KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

• Tổng quan về đàm phán

1

Nội dung chính • Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán
2

• Lập kế hoạch và thực hiện đàm phán

3

• Các kỹ năng cần thiết trong đàm phán

4
Module 1: Tổng quan về
Nghệ thuật đàm phán
 ĐÀM PHÁN DIỄN RA Ở ĐÂU ?

 Trong mối quan hệ gia đình

 Trong công việc
 Trong khi vui chơi giải trí
 Khi đi mua sắm
 ….
 ĐÀM PHÁN DIỄN RA KHI NÀO ?

 Đàm phán diễn ra khi một ai đó có một cái gì đó mà người khác

cần và hai bên sẵn lòng thỏa thuận trao đổi.

 Mọi người đều sống và phát triển bằng cách đàm phán thương

lượng hay giao tiếp với một ai đó

 1. Định nghĩa đàm phán

 Đàm phán là bàn bạc với người khác về một vấn đề nào đó để đi
đến thỏa thuận hoặc thỏa hiệp.
 Đàm phán dựa trên cơ sở:
- Thuyết phục có mục đích
- Thỏa thuận mang tính xây dựng
1. Định nghĩa đàm phán

Miền không thỏa thuận Biên độ

thương lượng chung

Miền không thỏa thuận

MiỀN CHẤP NHẬN CỦA A

MiỀN CHẤP NHẬN CỦA B

Miền đàm phán

Nếu hai bên không có miền biên độ thương lượng chung thì không đàm phán được
 1. Định nghĩa đàm phán

 Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.

 Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.
 Là một hành vi, là một quá trình
 Kết nối lâu dài
1. Định nghĩa đàm phán

“Whenever people exchange ideas with the intention of changing relationships,

whenever they confer for agreement, then they are negotiating.”

“Bất cứ khi nào chúng ta trao đổi ý tưởng với mục đích thay đổi mối quan hệ, bất kỳ
khi nào chúng ta bàn bạc để đi đến thỏa thuận chung, khi đó chúng ta đang thực
hiện đàm phán”
- Gerard Nierenberg -

“Negotiation is conducted neither to widen nor to breach the

relationship, but to form a new or different configuration.”
“Đàm phán được thực hiện không phải đển nới rộng hoặc phá bỏ
quan hệ, mà để thiết lập nên một phương án mới”
- Israel Unterman -
2. Các loại đàm phán

X X

Y Y

PHÂN CHIA KẾT HỢP

(Mặc cả) (Giải quyết vấn đề)
 2. Các loại đàm phán

 Phân chia (Mặc cả)

Khi một trong hai phía (hoặc cả hai) đưa ra những điều kiện không
chấp nhận được đối với phía kia
 Hợp tác (giải quyết vấn đề cùng nhau)
Cần có sự tin tưởng lẫn nhau, cần sẵn lòng tìm hiểu bản chất vấn đề,
cần linh hoạt, cần có động lực để tìm kiếm giải pháp chung, chứ
không phải giải pháp chỉ từ phía mình
 3. Phương pháp đàm phán
Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng Đàm phán nguyên tắc
Đối tác Bè bạn Địch thủ Người cộng tác
Giải quyết công việc hiệu
Mục tiêu Đạt được thỏa thuận Giành được thắng lợi
quả
Nhượng bộ để tăng tiến Yêu cầu bên kia Phân tích công việc và quan
Nhượng bộ
quan hệ nhượng bộ hệ để trao đổi nhượng bộ
Ôn hòa với người, cứng rắn
Thái độ Ôn hòa Cứng rắn
với công việc
Không tín nhiệm đối Sự tín nhiệm không liên
Tín nhiệm Tín nhiệm đối tác
tác quan đến đàm phán

Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ

Lập trường Dễ thay đổi lập trường Giữ vững lập trường
không ở lập trường
 3. Phương pháp đàm phán
Đàm phán nguyên
Vấn đề Đàm phán mềm Đàm phán cứng
tắc
Cùng tìm kiếm lợi ích
Cách làm Đề xuất kiến nghị Uy hiếp bên kia
chung
Điều kiện để thỏa Nhượng bộ để đạt được thỏa Để đạt được cái muốn có
Cả 2 bên cùng có lợi
thuận thuận mới chịu thỏa thuận
Tìm ra phương án đối tác có Tìm ra phương án mà mình Vạch ra nhiều phương
Phương án
thể chấp thuận chấp thuận án cho 2 bên lựa chọn
Kiên trì muốn đạt được thỏa Kiên trì tiêu chuẩn
Kiên trì Kiên trì giữ vững lập trường
thuận khách quan
Căn cứ vào tiêu chuẩn
Thi đua sức mạnh ý chí giữa
Biểu hiện Hết sức tránh tính nóng nảy khách quan để đạt
đôi bên
được thỏa thuận
Khuất phục trước sức ép của Tăng sức ép khiến bên kia Khuất phục nguyên tắc
chứ không khuất phục
Kết quả
đối tác khuất phục hoặc đổ vỡ. sức ép.
4. Hình thức đàm phán

