‫تاريخ االصدار‪:‬‬

‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬

‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 1‬‬ ‫مستشفيات جامعة عين شمس‬

‫)‪ML-MP-06(a‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬

‫اعتماد‬ ‫مراجعة‬ ‫اعداد‬

‫االسم‪ :‬ا‪.‬د‪ .‬نشوى البدوى‬ ‫االسم‪ :‬ا‪.‬د‪ .‬ايمان الحديدى‬ ‫االسم‪:‬د‪ /‬وسام السيد‬

‫الوظيفة ‪ :‬استاذ الباثولوجيا الوظيفة‪ :‬رئيس القسم‬ ‫الوظيفة‪:‬مدرس الباثولوجيا‬

‫االكلينيكية و مدير الجودة‬ ‫االكلينيكية‬
‫التوقيع‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬

‫الغرض ‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 2‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪ ‬توضيح نظام المشتريات من الكواشف ومستلزمات التحاليل و االجهزة بالمعامل‬

‫الرئيسية و الخدمات التى يحتاجها المعمل طبقا للمواصفات المطلوبه بما يحقق‬
‫مستوى عال من الجودة بأقل سعر ممكن‬
‫مجال التطبيق ‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫جميع المشتريات الخاصة بالمعامل الرئيسية‬

‫المسئوليات ‪:‬‬ ‫‪-3‬‬

‫المسئولية‬ ‫الشخص‬

‫إعتماد الطلبية السنوية والقيمة التقديرية والتقارير الفنية‬ ‫رئيس القسم‬

‫وممارسة الشركات‬

‫اإلشراف على إعداد الطلبية السنوية – ممارسة الشركات‬ ‫مدير المعمل‬

‫االشراف على تحديد األصناف المطلوبة ومواصفاتها وكمياتها‬ ‫رئيس الوحدة‬

‫تحديد الكميات المطلوبه من االصناف و مواصفتها الفنية‬ ‫اللجنة الفنية ‪/‬المدير الفنى ‪/‬‬
‫اعضاء هيئة التدريس‬
‫تحديد الراى الفنى ودراسة العينات المقدمة من الشركات‬

‫إستالم الواردات وفحصها –تسليم العينات المطلوب فحصها‬ ‫أمين المخزن‬

‫للوحدات المعنيه‬

‫تنفيذ اجراءات الشراء‬ ‫مسئول اإلدارة المالية‬

‫التعريفات ‪ :‬ال يوجد‬ ‫‪-4‬‬

‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 3‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪ -5‬اإلجراءات ‪:‬‬

‫توفير الكواشف ومستلزمات التشغيل السنوية ( الطلبية السنوية )‬ ‫‪5-1‬‬

‫‪ 5-1-1‬تحديد األصناف والكميات المطلوبة ‪:‬‬

‫‪ -‬يقوم مدير المعمل بتكليف الموظف المختص( أمين المخزن )بالبدء فى‬
‫إجراءات الطلبية السنوية‬

‫‪ -‬يقوم أمين المخزن بكتابة األصناف المختلفة التى تحتاجها الوحدات‬

‫مسترشداً باألصناف التى تم صرفها خالل العام السابق ‪.‬‬

‫‪ -‬يقوم أمين المخزن بتوزيع أسماء األصناف على الوحدات المختلفة لتحديد‬
‫الكميات المطلوبة لكل صنف وإضافة أو إلغاء أى من األصناف طبقا ُ‬
‫الحتياجات العمل ‪.‬‬

‫‪ -‬يقوم المدير الفنى بالتعاون مع عضو هيئة التدريس أو األخصائى أو‬

‫الطبيب الذى يكلفة رئيس الوحدة لتحديد األصناف والمواصفات الفنية‬
‫المطلوبة ويتم تقدير الكميات المطلوبة باالسترشاد باستهالك العام السابق من‬
‫واقع الكميات التى تم صرفها من المحاليل والمستلزمات‬

‫وفى حالة إضافة أصناف جديدة يتم تحديد المواصفات الفنية والكميات‬
‫المطلوبة ‪.‬‬

‫‪ -‬تق وم الوح دات المختلف ة بإرس ال أس ماء األص ناف والكمي ات المطلوب ة‬
‫( بعد مراجعته ا من رئيس الوح دةاو الم دير الف نى أو عض و هيئ ة الت دريس‬
‫المكل ف إلى أمين المخ زن ال ذى يق وم بكتابته ا على الكم بيوتر‬
‫( نم وذج رقم ‪ )ML-MP-06(a)-F1‬وإرس الها إلى الوح دات المختلف ة‬
‫لمراجعتها ‪.‬‬

‫‪ -‬بعد مراجعة الوحدات يتم إضافة جميع األصناف فى طلبية واحدة وتسليمها‬
‫إلى مدير المعمل‬
‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 4‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪ 5-1-2‬تقدير القيمة السرية التقديرية‬

