І.

ФОПУ НЕОБХІДНО ВЕСТИ КАДРОВУ ДОКУМЕНТАЦІЮ

ПРИ ЗАСТОСУВАННІ НАЙМАНОЇ ПРАЦІ

МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

ЛИСТ
від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06
Згідно з ч. 1 ст. 3 Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) законодавство
про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ,
організацій незалежно від форм власності, виду діяльності і галузевої
належності, а також осіб, які працюють за трудовим договором з фізичними
особами.
Отже, норми законодавства про працю поширюються, в тому числі на трудові
відносини, що виникають між працівником та фізичною особою - підприємцем
(далі - підприємець).
Законодавством про працю прямо не передбачено обов’язку підприємця вести
зазначену у зверненні кадрову документацію при застосуванні найманої праці.
Разом з тим, згідно зі ст. 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим
договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний, зокрема
ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та
колективним договором.
Згідно зі ст. 2 Закону України "Про відпустки" (далі - Закон) право на відпустки
мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з
підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду
діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у
фізичної особи.
Статтею 10 Закону, зокрема встановлено, що черговість надання відпусток
визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим
ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової
організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на
представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх
працівників.
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний вести облік відпусток, що
надаються працівникам.

1
Наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 р. N 286
затверджено Інструкцію зі статистики кількості працівників (далі - Інструкція).
Інструкція містить основні методологічні положення щодо визначення
показників кількості працівників у формах державних статистичних
спостережень з метою одержання об’єктивної статистичної інформації щодо
зайнятості працівників та розмірів їхньої оплати праці.
Пунктом 1.6 р. І "Загальні положення" Інструкції, зокрема, встановлено, щодо
первинної облікової документації для визначення кількісного складу
працівників, зокрема належать наказ (розпорядження) про прийом на роботу,
переведення на іншу роботу, припинення трудового договору, особова картка,
наказ (розпорядження) про надання відпустки, табель обліку використання
робочого часу та розрахунку заробітної плати.
Для досягнення мети затвердженої Інструкції вищезазначена первинна
облікова документація має вестись, в тому числі і підприємцем, оскільки
виходячи зі змісту абзацу другого п. 1.1 р. І "Загальні положення" Інструкції дія
Інструкції поширюється, в тому числі і на таку категорію роботодавців.
Складання штатного розпису є необхідним у роботі з персоналом. На підставі
штатного розпису приймаються рішення, зокрема про прийняття, переведення
працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки
(окладу) конкретному працівникові.
Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на
працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.
Підсумовуючи викладене, а також з метою недопущення порушення
законодавства про працю, уникнення випадкових помилок в роботі з
персоналом та як наслідок можливого виникнення трудових спорів,
підприємцю необхідно вести кадрову документацію при застосуванні
найманої праці.

2
 ІІ. ТОП-10 ДОКУМЕНТІВ КАДРОВОГО ОБЛІКУ ФОПА
З НАЙМАНИМИ ПРАЦІВНИКАМИ (ЗА ВИМОГОЮ
ТА РЕКОМЕНДАЦІЄЮ ДЕРЖПРАЦІ):
1. Правила внутрішнього трудового розпорядку
2. Штатний розпис
3. Табель обліку робочого часу (в тому числі планові графіки змінності у разі
роботи змінами)
4. Графік відпусток
5. Накази щодо особового складу (прийом, переведення, звільнення
працівників, надання відпустки тощо)
6. Особисті письмові заяви працівників про прийом на роботу, переведення,
надання відпустки, звільнення
7. Письмовий трудовий договір з працівником
8. Повідомлення про прийняття працівника на роботу
9. Особові картки працівників (за типовою формою П-2). Особові справи не
ведуть!
10. Відомості нарахування заробітної плати по працівникам та документи, що
підтверджують факт виплати заробітної плати

3
 ІІІ. ЗРАЗКИ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ ФОПА
------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ЗАТВЕРДЖУЮ
штат y кількoсті 19 штатних одиниць
з мiсячним фондом заробітної плати
140 600 (Сто сорок тисяч шістсот) грн
ФОП __________________ М. С. Бублік
28 грудня 2019 р.

ШТАТНИЙ РОЗПИС
ФОП М.С.Бублік

Ввoдиться в дію з 1 сiчня 2020 pоку.

