‫تنظيم السياسات واإلجراءات يف المنظمات الحكومية‬

‫بما يتوافق مع حوكمة القطاع العام يف المملكة العربية السعودية‬

‫د‪ .‬سلطان سعود السجان‬

‫ذو الحجة ‪ 1444‬هـ‬ ‫‪Dr. Sultan Alsajjan‬‬
‫يونيو ‪2023‬م‬ ‫‪@SultanAlsajjan‬‬
 ‫مقدمة‬

‫تعتبر السياسات واإلجراءات إحدى أدوات الحوكمة وأشهرها استخداما ولكن تواجه المنظمات عموماً والمنظمات الحكومية خصوصا تحدياً في‬ ‫‪‬‬

‫تنظيمها وإداراتها وتفعليها‪.‬‬

‫توجد العديد من الممارسات العالمية من أجل تقنين وثائق السياسات واإلجراءات كما راعت التشريعات واألنظمة والتعليمات الصادرة من‬ ‫‪‬‬

‫الجهات التشريعية العليا أو الوزارية أهمية السياسات واإلجراءات في المنظمات الحكومية‪.‬‬

‫تضمنت الوثيقة دورة حياة السياسيات واإلجراءات انطالقا من بدايتها الى نهائيتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تطرقت الوثيقة الى أخطاء شائعة ومنتشرة عن السياسات واإلجراءات واألعمال المرتبطة بهما‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وتحياتي‪،،،‬‬
‫د‪ .‬سلطان سعود السجان‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫أهم أهداف وجود السياسات واإلجراءات في المنظمات‬
‫• وضوحًاإلجراءاتًاإلداريةًوتنظيمًالدورةًالمستنديةًفيًالمنظمة‬

‫• تحديدًاألدوارًوالمسؤولياتًونطاقًالعملًداخلًاإلداراتًالتنفيذيةًفيًالمنظمة‬

‫• فهمًالموظفينًلحدودًمهام‪ً،‬دونًالمرورًعبرًمرحلةًالتجربةًوالخطأ‪.‬‬

‫• شعورًالموظفينًبقيمتهمًمنًخاللًوضوحًمهاهمًوتقنينهاًبدقة‪.‬‬

‫• توفيرًأرضيةًقانونيةًصلبةًللتعاملًمعًالمهماتًاليوميةًوالحاالتًاالستثنائية‪.‬‬

‫• تم ّكنًالموظفينًمنًتحسينًطرقًإنجازًالمهماتًلكسبًالوقت‪ً،‬وتخفيفًالجهد‪.‬‬

‫• تمكينًالمديرينًمنًمعرفةًوتقييمًأداءًكلًفردًمنًأفرادًالفريق‪.‬‬

‫• شعورًالموظفينًباألمانًالوظيفي‪ً،‬ومعرفتهمًبماًلهمًوماًعليهم‪.‬‬

‫• ضبطًإيقاعًالعملًووتيرتهًبطريقةًاحترافيةًلضمانًديمومته‪.‬‬
‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫الهيكلة المستندية في األجهزة الحكومية‬

‫إرادة ملكية حرة وتشمل تعيين نواب رئيس مجلس الوزراء ‪،‬وتعيين الوزراء‬
‫ونوابهم ‪،‬وتعيين أعضاء مجلس الشورى والقضاة والضباط‪ .‬وإعفائهم من‬
‫مناصبهم ومن هم بدرجة وزير وممتاز ‪،‬وإصدار بعض اللوائح األساسية‬

‫وثيقة رسمية تعبر عن إرادة الملك في موضوع سبق عرضه على مجلس الوزراء‬
‫ومجلس الشورى ‪،‬واطلع عليه كل منهما قبل اتخاذ قراره‪ .‬االتفاقيات والمعاهدات‬
‫الدولية يتطلب موافقة الملك على هذا المرسوم ليصبح نافذا ورسميا‬

‫وثيقة ليس لها شكل أو صيغة تحتوي على توقيع رئيس الوزراء كرئيس لمجلس‬
‫الوزراء ‪،‬ويمكن أن تصدر عن النائب األول أو النائب الثاني لرئيس الوزراء إذا كان‬
‫أي منهما يرأس المجلس‪ .‬والشيء السامي مرتبط بما يخدم مصالح المواطنين‬

‫وثيقة من مجلس الوزراء بصفتها السلطة التنفيذية في المملكة ويصدر منها‬

‫األنظمة والقرارات واعتماد اللوائح‬

‫قرارًعلنيًيصدرًمنًالوزراءًوًمنًفيًحكمهمًباعتمادًتعيينًأوًإصدارً‬
‫اللوائحًمنًالوزير‪ً،‬ولهًصفةًنظاميةًقانونيةًبمعنىًيستندًإلىًنظامًقائم‬

