Professional Documents
Culture Documents
45K25.1 Ngân Phan-Thị-Thu
45K25.1 Ngân Phan-Thị-Thu
Để hoàn thành được kì kiến tập môn học cũng như bài báo cáo này, em xin
chân thành cảm ơn tất cả các anh chị cán bộ, nhân viên Công ty TNHH Khu Biệt Thự
Nghỉ Dưỡng Cao Cấp SUNRISE đã tạo điều kiện thuận lợi nhất, cũng như đã nhiệt
tình chỉ bảo, giúp đỡ em hết mình ngay từ những ngày đầu bước chân vào môi trường
kiến tập doanh nghiệp.
Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các anh/chị trong bộ phận mua sắm cùng
những anh chị trong công ty đã nhận em vào đơn vị, cũng như đã trực tiếp và gián tiếp
hướng dẫn tận tình, chu đáo những kiến thức thực tế mà em chưa gặp ở giảng đường,
tạo điều kiện cho em tiếp xúc thực tế nhiều hơn với quy trình hoạt động của doanh
nghiệp cũng như ngành nghề.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Đình Long đã tận tâm hướng dẫn qua
từng buổi thảo luận và giúp em bổ sung thêm kiến thức và chuyên môn còn thiếu để
hoàn thành tốt nhất bài báo cáo kiến tập của mình. Nếu không có những lời hướng
dẫn, dạy bảo của cô thì bài thu hoạch này của em rất khó có thể hoàn thiện được.
Trong quá trình kiến tập và làm bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những sơ
suất, thiếu sót, mong thầy cô và toàn thể anh chị công ty hiểu và thông cảm, chỉ bảo
tận tình giúp tôi để em có thêm nhiều kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này. Rất
mong được sự động viên, góp ý từ thầy cô và anh chị.
Lời cuối, em xin chúc thầy cô mạnh khỏe, thành công trong con đường giảng
dạy. Chúc toàn thể anh chị nhân viên công ty sức khỏe dồi dào, làm việc hiệu quả.
Chúc Công ty TNHH Khu Biệt Thự Nghỉ Dưỡng Cao Cấp SUNRISE sẽ thành công
hơn trong tương lai.
2
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU & CHỮ VIẾT TẮT .............................................. 5
DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH .............................................................. 6
I. Hồ sơ công ty .................................................................................................. 7
1. Thông tin chung .............................................................................................. 7
2. Lịch sử hình thành và phát triển ..................................................................... 7
3. Giá trị cốt lõi ................................................................................................... 8
4. Sơ đồ bộ máy tổ chức ..................................................................................... 8
5. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp....................................... 10
5.1. Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú ........................................................ 10
5.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống ...................................................... 11
5.3. Các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác..................................................... 13
6. Khách hàng ................................................................................................... 14
7. Kết quả hoạt động kinh doanh ...................................................................... 14
8. Giới thiệu về vị trí kiến tập và nhiệm vụ của TTS mua sắm ........................ 15
8.1. Giới thiệu .................................................................................................... 15
8.2. Nhiệm vụ kiến tập ...................................................................................... 15
II. Tổng quan về chuỗi cung ứng gạo ST25 tại Premier Village Đà Nẵng ..... 15
1. Mô hình chuỗi cung ứng ............................................................................... 15
2. Các thành phần trên chuỗi cung ứng khu nghỉ dưỡng Premier Village Resort
Đà Nẵng ........................................................................................................ 16
2.1. Nhà sản xuất ............................................................................................... 16
2.2. Doanh nghiệp tư nhân Việt Hải .................................................................. 16
2.3. Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long ...................................... 17
2.4. Premier Village Danang Resort .................................................................. 18
2.5. Khách hàng ................................................................................................. 19
3. Các dòng dịch chuyển trong chuỗi ............................................................... 19
3.1. Dòng vật chất .............................................................................................. 19
3.2. Dòng thông tin ............................................................................................ 20
3.3. Dòng vốn .................................................................................................... 21
III. Quy trình nghiên cứu chuyên sâu ............................................................... 22
3
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
1. Giới thiệu quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm nội địa của khu nghỉ
dưỡng PVDR ................................................................................................ 22
2. Các bước trong quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm ...................... 23
IV. Tổng kết bài học thực tế .......................................................................... 28
1. Trải nghiệm thực tế ...................................................................................... 28
1.1. Tìm kiếm NCC mới và liên hệ chào giá..................................................... 28
1.2. Nhận và kiểm tra hàng hóa ......................................................................... 29