‫يقوم مدير المعمل بتحديد القيمة السرية التقديرية استرشاداً بأسعار األصناف‬
‫فى العام السابق‬

‫‪ 5-1-3‬اعتماد الطلبية ‪:‬‬

‫‪ -‬يقوم مدير المعمل بمراجعة الطلبية وتوقيعها واعتمادها من رئيس القسم‬

‫وإرسالها إلى إدارة التوريدات بالمستشفى العتمادها من مدير المستشفيات ثم‬
‫رئيس الجامعة ‪.‬‬

‫‪ 5-1-4‬بعد اعتماد الطلبية من رئيس الجامعة يتم اإلعالن عن الممارسة فى الجرائد‬

‫الرسمية فتتوجه الشركات إلى اإلدارة المركزية لإلطالع على الممارسة‬
‫وشراء كراسة الشروط‬

‫‪ 5-1-5‬اختيار عينات األصناف ‪:‬‬

‫‪ -‬تقوم الشركات بإحضار عينات األصناف للمخازن ( طبقا ُ لما هو مطلوب‬

‫فى كراسة الشروط ) ويتم تسليمها إلى أمين المخزن بإيصال به رقم البند‬
‫ومحتوى العبوة واسم الشركة‬

‫‪ -‬يقوم أمين المخزن بمطابقة عينات األصناف وتسليمها للوحدات‬

‫المعنيةالختبارها مع إمضاء المستلم على إيصال استالم العينات الوارد من‬
‫الشركة ‪ .‬وتقوم الوحدات باختبار العينات فنيا ً لبيان مطابقتها أو عدم‬
‫مطابقتها ويستثنى من ذلك األصناف التى تم اختبارها و استعمالها مسبقا ً‬
‫بالمعمل وأثبتت كفاءتها‬

‫‪ 5-1-6‬التقرير الفنى ‪:‬‬

‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 5‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪ -‬تقوم إدارة التوريدات بإرسال عروض الشركات المتقدمة لكل صنف وذلك‬
‫لتحديد الرأى الفنى ‪.‬‬

‫‪ -‬يقوم رئيس القسم بتحديد أعضاء ورئيس اللجنة الفنية إلبداء الرأى الفنى ‪.‬‬

‫‪ -‬يقوم أمين المخزن بكتابة بيانات كل بند على نموذج التقرير الفنى‬
‫( نموذج ‪ )ML-MP-06(a)-F2‬ويتم تسليمه إلى أعضاء اللجنة الفنية ومرفق‬
‫به العروض المقدمة من الشركات وتقوم الوحدات بإطالع اللجنة الفنية على‬
‫نتائج اختبار عينات األصناف كما تقوم اللجنة الفنية بمراجعة عروض‬
‫الشركات المتقدمة‬

‫‪ -‬تقوم اللجنة بتحديد الرأى الفنى والتوقيع على التقرير ‪.‬‬

‫‪ 5-1-7‬البت المالى‪:‬‬

‫‪ -‬يقوم رئيس القسم باعتماد التقرير الفنى ويتم إرساله إلى إدارة التوريدات‬
‫التى تقوم باستبعاد الشركات الغير مطابقة وتحديد موعد للشركات المطابقة‬
‫للجلسة المالية ‪.‬‬

‫‪ -‬تعقد الجلسة المالية بحضور رئيس القسم ‪ ،‬مدير المعمل ‪ ،‬مدير المستشفى‬
‫وموظفى التوريدات وتقوم الشركات بممارسة األسعار ويتم تحديد الشركة‬
‫التى تم اإلرساء عليها لكل بند ‪.‬‬

‫‪ -‬تقوم إدارة التوريدات باستصدار أمر توريد لتوريد األصناف للمخزن على‬
‫دفعات حسب احتياج المعمل‬

‫‪ 5-1-8‬تحديد دفعات التوريد ‪:‬‬

‫‪ -‬يقوم مديرو الوحدات المختلفة بتحديد الكميات التى تورد كدفعة أولى أو‬
‫ثانية حسب المخزون المتوفر واحتياج المعمل مع مراعاة تواريخ الصالحية‬
‫و يتم اعتماده الكميات و الدفعات من مدير المعمل‬
‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 6‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪ 5-1-9‬فحص األصناف عند التوريد‬

‫‪ -‬يقوم أمين المخزن باستالم األصناف وفحصها من حيث مطابقتها ألمر‬

‫التوريد ويقوم بالفحص الظاهرى للعبوات للتأكد من سالمتها وفحص تاريخ‬
‫الصالحية وعدد ومحتوى العبوة‬

