ВІДРЯДЖЕННЯ ЗА КОРДОН ТА ПО УКРАЇНІ,

ОСОБЛИВОСТІ ОБЛІКУ ТА РОЗРАХУНКІВ: УНИКАЄМО

НАЙБІЛЬШ ПОШИРЕНИХ ПОМИЛОК

2
 ПРОГРАМА
1. Відрядження: основні ознаки, чи визначається відстанню?
2. Постійна робота в дорозі ≠ роз'їзний характер роботи.
3. Факт перебування працівника у відрядженні: які документи
підтверджують, переведення «стрілок» податківцями на
Мінфін.
4. Проїзд, проживання, страхування тощо: що можна
відшкодувати без податків.
5. Добові: не плутаємо мінімальні та неоподатковувані розміри.

3
 ПРОГРАМА
6. Безготівкові розрахунки відрядженого працівника: який
документ підтверджує.
7. Підтвердження розрахунків працівника у відрядженні: нові
строки подання документів.
8. Звіт про використання коштів: випадки (не)подання, думка
ДПС щодо готівкових розрахунків у відрядженні.
9. Відрядження без звіту: локальне оформлення.
10. Оплата праці відрядженого працівника: нюанси розрахунку
середнього та денного заробітку.
4
 БЮДЖЕТНІ ОСОБЛИВОСТІ

Суми та склад витрат на відрядження, порядок звітування про

використання коштів, виданих на відрядження державних
службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження
підприємствами, установами та організаціями, які повністю або
частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів,
визначаються Кабінетом Міністрів України. <…>
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ (з 01.08.2023)

УВАГА! У разі направлення у відрядження за бюджетні кошти слід

керуватися Постановою № 98 та Інструкцією № 59.
5
 ВИЗНАЧЕННЯ ВІДРЯДЖЕННЯ
УВАГА! КЗпП і ПКУ не містять визначення відрядження.
1. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за
розпорядженням керівника державного органу (поїздка державного
службовця — за розпорядженням керівника державної служби),
підприємства, установи та організації, що повністю або частково
утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів <…>, на певний
строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення
поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що
підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю
підприємства).
Розд. І Інструкції № 59
6
 ІНШИЙ НАСЕЛЕНИЙ ПУНКТ
<…>
текст наказу (розпорядження) про відрядження оформлюють у
вигляді анкети, де має бути передбачена така постійна
інформація для внесення відомостей про працівника:
<…>
– пункт призначення: назва населеного пункту, найменування
юридичної особи або структурного підрозділу юридичної особи
(у разі закордонного відрядження зазначають країну);
<…>
Збірник № 7
7
 ВІДРЯДЖЕННЯ VS ПОСТІЙНІ ПОЇЗДКИ
УВАГА! Поїздка до іншого населеного пункту (хоч на один день)
формально підпадає під ознаки відрядження.

<…> якщо в рамках виконання своїх безпосередніх обов'язків

працівник виконує роботу, яка передбачає постійне здійснення
поїздок на підвідомчій йому території, то, на нашу думку, такі
поїздки не є службовими відрядженнями. <…> Враховуючи
зазначене, рішення щодо оформлення поїздки працівника як
службового відрядження приймається керівником виходячи з
посадових обов'язків такого працівника, мети поїздки тощо.
Лист Мінфіну від 22.03.2013 № 31-07230-16-27/9358
8
 НЕ Є ВІДРЯДЖЕННЯМ
<…> Службові поїздки працівників, постійна робота яких
проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер,
не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено
законодавством, колективним договором, трудовим
договором (контрактом) між працівником і власником (або
уповноваженою ним особою/керівником).
П. 2 розд. І Інструкції № 59

9
 РОЗ’ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР РОБІТ
<…> передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на
значній відстані від місця розташування організації, у зв’язку з
поїздками у неробочий час від місця знаходження організації
(збірного пункту) до місця роботи на об’єкті й назад, що
становить не менше як дві-три години на день.

