Prioriteiten stellen (timemanagement)

Leerdoel 1: Aan het einde van mijn stageperiode wil ik in staat zijn om wekelijks een goede
planning te maken waar ik mij wekelijks aan zou houden om zo niet meer in tijdsnood te
geraken.

Binnen deze stageperiode wil ik mijzelf verbeteren op het gebied van timemanagement. Hier ben
ik in het verleden vaak tegen de lamp gelopen. Ook tijdens de eerste weken stage kom ik erachter
dat ik het lastig vind om in te schatten welke taken prioriteit hebben. Ik heb tijdens mijn volledige
schoolloopbaan last gehad van uitstelgedrag. 
Al moet ik zeggen dat sinds ik ben begonnen aan de opleiding commerciële economie ik al flink
wat stappen heb gezet op dit gebied. Dan nog zie ik genoeg ruimte voor verbetering. Ik merk dat
timemanagement steeds belangrijker wordt. Vandaar dat ik hier tijdens mijn stage mee aan de slag
ga. Het uiteindelijke doel is om in de toekomst overzichtelijker te werk te gaan. 

Actie 1: Wekelijks een duidelijke planning maken met behulp van Outlook Agenda. 

Actie 2: Door gebruik te maken van sub-mapjes overzichtelijk te werk gaan. 

Mijlpaal: Altijd weten wat ik wanneer moet doen om zo altijd ervoor te zorgen dat mijn werk
zowel op tijd als kwalitatief wordt aangeleverd. 

Wekelijks een duidelijke planning maken met behulp van Outlook Agenda

Plan:

Om een goed beeld te krijgen van dit leerdoel heb ik eerst uitgebreid online onderzoek gedaan. Ik
heb de officiële website van Hogeschool Leiden onderzocht om meer te weten te komen over
effectieve planningsmethoden en prioritering. Tijdens het onderzoek werd al snel duidelijk dat het
gebruik van tools zoals kalenders en notitieboekjes cruciaal was om informatie georganiseerd te
houden en het planningsproces te vergemakkelijken. Ik besloot om vanaf nu een duidelijk weekplan
te maken met behulp van de Outlook-agenda. Het zorgt voor een gestructureerde en digitale
omgeving waar ik mijn taken en afspraken kan beheren. Het gebruik van een Outlook-agenda heeft
veel voordelen, zoals de mogelijkheid om eenvoudig taken en afspraken in te voeren, te bewerken en
te verwijderen, en de mogelijkheid om herinneringen en waarschuwingen in te stellen om u te
herinneren aan belangrijke deadlines en afspraken. Bovendien helpt het gebruik van de Outlook-
agenda me om mijn tijd efficiënter te beheren. Ik kan mijn taken en vergaderingen categoriseren,
prioriteren en plannen op basis van urgentie en belang. Op deze manier kan ik een realistische en
haalbare planning maken en voorkomen dat ik taken uitstel of belangrijke deadlines mis. Om het
maximale uit mijn Outlook-agenda te halen, werk ik mijn planning één keer per week bij. Ik reserveer
een bepaald moment, zoals elke vrijdagmiddag, waarop ik de taken en afspraken voor de komende
week bekijk en in mijn Outlook-agenda zet. Tijdens dit proces bekijk ik ook mijn huidige taken, breng
ik wijzigingen aan en voeg ik nieuwe taken toe op basis van de prioriteiten en doelen die ik wil
bereiken. Met dit plan in gedachten ga ik naar de volgende fase van de PDCA-cyclus.
Do:

Nu ik mijn plan helder heb gedefinieerd, is het tijd om de actie daadwerkelijk uit te voeren. In dit
'Do'-gedeelte zal ik de wekelijkse planning maken met behulp van de Outlook Agenda en
consistent bijwerken. Hieronder volgen de stappen die ik zal nemen:

1. Agenda-instellingen configureren: Ik zal de instellingen van mijn Outlook Agenda

configureren om deze aan te passen aan mijn voorkeuren en behoeften. Dit omvat het
instellen van de tijdzone, werkdagen, herinneringsvoorkeuren en andere relevante opties.

2. Taken en afspraken invoeren: Op het geplande moment, elke vrijdagmiddag, zal ik de tijd
nemen om mijn taken en afspraken voor de komende week te beoordelen en in te voeren in de
Outlook Agenda. Ik zal ervoor zorgen dat ik alle relevante details, zoals de titel, datum, tijd,
locatie en eventuele bijlagen, invoer voor elke taak of afspraak.

3. Prioriteiten stellen: Bij het invoeren van taken en afspraken zal ik ze prioriteren op basis van
hun urgentie en belangrijkheid. Ik zal aandacht besteden aan deadlines, belangrijke projecten en
andere criteria om de juiste prioriteiten te bepalen.

