Бітрікс24

Як перевести бізнес
на роботу з дому

10 простих
кроків
Знайомтеся,
Це підступні вороги
ефективної роботи з дому
Відсутність контролю
або надмірний
контроль

Безлад у зустрічах і
обговореннях
База клієнтів і угод в
електронних таблицях

«Зоопарк» інструментів
для роботи Витік важливих даних
і файлів

Повільна обробка
замовлень та Відсутність регламентів
звернень клієнтів та інструкцій
 Коротко про те, що ми
будемо з цим робити
Якщо все зробити грамотно,
назад в офіс навіть не захочеться

1 Створимо єдиний простір для

роботи всієї компанії 6 Налаштуємо процеси узгодження
документів, відпусток та оплати
рахунків

2 Організуємо корпоративну
соціальну мережу 7 Організуємо роботуз
завданнями і проєктами

3 Введемо правила спілкування в

чатах і відеодзвінках 8 Налаштуємо систему
контролю і звітності

4 Введемо правила регулярних

планерок і нарад 9 Переведемо в CRM
весь відділ продажів

5 Навчимося правильно зберігати і

використовувати знання
компанії
10 Переведемо в CRM всі
комунікації з клієнтами
 Готовий набір інструментів
для дистанційної роботи
Бітрікс24 - онлайн-сервіс для управління бізнесом

Наведе лад в справах, допоможе працювати разом, виконувати завдання в строк і

обслуговувати кожного клієнта як найулюбленішого.

Онлайн-офіс Завдання і проєкти CRM Контакт-центр Сайти і магазини

Єдиний простір Зручний інструмент Повний набір Телефон, пошта та Простий

для спілкування та для управління інструментів для єдиний чат для конструктор сайтів
спільної роботи проєктами, автоматизації роботи з заявками та інтернет-
всієї компанії планування і продажів, та зверненнями магазинів,
контролю роботи маркетингу і клієнтів об'єднаний з CRM
аналітики
1
Створюємо
єдиний простір
для роботи всієї
компанії
1 Створюємо єдиний простір
для роботи всієї компанії

Почнемо зі створення Бітрікс24

Ви зможете самі створити і налаштувати Бітрікс24 без
допомоги системних адміністраторів та інших фахівців.
Просто перейдіть на сайт і зареєструйтеся.
Дотримуйтесь інструкції, і все вийде!
1 Створюємо єдиний простір
для роботи всієї компанії

Створимо віртуальну структуру компанії

Керівництво, департаменти, відділи з керівниками -
все це варто створити на першому етапі. Це допоможе
вам швидко знаходити потрібних співробітників і правильно
розподіляти права доступу.

Що робити?

Знайдіть в лівому меню розділ

«Співробітники» і перейдіть.
частина підрозділів
вже створена - ви можете
відредагувати їх і додати нові.
Потім розподіліть
співробітників по відділах, але
спочатку додайте їх в ваш
Бітрікс24.
1 Створюємо єдиний простір
для роботи всієї компанії

Запросимо співробітників
Зберіть всю команду в віртуальному офісі. Визначте хто
кому підпорядковується і в яких відділах знаходиться.
Коли структура компанії перед очима - легше розуміти,
хто за що відповідає і до кого звертатися.

Що робити

У лівому меню знайдіть розділ

«Запросити співробітників».
Виберіть зручний спосіб
запрошення і відправте
колегам. Пара хвилин - і вся
команда в зборі!

Щоб розподілити
співробітників по відділах,
просто перетягніть аватарки
в потрібні місця.
2
Організуємо
корпоративну
соцмережу
компанії
2 Організуємо корпоративну
соцмережу компанії

Ділимося новинами
Тримайте колег в курсі подій. публікуйте новини
і накази, просто діліться своїми думками в корпоративній
соціальній мережі. Це спростить обговорення, заощадить
ваш час і прискорить прийняття рішень.