Лист Мінпраці від 17.11.2006 № 307/13/133-06

10
 НАДБАВКА ЗАМІСТЬ ДОБОВИХ
<…> підприємства <…> самостійно встановлюють надбавки <…> до
тарифних ставок і посадових окладів <…> працівників, робота яких
<…> постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний)
характер, у розмірах, передбачених колективними договорами <…>.
П. 1 Постанови № 490

Перелік працівників, яким встановлюється зазначена надбавка, а

також її розмір встановлюється підприємством в колективному
договорі самостійно.
Лист Мінпраці від 17.11.2006 № 307/13/133-06
11
 НАДБАВКА ЗАМІСТЬ ДОБОВИХ
Граничні розміри надбавок <…> працівникам за день не можуть
перевищувати граничні норми витрат, установлених Кабінетом
Міністрів України для відряджень у межах України.
2. У разі коли робота працівників постійно проводиться в дорозі або
має роз’їзний характер за межами України, граничні розміри
надбавок працівникам за день не можуть перевищувати 80 відсотків
граничних норм добових витрат, установлених для відряджень за
кордон Кабінетом Міністрів України.
Постанова № 490

12
 НАДБАВКА БЕЗ ЄСВ, З ПДФО ТА ВЗ
3.16. Надбавки <…> до тарифних ставок і посадових окладів <…>
працівників, робота яких <…> постійно проводиться в дорозі або має
роз’їзний (пересувний) характер, у розмірах, визначених чинним
законодавством.
Інструкція № 5

<…> надбавки <…> до посадових окладів працівників за роз’їзний

(пересувний) характер роботи у розмірах, передбачених трудовим або
колективним договором, <…> оподатковуються <…> податком на доходи
фізичних осіб <…> за ставкою 18 відсотків.
ЗІР, 103.02
13
 КІЛЬКІСТЬ ДНІВ У ВІДРЯДЖЕННІ
Фактична кількість днів перебування у відрядженні
визначається згідно з наказом про відрядження за наявності
одного чи декількох документальних доказів перебування
особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про
перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання
та/або будь-яких інших документів, що підтверджують
фактичне перебування особи у відрядженні).
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ

14
 ПОЇЗДКА НА ВАНТАЖІВЦІ
Для водія, який на вантажному автомобілі перевозить товар до
іншого міста, підтвердженням перебування у відрядженні є
ТТН. У ній зазначені:
• автомобіль;
• водій;
• населений пункт;
• дані про приймання-передачу вантажу (зокрема, стоять
підписи та ПІБ уповноважених осіб відправника та
одержувача товару).
15
 ПОЇЗДКА НА ЛЕГКОВОМУ АВТО
УВАГА! Подорожній лист не зможе підтвердити перебування
працівника у відрядженні, оскільки на ньому немає жодних
відміток сторони, що приймає.
Директор, приміром, може привезти (підтвердить і
господарську направленість службової поїздки):
• договір, підписаний власноруч і датований датою
перебування у відрядженні;
• протокол про наміри продовжити переговори та укласти
договір.
16
 ГОСПОДАРСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ
Будь-які витрати на відрядження не включаються до
оподатковуваного доходу платника податку за наявності
документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з
господарською діяльністю роботодавця/сторони, що
відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень
сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю
роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи
контракту; <…>
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ
17
 ГОСПОДАРСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ
<…> інших документів, які встановлюють або засвідчують
бажання встановити цивільно-правові відносини; документів,
що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах,
конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться
за тематикою, що збігається з господарською діяльністю
роботодавця/сторони, що відряджає.
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ

18
 ФАКТИЧНЕ ПЕРЕБУВАННЯ
УВАГА! Запрошення сторони, що приймає, недостатньо. Адже не
факт, що підприємство на це запрошення відгукнулося.

