ДОКУМЕНТИ В РОБОТІ КАДРОВИКА:

ТРУДОВІ КНИЖКИ У ПЕРЕХІДНИЙ ПЕРІОД &

ПІДГОТОВКА ДО 2024 РОКУ – ШТАТНИЙ РОЗПИС,
ПВТР, ГРАФІК ВІДПУСТОК

Яна Ярошенко

1
 ПРОГРАМА
1. Приймаємо працівника: чи можна не вносити запис до трудової та
чи можна прийняти трудову на зберігання «по заяві»?
2. Звільняємо працівника онлайн: нюанси «висилання» трудової
книжки.
3. Е-трудова: чи можна прийняти на роботу без е-трудової та чи
обов’язково формувати її при звільненні?
4. Штатний розпис: форма, обов’язкове «наповнення», строки та
способи затвердження.
5. Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР): що оновити
«всередині» та хто затверджує зміни?
6. Графік відпусток-2024: оптимальне наповнення; які відпустки
плануємо; до коли маємо встигнути?
2
 ПРИЙМАЄМО ПРАЦІВНИКА: ЧИ МОЖНА НЕ
ВНОСИТИ ЗАПИС ДО ТРУДОВОЇ ТА ЧИ МОЖНА
ПРИЙНЯТИ ТРУДОВУ НА ЗБЕРІГАННЯ «ПО ЗАЯВІ»?

3
 ЗАПИСИ ДО ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити
до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи
про прийняття на роботу, переведення та звільнення,
заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Ч. 3 ст. 48 КЗпП

4
 ТРУДОВА КНИЖКА
Працівник прийнятий на роботу

До 10.06.2021 р. Після 10.06.2021 р.

ТК зберігається ТК зберігається
у роботодавця у працівника

Роботодавець продовжує Записи до ТК вносять

вносити записи до ТК на вимогу працівника
5
 ЗАПИСИ ДО ТРУДОВОЇ КНИЖКИ, ЩО ЗБЕРІГАЄТЬСЯ У
ПРАЦІВНИКА: ЧИ ПОТРІБНА ЗАЯВА?

КЗпП та Інструкція № 58 не містять вимог про наявність

письмового звернення працівника про внесення запису до його
паперової трудової книжки. Це може бути як усне звернення так і
письмове.

6
 2.3. На письмову вимогу працівника роботодавцем або
уповноваженою ним особою до трудової книжки вносяться:
• записи про працівника: прізвище, ім'я та по батькові (за
наявності), дата народження;
• записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення;
• записи про заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Проєкт постанови КМУ «Про ведення трудових книжок»

https://spo.fpsu.org.ua/wp-
content/uploads/oldspo/2022/1_%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1
%82_%D0%9F%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%
B8%202.pdf
7
 Директору ТОВ «Вікторія»
Олені САВЧЕНКО
юрисконсульта
юридичного відділу
Андрія ГОРОВОГО
ЗАЯВА
Прошу внести запис про прийняття до моєї паперової трудової
книжки, яка зберігається особисто в мене (паперову трудову книжку
серія АА № 123456 додаю).

Додаток: паперова трудова книжка.

19.10.2023 Горовий
8
 ТРУДОВА КНИЖКА ПРАЦІВНИКА, ПРИЙНЯТОГО
НА РОБОТУ ПІСЛЯ 10.06.2021, ЗБЕРІГАЄТЬСЯ
НА ПІДПРИЄМСТВІ: НАСЛІДКИ
Порушення порядку обліку, зберігання і видавання трудових
книжок — це порушення законодавства про працю.
• Фінансова відповідальність – 1 МЗП як за інші порушення
трудового законодавства (ст. 265 КЗпП).
• Адміністративна відповідальність – штраф на посадових
осіб від 510 до 1700 грн як за інші порушення трудового
законодавства (ст. 41 КУпАП).
• Дисциплінарна відповідальність.
9
 ЗАПИСИ ДО ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
2.4. Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу,
переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а
також про нагороди та заохочення вносяться власником або
уповноваженим ним органом після видання наказу
(розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі
звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати
тексту наказу (розпорядження).

П. 2.4 Інструкції № 58

10
 ЗВІЛЬНЯЄМО ПРАЦІВНИКА ОНЛАЙН:
НЮАНСИ «ВИСИЛАННЯ» ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

11
 Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати
працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до
неї записом про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини власника або
уповноваженого ним органа працівникові сплачується середній
заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової
книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься
запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про
день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому
пунктом 2.10 цієї Інструкції.
П. 4.1 Інструкції № 58
12
 ВИДАЧА ТРУДОВОЇ КНИЖКИ ПРИ ЗВІЛЬНЕННІ
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то
власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає
йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність
отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки
поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за
письмовою згодою працівника.