Що робити

Створюйте пости в розділі

«Новини», як у звичній
соціальній мережі.
Додавайте фотографії,
документи
і відеоролики. Коли
повідомлення буде готове,
виберіть одержувачів:
всю компанію, відділи або
конкретних співробітників.
опублікуйте :)
2 Організуємо корпоративну
соцмережу компанії

Підвищуємо мотивацію і залученість

Виділяйте співробітників, які найкраще відзначилися
в роботі, і публічно подякуйте їм. Навіть простий
лайк від керівника в корпоративної соцмережі буде
сприйматися з великою радістю.
2 Організуємо корпоративну
соцмережу компанії

Проводьте віртуальні змагання, щоб згуртувати вашу

команду. Це можуть бути змагання на абсолютно будь-яку
тему, пов'язані як з бізнесом, так і з іншими
неформальними речами.
2 Організуємо корпоративну
соцмережу компанії

Заповнюємо профіль
При переході на дистанційну роботу зникає особистий
контакт, і співробітникам складно знайомитися. Запропонуйте
їм заповнити особистий профіль в Бітрікс24. Це допоможе
вашим колегам показати себе, свої інтереси і знайти
однодумців.

Що робити

Натисніть на ваше прізвище і

ім'я в правому верхньому куті,
потім перейдіть в розділ
«Моя сторінка» і внесіть
інформацію, якою ви хочете
поділитися з колегами.
2 Організуємо корпоративну
соцмережу компанії

Щоб співробітники краще розуміли, хто працює в компанії,

запропонуйте їм опублікувати пост про себе. Це допомагає
краще відчувати колег, більше поважати і бути з ними в
контакті.
3
Введемо
правила
спілкування в
чатах і
відеодзвінках
3 Введемо правила
спілкування в чатах і
відеодзвінках
Як спілкуватися в чатах
На дистанційній роботі кількість чатів сильно зростає. Це
зручний інструмент, але постійний потік повідомлень
відволікає не менш, ніж балаканина сусідів по офісу. Тому
важливо ввести кілька простих правил.
Що робити
Переведіть обговорення робочих
питань в Бітрікс24. І забороніть для
цього використовувати сторонні
месенджери. Це вбереже вас від
плутанини, коли одне листування в
Viber, інше в Telegram або
Facebook.
Якщо обговорення вимагає
декількох учасників, створіть
груповий чат. Якщо ж ви
обговорюєте складне питання або
листування просто затягується -
зробіть відеодзвінок.
Будь-які рішення тут же
перетворюйте в завдання. Для
цього перейдіть до повідомлення в
чаті і натисніть «створити
завдання». Це не дасть вам забути
про важливе.
Не дозволяйте флудити в загальних
чатах, це може паралізувати роботу
відділу. Для самих товариських
створіть окремі відкриті канали.
3 Введемо правила
спілкування в чатах і
відеодзвінках

Як спілкуватися по відеозв'язку
Відео виклик - це і зоровий контакт з колегами, і збереження
колективу, і єдина можливість швидко приймати рішення в
поточних умовах. Без живого спілкування компанія перестає
відчувати себе єдиною командою, а окремі співробітники
відчувають самотність і втрачають мотивацію.
3 Введемо правила
спілкування в чатах і
відеодзвінках

Дзвінки один-на-один, групові відеоконференції,

адаптивна якість відео - все це є в «Бітрікс24» навіть в
безкоштовному тарифі. Тривалість дзвінків ніяк не
обмежена.

Що робити Порада

Ніколи не дзвоніть колегам без Висловіть свою думку по черзі.

попередження. Заздалегідь Коли кілька людей починають
домовтеся про відеодзвінки, говорити одночасно, відеозв'язок
а краще - поставте зустріч в барахлить і стає неможливо
Календарі Бітрікс24. зрозуміти один одного.