1.3. Nhập và xuất kho hàng hóa Beverage Inventory ....................................... 30
1.4. Kiểm kê kho cuối tháng ............................................................................. 31
1.5. Tiếp cận phần mềm MC ............................................................................. 31
1.6. Xây dựng tốt mối quan hệ với nhân sự PVDR .......................................... 31
2. Bài học rút ra ................................................................................................ 32
3. Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đặt ra ........................................ 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 36
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 37
NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI GIÁM SÁT TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP ................. 38
4
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU & CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Ý nghĩa
ĐH Đơn hàng
5
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH
Hình 1. Logo Premier Village Danang Resort.................................................... 7
Hình 2. Sơ đồ tổ chức tại Premier Village Đà Nẵng Resort (Nguồn: Bộ phận
nhân sự Premier Village Đà Nẵng) ..................................................................... 8
Hình 3. Bên trong 1 căn biệt thự nghỉ dưỡng PVDR........................................ 10
Hình 4. Nhà hàng hải sản Cá Chuồn Cồ ........................................................... 11
Hình 5. Nhà hàng Lemon Grass........................................................................ 12
Hình 6. Nautica Beach Club ............................................................................. 13
Hình 7. Các dịch vụ khác tại PVDR ................................................................. 14
Hình 8. Mô hình chuỗi cung ứng gạo ST25 ..................................................... 15
Hình 9. Xe giao hàng của DNTN Việt Hải ....................................................... 17
Hình 10. PO và hóa đơn mua bán của DNTN Việt Hải.................................... 18
Hình 11. Hình ảnh gạo ST25 nhận tại sảnh nhận hàng .................................... 19
Hình 12. Sự dịch chuyển của dòng vật chất ..................................................... 19
Hình 13. Sự dịch chuyển của dòng thông tin .................................................... 20
Hình 14. Sự dịch chuyển của dòng vốn ............................................................ 21
Hình 15. Quy trình mua hàng thực phẩm nội địa tại PVDR............................. 22
Hình 16. Purchase Request ............................................................................... 23
Hình 17. Phần mềm Oracle Hospitality Materials Control............................... 24
Hình 18. Đơn mua hàng (Purchase Order) ....................................................... 25
Hình 19. Purchase Order Receiving ................................................................. 27
Hình 20. PO trả nợ NCC Châu Cẩm Kỳ ........................................................... 28
6
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
I. Hồ sơ công ty
1. Thông tin chung
Tên công ty: Công ty TNHH Khu Biệt Thự Nghỉ Dưỡng Cao Cấp SUNRISE
Địa chỉ: 99 Võ Nguyên Giáp, Bắc Mỹ An, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng
Mã số thuế: 0401682254
Website: https://premier-village-danang.com/vi/
Email: H9530@accor.com
Premier Village Đà Nẵng Resort – Managed by Accor, là khu nghỉ dưỡng đẳng
cấp quốc tế hàng đầu Việt Nam. Nơi đây được hưởng rất nhiều lợi thế trong bãi biển, ngắm
cảnh, vui chơi gia đình cung cấp chỗ nghỉ sang trọng với hồ bơi vô cực ngoài trời và khu
vực bãi biển riêng nằm ở trung tâm thành phố Đà Nẵng.
Resort có 111 biệt thự hồ bơi với tầm nhìn ra vườn, có lối đi riêng ra biển hoặc
đối diện biển. Mỗi biệt thự từ 1 đến 4 phòng ngủ được trang bị hiện đại và có hồ bơi riêng
biệt.
2. Lịch sử hình thành và phát triển
Premier Village Đà Nẵng Resort chính thức hoạt động vào ngày 10/06/2015.
Trải qua 7 năm kể từ ngày chính thức hoạt động, Premier Village Resort đã thật
sự đạt được nhiều thành công và ngày càng đang trên đà phát triển. Có thể thấy rằng, tên
tuổi của Resort này đang đứng ở top đầu các Resort 5 sao sang trọng bật nhất tại Đà Nẵng
hiện nay.
7
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
3. Giá trị cốt lõi
“Chất Lượng”, “Đẳng Cấp”, “Khác Biệt” là những giá trị cốt lõi được Sun
Group đặt lên hàng đầu trong suốt chặng đường hình thành và phát triển.
4. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Được quản lý trực tiếp bởi Accor (Tập đoàn kinh doanh Resort đứng hàng thứ 3
trên thế giới), cơ cấu tổ chức của PVDR được tạo lập theo khuôn mẫu và quy tắt chung của
Accor.
Hình 2. Sơ đồ tổ chức tại Premier Village Đà Nẵng Resort (Nguồn: Bộ phận nhân sự
Premier Village Đà Nẵng)
General Manager là người chịu hoàn toàn các khía cạnh liên quan đến sự phát
triển và lớn mạnh của một Resort có những quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
- Trực tiếp xây dựng và thiết kế các chương trình, kế hoạch, chiến lược kinh
doanh định kỳ theo thời gian cho Resort (Tuần/tháng/quý/năm).
- Chịu hoàn toàn trách nhiệm về các vấn đề lãi – lỗ của Resort, chiến lược tiếp
thị quảng cáo, kinh doanh, quản lý ngân sách của Resort.
- Giám sát, quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động, kết quả làm việc của các bộ
phận, phòng ban, nhằm đảm bảo sự vận hành trơn tru cho Resort.
- Tiếp nhận và theo sát thực trạng kinh doanh của Resort.
8
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
- Xây dựng các tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ cung cấp. Thiết kế chương
trình cụ thể để đào tạo, hướng dẫn, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ của
Resort.
