1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

PHÂN HIỆU VĨNH LONG

- ---

TIỂU LUẬN CUỐI KÌ

Môn học : QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU

Mã lớp học phần: 23D9BUS50301201

Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đặng Thùy Linh

Sinh viên thực hiện: Phan Ngọc Trinh

MSSV: 31211572231

Khóa - Lớp: K47 - Kinh doanh quốc tế

Vĩnh Long, ngày 12 tháng 3 năm 2023

 2

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................................ 3

1. Lí do chọn đề tài .......................................................................................................................... 3

2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................................... 3

3. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................................... 3

4. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................................ 3

NỘI DUNG ............................................................................................................................................. 4

Nội dung 1: Công ty của bạn sẽ chào bán 1 mặt hàng cụ thể của địa phương cho 1 đối tác
nước ngoài. Bạn hãy thực hiện đàm phán với công ty nước ngoài đó theo hình thức đàm phán
qua thư thương mại . Sau khi cả 2 bên đàm phán thành công, bạn hãy soạn một hợp đồng
xuất khẩu mặt hàng đó ...................................................................................................................... 4

Thư chào hàng của Công Ty An Thái. ........................................................................................... 4

Thư hoàn giá của Wataru & Co.Ltd .............................................................................................. 5

Thư hoàn giá của Công ty An Thái ................................................................................................ 6

Thư đặt hàng .................................................................................................................................... 7

Thư chấp nhận................................................................................................................................. 8

Thư xác nhận ................................................................................................................................... 9

Hợp đồng xuất nhập khẩu cà phê Abrabica .............................................................................. 11

Nội dung 2: Hãy phân tích 5 đặc điểm trong văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế với đối
tác nước ngoài và giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với đối tác nước ngoài
đó trong thực tế. ............................................................................................................................... 14

KẾT LUẬN .......................................................................................................................................... 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................................. 18

 3

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài

Kỷ nguyên toàn cầu hóa ngày càng phát triển, việc hợp tác kinh doanh giữa các
quốc gia không còn xa lạ và cũng không còn khó khăn như những thế kỉ trước. Với các
doanh nghiệp, họ luôn muốn vươn tầm ra quốc tế, có nhiều đối tác nước ngoài, bởi lẽ vì
vậy họ có thể tìm được nhiều nguồn cung ứng nguyên liệu tốt, tìm được thị trường tiêu
thụ cho hàng hóa, mở rộng dòng chảy tiêu thụ sản xuất ra các đối tác doanh nghiệp quốc
tế, không chỉ còn trong quy mô tiêu thụ thị trường nội địa Việt Nam.
Nhìn thấy và nắm bắt được sự quan trọng của hợp tác quốc tế, bên cạnh các tiêu
chí về chất lượng sản phẩm, hàng hóa,các doanh nghiệp cũng cần phải biết cách đàm
phán quốc tế, hiểu rõ được văn hóa giao dịch, văn hóa đám phán quốc tế của nước sở tại
với các quốc gia khác, chỉ có như vậy các doanh nghiệp mới có thể dễ dàng ký được
những hợp đồng có lợi cho công ty, tạo nên những mối quan hệ làm ăn tốt đẹp, uy tín.
Để hiểu rõ hơn về hợp tác quốc tế, văn hóa đàm phán, trong bài tiểu luận này ,
em sẽ dùng Công ty Cổ phần Sài Gòn An Thái làm minh chứng thực để tiến hành các
giao dịch hợp tác quốc tế, mà cụ thể là Xuất khảu sang Nhật bản hạt cà phê Abrabica
của Đắk Lắk.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Thông qua bài tiểu luận, chúng em có thể hiểu được các loại thư dùng trong đàm
phán quốc tế, cách viết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu hoàn chỉnh, cũng như nắm
được văn hóa đàm phán của các quốc gia.
3. Phạm vi nghiên cứu
Bài tiểu luận này nghiên cứu các vấn đề xoay quanh hợp tác quốc tế, xuất nhậu
khẩu giữa các nước, mà tập trung vào các loại thư đàm phán, hợp đồng xuất nhập khẩu
và văn hóa đám phán. Nghiên cứu được thực hiện từ ngày 3/3/2023 đến ngày
13/3/2023.
4. Phương pháp nghiên cứu
 4

Phương pháp phân tích, tổng hợp, lấy ví dụ doanh nghiệp cụ thể kết hợp thực tiễn
và tham khảo giáo trình, tìm hiểu có chọn lọc trên Internet.

