ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO BÁO CÁO ĐỀ ÁN CHUỖI

ĐỀ ÁN CHUỖI CUNG ỨNG

CUNG ỨNG

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trương Duy Nhật Phương

Sinh viên thực hiện: Võ Lê Hữu Thắng
Lớp: 45K25.2
MSSV: 191121325266
Đơn vị thực hiện đề án: Công ty TNHH Khu Biệt Thự Nghỉ
Dưỡng Cao Cấp SUNRISE
 MỤC LỤC
A. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP......................................................................3

1. Giới thiệu tổng quan về công ty.................................................................................................3

1. Thông tin chung........................................................................................................................3

2. Lịch sử hình thành và phát triển...............................................................................................4

3. Sơ đồ tổ chức............................................................................................................................4

4. Nguồn nhân lực của công ty.....................................................................................................4

5. Các dịch vụ của công ty............................................................................................................5

6. Khách hàng...............................................................................................................................6

7. Kết quả tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.....................................................7

8. Giới thiệu về vị trí kiến tập và nhiệm vụ của TTS mua sắm....................................................7

B. MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH CHUỖI CUNG ỨNG SỮA VINAMILK CỦA

PREMIER VILLAGE ĐÀ NẴNG.................................................................................8

1. Sơ đồ chuỗi cung ứng.................................................................................................................8

2. Mô tả các chủ thể trên chuỗi.....................................................................................................8

3. Mô tả sự dịch chuyển của 3 dòng............................................................................................11

C. QUY TRÌNH MUA SẮM ĐƠN HÀNG NỘI ĐỊA MSPTT (DH MSPTT >= 5 triệu)
17

1. Sơ lược về hình thức mua sắm các mặt hàng nội địa ở Sun Group............................................17

2. Các bước trong quy trình mua sắm các đơn hàng MSPTT (GTHD >= 5 triệu)................18

D. TỔNG KẾT BÀI HỌC THỰC TẾ..............................................................................23

E. NGUỒN TRÍCH DẪN..................................................................................................24

1
 LỜI MỞ ĐẦU

Để hoàn thành được kì kiến tập môn học cũng nhƣ bài báo cáo này, em xin
chân thành cảm ơn tất cả các anh chị cán bộ, nhân viên Công ty TNHH Khu Biệt Thự
Nghỉ Dưỡng Cao Cấp SUNRISE đã tạo điều kiện thuận lợi nhất, cũng như đã nhiệt tình
chỉ bảo, giúp đỡ em hết mình ngay từ những ngày đầu bước chân vào môi trường thực tập
doanh nghiệp.

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các anh/chị trong bộ phận Purchasing cùng
những cô chú, anh chị trong công ty đã nhận em vào đơn vị, cũng như đã trực tiếp và gián
tiếp hướng dẫn tận tình, chu đáo những kiến thức thực tế mà em chưa gặp ở giảng đường,
tạo điều kiện cho em tiếp xúc thực tế nhiều hơn với quy trình hoạt động của doanh nghiệp
cũng như ngành nghề.

Em xin chân thành cảm ơn cô Trương Nhật Duy Phương đã tận tâm hướng dẫn
qua từng buổi thảo luận và giúp em bổ sung thêm kiến thức và chuyên môn còn thiếu để
hoàn thành tốt nhất bài báo cáo thực tập của mình. Nếu không có những lời hướng dẫn,
dạy bảo của cô thì bài thu hoạch này của em rất khó có thể hoàn thiện được.

Trong quá trình thực tập và làm bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những sơ suất,
thiếu sót, mong thầy cô và toàn thể anh chị công ty hiểu và thông cảm, chỉ bảo tận tình
giúp tôi để em có thêm nhiều kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này. Rất mong được
sự động viên, góp ý từ thầy cô và anh chị.

Lời cuối, em xin chúc thầy cô mạnh khỏe, thành công trong con đường giảng
dạy.

Chúc toàn thể anh chị nhân viên công ty sức khỏe dồi dào, làm việc hiệu quả.
Chúc Công ty TNHH Khu Biệt Thự Nghỉ Dưỡng Cao Cấp SUNRISE sẽ thành công hơn
trong tương lai.

