АУДИТ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ: ТОП-7 АКТУАЛЬНИХ КЕЙСІВ

ПРО ВИПРАВЛЕННЯ У ПАПЕРОВІЙ ТА ВЕДЕННЯ

ЕЛЕКТРОННОЇ

1
 Програма
1. Чи обов’язково проводити аудит паперової трудової
книжки перед її скануванням?
2. Виправлення на титульній сторінці паперової
трудової книжки: хто можете виконати та яким чином
3. Запис у паперової трудовій книжці здійснено із
помилкою: як змінити
4. Виявлено неправильний запис про звільнення,
здійснений попереднім роботодавцем: чи можна
виправити за поточним місцем роботи

2
 Програма
5. Запис про сумісництво: як виконати у сучасних
умовах
6. ПФУ просить уточнити/виправити запис за поданими
скан-копіями паперової трудової: процедурні моменти
7. Ведення е-трудової: коли роботодавцю потрібно
втрачатися у процес

3
 ЧИ ОБОВ’ЯЗКОВО ПРОВОДИТИ АУДИТ ПАПЕРОВОЇ
ТРУДОВОЇ КНИЖКИ ПЕРЕД ЇЇ СКАНУВАННЯМ?

4
 Електронна трудова книжка та сканування
паперової трудової книжки
Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній
формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру
загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку,
визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на
загальнообов’язкове державне соціальне страхування".
<…>
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до
трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про
прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та
нагороди за успіхи в роботі
Ст. 48 КЗПП (діє з 10.06.2021 р.)
5
 Працівник прийнятий на роботу

До 10.06.2021 р. Після 10.06.2021 р.

ТК зберігається ТК зберігається
у роботодавця у працівника

Роботодавець продовжує Записи до ТК вносять

вносити записи до ТК на вимогу працівника
6
 Електронна трудова книжка
З метою обліку в електронній формі відомостей про трудову
діяльність працівника страхувальник подає відомості про
працівника щодо переведення на іншу роботу (посаду), звільнення,
поновлення на роботі, призупинення/поновлення дії трудового
договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу,
розряду, класу, звання, категорії, складення присяги, належності або
неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або
забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок та/або
до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.
Ст. 20 Закону № 2464
+ відомості про прийняття на роботу подаємо через Додаток 5 до
Податкового розрахунку.
7
 Електронна трудова книжка
У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру
…відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного
підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу,
звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії
трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення
рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування,
навчання тощо відповідні відомості подаються страхувальником через
вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній
формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на
кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або
представником страхувальника, якому керівником страхувальника
делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного
електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.
8 П. 8 Порядку № 11-1
 Електронна + паперова трудова книжка
Паперова трудова книжка — це основний документ, що
підтверджує стаж роботи людини до 1 січня 2004 року.

Трудова книжка

Електронна Паперова

податковий скан-копії ТК
розрахунок веб-портал ПФУ
9
 Наповнення відомостей про трудову
діяльність застрахованої особи на порталі ПФУ

Передача відомостей з Передача відомостей про

паперової ТК трудову діяльність

Сканування або Через Об'єднаний

оцифрування паперової зарплатний звіт або
ТК (працівник або xmlфайл/Додати запис
роботодавець) (роботодавець)
10
 Передача відомостей з паперової ТК до ПФУ
2. Установити, що включення Пенсійним фондом України до реєстру
застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного
соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність
працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим
Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою
особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за
погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує
формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та
центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної
політики у сфері трудових відносин.
Розд. II. «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217
Тобто передати скан-копії паперових трудових книжок слід до 10.06.2026
року

11
 Передача відомостей з паперової ТК до ПФУ
Установити, що відомості про трудову діяльність
працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи,
яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній
формі подаються в будь-який період протягом п'яти років з
дня набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021
року № 1217-IX [з 10.06.2021 р. до 10.06.2026 р.] <…>.
П. 2 постанови ПФУ № 8-3

12
 Передача відомостей з паперової ТК до ПФУ

Скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ

передає / оцифровує паперову трудову книжку
(п. 4 Порядку ПФУ № 11-1)

Роботодавець Працівник
через кабінет через кабінет
страхувальника застрахованої
на порталі ПФУ особи на порталі ПФУ
13
 Хто подає скан-копії ТК
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до
територіального органу Пенсійного фонду (п. 4 Порядку № 11-1):
• працівником особисто
• працівником через вебпортал електронних послуг Пенсійного
фонду України в електронній формі з обов’язковим
накладанням електронного підпису, що базується на
кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,
• страхувальником або представником страхувальника, якому
керівником страхувальника делеговані відповідні
повноваження.
Отже, скан-копії паперової трудової книжки може подати
14
або працівник, або роботодавець.
 Вимоги до скан-копій ТК
Скановані копії виготовляються в кольоровому форматі з
оригіналів трудової книжки <…>, мають містити всі
сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у
хронологічному порядку та поля відповідних документів,
бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про
серію та номер бланків документів, рекомендована
роздільна здатність при скануванні — 300 dpi, формат
зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не
має перевищувати 1 Мб.
п. 5 Порядку № 11-1
15
Аудит паперової ТК перед скануванням
Перед тим як подавати скановані копії трудових книжок для
оцифрування через вебпортал електронних послуг ПФУ,
необхідно провести їх ретельний аудит. Усі записи в трудовій
книжці мають відповідати вимогам Інструкції № 58.
Насамперед слід оглянути першу сторінку (титульний аркуш) та
перевірити наявність:
• прізвища, ім’я та по батькові, дати народження працівника
(зазначені повністю, без скорочень);
• підпис власника трудової книжки, яким він завірив
правильність внесених даних;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
16
• печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
 Аудит паперової ТК перед скануванням
У разі виявлення неправильно зазначених прізвища, ім’я та
по батькові або дати народження власника документа зміни
можна вносити за останнім місцем роботи на підставі
відповідних документів, за їх відсутності — у судовому
порядку.

Наступним етапом є перевірка записів про роботу. У разі

виявлення неправильних записів про роботу їх виправлення
робиться на підприємстві, де зроблено такий запис. Якщо
підприємство ліквідоване, відповідний запис робить
правонаступник, а у випадку його відсутності — архів.
17
 ТОП-3 статуси опрацювання електронного звернення:
Статуси «Відхилено/Скасовано виконання» – означають, що ці
звернення містять певні помилки, не опрацьовані та потребують
повторного подання (опис причини відхилення вказано в
реквізиті «Повідомлення»).
Статуси «В опрацюванні»/«На контроль ЕТК», означають, що
звернення знаходиться в опрацюванні фахівцями Пенсійного
фонду.
Статус «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані
про трудові відносини працівника актуалізовано. + перевірте
наявність зауважень в реквізиті «Повідомлення».

18
 ВИПРАВЛЕННЯ НА ТИТУЛЬНІЙ СТОРІНЦІ
ПАПЕРОВОЇ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ: ХТО МОЖЕТЕ
ВИКОНАТИ ТА ЯКИМ ЧИНОМ

19
 Виправлення в трудовій книжці

Записи про роботу,

переведення, а також
На титульній сторінці
про нагородження та
заохочення

П. 2.13 Інструкції № 58 П. 2.6, 2.10 Інструкції № 58

20
 Виправлення на титульній сторінці
Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і
дату народження виконується власником або уповноваженим ним
органом за останнім місцем роботи на підставі документів
(паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання
шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і зпосиланням
на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші)
трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад,
колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і
записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на
внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника
підприємства або печаткою відділу кадрів.
21
П. 2.13 Інструкції № 58
 Виправлення на титульній сторінці
Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує
стаж роботи людини до 1 січня 2004 року. Водночас
прізвище, ім’я, по батькові, людини (ПІБ), зазначені в
трудовій книжці, мають відповідати ПІБ за паспортом.
У разі наявності розбіжностей щодо написання ПІБ до
трудової вносяться зміни. Порядок заповнення трудових
книжок визначено Інструкцією № 58.
…Таким чином, для правильного виправлення імені
необхідно звернутися до роботодавця, з яким людина на
сьогодні перебуває у трудових відносинах.
22
За роз'ясненням ПФУ
 Прізвище Бутко змінено на прізвище Кривко у
зв'язку із укладенням шлюбу.
Підстава: Свідоцтво про шлюб серії 1-БК №
123456, видане відділом державної реєстрації
актів цивільного стану Святошинського
району управління юстиції м. Києва від
12.06.2023 р.
Інспектор з кадрів Куц Петро Куц
16.02.2024
Сторінка 1
Герб АХ № 123456
України Трудова книжка
Прізвище Бутко__Кривко___________________
__________________________________
Ім'я Ірина________________________________
По батькові Степанівна____________________
Дата народження 01 січня 1984 р.___________
(число, місяць, рік)
Дата заповнення "01" серпня 2004 р._________

Підпис власника книжки Бутко

Підпис особи, відповідальної
за видачу трудових книжок
Грищенко
(розбірливо)
М.П.

