Основою всіх бухгалтерських облікових записів є відповідний документ, який

підтверджує ці записи. Своєчасне і правильне складання документа – одна із основних задач

бухгалтерського обліку в аптечному закладі чи підприємстві.
Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію,
оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Підтверджуючим обліковим документом називається письмове підтвердження будь-
якої господарської операції (надходження товарів, видача заробітної плати, списання
непридатних товарів тощо). Ці документи мають важливе правове значення, тому необхідно
правильно оформляти типові форми первинної документації на кожній ділянці виробничої
діяльності закладу. Різноманітність господарських операцій обумовлює велику кількість
облікових документів, які класифікуються по різним ознакам.
Класифікація документів.
1) За характером відображаємих операцій – касові (в яких відображається прихід і
витрати грошей в касі),товарні (в яких відображається рух товарно – матеріальних цінностей),
банківські (в яких відображаються прихідні і витратні операції на поточних і розрахункових
рахунках в банках), документи по розрахункам з робочими та службовцями;
2) За призначенням – розпоряджуючі (довіреності, накази, розпорядження,
розрахунковий касовий ордер) та виправдовуючі (авансовий звіт, квитанція до прибуткового і
видаткового касового ордеру, рахунки);
3) За типовими ознаками – типові міжгалузеві (чеки, прибуткові і видаткові ордера,
банківські документи) та типові відомчі ( книга обліку наркотичних, психотропних речовин та
прекурсорів);
4) За змістом – первинні (якщо документ відображає господарську операцію
безпосередньо в момент здійснення операції – касовий ордер, квитанція) та сводні (якщо
документ складений на основі декількох документів – щоденні звіти касира, товарні звіти);
5) За об’ємом операцій – разові (відображають одну операцію) та накопичувальні
(відображають декілька однакових господарських операцій за певний термін);
6) За місцем складання – внутрішні (відображають операцію всередині аптеки – накази,
авансові звіти) та зовнішні (відображають господарські взаємовідносини аптеки з іншими
закладами – платіжні доручення, накладні на видачу товарів).
Основними для відображення інформації про здійснені в аптеці операції в
бухгалтерському обліку є первинні документи (складається в момент здійснення операції або
безпосередньо після її закінчення).Кожний факт здійснення господарської операції фіксується
первинним документом, який повинен містити достовірні дані і створюватися своєчасно.
Забезпечення точного і своєчасного обліку вимагає не лише правильного оформлення
документів,але й налагодженої чіткої системи обробки цих документів – документообігу.
Документообіг – це порядок і терміни просування кожного документа через систему
оперативної і облікової обробки від місця його складання до місця зберігання. Обробка
документа ведеться в визначеній, установленій для нього послідовності.
Первинні облікові документи, їх правильне оформлення служать основою
господарського обліку в аптечних закладах.
По організації облікових робіт розрізняють:
 Централізований облік – оформлення документації, дані для якої регіструються
матеріально відповідальними працівниками протягом місяця в накопичувальних відомостях –
журналі роздрібних оборотів, касовій книзі;
 Децентралізований облік – ведеться в аптечних закладах, які знаходяться на повному
господарському розрахунку, які ведуть закінчений бухгалтерський облік, складають
самостійний баланс.
 Змішаний облік – наприклад, якщо центральна районна аптека (ЦРА) сама веде
балансовий звіт, а підпорядковані їй аптеки здають в бухгалтерію ЦРА звіт про фінансово –
господарську діяльність аптеки.

Форми бухгалтерського обліку.