2
 A. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

A. Giới thiệu tổng quan về công ty

B. Thông tin chung

Hình 1. Logo Premier Village Da Nang

Tên công ty: Công ty TNHH Khu Biệt Thự Nghỉ Dưỡng Cao Cấp SUNRISE

Tên viết tắt: Premier Village Resort

Địa chỉ: 99 Võ Nguyên Giáp, Bắc Mỹ An, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng

Mã số thuế: 0401682254

Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Trúc

Website: https://premier-village-danang.com/vi/

Email: H9530@accor.com

Premier Village Đà Nẵng Resort – Managed by Accor, là khu nghỉ dưỡng đẳng
cấp quốc tế hàng đầu Việt Nam. Nơi đây được hưởng rất nhiều lợi thế trong bãi biển,
ngắm cảnh, vui chơi gia đình cung cấp chỗ nghỉ sang trọng với hồ bơi vô cực ngoài trời
và khu vực bãi biển riêng nằm ở trung tâm thành phố Đà Nẵng.

Resort có 111 biệt thự hồ bơi với tầm nhìn ra vườn, có lối đi riêng ra biển hoặc
đối diện biển. Mỗi biệt thự từ 1 đến 4 phòng ngủ được trang bị hiện đại và có hồ bơi riêng
biệt.

3
 C. Lịch sử hình thành và phát triển

Khai trương vào năm 2014, Premier village Danang resort là điểm nghỉ dưỡng
được nhiều người biết đến khi du lịch Đà Nẵng .

Đây là khu nghỉ dưỡng cao cấp 5 sao rộng 15 ha với 111 căn biệt thự, có diện
tích từ 300m² – 1.000m² được thiết kế hiện đại, sang trọng, có tầm nhìn ra vườn, ra biển
hoặc đối diện biển. Dự án được khởi công vào giữa năm 2010 và Unicons là nhà thầu thi
công toàn bộ công tác kết cấu và Premier Village Đà Nẵng Resort chính thức hoạt động
vào ngày 10/06/2015.

Trải qua 7 năm kể từ ngày chính thức hoạt động, Premier Village Resort đã
thật sự đạt được nhiều thành công và ngày càng đang trên đà phát triển.

D. Sơ đồ tổ chức

Hình 2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức

E. Nguồn nhân lực của công ty

Về số lượng lao động và mức lương trung bình:

Tổng số cán bộ công nhân viên công ty năm 2021 của công ty là 136 người.
Trong đó có 5 phòng ban chức năng:

4
  General Manager - Tổng giám đốc: chính là tổng quản lý khách
sạn – là người chức vụ giữ quyền quản lý cao nhất resort với các vấn đề về tài
chính, điều hành – giám sát toàn bộ hoạt động hàng ngày của khách sạn và thường
báo cáo công việc trực tiếp cho chủ đầu tư hoặc chủ tịch.
 Human Resources - Bộ phận Nhân sự: là bộ phận nhân sự trong
các công ty, doanh nghiệp – có nhiệm vụ thiết lập các kế hoạch tuyển dụng nhân
viên; các chương trình đào tạo - bồi dưỡng năng lực cho nhân viên, đòi hỏi phúc
lợi cho nhân viên, đồng thời chịu trách nhiệm tuyển nhân lực casual hoặc chính
thức nếu vào mùa du lịch.
 Front Office - Bộ phận Lễ tân: Là bộ mặt của resort, thường được
đặt ở khu vực tiền sảnh là nơi khách hàng đến check-in, check-out, hỏi ý kiến và
giải thích các thắc mắc. Giúp khách hàng có trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch
vụ ở resort
 Finance - Bộ phận kế toán: là bộ phận quyết định các chiến lực về
dòng tiền ở resort, theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ
 Purchasing - Bộ phận thu mua: là 1 nhánh của phòng kế toán, chịu
trách nhiệm thu mua tất cả các mặt hàng cho resort với mức giá và chất lượng tốt
nhất. Nhiệm vụ của phòng mua sắm bao gồm tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà
cung cấp cho resort, khảo sát giá hàng hóa, thực hiện quy trình thu mua hàng hóa
và

Công ty xem con người là cội nguồn của sức mạnh, vì vậy Công ty luôn chú
trọng đến chế độ chính sách để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động. Thu
nhập bình quân của cán bộ công nhân viên năm 2021 là 17,9 triệu đồng/người/tháng
.

