Professional Documents
Culture Documents
الوحدة 1مدخل الى اعداد التقارير الفنية
الوحدة 1مدخل الى اعداد التقارير الفنية
• تلجأ اإلدارة العليا بشكل عام ،والمرؤوسين بشكل خاص الى استخدام هذه التقارير في سبيل مراقبة أداء األفراد
والوحدات اإلدارية وقياس مدى التقدم بالعمل وحجم اإلنجاز حسب خطط المؤسسة االستراتيجية والمرحلية باإلضافة
إلى متابعة إنجاز األعمال ومتابعة الجداول الزمنية لتنفيذ المشاريع والمهام المحددة.
• تعتبر أيضا ً التقارير الموثقة وسيلة مهمة من أجل رصد واستخالص الدروس والعبر وعكسها بمراحل التخطيط
المستقبلي للمؤسسة.
• وفي حال أشارت التقارير الدورية إلى كون االنجاز أقل من المعدل الذي تم التخطيط له ،يمكن الدارة المؤسسة أو
المشروع في هذه الحاالت أن تلجأ إلى إجراءات إضافية لتصحيح المسار والتسريع باألعمال.
• كما تؤدي التقارير في العديد من الحاالت إلى مراقبة جودة األعمال والمخرجات المطلوبة ،وفي المؤسسات التي تحدد
معايير أو مؤشرات لمراقبة مخرجاتها يتم مراقبة هذه المخرجات والمؤشرات بشكل دوري حتى يتم معرفة تحققها أو
عدمه.
مفهوم التقرير
هناك العديد من التعريفات للتقرير منها : •
يعرف التقرير بأنه (نوع من انواع الكتابة الوظيفية يتضمن قدرا ً من الحقائق والمعلومات حول •
موضوع معين ،أو شخص معين أو حالة معينة ،بنا ًء على طلب محدد ،أو وفقا ً لغرض مقصود ،
وتحليلها وذكر االقتراحات والتوصيات
عرف البعض التقرير بأنه ( وسيلة اتصال خاصة بوصف موضوع معين ،ويتضمن حقائق وقد ّ •
وبيانات ومعلومات تعرض على القارئ ،من أجل اتخاذ توصية ،أو قرار ،وهي أما أن تكون
شفهية ،أو تحريرية وهو وثيقة إدارية لالتصال الكتابي أو الشفوي بين مختلف المستويات اإلدارية
تتضمن عرضا ً وافيا ً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين
ومن ذلك يتضح أن التقرير : •
قد يكون مكتوبا ً أو شفويا ً . •
قد يتضمن حقائق ومعلومات ومقترحات وتوجيهات. •
قد يكون وسيلة اتصال بين شخصين أو جهتين. •
3
اذن التقرير هو عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضا ً تحليليا ً
بطريقة سلسة مبسطة مع ذكر المقترحات التي تتناسب مع النتائج التي يتم التوصل إليه من خالل التحليل.
4
ما أهمية كتابة التقارير بشكل جيد؟
• التقارير المكتوبة بشكل جيد تمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتمكنه من فهم
الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة .وكذلك فإن األخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى
مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة
أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ.
• تتضح أهمية التقرير في كونه مظهر من مظاهر الحداثة ،ووسيلة من وسائل االتصال ،و التقدم في المجتمعات،
و يمكن تحديد تلك األهمية عند:
توفير الوقت والجهد للشخص أو للجهة المخاطبة بالتقرير.
تتولى التقارير العلمية المدروسة دراسة علمية دقيقة توجيه المجتمعات ،من الناحية السلوكية أو االقتصادية أو
االجتماعية.
تزويد مؤسسات التخطيط على اختالف أنواعها و مواقعها في المجتمع بنتائج األبحاث التي تمكن المسؤولين من
اتخاذ القرار.
توفر التقارير الملخصة للدراسات واألبحاث وقتا ً وجهدا ً على الباحثين في مجال البحث العلمي.
إن نجحت مؤسسات الدولة أو أجهزتها في االلتزام بما قدمته مراكز األبحاث فيمكنها
من إنشاء بنوك لألبحاث و مصارف للمعلومات التي تفيد السياسات اإلستراتيجية
للدولة.
تعمل التقارير التي تلخص الكتب و الندوات على إثراء القارئ و المستمع.
تعرف التقارير الباحثين المبتدئين بالخطوات األساسية للبحث العلمي.