NỘI DUNG
Nội dung 1: Công ty của bạn sẽ chào bán 1 mặt hàng cụ thể của địa phương cho 1 đối tác nước
ngoài. Bạn hãy thực hiện đàm phán với công ty nước ngoài đó theo hình thức đàm phán qua
thư thương mại . Sau khi cả 2 bên đàm phán thành công, bạn hãy soạn một hợp đồng xuất khẩu
mặt hàng đó
Trường hợp : Công ty Cổ phần Sài Gòn An Thái xuất khẩu sang Nhật Bản ( Wataru & Co. Ltd) lô
hàng 500 tấn cà phê Abrabica ( nguồn gốc Đắk Lắk )

Thư chào hàng của Công Ty An Thái.

Sai Gon An Thai Corp
263 Vuon Lai, Tan Phu District, Ho Chi Minh City
Tel: 028 6656 1122 FAX: 028 5434 2051
Email: infor@anthaigroup.vn
2 November, 2022
Wataru & Co. Ltd
2-11-9 Nishi-Shimbashi, Minato-ku, Tokyo, Japan
Tel : 03-3505-8351 FAX: 03-3503-8357
Email : iteam.tky@wataru.co.jp

Dear Sir or Madam,

I am Ame Phan, General Director of Sai Gon An Thai Corp. We are an exporter
specializing in Coffee. I have searched for information of coffee importer and luckily, I got
your company information. After visiting your website, I noticed that your company is
 5

amazing at using coffee beans to create real coffee drinks and products. And I think our
product is very suitable for your company's coffee products and services. Clean, pure coffee is
carefully selected input from the Basalt red land of Buon Ma Thuot - the coffee capital of
Vietnam. We want to sell at a negotiable price of $3050/ton for orders of 500 tons or more
I look forward to having the opportunity to cooperate with you. Hope to get a reply
from your company. We also give the sample for you as soon as.

Yours faithfully,

Dr. Ame Phan

General Director

Thư hoàn giá của Wataru & Co.Ltd

Wataru & Co. Ltd
2-11-9 Nishi-Shimbashi, Minato-ku, Tokyo, Japan
Tel : 03-3505-8351 FAX: 03-3503-8357
Email : iteam.tky@wataru.co.jp
5 November, 2022
Ame Phan
General Director Sai Gon An Thai Corp
263 Vuon Lai, Tan Phu District, Ho Chi Minh City
Tel: 028 6
656 1122 FAX: 028 5434 2051
Email: infor@anthaigroup.vn

Dear Dr.Ame Phan,

Thanks for our cooperation request and coffee sample. I find them quite suitable for my
company's criteria. But I want the price of 3000$/ton, because the price of 3050$ is quite competitive
 6

compared with other suppliers’. We wonder if you would kindly consider reducing the price to
$3000/ton. If you could come down to this price level, we may be able to order 500 tons .

Your consideration of this matter and immediately reply would be appreciated.

Your faithfully,

Dr.Eri Kisaki

General Directer

-
Thư hoàn giá của Công ty An Thái
Sai Gon An Thai Corp
263 Vuon Lai, Tan Phu District, Ho Chi Minh City
Tel: 028 6656 1122 FAX: 028 5434 2051
Email: infor@anthaigroup.vn

7 November, 2022
Dr. Eri Kisaki
General Director
Wataru & Co. Ltd
2-11-9 Nishi-Shimbashi, Minato-ku, Tokyo, Japan
Tel : 03-3505-8351 FAX: 03-3503-8357
Email : iteam.tky@wataru.co.jp

Dear Dr.Eri Kisaki,

 7

Thank for your letter of November 05, 2022 In which you suggested to reduce the price
to $3000/ton. We can accept your suggestion at $3000/ton CIP HCMC Port
We look forward to having your order in soonest to arrange the cargo in good time.
Your faithfully,