Bộ phận kế toán: Vai trò của bộ phận này là kiểm soát biến động tài chính
Resort, hỗ trợ ban giám đốc tối ưu chi phí, quản lý rủi ro cũng như hoạch định chiến lược
kinh doanh. Các công việc cụ thể bao gồm lập hóa đơn cho khách hàng, theo dõi và tập hợp
các khoản phải thu, đối chiếu tài khoản, xử lý các khoản phải trả, hợp nhất nhiều đơn vị
thuộc sở hữu chung, lập ngân sách , báo cáo tài chính định kỳ cũng như phân tích tài chính.
Ngoài ra, bộ phận tài chính – kế toán cũng hỗ trợ tìm nguồn vốn, theo dõi và quản lý thu
chi của Resort. Từ đó giúp quản lý Resort nắm rõ hoạt động kinh doanh và có những điều
chỉnh kịp thời.
Bộ phận mua sắm: Thực tế, phòng mua sắm của Resort thuộc bộ phận Kế toán,
có chức năng tìm kiếm nguồn hàng, mua sắm tất cả các mặt hàng cho Resort với mức giá
và chất lượng tốt nhất. Nhiệm vụ của phòng mua sắm bao gồm:
Bộ phận hành chính – nhân sự: Chịu trách nhiệm thu nhận, sử dụng, đào tạo
và phát triển nguồn nhân lực của Resort. Vai trò của bộ phận nhân sự cũng liên quan đến
việc tạo nên một hệ thống nội bộ công bằng và khách quan, nhằm thúc đẩy tính minh bạch
và cởi mở trong giao tiếp tổ chức. Bộ phận hành chính – nhân sự cũng đóng vai trò là tiếng
nói tiến bộ trong hệ thống chung và cố gắng đảm bảo tính cạnh tranh giữa các bộ phận khác
và các nhân viên trong bộ phận.
9
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
5. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Hiện tại, hoạt động kinh doanh của PVDR bao gồm:
Đây là hoạt động cơ bản nhất của khu nghỉ dưỡng chi phối đến các hoạt động
khác trong Resort, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của PVDR.
Với mô hình khu nghỉ dưỡng được thiết kế và xây dựng hiện đại, sang trọng
cùng với không gian hướng ra biển Mỹ Khê đã thu hút được sự chú ý của khách hàng trong
nước và ngoài nước. Ngoài ra, bên cạnh cơ sở vật chất thì đội ngũ nhân viên của PVDR
cũng được đào tạo kỹ lưỡng, với tinh thần làm việc vui vẻ, thoải mái nên luôn mang lại cho
khách hàng một trải nghiệm tuyệt vời khi lưu trú tại đây. Điển hình là câu khẩu hiệu “Xin
chào!” mỗi khi gặp mặt nhân sự hay khách hàng đã để lại ấn tượng sâu sắc cho khách hàng
sử dụng dịch vụ, luôn là điểm được đánh giá cao mỗi khi khách hàng để lại bài đánh giá ở
trên các trang mạng xã hội.
10
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
5.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống
Bên cạnh nghỉ dưỡng thì ăn uống là một phần không thể thiếu, hoạt động kinh
doanh ăn uống chiếm vị trí không hề nhỏ trong tổng doanh thu của khu nghỉ dưỡng PVD,
đứng vị trí thứ hai xếp sau hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú. Để hoạt động kinh doanh
ăn uống tồn tại và phát triển, PVDR sở hữu đội ngũ đầu bếp với tay nghề được đánh giá
thuộc top đầu và đã được khách hàng khen ngợi nhiều sau khi sử dụng dịch vụ ăn uống tại
đây.
➢ Nhà hàng hải sản Cá Chuồn Cồ: Không gian của nhà hàng được xây dựng
hiện đại, thoải mái, view thoáng đãng nhìn ra phía biển. Tại đây cung cấp thực đơn với các
món ăn chuyên về hải sản tươi sống. Nguồn nguyên liệu được cung cấp ngay trong ngày
nên đảm bảo chất lượng tuyệt đối, nhà hàng cũng cung cấp dịch vụ đặt bữa ăn riêng, đặt
tiệc tổ chức sự kiện…
➢ Nhà hàng Lemon Grass: Lemon Grass chính là chốn dừng chân cho những
người sành ẩm thực Việt Nam, Châu Á và cả món Tây độc lạ. Nơi đây có đầy đủ từ món
ăn truyền thống cho tới các món thượng hạng của quốc tế. Đặc biệt hơn, hương vị của các
11
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
món ăn đều thơm ngon, được chế biến bởi những đầu bếp hàng đầu tại khu nghỉ dưỡng
Premier Village Danang. Thêm vào đó, LemonGrass có cả không gian trong nhà và bên
cạnh hồ bơi cho du khách tự do lựa chọn.
