12/6/19

CHƯƠNG  3:  
 
HỆ  THỐNG  THÔNG  TIN  LOGISTICS  

NỘI  DUNG  
3.1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN
3.2. CHU TRÌNH ĐẶT HÀNG
3.3. ELECTRONIC DATA INTERCHANGE - EDI

3.1. KHÁI NIỆM

HỆ THỐNG THÔNG TIN

1  
 12/6/19  

CHỨC NĂNG LOGISTICS

(1): KIỂM TRA

TÍNH CHÍNH (2): KIỂM TRA
XÁC THÔNG TIN TÍNH SẴN CÓ
ĐẶT HÀNG CỦA HÀNG
XỬ LÝ ĐƠN HÓA
(3): XÁC NHẬN HÀNG
THÔNG TIN (4): KIỂM TRA
ĐƠN HÀNG CÔNG NỢ

HÌNH
TRUYỀN TIẾP THỰC THÔNG BÁO
THÀNH
TIN ĐƠN NHẬN HIỆN TÌNH
ĐƠN
ĐẶT ĐƠN ĐẶT ĐƠN TRẠNG ĐƠN
ĐẶT
HÀNG HÀNG HÀNG HÀNG
HÀNG

(5): LƯU LẠI

(6): LẬP HÓA
THÔNG TIN
ĐƠN
ĐẶT HÀNG

CHỨC NĂNG LOGISTICS

CHỨC NĂNG XỬ LÝ
ĐƠN HÀNG

KIỂM TRA TÍNH

SẴN CÓ CỦA
HÀNG HÓA

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

KHO HÀNG

2  
 12/6/19  

CHỨC NĂNG LOGISTICS

MỤC ĐÍCH LƯU THÔNG TIN
ĐƠN HÀNG

• Hỗ trợ vận chuyển và giao nhận

• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng và khiếu
nại khách hàng
• Hỗ trợ giới thiệu sản phẩm mới

• Là “tài sản” của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin là gì ?

• Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập
để gửi nhận, lưu trữ hiển thị hoặc thực hiện
các xử lí khác đối với thông điệp dữ liệu
• Thông tin dữ liệu là thông tin được tạo ra,
gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng
phương tiện điện tử
• Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ
thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang
học, điện từ hoặc công nghệ tương tự

Hệ thống thông tin logistics (Logistics

Information System - LIS) được hiểu
là một cấu trúc tương tác giữa con
người, thiết bị, các phương pháp và
quy trình nhằm cung cấp các thông
tin thích hợp cho các nhà quản trị
logistics với mục tiêu lập kế hoạch,
thực thi và kiểm soát logistics hiệu
quả.

3  
 12/6/19  

Hệ thống thông tin logistics bao gồm

Ø Thông tin trong nội bộ từng tổ chức: doanh nghiệp
logistics, các nhà cung cấp, các khách hàng/ người
mua hàng …
Ø Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi
doanh nghiệp: logistics, kỹ thuật, kế toán – tài
chính, tổ chức nhân sự, marketing, sản xuất, kinh
doanh …
Ø Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung
ứng: dịch vụ khách hàng, kho tàng bến bãi, vận
tải…
Ø Và sự kết nối giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn
nêu trên.

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS

Hệ thống thông tin

Logistics
Môi Hệ lập Hệ Các chức
trường kế nghiên năng quản
logistics hoạch cứu và trị logistics
tình
- Hoạt báo - Lập kế
động kinh hoạch
doanh Hệ thực Hệ báo - Thực thi
- Quản trị thi cáo và - Kiểm soát
logistics kết quả
- Hoạt
động
logistics