Документи, що підтверджують участь відрядженого у переговорах,

конференціях, симпозіумах тощо, підійдуть. Приміром, керівник
підприємства, яке є акціонером (учасником) іншого СГ,
направляється у відрядження для участі у загальних зборах
акціонерів (учасників). Протокол зборів (або його копія, завірена
приймаючою стороною), де згадано керівника підприємства, яке
відрядило, підтвердить, що відрядження відбулося.
19
 ПОЇЗДКА НА ЛЕГКОВОМУ АВТО
Чеки РРО про придбання ПММ для автомобіля:
• по дорозі — не свідчать, що працівник доїхав до місця
відрядження;
• у населеному пункті відрядження — говорять про те, що
працівник у місце призначення таки потрапив.

УВАГА! Чеки РРО не мають персоніфікації.

20
 ВІДСУТНІ ІНШІ ДОКУМЕНТИ
Можна використовувати посвідчення про відрядження.

УВАГА! Відмітка приймаючої сторони підтвердить, що

працівник фактично був у відрядженні.

21
 ФАКТИЧНЕ ПЕРЕБУВАННЯ
<…> з питань визначення первинних (підтвердних) документів,
які можуть бути підтвердженням фактично перебування
працівника у відрядженні, доцільно звернутися до Міністерства
фінансів України як центрального органу виконавчої влади, що
забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері
бухгалтерського обліку.

Лист ДПС від 24.04.2023 № 9882/6/99-00-24-03-03

22
 ВИТРАТИ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Не є доходом платника податку — фізичної особи, яка перебуває у
трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних
органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у
встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в
межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення
багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і
назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому
транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), <…>

пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ

23
 ВИТРАТИ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
<…> а також включених до таких рахунків витрат на харчування
чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та
прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих
приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення
закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове
страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з
правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому
числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із
здійсненням таких витрат.
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ
24
 ВИТРАТИ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
УВАГА! Відшкодувати витрати на харчування без податкових
наслідків можлива лише в разі включення їх вартості до
готельних рахунків (ЗІР, 103.17).

Вартість харчування відрядженого працівника, включена в

проїзні документи, повинна оплачуватися за рахунок добових.

25
 ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ПІДТВЕРДЖЕННЯ
Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є
об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності
підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції
(у тому числі електронні квитки);
<…>
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ

26
 ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ПІДТВЕРДЖЕННЯ
<…> не включається до загального місячного (річного)
оподатковуваного доходу платника податку — фізичної особи
сума відшкодованих йому роботодавцем витрат, понесених
таким платником під час відрядження за кордон (користування
послугами таксі чи орендованим транспортом), за умови
виконання вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 Кодексу, тобто
надання необхідних первинних підтвердних документів.

ІПК ДФС від 09.11.2017 № 2565/6/99-99-13-02-03-15/ІПК

27
 ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ПІДТВЕРДЖЕННЯ
Зауважуємо, що ухвалою Харківського апеляційного
адміністративного суду від 11.10.2017 по справі № 820/1750/17
колегія суддів погодилася з висновками суду першої інстанції, які
викладені у постанові Харківського окружного адміністративного суду
від 11.07.2017 у справі № 820/1750/17*.
ІПК ДФС від 09.11.2017 № 2565/6/99-99-13-02-03-15/ІПК
*У рахунку-фактурі (інвойсі), отриманому із сайту компанії Uber,
вказана наступна інформація: дата складання і номер, особа, що
отримала послуги таксі; назва і місцезнаходження юрособи, від
імені якої складений документ; опис послуги таксі; загальна
вартість послуг таксі, у тому числі розмір податків.
28
 ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ПІДТВЕРДЖЕННЯ
<…>
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення
та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять
визначену законом інформацію про виконані платіжні операції
за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з
використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ
29
 ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ПІДТВЕРДЖЕННЯ
<…> оригінали квитанцій (рахунків) готелю, у яких мають бути відображені
прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату, терміни проживання у
готелі вказаних осіб, вартість найманих ними номерів та види уключених до
квитанції (рахунку) витрат.
Лист Мінфіну 11.03.2006 № 31-26030-12-13/5020

Фізичні особи — підприємці <…> не виписують прибуткові касові ордери.

