق غير النصية بمعن مختلف الحوامل البيانية‪ ،‬ويمكننا اعتبارها فهارسا تحليلية‪.‬‬
‫والتحليل يكون من خالل تسمية الوثيقة وذكر خصائصها بحسب طبيعة كل مادة‪ ،‬كما لها معايير خاصة في التصنيف‪ .‬ويقع‬
‫الوصف على الوثائق األرشيفية وثيقة بوثيقة‪.‬‬

‫‪ .6‬قوائم اجلرد‪:‬‬

‫يعد الجرد خطوة تجريبية في تنظيم املعلومات‪ .‬والجرد هو عملية املراجعة والحصر للتأكد من استمرار وجودها في مخزن‬
‫األرشيف‪ .‬ولقد ثبت هذا املصطلح منذ سنة ‪1313‬م لتسجيل ووصف األشياء مادة بمادة‪ .‬وعموما فقد بدأت أدوات البحث في‬
‫أقدم صورها على شكل قائمة جرد‪ .‬والجرد أنواع‪:‬‬

‫‪ .1.6‬اجلرد املوجز‪:‬‬

‫ويعرف على أنه جرد ووصف النصوص بإيجاز‪.‬‬

‫وأن الكيفية التي يتم بموجبها إعداده هي إعطاء عنوان موجز للمادة‪ ،‬ثم ترقم الوثائق تحته‪ ،‬ويعطي ملخص لها مع إدراج‬
‫التواريخ الحدية كما يمكن أدراج بعض الشارات حول أهمية الوثائق‪ .‬ويشار إلى الطبيعة املادية (جزمة‪ ،‬سجل‪ ،‬أسطوانات‪،)،‬‬
‫وعددها‪ ،‬وحالتها الفيزيائية‪ .‬يمكن للجرد إن يصف الوثائق األرشيفية موضوعيا‪ ،‬كما يستطيع الشارة إلى الوثائق األرشيفية التي‬
‫اختفت أو أتلفت‪.‬‬
‫يستخدم هذا النمط لغرض الدراسة املسحية وتقرير املصير النهائي للوثائق‪ .‬ويستعمل لفائدة الحزم األرشيفية الصغيرة‬
‫ويختصر ذات الحجم الكبير‪ .‬كما ينجز فقط بالنسبة لألرصدة الكاملة واملرتبة‪ .‬وهو مناسب خاصة للمراسالت واملذكرات‬
‫والتقارير أو نسخ األحكام األصلية‪ .‬ويتبع الجرد بكشاف ألسماء األماكن‪ ،‬وكشاف األسماء األشخاص وكشاف للمواضيع‪.‬‬
‫ويمكن لهذا الجرد املوجز أن يتم عن طريق النماذج‪ ،‬وقد تبناه األرشيفيون في أواسط القرن ‪ ،19‬ولم يصبح نظما إال في‬
‫سنة ‪ .1909‬وهو ال يحلل إال األرصدة جد املهمة والخطيرة في مضامينها‪.‬‬
 ‫‪161‬‬

‫وعليه استعمل في معالجة الجزء الثامن للسالسل الفرعية االختيارية واألكثر غنى وهي‪ :‬ب ‪ ،1‬ب ‪ ،2‬ب ‪ 3‬للرصيد البحري‬
‫املحفوظ باألرشيف الوطني لفرنسا والتي ال تستشار إال بتحفظ كبير‪.‬‬
‫‪ .2.6‬اجلرد التحليلي‪:‬‬
‫وهو أداة بحث تنجز ألجل األرشيفات املصنفة قبال‪ ،‬ويعتبر كصورة فوتوغرافية للرصيد املعنى بالدراسة‪ ،‬ويقدم الرصيد‬
‫فيه موضوعيا‪ .‬والتحليل يكون متطورا بحسب األهمية التاريخية للوثائق‪ ،‬كما يناسب السالسل غير املتجانسة‪ .‬وهو يستغرق وقتا‬
‫طويال لنجازه وطباعته مكلفة‪.‬‬
‫وأن هذا الجرد يتضمن كحد أدنى تقديم تاريخ موجز للمنشاة لتبيان كيفية إنتاج الرصيد وظائفه‪ ،‬وهذا باستشهاد‬
‫القانون والنظام التنفيذي املتعلق بلك الترخيص‪ ،‬وتندرج هذه املعلومات تحت الرؤوس الدارية الرئيسية املختارة والتي تحتها‬
‫سوف تجمع السالسل ألغراض الوصف‪ .‬فلو أن للرصيد أصول إدارية معقدة جدا‪ ،‬فمن املستحسن تقديم معلومات تاريخية عن‬
‫السوابق من التنظيمات وتطور كل تقسيم تنظيمي أنتج كيانات هامة من الوثائق‪.‬‬
‫ومدخل الجرد يتكون من جزأين‪ :‬العنوان‪ ،‬وفقرة واصفة‪.‬‬
‫ويعرفنا العنوان بنمط الوثائق املوصوفة في مصطلحات عامة أو خاصة‪ .‬واملصطلحات املعينة مفضلة دائما عن‬
‫املصطلحات العامة‪ .‬ويعرف نمط الوثائق باشتقاقه من األصول الدارية للسالسل والوظائف التي تسببت في إنتاجه‪ .‬ولوصف‬
‫سلسلة منشئة على أساس نمط وثيقة يوصف محتوى مفردة نمطية بموضوعها الرئيس ي ألن نمطا معينا يتضمن نفس النوع من‬
‫املعلومات حول نفس األمر أو الشخص‪.‬‬
‫أما سالسل الوثائق التي ال تعكس املحتوى املوضوعي بترتيبها مثل املراسالت فوصفها يكون بسرد املوضوعات الرئيسية التي‬
‫يتعلق بها‪ .‬وتعطي التواريخ الحدية للوثائق‪ .‬كما أنه لو وجدت فجوات هامة في الوثائق توضح هذه الحقيقة‪ .‬وعندما ال نستطيع‬
‫تحديد التواريخ الدقيقة فأن كلمة حوالي ينبغي شرحها في الفقرة الواصفة‪ .‬كما توضح كمية الوثائق في السلسلة بالطريقة‬
‫املعروفة‪ ،‬وتوضح عالقتها بالسالسل األخرى‪.‬‬
‫وبعد سطر العنوان نتدرج فقرة واصفة أو أكثر تتضمن معلومات تحليلية بعد عنونتها مسبوقة برقم متبوع بالشارة غلى‬
‫نمط الوثائق حزمة أو سجل‪ .‬ثم نوع الحامل املادي وحالته‪ .‬فلو كانت سلسلة مكونة من عدد من األجزاء فيكون من األفضل وصف‬
‫كل جزء في فقرة منفصلة‪ ،‬وتعرف الوثائق األرشيفية املفردة الهامة لو وجدت بمنشئها األصلين ومحتواها‪ ،‬وبنيتها‪ .‬ويبين ما إذا‬
‫كانت مثل هذه املراسالت قد حفظت في مكتب أو إدارة أخرى‪.‬‬
‫أما املالحق فتعرض أية معلومات مفيدة ومكملة ال يمكن تضمينها في مداخل السالسل نظرا لحجمها الضخم كاالستزادة في‬
‫تاريخ الهيئة املنتجة أو تاريخ الوثائق أو ما يمكن أن يتعلق بها من أمور أخرى أو إدراج كشاف باملختصرات وكشاف املصطلحات‬
‫الخاصة أو كتابة الكشافات االنتقائية‪ .‬كما تصنف خطط تصنيف املؤسسة في مالحق الجرد أو تصدر منفصلة كخطط تصنيف‪،‬‬
‫أو قائمة بأدوات البحث في األرشيف األخرى‪..‬‬
‫وأهم قواعد الجرد التي ينبغي مراعاتها هي‪:‬‬
‫– أن تقسم عقود ملكية العقارات إلى تجزيئ ات جغرافية أساسية مرتبة أبجديا تظهر تنظيما جديدا للمناطق ويعاد ترتيب‬
‫عقود امللكية طبقا له‪.‬‬
‫– ترتب الوثائق األرشيفية الخاصة باملعاشات والهدايا وملكية التراث طبقا ألسماء املحسنين والواهبين واملوصيين‪.‬‬
‫– الشارة إلى الفجوات في الرصيد األرشيفي‪ .‬فمثال لو وجدت وثائق مفقودة ذكرت في جرود سابقة يذكر فقدانها في الجرد‬
‫الجديد‪.‬‬
 ‫‪162‬‬

‫– أن يكون هناك فصل واضح بين الوثائق األرشيفية واملخطوطات‪.‬‬

‫– أن تفصل الوثائق التي ال تخص الرصيد األرشيفي‪ .‬ويجب أن تعاد إلى الرصيد األرشيفي املتصل بمواده أو توضع في‬
‫موضع مستقل في نهاية الجرد‪.‬‬
‫– أن تسحب الخرائط املوجودة في امللفات وتحفظ منفصلة في وحدة مستقلة وليس في أقسام طبقا لشكلها الخارجي ألجل‬
‫الحفظ الجيد لها‪ ،‬ويوضع في مكانها ما يوضح مكان إعادة حفظها‪.‬‬
‫– من املستحسن أن تزود كل مخطوطة أو مظروف لوثيقة رسمية أو سلسلة أرشيفي بعنوان خارجي يصف الوثيقة في‬
‫الجرد واملكان الذي تحتله في مخزن األرشيف‪.‬‬
‫وأخيرا فأن كال النوعين من الجرد املوجز والجرد التحليلي يخدمان في إمالء شكل أدوات البحث الالحقة في األرشيف‪.‬‬
‫وفي آخر هذه الفقرة نشير إلى أنه مع التطور السريع واالنفجار املعلوماتي أصبح من املتعذر إنجاز الجرد التحليلي‪ .‬وعليه‬
‫اعتمد على التقسيمات الكبيرة باعتماد الجرد املوجز‪.‬‬

‫‪ .7‬قوائم الوصف الببليوغرايف لألرشيف‪:‬‬

‫وهي أدوات تصف بمنطق‪ ،‬وتصنيف‪ ،‬وتفصيل مكونات رصيد أرشيفي معين أو أكثر‪ .‬ويمكن أن تتخذ هذه القوائم بحيث‬
‫أن شكل قائمة يأتي على شكل دليل صغير تجمع فيه مداخل األرصدة األرشيفية‪ .‬وكل مدخل يناقش موضوعيا جزءا من رصيد‬
‫أوكله‪ ،‬فقد تكون القوائم هي إحدى بدائل الجرد‪.‬‬
‫وطاملا توجد دائما الكثير من املواد األرشيفية التي تدرج في قوائم أين توصف كل املفردات املقتناة فإن القوائم الفعلية‬
‫ينبغي أن تتوافق معا في وسيلة إيضاحية يعتمد كل جزء فيها على آخر ببناء هرم من القوائم يوضح كلية طريقة إنشائها يعرض‬
‫السالسل التي تضمها‪ ،‬وهذه السالسل من جانبها لها قوائم أكثر تفصيال عن تكوينها ومضمونها توضح كيف تتوافق في داخل‬
‫املجموعة املتكاملة‪ .‬وفي الطرف األسفل من البناء الهرمي فإن الكثير من القوائم األكثر تفصيال للسالسل الفرعية أو لعناصر‬
‫خاصة من مكونات السالسل تكمل القوائم‪.‬‬
‫وكمية التفاصيل املدرجة يجب أن تقرر كسياسة أرشيفية بعد معرفة املوارد وأولويات العمل جيدا والهدف من إنشاء‬
‫القائمة لتحديد أسلوب العمل‪.‬‬
‫والش يء الهام هو توافق هذا التركيب الهرمي ليقدم مفاتيحا السترجاع وثيقة أو فقرة معينة فضال عن عرض طيب‬
‫للعالقات األرشيفية والدارية فيما بينها‪ ،‬فلكل خطوة في السلم غرض وقيمة مختلفة‪.‬‬

‫‪ .1.7‬القوائم املطورة‪:‬‬

‫يمكن لتحليل األرصدة األرشيفية التي أدرجت في قوائم الوصف الببليوغرافي لألرشيف أن يكشف خطأ في امللخص‬
‫الوصفي املبدئي‪ ،‬وهو ما سيصحح بالتقدم في عمل القوائم حتى يتم الوصف الببليوغرافي لألرشيف الكافي لكل مفردة متضمنة‪.‬‬
‫وكلما كانت القائمة أكثر تفصيال فأن الرصيد األرشيفي يصبح مفهوما‪ .‬ويسمح للمستعملين باختيار أي وثيقة يحتاجون‬
‫إليها‪ .‬وبالتالي تتجه القائمة املطورة في ناحية التقويم (فهرس زمني)‪ .‬وللقائمة عناصر هي‪ ،‬مقدمة حول أ صل الوثائق بحيث يعطي‬
‫كل مدخل وصفا كامال طبقا للغرض الحالي من الوصف‪ .‬والتصميم الذي يجعل القائمة شارحة هو تجزئة النص تحت رؤوس‬
‫ورؤوس فرعية طبقا للبناء األصلي للمواد األرشيفية‪ .‬وتلحق القائمة بكشاف مع قائمة للمحتويات‪.‬‬
‫ولقوائم الوصف الببليوغرافي لألرشيف أنواع هي‪:‬‬
 ‫‪163‬‬

‫‪ .2.7‬القوائم البنائية‪:‬‬

‫وهي تجمع األرصدة األرشيفية ذات النمط الوثائقي املحدد‪ ،‬وعلى ذلك يمكن أن تغطي أكثر من سلسلة أرشيفية‪ .‬وال بد‬
‫لقوائم املواد البنائية أن تتضمن مقدمة ومدخال بحيث تتعلق املقدمة بالصفات العامة للوثائق‪ ،‬وتذكر كل الحقائق املشتركة‬
‫بشكل جد مختصر لتسهيل استعمالها‪ .‬وتوصف منفصلة فقط فيما يتصل بصفاتها املتنوعة‪ ،‬كما يبين في إيجاز عالقة املواد‬
‫املدرجة في القائمة بالوثائق األخرى وينبغي أن توضح القيود على استعمالها لو وجدت‪ ،‬كما تحدد رموز التصنيف واالختصارات‬
‫لألرصدة املشروحة‪ .‬أما املداخل فتتعلق فقط بالصفات املختلفة للمواد بتحديد نمطها واألماكن والتواريخ واألشخاص األشياء‬
‫املتضمنة‪.‬‬

‫‪ .3.7‬القوائم املوضوعية‪:‬‬

‫وهدفها إيراد كل الوثائق األرشيفية املنتجة في موضوع معين بتعريفه دون إلغاء بنائية املواد األرشيفية‪ .‬ويوجد أنواع‬
‫ميسورة منها‪ .‬فهناك القائمة املوضوعية البحثة كتلك الخاصة بالفهارس املوضوعية للمكتبات‪ .‬كما يوجد دليل انتقائي يصف‬
‫املواد األرشيفية ثنائيا بوصف التركيبات املحتمل التعامل معها في مجاالت موضوعية معينة‪ .‬وغالبا ما تؤدي التجزيئات الدارية‬
‫التي تؤدي وظيفة واحدة إلى إنتاج وثائق ذات موضوع واحد‪ .‬وعليه فان التزويد بهذا القوائم أمر يسهل االستخدام الفوري ملواد‬
‫وثائقية معينة وكشف وجودها وأهميتها لالستعمال املحتمل‪ .‬ويتم هذا إما بواسطة جمع املعلومات حول كل املواد املتصلة معا‬
‫ببعض املوضوعات‪ .‬وإما بإفراد بعض املواد الوثائقية املهمة بالذكر لصلتها بموضوع معين‪ .‬وعليه يجذب انتباه املستعمل إلى‬
‫مصادر املعلومات الجيدة عن موضوع ما‪.‬‬
‫وعموما فان أهمية املواد الوثائقية تدرك جزئيا بواسطة كمية املعلومات التي تحتويها أو سلطة أو كفاءة أو تأثير‬
‫األشخاص الذين أنشئوها‪ .‬وغالبا ما تنجز هذه القوائم بموادها منتشرة بين سالسل أرشيفية مختلفة تنظم القائمة املوضوعية‬
‫بتبيان رؤوس املوضوعات‪ ،‬إما عن طريق مصدرها وهو الكثير من األشخاص والهيئات العامة الذي تتجمع في القوائم طيقا له‬
‫فعلى سبيل املثال عند التعامل مع تجميعات الخطب فإنه ينبغي أوال أن تجمع بواسطة األشخاص الذين ألقوها‪ ،‬فلو أن كل هذه‬
‫الخطب مصدرها شخص واحد فستتجمع سواء بالشارة إلى األوقات أو املاكن التي ألقيت فيها‪ .‬وهذا يعتمد على ما هو الكثر أهمية‬
‫الزمان أم املكان‪.‬‬
‫ومقدمة القائمة املوضوعية تحتوي على معلومات عن املنشأ األصلي‪ ،‬واألسباب‪ ،‬وطريقة إدراج الوثائق األرشيفية املختارة‪،‬‬
‫وشرح التجميعات التي صنعت منها‪ ،‬وكذلك الرموز واالختصارات املستعملة في األدراج‪ ،‬وعالقاتها بالوثائق األخرى والقيود على‬
‫استعمالها لو وجدت‪ .‬ثم يتم تجميع املواد الوثائقية تحت رؤوس موضوعات وتحت كل رأس موضوع توصف كل وثيقة بتبيان‬
‫املنتج والتاريخ املكاني لتحرير الوثيقة ونمطها وخصائصها املتمايزة وبيان نوع النسخ‪ ،‬واملستلم وعدد األدراج والصفحات وأبعادها‪،‬‬
‫وبيان رموز التصنيف‪.‬‬
‫وفضال عن هاتين الفئتين الكبيرتين من القوائم نجد‪:‬‬