‫وثائق تنظيمية لإلدارات التنفيذية في المنظمة‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫أدلة السياسات واالجراءات‬

‫أدلة السياسات‬
‫السياسات‬
‫عبارة عن قواعد إجرائية ( مجموعة من القواعد أو القوانين أو المبادئ)‬
‫وتكون عادة مختصرة ومحددة ومن خاللها يتم توضيح اإلجراءات المتبعة‬
‫والمستخدمة لكل سياسة‬

‫أدلة السياسات واإلجراءات‬

‫وثائق معتمدة لتنظيم األعمال‬
‫التنفيذية في المنظمات‬ ‫االجراءات‬
‫تفصيل إجرائي للسياسات ويتم اعدادها وتجهيزها بعد السياسات وما تحتويه‬
‫السياسات ويجب أن ال تخرج عن نطاق السياسات الموضوعة‪ .‬وتوضح‬
‫اإلجراءات تفاصيل متى وأين وكيف ومن سينفذ اإلجراء‪ .‬وقد تتكون‬
‫أدلة االجراءات‬ ‫‪ RACI‬أو حتى منهجية ‪Flow chart‬اإلجراءات من رسومات بيانية مثل‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫الممارسات العالمية وإقليمية‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫السياسات اإلجراءات في األنظمة والتشريعات‬
‫ذكرت األنظمة والتشريعات الصادرة من‬ ‫‪‬‬

‫الجهات التشريعية العليا في المملكة‬

‫تفاصيل تنظيمية كثيرة عن السياسات‬

‫واإلجراءات في األجهزة الحكومية ولكن‬

‫قرار مجلس الوزراء رقم ‪ 412‬في عام‬

‫‪ 1441‬هـ ذكر بشكل صريح وحدات‬

‫السياسات‬ ‫بوضع‬ ‫المعنية‬ ‫العمل‬

‫واإلجراءات في األجهزة الحكومية وهي‬

‫إدارات التميز المؤسسي‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫المراحل واالدوار والمسؤوليات‬
‫‪8‬‬

‫مراقبة االلتزام‬
‫يتم مراقبة االلتزام‬
‫بالسياسات واإلجراءات‬
‫عكس على‬ ‫من قبل‪:‬‬
‫النموذج التشغيلي‬ ‫‪ .1‬إدارة المراجعة‬
‫يتم عكس السياسات‬ ‫الداخلية‬
‫اعتماد‬ ‫واإلجراءات على أعمال‬
‫وحدات العمل من قبل‪:‬‬
‫السياسات واالجراءات‬ ‫‪ .1‬اإلدارات المعنية‬
‫يتم اعتماد السياسات‬ ‫بالسياسات واالجراءات‬
‫بناء واعداد‬ ‫واإلجراءات من قبل‪:‬‬
‫‪ .1‬المسؤول األول في‬
‫السياسات واالجراءات‬ ‫اإلدارة العامة أو الوكالة‬
‫يتم اعداد أو تطوير لوحدات‬ ‫أو نائب الوزير كحد‬
‫العمل المعنية من قبل‪:‬‬ ‫أقصى‬
‫‪ .1‬وحدات العمل المعنية‬ ‫‪ .2‬إدارة التميز المؤسسي‬
‫وضع النماذج والقوالب‬ ‫‪ .2‬إدارة التميز المؤسسي‬
‫تصميم النماذج والقوالب‬ ‫(دعم)‬
‫للسياسيات واإلجراءات من‬
‫وضع وإعتماد اإلطار العام‬ ‫قبل ‪:‬‬
‫وضع االطار العام للسياسات‬ ‫‪ .1‬إدارة التميز المؤسسي‬
‫واإلجراءات من قبل‪:‬‬
‫‪ .1‬إدارة الحوكمة‬
‫‪s.alsajjan‬‬ ‫‪ .2‬إدارة التميز المؤسسي‬
 ‫ضوابط عامة في السياسات واإلجراءات للمنظمات الحكومية‬
‫أهم الضوابط والمعايير لضبط أعمال السياسات واإلجراءات في المنظمات الحكومية‪:‬‬
‫‪.1‬اعتماد اللغة العربية كلغة أساسية في إعداد السياسات واإلجراءات في المنظمة‪.‬‬
‫‪.2‬أن تكون شاملة ومرتبطة بأهداف المنظمة‪.‬‬
‫‪.3‬اعتماد النموذج األساسي لبناء وتطوير السياسات في المنظمة والمعد من قبل إدارة التميز المؤسسي‪.‬‬
‫‪.4‬اعتماد النموذج أساسي لبناء وتطوير اإلجراءات في المنظمة والمعد من قبل إدارة التميز المؤسسي‪.‬‬
‫‪.5‬ان ال تتعارض السياسة أو اإلجراء مع السياسات العامة في المنظمة أو السياسات واإلجراءات ذات العالقة‪.‬‬
‫‪.6‬وضوح السياسات واإلجراءات وسهولة الفهم والتطبيق ‪.‬‬
‫‪ .7‬يعتمد المسؤول األول في وحدة العمل أو المدير العام أو الوكيل أو نائب الوزير كحد أقصى السياسات واإلجراءات‪.‬‬
‫‪ .8‬تعتمد إدارة التميز المؤسسي السياسات واالجراءات‬
‫‪.9‬حفظ وأرشفة الوثيقة أو اإلجراء في مركز الوثائق والمحفوظات في المنظمة‪.‬‬
‫‪.10‬مراجعة والتحديث السنوي للسياسات واإلجراءات من قبل إدارة التميز المؤسسي ووحدة العمل المعنية‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة السياسات‬
‫أهم عناصر أدلة السياسات‪:‬‬
‫‪ .1‬ضبط الوثيقة وتشمل‪:‬‬
‫‪ ‬سلسلة االعتمادات‬
‫‪ ‬تاريخ الوثيقة وتاريخ االعتماد‬
‫‪ ‬الترميز‬
‫‪ ‬سجل التحديثات وتفاصيله‬
‫‪ .2‬المصطلحات والتعريفات المستخدمة‬
‫‪ .3‬السياسة وتشمل التالي‪:‬‬
‫‪ ‬السياسة ( كقاعدة إجرائية)‬
‫‪ ‬الهدف من السياسة‬
‫‪ ‬سياسات ذات عالقة‬
‫‪ ‬المستندات والمراجع ذات الصلة‬
‫‪ ‬المسؤوليات‬
‫‪ ‬نطاق العمل‬
‫‪ ‬تفاصيل وشرح السياسة‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة السياسات‬
‫ضبط الوثيقة‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة السياسات‬
‫المصطلحات والتعريفات المستخدمة‬
‫التعريف‬ ‫العبارة‬

