CHƯƠNG 5

ĐẠO ĐỨC MUA HÀNG - KIỂM TOÁN TRONG MUA HÀNG

24/08/2023 Trương Đình& Confidential

First Solar Proprietary Nguyên - GeneralVũ 1
 NỘI DUNG

1. Mua hàng có đạo đức là gì

1.1 Tại sao nhân viên mua hàng dễ mắc sai phạm?
1.2 Mua những loại hàng nào dễ mắc sai phạm
2. Làm thế nào để thực hiện mua hàng có đạo đức
2.1 Chọn người phải chú trọng nhân cách
2.2 Đánh giá hiệu quả mua hàng
2.3 Luân chuyển và kiểm toán
2.4 Thỏa thuận mua hàng có đạo đức
2.5 Đường dây tiếp nhận khiếu nại của nhà cung cấp
3. Kiểm toán mua hàng
3.1 Kiểm toán nhân viên mua hàng
3.2 Kiểm toán quá trình mua hàng
24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 2
 1. MUA HÀNG CÓ ĐẠO ĐỨC GÌ
• Nhân viên mua hàng đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu, tuân thủ các tiêu chuẩn
cao nhất về nhân cách đạo đức, kiểm soát hành vi mua hàng của bản thân, không
làm việc gì trái với lợi ích của công ty thì được gọi là mua hàng có đạo đức.
• Mua hàng là một công việc rất nhạy cảm, người mua hàng thường đối mặt với
cám dỗ và cạm bẫy, nên dễ có hành vi mua hàng phi đạo đức.
✓ Ví dụ như báo sai giá mua
✓ Gian dối tiến hoa hồng,
✓ Đầu tư cổ phiếu của nhà cung cấp (trên danh nghĩa là mua cổ phiếu nhưng lại
không trả tiền)
✓ Tự mình thành lập công ty rồi để người khác đại diện cung cấp hàng cho
công ty minh dạng công tác.
Những hành vi phi đạo đức này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích và hình ảnh của
công ty, và gây hại cho sự nghiệp của nhân viên mua hàng, vì vậy cần kiên quyết
ngăn chặn và loại bỏ.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 3

 1. MUA HÀNG CÓ ĐẠO ĐỨC GÌ
• Mua hàng có đạo đức phản ánh sự chuyên nghiệp hóa, và phát triển năng lực
của nhân viên mua hàng phản ánh mức độ chuyên môn hóa.
✓ Nếu chú trọng chuyên nghiệp hóa là "trọng đức khinh tài", rất khó để thực
hiện một cách toàn diện giá trị cốt lõi trong mua hàng;
✓ Còn chỉ chúng trọng chuyên môn hóa là “trọng tài khinh đức” càng không
thể nào thực hiện được những giá trị cốt lõi trong mua hàng.
✓ “Tài đức song toàn”, tức là vừa nhấn mạnh chuyên nghiệp hóa, vừa nhấn
mạnh chuyên môn hóa, giúp phát triển năng lực chuyên môn của nhân viên
mua hàng, tuân thủ quy trình mua hàng có đạo đức ở mức cao nhất.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 4

 1.1 Tại sao nhân viên mua hàng dễ mắc sai phạm?
• Trong thực tế, nhân viên mua hàng thường dễ mắc sai phạm → nguyên nhân cơ
bản của nó chỉ có một: "Tiền"
• Từ phân tích kết cấu chi phí có thể biết rằng chi phí nguyên vật liệu thường
chiếm tỉ lệ lớn nhất. Chức trách của nhân viên mua hàng chính là mua về những
nguyên vật liệu này, họ luôn phải đối mặt với các giao dịch có giá trị lớn, tiếp
xúc với tiền mọi lúc dễ khiến họ bị tha hóa.
• Trong quá trình mua bán các NCC thường đưa ra các cám dỗ nhằm thuận lợi đạt
được mục đích kinh doanh của mình. Ví dụ mời ăn uống, đi chơi, cho đến khi
người phụ trách mua hàng bị cám dỗ bởi tiền bạc.
• Một số nhân viên mua hàng không thể chống lại sự cám dỗ, sẽ xuất hiện hiện
tượng lạm dụng quyền hạn vì lợi ích cá nhân. Có thể mới đầu nhân phẩm của
nhân viên mua hàng rất tốt, hành vi rất đoạn chính, không có vấn đề gì; nhưng
trải qua thời gian dài, những ưu đãi nhỏ của NCC sẽ khiến nhân viên đó lay
động, sau đó lại có những lợi ích lớn nên khó từ chối.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 5