Код за
Посада Кiлькість
Класифікатором Посадовий оклад,
штатних
(пpофесія) професій гpн
одиниць
ДК003:2010
Секретар 4115 1 6500
Бухгалтер 3433 1 8500
Інспектор з кaдрів 3423 1 6800
Менеджер iз збуту 1475.4 1 7500
Водій автoтранспортних
8322 1 5500
засобів
Прибиральник службових
9132 0,5 5000/2500
пpиміщень

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4
 Фізична особа - підприємець Юхно В.І.

Розпорядження № 7

від 09.07.2020 р.

1. Прийняти Мєркулову Олену Федорівну на посаду фахівця відділу продажів з

окладом 8 000 грн.

2. Оформити трудовий договір із 10.07.2020 р. та визначити умови роботи

(режим, права й обов'язки сторін тощо).

3. Мєркуловій Олені Федорівні приступити до роботи 10.07.2020 р.

З розпорядженням ознайомлена ______________(підпис)______________(дата)

Фізична особа - підприємець Юхно В. І.

Розпорядження № 11

від 31.08.2020 р.

Звільнити Мєркулову Олену Федорівну 31.08.2020 р. із посади фахівця відділу

продажів за власним бажанням, ст. 38 Кодексу законів про працю України.

З розпорядженням ознайомлена ______________(підпис)______________(дата)

5
 ПРИКЛАД ЗАПОВНЕННЯ ФОПОМ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
НАЙМАНОГО ПРАЦІВНИКА
Дата Відомості про прийом на
роботу, переведення на На підставі чого
№ іншу роботу і звільнення внесено запис
запису число місяць рік (із зазначенням причин і (документ, його
посилань на статтю, пункт дата і номер)
закону)

1 2 3 4

Фізична особа –
підприємець Юхно В.І.

Трудовий договір
Прийнято на посаду
15 10 07 2020 № 2 від
фахівця відділу продажів
09.07.2020 р.

Звільнено з посади за Трудовий договір

16 31 08 2020 власним бажанням, № 2 від
ст. 38 КЗпП України 09.07.2020 р.

Фізична особа –
підприємець Юхно В.І.

6
 ГРАФІК ЗМІННОСТІ
НА ВЕРЕСЕНЬ 2020 РОКУ

Тривалість зміни – 12 годин.

Кількість змін на добу – 2.
Кількість змін на одного працівника – 22.

П.І.Б. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 х
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Іванов І І І І В В ІІ ІІ ІІ ІІ ІІ В В І І Х
В.В.
І І І В В ІІ ІІ ІІ ІІ ІІ В В І І І Х
Макаров ІІ ІІ ІІ ІІ В В І І І І І В В ІІ ІІ Х
П. В.
ІІ ІІ ІІ В В І І І І І В В ІІ ІІ ІІ Х
Кравченко І І І І В В ІІ ІІ ІІ ІІ ІІ В В І І Х
С. О.
І І І В В ІІ ІІ ІІ ІІ ІІ В В І І І Х
Спич В. О. ІІ ІІ ІІ ІІ В В І І І І І В В ІІ ІІ Х
ІІ ІІ ІІ В В І І І І І В В ІІ ІІ ІІ Х

Умовні позначення:
І – перша зміна з 08:00 по 20:00
ІІ – друга зміна з 20:00 по 08:00
В – день щотижневого відпочинку (вихідний день)

7
 ГРАФІК ВІДПУСТОК НА 2020 РІК

Облік наданих відпусток

Період
№ Прізвище та Вид
надання Дата і Дата За
з/ ініціали Посада відпустк
відпустк номер першого який
п працівника и дня/останн робочи
и наказу
ього дня й рік
1 Курляк О.М. Щорічна Серпень 13.07.2 01.08.2020/ 01.10.2
Секрет основна 020 р. 25.08.2020 019 —
ар №7 30.09.2
020
2 Михайленк Щорічна Липень 17.06.2 04.07.2020/ 16.05.2
о Р.А. бухгалт основна 020 р. 24.07.2020 018 —
ер №3 15.05.2
019
Михайленк Щорічна Липень 17.06.2 25.07.2020/ 16.05.2
о Р.А. бухгалт додатко 020 р. 31.07.2020 019 —
ер ва №3 15.05.2
020

8
16.03.2020 р. Водію автотранспортного
засобу
Петрову Сергію Івановичу

Повідомлення

Згідно із графіком щорічних відпусток працівників на 2020 рік, Вам із 06.04.2020

р. буде надана щорічна чергова відпустка тривалістю 24 календарних дні за
відпрацьований період з 20.01.2018 р. по 19.01.2019 р.

