ПАПЕРОВА ТА ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА:

ТОП-10 ЛАЙФХАКІВ ДЛЯ ЛЕГКОГО ПЕРЕХОДУ

Яна Ярошенко

1
 ПРОГРАМА
1. Помилки в паперовій трудовій книжці: виправляємо тільки
свої.
2. Перехід на е-трудову фактично пришвидшився: чи всі мають
прискорюватися?
3. Скануємо паперову трудову книжку: безпечно — від імені
працівника.
4. Оцифровуємо паперову трудову книжку: вносити записи про
виправлення чи одразу правильні?
5. Прийняття на роботу працівника: паперову трудову книжку
можна не сканувати/не оцифровувати.
2
 ПРОГРАМА
6. Доступ до е-трудової новоприйнятого працівника: як
роботодавцю швидко отримати інформацію.
7. Xml-файл: коли та в чому допоможе.
8. Мобілізовані та «декретниці» не світяться у кабінеті
страхувальника: без паніки.
9. Звільнення працівника: чому не слід
сканувати/оцифровувати ТК в день звільнення?
10. Як безпечно видати оцифровані та передані до ПФУ трудові
книжки працівникам?

3
 ПОМИЛКИ В ПАПЕРОВІЙ ТРУДОВІЙ КНИЖЦІ:
ВИПРАВЛЯЄМО ТІЛЬКИ СВОЇ

4
 Виправлення в трудовій книжці

Записи про роботу,

переведення, а також про
На титульній сторінці
нагородження та
заохочення

П. 2.13 Інструкції № 58 П. 2.6, 2.10 Інструкції № 58

5
 ВИПРАВЛЕННЯ НА ТИТУЛЬНІЙ СТОРІНЦІ
Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату
народження виконується власником або уповноваженим ним органом за
останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про
народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я
та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші)
трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє
прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з
посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і
завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу
кадрів.
П. 2.13 Інструкції № 58
6
 Прізвище Бутко змінено на прізвище
Кривко у зв'язку із укладенням шлюбу.
Підстава: Свідоцтво про шлюб серії 1-
БК № 123456, видане відділом
державної реєстрації актів цивільного
стану Святошинського району
управління юстиції м. Києва від
09.09.2023 р.
Інспектор з кадрів Куц Петро Куц
26.10.2023
Сторінка 1
Герб АХ № 123456
України Трудова книжка
Прізвище Бутко__Кривко___________________
________________________________________
Ім'я Ірина________________________________
По батькові Степанівна____________________
Дата народження 01 січня 1984 р.___________
(число, місяць, рік)
Дата заповнення "01" серпня 2004 р._________

Підпис власника книжки Бутко

Підпис особи,
відповідальної за видачу
М.П. трудових книжок
Грищенко
7 (розбірливо)
 ВИПРАВЛЕННЯ «ВСЕРЕДИНІ»
У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості
про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених
неточних або неправильних записів не допускається.
У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після
зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі
3 пишеться: "Запис за N таким-то недійсний". Прийнятий за такою-то професією
(посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження)
власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений
до трудової книжки.
<…>
П. 2.10 Інструкції № 58

8
 ВИПРАВЛЕННЯ «ВСЕРЕДИНІ»
2.6. У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу,
переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення
виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено
відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем
роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
<…>
2.8. Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис,
ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується
печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було
підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - облархівом, держархівом
м.Києва, держархівом м.Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Інструкція № 58
9
 ПЕРЕХІД НА Е-ТРУДОВУ ФАКТИЧНО
ПРИШВИДШИВСЯ: ЧИ ВСІ МАЮТЬ
ПРИСКОРЮВАТИСЯ?

10
 ВИЗНАЧЕННЯ Е-ТРУДОВОЇ
4. На кожну застраховану особу заводиться персональна
електронна облікова картка, до якої включаються такі
відомості: <…>

Ст. 20 Закону про ЄСВ

11
 ПЕРЕДАЧА ВІДОМОСТЕЙ З ПАПЕРОВОЇ ТК ДО ПФУ
Установити, що відомості про трудову діяльність працівника,
фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе
роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який
період протягом п'яти років з дня набрання чинності Законом
України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX [з 10.06.2021 р. до
10.06.2026 р.] <…>.
П. 2 постанови № 8-3

12
 СКАНУЄМО ПАПЕРОВУ ТРУДОВУ КНИЖКУ:
БЕЗПЕЧНО — ВІД ІМЕНІ ПРАЦІВНИКА

13
 4. Відомості про трудову діяльність працівника подаються до
територіального органу Пенсійного фонду України працівником
особисто або через вебпортал електронних послуг Пенсійного
фонду України в електронній формі з обов’язковим
накладанням електронного підпису, що базується на
кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,
працівником, страхувальником або представником
страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані
відповідні повноваження.