ЗІР, 109.15

УВАГА! Розрахунковими документами, що підтверджують оплату готельних

послуг (готівкою або карткою) є фіскальні касові чеки РРО/ПРРО або
розрахункові квитанції.
30
 ВІДРЯДЖЕННЯ → ДОБОВІ
Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:
добові за час перебування у відрядженні <...>.
Ст. 121 КЗпП

УВАГА! Виплата добових є передбаченою законодавством про

працю гарантією працівників.

31
 МІНІМАЛЬНІ ДОБОВІ
<…> умови встановлення і розміри компенсаційних виплат, в тому
числі і за період відрядження, підприємства визначають самостійно
в колективному договорі або іншому локальному акті підприємства.
Що стосується роз’яснень, наданих листом Мінсоцполітики від
21.12.2016 № 1732/0/101-16/28, то зазначаємо, що листи міністерств
розглядають конкретні ситуації та питання, порушені у конкретних
зверненнях. Вони не є нормативно-правовими актами та мають
інформаційно-рекомендаційний характер.
Лист Мінекономіки від 27.01.2022 № 4711-06/4121-01

32
 НЕОПОДАТКОВУВАНІ ДОБОВІ
До оподатковуваного доходу не включаються <…> витрати на
відрядження, не підтверджені документально, на харчування
та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові
витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням <…>

пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ

33
 НЕОПОДАТКОВУВАНІ ДОБОВІ
<…> у межах території України, але не більш як 0,1 розміру
мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня
податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен
календарний день такого відрядження*, а для відряджень за
кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день такого
відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро,
установленим Національним банком України, в розрахунку за
кожен такий день.
пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ
*6700 грн. × 0,1 = 670 грн.
34
 ДОБОВІ ВСТАНОВЛЕНІ ТА ВИДАНІ У ГРИВНІ
Найпростіше, коли добові для відряджень за кордон
встановлені та видані у національній валюті України. У цьому
разі жодних перерахунків суми добових здійснювати не
доведеться.

35
 ДОБОВІ ВСТАНОВЛЕНІ ТА ВИДАНІ У ВАЛЮТІ
Суму добових:
• у межах виданого авансу перераховуємо за курсом НБУ на
дату видачі авансу (п. 6 НП(С)БО-21);
• неавансовану частину перераховуємо за курсом НБУ на дату
здійснення операції (п. 5 НП(С)БО-21), тобто на дату
затвердження витрат на відрядження.

36
 ДОБОВІ У ВАЛЮТІ, ВИДАЧА У ГРИВНІ
УВАГА! Якщо аванс видали готівковою гривнею або
перерахували гривню на особистий рахунок працівника, то в
момент такої видачі/перерахування валютної операції немає.

Тільки на дату затвердження витрат на відрядження з’являться

підстави відобразити в обліку валютну операцію, адже суму
добових встановлено в іноземній валюті. Тому й перерахувати
добові у гривню потрібно за курсом НБУ на цю дату
(п. 5 НП(С)БО-21).

37
 ДОБОВІ ЗНЯТІ З КПК ЗА КОРДОНОМ

Зазвичай свої добові працівники знімають із застосуванням КПК

готівкою у банкоматі за кордоном. Саме у цей момент відбувається
видача авансу. При цьому аванс фактично видається не у гривні, а в
інвалюті!

У свою чергу, у разі видачі авансу в іноземній валюті витрати

визнають на дату їх затвердження, але за курсом НБУ на дату авансу
(п. 6 НП(С)БО-21). Таким чином, суму добових, установлених в
іноземній валюті, перераховують за курсом НБУ на день зняття
відрядженим готівки в банкоматі за кордоном за допомогою КПК.
38
 ДОБОВІ ЗНЯТІ З КПК ЗА КОРДОНОМ

Якщо працівник не знімав свої добові з рахунку підприємства

(приміром, використовував за кордоном власні валютні кошти),
перерахунок добових у гривню здійснюють на день
затвердження витрат на відрядження.

39
 ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ У ЧАТІ…

А поки трохи бухгалтерського гумору…

- От чудово! До чого ви швидко роботу зробили!

- Хіба це швидко? Почекайте трохи, побачите з якою швидкістю
я переробляти буду.

