‫خطه عمل سنوية للمساعد االداري‬

‫سلمى فالح مريع القحطاني‬

 ‫الريادة الوالء‬ ‫االبداع‬ ‫ة‬
‫التكاملية االنتماء‬ ‫االتقان‬ ‫از‬
‫المرونة العدالة‬ ‫القيم‬
‫الشفافية‬ ‫زام‬

‫إدارة ر‪+‬ائدة تهدف لخدمة الطالبة بمخرجات‬

‫تعليمية ذات جودة عالية وبأداء تقني متميز‬

‫الريادة في إعداد الطالب والطالبات لحياة‬

‫منتجة في عالم متغير‬
 ‫الهدف العام‬
‫تنظيم األعمال اإلدارية والكتابية المساندة لمديرة االدارة‬

‫الهدف من الخطة‬
‫تنظي‪+++‬م العم‪+++‬ل االداري عل‪+++‬ى مس‪+++‬توى العام‬
‫الدراس‪++‬ي س‪++‬واء كان يومي‪++‬ا ‪ ،‬أ‪++‬و أس‪++‬بوعيا أ‪++‬و‬
‫شهري‪+++‬ا ‪ ،‬أ‪+++‬و فص‪+++‬ليا ‪ ،‬أ‪+++‬و عل‪+++‬ى مدار العام‬
‫بتخطي‪++‬ط منظ‪++‬م وجي‪++‬د لتحقي‪++‬ق النجاح وهـدف‬
‫العملية التربوية‬
 ‫مقدمة‬
‫الحمد هلل ربا العالمين والصالة والسالم على أشرف األنبياء والمرسلين‬
‫وبعد فنجاح االدارة يعتمد على نجاح اإلنسان المسئول ومدى كفاءته‬
‫وقدرته على التخطيط ‪ ،‬أصبح التخطيط ضروريا وهاما لكل مجاالت‬
‫الحياة ‪ ،‬وهو أكثر أهمية هذ المجال التربوي ‪ ،‬وحتى تكون مديرة مكتب‬
‫المديرة قادرة على بناء خطط عمل االدارة فال بد أن تكون ملمة وواعية‬
‫لمعنى التخطيط و أهميته وفوائده وكيفية بناء الخطة ‪ ،‬وتنفيذها ‪،‬‬
‫ومتابعتها وتطويرها ‪ ،‬وال بد أن تعلم أن التخطيط عملية أو نشاط مستمر‬
‫ودائم التجدد ‪ ،‬ويتضمن عملية وضع األهداف وتحديدها وتنفيذها واختيار‬
‫وسائل وطرق تقويم العمل ومتابعته وتطويره‬
 ‫يقصد بخطة مديرة مكتب المديرة‬

‫برمجة عمل مديرة مكتب المديرة علي مدار فترة زمنية ( يومية ‪ .‬أو‬
‫أسبوعية ـ أو شهرية ‪ ،‬أو فصلية أو لعام دراسي كامل ) تكون خير دليل‬
‫على أداء العمل وفق تنظيم زمني بما يتالءم مع مسؤوليات اإلدارة‬
‫اإلشرافية و اإلدارية المتاحة بها و ما يطرأ من أعمال مستجدة وكذلك مع‬
‫ظروف البيئة المحيطة و الجو االداري العام وهي كذلك برنامج عمل زمني‬
‫يحدد خطوات تنفيذ مهام مديرة مكتب المديرة خالل عام تبدأ بتحديد‬
‫مجاالت عمل مديرة مكتب المديرة ‪ ،‬ثم صياغة األهداف اإلجرائية المحققة‬
‫للمجال ثم اإلجراءات واألساليب واألنشطة الكفيلة بتحقيق األهداف وبذلك‬
‫يستطيع العامالت في المدرسة بلوغ أهدافهم في تحسين عملية التعليم ‪،‬‬
‫وبذلك تصبح خطة مديرة مكتب المديرة وسيلة لتحقيق األهداف التربوية‬
‫والتعليمية‬
 ‫المسمى الوظيفي‬ ‫مديرة مكتب المديرة‬
‫المسؤول المباشر‬ ‫مديرة االدارة ‪.‬‬

