26/05/1444

Chapter 2 Collaboration and

Writing
‫التعاون و الكتابة‬

Collaboration and Writing

‫التعاون والكتابة‬

• Approaches to Collaboration
‫نهج التعاون‬

• Collaboration and the Writing Process

‫التعاون وعملية الكتابة‬

• Teamwork
‫العمل الجماعي‬

1
26/05/1444

1- Approaches to Collaboration
‫نهج التعاون‬

1. Divide and Conquer

– A large project is divided into sections ‫المشروع الكبير ينقسم إلى أقسام‬
– Sections are assigned to team members ‫يتم تعيين أقسام ﻷعضاء الفريق‬
2. Specialization ‫التخصص‬
– A large project is divided into sections ‫المشروع الكبير ينقسم إلى أقسام‬
– Sections are assigned to team members based on their
expertise ‫يتم تعيين أقسام ﻷعضاء الفريق على أساس خبرتهم‬

3. Sequence ‫التسلسل‬
– Drafts of a document are passed from one person to the
next ‫مسودات الوثيقة يتم تمريرها من عضو ﻵخر‬

1- Approaches to Collaboration
5. Dialog ‫الحوار‬
– Two writers pass drafts of a document back and forth
‫اثنين من الكتّاب يمرران مسودات وثيقة ذهابا وإيابا‬
– Often an editor/writer relationship
‫غالبا ً ما يكون المحرر له عﻼقة بالكاتب‬

6. Synthesis ‫التوليف‬
– Two writers work side-by-side on a document
‫اثنين من الكتّاب تعمل جنبا إلى جنب على وثيقة‬
– Most seamlessly collaborative approach
‫النهج التعاوني أكثر سﻼسة‬
– Works best when writers are very familiar with each other
‫يعمل بشكل أفضل عندما الكتّاب معتادين جدا مع بعضهم البعض‬

2
26/05/1444

2- Collaboration and the Writing Process

‫التعاون وعملية الكتابة‬

1. The Writing Team ‫فريق الكتابة‬

2. Planning ‫التخطيط‬

3. Budgeting Time and Money ‫الوقت والمال المتاح‬

4. Communication ‫اﻻتصاﻻت‬

5. Modular Writing ‫الكتابة النمطية‬

2-Collaboration and the Writing Process

• Guidelines for Collaboration ‫اﻹرشادات للتعاون‬

– Get to know your team ‫تعرف على فريقك‬

– Set clear goals and ground rules
‫وضع أهداف واضحة وقواعد أساسية‬

– Use brainstorming techniques for planning

‫استخدام تقنيات العصف الذهني ﻹثارة التفكير من أجل التخطيط‬

– Use storyboarding techniques for drafting

‫استخدام تقنيات القصة المصورة للصياغة‬

– Agree on a thorough revision process

‫الموافقة على عملية التنقيح الكاملة‬

– Use computers to communicate

‫استخدام الكمبيوتر للتواصل‬
6

3
26/05/1444

2-Collaboration and the Writing Process

1. The Writing Team ‫فريق الكتابة‬

– Team Leader ‫قائد الفريق‬
• Contact for team members and clients
‫يتواصل مع أعضاء الفريق و مع الزبائن‬
• May be the project manager ‫قد يكون هو قائد المشروع‬
– Planning coordinator ‫منسق التخطيط‬
• Manages communication among team members
‫يدير التواصل بين أعضاء الفريق‬
• Keeps track of benchmarks and deadlines
‫يتتبع المعايير والمواعيد النهائية‬
• Prepares for meetings ‫يقوم بإعداد اﻻجتماعات‬ 7

Collaboration and the Writing Process

1. The Writing Team ‫فريق الكتابة‬
– Archivist ‫المسؤول عن اﻷرشيف‬
• Keeps minutes of meetings ‫يحتفظ بمذكرات اﻻجتماعات‬
• Assembles files of all written material associated with
the project ‫يجمع ملفات جميع المواد المكتوبة المرتبطة بالمشروع‬
• Prepares material to be stored in organization’s
archives ‫يعد المواد ليتم تخزينها في أرشيف المؤسسة‬
– Devil’s Advocate ‫محامي الدفاع‬
• Identifies potential problems ‫يحدد المشاكل المحتملة‬
• Helps team avoid groupthink
‫يساعد الفريق على تجنب اتخاذ القرار بصورة جماعية‬
8

4
26/05/1444

Collaboration and the Writing Process

2. Planning ‫التخطيط‬
– Analyze your audience ‫تحليل الجهمور‬
– Identify the stakeholders? ‫تحديد أصحاب المصلحة؟‬
– What is important to them? ‫ما هو مهم بالنسبة لهم؟‬
– Identify the desired outcome ‫تحديد النتيجة المرجوة‬
• What information will make the document successful?
‫ما هي المعلومات التي سوف تجعل الوثيقة ناجحة؟‬
• Where can that information be found?
‫أين يمكن اﻻطﻼع على تلك المعلومات؟‬
• What tasks will be necessary to accomplish the team’s
goals? ‫ما هي المهام التي ستكون ضرورية لتحقيق أهداف الفريق؟‬
9

Collaboration and the Writing Process

3. Budgeting Time and Money ‫وضع ميزانية للوقت والمال‬
– Identify benchmarks—deadlines for specific tasks
‫المواعيد النهائية ﻷداء مهام محددة‬-‫تحديد معايير‬
• Completion of preliminary research ‫اﻻنتهاء من البحث التمهيدي‬
• Organization of collected information ‫تنظيم المعلومات التي تم جمعها‬
• Planning of graphics ‫تخطيط الرسومات‬
• Completion of first draft ‫اﻻنتهاء من المسودة اﻷولى‬
• Editing of late draft ‫تحرير المسودة اﻷخيرة‬
• Document design ‫تصميم المستند‬
• Publication of document ‫نشر المستند‬

