‫ما هي اإلدارة؟‬

‫من المنظور التنظيمي اإلدارة هي إنج از أه داف تنظيمي ة من خالل األف راد‬
‫وموارد أخرى‪ .‬وبتعريف أكثر تفصيال لإلدارة يتضح أنها أيضا إنجاز األهداف من‬
‫خالل القي ام بالوظ ائف اإلداري ة الخمس ة األساس ية (التخطي ط‪ ،‬التنظيم‪،‬‬
‫التوظيف‪ ،‬التوجيه‪ ،‬الرقابة)‪.‬‬

‫ما الهدف من تعل ّم اإلدارة؟‬

‫إن الهدف الشخصي من تعلم اإلدارة ينقسم إلى شقين هما‪:‬‬

‫‪ .1‬زيادة مهاراتك‪.‬‬
‫‪ .2‬تعزيز قيمة التطوير الذاتي لديك‪.‬‬

‫من المؤكد أنك ستطبق أصول اإلدارة في عملك وفي حياتك الخاص ة أيض ا‪.‬‬
‫لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمل ه‪ .‬فعن دما تعم ل م ع م وارد مح ددة‬
‫ومعروفة يمكنك استخدام الوظائف الخمس ة لإلدارة‪ .‬أم ا في ح االت أخ رى‬
‫فقد تستخدم وظيفتين أو ثالثة فقط‪.‬‬

‫وظائف اإلدارة الخمسة‪ :‬‬

‫أوال‪ :‬التخطيط‪:‬‬
‫تحديد األهداف‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تحديد الوسائل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫وضع خطط العمل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الموازنة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ثانيا ‪:‬التنظيم‪:‬‬
‫تحديد الهيكل التنظيمي‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تحديد المهام‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫اختيار العاملين‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تحديد عالقات السلطة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ثالث ا‪ :‬التوظيف‪ :‬يهتم باختيار وتع يين وت دريب ووض ع الش خص المناس ب في‬
‫المكان المناسب في المنظمة‬
‫ثالثا ‪:‬التوجيه ( القيادة) ‪:‬‬
‫اتخاذ القرارات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫االتصال‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التحفيز‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫‪1‬‬
 ‫التفويض‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تنمية المهارات (التدريب)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫رابعا ‪:‬الرقابة‬
‫معايير االداء‬ ‫‪-‬‬
‫المتابعة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تصحيح االنحرافات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المقارنة بين النتائج والتوقعات‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫مفاهيم ومصطلحات في التخطيط‬

‫التخطيط االستراتيجي‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫التخطيط التكتيكي‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫الرؤية‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫الرسالة‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫الغاية‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫االستراتيجية‬
‫• ‪....................................................................‬‬
‫‪.......................................................................‬‬
‫الوضع النموذجي للتخطيط‬

‫استراتيجية الدولة أو الشركة األم‬

‫مستوى التخطيط‬ ‫خطة بعيدة< المدة ( ‪ 5‬سنوات ) أو‬
‫االستراتيجي‬ ‫‪2‬‬ ‫أكثر‬
 ‫استراتيجية الو ازرة أو الشركة‬

‫خطط القطاعات‬
‫خطط‬
‫اإلدارات‬

‫التخطيط‬
‫مستوى خطط‬
‫األقسام‬

‫مستوى التخطيط التشغيلي‬ ‫الرؤية المستقبلية للو ازرة أو الشركة‬ ‫خطة قصيرة المدى ( سنة واحدة )‬
‫جهاز‬ ‫استراتيجية‬
‫خطط‬
‫التخطيـط‬ ‫الوزارة أو الشركة‬
‫الشعب‬
‫المنشودة‬ ‫القيم والمبادئ‬

‫رسالة الوزارة أو الشركة المهمة‬

‫خطط‬
‫األفراد‬
‫مواطن‬
‫مواطن‬
‫القوة وأوجه‬
‫القوة وأوجه‬ ‫األهداف العامة‬
‫القصور‬
‫القصور‬ ‫لمجاالت عمل الو ازرة أو الشركة‬

