NỘI DUNG 5: THỰC HÀNH KỸ NĂNG BỐ TRÍ NHÂN LỰC, THÔI VIỆC

TRONG DOANH NGHIỆP

5.1. XÂY DỰNG CƠ SỞ VỀ BỐ TRÍ NHÂN LỰC, THÔI VIỆC
5.1.1. Tìm hiểu và phân tích quy trình bố trí – thuyên chuyển – đề bạt nhân sự
trong doanh nghiệp từ đó đề xuất ý kiến hoàn thiện quy trình phù hợp
5.1.1.1.Quy trình bổ nhiệm:
a.Sơ đồ

Xin chủ trương bổ nhiệm

cán bộ

Tiến hành sắp xếp nhân

sự trước khi bổ nhiệm

Ban hành quyết định bổ

nhiệm

b. Thuyết minh sơ đồ
Bước 1: Xin chủ trương bổ nhiệm cán bộ
Đưa ra chủ trương về chức vụ cần bổ nhiệm cán bộ. Cơ quan, doanh nghiệp,
tổ chức có nhu cầu bổ nhiệm sẽ thực hiện trình lên cơ quan có thẩm quyền xem xét
và phê duyệt chủ trương về chức vụ cần bổ nhiệm.

Chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định về chủ trương bổ nhiệm.

Chậm nhất sau 15 ngày kể từ khi có văn bản đồng ý về chủ trương bổ nhiệm
của cấp có thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan, tổ chức tiến hành quy trình lựa
chọn nhân sự.

Bước 2: Tiến hành sắp xếp nhân sự trước khi bổ nhiệm

 Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các chủ trương bổ
nhiệm chức vụ thực hiện một số công việc như sau:

+ Đối với nhân sự trong cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức thực hiện các công việc
như: đề xuất các phương án nhân sự, thảo luận trao đổi để lựa chọn nhân sự, tiến
hành biểu quyết đối với các cá nhân có đủ tiêu chuẩn.

+ Đối với nhân sự tiếp nhận từ đơn vị khác. Tập thể lãnh đạo thực hiện một số công
việc như: trao đổi trực tiếp với cá nhân được bổ nhiệm, làm việc với lãnh đạo nơi
nhân sự được chuyển đến, xác minh lý lịch, thủ trưởng cơ quan, đơn vị tiếp nhận
nhân sự và ra quyết định bổ nhiệm.

+ Tổ chức lấy ý kiến của cán bộ chủ chốt về nhân sự được tập thể lãnh đạo giới
thiệu bằng phiếu kín theo trình tự:

(i) Trao đổi, thảo luận về cơ cấu, tiêu chuẩn, điều kiện, yêu cầu và khả năng đáp
ứng yêu cầu nhiệm vụ của nhân sự.

(ii) Thông báo danh sách nhân sự do tập thể lãnh đạo giới thiệu; tóm tắt lý lịch, quá
trình học tập, công tác; nhận xét, đánh giá ưu, khuyết điểm, mặt mạnh, mặt yếu,
triển vọng phát triển; dự kiến phân công công tác.

(iii) Ghi phiếu lấy ý kiến tín nhiệm.

Bước 3: Ban hành quyết định bổ nhiệm theo thẩm quyền hoặc trình cơ quan có
thẩm quyền xem xét quyết định.

Sau khi thống nhất xong chủ trương và sắp xếp nhân sự, cơ quan có thẩm
quyền sẽ ra quyết định bổ nhiệm cán bộ theo thẩm quyền quy định của Luật.

Mẫu quyết định bổ nhiệm nhân sự

 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc  lập – Tự do – Hạnh phúc

____________

................,ngày........, tháng......., năm.......

QUYẾT ĐỊNH

             V/v bổ nhiệm chức vụ                    

Giám đốc Công ty TNHH ..............................................................

- Căn cứ giấy phép thành lập của UBND Tỉnh/Tp .......................................

- Căn cứ điều lệ hoạt động của Công ty TNHH ...........................................

- Xét phẩm chất và năng lực của nhân viên .................................................  

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Nay bổ nhiệm Ông (Bà) ................................... giữ chức vụ ..........................

Kể từ ngày   …./ ……/ ……

Điều 2. Các Ông (Bà) phó giám đốc hành chính, và các bộ phận có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành quyết định này.

Điều 3. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Nơi nhận: Giám đốc

(Ký và đóng dấu)

5.1.1.2.Quy trình thuyên chuyển nhân lực

a. Sơ đồ
Người thực hiện Nội dung công việc Biểu mẫu được sử dụng

Trưởng bộ phận, Tờ trình về việc thuyên

nhân viên có yêu Nhu cầu thuyên chuyển. Đề xuất có thể
cầu. chuyển và đề xuất bằng miệng

Hồ sơ nhân viên,
P.NS Lập hồ sơ bảng đánh giá nhân
viên, tờ trình...