4. Categoriseren en labels toewijzen: Om mijn taken en afspraken gemakkelijker te kunnen

beheren, zal ik ze categoriseren en labels toewijzen in de Outlook Agenda. Ik kan categorieën
maken op basis van projecten, soorten taken of andere relevante criteria. Dit helpt bij het snel
vinden en filteren van specifieke taken en afspraken.

5. Herinneringen instellen: Om ervoor te zorgen dat ik op de hoogte blijf van belangrijke taken en
afspraken, zal ik herinneringen instellen in de Outlook Agenda. Dit zal mij helpen om op tijd te
handelen en te voorkomen dat ik iets belangrijks vergeet.

6. Regelmatig bijwerken: Gedurende de week zal ik regelmatig mijn Outlook Agenda bijwerken
om eventuele wijzigingen, nieuwe taken of afspraken toe te voegen. Als er onverwachte
wijzigingen optreden of nieuwe taken zich voordoen, zal ik ervoor zorgen dat ik deze direct in de
agenda bijwerk.

7. Evalueren en aanpassen: Aan het einde van elke week zal ik mijn wekelijkse planning
evalueren en reflecteren op de effectiviteit ervan. Als ik merk dat bepaalde taken niet goed zijn
gepland of als ik verbeteringen zie die kunnen worden aangebracht, zal ik de planning aanpassen
voor de volgende week.

Door deze stappen te volgen en consistent de Outlook Agenda te gebruiken, zal ik in staat zijn om
een duidelijke planning te handhaven en mijn taken en afspraken efficiënt te beheren. Het
uitvoeren van deze acties zal me helpen om mijn doelen te bereiken en mijn productiviteit te
verhogen.

Nu ik mijn plan heb uitgevoerd, is het tijd om over te gaan naar de volgende fase van de PDCA-
cyclus
Check:

Na het uitvoeren van de wekelijkse planning met behulp van de Outlook Agenda, is het
belangrijk om de effectiviteit van mijn aanpak te evalueren en te controleren of de beoogde
resultaten worden behaald. In deze 'Check'-fase zal ik de volgende stappen nemen:

1. Review van de planning:Aan het einde van elke week zal ik mijn wekelijkse planning in de
Outlook Agenda bekijken en beoordelen. Ik zal controleren of ik alle taken en afspraken
correct heb ingevoerd en of ze de juiste prioriteiten hebben gekregen.

2. Vergelijken met de werkelijkheid: Ik zal de planning vergelijken met mijn daadwerkelijke

uitgevoerde taken en afspraken gedurende de week. Ik zal nagaan of ik de geplande
activiteiten op tijd heb voltooid en of er eventuele afwijkingen waren ten opzichte van de
oorspronkelijke planning.

3. Resultaten en prestaties evalueren: Ik zal mijn behaalde resultaten en prestaties beoordelen

op basis van de planning. Ik zal kijken of ik mijn doelen heb bereikt, of er taken zijn blijven
liggen en of er ruimte is voor verbetering in termen van efficiëntie en productiviteit.

4. Analyseren van knelpunten: Als ik tijdens de week obstakels of knelpunten heb ervaren bij
het volgen van de planning, zal ik deze analyseren en identificeren. Ik zal nagaan waarom
deze knelpunten zijn ontstaan en welke acties ik kan ondernemen om ze in de toekomst te
vermijden of op te lossen.

5. Feedback en input verzamelen: Ik zal ook feedback en input verzamelen van relevante
belanghebbenden, zoals collega's of mijn leidinggevende, over de effectiviteit van mijn
planning en de impact ervan op mijn werk. Deze input kan waardevolle inzichten opleveren
en helpen bij het identificeren van eventuele blinde vlekken of verbeterpunten.

6. Lessen trekken en aanpassingen maken: Op basis van de evaluatie en analyse zal ik lessen
trekken uit mijn bevindingen. Ik zal eventuele aanpassingen en verbeteringen identificeren die
nodig zijn in mijn planning en werkwijze. Deze aanpassingen kunnen betrekking hebben op
prioriteiten, tijdsbeheer, communicatie of andere relevante aspecten.

Act:

In de onderstaande afbeeldingen is mijn outlook agenda zichtbaar zowel aan het begin als aan het
einde van dit leerdoel.

Fase 1:
Fase 2:

 
 
Door gebruik te maken van sub-mapjes overzichtelijk te werk gaan

Plan:

Om mijn timemanagementvaardigheden te verbeteren, heb ik besloten om gebruik te maken

van nieuwe hulpmiddelen, met name het organiseren van mijn taken en informatie in sub-
mapjes. Dit zal me helpen om overzichtelijk te werk te gaan en prioriteiten beter te stellen. Ik
plan ook om handige uitlegfilmpjes te bekijken om meer te leren over timemanagement.