F. Các dịch vụ của công ty.

Premiere Village hiện tại đang kinh doanh các dịch vụ sau:

 Kinh doanh dịch vụ lưu trú

5
  Kinh doanh hoạt động ăn uống.
 Cung cấp dịch vụ Spa.
 Bán các sản phẩm quà lưu niệm tại cửa hàng trong khu nghỉ dưỡng
 Mang lại phương tiện giải trí đa dạng như bể bơi, phòng trò chơi cho trẻ em
 Cung cấp các dịch vụ đưa đón sân bay
 Cung cấp các dịch vụ giặt ủi quần áo, cho thuê dụng cụ nấu ăn có liên quan
 Cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện, tiệc cưới, hội nghị.

Hình 3. Phòng hội nghị ở Premiere Village

G. Khách hàng

Chủ yếu có 3 nguồn khách sử dụng các dịch vụ của Premier Village:

 Khách du lịch bao gồm khách du lịch trong nước và khách du lịch
quốc tế. Các vị khách này thường sẽ sử dụng hầu hết các dịch vụ tại khách sạn như
ăn uống, lưu trú, spa, nghĩ dưỡng, giải trí
 Khách tổ chức sự kiện: gồm những vị khách đi theo đoàn đến Resort
để tổ chức event như tổng kết cuối năm, teambuilding

6
  Khách ở ngắn ngày: đây là loại khách chỉ dừng chân ở Resort trong
vài ngày rồi tiếp tục di chuyển trong chuyến hành trình của họ

H. Kết quả tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

I. Giới thiệu về vị trí kiến tập và nhiệm vụ của TTS mua sắm

a) Giới thiệu

Vị trí kiến tập: Nhân viên Thu Mua

Thời gian kiến tập: từ ngày 11/07/2022 đến 11/09/2022

Người giám sát: Văn Phú Phụng

b) Nhiệm vụ kiến tập

 Hỗ trợ tìm kiếm phân tích thông số nguồn hàng, nhà cung cấp tốt
trên thị trường.
 Kiểm tra số lượng, chất lượng hang hóa được giao đến và phản ánh
với nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu.
 Đảm bảo số lượng hàng tồn kho và kiểm soát chất lượng cũng như
khớp trên hệ thống MC
 Đảm nhận các thủ tục kế toán như ủy nhiệm chi, hóa đơn VAT, bank
tranfer request để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp
 Dựa vào phần mềm Oracle hospotality kiểm tra lại chi phí, báo giá từ
nhà cung cấp

7
 B. MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH CHUỖI CUNG ỨNG SỮA VINAMILK
CỦA PREMIER VILLAGE ĐÀ NẴNG

1. Sơ đồ chuỗi cung ứng

Hình 4. Sơ đồ chuỗi cung ứng Sữa Vinamilk

J. Mô tả các chủ thể trên chuỗi

a) Nhà cung cấp

Đầu vào của công ty sữa Vinamilk gồm: nguồn nguyên liệu nhập khẩu, nguồn
nguyên liệu thu mua từ các hộ nông dân nuôi bò, nông trại nuôi bò trong nước và các thiết
bị máy móc.

 Nguồn nguyên liệu: Công ty thành lập các trung tâm thu mua sữa tươi có
vai trò thu mua nguyên liệu sữa tươi từ các hộ nông dân, nông trại nuôi bò và thực hiện
cân đo khối lượng sữa, kiểm tra chất lượng sữa, bảo quản và vận chuyển đến nhà máy sản
xuất.
 Thiết bị máy móc:

8
 Toàn bộ các sản phẩm của Vinamilk được sản xuất trên hệ thống máy móc
thiết bị hiện đại từ Thụy Điển, các nước Châu Âu – G7 và được kiểm soát chặt chẽ theo
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO do các công ty hàng đầu thế giới
chứng nhận xuất hàng.