‫الخطة الخمسية للو ازرة أو‬

‫الشركة‬

‫األولويات السنوية‬

‫‪3‬‬
‫الخطط التشغيلية و الموازنة السنوية‬
‫اإلدارات ‪ +‬األقسام‬ ‫اإلجراءات‬
‫السياسات‬
‫التعليمات‬ ‫بالتنسيق مع جهاز التخطيط‬
 ‫ما هو التخطيط وما هي أهميته؟‬

‫من أهم المؤشرات< ال<تي تس<اعد على التفريق بين المنظم<ات الناجحة وبين المنظم<ات غ<<ير‬
‫الناجحة هو التخطيط< الناجح‪.‬‬

‫ما هو التخطيط؟‬
‫‪ ‬هو أول وظيفة من وظائف العملية اإلدارية‪.‬‬
‫‪ ‬التخطيط هو عملية تحديد واقع المنظمة‪ ،‬واألهداف التي تسعى‬
‫إلى تحقيقها‪ ،‬والوسائل التي ستستخدمها لتحقيق تلك األهداف‪.‬‬
‫فالتخطيط عملية تأخذ باالعتبار نقاط قوّة وضعف المنظمة‪ ،‬والفرص‬
‫والمخاطر التي تحيط بها‪.‬‬
‫‪ ‬هو حصر موارد المنظمة البشرية والمادية وتحديد األهداف المطلوب‬
‫تنفيذها خالل فترة زمنية معينة وتنظيم استخدام الموارد من حيث‬
‫توظيفها بما يحقق األهداف المحددة‪.‬‬

‫لماذا التخطيط مهم؟‬

‫‪ ‬تكمن أهمية التخطيط في أنه يوفّر توافق وإجماع المسئولين في‬
‫المنظمة إزاء أولويات عملها والموارد البشرية والمالية التي تحتاجها‬
‫لتحقيق تلك األولويات‪ .‬ويساعد هذا التوافق على وضع مصلحة‬
‫المنظمة فوق كل المصالح الشخصية التي قد تبرز‪ ،‬كما يساعد على‬
‫وضع رؤية مستقبلية مستقرة للمنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬يساعد التخطيط على االستخدام األمثل لموارد المنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬يساعد التخطيط على في التعرف على مشكالت المستقبل‬
‫واالستعداد لها‪.‬‬
‫‪ ‬السيطرة على مشاكل التنفيذ‪.‬‬

‫العالقة بين التخطيط والتنظيم‬

‫‪4‬‬
 ‫يبدأ التنظيم من حيث ينتهي التخطيط‪ ،‬لكن عمليا فالتخطيط‬
‫والتنظيم نشاطين مستمرين لكل مدير‪ .‬ولكن كثير من المعلومات‬
‫التي يستخدمها المدير عند التنظيم تعتمد عل مخرجات عملية‬
‫التخطيط‪.‬‬

‫التنظيم‬ ‫التخطيط‬
‫يحدد األعمال الموصلة‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬يحدد األهداف والنتائج‬
‫لتحقيق النتائج واألهداف<‬ ‫‪ ‬يتناول إجابة على السؤال ‪:‬‬
‫يتناول االجابة على‬ ‫‪‬‬ ‫ماذايجب أن نفعل؟‬
‫السؤال‪ :‬كيف نفعل ما يجب أن‬ ‫‪ ‬يهتم بدراسة البيئة الخارجية ودور<‬
‫نفعله؟‬ ‫المنظمة فيها وذلك لوضع األهداف‬
‫يهتم بدراسة البيئة‬ ‫‪‬‬ ‫والسياسات< والبرامج‬
‫المسئولية‬
‫الداخلية وكيف< يتم توزيع< األعمال‬
‫هي االلتزام بضمان تنفيذ الفرد لجميع المهام الموكلة إليه في الوقت المحدد وطبقا للمعايير<‬
‫وتحديد< االختصاصات والسلطات<‬
‫المناسبة ويجب أن تكون المسئولية محددة بوضوح< تام وال يمكن تقاسمها إذ أن المسئولية‬
‫الموزعة سرعان ما تصبح ال مسئولية لصاحبها‪.‬‬
‫السلطة‬
‫هي حق اتخاذ وتنفيذ قرارات بخصوص األفراد واألجهزة والمواد< والمال ويجب أن تكون‬
‫السلطة محددة بوضوح ويستحسن< أن يكون ذلك خطيا ومحددا< بأعمال المشروع‪.‬‬