 1.1 Tại sao nhân viên mua hàng dễ mắc sai phạm?
• Khi quen thuộc các quy tắc hoạt động của công ty, nhân viên sẽ có ý thức đề
phòng hơn để không ai biết được việc mình nhận những lợi ích của NCC. Thời
gian dài trôi qua, nhận những lợi ích riêng từ NCC, ăn “tiền hoa hồng” đã trở
thành một hành vi có ý thức, trở thành một thói quen làm việc, điều này rất nguy
hiểm đối với doanh nghiệp.
• Những tổ chức mua hàng chuyên nghiệp, ví dụ như Viện Quản lí cung ứng Mỹ”
và “Viện Điều hành mua hàng và cung ứng Anh, đều đưa ra các yêu cầu cụ thể
về đạo đức nghề nghiệp trong mua hàng trong đó nhấn mạnh một câu nói: Mối
quan hệ là để phục vụ mục tiêu, nghĩa là khích lệ nhân viên mua hàng và nhà
cung cấp thiết lập, duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với mục đích phục vụ cho
mục tiêu kinh doanh của “doanh nghiệp”. Nhưng có một số nhân viên mua hàng
hiểu sai ý nghĩa của nó, họ rất nhiệt tình giao lưu với NCC, thiết lập mối quan hệ
tốt đẹp, và thậm chí trở thành bạn bè cá nhân, sau đó để phục vụ cho mục tiêu cá
nhân”.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 6

 1.2 Mua những loại hàng nào dễ mắc sai phạm

Những mặt hàng mà mỗi công ty cần mua rất đa dạng và rất khó để kiểm soát. Dưới đây là
danh sách các mặt hàng dễ xảy ra sai phạm khi mua hàng, hi vọng sẽ giúp cho doanh nghiệp
có thể tăng cường kiểm soát nội bộ của mình.
✓ Mua khối lượng lớn nguyên vật liệu sản xuất; Nguyên vật liệu sản xuất có giá trị đơn vị
cao; Mua khối lượng lớn vật liệu đóng gói; Vật liệu đóng gói có đơn giá cao; Mua vật
liệu phụ trợ thông qua một kênh duy nhất;
✓ Nhiên liệu, năng lượng được sử dụng trong sản xuất, như: than đá, khí công nghiệp;
✓ Phụ tùng liên quan và các công cụ, dụng cụ chuyên dùng. Thuê ngoài bảo dưỡng, bảo trì
thiết bị;
✓ Máy móc và thuốc thử cần thiết cho việc phát triển kĩ thuật và kiểm nghiệm chất lượng;
✓ Kệ đựng và tấm pallet để hàng trong kho;
✓ Thuê vận chuyển ngoài.
✓ ...

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 7

 1.2 Mua những loại hàng nào dễ mắc sai phạm
• Trong việc mua nguyên vật liệu phi sản xuất cũng cần phải chú ý;
✓ Sản phẩm mua trên thị trường, ví dụ như tài liệu quảng cáo, các mặt hàng
khuyến mại, quà tặng...
✓ Mua hàng cho dự án xây dựng và thuê các dịch vụ kĩ thuật bên ngoài; Thuê
nguồn nhân lực bên ngoài, ví dụ như lao công, đào tạo; Tham gia các dịch
vụ tiền gửi và cho vay của các ngân hàng tài chính.
✓ Thuê ngoài hành chính, ví dụ như nhà ăn, dọn vệ sinh, chăm sóc cây xanh...;
• Mua hàng không nhựng phải thực hiện nhiều trách nhiệm, mà còn phải đối mặt
với rất nhiều cám dỗ, đồng thời vai trò của mua hàng đối với lợi nhuận và hình
ảnh của doanh nghiệp cực kì quan trọng Vì vậy, làm thế nào để lựa chọn và quản
lí tốt nhân viên mua hàng thực hiện mua hàng có đạo đức là vô cùng cấp bách, sẽ
ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát chi phí mua hàng.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 8

 2. LÀM THẾ NÀO ĐỂ THỰC HIỆN MUA HÀNG CÓ ĐẠO ĐỨC
• Muốn thực hiện mua hàng có đạo đức, quan trọng nhất là làm tốt ba việc:
✓ Chọn người phải chú trọng nhân cách
✓ Dùng người phải chú trọng hiệu quả công việc
✓ Luân chuyển và kiểm toán.