Do:

Ik heb mezelf toegewijd aan het verbeteren van mijn timemanagementvaardigheden. Ik heb
verschillende uitlegfilmpjes bekeken en artikelen gelezen die nuttige tips en inzichten bieden.
Deze bronnen hebben me geholpen een beter begrip te krijgen van timemanagement en hoe ik
mijn tijd efficiënter kan beheren. Daarnaast heb ik mijn taken en informatie georganiseerd
door ze in sub-mapjes te plaatsen, waardoor ik een overzichtelijke structuur heb gecreëerd.

Check:

Tijdens het uitwerken van dit leerdoel heb ik gemerkt dat het bijhouden van alles in
nauwkeurige notities en sub-mapjes vrijwel onmogelijk maakt om iets te vergeten. Het
organiseren van mijn taken heeft me geholpen om een duidelijk overzicht te behouden en
prioriteiten beter te stellen. Ik kan nu gemakkelijk bepalen welke taken urgent zijn en welke
minder belangrijk, waardoor ik mijn tijd effectiever kan indelen.

Act:

Deze actie heeft me enorm geholpen bij het bereiken van mijn leerdoel. Door gebruik te
maken van sub-mapjes en het organiseren van mijn taken, ben ik gegroeid in het stellen van
prioriteiten en het behouden van overzicht. Ik ben nu beter in staat om te bepalen welke taken
ik eerst moet aanpakken en welke ik kan uitstellen. Dit heeft mijn
timemanagementvaardigheden aanzienlijk verbeterd en me geholpen om productiever te zijn
in mijn dagelijkse activiteiten.

Op basis van deze reflectie zal ik doorgaan met het toepassen van deze
timemanagementtechnieken en het bijhouden van mijn taken in sub-mapjes om mijn
productiviteit en efficiëntie verder te verbeteren.

Commerciële gesprekken

Leerdoel 2: Ik wil aan het einde van mijn stageperiode een dermate professioneel commercieel
gesprek kunnen voeren om zo mogelijke sponsoren te overtuigen om op vervolggesprek te
komen.

Binnen deze stageperiode wil ik mijzelf verbeteren in het voeren van commerciële gesprekken. Ik
denk van mijzelf dat ik hierin mijn slag kan slaan in de toekomst. Alleen is er altijd ruimte voor
verbetering. Ik merk ook dat het voeren van deze gesprekken steeds vaker terugkomt binnen mijn
studie.
Actie 1: Meekijken en tips ontvangen van collega’s die deze gesprekken voeren.
Actie 2: Zelf de commerciële gesprekken voeren.

Meekijken en tips ontvangen van collega’s die deze gesprekken voeren.

Plan:
Binnen mijn stage heb ik gemerkt dat het voeren van commerciële gesprekken, met name
telefonisch, een belangrijk aspect is waar ik graag beter in wil worden. Daarom heb ik
besloten om dit als een specifiek leerdoel te formuleren. Om dit doel te bereiken, wil ik graag
leren van mijn collega Kick Kerklaan, die veel ervaring heeft in het voeren van dergelijke
gesprekken. Mijn plan is om de komende tijd een aantal keer met hem mee te kijken en te
luisteren, zodat ik zijn aanpak en technieken kan observeren en hier van kan leren.

Do:
In de eerste weken van mijn stage heb ik de mogelijkheid gekregen om naast Kick te zitten
terwijl hij de ingevulde brochures telefonisch opvolgde. Tijdens deze meekijkperiode heb ik
actief geluisterd en aantekeningen gemaakt van de belangrijkste aspecten en technieken die
Kick toepaste. Ik was vooral geïnteresseerd in zijn benadering van de gesprekken, hoe hij
omging met potentiële klanten en hoe hij de waarde van onze producten of diensten
overbracht.

Check:
Door het meeluisteren en observeren heb ik waardevolle inzichten gekregen in het voeren van
commerciële gesprekken. Ik heb gemerkt dat Kick de nadruk legt op het opbouwen van een
persoonlijke band met de potentiële klanten voordat hij zich richt op de verkoop. Hij stelt
vragen om de behoeften en wensen van de klant te begrijpen, en hij neemt de tijd om te
luisteren en echt te communiceren. Deze benadering creëert vertrouwen en opent deuren voor
een succesvolle verkoop.

Act:
Deze meekijkperiode met Kick heeft me enorm geholpen bij het voorbereiden van de
volgende stap in dit leerdoel. Ik voel me nu beter voorbereid en zelfverzekerder om de
gesprekken zelf te gaan voeren. Ik ben van plan om de geleerde technieken en benaderingen
toe te passen, zoals het stellen van gerichte vragen, luisteren naar de klant en het opbouwen
van een persoonlijke relatie. Door dit in de praktijk te brengen, verwacht ik mijn
vaardigheden in het voeren van commerciële gesprekken verder te ontwikkelen.