40
 БЕЗГОТІВКОВІ РОЗРАХУНКИ
170.9.2. У разі якщо під час відрядження <…> платник податку
для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент,
включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент
або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити,
вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або
відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі,
що містить визначену законом інформацію про виконані
платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий
платіжний інструмент.
41
ПКУ
 БЕЗГОТІВКОВІ РОЗРАХУНКИ
У роз’ясненні від 02.05.2023 Північне міжрегіональне управління ДПС
по роботі з великими платниками податків* просто цитує норми пп.
170.9.2 ПКУ, які вимагають підтверджувати здійснені за допомогою
платіжних інструментів витрати виписками з рахунку.
*https://nvp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/673967.html

УВАГА! Безпечніше все ж таки отримати виписку з особистого карт-

рахунку працівника. Хоча б за той день, коли проведено відповідну
видаткову операцію.

42
 ЗНЯТТЯ ГОТІВКИ З КАРТКИ
<…> документи про одержання готівки з поточного рахунку (чеки
банкомата, довідки за встановленими формами, сліпи, квитанції
торговельних терміналів) подавати <…> не потрібно.
Роз’яснення ДПС від 28.10.2022
(https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/627444.html)

УВАГА! У пп. 170.9.2 ПКУ йдеться про виписку та/або відомості з

рахунку для випадків безготівкові розрахунки, здійснених за
допомогою корпоративних або особистих платіжних інструментів.

43
 БЕЗГОТІВКОВІ РОЗРАХУНКИ
170.9.3. Документальне підтвердження суми фактичних витрат на
відрядження <…> шляхом надання підтвердних документів, що
засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових
розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи
корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні
інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала
кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених
коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з
підпунктом 170.9.1 цього пункту, <…>
ПКУ
44
 БЕЗГОТІВКОВІ РОЗРАХУНКИ
<…> здійснюється платником податку до закінчення місяця,
наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
<…>
пп. 170.9.3 ПКУ

Приклад
Працівник повернувся з відрядження 18.08.2023. Документи, що
підтверджують його безготівкові розрахунки, він має подати до
кінця вересня 2023 року.
45
 БЕЗГОТІВКОВІ РОЗРАХУНКИ
У разі якщо під час відрядження <…> платник податку
застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент,
включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент
або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та
списання коштів/електронних грошей за понесеними
витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше
дати, коли платник податку завершує таке відрядження <…>,
строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один
календарний місяць.
46
пп. 170.9.3 ПКУ
 ЗВІТ ПРО ВИКОРИСТАННЯ
<…> коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або
під звіт, складається та подається у строки, визначені
підпунктом 170.9.3 цього пункту*, платником податку (у
паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог
законів України «Про електронні документи та електронний
документообіг» та «Про електронні довірчі послуги») <…>
пп. 170.9.4 ПКУ
*До закінчення місяця, наступного за місяцем завершення
відрядження.
47
 ЗВІТ ПРО ВИКОРИСТАННЯ
<…> за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що
забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту
170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат
(включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
пп. 170.9.4 ПКУ

УВАГА! З 13.07.2023 діє форма звіту про використання коштів/електронних

грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджена наказом
Мінфіну від 28.09.2015 № 841.
48
 ЗВІТ ПРО ВИКОРИСТАННЯ
У разі якщо під час відрядження <…> платник податку
застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні
(бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні
інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у
безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах
суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного
доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей,
виданих на відрядження або під звіт, не складається і не
подається.
пп. 170.9.4 ПКУ
49
 ГОТІВКА ПОНАД ДОБОВІ
При цьому визначення «використання платником податку
готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із
застосуванням платіжних інструментів)» слід розуміти як
витрачання працівником під час відрядження готівкових коштів
у розмірі, який перевищує розмір добових, що не включається
до оподатковуваного доходу працівника.
Лист ДПС від 24.04.2023 № 9882/6/99-00-24-03-03

