HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHÂN HỆ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

TRÊN HỆ THỐNG DIGITAL OFFICE
 NỘI DUNG TRÌNH BÀY

I. Căn cứ pháp lý
PHÂN HỆ
HỒ SƠ II. Quy trình tổng quát
CÔNG VIỆC
TRÊN
D-OFFICE III. Các chức năng chính
 I. Căn cứ pháp lý

Các văn bản quan trọng của EVN

1. Chỉ thị số 5288/CT-EVN ngày 05/8/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc đẩy mạnh thực hiện công
tác cải cách hành chính (CCHC); quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữ trong Tập
đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

2. Quyết định số 259/QĐ-EVN ngày 20/02/2021 về chương trình CCHC giai đoạn 2021-2025

3. Quyết định số 1080/QĐ-EVN ngày 01/8/2021 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định
về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

4. Quyết định số 739/QĐ-EVN ngày 10 tháng 5 năm 2022 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành
Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
5. Các Quyết định ban hành điểm chỉ tiêu hiệu quả hằng năm.
 II. Quy trình tổng quát
:

Quy trình
lập và nộp
hồ sơ điện tử
vào Lưu trữ
cơ quan theo
Lưu đồ 6
Quyết định
1080/QĐ-
EVN
 III. Các chức năng chính trên D-Office

1. Cá nhân 2. Lãnh đạo Ban/Phòng

Các chức năng được phân

quyền theo 4 vai trò chính

3. Lãnh đạo Văn Phòng 4. Lưu trữ Cơ quan

 III. 1. Vai trò Cá nhân
Cá nhân được giao chủ trì giải quyết công việc tiếp nhận các công việc được lãnh đạo giao như xử lý văn bản đến, văn bản
từ các Ban/Phòng yêu cầu phối hợp xử lý công việc, trình văn bản đi, hoặc các công việc phát sinh khác,… (công việc có
biểu tượng “Cờ đỏ”).

1) Khởi tạo hồ sơ phát sinh

Bước 1: Chọn menu “Hồ sơ công việc -> Hồ sơ công việc”.
Bước 2: Chọn chức năng “Danh mục hồ sơ ban” chọn nút “Thêm mới”
 III. 1. Vai trò cá nhân
Bước 3: Tại giao diện “Thêm mới hồ sơ” người dùng cập nhật đầy đủ thông tin

Bước 4: Bấm nút “Thêm mới”. Hồ sơ thêm mới hiển thị trong danh sách “Hồ
sơ đang giải quyết” và Loại hồ sơ là “Hồ sơ phát sinh”.
 III. 1. Vai trò cá nhân
2) Bổ sung tài liệu vào hồ sơ (có 5 cách)
Cách 1: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại giao diện Hồ sơ công việc

Bước 1: Chọn menu “Hồ sơ công việc -> Hồ sơ đang giải quyết”
Bước 2: Click đúp vào hồ sơ cần bổ sung tài liệu trong danh sách các hồ sơ đang giải quyết
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 1: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại giao diện Hồ sơ công việc
Bước 3: Chọn nút “Thêm tài liệu”
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 1: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại giao diện Hồ sơ công việc
Bước 4: Thêm tài liệu từ văn bản hoặc tải lên
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 1: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại giao diện Hồ sơ công việc
Bước 4: Thêm tài liệu từ văn bản hoặc tải lên
Thêm tài liệu Từ văn bản: Tìm kiếm văn bản theo các tiêu chí: Nguồn văn bản, Năm, Nội dung tìm kiếm (Ký hiệu
hoặc trích yếu), Loại văn bản, Phòng ban phát hành. Chọn vào ô vuông cuối ở văn bản cần chọn sau đó bấm
chọn để thêm văn bản vào hồ sơ.
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 1: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại giao diện Hồ sơ công việc
Bước 4: Thêm tài liệu từ văn bản hoặc tải lên
Thêm tài liệu bằng Tải lên: Thêm các thông tin theo yêu cầu sau đó bấm “Chọn file” để tải file văn bản lên sau
đó bấm chọn để thêm vào hồ sơ.
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 1: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại giao diện Hồ sơ công việc
Bước 5: Chọn nút “Chọn”
Bước 6: xem danh sách các tài liệu đã bổ sung vào hồ sơ. Tại giao diện này người dùng có thể theo dõi chi tiết quá
trình xử lý của văn bản/công việc (Chi tiết) hoặc xóa bỏ tài liệu khỏi hồ sơ (X).
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 2: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại giao diện giải quyết văn bản/công việc
Bước 1: Chọn menu “Công việc -> Công việc cá nhân -> Chờ thực hiện/đang thực hiện/đã thực hiện”
Bước 2: Thực hiện “Báo cáo công việc” chọn hồ sơ công việc
Bước 3: Đưa công việc vào hồ sơ
Bước 4: Chọn nút Lưu
Bước 5: Xem văn bản/công việc đã thuộc hồ sơ
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 3: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại chức năng tìm kiếm
Bước 1: Tại chức năng tìm kiếm văn bản/công việc người dùng chọn văn bản/công việc cần bổ sung vào Hồ sơ