Перед дзвінком виберіть І не забувайте вимикати мікрофон,

відповідний фон і
переодягніться. Це допоможе
вам підтримувати робочу
атмосферу.
Обов'язково виберіть
модератора дзвінка, який буде
регулювати всі питання.
якщо закінчили говорити. Інакше
ви можете перешкодити
співрозмовникам сторонніми
звуками або стуком кнопок
клавіатури.
Зідзвонюйтеся з колегами частіше!
4
Проводимо
регулярні
планерки і
наради
4 Проводимо регулярні
планерки і наради

Вводимо щоденні планерки

Кожен день проводьте наради з колегами по відеозв'язку.

Це допоможе вам залишатися в курсі подій, і завжди
розуміти, хто чим займається. Та й взагалі, бачити колег
кожен день - безцінне.

Запропонуйте кожному співробітнику коротко розповісти

про те, що він зробив за вчорашній день, і які завдання
планує виконати сьогодні. Кожен учасник зможе
прокоментувати роботу колеги, можливо, чимось
допоможе або підкаже.

Обов'язково ведіть резюме зустрічі, і публікуйте його після

обговорення. Це не дасть учасникам забути про
домовленості. На наступних зборах пройдіться по списку
завдань і з'ясуйте, на якій вони стадії і які проблеми
виникли.
 4 Проводимо регулярні
планерки і наради

Заводимо зустрічі в календарі

Зустрічі - це добре, однак, якщо ставитися до них
безсистемно, вони можуть «вбити» весь робочий день. Тому
дуже важливо вести розклад, і фіксувати кожну робочу
зустріч в календарі.

Що робити

Перейдіть в розділ «Календар» в

лівому меню і потім натисніть
кнопку «Додати». Відкриється картка
зустрічі, яку потрібно заповнити

Додайте учасників зустрічі.

Планувальник допоможе
швидко знайти зручний для
всіх час.

Щоб подія створювалося кожного

дня, вкажіть повторюваність події і
потрібний час. Про всяк випадок
поставте нагадування за годину і
п'ятнадцять хвилин - тепер про
зустріч точно ніхто не забуде.
4 Проводимо регулярні
планерки і наради

Слідкуйте за тим, щоб колеги, які ставлять вам зустрічі,

писали виразні назви і завжди додавали короткий опис,
про що ви будете говорити.

Щоб зустрічі не йшли суцільним потоком, робіть перерву

між ними хоча б на 15 хвилин.

Порада

Не забудьте додати в розклад

час для обіду, інакше його
обов'язково займе хтось із
співробітників.
5
Зберігаємо і
використовуємо
знання компанії
5 Зберігаємо і
використовуємо знання
компанії

Створюємо базу знань

Що робити, якщо дані регулярно губляться або зникають разом
з минулими співробітниками? І як навчати нових
співробітників, якщо вся компанія перейшла на дистанційну
роботу? Збережіть потрібну інформацію всередині Бітрікс24 -
створіть красиву і зручну «Базу знань» і постійно її поповнюйте.

Порада

Додавайте інструкції,
регламенти та інші навчальні
матеріали, щоб їх було просто
знаходити і застосовувати.

Що робити

Перейдіть з головного меню в

розділ «База знань». Виберіть
варіант оформлення, вкажіть
назву, опис і кольорову гамму.
Потім наповніть сторінки
потрібними даними в простому
конструкторі.
5 Зберігаємо і
використовуємо знання
компанії

Зберігаємо файли на диску компанії

Зберігайте всі робочі документи в єдиному місці, а не на
дисках співробітників. Всі документи залишаться в компанії
і не загубляться, навіть якщо співробітники працюють з дому.
Діліться файлами з колегами, налаштовуйте права доступу і
редагуйте документи прямо в Бітрікс24.

Що робити

Встановіть безкоштовний
застосунок для Windows
або Mac, щоб запустити
синхронізацію хмарного диска і
робочих папок на вашому
комп'ютері. Для цього перейдіть з
лівого меню в розділ «Диск» і
виберіть «диск для Windows» або
«Диск для Mac».

