ПРОГРАМА

1. Кейс. 1. Працівника мобілізовано до ЗСУ: чи вносити запис про

військову службу до трудової книжки?
2. Кейс 2. Записи про сумісництво: як правильно; що робити, якщо
вписано «не так»; нюанси при зміні місця роботи з основного на
сумісництво і навпаки.
3. Кейс 3. Створення е-трудової: чий обов’язок; гранична дата; який
спосіб краще.
4. Кейс 4. Працівник звільняється: чи слід передавати скан-копію
паперової трудової книжки та наказу про звільнення?
5. Кейс 5. Видача паперових трудових книжок при звільненні онлайн:
загальний порядок і чи може отримувачем бути чоловік/дружина?
2
 КЕЙС. 1. ПРАЦІВНИКА МОБІЛІЗОВАНО ДО ЗСУ: ЧИ
ВНОСИТИ ЗАПИС ПРО ВІЙСЬКОВУ СЛУЖБУ ДО
ТРУДОВОЇ КНИЖКИ?

3
 2.19. До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим
рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних
документів такі записи:
а) про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах,
де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про
працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати
призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
<….>
Передбачені цим пунктом записи вносяться до трудової книжки до
занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.

Інструкція № 58
4
 Працівника мобілізовано до ЗСУ. Чи вносити запис про
військову службу до трудової книжки?

Якщо працевлаштовуєте працівника, який проходив службу в ЗСУ,

то перед записом про прийняття вносите запис про військову
службу.

Якщо працівника мобілізовано під час трудових відносин, то ні

при увільнені, ні при поверненні до роботи запис не вносимо.

5
 КЕЙС 2. ЗАПИСИ ПРО СУМІСНИЦТВО: ЯК
ПРАВИЛЬНО; ЩО РОБИТИ, ЯКЩО ВПИСАНО «НЕ
ТАК»; НЮАНСИ ПРИ ЗМІНІ МІСЦЯ РОБОТИ З
ОСНОВНОГО НА СУМІСНИЦТВО І НАВПАКИ

6
 1.1. <…> На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові
книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.
Інструкція № 58

2.14. Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому

порядку, в трудовій книжці зазначається окремим порядком.
Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за
бажанням працівника власником або уповноваженим ним
органом.
Інструкція № 58

7
 Прийняли на роботу працівника за сумісництвом. Трудова
книжка в нього на руках і він вимагає внести запис про
прийняття на роботу. Як слід внести запис до його трудової
книжки?

Запис вносять за основним місцем роботи на підставі довідки про

роботу за сумісництвом у довільний формі або виписок з
відповідних наказів про прийняття на роботу за сумісництвом
(звільнення), виданих неосновним роботодавцем.

8
 ЗАПИС В ТК ПРО ЗОВНІШНЄ СУМІСНИЦТВО
1 2 3 4
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Наказ від
Прийнята на посаду провідного
11 15 12 2015 15.12.2015 №
економіста
44/п-тр
Копії наказів
ТОВ
Із 01.08.2022 по 10.10.2023 працювала в «Млинок» від
12 ТОВ «Млинок» на посаді бухгалтера за 29.07.2022 №
сумісництвом 65/п-тр, від
10.10.2023 №
23/п-тр

9
 ЗАПИС В ТК ПРО ВНУТРІШНЄ СУМІСНИЦТВО
1 2 3 4
Товариство з обмеженою
відповідальністю «Вікторія»
Наказ від
Прийнята на посаду провідного
11 15 12 2015 15.12.2015 №
економіста
44/п-тр
Копії наказів
ТОВ
«Вікторія»
Із 01.03.2023 по 10.10.2023 працювала на
12 від 27.02.2023
посаді касира за сумісництвом
№ 12/п-тр,
від 10.10.2023
№ 23/п-тр

10
 КЕЙС 3. СТВОРЕННЯ Е-ТРУДОВОЇ: ЧИЙ ОБОВ’ЯЗОК;
ГРАНИЧНА ДАТА; ЯКИЙ СПОСІБ КРАЩЕ

11
 ПЕРЕДАЧА ВІДОМОСТЕЙ З ПАПЕРОВОЇ ТК ДО ПФУ
Установити, що відомості про трудову діяльність працівника,
фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе
роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який
період протягом п'яти років з дня набрання чинності Законом
України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX [з 10.06.2021 р. до
10.06.2026 р.] <…>.
П. 2 постанови ПФУ № 8-3

12
 ВІДПОВІДАЛЬНИЙ ЗА НАПОВНЕННЯ Е-ТРУДОВОЇ

Скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ передає

/ оцифровує паперову трудову книжку
(п. 4 Порядку ПФУ № 11-1)

Роботодавець через Працівник через

кабінет страхувальника АБО кабінет застрахованої
на порталі ПФУ особи на порталі ПФУ

13
 СПОСОБИ НАКОПИЧЕННЯ ДАНИХ ПРО ПРАЦІВНИКА
Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал
електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у
вигляді xml-файлу <…>, а за періоди до набрання чинності Законом
України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX <…> - одним із таких способів:
у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених
шляхом сканування;
в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного
електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або
застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного
фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на
підставі яких створюється запис.
Ч. 2 п. 4 Порядку ПФУ № 11-1
14
 КЕЙС 4. ПРАЦІВНИК ЗВІЛЬНЯЄТЬСЯ: ЧИ СЛІД
ПЕРЕДАВАТИ СКАН-КОПІЮ ПАПЕРОВОЇ ТРУДОВОЇ
КНИЖКИ ТА НАКАЗУ ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ?