Dr.Ame Phan
General Director

Thư đặt hàng

Wataru & Co. Ltd
2-11-9 Nishi-Shimbashi, Minato-ku, Tokyo, Japan
Tel : 03-3505-8351 FAX: 03-3503-8357
Email : iteam.tky@wataru.co.jp
10 November, 2022
Dr. Ame Phan
The General Director
Sai Gon An Thai Corp
263 Vuon Lai, Tan Phu District, Ho Chi Minh City
Tel: 028 6656 1122 FAX: 028 5434 2051
Email: infor@anthaigroup.vn

Dear Dr Ame Phan,

We thank you for your offer in letter of 7, November, 2022. We are please to order the cofffee
as per your offer and your samples.
 8

1, Commodity : Abrabica Coffee Dak Lak, Vietnam

2. Quantity: 500 ton ( more or less 5% tolerance at buyer ‘s option )
3.Quanlity: The quality of goods is determined according to Vietnam's national standard,
number TCVN 5538 : 2002 issued by the General Department of Standards, Metrology and
Quality on December 30, 2002. A copy of this standard is signed by both parties and
attached as an integral part of the contract.
4. Unit price: USD 3000/ton CIP Ho Chi Minh City Port ( Incoterm 2010 )
5. Packing: Packing in new single PP bags net weight 50kgs / bag
6. Payment : By irrevocable letter of credit the full amount of the contract value.
7. Shipment:
Time of shipment: the lastest day of shipment is not later than 15 December, 2022.
Partial shipment is allowed
Please acknowledge this order by reply and upon receipt of your confirmation, we will open
the letter of credit in your favour and to ensure the L/C open Performance Bond value 3% of
total the contract.
We hope to hear from you at your earliest convenience.

Yours faithfully,

Dr Eri Kisaki
General Director

Thư chấp nhận

Sai Gon An Thai Corp
263 Vuon Lai, Tan Phu District, Ho Chi Minh City
Tel: 028 6656 1122 FAX: 028 5434 2051
Email: infor@anthaigroup.vn
12, November, 2022
Dr. Eri Kisaki
 9

General Director,
Wataru & Co. Ltd
2-11-9 Nishi-Shimbashi, Minato-ku, Tokyo, Japan
Tel : 03-3505-8351 FAX: 03-3503-8357
Email : iteam.tky@wataru.co.jp

Dear Dr. Eri Kisaki,

Thanks for your letter on November, 10, 2022. We accept your order. We will quickly prepare
full goods, In order to cover the amount of this purchase , please arrange with your banker to
open an irrevocable letter of credit at sight as per sighed contract in favour of our account at
VIETCOMBANK Ho Chi Minh City for 100 pct of the contract value.
It is your pleasure doing business with you and we are now looking forward to receiving your
L/C.
Your truly,

Dr. Ame Phan

General Director

Thư xác nhận

SALES CONFIRMATION
Date : November, 15, 2022.
Sai Gon An Thai Corp
263 Vuon Lai, Tan Phu District, Ho Chi Minh City
Tel: 028 6656 1122 FAX: 028 5434 2051
Email: infor@anthaigroup.vn
Represented by Ms Ame Phan, General Director

Buyer:
Wataru & Co. Ltd
 10

2-11-9 Nishi-Shimbashi, Minato-ku, Tokyo, Japan

Tel : 03-3505-8351 FAX: 03-3503-8357
Email : iteam.tky@wataru.co.jp
Represented by Ms. Eri Kisaki , General Director.

The undersighed Seller and Buyer have agrred to close the following transaction according to
the terms and conditions stipulated below:
1, Commodity : Vietnamese Abrabica Coffee
2. Quantity: 500 ton +/- 5 %
3. Quality: : The quality of goods is determined according to Vietnam's national standard,
number TCVN 5538 : 2002 issued by the General Department of Standards, Metrology and
Quality on December 30, 2002. A copy of this standard is signed by both parties and
attached as an integral part of the contract.
4. Unit price: USD 3000/ton CIP Ho Chi Minh City Port ( Incoterm 2010 )
5.Packing Packing in new single PP bags net weight 50kgs / bag. Weight for payment is the
net shipping weight, 0.5% franchise.

