BÀI 4: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

MGT1101
NỘI DUNG
KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC CỦA
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG

CÔNG TÁC TỔ CHỨC

XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

THÔNG DỤNG
 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC CỦA
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

1.1. KHÁI NIỆM

Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, những bộ phận và
giao cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra.

1.2. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CÓ QUAN TRỌNG?

➢ Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.
➢ Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể.
➢ Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả
nhất.
➢ Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị.
 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC CỦA
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

1.3. NGUYÊN TĂC CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

❑Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi người thừa hành chỉ có một người cấp
trên chỉ báo cáo, nhận lệnh của người đó mà thôi.
❑Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: mục tiêu là kim chỉ nam cho việc xây
dựng bộ máy tổ chức
❑Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy phải có kết quả hoạt động cao nhất với chi phí
thấp nhất
❑Nguyên tắc cân đối: các bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và
trách nhiệm; đồng thời phải cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận
❑Nguyên tắc linh hoạt: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến
động môi trường bên ngoài
 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC CỦA
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1.4. MỤC ĐÍCH CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC:

Xây dựng bộ máy quản trị hiệu quả

Xây dựng văn hóa tổ chức mạnh

Tổ chức công việc một cách khoa học

Phát hiện, điều chỉnh kịp thời

những hoạt động yếu kém

Sử dụng tối ưu các nguồn tài nguyên

 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC

2.1. PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG:

❑ Là chia nhỏ công tác thành một số bước, mỗi bước được hoàn thành bởi
một cá nhân. Cá nhân chuyên môn hoá khi thực hiện một phần của một
hoạt động thay vì toàn bộ hoạt động.
❑ Sự phân công lao động nhằm tạo ra hiệu quả cao trong tổ chức .Tuy
nhiên, cần lưu ý việc phân công lao động quá mức sẽ gây ra nhàm chán
dẫn đến giảm sút hiệu quả công việc .
 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC
2.2. TẦM HẠN QUẢN TRỊ:
❑ Khái niệm:
Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới
mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, bao gồm
giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra nhân viên dưới quyền có kết
quả. Gồm có:
+ Tầm hạn quản trị RỘNG
+ Tầm hạn quản trị HẸP.
 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC
2.2. TẦM HẠN QUẢN TRỊ:
❑ Ưu điểm vs Nhược điểm của 2 loại tầm hạn quản trị:
Tầm Quản Trị Rộng Tầm Quản Trị Hẹp

Ưu điểm 1. Tiết kiệm CP quản lý 1. Dễ điều khiển và kiểm soát vì số lượng

2. Thông tin phổ biến và phản hồi trong nội quản lý ít
bộ nhanh chóng 2. Đưa ra quyết định nhanh chóng
3. Phù hợp với những cv mang tính chất 3. Phù hợp với các cv mang tính chất chuyên
tương đương, giống nhau môn

Nhược điểm 1. Khó điều khiển và kiểm soát do quản lý 1. CP quản lý cao do có nhiều NQT
với số lượng lớn 2. Nhiều cấp bậc quản trị thì thông tin thường
2. Gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết bị méo mó
định nhanh chóng
 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC
2.2. TẦM HẠN QUẢN TRỊ:
❑ Xác định tầm hạn quản trị cần căn cứ vào 6 yếu tố:

Năng lực
nhà quản
trị

Tính chất Trình độ

công việc cấp dưới

TẦM HẠN
QUẢN TRỊ

Kỹ thuật,
Mức độ
phương
ủy quyền
tiện
Sự thay
đổi của
công việc
 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC

2.3. QUYỀN HÀNH TRONG QUẢN TRỊ

Quyền hành là năng lực quyết định, chỉ huy, khen thưởng, trừng phạt hay ra
lệnh đối với cấp dưới và trông đợi sự tiến hành của họ .