Các kế hoạch về
P.NS Công bố quyết định việc thuyên chuyển

P.NS Lưu hồ sơ

b. Thuyết minh sơ đồ

Bước 1: Nhu cầu thuyên chuyển và đề xuất

Dựa vào nhu cầu thuyên chuyển như đã nêu ở trên như: đổi công việc, đổi vị trí
làm việc,... mà trưởng bộ phận hay nhân viên có yêu cầu sẽ đề xuất nhu cầu thuyên
chuyển lên cấp lãnh đạo, quản lý có thẫm quyền xem xét. Nên viết tờ trình bằng tay
với lý do về việc thuyên chuyển để cấp trên xem xét. Hoặc với nhu cầu tạo động
lực mới, phát triển thì nhân viên cũng không cần phải làm tờ trình.
Bước 2: Lập hồ sơ
Khi đã được ban lãnh đạo chấp thuận thì chuẩn bị và lập hồ sơ về nhân viên
thuyên chuyển gồm có hồ sơ nhân viên, các bảng đánh giá nhân viên, tờ trình
thuyên chuyển,....
Bước 3: Công bố quyết định
 Tới đây là bước công bố về quyết định thuyên chuyển cho mọi phòng ban, cá
nhân có liên quan tới thuyên chuyển.
Bước 4: Lưu hồ sơ
  Phòng Nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ về việc thuyên chuyển như tờ trình (nếu có),
các quyết định về thuyên chuyển. Còn nếu nhân viên thuyên chuyển sang công ty
khác thì phòng nhân sự công ty kia còn cần phải lưu lại hồ sơ, bảng đánh giá, các
chứng chỉ,...

5.1.1.3.Quy trình thôi việc

a. Sơ đồ

Người thực hiện Nội dung công việc Biểu mẫu được sử dụng

HR-FM-16
NV nghỉ việc Gửi đơn xin thôi việc
HR-FM-22
BP Nhân sự
HR-FM-24

TP/TBP
TP Nhân sự Xem xét và phê duyệt

NV nghỉ việc

Tiếp nhận ĐXTV và

BP Nhân sự
hướng dẫn bàn giao

TP/TBP
HR-FM-17
NV nghỉ việc Bàn giao nghỉ việc, cam
HR-FM-18
Các phòng ban kết
HR-FM-19
liên quan
 Tiếp nhận và
BP Nhân sự HR-FM-20
kiểm tra thông
tin bàn giao

BP Nhân sự Quyết định thôi việc và HR-FM-21

giải quyết chế độ

Tư vấn chế độ BH, quyết toán thuế

BP Nhân sự HR-FM-23
TNCN

b. Thuyết minh sơ đồ

Bước 1: Gửi đơn xin thôi việc

Trường hợp 1: Nhân viên chấm dứt HĐLĐ với Công ty

- NV nghỉ việc hoàn thành Đơn xin nghỉ việc theo mẫu HR-FM-16
- Trình đơn xin nghỉ việc cho TP xem xét và phê duyệt

Trường hợp 2: Công ty không tái ký HĐLĐ với Nhân viên

- Căn cứ vào đánh giá và xác nhận từ TP/TBP về việc không tái ký HĐLĐ, BP
Nhân sự sẽ gửi thư thông báo chấm dứt HĐLĐ theo mẫu HR-FM-22 đến
nhân viên với thời gian báo trước theo quy định.

Trường hợp 3: Công ty thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ

 - Công ty muốn chấm dứt HĐLĐ với nhân viên, TP/TBP và P. Nhân sự sẽ thỏa
thuận trực tiếp với nhân viên. Sau khi đôi bên thống nhất và đồng ý chấm dứt
HĐLĐ, BP nhân sự sẽ tiến hành làm Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ theo mẫu
HR-FM-24
- Đối với trường hợp 2&3, Nhân viên nghỉ việc thực hiện tiếp bước 3 của quy
trình.

Bước 2: Xem xét và phê duyệt

- TP/TBP có trách nhiệm xem xét và phê duyệt trong vòng 02 (hai) ngày làm
việc từ ngày nhân Đơn xin nghỉ việc
- TP/TBP duyệt ngày làm việc cuối cùng theo Luật Lao động trên Đơn xin nghỉ
việc nếu có trường hợp đặc biệt ngoài Luật Lao động sẽ phải thảo luận với TP
Nhân sự.
- TP/TBP cần phải đánh giá và nhận định dự đoán những ảnh hưởng xấu có thể
xảy ra khi NV nghỉ việc và trao đổi với Nhân sự để có biện pháp và đề xuất
hướng giải quyết phù hợp.
- Chuyển Đơn xin nghĩ việc cho TP Nhân sự ký xác nhận

Bước 3: Tiếp nhận Đơn xin thôi việc

- BP nhân sự tiếp nhận ĐXTV kiểm tra tính hợp lệ và xác nhận với Nhân viên
nghỉ việc để lên kế hoạch bàn giao trước khi nghỉ việc.