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS

Kế hoạch tầm chiến
lược: + Thiết kế mạng Hệ thống thông tin Quan sát môi
lưới trường và thu
Môi Logistics
+ Lập kế hoạch, dự thập thông tin:
trường Hệ lập + Bên trong
báo nhu cầu, cung Hệ Các chức
logistics ứng, dự trữ,… kế nghiên + Bên ngoài năng quản
+ Tác nghiệp kho + Thông tin
+ Đặt hàng và phối hoạch cứu và trị logistics
- Hoạt hợp các nguồn lực với tình Logistics
động kinh nhau báo - Lập kế
doanh hoạch
- Quản trị - Thực thi
Hệ thực Hệ báo
logistics Triển khai các hoạt - Kiểm soát
động Logistics trong thi cáo và + Thông tin lịch
- Hoạt ngắn hạn, hàng ngày: kết quả sử, tương lai
động + Quản lý kho + Thông tin sẵn có
logistics + Vận tải cho nhà quản trị
+ Mua sắm + Thông tin chi
+ Dự trữ phí hoạt động
+ Thực hiện đơn hàng

(1): Kế hoạch tầm chiến lược: + Thiết kế mạng lưới

+ Lập kế hoạch, dự báo nhu cầu, cung ứng, dự trữ, (1): KIỂM TRA TÍNH
… CHÍNH XÁC THÔNG
+ Tác nghiệp kho TIN ĐẶT HÀNG
+ Đặt hàng và phối hợp các nguồn lực với nhau

4  
 12/6/19  

KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG

LOGISTICS

Bên trong Bên ngoài

§ Tài chính/kế toán § Khách hàng
§ Marketing § Nhà cung ứng
LIS § Nhà vận tải
§ Inbound Logistics
§ Mua hàng § Đối tác trong chuỗi
cung ứng
HT Quản lý HT Kiểm soát HT Quản lý HT Quản lý Vận tải
đơn hàng tồn kho kho hàng • Các đối tác vận chuyển
hàng
• Kiểm soát mứ • Quản lý bốc/
• Liên hệ khách hàng độ tồn kho • Lịch trình
dỡ hàng
• Kiểm tra sẵn có hàng • Theo dõi trạng thái
+ Thông báo • Kiểm tra sẵn
• Kiểm tra công nợ cảnh báo vận chuyển hàng
có hàng hóa
• Xác nhận thông tin • Chứng từ giao hàng
tồn kho
SP với KH + Thông báo và • Tra cứu cước vận tải
• Lập hóa đơn cảnh báo
• Định vị trí cạn kho
• giao hàng

3.2. CHU TRÌNH

ĐẶT HÀNG

CHU TRÌNH CỦA MỘT ĐƠN ĐẶT HÀNG BẰNG

TAY
5.Chuyển hàng cho
1.Khách hàng 6.Giao hàng cho khách hàng
đặt hàng khách hàng
3 Ngày
2 Ngày 1 Ngày

TOTAL: 13 Ngày

2.Nhà cung cấp nhận

đơn đặt hàng 3.Giải quyết đơn đặt 4.Chuẩn bị hàng và
hàng đóng gói
1 Ngày
1 Ngày 5 Ngày

5  
 12/6/19  

Quá trình
thực hiện
đơn hàng  

6  
 12/6/19  

3.3. Electronic Data

Interchange
– EDI

7  
 12/6/19  

Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

Là hệ thống trao đổi dữ liệu từ máy tính qua máy tính giữa
các bộ phận với nhau.
• Lợi ích của trao đổi dữ liệu điện tử EDI là tiết
kiệm chi phí cho doanh nghiệp
– Các chi phí liên quan đến giấy, in ấn, sao chép,
lưu trữ hồ sơ, bưu chính và thu hồi tài liệu đều
giảm hoặc loại bỏ khi bạn chuyển sang giao dịch
EDI giúp giảm đi các chi phí giao dịch cho việc
trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư tín.
– Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay.
– Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại
thông tin nhiều lần.