‫‪ .4.7‬القوائم املختصرة‪ :‬وهي نمط ينشر في األرشيفات القليمية‪ ،‬ويدرج الوثائق طبقا لشكلها كاملخططات والخرائط‬

‫والتصميمات‪.‬‬

‫‪ .5.7‬قوائم الرفوف‪ :‬وترقم األرصدة األرشيفية داخل مخزن األرشيف بحسب مواضيعها على الرفوف لتساعد في احترام‬

‫مبدأ الترتيب األصلي للسالسل األرشيفية على مواقعها الفعلية‪.‬‬

 ‫‪164‬‬

‫‪ .8‬تقاويم الوصف البيبليوغرايف لألرشيف (الفهارس الزمنية)‪:‬‬

‫والتقويم قائمة مرتبة زمنيا كالوثائق املالية أو التي تطلب مرارا‪ .‬والتقاويم أجزاء هي مقدمة‪ ،‬ومداخل‪ ،‬وكشاف هجائي‬
‫لألسماء واألماكن واألختام‪.‬‬
‫أما املقدمة فتشمل وصفا عاما للوثائق التي ستدرج في التقويم كمصدرها وأهميتها‪ .‬وتتضمن املداخل ثالثة أجزاء‪ ،‬فاألول‬
‫هو العنوان يوضح تاريخها املكاني أما الوثائق غير املؤرخة فيعطي لها تاريخ مع البرهنة على صحته‪ .‬وتنسخ أسماء الكاتب‬
‫واملستقبل كما هي مكتوبة‪ ،‬كما يحتوي هذا الجزء على بيان عن شك في الوثيقة عن وجد حاضرا أو ماضيا‪ .‬وخصص الجزء الثاني‬
‫ملستخلص عن الحقائق األساسية والجزء الثالث يشير إلى الخصائص املادية للوثيقة وطبيعتها (أصل أو نسخة‪ ،‬رق أو الورق‪)..‬‬
‫وسرد لألختام املوجودة على الوثيقة عن طريق رموز أو الطباعة املستعملة‪.‬‬
‫فالتقويم هو أداة بحث األكبر تفصيال املمكن إنتاجها تعطينا معرف عدد ممكن من الكلمات الواصفة عن محتوى كل‬
‫وثيقة رسمية (أص ال أم نسخة)‪ .‬فهي تتعلق دائما بالوثائق املفردة في التجمعية الجديرة باملعالجة الطويلة‪ ،‬وليس للتجمعات دائما‬
‫بالوثائق املفردة في التجمعية الجديرة باملعالجة الطويلة‪ ،‬وليس للتجمعات حتى يتسنى للباحث القيام بقسط وافر مما يصبو إليه‬
‫دون تجاهل أن عمل التقاويم وإجراء مستهلك للوقت ومكلف‪ .‬وعليه تجذب التقاويم املؤرخين ألنها تعتمد التسلسل الزمني لفهم‬
‫كيفية حدوث األشياء‪ ،‬وتريحهم من ضرورة استشارة أصول الوثائق إذا ما حررت املداخل في شكل نسخ دقيق للنص األصلي حول‬
‫أمور أساسية ألن فائدة التقاويم هي عدم إتاحة استعمال الوثائق بسبب خصائصها املادية كقدمها مثال‪ .‬وعموما فإن التصوير‬
‫املصغر أبطل استعمال التقويم‪.‬‬

‫‪ .9‬كشافات الوثائق‪:‬‬

‫ُ‬
‫وحتى تؤتي أدوات البحث في األرشيف أكلها يجب إن تلحق بكشافات مستقلة‪ ،‬مثل‪ :‬كشاف بأسماء األشخاص‪ ،‬كشاف‬
‫باألماكن‪ ،‬كشاف باملواضيع املذكورة في الوثائق‪ .‬حيث تحيلنا هذه الكشافات من األسماء إلى الوثيقة الضرورية‪ ،‬فهي وسيط‬
‫للتعرف على محتويات الوثائق األرشيفية وتعطي أداة البحث في األرشيف خاصية أداة البحث‪.‬‬
‫ويحتوي الكشاف على جزأين‪ ،‬األول يخص املسميات واملصطلحات أو باألحرى الواصفات التي ترد في الوثائق‪ ،‬والثاني‬
‫يخص الرموز إلى الوثائق أين تقع هذه الواصفات‪ .‬فالكشاف ملحق ضروري لالستفادة من القائمة نفسها خاصة في فهم الوثائق‬
‫التي ال تسهم العناوين في فهم طبيعتها وأهميتها؛ وأين ال ينفع ذكر أسماء منتجيها وأنماطها وتواريخ إنتاجها ألنها ال تسهل‬
‫استخدامها‪.‬‬
‫وتتخذ الكشافات في العادة ثالثة أشكال‪ ،‬فهناك الشكل البطاقي‪ ،‬وهو األكثر شيوعا لمكانية إدخال املواد الجديدة في‬
‫األماكن املناسبة أو فصلها بدون جهد‪ ،‬كما يمكن ترتيب الكشاف أبجديا على صفحات متصلة‪ .‬وقد تأتي الكشافات في شكل‬
‫مجلدات‪ .‬ويمكن أيضا إعادة إنتاج الكشافات آليا أو طبعها في شكل محدث‪ ،‬وأحيانا توزع خارج قاعات البحث أو قاعات املطالعة‬
‫مع أن هذا النشر ليس هدفا لكل املؤسسات األرشيفية‪.‬‬
‫وعموما‪ ،‬فقد برهنت الكشافات املنشورة فائدتها عند تعاملها مع األشكال املتخصصة من الوثائق‪ ،‬كما يحبذ نشر أي أداة‬
‫بحث مع كشافها‪ .‬والكشافات أنواع هي‪:‬‬

‫‪ .10‬أنواع الكشافات‪:‬‬

‫الكشاف ه و قائمة أبجدية مرتبة أبجديا للمعطيات املتضمنة في وثيقة أو فهرس تسمح بتحديد أماكنها في الوثيقة‪.‬‬
 ‫‪165‬‬

‫كشافات بأسماء األشخاص‪ :‬وهي مفيدة جدا لعلماء النساب والتراجم واملؤرخين‪ ،‬يقدم فيها الحد األدنى من املعلومات‬
‫األساسية املوجودة حول الشخص من االسم والعنوان املختصر للوثيقة األرشيفية‪ .‬وأحيانا نتزود بمعلومات شاملة للتمييز بين‬
‫األسماء املتشابهة حتى تصبح مراجعة الوثائق األصلية غير ضرورية كإدراج االسم‪ ،‬والوالية‪ ،‬أو املدينة‪ ،‬واملعلومات الخاصة بالسيرة‬
‫أو الترجمة ‪1‬له كما ودردت في الوثيقة األرشيفية والبيانات الخاصة باملصادر الببليوغرافية‪.‬‬
‫كشافات باألماكن‪ :‬عند إعداد العناوين في أدوات البحث ينبغي خدمة املعلومات الجغرافية لتوجيه املستعملين إلى الوثائق‬
‫املتعلقة باألماكن‪ ،‬وبعض األرصدة األرشيفية هامة أساسا بسبب معلوماتها عنها‪.‬‬
‫ويتضمن كشاف األماكن مدخلين‪ ،‬اسم املكان والعنوان املختصر للوثائق املعنية‪.‬‬
‫كشاف املواضيع‪ :‬وتكشف املوضوعات أيضا ألهميتها الكبرى في البحث‪.‬‬
‫الكشاف األبجدي‪ :‬إن التعليمة الوزارية الفرنسية لسنة ‪ 1854‬اعتمدت طرقا عديدة في كتابة الكشافات في نفس وقت‬
‫كتابة الجرد‪ .‬وفي عام ‪ 1954‬فغن املديرية العامة لألرشيف الوطني الفرنس ي ألزمت بتزويد جميع أدوات البحث في األرشيف‬
‫كشافات أبجدية حتى يسهل وصول املستعمل إلى أماكن املعلومات املطلوبة‪ .‬بحيث يرد املوضوع في مكانه في الترتيب الهجائي‪ .‬كما‬
‫ّ‬
‫يساعدنا هذا الكشاف في الثبات في التصنيف ألنه يسجل أين صنفت املوضوعات‪ ،‬كما ُيمكن املصنفين من وضع كل الوثائق‬
‫األرشيفية التي تعالج مظهرا واحدا للموضوع في مكان واحد وهذا أحد املبادئ الهامة في التصنيف‪.‬‬
‫والكشاف ضروري لخطة التصنيف لوجود أكثر من شخص يقوم بها‪ ،‬أو لوجود عدد كبير من الحاالت لها في امللف‪ .‬وعليه‬
‫فالتصنيف ترتيب غير مباشر يحتاج إلى كشاف هجائي‪ .‬ويجب أن يكون الكشاف كامال ومتماسكا وكباعته واضحة ومرتب أبجديا‪،‬‬
‫يكتب في نفس وقت تحرير الفهرس في عمودين إلى ثالثة أعمدة في الصفحة الواحدة‪.‬‬
‫إذا كان الجرد مثال يتكون من أجزاء عديدة تظهر خالل سنوات فيمكن وضع الكشاف في الجزء األخير‪ .‬والتفريق بين أسماء‬
‫األماكن أو املواضيع يكون عن طريق الطباعة املستعملة‪ ،‬وتوضع الكلمات املحلية بين مزدوجتين (" ")‪ ،‬وقوسين () للمقترحات‬
‫والتفسيرات‪ .‬أما النقاط املتتالية (‪ )...‬فتعني حذف عبارة‪ ،‬وتستعمل االختصارات مع إعطاء قائمة بها‪ .‬ومن أجل تسهيل االطالع‬
‫على فصل من فصول البد من تجنب استعمال الرموز واألرقام الطويلة التي تدل عليها‪ .‬وعموما تعطى في بداية الكشاف طريقة‬
‫استعماله‪.‬‬
‫إذن‪ ،‬وبعد استعراضنا ألهم العناصر املكونة ألدوات البحث في األرشيف فإننا التمسنا عدة أوجه تشابه بينها‪ ،‬وهي التي‬
‫يركز عليها عند إعداد جميع أدوات البحث‪ ،‬وأما أو االختالف فهي التي تمثل خصوصية كل أداة بحث‪.‬‬

‫‪ .4.2.8.4‬القواعد املشرتكة لنشر أدوات البحث يف األرشيف‪:‬‬

‫وتجمل في‪:‬‬
‫‪ ‬املقدمة‪ :‬وتشترك فيها جميع أدوات البحث باستثناء جدول الدفع‪ .‬وتصف املقدمة طبيعة عمل ووثائق املؤسسات‬
‫املنتجة‪ ،‬والفترة الزمنية التي تغطيها‪ ،‬وطريقة وصولها إلى املصلحة األرشيفية‪ ،‬كما تعرض كيفية استعمال أداة البحث املنجزة‪.‬‬
‫وتكون املقدمة عبارة عن فقرات تسبق ترتيب امللفات في الرصيد األرشيفي‪ .‬وتبين هذه املقدمة مدى مصداقية تلك الوثائق‬
‫األرشيفية مع تعددا النقائص والخطاء فيها‪.‬‬

‫‪ .1‬إن كلمة الترجمة تدل على التاريخ املوجز لحياة شخص معين‪ ،‬بينما توظف كلمة السيرة للداللة على التاريخ املطول لحياته‪.‬‬
 ‫‪166‬‬

‫‪ ‬االستعانة ببعض املالحظات للتسهيل على املستعملين كأن تتبع املقدمة بقائمة خاصة باملصادر املكملة املوجودة‬
‫في أرصدة مصالح أرشيف أخرى‪ ،‬أو قائمة خاصة بأهم الكتب واملقاالت والدراسات املنجزة املتوفرة في املكتبات العمومية أو‬
‫املكتبات الخاصة مع ذكر أدوات البحث املتوفرة حول رصيد معين أو لجزء منه في وسيلة بحث لتفادي التكرار أو السماح بإمكانية‬
‫تطويره من خالل مراقبة جميع التحليالت واملعلومات املتوفرة‪ .‬ويفضل أن تكون هذه الببليوغرافية مرتبة موضوعيا وليس بأسماء‬
‫املؤلفين‪.‬‬
‫القائمة املفصلة للمواضيع‪ :‬وتعكس هذه القائمة ترتيب األجزاء املعالجة في الرصيد األرشيفي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الكشاف األبجدي‪ :‬والتزويد به أمر ضروري‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ذكر التاريخ األدنى واألقص ى لكل حزمة أرشيفية معالجة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫وبعد االنتهاء من العملية الفكرية في إعداد أدوات البحث فأن االهتمام بتقديمها املادي ونشرها بأحسن شكل أمر‬
‫ضروري‪ ،‬وهو ما يجب أن يتوافق واملقاييس العاملية حتى تكون موحدة على الشكل التالي‪:‬‬
‫الكتابة والتقديم املادي ألدوات البحث في األرشيف‪ :‬في غالبية األحيان تستعمل القياسات ‪ 310‬مم ‪ 240 X‬مم‪ .‬وتكون‬
‫الكتابة في عمودين‪ ،‬و‪ 240‬مم ‪ 160 X‬مم في صفحة كاملة‪ .‬أما السحب فيتراوح ما بين ‪ 400‬إلى ‪ 1000‬نسخة وذلك بحسب أهمية‬
‫الرصيد األرشيفي‪.‬‬
‫وكخالصة لهذا املبحث نقول بأن املعالجة األرشيفية يجب أن يتعرض لها األرشيفي في كل خطواتها بوعي وإدراك‬
‫للمسؤوليات‪ .‬وأن الدليل إلى مجموعاتنا األرشيفية هو إعداد أدوات البحث في األرشيف ا ملختلفة التي تهدف بالدرجة األولى إلى‬
‫التعريف بمحتويات املخازن األرشيفية‪ ،‬وتسهيل االطالع عليها‪ ،‬فضال عن حصرها وتسجيلها لإلنتاج الفكري‪ ،‬واملساهمة في نشره‪،‬‬
‫وكأنها بذلك تعزز الحركة الثقافية في املجتمع كما تساهم في ربط العالقات بين مختلف مصالح األرشيف بالتعاون وتبادل‬
‫الخدمات فينا بينها‪ .‬وأخيرا تمنح للمهتمين فرصة التعرف على أهم وأحدث التقنيات املستعملة في األرشيف‪.‬‬
‫وان املجال لم يعد يرض فقط بتحضير أدوات بحث تقليدية بل أصبح استغالل قدرات تكنولوجيات املعلومات الحديثة في‬
‫مجال األرشيف أمر ضروري‪ ،‬وتاريخيا كان نشر أدوات البحث في األرشيف مقتصرا على عدد محدود من الدول في أوروبا الغربية‬
‫كإنجلترا وفرنسا وبلجيكا الذين بدئوا هذا النشر بطريقة منتظمة منذ منتصف القرن ‪ 19‬م‪.‬‬
‫أما أغلب البلدان األخرى‪ ،‬فكان حتى الحرب العاملية الثانية محدودا على حاالت فقد‪ ،‬كالجرود التحليلية ألرشيفات‬
‫العصور الوسطى أو األرصدة األرشيفية ذات األهمية التاريخية االستثنائية‪ .‬وان تغير هذه السياسة كان بظهور التقنيات الحديثة‬
‫مع األخذ بعين االعتبار نشاط كل بلد‪.‬‬
‫إذن‪ ،‬فبعد أن كانت أدوات البحث تصنع وتقدم الخدمات األرشيفية يدويا وبصعوبة أصبحت اليوم تقدم آليا عن طريق‬
‫تكنولوجيات املعلومات الحديثة‪ ،‬فلقد تمت عصرنة أدوات البحث التقليدية على ما فيه تبسيط ورفاهية لألرشيفين واملستعملين‬
‫على حد سواء وهذا بتعويضها بوسائط أخرى جديدة‪.‬‬
 ‫‪167‬‬

‫‪ .9.4‬صيانة وأمن األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.9.4‬مفهوم صيانة األرشيف‪:‬‬