• Tất cả những điều này đều là vì đảm bảo sự liêm khiết và hiệu suất cao của nhân
viên mua hàng, trong đó:
✓ Chọn người là nền tảng
✓ Dùng người là trọng điểm
✓ Luân chuyển và kiểm toán là để phụ trợ và bổ sung.

• Kiểm toán mua hàng gồm

✓ Kiểm toán đối với nhân viên mua hàng.
✓ Kiểm toán trong hoạt động:
✓ Đồng thời còn có thể kí kết “thỏa thuận mua hàng có đạo đức" với NCC, và thiết lập
đường dây nóng tiếp nhận khiếu nại, tố cáo của NCC.
24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 9
 2.1 Chọn người phải chú trọng nhân cách
Mô hình ASK là mô hình được sử dụng phổ biến hiện nay để đánh giá năng lực
nhân viên với ba yếu tố chính: thái độ, kiến thức và kỹ năng. Mô hình này được phát
triển dựa vào những ý tưởng nền tảng của Benjamin Bloom (1956).

Thái độ (Attitude) thường Kỹ năng (Skill) sẽ tập

sẽ tập trung vào khía cạnh trung vào các thao tác, cách
phạm vi cảm xúc của nhân mà một cá nhân biến kiến
viên. Hay hiểu rõ hơn, đây thức thành hành động cụ
sẽ là cách mà họ tiếp nhận thể và thực tế trong quá
và phản ứng với thực tế, trình làm việc. Đây là một
đồng thời thể hiện thái độ khía cạnh quan trọng trong
và động cơ với công việc việc phát triển bản thân và
như thế nào. thành công trong công việc.

Kiến thức (knowledge) thường được đánh giá qua năng lực tư duy – một khía cạnh quan
trọng của sự thành công trong cuộc sống. Năng lực này là sản phẩm của quá trình học tập,
đọc hiểu, phân tích và ứng dụng kiến thức.
24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 10
 2.1 Chọn người phải chú trọng nhân cách
• Các công ty đều kì vọng nhân viên mua hàng có biểu hiện xuất sắc. Theo mô
hình ASK, biểu hiện của một người phụ thuộc vào ba yếu tố đó là kiến thức, kĩ
năng và thái độ của họ, thái độ nói đến ở đây cũng bao gồm cả nhân cách. Ba
yếu tố được tích hợp tốt thì nhân viên sẽ dễ dàng có biểu hiện tốt trong công việc.
• Nếu nhân viên có kiến thức, có kĩ năng chuyên môn tốt, nhưng thái độ của anh ta
không tốt, không phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, luôn dùng kiến thức và
kĩ năng của mình để phục vụ lợi ích riêng, vậy thì tổn thất của doanh nghiệp là
rất lớn.
• Vì vậy trong ba yếu tố trên, nhân cách là quan trọng nhất, đặc biệt là trong việc
lựa chọn nhân viên mua hàng.
• Trong việc lựa chọn nhân viên mua hàng, phải chú trọng tìm kiếm người tài và
liêm khiết, đủ bản lĩnh từ chối cám dỗ, chủ động tích cực, không ngừng tiến thủ,
đầu óc nhanh nhạy, tận tụy với công việc, có tinh thần trách nhiệm.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 11

 2.1 Chọn người phải chú trọng nhân cách
• Nhiều doanh nghiệp hiện nay, khi tuyển dụng nhân viên mua hàng nhất là vị trí
quản lí mua hàng, đều phải tiến hành điều tra lí lịch, xem ở nơi làm việc trước
đây có hành vi không tốt nào không, đặc biệt là các hành vi như gian dối tiền
hoa hồng. Nếu có, cho dù trình độ của anh ta tốt thế nào, kiến thức nghiệp vụ
phong phú và kĩ năng chuyên môn thành thạo ra sao, đều nhất định phải loại bỏ.
• Trong bộ quy tắc mua hàng của tất cả các công ty, đều sẽ có một số quy định
giống nhau, như nhân viên mua hàng đối phó như thế nào với quà cáp? Làm thế
nào để đối phó với tiền hoa hồng? Nên có những quy tắc đạo đức gì?