2.4. MỐI QUAN HỆ GIỮA SỬ DỤNG QUYỀN HÀNH VÀ THÁI ĐỘ LAO ĐỘNG
❑ Có 3 cách :
➢ Cưỡng bức
➢ Mua chuộc
➢ Kết thân, xem nhau như những người đồng nghiệp
 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC
2.5. PHÂN QUYỀN
❖ Khái niệm:
❑ Phân quyền hay uỷ quyền là tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm
để thực hiện một hoạt động nhất định. Trường hợp quyền lực không được
giao được gọi là tập quyền.
❑ Mục đích của giao quyền là làm cho 1 tổ chức có khả năng thực hiện được mục
tiêu trên cơ sở huy động sức lực, trí tuệ của cấp dưới.
❑ Quá trình giao quyền thường bao gồm các công việc sau :
- Xác định các kết quả mong muốn
- Giao nhiệm vụ
- Giao quyền để hoàn thành các nhiệm vụ đó
- Xác định trách nhiệm của người được giao quyền
- Việc giao quyền có thể bị thu hồi trong những điều kiện cần thiết.
❑ 2 loại ủy quyền:ủy quyền chính thức ( bằng văn bản) và ủy quyền mặc nhiên (theo
cấp bậc)
 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC
2.5. PHÂN QUYỀN

❖ Mức độ phân quyền

➢ Kích thước, quy mô của tổ chức
➢ Giá trị của quyết định và sự quan trọng của nhiệm vụ
➢ Việc phân quyền có thể được tăng lên khi có những người quản trị cấp dưới
tài giỏi , có khả năng thực hiện quyền lực giao phó và đủ tin cậy để uỷ quyền cho
họ

❖ Nghệ thuật giao quyền → thái độ cá nhân của NQT

➢ Sẵn sàng tạo các cơ hội cho người khác
➢ Sự sẵn sàng chia sẻ
➢ Sự sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm
➢ Sẵn sàng tin cậy cấp dưới
➢ Sự sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi
 MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC

2.5. PHÂN QUYỀN

❖ Những nguyên tắc giao quyền

❑ Theo kết quả mong muốn
➢ Theo chức năng
➢ Nguyên tắc bậc thang
➢ Quyền hạn theo cấp bậc
➢ Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh
➢ Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
➢ Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.1. KHÁI NIỆM

Cơ cấu tổ chức (CCTC) là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ
thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những nhiệm vụ, trách nhiệm,
quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị và
mục tiêu chung của tổ chức

3.2. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỘT CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TỐI ƯU
❑Đảm bảo tính tối ưu( phù hợp, thuận lợi)
❑Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động: đảm bảo tính chính xác thông tin truyền đi
trong cơ cấu.
❑Đảm bảo tính kinh tế: chi phí ít nhất nhưng hiệu quả cao nhất.
❑Đảm bảo tính linh hoạt và khả năng thích nghi cao: cơ cấu tổ chức phải có khả
năng phán ứng linh hoạt với các tình huống bên trong cũng như bên ngoài xảy ra.
 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ
❑ Môi trường của tổ chức:
➢Loại hình KD khác nhau thì môi trường cũng khác nhau. VD: đặc thù của doanh
nghiệp khác với cơ quan hành chính
❑ Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức:
➢Quy mô càng lớn thì sự phức tạp của tổ chức càng cao.
❑ Khả năng về nguồn lực
❑ Chiến lược và mục tiêu của tổ chức:
➢Mục tiêu thay đổi thì bộ máy cũng thay đổi
❑ Kỹ thuật và công nghệ sử dụng: thường thì Công nghệ càng hiện đại thì cơ cấu
tổ chức ngày càng gọn nhẹ hơn
❑ Địa lý: việc mở rộng địa bàn hoạt động đòi hỏi bố trí lại lao động, tạo ra cơ cấu tổ
chức mới.
❑ Quan điểm, thái độ của lãnh đạo cao cấp: thái độ, triết lý của lãnh đạo cấp cao
cũng tác động đến cơ cấu tổ chức.
 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.4. PHÂN BIỆT BỘ PHẬN QUẢN TRỊ VÀ CẤP QUẢN TRỊ

