ĐẠI HỌC DUY TÂN

HỌC PHẦN
VIẾT (TIẾNG VIỆT)
Nhóm Giảng viên
Khoa Khoa học Xã hội & Nhân văn
Email giảng viên chịu trách nhiệm:
Bùi Thị Kim Phượng
phuongphuong1975@gmail.com
www.duytan.edu.vn
ĐẠI HỌC DUY TÂN

CHƯƠNG 3: CÁCH VIẾT MEMO, LỊCH TRÌNH

Nội dung:
Cách viết memo, lịch trình
Thông tin buổi học: tuần 8 (2 giờ), 41 slide

www.duytan.edu.vn
CHƯƠNG 3: VĂN VẢN VĂN PHÒNG
Memo, Lịch trình
Thông tin buổi học: Tuần 8, 02 giờ, 42 SLIDE
 Mục tiêu học tập
-Nhận diện được văn bản agenda/lịch trình.

-Xác định được các tình huống sử dụng agenda/lịch

trình.

-Rèn được kĩ năng viết agenda/lịch trình.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
VĂN BẢN VĂN PHÒNG
-Văn bản văn phòng(VBVP) là gì?
là loại văn bản sử dụng để giao tiếp, trao đổi hoặc ghi
nhớ thường ngày trong công việc.

-Đặc trưng của VBVP: cảm xúc, tiện lợi, tự nhiên

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Các loại văn bản văn phòng thường dùng
Kế hoạch

Memo

Thư từ/Email

Lịch trình/ Agenda

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 3. Memo/ Bản ghi nhớ

Khái niệm: Memo (lời nhắn):là hình thức trao đổi thông tin

trong kinh doanh

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Memo/ Bản ghi nhớ

Khác với email, một bản ghi nhớ là một tin nhắn
gửi cho một nhóm nhân viên, hoặc mọi người
trong công ty.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Memo/ Bản ghi nhớ
Mục đích là thông báo cho nhân viên về các sự
kiện sắp tới hoặc thông tin các thay đổi nội bộ.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Đặc điểm của memo

1.Memo chỉ được sử dụng trong nội bộ công ty, hoặc tổ chức.

2. Memo thường không được sử dụng kiểu cách như thư mà

nó suồng sã hơn.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Đặc điểm của memo

3. Memo thường ngắn và đi vào trọng tâm của vấn đề.

4. Memo thường sử dụng cách nói thẳng, trực tiếp.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Đặc điểm của memo

5. Memo không có lời chào mở đầu cũng như không có câu

chào khi kết thúc.

6. Memo có format định dạng khá chuẩn và định dạng này

khác định dạng của thư tín trong thương mại.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Cách viết memo

Date: (Ngày, tháng, năm)

To: (Người nhận)

From: (Người gửi)

Subject: (Chủ đề)

Text of the memo (Nội dung)

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Tiêu đề:

Hãy gắn nhãn:"Bản ghi nhớ" để người đọc biết

chính xác họ đang nhận được.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Đoạn một:

Nêu rõ mục đích của bản ghi nhớ.

Có thể bắt đầu bằng cụm từ "Tôi đang viết để thông
báo cho bạn" hoặc "Tôi đang viết để yêu cầu ...".

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Đoạn một:

Nên cung cấp thông tin quan trọng nhất trước, và sau
đó sử dụng các đoạn tiếp theo làm cơ hội để đi sâu vào
chi tiết hơn.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Đoạn hai:

Nêu bối cảnh hoặc bằng chứng hỗ trợ.

VD: “Kèm theo memo này là những thông tin cho cuộc gặp
sắp đến: Lịch trình buổi gặp với cô Nga; Kế hoạch tài chính
cho việc mua phần mềm tiếng Anh từ Carnegie Mellon… "

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Đoạn ba:

Nêu yêu cầu cụ thể với người nhận memo

VD - nếu bạn đang lên kế hoạch đi chơi nhóm, bạn có
thể nhắc: "Vui lòng gửi email cho tôi với những câu
hỏi”, hoặc "Tôi đánh giá cao sự hợp tác của bạn trong
thời gian này."

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
GS. Buss (ĐH Fullright Việt Nam)

“Người viết tốt luôn là người viết

ngắn.”

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
https://www.youtube.com/watch?v=n2C4hOXbCG0
https://www.youtube.com/watch?v=eHZdnldGuls

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Memo mẫu
Người gởi: Nguyễn Văn A- Giám đốc trung tâm CIT
Người nhận: Trần Văn B, Hiệu phó
Ngày:12 tháng 3 năm 2010
Chủ đề: Chuẩn bị cho cuộc gặp với cô Lê Thị C, kế toán
trưởng Ngân hang Sacombank, Đà Nẵng

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Memo mẫu (tt)
 Theo yêu cầu của ông, tôi đã hẹn gặp được cô C
bên ngân hang Sacombank từ 1 đến 3 giờ chiều ngày
10 tháng 4 năm 2010. Địa điểm cuộc gặp là ở tầng 25
tòa nhà HAGL trên đường Nguyễn Văn Linh, tt thành
phố Đà nẵng.


Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Memo mẫu (tt)
Kèm theo memo này là thong tin cuộc gặp sắp đến:
-Lịch trình cho buổi gặp
-Kế hoạch tài chính cho việc mua phần mềm tiếng Anh
-Một bảng demo của phần mềm sẽ mua trên đĩa CD

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Memo mẫu (tt)
Vì không thể gặp và thảo luận với ông trước giờ gặp cô C, tôi
đã yêu cầu GĐ TT chuẩn bị cho ông phần trình bày 30 phút.
Xin vui long xem qua lịch trình để hiểu thứ tự trình bày, và hày
lien hệ trực tiếp với kế toán trưởng nếu ông có bất kỳ câu hỏi
nào về mẫu kế hoạch tài chính kèm theo.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Bài tập
Bài tập thực hành viết memo trang 239, giáo trình Bí
quyết nâng cao kĩ năng viết

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Lịch trình công việc (Agenda)

Tên gọi:
-Agenda
-Lịch trình,
-Chương trình,
-Thời gian biểu
…
Lịch trình/Agenda là gì?
Là danh sách các thời điểm mà các nhiệm vụ, sự kiện
hoặc hành động hay một chuỗi sự kiện theo thứ tự thời
gian dự định sẽ xảy ra.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Mục đích
Cung cấp cho người tham gia một phác thảo rõ ràng về
những gì sẽ xảy ra chương trình, ai sẽ lãnh đạo từng
nhiệm vụ và mỗi bước nên thực hiện trong bao lâu.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Xác định các yếu tố viết lịch trình/ Agenda

1. Thông tin cơ bản phải được liệt kê đầu tiên

2. Xác định loại chương trình (họp, hội nghị, hội thảo, project…)
3. Thành phần tham dự
4. Mục tiêu chính của chương trình
5. Các chủ đề/ nội dung sẽ được thảo luận/ đề cập
6. Chia sẻ với người dự

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
1. Thông tin cơ bản phải được liệt kê đầu tiên

Tiêu đề phải phù hợp với mục tiêu

Chọn một ngày và thời gian phù hợp với tất cả mọi
người
Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc
Xác định địa điểm
2. Xác định loại lịch trình

họp,

hội nghị,

 hội thảo,

project…

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 3. Thành phần tham dự

Mời đúng người cần có mặt.

Xác định vai trò của từng người tham gia: lãnh đạo,
đối tác, khách…

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Mục tiêu chính của lịch trình

Xác định mục đích chính của chương trình. Đây sẽ là

kim chỉ nam để xác định những gì cần nói trong bài
thuyết trình của bạn.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Các chủ đề/ nội dung sẽ được thảo luận/ đề
cập
Xác định các chủ đề liên quan đến mục tiêu.  
Xác định mục đích của từng chủ đề: thông báo, trao
đổi, tạo ý tưởng, tham khảo ý kiến ​hoặc quyết định.
 

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Các chủ đề/ nội dung sẽ được thảo luận/ đề
cập
Thêm vào mỗi mục người phụ trách tên cho từng mục
trong chương trình nghị sự. Người tham gia, do đó, sẽ có
tất cả các thông tin để chuẩn bị đầy đủ.

Ghi cụ thể thời gian cho mỗi nội dung từng chủ đề và do
đó, tổng thời lượng cuộc họp.  

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Chia sẻ với người dự

Trước khi gửi, hãy hỏi ý kiến sếp và các đồng nghiệp của bạn
 
Cuối cùng, chia sẻ chương trình với mọi người qua email
hoặc gửi trực tiếp trước khi chương trình diễn ra
 Điều này cũng xác nhận rằng mọi thứ đều tuân thủ và không
có chủ đề nào bị lãng quên.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 CÁCH VIẾT LỊCH TRÌNH

Thông tin: người dùng, sự kiện, ngày giờ,

địa điểm
Mục đích của Lịch trình
Mẫu thời gian và hoạt động trong lịch trình

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Lưu ý
Chỉ nên tóm lược hoạt động triển khai, không đi chi
tiết;
Ngôn ngữ nên ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và thường
lược bỏ chủ ngữ.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
 Lịch trình mẫu

Cho thấy người nói đã trình bày xong một ý

và tiếp tục chuyển đến một ý khác

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
Giả sử công ty giao phòng bạn lên lịch trình cho hội nghị
khách hàng trong một ngày:
Hãy:
-Xác định các yếu tố để chuẩn bị viết lịch trình
-Xác định mục đích của lịch trình;
-Chương trình chi tiết đảm bảo thời gian, địa điểm tổ chức
hội nghị; nội dung/ chủ đề của hội nghị; người tham dự…
nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com
https://15phut.vn/ky-nang-giao-tiep/k%E1%BB%B9-n
ang-vi%E1%BA%BFt/

Bùi Thị Kim Phượng

phuongphuong1975gmail.com