6. Payment : By irrevocable letter of credit the full amount of the contract value.
7. Shipment:
Time of shipment: the lastest day of shipment is not later than 15 December, 2022.
Partial shipment is allowed

8. Penalty
 Penalty for late delivery
In case the goods are delivered more than 30 days late, this contract is legally canceled, the seller will
have to pay the buyer a compensation amount of 5% of the total contract value.
 Penalty for inconsistent delivery in terms of quantity and quality:
If the seller fails to deliver the goods in terms of quantity or quality as stated in the contract, the buyer
will cancel the order and ask the buyer to deliver another goods to replace the shipment, the cost of the
breaching supplier shall be borne by the supplier.
 Penalty for canceling the contract:
If the buyer or the seller wants to cancel the contract, 5% of total contract value shall be
charged as penalty to that party.
 Penalty for late payment:
 11

9. Insurance
Insurance is borne by the seller under CIP Incoterms 2010.
10. Force Majeure:
The Force Majeure (exemption) clause of the International Chamber of Commerce (ICC
publication No 421) is hereby incorporated in this contract.
Force Majeure circumstances must be notified by each party to another within 7 days and
confirmed by writing within 10 days together. Beyond this time Force Majeure circumstances shall not
be taken into consideration.
11. Claims
In the event that the inspector at destination finds the quality, quantity, the buyer has the right to
lodge a claim to the seller within 30 days after the arrival of the goods and the claim must be
accompanied by inspection results. The seller is responsible to closely cooperate with the buyer in case
of loss/ damage and settle the claim without delay.
12. Arbitration:
All disputes arising in connection with this contract shall be finally settled by the Vietnam
International Arbitration Center (VIAC) under its rules the place of arbitration shall be the capital of
the buyer's country. The language of the arbitration shall be English. The parties agree that any award
made in accordance with the provisions of this clause is final and binding on both of them. Arbitration
charges and any other charges will be borne by the losing party.

For and on behalf of For and on behalf of

The Seller The Buyer

Hợp đồng xuất nhập khẩu cà phê Abrabica

SALE CONTRACT

No: 1611/2022/SGAT-Wataru

Date: 16th November 2022

This contract is made by and between:

SAI GON AN THAI CORP:

Add: 263 Vuon Lai, Tan Phu District, Ho Chi Minh City
Tel: 028 6656 1122 FAX: 028 5434 2051
Web: https://anthaigroup.vn/
Represented by : Ame Phan
 12

Hereinafter called as the SELLER.

WATARU & CO. LTD

Add: 2-11-9 Nishi-Shimbashi, Minato-ku, Tokyo, Japan
Tel : 03-3505-8351 FAX: 03-3503-8357
Email : iteam.tky@wataru.co.jp
Hereinafter called as the BUYER
The SELLER has agreed to sell and the BUYER has agreed to buy the commodity under the
terms and conditions provided in this contract as follows:

COMMODITY: Abrabica coffee from Dak Lak, Vietnam.

QUANTITY: 500 ton ( more or less 5% tolerance at buyer ‘s option )

QUANLITY: The quality of goods is determined according to Vietnam's national standard, number
TCVN 5538 : 2002 issued by the General Department of Standards, Metrology and Quality on
December 30, 2002. A copy of this standard is signed by both parties and attached as an integral part
of the contract.

UNIT PRICE: USD 3000/ton CIP Ho Chi Minh City Port ( Incoterm 2010 )

PACKING Packing in new single PP bags net weight 50kgs / bag. Weight for payment is the net
shipping weight, 0.5% franchise.

PAYMENT : By irrevocable letter of credit the full amount of the contract value.

- L/C beneficiary: Sai Gon An Thai Corp.

- L/C advising bank : Techcombank

- Bank of opening L/C: Norinchukin Bank, Japan.

- Time of opening L/C : Not later than December 12, 2022

Payment document:

One full set of shipping document for each shipment is required as follows:
 13

- Bill of Lading : 2/3 set of clean on board marine bill of lading made out to order of shipper anh
blank endorsed, marked “ Freight collect “

- Sighted Commercial Invoice issued by the Seller in 03 originals and 03 copies.

- Packing list in 03 originals issued by the Seller indicating net, gross weight and measurement for 01
container.

- Certificate of origin form A: Certificate of origin by the Vietnam Chamber of Commerce and
Industry in 01 original and 03 copies.

- Fumigation certificate : Fumigation certificate by Vietnam fumigation company in 01 original anh

02 copies.

- Beneficiary’s certificate : Certifying that 1/3 set original B/L and shipping docunments have been
sent to buyer within 05 days after B/L date.