‫أن الوثائق وامللفات تتعرض للتلف نتيجة للتداول وملرور السنين عليها مما يتوجب معه رعايتها وأجراء الصيانة‬
‫الالزمة لها لتبقى صالحة لالسترجاع والحصول منها على املعلومات املطلوبة وهو الهدف األساس ي من االحتفاظ بالوثائق‪،‬‬
‫لذلك نورد أسسا لصيانة األرشيف (وقاية وعالجا) على الوجه التالي‬
‫التفتيش الدوري على األرشيف للتأكد من انتظام عملية الحفظ وللتأكد من االلتزام بالنظام املعتمد‪ ،‬وكذلك‬ ‫‪.1‬‬
‫من فعالية هذا النظام؟‬
‫تجديد أغلفة امللفات التي تتمزق نتيجة لكثرة االستعمال‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫إعادة تثبيت األوراق في امللفات عند تفككها من جراء التداول‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫ترميم األوراق وامللفات التي قد تتمزق وتتلف نتيجة سوء االستعمال‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫حماية الوثائق مما قد تتعرض له سواء من عوامل التعرية أو الحشرات أو األتربة‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫وقاية الوثائق من أخطار الحريق‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫يفضل أال يحفظ في امللف العادي أو العالقي إال في حدود (‪ )100‬ورقة تقريبا هنا تعني أن عدد األوراق يكون‬ ‫‪.7‬‬
‫من ‪ 90‬إلى ‪ 130‬مثال‪.‬‬
‫يفضل إال يحفظ في امللف األجنبي املتوسط إال في حدود (‪ )250‬ورقة تقريبا‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫يفضل إال يحفظ في امللف األجنبي الكبير إال في حدود (‪ )400‬ورقة تقريبا‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫ال بد من استخدام الثاقبة بالطريقة الصحيحة عند تثبيت األوراق بامللفات‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫يمنع شبك األوراق بالدبابيس أو الكليبسات عند حفظها‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫إذا امتأل امللف أثناء العام يفتح ملف جديد بنفس االسم والرمز ويميز برقم الجزء‪.‬‬ ‫‪.12‬‬
‫إعداد نموذج قائمة محتويات ملف عند فتح أي ملف جديد (نموذج رقم ‪.)1‬‬ ‫‪.13‬‬
‫إعداد نموذج سحب أوراق ملف (نموذج رقم ‪ )2‬عند أخذ أي ورقة من امللف‪.‬‬ ‫‪.14‬‬
‫إعداد مذكرة أقفال ملف (نموذج رقم ‪ )3‬الستخدامها عند أقفال أي ملف‪.‬‬ ‫‪.15‬‬
‫االلتزام باملقاسات لألوراق لضمان انتظام الحفظ بامللفات‪.‬‬ ‫‪.16‬‬
‫في ملفات األسماء يفضل استخدام أداء بطاقة أداء يمكن الرجوع إليها في حاالت كثيرة بدال من امللف نفسه‪.‬‬ ‫‪.17‬‬
‫قائمة محتويات امللف‬

‫املؤسسة ومراكز املعلومات‪ ...................................................................................... :‬رقم امللف‪.................................. :‬‬

‫وحدة ‪/‬محفظة‪ .....................................................................................‬تاريخ فتح امللف‪................................................ :‬‬
‫قسم ‪ /‬قطاع‪ .........................................................................................‬تاريخ غلق امللف‪............................................... :‬‬
‫قائمة محتويات امللف‪ ....................................................................................... :‬الجزء ‪..................................................‬‬
‫التسلسل البيانات الخاصة باألوراق‬ ‫التسلسل‬
‫املوضوع‬ ‫النوع (‪)2‬‬ ‫التاريخ‬ ‫الرقم‬ ‫املصدر (‪)1‬‬
 ‫‪168‬‬

‫تعد هذه القائمة على أوراق كارتون مقاس ‪ 29.7X21‬سم‬

‫يقسم خلف البطاقة بنفس طريقة تقسيم الوجه دون الجهة العليا‪.‬‬
‫نموذج رقم (‪ )2‬مذكرة سحب أوراق من ملف‬

‫املؤسسات ومراكز املعلومات‬

‫وحدة‪ /‬منطقة‪ ......................................................................... :‬مذكرة سحب أوراق ملف‪.......................................... :‬‬
‫إدارة‪.................................................................................................................................................................................. :‬‬
‫التاريخ‪................................................................................................................................... :‬‬
‫بناء على ‪...........................................................................................................................................................................‬‬
‫سحبت األوراق املالية األتية‪........................................................................................................................................... :‬‬
‫أرقام الصفحات‬ ‫عدد األوراق‬
‫التاريخ‬ ‫الرقم‬ ‫املصدر‬ ‫النوع‬
‫إلى‬ ‫من‬ ‫املوضوع‬

‫وذلك من ملف‪................................................................................................................................................................... :‬‬

‫الجزء‪................................................................................................................................................................................ :‬‬
‫رقم‪..................................................................................................................................................................................... :‬‬
‫ألجل‪.................................................................................................................................................................................. :‬‬
‫التوقيع‪:‬‬ ‫إرفاقها بامللف رقم‪............................................................................... :‬‬
‫‪.............................................................‬‬ ‫إحالتها إلى‪............................................................................................. :‬‬
‫‪.....................................................‬‬ ‫التسليم‪................................................................................................. :‬‬
‫يقصد باملصدر الجهة التي وردت منها الوثيقة‪.‬‬
‫يقصد بالنوع نوع الوثيقة (مذكرة‪ ،‬برقية‪ ،‬تقرير‪ ،‬رسالة‪ ،‬قرار‪ ....‬الخ)‬

‫املؤسسات ومراكز املعلومات‬

‫وحدة‪ /‬منطقة‪ ....................................................................................... :‬مذكرة غلق ملف‪.......................................... :‬‬
‫إدارة‪.................................................................................................................................................................................. :‬‬
‫غلق امللف‪........................................................................................................................................................................ :‬‬
‫رقم‪ ........................................................................................ :‬الجزء‪............................................................................... :‬‬
‫بتاريخ‪................................................................................................................................................................................. :‬‬
‫وعدد أوراقه‪..................................................................................................................................................................... :‬‬
‫وفتح أوراقه‪...................................................................................................................................................................... :‬‬
‫بتاريخ‪................................................................................................................................................................................ :‬‬
‫توقيع موظف الحفظ‬
‫‪..................................................‬‬

‫نموذج رقم (‪ )3‬مذكرة غلق ملف‬

 ‫‪169‬‬

‫يعد هذا النموذج على ورق مكربن مقاس (‪ )15X10‬من أصل وصورة ويحفظ األصل في الجزء املقفل بينما أول‬
‫ورقة يتم حفظها في الجزء الجديد‪.‬‬

‫‪ .2.9.4‬ماهية أمن األرشيف‪:‬‬

‫يرد إلى مركز الحفظ كثيرا من الوثائق التي يكون لها طابع السرية‪ ،‬بسبب ما تحويه من وثائق ذات أهمية خاصة‪،‬‬
‫ويرى املختصون أنه يجب التحفظ عليها لفترة ما‪ ،‬وذلك مثل الخطط أو التقارير التي ما زالت تحت الدراسة ولم يبت‬
‫فيها‪ ،‬واملوضوعات املتعلقة باألمن‪ ،‬ونتائج التحقيقات‪ ،‬وما شابه ذلك هذه الوثائق يجب املحافظة على محتوياتها وعدم‬
‫اطالع أي شخص من غير املختصين عليها‪.‬‬

‫‪ .1.2.9.4‬مفهوم أمن األرشيف‪:‬‬

‫يقصد به املحافظة على الوثائق ومنه تفش ي محتوياتها إلى أشخاص غير مختصين أو غير معنيين‪ ،‬وهنا يوجد‬
‫لألمن جانبان هما‪:‬‬
‫‪ ‬أن جميع الوثائق الواردة والصادرة أو املحفوظة في امللفات هي أوراق سرية ال يجب اطالع أي شخص من غير‬
‫املختصين عليها‪ ،‬وهذا احتياط عام تقتضيه املحافظة على سرية العمل بوجه عام‪.‬‬
‫‪ ‬أن بعض الوثائق لها صفة سرية خاصة‪ ،‬وهذه يجب التحفظ عليها ومنحها عناية خاصة خالل تداولها‬
‫وحفظها واالطالع عليها‪.‬‬
‫‪ .2.2.9.4‬درجة سرية األرشيف‪:‬‬

‫أن تحديد درجة سرية الوثائق يرجع لتقدير الشخص املسؤول عنها‪ ،‬ويكون ذلك طبقا ألهميتها‪ ،‬ومع ذلك فإننا‬
‫نعرض بعض األسس العامة التي يمكن االستعانة بها عند وضع طريقة لتحديد درجة السرية‪.‬‬
‫درجة "السرية"‪ :‬تعطي للوثائق التي تتعلق باألفراد كالتقارير السرية‪ ،‬ونتائج التحقيق‪ ،‬وكذلك الوثائق‬ ‫‪.1‬‬
‫التي تدخل في نطاق أعمال الدارات أو الوحدات‪.‬‬
‫درجة " السرية جدا" تعطي للوثائق التي تتعلق بموضوعات يضر أفشاء سريتها بالصالح العام للمؤسسة‬ ‫‪.2‬‬
‫أو للوحدة ماديا أو معنويا‪ ،‬ويؤثر على سمعتها وصورتها الذهنية‪.‬‬
‫درجة "السري للغاية" تنطبق على الوثائق التي تتعلق بموضوعات يضر أفشاء سريتها بمصالح املؤسسة‬ ‫‪.3‬‬
‫ويؤثر في مصيرها ووجودها مثل املسائل العسكرية واألمنية والسياسية وأسرار االختراعات‪.‬‬
‫يتضح مما سبق أنه كلما كانت أهمية الوثائق محدودة كلما انتمت إلى الدرجة األولى من السرية‪ ،‬وكلما كانت‬
‫أهميتها كبيرة ومصيرية وخطرة على مصير املنطقة كلما دخلت في الدرجة الثالثة‪ ،‬وكلما كانت األهمية متوسطة وضعت في‬
‫الدرجة الثانية‪.‬‬
‫وإذا كانت كمية الوثائق السرية محدودة فال مشكلة في تحديد سريتها‪ ،‬أما إذا زادت الوثائق بدرجة كبير خصوصا‬
‫إذا كانت طبيعية العمل تقتض ي السرية في كثير من الحاالت أو في جميع الحاالت مثل األجهزة العسكرية أو األمنية أو‬
 ‫‪170‬‬

‫السياسية فأنه من الضروري في هذه الحاالت وضع جدول يتضمن تصنيفها لألنواع الوثائق السري ودرجة سرية كل نوع‪،‬‬
‫وفيما يلي نموذج الحد هذه الجداول‪:‬‬
‫جدول رقم‬
‫درجة السرية‬ ‫النوع‬ ‫التصنيف‬ ‫التسلسل‬
‫سري للغاية‬ ‫استمارة (‪ )1‬حصر املوارد املادية‬ ‫بيانات التعبئة‬ ‫‪.1‬‬
‫سري للغاية‬ ‫استمارة (‪ )2‬حصر املوارد البشرية‬ ‫بيانات التعبئة‬ ‫‪.2‬‬
‫سري جدا‬ ‫دراسات اقتصادية‬ ‫املشروعات‬ ‫‪.3‬‬
‫سري‬ ‫تقارير دورية‬ ‫املشروعات‬ ‫‪.4‬‬
‫سري جدا‬ ‫مذكرات دمج املشروعات‬ ‫املشروعات‬ ‫‪.5‬‬
‫سري‬ ‫خطة التفتيش‬ ‫التخطيط‬ ‫‪.6‬‬
‫سري‬ ‫ملفات التحقيقات‬ ‫التحقيقات‬ ‫‪.7‬‬
‫سري‬ ‫مذكرات عن نتيجة التحقيقات‬ ‫التحقيقات‬ ‫‪.8‬‬

‫‪ .3.2.9.4‬تصنيف الوثائق حسب سريتها‪:‬‬

‫دوافع االطالع غير املشروع على الوثائق السرية‪ :‬يمكن حصر دوافع االطالع غير املشروع على الوثائق باآلتي‪:‬‬
‫‪ ‬الفضول الذي يكون لدى بعض الناس يجعلهم فضوليين بمعرفة أي ش يء‪.‬‬
‫‪ ‬إن كثيرا من األسرار يكون وراءها عمالء يتربصون الفرص لالطالع عليها بطريق غير مشروع ملصلحة من‬
‫يعملون من أجلهم‪.‬‬
‫‪ .4.2.9.4‬حاالت إفشاء سرية األرشيف‪:‬‬

‫إن إفشاء املعلومات السرية يعرض املسؤولين للمؤاخذة التي قد تصل إلى الفصل من الخدمة أو السجن‪ ،‬إذا‬
‫كانت املعلومات متعلقة بأمن املؤسسة أو بأمن أحد مرافقها‪ ،‬ونعرض هنا بعض الحاالت التي تتفش ى خاللها املعلومات‬
‫السرية‪:‬‬
‫‪ ‬أهال املسؤولين في التحفظ عليها‪.‬‬
‫‪ ‬التفوه بمضامينها بدون قصد وفي أماكن غير مناسبة‪.‬‬
‫‪ ‬تسرب أصل الوثيقة السرية أو أصولها أو صورة طبق األصل عنها بطريق غير مشروع‪.‬‬
‫‪ ‬تسرب مضامين الوثيقة بطريق غير مشروع دون الحصول على أصل أو صورة‪.‬‬
‫‪ ‬االحتياطات التي يجب مراعاته في أمن الوثائق السرية‪ :‬حفاظا على أمن وسرية الوثائق ومضامينها ال بد من‬
‫االلتزام بمجموعة قواعد أهمها االتي‪:‬‬
‫عند نسخ املعلومات السرية يجب تحديد عدد النسخ كما يجب حصرها في أقل عدد ممكن‪ ،‬وعند االنتهاء‬ ‫أ‪.‬‬
‫من النسخ من الضروري إعدام املسودات والكربون أو (‪)stencil‬في كل حالة‪.‬‬
 ‫‪171‬‬

‫ب‪ .‬يجب دائما تحديد الفرد أو األفراد املكلفين بنسخ املعلومات السرية ليمكن الناسخ في كل حالة عن طريق‬
‫تسجيل حرف أو حرفين من أسمه أسفل كل ورقة‪.‬‬
‫ج‪ .‬ال يجوز مطلقا نسخ صور من الوثائق السرية إال بأذن خاص من السلطة املختصة وأن يسجل ذلك على‬
‫الورقة املنسوخة مع إرفاق التصريح في حاله‪.‬‬
‫د‪ .‬يجب دائما ختم امللفات أو املظاريف املحتوية على معلومات سرية بخاتم السرية حسب درجتها‪.‬‬
‫ه‪ .‬ال يجوز نقل املعلومات السرية من مكان حفظها إلى مكان آخر إال في حالة طلبها رسميا لالطالع عليها بواسطة‬
‫أحد املختصين املصرح لهم بذلك‪.‬‬
‫و‪ .‬عند تصدير املعلومات السربة من الضروري وضعها في مظاريف أو أغلفة ورق سميكة ال يمكن أن يرى ما‬
‫تحته‪ ،‬لذلك تستعمل بعض الجهات مظاريف مبطنة بورق أسود‪ ،‬ويراعى لصق املظروف جيدا والتوقيع‬
‫على أمكان اللصق‪ ،‬وختمه بالشمع األحمر إذا كان من النوع السري جدا أو السري للغاية‪ ،‬ويمكن إرفاق‬
‫املظروف السري بنموذج (‪ )6‬الذي تمال بياناته ويحفظ في ملف املوضوع بدال من الصورة لحين زوال سريتها‪.‬‬
‫ز‪ .‬يستحسن قدر المكان أن يكون تسليم املظاريف السرية الصادرة‪ ،‬إلى األشخاص املختصين مباشرة‪ ،‬واذا‬
‫وردت هذه املظاريف إلى األرشيف يجب معاملتها طبقا للقواعد التي توضع لذلك‪ ،‬فاذا كانت هذه القواعد‬
‫تتيح فتح املظاريف السرية فإنها تفتح بمعرفته شخصيا لغرض تحديد الجهة املختصة داخل الجهاز‬
‫الداري‪ ،‬ثم يعاد وضع األوراق في مظروف جديد ويلصق جيدا‪ ،‬وتقيد مغلفة وبدون ذكر معلومات تفش ي‬
‫سريتها في سجل القيد‪ ،‬واذا لم تكن القواعد تبيح فتحها في األرشيف فأنه من الضروري أن تحدد هذه‬
‫القواعد األشخاص الذين يصرح لهم بفتح املظاريف السرية أو تسليمها‪.‬‬

‫طلب إصداررسالة سرية‬

‫رقم الرسالة‪ ...................................................................... :‬تاريخ الصدار‪............................................................ :‬‬

‫الجهة الصادر إليها‪.................................................................................................................................................. :‬‬
‫املضمون‪ ........................................................................................ :‬رقم امللف‪...................................................... :‬‬
‫توقيع املختص‪................................................................................................... :‬‬

‫ح‪ .‬يراعى حفظ املعلومات السرية في أماكن أمنة كالخزائن الحديدة أو الدواليب ذات األقفال املصنوعة من‬
‫الصلب‪ ،‬وتكون مفاتيح هذه الخزائن في عهدة املسؤول عن هذه املعلومات‪.‬‬
‫ط‪ .‬يكون اطالع أي شخص من غير املختصين على املعلومات السرية بمقتض ى تصريح من صاحب السلطة على‬
‫أن يرافق التصريح مسجال عليه تاريخ االطالع مع األوراق السرية ليمكن تحديد املسؤولين في حالة إفشاء‬
‫السرية‪.‬‬
‫ي‪ .‬يتم تقييم املعلومات السرية على فترات بواسطة املسؤولين عنها لعزل األوراق التي يثبت زوال سريتها‪ ،‬وهذه‬
‫يمكن إضافتها إلى األرشيف العادية وحفظها في ملفات موضوعاتها‪ ،‬وإذا كانت من األنواع التي استنقذت‬
‫أغراضها ويخش ى من معرفة محتوياتها حتى بعد زوال سريتها يتم إعدامها بطريقة الحرق‪.‬‬
 ‫‪172‬‬