‫المحاسبية‬
‫هي الرقابة اإلدارية على السلطة الممنوحة وليست هناك سلطة بدون محاسبية أو ال رقابة على‬
‫القرارات‪.‬‬

‫كيف يكون التخطيط ناجحاً؟‬

‫هناك قواعد أساسية البد من مراعاتها إلنجاح عملية‬
‫التخطيط‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫‪ ‬دراسة الواقع جيدا‪.‬‬
‫‪ ‬من المهم أن تكون الخطة واضحة ومعرّفة بشكل دقيق‪.‬‬
‫‪ ‬وضوح األهداف‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ ‬المرونة والتجديد والتعديل والتحسين المستمر‪.‬‬
‫د أن تكون األدوار والمهام واضحة لدى المشاركين في إعداد الخطة‬ ‫‪ ‬ال ب ّ‬
‫أو تنفيذها‪.‬‬
‫‪ ‬يجب أن يأخذ التخطيط باالعتبار آراء وأفكار كل المشاركين في اإلعداد‪.‬‬
‫‪ ‬التزام اإلدارة العليا بالخطة‪.‬‬
‫مراحل وضع الخطة‪:‬‬
‫‪ .1‬وضع األهداف‪ :‬تحديد األهداف المستقبلية‪.‬‬
‫‪ .2‬تحليل وتقييم البيئة‪ :‬تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق‬
‫األهداف‪.‬‬
‫‪ .3‬تحدي د الب دائل‪ :‬بن اء قائم ة من االحتم االت لس ير األنش طة ال تي‬
‫ستقودك تجاه أهدافك‪.‬‬
‫‪ .4‬عمل قائمة بنا ًء على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتماالت سير‬
‫األنشطة‪.‬‬
‫‪ .5‬اختيار الحل األمثل‪ :‬اختيار االحتمال صاحب أعلى مزاي ا وأق ل عي وب‬
‫فعلية‪.‬‬
‫‪ .6‬تنفيذ الخطة‪ :‬تحديد من سيتكفل بالتنفيذ‪ ،‬وما هي الموارد المعط اة‬
‫له‪ ،‬وكيف ستقيم الخطة‪ ،‬وتعليمات إعداد التقارير‪.‬‬
‫‪ .7‬مراقبة وتقييم النتائج‪:‬التأكد من أن الخطة تسير مث ل م ا ه و متوق ع‬
‫لها وإجراء التعديالت الالزمة لها‪.‬‬
‫مكونات الخطة‬
‫‪ .1‬تبدأ باألهداف أوال‪..‬‬
‫‪ .2‬ثم تحديد السياسات (لتوجيه العمل االداري حتى تصل للهدف النهائي‪)..‬‬
‫‪ .3‬ثم اإلجراءات ‪ :‬خطوات منتظمة لتحقيق هدف محدد خطوة خطوة) ‪..‬‬
‫‪ .4‬ثم تحديد طرق العمل (كيفية أداء كل خطوة يتضمنها اجراء معين‪..‬تفاصيل‬
‫أكثر من السياسات واإلجراءات)‬
‫‪ .5‬تحديد الموازنات (االحتياجات المادية والبشرية‪)..‬‬
‫‪ .6‬برنامج العمل والجدول الزمني األنشطة‪.‬‬

‫تحديد األهداف‬

‫ما األهداف؟‬
‫الهدف هو قلب العملية التخطيطية‪.‬‬ ‫•‬
‫يصف باختصار< وبالتحديد< النتائج المتوقعة والمرجوة في زمن محدد‪.‬‬ ‫•‬

‫‪6‬‬
 ‫أهداف العمل‬
‫أهداف العمل تشير إلى النتائج ال<تي يتم تحقيقها والمس<اهمة ال<تي يتم تق<ديمها إلنج<از أه<داف الفريق‬
‫أو القسم أو المنظمة‪.‬‬