Ví dụ 1 Ví dụ 2

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 12

 2.2 Đánh giá hiệu quả mua hàng
Nội dung cốt lõi của việc đánh giá hiệu quả mua hàng chủ yếu tập trung và 04 khía
cạnh là:
• Tỉ lệ giao hàng đúng hạn
• Tỉ lệ hàng đến đạt chuẩn
• Tỉ lệ giảm chi phí mua hàng
• Hiệu quả khai thác nhà cung cấp.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 13

 2.2.1 Tỉ lệ giao hàng đúng hạn
Mua hàng đầu tiên phải đáp ứng được yêu cầu sản xuất, kịp thời cung cấp các
nguyên vật liệu cần thiết. Tỉ lệ giao hàng dùng hạn thường được thể hiện bởi trạng
thái hoàn thành đơn hàng, công thức tính như sau:
(A) Tỉ Lệ giao hàng đúng hạn = số lượng đơn giao hàng đúng hạn / tổng số đơn
hàng đã đặt x 100%
(B) Tỉ lệ giao hàng đúng hạn = số lượng hàng giao đúng thời gian / tổng số lượng
hàng cẩn nhập × 100%

Ví dụ (A): tổng có 5 đơn hàng/tuần, gồm 10 loại SP, tổng số lượng là 20.000sp.
→ Khi 20.000sp của 10 loại này đều được giao đủ và đúng hạn, thì tỉ lệ giao hàng đúng hạn
là 100%

Ví dụ (B): mỗi tuần số lượng đặt hàng là 10.000sp, số lượng giao hàng thực tế là 9.000sp
→ tỉ lệ giao hàng đúng hạn là 90%.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 14

 2.2.2 Tỉ lệ hàng đến đạt chuẩn
Hàng hóa được giao đúng hạn nhưng cũng phải bảo đảm chất lượng đạt chuẩn. Nếu
phải đổi trả hàng, thì sẽ giống như giao hàng không đúng hạn. Tỉ lệ hàng đến đạt
chuẩn thường được thể hiện bằng tỉ lệ đạt chuẩn theo lô hàng, công thức như sau:
(A) Tỷ lệ hàng đến đạt chuẩn = số lô hàng đến đạt chuẩn / tổng số lô hàng đến đạt
chuẩn x 100%
(B) Tỉ lệ hàng đến đạt chuẩn = tổng số đạt chuẩn/tổng số hàng đến x 100%

Ví dụ (A): 01 tuần nhập 20 lô hàng, trong đó có 01 lô hàng kết quả kiểm tra không đạt
chuẩn → thì tỉ lệ hàng đến đạt chuẩn là 95%.

Ví dụ (B): 01 tháng nhập 10.000sp, số lượng kiểm tra kết quả đạt chuẩn là 9.800SP
→ thì tỉ lệ hàng đến kiểm nghiệm đạt chuẩn là 98%.

Khi dựa vào số lượng để thống kê, thì không xem xét có bao nhiêu lô hàng.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 15

 2.2.3 Tỉ lệ giảm chi phí mua hàng
Giao hàng đúng thời gian, chất lượng tốt, nhưng chi phí mua hàng quá cao sẽ ảnh
hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp luôn kì vọng chi phí
mua hàng tiếp tục giảm xuống.
• Tỉ lệ giảm chi phí mua hàng thường được biểu thị bằng sự dao động của giá
mua, công thức tính như sau:
(A) Tỉ lệ giá cả = giá kì này / giá kì trước x 100%
• Tỉ lệ giảm chi phí mua hàng cũng được thể hiện bằng sự biến động của tổng chi
phí mua hàng, công thức tính như sau:
(B) Tỉ lệ tổng chi phí = tổng chi phí kì này / tổng chi phí kì trước x 100%

Ví dụ: So sánh dữ liệu của tháng 4 & tháng 5 năm 2023 gọi là tỉ lệ theo tháng. Còn so sánh
dữ liệu của tháng 6 năm 2023 và tháng 6 năm 2022 gọi là tỉ lệ theo năm.