Hình 5. Nhà máy sản xuất của Vinamilk

b) Nhà sản xuất

Nhà máy sản xuất sữa Vinamilk - nơi có vai trò tiếp nhận nguyên liệu sữa từ
trung tâm thu mua sữa hoặc từ các nhà cung cấp nguyên liệu sữa nhập khẩu và thực hiện
các giai đoạn sản xuất. Nguyên liệu sữa được trải qua một quá trình chuẩn hóa, bài khí,
đồng hóa và thanh trùng được đóng gói tạo ra sữa thành phẩm.

9
 Hình 6. Nhà máy của Vinamilk
c) Nhà phân phối – Toàn Thành Vinamilk

Nhà phân phối là những người dự trữ hàng hóa tồn kho từ nhà sản xuất và
tham gia vào việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng (có thể là nhà bán sỉ, những người
thường bán hàng theo khối lượng lớn tới một người kinh doanh khách)

d) Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng Long (TLS)

10
 Được thành lập năm 2007. Công ty TNHH Cung ứng hàng hóa Thăng
Long (TLS) là công ty con của Sun Group – là một trong những tập đoàn lớn tại

Hình 7. PO và POR của CNDN Toan Thanh Vinamilk

Việt Nam. Công ty có trách nhiệm duyệt nhà cung cấp, lấy báo giá, trình giá, cập
nhập báo giá hàng tháng và chịu trách nhiệm đặt hàng đối với các mặt hàng có
đơn giá >=5tr ( Chưa VAT). TLS sẽ nhận PO từ Premiere Village và thực hiện
đặt đơn hàng với nhà cung cấp.

e) Premier Village Da Nang Resort

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng – Purchase Request từ bộ phận F&B,
phòng thu mua sẽ tiến hành xử lý yêu cầu đơn hàng nội bộ và gửi cho TLS tìm
nhà cung cấp, báo giá, trình giá và tiến hành đặt hàng.

Sau khi Purchase Order (PO) được gửi đến NCC sau đó NCC sẽ lên
đơn hàng, tiến hành giao hàng đến khu vực Receiving của PVDR và được anh
Lành ( ) kí vào PO và chuyển hàng đã nhận vào kho lạnh của bếp để tiến hành
bảo quản ở nhiệt độ quy định.
11
 K. Mô tả sự dịch chuyển của 3 dòng

a) Dòng vật chất

Hình 8. Sự dịch chuyển của dòng vật chất

Dòng vật chất vận chuyển từ Nhà cung cấp đến Nhà sản xuất:

Các hộ nông dân, trang trại nuôi bò có vai trò cung cấp nguyên liệu sữa đầu
vào cho nhà máy sản xuất thông qua trạm thu gom sữa. Trước khi thu mua, sữa bò tươi
phải trải qua quá trình kiểm tra gắt gao. Sau khi được thu mua, sữa tươi nguyên liệu được
trữ lạnh trong các xe bồn. Khi đến nhà máy lại được kiểm tra nhiều lần trước khi đưa vào
sản xuất. Nếu sữa không đạt các tiêu chuẩn về chất lượng được ký kết theo hợp đồng,
Vinamilk sẽ kiên quyết không thu mua và chỉ xem xét thu mua trở lại sau khi hộ chăn
nuôi đã khắc phục tình trạng chất lượng sữa. Thực tế, công ty đặt hàng nguyên liệu sữa
tươi với số lượng rất lớn và những hộ nông dân, trang trại nuôi bò mà công ty hợp tác có
uy tín lâu năm, chất lượng nguyên vật liệu được đảm bảo tuân thủ quy định về Quy chuẩn
kỹ thuật quốc gia đối với sản phẩm sữa tươi nguyên liệu do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn ban hành nên số lượng sữa tươi hư hỏng rất ít. Nếu trong quá trình

12
chế biến phát hiện hư hỏng thì công ty sẽ liên lạc với nhà cung cấp và có phương án đền
bù trong lần đặt hàng sau. Không có dòng vật chất từ Nhà máy sản xuất đến Nhà cung cấp
vì chi phí đổi trả lớn và số lượng hàng hóa hư hỏng rất ít.

