Tình huống trên gặp một số vấn đề trong quá trình lưu trữ và kiểm tra tài liệu,

gây ảnh hưởng đến việc tìm kiếm và trình bày báo cáo tài chính. Dưới đây là
phân tích các hạn chế và đưa ra giải pháp cho tình huống này:
Thành công:
Công ty không có quy trình rõ ràng và hệ thống quản lý lưu trữ chặt chẽ, dẫn
đến việc nhân viên không biết chính xác vị trí lưu trữ tài liệu quan trọng.
Việc không có quy trình rõ ràng và không có người chịu trách nhiệm giám sát
gây ra sự lơ là trong việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu.
Nhân viên mới (chị C) không hiểu rõ vị trí lưu trữ và không thực hiện việc
cắt tài liệu đúng vị trí. Đồng thời, nhân viên văn thư (chị B) đã không chỉ rõ
cho nhân viên mới và không kiểm tra lại công việc của cô sau khi hoàn thành.
Sự bất cẩn và thiếu trách nhiệm từ phía nhân viên đã gây ra việc để nhầm tài
liệu quan trọng vào tập tài liệu của bộ phận khác.
Khi nhân viên lưu trữ D kiểm tra kho lưu trữ, chị B đã tán gẫu với anh D và
không kiểm tra lại thứ tự sắp xếp của tài liệu. Điều này đã tạo điều kiện cho
việc lưu trữ không chính xác và tài liệu quan trọng không được đặt đúng vị
trí.
Thư ký không tiến hành kiểm tra tài liệu lưu trữ trước khi yêu cầu văn bản tài
liệu quy chế mới. Nếu có quy trình kiểm tra và xác nhận đúng đắn, thì việc
thiếu tài liệu quan trọng có thể được phát hiện sớm và khắc phục.
Giám đốc không đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý lưu trữ và không
kiểm tra việc lưu trữ tài liệu quan trọng. Sự thiếu lơ là và thiếu trách nhiệm từ
phía giám đốc đã gây ra việc mất mát tài liệu quan trọng.
Tóm lại, các nguyên nhân gây ra việc mất mát tài liệu quan trọng trong tình
huống trên gồm: thiếu hệ thống quản lý lưu trữ, thiếu sự chú ý và trách nhiệm
của nhân viên, thiếu sự kiểm tra và giám sát, thiếu quy trình kiểm tra và xác
nhận, và thiếu sự chịu trách nhiệm và giám sát từ giám đốc.
Nhờ sự nhẫm lẫn của nhân viên và sự cất giữ tài liệu sẽ tiết lộ những thong
tin bảo mật và có thể gây nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm và có thể dẫn đến
những người tham lợi mà cất của riêng.
Từ đó ta rút ra được những thành công như:
- Bộ phận kế toán đã lập BCTC theo yêu cầu của giám đốc
- Giám đốc đã duyệt và kí BCTC cho thấy sự chấp nhận và tin tưởng vào
báo cáo này
- Thư ký đã soạn thảo và đem tài liệu in ra cho giám đốc
- Nhân viên văn thư đã nhận tài liệu và đặt vào kho lưu trữ
Hạn chế:
1. Thiếu sự chuyên nghiệp trong quản lý và lưu trữ tài liệu: Nhân viên cũ
không chỉ rõ vị trí lưu trữ cho nhân viên mới, gây nhầm lẫn và sai sót. Chị B
không kiểm tra lại thứ tự sắp xếp của tài liệu khi nhận lại từ nhân viên mới.
2. Thiếu quy trình kiểm tra và quản lý tài liệu: Không có quy trình rõ ràng để
kiểm tra và sắp xếp tài liệu. Nhân viên D tán gẫu với chị B trong quá trình
kiểm tra, không thực hiện công việc một cách tập trung và cẩn thận.
3. Thiếu sự chú ý và cẩn trọng: Thư ký không phát hiện ra tình trạng thiếu tài
liệu trong quá trình trình bày báo cáo tài chính và chỉ phát hiện sau khi giám
đốc yêu cầu văn bản tài liệu quy chế mới.
Giải pháp:
1. Thiết lập quy trình rõ ràng: Xác định quy trình chi tiết cho việc lưu trữ,
kiểm tra và tìm kiếm tài liệu. Đảm bảo rõ ràng về vị trí, phân loại và sắp xếp
tài liệu trong quá trình lưu trữ.
2. Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đào tạo nhân viên văn thư về quy trình lưu
trữ và kiểm tra tài liệu. Nâng cao nhận thức về tính quan trọng của việc lưu
trữ và bảo quản tài liệu, đồng thời tăng cường sự chú ý và cẩn trọng trong
công việc.
3. Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra định kỳ tài liệu lưu trữ để đảm bảo
tính đầy đủ và sắp xếp đúng quy trình. Kiểm tra nên được thực hiện bởi nhân
viên không liên quan để đảm bảo tính khách quan.
4. Sử dụng công nghệ và hệ thống lưu trữ điện tử: Áp dụng công nghệ và hệ
thống lưu trữ điện tử để quản lý tài liệu một cách hiệu quả, tránh sai sót và sự
mất mát tài liệu. Đồng thời, đảm bảo sao lưu và bảo vệ tài liệu quan trọng.
5. Sự quản lý và giám sát chặt chẽ: Giám đốc và thư ký cần thực hiện sự quản
lý và giám sát chặt chẽ đối với việc lưu trữ và kiểm tra tài liệu. Đảm bảo thực
hiện quy trình đúng quy định và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi trình bày tài liệu
quan trọng.
6. Xây dựng văn hóa tổ chức về quản lý tài liệu: Tạo ra một văn hóa tổ chức
nhằm tăng cường ý thức và sự quan tâm đến việc lưu trữ và bảo quản tài liệu.
Khuyuyến khích sự chia sẻ thông tin, đào tạo và hỗ trợ lẫn nhau trong công
việc để tránh sai sót và mất mát tài liệu.
Tóm lại, để giải quyết tình huống này, công ty cần thiết lập quy trình rõ ràng,
đào tạo nhân viên, kiểm tra định kỳ, sử dụng công nghệ và hệ thống lưu trữ
điện tử, quản lý và giám sát chặt chẽ, và xây dựng văn hóa tổ chức về quản lý
tài liệu. Bằng cách thực hiện những giải pháp này, công ty có thể giảm thiểu
rủi ro và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ.