Professional Documents
Culture Documents
Порядок знищення первинних документів
Порядок знищення первинних документів
8 травня 2023
Переглядів:
36778
UA
RU
Теми:
Бухгалтерський облік
Первинні документи
Автор
Онищенко Віктор
Зміст статті:
СКАЧАТИ
Кому треба експертиза перед знищенням первинних документів і навіщо
Відповідно до пп. 1.1 п. 6 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 № 1004 (далі —
Порядок № 1004) і п. 2.13 Переліку, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5,
знищувати первинні документи без проведення експертизи їхньої цінності заборонено. Однак
стосується це тільки юросіб, так як створення експертних комісій для ФОП чинним законодавством
не передбачено.
За ст. 1 Закону «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. №
3814 процес експертизи цінності документів полягає у всебічному вивченні документів із метою
внесення їх до Національного архівного фонду (НАФ). Як правило, більшість юросіб і ФОП не має
документів, які підлягають внесенню до НАФ. Адже туди зазвичай потрапляють документи, які
мають особливу культурну цінність, наприклад документи політичних, наукових товариств,
релігійних об’єднань, що відігравали важливу роль у політичному й культурному житті нашої
держави.
Ясна річ, що звичайні накладні чи акти виконаних робіт такої цінності не мають, а тому будемо
вважати, що дана умова для «первинки» підприємств виконується завжди. Однак формально
експертизу й на дотримання «культурної» умови НАФ для підприємств провести треба.
Увага: підприємство створює експертну комісію, за результатами експертизи якої складають акти
на знищення первинних документів.
ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ
Знищувати можна всі первинні документи, по яким дотримуються такі три умови:
Саме в дотриманні цих трьох умов і треба переконатися перед знищенням документів. Юрособи
це роблять в ході проведення експертизи перед оформленням відповідного акта. Щодо ФОП, то
хоча вони й формально експертизу не оформлюють, але пересвідчитися в дотриманні
вищезгаданих трьох умов, усе одно мають.
п. 44.3 Податкового кодексу України (ПК). Врахуйте, що зазначені у цьому пункті кодексу строки
зберігання відраховуються не від дати складання документа, а від крайньої дати звітування за той
період, за який подавалася відповідна податкова звітність, для складання якої були використані ці
документи. Також зверніть увагу, що з 28 квітня 2023 року тут сталися зміни за Законом від
20.03.2023 р. № 2970 (див. далі детальніше);
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів
місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків
зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік
№578). Цей перелік побудований у вигляді таблиці, де по кожному виду документу є відведений
для нього термін зберігання.
Фізособи, зокрема громадяни України, які через війну зараз мешкають за кордоном, шукають
способів провадити підприємницьку діяльність як ФОПи в Україні. Експерти системи "Експертус
Головбух" на прикладі конкретних робочих ситуацій підкажуть, як правильно організувати таку
діяльність, уникнути подвійного оподаткування та інших негативних наслідків
З 28 квітня 2023 року строк зберігання по низці первинних документів збільшений з 1095 днів (3
роки) до 1825 днів (5 років). Стосується новий термін тих первинних документів, регістрів
бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і
сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, які складають:
всі єдинники-юрособи, тобто юрособи, які обрали спрощену систему оподаткування. У ПК при
цьому не уточнюється група, тому дана норма стосується всіх єдинників-юросіб, як групи 3, так і
сільськогосподарської групи 4.
Однак документи з трансфертного ціноутворення на дотримання ст. 39 і ст. 392 ПК мають термін
збереження 2555 днів (пп. 44.3.1 ПК).
Щодо раніше діючого для всіх терміну зберігання 1095 днів, то він залишається для інших
документів, які не підпали під дію підвищених строків збереження (пп. 44.3.3 ПК). Наприклад,
строк зберігання 1095 днів залишається для:
первинних документів ФОП-єдинників (незалежно від групи) і ФОП-загальників, а також осіб, які
здійснюють незалежну професійну діяльність;
Також старий термін 1095 днів застосовуємо до тих документів, по яким він вийшов ще до 28
квітня 2023 року.
Увага: з квітня 2023 року термін зберігання більшості первинних документів зріс з 1095 днів (3
роки) до 1825 днів (5 років).
з 12.03.2020 перебіг усіх термінів збереження первинних документів фактично зупинений (п. 522
підрозд. 10 Перехідних положень ПК, п. 69.9 підрозд. 10 Перехідних положень ПК);
звичний термін 1095 днів можна застосувати лише до первинних документів, по яким цей строк
вийшов ще до початку карантину 12.03.2020. Тільки такі документи можна знищити. По тим же
документам, по яким він не вийшов 12.03.2020, уже міг почати діяти новий термін 1825 днів. І
навіть відлік цього терміну зупинений з причини воєнного стану.
Враховуючи вищезазначене, не поспішайте у 2023 році знищувати документи лише тому, що їм
виповнилося 3 роки – потенційно це можна зробити лише щодо тих документів, яким 3 роки
виповнилося до 12.03.2020. За дотримання всіх інших умов, які розглядалися раніше.