Тепер ви зможете створювати

файли як у себе на комп'ютері,
так і всередині самого Бітрікс24 -
всі дані будуть автоматично
синхронізовані.
6
Налаштовуємо
процеси узгодження
документів, відпусток
та оплати рахунків
6 Налаштовуємо процеси узгодження
документів, відпусток та оплати
рахунків

Автоматизуйте бізнес-процеси
Всі процеси, які гладко проходили в офісі, тут же
ламаються при переході компанії на дистанційну
роботу. Як погоджувати договори, оплачувати рахунки,
наймати і звільняти співробітників, якщо всі працюють
з дому?
Порада

Переведіть рутинні процеси в

Бітрікс24. Всі заявки будуть
проходити по заданому вами
ланцюжку узгодження, крок за
кроком змінюючи
відповідальних і видаючи їм нові
завдання. Погоджувати
документи можна як з
комп'ютера, так і мобільного
телефону.

Що робити

Налаштування бізнес-процесів
краще показувати, ніж
розповідати. Тому пропонуємо
вам подивитися невеликий
відеокурс.

Доступно на платних тарифах

6 Налаштовуємо процеси узгодження
документів, відпусток та оплати
рахунків

На безкоштовному тарифі
налаштування бізнес-
процесів не підтримується

Порада

Ви можете включити безкоштовний

демо-режим на 30 днів, щоб
спробувати цей інструмент.
7
Організуємо
роботу
з завданнями
і проєктами
7 Організуємо роботу
з завданнями і
проєктами

Ставимо завдання співробітникам

На дистанційній роботі завдання ставляться як завгодно - по
телефону, в чатах, під час відеодзвінків. Як бути впевненим, що
співробітник правильно зрозумів умову задачі? І як зробити
так, щоб співробітник зовсім не забув про неї?

Порада

Введіть правило, що всі

завдання повинні бути в
Бітрікс24! Це допоможе
вам чітко зафіксувати
відповідального за
завдання співробітника і
її терміни.
7 Організуємо роботу
з завданнями і
проєктами

Оперативно давайте колегам зворотний зв'язок - все

спілкування відбувається в коментарях під завданням.
До коментарів можна прикладати файли, картинки
і документи.

Що робити

Перейдіть з головного меню

в розділ «Завдання і проєкти».
Клікніть по кнопці «Додати
завдання», введіть назву. Це
дозволить вам швидко
орієнтуватися серед їх великої
кількості.

В описі завдання детально

розпишіть відповідального, що
потрібно зробити. Вкажіть
пріоритет і крайній термін (якщо
він потрібен). Відповідальному
співробітника тут же прийде
повідомлення про поставлене
завдання
7 Організуємо роботу
з завданнями і
проєктами

Працюйте ефективно над великими

завданнями
Розбивайте великі завдання на етапи, щоб спростити і
організувати роботу навіть з найскладнішими і заплутаними
проєктами.

Що робити

Скористайтеся інструментом
«чек-лист». У завданні одним
кліком сформуйте чек-лист з
поетапного списку справ.

Призначте в кожному пункті

чек-листа свого виконавця,
спостерігачів, визначте
важливість.
Не забувайте вчасно
викреслювати виконані
пункти!
7 Організуємо роботу
з завданнями і
проєктами

Зручне планування
У кожного з нас є свій внутрішній план на день, по якому ми
працюємо. Щоб нічого не переплутати, ми вішаємо стікери,
записуємо в щоденнику пріоритетні завдання. Але все це
не дуже-то надійно.

Що робити

У Бітрікс24 є багато способів

подання завдань, все залежить
від ваших цілей.

В Моєму плані ви можете

перенести завдання по
пріоритетам, в Списку
ви бачите завдання,
відсортовані за активністю, в
режимі Терміни зручно
перевіряти дедлайни.
8
Налаштуємо
систему
контролю
і звітності
8 Налаштуємо систему
контролю
і звітності

Відстежуємо завдання
співробітників
У Бітрікс24 керівники бачать всі завдання співробітників
і їх крайній термін. Це допомагає оцінювати
навантаження на кожного менеджера і планувати
подальшу роботу.