Trong trường hợp các Nhà cung cấp nguyên liệu nhập khẩu hoặc bao bì không
cung cấp hàng hóa đúng thời gian trong hợp đồng, cung cấp hàng hóa kém chất lượng
không đạt yêu cầu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm thành phẩm hoặc các Nhà cung
cấp tăng giá cao đột ngột mà chưa có lý do thuyết phục thì Nhà sản xuất sẽ xem xét tiến
hành lựa chọn Nhà cung cấp khác.

Dòng vật chất vận chuyển từ nhà sản xuất đến nhà phân phối:

Sau khi nhà sản xuất sản xuất ra thành phẩm và đóng gói thành những hộp sữa.
Quy cách đóng gói là 12 lốc sữa/thùng, mỗi lốc gồm 4 hộp sữa có dung tích 180ml. Sau
đó, họ sẽ vận chuyển sản phẩm đến các nhà phân phối. Nhà phân phối sẽ nhận hàng về,
kiểm tra sản phẩm bên ngoài xem sản phẩm có bị lỗi hay quá hạn sử dụng và được quyền
đổi trả miễn phí.

Dòng vật chất vận chuyển từ nhà phân phối đến Premier Village:

Các nhà phân phối sẽ dựa trên đơn đặt hàng (PO) mà bộ phận mua sắm gửi
đến, sau đó sẽ pick hàng đúng mã và đúng số lượng, giao hàng theo dự kiến đến sảnh
nhận hàng của Resort, sau khi hàng hóa đến nơi sẽ được kiểm tra số lượng, chất lượng
đóng gói, hạn sử dụng,... và ký kết giấy xác nhận (sau khi kiểm tra đạt yêu cầu). Tiếp đến,
đại diện bộ phận bếp F&B sẽ tiến hành đẩy hàng hóa (Sữa Vinamilk) vào kho lạnh để bảo
quản ở nhiệt độ phù hợp, đảm bảo hàng hóa được giữ đúng chất lượng để chế biến món ăn
và phục vụ khách hàng.

13
 Hình 9. Hình ảnh hàng được giao vào kho

Hình 10. Hình ảnh sữa được bảo quản trên kệ

14
 Dòng vật chất dịch chuyển từ Premier Village đến khách hàng:

Sữa Vinamilk sau khi được bảo quản trong kho, sẽ được xuất kho theo yêu cầu
cho bộ phận F&B sử dụng để chế biến các món bánh như trên thực đơn nhà hàng hoặc
buffet cũng như phục vụ bữa ăn sáng cho du khách nghỉ dưỡng.

b) Dòng thông tin

Hình 11. Sự dịch chuyển của dòng thông tin

Thông tin trong chuỗi sẽ được cung cấp, trao đổi với nhau từ cả hai bên mua và
bán. Một chiều sẽ chạy từ phía những người bán đến những người mua và chiều thông tin
này cho người mua biết những thông tin liên quan đến việc số lượng sản phẩm mà người
bán có, chất lượng, giá của sản phẩm. Và chiều thông tin còn lại sẽ chạy hướng ngược lại,
nó cho người bán biết được số lượng sản phẩm mà người mua cần, chủng loại, cũng như
các yêu cầu hay ý kiến về chất lượng, giá cả của sản phẩm.
15
 Từ nhà sản xuất đến nhà cung cấp và ngược lại:

Các thông tin được trao đổi thông qua hotline, email, fax. Các thông tin bao
gồm: Dự báo nhu cầu đơn hàng, cập nhật tình hình giá cả cho các nguyên liệu mới, sự
biến động về nhu cầu và các thông tin về đặt hàng, hợp đồng, vận chuyển hàng hóa, thanh
toán, tồn kho.

Nếu hộ chăn nuôi không đồng ý hoặc không thể đáp ứng theo các điều khoản
của hợp đồng đã ký kết thì hộ chăn nuôi có thể chủ động chấm dứt hợp đồng và không
cần tiếp tục cung cấp sữa cho Vinamilk

Từ Nhà sản xuất đến Nhà phân phối và ngược lại:

Sau khi chế biến xong, nhà máy chế biến sẽ đưa thông tin đến nhà phân phối
để nhà phân phối nhận sản phẩm, đồng thời nhà phân phối cũng thông tin đến nhà máy
chế biến về các đợt nhận hàng, số lượng và quy cách đóng gói.