Bước 2: Chọn nút “Lưu hồ sơ”

Bước 3: Chọn hồ sơ
Bước 4: Chọn nút “Lưu”.
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 4: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại chức năng văn bản đi
Bước 1: Tại chức năng “Văn bản đi ->Phòng ban phát hành” người dùng chọn văn bản/công việc cần bổ sung vào
Hồ sơ
Bước 2: Chọn nút “… -> Hồ sơ công việc”

Bước 3: Chọn hồ sơ
Bước 4: Chọn nút “Lưu”.
 III. 1. Vai trò cá nhân
Cách 5: Bổ sung tài liệu vào hồ sơ tại chức năng văn bản nội bộ
Bước 1: Tại chức năng “Văn bản nội bộ ->Phòng ban phát hành” người dùng chọn văn bản/công việc cần bổ sung
vào Hồ sơ
Bước 2: Chọn nút “… -> Hồ sơ công việc”

Bước 3: Chọn hồ sơ
Bước 4: Chọn nút “Lưu”.
 III. 2. Vai trò Lãnh đạo Ban/Phòng
Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì công việc sẽ chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, xác nhận kết quả lập hồ sơ của chuyên viên
được giao chủ trì xử lý; có trách nhiệm xác nhận hoàn thành lập hồ sơ điện tử cho chuyên viên.
1) Kiểm tra, xác nhận kết quả lập hồ sơ (bao gồm chuyển trạng thái hồ sơ)

Bước 1: chọn menu “Hồ sơ công việc EVN -> Hồ sơ công việc phòng ban -> Duyệt hồ sơ
nộp lưu trữ”. (số phía sau “Hồ sơ công việc phòng ban” là số lượng hồ sơ chờ duyệt)
 III. 2. Vai trò Lãnh đạo Ban/Phòng

1) Kiểm tra, xác nhận kết quả lập hồ sơ (bao gồm chuyển trạng thái hồ sơ)
Bước 2: chọn hồ sơ cần xác nhận và nộp lưu
 III. 2. Vai trò Lãnh đạo Ban/Phòng

1) Kiểm tra, xác nhận kết quả lập hồ sơ (bao gồm chuyển trạng thái hồ sơ)

Bước 3: Bấm nút “Xác nhận và nộp lưu”

Bước 4: Theo dõi hồ sơ đã xác nhận và nộp lưu tại mục “Hồ sơ đã nộp lưu trữ”
 III. 2. Vai trò Lãnh đạo Ban/Phòng

2) Trả lại hồ sơ cấp Ban/phòng

Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì công việc sẽ thực hiện kiểm tra, xác nhận kết quả lập Hồ sơ của Chuyên viên được giao
xử lý; có trách nhiệm xác nhận hoàn thành lập Hồ sơ cho Chuyên viên. Nếu công việc chưa kết thúc hoặc hồ sơ lập
chưa đầy đủ thì Lãnh đạo Ban/phòng trả lại Chuyên viên/Nhân viên để hoàn thiện, hồ sơ đó quay lại chuyên viên để
hoàn thiện lại hồ sơ.
Bước 1: chọn menu “Hồ sơ công việc -> Hồ sơ công việc phòng ban -> Duyệt hồ sơ nộp lưu trữ”
Bước 2: Click đúp vào hồ sơ cần trả lại
Bước 3: Bấm nút “Trả lại” , nhập lý do và chọn “Đồng ý”.
Bước 4: Theo dõi hồ sơ trả lại mục “Hồ sơ trả lại”
 III. 2. Vai trò Lãnh đạo Ban/Phòng

3) Phân giao chủ trì hồ sơ lưu trữ

Bước 1: chọn menu “Hồ sơ công việc phòng ban -> Duyệt hồ sơ phát sinh”.