Qua thư tín/Văn bản

Qua điện thoại/Điện tử

Trực tiếp
Module 2: Các yếu tố ảnh
hưởng đến đàm phán
 1. Quyền lực và sự cân bằng quyền lực

Tính Chuyên
trung môn
tâm

Tầm Tính Quyền

Quyền lực Sự phù
quan hiện lực cá Nỗ lực

+
vị trí hợp
trọng hữu nhân

Tính Sức
linh hút cá
hoạt nhân
10 kiểu quyền lực

Vị trí Kiến thức

Đặc điểm,
Giới tính
tính cách

Phạt Thưởng

Sức hút Sự bất lực

Thiếu lợi
 2. Sự tin tưởng

 Thiếu sự tin tưởng sẽ dẫn đến Thắng – Thua

 Sự tin tưởng có thể là đúng hoặc có thể chỉ là ngộ nhận của các bên
 Sự tin tưởng cần được kiểm chứng
 3. Cấp độ thẩm quyền

 Giới hạn được ra quyền định

 Cần nắm rõ cấp độ thẩm quyền của người đang đàm phán với bạn
 Thẩm quyền cao chưa chắc đã phải là tốt nhất
 “Nhóm đàm phán” có thể là một lựa chọn tốt
4. Giá trị

 Giá cả
 Điều khoản và thời gian giao hàng
 Đóng gói
 Thời gian vòng quay hang
 Giới hạn số lượng
 Điều khoản thanh toán
 Nhân sự
 ….
4. Giá trị
4. Giá trị cá nhân

 Giá trị cuộc sống

 Giá trị công việc
 Mục tiêu cá nhân
 Hành vi
 Niềm tin
5. Thành công

 Thành công xảy ra khi giá trị được tối đa hóa cho cả hai bên trong cuộc
đàm phán
 6. Cảm xúc và quản lý cảm xúc

 Biểu lộ cảm xúc một cách có kế hoạch

 Thông qua ngôn ngữ hình thể
 Cần xây dựng và duy trì phong cách chuyên nghiệp trong suốt buổi đàm phán
Module 3: Đặc điểm hành vi
Đặc điểm hành vi

Tự tin

Sáng tạo và quan

Kiểm soát cảm xúc
sát

Đặc điểm hành vi

Óc phân tích Chắc chắn và lịch sự

Kiên nhẫn
Đặc điểm hành vi
 Lập kế hoạch

 Lập kế hoạch về thời gian

 Lập kế hoạch câu hỏi
 Lập kế hoạch lịch trình
 Lập kế hoạch địa điểm, vị trí ngồi
 Lập kế hoạch về kỹ xảo sắp xếp chỗ ngồi
 Ước lượng những phản ứng có thể xảy ra
 Lập kế hoạch để cải thiện quyền lực
 Cách hành xử

 Luôn giữ hành vi chuẩn mực

 Chuyên nghiệp
 Tập trung vào lợi ích
 Tối đa hóa mục tiêu của mỗi bên
 Luôn chú ý chuyển trọng tâm của cuộc hội thoại về lợi
ích của các bên
Module 4: Lập kế hoạch và
thực hiện đàm phán
 1. Bước chuẩn bị thông tin cho đàm phán

Thông tin về Chiến lược đáy Thời gian, địa Chiến lược đàm Nhân sự tham
đối tác và BATNA điểm đàm phán phán gia đàm phán
• Địa điểm văn
• Kinh doanh, phòng của đối
• Chiến lược đáy tác hay văn
thị trường •
• Quyền lực và • Thỏa thuận phòng của Cộng tác • Số lượng
mình hay địa • Thỏa hiệp
quyền hạn của khung; và • Năng lực của
điểm khác • Hòa giải
người đi đàm • Thay thế tốt nhân sự tham
• Vị trí ngồi của • Kiểm soát
phán. nhất cho đàm • gia đàm phán
• Văn hóa phía mình và Tránh né
phán
phía đối tác
trong phòng
họp
 Chiến lược đáy

 Kịch bản xấu nhất

 Giới hạn quyền lực của người đàm phán
 Kiểm soát không để cuộc đàm phán kết thúc quá sớm
 Kiểm soát được áp lực từ phía đối tác
 Tuy nhiên, có thể hạn chế sự sáng tạo của người đàm phán
Phong cách đàm phán
Cao

Chấp nhận Hợp tác

Tầm quan trọng của quan hệ

Lose - Win Win - Win

Nhượng bộ
Split the difference

Né tránh Cạnh tranh

Lose - Lose Win - Lose

Thấp Tầm quan trọng của kết quả Cao

Phong cách đàm phán

• Cùng tìm ra các giải pháp liên kết và thỏa mãn tất cả các bên có
Hợp tác
liên quan

• Theo đuổi mục đích bằng mọi giá một cách dứt khoát và không
Cạnh tranh
hợp tác (thắng bằng mọi giá)

Nhượng bộ • Chia sẻ quyền lợi mỗi bên để đạt được một mức chấp nhận được

Chấp nhận • Thỏa mãn các yêu cầu của đối tác

• Không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn, trì
Né tránh
hoãn giải quyết vấn đề
 2. Bước mở đầu màn đàm phán

 Tạo ấn tượng ban đầu như thế nào ?