SHIPMENT

Time of shipment: the lastest day of shipment is not later than 15 December, 2022.

Port of Loading : Ho Chi Minh City main port

Port of destination : Tokyo port

Notice of shipment: After delivery, within 24 hours, the Seller shall notify by cable to the buyer the
following information:contract number, quantity, weight, invoice value, name of carrying vessel,
loading port, number Bill of Lading, date of shipment.

Shipping method: delivery all goods on one day according to Seller ‘s option

PENALTY:
 Penalty for late delivery
In case the goods are delivered more than 30 days late, this contract is legally canceled, the seller will
have to pay the buyer a compensation amount of 5% of the total contract value.
 Penalty for inconsistent delivery in terms of quantity and quality:
If the seller fails to deliver the goods in terms of quantity or quality as stated in the contract, the buyer
will cancel the order and ask the buyer to deliver another goods to replace the shipment, the cost of the
breaching supplier shall be borne by the supplier.
 14

 Penalty for canceling the contract:

If the buyer or the seller wants to cancel the contract, 5% of total contract value shall be charged as
penalty to that party.
 Penalty for late payment:
INSURANCE:
Insurance is borne by the seller under CIP Incoterms 2010.
FORCE MAJEURE:
Force Majeure shall be understood to be unforeseeable and unavoidable event beyond the control of
both the contracting parties, which in fact , causes difficulties directly preventing the performance of
the contractual obligation
Force Majeure circumstances must be notified by each party to another within 7 days and confirmed
by writing within 10 days together with a certificate of Force Majeure issued by the Chamber of
Commerce concerned. Beyond this time Force Majeure circumstances shall not be taken into
consideration.
CLAIMS
In the event that the inspector at destination finds the quality, quantity, the buyer has the right to lodge
a claim to the seller within 30 days after the arrival of the goods and the claim must be accompanied
by inspection results. The seller is responsible to closely cooperate with the buyer in case of loss/
damage and settle the claim without delay.
ARBITRATION:
All disputes arising in connection with this contract shall be finally settled by the Vietnam International
Arbitration Center (VIAC) under its rules the place of arbitration shall be the capital of the buyer's
country. The language of the arbitration shall be English. The parties agree that any award made in
accordance with the provisions of this clause is final and binding on both of them. Arbitration charges
and any other charges will be borne by the losing party.

For and on behalf of For and on behalf of

The Seller The Buyer

Ame Phan Eri Kisaki

General Director General Director

Nội dung 2: Hãy phân tích 5 đặc điểm trong văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế với đối tác
nước ngoài và giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với đối tác nước ngoài đó
trong thực tế.
Văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế với đối tác nước ngoài của Nhật Bản.

Trong các hoạt động kinh doanh, giao thương với các quốc gia trên thế giới, các nhà kinh
doanh Nhật bản luôn được nể trọng bởi kỹ năng đàm phán của họ, những kỹ năng đó phần nào xuất
 15

phát từ văn hóa đàm phán của con người Nhật Bản qua bao thế kỉ. Từ trước đến nay, kinh tế Nhật
Bản luôn là một nền kinh tế lớn mạnh, tuy hiện nay cò nhiều biến động nhưng đất nước mặt trời
mọc vẫn là một thị trường tiềm năng, một đối tác quốc tế đối với rất nhiều nước, trong đó có Việt
Nam chúng ta, ĐẶc biệt là ngày nay, xu hướng chuyển dịch đầu tư vào Việt Nam của các công ty
Nhật đang ngày càng nhiều. Hiểu được tình hình đó cũng như nắm bắt cơ hội có được những hợp
đồng giá trị, chúng ta cần phải có sự hiểu biết về văn hóa đàm phán kinh doanh quốc tế của người
Nhật, cũng như học cách đàm phán sao cho ghi điểm tốt trong mối quan hệ hợp tác lâu dài với các
công ty Nhật Bản.