Порада

Кожне завдання можна

прокоментувати, наприклад,
уточнити, чому завдання
прострочене, покритикувати
роботу або похвалити.

Крім того, Бітрікс24 сам підраховує

ефективність кожного
співробітника, виходячи з
кількості прострочених завдань.

Що робити

У розділі «Завдання» натисніть

на пункт «Керую» в верхньому
меню. Там ви побачите статистику
за завданнями співробітників.
Клікніть по будь-якій цифрі
навпроти співробітника і ви
побачите всі подробиці.
8 Налаштуємо систему
контролю
і звітності

Налаштовуємо щотижневі звіти

Отримуйте робочі звіти вчасно і забудьте, що про них
потрібно постійно нагадувати. Корегуйте плани своїх
колег і звіряйте звіти з тими, що були заплановані.

Порада

Налаштуйте робочі звіти і ви точно

будете знати, чим зайняті ваші
співробітники, не докладаючи
додаткових зусиль до контролю.

Найзручніше, це запропонувати
співробітникові написати звіт у
вільній формі - які завдання він
виконав за тиждень і які завдання
планує виконати на наступній.

Що робити

У лівому меню виберіть «Карта

сайту» і далі знайдіть пункт
«Робочі звіти». Тут ви зможете
налаштувати періодичність звітів:
день, тиждень, місяць і більший
термін.
Доступно на платних тарифах
8 Налаштуємо систему
контролю
і звітності

Вводимо облік робочого часу

Багато співробітників вважають, що «робота на дому =
вільний графік», але це не так. Налаштуйте графік
роботи для кожного співробітника або відділу,
враховуйте відпрацьований ними час і всі порушення в
Бітрікс24.
Що робити

Для перевірки іноді пишіть

співробітникам в чаті - якщо
вони не відповідають
протягом 15 хвилин, швидше
за все, вони не за
комп'ютером.

Щоб знайти статистику по

робочому часу, знайдіть в
лівому меню «Карту сайту» і
виберіть пункт «Робочий час».

Тут же ви можете вказати для

кожного співробітника або
відділу, у скільки він повинен
починати і закінчувати
робочий день.

Доступно на платних тарифах

9
Переводимо
в CRM відділ
продажів
9 Переводимо в
CRM відділ
продажів

Налаштовуємо стадії воронки

продажів
Перенесіть в CRM ланцюжок продажів, по якому ваші
менеджери ведуть клієнтів до покупки. Ви будете в
реальному часі бачити, скільки угод в обробці, на якій
стадії, і хто ними займається в даний час.

Порада

Створюйте окремі воронки для

різних напрямків бізнесу, у
кожного з яких будуть свої етапи,
набори полів і права доступу.

Що робити

Перейдіть в «Налаштування» і
знайдіть там іконку з написом
«Напрями угод». Виберіть
потрібний напрямок і натисніть
«Редагувати стадії». Тут ви можете
швидко додавати і видаляти
стадії, змінювати їх порядок і
редагувати, як вам зручно.
9 Переводимо в
CRM відділ
продажів

Налаштовуємо права доступу

Компанії, які ведуть базу клієнтів в Excel, ризикують її
втратити. У будь-який момент співробітник може
забрати з собою файл і віднести конкурентам. Або
просто через неуважність видалити щось важливе.
Порада

У Бітрікс24.CRM всі права чітко

розмежовані за ролями. Ви
можете вирішити, з якими
контактами і угодами
співробітник може працювати,
завантажувати їх, змінювати або
видаляти. Тепер за клієнтську
базу можна
бути спокійним!