Op basis van deze waardevolle ervaring en reflectie zal ik doorgaan met het actief voeren van
de gesprekken, waarbij ik de geleerde technieken toepas en mezelf blijf verbeteren. Ik zal
mijn voortgang nauwlettend volgen, feedback verzamelen en blijven leren van mijn collega's
en andere bronnen om mijn commerciële gespreksvaardigheden verder te versterken.

Zelf de commerciële gesprekken voeren.

Plan:

Tijdens mijn stageperiode heb ik een waardevolle kans gekregen om mijn commerciële
gespreksvaardigheden te ontwikkelen. Ik heb gemerkt dat het voeren van gesprekken met
potentiële sponsoren een effectieve manier is om mezelf op dit gebied te verbeteren. Om
optimaal te profiteren van mijn stage-ervaring, heb ik nauwlettend geobserveerd hoe mijn
ervaren collega's deze gesprekken aanpakken. Nu is het mijn bedoeling om hun aanpak in
mijn eigen gesprekken te integreren en zo mijn vaardigheden verder te versterken.

Do:

Na grondig te hebben meegekeken met mijn collega's was het eindelijk mijn beurt om
zelfstandig de brochures na te bellen. In eerste instantie voelde ik een zekere spanning. Ik
wilde immers niet falen terwijl mijn begeleiders toekeken, na alle waardevolle tips en
begeleidingsmomenten die ik had gekregen. Gelukkig had ik van mijn begeleiders de
aanbeveling gekregen om voor elk telefoongesprek een andere aanpak te hanteren. Tot mijn
verbazing verliep dit proces buitengewoon soepel. Na elk telefoongesprek kreeg ik soms nog
wat nuttige feedback van mijn begeleider. Over het algemeen voelde ik me redelijk
zelfverzekerd en vond ik het voeren van de gesprekken verrassend gemakkelijk gaan.

Check:

Na het uitvoeren van mijn taken zijn er een aantal waardevolle inzichten naar voren gekomen.
Gezien het feit dat ik talloze brochures heb na gebeld, richt ik me op twee specifieke
meetmomenten: het begin en het einde van mijn stageperiode. In de aanvangsfase merkte ik
dat ik soms even niet wist hoe ik verder moest in een gesprek. Gelukkig kreeg ik waardevolle
tips en aanwijzingen, en naarmate de weken vorderden, begon ik een duidelijke structuur te
ontwikkelen in mijn gesprekken. Ik ben ervan overtuigd dat ik aanzienlijke groei heb
doorgemaakt in mijn vermogen om commerciële gesprekken te voeren.

Act:

Ten slotte wil ik graag deze eerste PDCA-cyclus afronden. Het nabellen van brochures en het
voeren van gesprekken met potentiële sponsoren hebben naar mijn mening aanzienlijk
bijgedragen aan het behalen van mijn leerdoel. Bovendien heeft dit proces ook een positief
effect gehad op mijn vocabulaire en woordkeuze, waardoor ik mijn communicatieve
vaardigheden verder heb verbeterd. Ik kijk er met enthousiasme naar uit om in de toekomst
ook de vervolggesprekken te kunnen voeren, waarbij de daadwerkelijke verkoop een rol
speelt. Door dit proces heb ik het vertrouwen gekregen om deze uitdaging met succes aan te
gaan.
Reflectie

Ik wil deze reflectie graag toewijden aan hoe het heeft kunnen gebeuren dat er herkansing
nodig was. Natuurlijk vond ik het erg jammer om te horen dat ik delen van mijn
stageverslagen moest herkansen. Maar na het evalueren met Martin werd al snel duidelijk dat
dit zeker nodig was. Ik merk aan mijzelf dat wanneer iets goed klinkt in mijn hoofd dat ik al
snel denk dat dit dan op papier ook goed verwoord staat. Maar hier moet ik dan een stuk meer
aandacht aan besteden om dit ook voor andere leesbaar te maken. Ik snap dat mijn docent na
het eerste inlevermoment met nog te veel vragen zat om dit als voldoende te bestempelen. Ik
wil voor de toekomst op dit gebied ook meer eisen van mijzelf. Met het afstuderen in het
vooruitzicht moet dit niveau nog flink omhoog. Dit kan alleen door proberen om mijn
gedachtes eerst uitgebreider op papier te vermelden en ook vaker om feedback te vragen.
Wanneer Martin mij vertelde wat de verbeterpunten waren zag ik dit wel gelijk in. Daarom
zal ik in het afstudeerproces vaker om feedback vragen om mij heen. Van de leerdoelen zelf
heb ik enorm veel geleerd. Ik merkte dat ik aan het einde van mijn stageperiode enorm was
gegroeid op beide vlakken.