Bước 2: chọn hồ sơ phát sinh cần duyệt trong danh sách sau đó chọn người chủ trì lập hồ sơ.
Bước 3: Hồ sơ sau khi chọn người chủ trì sẽ chuyển sang mục “Đã phân chủ trì, đã duyệt”. Tại giao diện này người
dùng có thể thay đổi được chủ trì thực hiện Hồ sơ lưu trữ .
 III. 3. Vai trò lãnh đạo Văn phòng

1) Phân công cán bộ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ (trường hợp không cấu hình phân công tự động)

Bước 1: Chọn menu “Hồ sơ công việc -> Hồ sơ lưu trữ cơ quan”.
Bước 2: Chọn hồ sơ cần phân công tiếp nhận trong danh sách.
Bước 3: Chọn người tiếp nhận trong danh sách, khi đó hồ sơ tự động chuyển sang mục “Đã phân công” và chuyển đến tài
khoản người tiếp nhận để thực hiện các bước tiếp nhận hồ sơ của lưu trữ cơ quan.
Bước 4: Check chọn mục “Đã phân công” để theo dõi danh sách các hồ sơ đã phân công cán bột tiếp nhận.
 III. 3. Vai trò lãnh đạo Văn phòng

2) Cấu hình lưu trữ (Tự động phân công cán bộ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ)

Bước 1: Chọn menu “Hồ sơ công việc -> Hồ sơ lưu trữ cơ quan”
Bước 2: Chọn nút “Cấu hình lưu trữ”
Bước 3: Tại giao diện cấu hình phân công cán bộ lưu trữ tiếp nhận, lựa chọn người tiếp nhận lưu trữ theo từng phòng ban
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

1) Khởi tạo danh mục hồ sơ năm (có 2 cách: khởi tạo từ file excel hoặc bằng chức năng thêm mới)
a. Khởi tạo từ file Excel mẫu
Bước 1: Chuẩn hóa danh mục hồ sơ năm trên file excel theo mẫu
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

1) Khởi tạo danh mục hồ sơ năm (có 2 cách: khởi tạo từ file excel hoặc bằng chức năng thêm mới)
a. Khởi tạo từ file Excel mẫu
Bước 2: Chọn menu “Hồ sơ công việc-> Danh mục hồ sơ”
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

1) Khởi tạo danh mục hồ sơ năm (có 2 cách: khởi tạo từ file excel hoặc bằng chức năng thêm mới)
a. Khởi tạo từ file Excel mẫu
Bước 3: Chọn nút “Import danh sách hồ sơ”
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

1) Khởi tạo danh mục hồ sơ năm (có 2 cách: khởi tạo từ file excel hoặc bằng chức năng thêm mới)
a. Khởi tạo từ file Excel mẫu
Bước 4: Chọn nút “Chọn file” tìm đến thư mục lưu file excel đã thực hiện tại Bước 1
Bước 5: Chọn nút “Cập nhật”
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

1) Khởi tạo danh mục hồ sơ năm (có 2 cách: khởi tạo từ file excel hoặc bằng chức năng thêm mới)
b. Thêm mới hồ sơ năm bằng chức năng “Thêm mới’

Bước 1: Chọn menu “Hồ sơ công việc-> Hồ sơ công việc”

Bước 2: Chọn “Danh mục hồ sơ ban” -> chọn “Hồ sơ phát sinh”
Bước 3: Chọn “Thêm mới”’
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

1) Khởi tạo danh mục hồ sơ năm (có 2 cách: khởi tạo từ file excel hoặc bằng chức năng thêm mới)
b. Thêm mới hồ sơ năm bằng chức năng “Thêm mới’
Bước 4: Cập nhật thông tin hồ sơ lưu trữ

Bước 5: Chọn nút “Thêm mới” khi đó hồ sơ được thêm mới sẽ hiển thị trong danh mục hồ sơ
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

2) Tiếp nhận hồ sơ và đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ”

Bước 1: Chọn menu “Hồ sơ công việc -> Hồ sơ lưu trữ cơ quan -> Hồ sơ chờ tiếp nhận”.

Bước 2: Chọn hồ sơ cần tiếp nhận: click đúp vào hồ sơ chờ tiếp nhận trong danh sách
Bước 3: Chọn nút “Tiếp nhận”
Bước 4: Hồ sơ đã tiếp nhận hiện thị trong mục “Hồ sơ đã tiếp nhận”
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

3) Trả lại hồ sơ tài liệu

Bước 1: Chọn menu “Hồ sơ công việc ->Hồ sơ lưu trữ cơ quan -> Hồ sơ chờ tiếp nhận”
Bước 2: Chọn hồ sơ cần trả lại
Bước 3: Chọn nút “Trả lại”
Bước 4: Hồ sơ bị trả lại sẽ hiện thị trong mục “Hồ sơ trả lại” của Lưu trữ cơ quan, chuyên viên chủ trì
xử lý, lãnh đạo Ban/phòng
 III. 4.Vai trò lưu trữ cơ quan

4) Báo cáo hồ sơ
Bước 1: Chọn menu “Tiện ích -> Báo cáo -> Hồ sơ công việc”

Bước 2: Chọn báo cáo cần xuất Excel

Bước 3: Chọn khoảng thời gian hoặc phòng ban cần báo cáo sau đó bấm nút “Xuất Excel”
Bước 4: Xem kết quả