ФОП (підпис)

Отримала (підпис) С.І. Петренко

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ЗАЯВА
про надання відпустки

Прошу Вас надати мені основну щорічну відпустку (частину основної щорічної
відпустки) тривалістю ____ календарних днів з
“___”________________20__року.

Дата написання підпис Прізвище та ініціали

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

9
 ФОРМА ТРУДОВОГО ДОГОВОРУ МІЖ ПРАЦІВНИКОМ І
ФІЗИЧНОЮ ОСОБОЮ, ЯКА ВИКОРИСТОВУЄ НАЙМАНУ
ПРАЦЮ, ЗАТВЕРДЖЕНА НАКАЗОМ МІНПРАЦІ
ВІД 08.06.2001Р. № 260

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Міністерства праці та
соціальної політики України
від 8 червня 2001 р. № 260

Форма трудового договору

між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю

Місто ____________________ "___" _______________ 200_ р.

Прізвище ____________________________________________________________

Ім'я _________________________________________________________________

По батькові __________________________________________________________,

Рік народження _______________________________________________________

Місце роботи, посада (для фізичної особи, яка використовує найману працю,
пов'язану з наданням послуг) ___________________________________________

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер

паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються
від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та
повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку
у паспорті) ___________________________________________________

Для фізичної особи - підприємця

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер

паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються
від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та

10
повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку
у паспорті) ___________________________________________________

Місце проживання ____________________________________________________

Паспорт: серія, номер, яким органом і коли виданий

____________________________________________________________________,

іменований далі Фізична особа, з одного боку, і

Прізвище ____________________________________________________________

Ім'я _________________________________________________________________

По батькові _________________________________________________________,

Дата народження ____________________________________________________

Вид діяльності (професія) _____________________________________________

Останнє місце роботи ________________________________________________

Місце проживання ___________________________________________________

Паспорт: серія, номер, яким органом і коли виданий _______________________

____________________________________________________________________

реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер

паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються
від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та
повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку
у паспорті) __________________________________________________ ,

іменований далі Працівник, з другого боку, уклали між собою цей трудовий
договір про таке:

1. Цей договір є: (потрібне підкреслити) безстроковим, що укладається на

невизначений строк; на визначений термін, установлений за погодженням
сторін

____________________________________________________________________;
(указати строк дії договору)

таким, що укладається на час виконання певної роботи

11
____________________________________________________________________
(указати строк виконання роботи)

2. Працівник зобов'язаний виконувати _______________________________

(зазначаються докладні

_____________________________________________________________________
характеристики роботи продавця, водія, секретаря, садівника, няньки

_____________________________________________________________________
тощо та вимоги до рівня її виконання: за обсягом виробництва (робіт),

_____________________________________________________________________
якістю виконання робіт, рівня виконання норм та нормованих
завдань,

_____________________________________________________________________
дотримання правил з охорони праці; строків її виконання)

3. Фізична особа зобов'язується:

оплачувати працю Працівника у розмірі ____________________ грн. на місяць.

Розмір заробітної плати визначається за згодою сторін, але не нижче

законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати;

забезпечити безпечні і нешкідливі умови праці для виконання прийнятих

Працівником зобов'язань, обладнати робоче місце відповідно до вимог
нормативних актів про охорону праці, надавати необхідний інвентар, робочий
одяг.

4. Час виконання робіт установлюється з _________________________________

_____________________________________________________________________
(указується час початку та закінчення робочого дня)

При розподілі робочого дня на частини зазначається тривалість кожної з частин

та перерва між ними. Наприклад, з 8,00 годин до 12.00 годин та з 17.00 годин до
20.00 годин. Розподіл робочого дня на частини можливий і в ході виконання
трудового договору, про що складається відповідне доповнення до цього
договору.