• Lợi ích của trao đổi dữ liệu điện tử EDI là sự tốc độ và

độ chính xác trong các giao dịch
•   Tăng tốc độ chu kỳ kinh doanh của các doanh nghiệp.
Các giao dịch hối đoái trong vài phút thay vì ngày hay
vài tuần thời gian chờ đợi từ các dịch vụ bưu chính
thông thường.
•   Cải thiện chất lượng thông tin, cung cấp thông tin một
cách chính xác do giảm các lỗi sai sót vì nhập lại số liệu
một cách thủ công nhiều lần.
•   Giảm thời gian chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện
các giao dịch kinh doanh và các mối quan hệ với đối
tác, khách hàng. Hệ thống lưu trữ của EDI giúp chắc
chắn rằng văn bản đã được giao đến đối tác và có thể
theo dõi lộ trình, đường đi của hàng hóa trong từng giai
đoạn.

• Lợi ích của trao đổi dữ liệu điện tử EDI là tăng

hiệu quả kinh doanh
•Tự động hoá các công việc trên giấy à   giảm
thiểu công sức của nhân viên và giúp hạn chế
những chậm trễ hay sai lỗi thường đi kèm trong
việc xử lý chứng từ bằng tay.
•Xử lý nhanh chóng các tài liệu kinh doanh một
cách chính xác, giảm bớt tình trạng sai sót trong
đơn đặt hàng, hóa đơn,… giúp giảm đi các trường
hợp bồi thường, bị hủy bỏ đơn đặt hàng do sai lỗi.

8  
 12/6/19  

• Tự động hoá việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng
qua một chuỗi cung ứng dữ liệu kinh doanh quan
trọng được gửi về thời gian và có thể được theo dõi
trong thời gian thực. Người bán được hưởng lợi từ
việc cải thiện dòng tiền và giảm chu kỳ dòng vận
chuyển tiền mặt.
• Giảm thời gian lưu kho, giảm số lượng hàng tồn kho
vì nó được tích hợp cùng với hệ thống lưu kho tự
động.
• Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn
• Hiển thị thời gian thực vào trạng thái giao dịch. Điều
này sẽ cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh
hơn để đáp ứng với sự thay đổi nhu cầu của thị trường
• Rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến sản phẩm và
phân phối sản phẩm mới.

9  
 12/6/19  

Để ứng dụng quy trình EDI thì giữa các doanh nghiệp đối tác với
nhau thì cần phải yêu cầu những bên tham gia cần phải tích hợp hệ
thống EDI. Các bên đối tác tham gia sẽ gửi và nhận dữ liệu điện tử
dưới dạng chuẩn EDI.
1. Bên gửi chuẩn bị tài liệu điện tử để gửi đi: Những dữ liệu điện
tử của bên gửi sẽ được mã hóa dưới dạng chuẩn EDI dựa vào
hệ thống phần mềm của họ trước khi gửi đi để đảm bảo an toàn,
bảo mật dữ liệu khi truyền tải.  
2. Dịch dữ liệu để truyền tải: Từ bộ chuyển đổi của EDI, phong bì
EDI cho dữ liệu modern cần truyền tải để chuẩn bị truyền dữ
liệu thông qua các phương tiện điện tử.  
3. Truyền tải dữ liệu:
– Cách 1: Truyền EDI thông qua môi trường mạng Internet
công cộng.
– Cách 2: Truyền EDI thông qua mạng giá trị gia tăng – mạng
VAN.

4. Dịch dữ liệu truyền tới: Tại đây với hệ thống phần mềm
của mình, phía bên nhận dữ liệu điện tử truyền tới sẽ
tiến hành dịch các dữ liệu mà phía bên gửi gửi tới
thông qua bộ hệ thống phần mềm của họ dựa theo các
chuẩn EDI đã được quy định.  
5. Xử lí dữ liệu điện tử nhận được: Dữ liệu sau khi được
dịch sẽ được chuyển đến hệ thống điện tử để xử lý.  
Khi hoạt động, EDI sẽ rút thông tin từ những hoạt động
hay lưu trữ của công ty và truyền tải thông tin dưới
dạng máy tính đọc được qua các thiết bị viễn thông
hoặc qua đường dây điện thoại. Ở phía bên nhận, dữ
liệu có thể chuyển trực tiếp vào hệ thống máy tính của
đối tác (bên nhận) và được xử lý hoàn toàn tự động với
các ứng dụng nội bộ tại đây.