‫المسؤولون تجاهه‬ ‫ال يوجد‪.‬‬

‫تنظيم األعمال اإلدارية‬

‫الهدف العام للوظيفة‬ ‫‪.‬‬ ‫والكتابية المساندة لمديرة‬
‫االدارة ‪.‬‬
 ‫الواجبات والمسؤوليات لسكرتيرة قائدة المدرسة‬
‫‪ .1‬تنظيم االتصاالت الكتابية العادية والسرية وعرضها على مدير المدرسة وتنفيذ توصياته وتعليماته‪.‬‬
‫‪ .2‬تنظيم االتصاالت الهاتفية الواردة والصادرة عن إدارة المدرسة وتوثيقها ومتابعة تنفيذها‪.‬‬
‫‪ .3‬تنظيم وحفظ مراسالت المدرسة الصادرة والواردة في سجالت وملفات وتصنيفها وفق األسس الفنية والعلمية‬
‫للرجوع إليها‪.‬‬
‫‪ .4‬إعداد العروض التقديمية والملخصات وعرضها على مدير المدرسة وفق األسس الفنية المتعارف عليها‪.‬‬
‫‪ .5‬الدعوة لالجتماعات واإلعداد والترتيب لها حسب توجيهات مدير المدرسة‪.‬‬
‫‪ .6‬تبليغ ما يصدر عن مدير المدرسة من تعليمات وتوجيهات إلى الهيئة التعليمية واإلدارية والطالب وأولياء‬
‫أمورهم والجهات ذات العالقة داخل المدرسة‪.‬‬
‫‪ .7‬الرد على استفسارات الهيئة التعليمية واإلدارية وأولياء األمور وجميع المستفيدين من خدمات المدرسة‪.‬‬
‫‪ .8‬تحديد احتياجات مكتب مدير المدرسة من أجهزة وأدوات ووسائل واعتمادها من مدير المدرسة ومتابعة‬
‫تنفيذها‪.‬‬
‫‪ .9‬إعداد التقارير الدورية عن إنجازات أنشطة مكتب مدير المدرسة‪.‬‬
‫‪ .10‬استقبال مراجعي وزوار مدير المدرسة والعمل على تنظيم زياراته وتحديد مواعيد مقابالته واجتماعاته‪.‬‬
‫‪ .11‬القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر في مجال اختصاصه‪.‬‬
 ‫الخطة السنوية‬
‫جميع النشاطات واالعمال المتوقعة ان تنجز‬
‫خالل مدة طويلة (سنوية )‬
 ‫‪ -1‬التخطيط وتحديد االهداف‬
‫‪ -2‬تجديد الملفات وارشفه ملفات العام الماضي‬
‫‪ -3‬االعداد لالجتماعات السنوية‬
‫‪ - 4‬تحديد االحتياجات المكتبية والتنظيمية‬
‫‪ -5‬تقارير الم‪+‬وظفات السنوية‬
 ‫الشهرية‬
‫جميع النشاطات واالعمال المتوقعة ان‬
‫تنجز خالل ( شهر معين )‬
‫‪ )1‬اإلشراف على مكتب مديرة اإلدارة وتنظيم وتنسيق ملفات اإلدارة‪ .‬تنظيم االتصاالت الكتابية العادية والسرية وعرضها‬
‫على مديره اإلدارة وتنفيذ التوصيات والتعليمات بخصوصها‪.‬‬
‫‪ )2‬استالم المعامالت الواردة إلى مكتب مديره اإلدارة‬
‫‪ )3‬صياغة القرارات الصادرة من مكتب المديرة ومتابعة إصداراها‪.‬‬
‫‪ )4‬التأكد من استكمال إجراءات المعامالت الصادرة من مكتب المديرة‪.‬‬
‫‪ )5‬استقبال الزوار والمراجعين لمكتب المديرة وتحديد مواعيد مقابالتهم للمديرة وتوجيههم حسب التعليمات‪.‬‬
‫‪ )6‬اإلشراف على المراسالت اإللكترونية‬
‫‪ )7‬القيام باالتصاالت الهاتفية للجهات المختلفة وفق توجيهات مديرة اإلدارة‪.‬‬
‫‪ )8‬إعداد التقارير والملخصات الالزمة لتسهيل مهمة المديرة في اتخاذ القرارات‪.‬‬
‫‪ )9‬التنسيق والترتيب لمواعيد المديرة من برامج واللقاءات واالجتماعات‪.‬‬
‫‪ )10‬متابعة أعمال المجالس واللجان التي تشارك فيها مديره اإلدارة‬
‫‪ )11‬ترجمة الشهادات للقادمين من خارج المملكة‪.‬‬
‫‪ )12‬الرد على تذاكر تواصل الوزارية‪.‬‬
‫‪ )13‬منسقة اإلعالم باإلدارة‪.‬‬
‫‪ )14‬تفعيل المناسبات العالمية‪.‬‬
‫‪ )15‬إعداد خطة سنوية خاصة لمهام الموظفة تسلم نهاية شهر ربيع أول لعام ‪1444‬هـ‪.‬‬
 ‫البرنامج واسلوب التنفيذ‬ ‫الموضوع‬ ‫الشهر‬
‫تعاميم‬ ‫تنظیم سجالت وملفات الصادر والوارد‬ ‫ذو القعدة‬
‫نشرات‬ ‫اعتماد نموذج الخطابات‬
‫استبيانات‬ ‫حصر االحتياج من الدورات التدريبية للموظفات‬
‫متابعة اجتماعات اللحان‬
‫تبلیغ ما يصدر عن القائدة من النشرات الموجهة‬
‫للموظفات‬
‫تنفيذ اجراءات المشروع حسب‬ ‫اعداد التقارير الالزمة االعمال اليومية‬