23
 Прізвище Марчєнко змінено на прізвище Сторінка 1
Марченко у зв'язку із виправленям помилки. Герб АХ № 123456
Підстава: Паспорт серії МН № 123456, видане України Трудова книжка
Оболонським РВ КМУ УМВС України від
12.06.2002 р. Прізвище Марчєнко_Марченко________________
__________________________________
Інспектор з кадрів Куц Петро Куц Ім'я Ірина________________________________
16.02.2024 По батькові Степанівна____________________
Дата народження 01 січня 1984 р.___________
(число, місяць, рік)
Дата заповнення "01" серпня 2004 р._________

Підпис власника книжки Марченко

Підпис особи, відповідальної
за видачу трудових книжок
Грищенко
(розбірливо)
М.П.

24
 Я розпочала свою трудову діяльність у 1994 році, але тільки зараз, при
проведенні аудиту трудової книжки перед оцифруванням, помітила, що
в ній і досі зазначене моє дівоче прізвище. Хто і як може внести зміни?

Якщо у ТК виявлено неправильне написання прізвища, виправити ці дані може

роботодавець, у якого ви працюєте зараз. Колишнє прізвище має бути
закреслено однією рискою і поряд записане нове. При цьому на
внутрішньому боці обкладинки трудової книжки необхідно обов’язково вказати
інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт,
свідоцтво про шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця
інформація має бути завірена підписом відповідальної особи та скріплена
печаткою (за наявності). Якщо ви наразі не працюєте, для виправлення
запису можна звернутися на підприємство, де такий запис було зроблено.
Якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або
неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
25
 ЗАПИС У ПАПЕРОВОЇ ТРУДОВІЙ КНИЖЦІ ЗДІЙСНЕНО
ІЗ ПОМИЛКОЮ: ЯК ЗМІНИТИ

26
 Виправлення «всередині»
2.6. У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей
про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення
тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним
органом, де було зроблено відповідний запис.
2.10. У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про
роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати
внесення запису в графі 3 пишеться: "Запис за N таким-то недійсний".
Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються
дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого
ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.
<…> У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про
поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.
27
Інструкція № 58
 Виправлення «всередині»
Приклад. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки
запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу
(допущено помилку при внесенні запису).
У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки (п. 2.10 Інструкції
№ 58):
• у графі 1 проставте черговий номер, наступний за порядком за
номером останнього запису;
• у графі 2 зазначте дату внесення змін;
• у графі 3 впишіть фразу: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий
<зазначте правильне формулювання>»;
• у графі 4 проставте дату і номер відповіного наказу роботодавця.