‫‪ .10.4‬مبنى األرشيف وجتهيزاته‪:‬‬

‫تخضع مواصفات مبنى األرشيف إلى جملة من الشروط واملقاييس الفنية‪ ،‬وذلك كما تنص عليه القوانين الدولية‬
‫التي يجب احترامها وتوفيرها في البناية‪:‬‬

‫‪ .1.10.4‬مبنى األرشيف‪:‬‬

‫تتباين األشكال الهندسية لبنايات األرشيف من مجتمع إلى آخر‪ ،‬وحسب األرضية املتوفرة لها وبيئاتها العمرانية‬
‫التي تتناغم معها تأثرا وتأثيرا‪ ،‬إضافة إلى إرادة أصحاب مشروع بناء مبنى األرشيف‪ :‬شكل عارضة أفقية‪ ،‬شكل البرج‬
‫الواحد‪ ،‬شكل حرف ‪ ... ،U‬أما الجمالية فهي متوقفة قدر المكان على الخلفية التاريخية وتقاليد املجتمع املعني‪.‬‬

‫‪ .1.1.10.4‬موقع مبنى األرشيف‪:‬‬

‫يجب أن يكون مبنى األرشيف في مستوى تطلعات املستفيدين واملستخدمين‪ ،‬وذلك بتجنب املواقع البعيدة‪ ،‬وأن‬
‫يكون في ملتقى املواصالت ليسهل الوصول إليها‪ .‬كما يجب أن يكون بعيدا عن البحر واملجاري املالية‪ ،‬تجنبا للرطوبة‪،‬‬
‫وكذلك املناطق شديدة الحرارة والجفاف‪.‬‬
‫وعموما‪ ،‬تتألف بناية األرشيف من أربع مساحات‪:‬‬
‫‪ ‬مساحة ملخازن الحفظ‪.‬‬
‫‪ ‬مساحة ملكاتب الدارة‪.‬‬
‫‪ ‬مساحة للمصالح التقنية من ورشات ومخابر الترميم والصيانة‪.‬‬
‫‪ ‬مساحة للمطالعة والعرض‪.‬‬

‫‪ .2.1.10.4‬خمازن األرشيف‪:‬‬

‫وتشكل ما نسبته ‪% 70‬من املساحة الجمالية للمبنى‪ ،‬حيث تخصص كمخازن لحفظ األرشيف‪ ،‬بمواصفات‬
‫قاعات الحفظ والحماية الوثائق واألرشيفات من كافة الكوارث الطبيعية واألخطار البيئية واالصطناعية‪ ،‬وأن تكون‬
‫مجهزة بكافة وسائل الحماية واألمن‪ ،‬وعليه يجب أال‪:‬‬
‫‪ ‬تكون هذه املخازن تحت األرض لتفادي الرطوبة الكبيرة التي تؤثر على الورق واألجهزة األخرى‪ ،‬كما يجب‬
‫تفادي األشخاص املشبوهين الذين يشكل تواجدهم خطرا على األرشيف بصفة عامة‪.‬‬
‫‪ ‬وأن تستجيب لألهداف والوظائف املنوطة بها من حفظ‪ ،‬صيانة‪ ،‬حماية‪ ،‬معالجة‪ ،‬تنظيم‪ ،‬ترتيب‪،‬‬
‫واطالع على األرشيفات‪ ،‬بما في ذلك توفرها على أبواب ضد الحرائق‪ .‬وأن تكون في جناح واحد أو على‬
‫مقربة من بعضها البعض‪.‬‬
 ‫‪173‬‬

‫‪ .3.1.10.4‬املصاحل اإلدارية‪:‬‬

‫تمثل املصالح الدارية ملؤسسة األرشيف ما نسبته ‪ %10‬من املساحة الجمالية للمبنى‪ ،‬حيث تخصص ملكاتب‬
‫التسيير والدارة مكتب مدير املؤسسة أو مسؤول املركز‪ ،‬ومكاتب املستخدمين الفنيين‪ .‬على أن تكون مكاتب الدارة سهلة‬
‫الوصول للجمهور‪ .‬وفي نفس الوقت مصممة بشكل يسمح للمستخدمين من الوصول دون عوائق إلى املكاتب الفنية‬
‫والتقنية ومخازن الحفظ على حد سواء‪ .‬ومن األفضل أن تتوسط املكاتب الدارية أماكن العرض واملطالعة املفتوحة‬
‫للجمهور‪.‬‬

‫‪ .4.1.10.4‬األقسام الفنية والتقنية‪:‬‬

‫املساحة املخصصة للورشات واملخابر أو ما يسمى باألقسام الفنية والتقنية ملؤسسة األرشيف يجب أن تكون‬
‫على مقربة أو صلة باملخازن من جهة‪ ،‬وباملساحة املخصصة لدارة مؤسسة األرشيف من جهة أخرى‪ .‬وتحتوي هذه‬
‫األقسام‪:‬‬
‫‪ ‬الورشات الفنية‪ :‬تقييم‪ ،‬وصف‪ ،‬تصنيف‪،‬‬
‫‪ ‬قاعات املدد بالعتاد‪ :‬خزائن‪ ،‬رفوف‪ ،‬علب أرشيف‪ ،‬ورق التغليف(‪ ،)Kraft‬طاوالت ومختلف التجهيزات‬
‫الصغيرة‪،‬‬
‫‪ ‬ورشات التغليف‪ ،‬التعقيم‪ ،‬ترميم‪ ،‬صيانة‪ ،‬ورشات التصوير والنسخ‪،‬‬
‫‪ ‬مخابر التصوير امليكروفيلمي والحوسبة والرقمنة وآالت التصوير الفوتوغرافي والفيديو ي‪،‬‬
‫‪ ‬أجهزة قراءة املصغرات الفيلمية‪.‬‬

‫‪ .5.1.10.4‬قاعات املطالعة‪:‬‬

‫وتمثل ما نسبته أيضا‪ %10 ،‬من املساحة الجمالية للمبنى‪ ،‬مخصصة للرواد والجماهير املترددة على مؤسسة أو‬
‫مركز األرشيف‪ ،‬كقاعات للمطالعة والعرض وأدوات استرجاع األرشيف‪ .‬ومن امللزم في هندسة البناية عزل مخازن‬
‫الحفظ عن أماكن الجمهور‪.‬‬
‫وتحتوي قاعات املطالعة كل من‪ :‬مكتب العالم واملساعدة‪ ،‬قاعة الفهارس والكشافات واألدلة وكل أدوات‬
‫االسترجاع املخصصة للباحثين‪ ،‬قاعة مخصصة لالطالع على الوثائق األرشيفية‪ ،‬تحتوي جناح قراءة املصغرات الفيلمية‬
‫وجناح األعمال املرجعية من موسوعات وقواميس وغيرها من األدوات املساعدة‪.‬‬

‫‪ .2.10.4‬جتهيزات مبنى األرشيف‪:‬‬

‫من الواجب أن تتوفر في مبنى األرشيف معدات وتجهيزات وأدوات كافية لوقاية وحماية وحفظ وأمن األرشيفات‬
‫منها‪:‬‬
‫‪ ‬أجهزة التكييف والتدفئة أو التهوية للمحافظة على درجات حرارة ورطوبة مالئمة للمقاييس املطلوبة لحفظ‬
‫وخزن الوثائق األرشيفية‪.‬‬
‫‪ ‬أجهزة النذار والتحسس ملصادر النيران أو مراقبة التدخل البشري غير املرغوب فيه‪.‬‬
 ‫‪174‬‬

‫‪ ‬أجهزة وأدوات ومواد الخماد السريع للنيران إذا ما اندلعت‪.‬‬

‫‪ .3.10.4‬كلفة وطاقة التخزين‪:‬‬

‫كلفة وطاقة التخزين في مؤسسة األرشيف هما مؤشران مرتبطان ببعضهما البعض أشد ارتباط‪ ،‬بما لكل منهما‬
‫من تأثير في اآلخر‪ .‬وهناك ثالث طرق تسمح بتحديد الكلفة املالية وسعة التخزين للمؤسسة األرشيفية بدقة‪ ،‬هي‪:‬‬
‫‪ .1‬تقييم كتلة األرشيف املتواجدة في املؤسسة الواحدة‪ ،‬وتقدير حاجياتها في املستقبل بضرب هذه الكتلة مرتين‬
‫أو ثالث حسب الوتيرة السنوية لنتاج األرشيف‪ .‬تقسم هذه الكتلة الجمالية املستنتجة على ‪( 60‬علبة أو‬
‫حزمة أو رزمة) الستنتاج املساحة الجمالية للمخازن الضرورية لحفظ األرشيف‪.‬‬
‫‪ .2‬أو ‪ 1‬م‪ 60 = 2‬علبة أو حزمة‪ :‬إذا‪ ،‬ك‪( X2‬أو‪ = )3‬عدد م ‪(2‬املساحة اإلجمالية للمخازن) ‪ 60/‬علبة‪.‬‬
‫‪ .3‬أو تطبيق قاعدة رياضية لتقييم طاقة التخزين ملركز أرشيف انطالقا من االعتمادات املالية املمنوحة‬
‫للمشروع‪ :‬عدد العلب والحزم= مجموع سعة التخزين ملركزالرشيف‪.‬‬

‫احملور اخلامس‪ :‬األرشفة اإللكرتونية‬

‫متهيد‪:‬‬

‫في ظل التطور الهائل في مجال تكنولوجيا املعلومات واالتصاالت من حيث تضخمها‪ ،‬وآليات تنظيمها‪ ،‬وحفظها‪،‬‬
‫واسترجاعها‪ ،‬فإن العاملين على إدارتها والباحثين عن املعلومات األرشيفية سرعان ما يكتشفوا انهم أمام فيض من‬
‫الوثائق ال حصر لها‪ ،‬أو أن هناك نقصا ملموسا‪ ،‬وهذا يستدعي جهودا مضاعفة لدى الجهاز البشري وقد تبقى عاجزة‬
‫عن التصدي للمشاكل املذكورة‪.‬‬
‫إن التطورات الحثيثة عبر شبكات "النترنت والنترانت والكسترانت" أتاحت الفرصة لربط أجزاء املؤسسات مهما‬
‫تباعدت املسافات بينها‪ ،‬بنظام عمل متكامل موحد من خالل إنشاء الوثائق اللكترونية وحفظها وتبادلها ونقل‬
‫البرمجيات إلى أي نقطة متصلة بالشبكة في أي مكان في العالم‪ .‬من هنا بدأ التفكير في االستفادة من التقنيات الحديثة في‬
‫عمليات توثيق املعلومات إلكترونيا‪ ،‬نظرا لقدرتها الهائلة في مجاالت ضبط تدفق املعلومات‪ ،‬وتبويبها‪ ،‬وتصنيفها‪،‬‬
‫وتقييمها‪ ،‬وآليات استرجاعها‪ ،‬والجابة السريعة عن كل االستفسارات‪ ،‬بالضافة إلى مقاييس الجودة لنتائج البحث‬
‫والوصول إلى املعلومات األرشيفية من خالل أدوات البحث املتعددة‪.‬‬
‫ّ‬ ‫ّ‬
‫فالتطور التكنولوجي يطرح مشاكل جديدة لعلم األرشيف لذا يجب تحديد مناهج جديدة‪ ،‬ونصوص تشريعية‬
‫ّ‬
‫مالئمة لهذا النوع من األرشيف‪ ،‬للعمل وكذا مصطلحات جديدة تحتاج املؤسسة األرشيفية إلى سلطة تشريعية لتعمل‬
‫بكفاءة وتتيح لها السيطرة على الوثائق في مختلف أعمالها وأطوارها التي تمر بها عبر حياتها‪ ،‬إلى جانب تنظيم العمليات‬
‫ّ‬
‫الفنية التي تطبق على الوثائق األرشيفية لتنظيمها وحفظها وإتاحتها للباحث يجب أن نوضح أنه ال يجب وضع التشريع‬
‫األرشيفي بعيدا عن املتخصصين في مجال علم األرشيف ويجب أن يشترك األرشيفين املتخصصين مع مختص القانون في‬
‫وضع التشريع األرشيفي ‪ ،‬فاألرشيفيون وحدهم أدرى بعملهم وبتفاصيل العمل األرشيفي‪.‬‬
 ‫‪175‬‬

‫‪ .1.5‬ماهية األرشفة اإللكرتونية‪:‬‬

‫‪ .1.1.5‬مفهوم األرشفة اإللكرتونية‪:‬‬

‫حفظ وأرشفة الوثائق على شكل ملفات إلكترونية‪ ،‬أي بمعنى تحويل الوثائق الورقية بمختلف أنواعها‪ ،‬وأشكالها‪،‬‬
‫وأحجامها‪ ،‬إلى ملفات إلكترونية لتكون هذه املعلومات متوفرة من خالل قاعدة بيانات خاصة بها يتم تحميلها على برنامج‬
‫األرشفة لتكون هذه القاعدة ضمن املواصفات الدولية في عمليات الحفظ والضبط والترميم‪ ،‬لتصبح هذه التطبيقات‬
‫وحدة واحدة والتي بدورها سوف تنهي عملية تزايد امللفات الورقية‪ ،‬وتسهل على املستفيدين عملية إنجاز جميع أعمالهم‬
‫بشكل سريع وبدون أي تعقيد من خالل البحث واالسترجاع بوسائل متعددة ومختلفة‪ ،‬بالضافة إلى توفير الوقت والجهد‬
‫والتكاليف وضمان امن وسرية البيانات‪ .‬وتعتبر نظم األرشفة اللكترونية ركنا من أركان الحكومة اللكترونية والتي‬
‫تتوحد الجهود الدولية في كافة البلدان حاليا للسعي الحثيث للوصول إلى تحقيقها وتطبيقها‪.‬‬

‫‪ .2.1.5‬أهداف األرشفة اإللكرتونية‪:‬‬

‫‪ .1‬الحد من تضخم أحجام األرشيف (ماديا) في أقل حيز ممكن مع ضمان تحقيق كافة املتطلبات لعمليات‬
‫الحفظ الخاصة بالبيانات األرشيفية‪ ،‬من ضمان سرية‪ ،‬وامن املستندات‪ ،‬والتقليل من احتماالت التلف‬
‫والضياع‪.‬‬
‫‪ .2‬تقليص الجهد البشري في كافة الجراءات الفنية الخاصة بحفظ الوثائق من تصنيف ووصف‬
‫واسترجاع‪.‬‬
‫‪ .3‬دعم ومساندة نجاح القرار الداري السليم في املؤسسات‪ ،‬من خالل توفير البيانات الدقيقة‪ ،‬والسريعة‪،‬‬
‫وسهولة الشراف واملتابعة والتواصل الداري‪ ،‬بغض النظر عن العامل الجغرافي أو املكاني‪ ،‬وهذا بدوره‬
‫ينعكس على عمل املؤسسة في زيادة النتاج‪.‬‬

‫‪ .3.1.5‬مميزات األرشفة اإللكرتونية‪:‬‬

‫نظرا للتوجه الحثيث في البحث عن أفضل النظم األرشيفية التي تلبي كافة االحتياجات‪ ،‬كان ال بد من توافر‬
‫مميزات لنظم األرشفة اللكترونية مقارنة مع النظم اليدوية من حيث التمييز التقني بين نظام وآخر‪ .‬وال بد هنا ونحن‬
‫بصدد التعرف على نظم الحفظ األرشيفي في املؤسسات الحكومية أن نتطرق إلى كافة املميزات الخاصة باألرشفة‬
‫اللكترونية‪ ،‬من أجل إبراز أهمية وضرورة االنتقال والتحول السريع إلى األرشفة اللكترونية‪ ،‬ملا لها من أهمية بالغة‪.‬‬
‫وهذه املميزات هي‪:‬‬
‫‪ .1‬تقليص التكاليف التشغيلية والدارية (املساحة والوقت والجهد)‪.‬‬
‫‪ .2‬حفظ الوثائق واملعلومات األرشيفية في أوعية حفظ مناسبة عالية التقنية وفعالة‪.‬‬
‫وفي سياق الحديث عن التقنيات الحديثة وأمن الوثائق اللكترونية‪ ،‬واجه املوثقون في البداية مسألة تطوير‬
‫استخدام التقنيات الحديثة في مجال األرشيف بكثير من الشكوك‪ ،‬ومعظم الشكوك تتعلق بأمن الوثيقة اللكترونية‪،‬‬
‫فمن املعروف أن صورة الوثيقة الورقية املحفوظة إلكترونيا يمكن أن تتعرض للتخريب أو التزوير املتعمد‪ ،‬كما يمكن أن‬
‫تتعرض لإلتالف غير املتعمد‪ ،‬عندما تتقادم النظم واألجهزة ويضطر الفنيون إلى نقلها إلى نظم جديدة أو عند حدوث‬
 ‫‪176‬‬