‫‪ 5-1-10‬الفحص الفنى ‪:‬‬

‫‪ -‬يتم استالم األصناف تحت الفحص ووضعها فى مكان منفصل ( كارنتينا‬

‫) أو يتم تمييزها بأنها تحت الفحص واالستالم ثم يتم عمل فحص فنى‬
‫بواسطة لجنة مكونة من أمين المخزن وأحد الكيميائيين أو الفنيين ورئيس‬
‫اللجنة وهو االخصائى أو عضو هيئة التدريس بالمعمل المختص ويتم كتابة‬
‫محضر فحص فنى ‪.‬‬

‫‪ -‬فى حالة قبول األصناف فنيا ً يتم تسجيلها فى دفتر اإلضافة ويتم تسجيله‬
‫برقم مسلسل ويتم اعتماده من معاون المستشفى بالشئون المالية واإلدارية ثم‬
‫يقوم أمين المخزن بتسجيل األصناف فى دفتر عهدة المخزن‬

‫‪ -‬فى حالة رفض األصناف فنيا ً يتم وضعها فى مكان منفصل أو فى ثالجة‬
‫منفصلة ويتم تمييزها على أنها مرفوضات لحين تسليمها إلى الشركة ‪.‬‬

‫الشراء باألمر المباشر‪:‬‬ ‫‪5-2‬‬

‫‪ -‬يقوم المسئول المالى بشراء األصناف باألمر المباشر بعد اعتماد مدير المعمل فى‬
‫الحاالت االتية‪-:‬‬

‫‪ 5-2-1‬وجود ضروره ملحة و عاجله لشراء اصناف جديدة غير مندرجة فى الطلبية‬
‫السنوية‬

‫‪ 5-2-2‬اصناف اندرجت فى الطلبية السنوية و لم يتقدم لها احد فى الممارسه‬

‫‪ 5-2-3‬اصناف نفذت من المخزن حيث تم استنفاذ الكمية االصلية للطلبية و‬

‫االستكمالى القانونى مع حاجة العمل اليها‬
‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 7‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪5-2-4‬اصناف تم طلبها فى الطلبية السنوية ولم يتم استصدار أمر توريد لها ألسباب‬
‫مالية أو فنيه ‪.‬‬

‫الطلبية اإلستكمالية ‪:‬‬ ‫‪5-3‬‬

‫‪ -‬يتم عمل طلبية استكمالية واحدة او اكثرلألصناف التى صدر بها أمر التوريد‬
‫( بكميات اقل من االحتياج السنوى او فى حالة زيادة الطلب على احد‬
‫التحاليل )ووصل المخزون منها إلى ما يكفى استهالك ثالث شهور فقط وهو حد إعادة‬
‫الطلب حيث يقوم أمين المخزن بإبالغ مدير المعمل ويبدأ التجهيز للطلبية اإلستكمالية‬
‫من نفس الشركة الموردة وبنفس السعر ‪.‬‬

