Quản lý dự án

Chủ đề 3b
Để trở thành một nhà
quản lý dự án hiệu quả

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 1

Quản lý dự án

Lãnh đạo và Quản lý

 Quản lý – đương đầu với  Lãnh đạo – đương đầu

sự phức tạp
 Xây dựng kế hoạch và mục tiêu
 Theo dõi kết quả
 Thực hiện hành động sửa chữa
 Xúc tiến các hoạt động
 Giải quyết các vấn đề kỹ thuật
 Người hòa giải
 Cân bằng giữa thời gian, chi phí
và phạm vi dự án
với sự thay đổi
 Nhận ra sự cần thiết phải
thay đổi để giữ cho dự án đi
đúng hướng
 Khởi xướng sự thay đổi
 Cung cấp định hướng và
động lực
 Đổi mới và thích ứng khi cần
thiết
 Tích hợp các tài nguyên
được phân bổ

Thu hút sự tham gia của các bên liên quan

 Các châm ngôn về quản lý dự án:
 Bạn không thể làm tất cả và hoàn thành tất cả
 Các dự án thường liên quan đến một mạng lưới quan hệ rộng
 Cứ bắt tay vào làm không phải là lãnh đạo
 Áp lực nhiều hơn và tham gia nhiều hơn có thể làm giảm hiệu quả của bạn với
tư cách là một nhà lãnh đạo
 Điều gì quan trọng với bạn có thể không quan trọng với người khác
 Các nhóm khác nhau có các mối quan tâm khác nhau (trách nhiệm, lịch trình,
ưu tiên) về kết quả dự án
 Quản lý dự án rất khó khăn, nhưng cũng rất thú vị và bổ ích — hãy nỗ lực
kiên trì

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 2

Quản lý dự án

Mạng quan hệ giữa

các bên liên quan

 Quy luật có đi có lại

 Một điều tốt xứng đáng nhận được một điều tốt,
và một điều xấu xứng đáng nhận lại một điều
xấu

Nguyên tắc  Trao và nhận (Quid pro Quo)

trao đổi  Sự trao đổi qua lại tài nguyên và dịch vụ sẽ xây
dựng nên các mối quan hệ

 Xác định loại hình trao đổi

 Mối quan hệ hợp tác được xây dựng trên việc
trao đổi thứ mà tổ chức mong muốn
(organizational “currencies”)

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 3

Quản lý dự án

Các yếu tố thường được trao đổi

trong tổ chức
Liên quan đến nhiệm vụ
Nguồn lực Cho/ mượn tiền, tăng vốn, tăng nhân sự…
Sự hỗ trợ Giúp đỡ trong dự án, hoặc thực hiện các nhiệm vụ không
mong muốn
Sự hợp tác Cung cấp các hỗ trợ về nhiệm vụ, phản hỏi nhanh hơn,
hoặc hỗ trợ thực hiện
Thông tin Cung cấp kiến thức về tổ chức/ kỹ thuật

Liên quan đến vị trí công việc

Thăng tiến Đưa ra một nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ có thể dẫn đến
sự thăng tiến
Công nhận Công nhận nỗ lực, thành tích hoặc khả năng
Được biết đến Cung cấp cơ hội được biết đến bởi cấp trên hoặc những
người quan trọng khác trong tổ chức.
Mối liên hệ Cung cấp cơ hội liên kết với những người khác.

Các yếu tố thường được trao đổi

trong tổ chức
Liên quan đến việc tạo cảm hứng
Tầm nhìn Tham gia vào một nhiệm vụ rất quan trọng đối với đơn vị,
tổ chức, khách hang, hay xã hội
Sự xuất sắc Có cơ hội làm tốt những việc quan trọng
Tính đúng đắn về đạo đức Tiêu chuẩn làm những gì “đúng” cao hơn tiêu chuẩn
hiệu quả

Liên quan đến mối quan hệ

Sự chấp nhận Sự gần gũi/ gắn kết, tình bạn
Hỗ trợ nhân sự Các hỗ trợ mang tính cá nhân và cảm xúc
Sự thông hiểu Lắng nghe những vấn đề của người khác

Liên quan đến cá nhân

Thử thách / học hỏi Chia sẻ các nhiệm vụ giúp tăng kỹ năng và khả năng
Quyền sở hữu / tham gia Để người khác có quyền sở hữu và ảnh hưởng
Biết ơn Thể hiện sự cảm kích

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 4

Quản lý dự án

Xây dựng mạng quan hệ

 Xác định các mối quan hệ tương tác (dependencies)

 Quan điểm nhóm dự án:
 Nhóm cần sự phối hợp của ai?
 Nhóm cần sự chấp thuận của ai?
 Sự phản đối của ai sẽ ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án của nhóm?
 Quan điểm của các bên liên quan:
 Những khác biệt nào tồn tại giữa nhóm và những người nhóm phụ thuộc vào?
 Các đối tượng có liên quan nhìn nhận dự án như thế nào?
 Hiện trạng mối quan hệ của chúng ta với các đối tượng liên quan?
 Nhóm có những nguồn ảnh hưởng nào lên các bên liên quan?

Những sự phụ thuộc trong Dự án cài đặt phần mềm tài chính

10

10

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 5

Quản lý dự án

Phong cách quản lý MBWA

 Management by Wandering Around (MBWA)

 Một phong cách quản lý mà nhà quản lý dành phần lớn thời gian ngoài văn
phòng làm việc để tương tác trực tiếp với nhân viên, nhằm xây dựng mối
quan hệ hợp tác

 Các đặc tính của một nhà quản lý dự án hiệu quả

 Khởi xướng việc liên hệ với các đối tượng chính của dự án
 Phản ứng chủ động với các vấn đề tiềm ẩn
 Thực hành khuyến khích
 Củng cố các mục tiêu và tầm nhìn của dự án
 Can thiệp để giải quyết xung đột và ngăn chặn bế tắc

11

11

Quản lý hướng lên

 Thành công của dự án = Hỗ trợ của quản lý cấp cao

 Ngân sách phù hợp
 Đáp ứng các nhu cầu không mong đợi
 Đưa ra tín hiệu rõ ràng cho tổ chức về tầm quan trọng của việc hợp tác

 Tạo động lực cho nhóm dự án

 Tác động đến ban lãnh đạo cao nhất để hỗ trợ nhóm:
 Từ chối những yêu cầu vô lý
 Cung cấp tài nguyên bổ sung
 Ghi nhận thành tích của các thành viên trong nhóm

12

12

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 6

Quản lý dự án

Tầm quan trọng của nhà tài trợ

dự án
13

13

Lãnh đạo bằng cách làm gương

14

14

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 7

Quản lý dự án

 Những tình huống khó xác định

sai hay đúng
Đạo đức  Có dự phòng/ phần đệm khi ước tính
và việc quản lý dự án 
chi phí dự án
Chi quá mức cho các đề xuất dự án
 Đảm bảo sai với khách hàng là mọi
thứ đang đi đúng hướng
 Bị áp lực thay đổi các báo cáo tiến
độ
 Làm sai lệch tài khoản chi phí
 Đánh đối các tiêu chuẩn an toàn để
đẩy nhanh tiến độ
 Phê duyệt sản phẩm kém chất lượng
 Quy tắc ứng xử
 Tiêu chuẩn nghề nghiệp và tính
chính trực cá nhân

15

15

Những mâu thuẫn khi quản lý dự án

 Đổi mới nhưng vẫn phải duy trì sự ổn định

 Nhìn được toàn cảnh nhưng vẫn phải xắn tay vào
làm
 Khuyến khích cá nhân nhưng phải tập trung vào
nhóm
 Hands-off/Hands-on
 Mềm dẻo nhưng vẫn cứng rắn
 Sự trung thành với nhóm và với tổ chức

16

16

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 8

Quản lý dự án

Phẩm chất của một

nhà QLDA hiệu quả

 Người có tư duy hệ thống

 Liêm chính cá nhân
 Chủ động
 Khả năng chịu đựng căng thẳng
cao
 Quan điểm kinh doanh tổng thể
 Giao tiếp tốt
 Quản lý thời gian hiệu quả
 Chính trị gia khéo léo
 Lạc quan

17

17

Gợi ý cho nhà

Quản lý dự án
 Xây dựng các mối quan
hệ trước khi bạn cần
 Hãy tuân thủ Quy tắc
Vàng (Golden Rules)
 Niềm tin được duy trì
thông qua tiếp xúc trực
tiếp thường xuyên

18

18

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 9

Quản lý dự án

Key Terms

Law of reciprocity
Leading by example
Management by wandering around (MBWA)
Organizational currencies
Proactive
Project sponsor
Social network building
Stakeholder
Systems thinking

19

19

Quản lý
đội dự án

20

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 10

Quản lý dự án

21

21

Đội có hiệu suất cao

 Chia sẻ ý thức về mục đích chung

 Sử dụng hiệu quả tài năng và kiến thức chuyên môn của từng cá
nhân
 Có vai trò cân bằng và chia sẻ
 Duy trì sự tập trung giải quyết vấn đề
 Chấp nhận sự khác biệt về quan điểm và cách diễn đạt
 Khuyến khích chấp nhận rủi ro và sáng tạo
 Đặt ra các tiêu chuẩn hiệu suất cá nhân cao
 Định vị cùng với nhóm