Từ Nhà phân phối đến Premier Village và ngược lại:

Sau khi nhận PR từ bộ phận F&B phòng thu mua sẽ tiến hành in PO và gửi
email thông báo số lương hàng hóa cũng như thời gian giao hàng cho nhà phân phối của
Vinamilk

Từ Premier Village đến khách hàng và ngược lại:

Premier Village sẽ đưa thông tin về khuyến mãi lên biển hiệu hoặc poster,
khách hàng sẽ nhận được thông tin và có thể đến sử dụng dịch vụ tại các nhà hàng trong
Resort Các thông tin được trao đổi thông qua hotline, Poster về các gói ưu đãi dịch vụ.

c) Dòng vốn

16
 Hình 12. Sự dịch chuyển của dòng vốn
Từ nhà phân phối đến nhà máy sản xuất: Vì nhà phân phối sẽ mua sản
lượng lớn nguồn cung từ nhà sản xuất nên họ thường sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển
khoản qua ngân hàng. Họ có thể thanh toán 1 lần hoặc có thể trả trước một khoản và nợ số
còn lại và tiền sẽ được thanh toán vào cuối mỗi tháng/mỗi quý tùy theo cam kết giữa đôi
bên.

Từ Premier Village đến TLS:  Premier sẽ thanh toán cho TLS vào đầu mỗi
tháng tiếp theo của tháng thanh toán. Để được thanh toán đầy đủ, phòng kế toán phải gửi
đầy đủ bộ hóa đơn bao gồm (Bank Payment Voucher, ủy nhiệm chi, hóa đơn giá trị gia
tăng, PO, bảng báo giá nếu có, giấy đề nghị tạm ứng). TLS sẽ kiểm tra và thanh toán đầy
đủ sau khi đã kiểm đủ bộ chứng từ thanh toán.

Từ Khách hàng đến Premier Village: Khách hàng sau khi sử dụng các dịch
vụ sẽ tiến hành thanh toán chi phí cho Resort. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt
hoặc thanh toán bằng thẻ tín dụng.

17
 C. QUY TRÌNH MUA SẮM ĐƠN HÀNG NỘI ĐỊA MSPTT (DH MSPTT
>= 5 triệu)

1. Sơ lược về hình thức mua sắm các mặt hàng nội địa ở Sun Group.

Về hình thức mua sắm ở Sun Group sẽ có 2 hình thức mua sắm là
mua sắm tập trung (MSTT) và mua sắm phi tập trung (MSPTT) trong đó mua
sắm tập trung là hình thức mua sắm do Sun Group chịu trách nhiệm toàn bộ về
lựa chọn NCC, hàng hóa và dịch vụ. Trong đó có 2 hình thức kí kết hợp đòng với
NCC là Sun Group chịu trách nhiệm đặt hàng hoặc đơn vị thành viên Sun Group
chịu trách nhiệm tự đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc do Sun Group đã kí kết
với NCC.

Trong trường hợp đối với các hàng hóa, dịch vụ phát sinh chưa từng
có hợp đồng nguyên tắc với các NCC trước đó thì sẽ chuyển qua quy trình mua
sắm phi tập trung (MSPTT).

18
 2. Các bước trong quy trình mua sắm các đơn hàng MSPTT (GTHD >= 5
triệu).

1. Xác định nhu cầu mua sắm

Khi có nhu cầu cung ứng về hàng hóa, các bộ phận cần tạo PR và gửi
cho phòng thu mua để tiến hành kiểm tra về các mục như:
 Tên bộ phận gửi yêu cầu
 Địa điểm giao hàng
 Tài liệu kĩ thuật
 Các mẫu hàng hóa tương đương trên thị trường

Sau khi phòng thu mua tạo PR trên hệ thống MC. Sau khi PR được
duyệt sẽ yêu cầu đến TLS

Hình 14. Purchase Request

2. Xác định NCC và đề xuất báo giá

Sau khi nhận được PR, Thăng Long sẽ tiến hành tìm kiếm NCC dựa
theo danh sách mà phòng thu mua đã phê duyệt lên về các tiêu chí như giá cả
cạnh tranh, thông số kĩ thuật phù hợp với hàng hóa đã quy hoạch trước đó.