‫‪ 5-4‬شراء االجهزه ‪:‬‬

‫‪ 5-4-1‬يتم ش راء االجه زة عن طري ق ممارس ة حيث يتم تجمي ع طلب ات االجه زة الخاص ة‬
‫بالمعامل فى طلبية سنويه ‪.‬‬
‫‪ 5-4-2‬تتم كتاب ة المواص فات لك ل جه از ( باللغ ة العربي ه واللغ ة االنجليزي ة ) عن طري ق‬
‫الوحدة الخاصة بطلب الجهاز و اعتمادها من رئيس الوحدة ثم رئيس القسم‬
‫‪ 5-4-3‬يق وم المس ئول الم الى بكتاب ة طلب الش راء ش امال لمواص فات االجه زة و ع روض‬
‫استرشادية من الشركات المتخصصة حيث يتم اعتماد الطلب من مدير المعمل و رئيس القس م‬
‫وادارة المستشفى ويحول الى المدير الم الى و االدارى ب االدارة المركزي ة العتم ادة و من ثم‬
‫الدارة التوريدات للبدء فى اج راءات الممارس ة ‪ .‬ويتم تحدي د قيم ة الت امين االبت دائى على اال‬
‫تزيد عن ‪ % 2‬من القيمة التقريبية للجهاز و اعتمادها من مدير المعمل و ترفق بطلب الشراء‬
‫‪.‬‬
‫‪5-4-4‬يقوم رئيس القسم بعمل قيمة تقديرية سرية لالجهزة المطلوبة على ان تكتب بخ ط الي د‬
‫و تسلم فى ظرف مغلق لسكرتارية مدير عام المستش فيات العتماده ا وفى حال ة زي ادة القيم ة‬
‫التقديريه عن المبل غ المح دد من قب ل االدارة المركزي ة يتم اعتم اد القيم ة التقديري ة من عمي د‬
‫الكلية و رئيس الجامعة ‪.‬‬
‫‪ 5-4-5‬تق وم ادارة التوري دات بالب دء فى اج راءات الممارس ة ( عام ة تط رح فى الجرائ د‬
‫الرسمية او محدودة بين الشركات المتخصصة )وذل ك على ض وء قيم ة الجه از المطل وب و‬
‫المواصفات الخاصة به ‪.‬‬
‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 8‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪ 5-4-6‬يتم تشكيل لجنة فنية تضم رئيس القسم و اعض اء من االطب اء و التوري دات و االدارة‬
‫الهندسية و مستشارين قانونيين حيث يتم وضع الشروط االدارية و الفني ة و اعتماده ا من قب ل‬
‫اللجنة ‪.‬‬
‫‪ 5-4-7‬يتم الفتح الفنى حيث تق دم الش ركات ع روض لالجه زة المطلوب ة و يتم البت فى ه ذة‬
‫الع روض بواس طة اللجن ة و اص دار تقري ر ف نى ب العروض المطابق ة و الغ ير مطابق ة‬
‫للمواصفات الفنية و االدارية مع ابداء االسباب ‪.‬‬
‫‪ 5-4-8‬يتم الفتح الم الى للع روض المطابق ة فق ط وعم ل جلس ة للممارس ة الختي ار افض ل‬
‫العروض لالجهزة المطلوبة بأعلى جودة و اقل سعر ‪.‬‬
‫‪ 5-4-9‬تقوم ادارة التوريدات بأصدار اوامر التوريد لالجهزة و اخطار الش ركات ب ذلك حيث‬
‫تقوم الشركات بالتوريد فى خالل المدة القانونية المحددة فى امر التوريد ‪.‬‬
‫‪ 5-4-10‬بعد توريد الجه از تق وم الش ركة الم وردة بعم ل محض ر ت ركيب و تش غيل للجه از‬
‫المطلوب وذلك بتشكيل لجنة فنية من اطباء و اعضاء ب االدارة الهندس ية لفحص و ت ركيب و‬
‫تشغيل الجه از وبع د اعتم اد المحض ر من قب ل اللجن ة الفني ة و التاك د من س المة الجه از و‬
‫مطابقت ة للش روط االداري ة و الفني ة تتم اض افتة فى المخ ازن ثم ص رفة الى الوح دة الخاص ة‬
‫بطلب الجهاز بواسطة صاحب العهدة ‪.‬‬

‫‪ 5-5‬التعاقد مع الجهات الخدمية ‪:‬‬

‫‪ -‬يقوم المدير الفنى ألى وحدة بتحديد نوع الخدمة التى يحتاج المعمل الى التعاقد معها مثل‬
‫خدمات المعايرة او صيانة االجهزة او الشركات االستشارية فى حالة الحاجه اليه‬
‫‪ -‬يقوم المدير الفنى بتحديد مواصفات الجودة المطلوبة لجهة الخدمة مثال لذلك ان تكون جهة‬
‫معايرة االجهزة معتمدة من المجلس الوطنى لالعتماد فى مجال الجهاز المطلوب معايرته فى‬
‫المعمل‬
‫يقوم المدير الفنى بامضاء الطلب من مدير المعمل الذى يكلف الموظف المختص بدء‬ ‫‪-‬‬
‫االجراءات وتحديد الجهة المناسبة و المطابقة لمتطلبات الجودة و االقل سعر‬
‫‪-‬‬

‫النماذج والملحقات ‪:‬‬

‫‪ML-MP-06(a)-F1‬‬ ‫‪ -‬نموذج الطلبية‬

‫‪ML-MP-06(a)-F2‬‬ ‫‪ -‬نموذج التقرير الفنى‬
‫المراجع ‪:‬‬
‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9/ 9‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫‪ ISO 15189 : 2012clause 4.6‬‬

‫‪ Egyptian Healthcare Accreditation Organization, Hospital‬‬
‫‪Standards, Clause DS 14.2‬‬

‫بيان التعديالت‬
‫ملخص التعديل أو المراجعه‬ ‫رقم الصفحه‬ ‫التاريخ‬ ‫رقم‬
‫التعديالت‬
‫تاريخ االصدار‪:‬‬
‫إجراء المشتريات‬ ‫رقم االصدار‪/‬التعديل‪:‬‬
‫‪2/1‬‬
‫‪15/8/2012‬‬

‫تاريخ التعديل‪:‬‬ ‫رقم الصفحة‪:‬‬

‫مستشفيات جامعة عين شمس‬
‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪9 / 10‬‬ ‫المعامل الرئيسية‬
‫)‪ML-MP-06(a‬‬

‫تكويد جديد طبقا لبنود المواصفة ‪ISO 15189:2012‬‬ ‫‪2/12/2017‬‬ ‫‪1‬‬