Ролі та обов’язки

в управлінні проектами.
Комунікації в проекті

Основні положення

Розділ 1. Базові поняття управління

проектами ІС

Тема 1.2 Ролі та обов’язки в

управлінні проектами
 ЗМІСТ ЛЕКЦІЇ:
Ø Комунікації в проекті
Ø Ролі в проекті
Ø Планування комунікацій. Рівні комунікацій
Ø Планування взаємодії
Ø Регламент
Ø Взаємовідносини менеджера та спонсора
проекту
Ø Роль Спонсора проекту
Ø Роль Менеджера проекту
Ø Рекомендована література
Комунікації в проекті

ПРОБЛЕМИ В КОМУНІКАЦІЇ?

Аксіома Кана та Орбена:

Якщо ніщо інше не допомагає, прочитайте,
нарешті, інструкцію.
Закони Мерфі
Комунікації в проекті

Комунікація – це не просто діяльність з

передачі або обміну інформацією, а це функція
налаштування, яка створює спільність,
узгодженість дій між суб’єктами комунікацій.

Доведено, що компанії, які активно використовують шляхи удосконалення

комунікації в менеджменті організації, можуть розраховувати на істотне
поліпшення результатів своєї діяльності.
 РОЛІ В ПРОЕКТІ
Роль - множина обов’язків та повноважень,
які покладаються на учасника проекту в
рамках реалізації проекту.

Такі як:
• Межі;
• Кваліфікація;
• Відповідальність;
• Повноваження.

Приклади повноважень:
Задіювати ресурси проекту;
Приймати рішення;
Затверджувати, схвалювати (не схвалювати) дії чи результати робіт;
Отримувати інформацію.
 РОЛІ В ПРОЕКТІ
Роль - множина обов’язків та повноважень,
які покладаються на учасника проекту в
рамках реалізації проекту
 РОЛІ В ПРОЕКТІ
Приклад ролей за методом Scrum
 РОЛІ В ПРОЕКТІ

Восьме правило Фінгейла:

Робота в команді дуже важлива.
Вона дозволяє звалити провину на іншого.
 Планування комунікацій. Рівні комунікацій
Комунікація – це не просто діяльність з
передачі або обміну інформацією, а це функція
налаштування, яка створює спільність,
узгодженість дій між суб’єктами комунікацій.
Планування взаємодії. Головні питання

.
Регламенти, або про користь бюрократії

РЕГЛАМЕНТ ВЗАЄМОДІЇ

.
Регламенти, або про шкоду бюрократії

.
“Do the right things” & “Do the things right”

.
Менеджер проекту та Спонсор проекту

.
 Менеджер проекту та Спонсор проекту
Спонсор проекту - особа або група осіб у виконуючій організації,
зацікавлені в отриманні результатів виконання проекту, з одного боку,
і мають достатній вплив в організації, щоб домогтися виділення для
проекту необхідних ресурсів (гроші, персонал) - з іншого.
Менеджер проекту - це фахівець, чиїм головним завданням є
управління проектом в цілому: визначення та розставлення
пріоритетів, планування виконання завдань, контроль, комунікації, а
також оперативне вирішення проблем.
 Хт
о
ві від
дп п
Питання на старті проекту пи ові ові
т ді дає
ан на
ня ц за
? і

1. «Кому це потрібно, навіщо і за які гроші?»

відповідальність Керівника компанії / Власників / Спонсора проекту

2. «Що для цього потрібно зробити і скільки це може коштувати?»

відповідальність Менеджера проекту

3. «Чи зможемо ми з цим справитися і скільки це буде коштувати?»

Розробляється спільними зусиллями Менеджера та Спонсора проекту

4. «Воно того варте?»

відповідальність Спонсора проекту та/або Керівника компанії
 Взаємовідносини
Менеджера проекту
та Спонсора проекту

.
 Спонсор проекту – фактор успіху проекту
Як перевірити спроможність Спонсора?

