ЗМІСТ

Трудові книжки у перехідний період .................................................................................... 3

ТОП-10 порад із ведення трудових книжок ......................................................................... 3
Порада 1. Допоможіть працівникам оцифрувати/відсканувати
паперову трудову книжку ................................................................................................. 3
Порада 2. Надайте перевагу передачі скан-копій .......................................................... 3
Порада 3. Визначте відповідального за е-трудові ......................................................... 3
Порада 4. Уважно заповнюйте Об’єднану зарплатну звітність ..................................... 4
Порада 5. Запис про трудову діяльність до паперової трудової книжки, що
зберігається у працівника, вносіть за його вимогою ...................................................... 4
Порада 6. Запис про трудову діяльність до паперової трудової книжки, що
зберігається у роботодавця, вносіть «за замовчуванням» ............................................ 4
Порада 7. Не приймайте на зберігання паперові трудові книжки новоприйнятих
працівників ......................................................................................................................... 5
Порада 8. При дистанційному звільненні інформуйте працівника про необхідність
отримання паперової трудової книжки в день звільнення ........................................... 5
Порада 9. Трудові книжки звільнених працівників зберігайте в архіві ........................ 6
Порада 10. Перед поданням скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ
проведіть аудит паперової трудової книжки .................................................................. 6
Зразки документів ................................................................................................................... 7
Зразок заяви про вимогу працівника щодо внесення запису до паперової трудової
книжки, що зберігається у нього ...................................................................................... 7
Зразок заяви про видачу паперової трудової книжки на зберігання працівником .... 8
Зразок наказу про видачу паперової трудової книжки на зберігання працівником .. 9
 Трудові книжки у перехідний період

ТОП-10 порад із ведення трудових книжок

Порада 1. Допоможіть працівникам оцифрувати/відсканувати

паперову трудову книжку

У роботодавця немає безумовного обов’язку з передачі скан-копій чи

оцифрування паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Це може зробити і сам
працівник (особливо, коли мова йде про працівника, паперова трудова книжка якого
знаходиться у нього на зберіганні). Однак, ви можете піти на зустріч працівникам, і
передати такі дані до ПФУ.
Якщо паперова трудова книжка працівника не була оцифрована чи відсканована
попереднім роботодавцем, то на процедуру прийняття працівника на роботу це жодним
чином не вплине. Знову ж таки, для вас це не створює обов’язку з передачі таких даних
на портал ПФУ.
При звільненні працівника протягом перехідного періоду роботодавець може
подати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ чи оцифрувати її, а може видати її
без передачі таких даних (в останньому випадку це має зробити сам працівник).

Порада 2. Надайте перевагу передачі скан-копій

Відповідно до ч. 2 п. 4 Порядку № 11-1 зараз існує два способи передачі

відомостей із паперової трудової книжки до ПФУ:
- сканується паперова трудова книжка і через кабінет страхувальника або
застрахованої особи на порталі ПФУ завантажуються скан-копії паперової
трудової книжки;
- через кабінет страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ
відтворюються записи із паперової трудової книжки в «ручному режимі», тобто
кожний запис вноситься окремо прямо у відповідному кабінеті. Тобто
відбувається процес оцифрування. При цьому до таких оцифрованих записів
додатково завантажуються скан-копії документів, на підставі яких внесено
відповідний запис (скан-копії наказів про прийняття, звільнення, переведення,
дипломів тощо).
Рекомендація: краще передати скан-копії паперової трудової книжки. Адже
оцифрування потребує часу і впевненості, що ПФУ прийняло відомості, а це може
зайняти деякий час. Тобто щодо працівників, прийнятих після 10.06.2021 р.,
роботодавцю фактично доведеться прийняти на зберігання паперові трудові книжки
працівників. А от у разі подання скан-копій процедура швидка і безпечніша для
роботодавця. Слід зробити скан-копії трудової книжки, передати їх до ПФУ, а трудову
книжку одразу ж повернути працівнику. В себе її не залишаєте, запис в Книзі обліку
трудових книжок не робите.

Порада 3. Визначте відповідального за е-трудові

Чинним законодавством конкретна особа, яка може сканувати чи оцифровувати

трудові книжки, не визначена, але логічно, що це має робити кадрова служба.
За відсутності — будь-яка особа, що веде кадровий облік (бухгалтер, секретар, діловод,
оператор комп’ютерного набору, підприємець-роботодавець тощо).
 Порада 4. Уважно заповнюйте Об’єднану зарплатну звітність

Більшість відомостей про трудову діяльність потрапляють до електронної трудової

книжки через Об’єднану зарплатну звітність. Якщо відомості про трудову діяльність (прийняття,
звільнення, переведення) автоматично підтягуються із Об’єднаного зарплатного звіту, то
страхувальник не зобов’язаний їх ще вносити окремо через свій кабінет страхувальника. Проте
якщо якісь відомості не відображаються у Об’єднаному зарплатному звіті (наприклад, інформація
про призупинення/відновлення дії трудового договору), то такі відомості роботодавець
відображає через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.
При цьому внесення відомостей про трудову діяльність, які не відображаються в
Об’єднаному зарплатному звіті, обов’язок, а не право роботодавця. На нормативному рівні це
підкріплено ст. 48 КЗпП: «Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній
формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного
соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного
внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Порада 5. Запис про трудову діяльність до паперової трудової книжки,

що зберігається у працівника, вносіть за його вимогою

У ст. 48 КЗпП вказано: «Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний

вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття
на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі».
При цьому слід підкреслити, що КЗпП та Інструкція № 58 не містять вимог про
наявність письмового звернення працівника про внесення запису до його паперової
трудової книжки. Тобто вимога про внесення запису про трудову діяльність до паперової
трудової книжки, що зберігається у працівника, може здійснюватися на письмову або
усну вимогу працівника.
Якщо йдеться про письмову вимогу, то варто у Правилах внутрішнього трудового
розпорядку зафіксувати, що внесення запису про трудової діяльності працівника, яка
зберігається у працівника, здійснюється на письмову вимогу працівника у вигляді заяви.
Також відзначимо: якщо працівник усно або письмово звертається до
роботодавця із проханням внести запис до його паперової трудової книжки і надає таку
паперову трудову книжку, то роботодавець зобов’язаний внести запис до його паперової
трудової книжки. Якщо такої вимоги немає, то і вносити запис до паперової трудової
книжки, яка уже зберігається у працівника, роботодавець не зобов’язаний.
Рекомендація: записи до трудової книжки проводьте одним днем. Алгоритм
такий: роботодавець бере трудову книжку, вносить запис про прийняття (переведення,
звільнення) до паперової трудової книжки і знову повертає її на зберігання працівнику.
Тобто у такому разі роботодавець не бере на зберігання паперову трудову книжку.
Відповідно, якщо роботодавець не приймає паперову трудову книжку на зберігання, то
і запис у Книзі обліку руху трудових книжок він не здійснює.

Порада 6. Запис про трудову діяльність до паперової трудової книжки,

що зберігається у роботодавця, вносіть «за замовчуванням»

На працівників, прийнятих до 10.06.2021 р. розповсюджуються ще «старі»

правила заповнення трудових книжок, визначені Інструкцією № 58. Тож від них заяву
(вимогу) на внесення записів не отримуємо.
Майте на увазі, що усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу,
переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та
заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання
наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день
звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Порада 7. Не приймайте на зберігання паперові трудові книжки

новоприйнятих працівників

З 10.06.2021 р. у роботодавця уже немає обов’язку зберігати паперові трудові

книжки працівників, з якими укладається трудовий договір. Така вимога з 10.06.2021 р.
не передбачена у ст. 48 КЗпП.
Отже, роботодавець може продовжувати зберігати паперові трудові книжки
працівників, трудові відносини з якими виникли до 10.06.2021 р. Якщо трудові відносини
із працівником виникають після 10.06.2021 р., то у роботодавця немає обов’язку
зберігати паперові трудові книжки на підприємстві.
Тобто роботодавець не може брати на зберігання паперові трудові книжки
працівників, прийнятих після 10.06.2021 р. Справа тому, що у такий спосіб роботодавець
бере на себе відповідальність і за її збереження, що і не вірно з точки зору КЗпП. Більш
того, забезпечити надійне зберігання паперової трудової книжки в умовах воєнного
стану також складно. Тому краще йти за нормами трудового законодавства і
роботодавцю не брати на зберігання паперові трудові книжки працівників, прийнятих
після 10.06.2021 р.