Bước 4: Bàn giao nghỉ việc

- BP nhân sự sẽ hướng dẫn theo mẫu HR-FM-17 và gửi Biên bản Bàn giao
nghi án theo mẫu HR-FM-18 và HR-FM-19 cho NV nghỉ việc
- NV nghỉ việc tiến hành bàn giao nghỉ việc dưới sự hướng dẫn và giám sát của
TP/TBP mình và với các phòng ban sau để hoàn thành mẫu Bản giao nghỉ
việc mình.
1. BP Nhân sự để hoàn trả lại thẻ BHYT, BHSK (nếu có); hoàn trả các vật
dụng liên quan
 2. Phòng TCKT để giải quyết tất cả các khoản công nợ liên quan
3. TP/TBP: tiếp nhận bản giao hoặc chỉ định người nhận bàn giao. Hồ sơ dữ
liệu theo mẫu HR-FM-19
- Đối với những vị trí có làm việc với khách hàng đối tác bên ngoài thì NV
nghỉ việc gửi thư thông báo và bàn giao cho người mới đến các khách hàng
Đối tác mà NV nghỉ việc đang phụ trách ngay sau khi bản giao danh sách
khách hàng, đối tác.

Bước 5: Tiếp nhận và kiểm tra bàn giao

- Mẫu Bàn giao nghỉ việc có chữ kỷ đầy đủ của các phòng ban liên quan và của
TP/TBP phải được chuyển cho NV tiền lương chậm nhất là vào ngày làm
việc cuối cùng
- Vào ngày làm việc cuối cùng của NV nghỉ việc BP nhân sự sẽ tiến hành gửi
thư thông báo nghỉ việc theo mẫu HR-FM-20 cho toàn bộ công ty qua địa chỉ
email.

Bước 6: Quyết định thôi việc và giải quyết các chế độ nghỉ việc
BP nhân sự tiến hành các công tác sau:
 In QĐTV cho NV nghỉ việc theo mẫu HR-FM-21, trình ký và chuyển
cho NV nghỉ việc 01 bản vào ngày làm việc cuối cùng.
 Tổng kết lương và các chế độ nghỉ việc cho NV nghỉ việc.
 Tổng kết quả trình trích nộp Thuế TNCN trong năm Dương lịch hiện
tại tính đến thời điểm nghỉ việc.
 Chốt số BHXH (nếu có)

Tiền lương và phúc lợi của NV theo chế độ nghỉ việc chỉ được chi trả sau khi
NV đã hoàn thành đầy đủ việc bàn giao có chữ ký của đầy đủ các phòng ban liên
quan theo quy định trong mẫu Bàn giao nghỉ việc. Việc chi trả được tiến hành vào
kỳ chuyển lượng hàng tháng theo quy định.

Bước 7: Tư vấn Chế độ BH và Quyết toán thuế TNCN

- BP tiền lương sẽ tư vấn thông tin cho NV nghỉ việc về:
 Đăng ký hưởng các chế độ BHXH, BHTN theo mẫu HR-FM-23 nếu
có nhu cầu.
 Cách làm Quyết toán thuế TNCN nếu có thu nhập từ 2 nguồn lương.
- BP tiền lương có trách nhiệm cung cấp chứng từ khấu trừ Thuế TNCN cho
NV nghỉ việc chậm nhất là 01 (một) tháng kể từ ngày NV nghỉ việc.

5.1.1.4. Danh sách nhân viên thuyên chuyển và thôi việc

DANH SÁCH THUYÊN CHUYỂN CÔNG TÁC

ST Mã nhân Họ Vị trí Đơn vị Ngày Lý do Ngày
T viên và công công tác chuyển chuyển vào làm
tên việc công tác công tác

1 211071013 Phan Nhân Phòng 16/4/20 Chuyển 1/1/202

14-04
Thị viên Marketi 23 sang 2
Thơ marketi ng phòng
m ng tài chính
– kế
toán
2 211071012 Trần Nhân Phòng 16/4/20 Chuyển 1/10/20
98-07
Dươn viên Tài Tài 23 sang 22
g chính - chính - phòng
Nhật Kế toán Kế toán Marketi
Anh ng
3 211071012 Trần Nhân Phân 20/4/20 Chuyển 1/1/202
83-14 Thị xưởng
viên 23 sang 0
Cườn sản xuất
g Sản phòng
xuất bảo vệ
 DANH SÁCH NHÂN VIÊN THÔI VIỆC
ST Mã nhân viên Họ và Vị trí Đơn Ngày Lý Ngày vào
T tên công vị nghỉ việc do làm
việc công ngh
tác ỉ
1 21107101298 Nguyễ Nhân Phòng 16/4/202 25/10/201
-02
n Minh viên tài 3 7
Hoàng Tài chính
chính – kế
- Kế toán
toán
2 21107101283 Giàng Nhân Phân 20/4/202 1/1/2018
-11
A Lử viên xưởn 3
Sản g sản
xuất xuất
3 21107101308 Lê Mai Nhân Phòng 25/4/202 15/2/2012
-06 Linh
viên kinh 3
bán doanh
hàng