❑ Bộ Phận Quản Trị : là 1 bộ phận riêng biệt có các chức năng quản lý nhất định
→ phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang
VD: Bộ phận/ phòng kế toán, phòng marketing, phòng IT…

❑ Cấp Quản Trị : sự thống nhất của tất cả các Bộ Phận Quản Trị cùng có 1 trình độ
nhất định
→ phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc
VD: cấp các phòng ban chức năng, cấp phân xưởng, cấp tổ chức…
 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.5. CÁC TIÊU CHUẨN ĐỂ HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC

❑ Theo số lượng nhân viên: xếp các nhân viên có công việc giống nhau vào một bộ
phận, khi chuyên môn hóa cao thì tiêu chuẩn này không phù hợp.
❑ Theo thời gian làm việc: ví dụ theo ca làm việc (ca ngày, ca đêm, bán thời gian,…)
❑ Theo các chức năng của tổ chức: Marketing, kế toán. Kỹ thuật, kinh doanh.
❑ Theo lãnh thổ, địa lý: áp dụng cho các tổ chức có phạm vi hoạt động rộng.
❑ Theo sản phẩm: hình thành các bộ phận chuyên doanh theo từng sản phẩm.
❑ Theo khách hàng: nhằm thỏa mãn các yêu cầu khác nhau của từng loại khách
hàng khác nhau.
❑ Theo quy tình (thiết bị) :VD: bộ phận đúc, bp. Cắt gọt, bp. Lắp ráp…
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG

❑ Mô hình cấu trúc truyền thống

➢ Cơ cấu tổ chức trực tuyến
➢ Cơ cấu tổ chức chức năng
➢ Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

❑ Mô hình cấu trúc hiện đại

➢ Cơ cấu tổ chức ma trận
➢ Cơ cấu tổ chức vùng địa lý
➢ Cơ cấu đội nhóm
➢ Cơ cấu mạng lưới
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.1. MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN

GIÁM ĐỐC

PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ

PX PX PX CH CH CH
1 2 3 1 2 3
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.1. MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.1. MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN
Theo nguyên tắc 1 thủ trưởng
Trách nhiệm rõ ràng
Ưu điểm Cấp trên phải chịu trách nhiệm về
Đặc điểm: KQ của cấp dưới →Thống nhất,
Cơ cấu tổ chức tập trung cao
được thực hiện
theo đường thẳng, Lãnh đạo phải có kiến thức toàn
từ trên xuống diện, tổng hợp → khó đáp ứng khi
quy mô tăng lên
Nhược điểm
Báo cáo công việc giữa 2 đơn vị
→Chỉ phù hợp với những xí nghiệp quy ngang nhau sẽ đi theo đường vòng
mô nhỏ, sp ko phức tạp và sx liên tục dựa vào các kênh đã định
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.2. MÔ HÌNH CƠ CẤU CHỨC NĂNG
GIÁM ĐỐC

PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ

PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG

KH TC KT NS KCS

PX PX PX CH CH CH
1 2 3 1 2 3
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.2. MÔ HÌNH CƠ CẤU CHỨC NĂNG
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.2. MÔ HÌNH CƠ CẤU CHỨC NĂNG

Ko đòi hỏi lãnh đạo phải có kiến thức

Đặc điểm: toàn diện chuyên sâu vì có các
Việc quản trị được chuyên gia hỗ trợ
Ưu điểm
thực hiện theo chức
năng – chuyên môn Dễ đào tạo và dễ tìm NQT
hóa, 1 cấp dưới có Trách nhiệm ko rõ ràng
thể có nhiều cấp
trên trực tiếp và các
đơn vị chức năng Khối lượng cv lớn sẽ gây khó khăn
Nhược điểm
có quyền chỉ đạo trong sự phối hợp hoạt động giữa
các đv trực tuyến. lãnh đạo tổ chức và lãnh đạo chức
năng.
→Chỉ phù hợp với những doanh nghiệp bắt đầu phát triển về quy
mô, đòi hỏi tính chuyên môn → ngày nay ít áp dụng mô hình này
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.3. MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG
GIÁM ĐỐC