‫أخطاء في النظام تستدعي إعادة تحميله‪ ،‬أو عندما يتعرض النظام الحاسوبي لهجوم فيروسات جديدة غير معروفة‪،‬‬
‫ولكن تراكم الخبرات وتقدم وسائل الحماية التكنولوجية سمحت بتخفيض مستوى املخاطرة الناتجة عن استخدام‬
‫النظم الحاسوبية في حفظ الوثائق‪ ،‬بحيث أصبحت نسبة املخاطر التي تتعرض لها الوثائق املحفوظة بالنظم الحاسوبية‬
‫ال تتعدى مستوى املخاطر التي تعرض لها الوثائق الورقية‪.‬‬
‫استرجاع الوثائق واملعلومات بدقة وسرعة فائقة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫سهولة التعامل مع الوثائق مرورا بدورة حياة الوثيقة من تقييم وترحيل إلى الحفظ الدائم‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫سهولة االنضباط وتوحيد أنظمة الوصف والتصنيف وأدوات البحث واالسترجاع‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫القدرة االستيعابية الهائلة في حفظ الوثائق‪ ،‬والحد من ا اطر البشرية والطبيعية من حاالت ضياع الوثائق‬ ‫‪.6‬‬
‫وسرقتها أو تلفها بما تتميز من فعالية عالية في الحماية وامن املعلومات‪.‬‬
‫سهولة التكيف من حيث استيعاب التكنولوجيا الحديثة وإدخال التحسينات بشكل يتوافق مع كافة‬ ‫‪.7‬‬
‫التطورات الحديثة بعيدا عن أي تعقيدات فنية وتقنية‪.‬‬
‫سهولة تنفيذ وتطبيق كافة التشريعات القانونية الخاصة بحرية أو عدم االطالع على املعلومات‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫سهولة االندماج في مشاريع الحكومات اللكترونية ومشاريع الخدمات (خدمات البيانات الدولية) ضمن‬ ‫‪.9‬‬
‫الصالحيات املخولة لالطالع على املعلومات وفقا للتشريعات‪.‬‬
‫سهولة التخطيط ودعم صانعي القرار الداري‪ ،‬لتطوير عمل املؤسسة‪ ،‬وتحسين الفعالية النتاجية‬ ‫‪.10‬‬
‫للعاملين في املؤسسة من خالل حفظ ذاكرة املؤسسة وأنشطتها املختلفة ورفع مستوى الكفاءة واألداء‪.‬‬
‫سهولة التواصل‪ ،‬والتراسل‪ ،‬والتصدير‪ ،‬واالستيراد‪ ،‬للوثائق واملعلومات وكافة املتابعات الدارية سواء على‬ ‫‪.11‬‬
‫مستوى املؤسسة بفروعها وأقسامها ودوائرها وأماكن تواجدها أو مع املؤسسات األخرى‪.‬‬
‫اندماج التقنيات الحديثة في نظم األرشفة اللكترونية الخاصة بأعمال الصيانة والترميم الخاصة بالوثائق‪،‬‬ ‫‪.12‬‬
‫والذي يطلق عليه مصطلح الترميم اللكتروني‪.‬‬

‫‪ .4.1.5‬نظام األرشيف اإللكرتوني‪:‬‬

‫شهد العقد األخير من القرن العشرين تطورات كبيرة في مجال تطبيقات تقنيات املعلومات واالتصاالت في مجال‬
‫الدارة‪ ،‬وبذلك أمكن تقنيا معالجة املعلومات املطلوبة ونقلها في جميع أقسام املؤسسات الرسمية املتباعدة جغرافيا‪،‬‬
‫تماما كما لو أن موظفي املؤسسة يعملون في مبنى واحد‪ ،‬وهكذا ظهر اهتمام األرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق‬
‫الرسمية اللكترونية التي تجري ضمن بيئة إلكترونية بحتة‪ ،‬وفي جزء هام من هذه الحاالت دون استخدام الورق‪ .‬إال أن‬
‫نجاح نظام األرشيف الرقمي يتطلب عدة شروط أهمها‪:‬‬
‫ال بد أن تتوفر في النظام املنشود حماية قوية تتحكم بأي تعديل يطرأ على الوثيقة األصلية‪ ،‬وذلك من‬ ‫‪-‬‬

‫خالل إجراءات تحـدد صالحيات إنشاء الوثيقة بدقـة‪ .‬وتحتفظ بنسـخ عن الوثيقـة األصلية مع معلومات‬
‫عن تاريخ إنشائها والجهة التي أنشأتها‪ ،‬كما تحتفظ بنسخ عن أي تعديالت أو إضافات تطرأ عليها مع‬
‫تاريخ التعديل والجهة التي قامت به‪.‬‬
‫البد من حفظ جميع املعلومات املتعلقة بالسياق‪ ،‬مثل عالقة الوثيقة بالوثائق األخرى‪ ،‬والجهة التي‬ ‫‪-‬‬

‫أنشأت الوثيقة‪ ،‬والفعالية التي أنشئت فيها الوثيقة‪.‬‬

 ‫‪177‬‬

‫ال بد من حفظ جميع املعلومات املتعلقة ببنية الوثيقة كالتنسيق وتسجيل استخدام املصطلحات‬ ‫‪-‬‬

‫والشكل والوسط والحقول والجداول والهوامش والفصول واألجزاء والصور واألشكال املتضمنة في‬
‫الوثيقة‪.‬‬
‫البد من حفظ املعطيات الوصفية ‪ Meta Data‬حول الوثيقة‪ ،‬وهي املعطيات التي تبين كيفية تسجيل‬ ‫‪-‬‬

‫الوثيقة ونوعها وموضوعها‪ ،‬وتوضح خلفية الوثيقة واألجزاء والسالسل‪ ،‬كما تتضمن معلومات عن‬
‫محتوى الوثيقة‪.‬‬
‫ال بد من الحفاظ على الوثيقة نفسها بصورة مالئمة لالستخدام عبر التطور التقني املتسارع‪ ،‬وهذا‬ ‫‪-‬‬

‫يتطلب نسخ الوثيقـة من النظام القديم إلى النظام األحدث مع تأكيد الحفاظ على معلومات السياق‬
‫والبنيـة واملعطيات الوصفية دون تغيير‪ ،‬بما في ذلك شكل الوثيقة وتنسيقها الداخلي‪.‬‬

‫‪ .5.1.5‬النظام األرشيف املتكامل املندمج‪:‬‬

‫تتجه نظم التوثيق الحديثة حاليا إلى نظم متكاملة تتيح للمستفيد الذي يستفسر عن موضوع محدد‪ ،‬مثال‪ :‬إعالن‬
‫الحرب العاملية الثانية‪ ،‬أن يقرأ هذا الخبر من الصحف‪ ،‬ثم يستمع إلى التسجيل الصوتي للخبر من الذاعة‪ ،‬ثم يمكن أن‬
‫يشاهد أفالما وثائقية تسجيلية ألحداث بداية الحرب‪ .‬كل ذلك إلى جانب الوثائق الرسمية الصادرة عن الحكومات التي‬
‫دخلت الحرب في بدايتها‪ ،‬ونظم التوثيق هذه دخلت طور العمل فعليا منذ عدة سنوات‪ .‬وال بد من التأكيد أن هذه النظم‬
‫صارت متاحة على شبكة املعلومات الدولية (النترنت)‪ ،‬وتعتمد هذه النظم على محركات بحث عن الكلمة املفتاحية‬
‫ومرادفاتها‪ ،‬كما تقبل في الوقت نفسه أسئلة باللغة الطبيعية‪.‬‬

‫‪ .2.5‬نظام األرشيف املتكامل‪:‬‬

‫‪ .1.2.5‬مفهوم نظام األرشيف املتكامل‪:‬‬

‫يجب أن تقوم كل مؤسسة بوضع خطة أو نظام واضح املعالم لألرشيف الخاصة بها‪ ،‬بحيث يكون النظام متناسبا‬
‫مع طبيعة الوثائق املتداولة وكيفية طلبها‪ ،‬وكذلك مع األنشطة الرئيسة والفرعية التي تقوم بها املؤسسة‪ ،‬ويتم ذلك غالبا‬
‫عن طريق لجنة من املسؤولين في املؤسسة تكون على دراية كاملة بأعمال املؤسسة وعالقات إدارتها ووحداتها ببعضها‪،‬‬
‫واختصاصات كل إدارة وقسم ووحدة في املؤسسة ليتسنى عن طريق ذلك تحديد مالمح النظام املناسب‪ ،‬وهذا النظام‬
‫يتكون من األنظمة الفرعية املتكاملة التالي‪:‬‬
‫نظام التصنيف‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫نظام الترميز‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫نظام الوصف‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫نظام الحفظ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫نظام التداول‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫نظام الصيانة‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫نظام التقييم والترحيل والتالف‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
 ‫‪178‬‬

‫‪ .8‬نظام األمن والسرية‪.‬‬

‫وهنا نود أن نؤكد أن نظام األرشيف في مؤسسة ما يختلف عن أمثاله في املؤسسات ومراكز املعلومات األخرى‬
‫نظرا الختالف طبيعة وحجم العمل وطبيعة موضوعاته والختالف نوعية وأشكال الوثائق واملستندات والختالف البنية‬
‫التنظيمية‪.‬‬
‫ونظام األرشيف هو الجوهر الحقيقي لعملية معالجة األرشيف في املؤسسة ألنه يشتمل على أسس التصنيف‬
‫املناسبة للوثائق وأسس ترميز موحد يسهل حتما إعداد الفهارس لهذه الوثائق بناءا على التصنيف والترميز الذي يوضع‪،‬‬
‫لذلك فأن عملية إعداد نظام األرشيف ليست بالعمل السهل الذي يمكن أن يقوم به فرد أو اثنان‪ ،‬وال بد أن يشترك فيها‬
‫لجنة تضم مندوبا عن كل وحدة من وحدات املؤسسة يكون له خبرة ودراية بطبيعة الوثائق الناتجة عن أعمال وحدته‪.‬‬

‫‪ .2.2.5‬مواصفات نظام األرشيف املتكامل‪:‬‬

‫يجب أن توفر في نظام ل أرشيف الجيد عدة شروط أهمها‪:‬‬

‫‪ .1‬السهولة والبساطة‪ :‬تعني أن تكون أسماء امللفات سهلة مفهومة للجميع ليس فيها أي غموض ليمكن العاملين‬
‫من استيعابها والتعامل معها‪.‬‬
‫‪ .2‬املرونة‪ :‬تعني أن يكون النظام قابال للتعديل مستقبال بإضافة أسماء ملفات أو حذفها على أن يتم ذلك دون‬
‫الخالل بالنظام املوضوع‪.‬‬
‫‪ .3‬الشمول‪ :‬يعني أن يكون النظام شامال لجميع أنواع النشاطات في املؤسسة وكافة املوضوعات تنبثق عن تلك‬
‫النشاطات‪.‬‬
‫‪ .4‬املنطقية‪ :‬تعني االلتزام عند وضع النظام بترتيب األبواب ثم الفصول ثم املوضوعات بشكل منطقي ويوضح‬
‫الصالت الطبيعية بين النشاطات وموضوعاتها بحيث يمكن الوصول إلى أي ملف منها بسهوله‪.‬‬
‫‪ .5‬أمن وسرية املعلومات‪ :‬يقصد به أن يراعي النظام أمن وسرية املعلومات التي تضمها الوثائق التابعة‬
‫النشاطات الرئيسة ألعمال املؤسسة حيث تعد الوثائق السرية في غاية األهمية ومن هذا كان لزاما العناية بأمرها عند‬
‫وضع النظام املقترح للمؤسسة‪.‬‬
‫مخطط ملواصفات األرشيف‬

‫‪ .3.2.5‬خطوات إعداد نظام األرشيف املتكامل‪:‬‬

‫يمكن اختصار أهم خطوات إعداد نظام األرشيف باآلتي‪:‬‬

 ‫‪179‬‬

‫التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة بوحداته وأقسامه ووظائفه وانتشاره الجغرافي‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫التعرف على مهام وعالقات كل وحدة وكل قسم وكل وظيفة‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫التعرف على أنواع الوثائق واملستندات املستخدمة في املؤسسة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫معرفة طريقة طلب الوثائق عند االسترجاع والتداول واالستفادة‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫إعداد نظام التصنيف‪:‬‬ ‫‪.5‬‬
‫‪ ‬تحديد أسس التصنيف املناسبة‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد األبواب‬
‫‪ ‬تحديد الفصول التابعة لتلك األبواب‬
‫‪ ‬تحديد املوضوعات التابعة للفصول‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد أسماء امللفات تحديدا واضحا ال لبس فيه‬
‫‪ ‬تحديد نوعية امللفات (عربي‪ ،‬أجنبيي)‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد عدد امللفات املطلوبة‬
‫‪ ‬تحديد نوعية وعدد أجهزة الحفظ (مصنف‪ ،‬خزانة)‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد طريقة ترميز وترقيم أجهزة الحفظ األخير‬
‫‪ .6‬وضع نظام الترميز (تحديد طريقة الرميز املناسبة)‬
‫‪ .7‬تحديد أنواع الفهارس املناسبة‪.‬‬
‫‪ .8‬تحديد إجراءات الحفظ وقواعده واملسؤول عن كل إجراء‬
‫‪ .9‬تحديد إجراءات وقواعد التداول واملتابعة ومدده واملستفيدين‪.‬‬
‫‪ .10‬تحديد إجراءات وقاعد الصيانة‪.‬‬
‫‪ .11‬تحديد إجراءات التقييم والترحيل واألتالف وقواعد ومدده‪.‬‬
‫‪ .12‬تحديد أماكن حفظ كل نوع من األرشيف (نشيطة‪ ،‬راكدة‪)...‬‬
‫‪ .13‬تحديد قواعد وإجراءات أمن وسرية الوثائق‪.‬‬
‫‪ .14‬تجربة النظام الكتشاف ثغراته وتعديله‪.‬‬
‫‪ .15‬مراجعة النظام بصورته النهائية بعد االختيار والتعديل وعرضه للموافقة‪.‬‬
‫بناءا على تلك الخطوات نجد أن عمل لجنة إعداد نظام األرشيف قد يستغرق وقتا طويال وجهدا كبيرا ألنه بمثابة‬
‫األساس الذي يوضع للبناء‪ ،‬والذي ستعتمد عليه وثائق املؤسسة لسنين طويلة‪ ،‬ذلك أن نظام األرشيف ال يوضع كل سنة‬
‫أو سنتين بل يوضع ليخدم املؤسسة عشرون أو ثالثون سنة وربما أكثر دون أن تتغير ألنه كما قلنا يتمتع باملرونة التي‬
‫تؤهله لضافة أو حذف طبقا ملقتضيات العمل‪.‬‬

‫‪ .4.2.5‬إعادة ترتيب األرشيف‪:‬‬

‫عند إعداد نظام أرشيف جديد ألي مؤسسة من الضروري تطبيق هذا النظام على امللفات القديمة التي تكون‬
‫مرقمة ومرتبة طبقا النظام القديم‪ ،‬وهنا يتم التصرف بإحدى هذه الطرق الثالث‪:‬‬
 ‫‪180‬‬

‫‪ .1‬تقف جميع امللفات القديمة وتفتح ملفات جديدة طبقا للفهرس الجديد‪ ،‬ويحدد يوم يبدأ فيه العمل فيها‪ ،‬على‬
‫أن تظل امللفات القديمة بنفس نظامها وتكون معدة لالطالع إلى أن تصبح امللفات الجديدة وافية بأغراض‬
‫العمل‪.‬‬
‫‪ .2‬إذا كانت كمية امللفات القديمة محدودة فانه يمكن إعادة حفظ جميع وثائقها تبعا للنظام الجديد‪.‬‬

‫‪ .5.2.5‬تقييم امللفات النشطة وغري النشطة‪:‬‬

‫امللفات غير النشيطة‪ :‬هي تلك امللفات التي انتهى العمل فيها نهائيا بحيث لم يعد يحفظ فيها أي وثائق جديدة‪ ،‬كما‬
‫أنه ال يرجع إليها إال على فترات طويلة‪ ،‬تعزل مع توابعها وتسلم إلى مخزن الحفظ على أن تظل تحت الطلب ليمكن الرجوع‬
‫إليها عند الحاجة‪ .‬تحفظ امللفات طبقا للنظام الجديد‪ ،‬ويتم تسجيل الرموز الجديدة للملفات في الفهرس القديم أمام‬
‫كل منها حتى يمكن معرفة الرقم الجديد الذي أخذه امللف القديم عند الحاجة‪.‬‬

‫‪ .6.2.5‬دليل نظام األرشيف‪:‬‬

‫‪ .1.6.2.5‬مفهوم الدليل‪:‬‬

‫عبارة عن كتيب صغير يحتوي على تفصيل كامل لنظام األرشيف بقواعده وإجراءاته ونماذجه ومدده وغير ذلك‪.‬‬
‫‪ .2.6.2.5‬أهمية الدليل‪:‬‬

‫تتبع أهمية هذا الدليل من الفوائد التالية‪:‬‬

‫‪ ‬يساعد املوظف وخاصة الجديد في معرفة واجباته وكيفية تأدية وظيفته‪.‬‬
‫‪ ‬تقليل الوقت والجهد والتكلفة الخاصة بتنقل العامل وتخبطه وتخمينه لكيفية العمل‪.‬‬
‫‪ ‬يسهل الرقابة على تأدية العمل والتأكد من حسن استخدام النماذج‪.‬‬

