Lưu đồ 3.

1: Cơ cấu Phòng đặc thù theo Bộ phận

Chú thích:
Bộ phận điều phối
Quản lý trực tiếp

Hỗ trợ

Bộ phận giám sát,

Bộ phận kế toán
thiết kế, thi công
 Lưu đồ 3.2: Cơ cấu Phòng đặc thù theo Chức vụ

Chú thích:

Quản lý trực tiếp

Chỉ huy trưởng

Hỗ trợ

Giám sát trưởng Kế toán trưởng

Kỹ thuật trưởng Thiết kế trưởng Kế toán kho

Nhân viên kỹ thuật Nhân viên thiết kế

 Lưu đồ 3.3: Quy trình làm việc Phòng đặc thù_Áp dụng đối với Sản phẩm quy mô lớn
Chỉ huy trưởng Giám sát trưởng Thiết kế trưởng Nhân viên thiết kế Kế toán trưởng Kế toán kho Kỹ thuật trưởng Nhân viên kỹ thuật

0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.2 1.2.1 1.1.2 1.1.2.1

Tiếp nhận và Phản Tiếp nhận và Phản Tiếp nhận và Phản

hồi thông tin từ Chỉ hồi thông tin từ Giám Tiếp nhận và Phản Tiếp nhận công việc hồi thông tin từ Giám Tiếp nhận công việc
Tiếp nhận công việc
huy trưởng (Nếu có) sát trưởng (Nếu có) hồi thông tin từ Chỉ và Phản hồi Kế toán sát trưởng (Nếu có) và Phản hồi Yêu cầu
và Phản hồi Yêu cầu
Thành lập Phòng đặc huy trưởng (Nếu có) trưởng của Kỹ thuật trưởng
của Thiết kế trưởng
thù (Nếu chưa có)
Tổ chức họp cùng
Liên lạc với Giám sát Chủ Tổ chức họp cùng Tổ chức họp cùng
Thiết kế trưởng và Kỹ
đầu tư đề nghị cung cấp đầy Nhân viên thiết kế Nhân viên kỹ thuật
thuật trưởng Online
đủ các Thông tin cần thiết Online hoặc Offline Online hoặc Offline
hoặc Offline

Tổ chức Họp cùng Tổ chức họp cùng Chưa đủ Kiểm tra Mức độ
Chưa đủ Kiểm tra Mức độ

Thông tin chung về dự án Chưa đủ Kiểm tra Mức độ

Giám sát trưởng, Kế Phổ biến thông tin Liên tục Tiếp nhận, theo dõi Thủ kho Online hoặc tư liệu
tư liệu

Phổ biến thông tin tư liệu

Phổ biến thông tin
toán trưởng Online cần thiết cho Kỹ thuật Phản hồi các Thông tin cần cần thiết cho Nhân Offline cần thiết cần thiết cho Nhân cần thiết
Thông tin về khách hàng cần thiết
hoặc Offline trưởng và Thiết kế thiết phục vụ thiết kế, thi viên thiết kế viên kỹ thuật
trưởng công, ...
Thông tin về sản phẩm dự tính lắp đặt

Yêu cầu của khách hàng Bàn giao công việc Bàn giao công việc
Đã đủ Đã đủ Đã đủ
cho Nhân viên thiết cho Nhân viên kỹ
Các lưu ý Phổ biến thông tin
Phổ biên các thông kế Online hoặc Offline Đầu mục công việc cần thiết cho Kế toán thuật
Bàn giao công việc Bàn giao công việc Gửi thông tin cần thiết cho
tin chung về Dự án cho Thiết kế trưởng cho Kỹ thuật trưởng các Bên liên quan kho Tiến hành thực hiện Tiến hành thi công
Thiết kế theo các Yêu cầu của Tiến hành thiết kế
theo yêu cầu của theo Yêu cầu của Kế theo yêu cầu của Kỹ
Thiết kế trưởng toán trưởng thuật trưởng
Thiết kế trưởng
Giải đáp thắc mắc Giải đáp thắc mắc
của Nhân viên thiết của Nhân viên kỹ
Giải đáp thắc mắc kế thuật
Bàn giao công việc, Bàn giao công việc, của Kỹ thuật trưởng Bàn giao công việc
các lưu ý và chỉ thị các lưu ý và chỉ thị cho Kế toán kho Báo cáo lại Kết quả
và Thiết kế trưởng Gửi Bản thiết kế cho Gửi kết quả công việc
cho Giám sát trưởng cho Kế toán trưởng thi công cho Kỹ thuật
Kế toán trưởng theo cho Kế toán trưởng
Tiến độ đã thống nhất trưởng