6
مالحظات هامة :انتبه
7
هل مواصفات التقرير الجيد تختلف من مؤسسة ألخرى؟
8
العناصر الرئيسية للتقارير واألبحاث
• العناصر الرئسية للتقرير أو البحث قد تختلف حسب حجم التقرير ومتطلبات المؤسسة المقدم
إليها البحث .ولكن بصفة عامة هناك عدد من العناصر الرئيسية التي يجب أن تتوفر عادةً أو
يتوفر معظمها.
• في التقارير الطويلة واألبحاث الطويلة (أي المكونة من عشرات أو مئات الصفحات) مثل
صفحة العنوان والملخص والمقدمة وجدول المحتويات وقائمة األشكال وقائمة الجداول
وشرح المصطلحات والرموز ثم المقدمة ثم قلب التقرير أي المحتوى األساسي للتقرير ثم
االستنتاج أو التوصيات ثم المراجع ثم المرفقات.
• التقارير القصيرة المكونة من ورقة أو بضعة أوراق يقل فيها عدد العناصر الرئيسية فال يكون
هناك حاجة لقائمة األشكال وال قائمة الجداول وال جدول المحتويات وهكذا.
9
أهداف كتابة التقارير
تعد التقارير وسيلة فعالة لالتصال ونقل المعلومات بين المستويات اإلدارية ووحدات النشاط المختلفة داخل
المنشأة ،ومن أهم هذه األهداف ما يلي:
مساعدة اإلدارة في توفير الحقائق والمعلومات.
اإلسهام في حل المشكالت القائمة.
العمل على زيادة كفاءة العاملين في المؤسسة.
تحليل ظاهرة معينة.
عرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان.
تحليل البيانات والحقائق المطلوب معرفتها بالتفصيل.
تحريك سلوك اآلخرين عن طريق اإلقناع.
إرشاد المسئولين التخاذ القرارات.
اإلحاطة والعلم بما يحدث في المنظمة.
تحليل مواطن القوة والضعف في المنظمة.
• الرد على التساؤالت وتقديم األفكار الجديدة.
• توفير المعلومات المرجعية.
• التوثيق و التسجيل.
• إصدار القرارات بنا ًء على المعطيات
الميدانية.
• إعطاء معلومات إدارية الزمة للعمل .
• تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل .
• و تتلخص أهداف التقرير بشكل عام في :
التبليغ
التأثير
اإلقناع
التغيير
• التقرير أو المقالة من حيث البناء الفني عبارة عن بحث مصغر يتطلب تطبيق مجموعة من الشروط ،لكنه يختلف
عن البحث بكونه عرض موجز ،يقدم خالصة لحدث أو عمل أوسع وأكثر تفصيل،
و الجدير بالذكر أن لفظ تقرير يطلق على كل من :
ورقة البحث المقالة
ملخص التجارب المعلية
خطة البحث (دراسة مبدئية تستخدم إلعداد البحوث لنيل درجة الماجستير أو الدكتوراه )
12
خصائص التقرير متطلبات التقرير
• الدقة والوضوح :و تعني العناية بلغة التقرير و التفكير الموضوعي . •
أسلوبه. االستنتاج المنطقي . •
• الموضوعية :و هي التخلص من التحيز المسبق الصياغة اللغوية السليمة . •
لفكرة أو رأي معين.
القدرة على التعامل مع المعطيات •
• التوثيق :و هي تقديم كل ما من شانه البرهنة والمعلومات .
على ما في التقرير من المعلومات و البيانات و
معرفة وفهم االتجاهات اإلنسانية في •
اآلراء ،و العمل على نسبها إلى أصحابها ،و
بيئة العمل .
مصادرها.
توقع ردود فعل القارئ على مضمون •
• المنهجية :و هي اختيار المنهج المناسب لطبيعة
التقرير
الموضوع و تحديد األساليب الالزمة لجمع مادة
التقرير.
13
أنواع التقارير
تصنف التقارير على ضوء العوامل اآلتية:
• الموضوع :مالية محاسبية /إدارية /تسويقية /تقارير تقدم العمل...الخ .
• سلطة التكليف :بناءا ً على تكليف رسمي من سلطة أعلى إلنجاز مهمة محددة .
• تقارير رسمية وفق إجراءات معينة ال يجوز تجاوزها أو تقاري غير رسمية عادة ما تتم داخل اإلدارة
الواحدة .
• الحجم من حيث الطول والقصر .
• الفترة الزمنية التي يغطيها :تقارير دورية ،طارئة ... ،الخ .
• الجهة الموجه لها التقرير :داخلي خارجي .
• هيئة وشكل التقرير :شفوي أو مكتوب .
• الغرض والغاية :تنسيق ،إعطاء معلومات ... ،الخ .
• دورة التقرير :رأسية ،أفقية ،متعددة االتجاهات .
