NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH

Môn học: KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI

CHÍNH

Đề tài: Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho và giá vốn
hàng bán

Giảng viên hướng dẫn: TS. Trần Thị Thu Thuỷ

Sinh viên thực hiện: Nhóm 7

Lớp: D01

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2022

 DANH SÁCH NHÓM

STT Họ và tên Mã số sinh viên Mức độ đóng góp

1 Nguyễn Thị Kim Anh 030536200004 100%

2 Phan Thị Kiều Anh (NT) 030536200006 100%

3 Bùi Thị Bắc 030536200014 100%

4 Nguyễn Thị Hoa 030536200062 100%

5 Trần Thị Thanh Hoa 030536200063 100%

6 Nguyễn Thanh Hoàng 030535190080 100%

7 Trương Khánh Huyền 030536200077 100%

8 Trần Thị Huyền Trang 030536200287 100%

NỘI DUNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Nội dung Tên thành viên

Phần mở đầu, kết thúc & mục đích KSNB Cả nhóm

Phần 2.2 Các rủi ro và thủ tục kiểm soát đối HTK và GVHB Kiều Anh, Hoàng

Phần 2.3 KSNB doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp Thị Hoa, Kim Anh
sản xuất

Phần 2.4. Ví dụ minh hoạ thực tế Bắc, Huyền, Trang,

Thanh Hoa

Tổng hợp nội dung Kiều Anh

 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Viết tắt

1 Công cụ dụng cụ CCDC

2 Hàng tồn kho HTK

3 Giá vốn hàng bán GVHB

4 Kiểm soát nội bộ KSNB

5 Nguyên vật liệu NVL

6 Tài sản cố định TSCĐ

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, HÌNH

STT Hình Tên bảng Trang

1 Hình 1 Sơ đồ nhập kho NVL từ Biên Hoà đã giám định 11

2 Hình 2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quá trình xuất kho 13

NPL

3. Hình 3 Lưu đồ luân chuyển chứng quá trình xuất kho thành 13
phẩm đi tiêu thụ

4. Hình 4 Quy trình nhập kho Công ty Trách nhiệm hữu hạn 15
Phát Đạt
 MỤC LỤC
PHẦN 1: MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
PHẦN 2: NỘI DUNG .................................................................................................... 1
2.1. Mục đích kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán. .................... 1
2.2 Những rủi ro trọng yếu và thủ tục kiểm soát tương ứng đối với hàng tồn
kho và giá vốn hàng bán .......................................................................................... 2
2.2.1 Hàng tồn kho ................................................................................................. 2
2.2.3 Giá vốn hàng bán ........................................................................................... 7
2.3 Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán đối với doanh nghiệp
sản xuất và doanh nghiệp thương mại .................................................................... 8
2.3.1 Đối với doanh nghiệp thương mại ................................................................. 2
2.3.2 Đối với doanh nghiệp sản xuất ...................................................................... 6
2.4 Nhận xét quy trình: .......................................................................................... 11
2.4.1. Ví dụ 1 ........................................................................................................ 11
2.4.2. Ví dụ 2 ........................................................................................................ 12
2.4.3 Ví dụ 3 ......................................................................................................... 14
2.4.4 Ví dụ 4 ......................................................................................................... 17
PHẦN 3: KẾT THÚC .................................................................................................. 17
Nhận xét của giảng viên

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................
PHẦN 1: MỞ ĐẦU

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản
lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi
ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong đó hàng tồn kho luôn là trung
tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn, số lượng
nghiệp vụ nhập xuất lớn, hàng tồn kho lại được cất trữ ở nhiều nơi và việc xác định tình
trạng của hàng tồn kho là một công việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và
sai sót. Hơn thế nữa việc xác định giá trị hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ
tiêu giá vốn hàng bán cũng như rất nhiều các khoản mục hay chỉ tiêu khác trên Báo cáo
tài chính. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ
hàng tồn kho và giá vốn hàng bán hiệu quả, phù hợp đặc điểm của đơn vị mình. Chính
vì vậy, nhóm em sẽ trình bày mục đích kiểm soát, các rủi ro trọng yếu cũng như là các
thủ tục kiểm soát để giảm thiểu rủi ro đối với hàng tồn kho và giá vốn hàng bán giúp
doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần
bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.

PHẦN 2: NỘI DUNG

2.1. Mục đích kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.

Để kiểm soát tốt quá trình vận động của hàng tồn kho, đơn vị phải thiết lập một hệ
thống kiểm soát nội bộ tương đối phức tạp. Mục đích kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn
kho bao gồm:

- Xác định mức tồn kho hợp lý để vừa đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất (đối với nguyên
liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) hoặc đủ cung cấp cho thị trường (đối với thành
phẩm, hàng hoá), vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức.
- Nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn
kho bị hư hỏng hay lỗi thời do tồn kho. quá lâu đồng thời tiết kiệm được lượng
vốn đầu tư vào hàng tồn kho.
- Đảm bảo chất lượng hàng tồn kho trong suốt quá trình tồn trữ.
- Đảm bảo rằng đơn vị luôn tiếp cận được với những nguồn hàng tốt nhất với giá
cả hợp lý nhất.