➢ Nautica Beach Club: Trong chuỗi nhà hàng resort tại Premier Village
Danang, Nautica Beach Club là chốn dừng chân của rất nhiều vị khách yêu thích hương vị
của biển cả, nhằm thưởng thức một bữa ăn độc đáo trong khi ngắm biển. Một số món ăn
nổi bật trong thực đơn của Nautica Beach có thể kể đến như: bánh mì kẹp đặc biệt, cánh
gà, bánh burger nhân thịt gà hoặc thịt bò,.. Ngoài ra, quầy bar Nautica với nhiều hương vị
Cocktail nhiệt đới hứa hẹn mang lại cho du khách cảm giác sảng khoái khó quên.
12
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 6. Nautica Beach Club
Trong khuôn viên Resort có Sứ Spa, Kids Club, phòng Gym và các dịch vụ bổ
sung như: giặt là, gọi xe taxi cho khách, tổ chức hội nghị, tiệc cưới ngoài trời,...
13
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 7. Các dịch vụ khác tại PVDR
6. Khách hàng
Khách hàng của Resort được chia thành 2 nhóm:
Du khách nghỉ dưỡng: Hầu hết khách hàng của Resort sẽ là du khách nghỉ dưỡng,
họ sẽ dử dụng các dịch vụ, tiện ích có sẵn tại Resort.
Các nhà đầu tư: Đây là nhóm đối tượng có nhu cầu rất lớn về lợi nhuận lớn trong
kinh doanh, họ tìm hiểu những tiềm năng để đầu tư và mang lại lợi nhuận cao cho hoạt
động kinh doanh Resort.
7. Kết quả hoạt động kinh doanh
Trở lại hoạt động sau đợt dịch đầu năm 2022, giai đoạn quý II/2022 ghi nhận
tổng doanh thu là 50 tỷ đồng, tăng 5% so với cùng kỳ năm 2021. Kỷ lục doanh thu này
được đóng góp bởi sự tăng trưởng của tất cả các bộ phân, đặc biệt là bộ phận Marketing và
F&B.
14
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
8. Giới thiệu về vị trí kiến tập và nhiệm vụ của TTS mua sắm
8.1. Giới thiệu
Vị trí kiến tập: Nhân viên mua sắm
II. Tổng quan về chuỗi cung ứng gạo ST25 tại Premier Village Đà
Nẵng
1. Mô hình chuỗi cung ứng
15
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
2. Các thành phần trên chuỗi cung ứng khu nghỉ dưỡng Premier Village
Resort Đà Nẵng
2.1. Nhà sản xuất
Gạo ST25 hay còn được gọi là gạo thơm Sóc Trăng, là kết quả nghiên cứu suốt
20 năm của kỹ sư Hồ Quang Cua. Giống ST25 là thế hệ mới nhất của dòng lúa thơm lừng
danh với nhiều phẩm chất được xếp vào hàng "thượng hạng".
Nhà máy sản xuất Gạo ST25 với quy trình sản xuất gạo với công nghệ tiên tiến,
hiện đại của châu Âu cho ra những hạt gạo đẹp, sạch và chất lượng cao.
Từ việc tuyển chọn hạt giống cho đến việc gieo trồng đều tuân thủ các nguyên
tắc nghiêm ngặt của quy trình sản xuất gọa Organic để cho ra hạt cao sản sạch và an toàn
sức khỏe. Quy trình sản xuất gạo ST25 đạt chuẩn bao gồm: Sấy thóc, tách vỏ, bảo quản và
đóng gói bao bì.
2.2. Doanh nghiệp tư nhân Việt Hải
Doanh nghiệp tư nhân Việt Hải có vai trò là trung gian phân phối trong chuỗi
cung ứng gạo ST25, có nhiệm vụ đưa sản phẩm từ nhà sản xuất ra ngoài thị trường và đến
tay khách hàng (Premier Village Danang Resort)
DNTN Việt Hải là nhà bán buôn chuyên mua bán thực phẩm gia vị Á, Âu (thực
phẩm đóng gói sẵn) cung cấp cho nhà hàng, khách sạn có địa chỉ doanh nghiệp tại 261 Trần
Phú, Phường Phước Ninh, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.
16
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 9. Xe giao hàng của DNTN Việt Hải
17
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
thực hiện đặt đơn hàng với nhà cung cấp thay PVDR. Các đơn hàng sau khi được duyệt sẽ
được gửi đến nhà cung cấp để soạn hàng và giao hàng như dự kiến.
Hình 10. PO và hóa đơn mua bán của DNTN Việt Hải
Gạo ST25 sau khi được giao đến khu vực nhận hàng của PVDR sẽ được anh
Anh Hoài (Thủ kho) ký vào biên bản giao nhận và tiến hành chuyển số hàng hóa gạo vào
kho Food Dry Inventory.
18
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 11. Hình ảnh gạo ST25 nhận tại sảnh nhận hàng
Dòng dịch chuyển từ nhà cung cấp (DNTN Việt Hải) đến Premier Village
Đà Nẵng:
19
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Bộ phận mua sắm sẽ tạo P/O (Purchasing Order) gửi đến TLS để được duyệt,
sau khi được duyệt P/O sẽ được gửi đến nhà cung cấp Việt Hải, sau khi Việt Hải thực hiện
tổng hợp đủ các sản phẩm trong P/O sẽ tiến hành gửi đến PVDR theo đúng ngày giao dự
kiến được ghi sẵn trong P/O.