‫األهداف الشخصية‬
‫تتعلق األهداف الشخصية أو أه<داف التعلم بما يتعين على األف<<راد القي<<ام به أو تعلمه لتحس<<ين أدائهم‬
‫(خطط تحس <<ين األداء) أو مع <<رفتهم< ومه <<ارتهم< ومس <<توى< كف <<اءتهم الكلية ( الت <<دريب وخطط< التنمية‬
‫الشخصية)‪.‬‬

‫كيف يتم التعبير عن أهداف العمل الفردية؟‬

‫تح<<دد األه<<داف الفردية النت<<ائج ال<<تي يجب إحرازها واألسس ال<<تي يمكن على أساس<<ها قي<<اس األداء‬
‫الخ<<اص ببل<<وغ ه<<ذه األه<<داف‪ .‬ويمكنها أن تتخذ ش<<كل غاية أو أه<<داف مرتبطة بمش<<روع أو أه<<داف‬
‫مستمرة‪.‬‬

‫أهداف الغاية أو األهداف المرتبطة بمشروع معين‬

‫‪ ‬يمكن التعبير عن األهداف الفردية بأنها نتيجة محددة أو غايات التطوير‪.‬‬
‫‪ ( ‬فتح ‪24‬حس <<اب جديد بحل <<ول ‪ 31‬ديس <<مبر وتقليل تك <<اليف الوح <<دة بنس <<بة ‪ %2.5‬بحل <<ول‬
‫‪ 31‬يونيو)‬
‫‪ ‬استكمال مشروعات (فتح مخزن للتوزيع< في مدينة ‪ ...‬بحلول ‪ 31‬أكتوبر)‬

‫األهداف المستمرة‬
‫وتتعلق ه<<ذه األه<<داف بالخص<<ائص الدائمة أو المس<<تمرة للوظيفة ويمكن أن ت<<دخل في ‪ ,‬أو تق<<ود إلى‬
‫المع< < <<ايير المح< < <<ددة لألداء ال< < <<تي يمكن التعب< < <<ير عنها في بن< < <<ود مح< < <<ددة مثل (مطلب ض< < <<مان تس< < <<ليم‬
‫الطلبيات خالل ثالثة أي<<ام من اس<<تالم الطلب) وبص<<ورة أخ<<رى يمكن تعريفها كمع<<ايير< نوعية مث<<ل‪:‬‬
‫(سيصل األداء إلى المس< < <<توى المطل< < <<وب إذا ما تم معاملة الطلب< < <<ات الخاصة بالمعلوم< < <<ات بس< < <<رعة‬
‫وبتعاون وتم تسلميها في الصورة التي يطلبها المستخدم‪).‬‬

‫‪7‬‬
 ‫ما هي شروط الهدف الجيد؟‬
‫‪ .1‬المنسجمة مع قيم المؤسسة وأهداف القسم والمؤسسة‪.‬‬
‫‪ .2‬محددة وواضحة وتستخدم الكلمات اإليجابية‪.‬‬
‫‪ .3‬تثير الرغبة في التحدي‪ :‬لتنشيط< معايير أداء مرتفعة ولتشجيع< التقدم‪.‬‬
‫‪ .4‬يمكن قياسها‪ :‬يمكن أن تكون مرتبطة بمعايير< األداء الكمية أو النوعية‪.‬‬
‫‪ .5‬يمكن تحقيقه <<ا‪ :‬من خالل ق <<درات األف <<راد ويجب األخذ في االعتب <<ار أي معوق <<ات< قد ت <<ؤثر‬
‫في ق< < <<درة الف< < <<رد على تحقيق األه< < <<داف وقد يش< < <<مل ذلك نقص الم< < <<وارد (الم< < <<ال‪ ,‬ال< < <<وقت‪,‬‬
‫المع< < <<دات‪ ,‬مس< < <<اندة اآلخ< < <<رين) أو نقص الخ< < <<برة والت< < <<دريب والعوامل< الخارجية ال< < <<تي تقع‬
‫خارج سيطرة الفرد‪...‬الخ‪.‬‬
‫‪ .6‬المتفق عليها من جانب المدير والفرد المعنى‬
‫‪ .7‬مرتبطة ب < <<الوقت يمكن تحقيقها خالل إط < <<ار زم < <<ني مح < <<دد ( ال ينطبق ذلك على األه < <<داف‬
‫المستمرة)‪.‬‬
‫‪ .8‬متناسبة مع عمل الفريق تبرز عمل الفريق واإلنجاز< الفردي على حد سواء وتستخدم<‬
‫أو بعبارة أخرى (نموذج سمارت في وضع األهداف)‬ ‫‪‬‬
‫“‪”SMART‬‬ ‫•‬
‫محدد‬ ‫‪Specific‬‬ ‫•‬
‫مقاس‬ ‫‪Measurable‬‬ ‫•‬
‫متفق عليه‬ ‫‪Agreed‬‬ ‫•‬
‫‪Realistic‬واقعي يمكن تطبيقه‬ ‫•‬
‫‪Time frame‬محدد بوقت‬ ‫•‬