‫‪ .3.6.2.5‬حمتويات الدليل‪:‬‬

‫يتضمن الدليل ما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬تفصيل كامل لإلجراءات الخاصة بال أرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬النماذج التي يجب استخدامها لنجاز األعمال‪.‬‬
‫‪ ‬وصف وظيفي ملسؤوليات واختصاصات كل وظيفة ومتطلباتها في مجال ال أرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬توضيح لنظام التصنيف والترميز والوصف وطريق الحفظ املتبعة لكل نوع من الوثائق‪.‬‬
‫‪ ‬توضيح لنظام التداول واملستفيدين واملتابعة‪.‬‬
‫‪ ‬توضيح لنظام صيانة األرشيف ومدد الحفظ والتقييم والترحيل وطرق التالف‬
‫‪ ‬توضيح قواعد وإجراءات أمن وسرية الوثائق‪.‬‬
 ‫‪181‬‬

‫احملور السادس‪ :‬مصطلحات أرشيفية‬

‫التخلص من الوثائق التي ليس لها أية قيمة إدارية أو مالية أو قانونية أو تاريخية‪ .‬ويعني إلغاء‬ ‫اإلتالف‪:‬‬
‫واالستغناء عن وثائق من الرصيد بعد تقييمها والتي لم تعد لها أية قيمة من الرصيد‪.‬‬
‫هي وثيقة وصفية قابلة للنشر أو عدم النشر‪ ،‬يتم إعدادها يدويا أو بالحاسوب من قبل منتج‬ ‫أداة بحث‪:‬‬
‫ما قد يكون مركزا لألرشيف أو مركزا لحفظ املخطوطات‪ ،‬وذلك لغاية توفير أداة مراقبة مادية‬
‫أو ذهنية على وثائق أرشيفية معينة‪ ،‬وتشمل أدوات البحث األساسية قواعد البيانات‬
‫الوصفية‪ ،‬الوطنية منها أو الجهوية أو املحلية‪ ،‬واألدلة وقوائم الجرد والسجالت املوضوعية‬
‫والفهارس والقوائم الخاصة وقوائم الرفوف وقوائم الحاويات والقوائم التحليلية والكشافات‪.‬‬
‫وبالنسبة إلى األرشيفات اللكترونية‪ ،‬تتمثل أدوات البحث فيها في كل الوثائق املتعلقة‬
‫بالبرمجيات الجاهزة الخاصة بهذا الغرض‪.‬‬
‫هي عبارة عن الضبط املنتظم لكافة الوثائق عبر دورة حياة السجل منذ تكوينها إلى مرحلة‬ ‫إدارة األرشيف‪:‬‬
‫حفظها النهائي‪.‬‬
‫حفظ وأرشفة الوثائق على شكل ملفات إلكترونية‪ ،‬أي تحويل الوثائق الورقية بمختلف‬ ‫األرشفة‬
‫أنواعها وأشكالها وأحجامها إلى ملفات إلكترونية لتكون هذه املعلومات متوفرة من خالل‬ ‫اإللكترونية‪:‬‬
‫قاعدة بيانات خاصة‪.‬‬
‫يعتبر حفظ األرشيف بصورة المركزية عندما يخصص لكل دائرة أو فرع من فروع املؤسسة‬ ‫األرشيف‬
‫أو الوزارة قسما لألرشيف بحيث يقوم موظفو هذا القسم بعمليات الحفظ بالضافة إلى‬ ‫الالمركزي‪:‬‬
‫تسجيل وقيد األوراق واملستندات والوثائق‪.‬‬
‫يعتبر حفظ األرشيف مركزيا عندما توضع في تصرف إدارة مركزية خاصة باألرشيف أو الوثائق‬ ‫األرشيف املركزي‪:‬‬
‫الخاصة باملؤسسة‪ ،‬وتتحمل هذه الدارة مسؤولية تسجيل وقيد األوراق واملستندات‬
‫والوصف والحفظ واملحافظة عليها‪.‬‬
‫وهي كل الوثائق التي تستعمل باستمرار من طرف من أ نشاها أو تحصل عليها أثناء ممارسة‬ ‫أرشيف جاري‪:‬‬
‫النشاط والعمل‪ ،‬ويكون حفظها بمكتب العمل‪،‬‬
‫يتألف األرشيف النهائي من الوثائق التي انتهت فترة حفظها كأرشيف وسيط‪ ،‬وتم تقييمها‬ ‫أرشيف نهائي‬
‫وترحيلها من املؤسسة األم للحفظ الدائم باألرشيف الوطني للبالد كثروة وثائقية ومخزون أو‬ ‫(تاريخي)‪:‬‬
‫موروث يعد ذاكرة املؤسسة التي ينتمي إليها أوال وذاكرة البالد ككل‪.‬‬
‫وهي الوثائق التي انتهى اعتبارها كأرشيف جاري حسب جدول مدد حفظها من قبل األشخاص‬ ‫أرشيف وسيط‪:‬‬
‫أو املؤسسات أو الهيئات التي أنشأتها أو تحصلت عليها‪ ،‬والتي أصبح استعمالها عرضيا أو‬
‫مناسباتيا‪ ،‬ويتم حفظها في مكان مخصص لذلك‪.‬‬
‫هو مجموع الوثائق التي أنشأها أو حصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو‬ ‫األرشيف‪:‬‬
‫معنوي‪ ،‬وكل مرفق عمومي‪ ،‬أو هيئة عامة أو خاصة‪ ،‬مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها‬
‫ووعاؤها‪.‬‬
‫أداة بحث يتم من خاللها استرجاع املواد األرشيفية ألغراض العمل الداري أو البحثي وإتاحة‬ ‫االسترجاع‪:‬‬
‫الوثائق لالستخدام‪.‬‬
 ‫‪182‬‬

‫هي العملية التي بموجبها يتم تلبية طلب مصلحة إدارية ما أو أي مستفيد لالطالع أو استعارة‬ ‫اإلعـارة‪:‬‬
‫وثائق شبه نشطة محفوظة بمركز حفظ األرشيف الوسيط قصد الرجوع إلى معلومات بها‪،‬‬
‫ويكون ذلك إما باالطالع على عين املكان أو النسخ أو االستعارة ملدة معينة‪.‬‬
‫هي الخطة الدارية أو الجراءات التي توضع بهدف املحافظة على الوثائق واألرشيف من‬ ‫أمن األرشيف‪:‬‬
‫االعتداء أو السرقة أو االطالع املخالف للقانون أو االختراق للشبكات اللكترونية أو التلف‬
‫نتيجة للممارسة الخاطئة أو نتيجة عوامل طبيعية‪ ،‬كالفيضانات والزالزل‪ ،‬والحرائق‪،‬‬
‫والتماس الكهربائي وغيرها‪.‬‬
‫)‪ (Echantillonnage‬وهي عملية تتمثل في اختيار نسبة معينة من الوثائق لتحفظ دون بقية‬ ‫االنتقاء‪:‬‬
‫الوثائق كعينة ممثلة ملجموعها وذلك خالل عملية التقييم‪ ،‬وعلى أسس متغيرة يمكن أن تكون‬
‫بالخصوص رقمية‪ ،‬أو ألفبائية‪ ،‬أو قياسية‪ ،‬أو متعلقة بقيمة الوثائق‪.‬‬
‫هو برنامج إدارة األرشيف‪ ،‬ينشأ عن جدول زمني وينظم دورة حياة الوثائق من مرحلة إنتاجها‬ ‫برنامج الحفظ‪:‬‬
‫وحتى حفظها الدائم أو إتالفها‪ .‬وتتلخص أهميته في حماية الوثائق النشطة من التلف أو‬
‫الضرر‪ ،‬وحفظ الوثائق ذات القيمة التاريخية‪ ،‬وإتالف الوثائق التي ال فائدة منها‪ ،‬وتسهيل‬
‫إجراءات العمل في املؤسسة بتوفير املساحة والوقت واملال‪.‬‬
‫()‪ Dates extrême‬وهو تاريخ فتح امللف وتاريخ غلقه‪ ،‬فبالنسبة إلى مجموعة من الوثائق لها‬ ‫التاريخين األدنى‬
‫صلة فيما بينها (مثل امللف)‪ ،‬يتم ذكر تاريخ أقدم وثيقة وتاريخ أحدث ويسمى التاريخين‬ ‫واألقص ى‪:‬‬
‫باألقص ى واألدنى‪.‬‬
‫)‪ (Rangement Horizontal‬ويسمى أيضا بالترفيف املسطح‪ ،‬ويتمثل في تر فيف امللفات‬ ‫ترفيف أفقي‪:‬‬
‫املجلدة منها أو املرتبة في األوعية في وضع أفقي متوازيا مع وضع ألواح الرف (‪.)Tablettes‬‬
‫هو أسلوب في الترفيف تسند فيه الوثائق إلى الجزء األسفل منها‪ ،‬وهو عكس الترفيف املسطح‬ ‫ترفيف رأس ي‪:‬‬
‫األفقي‪.‬‬
‫هي عملية مادية تجسد عملية التصنيف الذهنية‪ ،‬وتتمثل في ترتيب الوثائق وتنظيمها للحفظ‬ ‫ترتيب الوثائق‪:‬‬
‫في وعاء مخصص‪ ،‬وحسب نظام ترتيبي معين‪.‬‬
‫هي طريقة لترتيب الوثائق األرشيفية‪ ،‬وتتمثل في تخصيص مساحات فارغة على الرفوف تفصل‬ ‫ترتيب متقطع‪:‬‬
‫بين مجموعات الوثائق وذلك قصد استعمالها لترتيب الضافات وفق نظام التصنيف املعتمد‪.‬‬
‫هي عبارة عن نقل الوثائق وامللفات من الدوائر التي أنشأتها بعد مرور مدة زمنية معينة‪،‬‬ ‫ترحيل الوثائق‪:‬‬
‫وخاصة عندما تدخل الوثائق في املرحلة (غير النشطة) إلى مركز أرشيف املؤسسة أو الوزارة‪،‬‬
‫حيث يتم حفظها‪ ،‬طبقا للسياسة املتبعة وللقوانين‪ ،‬فترة ال تزيد عن خمس سنوات يجري‬
‫بعدها نقل وترحيل هذه الوثائق‪ ،‬بعد أن تنتهي حاجة املؤسسة لها‪ ،‬إلى األرشيف الوطني‬
‫للدولة والذي يقوم بدوره بتطبيق إجراءات التقييم وحفظ الوثائق ذات القيمة األرشيفية‬
‫بصورة نهائية والتخلص من املواد التي ال قيمة لها‪ ،‬وفق املعايير املتبعة‪ ،‬عن طريق إتالفها‪.‬‬
‫()‪ Rangement‬هو عملية وضع وترتيب وحدات حفظ األرشيف على الرفوف املعدة لذلك‪.‬‬ ‫الترفيـف‪:‬‬
‫هي عملية إسناد رمز تصنيف لوثيقة ما أعدت للترتيب والحفظ في عمرها الجاري أو النشط‪،‬‬ ‫الترميز‪:‬‬
‫ويكون موافقا للكلمة املناسبة من القائمة االسمية التي ينتمي إليها ضمن خطة التصنيف‪.‬‬
 ‫‪183‬‬

‫عملية تكنولوجية دقيقة ذات عرف خاص موحد عامليا‪ ،‬وهي عملية فنية ذوقية جمالية‬ ‫الترميم‪:‬‬
‫تحتاج إلى حس عال ومهارات فائقة‪ ،‬وتتضمن عمليات تجميع وتثبيت وتقوية وتجميل وإعادة‬
‫املواد األثرية التاريخية إلى الشكل األقرب ألصلها‪ ،‬وهي عملية عالج في محاولة لزالة مظاهر‬
‫التكسر والثقوب والتلف وغيرها‪.‬‬
‫باملعنى العام هو‪ :‬تجميع األشياء املتشابهة وفصل األشياء غير املتشابهة‪ ،‬ويتم تحديد التشابه‬ ‫التصنيف‪:‬‬
‫أو االختالف على أساس امتالك الوثائق لخصائص مشتركة‪ ،‬وهي إحدى العمليات الفنية‬
‫الهامة وتتمثل في تحليل محتوى الوثائق وضبط مواضيعها واختيار الكلمات املناسبة للداللة‬
‫عليها في خطة التصنيف وفق طرق وقواعد إجرائية منطقية ضمن خطة التصنيف وتمثل أهم‬
‫أدوات االسترجاع‪.‬‬
‫مراجعة الوثائق والتدقيق فيها طبقا لقيمة وظيفتها الحالية‪ ،‬ولقيمتها األرشيفية املستقبلية‪،‬‬ ‫تقييم الوثائق‪:‬‬
‫وحيث أن ذلك يتضمن خالصة أنواع الوثائق املنتجة بواسطة كل دائرة كاملراسالت‪ ،‬والتقارير‬
‫السنوية‪ ،‬واملالحظات‪ ،‬واملذكرات الداخلية‪ ،‬والبيانات املالية‪ ،‬ويتم بناء على تقدير قيمتها‪.‬‬
‫هو إحدى العمليات الفنية الدقيقة التي تجري على أوعية املعلومات‪ ،‬بهدف تحليل محتوياتها‬ ‫التكشيف‪:‬‬
‫وإعداد األدوات التي تتيح استرجعها وتيسير االستفادة منها‪ ،‬وتعتبر من أحد األدوات الضرورية‬
‫واألساسية في استرجاع املعلومات‪،‬‬
‫هي قائمة تعطي عناوين الوثائق املعدة للتحويل من الفترة النشطة إلى الفترة الشبة نشطة‪ ،‬أي‬ ‫جدول الدفع أو‬
‫لم تعد جارية االستعمال من محالت العمل‪ ،‬ليتم نقلها إلى محل حفظها كأرشيف انتقالي ذو‬ ‫التحويل‪:‬‬
‫استعمال مناسباتي أو عرض ي‪ .‬ويحدد الجدول والتواريخ القصوى والدنيا لها‪ ،‬والوحدة‬
‫الدارية التي تنتمي إليها وتاريخ تحويلها‪ .‬الخ‪.‬‬
‫هي قائمة الوثائق املزمع ترحيلها كأرشيف نهائي من مرفق عمومي حيث تحفظ كأرشيف‬ ‫جدول ترحيل‬
‫األرشيف النهائي‪ :‬وسيط‪ ،‬إلى مؤسسة األرشيف الوطني بعد تقييمها والقرار بنهاية عمرها الوسيط حسب‬
‫جدول مدد حفظها‪.‬‬
‫دورة حياة السجل‪ :‬حركة السجل أو الوثيقة منذ تكوينها أو أنشائها في املؤسسة إلى أن يتم ترحيلها إلى الحفظ‬
‫الدائم‪ ،‬حيث تمر في املراحل الثالث‪ :‬النشطة‪ ،‬شبه النشطة‪ ،‬واملادة األرشيفية‪.‬‬
‫الرصيد األرشيفي‪ :‬هو مجموع وثائق األرشيف مهما كان شكلها أو صنفها أو عمرها‪ ،‬والتي تجمع أثناء فترة طويلة‬
‫لدى منشئها كأرشيف جاري‪ ،‬أو لدى مصلحة األرشيف باملؤسسة كأرشيف وسيط‪ ،‬أو لدى‬
‫األرشيف الوطني كأرشيف نهائي أو تاريخي‪.‬‬
‫هي تركيبة عددية أو أخرى تعرف بكل كلمة دالة من القائمة االسمية التي تتألف منها خطة‬ ‫رمزتصنيف‬
‫التصنيف‪ ،‬وتشير إلى املوقع املناسب لحفظ امللفات في أوعية حفظها‪.‬‬ ‫الوثائق‪:‬‬
‫أية معلومات مسجلة بأية أنواع أو أشكال سواء أنتجت أو استقبلت من قبل املؤسسة مهما‬ ‫السجل‪:‬‬
‫كان شكلها املادي‪.‬‬
‫الشكل املادي الذي تظهر فيه الوثائق‪ ،‬مثل الصور‪ ،‬والخرائط‪ ،‬وامليكروفيلم‪ ،‬والورق‪،‬‬ ‫شكل الوثيقة‪:‬‬
‫والتسجيالت الصوتية واملرئية‬
‫هي حاوية لحفظ الوثائق تختلف أحجامها وأشكالها‪ ،‬وهي معدة لحماية الوثائق األرشيفية‬ ‫علبة األرشيف‪:‬‬
 ‫‪184‬‬

‫وترفيفها لتسهيل تناولها‪ .‬وأكثر األوعية استعماال هي ذات القياس‪ 35 / 25 / 10 :‬سنتمتر‪.‬‬