При цьому сторони мають право встановлювати сумарний облік робочого часу
за певний період (місяць, квартал тощо). Тривалість робочого часу не повинна

12
перевищувати у вибраному періоді нормальну тривалість робочого часу з
розрахунку 40 годин на тиждень.

5. Вихідні дні надаються _______________________________________________

_____________________________________________________________________
(указуються відповідні дні тижня)

За згодою сторін конкретні вихідні дні можуть змінюватися, про що сторони

сповіщають одна одну не пізніше ніж за два дні.

Робота у вихідні, святкові та неробочі дні допускається тільки за згодою

Працівника і підлягає компенсації відповідно до чинного законодавства.

6. Тривалість щорічної оплачуваної відпустки та час її надання ______________

_____________________________________________________________________
(указується тривалість, початок та закінчення відпустки)

Тривалість щорічної оплачуваної відпустки не може бути менш як 24 календарні

дні.

7. При вирішенні питань, не передбачених цим договором, сторони керуються

загальними нормами законодавства про працю України.

8. Трудовий договір набирає чинності з моменту його підписання або з дати,

визначеної сторонами у договорі, але не пізніше дня фактичного допущення
працівника до роботи.

9. Трудовий договір повинен бути зареєстрований Фізичною особою (або

дорученням уповноваженою нею особою) у державній службі зайнятості за
місцем свого проживання у тижневий строк з моменту фактичного допущення
працівника до роботи.

10. Спори з виконання умов трудового договору розглядаються судом. У такому

самому порядку розглядаються спори про визнання трудового договору
недійсним, якщо він був укладений, наприклад, без наміру виконувати
передбачені в ньому обов'язки (фіктивний трудовий договір).

11. Заробітна плата працівника підлягає оподаткуванню в порядку, визначеному

законодавством.

13
 12. Працівники, які працюють у фізичних осіб за трудовими договорами,
підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню.
Сплата єдиного внеску провадиться у розмірах і порядку, визначених
законодавством.

13. Підстава для пільг з оподаткування та інших пільг ______________________

_____________________________________________________________________
(указати відомості про кількість дітей, утриманців, інші підстави)

14. Трудовий договір складений у трьох автентичних примірниках, один з яких

перебуває у Фізичної особи, другий - у Працівника, третій - у державної служби
зайнятості, яка здійснила реєстрацію трудового договору.

15. Підписи сторін:

Фізична особа (або дорученням Працівник __________________

уповноважена нею особа)
_________________
"___" _______________ 200_ р. "___" _______________ 200_ р.

16. Трудовий договір зареєстрований від "___" _________ 200_ р. за № ________

_________________________________________________________________
(найменування державної служби зайнятості)

М. П. _______________ ____________________________________
(підпис) (прізвище, ім'я, по батькові посадової особи
служби зайнятості)

17. Трудовий договір розірваний сторонами "___" ____________ 20__ р.

______________________________________________________________________
___
(підстави припинення договору вносяться з посиланням на відповідні статті
КЗпП)
Підписи сторін:

Фізична особа Працівник

_____________________ __________________________

14
 (або дорученням (крім випадків розірвання
повноважена трудового
нею особа) договору за ініціативою
фізичної
особи у випадках,
визначених КЗпП,
за відсутності
працівника)

18. Трудовий договір від "___" ___________ 200_ р. за № ______ знято з

реєстрації "___" ___________ 200_ р.

_____________________________________________________________________
(найменування державної служби зайнятості)

М. П. _______________ ____________________________________
(підпис) (прізвище, ім'я, по батькові посадової особи
служби зайнятості)

19. Трудовий договір визнаний недійсним за рішенням суду від "___"

_____________ 200_ р.

_____________________________________________________________________
(підстави та копія рішення суду додаються)

20. Сторони ознайомлені з порядком реєстрації та зняття з реєстрації трудового

договору, унесення відповідних записів до трудової книжки Працівника та її
зберігання.