Tuy nhiên, đối với những sản phẩm bị lỗi (bao bì bị thủng, đóng gói không đúng
quy cách, gạo bị ẩm mốc,...), phía PVDR sẽ không nhận mặt hàng đó và tiến hành trả về
cho nhà cung cấp để được đổi hàng như đúng yêu cầu.
Sau khi đã nhận đủ hàng hóa và kiểm tra đạt chuẩn chất lượng gạo mong muốn,
sản phẩm Gạo ST25 là mặt hàng thực phẩm chuyên dành để chế biến cho du khách nên sẽ
được gửi đến bộ phân F&B Ca Chuon để các đầu bếp chế biến thành các món ăn phục vụ
dịch vụ ăn uống cho du khách của Resort.
3.2. Dòng thông tin
Dòng thông tin sẽ là dòng hai chiều, thường thông tin sẽ bắt đầu từ khách hàng
(Ví dụ: Khách hàng đặt món ăn trước cho buổi tiệc đám cưới ngoài trời) sau đó sẽ là căn
cứ để lập nhu cầu cho các chủ thể trước, trong đó các chủ thể trao đổi với nhau các thông
tin cụ thể như sau:
Khách hàng ↔ Premier Village Đà Nẵng: - Thông tin về mức giá các gói nghỉ dưỡng
và các dịch vụ mà PVDR cung cấp
20
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Các thông tin được thực hiện trao đổi qua:
Email, điện thoại tổng đài PVDR, các trang
mạng xã hội Facebook, Instagram.
Premier Village Đà Nẵng ↔ Công ty - Thông tin về P/O và nhà cung cấp
TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long - Thông tin về bảng báo giá, công nợ
(TLS)
- Thông tin về tiến độ đơn hàng
Premier Village Đà Nẵng ↔ DNTN Việt - Thông tin về bảng báo giá
Hải - Các thông tin trên P/O (Tên mặt hàng, số
lượng, đơn giá, địa điểm giao hàng, ngày
giao hàng,...)
Dòng vốn là dòng chảy ngược từ khách hàng cho đến nhà cung cấp, trong đó:
Khách hàng sẽ chi trả tiền cho dịch vụ lưu trú và sử dụng dịch vụ cho PVDR, khách hàng
có thể thực hiện thanh toán tiền mặt hoặc dùng thẻ tín dụng để chi trả tiền cho PVDR; bộ
phận kế toán của PVDR sẽ thanh toán tiền hàng hóa bằng hình thức tạm ứng hoặc chuyển
khoản thanh toán sau hoặc cho nhà cung cấp.
21
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
III. Quy trình nghiên cứu chuyên sâu
1. Giới thiệu quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm nội địa của khu
nghỉ dưỡng PVDR
Về quy định của PVDR:
• PVDR sẽ thực hiện các đơn hàng:
➢ Đơn hàng có hóa đơn (chưa VAT) < 5 triệu
➢ Dịch vụ
➢ Thiết bị y tế
➢ Xăng, dầu, ga.
• Thăng Long sẽ thực hiện các đơn hàng:
➢ Hàng hóa thực phẩm
➢ Đơn hàng có hóa đơn (Chưa VAT) ≥ 5 triệu
➢ Mua hàng hóa có lắp đặt đơn giản và nhanh chóng
Tại PVD, hàng hóa nội đia được phân ra thành 2 loại bao gồm: hàng hóa phi
thực phẩm có giá trị hóa đơn dưới 5 triệu đồng, đơn hàng thực phẩm và hàng hóa phi
thực phẩm có giá trị hóa đơn trên 5 triệu đồng.
Đối với các mặt hàng có giá trị hóa đơn trên 5 triệu và đơn hàng thực phẩm,
Resort sẽ gửi PO về cho Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS) và TLS sẽ
là bên đại diện mua hàng thay PVD. Còn lại các mặt hàng có giá trị hóa đơn dưới 5 triệu sẽ
được PVD liên hệ mua hàng trực tiếp qua các nhà cung cấp.
Hình 15. Quy trình mua hàng thực phẩm nội địa tại PVDR
22
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
2. Các bước trong quy trình mua sắm các mặt hàng thực phẩm
Đối với các đơn hàng thực phẩm đều phải được mua thông quan Công ty TNHH
Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS).
Khi có nhu cầu mua sắm, các bộ phận cần mua hàng thực hiện tạo PR gửi cho
phòng mua sắm và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt:
➢ Bộ cần mua sắm hàng hóa: Thực hiện tạo PR trên phần mềm MC (Oracle
Hospitality Material Control) theo từng mã sản phẩm phù hợp.
➢ Phòng mua sắm: Thực hiện gửi PR cho các cấp có thẩm quyền để được duyệt.