Cho dù là tỉ lệ theo tháng hay theo năm, chỉ cần dưới 100% là đều tốt.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 16

 2.2.4 Hiệu quả khai thác nhà cung cấp
Muốn làm tốt công việc mua hàng thì cần có sự hợp tác của NCC. Việc khai thác tốt
NCC là rất quan trọng đối với sự cải tiến của hiệu quả mua hàng. Ở đây chỉ đưa ra
hai tiêu chí dưới góc độ đánh giá hiệu quả của nhân viên mua hàng để phản ánh hiệu
quả của việc khai thác NCC.
• Tiêu chí một là "số lượng NCC mới khai thác”. Bất kể loại NCC nào, số lượng
khai thác càng nhiều, sự lựa chọn càng lớn, lợi thế tương đối sẽ càng mạnh. Một
mặt có thể có được lợi thế chi phí, mặt khác cũng có thể làm giảm bớt rủi ro
trong mua hàng.
Tùy thuộc vào qui định của mỗi doanh nghiệp mà việc mua hàng nên “so sánh 3
NCC” hoặc “so sánh nhiều NCC“.

Ví dụ: Công ty Pepsi Việt Nam, mua hàng có giá trị

✓ Dưới 3.000 usd → tìm 03 NCC để so sánh
✓ Từ 3.000 - 5.000 usd → tìm 05 NCC để so sánh
✓ Mua hàng có giá trị 5.000 usd trở lên lại có quy định nghiêm ngặt hơn.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 17

 2.2.4 Hiệu quả khai thác nhà cung cấp

• Một tiêu chí khác là "bản kính mua hàng”. Bán kính mua hàng là chỉ khoảng
cách trung bình giữa NCC cốt lõi và địa điểm giao hàng được bên mua chỉ định,
nó phản ánh kết quả của việc địa phương hóa nguồn cung ứng, thậm chí phản
ánh kết quả của sự tích hợp chuỗi cung ứng hoặc chuỗi công nghiệp, thực hiện
được việc này sẽ phải nỗ lực trong một thời gian dài.

Ví dụ: Ở các siêu thị hiện nay như Co.opmart, Big C,... Thường ưu tiên khai thác
rất tốt các NCC ở địa phương để cung cấp kịp thời các mặt hàng mang tính địa
phương như: rau củ quả, thịt,...

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 18

 2.3 Luân chuyển và kiểm toán
• Luân chuyển & kiểm toán là 2 công cụ hữu hiệu để quản lí nhân viên mua hàng.
✓ Nếu nói “chọn một người tốt” có nghĩa là nhân viên mua hàng không gặp vấn
đề nào trước đây.
✓ “Dùng người tốt" là hiện nay nhân viên mua hàng không có vấn đề gì.
→ Thì "luân chuyển và kiểm toán" là một biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn nhân
viên mua hàng xảy ra vấn đề trong tương lai.

• Có hai loại luân chuyển: luân chuyển nội bộ và luân chuyển bên ngoài.
• Cũng có hai loại kiểm toán: kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 19

 2.3.1 Luân chuyển nội bộ & luân chuyển bên ngoài
• Luân chuyển nội bộ là việc phân công lại công việc của các thành viên trong bộ
phận mua hàng để:
✓ Phòng ngừa tham nhũng
✓ Cũng có lợi cho việc đào tạo và nâng cao tính chuyên nghiệp của nhân viên
mua hàng.
→ Vì vậy nên khuyến khích luân chuyển nội bộ → để giúp nhân viên mua hàng trở
nên đa năng hơn

Ví dụ: ngành kinh doanh may mặc tại hệ thống Co.opmart thường chia nhân viên
mua hàng theo các nhóm:
✓ Thời trang nam
✓ Thời trang nữ
✓ Hàng trẻ em
✓ Hàng tổng hợp (Vớ, khăn, thảm chân, các SP liên quan đền dệt may mà không
thuộc 3 nhóm trên....)
→ thường thời gian luân chuyển nhân viên của các nhóm mua hàng là 2 năm →
nhân viên nếu làm tốt sẽ được đề bạc lên tổ trưởng, phó giám đốc siêu thị,...
24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 20
 2.3.1 Luân chuyển nội bộ & luân chuyển bên ngoài
• Luân chuyển bên ngoài đề cập đến luân chuyển nhân viên mua hàng giữa các bộ
phận khác nhau.

• Mua hàng là một hoạt động chuyên môn, yêu cầu phải có:
✓ Kĩ thuật và kĩ xảo chuyên môn
✓ Mà việc nâng cao trình độ chuyên môn đòi hỏi sự rèn luyện và tích lũy
tương đối dài.
→ Luân chuyển bên ngoài mặc dù cũng có thể ngăn ngừa tham nhũng mua hàng,
nhưng nó không có lợi cho việc nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên mua
hàng → nên hạn chế sự dụng việc luân chuyển bên ngoài.