Підписи сторін:

Фізична особа (або дорученням Працівник __________________

уповноважена нею особа)
_________________

15
 Типова форма № П-5
ФОП Петренко С. С. ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Держкомстату України
Найменування підприємства (установи, організації) 05.12.2008 № 489

назва структурного підрозділу

Дата Звітний період

заповнення
з по
1234567890 30.09.2020 01.09.2020 30.09.2020
Ідентифікаційний код ЄДРПОУ_________________________

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ

Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин) Відпрацьовано за місяць З причин за місяць
годин

непрацездатність
перевод на інше
за згодою сторін
заробітної плати

виконання робіт
збереження з/п
та інші

трирічного віку
в обов.
Всього неявок

без

робочий день

підприємство
відпустки без

Відпустка по
припинення
збереження

дитиною до
тимчасовий
навчанням,

досягнення
на
відпустки у

догляду за
основна та
додаткова

тимчасова
відпуст-ки
зв’ язку з

(тиждень)
неповний
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 Х

на період
відпустки

перевод
порядку
з них:

прогули

страйки
простої
творчі,

інші
Оклад,
ПІБ, тарифна
ставка,

днів
посада

всього
грн.

години
вихідних, святкових

код 16
11-15,

26-27

28-30
коди

коди

коди

коди

коди

коди

коди

коди

коди

коди

коди
Табельний номер

8-10

17,2
надурочно

18

19

20

21

23

24

25
вечірніх
нічних
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 дні дні/г дні/го дні/г дні/г дні/г дні/го дні дні д дні д дні/го
Стать (ч/ж)

од. д. од. од. од. д. /го /го ні /го ні д.

№ п/п

д. д. /г д. /г
о о
д. д.
1 001 Ч Іванов В. 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Х 22 176 12000
В., р р р р р р р р р р р Х
бухгалтер 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Х
р р р р р р р р р р р Х
2 002 Ж Махно В. 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Х 14 112 64 в тн 10000
Г., р р р р р р р р р тн тн Х
продавец 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Х 8 3/24 5/40
ь тн тн тн р р р р р в в в Х
3 003 ч Князєв С. 18/ 18/ 18 15 174 58 6000
6/2 6/2 18/6 8/2 6/2 Х
І., 6 6 /6
сторож р/р р/р р/р р/рн р/р р/р р/р р/ Х
н н н н н н рн
6/2 18/ 6/2 18/ 6/2 18/ 6/ Х
6 6 6 2
р/р р/р р/рн р/р р/р р/р р/ Х
н н н н н рн
4 004 ж Мацай О. - - - - - - - - - - - Х - - 176 вп 10000
В., вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп Х
продавец - - - - - - - - - - - Х 22 22/176
ь вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп вп Х
РАЗОМ: 51 462 58 30/240 3/24 5/40 22/176

Відповідальна особа __________ Керівник структурного підрозділу ФОП Петренко С.С. Працівник кадрової служби ____________________________
(посада) (посада) (посада)
16
«__»_____________20__р. _________ «30»вересня 2020 р. Петренко Петренко С.С. «__»_____________20__р. _________ __________________

№ аркуша повідомлення 1

ПОВІДОМЛЕННЯ
про прийняття працівника на роботу

1. Код згідно з ЄДРПОУ/ реєстраційний номер облікової картки

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
платника податків
або серія та номер паспорта**

ФОП Юхно В.І.

(найменування /прізвище, ім’я та по батькові страхувальника)

2. Тип: початкове скасовуюче

X

7.
Номер
наказу
або
5. Реєстраційний номер 8. Дата видання
3. 4. розпо
облікової картки платника наказу або
Поряд- Категорі 6. Прізвище, ім’я, по батькові ряд-
податків або серія та розпорядження 9. Дата початку роботи
ковий я застрахованої особи ження
номер паспорта** про прийняття на
номер особи* про
роботу
прийн
яття
на
роботу
1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Приймак Ольга Степанівн 54 3 0 . 0 3 . 2 0 3 1 . 0 3 . 2 0
а
2 2 0 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Зозуля Олег Петрович 55 3 0 . 0 3 . 2 0 3 1 . 0 3 . 2 0

10. Дата формування повідомлення у 3 0 . 0 3 . 2 0 2 0 11. Кількість заповнених рядків на аркуші 2 ________________
страхувальника * Категорія особи: 1 — наймані працівники з трудовою книжкою;
2 — наймані працівники без трудової книжки.
** Для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта.

17