28
 Запис у ТК не відповідає ЗМісту наказу
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про внесено запис
№
звільнення (із зазначенням причин і з (документ, його
число місяць рік посиланням на статтю, пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Прийнятий на посаду прибиральника Наказ від
7 03 02 2024 виробничих приміщень у господарський 02.02.2024 р.
відділ № 15/к-тр
Запис за № 7 недійсний.
Наказ від
Прийнятий на посаду прибиральника
8 16 02 2024 02.02.2024 р.
службових приміщень у господарський
№ 15/к-тр
відділ
29
 Виправлення «Всередині»
Увага! При виправленні неправильного рядка запис слід внести в один
рядок. Внесення виправлень двома рядками є невірним.
Відомості про прийняття на роботу, переведення на На підставі чого
Дата іншу роботу і про звільнення (із зазначенням причин внесено запис
№
і з посиланням на статтю, пункт закону) (документ, його
число місяць рік дата і номер)
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Прийнятий на посаду прибиральника Наказ від
7 03 02 2024 виробничих приміщень у господарський 02.02.2024 р.
відділ № 15/к-тр
8 16 02 2024 Запис за № 7 недійсний.
Наказ від
Прийнятий на посаду прибиральника
9 16 02 2024 02.02.2024 р.
службових приміщень у господарський відділ
№ 15/к-тр
30
 Неправильно зазначили реквізити
наказу про прийняття
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про внесено запис
№
звільнення (із зазначенням причин і з (документ, його
число місяць рік посиланням на статтю, пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Наказ від
Прийнятий на посаду менеджера з
7 03 02 2024 26.01.2024 р.
персоналу відділу кадрів
№ 13/к-тр
Запис за № 7 недійсний. Наказ від
8 03 02 2024 Прийнятий на посаду менеджера з 02.02.2024 р. №
персоналу відділу кадрів 15/к-тр
31
 Неправильна назва посади в наказі
Приклад. У наказі про прийняття на роботу (01.12.2023 р.
№ 53/к-тр) найменування посади не відповідає штатному розпису.
1.Видаємо наказ (наказ від 16.02.2024 р. № 27/к-тр) про внесення змін
до пункту наказу, в якому неправильно зазначена назва посади
працівника.
2. Вносимо зміни до трудової книжки працівника:
• у графі 1 проставте черговий номер, наступний за порядком за
номером останнього запису;
• у графі 2 зазначте дату внесення змін;
• у графі 3 впишіть фразу: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий
<зазначте правильне формулювання>»;
• у графі 4 зазначайте наказ, згідно з яким було внесено виправлення.
32
 Неправильна назва посади в наказі
Дата На підставі чого
Відомості про прийняття на роботу, переведення на
внесено запис
№ іншу роботу і про звільнення (із зазначенням причин
(документ, його
число місяць рік і з посиланням на статтю, пункт закону)
дата і номер)
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Наказ від
Прийнятий на посаду менеджера
7 01 12 2023 01.12.2023 р.
(управителя) з персоналу відділу кадрів
№ 53/к-тр
Запис за № 7 недійсний. Наказ від
8 16 02 2024 Прийнятий на посаду менеджера з 16.02.2024 р.
персоналу відділу кадрів № 27/к-тр

33
 Порушення нумерації
Приклад. У графі 1 розділу «Відомості про роботу»
трудової книжки порушена нумерація записів.

Порядок виправлення таких помилок Інструкцією № 58

не встановлений. Вважаємо, що потрібно зазначити:
• у графі 1 — правильний порядковий номер;
• у графі 2 — дату внесення виправлень;
• у графі 3 — номер і дату запису, який є недійсним, а потім
— текст правильного запису;
• у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження)
роботодавця.
34
 Порушення нумерації
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про звільнення (із внесено запис
№
число місяць рік зазначенням причин і з посиланням на статтю, (документ, його
пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Наказ від
Прийнятий на посаду менеджера з
7 01 12 2022 01.12.2022 р. №
персоналу відділу кадрів
43/к-тр
Наказ від
Переведений на посаду начальника
7 02 02 2024 02.02.2024 р. №
відділу маркетингу
23/к-тр
Запис за № 7 від 02.02.2024 недійсний. Наказ від
8 03 02 2024 Переведений на посаду начальника 02.02.2024 р. №
відділу маркетингу 23/к-тр
35
 Роботодавець змінив назву (прізвище)
Якщо за час роботи працівника назва підприємства
змінюється, то про це окремим порядком у графі 3
трудової книжки робиться запис: "Підприємство таке-то з
такого-то числа переіменоване на таке-то", а у графі 4
проставляється підстава перейменування - наказ
(розпорядження), його дата і номер.
П. 2.15 Інструкції № 58

36
 Роботодавець змінив назву (прізвище)
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про внесено запис
№
звільнення (із зазначенням причин і з (документ, його
число місяць рік посиланням на статтю, пункт закону) дата і номер)
Фізична особа - підприємець
Петренко Лариса Іванівна
Виписка з ЄДР №…
Наказ від
7 01 12 2022 Прийнятий на посаду бухгалтера 30.11.2022 р.
№ 53/к-тр
Фізича особа - підприємець
Наказ від
Петренко Лариса Іванівна з 31.01.2024
02.02.2024 р.
змінила прізвище на
№ 17/к-тр
Макаренко
37
 Роботодавець змінив назву (прізвище)
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про внесено запис
№
звільнення (із зазначенням причин і з (документ, його
число місяць рік посиланням на статтю, пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»