Ví dụ: Luân chuyển 1 nhân viên từ bộ phận Sản xuất, điều độ hay thiết kế qua làm
nhân viên mua hàng và ngược lại nhân viên mua hàng được điều động về làm nhân
viên thiết kế,...

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 21

 2.3.2 Kiểm toán nội bộ & kiểm toán bên ngoài

Nói đến kiểm toán thì mọi người đều chỉ hiểu đó là kiểm toán bên ngoài (hay còn
gọi là kiểm toán độc lập), nhưng công tác kiểm toán thực sự có thể phát huy tác
dụng chính là kiểm toán nội bộ.

• Kiểm toán bên ngoài là liên quan đến quy định pháp luật, mỗi công ty đều phải
thực hiện kiểm toán tài chính hoặc thuế hàng năm, các báo cáo liên quan bắt
buộc phải được chứng nhận bởi công ty kiểm toán và xác minh của bên thứ ba.

• Kiểm toán nội bộ là một hình thức tự kiểm tra của các doanh nghiệp do bộ phận
kiểm toán nội bộ công ty thực hiện định kì hoặc không định kì. → đây là phương
pháp hiệu quả để kiểm soát nội bộ, ngăn ngừa rủi ro trong kinh doanh.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 22

 2.4 Thỏa thuận mua hàng có đạo đức

Mua hàng có đạo đức là yêu cầu & ràng buộc đối với nhân viên mua hàng, cũng là
quy tắc bắt buộc trong các giao dịch kinh doanh với NCC. Việc kí kết “thỏa thuận
mua hàng có đạo đức” với NCC đạt tiêu chuẩn theo cơ chế ràng buộc hai chiều
xứng đáng được ủng hộ.

Bản thỏa thuận mua hàng có đạo đức

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 23

 2.5 Đường dây tiếp nhận khiếu nại của nhà cung cấp

• Việc thiết lập một đường dây nóng tiếp nhận khiếu nại của NCC cũng có thể là
một biện pháp hữu hiệu.

• Đường dây nóng dành cho NCC thường được lắp đặt tại bộ phận kiểm toán nội
bộ, bộ phận tài chính do nhân viên chuyên trách chịu trách nhiệm, sắp xếp và
báo cáo.

• Một số công ty thậm chí còn thành lập văn phòng tiếp nhận phản hồi của NCC

Ví dụ: như hệ thống siêu thị Co.opMart đã lập phòng “Giao dịch NCC” gồm các
chuyên viên nhằm giải quyết khiến nại từ NCC, tiếp nhận việc chào hàng mới, tiếp
các NCC mới,...

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 24

 3. KIỂM TOÁN MUA HÀNG

Trong nội dung chương đề cập tới kiểm toán nội bộ về mua hàng, chủ yếu liên quan
đến:
• Kiểm toán nhân viên mua hàng.
• Kiểm toán quá trình mua hàng.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 25

 3.1 Kiểm toán nhân viên mua hàng
• Mục đích là để đảm bảo rằng hành vi của nhân viên mua hàng phù hợp với quy định của
công ty thiết lập và kiểm tra xem liệu có những hành vi vì cá nhân hoặc người khác mà
hi sinh lợi ích của công ty hay không, và để bồi dưỡng những phẩm chất đạo đức mà
nhân viên mua hàng nên có.
• Kiểm toán nhân viên mua hàng thường dùng cách thức bảo mật, vì việc này liên quan
đến vấn đề đạo đức cá nhân.
• Việc kiểm toán nhân viên mua hàng có thể bắt đầu từ một số hiện tượng dưới đây, sau đó
thực hiện điều tra kĩ càng:
(1) Lựa chọn sai đối tượng mua hàng
(2) Cố ý mua hàng thông qua nhà cung cấp trung gian
(3) Số lượng mua hàng tập trung ở một nhà cung cấp
(4) Đơn xin thu mua vượt cấp xét duyệt
(5) Chữ viết tay và con dấu của đơn báo giá đáng ngờ
(6) Cuộc sống giàu sang hành vi kì lạ
(7) Thư tố giác

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 26

 3.1 Kiểm toán nhân viên mua hàng

Sau đây là một số biện pháp phòng ngừa:

(1) Thiết lập quy trình báo cáo chênh lệch giá cả

Nhân viên mua hàng nếu cấu kết với NCC, chắc chắn sẽ giúp NCC tăng giá để
hưởng lợi lớn.
→ Vì vậy, nếu có chênh lệch giá mua mới và giá mua ban đầu, cần dùng văn bản để
báo cáo và phân tích nguyên nhân tăng giá. → giúp chúng ta biết được nguyên nhân
tăng giá, nhắc nhở quản lí mua hàng đặc biệt chú ý xét duyệt kĩ càng hơn.
→ Nếu mua hàng với số lượng lớn & giá trị cao, cần phối hợp các phòng ban, thậm
chí trình Tổng Giám Đốc phê duyệt để hạn chế hành vi tăng giá bất hợp lí và trái
pháp luật → ngăn chặn khả năng làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 27

 3.1 Kiểm toán nhân viên mua hàng

(2) Thuyết phục để có được sự hợp tác của nhà cung cấp

• Cách tốt nhất là định kì đến thăm NCC để xây dựng tình hữu nghị → biến NCC
trở thành “tai mắt" của minh, tố giác nhân viên mua hàng có những hành vi phi
đạo đức.

• Kiểm toán viên thường thiếu kĩ năng chuyên môn → nên không dễ thu thập
bằng chứng. Vì vậy, rất cần sự hợp tác của NCC thì công việc kiểm toán mới có
hiệu quả.

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 28

 3.2 Kiểm toán quá trình mua hàng

Mặc dù kiểm toán "đạo đức" của nhân viên mua hàng như đã đề cập ở trên rất quan
trọng → nhưng cũng nên quan tâm đến việc xem xét toàn bộ hệ thống hoạt động
mua hàng và kết quả công việc → để thiết lập một hệ thống mua hàng hoàn hảo và
hoàn thành các nhiệm vụ mà công ty giao cho bộ phận mua hàng. Trọng tâm kiểm
toán hoạt động mua hàng được giới thiệu như sau:

• Kiểm toán quá trình lập kế hoạch mua hàng

• Kiểm toán việc thực hiện mua hàng

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 29

 3.2.1 Kiểm toán quá trình lập kế hoạch mua hàng

• Kế hoạch mua hàng của bộ phận mua hàng có tuân theo dự toán sản xuất và tiêu
thụ của công ty hay không?
• Bộ phận mua hàng có tham gia vào việc lập kế hoạch chiến lược của công ty hay
không?
• Có ghi chép sổ tay mua hàng không?
• Đối với nguyên vật liệu mới, nguồn hàng mới, dự báo về khả năng thiếu hàng và
tăng giá ..., có xây dựng chiến lược và phương án mua hàng để đáp ứng hay
không?
• Nhân sự của bộ phận mua hàng có được phân công công việc hợp lý không? Có
thể hoàn thành trách nhiệm của công ty giao phó không? Có lập dự toán mua
hàng gửi bộ phận tài chính để làm tài liệu tham khảo cho việc lập kế hoạch dùng
vốn không?

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 30

 3.2.2 Kiểm toán việc thực hiện mua hàng

• Về việc xin mua hàng

• Về mặt lựa chọn nhà cung cấp
• Về mặt giá cả mua hàng
• Về giao hàng và chất lượng sản phẩm

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 31

 HƯỚNG DẪN ÔN TẬP & THẢO LUẬN

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 32

 CÂU HỎI CỦA SINH VIÊN

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 33

 GHI CHÚ
• Viện Quản lý cung ứng (ISM - Institute of Supply Management) là hiệp hội quản lý cung
ứng lâu đời nhất và lớn nhất trên thế giới. Được thành lập vào năm 1915, hiệp hội giáo
dục phi lợi nhuận có trụ sở tại Hoa Kỳ phục vụ các chuyên gia và tổ chức quan tâm đến
quản lý cung ứng, cung cấp cho họ giáo dục, đào tạo, bằng cấp, ấn phẩm, thông tin và
nghiên cứu. ISM hiện có 50.000 thành viên tại hơn 90 quốc gia. Và cung cấp hai bằng
cấp: Chứng nhận chuyên nghiệp về Quản lý cung ứng (CPSM - Certified Professional in
Supply Management) và Chứng nhận chuyên nghiệp về đa dạng NCC (CPSD)
• Viện Thu mua và Cung ứng Vương quốc Anh (The Chartered Institute of Procurement
and Supply – CIPS) – một tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thế giới về thu mua và cung
ứng, có hơn 70.000 thành viên tại hơn 150 quốc gia

24/08/2023 First Solar Proprietary & Confidential - General 34