Câu 21: Phân tích quy luật chung của các hệ thống trong quản lý:

1. Lý thuyết hệ thống trong quản lý:

- Lý thuyết quản trị hệ thống là một tập hợp các bộ phận được kết hợp lại với
nhau để hoàn thành một số mục tiêu cuối cùng và khi nhìn từ góc độ đó, nếu
một phần của hệ thống bị lỗi hoặc bị loại ra thì bản thân hệ thống không thể
hoạt động được. Đối với lý thuyết này, mọi thứ là một phần của hệ thống, tất
cả các bộ phận có mối quan hệ với nhau, dù hệ thống vẫn có thể hoạt động
được nếu một phần bị hư hỏng, nhưng nó sẽ không hoạt động được như bình
thường và nói cách khác, hệ thống đã bị thay đổi.
2. Quy luật chung của các hệ thống trong quản lý:
- Hệ thống là tập hợp các bộ phận, các phần tử có liên hệ hoặc phụ thuộc lẫn
nhau
- Luôn nằm trong một môi trường nhất định, có đầu vào, quá trình hoạt động
và đầu ra
- Có cơ chế phản hồi thông tin điều chỉnh
- Có thể phân tích thành các yếu tố:
+ Phần tử
+ Môi trường
+ Đầu vào
+ Đầu ra
+ Mục tiêu
+ Chức năng
+ Cơ cấu
+ Nguồn lực
+ Hành vi
+ Trạng thái
+ Quỹ đạo
+ Cơ chế điều khiển
3. Tầm quan trọng của hệ thống trong quản lý:
- Quản lý đúng sẽ dẫn tới sự thành công, tồn tại vững chắc và phát triển.
Ngược lại, quản lý sai sẽ dẫn đến sự thất bại, suy thoái, biến chất và đổ vỡ.
Trong quản lý, con người thường có các giới hạn nhất định và chính điều này
đã buộc con người phải biết lựa chọn giải pháp khôn khéo, xử lý đúng đắn
thông tin và ra quyết định đúng. Để làm được việc này, các nhà quản lý phải
có đầy đủ các kiến thức về khoa học quản lý. Trong lĩnh vực quản lý, để đạt
được thành công thì phải hiểu biết và nắm vững các nội dung của hệ thống.
Câu 22: Phân tích tư duy hệ thống trong quản lý
- Tư duy hệ thống:
+ Hành động phải có mục tiêu
+ Nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể sau đó rút ra những mối liên hệ
giữa các yếu tố cấu thành
+ Thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường
+ Nhìn nhận sự kiện, con người theo quá trình
- Hạn chế: Lý thuyết hệ thống chỉ là một phương pháp tư duy quản lý và nó
không giúp tìm lời giải cho các trường hợp cụ thể.
Câu 23: Phân thích thuyết Z
1. Sự ra đời của thuyết Z:
- William Ouchi đã phát triển Theory Z sau khi thực hiện một nghiên cứu so
sánh về thực tiễn quản lý của Nhật Bản và Mỹ. Lý thuyết Z là một mô hình
tích hợp của động lực. Lý thuyết Z cho rằng các tổ chức lớn phức tạp là hệ
thống của con người và hiệu quả của chúng phụ thuộc vào chất lượng của
chủ nghĩa nhân văn được sử dụng. Một tổ chức loại Z có ba tính năng chính
là sự tin tưởng, tinh tế và thân mật.
- Sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên của một tổ chức làm giảm xung
đột và dẫn đến làm việc nhóm. Sự tinh tế đòi hỏi sự nhạy cảm đối với người
khác và mang lại năng suất cao hơn. Sự thân mật bao hàm sự quan tâm, hỗ
trợ và kỷ luật không ích kỷ.
2. Sự khác biệt giữa mô hình quản lý doanh nghiệp của Mỹ và Nhật

Mỹ Nhật Bản

- Thuê, dùng công nhân theo thời gian

- Thuê, dùng công nhân suốt đời
ngắn

- Đánh giá và nâng bậc nhanh chóng - Đánh giá và nâng bậc từ từ
- Chuyên môn hóa - Không chuyên môn hóa

- Điều khiển một cách rõ ràng - Điều khiển một cách chung chung

- Quyết sách cá nhân - Quyết sách tập thế

- Chịu trách nhiệm cá nhân - Chịu trách nhiệm tập thể

- Quan hệ tổng thể - Quan hệ tổng thể

3. Đặc điểm của thuyết Z:

- Ra quyết định tập thể: Đây là nguyên tắc cơ bản của lý thuyết Z, mà nó kết

nối với lý thuyết Y. Bằng cách cho nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết

định, họ cảm thấy là một phần của tổ chức và sẽ làm mọi thứ có thể để hỗ

trợ quyết định được đưa ra.