Порядок № 11-1
14
Оцифровуємо паперову трудову книжку: вносити записи про
виправлення чи одразу правильні?

Варіант 1: внести тільки правильний запис + додати скан-копію ТК.

Варіант 2: внести неправильний запис з типом події «Період.події (не
врахов. до трудов.стажу)» + внести правильний запис + додати скан-
копію.
 ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ ПРАЦІВНИКА:
ПАПЕРОВУ ТРУДОВУ КНИЖКУ МОЖНА
НЕ СКАНУВАТИ/НЕ ОЦИФРОВУВАТИ

16
 Облік трудової діяльності працівника здійснюється в
електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного
реєстру загальнообов’язкового державного соціального
страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір
та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне
соціальне страхування".
<…>
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до
трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про
прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та
нагороди за успіхи в роботі.
Ч. 1 та 3 ст. 48 КЗпП
17
 ОБОВ’ЯЗОК СКАНУВАННЯ/ОЦИФРУВАННЯ ПАПЕРОВОЇ
ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Увага! При прийнятті працівника у роботодавця немає
обов'язку передавати скан-копії паперової трудової книжки до
ПФУ або оцифрувати паперову трудову книжку.

18
 ДОСТУП ДО Е-ТРУДОВОЇ НОВОПРИЙНЯТОГО
ПРАЦІВНИКА: ЯК РОБОТОДАВЦЮ ШВИДКО
ОТРИМАТИ ІНФОРМАЦІЮ

19
Як роботодавцю дізнатися: чи передані скан-копії трудової
книжки працівника на портал ПФУ?

Новий роботодавець не може побачити: чи були передані скан-копії

паперової трудової книжки попередніми роботодавцями.
Можливі варіанти:
1. Через працівника за допомогою Особистого кабінету.
2. Через аналіз відомостей про трудовий стаж.
3. Отримати витяг з ЕТК.
Як роботодавцю побачити е-трудову новоприйнятого
працівника?

Фізособа має дати дозвіл новому роботодавцю на отримання витягу

з ЕТК.
Це пов'язано з тим, що зв'язок співробітника з компанією ще не
встановлений. А встановлюється він через Об’єднаний розрахунок.
 XML-ФАЙЛ: КОЛИ ТА В ЧОМУ ДОПОМОЖЕ

22
 СПОСОБИ НАКОПИЧЕННЯ ДАНИХ ПРО ПРАЦІВНИКА
Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал
електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у
вигляді xml-файлу <…>, а за періоди до набрання чинності Законом
України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX <…> - одним із таких способів:
у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених
шляхом сканування;
в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного
електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або
застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного
фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на
підставі яких створюється запис.
Ч. 2 п. 4 Порядку ПФУ № 11-1
23
 Наповнення відомостей про трудову
діяльність застрахованої особи на порталі ПФУ

Передача відомостей з Передача відомостей про

паперової ТК трудову діяльність

Сканування або Через Об'єднаний

оцифрування паперової зарплатний звіт або xml-
ТК (працівник або файл/Додати запис
роботодавець) (роботодавець)
24
 ЯКІ ВІДОМОСТІ (НЕ) ПЕРЕДАЄ РОБОТОДАВЕЦЬ ДО Е-ТРУДОВОЇ
У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру
загальнообов'язкового державного соціального страхування відомостей про
прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або
переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі,
призупинення/відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну
або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги,
стажування, навчання тощо подаються страхувальником через вебпортал
електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим
накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті
електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому
керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення
відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника.
П. 8 Порядку ПФУ № 11-1
25
 ВІДОМОСТІ ПРО ТРУДОВУ ДІЯЛЬНІСТЬ
1 - Призначено
2 - Переведено
3 - Звільнено
4 - Дата початку трудових або цивільно-правових відносин,
проходження військової служби та відпусток по догляду за дитиною
до досягнення нею віку трьох або шести років, роботи/укладення гіг-
контракту
5 - Дата закінчення трудових або цивільно-правових відносин,
проходження військової служби та відпусток по догляду за дитиною
до досягнення нею віку трьох або шести років, роботи/укладення гіг-
контракту
26 Додаток до Порядку ПФУ № 11-1
 ВІДОМОСТІ ПРО ТРУДОВУ ДІЯЛЬНІСТЬ
6 - Дата присвоєння, зміна або позбавлення рангу, розряду, класу,
звання, категорії, складання присяги, призупинення/відновлення дії
трудового договору
7 - Призупинення дії трудового договору
8 - Присвоєння рангу, розряду, класу, звання, категорії
9 - Зміна рангу, розряду, класу, звання, категорії
10 - Позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії
11 - Складання присяги