П. 4.2 Інструкції № 58

13
 ЗРАЗОК ПОВІДОМЛЕННЯ

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ Олені Кулик

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ВІКТОРІЯ» вул. Васильковська, буд. 3, кв. 107
(ТОВ «ВІКТОРІЯ») м. Київ, 04010

ПОВІДОМЛЕННЯ

20.10.2023 № 30

Київ

Про необхідність отримати трудову книжку

14
 ЗРАЗОК ПОВІДОМЛЕННЯ
Шановна, Олена Сергіївна!
У зв’язку зі звільненням Вас за угодою сторін 20 жовтня 2023
року повідомляємо про необхідність отримати трудову книжку у відділі
кадрів ТОВ «Вікторія». Адреса відділу кадрів: вул. Верхній Вал, 2а, оф. 18,
Київ, 04071. Режим роботи відділу кадрів: з понеділка по пʼятницю з 9:00
до 18:00.
Ви можете надати письмову згоду на направлення трудової книжки
поштою. У письмовій згоді зазначте поштову адресу на території України.
Пересилання трудової книжки за кордон заборонено абзацом 3 пункту 2
Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових
відправленнях, затвердженому постановою КМУ від 08.09.2023.
15
Начальник відділу кадрів Кривко Марина КРИВКО
 2. У період дії воєнного стану сторони трудового договору
можуть домовитися про альтернативні способи створення,
пересилання і зберігання наказів (розпоряджень)
роботодавця, повідомлень та інших документів з питань
трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб
електронної комунікації, який обрано за згодою між
роботодавцем та працівником.

Ст. 7 Закону № 2136

16
 Звільняється працівниця, яка працює онлайн. Які можливі
варіанти з її трудовою книжкою?

У день звільнення слід надіслати повідомлення (поштою або в

інший спосіб, визначений між працівником і роботодавцем) про
необхідність отримати паперову трудову книжку. У відповідь
працівниця може:
• з’явитися особисто і отримати трудову книжку;
• надіслати заяву із проханням вислати трудову книжку поштою
на вказану адресу;
• продовжити зберігати трудову книжку до появи можливості в
отриманні такої трудової книжки або до появи можливості її
17 пересилання поштою.
 ПЕРЕСИЛАННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Надсилаємо працівнику повідомлення про отримання ТК особисто або
1 надати письмову згоду на направлення ТК поштою

2 Працівник надає заяву про пересилання ТК на відповідну адресу

Надсилаємо трудову книжку поштою на відповідну адресу

3
рекомендованим листом з описом вкладення

В Книзі обліку руху трудових книжок, у графі 13 «Розписка працівника в

4 отриманні трудової книжки» потрібно зазначити дату вручення
працівнику поштового відправлення, яка зазначена в повідомленні про
18 вручення
 ЗРАЗОК ЗАЯВИ
Директору ТОВ «Вікторія»
Олені САВЧЕНКО
Олени Кулик

ЗАЯВА

Прошу переслати мою трудову книжку поштою на адресу: 04010, м. Київ,

вул. Васильковська, буд. 3, кв. 107.

23.10.2023 Кулик

19
 26. У міжнародних поштових відправленнях пересилаються предмети,
не заборонені до ввезення на територію України та вивезення з
території України відповідно до законодавства.

Правил № 270 [в редакції від 10.10.2023 р.]

2. У міжнародних поштових відправленнях забороняється пересилати:

…
дозволи на право носіння зброї, трудові книжки, військові квитки,
документи, що посвідчують особу <…>;

Абз. 3 п. 2 Переліку № 958 [діє з 13.09.2023 р.]

20
 ЗА ТРУДОВОЮ КНИЖКОЮ НЕ З'ЯВЛЯЮТЬСЯ
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою
керівництвом не отримано, то слід керуватися нормами п. 6.2
Інструкції № 58, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати,
що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються
протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок
працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не
затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві
протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна
знищити в установленому порядку.

21
 Якщо в разі звільнення працівник не може з’явитися особисто на підприємство для
отримання трудової книжки, він <…> має право довірити одержання трудової
книжки третій особі.
<…>
Якщо довіреність відповідає вимогам законодавства, то за умови надання
представником документа, що посвідчує його особу, роботодавець може видати
йому трудову книжку довірителя, залишивши для зберігання на підприємстві
оригінал або належним чином засвідчену копію довіреності та копію документа, що
посвідчує особу представника. У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до
них зазначається, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши
прізвище та ініціали отримувача та реквізити довіреності.

Роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 08.05.2023 р.

https://smu.dsp.gov.ua/news/peresylannia-trudovoi-knyzhky-za-kordon/
22
 Е-ТРУДОВА: ЧИ МОЖНА ПРИЙНЯТИ НА РОБОТУ БЕЗ
Е-ТРУДОВОЇ ТА ЧИ ОБОВ’ЯЗКОВО ФОРМУВАТИ ЇЇ ПРИ
ЗВІЛЬНЕННІ?

23
 Облік трудової діяльності працівника здійснюється в
електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного
реєстру загальнообов’язкового державного соціального
страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір
та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне
соціальне страхування".
<…>

Ст. 48 КЗпП

24
 Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати
належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким
укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом
та який звільняється до завершення процедури включення до
реєстру застрахованих осіб Державного реєстру
загальнообов’язкового державного соціального страхування
відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

П. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217

25
 ОБОВ’ЯЗОК СКАНУВАННЯ/ОЦИФРУВАННЯ ПАПЕРОВОЇ
ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Увага! При прийнятті/звільненні працівника у роботодавця
немає обов'язку передавати скан-копії паперової трудової
книжки до ПФУ або оцифрувати паперову трудову книжку.

26
Як роботодавцю дізнатися, чи передані скан-копії трудової
книжки працівника на портал ПФУ?

Новий роботодавець не може побачити: чи були передані скан-

копії паперової трудової книжки попередніми роботодавцями.
Можливі варіанти:
1. Через працівника за допомогою Особистого кабінету.
2. Через аналіз відомостей про трудовий стаж.
 ШТАТНИЙ РОЗПИС:
ФОРМА, ОБОВ’ЯЗКОВЕ «НАПОВНЕННЯ», СТРОКИ ТА
СПОСОБИ ЗАТВЕРДЖЕННЯ

28
 Штатний розпис – це документ, що встановлює для даного
підприємства, установи, організації структуру, штати і посадові
оклади працівників. Штатний розпис містить назви посад,
чисельність персоналу та оклади за кожною посадою.

Лист Мінпраці від 27.06.2007 № 162/06/187-07

29
 ФОРМА ШТАТНОГО РОЗПИСУ

Для бюджетних установ — затверджена наказом Мінфіну

від 28.01.2002 р. № 57.

Для комерційних підприємств – довільна (розроблюють самі).

30
 ТОП-5 НЮАНСІВ ЩОДО ШТАТНОГО РОЗПИСУ
1. Розроблюється один ШР (не може бути окремих ШР відділів чи
підрозділів).
2. «За замовчуванням» штатний розпис – знеособлений. Але комерційні
роботодавці можуть вказувати ПІБ (хоча ми не рекомендуємо).
3. Не зазначаємо неповну зайнятість (кількість штатних одиниць – ціле
число). Неповна зайнятість фігурує у графі «Місячний фонд зарплати» та у
наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу чи у трудовому договорі.
4. Строк дії ШР: для бюджетників – один рік; комерційні роботодавці можуть
не вказувати період дії ШР.
5. ШР затверджується наказом керівника (в довільній формі) + форма ШР
затверджується керівником.

31
 ШТАТНИЙ РОЗПИС НА 2024 РІК
ТОВАРИСТВА З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «МЛИНОК»

Структурний Місячни
Посадовий
підрозділ Кількість й фонд
Назва посади Код оклад (тарифна
штатних заробітн
(професії) за КП ставка),
код назва одиниць ої плати,
грн
грн
1 2 3 4 5 6 7
… … … … … … …
РАЗОМ … … … … …

32
 ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ
(ПВТР): ЩО ОНОВИТИ «ВСЕРЕДИНІ» ТА ХТО
ЗАТВЕРДЖУЄ ЗМІНИ?

33
 ПРАВИЛА ВТР: ВИЗНАЧЕННЯ
Правила внутрішнього трудового розпорядку ― обов’язковий
для будь-якої юридичної особи організаційний документ, що
регламентує організацію праці, зокрема визначає порядок
прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників,
взаємні зобов’язання керівництва та працівників, режим
робочого дня, види заохочень за успіхи у роботі, а також
відповідальність за порушення трудової дисципліни.

Збірник № 7

34
 ПРАВИЛА ВТР: НОРМА

Трудовий розпорядок на підприємствах, в установах,

організаціях визначається правилами внутрішнього трудового
розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за
поданням роботодавя і виборним органом первинної
профспілкової організації (профспілковим представником) на
основі типових правил.