‫‪ ‬وفيما يلي بعض األمثلة على مع<<ايير األداء ال<<تي ت<<ؤدي إلى النت<<ائج النهائية المطلوبة على‬
‫أساس التنمية‪:‬‬
‫إع <<<داد وتوزيع حس <<<ابات اإلدارة على الم <<<ديرين خالل ثالثة أي< <<ام من أي< <<ام العمل في نهاية‬
‫فترة الحسابات‪.‬‬
‫التعامل مع ‪ %90‬من ش <<كاوي< العمالء خالل ‪ 24‬س <<اعة والتع <<رف على النس <<بة الباقية في‬
‫نفس اليوم ويتم اإلجابة عليها خالل خمسة أيام من أيام العمل‪.‬‬
‫االستماع إلى مطالب تقييم الوظيفة خالل خمسة أيام من أيام العمل‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫خرائط العمل (خريطة جانت ‪)GANT CHART‬‬

‫‪ ‬وقد قام بوضع هذه الطريقة المهندس األمريكي هنري جانت ‪ 1917‬وأطلق عليها اسمه‬
‫ورغم إدخال التعديل والتطوير< عليها إال أنها مازالت معروفة باسمه حتى وقتنا< الحاضر‪.‬‬
‫‪ ‬هي أداة تساعد اإلدارة في وضع برنامج زمني لتنفيذ األنشطة المرتبطة بأي مشروع<‬
‫‪ ‬وتتمثل أهمية هذه الطريقة فاآلتي‪:‬‬
‫تساعد اإلدارة والقائمين على تخطيط< المشروعات في الحصول على‬ ‫‪‬‬
‫المعلومات عن البرامج الزمنية وجداول اإلنتاج‪.‬‬
‫تمكن من إجراء عملية المتابعة والتعرف< على احتماالت التأخير وذلك‬ ‫‪‬‬
‫بأسلوب سهل وبسيط< ‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫‪ ‬وهذه الخريطة تربط في الغالب في ثالثة أبعاد‪:‬‬
‫‪ ‬النشاط الواجب أداءه‬
‫‪ ‬األفراد القائمين باألداء‬
‫‪ ‬زمن بداية ونهاية العمل‬

‫وتسمى هذه الخرائط أحيانا بجداول النشاط أو العمل‪.‬وجدولة النشاط تمكن من توزيع‬ ‫‪‬‬
‫األفراد على األنشطة واألزمنة في شكل مثالي ‪.‬كما هي وسيلة فعالة ليست فقط في‬
‫التخطيط بل وأيضا< في التنظيم‪,‬ألنها< تحدد األنشطة ومسؤولية أدائها ‪,‬وأيضا في الرقابة‬
‫ألنها تمكن من متابعة تنفيذ العمل الذي تم أداؤه بواسطة األفراد< في الوقت المحدد أم ال‬
‫‪.‬‬

‫زمن البرنامج‬ ‫القائمين‬ ‫النشاط‬

‫يونيو‬ ‫مايو‬ ‫أبريل‬ ‫مارس‬ ‫فبراير‬ ‫يناير‬ ‫بالعمل‬

‫محمد‬ ‫تحديد نوع الحاسبات اآللية‬

‫جاسم‬ ‫التعاقد على الشراء‬
‫خالد‬ ‫اإلشراف على التوريد<‬
‫عبد اهلل‬ ‫اإلشراف على التركيب‬
‫عبد العزيز‬ ‫تدريب العاملين‬
‫سالم‬ ‫تجربة النظام الجديد‬