 Згідно з чинним законодавством підприємство самостійно визначає форму обліку, про що
зазначається в Наказі про облікову політику. Найбільш поширеною на сьогодні є журнально-ордерна
форма обліку.
Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні принципу
систематизації і нагромадження даних первинних документів безпосередньо в регістрах
аналітичного і синтетичного обліків.
Основними регістрами при цій формі обліку є журнали-ордери і відомості, які ведуться за
кредитом синтетичних рахунків (синтетичного обліку) і дебетом кореспондуючих рахунків.
Застосовують також регістри аналітичного обліку: відомості, таблиці, книги і картки. В журналах
– ордерах заздалегідь віддрукована кореспонденція рахунків по типовим господарським
операціям. Для відображення нетипових операцій передбачені запасні графи, куди кореспондуючі
рахунки вписують вручну
Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку дає змогу значною мірою полегшити
працю облікових працівників, знизити її трудомісткість, збільшити ефективність І підвищити
достовірність даних бухгалтерського обліку. Вона є альтернативою розвитку паперових форм
обліку. Основним достоїнством журнально-ордерної форми обліку є можливість здійснювати
контрольні функції за господарськими операціями і отримувати необхідну інформацію з
меншими затратами праці співробітників. При належній організації документообігу ця форма
допомагає швидко отримувати підсумки та готувати форми звітності.
Перспективною є комп'ютерна форма бухгалтерського обліку, яка базується на
використанні персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж. Практичне її застосування
залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання. Застосування
комп'ютерів дає змогу автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень
реєстрацію господарських операцій. Бухгалтер працює на машині в діалоговому режимі,
використовує зворотний зв'язок під час обробки інформації і отримання відповідних вихідних
документів. Основними компонентами комп’ютерної форми обліку є інформаційне
забезпечення, технічне забезпечення, програмне забезпечення, організаційне забезпечення,
метрологічне забезпечення.
Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три
етапи. Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки
на комп'ютері. На другому етапі формуються масиви облікових даних на електронних носіях:
Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників
аналітичних об'єктів постійної інформації. Одночасно контролюють процес обробки інформації,
записаної в масивах облікових даних. Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний
період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць,
довідок з бухгалтерських рахунків, або відображення на екрані дисплею потрібної інформації.
Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується
за рахунок одноразового введення інформації. Інтеграція обробки даних первинного обліку і
адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається за допомогою
застосування різних комп'ютерних програм.
Зараз найбільш поширеною є програма -1С:Підприємство - система програм для
автоматизації різних областей економічної діяльності.
Використання комп'ютерних програм - єдиний шлях для ведення обліку в умовах
комп'ютерних технологій.
Бухгалтерський баланс – це прийнятий в системі бухгалтерського обліку спосіб
періодичного відображення господарських засобів в узагальнених показниках – грошовій оцінці.
По закінченню місяця по кожному рахунку підводять підсумки записів по прибутку і видатку і
виводять залишок (сальдо). Залишки по кожному рахунку відображаються в бухгалтерському
балансі. Складанням балансу на кінець місяця завершується місячний цикл бухгалтерського
обліку, а сам баланс при цьому являється зведенням залишків (сальдо) засобів, які значаться на
рахунках бухгалтерського обліку, згруповані по складу і джерелам їх утворення.
За формою бухгалтерський баланс - таблиця, яка складається з двох частин – на лівій
стороні якої (актив) відображаються господарські засоби по складу і розміщенню, а на правій
(пасив) – джерела утворення і цільове призначення цих засобів.

Приклад Баланс аптеки станом на…….. (початок місяця)

 Актив (склад, Пасив (джерела і утворення
розміщення і використання господарських засобів і їх цільове
господарських засобів) призначенння)
Найменування Найменування
Основні засоби Заборгованість
постачальникам
Товар Статутний капітал
Малоцінні та Заборгованість фінансовим
швидкозношувані предмети органам
Каса Короткострокові кредити в
банку
Заборгованість покупців Заборгованість зі
страхування
Грошові кошти на Власний капітал
рахунку в банку
Дебітори Кредитори
Баланс Баланс
В активі і пасиві відображені одні і ті ж господарські засоби аптеки, тільки з різних
позицій, тому підсумки кожної сторони повинні бути рівними – балансуватися.
Всі рахунки в балансі групуються так, щоб найкращим чином відобразити економічний
зміст засобів і господарських операцій і разом з тим полегшити аналіз балансу з метою вивчення
фінансового стану аптеки.
Актив - це ресурси, контрольовані підприємством в результаті минулих подій,
використання яких, як очікується, приведе до отримання економічних вигод у майбутньому.
Дебітори – юридичні чи фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували
підприємству певну суму грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів.
Пасив – джерела утворення господарських засобів, який складається з власного капіталу,
позикового (кредитів банку) та зобов’язань перед юридичними чи фізичними особами.
Статутний капітал – зареєстрована вартість простих і привілейованих акцій для
акціонерних товариств та розмір статутного капіталу для інших підприємств, зафіксований у
статутних документах.
Власний капітал – частина в активах підприємства, що залишається після вирахування
його зобов’язань.
Кредити – позики у грошовій або товарній формах на умовах повернення, які надають банк
чи юридична або фізична особа – кредитор іншій особі – позичальнику (за користування кредитом
виплачують відсоток).
Кредитори – юридичні або фізичні особи, перед кими заборгувало підприємство.
Під час господарської діяльності в установах здійснюється велика кількість операцій
(одержання грошей, видача їх, рух товарів тощо), які повинні бути відображені. Але щоденний
облік змін господарських засобів (основних, оборотних), джерел їх утворення (статутного
фонду, кредитів банку, прибутку) не може бути виконаний за допомогою балансу, тому що баланс
складається один раз на місяць, квартал, рік і показує стан підприємства на певну дату.
Щоденний облік господарських операцій може здійснюватись тільки за допомогою
рахунків, які представляють собою двосторонню таблицю, ліва сторона - дебет (Дт), права -
кредит (Кт) (рис. 2).
Розрізняють три види рахунків; активні, пасивні та активно-пасивні (залежно від того,
в якій частині балансу відображається сальдо рахунку).
Активні рахунки відображають майно підприємства за його складом і розміщенням,
початкове і кінцеве сальдо на них записують у дебеті.
Пасивні рахунки характеризують джерела утворення майна, початкове і кінцеве сальдо
на них записують у кредиті.
Активно-пасивні рахунки - це рахунки розрахунків, початковий і кінцевий залишок на
них може бути як в дебеті, так і в кредиті; дебетове сальдо записують в активі балансу,
кредитове - у пасиві балансу.
 Для конкретних видів майна, його джерел та господарських процесів відкривають
окремі рахунки.