Ngay khi ta chưa làm việc với họ thì ai trong chúng ta cũng đã biết về tinh thần dân tộc, tinh
thần kỷ luật và trách nhiệm của con dân xứ phù tang. Họ mang trong mình tính kỷ luật cao, một tinh
thần samurai- võ sĩ đạo, những giá trị tinh thần ấy góp phần rất lớn trong việc hình thành nên văn
hóa đàm phán của họ. Người Nhật làm việc gì cũng rất kỹ lưỡng, khá máy móc nhưng vô cùng năng
suất, họ không đem cả thẩy vấn đề vào bàn bạc một lượt như cách các nhà đàm phán khác hay làm,
mà họ sẽ đưa từng vấn đề vào cuộc đàm phán, suy xét cẩn thận, giải quyết xong vấn đề này mới bàn
tiếp các vấn đề sau, đó là đặc trưng cơ bản của một cuộc đàm phán với các công ty Nhật: Đưa từng
vấn đề vào bàn bạc, không đem hết một lúc. Họ chi tiết rõ ràng từng vấn đề, làm rõ nội dung cần
bàn bạc một cách kỹ lưỡng. Trước khi đàm phán , họ tìm hiểu rất sâu, về công ty đối phương, không
giống với Mỹ hay các quốc gia phương tây thường vào bàn đàm phán rồi mới xem qua về đối
phương , bởi họ không thích dành thời gian để tìm hiểu kĩ đối tác trước mà họ quan niệm rằng
không bán được cho bạn họ sẽ bán được với người khác. Người Nhật lại ngược hoàn toàn, họ không
chỉ tìm hiểu về công ty của bạn, mà còn để ý đến những bạn hàng của bạn, mối làm ăn xung quanh
bạn để có tâm thế đối phó khi ngồi vào bàn đàm phán hợp đồng với bạn.

Một khía cạnh vô cùng quan trọng, khắc sâu trong mỗi người Nhật chính là văn hóa thứ
bậc, tuổi tác; họ quan niệm rằng, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Có thể
quan niệm này không đúng với những người tuổi trẻ tài cao, nhưng trong một buổi đàm phán kí kết
hợp đồng với Nhật, sẽ tốt hơn nếu những nhà đàm phán không quá trẻ, vì người Nhật nghĩ rằng,
người trẻ sẽ không có nhiều kinh nghiệm, thiếu đứng đắn và tác phong hơn so với bậc lớn tuổi, có
kinh nghiệm trong kinh doanh. Vì rất trọng văn hóa thứ bậc, nên họ cũng rất chú ý cách xưng hô,
cư xử sao cho lịch thiệp, đúng mực. Người Nhật có tập quán “nhún mình” trước những người có
 16

địa vị, có thứ bậc cao, tập quán này rất lâu đời và đến nay vẫn còn rất đậm nét, nó được nhấn mạnh
trong hơn 250 năm dưới thời của Tokugawa, và cho đến ngày nay, tập quán đó vẫn còn hiện hữu rõ
ràng trong từng lề thói sinh hoạt, xã hội. Trường hợp dễ thấy, tại một phòng họp, những người có
thứ bậc cao sẽ ngồi gần phía trong nhất, còn thứ bậc thấp hơn sẽ xa dần ra hướng cửa ra vào, điều
đó cũng tương tự tại các bữa cơm gia đình hay các buổi tiệc ăn uống. Khi trong một buổi đàm
phán, ta cũng rất cần lưu ý về vị trí ngồi, hướng ngồi sao cho đúng, vì nó vô cùng quan trọng và
ảnh hưởng rất nhiều đến thái độ của người Nhật. Họ cũng có văn hóa cúi chào tạo nên một vẻ đẹp
mà khi nhắc đến Nhật Bản, ai cũng nghĩ ngay đến, họ chào nhau dựa vào tuổi tác, học thức, cúi
chào càng sâu càng biểu thị thứ bậc cao của người đối diện, và họ có một nguyên tắc bất di bất
dịch là: người cấp thấp hơn phải chào người cấp cao hơn trước, động tác cúi chào tưởng chừng đơn
giản nhưng đòi hỏi kỹ thuật và sự nghiêm túc trong cái cúi chào, lưng luôn giữ thẳng, ngẩng cao
đầu, 2 tay đặt dọc theo chân, mặt hướng xuống theo động tác, cái cúi đầu trang trọng không chỉ
dùng trong chào hỏi mà còn dươc dùng nhiều khi muốn nói lời cảm ơn hay lời xin lỗi một cách
chân thành. Hơn nữa, họ rất trọng việc trao danh thiếp của mình: Khi trao danh thiếp, họ thường
đưa, nhận bằng hai tay, đồng thời cúi mình khi đưa, nhận danh thiếp của người khác, lịch sự trân
trọng với chiếc danh thiếp của họ. .Hành động trao danh thiếp thường được chú trọng, là phần mở
đầu cho một cuộc hợp tác, đàm phán vì vậy khi trao hay nhận danh thiếp, các nhà đàm phán cần có
thái độ trân trọng, giữ gìn cẩn thận danh thiếp của đối tác. Trong khi chào hỏi, cũng đặc biệt chú ý
cách gọi tên người đối diện, gọi đúng tên và thêm đúng hậu tố phía sau, mà người Nhật hay dùng
là hậu tố “ san “ hay đặc biệt hơn là “sama” , Ví dụ : người đối diện tên Kudō Yūsaku, ta sẽ gọi
một cách tôn trọng kỉnh nể là: Kudō – sama, hay gọi Kudo-san tùy vào ngữ cảnh địa vị cá nhân .
Tùy tình huống mà ta phải sử dụng đúng cách chào hỏi, gọi tên để tránh mất điểm trong lòng nhà
đàm phán Nhật Bản. Bên cạnh đó, khi đàm phán, ta cần dừng sự chú ý, tập trung đúng đối tượng,
không nên tập trung vào người phiên dịch mà nên tập trung vào các bậc lớn tuổi, những người có
vị trí cao, nếu bạn chỉ chăm chăm tập trung vào người phiên dịch, bạn sẽ bị đánh giá là mất lịch sự
và không tôn trọng người khác.