‫شبكات األعمال‬

‫‪10‬‬
 ‫تتشابه شبكات األعمال مع جداول األنشطة أو خريطة جانبت في أن كال منهما يظهر‬
‫األنشطة المتتابعة إلنجاز عمل أو هدف محدد ‪.‬إال أن شبكات األعمال تظهر العالقات بين‬
‫األنشطة األكثر وضوحا مع تحديد أي من األنشطة يجب أن تؤدى قبل أن نبدأ األنشطة‬
‫األخرى‪ .‬وتسمح شبكات األعمال بمزيد من الدقة في التخطيط ‪,‬كما أن نفس األسلوب يمكن‬
‫أن يستخدم< للرقابة على مدى تنفيذ األنشطة في المواعيد المحددة‪.‬‬

‫وتمر شبكة األعمال بعدة خطوات كاآلتي ‪:‬‬

‫‪ .1‬تحديد األنشطة التي يجب أداءها لتنفيذ الخطة أو البرنامج ‪.‬‬
‫‪ .2‬تحديد أي من األنشطة يجب أن ينفذ قبل بداية األنشطة األخرى ‪.‬‬
‫‪ .3‬تقدير الوقت الالزم ألداء كل نشاط ‪.‬‬
‫‪ .4‬بناء أو رسم شبكة األعمال‪,‬مع مراعاة أنها تظهر كل األنشطة ‪,‬وتظهر أي من‬
‫االنشطة يسبق األنشطة األخرى ‪.‬‬
‫‪ .5‬تحديد المسار الحرج ‪,‬وهو المسار الذي يستغرق أطول فترة منذ النشاط األول حتى‬
‫النشاط النهائي للبرنامج ‪.‬‬

‫ويمكن تحقيق المزايا اآلتية من استخدام شبكات العمل ‪:‬‬

‫‪ .1‬مساعدة المخطط على تحديد األنشطة وتوليها< وأزمنتها< ‪.‬‬
‫‪ .2‬تحديد مسؤوليات كل فرد بالنظر< إلى األنشطة واألزمنة (أي توزيع المسؤولية) ‪.‬‬
‫‪ .3‬تحديد الفتـرة التـي يستغرقـها البرنامـج أو المشـروع< كله في أقصر< وقـت‬
‫( المسار الحرج )‪.‬‬
‫‪ .4‬تحديد األنشطة األكثر حرجا والتي ال يجب أن يحدث تغيير فيها‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫مثال على شبطة األعمال‬

‫الوقت‬ ‫األحداث‬ ‫النشاط‬ ‫رمز‬

‫باليوم‬ ‫المرتبطة‬ ‫السابق له‬ ‫وصف النشاط‬ ‫النشاط‬
‫بالنشاط‬
‫‪2‬‬ ‫‪1-2‬‬ ‫‪-‬‬ ‫فحص الكتاكيت‬ ‫أ‬
‫‪6‬‬ ‫‪2-3‬‬ ‫أ‬ ‫التطعيم األول‬ ‫ب‬
‫‪6‬‬ ‫‪3-4‬‬ ‫ب‬ ‫التطعيم الثاني‬ ‫ج‬
‫‪2‬‬ ‫‪4-9‬‬ ‫ج‬ ‫التطعيم النهائي‬ ‫د‬
‫‪15‬‬ ‫‪1-5‬‬ ‫‪-‬‬ ‫التسمين بالنوع الخفيف من العلف‬ ‫هـ‬
‫‪10‬‬ ‫‪5-6‬‬ ‫ه‬ ‫التسمين بالنوع المتوسط< من العلف‬ ‫و‬
‫‪20‬‬ ‫‪6-9‬‬ ‫و‬ ‫التسمين بالنوع الثقيل من العلف‬ ‫ز‬
‫‪1-7‬‬ ‫‪-‬‬ ‫وضع خطة لتسويق الدجاج‬ ‫ح‬
‫‪12‬‬
‫‪7-8‬‬ ‫ح‬ ‫البحث عن مشترين‬ ‫ط‬
‫‪3‬‬
‫‪8-9‬‬ ‫ط‬ ‫التعاقد مع التجار‬ ‫ك‬
‫‪2‬‬ ‫‪9-10‬‬ ‫د‪,‬ز‪,‬ك‬ ‫تسليم الدجاج للتجار‬ ‫ل‬