УВАГА! Звіт подається щодо всіх готівкових витрат, крім

безпосередньо добових.
50
 ЗВІТ ПРО ВИКОРИСТАННЯ
Варіант На локальному рівні (приміром, у Положенні про відрядження)
1. Перелік (опис) підтвердних документів, переданих працівником до
бухгалтерії.
1
2. Понесені у відрядженні витрати має затвердити керівник — наказом чи
розпорядженням
2 Окремий документ, який містить усі необхідні реквізити

УВАГА! Витрати можуть бути затверджені керівником не в повному обсязі,

приміром через відсутність їх документального підтвердження. Тоді може
виникнути оподатковуваний дохід. Отже, працівник буде зобов’язаний
подати звіт.

51
 ЗАПОВНЕННЯ ЗВІТУ
5. Платник податку, який складає та подає Звіт, заповнює всі графи
Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата
видана) в сумі _________ грн, коп. касовий ордер/платіжна
інструкція», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку,
розрахунку суми утриманого податку за неповернуті суми надміру
витрачених коштів/електронних грошей на відрядження або під звіт,
які заповнюються особою, яка надала такі кошти/електронні гроші.
Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (уповноважена
особа)/самозайнята особа.
Порядок № 841
52
 ЗВОРОТНІЙ БІК
3. Реквізити документів, які підтверджують понесені платником податку
суми фактичних витрат коштів/електронних грошей на відрядження <…>,
зазначаються у таблиці на зворотному боці Звіту.
Порядок № 841
Дата Кому, за що і на підставі якого документа понесено Сума
№ з/п Дебет рахунка
документа витрати (грн, коп.)
1 14.08.2023 АТ «Укрзалізниця», за проїзд Київ-Львів, квіток № 000B453F- 714,41 92, 641/ПДВ
BE92-D9A4-0001

2 17.08.2023 АТ «Укрзалізниця», за проїзд Львів-Київ, квіток № 000B455D- 714,41 92, 641/ПДВ

3FBD-9B9B-0001
ТОВ «Альянс», послуги за проживання в готелі
3 15.08.2023 3000,00 92, 641/ПДВ
«Затишок», рахунок № 5671
4 15.08.2023 Чек РРО № 25005 — за проживання в готелі «Затишок»
5 Добові за 14.08.2023—18.08.2023 (5 дн. х 670,00 грн.) 3350,00 92
Усього 7778,82
53
 ЗВОРОТНІЙ БІК
У закордонних відрядженнях:
• підзвітні особи зазвичай розраховуються іноземною
валютою (про що свідчать підтвердні документи, які надають
підзвітники);
• аванс переважно видається працівникові поряд з гривнею
ще й у тій валюті, яка знадобиться йому для розрахунків.

УВАГА! Суми в звіті слід вказувати у іноземній валюті.

Одночасно треба наводити їх еквівалент у гривнях (через дріб).
54
 ПІДПИСАННЯ ЗВІТУ
Особи (керівник (уповноважена особа)/самозайнята особа,
головний бухгалтер/особа, відповідальна за ведення
бухгалтерського обліку), які засвідчують правильність
складання/подання Звіту, здійснюють підписання Звіту шляхом
накладання власноручного підпису або електронного підпису з
дотриманням вимог Законів України «Про електронні
документи та електронний документообіг» та «Про електронні
довірчі послуги».
П. 5 Порядку № 841

55
 СТРОК ПОВЕРНЕННЯ КОШТІВ
За наявності надміру витрачених коштів/електронних грошей
така сума повертається платником податку в касу або
зараховується на рахунок особи, що їх видала, в
банку/небанківському надавачу платіжних послуг до або при
поданні Звіту, а для випадків, коли Звіт не подається, — до
граничного строку, зазначеного у пункті 2 цього Порядку*.
П. 3 Порядку № 841
*До закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому
платник податку завершує таке відрядження.