Đối với mặt hàng thực phẩm, PR phải được duyệt bởi bếp trưởng (bếp trưởng
Nam Lê).
➢ PR sau khi được duyệt: Bộ phận mua sắm chuyển cho TLS thực hiện mua sắm.
Ở giai đoạn này, bộ phận có nhu cầu mua hàng cần làm rõ với bộ phận mua hàng
về chi tiết mặt hàng cần mua, ví dụ về kích thước, số lượng, quy cách bao bì, hoặc ghi chú
về nhận diện sản phẩm để không đặt hàng nhầm tốn thời gian với những đơn hàng giao bị
sai.
23
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 17. Phần mềm Oracle Hospitality Materials Control
Sau khi được duyệt PR, Thăng Long sẽ là bên thay PVDR thực hiện việc tìm
báo giá và nhà cung cấp, sau đó tổng hợp gửi về cho bộ phận mua sắm của PVDR để được
chọn ra NCC tốt nhất. Trong đó, so sánh báo giá sẽ dựa trên các tiêu chí sau: so sánh chất
lượng, thông số sản phẩm, mức giá, thời gian giao hàng dự kiến,...
Các nhà cung cấp thường cung cấp hàng hóa cho Resort bao gồm: Mega MM,
Anh Yến, Đạt Phú Nguyên, Asia Fine Food, Tú Anh Thu, Hiền Liên, Vân Long Tuyết, Ân
Nam, Đại Tân Việt, Gia Trương Phúc Đà Thành, Châu Cẩm Kỳ, ATLAS, Classic Fine
Food, Việt Hải, Hiếu Nhã, Xướng Hương, Hoài Giang Xanh, Genki, Đắc Vinh, Nguyên
Uyên Bảo,…
Tiếp theo, sau khi nhận được thông tin từ TLS về thông tin ĐH và NCC thì bộ
phận mua sắm sẽ lập PO và trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt, đồng thời thực hiện
việc lập PO trên phần mềm MC theo mã số PO phù hợp nếu PO đã được phê duyệt.
24
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 18. Đơn mua hàng (Purchase Order)
Sau khi PO đã được phê duyệt, các bộ phận mua sắm gửi PO trực tiếp cho NCC
để thực hiện mua hàng. Trong bước này: Đối với các ĐH thực phẩm, bộ phận mua sắm gửi
PO cho NCC đồng thời gửi luôn thông tin cho khối cung ứng của Sungroup - TLS cùng
theo dõi (cc Email).
Bộ phận mua sắm căn cứ theo thông tin trên PO cùng với danh sách đặt hàng
(Order List) để theo dõi các đơn hàng dự án và cập nhật tiến độ nếu có bất cứ thay đổi nào
(Ví dụ: nhà cung cấp báo không đủ hàng để cung ứng, chỉ giao trước 50% hàng hóa vào
ngày giao hàng dự kiến đã thương lượng trước đó, số còn lại sẽ được bù sau khi NCC đã
có đủ hàng).
25
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Đối với các đơn hàng cần phải tạm ứng theo hợp đồng: PVDR tiến hành tạm
ứng cho NCC theo hợp đồng thỏa thuận. Trường hợp đối với các ĐH không cần thực hiện
tạm ứng: Chuyển qua bước 4 của quy trình.
Khi NCC chuyển giao hàng hóa đến Resort, bộ phận mua sắm tiến hành kiểm
tra hàng về số lượng, chất lượng hàng hóa, quy cách đóng gói đối với mặt hàng thực phẩm
khô, nhiệt độ bảo quản lạnh đối với các mặt hàng đông lạnh, tiêu chí nguyên liệu đã được
ban hành và ký xác nhận số lượng giao thưc tế. Đồng thời liên hệ đại diện bộ phận F&B,
Canteen, hoặc bộ phận có đặt hàng xuống tại sảnh nhận hàng để cùng kiểm tra hàng hóa,
ký kết và chuyển hàng hóa vào các kho thực phẩm. Chứng từ sau khi ký kết đầy đủ phải
bao gồm chữ ký của người giao hàng, người nhận kiểm hàng, bộ phận đặt hàng, trưởng
phòng mua sắm và bếp trưởng điều hành.
➢ Trường hợp hàng đạt yêu cầu: nhân viên nhận hàng và người đại diện bộ phận
mua hàng hóa đó ký PO để lưu trữ và ký biên bản giao nhận hàng hóa cho nhà
cung cấp.
➢ Trường hợp hàng không đạt yêu cầu: Nếu kiểm tra hàng hóa phát hiện hàng hóa
bị hư hỏng, ẩm mốc, đóng gói sai quy cách, nhiệt độ sản phẩm đông lạnh quá
cao không đảm bảo chất lượng, hàng hóa cận date (quá 2/3 thời gian kể từ ngày
sản xuất) thì bộ phận mua sắm lập biên bản, trả lại hàng hóa cho NCC và thông
báo với TLS qua Email.