Chưa thống nhất các Chưa hết ý kiến và Lắng nghe các

ý kiến thắc mắc Ý kiến

Giải đáp thắc mắc Thống nhất các

Giải đáp thắc mắc và đề xuất, thảo luận

của Giám sát trưởng ý kiến

của Kế toán kho với Nhân viên

và Kế toán trưởng Chưa hết ý kiến

Lắng nghe ý kiến
kỹ thuật
và thảo luận
3.1.1 2.2 3.1.2
Thống nhất ý kiến Chưa hết ý kiến Hết ý kiến

Đã hết ý kiến Chốt đầu mục công Chốt đầu mục công
Chưa hết ý kiến và
đề xuất việc, tiến độ và Kết Lắng nghe ý kiến
việc, tiến độ và Kết
Lắng nghe ý kiến thúc buổi họp thúc buổi họp
Giám sát trưởng
2.1.1.1
và thảo luận 2.2.1 2.1.2.1
quyết định đầu mục
công việc, tiến độ và
Kết thúc buổi họp

Đã hết Ý kiến và
đề xuất Hết ý kiến
Phản hồi tiếp nhận Phản hồi tiếp nhận Phản hồi tiếp nhận
Chỉ huy trưởng Chốt
1.1.1.1 2.1.1 thông tin từ Thiết kế Kế toán trưởng Chốt
thông tin từ Thiết kế
trưởng
1.1.2.1 2.1.2 thông tin từ Thiết kế
trưởng
đầu mục công việc, trưởng đầu mục công việc,
tiến độ và Kết thúc
buổi họp
1.1.1 2.1 1.1.2 tiến độ và Kết thúc
buổi họp

2.1.1 2.1.2
2.1 Không đạt
Không đạt Không đạt
1.1 1 1.2 Nhận xét của

 Thiết kế trưởng
1.2.1 2.2 Nhận xét của

 Kế toán trưởng

Nhận xét của

 Thiết kế trưởng

Xác nhận lại Vật tư

Khảo sát và Tổng
và Bản vẽ, các Trang
hợp thông tin
thiết bị, ...
Tiếp nhận và Phản Đạt Đạt
1 Tiếp nhận và Phản
hồi thông tin Thiết kế
hồi thông tin Giám sát
Tiếp nhận thông tin
và phản hồi Kỹ thuật
Đạt

trưởng (Nếu có)

Chủ đầu tư, Giám sát
các nhà thầu khác
trưởng (Nếu có) 2.2

Chưa đủ 1.1.1.1 Hoàn thành công việc 1.2.1 Hoàn thành công việc Chưa đủ 1.1.2.1 Hoàn thành công việc
Tiếp nhận và Phản Tiếp nhận và Phản Tiếp nhận và Phản Mức độ tư liệu Mức độ tư liệu
hồi thông tin Giám sát hồi thông tin phía Chủ hồi thông tin Kế toán
trưởng (Nếu có) đầu tư (Nếu có) trưởng (Nếu có)
Tiếp nhận và Phản
hồi thông tin Kế toán
phía Chủ đầu tư
Đã đủ Đã đủ
Xử lý thông tin

Tính toán và Viết đề Giám sát và đưa chỉ Tính toán và Viết đề
Gửi Yêu cầu cho Tiến hành Thiết kế
xuất Quỹ chi nhanh thị cho Nhân viên kỹ Thi công  xuất Quỹ chi nhanh
Nhân viên thiết kế chính
cho thiết kế thuật cho thi công
Xử lý, tổng hợp thông tin

Xử lý thông tin

Chưa hoàn thành hết Mức độ hoàn thành

Chưa đạt Chưa đạt
 các Đầu mục
1.1.1.1 Tự đánh giá 1.1.2.1 Tự đánh giá
Công việc

Chưa hoàn thành hết Mức độ hoàn thành

 các Đầu mục

Công việc Đã đạt Đã đạt

Đã hoàn thành hết Chưa hoàn thành hết Mức độ hoàn thành

 các Đầu mục

4.1.1 Công việc

4.1.2
Đã hoàn thành hết Gửi thông báo hoàn
thành đến Thiết kế
1.1 trưởng và Kỹ thuật
trưởng
3.1.1 3.1.2
Gửi thông báo hoàn
thành đến Giám sát
0 trưởng, Kế toán
trưởng
Phản hồi tiếp nhận Phản hồi tiếp nhận
Gửi thông báo hoàn
thông tin thông tin
1.2 thành đến Kế toán
kho
Công việc kết thúc

Kết thúc Dự án và
Giải tán Phòng đặc Kiểm tra Tình hình thi
Kiểm tra Bản thiết kế
thù công thực tế
Chưa đạt
Chưa đạt
Công việc kết thúc
Đạt Đạt