Спосіб «перевірки»:

Спонсор: «мішок з грошима та бейсбольна біта».

Спонсор проекту повинен володіти достатнім:

ü фінансовим впливом (мішок з грошима)

ü організаційним впливом (бейсбольною бітою)

 Спонсор проекту – фактор успіху проекту
Спонсор виступає в ролі фактора, що визначає успіх
або провал проектів
Менеджер проекту може вважати, що в нього
підходящий спонсор якщо:
ü Менеджера проекту сприймають як керівника проекту,
а не управляючого менеджера (технічного лідера або
керівника розробок);
ü Протягом довгого часу Менеджер проекту отримує те,
що йому необхідне для досягнення успіху (включаючи
ресурси, своєчасні рішення та розв’язання конфліктних
ситуацій з конкуруючими проектами);
ü У Менеджера проекту є можливість самостійно
приймати рішення у встановлених рамках;
ü Менеджер проекту та його Спонсор задоволені
встановленими робочими стосунками.
Не все так просто … Двохголовий Спонсор
Складнощі виникають тоді, коли:

мішок з грошима

бейсбольна біта

перебувають у двох або трьох

різних людей
Не все так просто … Двохголовий Спонсор

Якщо Менеджер проекту потрапив у ситуацію з двоголовим

спонсором, він повинен вимагати, щоб тільки одна з голів була
тією його контактною особою, що захищає своєчасне
прийняття рішень від свого двійника.
Менеджер проекту в зоні ризиків!

Менеджер проекту в зоні ризиків, якщо він не

ідентифікував, що насправді у нього
2 або більше спонсорів
Мавпочка, яка намагається дістати сонце
або
Недосяжний Спонсор проекту
Менеджер проекту може опинитися також в
непростій ситуації, якщо його Спонсор:

займає занадто високе положення

Рішення (залежно від типу і складності

проекту)
може полягати в тому, щоб «заставити/
спонукати» існуючого спонсора знайти особу,
яка візьме на себе обов’язки виконавчого
спонсора і зможе їх виконувати.

ВАЖЛИВО! Їм обом необхідно визначити

свої ролі в реалізації проекту
 Не впливовий Спонсор проекту
Менеджер проекту також може опинитися в непростій ситуації,
якщо його спонсор:
не володіє достатнім фінансово-організаційним впливом.

Рішення (залежно від типу та складності

проекту):

“Заставити/спонукати” спонсора знайти

управляючого спонсора.

ВАЖЛИВО! Їм обом необхідно

визначити
свої ролі в реалізації проекту.
 Менеджер проекту в зоні ризиків!

Менеджер проекту в зоні ризиків, якщо чітко не визначені

ролі в реалізації проекту

Немає можливості знайти Управляючого спонсора

 Принципи управління Спонсором

Ясність цілей

Орієнтація на результат

Ранній результат
 Що повинен знати менеджер проекту?

PMBOK містить задану опису складову знань з

наступних 9 розділів управління проектами:
1. Управління інтеграцією проекту
(Integration)
— Створення плану проекту
— Виконання плану проекту
— Контроль змін у проекті
2. Управління обсягом робіт (Scope)
— Ініціювання
— Планування обсягу робіт
— Формалізація обсягу робіт
— Верифікація
— Управління змінами обсягу робіт
 3. Управління часом виконання (Time)
— Визначення складу робіт
— Визначення взаємозв'язків робіт
— Оцінка тривалостей робіт
— Складання розкладу проекту
4. Управління вартістю (Cost)
— Планування ресурсів
— Оцінка вартостей
— Розробка бюджету
— Контроль вартості
5. Управління якістю
— Планування якості
— Забезпечення якості процесу
— Контроль якості результатів
6. Управління персоналом (Human Resource)
— Організаційне планування
— Підбір кадрів
— Розвиток команди проекту
7.Управленіе комунікаціями (Communications)
— Планування взаємодії
— Розподіл інформації
— Оцінка виконання
— Адміністративне завершення
8. Управління ризиками (Risk)
— Планування управління ризиками
— Ідентифікація ризиків
— Якісний аналіз ризиків
— Кількісний аналіз ризиків
— Планування реагування на ризики
— Моніторинг та контроль ризиків
9. Управління закупівлями і поставками
(Procurement)
— Планування закупівель
— Планування пропозицій
— Отримання пропозицій
— Вибір постачальників
— Управління контрактами
— Завершення контрактів
 Що повинен знати менеджер проекту?