‫وزارة ‪.XXXXXXX‬‬ ‫الوزارة‬

‫معالي وزير‪. XXXXXXX‬‬ ‫معالي الوزير‬
‫النائب والوكالء ورؤساء القطاعات ومشرفي اإلدارات العامة‪.‬‬ ‫القيادات العليا‬
‫مدراء العموم‪ ،‬ومدراء اإلدارات ورؤساء األقسام‪.‬‬ ‫القيادات الوسطى‬
‫جميع موظفي الوزارة‪.‬‬ ‫الموظفين‬
‫مجموعة من القواعد والمبادئ وأساليب العمل التي يلتزم بها جميع العاملين في ممارسة األعمال الالزمة لتحقيق أهداف المشروع‪.‬‬ ‫السياسة‬
‫مجموعة من العمليات التي يتم من خاللها تنفيذ عمل معين‪.‬‬ ‫االجراء‬
‫مجموعة القواعد التَّنظيميّة الملزمة التي تصدرها جهة إدارية‪.‬‬ ‫اللوائح‬
‫وثيقة معتمدة تتضمن مبادئ توجيهية إلدارة فعالة وفقا لألسس او المعايير المنظمة‪.‬‬ ‫دليل الحوكمة‬
‫وصف جميع األعمال التي يتعين القيام بها في المشروع والمسؤول عن إكمال العمل‪ ،‬وكيفية تنفيذ العمل‪ ،‬وما هي الموارد التي سيتم‬ ‫نطاق العمل‬
‫استخدامها‪.‬‬
‫مجموعة من المقاييس والقواعد المنظمة للقيام بأداء عمل معين‪.‬‬ ‫المعايير والضوابط‬
‫الطرق المتبعة في متابعة وتدقيق جميع العمليات المالية واإلدارية والتنظيمية في الجهة والتأكد من مدى تطبيقها للقوانين واللوائح ذات‬ ‫آليات الرقابة‬
‫العالقة بالوزارة‪.‬‬
‫العملية التي يتم من خاللها استبدال كلمة أو مجموعة من الكلمات برمز أو داللة معينة‬ ‫الترميز‬
‫تطابق إرادتين على إحداث أثر قانوني‪ ،‬بالقيام بعمل أو االمتناع عن القيام بعمل‪.‬‬ ‫العقود‬
‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة السياسات‬
‫المسؤوليات‬
‫توزع المسؤوليات على النحو التالي‪:‬‬
‫‪ .1‬تقع مسؤولية االلتزام بالسياسة‬
‫وإجراءاتها على جميع منسوبي‬
‫وزائري الوزارة‬
‫‪ .2‬تتولى إدارة المراجعة الداخلية‬
‫المراقبة على االلتزام بالسياسة‬
‫وضبط المخالفات‬
‫‪ .3‬تتولى لجنة االنضباط الوظيفي‬
‫إصدار العقوبة المناسبة حسب الئحة‬
‫العقوبات المعتمدة في الوزارة‬
‫‪s.alsajjan‬‬
‫خطواتًكتابةًالسياسةً(مثال)‬
‫االستنادًسندًتشريعيً‬
‫إعدادًالسياسة‬
‫وتنظيمي‬
‫صياغة السياسة بناء على التشريع‬ ‫الرجوع الى نظام مكافحة التدخين‬
‫السابق على النحو التالي‪:‬‬ ‫الصادر في تاريخ ‪ 1436‬هـ بمرسوم‬
‫ملكي رقم م \ ‪ 56‬والذي ينص في‬
‫يمنع التدخين في داخل جميع مباني‬
‫المادة السابعة الفقرة ‪:2‬‬
‫الوزارة وفي أروقتها ودورات مياه ويتم‬
‫تخصيص مناطق محددة من قبل ادارة‬
‫الشؤون اإلدارية ( قسم إدارة المباني‬ ‫يمنع التدخين في األماكن اآلتية‪:‬‬
‫واألصول)‬ ‫‪ - 2‬الوزارات والمصالح الحكومية‬
