Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ CÁC TỔ CHỨC

I, TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC

1. Khái niệm và những đặc trưng cơ bản của tổ chức

-Tổ chức là một yếu tố cần thiết của xã hội loài người, từ xã hội sơ khai đến xã hội
hiện đại, vì tổ chức thực hiện được những việc mà các cá nhân không thể làm được.
-Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động
trong những hình thái cơ cấu nhất dinh dể dạt được những mục đích chung.
Ví dụ một gia đình, một doanh nghiệp, một trường đại học, một cơ quan nhà nước,
một đơn vị quân đội, một tổ chức tôn giáo, một đội thể thao...
- Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có thể có rất
nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại (theo sở hữu, theo mục
đích, theo sản phẩm, theo mối quan hệ...). Tuy khác nhau về nhiều mặt nhưng các tổ
chức đều có những đặc điểm chung cơ bản sau đây:
+ Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích
tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây chính là yếu tố cơ
bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể
khác nhau - quân đội tồn tại dể bảo vệ đất nước, các cơ quan hành chính tồn tại để
điều hành công việc hàng ngày của đất nước, các doanh nghiệp tồn tại để sản xuất
kinh doanh nhằm đem lại lợi ích cho các chủ sở hữu - nhưng không có mục đích thì tổ
chức sẽ không còn lý do để tồn tại.
+ Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người (một tập thể). Những
người đó có chức năng nhất định trong hoạt động của tổ chức, có quan hệ với nhau
trong những hình thái cơ cấu nhất định.
+ Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích - các kế
hoạch. Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục
đích, không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển có hiệu quả.
+ Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục
đích của mình. Các tổ chức, bất kỳ loại gì, vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay
nhỏ, đều dùng đến bốn nguồn lực chủ yếu: nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin.
+Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. Một
doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc và thông tin từ
những nhà cung cấp; cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà nước;
cần hợp tác hoặc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác; cần các hộ gia đình và các tổ
chức mua sản phẩm và dịch vụ của họ.
+Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối
hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để
đạt được mục đích với hiệu quả cao. Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ
chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức có thể sẽ gặp lúng túng.
2. Các hoạt động cơ bản của tổ chức
Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ phụ thuộc vào mục đích tồn tại,
lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội, quy mổ, phương thức hoạt động được chủ
thể quản trị lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác. Tuy nhiên mọi tổ chức đều phải
thực hiện các hoạt động theo một quá trình liên hoàn trong mối quan hệ chặt chẽ với
môi trường. Các hoạt động đó là:
- Tìm hiểu và dự báo những xu thế biến động của môi trường để trả lời những câu hỏi:
Môi trường đòi hỏi gì ở tổ chức? Môi trường tạo ra cho tổ chức những cơ hội và thách
thức nào? Trong thế giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường được
coi là hoạt động tất yếu đầu tiên của mọi tổ chức.
- Tìm kiếm và huy động các nguồn vốn cho hoạt động của tổ chức. Đó có thể là nguồn
vốn của những người tạo nên tổ chức, nguồn vốn có từ hoạt động có hiệu quả của tổ
chức hay nguồn vốn vay.
-Tìm kiếm các yếu tố đầu vào của quá trình tạo ra các sản
phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức như nguyên vật liệu, năng lượng
máy móc, nhân lực, ..., và chọn lọc, thu nhận các yếu tố đó.
- Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức - quá trình sản xuất.
- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng phục vụ của
tổ chức - các khách hàng.
- Thư được lợi ích cho tổ chức và phân phối lợi ích cho những người tạo nên tổ chức
và các đối tượng tham gia vào hoạt động của tổ chức.
- Hoàn thiện, đổi mới các sản phẩm, dịch vụ, các quy trình hoạt động cũng như tạo ra
các sản phẩm và dịch vụ mới, các quy trình hoạt động mới.
Đảm bảo chất lượng các hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức.
Có thể khái quát quá trình trên như sau:
 Không ngừng đổi
mới và đảm bảo
chất lượng

Nghiên cứu môi Có được các đầu Phân phối sản

Có được vốn Sản xuất Phân phối lợi ích
trường vào khác phẩm dịch vụ

Hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ gần gũi, ta thấy xuất hiện những lĩnh vực
hoạt động cơ bản của tổ chức như:
- Lĩnh vực marketing
- Lĩnh vực tài chính
Lĩnh vực sản xuất
- Lĩnh vực nhân sự
- Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển
- Lĩnh vực đảm bảo chất lượng