Change Management

Принципи управління змінами

1. Діагностика проблеми
Перш ніж починати будь-які зміни, необхідно визначити проблему. Піонер системи
виробництва Toyota, Таїті Оно розробив простий спосіб знаходити проблеми
всередині компанії. Його метод відомий як «п’ять чому. Він брав один процес і
запитував, чому він не дає бажаного результату. Це приводить до ще чотирьох
запитань. Вони, як очікується, дадуть шукачам можливість знайти першопричину
проблеми. Зрештою, це приведе до розмови про те, як усунути основну причину.
Такий метод може бути реалізований у широких масштабах та включає опитування
та фокус-групи для визначення проблемних сфер, які потрібно змінювати.

2. Враховуйте культуру
Важливо враховувати наявну культуру компанії. Організаційна культура визначає,
як люди взаємодіють один з одним, поводяться та працюють разом у компанії.
Врахування цього допоможе лідерам подолати будь-який опір, який буде
прив’язаний до вже сформованої культури. Цей опір може бути неформальним і
«м’яким», але лідери не можуть ігнорувати вплив цього опору на спробу внести
будь-які зміни.
3. Почніть зверху
Щоб ефективно представити будь-які зміни співробітникам нижчого рівня,
насамперед має бути єдність серед керівників. Якщо ті, хто входить до C-Suite,
обговорюють зміни та висловлюють свої занепокоєння, тоді керівникам буде легше
відповідати на запитання менеджерів і продовжувати працювати з єдиній площині.

4. Залучайте кожен рівень

У той час як планування впровадження змін має починатися на найвищому рівні,
співробітники середньої ланки та ті, хто знаходиться на передовій лінії, мають бути
залучені незабаром після цього. Ці люди зможуть висунути на перший план будь-які
логістичні чи технічні проблеми, які керівники можуть не знати через свої позиції.
Вони також можуть представити перспективу того, як це може вплинути на клієнтів і
як їхні власні команди сприймуть зміни. Внесок співробітників і керівників
середнього рівня згладить більшість збоїв, тому що якщо хтось і знає, як зміни
вплинуть на передову, то це вони.

5. Побудова коаліції
Лідери змін не зможуть впоратися зі складним завданням — залучити всіх
самостійно. Лідери повинні залучати внутрішніх людей із повноваженнями
(наприклад, керівників), а також неформальних лідерів (інфлюенсерів,
співробітників-ветеранів та стейкхолдерів, яким довіряють інші співробітники).
Перехід можна зробити набагато зручнішим, якщо керівники бізнесу знайдуть таких
людей та залучать їх до плану, щоби допомогти всім пристосуватися до нових змін.
Ці групи можуть сформувати коаліцію, яка може допомогти розповсюдити
повідомлення про зміни, заспокоїти людей і залучити власні команди.

6. Надайте чіткі інструкції

Лідери повинні взяти свою коаліцію й допомогти їм поширити інформацію про
перехід. Співробітникам мають показати чіткі та логічні причини змін, а також дати
прості для розуміння інструкції щодо того, як ці зміни запровадити. Це включатиме
багато дрібніших зустрічей, навчання менеджерів тому, як правильно доносити
деталі переходу, та опитування для визначення питань, які, можливо, потрібно буде
розглянути в ширшому контексті.
Співробітникам буде нелегко відразу долучитися до переходу через навички та
старі звички. Ось чому для керівників вкрай важливо окреслити негайну поведінку
та дії, які співробітники можуть зробити протягом кількох днів після переходу, щоби
допомогти змінам рухатися гладко.

7. Прозора комунікація
Це один із найважливіших елементів впровадження змін. Від перших повідомлень
щодо переходу в масштабі всієї компанії до початкових зустрічей щодо
впровадження, керівники бізнесу повинні підтримувати високий рівень прозорості в
комунікації з усіма внутрішніми стейкхолдерами. Якщо співробітники відчувають,
 угоди та концесії відбуваються в кулуарах, а самим працівникам не розповідають
про конкретні рішення, то, швидше за все, паніка та негативні відчуття будуть
укорінюватися. Керівники бізнесу повинні ефективно комунікувати, нічого не
приховуючи.