Ст. 142 КЗпП

35
 ПРАВИЛА ВТР: ЗМІСТ
1. Загальні положення
2. Порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи
працівників (робітників)
3. Основні обов’язки працівників (робітників)
4. Основні обов’язки керівництва
5. Робочий час і час відпочинку
6. Заохочення за успіхи у роботі
7. Відповідальність за порушення трудової дисципліни

Збірник № 7
36
 ПРАВИЛА ВТР: ЩО «ОНОВИТИ» ВСЕРЕДИНІ З 2024 РОКУ?
1. У розділі «Порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи
працівників (робітників)»:
• прийняття військовозобов’язаних жінок (з військовим квитком);
• обрахунок днів щорічних відпусток та соцвідпустки на дітей, право на
які виникло до 31.12.2023 р. при звільненні з 01.01.2024 р.;
2. У розділі «Робочий час і час відпочинку»:
• ротації у святкових (неробочих) днях – ст. 73 КЗпП;
• можливість «відстрочення» декретної відпустки за бажанням жінки та
у разі відсутності медичних протипоказань. Процедура (написання
заяви, видання наказу тощо).
37
 ГРАФІК ВІДПУСТОК-2024: ОПТИМАЛЬНЕ
НАПОВНЕННЯ; ЯКІ ВІДПУСТКИ ПЛАНУЄМО; ДО КОЛИ
МАЄМО ВСТИГНУТИ?

38
 Черговість надання відпусток визначається графіками, які
затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом
первинної профспілкової організації (профспілковим
представником), і доводиться до відома всіх працівників. При
складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті
інтереси працівників та можливості їх відпочинку.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах,
установлених графіком, узгоджується між працівником і
роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника
про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до
встановленого графіком терміну.
Ч. 4 та 5 ст. 79 КЗпП
39
 ГРАФІК ВІДПУСТОК:
• довільна форма;
• погоджується з виборним органом первинної профспілкової
організації (або профспілковим представником) та
затверджується керівником (окремим наказом чи у самій
формі);
• складають всі роботодавці, в т.ч. ФОП;
• складають на всіх працівників за трудовим договором, в т.ч.
сумісників, сезонників, дистанційників; тих, хто у відпустці «за
свій рахунок»;
• кількість працівників не має значення (лист Мінсоцполітики від
29.07.2015 № 191/10/136-15);
40
 ГРАФІК ВІДПУСТОК:
• доводять до відома всіх працівників (окрема графа чи
наказ);
• зазначається місяць початку відпустки, інколи — також
місяць її закінчення або конкретна дата початку відпустки
(лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-
975/02.04/12-08/10796);
• за відсутності можливий штраф – 1 МЗП (абз. 9 ч. 2 ст. 265
КЗпП) + адмінштраф від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП);

41
 ОПТИМАЛЬНЕ НАПОВНЕННЯ ГРАФІКА
ВІДПУСТОК:
• мінімум – щорічні відпустки;
• максимум:
• щорічні відпустки, накопичені за попередні роки;
• соцвідпустки на дітей;
• «бойова» відпустка;
• «чорнобильська» відпустка.

42
 Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана
працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше
12 місяців після закінчення робочого року, за який надається
відпустка.

Ч. 7 ст. 79 КЗпП
[не застосовується на період дії воєнного стану відповідно до ст. 12
Закону № 2136]

43
 Інспекція праці інформує: Щодо затвердження графіку
відпусток

Відповідно до Закону <…> № 2136 у період дії воєнного стану

не застосовуються норми частини сьомої статті 79 КЗпП, частини
ж 4 і 5 статті 79 КЗпП, що стосуються затвердження графіку
відпусток, є діючими.

Роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці

від 28.09.2023

44
 Інспекція праці інформує: Щодо затвердження графіку відпусток
Водночас згідно статті 7 Закону №2136 у період дії воєнного стану
порядок організації діловодства з питань трудових відносин,
оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання
відповідних документів у районах активних бойових дій визначається
роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного
обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Таким чином, якщо роботодавцем провадиться діяльність у районах
активних бойових дій, питання складання графіків або встановлення
іншого порядку черговості надання відпусток вирішується роботодавцем
самостійно.
Роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці
від 28.09.2023
45
 Чи «закладати» в графік відпусток на 2024 рік зміни,
внесені Порядком № 100?

Ні, зміни стосуються тільки розрахунку середньої при виплаті

компенсації за невикористані відпустки.
В графіку плануємо використання відпустки.

46
 НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
1. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.
2. Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 р. №
504/96-ВР «Про відпустки».
3. Закон № 2136 — Закон України від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ
«Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
4. Закон № 1217 – Закон України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про
внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо
обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

47
 НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
5. Збірник № 7 – Збірник уніфікованих форм організаційно-
розпорядчих документів, схвалених протоколом засідання
Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.
6. Інструкція № 58 — Інструкція про ведення трудових книжок
працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту,
Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.
7. Правила № 270 – Правила надання послуг поштового зв'язку,
затверджені постановою КМУ від 05.03.2009 р. № 270.
8. Перелік № 958 — Перелік вкладень, заборонених до пересилання у
поштових відправленнях, затверджений постановою КМУ від
08.09.2023 р. № 958.
48