 2. Bước mở đầu màn đàm phán

 Đưa ra đề nghị đầu tiên có nên hay không ?

3. Thực hiện đàm phán

 Các bước thực hiện

 Các kỹ năng cần thiết trong đàm phán
3. Thực hiện đàm phán – Các bước thực hiện

Phân tích và dự Thuyết phục và

Thăm dò Kết thúc
kiến kết quả tiến tới giải pháp
 3. Thực hiện đàm phán – Thăm dò

 Xác định vị trí quyền lực và quyền hạn của đối phương
 Năng lực và văn hóa đàm phán của họ
 Tìm hiểu mức độ cam kết của họ về từng vấn đề, để xác định được mức
độ ưu tiên của họ đối với các vấn đề
 Trình bày đề nghị đầu tiên của mình
 Thỏa thuận chương trình làm việc
===> Xác định họ muốn gì, cách lập luận, điểm mạnh, điểm yếu của họ,
các phong cách đàm phán của mỗi bên
3. Thực hiện đàm phán – Phân tích và dự báo kết quả

 Khéo léo sử dụng những lợi ích mà đề nghị của bạn mang lại
 Tổng kết lại những lập luận qua từng giai đoạn
 Nhấn mạnh vào những điểm chung
 Lắng nghe để khám phá những dấu hiệu thay đổi
 Ra dấu hiệu cho đối tác biết được rằng bạn có thể có thay đổi
3. Thực hiện đàm phán – Thuyết phục và tiến tới giải pháp

 Hỏi rõ lại cho rõ thông tin

 Ra tín hiệu
 Đề nghị
 Móc nối các vấn đề trao đổi
 Lắng nghe hiệu quả
3. Thực hiện đàm phán – Thuyết phục

 Thuyết phục trực tiếp có hiệu quả hơn

 Có hiệu quả nhất khi có được một trong các thành viên của đối
tác thuyết phục hộ-vận động ngầm để xây dựng kết quả mong
đợi
 Thuyếtphục nhằm vào người chủ chốt chứ không phải thuyết
phục tất cả mọi người
 Thuyết phục dựa trên những lợi ích hoặc hậu quả có thể
3. Thực hiện đàm phán – Tiến tới giải pháp

 Đưa ra những đề nghị thực tế, và chỉ thay đổi ít so với đề nghị đó
 Khi đối tác trình bày phương án của họ, nên tránh ngắt lời để nắm hết
được các ý
 Nên cứng rắn về nguyên tắc, nhưng linh hoạt trong cụ thể
 Tìm cách liên kết vấn đề của mình với đối tác càng nhiều càng tốt
 Đàm phán cả gói, không đàm phán riêng lẻ
3. Thực hiện đàm phán – Phát triển các lựa
chọn cho đàm phán

 Cân nhắc lợi ích của hai bên, chứ không phải là vị trí
 Sáng tạo
 Suy nghĩ mọi việc từ vị trí của đối tác
 Cân nhắc Thỏa thuận khung của đối tác
 Cân nhắc BATNA của đối tác
 Tìm kiếm sự hài hòa lợi ích của cả hai bên
 4. Kết thúc đám phán

 Nếu đạt được thỏa thuận:

 Rà soát nội dung
 Dành quyền soạn văn bản
 Ký hợp đồng
 Không đạt được thỏa thuận:
 Thông báo cho đối phương biết
 Tìm đối tác mới
 Bắt cá hai tay
 Mở lại đàm phán trong thể diện
 Thực tế là ….

 Mặc cả quá nhiều, Thắng-Thua sẽ không bao

giờ có được quan hệ lâu dài
 Đàm phán thành công khi ….

 Giá trị được tối đa hóa cho cả hai bên

 Niềm tin được gây dựng
 Thông tin thu thập đủ
 Hỏi nhiều câu hỏi
 Nghe và quan sát
 Cảm xúc được kiểm soát
 Tập trung vào lợi ích và giá trị
 Đưa ra lý do trước, đưa ra giải pháp ngay sau đó
 Nắm rõ mục đích cuối cùng muốn đạt được là gì
 Chuẩn bị và lê kế hoạch
Các kỹ năng cần thiết trong
đàm phán
Các kỹ năng và kỹ thuật cần thiết

 Kỹ năng lắng nghe và im lặng

 Kỹ năng đặt câu hỏi
 Kỹ năng trả lời câu hỏi
 Kỹ năng thuyết phục
 Kỹ thuật xử lý nhượng bộ
 Kỹ thuật điều chỉnh mục tiêu ban đầu
 Kỹ thuật chống chơi xấu trong đàm phán
 Kỹ thuật xử lý bế tắc
 Kỹ thuật kết thúc đàm phán