Gửi thông báo các Gửi thông báo các

Gửi thông báo xác Gửi thông báo xác
Các đầu mục công việc đối với Chỉ huy trưởng Các đầu mục công việc đối với Giám sát trưởng Nội dung cần chỉnh Nội dung cần chỉnh
nhận cho Nhân viên nhận cho Nhân viên
sửa cho Nhân viên sửa cho Nhân viên kỹ
thiết kế kỹ thuật
Trước khi ký hợp đồng Trước khi ký hợp đồng thiết kế thuật
Các đầu mục công việc đối với Kế toán trưởng
1) Thành lập Ban đặc thù, lựa chọn Nhân sự cho Phòng đặc thù 1) Thực hiện theo chỉ đạo trực tiếp phí Chỉ huy trưởng
Trước khi ký hợp đồng
2) Điều phối, tổng hợp thông tin, giải quyết vấn đề trong nội bộ Phòng đặc thù và về phía Chủ đầu tư 2) Tổng hợp thông tin từ phía Chỉ huy trưởng, Giám sát phía Chủ đầu tư 1.1.1.1 4.1.1 1) Thực hiện theo chỉ đạo trực tiếp phí Chỉ huy trưởng
2.1.2.1 4.1.2
3) Hoàn thành Hồ sơ thiết kế xây dựng, chốt Hồ sơ với Chủ đầu tư, tiền đề cho việc Ký kết hợp đồng 3) Điều phối Kỹ thuật trưởng và Thiết kế trưởng. Giai đoạn này sẽ tập trung nhiều vào Thiết kế trưởng
2) Các giấy tờ liên quan
Sau khi ký hợp đồng  4) Hoàn thành Hồ sơ thiết kế xây dựng, chốt được Hồ sơ với Giám sát phía Chủ đầu tư
3) Điều phối Kế toán kho.
1) Chốt hồ sơ thi công xây dựng gồm Bản vẽ, Danh sách khối lượng vật tư, ... với Chủ đầu tư Sau khi ký hợp đồng  4.1.1 4.1.2
4) Cung cấp Quỹ chi nhanh,các vật tư, trang thiết bị cần thiết phục vụ việc Ký kết hợp đồng
2) Điều phối Giám sát trưởng và Kế toán trưởng 1) Những việc liên quan đến thi công xây dựng, điều phối Kỹ thuật trưởng, Thiết kế trưởng. Tùy tình hình có thể
điều phối toàn bộ Phòng đặc thù (Được Chỉ huy trưởng cho phép) Sau khi ký hợp đồng 
3) Nghiệm thu công trình
2) Chốt hồ sơ thi công xây dựng gồm Bản vẽ, Danh sách khối lượng vật tư, ... với bên Giám sát Chủ đầu tư 1) Điều phối Kế toán kho
4) Các giấy tờ liên quan
3) Lập Bảng tiến độ thi công 2) Cung cấp Quỹ chi nhanh,các vật tư, trang thiết bị cần thiết phục vụ thi công
Kiểm tra lại các Kiểm tra lại các
5) Bàn giao công trình về Phòng chăm sóc khách hàng, chuẩn bị cho Công tác Bảo trì, bảo hành về sau
 Đầu mục công việc  Đầu mục công việc
4) Trình vật tư mẫu Chưa hoàn thành 3) Cung cấp Vật tư mẫu Chưa hoàn thành
6) Giải tán Phòng đặc thù
5) Chuẩn bị Trang, thiết bị vật tư thi công  4) Các giấy tờ liên quan

6) Thi công thực tế

Các đầu mục đã hoàn thành, Các đầu mục đã hoàn thành,
vấn đề phát sinh (Nếu có) vấn đề phát sinh (Nếu có)
7) Hoàn thiện công trình

8) Nghiệm thu công trình

Tổng hợp và Gửi lại cho Tổng hợp và Gửi lại cho
9) Hồ sơ bản vẽ hoàn công
1.1.1 Giám sát trưởng 1.1.2 Giám sát trưởng

2.1 2.1

5.1.1 5.1.2

Phản hồi tiếp nhận Phản hồi tiếp nhận

thông tin từ Giám sát thông tin từ Giám sát
trưởng tưởng

Không đạt Không đạt

Phản hồi của
Phản hồi của

 Giám sát trưởng  Giám sát trưởng

Đạt Đạt

1.1.1 Hoàn thành công việc

1.1.2 Hoàn thành công việc
 Lưu đồ 3.4: Nhóm chat nhanh | Đề xuất ứng dụng Zalo

Nhóm Zalo nội bộ Phòng đặc thù Nhóm Zalo bên ngoài

Nhóm Zalo bên ngoài

Nhóm Zalo bậc 1
Chỉ huy trưởng
Chỉ huy trưởng
Giám sát trưởng
Giám sát trưởng

Kế toán trưởng Giám sát chủ đầu tư

Đại diện các nhà thầu khác

Nhóm Zalo bậc 2 Nhóm Zalo bậc 2

Giám sát trưởng Kế toán trưởng

Kỹ thuật trưởng Thủ kho

Thiết kế trưởng

Nhóm Zalo bậc 3 Nhóm Zalo bậc 3

Kỹ thuật trưởng Thiết kế trưởng

Nhân viên kỹ thuật Nhân viên thiết kế