Додаток до Порядку ПФУ № 11-1

27
 СТРОКИ ПОДАННЯ
ВІДОМОСТЕЙ ПРО ТРУДОВУ ДІЯЛЬНІСТЬ

У КЗпП, Законі про ЄСВ і Порядку ПФУ № 11-1 не установлені

граничні строки для передачі відомостей про трудову
діяльність через xml-файл або шляхом додавання запису через
кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

28
 ВІДОМОСТІ ПРО ТРУДОВУ ДІЯЛЬНІСТЬ: ЯК ЗАНОСИТИ

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через

вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в
електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого
наведено в додатку до цього Порядку <...>.

П. 4 Порядку ПФУ № 11-1

29
30
 МОБІЛІЗОВАНІ ТА ДЕКРЕТНИЦІ «НЕ СВІТЯТЬСЯ» У
КАБІНЕТІ СТРАХУВАЛЬНИКА: БЕЗ ПАНІКИ

31
 Мобілізовані та декретниці «не світяться» у кабінеті
страхувальника на порталі ПФУ: як передати скан-копії їх
паперових трудових книжок?

Якщо особи не було у Податковому розрахунку за квартал, що

передує кварталу, в якому передаємо дані (не було
нарахування та виплати зарплати та внесків), то передати скан-
копію ТК чи оцифрувати її не вдасться. Це можливо тільки
після того, як особа з’явиться у Податковому розрахунку.

32
 ЗВІЛЬНЕННЯ ПРАЦІВНИКА: ЧОМУ НЕ СЛІД
СКАНУВАТИ/ОЦИФРОВУВАТИ ТК В ДЕНЬ
ЗВІЛЬНЕННЯ?

33
 <…>
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний
видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з
внесеним до неї записом про звільнення.
<…>

Абз. 5 п. 4.1 Інструкції № 58

34
 ПАПЕРОВА ТК НА ПІДПРИЄМСТВІ:
СКАНУВАТИ АБО НІ ПРИ ЗВІЛЬНЕННІ
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати
належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким
укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом
та який звільняється до завершення процедури включення до
реєстру застрахованих осіб Державного реєстру
загальнообов’язкового державного соціального страхування
відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

П. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217

35
 ВІДОМОСТІ ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ: КОЛИ ДОЦІЛЬНО
ПЕРЕДАТИ ОКРЕМО
Відомості про звільнення відображаються в Об’єднаному
зарплатному звіті. Це означає, що вони мають потрапити до
електронної трудової через Об’єднаний зарплатний звіт. Проте
зважаючи на періодичність подання Об’єднаного зарплатного
звіту, роботодавець може подати відомості про звільнення
через кабінет страхувальника на порталі ПФУ для
пришвидшення занесення відомостей про звільнення до
реєстру застрахованих осіб.
36
 ЯК БЕЗПЕЧНО ВИДАТИ ОЦИФРОВАНІ ТА ПЕРЕДАНІ
ДО ПФУ ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКАМ?

37
Чи може роботодавець видати працівникам трудові книжки?
Ні, не можна.
Роботодавець може видати працівникові трудову книжку в
наступних випадках:
• У разі звільнення (ст. 47 КЗпП);
• Після завершення включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб
Державного реєстру загальнообов’язкового державного
соціального страхування відсутніх відомостей про трудову
діяльність працівників <…>;
• Під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону № 2136).
Видача трудової книжки працівникові здійснюється під підпис.
Роз'яснення Центрально-Західного міжрегіонального управління
Держпраці від 01.08.2022
1. У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з
питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових
книжок та архівного зберігання відповідних документів у
районах активних бойових дій визначається роботодавцем
самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного
обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на
оплату праці.

Ст. 7 Закону № 2136

Чи треба видати працівникам трудові книжки, що
зберігаються у роботодавця?
Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у
роботодавця, наразі підстав немає. В той же час, відсутні
підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки
на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.

Держпраці (запитання/відповіді https://dsp.gov.ua/)

 НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
1. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.
2. Закон № 2136 — Закон України від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ
«Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
3. Закон № 1217 – Закон України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про
внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо
обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
4. Інструкція № 58 — Інструкція про ведення трудових книжок
працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту,
Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

41