8. Навчання
Це йде пліч-о-пліч з комунікацією. Підготовка персоналу до змін вимагає часу й
терпіння. Менеджери зі змін повинні розробити комплексну програму навчання, яка
вимагає залученості від усіх співробітників. Програма має не тільки навчати їх
нових принципів і методів роботи, але й також слугувати сесією запитань і
відповідей для розв'язання питань і вирішення проблем.

9. Питання та занепокоєння
Як зазначено в дослідженні Катценбаха, майже 44 відсотки співробітників не
знають, як вони мають впроваджувати зазначені зміни. Тому менеджерам і
керівникам важливо завжди залишати можливості для запитань. Це може бути у
формі онлайн-сесій та open-door сесій, де люди можуть запитати, як ця зміна
безпосередньо вплине на них.

10. Формальні та неформальні рішення

A. Формальні рішення

Будь-який перехід компанії може вимагати зміни політик та процедур. Тому

керівники повинні відстежувати, як зміни впливають на посібники співробітників,
кадрову політику, цілі компанії або будь-яку іншу офіційну документацію, яку
необхідно обробляти та доносити до співробітників.

B. Неформальні рішення

Саме тут приходять нагадування про історію, традиції та корпоративну культуру.

Коли настають важкі часи, варто згадати якорі, які можуть згуртувати команду.
Мотиваційні повідомлення, внутрішні інформаційні бюлетені, політика відкритих
дверей і залучення в роботу впливових осіб компанії є неформальними рішеннями,
але настільки ж важливими, як і формальні рішення.

11. Підзвітність
Для бізнес-лідерів, які відповідають за управління змінами, життєво важливо
забезпечити відповідальність за впровадження нових методів серед співробітників
усіх рівнів. Лідери повинні встановити чіткі очікування та правила щодо того, як
внутрішні стейкхолдери сприяють проєкту переходу. Заохочення до
відповідальності членів команди також дає співробітникам відчуття причетності,
що, своєю чергою, робить їх більш залученими в зміни, що відбуваються.
 12. Вдячність
Зміни можуть бути величезними та важкими, тому керівникам бізнесу важливо
визнавати позитивні кроки, які роблять усі співробітники під час переходу. Це може
відбуватися через зустріч компанії або хоча б просте «дякую». Важливо повідомити
співробітникам, що їхні зусилля визнані та оцінені. Своєю чергою, це також може
бути використано як мотивація для підтримки сприятливих трудових зусиль.

13. Постійна підтримка

Хоча постійне оцінювання є ключовим, все ж план постійного забезпечення також
потрібен. Сценарії, за яких співробітники можуть спиратися на зміни, внесені для
впровадження інновацій у компанію, можуть бути реалізовані лише за умови
постійного навчання, освіти та культури підтримки. Працівники повинні знати, що
їхній розвиток у зв’язку з перехідним періодом настільки ж важливий (або навіть
більше), як і сама зміна.

14. Аналіз
Оцінювання розвитку змін не є одноразовим завданням. Це має бути неодмінною
та регулярною частиною політики та процедур. З’ясування того, що працює, а що ні
(незалежно від того, наскільки великий чи маленький масштаб), дасть лідерам
можливість розв'язувати будь-які потенційні проблеми, перш ніж вони стануть
більшими.

15. Оцінка
Як зазначено вище, перехід може бути невдалим завдяки цілій низці причин, але
ніхто не дізнається, чому, якщо немає даних, на які можна спиратися. Керівники
повинні зосередитися на зборі кількісних та якісних даних, які оцінюють прогрес
переходу. Це повідомить їм, чи все йде за планом, чи потрібно внести деякі зміни в
процес. Цей простий крок може запобігти загальному провалу в майбутньому.

16. Використовуйте технології

Ми живемо в цифровому світі, тому керівництво може використовувати цю перевагу
для підтримки комунікації. Різні засоби можна використовувати для надання
регулярних оновлень про перехід, збору даних від співробітників (включно з
перешкодами, з якими вони стикаються) і визначення механізмів зворотного зв’язку,
завдяки яким співробітники можуть ставити запитання.

Зміни ніколи не бувають легкими, а коли вони відбуваються у цілій компанії, де є різні
люди із різними думками та залученістю до групи, то втілити зміни стає ще складніше.
Тому важливо, щоб керівники розробили комплексний план розв'язання потенційних
проблем і збоїв у комунікації.
____________________________________________________________________________

Перекладено з “16 Essential Change Management Principles You Should Know About”
Джерело: https://status.net/articles/change-management-principles/