PGD SẢN XUẤT PGD TIÊU THỤ

PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG

KH TC KT NS KCS

PX PX PX CH CH CH
1 2 3 1 2 3
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.3. MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.3. MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG
Có sự thống nhất, tập
trung cao
Đặc điểm: Ưu điểm
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo tổ chức được sự
được sự giúp sức các
giúp sức của các phòng,ban
chuyên gia
chức năng.
Lãnh đạo tuyến chịu trách
nhiệm đơn vị mình phụ trách. Lãnh đạo tổ chức thường
Lãnh đạo chức năng ko có xuyên giải quyết mối q.hệ
quyền chỉ đạo các đv trực Nhược điểm giữa bộ phận trực tuyến và
tuyến chức năng

Quá nhiều phòng ban mà ko

→Phù hợp với tổ chức có quy mô lớn, đặc biệt là tính
chuyên môn hóa cao trong các lĩnh vực phi sản xuất q.lý tốt sẽ dẫn đến xung đột
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.4. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN
BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG PHÒNG PHÒNG

PHÒNG PHÒNG
NC THỊ TÀI NHÂN
THIẾT KẾ KH-CN
TRƯỜNG CHÍNH SỰ

BAN QL
DỰ ÁN 1

BAN QL
2 DỰ ÁN

BAN QL
DỰ ÁN 3

BAN QL
DỰ ÁN 4
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.4. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN
Tổ chức linh động, sử
dụng nhân lực hiệu quả
Ưu điểm
Đặc điểm:
Kết hợp các đv chức Hình thành và giải thể
năng với các đv thành lập dễ dàng, nhanh chóng
theo sp (hoặc theo K.H)

Dễ xảy ra tranh chấp giữa

Nhược điểm lãnh đạo và các bộ phận

Phạm vi sử dụng còn hạn

→Phù hợp với cty có quy mô lớn mang tính đa chế vì đòi hỏi 1 trình độ nhất
ngành hay đa quốc gia định
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.5. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO ĐỊA LÝ
TỔNG
GIÁM ĐỐC

PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG

MARKETING NHÂN SỰ KINH DOANH TÀI CHÍNH

GĐ chi nhánh GĐ chi nhánh GĐ chi nhánh GĐ chi nhánh GĐ chi nhánh
miền Nam miền Trung TP HCM Đông Nam Bộ Tây Nam Bộ

Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng

 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.5. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO ĐỊA LÝ

Khách hàng địa phương dễ

Đặc điểm: tiếp cận với thị trường
Phân chia hoạt động Ưu điểm
theo từng khu vực Tận dụng lợi thế cạnh
địa lý. Tận dụng tranh các khu vực địa
những ưu thế của địa phương
phương để hoạt động
trên phạm vi rộng Cần nhân sự nhiều để
quản lý từng khu vực
Nhược điểm
Cơ chế kiểm soát phức tạp,
nhất là cấp cao nhất
 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.6. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM
TỔNG
GIÁM ĐỐC

PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG TÀI

MARKETING NHÂN SỰ KINH DOANH CHÍNH

KV KV KV KV
kinh doanh hàng hoá Dụng cụ CN hàng điện tử
tổng hợp trẻ em

Kỹ thuật Kế toán Kỹ thuật Kế toán

Sản xuất Bán hàng Sản xuất Bán hàng

 CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
THÔNG DỤNG
4.6. MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM
Phát triển tốt sp với tầm
nhìn khá tổng quát về thị
Đặc điểm: trường riêng của từng sp
Lấy cơ sở là các dãy Ưu điểm
sp để thành lập các ☺
bộ phận hoạt động.
Bị hạn chế về việc phát
Bộ phận phụ trách sp
triển và đào tạo nhân sư
có trách nhiệm hoạt
động trên nhiều thị Khả năng hợp tác các bộ
trường khác nhau về phận kém
Nhược điểm
sp
Chi phí quản lý cao vì đòi
hỏi trình độ quản lý khác
nhau với từng dãy sp
THẢO LUẬN