Наказ від
7 01 12 2022 Прийнятий на посаду бухгалтера 30.11.2022 р.
№ 53/к-тр
Товариство з обмеженою
Наказ від
відповідальністю «Вікторія» перейменовано
02.02.2024 р.
у Товариство з обмеженою
№ 36-од
відповідальністю «Вікторія Про»
38
 Неправильна дата прийняття на роботу
(переведення)
• у графі 1 — проставляємо черговий номер, наступний за
порядком за номером останнього запису;
• у графі 2 — зазначаємо дату внесення виправлень;
• у графі 3 — написати фразу: «Запис за № __ недійсний»,
а потім повторити запис про прийняття на роботу
(переведення) із зазначенням тут же в тексті правильної
дати;
• у графі 4 — проставляємо дату і номер наказу
(розпорядження) роботодавця, на підставі якого
39 первісно в трудовій книжці був зроблений запис
 Неправильна дата прийняття на роботу
(переведення)
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про звільнення внесено запис
№
(із зазначенням причин і з посиланням на (документ, його
число місяць рік статтю, пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Наказ від
Прийнятий на посаду бухгалтера
7 14 02 2024 13.02.2024 р.
економічного відділу
№ 18/к-тр
Наказ від
Запис № 7 не дійсний. Прийнятий на посаду
8 16 02 2024 13.02.2024 р.
бухгалтера економічного відділу 16.02.2024
№ 18/к-тр
40
 Запис Помилково внесено до розділу
«Нагородження»
На підставі чого
Дата Відомості про нагородження орденами і внесено запис
№
медалями, присвоєння почесних звань (документ, його
число місяць рік дата і номер)
<…>
Наказ від
Переведений на посаду менеджера
2 16 02 2024 16.02.2024 р.
відділу збуту
№ 53/к-тр
Запис за № 2 недійсний, як внесений
помилково до іншого розділу
трудової книжки
41
 Завірення записів
<…> завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості
про нагородження та заохочення.
П. 2.4 Інструкції № 58
У разі відсутності у фізичної особи — підприємця печатки, записи у
трудовій книжці завіряються його підписом.
Лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 № 492/06/186-15
<…> якщо положення (статут) не передбачає наявності печатки в
юридичної особи, то в трудових книжках <…> печатку можна не
ставити.
Лист Міської організації профспілки працівників освіти
і науки України м. Кропивницького від 16.11.2018 № 291

42
 Завірення записів
Хочу відцифрувати свою трудову книжку, але звернула увагу, що
печатка підприємства, з якого я звільнилась у 2015 році, розмита, чітко
не читається. Чи потрібно мені додавати для оцифрування документи,
які підтверджують факт звільнення?
Періоди трудової діяльності до 01.01.2004 зараховуються до страхового стажу
згідно із Законом України «Про пенсійне забезпечення», а після 01.01.2004 – за
Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».
Отже, підставою для зарахування страхового стажу будуть саме дані, наявні в
Реєстрі застрахованих осіб, з урахуванням сплати єдиного соціального внеску,
тож додаткові підтверджуючі документи не потрібні. Але, якщо ви працювали
на підприємстві, яке дає право на пільгову пенсію, то для зарахування саме
пільгового стажу потрібні підтверджуючі документи – довідки, витяги з наказів
по підприємству тощо.
43
 ВИЯВЛЕНО НЕПРАВИЛЬНИЙ ЗАПИС ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ,
ЗДІЙСНЕНИЙ ПОПЕРЕДНІМ РОБОТОДАВЦЕМ: ЧИ
МОЖНА ВИПРАВИТИ ЗА ПОТОЧНИМ МІСЦЕМ РОБОТИ

44
 Завірення записів
Виправний запис має зробити те підприємство, яке внесло
до трудової книжки працівника неправильний запис (п. 2.6
Інструкції № 58).
Виправлення вносять за таким алгоритмом:
Крок 1. Знову вписуємо до трудової книжки у вигляді
заголовка найменування підприємства.
Крок 2. Вносимо виправляючий запис згідно з п. 2.10
Інструкції № 58.
Крок 3. Засвідчуємо виправляючий запис підписом керівника
підприємства/фахівця кадрової служби і печаткою
підприємства (за її наявності) або відділу кадрів.
45
 Дата Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу На підставі чого внесено
№ роботу і про звільнення (із зазначенням причин і з запис (документ, його
число місяць рік посиланням на статтю, пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Вікторія»
Наказ від 13.02.2022
7 14 02 2022 Прийнятий на посаду менеджера відділу продажів
р. № 18/к-тр
Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП Наказ від 16.02.2024
8 16 02 2024
України р.№ 23/к-тр
Інспектор з кадрів Бобик А.І. Бобик