Sau khi đã hoàn thành việc nhận hàng hóa và ký kết đầy đủ vào PO, bộ phận
mua sắm sẽ kết hợp với Cost Controller hoàn thiện đầy đủ chứng từ (Bao gồm: PO đầy đủ
chữ ký của các bên liên quan, hóa đơn mua bán của nhà cung cấp, Purchase Order
Receiving) gửi cho phòng kế toán để lập báo cáo tổng hợp để gửi cho công ty vào đầu tháng
tiếp theo để Thăng Long căn cứ kiểm tra và thống kê số liệu thanh toán.
26
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 19. Purchase Order Receiving
Bộ phận kế toán của PVDR thực hiện thanh toán công nợ cho Thăng Long sau
đó Thăng Long sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp dựa vào cam kết thanh toán giữa
Thăng Long và NCC.
Trong trường hợp có mặt hàng cần đặt gấp để kịp chế biến phục vụ khách hàng
trong ngày, bên bộ phận bếp sẽ liên hệ phòng mua sắm đặt hàng của những nhà cung cấp
cũ, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành gọi điện với nhà cung cấp để đặt hàng cần giao gấp, báo
nợ PO và sẽ trả sau.
Sau khi hàng giao đến sẽ có chứng từ là hóa đơn giao hàng nhà cung cấp được
ghi chú là “Nợ PO”. Để bộ phận bếp không quên đơn trả PO thì người nhận hàng nên chụp
hình hóa đơn cùng hàng hóa đó để gửi cho bộ phận bếp nhớ để trả PO. Sau khi bộ phận bếp
đã lên PO trả nợ thì sẽ được gửi cho nhà cung cấp. Thông hường các mặt hàng cần gấp sẽ
là các mặt hàng rau củ, thịt tươi sống và hải sản.
27
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 20. PO trả nợ NCC Châu Cẩm Kỳ
Tìm báo giá là công việc đầu tiên mà em được anh Phụng (người giám sát) giao
việc sau khi đã được giới thiệu tổng quan qua về DN và phòng mua sắm, việc tìm báo giá
là để em làm quen với việc tìm nhà cung cấp tiềm năng và so sánh giá dựa các tiêu chí chọn
nhà cung cấp.
28
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 21. Bảng báo giá từ NCC Phong Vũ
29
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 22. Nhận gas tại kho gas Nautica Beach Club
Khi các bộ phận nhà hàng F&B cần hàng thì sẽ xuất trình giấy đề nghị xuất kho
(Issues Request), em sẽ xuất kho theo đúng tên mặt hàng và số lượng và cập nhật vào Stock
Card.
30
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
Hình 23. Stock Card tại kho Beverage
31
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
tinh thần làm việc và được tiếp xúc với nhiều nhân sự em cảm thấy mình được rèn luyện
khả năng giao tiếp và kết nối mối quan hệ với những người mới.
Sau khi được trải nghiệm thực tế tại PVDR đặc biệt với vị trí nhân viên mua
sắm, em rút ra được bài học như sau:
i. Giấy tờ để lưu trữ hồ sơ rất quan trọng, nếu để lạc mất giấy tờ có thể ảnh hưởng
đến việc TLS sẽ không chấp nhận thanh toán.
ii. Hàng hóa khi nhận vào phải được kiểm tra thật kỹ càng, nếu vô tình nhận thiếu
hàng nhưng vẫn ký giấy đủ trả về NCC thì NCC sẽ không chịu đền bù thiệt hại
sau khi đã có chữ ký xác nhận từ người nhận hàng.
iii. Mọi thứ phải được trao đổi qua Email, một email có thể là căn cứ/bằng chứng
cho mọi sai sót về sau (Ví dụ: bên mua sắm đã email đầy đủ thông số kỹ thuật
về chiếc tủ lạnh tuy nhiên NCC vẫn giao sai, khi đó bên mua sắm sẽ không
nhận số hàng đó và có thể in email ra và báo về NCC để NCC thu hồi số hàng
hóa giao sai đó).
3. Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đặt ra
KT1 Mô tả được chuỗi cung Đạt kỳ vọng – Tham gia việc nhận các mặt hàng
ứng hàng hóa đối với các hóa hàng ngày cho Resort tại sảnh
mặt hàng nội địa của nhận hàng.
Resort – Tìm hiểu quy trình mua sắm các
mặt hàng thực phẩm nội địa tại
PVDR.
32
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
– Tìm hiểu thông tin về nhà cung
cấp để hoàn thành chuỗi cung ứng.
KT2 Phân tích được hoạt động Đạt kỳ vọng – Tìm hiểu tài liệu về quy trình
mua sắm tại Resort mua hàng của tập đoàn Sungroup
và Premier Village Đà Nẵng
Resort.
KT3 Hiểu quy trình nhập và Đạt kỳ vọng – Tham quan kho thực phẩm, kho
xuất kho hàng hóa nước đóng chai, kho lạnh và kho
kỹ thuật.