• المستويات :دولية ،وطنية ،قطاعي ،الوحدة.
14
يمكن تصنيف التقارير وتبيان أنواعها حسب مجموعة من المعايير المختلفة التي سبق ذكرها ويمكن تقديم عرض مختصر
لهذه األنواع من خالل الشكل التالي:
التقارير من حيث
الشكل
تقارير
وصفية
تقارير سابقة
التصميم
تقارير
معلومات
أنواع التقارير من حيث الفترة الزمنية
التقرير اليومي:
يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها خالل اليوم وتكون تفصيلية مثل تقارير
المبيعات وتقارير حضور وانصراف الموظفين اليومي ....الخ وتكون عادة
روتينية ال تحمل مؤشرات.
التقرير األسبوعي:
يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها خالل األسبوع في المؤسسة وتكون
تفصيلية مثل تقارير دوائر وأقسام المؤسسة اإلنتاجية أو الخدمية اليومي ....الخ
وتكون عادة روتينية ال تحمل مؤشرات.
التقرير الشهري:
يوضح أهم األنشطة التي يتم تنفيذها الشهر في أقسام المؤسسة ويكون أقل
تفصيالً مثل تقارير إجمالي اإلنتاج أو الخدمات في المؤسسة وتكون روتينية
ولها دالالت مؤشرات
التقرير الربعي:
يوجز أنشطة المؤسسة خالل فترة ثالث شهور ويعكس في طياته االنجازات واألداء
والمعوقات ويشير لدالالت ومؤشرات تساعد في اتخاذ القرار.
التقرير السنوي:
يظهر نتائج أعمال المؤسسة خالل العام في كافة أقسامها ويوصف الحالة اإلدارية
والفنية والمالية باستخدام وسائل شرح متعددة ويحدد توصيات.
17
أنواع التقارير من حيث المحتوى
والمقصود هنا محتوى أو موضوع التقرير ،ألن التركيز يستند إلى المحتوى أكثر من دورية أو فترة التقرير ومن هذه
األنواع:
-1تقارير المراقبة والمتابعة:
وهي التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري تنفيذه ،وعادة ما تتضمن عملية مقارنة بين ما
هو واقع فعال وما كان يجب أن يتم وفقا للخطة أو البرنامج الموضوع ،وتوضيح اإلنحرافات وتقديم تحليل لها وبيان
مسبباتها ،وأحيانا ما تكون في شكل جدول به خانات تمثل الفعلي والمخطط .ومن أمثلتها تقارير متابعة تنفيذ المشروعات
التنموية وخطط التطوير المؤسسي ،وقد يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات وإجراءات تصحيحية أو تعديل في
الخطط الموضوعة أو إعادة توزيع للموارد المتاحة.
-2تقارير تقييم األداء:
وهي التقارير التي تقيم مستوى األداء قياسا ً بمعايير موضوعة مسبقاً ،وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو
إعطاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى األداء خالل فترة التقييم .ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء األفراد أو تقييم أداء
إدارات معينة أو وحدات نشاط ،وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحيانا ً
بالتوجيه أو تصحيح بعض المسارات.
-3تقارير األنشطة:
ويتم التركيز بهذا النوع من التقارير على األنشطة من حيث عناصرها وآليات تنفيذها والمعيقات في سبيل القيام بها .
-5تقارير المعلومات:
وهي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة ،وتسمى أحيانا تقارير "إخبارية" وقد تتضمن تعليقا يمثل
وجهة نظر كاتب التقرير ،ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق ،أو ما يطلق عليه البعض "معلومات حقيقية" مثل
تقرير المبيعات الشهري لفروع الشركة أو تقريرالصيانة الدورية لآلالت ،أو تقرير األسعار العالمية لبعض المنتجات.
ونادرا ً ما يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات معينة ،ففي معظم األحوال تهدف إلى اإلحاطة فقط ،أال أنها يمكن
أن تستخدم عند إجراء الدراسات أو وضع الخطط المستقبلية أو عمليات التنبؤ التي تعتمد على السالسل الزمنية والتي تمثل
أرقام فترات سابقة ،كما تساعد على اكتشاف
الموسمية وتحديد ظواهر معينة.
أنواع التقارير من حيث تكرارها
-1تقارير دورية :وهي التي يتم إصدارها بشكل متكرر ضمن فترات زمنية محددة
(دوريات محددة :اسبوعي ،يومي ،شهري.)......،
• وقد يصدر نفس التقرير بواحدة أو أكثر من هذه الدوريات ،فهناك تقرير مبيعات يومي
وأخر شهري يمثل إجماليات التقارير اليومية وهكذا.