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Вікторія»
Запис № 8 не дійсний. Звільнений у звязку із
Наказ від 16.02.2024
9 16 02 2024 відмовою від продовження роботи у зв'язку із зміною
р.№ 23/к-тр
істотних умов праці, п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП України
46 Інспектор з кадрів Бобик А.І. Бобик
 ЗАПИС ПРО СУМІСНИЦТВО: ЯК ВИКОНАТИ У
СУЧАСНИХ УМОВАХ

47
 Хто робить запис
? Прийняли на роботу працівника за сумісництвом. Трудова
книжка в нього на руках і він вимагає внести запис про
прийняття на роботу. Як слід внести запис до його трудової
книжки?
Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в
трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей
про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника
власником або уповноваженим ним органом. (п. 2.14 Інструкції № 58).
Запис вносять на підставі довідки про роботу за сумісництвом у
довільний формі або виписок з відповідних наказів про прийняття на
роботу за сумісництвом (звільнення), виданих неосновним
роботодавцем. Тобто запис про прийняття на роботу за місцем роботи
48
за сумісництвом не вносять.
 Зовнішнє сумісництво
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про внесено запис
№
число місяць рік звільнення (із зазначенням причин і з (документ, його
посиланням на статтю, пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»

Наказ від
Прийнятий на посаду менеджера з
7 03 02 2024 26.01.2024 р.
персоналу відділу кадрів
№ 13/к-тр
Копії наказів ТОВ
Із 03.08.2020 по 31.01.2024 працювала в
«Млинок» від
8 ТОВ «Млинок» на посаді інспектора з
31.07.2020 № 65/к-тр,
кадрів за сумісництвом
від 31.01.2024 № 23/ктр
49
 Внутрішнє сумісництво
Дата Відомості про прийняття на роботу, На підставі чого
переведення на іншу роботу і про внесено запис
№
число місяць рік звільнення (із зазначенням причин і з (документ, його
посиланням на статтю, пункт закону) дата і номер)

Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»

Наказ від
Прийнятий на посаду менеджера з
7 10 02 2020 09.02.2020 р.
персоналу відділу кадрів
№ 17/к-тр
Накази від 31.07.2020
Із 03.08.2020 по 31.01.2024 працювала
8 № 80/к-тр, від
на посаді секретаря за сумісництвом
31.01.2024 № 18/к-тр

50
 В паперовій трудовій книжці працівника
внесено запис окремо про прийняття та
окремо про звільнення за сумісництвом
Чи слід виправляти перед скануванням/оцифруванням за
новим місцем роботи?
Правильно: визнати такі записи не дійсними і попросити
роботодавця за основним місцем роботи внести запис про
роботу за сумісництвом. Водночас на оцифрування чи
сканування паперової трудової книжки це вплинути не
повинно. Адже повністю можна ідентифікувати роботодавця
та період роботи.
51
 ПФУ ПРОСИТЬ УТОЧНИТИ/ВИПРАВИТИ ЗАПИС ЗА
ПОДАНИМИ СКАН-КОПІЯМИ ПАПЕРОВОЇ ТРУДОВОЇ:
ПРОЦЕДУРНІ МОМЕНТИ