22

22

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 11

Quản lý dự án

23

23

24

24

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 12

Quản lý dự án

Các điều kiện

thuận lợi để phát
triển nhóm có hiệu CÓ 10 THÀNH
VIÊN HOẶC
ÍT HƠN
THÀNH VIÊN TỰ
NGUYÊN THAM GIA
THUỘC NHÓM TỪ ĐẦU
ĐẾN CUỐI DỰ ÁN

suất cao

ĐƯỢC PHÂN CÔNG TỔ CHỨC LUÔN THÚC

TOÀN THỜI GIAN ĐẨY TÍNH HỢP TÁC VÀ
TIN CẬY

25

25

Các điều kiện

thuận lợi để phát
triển nhóm có hiệu CÁC CHỨC NĂNG
CẦN THIẾT ĐỀU
DỰ ÁN CÓ MỤC
TIÊU HẤP DẪN

suất cao NẰM TRONG NHÓM

CÁC THÀNH VIÊN CÁC THÀNH VIÊN

CHỈ BÁO CÁO CHO LÀM VIỆC CÙNG
NHÀ QLDA MỘT NƠI

26

26

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 13

Quản lý dự án

Xây dựng nhóm dự án có hiệu suất cao

Thực hiện các cuộc họp dự án

Thiết lập danh tính cho dự án
Tạo nên tầm nhìn dự án
Tuyển dụng các Hiệu suất
Xây dựng hệ thống khen thưởng
thành viên nhóm vượt trội
Quản lý việc ra quyết định
Quản lý mâu thuẫn
Làm mới nhóm dự án

27

27

Xây dựng nhóm dự án có hiệu suất cao

 Tuyển dụng thành viên nhóm dự án
 Các yếu tố tác động đến việc tuyển dụng
 Tầm quan trọng của dự án
 Cấu trúc quản lý để hoàn thành dự án

 Tuyển dụng như thế nào?

 Kêu gọi sự tự nguyện

 Tuyển dụng ai?

 Khả năng giải quyết vấn đề
 Có thời gian (Availability)
 Có kiến thức phù hợp
 Đáng tin cậy
 Có kết nối chính trị
 Tham vọng, sáng tạo, đầy năng lượng

28

28

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 14

Quản lý dự án

Họp nhóm dự án

Quản lý các Thiết lập các quy

cuộc họp kế tiếp tắc cơ bản

Các quyết định Thực hiện họp Các quyết định

về mối quan hệ dự án về kế hoạch

Các quyết định

Các quyết định
quản lý sự thay
về theo dõi
đổi

29

29

Thiết lập nhận dạng dự án

Vị trí của các thành viên

Tạo tên nhóm dự án

Sử dụng hiệu quả các

cuộc họp

Nghi thức nhóm

30

30

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 15

Quản lý dự án

Yêu cầu của một tầm nhìn nhóm hiệu quả

31

31

Quản lý hệ thống khen thưởng

 Ai nhận thưởng cái gì (như là một phần thưởng cá nhân)?

 Làm thế nào để phần thưởng có ý nghĩa lâu dài?
 Làm thế nào nhận ra hiệu suất cá nhân?
 Thư đề xuất
 Sự công nhận rộng rãi cho những công việc xuất sắc
 Các phân công nhiệm vụ hấp dẫn
 Tính linh hoạt cá nhân được tăng cường

32

32

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 16

Quản lý dự án

Điều phối quá trình ra quyết định

Xác định vấn đề

Phát triển các lựa chọn

Ra quyết định

Giám sát

33

33

Quản lý mẫu thuẫn trong đội dự án

▪ Khuyến khích mâu thuẫn chức năng

▪ Encourage dissent by asking tough questions.
▪ Bring in people with different points of view.
▪ Designate someone to be a devil’s advocate.
▪ Ask the team to consider an unthinkable alternative

▪ Quản lý mâu thuẫn phi chức năng

▪ Mediate the conflict.
▪ Arbitrate the conflict.
▪ Control the conflict.
▪ Accept the conflict.
▪ Eliminate the conflict.

34

34

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 17

Quản lý dự án

Conflict Intensity Over the Project Life Cycle

35

35

Cạm bẫy của nhóm dự án

Tư duy Quan liêu

theo nhóm

Going Native Tinh thần nhóm

39

39

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 18

Quản lý dự án

Brainstorming
Key Terms Dysfunctional conflict
Functional conflict
Groupthink
Nominal group technique (NGT)
Positive synergy
Project kickoff meeting
Project vision
Team building
Team rituals
Virtual project team

40

40

CBGD: Nguyễn Thùy Trang 19