Краще не треба. У згаданих раніше п. 44.3 ПК та Переліку № 578 такої умови як податкова
перевірка періоду, до якого відносяться документи, прямо не згадується. Однак податківці у своїх
роз’ясненнях говорять лише про можливу здачу таких «неперевірених» документів до архіву, а не
їхнє знищення:
Також зверніть увагу, що п. 44.4 ПК прямо вказує, що документи ще й не можна знищувати, якщо
вони повʼязані з:
предметом перевірки;
Щоправда, можливість перевіряти відповідні податкові періоди теж обмежена у часі. Здебільшого
це строк 1095 днів, що не перевищує строки збереження первинних документів (див. усі строки
давності у ст. 102 ПК). Однак є тут і низка проблем у розрахунку цих строків, так як відлік строків
давності для можливих податкових перевірок (за різними їхніми видами) на період карантину й на
початку воєнного стану зупинявся, а потім відновлювався (див. той же п. 69.9 підрозд. 10
Перехідних положень ПК, який обмежує на період воєнного стану ст. 102 ПК зі строками давності).
Наприклад, планові податкові перевірки разом зі своїми строками давності й досі під мораторієм,
так як не згадуються у винятках у п. 69.9 підрозд. 10 Перехідних положень ПК.
Увага: знищення бухгалтерських документів оформляємо через експертну комісію з описом справ
та завершаємо Актом про вилучення для знищення документів, зразок якого й наводимо далі.
Урядовці запевняли нас, що з 1 серпня скасують мораторій на податкові перевірки лише для
деяких категорій платників податків із ризиковими видами діяльності. Але тепер планують
скасувати мораторій для всіх. Чому так сталося і коли повністю відновлять перевірки, з’ясуймо в
огляді Законопроєкту № 10016
комісія затверджує рішення про те, що вони не мають цінності (документ – протокол засідання
комісії). Рішення приймають більшістю голосів;
оформляється згаданий вже Акт про вилучення для знищення документів (його можна знайти у
Додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних
органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях,
затверджені наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000));
Документи включають до Акта про вилучення, якщо передбачений для них строк зберігання
закінчився до 1 січня року, в якому складено акт.
Якщо документи не спалюються, то після оформлення акта вилучення вони стають макулатурою, а
тоді логіка обліку така:
такі відходи – це запаси, так як є активом, що утримується для подальшого продажу (п. 4 НП(С)БО 9
«Запаси»). Оцінювати їх слід за чистою вартістю реалізації, тобто за тою вартістю, за якою
планується таку макулатуру здати, за вирахуванням витрат пов’язаних з таким здаванням,
наприклад на доставку, якщо їх можна оцінити;
відходи обліковуються на субрахунку 209 «Інші матеріали» (див. опис наповнення даного
субрахунку в Інструкції до Плану рахунків, наказ Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291);
Приклад можливих бухгалтерських проведень при знищенні документів, коли підприємство здає їх
у макулатуру наведений у таблиці нижче.
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
209
719
4000,00
361
712
4000,00
943
209
4000,00
311
361
4000,00
712
791
4000,00
791
943
4000,00
У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє
професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим
вона і унікальна.
Отримати демодоступ
При знищенні документів також треба знати й про відповідальність, а вона така:
фінансова. Незбереження документів упродовж відведеного для них строку у ст. 44 ПК – штраф
1020 грн, а при повторному порушенні впродовж року 2040 грн (ст. 121 ПК);
адміністративна. Штраф за незабезпечення належного стану первинного обліку – від 170 до 255
грн, а при повторенні упродовж року – від 255 до 425 грн (ст. 1863 КУпАП). Або ж за наведення
бухгалтерського обліку – від 136 до 255 грн (повторно – 170-340 грн) (ст. 1642 КУпАП);
Попередня стаття
Наступна стаття
Останні новини
Усі новини
22
Якщо (не) отримали від ДПС повідомлення про нарахований податок на нерухомість
25 вересня 2023
40
25 вересня 2023
25 вересня 2023
14
25 вересня 2023
22
13 вересня 2023
7289
Гарячі запитання
25 вересня 2023
1043
22 вересня 2023
235
Як заповнити заяву про реєстрацію платника акцизного податку з реалізації пального або спирту
етилового
21 вересня 2023
31
Як зареєструватися волонтером
21 вересня 2023
328
Чи сплачують єдиний податок ФОПи-єдинники першої і другої груп в період декретної відпустки
21 вересня 2023
416
️ГОЛОВБУХ ПОЯСНЮЄ
КАЛЬКУЛЯТОРИ ТА НАВІГАТОРИ
Стажу
Індексації зарплати
Заборгованості та штрафів
Амортизації
Пошук в ДКПП
Допомагатор
Контакти
Зворотний зв'язок
Карта сайту
© Головбух, 2023. Усі права захищеноПовне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту,
цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції
сайту Головбух
«Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих
оглядів допускаються лише за письмового дозволу редакції сайту Головбух
Джерело: https://buhplatforma.com.ua/article/6085-poryadok-znishchennya-pervinnih-dokumentv»