2.

3 Bộ chứng từ

2.3.1 Các chứng từ hợp đồng đang sử dụng

Trong hợp đồng số 5 sử dụng những loại chứng từ :

 Bill of lading clean on board freight prepaid

 Commercial invoice
 Packing list
 Certificate of origin form E
 Certificate of quality

2.3.2 Lí do sử dụng những chứng từ này

 Sử dụng vận đơn vì người ta dựa vào vận đơn để làm căn cứ khai hải quan và
thủ tục cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa.Vận đơn được xem là tài liệu kèm
theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua
(hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng.Được xem là chứng từ để cầm cố,
chuyển nhượng hoặc mua bán hàng hóa.Dùng làm căn cứ xác định số lượng
hàng hóa mà người bán gửi cho người mua.
 Sử dụng hóa đơn thương mại để chứng minh thật sự việc cung cấp hàng hóa
hay dịch vụ sau khi hoàn thành việc giao hàng và để đòi tiền người mua. Trong
giao dịch bằng thư tín dụng (L/C), hóa đơn là loại chứng từ quan trọng bậc
nhất. Hóa đơn thương mại quốc tế là hóa đơn thương mại được sử dụng trong
quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa giữa các thương nhân có trụ sở thương
mại, trụ sở kinh doanh tại các quốc gia, vùng lãnh thổ, khu vực hải quan khác
nhau. Hóa đơn thương mại quốc tế là một chứng từ được cung cấp bởi nhà xuất
khẩu cho nhà nhập khẩu và còn được sử dụng như một tờ khai hải quan nhằm
xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu.
 Phiếu đóng gói hàng hóa được dùng để chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa,
thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và
 thể tích bao nhiêu…, là một thành phần quan trọng trong bộ chứng từ xuất
nhập khẩu.

 Dùng giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa vì nó giúp hưởng ưu đãi thuế quan :
xác định được xuất xứ của hàng hóa khiến có thể phân biệt đâu là hàng nhập
khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương
mại đã được ký kết giữa các quốc gia; Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá :
Trong các trường hợp khi hàng hóa của một nước được phá giá tại thị trường
nước khác, việc xác định được xuất xứ khiến các hành động chống phá giá và
việc áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả thi ; Thống kê thương mại và duy
trì hệ thống hạn ngạch : Việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu
thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn.
Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.
 Giấy chứng nhận chất lượng giúp xác nhận chất lượng hàng hóa đúng với hợp
đồng.

2.3.3 Người phát hành và chức năng cụ thể của từng chứng từ

 Bill of lading
 Người phát hành
- Chủ tàu
- Đại lý
- Shipping line
- Logistic
 Chức năng

Vận đơn có 3 chức năng chính:

– Vận đơn là bằng chứng xác nhận người chở hàng đã nhận chuyên chở lô
hàng của bạn theo thông tin trên bill: Người nhận, người gởi, chủng loại, số
lượng hàng hóa, tình trạng….
 – Vận đơn là giấy tờ có giá trị dùng để thanh toán, định đoạt tại ngân hàng.
Vận đơn minh chứng cho quyền sở hữu hàng hóa do đó vận đơn GỐC có thể
mua bán được.

– Vận đơn được xem là hợp đồng vận chuyển đã được ký. Trong thuê tàu
chuyến thì người vận chuyển và chủ hàng phải ký kết trước hợp đồng. Tuy
nhiên trong thuê tàu chợ ( tàu container, hàng LCL ) thì hãng tàu không có
ký kết hợp đồng trước, mà hai bên chỉ có giấy xác nhận lưu cước( Booking
note) sau khi hàng đã lên tàu cấp bill thì trách nhiệm mỗi bên mới bắt đầu.

 Commercial invoice
 Người phát hành
- Người bán
- Người chủ hàng
 Chức năng

- Trong khai báo hải quan và mua bảo hiểm, hóa đơn thương mại thể hiện giá trị
hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế xuất nhập khẩu và tính số tiền
bảo hiểm.
- Khi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền bởi người mua hay ngân hàng, nó trở
thành công cụ tài trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu.

- Những chi tiết thể hiện trên hóa đơn, như về hàng hóa, điều kiện thanh toán và
giao hàng, về vận tải... là những căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện
hợp đồng thương mại.

- Nếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm
tra nội dung đòi tiền của hối phiếu; nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu,
thì hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm căn cứ đòi tiền và trả tiền. 
 Packing list
 Người phát hành
Người bán ( trước hoặc trùng ngày giao hàng )
 Chức năng
- Làm cơ sở để người mua đối chiếu khi nhận hàng
- Thực hiện những công việc mang tính thủ tục ( khai báo hải quan, làm thủ
tục đòi tiền bảo hiểm )
 Certificate of origin
 Người phát hành : Bộ Công Thương
Bộ Công thương là cơ quan thực hiện cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng
hóa xuất khẩu. Hoặc ủy quyền cho Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt
Nam (VCCI); các tổ chức khác thực hiện việc cấp C/O. Mỗi cơ quan được
cấp một số loại C/O nhất định:
- VCCI: cấp giấy chứng xuất xuất xứ hàng hóa C/O form A, B…
- Các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu của Bộ Công thương cấp C/O form D,
E, AK,…
- Các Ban quản lý Khu chế xuất – Khu công nghiệp được ủy quyền cấp C/O
form D, E, AK,…

 Chức năng
- Xác nhận nguồn gốc hàng hóa
- Để người mua hưởng thuế ưu đãi
 Certificate of quality
 Người phát hành
- Người sản xuất
- Người bán
- Công ty giám định
(Tùy theo yêu cầu của người mua )
  Chức năng
Xác nhận chất lượng hàng hóa đúng với hợp đồng.

2.4 Quy trình tổ chức thực hiện

4. Là
1. Thực 2. Thuê thủ t
hiện phương 3. Mua
bảo hiểm hải q
thanh tiện vận
toán tải

7. Khiếu 6. Kiểm 5. N
nại tra hàng hà

Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1. Thực hiện thanh toán

100% in advance by T/T
2. Thuê phương tiện vận tải
Căn cứ vào những thỏa thuận của hai bên xuất – nhập trong hợp đồng mua bán,
tính chất của hàng hóa và điều kiện CFR (Incoterms 2000), người bán đã chịu
trách nhiệm kí kết hợp đồng vận tải thuê tàu, trả cước phí cho tàu trong quá trình
vận chuyển từ Đài Loan thành phố Hồ Chí Minh
3. Mua bảo hiểm
 Trong giao dịch CFR người mua không có nghĩa vụ mua bảo hiểm
4. Làm thủ tục hải quan
 Nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan
Bên nhập khẩu (bên mua) có trách nhiệm làm thủ tục nhập khẩu, chịu rủi ro và chi phí
cho các thủ tục này.

 Tờ khai HQ hàng nhập khẩu

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
 Chứng từ vận tải (B/L)
 Hợp đồng mua bán hàng hóa
 Các chứng từ khác
 Giấy chứng nhận xuất xứ (CO)
 Chi tiết đóng gói
 Phiếu đóng gói.
5. Nhận hàng
 Chuẩn bị trước khi tàu tới cảng:
 Trước khi có ETA: thu thập thông tin về tàu, chuẩn bị chứng từ cần thiết.
 Khi nhận được ETA: chuẩn bị phương tiện lấy hàng, đăng ký kiểm dịch, kiểm
nghiệm, kiểm tra chất lượng.
 Khi nhận được NOR: đổi B/L lấy D/O( lệnh giao hàng của hàng tàu)
 Quy trình nhận hàng :
 Đăng ký làm hàng với cảng, thông báo cho hải quan
 Nhận thông báo hàng đến và trao cho cảng chứng từ cần thiết để dỡ hàng.
 Cầm B/L và giấy giởi thiệu đi lấy lệnh giao hàng D/O
 Nhận hàng và lập chứng từ cần thiết khi dỡ hàng.
6. Kiểm tra hàng
Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa có đạt yêu cầu như hợp đồng hay không
7. Khiếu nại
Khi nhận hàng hóa và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu đạt yêu cầu chất lượng theo
hợp đồng. Coi như nhà nhập khẩu kết thúc việc tổ chức nhập khẩu hàng hóa. Khi
có những phát sinh về việc thiếu hàng; hàng bị hỏng hay hàng hóa cần thay thế
trong thời gian bảo hành. Việc khiếu nại sẽ diễn ra khi phát hiện ra sự việc