19
 3. Trình duyệt PO
Sau khi tìm kiếm và thương thảo với NCC về giá và các điều kiện
kèm theo, TLS sẽ tiến hành lập PO trên phầm mềm MC và trình lên cấp có thẩm
quyền phê duyệt
PO sẽ được duyệt nếu như phù hợp với các tiêu chí:
 Đảm bảo hàng hóa được mua với giá hợp lý, chất lượng đảm bảo và
NCC đủ năng lực lắp đặt
 Thẩm định về giá và điều chỉnh các điều kiện trên hợp đồng

Hình 15. Đơn mua hàng (Purchase Order)

4. Gửi PO cho nhà cung cấp

20
 Sau khi PO được phê duyệt, TLS sẽ tiến hành thực hiện thủ tục kí hợp
đồng và thực hiện việc gửi PO đến NCC để soạn đơn và tiến hành giao hàng.

5. Giao nhận và kiểm hàng

TLS sẽ có trách nhiệm theo dõi đơn hàng và tiến hành thông báo đến
PVDN về việc thời gian hàng được giao để tiện cho công tác chuẩn bị và kiểm
tra hàng. Khi nhận hàng phải kèm theo các bộ chứng từ như PR, thông tin về
hướng dẫn sử dụng sản phẩm, thông tin về bảo hành sản phẩm

Đối với các mặt hàng > 20 triệu thì phòng thu mua sẽ tiến hành tạo
hợp đồng bảo lãnh trong đó hợp đồng sẽ có hiệu lực trong 12 tháng, trong đó các
bên tổ chức tín dụng sẽ đứng ra cam kết bảo lãnh với bên bán với mức phí bảo
lãnh là 5% giá trị đơn hàng. Trong đó người bán cam kết sẽ sửa chữa hoặc thay
thế linh kiện miễn phí trong các mặt hàng về máy móc nếu như có những hỏng
hóc, lỗi trong sản phẩm trong 1 thời gian.

21
 Hình 16. Hợp đồng với NCC

Sau khi hàng được giao đến Resort bộ phận thu mua cùng với bộ phận
kĩ thuật sẽ tiến hành kiểm tra hàng về số lượng, chất lượng và tiến hành lắp đặt.
Chứng từ sau khi ký kết đầy đủ phải bao gồm chữ ký của người giao hàng, người
nhận kiểm hàng, bộ phận đặt hàng, trưởng phòng mua sắm và kĩ thuật điều hành.

22
 Trường hợp hàng không đạt yêu cầu về kiểm tra số lượng, chất lương,
thông số kĩ thuật, thì phòng mua sắm sẽ báo với TLS để phản hồi với NCC và
tiến hành làm thủ tục đổi trả
Trường hợp hàng đạt yêu cầu thì : nhân viên nhận hàng và người đại
diện bộ phận mua hàng hóa đó ký PO để lưu trữ và ký biên bản giao nhận hàng
hóa cho nhà cung cấp và tiến hành gửi mail thông báo cho TLS về kết quả kiểm
tra để TLS hoàn thiện hồ sơ
6. Tiến hành thanh toán
Sau khi hoàn thiện hồ sơ TLS sẽ tiến hành gửi tập hợp đủ hồ sơ liên
quan đến hợp đồng, hóa đơn bán hàng và gửi cho phòng mua sắm và bộ phận
thu mua sẽ kết hợp với Cost Controller tiến hành thanh toán chi phí theo quy
định
Bộ phận kế toán sẽ nhận bộ chứng từ gồm (PO, hóa đơn mua hàng
của NCC, Purchase Order Receiving, hợp đồng cam kết.) và tiến hành thanh toán
công nợ cho TLS để TLS thanh toán cho NCC

D. TỔNG KẾT BÀI HỌC THỰC TẾ

1. Trải nghiệm thực tế

2. Bài học rút ra

23
 E. NGUỒN TRÍCH DẪN

1.

24