• و مثال عليها وصول رصيد المخزون ألحد األصناف الهامة إلى مستوى معين ،أو
حدوث عطل مفاجئ ألحدي اآلالت على خط اإلنتاج.
• وتسمى هذه التقارير االستثنائية باعتبارها ترتبط بأمور غير عادية أو نادرة الوقوع
وتمثل مشكلة ألحد األنشطة الرئيسية للمنشأة وتتطلب اتخاذ إجراءات خاصة أيضا أو
استثنائية ،وقد تصدر تقارير عن بعض الموضوعات تجمع بين الصفتين معا ،فنجد في
بعض المصانع مثال أن هناك تقريرا دوريا عن حالة اآلالت وأوقات التوقف وأسبابها
(أعطال – صيانة دورية – عدم توفر خامات )...يصدر أسبوعياً ،كما يصدر تقرير
فوري – غير دوري -في بعض حاالت التوقف لبعض الماكينات أو حاالت التوقف
الناتجة عن أنواع معينة من األعطال.
أنواع التقارير من حيث الجهة التي تصدر من أجلها:
• تقارير داخلية :وهي التقارير الموجهة لمستويات إدارية بالمؤسسة ذاتها مثل المدير العام أو مجلس اإلدارة.
• تقارير خارجية :وهي التقارير الموجهة لطرف خارجي عن المؤسسة مثل جهة تمويل أو وزارة اختصاص محددة،
واألطراف الخارجية تتمثل بـ:
.1جهات رسمية:
كوزارة االختصاص مثل وزارة الداخلية أو الشؤون االجتماعية أو الثقافة ،وتنص المادة ١٣من قانون رقم ( )1لسنة
۲۰۰۰م بشأن الجمعيات الخيرية والهيئات األهلية على ضرورة تقديم الجمعية أو الهيئة للوزارة المختصة تقريرين معتمدين
من الجمعية العمومية في موعد ال يتعدى أربعة أشهر من نهاية السنة المالية وهما:
تقرير سنوي يحتوي على وصف كامل لنشاطات الجمعية أو الهيئة خالل العام المنصرم (مرفق نموذج من التقرير
المطلوب تقديمه).
تقرير مالي مصدق من قبل مدقق حسابات قانوني ويتضمن بشكل تفصيلي كامل إيرادات ومصروفات الجمعية أو الهيئة
حسب األصول المحاسبية المعمول بها .
.2جهات تمويل:
وتتمثل بالجهات التي تشرف على إدارة التمويل للمؤسسة أو الممول ذاته ،وتكون طبيعة التقارير ودوريتها حسب متطلبات
جهات التمويل ،فبعض جهات التمويل تطلب تقريرا مرحليا بالمشروع قد يكون شهريا أو ربعيا ...الخ) ،وبعض الممولين
يطلب تقرير ماليا واداريا مع كل مطالبة مالية ضمن المنحة المقدمة ،والبعض اآلخر يطلب تقريرا نهائيا عن المشروع فقط.
أنواع التقارير من حيث توقيتها
23
التقارير من حيث الشكل
-1تقارير وصفية:
ويطلق عليها ،Narrative Formatوتكون محتوياتها
في شكل فقرات وصفية وتكتب بأسلوب قصصي أو
روائي ،ومن أمثلتها دراسات الجدوى وتقارير دراسة
السوق واتجاهات المستهلكين.
-2تقارير سابقة التصميم
وتكون من شكل نماذج مطبوعة ،وعلى كاتب التقرير أن
يمأل بياناتها ،وعادة ما يترك بها مكان للتعليق أو إضافة
بيانات ليس لها مدخل بالنموذج ومن أمثلتها تقارير
الحقائب المفقودة بالرحالت الجوية ،وتقارير الصيانة
الدورية لآلالت ،وتقارير تقييم أداء األفراد ،ويطلق على
هذا النوع من
التقارير Rigid Format
كيف نحدد نوع التقرير ؟؟
في الواقع أن الذي يحدد نوع التقرير هي األسباب اآلتية:
-نوع الموضوع (الغرض منه).
-مدى بساطته أو تعقيده ،وسهولة معالجته أو صعوبتها.
-قيمته لدى الجهة المسؤولة عن التقرير.
-مدى الزمن الالزم لتنفيذه.
-مدى خطورة ما يترتب عليه.
25
البيانات والمعلومات وعالقتها في اعداد التقارير
• تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات ،ومن ثم فكلما أردنا تقريرا ً كافيا ً صالحا ً
ومفيدا ً فنيا ً وشكليا ً وموضوعيا ً كلما اقتضى األمر جمع أكبر قدر من البيانات بطريقة صحيحة ثم عرضها في شكل
مناسب.