52
 Подання скан-копій ТК: скільки разів
Відомості про трудову діяльність працівника подаються
одноразово.
п. 6 Порядку № 11-1
Це означає, що відомості із паперові трудової книжки
подає працівник або роботодавець тільки один раз – через
передачу скан-копій паперової трудової книжки або її
оцифрування.
Увага! Кожний новий роботодавець не повинен заново,
наприклад, сканувати паперову трудову книжку та
передавати її до ПФУ. Це має зробити або один із
53
роботодавців працівника, або сам працівник один раз!
 Подання скан-копій ТК: як виправити чи уточнити
Повторно подаються відомості про трудову діяльність у випадку
виправлення записів у разі
• виявлення неправильного чи неточного запису про періоди
роботи за періоди страхового стажу після 01 липня 2000 року
• або створення неправильного чи неточного електронного
запису в електронному кабінеті страхувальника або
застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг
Пенсійного фонду України.
При повторному поданні відомостей про трудову діяльність
подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.
п. 6 Порядку № 11-1
54
 Подання скан-копій ТК: як виправити чи уточнити
Якщо ПФУ надав зауваження щодо переданих скан-копій паперової
трудової книжки, то повторно подавати скан-копії усієї паперової
трудової книжки не потрібно.
При передачі до ПФУ скан-копій паперових трудової книжки уперше
не потрібно додатково повідомляти про наявні виправлення у
трудовій книжці. Достатньо завантажити скан-копії усіх сторінок
паперової трудової книжки. Якщо потребуватиметься уточнення,
фахівці ПФУ проінформують про це страхувальника або
застраховану особу (залежно від того, хто подає скан-копії
паперової трудової книжки). При внесенні уточнень потрібно
подати скан-копію титульної сторінки паперової трудової книжки та
сторінки зі змінами.
55
 Тиждень тому здійснила завантаження сканованої копії трудової
книжки, до цього часу в особистому кабінеті на порталі немає
ніяких змін. Чому так?
Завантаження електронного варіанту трудової книжки до Реєстру
застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового
державного соціального страхування відбувається після перевірки та
опрацювання даних сканованих копій документів Пенсійним фондом
України. Термін опрацювання складає 30 днів. Але, як правило,
опрацювання складає два тижні. Результат опрацювання документів
можна переглянути в розділі «Мої звернення» в особистому кабінеті на
порталі Пенсійного фонду України. Якщо статус опрацювання
«відхилено» або «скасовано виконання», то документ не оброблено.
Причини скасування можуть бути різними, в тому числі
недотримання вимог до сканованих документів, невідповідність
56 прізвища, ім’я, по батькові, тощо.
 Я оцифрувала свою трудову книжку, а тепер з’ясувалося, що в
ній пропущений запис про переведення на іншу посаду. В книжку
зміни внесено. Як мені тепер внести зміни в електронну
трудову книжку: сканувати її всю чи лише сторінки зі змінами?
У випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи
неточного запису про періоди роботи після 01 липня 2000 року або
створення неправильного чи неточного електронного запису в
електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на
вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України відомості
про трудову діяльність подаються повторно. При повторному поданні
відомостей про трудову діяльність подаються титульна сторінка та
сторінки зі змінами. Ця норма затверджена Постановою № 11-1.

57
 Якщо в результаті аналізу виявлені неточні/хибні записи за періоди
страхового стажу після 01.07.2000 або створено неправильний чи
некоректний електронний запис, необхідно:
• авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з
використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
• створити повторне звернення (застраховані особи — у вкладці
«Відомості про трудові відносини», роботодавці — у вкладці
«Відомості про трудові відносини робітника»);
• заповнити екранну форму;
• повторно завантажити скановану копію титульного аркуша
трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
• додати скановану копію сторінки із записами, які потребують
уточнення;
58
• додати скановану копію уточнюючої довідки (за необхідності).
 ВЕДЕННЯ Е-ТРУДОВОЇ: КОЛИ РОБОТОДАВЦЮ
ПОТРІБНО ВТРАЧАТИСЯ У ПРОЦЕС

59
 Облік трудової діяльності
Облік трудової діяльності працівника здійснюється в
електронній формі в реєстрі застрахованих осіб
Державного реєстру загальнообов’язкового державного
соціального страхування у порядку, визначеному Законом
України "Про збір та облік єдиного внеску на
загальнообов’язкове державне соціальне страхування".
Ст. 48 КЗпП

60
 Е-Трудова книжка
З метою обліку в електронній формі відомостей про трудову
діяльність працівника страхувальник подає відомості про
працівника щодо переведення на іншу роботу (посаду), звільнення,
поновлення на роботі, призупинення/поновлення дії трудового
договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу,
розряду, класу, звання, категорії, складення присяги, належності
або неналежності осіб, які працюють, у тому числі підприємців, або
забезпечують себе роботою самостійно, до професійних спілок
та/або до осіб, які підлягають обов’язковим медичним оглядам.
Ч. 2 ст. 20 Закону про ЄСВ