56
 ОПОДАТКОВУВАНИЙ ДОХІД
Якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених
коштів/електронних грошей протягом звітного місяця, на який
припадає граничний строк, зазначений у пункті 2 цього Порядку, то
така сума, розрахована з урахуванням пункту 164.5 <…>, підлягає
оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставкою,
зазначеною у пункті 167.1 <…> Кодексу, за рахунок будь-якого
оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний
місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок
оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати
суми такого податку.
П. 3 Порядку № 841
57
 «НАТУРАЛЬНИЙ» КОЕФІЦІЄНТ
164.5. Під час нарахування (надання) доходів у будь-якій негрошовій
формі базою оподаткування є вартість такого доходу, розрахована за
звичайними цінами, правила визначення яких встановлені згідно з
цим Кодексом, помножена на коефіцієнт, який обчислюється за
такою формулою:
К = 100 : (100 - Сп),
де К — коефіцієнт;
Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх
нарахування.
ПКУ

58
 «НАТУРАЛЬНИЙ» КОЕФІЦІЄНТ
У такому самому порядку визначаються об’єкт оподаткування і
база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником
податку на відрядження або під звіт та не повернутих у
встановлені законодавством строки.
П. 164.5 ПКУ

При цьому, п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ не передбачено

застосування для військового збору коефіцієнта, визначеного
п. 164.5 ст. 164 розд. ІV ПКУ.
ЗІР, 126.05
59
 ПРИКЛАД
Граничний строк повернення виданих під звіт 01.07.2023 готівкових
коштів на відрядження припадає на 31.08.2023. Працівник отриманий
аванс у сумі 2500 грн. за призначенням не використав, проте до кінця
серпня його не повернув.
Працівник має скласти звіт щодо невикористаної та неповернутої суми. Її
включають до оподатковуваного доходу працівника за серпень.
База для нарахування ПДФО:
2500 грн. х 1,219512 = 3048,78 грн.
ПДФО від доходу у вигляді своєчасно не повернених коштів:
3048,78 грн. х 18% : 100% = 548,78 грн.
ВЗ від доходу у вигляді своєчасно не повернених коштів:
2500 грн. х 1,5% : 100% = 37,50 грн.
60
 ПЕРЕРАХУВАННЯ ПДФО ТА ВЗ
<…> згідно з пп. 168.1.5 <…> Кодексу, якщо оподатковуваний дохід
нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається)
платнику податку, то податок, який підлягає утриманню з такого
нарахованого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим
агентом у строки, встановлені цим Кодексом для місячного податкового
періоду.
Лист Міндоходів від 22.05.2013 №335/10/06-4-06

УВАГА! ПДФО та ВЗ, нараховані виходячи з неповернених коштів,

безпечніше перераховувати до бюджету одночасно з сумами податку
(збору), утриманими з ЗП працівника, за рахунок якої здійснювали їх
утримання.
61
 ДОДАТОК 4ДФ
В додатку 4ДФ до Розрахунку під ознакою доходу «118»
відображаються кошти, отримані платником податку на
відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті
в установлені законодавством строки.
ЗІР, 103.25

62
 УТРИМАННЯ ПОДАТКУ
4. У разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-
правові відносини з особою, що видала такі кошти/електронні
гроші, сума податку на доходи фізичних осіб утримується за
рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при
проведенні остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми
такого доходу непогашена частина податку на доходи фізичних
осіб включається до податкового зобов'язання платника
податку за наслідками звітного (податкового) року.
Порядок № 841

63
 УТРИМАННЯ ПОДАТКУ
Якщо повне утримання такої суми податку на доходи фізичних
осіб є неможливим внаслідок смерті чи визнання платника
податку судом безвісно відсутнім або оголошення судом
померлим, така сума утримується при нарахуванні доходу за
останній для такого платника податку податковий період, а в
непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

П. 4 Порядку № 841

64
 ЗП У ВІДРЯДЖЕННІ
Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата
праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов,
визначених трудовим або колективним договором, і розмір
такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.
Ст. 121 КЗпП