• على ذلك فإنه يجب اتباع أسلوب في كتابة التقارير يهدف إلى أن يكون التقرير:
واضحا ً ،يسهل فهمه واستيعابه.
موجزا ً ،بما يكفي لخدمة الغرض منه
كامالً ،يغطي كافة جوانب الموضوع.
دقيقا ً ،يحتوي على معلومات صحيحة.
الفرق بين البيانات والمعلومات
• البيانات :تشير إلى الحقائق واألرقام والحروف والكلمات واإلشارات التي تعبر عن فكرة أو شيء ما أو موقف
محدد كأرقام المبيعات وأرقام اإلنتاج ..الخ.
• المعلومات :هي حقائق منظمة تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات وتشير إلى نتائج تشغيل البيانات التي تصف أحداث
العمليات التي تقع في المنظمة وإخراجها في شكل له معنى للمستفيد مثل معدل دوران البضاعة ،نسبة السيولة ..الخ.
أنواع البيانات:
- 1البيانات الثانوية أو التاريخية:
وهي البيانات التي سبق جمعها وتسجيلها في سجالت أو نشرها بواسطة الهيئات أو أحد الباحثين (أي بيانات ثانوية
داخلية وخارجية).
- 2البيانات األولية:
وهي البيانات التي يقوم معد التقرير نفسه (الباحث) بمالحظتها أو جمعها عن طريق المالحظة أو االستقصاء أو
المقابالت المتعمقة ،وهي تكمل النقص في البيانات الثانوية ،وتعالج األخطاء فيها ،وال نلجأ إليها إال في حالة انعدام
البيانات الثانوية أو قصورها.
العالقة بين األطراف المعنيين في التقرير
فيما يخص األسلوب الذي يعد به التقرير فيجب التحدث عنه في ثالث نقاط:
أوالً :كاتب التقرير
• إن طبيعة و مستوى كاتب التقرير يظهر جليا من أول تقرير يكتبه ،و نستطيع من خالل
التقرير أن تدرس طبيعة كاتب التقرير وتوجهاته بصفة عامة من غير الخوض في
التفاصيل.
• يمكن تقسيم الصفات األساسية لكاتب التقرير إلى:
الصفات الذاتية :تشمل تنظيم األفكار و سلسلتها و عرضها إضافة إلى فن التلخيص و
دقة الفهم.
الصفات الموضوعية :التزام النزاهة ،و تحقيق الموضوعية في نقل كل األحداث من
غير التغطية أو إبراز وجهت نظر معينة
الصفات األسلوبية :تدور حول إتقان اللغة ،ودقتها ووضوح دالالتها ،و مراعاة القواعد
اإلمالئية و غيرها.
• األمور التي يجب على كاتب التقرير مراعاتها:
اإللمام باألسس العلمية إلعداد التقرير .
مراعاة التخصص في مجال التقرير ،و توفير الخبرة الالزمة.
سعة االطالع لمتابعة كل جديد في مجال التخصص.
اإللمام بمختلف الطرق واألساليب إلجراء الدراسات النظرية.
32
المهارة في كتابة التقرير
• قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من األمور السهلة أو البسيطة ،إال أنها في الواقع عملية لها أصول علمية يجب أن
تراعى ،كما أنها تتطلب مهارات في كاتب التقرير تساعد على زيادة فاعلية التقرير مثل:
-1القدرة على التفكير المنطقي.
-2القدرة على االستنتاج والربط بين األمور.
-3القدرة على التعبير والصياغة واختيار األلفاظ والتعبيرات المناسبة.
-4التمكن من قواعد اللغة واإلمالء.
• أن غياب هذه المهارات وعدم تنميتها لدى األشخاص الذين تتطلب طبيعة عملهم كتابة تقارير كثيرة قد يؤدي إلى
فشل الفرد في أداء عمله ،فقد تكون الفكرة صائبة أو التوصية صحيحة أو االقتراح في مكانه المناسب ويحقق الكثير
من الفوائد للمنشأة ،إال أن عدم القدرة على التعبير السليم والمقنع قد يحول دون موافقة القارئ عليه واألخذ به.
• وكلما زاد االتجاه نحو إشباع احتياجات القارئ من التقرير وتوقعاته ومخاطبة اهتمامه ،كلما زادت فرصة نجاح
التقرير كوسيلة اتصال ،فالقارئ عنصر أساسي ومهم يجب أن يدرس بعناية قبل البدء في إعداد التقرير ،كما
يجب أن تدرس مالحظاته وردود فعله أثناء وبعد إعداد التقرير.