- Việc làm lâu dài: Theo nhu cầu về bảo mật, điều quan trọng là nhân viên phải

chắc chắn rằng họ sẽ có việc làm trong tương lai. Sự đảm bảo hoặc an toàn

công việc này tạo ra những nhân viên trung thành, những người cảm thấy là

một phần của tổ chức.

- Thay đổi công việc: Với sự luân chuyển công việc, nhân viên có cơ hội học

hỏi về tất cả các khía cạnh của tổ chức, tìm hiểu thêm về công việc của

những người khác và nâng cao kỹ năng của họ.

- Thăng hạng chậm: Nhân viên không cần phải di chuyển lên các bậc thang

phân cấp một cách nhanh chóng. Bằng cách dành nhiều thời gian hơn, họ có

cơ hội phát triển tốt và làm công việc của mình với sự cống hiến nhiều hơn.

Điều này dẫn đến việc có một lực lượng lao động lâu dài với những nhân viên

trung thành, trong đó họ có cơ hội phát triển trong một công ty duy nhất

trong suốt sự nghiệp của mình.

- Quan tâm đến hoàn cảnh cá nhân: Một công ty có nghĩa vụ đạo đức là quan

tâm đến hoàn cảnh cá nhân của nhân viên và cung cấp hỗ trợ, thấu hiểu và

cống hiến trong những tình huống khó khăn.

- Các biện pháp chính thức: Bằng cách cung cấp sự rõ ràng, nhân viên biết họ

đang đứng ở đâu. Đó là lý do tại sao nhiệm vụ của một tổ chức là phát triển

các quy tắc, chỉ ra mục tiêu cuối cùng là gì và những gì được mong đợi ở

nhân viên. Điều này giúp bạn có thể làm việc năng suất và hiệu quả hơn.

- Trách nhiệm cá nhân: Điều cần thiết là nhân viên phải có trách nhiệm riêng

của họ và đóng góp vào việc hỗ trợ tổ chức. Khi họ có trách nhiệm của riêng

mình, họ có động lực để hoàn thành công việc tốt và đúng thời hạn.

4. Ưu điểm:
- Việc làm cho cuộc sống thúc đẩy động lực của nhân viên. Tăng hiệu quả của

bạn và tạo ra lòng trung thành của nhân viên.

- Sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với nhân viên khiến họ trung thành và gắn

bó với tổ chức. Câu ngạn ngữ cổ "tình yêu sinh ra tình yêu" áp dụng cho kiểu

tổ chức Z.

- Đặc trưng của một nền văn hóa chung đề cao tình anh em và sự hợp tác. Nó

cũng thúc đẩy mối quan hệ con người tuyệt vời trong công ty.

- Luân chuyển nhân viên theo chiều ngang giúp khắc phục sự nhàm chán và

trì trệ. Trên thực tế, nó là một kỹ thuật để tạo động lực cho nhân viên.

- Cơ cấu tổ chức tự do thúc đẩy làm việc theo nhóm và hợp tác.

- Sự tham gia của nhân viên vào việc ra quyết định tạo ra tinh thần trách

nhiệm, thúc đẩy sự cam kết với các quyết định và việc thực hiện nhanh hơn.

- Khả năng lãnh đạo của người cha giúp tạo ra bầu không khí gia đình trong tổ

chức, thúc đẩy sự hợp tác và quan hệ tốt giữa con người với nhau.
 - Khi có sự tin tưởng và cởi mở giữa nhân viên, nhóm làm việc, công đoàn và

quản lý, xung đột được giảm thiểu và nhân viên hợp tác toàn diện để đạt

được các mục tiêu của tổ chức.

5. Nhược điểm:

- Sử dụng nhân viên suốt đời để phát triển mối quan hệ gắn bó với công ty có

thể không tạo động lực cho những nhân viên có nhu cầu cao hơn.