KN1 Đọc hiểu chứng từ liên Đạt kỳ vọng – Tìm hiểu nội dung đơn đặt hàng
quan đến hàng hóa (PO), hóa đơn giá trị gia tăng, đọc
hợp đồng mua bán đối với các mặt
hàng có giá trị lớn.
33
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
của hóa đơn vào Bank Payment
Voucher và giấy ủy nhiệm chi.
KN2 Sử dụng thành thạo Đạt kỳ vọng – Lên hợp đồng sửa xe Buggy gửi
Excel/Word cho anh Phụng, cập nhật tiến độ
đơn hàng bằng file Excel.
KN3 Thành thạo các thao tác Đạt kỳ vọng – Anh phụng hướng dẫn các thao
trong sử dụng phần mềm tác thêm/cập nhật code đơn hàng
quản lý đơn hàng của trên phần mềm MC của Resort.
Resort – Ghi chép nhật ký nhập hàng (ghi
chép tên mặt hàng, số lượng, tên
nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ
DN. Ngày và thời điểm nhận hàng
hóa)
TĐ1 Xây dựng tinh thần làm Đạt kỳ vọng – Ghi chép lại những điều còn thắc
việc nghiêm túc và sẵn mắc để hỏi các anh chị trong phòng
sàng học hỏi, tiếp thu mua sắm.
những kiến thức mới
34
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
– Tham gia buổi họp cùng với chị
An – Financial Controller/General
Manager và tất cả các thành viên
phòng mua sắm bàn về kế hoạch
làm việc cho tháng 8/2022
TĐ2 Tuân thủ các nội quy và Đạt kỳ vọng – Tham gia thực tập tại đơn vị đúng
yêu cầu của doanh nghiệp giờ, luôn mang đồng phục và bảng
đưa ra tên khi đi thực tập tại doanh
nghiệp.
TĐ3 Xây dựng mối quan hệ tốt Đạt kỳ vọng – Tham gia sự kiện Heartists
đẹp với nhận sự tại doanh Gathering cùng toàn thể cán bộ
nghiệp nhân sự của Resort.
35
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Website Premier Village Đà Nẵng Resort – https://premier-village-danang.com/vi/
[2] Tài liệu nội bộ tập đoàn Sungroup – Quy trình mua hàng (SSC-QT01)
[3] Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, Nguyễn Phúc Nguyên, Lê Thị Minh Hằng, NXB
Đà Nẵng, 2017
36
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
KẾT LUẬN
Hoạt động kinh doanh khu nghỉ dưỡng là một loại hoạt động kinh doanh đã và
đang trên đà phát triển mạnh mẽ, đặc biệt tại thời điểm ngành du lịch Đà Nẵng đang dần
vực lại sau tổn thất từ đợt dịch kéo dài. Ngày nay, đời sống con người được cải thiện nhiều,
nhu cầu du lịch, giải trí, nghỉ ngơi ngày càng tăng cao. Để phục vụ nhu cầu đó, hoạt động
mua sắm đóng vai trò rất quan trọng trong việc cung ứng hàng hóa đảm bảo đủ sử dụng liên
tục cho các dịch vụ trong khu nghỉ dưỡng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Qua quá trình thực tập tại Premier Village Đà Nẵng Resort, được trải nghiệm
làm việc tại một khu nghỉ dưỡng 5 sao đẳng cấp quốc tế đã mang lại cho em nhiều trải
nghiệm tuyệt vời cùng với việc hái gặt được các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thực tế
bổ ích, những điều mà em chưa từng trải nghiệm trên giảng đường đại học. Đây cũng là
khoảng thời gian em được áp dụng những kỹ năng kiến thức mà mình học được vào thực
tế. Nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình từ thầy Trần Đình Long, anh Phụng giám sát thực tập, anh
chị phòng mua sắm cùng các nhân sự trong đơn vị thực tập, em đã kịp thời bắt nhịp được
công việc cùng áp lực công việc.
Trong quá trình thực tập, do còn nhiều bỡ ngỡ và chưa có nhiều kinh nghiệm
thực tế trước đó nên bài báo của em có thể không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
được anh chị phòng mua sắm và quý thầy cô góp ý, nhận xét để em có thêm bài học và tự
hoàn thiện hơn nữa về sau.
Nhìn chung, báo cáo này thể hiện những điều mà em đã trải nghiệm thực tế cùng
với kinh nghiệm mà em đúc kết được khi thực tập tại Premier Village Đà Nẵng Resort.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn công ty TNHH khu biệt thự nghỉ dưỡng cao cấp
SUNRISE và quý anh chị đồng nghiệp đã giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực
tập tại đây. Đặc biệt, em xin cám ơn thầy Trần Đình Long đã giúp đỡ em hoàn thành tốt
báo cáo đề án chuỗi cung ứng với đề tài: “NGHIÊN CỨU CHUỖI CUNG ỨNG VÀ QUY
TRÌNH MUA HÀNG THỰC PHẨM CỦA BỘ PHẬN MUA SẮM TẠI PREMIER
VILLAGE ĐÀ NẴNG RESORT”.
37
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
38
Phan Thị Thu Ngân – 45K25.1