‫الخطة‬ ‫تنفيذ مشروع التوثيق االلكتروني حسب الخطة التشغيلية‬ ‫ذو الحجة‬
‫تنفيذ مشروع مهنيتي سر ابداعي حسب الخطة التشغيلية‬
‫نشرات‬ ‫محرم‬
‫استبيانات‬ ‫متابعة عقد االجتماعات لجان االختبارات للفئات‬
‫تعاميم‬ ‫المستهدفة تنظیم سجالت قائدة المدرسة‬
‫البرنامج واسلوب التنفيذ‬ ‫الموضوع‬ ‫الشهر‬
‫تعاميم‬ ‫متابعة سجالت وملفات الصادر والوارد‬ ‫صفر‬
‫نشرات‬ ‫متابعة مشروع التوثيق االلكتروني حسب الخطة‬
‫استبيانات‬ ‫التشغيلية‬
‫فعاليات المشروع‬ ‫متابعة مشروع مهنيتي سر ابداعي حسب الخطة‬
‫التشغيلية‬
‫متابعة اجتماعات اللجان‬
‫تبلیغ ما يصدر عن القائدة من النشرات الموجهة‬
‫للموظفات‬
‫تعاميم ونشرات‬ ‫اعداد التقارير الالزمة‬ ‫ربيع اول‬
‫االعمال اليومية‬
‫تعاميم‬ ‫تنفيذ مبادرة تفعيل منصة بالمكس للتخطيط االستراتيجي‬ ‫ربيع ثان‬
‫نشرات‬ ‫ضمن مشروع التوثيق متابعة عقد االجتماعات لجان‬
‫استبيانات‬ ‫االختبارات للفئات المستهدفة تنظیم سجالت قائدة‬
‫المدرسة‬
‫االلكتروني حسب الخطة التشغيلية‬
‫مالحظات‬ ‫مؤجل الى‬ ‫ما تم إنجازه‬ ‫المهام‬ ‫م‬
‫االعداد لالجتماعات الشهرية‬ ‫‪1‬‬
‫وتحديد المواعيد‬
‫اعداد االحصاءات‬ ‫‪2‬‬
‫االعمال والتقارير الشهرية‬ ‫‪3‬‬
‫المنظمة للعمل‬
‫تنفيذ مبادرة تفعيل منصة‬ ‫‪4‬‬
‫بالمكس للتخطيط‬
‫االستراتيجي ضمن مشروع‬ ‫‪5‬‬
‫التوثيق االلكتروني حسب‬
‫الخطة التشغيلية‬
 ‫االسبوعية‬
‫جميع االعمال المتوقعة ان تنجز خالل‬
‫( اسبوع معين )‬
‫مالحظات‬ ‫مؤجل الى‬ ‫ما تم إنجازه‬ ‫المهام‬ ‫م‬
‫إعداد التقارير الدورية عن‬ ‫‪1‬‬
‫إنجازات أنشطة قائدة‬
‫المدرسة‬
‫ااتحديد االولويات في‬ ‫‪2‬‬
‫االجتماعات واإلعداد والترتيب‬
‫لها حسب توجيهات قائدة‬
‫المدرسة‬
‫إعداد العروض التقديمية‬ ‫‪3‬‬
‫والملخصات وعرضها على‬
‫مدير المدرسة وفق األسس‬
‫الفنية المتعارف عليها‪.‬‬
‫القيام بأي مهام يكلف بها من‬ ‫‪4‬‬
‫المسؤول المباشر في مجال‬
‫اختصاصه‪.‬‬
 ‫اليومية‬
‫المستوى من التخطيط القصير المدى لتحسين االداء‪.‬‬
 ‫االعمال اليومية‬
‫‪ .1‬تنظيم االتصاالت الكتابية العادية والسرية وعرضها على مدير المدرسة وتنفيذ توصياته وتعليماته‪.‬‬
‫‪ .2‬تنظيم االتصاالت الهاتفية الواردة والصادرة عن إدارة المدرسة وتوثيقها ومتابعة تنفيذها‪.‬‬
‫‪ .3‬تنظيم وحفظ مراسالت المدرسة الصادرة والواردة في سجالت وملفات وتصنيفها وفق األسس الفنية والعل‪+‬مية‬
‫للرجوع إليها عند الحاجة‪.‬‬
‫‪ .4‬إعداد العروض التقديمية والملخصات وعرضها على مدير المدرسة وفق األسس الفنية المتعارف عليها‪.‬‬
‫‪ .5‬الدعوة لالجتماعات واإلعداد والترتيب لها حسب توجيهات مدير المدرسة‪.‬‬
‫‪ .6‬تبليغ ما يصدر عن مدير المدرسة من تعليمات وتوجيهات إلى الهيئة التعليمية واإلدارية والطالب وأولياء‬
‫أمورهم والجهات ذات العالقة داخل‪ +‬المدرسة‪.‬‬
‫‪ .7‬الرد على استفسارات الهيئة التعليمية واإلدارية وأولياء األمور وجميع المستفيدين من خدمات المدرسة‪.‬‬
‫‪ .8‬تحديد احتياجات مكتب مدير ا‪+‬لمدرسة من أجهزة وأدوات ووسائل واعتمادها من مدير المدرسة ومتابعة‬
‫‪ .9‬إعداد التقارير الدورية عن إنجازات أنشطة مكتب مدير المدرسة‪.‬‬
‫‪ 10‬استقبال مراجعي وزوار مدير المدرسة والعمل على تنظيم زياراته وتحديد مواعيد مقابالته واجتماعاته‪.‬‬
‫‪ 11‬القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر في مجال‪ +‬اختصاصه‪.‬‬
‫مالحظات‬ ‫مؤجل الى‬ ‫ما تم إنجازه‬ ‫المهام‬ ‫م‬
‫‪1‬‬ ‫تنظيم االتصاالت الكتابية العادية والسرية وعرضها على‬
‫مدير المدرسة وتنفيذ توصياته وتعليماته‪.‬‬
‫‪1‬‬