‫هي املدة الزمنية التي ال بد من حفظ الوثائق خاللها قبل أن يصرح بإتالفها أو حفظها الدائم‪.‬‬ ‫فترة الحفظ‪:‬‬
‫هي الفترة الزمنية التي تحفظ خاللها الوثائق في منشئها األصلي قبل تحويلها إلى مركز للحفظ‬
‫الوسيط لتحفظ ملدة أخرى‪ ،‬ومنه إلى مركز لألرشيف النهائي‪ .‬ويحدد هذه املدة الزمنية تواتر‬
‫االستعمال الفعلي أو املمكن للوثائق‪ ،‬ويحدد في جدول يسمى بجدول مدد حفظ الوثائق‬
‫واألرشيف‪.‬‬
‫تأتي كنتيجة طبيعية لعملية الفرز والتنقية التي تجري عادة على األرشيف الوسيط‪ ،‬حيث‬ ‫تقييم الوثائق‪:‬‬
‫تقيم الوثائق طبقا لقيمتها الوظيفية (في الدارة) واألرشيفية‪ ،‬وفي املحصلة النهائية فإننا‬ ‫ّ‬
‫نحصل على تقييم واضح للوثائق طبقا ملعايير التقييم الدارية‪ ،‬والقانونية واملالية واألرشيفية‬
‫(التاريخية)‪.‬‬
‫هي العملية التي تؤدى إلى التفريق بين الوثائق القابلة لإلتالف دون أي أجل‪ ،‬والوثائق املعدة‬
‫للحفظ ملدة من الزمن‪ ،‬والوثائق املعدة للترحيل إلى األرشيف الوطني وهي الوثائق املخصصة‬
‫للحفظ الدائم‪.‬‬
‫هي عملية الوصف الفني ملواد املعلومات بهدف أن تكون تلك املواد في متناول املستفيد بأيسر‬ ‫الفهرسة‪:‬‬
‫الطرق وأقل وقت وجهد‪ ،‬وهي أداة للضبط الببليوغرافي‪ ،‬وأداة السترجاع املعلومات وتقييم‬
‫املجموعات وفقا ملوضوعاتها‪ .‬ومن أشكال الوصف؛ الفهارس اليدوية والفهارس اآللية‪.‬‬
‫القيمة األرشيفية‪ :‬هي فائدة الوثائق لألغراض البحثية والتاريخية والقانونية‪.‬‬
‫وهو قائمة حصرية بموضوعات مرتبة هجائيا أو تصنيفيا وتشير إلى مكان كل موضوع في‬ ‫كشاف‪:‬‬
‫الوثيقة أو مجموعة من الوثائق‪ .‬هي قائمة من الكلمات الدالة‪ ،‬توفر إمكانية الوصول إلى‬
‫محتويات امللف أو الوثيقة أو مجموعة وثائق‪ .‬وتتمثل أيضا في مداخل تشتمل على قدر كاف‬
‫من البيانات‪ ،‬تحيل إلى مواقع املدخل من الوثيقة عن طريق رقم الصفحة أو أي نوع آخر من‬
‫الشارات أو الحاالت‪.‬‬
‫هي كلمة أو مجموعة كلمات مأخوذة (مستخرجة) من عنوان وثيقة أو متنها (نصها) للتعبير‬ ‫كلمة دالة‪:‬‬
‫(للداللة) على مضمونها بهدف تسهيل العثور عليها واسترجاعها‪ ،‬وتستعمل في الكشافات‪،‬‬
‫ويعبر عنها بكلمة مدخل‪.‬‬
‫مخطط تصنيف هي أداة أرشيفية تجمع كل الوظائف لهيكل معين بصفة منطقية وتسلسلية‪ ،‬وتتدرج من العام‬
‫إلى الخاص‪.‬‬ ‫الوثائق‪:‬‬
‫هو رسم بياني ملحالت حفظ الوثائق واألرشيف‪ ،‬يوضح موضع الرفوف وكل تجهيزات التخزين‬ ‫مخطط مواقع‬
‫املتوفرة بها‪ ،‬وكيفية استغالل املساحات القابلة لالستعمال الفوري أو املستقبلي‪ ،‬ويحدد‬ ‫الحفظ‪:‬‬
‫قائمة الوثائق املحفوظة وعناوين حفظها تيسر الوصول إليها‪ .‬ويعد املخطط املذكور كدليل‬
‫يوجه املستعمل للمحل‪.‬‬
‫هو كل ما كتب باليد حتى لو كان رسالة أو عهدا أو نقشا على الحجر أو رسما على القماش‬ ‫املخطوط‪:‬‬
‫وغير ذلك‪ ،‬ويضيق حتى يقتصر على الكتاب املخطوط بخط اليد سواء أكان على شكل لفائف‬
‫أو صحف ضم بعضها على بعض على هيئة دفاتر‪.‬‬
 ‫‪185‬‬

‫هي بناية مصممة ومخصصة خصيصا لتخزين السجالت والوثائق شبه الجارية‪ ،‬وحفظها‬ ‫مراكزالحفظ‬
‫لفترة معينة يحددها جدول مدد حفظها‪ ،‬وذلك لتداولها حتى حلول تاريخ مصيرها النهائي‪.‬‬ ‫املؤقت‬
‫عبارة عن تجميع بيانات أساسية متعلقة بكمية الوثائق‪ ،‬نوعيتها‪ ،‬شكلها املادي‪ ،‬ومكانها‪،‬‬ ‫مسح األرشيف‪:‬‬
‫وأحوالها املادية‪ ،‬وإجراءات تخزينها‪ ،‬ونسبة تراكمها‪ ،‬واستعماالتها وغيرها من البيانات الالزمة‬
‫من أجل تخطيط برنامج التزويد والتالف وعمليات تحضير التكنولوجيا الحديثة‪ .‬بمعنى أن‬
‫املسح يستخدم لتزويد املكلف باألرشيف باملعلومات الضرورية لتقدير املصادر املالية‬
‫املطلوبة ولتصميم أنظمة إدارة الوثائق التي يجب أن تكون داخل املؤسسة وتغطي كافة‬
‫الوثائق النشطة وغير النشطة‪.‬‬
‫هي وحدات قياس قيمة املادة األرشيفية والتي تأخذ بالحسبان القيم األولية والثانوية كالقيمة‬ ‫معاييرتقييم‬
‫الدارية واملتمثلة في أهمية الوثائق للنشاطات اليومية للجهة املنتجة‪ ،‬والقيمة القانونية‬ ‫الوثائق‪:‬‬
‫واملتعلقة بأهمية الوثائق ملنتجيها لتحقيق املتطلبات القانونية أو لتزويد معلومات قانونية‪،‬‬
‫والقيمة املالية ومدى أهميتها لتحقيق األهداف املالية كامليزانيات والضرائب‪ ،‬والقيمة البحثية‬
‫واألرشيفية ملنتجي الوثائق والباحثين ألهداف معلوماتية وتاريخية‪.‬‬
‫املكلف باألرشيف‪ :‬هو الشخص الذي تم تعيينه للقيام باملسؤولية الرئيسية لبرنامج إدارة األرشيف‪.‬‬
‫امللف (اإلضبارة) كلمة مرادفة للكلمة النجليزية )‪ ،)File‬وتتكون في العادة من عدد من األوراق تثبت معا في‬
‫طاويات أو أغلفة )‪ )Folders‬أو بين غطاءين (‪ .)Cover sheets‬وهي أصغر تجميع مادي يعمل في‬
‫مكتب التسجيل‪ .‬وفي العادة يقوم التجميع على أساس امللفات تعلق بأشخاص أو بمنظمات أو‬
‫بأماكن أو من حيث أنها ملفات متعلقة بمواضيع باملعنى األكثر تجريدا مثل الجوانب‬
‫املوضوعية واألفكار‪ ،‬والحوادث والتصورات‪ ،‬وما شابه ذلك‪.‬‬
‫وامللف‪ :‬هو مجموعة من الوثائق تكونت بصفة عادية أو مسترسلة لدى مباشرة املوظف‬
‫لنشاط أو لعمل يدخل ضمن مشموالته‪.‬‬
‫الوثائق النشطة‪ :‬هي عبارة عن الوثائق التي تشير إلى أهميتها املستمرة والتي يتطلبها العمل أكثر من مرة في الشهر‪.‬‬
‫الوثائق التي قلت قيمتها الدارية في إدارة أمور املؤسسة وأنشطتها‪.‬‬ ‫الوثائق شبه‬
‫النشطة‪:‬‬
‫تعرف الوثيقة على أنها "كل وعاء مهما كان نوعه يتضمن معلومات يتوصل إليها النسان‬ ‫الوثيقة‪:‬‬
‫مباشرة أوعن طريق اآللة"‪ .‬وهي أية ورقة مكتوبة أو صورة شمسية أو فيلم سينمائي‪ ،‬وكل‬
‫وعاء لحفظ املعلومات‪ ،‬يتم تثبيتها فيه بالحرف‪ ،‬أو الرقم أو الصورة‪ ،‬أو التخطيط‪ ،‬وأيا كان‬
‫شكله الطبيعي أو مواصفاته‪ ،‬أو تاريخ إنشائه أو حصل عليه أثناء ممارسة نشاطه كل شخص‬
‫طبيعي‪ ،‬أو اعتباري‪ ،‬أو جهة عامة أو خاصة‪.‬‬
‫وجمعها (وسائط)‪ ،‬وهي عبارة عن حوامل أو أوعية املعلومات الرقمية‪ ،‬بعد أن يتم تحويل‬ ‫الوسيط‬
‫النص أو الصورة إلى شكل رقمي‪ ،‬وتتكون من الوسائط املغناطيسية مثل (األقراص اللينة‪،‬‬ ‫اإللكتروني‪:‬‬
‫األشرطة املغناطيسية الرقمية)‪ ،‬ومن الوسائط الضوئية مثل (القرص املتراص‪ ،‬وقرص‬
‫(‪ ،)worm disk‬واملغناطيس الضوئي‪ ،‬واألشرطة الضوئية‪ ،‬وأبراج األقراص الضوئية (‪.‬‬
‫الوسيط املادي‪ :‬عبارة عن حامل أو وعاء حفظ الوثائق الورقية واللكترونية‪.‬‬
 ‫‪186‬‬

‫أولا‪ .‬ببليوغرافية‪:‬‬

‫القواميس‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫ابن منظور‪ ،‬آبي الفضل جمال الدين محمد بن مكرم‪ .‬لسان العرب‪ .‬بيروت‪ :‬دار صادر‪ .1978 ،‬ج ‪.10‬‬ ‫‪.1‬‬
‫حسب هللا‪ ،‬سيد والشامي‪ ،‬أحمد محمد‪ .‬املوسوعة العربية ملصطلحات علوم املكتبات واملعلومات والحاسبات‪ .‬القاهرة‪:‬‬ ‫‪.2‬‬
‫املكتبة األكاديمية‪ .2001 ،‬مج ‪.1‬‬
‫علي ميالد‪ ،‬سلوى‪ .‬قاموس مصطلحات الوثائق واألرشيف‪ :‬عربي‪ ،‬فرنس ي‪ ،‬إنجليزي‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة للطباعة والنشر‪،‬‬ ‫‪.3‬‬
‫‪.1982‬‬
‫الفيروز آبادي الشيرازي‪ ،‬مجد الدين محمد بن يعقوب‪ .‬القاموس املحيط‪ .‬القاهرة‪ :‬الهيئة املصرية العامة للكتاب‪.1968 ،‬ج‪.3‬‬ ‫‪.4‬‬

‫الكتب‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫أحمد‪ ،‬ناهد حمدي‪ .‬الوصف األرشيفي‪ :‬بين النظرية والتطبيق‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الكتب املصرية‪.1996 ،‬‬ ‫‪.5‬‬
‫َ‬
‫إدموندسن‪ ،‬ريي‪ .‬ذاكرة العالم‪ :‬مبادئ توجيهية عامة لحماية التراث الوثائقي‪ .‬طبعة منقحة‪ .‬باريس‪ :‬اليونسكو‪.2002 ،‬‬ ‫‪.6‬‬
‫األرشيف الوطني(فلسطين)‪ .‬واقع العمل األرشيفي في مؤسسات السلطة الوطنية الفلسطينية‪ :‬دراسة مسحية‪ .‬رام هللا‪:‬‬ ‫‪.7‬‬
‫منشورات األرشيف الوطني الفلسطيني ‪.2007‬‬
‫األلوس ي‪ ،‬سالم عبود‪ .‬كامل‪ ،‬محمد محجوب‪ .‬األرشيف تاريخه أصنافه إدارته‪ .‬بغداد‪ :‬دار الحرية للطباعة‪.1979 ،‬‬ ‫‪.8‬‬
‫البارودي‪ ،‬عبد هللا عمر‪ .‬دراسات مختارة في املكتبات والتوثيق واإلعالم‪ .‬بيروت‪ :‬عالم الكتب‪ .1983 ،‬ج‪.1.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫‪ .10‬بعلي‪ ،‬محمد الصغير‪ .‬القانون اإلداري والتنظيم اإلداري‪ .‬الجزائر‪ :‬دار العلوم للنشر والتوزيع‪.2002 ،‬‬
‫‪ .11‬حمودة‪ ،‬محمود عباس‪ ،‬عودة‪ ،‬أبو الفتوح حامد‪ .‬األرشيف ودوره في مجال املعلومات اإلدارية‪ .‬القاهرة‪ :‬مكتبة نهضة الشرق‪،‬‬
‫(‪.)1985‬‬
‫‪ .12‬الخولي‪ ،‬جمال‪ .‬مدخل لدراسة األرشيف‪ .‬السكندرية‪ :‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة العلمية‪.2002 ،‬‬
‫‪ .13‬السيد‪ ،‬محمد إبراهيم‪ .‬املدخل إلى تصنيف وفهرسة الوثائق أو الترتيب والوصف‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة للنشر والتوزيع‪،‬‬
‫‪.1993‬‬
‫‪ .14‬السيد‪ ،‬محمد إبراهيم‪ .‬مقدمة في تاريخ األرشيف ووحداته‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة للنشر والتوزيع‪.1987 ،‬‬
‫‪ .15‬العريش ي‪ ،‬جبريل بن حسن‪ .‬املعثم‪ ،‬نبيل بن عبد الرحمن‪ .‬األرشفة اإللكترونية وإدارة الوثائق في العصر الحديث‪ :‬املبادئ‬
‫واألسس النظرية والتطبيقات العملية‪ .‬القاهرة‪ :‬املكتبة األكاديمية‪ .2001 ،‬مج ‪.1‬‬
‫‪ .16‬علي ميالد‪ ،‬سلوى‪ .‬األرشيف ماهيته وإدارته‪ .‬القاهرة‪ :‬دار الثقافة للنشر والتوزيع‪.1986 ،‬‬
‫‪ .17‬محجوب‪ ،‬مالك محمد‪ .‬إدارة الوثائق األرشيفية‪ .‬ط‪ .2‬بيروت‪ :‬دار الجيل‪.1999 ،‬‬

‫مقالت الدوريات‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫‪ .18‬الحجي‪ ،‬سعيد‪ .‬متاحف اآلثار هويتها‪ ،‬تطورها وواقعها املعاصر‪ .‬مجلة جامعة دمشق‪ .‬مج ‪ ،30‬ع‪.2014 ،4+3 .‬‬
 ‫‪187‬‬

‫الرسائل واألطروحات الجامعية‪:‬‬ ‫‪.4‬‬

‫‪ .19‬بوسمغون‪ ،‬إبراهيم‪ .‬تكنولوجيا املعلومات وتطبيقاتها في مجال األرشيف‪ :‬أرشيف والية قسنطينة نموذجا‪ .‬مذكرة ماجستير‪:‬‬
‫علم املكتبات‪ :‬قسنطينة‪ .2009 ،‬ص‪.21 .‬‬
‫‪ .20‬ختير‪ ،‬فوزیة فاطمة‪ .‬األرشيف ومهنة األرشيفي في الجزائر‪ :‬د راسة ميدانية بالغرب الجزائري‪ .‬رسالة دكتوراه‪ :‬تخصص‬
‫املكتبات والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪.2015 ،‬‬
‫‪ .21‬قوميد‪ ،‬فتيحة‪ .‬إدارة الوثائق الجارية في املؤسسات األكاديمية‪ :‬دراسة لجامعة وهران‪ .‬أطروحة دكتوراه علوم‪ :‬علم املكتبات‬
‫والعلوم الوثائقية‪ :‬وهران‪ .20016 ،‬ص ص‪.42-35.‬‬