Інститутом якості ПЗ (SQI - Software Quality

Institute) розроблений керівний документ для
сертифікації менеджерів програмних проектів
(SWPM - SoftWare Project Management).
У цьому документі міститься список
34 компетенцій,
якими повинен володіти менеджер програмного
проекту.

Список розділений на три основні категорії:

 Методика розробки продукту
1. Процеси оцінювання - визначення критеріїв для
відбору. Знання стандартів процесу
2. Визначення продукту - ідентифікація
клієнтського середовища і вимог, висунутих до
продукту
3. Оцінка альтернативних процесів
4. Управління вимогами - моніторинг зміни вимог
 Методика розробки продукту
5. Управління субпідрядниками - планування,
управління та здійснення контролю
6. Знання стандартів процесу
7. Виконання початкової оцінки - оцінка ступеня
труднощі, ризиків, витрат і створення графіків
8. Відбір методів та інструментів - визначення
процесів відбору
9. Підгонка процесів - модифікація стандартних
процесів з метою задоволення вимог проектів
10. Відслідковування якості продукту - контроль
якості в процесі розробки продукту
11. Розуміння дій по розробці продукту - вивчення
циклу розробки ПЗ
 Навички управління проектами
12. Створення структури поопераційного
переліку робіт
13. Документування планів - ідентифікація
ключових компонентів
14. Оцінка вартості - вартості завершення
проекту
15. Оцінка трудовитрат - необхідних для
завершення проекту
16. Менеджмент ризиків - ідентифікація,
визначення впливу, обробка ризиків
 Навички управління проектами
17. Відстеження процесу розробки - контроль
процесу розробки
18. Складання графіка - розробка графіка і
ключових стадій проекту
19. Вибір метричних показників
20. Відбір інструментів менеджменту проекту -
вибір методик та інструментів
21. Відслідковування процесів - моніторинг
сумісності членів команди
22. Відстеження ходу розробки продукту
 Навички управління персоналом
23. Оцінка продуктивності - оцінка дій
команди, спрямованих на підвищення її
продуктивності
24. Питання інтелектуальної власності -
розуміння ступеня впливу критичних проблем
25. Організація ефективних зустрічей -
планування та проведення
26. Взаємодія та спілкування - з розробниками,
керівництвом та іншими командами
 Навички управління персоналом
27. Лідерство - навчання проектних команд для
отримання оптимальних результатів
28. Управління змінами - забезпечення
ефективного управління змінамиУспішне
ведення переговорів - вирішення конфліктів та
ведення переговорів
29. Планування кар'єрного росту -
структурування і управління ходом реалізації
кар'єри
 Навички управління персоналом
30.Ефективне представлення - використання
письмових та усних навичок
31.Набір персоналу - вербування та співбесіду з
членами команди
32.Відбір команди - висококомпетентних
фахівців
33.Створення команди - формування,
керівництво і підтримка ефективної команди
 Рекомендована література:
1. What is a Project Manager Really? [Електронне посилання] /
https://dzone.com/articles/what-is-a-project-manager-really
2. 5 Reasons Why People Hate Project Managers [Електронне
посилання] / https://dzone.com/articles/5-reasons-why-people-
hate-project-managers
3. Комунікації в проекті: продуктивні взаємовідносини
менеджера та спонсора проекту [Електронне посилання] /
http://spiderproject.com.ua/upload/iblock/d13/itarena.pdf
.