‫تنظيم االتصاالت الهاتفية الواردة والصادرة عن إدارة‬ ‫‪2‬‬

‫المدرسة وتوثيقها ومتابعة تنفيذها‪.‬‬

‫تنظيم وحفظ مراسالت المدرسة الصادرة والواردة في‬ ‫‪3‬‬

‫سجالت وملفات وتصنيفها وفق األسس الفنية والعلمية‬
‫للرجوع إليها عند الحاجة‪.‬‬

‫إعداد العروض التقديمية والملخصات وعرضها على مدير‬ ‫‪4‬‬

‫المدرسة وفق األسس الفنية المتعارف‬

‫الدعوة لالجتماعات واإلعداد والترتيب لها حسب توجيهات‬

‫مدير المدرسة‪.‬‬
‫القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر في مجال‬
‫اختصاصه‪.‬‬
‫لم ينفذ‬ ‫نفذ‬ ‫العمل المكلفة به‬
‫متابعة وتنظيم سجالت وملفات الصادر والوارد‬
‫تنفيذ ومتابعة مشروع التوثيق االلكتروني حسب الخطة التشغيلية‬
‫تنفيذ ومتابعة مشروع مهنيتي سر ابداعي حسب الخطة التشغيلية‬
‫متابعة اجتماعات اللجان وتدوينها‬
‫اعداد التقارير الالزمة و تنظيم سجالت قائدة المدرسة‬
‫تبليغ ما يصدر عن القائدة من النشرات الموجهة للموظفات‬
‫متابعة عقد االجتماعات لجان االختبارات للفئات المستهدفة‬
‫تفعیل ساعة برمجة‬
‫التوثيق االلكتروني ومتابعة الملف االلكتروني لمنجزات المدرسة‬
‫تنفيذ مبادرة تفعيل منصة بالمكس للتخطيط االستراتيجي ضمن مشروع‬
‫التوثيق االلكتروني حسب الخطة التشغيلية‬
‫ما تكلف به قائدة المدرسة من اعمال‬