Призначення рахунків бухгалтерського облі ку.

Кожна здійснена в аптеці господарська операція записується двічі -в дебет одного і

кредит іншого рахунку. У цьому полягає суть методу подвійного запису. Механізм дії подвійного
запису полягає в одночасному і взаємопов'язаному відображенні кожної господарської операції в
дебеті одного рахунку і в кредиті іншого в однакових сумах. Такий взаємозв'язок двох рахунків,
що відображає здійснені господарські операції, називають кореспонденцією рахунків, а рахунки -
кореспондуючими. Наприклад, надходження грошей з поточного рахунку в касу аптеки буде
записано так:

Взаємозв'язок рахунків з балансом.

Планом рахунків бухгалтерського обліку називають перелік рахунків, що відображає

всебічне систематизоване групування необхідної інформації про господарську діяльність
підприємства і визначає таку організацію бухгалтерського обліку, яка дає змогу отримати
інформацію для управління, щоденного контролю в інтересах власників, органів державного
управління та інших зацікавлених осіб.
Рахунки для обліку операційної, фінансової та інвестиційної діяльності підприємств об'єднані
в План рахунків.
Структура Плану рахунків максимально пристосована до форм фінансової звітності, яка,
своєю чергою, приведена у відповідність до міжнародних стандартів бухгалтерського обліку.
 Передбачені в Плані рахунків субрахунки (рахунки другого порядку) застосовуються
підприємствами залежно від потреб - для аналізу, контролю і складання звітності.
Рахунки, на яких обліковуються однорідні види активів або зобов'язань, об'єднані у
відповідні класи. Таких класів 10, кожен з них має своє кодове значення: від 0 до 9. Коди (номери) і
назви синтетичних рахунків (рахунків першого порядку) та субрахунків (рахунків другого порядку)
у Плані рахунків бухгалтерського обліку наведені за десятковою системою. Першою цифрою
коду визначено клас рахунків, другою – номер синтетичного рахунку, третьою - номер
субрахунку. Код класу і код синтетичного рахунку (рахунки першого порядку), тобто дві перші
цифри, - це той мінімум, який повинен застосовуватись для відображення в обліку господарських
операцій. Наприклад, 28 - товар, 282 - товари в торгівлі. Коди наведені в Плані рахунків і не
можуть змінюватись підприємствами.
Кожний клас рахунків має конкретне призначення і тісно пов'язаний з інформаційними
потребами зовнішніх та внутрішніх користувачів. Відповідно до класифікації видів обліку всі
рахунки поділяються на рахунки фінансового і управлінського обліку. Своєю чергою, рахунки
фінансового обліку поділяються на реальні (балансові) і номінальні, або рахунки доходів і витрат
за видами діяльності, внаслідок якої вони виникають.
Структура Плану рахунків зорієнтована на потреби складання фінансової звітності
(Балансу, Звіту про фінансові результати, Звіту про рух грошових коштів, Звіту про власний
капітал). Тому в ньому чітко розмежовано балансові та результативні рахунки, які застосовуються
для обліку витрат, доходів і фінансових результатів діяльності.
Балансові рахунки побудовані так, щоб їх сальдо відповідало сумам, які відображаються у
статтях Балансу. Такі рахунки об'єднані в розділи активу і пасиву Балансу.
Класифікація бухгалтерських рахунків.

Обороти на рахунках, що застосовуються для обліку витрат, доходів і фінансових

результатів діяльності, використовуються для заповнення показників Звіту про фінансові
результати.
За рівнем впливу на показники фінансової звітності (щодо бухгалтерського балансу)
бухгалтерські рахунки поділяються на балансові і позабалансові.
Для безсальдових рахунків характерним є їх закриття на кінець звітного періоду.