- Mặt khác, sự an toàn trong công việc tạo ra sự thờ ơ ở nhiều nhân viên. Các

nhà tuyển dụng cũng không thích giữ chân vĩnh viễn những nhân viên kém

hiệu quả.

- Rất khó để nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định. Các nhà quản lý

có thể không thích sự tham gia vì nó có thể làm hỏng cái tôi và quyền tự do

hành động của họ.

- Nhân viên có thể miễn cưỡng tham gia do sợ bị chỉ trích và thiếu động lực.

Họ có thể đóng góp ít trừ khi họ hiểu vấn đề và chủ động. Sự tham gia của

tất cả nhân viên cũng làm chậm quá trình ra quyết định.

- Lý thuyết Z đề xuất một tổ chức không có cấu trúc. Tuy nhiên, nếu không có

cấu trúc, có thể có sự hỗn loạn trong công ty, vì không ai biết ai chịu trách

nhiệm trước ai.

- Lý thuyết Z dựa trên thực tiễn quản lý của Nhật Bản. Những thực hành này

đã phát triển ra khỏi nền văn hóa đặc biệt của Nhật Bản. Do đó, lý thuyết này

có thể không áp dụng được cho các nền văn hóa khác nhau.

Câu 24: Phân tích thuyết Kaizen:

1. Định nghĩa thuyết Kaizen:

- Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật. Tên của nó được

ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai - liên tục và zen - cải tiến, dịch sang
 thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không

ngừng nghỉ.

- Chú trọng: đến quá trình cải tiến liên tục, tập trung vào 3 yếu tố nhân sự:
giới quản lý, tập thể và cá nhân.
- Đặc điểm:
+ Trong quản lý bao hàm khái niệm sản xuất vừa đúng lúc.
+ Công ty luôn ghi nhận các ý kiến đóng góp của công nhân, khuyến
khích công nhân khám phá và báo cáo mọi vấn đề phát sinh trong quá
trình làm việc
2. Ưu điểm:
- Kaizen tập trung vào việc cải thiện dần dần sẽ giúp tạo ra một cách tiếp
cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi so với những thay đổi lớn quá nhanh chóng
có thể gây ra sự bất đồng và phản bát của nội bộ doanh nghiệp. Một số ưu
điểm của quy trình cải tiến liên tục Kaizen có thể kể đến như:
+ Kaizen chú trọng xem xét kỹ lưỡng các quy trình do đó giảm thiểu
được các sai sót và lãng phí nguồn lực
+ Nâng cao năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên khi nhân
viên nhận thức rõ được các vấn đề cụ thể ở bộ phận của họ
+ Tạo cơ hội cho mỗi cá nhân có cơ hội đưa ra những ý tưởng cải thiện.
+ Tối ưu trải nghiệm của khách hàng khi nhân viên hiểu rõ được yêu
cầu và mong muốn của khách hàng.
+ Cải tiến và đồng bộ các hệ thống vận hành công ty trong ngắn hạn và
dài hạn.
+ Góp phần vào công cuộc xây dựng nền văn hoá tốt đẹp cho doanh
nghiệp.
3. Nhược điểm:
- Khi bắt đầu áp dụng triết lý Kaizen, đồng nghĩa với việc sẽ có những thay
đổi trong hệ thống doanh nghiệp. Vì thế, việc ứng dụng phương pháp
Kaizen đối với các doanh nghiệp đang có một hệ thống quản lý bài bản sẽ
gặp khá nhiều khó khăn do tâm lý mọi người thường ngại sự thay đổi nên
nhân viên thường khó chấp nhận.
- Các doanh nghiệp nhỏ có nền văn hoá doanh nghiệp gia đình với tính khép
kín cao cần tập trung cải tạo nền văn hoá, thúc đẩy môi trường văn hoá
“mở” trước khi ứng dụng Kaizen vào quá trình cải tiến.
- Việc khai triển chiến lược Kaizen phải được thực hiện liên tục và đó là một
quá trình cải tiến trong lâu dài, các sự kiện Kaizen trong thời gian ngắn hạn
hoặc bị dừng lại đột ngột sẽ không đạt hiệu quả cao vì làm giảm đi năng
suất thực hiện của nội bộ doanh nghiệp.