15
 Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати
належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким
укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом
та який звільняється до завершення процедури включення до
реєстру застрахованих осіб Державного реєстру
загальнообов’язкового державного соціального страхування
відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

П. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217

16
 Працівник звільняється 13.10.2023 р. Чи повинен
роботодавець передати скан-копію паперової трудової
книжки до ПФУ?
У роботодавця немає обов'язку передати скан-копії паперової
трудової книжки до ПФУ або оцифрувати паперову трудову книжку
(навіть якщо на день звільнення паперова трудова книжка
зберігається на підприємстві). Отже, при звільненні працівника
протягом перехідного періоду (до 10.06.2026 р.) роботодавець
може (але не зобов’язаний!) подати скан-копії паперової трудової
книжки до ПФУ чи оцифрувати її.
Наказ про звільнення у загальному випадку оцифровувати чи
сканувати і подавати до ПФУ не треба.
17
 ВІДОМОСТІ ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ: КОЛИ ДОЦІЛЬНО
ПЕРЕДАТИ ОКРЕМО
Відомості про звільнення відображаються в Об’єднаному
зарплатному звіті. Це означає, що вони мають потрапити до
електронної трудової через Об’єднаний зарплатний звіт. Проте
зважаючи на періодичність подання Об’єднаного зарплатного звіту,
роботодавець може подати відомості про звільнення через кабінет
страхувальника на порталі ПФУ для пришвидшення занесення
відомостей про звільнення до реєстру застрахованих осіб

18
 КЕЙС 5. ВИДАЧА ПАПЕРОВИХ ТРУДОВИХ КНИЖОК
ПРИ ЗВІЛЬНЕННІ ОНЛАЙН: ЗАГАЛЬНИЙ ПОРЯДОК
І ЧИ МОЖЕ ОТРИМУВАЧЕМ БУТИ
ЧОЛОВІК/ДРУЖИНА?

19
 4.2. Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то
власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає
йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність
отримання трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на
зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою
працівника.
Інструкція № 58

20
 2. У період дії воєнного стану сторони трудового договору
можуть домовитися про альтернативні способи створення,
пересилання і зберігання наказів (розпоряджень)
роботодавця, повідомлень та інших документів з питань
трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб
електронної комунікації, який обрано за згодою між
роботодавцем та працівником.

Ст. 7 Закону № 2136

21
 ПЕРЕСИЛАННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Надсилаємо працівнику повідомлення про отримання ТК особисто або
1 надати письмову згоду на направлення ТК поштою

2 Працівник надає заяву про пересилання ТК на відповідну адресу

Надсилаємо трудову книжку поштою на відповідну адресу

3
рекомендованим листом з описом вкладення

В Книзі обліку руху трудових книжок, у графі 13 «Розписка працівника

4 в отриманні трудової книжки» потрібно зазначити дату вручення
працівнику поштового відправлення, яка зазначена в повідомленні про
22 вручення
 Звільняється працівниця, яка перебуває за кордоном. Чи
можна вислати трудову книжку поштою, але отримувачем
вказати її чоловіка?

У день звільнення слід надіслати повідомлення Viber (або інший

месенджер, електронною поштою) із необхідністю отримати
паперову трудову книжку. У відповідь працівниця може
надіслати заяву із проханням продовжити зберігати трудову
книжку до появи можливості в отриманні такої трудової книжки
або до появи можливості її пересилання поштою.

23
 37. У міжнародних поштових відправленнях забороняється
пересилати:
<…>
дозволи на право носіння зброї, трудові книжки, військові
квитки, документи, що посвідчують особу <…>

Абз. 4 п. 37 Правила № 270

24
 ЗА ТРУДОВОЮ КНИЖКОЮ НЕ З'ЯВЛЯЮТЬСЯ
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою
керівництвом не отримано, то слід керуватися нормами п. 6.2
Інструкції № 58, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати,
що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються
протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок
працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не
затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві
протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна
знищити в установленому порядку.

25
 Якщо в разі звільнення працівник не може з’явитися особисто на підприємство для
отримання трудової книжки, він <…> має право довірити одержання трудової
книжки третій особі.
<…>
Якщо довіреність відповідає вимогам законодавства, то за умови надання
представником документа, що посвідчує його особу, роботодавець може видати
йому трудову книжку довірителя, залишивши для зберігання на підприємстві
оригінал або належним чином засвідчену копію довіреності та копію документа, що
посвідчує особу представника. У Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до
них зазначається, що трудову книжку видано на підставі довіреності, вказавши
прізвище та ініціали отримувача та реквізити довіреності.

Роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 08.05.2023 р.

https://smu.dsp.gov.ua/news/peresylannia-trudovoi-knyzhky-za-kordon/
26
 НОРМАТИВНО-ПРАВОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
1. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.
2. Закон № 1217 – Закон України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до
деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в
електронній формі».
3. Інструкція № 58 — Інструкція про ведення трудових книжок працівників,
затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.
4. Правила № 270 – Правила надання послуг поштового зв'язку, затверджені
постановою КМУ від 05.03.2009 р. № 270.
5. Порядок № 11-1 – Порядок подання відомостей про трудову діяльність
працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе
роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління
ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.
27
28