10  
 12/6/19  

CÁC CÔNG NGHỆ HIỆN HÀNH TRONG

LOGISTICS

Hệ thống quản lý kho hàng

(WMS)
- Tiếp nhận yêu cầu (nhận yêu cầu dịch vụ, hỗ trợ báo giá)
- Xử lý đơn hàng (khi có đơn hàng chuyển tới từ khách hàng)
- Quản lý hoạt động trong kho (nhận hàng, cất trữ, soạn hàng, xuất hàng)
- Quản lý dự trữ (dự trữ an toàn, bổ sung hàng hóa, kiểm kê,…)
- Bảo đảm chất lượng (quản lý chất lượng, kiểm tra, thử nghiệm,…)
- Bảo trì sản phẩm (duy trì tình trạng chất lượng theo yêu cầu)
- Kế hoạch vận tải (chất xếp, vận tải, giao hàng)
- Dịch vụ khách hàng (đáp ứng các yêu cầu của khách thuê dịch vụ)
- Kế toán - hóa đơn (kế toán chi phí, xuất hóa đơn cho nhiều khách hàng)
- Quản lý an ninh (liên kết với các hệ thống bảo vệ, phòng ngừa sự cố)
- Quản lý hành chính - nhân sự (phân công lao động, tiền tiền lương,…)
- Các chức năng cài đặt hệ thống (theo yêu cầu dịch vụ)
- Báo cáo, phân tích (năng suất lao động, hiệu suất khai thác, hiệu quả)
- Các chức năng mở - bổ sung cho dịch vụ cộng thêm khác.

11  
 12/6/19  

Hệ thống quản lý vận tải (TMS)

• Hệ thống TMS cho dịch vụ logistics cần có khả năng quản
lý cùng lúc các hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng nhiều
phương thức khác nhau, qua nhiều biên giới khác nhau
nhưng chỉ do một nhà điều hành thực hiện - Nhà điều hành
Vận tải Đa phương thức (MTO).
• TMS đảm trách các vai trò chính sau: - Lựa chọn phương
thức vận tải - Hỗ trợ hoạt động gom hàng - Hoạch định
tuyến và lịch vận chuyển - Xử lý yêu cầu trả hàng - Hỗ trợ
truy xuất tình trạng lô hàng - Thanh toán cước phí.
• Các công ty lớn tầm cỡ Thế giới thì đạt được khả năng này,
đó thường là các nhà Tích hợp hệ thống như DHL, FedEX,
UPS và các Công ty 3PL như DB Schenker, Expeditors,
Panalpina, Kuehne + Nagel, Ceva Logistics, Logwin,…

Hệ thống Quản lý nguồn lực doanh

nghiệp (ERP)
• ERP là công cụ quản lý hữu hiệu của các nhà sản
xuất để quản lý toàn bộ hoạt động trong đó có toàn
bộ chuỗi cung ứng. ERP cần kết nối với hệ thống
quản lý logistics nhất là cho các hoạt động thuê
ngoài. Các chức năng cơ bản của ERP gồm có: -
Quản lý bán hàng - Quản lý kế hoạch sản xuất -
Quản lý mua hàng - Quản lý dự trữ - Quản lý vận tải
- giao hàng - Quản lý sản xuất - Quản lý chất lượng -
Quản lý tài chính - Quản lý nguồn nhân lực - Quản lý
các KPI.
• Các công ty lớn trang bị hệ thống này thường chọn
các nhà cung cấp nổi tiếng thế giới như SAP, Oracle.

12