‫النصوص التشريعية‪:‬‬ ‫‪.5‬‬

‫‪ .22‬القانون ‪ 95-88‬مؤرخ في ‪ 2‬أوت ‪ 1988‬يتعلق باألرشيف (نشر بالرائد الرسمي للجمهورية التونسية‪ ،‬ع‪ ،52.‬ص‪.)1091‬‬
‫‪ .23‬مرسوم سلطاني(عمان) رقم ‪ 2007/60‬يتضمن قانون الوثائق واملحفوظات‪ ،‬صادر في ‪ 2‬يوليو ‪ ،2007‬الجريدة الرسمية رقم‬
‫‪ .843‬ص ص‪.33-17 .‬‬
‫‪ .24‬القانون ‪ 69 -99‬املتعلق باألرشيف‪ .‬الظهير الشريف رقم ‪ 1-07-167‬الصادر في تاريخ ‪ 19‬من ذي القعدة ‪ 1428‬املوافق لـ ‪30‬‬
‫نوفمبر ‪.2007‬‬
‫‪ .25‬املرسوم رقم ‪ 67-77‬املؤرخ في ‪ 20‬مارس ‪ 1977‬يتعلق باألرشيف الوطني (الجريدة الرسمية للجمهورية الجزائرية رقم ‪ ،27‬السنة‬
‫‪ 14‬صدرت األحد ‪ 3‬أبريل ‪ ،1977‬ص‪.)456 .‬‬
‫‪ .26‬املرسوم رقم ‪ 11-87‬مؤرخ في ‪ 6‬يناير ‪ 1987‬يتضمن إنشاء مركز األرشيف الوطني‪( .‬الجريدة الرسمية للجمهورية الجزائرية رقم‬
‫‪ ،02‬السنة ‪ 24‬صدرت األربعاء ‪ 7‬يناير ‪ ،1987‬ص‪.)61‬‬
‫‪ .27‬املرسوم رقم ‪ 45-88‬مؤرخ في ‪ 1‬مارس ‪ 1988‬يتضمن إحداث املديرية العامة لألرشيف الوطني ويحدد اختصاصاتها‪( .‬الجريدة‬
‫الرسمية للجمهورية الجزائرية رقم ‪ ،09‬السنة ‪ 25‬صدرت األربعاء ‪ 2‬مارس ‪ ،1988‬ص ‪.)368‬‬
‫‪ .28‬قانون الوثائق(اليمن) رقم ‪ ،2001/21‬الصادر في ‪ 16‬يونيو ‪ .2002‬الجريدة الرسمية‪ ،‬ع ‪ ،12‬سنة ‪ .2002‬ص ص‪.610 -602 .‬‬
‫‪ .29‬القانون ‪ 09 -88‬املؤرخ في ‪ 7‬جمادى الثانية ‪ 1408‬املوافق ‪ 26‬يناير ‪ 1988‬يتعلق باألرشيف الوطني‪ .‬الجزائر (الجريدة الرسمية)‪.‬‬
‫السنة ‪ ،25‬ع‪ 27 ،4 .‬يناير ‪ ،1988‬ص ص‪.141-139 .‬‬

‫ثانيا‪ .‬الويبوغرافية‪:‬‬

‫الموسوعات والمعاجم‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪ .30‬الشامي‪ ،‬أحمد‪ .‬علم األرشيف‪ .‬مصطلحات املكتبات واملعلومات واألرشيف‪[ .‬على الخط]‪ .]2016/10/02[ .‬على الرابط‪:‬‬
‫‪http://www.elshami.com‬‬
‫‪ .31‬علي‪ ،‬أحمد‪ .‬املحفوظات‪ .‬املوسوعة العربية‪[ .‬على الخط]‪ .‬مج ‪ ،18‬ص‪ .37 .‬على الرابط‪:‬‬
‫‪http://www.arab-ency.com/_/details.php? full=1&nid=11294.‬‬
‫املصطلحات األرشيفية متعددة اللغات‪ .‬احترام الترتيب األصلي‪[ .‬على الخط]‪ .]2017/07/20[ .‬على الخط‪:‬‬ ‫‪.32‬‬
‫‪http://www.ciscra.org/mat/mat/term/5243.‬‬

‫معجم املعاني‪[ .‬على الخط]‪ ،‬على الرابط‪http://www.almaany.com/ar/dict/ar-en/record :‬‬ ‫‪.33‬‬

 188

:‫الكتب‬ .2

‫ الحق في‬:‫ ترجمة مؤسسة حرية الفكر والتعبير‬.]‫ [على الخط‬.‫ إمكانية الوصول لألرشيف وحماية البيانات‬.‫ روالند‬،‫ ديبورتيري‬.34
:‫ على الرابط‬.]2016/09/17[ .‫العرفة‬
http://afteegypt.org/wp-content/uploads/ 2014/06/ICA_Study-19-Committee-on-Archival-Legal-Matters-AR.pdf
:‫ على الرابط‬.]2015/12/29[ .]‫ [على الخط‬.‫ الوثيقة واألرشيف الوثائقي‬.‫ قاسم‬،‫ عثمان نور‬.‫ عامر‬،‫ قنديلجي‬.35
http://www.m-harb.net/vb/showthread.php?t=118204
‫ عبد الكريم بجاجة‬،‫ ترجمة‬.‫ في منظور علم األرشيف‬.‫ مرشد األرشيفيين‬:‫ الوثائق اإللكترونية‬.‫ أندرو وآخرون‬،‫ ماكدونالد‬.36
:‫ على الرابط‬.16 ‫ الدراسة‬.2005 ،‫ املجلس الدولي لألرشيف‬:‫باريس‬
https://www.ica.org/sites/default/files/ICA%20Study%2016%20%20A%20Workbook%20for%20Archivist%20_
Arabic%20version_.pdf
http://www.ica.org :‫ على الرابط‬.]2005/12/11[ .]‫ [على الخط‬.‫ تسييراألرشيف الوسيط‬.‫ املجلس الدولي لألرشيف‬.37
:‫ على الرابط‬.]2017/08/08[ .]‫ [على الخط‬.‫ ميثاق أخالق املهنة‬.‫ املجلس الدولي لألرشيف‬.38
http://www.ica.org/sites/default/files/ICA_1996-09-06_code%20of%20ethics_EN.pdf

:‫مقالت ودويات‬ .3

‫ على‬.]2016/09/20[ .]‫ [على الخط‬.‫ ثقافة واملعرفة‬:‫ األلوكة الثقافية‬.‫ األرشيف وأهميته في كتابة التاريخ‬.‫ عزيز‬،‫ سعيدي‬.39
net/culture/0/82181/#_ftn17.alukah.http://www :‫الرابط‬
.‫ مجلة علوم اإلنسان واملجتمع‬.‫ املجموعات املتحفية في املكتبات املفهوم واألنواع والتطور التاريخي‬.‫ إسراء محمد‬،‫ عبد ربه‬.40
:‫ على الرابط‬.]2017/10/23[ .]‫ [على الخط‬.2014 ‫ أفريل‬،7.‫مج‬
http://revues.univ-biskra.dz/index.php/fshs/article/view/144-

‫ ببليوغرافية اللغة األجنبية‬.‫ثالثا‬

1. Dictionaries & Encyclopedias & glossaires :

41. BORN, Lester Kruger Born. Archives. The Encyclopedia Britannica, 1968.
42. Dictionnaire encyclopédique Larousse. Paris : Ed Larousse, 1997. 5 vol.
43. LAROUSSE. Le Petit Larousse Illustré : 2005 ,100ème édition. PARIS: Larousse, 2005.
44. Le Petit Robert. Dictionnaire de langue française. Lonrai, 2011.
45. PEARCE-MOSES, Richard. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: Society of American
Archivists, 2005.

2. Books :

54. BIKSON, T. K. and Frinking, E. J. Preserving the Present: Toward Viable Electronic Records. Sdu Publishers, The
Hague ,1993
55. CASANOVA, Eugenio. Archivística. Siena: Lazzeri, 1928.
 189

54. CHAUNU, Pierre. Histoire Quantitative, Histoire sérielle. Paris : Armand colin, 1978.
55. DELLSALLE, Paul. Une histoire de l’archivistique. Québec : PUQ, 2000.
56. DELSALLE, Paul. Une histoire de l’archivistique. Sainte-Foy (Québec) : Presses Université Du Québec, 1998.
57. DI MARI, Daniel Lorenzo. Archiveconomía, Construir para Conservar Tesoros. Córdoba: Alejandría Editorial,
2012.
58. DURAND-ÉVRARD, Françoise. Durand, Claude. Guide pratique à l'usage de l'archiviste-documentaliste un
exemple concret: les communes. Paris: Lavoisier, 1990.
54. JAMES, B.R hoads. Le rôle des administrations des archives et de la gestion des documents courants dans les
systèmes nationaux d’information. Amp, 1983.
55. JENKINSON, Hilary. a Manual of Archive Administration. London: Percy Lund, Humphries, 1922. (Republished
in 1965).
59. LEMAY, Yvon, et Arguin, Luise Gagnon. L’archiviste : constructeur, gardien et communicateur, Mélanges en
hommage à Jacques Grimmard (1947-2007). Québec: PUQ, 2009.
60. MCKEMMISH, Sue. Upward, Frank. Archival Documents: Providing Accountability through Recordkeeping.
Melbourne: Ancora Press, 1993.
61. PEDERSON, Anne, McCausland, Sigrid & Australian Society of Archivists. Keeping Archives. Sydney: Australian
Society of Archivists Inc. ,1987.
62. FAVIER, Jean. La Pratique archivistique française. Paris : Direction des Archives de France, 1993.
63. FAVIER, jean. Les archives. 9ed. Paris : puf, 2001.

3. Articles :

56. CAPPON, Lester. J. Les papiers privés sont considérés comme des archives : quelques définitions et leurs
conséquences pratiques : Techniques modernes d'administration des archives et de gestion des documents :
recueil de textes. Compilés par Peter Walne avec l'aide d'un groupe de travail du Conseil international des
archives/pour le/Programme général d'information et UNISIST. Paris : Unesco, 1985.
57. COOK, Terry. Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old Concepts. Archival Science. vol.
1, no 1, 2001.
58. COX, Richard J. LARSEN, Ronald L. I Schools and archival studies. Archival Science. 2008.
59. DUCHEIN, Michel. Les archives dans la tour de Babe: problèmes de terminologie archivistiques internationale,
Gazette des archives. 1985, N° 129.
60. SWEENEY, Shelley. The Ambiguous Origins of the Archival Principle of ‘Provenance. Libraries and the Cultural
Record. vol. 43, no. 2, 2008.

4. Legislative texts:
 190

61. Journal Officiel de la République Algérienne Démocratique Et Populaire. 1964, 3ème Année, n° 44, du vendredi
29 mai 1964.
62. Journal Officiel de la République Algérienne Démocratique Et Populaire 1975, 14ème Année, n° 61, du vendredi
01 aout 1975.
63. Journal Officiel de la République Algérienne Démocratique Et Populaire. 1975, 14ème Année, n°65, du vendredi
15 aout 1975.
64. Journal Officiel de la République Algérienne Démocratique Et Populaire. 1975, 14ème Année, n°66, du mardi 19
aout 1975.
65. Journal officiel de la République de française .5 janvier 1979. (Loi n°79-18 du 3 Janvier 1979 sur les archives,
1er art).

5. Webographie :

66. ADBS. Archivistique. [en ligne].[23/06/2017].Disponible à: http://www.adbs.fr/archivistique-16206.htm ?

RH= ACCUEIL
67. ADBS. Fonds d’archives ? Définition. [en ligne].[29/03/2017]. Disponible à: http://www.adbs.fr /fonds-d-
archives-17183.htm ? RH= OUTILS_VOC.
68. Archives de France. [en ligne][27/08/2017]. Disponible à : http://www.af.org.fr.

69. Archives Library Information Center (ALIC). record group. [on line]. [22/08/2017]. Available at: https://www.
archives.gov/research/alic/ reference/archives-resources/terminology.html
70. Archivistes Experts. Définitions : L’archiviste. [en ligne].[07/07/2017]. Disponible sur: http://www. archivistes-
experts. Fr/etymologie.html
71. Archivistes Experts. L’archivistique, l’archivage, l’archive et l’archiviste. [en ligne].[10/01/2010]. Disponible sur
: http://www.archivistes-experts.fr/etymologie.html
72. Association des Archivistes Français. Que sont les archives ? [en ligne].[18/12/2016]. Favorable à :
http://www.archivistes.org/Que-sont-les-archives.
73. Association of Canadian Archivists. Code of Ethics. [on line]. [10/08/2017]. Available at: http://archivists.ca/
sites/default/files/Attachments/ About_Us_attachments/Code-of-Ethics. pdf
74. BAUTIER, Robert-Henri und Brenneke, Adolf. Archivkunde. Ein Beitrag zur Theorie und Geschichte des
Europäischen Archivwesens, bearbeitet…von Wolfgang LEESCH. [en ligne].Leipzig, Koehler und Amelang,
1953... In: Bibliothèque de l'école des chartes. 1955, tome 113. pp. 308-309. [25/05/2017]. Accessible à :
http://www.persee.fr/doc/bec_0373 -6237_1955_num_113_1_461398_t1_0308_0000_000.
75. CHABIN, Marie-Anne. Nouveau glossaire de l’archivage. [en ligne].[17/08/2017].disponible sur:
https://www.esi.ac.ma/ Dossiers/ 20140719090747. pdf
 191

76. CORDIAL. Synonymes d’archivage. [en ligne]. [10/08/2017]. Favorable à : http://dictionnaire.cordial-

enligne.fr/definition/archivage.
77. DATZORI, Emanuele e BASTIANI, Luisa. Archivistica a ostacoli. I. Definizione di archivistica, ambiti di
applicazione e cenni storici.[ in linea].[20/06/2017]. Disponibile su: https://foederisarca. Wordpress.
com/2013/05/16/archivistica-a-ostacoli-i-definizione-di-archivistica-ambiti-di-applicazione-e-cenni-storici/
#ftnref5.
78. ELSHAMI. archival principles. [on line]. [18/08/2017]. Available on: http://www.elshami.com/ Terms/A/
archival% 20 principles.htm
79. English Oxford living Dictionaries. Document. [on line]. [01/01/2017]. Available from: http://www.
learnersdictionary. com / definition/ document.
80. HOTTIN, Christian. Plaidoyer pour la recherche archivistique. Histoire et Sociétés, alternatives ‘économiques,
2007. Disponible sur : https://hal.archives-ouvertes.fr/halshs-00078121/document.
81. InterPARES Project. [on line].[06/07/2017]. Available from: http://www.interpares.org/ip_director_
welcome.cfm.
82. IBULA, papy. Archivistique, archiveconomie ou archivologie. [en ligne]. [29/05/2017]. Disponible sur.
http://blessingibula.centerblog.net/2-archivistique-archiveconomie-ou-archivologie.
83. ICA. Who is an archivist? [on line].[08/08/2017]. Available on: https://www.ica.org/en/discover-archives-and-
our-profession.
84. KETELAAR, Eric. L’archivistique dans le monde actuel. [en ligne]. Revista arhivelor. 2007, N. º 3-4.
[11/06/2017]. Disponible sur : http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/serban/RA%203-4
%202007/03%20ketelaar, %20eric.pdf
85. LAROUSSE. Archivage. [en ligne]. [11/06/2017]. Disponible sur : http://www.larousse.fr/dictionnaires
/français/archivage/5085
86. Le grand dictionnaire terminologique (GDT). Archivistique. [En ligne]. [23/06/2017]. Disponible à :
http://www.granddictionnaire.com
87. MERRIAM-WEBSTER. Document. [on line]. [01/01/2017]. Available from: https://www.merriam-webster.
com/dictionary/document.
88. OOREKA. Archivage. [en ligne]. [17/08/2017]. Disponible a : http comprendre/archivage.
89. Portail International Archivistique Francophone (PIAF). Module 2 - Section 1 : Les mots de l’archivistique,
version1. [en ligne], [07/06/2017]. Favorable à : http://www.piaf-archives.org/sites/ default/files/ bulk_
media /m02s1/section1_papier.pdf
90. Portail international des archivistes francophones. Cours [en ligne]. [02/02/2005]. Disponible à :
http://www.piaf.org.
91. Society of American Archivists. Code of Ethics for Archivists. [on line]. [10/08/2017]. Available at:
http://www.wipo.int/export/sites/www/tk/en/databases/creative_heritage/docs/saa_ethics_archivists.pdf
 192

92. Society of American Archivists. record group. Glossary. [on line]. [21/08/2017]. Available at:
https://www2.archivists. org/glossary/ terms/r/record-group
93. Society of American Archivists. What Are Archives? [on line]. [18/12/2016]. Available from: http://www2.
archivists. org/about-archives.
94. The InterPARES 2 Project. Glossary. [on line]. [18/12/2017]. Available from www.interpares.org/ip2/display_
file.cfm? doc=ip2_book_glossary.pdf
95. The U.S. National Archives. Record Group Concept. [on line]. [21/08/2017]. Available at: https://www.
archives.gov/research/guide-fed-records/index-numeric/concept.html.
96. WIKIPEDIA. Archives. [En ligne]. [19/09/2016]. Disponible à : https://fr.wikipedia.org/wiki/Archives.
97. WIKIPEDIA. Archives. [En ligne]. [19/09/2016]. Disponible à : https : //fr.wikipedia.org/wiki/Archives.
98. WIKIPEDIA. Archive. [on line]. [25/09/2016]. Available from: https://fr.wikipedia.org/wiki/Archive.
99. WIKIPEDIA. Document. [on line]. [01/01/2017]. Available at: http://www.learnersdictionary.com/definition/
document.
100. WIKIPEDIA. Archival science. [on line]. [28/05/2017]. Available from: https://en.wikipedia.org/wiki/ Archival_
science#History
101. WIKIPEDIA. Archival science. [on line]. [28/05/2017]. Available from: https://en.wikipedia.org/wiki/ Archival_
science#History.
102. WIKIPEDIA. Archivistique. [En ligne]. [03/06/2017]. Accessible à : https://fr.wikipedia.org/wiki/
Archivistiqueiki /Archivistique.
103. WIKIPEDIA. Archiviste. [En ligne]. [15/07/2017]. Disponible sur : https : //fr.wikipedia.org/wiki/ Archiviste.