61
 Які відомості передає роботодавець до е-трудової
У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру
загальнообов'язкового державного соціального страхування відомостей про
прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до
іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення,
поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору,
а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу,
звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо
подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного
фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням електронного
підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,
страхувальником або представником страхувальника, якому керівником
страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення
відповідного електронного запису в електронному кабінеті
страхувальника. П. 8 Порядку ПФУ № 11-1
62
 Відомості про трудову діяльність
1 - Призначено
2 - Переведено
3 - Звільнено
4 - Дата початку трудових або цивільно-правових відносин,
проходження військової служби та відпусток по догляду за дитиною
до досягнення нею віку трьох або шести років, роботи/укладення
гігконтракту
5 - Дата закінчення трудових або цивільно-правових відносин,
проходження військової служби та відпусток по догляду за дитиною
до досягнення нею віку трьох або шести років, роботи/укладення
гігконтракту
Додаток до Порядку ПФУ № 11-1
63
 Відомості про трудову діяльність
6 - Дата присвоєння, зміна або позбавлення рангу, розряду,
класу,
звання, категорії, складання присяги,
призупинення/відновлення дії
трудового договору
7 - Призупинення дії трудового договору
8 - Присвоєння рангу, розряду, класу, звання, категорії
9 - Зміна рангу, розряду, класу, звання, категорії
10 - Позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії
11 - Складання присяги
Додаток до Порядку ПФУ № 11-1
64
 Відомості про трудову діяльність
Отже, якщо відомості про трудову діяльність (прийняття, звільнення,
переведення) автоматично підтягуються із Об’єднаного зарплатного
звіту, то страхувальник не зобов’язаний їх ще вносити окремо через
свій кабінет страхувальника.
Проте якщо якісь відомості не відображаються у Об’єднаному
зарплатному звіті (наприклад, інформація про
призупинення/відновлення дії трудового договору), то такі
відомості роботодавець відображає через кабінет страхувальника на
порталі ПФУ.
При цьому внесення відомостей про трудову діяльність, які не
відображаються в Об’єднаному зарплатному звіті, обов’язок, а не
право роботодавця. На нормативному рівні це підкріплено ст. 48 КЗпП.
65
 Відомості про трудову діяльність: як заносити
Відомості про трудову діяльність працівника подаються через
вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в
електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в
додатку до цього Порядку. П. 4 Порядку ПФУ № 11-1

Відомості про трудову діяльність

через кабінет страхувальника

Завантажити/xml-файл Додати запис/додається

+ скан-копія наказу запис + скан-копія наказу
66
 Відомості про трудову діяльність: як заносити
Крок 1. Заходимо на портал ПФУ як страхувальник,
авторизуємося
Крок 2. Переходимо в розділ «Комунікації з ПФУ»
Крок 3. Обираємо реквізит «Відомості про трудові
відносини робітника»
Крок 4. Відкривається карточка, у якій потрібно заповнити
відомості про застраховану особу (поле – «Записи
про трудову діяльність» та обираємо вкладку
«Додати запис»)
Детальніше – на відеокурсі на кадровій відеоплатформі
67
 Відомості про трудову діяльність: як заносити

68
 Строки подання відомостей про трудову діяльність

У КЗпП, Законі про ЄСВ і Порядку ПФУ № 11-1 не

установлені граничні строки для передачі відомостей
про трудову діяльність через xml-файл або шляхом
додавання запису через кабінет страхувальника на порталі
ПФУ.

69
 Відомості про звільнення: коли доцільно
передати окремо
Відомості про звільнення відображаються в Об’єднаному
зарплатному звіті. Це означає, що вони мають потрапити до
електронної трудової через Об’єднаний зарплатний звіт.
Проте зважаючи на періодичність подання Об’єднаного
зарплатного звіту, роботодавець може подати відомості
про звільнення через кабінет страхувальника на порталі
ПФУ для пришвидшення занесення відомостей про
звільнення до реєстру застрахованих осіб.

70
 Нормативно-правове забезпечення
1. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.
2. Закон про ЄСВ – Закон України «Про збір та облік єдиного
внеску на загальнообов’язкове державне соціальне
страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.
3. Закон № 1217 – Закон України «Про внесення змін до
деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової
діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 №
1217-ІХ.
4. Інструкція № 58 – Інструкція про ведення трудових книжок
працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту,
Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.
71
 Нормативно-правове забезпечення
5. Порядок № 11-1 – Порядок подання відомостей про
трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця,
фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в
електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ
від 12.03.2021 № 11-1.
6. Постанова № 8-3 – Постанова правління ПФУ «Про порядок
та черговість подання відомостей для створення електронних
трудових книжок» від 01.06.2022 № 8-3.

72