10

5
26/05/1444

Collaboration and the Writing Process

3. Budgeting Time and Money
– Schedule Chart Guidelines ‫إرشادات الجدول البياني‬
• Include Only Main Activities ‫اﻷنشطة الرئيسية فقط‬
• List Activities in Sequence ‫اسرد اﻷنشطة بتسلسل‬
• Create New Formats When Needed ‫إيجاد تنسيقات جديدة عند الحاجة‬
• Be Realistic About the Schedule ‫كن واقعي بشأن الجدول‬
– Managing Finances ‫إدارة الشؤون المالية‬
• Prepare a budget early ‫جهز الميزانية في وقت مبكر‬
• Know your organization’s policies for authorizing and
reimbursing expenses
‫معرفة سياسات مؤسستك للترخيص واسترداد المصاريف‬
11

Schedule charts

6
26/05/1444

Collaboration and the Writing Process

4. Communication ‫التواصل‬
– Face-to-face meetings ‫وج ًها لوجه في اﻻجتماعات‬
– Electronic mail ‫البريد اﻹلكتروني‬
– Computer conference ‫تشاور عن طريق الكمبيوتر‬
– Groupware ‫برامج تعاونية‬

13

Collaboration and the Writing Process

5. Modular Writing ‫الكتابة المنظمة أو الكتابة المجزئة‬
– Large documents are broken down into smaller
elements ‫يتم تقسيم المستندات الكبيرة إلى عناصر أصغر‬
– Smaller elements are assigned to different people
‫العناصر الصغيرة يتم إعطائها ﻷناس مختلفين‬
– Smaller elements are stored electronically
‫يتم تخزين العناصر الصغيرة إلكترونيا‬
– Smaller elements can be assembled in to a variety
of larger documents in multiple formats
‫العناصر الصغيرة يمكن تجميعها في مجموعة متنوعة من المستندات الكبيرة في أشكال متعددة‬
14

7
26/05/1444

Collaboration and the Writing Process

5. Modular Writing
– Requires careful planning ‫يتطلب التخطيط الدقيق‬
– Requires a thorough style guide ‫يتطلب دليل أسلوب شامل‬
– May include shared templates ‫قد تشمل القوالب المشتركة‬
– All documents that use an element can be
updated automatically with a single change to the
source element
‫يمكن تحديث جميع المستندات التي تستخدم عنصر تلقائيا مع تغيير‬
‫واحد على العنصر اﻷساسي‬

15

3- Teamwork
1. Running Effective Meetings ‫إدارة اﻻجتماعات الفعالة‬

– Common Problems with Meetings ‫مشاكل شائعة في اﻻجتماعات‬

• Start and end too late ‫تبدأ وتنتهي في وقت متأخر‬
• Purpose is unclear ‫الهدف غير واضح‬
• Note everyone in the meeting needs to be there
‫وفر احتياجات من في اﻻجتماع‬
• Conversations get off track ‫أن ﻻ تخرج المحادثات عن مسارها‬
• Some people dominate; others don’t contribute at all
‫بعض الناس يسيطر والبعض اﻵخر ﻻ يسهم على اﻹطﻼق‬
• Meetings end with no sense of accomplishment
‫تنتهي اﻻجتماعات دون الشعور باﻹنجاز‬16

8
26/05/1444

3- Teamwork
• Get to Know Your Team ‫تعرف على فريقك‬
• Set Clear Goals and Ground Rules
‫ضع أهداف واضحة وقواعد أساسية‬
• Use Storyboarding Techniques for Drafting
‫استخدم تقنيات القصة المصورة للصياغة‬
• Agree on a Revision Process ‫اﻻتفاق على عملية المراجعة‬
• Use Computers to Communicate
‫استخدام الكمبيوتر للتواصل‬
17

Teamwork
• Writers and Subject Matter Experts
‫الكتاب والخبراء المختصين‬
– Writers contribute expertise in document design,
writing, and editing
‫مساهمة الكتاب الخبيرين في تصميم الوثيقة والكتابة والتحرير‬
– Subject Matter Experts (SMEs) contribute
technical expertise
‫يساهم الخبراء المتخصصون بالخبرة التقنية‬

18

9
26/05/1444

Teamwork
• Writers and Subject Matter Experts
– Guidelines for Collaborating with SMEs
‫المبادئ التوجيهية للتعاون مع الخبراء المتخصصون‬
• Use the SME’s Time Wisely ‫استخدام وقت الخبراء المتخصصون بحكمة‬
• Put Questions in Writing When Possible
‫وضع أسئلة في الكتابة عندما يكون ذلك ممكنا‬
• Prepare for Interviews and Meetings
‫حضر للمقابﻼت واﻻجتماعات‬
• Treat the SME with Respect
‫معاملة الخبراء المتخصصون باحترام‬
19

Teamwork
• Writers and Subject Matter Experts
– Guidelines for Being a Collaborative SME
• Keep Technical Communicators Informed
‫إبقاء الحوار التقني غير رسمي‬
• Respond to Emails and Phone Calls Promptly
‫الرد على رسائل البريد اﻹلكتروني والمكالمات الهاتفية فورا‬
• Prepare for Interviews and Meetings
‫التحضير للمقابﻼت واﻻجتماعات‬
• Treat the Technical Communicator with Respect
‫التعامل باحترام مع المحاور الفني‬
20

10