Що робити
У розділі CRM перейдіть в
«Налаштування» і далі натисніть
на «Права доступу». Виберіть
роль співробітника, наприклад,
менеджер. Потім визначте, який
рівень доступу у нього повинен
бути для окремих полів, контактів,
угод і стадій.
9 Переводимо в
CRM відділ
продажів

Переносимо базу клієнтів в CRM

Щоб вручну не переносити базу контактів і угод з Excel в
CRM, скористайтеся «Імпортом угод».
Він автоматично перенесе дані з файлу в систему. Це
швидко і просто!

Що робити

У розділі CRM знайдіть

зображення шестерінки (як на
малюнку вище). Потім виберіть
«Імпорт угод». Завантажте ваш
файл з клієнтською базою,
заповніть кілька полів і зачекайте
кілька хвилин.
10
Переводимо
в CRM всі
комунікації з
клієнтами
10 Переводимо
в CRM всі
комунікації з

Підключаємо телефонію
клієнтами

Що робити, якщо співробітники перейшли на роботу з

дому, а всі стаціонарні телефони залишилися в офісі? Як
людям дзвонити? Куди переводити дзвінки? І як
керівнику проконтролювати, що співробітники говорять
клієнтам?
Порада

Просто підключіть телефонію в

Бітрікс24. дзвінки та
записи розмов через гарнітуру
або смартфон будуть
автоматично зберігатися в
CRM і розподілятися між
менеджерами за правилами
черги.

Що робити
Щоб підключити телефонію,
знайдіть в лівому меню пункт
«Карта сайту», потім виберіть
«Підключити телефонію». У цьому
розділі ви зможете орендувати
номер і поповнити рахунок,
підключити телефонний апарат,
хмарну або офісну SIP-АТС.
 Переводимо

10
в CRM всі
комунікації з
клієнтами

Підключаємо пошту, соцмережі і

месенджери
Підключіть всі популярні канали продажів до Бітрікс24
і працюйте з клієнтами там, де їм зручно. Усі вхідні звернення та
листування будуть зберігатися в CRM. Жодного потенційного
покупця не буде втрачено!

Порада

Наприклад, клієнт напише вам в

Viber або Facebook. Повідомлення
автоматично потрапить в
Бітрікс24 і відправиться до
вільного менеджеру.
Співробітник відповість клієнтові
з чату Бітрікс24, а клієнт отримає
відповідь там, де він звернувся.

Що робити

У лівому меню натисніть на

кнопку «Ще» і знайдіть там
розділ «Контакт-центр». Потім
підключіть канали продажів, з
якими ви працюєте. Просто
клікніть по потрібному і
слідкуйте за інструкціями
 Бітрікс24 допомагає
бізнесу працювати
7 000 000 компаній у всьому світі вже працюють
з Бітрікс24

Впроваджується за кілька годин. Не потрібно нічого встановлювати і

впроваджувати. Зареєструйтеся на сайті Бітрікс24, запросіть
співробітників, і вперед!

Розбереться кожен. У Бітрікс24 простий інтерфейс - співробітники

відразу приступають до роботи. Подробиці вивчайте в Підтримці24.

Дані в безпеці. Дані збегігаються в зашифрованому вигляді на декількох

серверах.

Технічна підтримка. Наші співробітники дадуть відповідь на всі питання

по пошті і прямо в Бітрікс24.

Навчання. Запишіться на безкоштовний вебінар, ми розповімо, як все

працює.
Немає часу розбиратися
самостійно?
Наші партнери допоможуть!

Заповніть заявку, щоб отримати годинну консультацію від

наших партнерів абсолютно безкоштовно.

Ви отримаєте поради щодо переходу компанії на роботу з

дому. Індивідуально для вашого бізнесу і під ваші бізнес-
процеси.

Якщо вам це потрібно

Наші партнери допоможуть

вам і з налаштуванням
Бітрікс24.
 Бітрікс24

Працюйте як в офісі.
Тільки з дому.
Безкоштовно. Необмежено. Онлайн.

Bitrix24.ua

почніть просто зараз!