Отже, необхідно визначити, як саме має бути оплачено період

відрядження — чи за денним, чи за середньоденним
заробітком.
Лист Мінсоцполітики від 11.11.2016 № 1564/13/84-16
65
 ЗП У ВІДРЯДЖЕННІ
У випадку, коли денний заробіток вищий середньоденного
заробітку, необхідно заплатити за час відрядження заробітну
плату.
Якщо вищий середньоденний заробіток, то виплачується
середня заробітна плата.
Лист Мінсоцполітики від 06.08.2014 № 1126/13/84-14

УВАГА! Якщо середньоденна ЗП дорівнює денному заробітку,

за період відрядження нараховуйте ЗП згідно з умовами ТД (як
за звичайні робочі дні).
66
 ДЕННИЙ ЗАРОБІТОК
До денного заробітку працівника, який має порівнюватись із
середньоденним заробітком, включаються всі елементи
заробітної плати, які працівник отримає згідно з умовами
трудового, колективного договору у місяці, в якому його
направляють у відрядження; оклад, доплати, надбавки,
премії, які мають постійний характер (щомісячні, квартальні
тощо), тобто нараховані працівникові елементи заробітної
плати за відпрацьовані ним дні.
Лист Мінсоцполітики від 24.04.2013 № 4566/0/14-13/13

67
 ДЕННИЙ ЗАРОБІТОК
Допомога на оздоровлення, матеріальна допомога для вирішення
соціально-побутових питань, період, коли за працівником
зберігається середня заробітна плата відповідно до законодавства, а
також одноразові виплати не включаються до денної заробітної
плати працівника при порівнянні.
П. 1 листа Мінсоцполітики від 24.04.2013 № 4566/0/14-13/13

УВАГА! Під час розрахунку денного заробітку виходимо з

припущення, що працівник не перебував у відрядженні (на
лікарняному, у відпустці), а повністю відпрацював увесь місяць.

68
 ПРИКЛАД
Працівник направлений у відрядження з 21 по 25 серпня 2023 року.
Оклад працівника — 7500 грн. Також йому встановлена щомісячна
премія у розмірі 30% від окладу. Кількість робочих днів згідно з
графіком роботи у серпні 2023 року — 23. З 24 липня по 06 серпня
працівник хворів. У розрахунковому періоді (червень — липень 2023
року) працівникові нараховані 17062,50 грн., у т. ч. за:
• червень (відпрацьовано 22 робочих днів): оклад — 7500,00 грн.,
щомісячна премія — 2250,00 грн. (30% від окладу);
• липень (відпрацьовано 15 робочих днів): оклад — 5625,00 грн.,
щомісячна премія — 1687,50 грн (30% від окладу).
69
 ПРОДОВЖЕННЯ ПРИКЛАДУ
Денний заробіток:
(7500 грн. + 7500 грн. × 30%) : 23 роб. дн. = 423,91 грн.
Середньоденна ЗП:
17062,50 грн. : (22 роб. дн. + 15 роб. дн.) = 461,15 грн.
Денний заробіток менше середньоденного (423,91 грн. 
461,15 грн.), тому відрядження оплачуємо за середньоденним
заробітком.

70
 ПЕРЕХІДНЕ ВІДРЯДЖЕННЯ
<…> у випадку, коли працівника було направлено у
відрядження з 26 вересня по 7 жовтня п. р., середньоденна
заробітна плата буде розраховуватись виходячи із заробітної
плати липня — серпня п. р., оскільки зазначені місяці
передують місяцю (вересню) направлення у відрядження.
Денний заробіток необхідно буде визначати для вересня і
жовтня окремо.
Лист Мінсоцполітики від 11.11.2016 № 1564/13/84-16

71
 ПЕРЕХІДНЕ ВІДРЯДЖЕННЯ
У випадку, якщо середньоденний заробіток, розрахований у
вересні п. р., буде нижчим денного заробітку вересня, то
працівнику за дні відрядження, які припадають на вересень,
необхідно заплатити заробітну плату згідно з його трудовим
договором.
Якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р.,
буде вищим денного заробітку жовтня, то працівнику за дні
відрядження, які припадають на жовтень, необхідно заплатити
середньоденний заробіток.
Лист Мінсоцполітики від 11.11.2016 № 1564/13/84-16
72
73