Khi đàm phán với người Nhật, đừng nhân nhượng giá quá nhanh, họ ít mặc cả và chú ý
điều khoản thay đổi hơn các bạn hàng Châu Á khác của chúng ta, nhưng ta cũng đừng nhân
nhượng giá quá sớm, vì như vậy họ sẽ suy nghĩ lại về mức giá ban đầu mà ta đề ra, suy nghĩ về sự
 17

trung thực trong kinh doanh đàm phán và thiện chí hợp tác của ta. Tốt hơn hết, ta nên để họ ngã giá
trước, tùy tình thế mà nhân nhượng, trong thời gian đàm phán, người Nhật thường co những
khoảng lặng trầm tư, suy nghĩ, ta nên quen với sự im lặng đó, đừng bối rối hay lúng túng, càng
không nên phá vỡ sự yên lặng đó, vì đó là thời gian họ ra quyết định quan trọng. Các đối tác quen
thuộc cuaả người Nhật rất quen thuộc với những khoảng lặng đó, họ điềm nhiên chờ kết quả,
không nao núng hay thay đổi sắc mặt, luôn giữ tác phong tập trung, chuyên nghiệp. Khi nói chuyện
cũng không nên nhìn quá lâu vào mắt đối phương, vì họ nghĩ rằng ánh mắt đăm đăm chỉ sự hăm
dọa, răn đe họ.

Xem đàm phán là sự đấu tranh giành thắng bại, đàm phán kiểu cứng để giành lợi ích cho tập
thể. Trong đàm phán họ rất khôn ngoan, cẩn trọng từng lời nói, không dùng từ ngữ khiêu khích hay
mang hàm nghĩa đối đầu, gây xung đột. Đàm phán với người Nhật có thể khá mất thời gian, vì họ
chia nhỏ vấn đề và cố kéo dài nhật trình của ta, để ta suy nghĩ: mất nhiều thời gian không thể về
tay không, hơn nữa họ thường có thói quen bàn bạc với tập thể, người Nhật rất nổi tiếng về tinh
thần tập thể, họ luôn cố gắng không chỉ vì lợi ích cá nhân nhỏ nhặt trước mắt, mà còn vì lợi ích cho
tổ chức của tập thể. Tuy mất thời gian là vậy,nhưng khi đã tạo dựng được mối quan hệ hợp tác,
người Nhật rất trung thành với bạn hàng của mình, duy trì và phát triển quan hệ kinh doanh , vì thế
đàm phán không nên nóng vội, nhẫn nại không nao núng, luôn giữ tác phong điềm đạm mà thanh
lịch trong buổi đàm phán.