Порада 8. При дистанційному звільненні інформуйте працівника

про необхідність отримання паперової трудової книжки в день звільнення

Почати слід із норми п. 4.2 Інструкції № 58: «Якщо працівник відсутній на роботі
в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому
поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки».
Отже, щоб вислати трудову книжку поштою, слід надіслати працівникові
повідомлення, в якому попередити про необхідність отримання трудової книжки і
запропонувати вислати її поштою. На нашу думку, наразі це може бути і повідомлення
на електронну пошту чи будь-який месенджер, визначений між роботодавцем та
працівником як спосіб електронної комунікації на період дії воєнного стану. У відповідь
слід отримати від працівника письмову згоду із зазначенням поштової адреси, куди слід
вислати трудову.
Враховуючи наведену норму, процедуру із з’ясуванням подальшого зберігання
паперової трудової книжки слід перенести на дату звільнення, а не дату узгодження
самого звільнення чи, наприклад, ознайомлення працівника із повідомленням про
звільнення через скорочення.
Але будьте уважні! Відповідно до п. 26 Правил надання послуг поштового зв’язку,
затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 р. № 270 у міжнародних поштових
відправленнях пересилаються предмети, не заборонені до ввезення на територію
України та вивезення з території України відповідно до законодавства. У свою чергу,
відповідно до абз. 3 п. 2 Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових
відправленнях, затвердженого постановою КМУ від 08.09.2023 № 958 (діє з 13.09.2023
р.), у міжнародних поштових відправленнях забороняється пересилати, зокрема,
дозволи на право носіння зброї, трудові книжки, військові квитки, документи, що
посвідчують особу.
 Порада 9. Трудові книжки звільнених працівників зберігайте в архіві

Роботодавцю варто знати про строки зберігання паперової трудової книжки на

підприємстві після звільнення (п. 6.2 Інструкції № 58): «Трудові книжки та їх дублікати,
що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років
у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які
перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх
дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні
зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку».

Порада 10. Перед поданням скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ

проведіть аудит паперової трудової книжки

У п. 6 Порядку № 11-1 вказано: «Повторно подаються відомості про трудову

діяльність у випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного
запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року або
створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному
кабінеті страхувальника або застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг
Пенсійного фонду України. При повторному поданні відомостей про трудову
діяльність подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами».
Тобто у наведеній нормі йдеться про ситуацію, коли скан-копії паперової трудової
книжки уже були передані до ПФУ і після цього був виявлений не вірний запис, який
потребує виправлення або уточнення. Справа у тому, що ПФУ перевіряє скан-копії
поданих паперових трудових книжок і за потреби може надіслати повідомлення про
необхідність уточнити/доповнити/усунути неточності у паперовій трудовій книжці. У
цьому разі страхувальник або застрахована особа (залежно від того, хто саме подавав
скан-копії паперової трудової книжки) через свій кабінет на порталі ПФУ уточнюють
записи або іншу інформацію у паперовій трудові книжці шляхом подання титульної
сторінки паперової трудової книжки та сторінки із замінами.
Ось чому важливо ще до сканування паперової трудової книжки провести її аудит
на предмет актуальності і точності інформації, яка міститься у ній.
При цьому якщо говорити про виправлення у паперовій трудовій книжці, то існує
механізм виправлення:
- на титульному аркуші паперової трудової книжки;
- безпосередньої у внутрішній частині паперової трудової книжки, тобто записів у
паперовій трудовій книжці.
Усі виправлення у паперовій трудовій книжці виконуємо відповідно до Інструкції № 58.

Нормативно-правове забезпечення

1. КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.

2. Закон про відпустки – Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-
ВР.
3. Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 р. № 2136-IX «Про організацію
трудових відносин в умовах воєнного стану».
4. Закон № 1217 – Закон України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до
деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в
електронній формі».
5. Інструкція № 58 – Інструкція про ведення трудових книжок працівників,
затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.
 Зразки документів

Зразок заяви про вимогу працівника щодо внесення запису до паперової трудової
книжки, що зберігається у нього

Директору ТОВ «Вікторія»

Олені САВЧЕНКО

економіста
планово-економічного відділу
Євгенії МАТВІЄНКО

ЗАЯВА

Прошу внести запис про прийняття до моєї паперової трудової книжки, яка зберігається
особисто в мене (паперову трудову книжку додаю).

Додаток: Паперова трудова книжка.

18.03.2024 Матвієнко
 Зразок заяви про видачу паперової трудової книжки на зберігання
працівником

Директору ТОВ «Вікторія»

Олені САВЧЕНКО

юрисконсульта
юридичного відділу
Андрія ДОРОШКА

ЗАЯВА

Прошу видати мені на зберігання мою паперову трудову книжку.

18.03.2024 Дорошко
 Зразок наказу про видачу паперової трудової книжки на зберігання працівником

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ВІКТОРІЯ»

(ТОВ «ВІКТОРІЯ»)

Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

18.03.2024 Київ № 13/к/тр

Про видачу трудової книжки

НАКАЗУЮ:

1. Видати Андрію Дорошку, юрисконсульту юридичного відділу, трудову книжку

на зберігання ним особисто.
2. Під час отримання трудової книжки ознайомити Андрія Дорошка під підпис у
Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
3. Виконання наказу покладаю на інспектора з кадрів Олену Мельник.

Підстава: заява Андрія Дорошка від 18.03.2024, зареєстрована за № 12.

Директор Савченко Олена САВЧЕНКО

Відмітка про ознайомлення з наказом