‫‪12‬‬
 ‫الرقابة اإلدارية‬

‫هي وظيفة إدارية يتم بمقتضاها التحقق من أن األداء يتم على النحو الذي حددته األهداف وذلك‬
‫بقياس درجة نجاح األداء الفعلي في الوصول إلى النتائج بغرض التقويم والتصحيح‪.‬‬

‫الفرق بين الرقابة والمتابعة وتقييم األداء‬

‫الرقابة‪:‬هي النظام المتكامل للتأكد من األهداف والنتائج قد تم تحقيقها وإ ذا لم تحقق فلماذا ومن‬
‫هو المسئول وكيفية تصحيح االنحراف< وتجنب تكراره في المستقبل‪.‬‬
‫المتابعة‪ :‬هي جزء من نظام الرقابة مهمته جمع بيانات عن التنفيذ في أوقات محددة ووفقا<‬
‫لمقاييس ومعايير محددة وغالبا ما تكون المتابعة عن طريق تعبئة نماذج معينة‪.‬‬
‫تقييم األداء‪ :‬هو جزء من نظام الرقابة يقوم بمقارنة البيانات التي جمعها من خالل عملية‬
‫المتابعة بمعايير< األداء المشتقة من النتائج المطلوب تحقيقها‪.‬‬

‫خطوات عملية الرقابة‬

‫‪ .1‬تحديد األهداف والنتائج ومجاالتها ووضع< ومعايير األداء‬
‫‪ .2‬جمع البيانات عن التنفيذ بالوسائل< المختلفة ومن خالل نماذج محددة‬
‫‪ .3‬قياس الفروق بين نتائج التنفيذ والمعايير< الموضوعة (تقييم األداء الفرعي والجماعي ويتم‬
‫أيضا من خالل نماذج معينة)‪.‬‬
‫‪ .4‬دراسة أسباب االنحراف عن طريق< التقارير الرقابية التي قد تمتد إلى محاولة تقديم بدائل‬
‫لتقويم االنحراف‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫‪ .5‬اتخاذ قرارات بتصحيح االنحراف إذا وقع وقرار< بتعديالت في األنظمة الموجودة لمنع‬
‫وقوع االنحراف< في المستقبل‪.‬‬

‫الوصايا العشر لنظام رقابة من أجل نتائج أفضل‬

‫‪ .1‬ضع النظام الرقابي< بحيث يتفق مع حجم وطبيعة النشاط الذي تتم الرقابة عليه‪.‬‬
‫‪ .2‬نظام الرقابة ليس هدفا بذاته بل هي وسيلة للوصول إلى نتائج على مستوى< عالي وفي< ظل‬
‫عالقات إنسانية سليمة‪.‬‬
‫‪ .3‬اختيار معايير رقابية موضوعية وعلى أساس علمي بقدر االمكان واألهم أن تكون معروفة‬
‫ومفهومة لجميع األفراد< العاملين معك‪.‬‬
‫‪ .4‬يجب توضيح معايير الرقابة الموضوعية للمرؤوسين وتدريبيهم على استخدامها‪.‬‬
‫‪ .5‬يجب اشتراك األفراد واألقسام ذات العالقة في تحليل ودراسة المشكالت والمعوقات< التي‬
‫أدت لالنحراف ومعرفة أسبابها واقتراح طرق< عالجها مستقبال‪.‬‬
‫‪ .6‬إذا تم إسناد وظيفة الرقابة لفرد أو قسم مستقل فيجب توضيح اختصاصاته وسلطاته وتبعيته‬
‫لك مباشرة‪،‬وإ سناده ألفراد< ذوي قدرات ومعارف< عالية‪.‬‬
‫‪ .7‬إذا أن تطاع فأمر بما يستطاع ‪،‬لكي تقوم أداء فرد يجب أن تتأكد من وضوح أهدافه‬
‫ومعاييره وتدريبه تدريبا< عاليا على األداء‪.‬‬
‫‪ .8‬ال يجب أن تزيد تكاليف نظام الرقابة على العائد منه (االقتصاد) كما يجب أن تكون مرنا‬
‫في توضيح اإلجراءات الممكن اتخاذها لتصحيح األوضاع‪.‬‬
‫‪ .9‬حين تبدأ نظاما للرقابة يجب أن تستمر فيه حتى يشعر األفراد بجديته‪.‬‬
‫اهتم بعرض نتائج عملية الرقابة االيجابية بوضوح< وبشكل جذاب حتى ال ينفر منه‬ ‫‪.10‬‬
‫األفراد‪.‬‬