Bên cạnh các văn hóa trên, trọng chữ tín cũng là một nét nổi bật của con người Nhật Bản, từ
trong sinh hoạt đến trong kinh doanh, đàm phán quốc tế. Cũng giống như các quốc gia khác, họ
trọng đúng giờ, giữ lới hứa và rất có trách nhiệm với lời nói của mình, nên khi làm ăn hợp tác với
người Nhật, ta hoàn toàn có thể dựa vào cam kết miệng. Và vì vậy họ cũng rất khắt khe với đối tác
của họ trong việc đảm bảo thực hiện hợp đồng, giữ đúng các cam kết, nghiêm túc thực hiện các
điều khoản.

Giao tiếp trong đàm phán nên dùng ngôn ngữ Nhật, đó sẽ là một lợi thế rất lớn, người Nhật
không chú ý đến người giỏi tiếng Anh, và đặc biệt không thích bị người khác nói về khả năng giao
tiếp tiếng Anh của mình. Họ có lòng tự tôn dân tộc rất cao. Vì vậy ta co thể lấy lòng các nhà đàm
phán bằng các hiểu biết về đất nước của họ, về ẩm thực cũng như bề dày lịch sử, phong tục hay các
nghi lễ của họ. Ví dụ : ta nói về món mì ramen hay rượu sake, và sau đó ta có thể mời họ sau buổi
 18

đàm phán, hay nói về nghi lễ nào đó mà ta chú ý,… Điều đó chứng tỏ ta có quan tâm và tìm hiểu
kỹ về đất nước, văn hóa của họ. Đừng nên nói những điều mà bản thân chưa tìm hiểu kỹ lưỡng,
đặc biệt là về lịch sử, văn hóa của họ, giống như người Việt Nam, họ rất tự hào về những trang sử
hào hùng của họ, họ cũng luôn hãnh diện về nền văn hóa độc đáo và thu hút du khách. Đừng tiếc
những lời khen ngợi về phong cảnh đất nước, con người, ẩm thực hay các lễ hội của họ, họ sẽ rất
có cảm tình với bạn.

Từ các đặc điểm văn hóa đàm phán trên, Doanh nghiệp Việt Nam nên rút ra những giải
pháp thực tế : Tìm hiểu về cách chào hỏi, nói chuyện; phải giữ được tác phong nghiêm túc, rèn
luyện tính nhẫn nại , không nóng vội hay nao núng dẫn đến không đạt được kết quả tốt trong
đàm phán. Luôn đúng giờ trong các cuộc hẹn. Tìm hiểu thêm về đất nước, văn hóa và con người
Nhật Bản, nắm rõ về văn hóa đàm phán kinh doanh của họ để khi tiếp xúc đàm phán, ta tránh
được những hiểu lầm không đáng có, đồng thời giúp việc đàm phán kí kết hợp đồng cho công ty
trở nên tốt đẹp hơn, có được những hợp đồng giá trị, có lợi cho đôi bên.

KẾT LUẬN

Bằng ví dụ trường hợp xuất khẩu hạt cà phê Abrabica, ta phần nào biết cách đàm phán qua thư
với đồi tác quốc tế, viết các loại thư, biết công dụng của từng loại và sử dụng khi nào. Hơn thế, nắm
rõ các phần của một bản hợp đồng xuất nhập khẩu, cách soạn hợp đồng dựa trên các điều khoản đã
được hai bên đàm phán. Bên cạnh đó, bài tiểu luận cũng làm rõ hơn văn hóa đàm phán của doanh
nhân Nhật Bản, đan xen vào đó là các giải pháp mà doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý khi hợp tác ,
đàm phán với người Nhật Bản. Từ đó giúp cho quá trình giao lưu tiếp xúc với các tổ chức Nhật Bản
được tốt đẹp hơn, tạo được nhiều giá trị từ sự hợp tác quốc tế.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Giáo trình QUẢN TRỊ XUẤT NHẬP KHẨU ( tái bản 2021 ), GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân- th.S
Kim Ngọc Đạt NXB Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Chương 6 chương 7.
[2] Trang web Iconic Job.VietNam Những lưu ý khi làm việc với đối tác Nhật (21-08-2019) Nga Tran
https://iconicjob.vn/blog/nhung-luu-y-khi-lam-viec-voi-doi-tac-nhat