‫والمؤسسات والهيئات العامة وفروعها‪،‬‬
‫والجهات العامة األخرى في الدولة‪.‬‬
 ‫عناصر أدلة االجراءات‬
‫أهم عناصر أدلة السياسات‪:‬‬
‫‪ .1‬ضبط الوثيقة وتشمل‪:‬‬
‫‪ ‬سلسلة االعتمادات‬
‫‪ ‬تاريخ الوثيقة وتاريخ االعتماد‬
‫‪ ‬الترميز‬
‫‪ ‬سجل التحديثات وتفاصيله‬
‫‪ .2‬رموز إجراءات العمل‬
‫‪ .3‬بطاقة االجراء‬
‫‪ .4‬الرسم البياني ‪Flowchart‬‬
‫‪ .5‬مقايس أداء االجراء‬
‫‪ .6‬األدوار والمسؤوليات ‪RACI‬‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة االجراءات‬
‫ضبط الوثيقة‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة االجراءات‬
‫رموز إجراءات العمل‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة االجراءات‬
‫بطاقة االجراء‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة االجراءات‬

‫الرسم البياني‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة االجراءات‬

‫قياس األداء ‪KPI‬‬

‫تردد القياس‬ ‫وحدة القياس‬ ‫المعادلة لقياس األداء‬ ‫وصف لمقياس األداء‬ ‫مقياس األداء‬ ‫رقم‬

‫‪1‬‬

‫‪2‬‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫عناصر أدلة االجراءات‬

‫األدوار والمسؤوليات‬
‫*المدة‬ ‫‪ - I‬ال ُم ّ‬
‫ط ِلع‬ ‫‪ - C‬ال ُمستشار‬ ‫سب‬
‫‪ - A‬ال ُمحا َ‬ ‫‪ - R‬المسؤول‬ ‫النشاط‬ ‫رقم النشاط‬

‫‪‬‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ‫أخطاء شائعة في اعمال السياسات واالجراءات‬

‫دور إدارات الحوكمة هي تنظيم أعمال السياسات واإلجراءات في الجهاز الحكومي بالتنسيق مع إدارة التميز‬ ‫‪.1‬‬
‫المؤسسي وبما يتوافق مع األنظمة والتشريعات في الدولة والممارسات العالمية المعتمدة في المملكة وليس العكس‪.‬‬
‫اختالف ومعارضة السياسات واإلجراءات لألنظمة والتشريعات الصادرة من العليا‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫عدم وجود عملية تنظيم للسياسات واإلجراءات مثل قوالب موحدة أو سلسلة اعتمادات واضحة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫عدم تفعيل عمليات التوثيقة مشاركة الوثائق مع أصحاب المصلحة‬ ‫‪.4‬‬
‫عدم تفعيل عمليات الرقابة على السياسات واإلجراءات‬ ‫‪.5‬‬
‫عدم عكس السياسات واإلجراءات على أعمال وحدات العمل‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫يظن معظم المراجعين الداخليين بأن الحوكمة محصورة بالسياسات واإلجراءات والصحيح ان السياسات‬ ‫‪.7‬‬
‫واإلجراءات هو جزء بسيط من حوكمة المنظمة‬

‫‪s.alsajjan‬‬
 ،،، ‫شكرا لكم‬

s.alsajjan