‫العالقة بين الرقابة والحوافز‪:‬‬

‫كيف تتمكن المؤسسة من وضع نظام رقابة يؤدي إلى تحفيز المديرين على‬
‫تحقيق أهدافهم؟هناك عدة خطوات يجب أن تتبعها المؤسسة لتحقيق ذلك‪-:‬‬
‫تشجيع المديرين على تحديد أهدافهم‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪14‬‬
 ‫‪ .2‬أن تطبق المؤسسة نظام الرقابة الذي يعمل على توصيل المعلومات إلى‬
‫المدير المسؤول لكي تمكنه من تقويم مدى نجاحه في تحقيق أهدافه‬
‫واكتشاف االنحرافات بسرعة والعمل على تصحيحها كي ال تكون هناك‬
‫ضرورة ألن يوجهه المباشر إلى ما يجب عليه عمله ‪ ،‬وهذا ما يسمى بـ‬
‫(اإلدارة بالرقابة الذاتية) ‪.‬‬
‫‪ .3‬تيسير اإلجراءات االعتيادية واألعمال الكتابية ألن نظام الرقابة المطبق هو‬
‫لخدمه الفريق اإلداري وليس العكس‪.‬‬
‫‪ .4‬تطبيق نظام تقويم الدوري لألداء بتحديد مواعيد دورية يقابل فيها المدير‬
‫رئيسه المباشر لمتابعة تقدم العمل‪ ،‬وموازنة النتائج المحققة باألهداف‬
‫المتفق علـيها ومناقشة طرق تصحيح االنحرافات ‪ ،‬واالتفاق على خطط‬
‫جيدة ‪.‬‬
‫مثال على عملية الرقابة‬

‫التعرف على العوارض األولية‪:‬‬

‫لنفرض أنك كنت مسئوال عن المخزون في مؤسسة ما‪،‬وكان الهدف المطلوب منك تحقيقه هو أال‬
‫يزيد مستوى المخزون عن ‪ 100.000‬مائة ألف دينار شهريا‪ ،‬والجدول< اآلتي في الصفحة التالية‬
‫يوضح مستوى المخزون من السنة الماضية والمدة المنقضية من السنة الحالية‪.‬‬
‫مستوى المخزون الشهري<‬
‫الهدف‪ :‬المحافظة على مستوى< أقل ‪ 100.000‬دينار شهريا‪.‬‬

‫السنة الحالية‬ ‫السنة الماضية‬ ‫الشهر‬

‫‪82.000‬‬ ‫‪80.000‬‬ ‫يناير‬
‫‪82.000‬‬ ‫‪78.000‬‬ ‫فبراير<‬
‫‪81.000‬‬ ‫‪76.000‬‬ ‫مارس‬
‫‪83.000‬‬ ‫‪81.000‬‬ ‫إبريل‬
‫‪88.000‬‬ ‫‪80.000‬‬ ‫مايو‬
‫‪91.000‬‬ ‫‪79.000‬‬ ‫يونيو<‬
‫‪92.000‬‬ ‫‪74.000‬‬ ‫يوليو‬

‫‪15‬‬
‫‪95.000‬‬ ‫‪72.000‬‬ ‫أغسطس‬
‫‪68.000‬‬ ‫سبتمبر‬
‫‪70.000‬‬ ‫أكتوبر<‬

‫‪16‬‬