BÀI HỌC 2: ĐỪNG TIÊU TỐN THỜI GIAN CỦA ĐỐI PHƯƠNG

Điểm quan trọng: Định hướng đề cao tốc độ

1. Bạn đọc email theo trình tự nào?
Nếu có 30 email chưa đọc trong hộp thư đến, bạn sẽ đọc chúng theo trình tự nào?
So sánh 2 cách viết email sau:
Cách 1: “Suzuki của phòng kinh doanh” và “Về cuộc họp chung”
Cách 2: “Yêu cầu nộp đề án kế hoạch từ Suzuki của phòng kinh doanh” và “Xin ý kiến về việc thay
đổi ngày giờ cuộc họp chung”
=> Rõ ràng rằng cách viết email thứ 2 mang tính trọng tâm hơn, giúp người đọc dễ dàng sắp xếp ưu
tiên xem email nào nên đọc ngay lập tức,còn email nào có thể hoãn lại. Còn email thứ 1 mang tính
truyền đạt, chung chung và cần nhiều thời gian xử lý hơn.
Lợi ích của việc viết email logic đúng trọng tâm:
- Giảm thiểu được việc tiêu tốn thời gian của người đọc.
- Người gửi có thể nhận được phản hồi email trong thời gian dự kiến.
- Nâng cao hiệu quả trong công việc.
2. Định hướng đề cao tốc độ nghĩa là coi trọng thời gian của đối phương.
Điều quan trọng trong công việc: Tiết kiệm thời gian và ý thức tốc độ ( rút ngắn thời gian và nâng cao
hiệu quả )

Định hướng tốc độ đúng

Suy nghĩ về cả Để giúp đối Lời nhắn giúp

thời gian của phương phản công việc tiến
bản thân lẫn hồi mà không triển, chỉ cần
đối phương mất thời gian trao đổi ít lần

Định hướng tốc độ sai

Để sắp xếp Cần nhiều lần

Chỉ nghĩ về trao đổi lời
được công
thời gian của
bản thân
việc trước mắt nhắn để xác
của bản thân nhận

Cần:
=> Ý thức về việc truyền tải lời nhắn + hoàn thành công việc.
=> Truyền tải thông tin một cách nhanh chóng ( email lẫn giao tiếp ).
=> Quan tâm đến thời gian của đối phương.