1
 - Đảm bảo hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả và đúng mục đích. Mục tiêu này
cũng bao gồm mục tiêu bảo vệ vật chất đối với hàng tồn kho, tức là đảm bảo
hàng tồn kho không bị thất thoát, bị sử dụng cho mục đích cá nhân hay mất cắp,
đồng thời hạn chế tối đa các hao mòn hữu hình và vô hình đối với hàng tồn kho.
- Kiểm soát chặt chẽ quá trình tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan đến hàng
tồn kho, cũng như quá trình vận động của hàng tồn kho cả về mặt số lượng lẫn
về mặt giá trị.

2.2 Những rủi ro trọng yếu và thủ tục kiểm soát tương ứng đối với hàng tồn kho
và giá vốn hàng bán

2.2.1 Hàng tồn kho

Việc kiểm soát tồn kho là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn,
từ thương mại đến sản xuất và xây lắp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát
tồn kho có vẻ đơn giản tuy nhiên lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và sai sót dẫn đến khó khăn
mỗi khi kiểm đếm và quyết toán cuối kỳ. Doanh nghiệp càng lớn thì rủi ro này lại càng
cao do tính phức tạp của quy trình, của sản phẩm cần theo dõi.

Nội dung Rủi ro Thủ tục kiểm soát

Các sai • Không thực hiện kiểm kê tồn • Cập nhật các quy định về
sót về kho vào ngày 31/12 cuối nội dung chứng từ như biểu
chứng từ năm. mẫu chứng từ, cách lập, chữ

• Không có đầy đủ hóa đơn, ký trên chứng từ, chứng từ

chứng từ hợp lệ khi ghi nhận dịch từ tiếng nước ngoài, …

nhập xuất kho như hợp đồng
(khi mua bán hàng với số
lượng lớn), hóa đơn, phiếu
nhập kho, biên bản giao nhận
• Có quy trình và tách bạch rõ
ràng giữa các bộ phận kiểm
soát và luân chuyển chứng
từ như bộ phận kho, bộ
phận kế toán, … chỉ khi đầy

2
 hàng hóa, biên bản đánh giá đủ chứng từ và chứng từ
chất lượng hàng tồn, … minh bạch và hợp lệ về mặt

• Thực hiện nhập kho khi chưa pháp lý thì mới ghi nhận

có biên bản kiểm nghiệm với vào sổ sách kế toán.

các mặt hàng, nguyên vật • Cập nhật các quy định về
liệu đặc biệt. quản lý và hạch toán hàng

• Các phiếu nhập kho, xuất hư hỏng, kém phẩm chất.

kho không được đánh số theo Có hồ sơ và biên bản rõ

trật tự và quy chuẩn đồng ràng mỗi khi tiêu hủy, thanh

nhất. lý hàng hóa để giải trình với

cơ quan thuế khi có yêu
• Các phiếu nhập kho, xuất
cầu.
kho không có chi tiết, bảng
kê rõ ràng. • Kiểm kê và trích lập dự
phòng giảm giá hàng tồn
• Gộp chung chứng từ nhập
kho vào cuối năm tài chính.
kho cho nhiều lần nhập hàng.

• Không có sự tách bạch rõ

ràng trong trách nhiệm giữa
các bộ phận liên quan như
thủ kho, kế toán kho, …

• Không có chính sách hoặc

chính sách quản lý hao hụt,
bảo quản hàng hóa, nguyên
vật liệu tồn kho không tốt.
Không kiểm soát được hạn
dùng, thay đổi đặc tính lý hóa
trong môi trường bảo quản
kho.

3
 • Không có phương pháp kỹ
thuật xử lý hàng kém phẩm
chất, hàng hết hạn sử dụng
trên biên bản hủy hàng tồn
kho, không lập biên bản khi
xử lý các mặt hàng này.

• Không trích lập hoặc trích

lập không đúng quy định mới
nhất của Bộ Tài chính về dự
phòng giảm giá hàng tồn kho
vào cuối năm tài chính.

Các sai • Kế toán kho và thủ kho • Các sai sót này xảy ra
sót trong không đối chiếu thường thường là do việc kết hợp
số liệu xuyên, không có biên bản, không đồng bộ giữa các bộ
thực tế - báo cáo tổng hợp nhập – xuất phận có liên quan và việc
sổ kho – – tồn hàng kỳ để kiểm kê đối kiểm soát của từng bộ phận.
sổ sách kế chiếu hàng hóa. Có thể kể đến như thủ kho
toán • Số lượng, lô hàng, mặt hàng, ghi sai thẻ kho, xuất sai lô

giá trị, … xuất nhập kho giữa hàng, mặt hàng, … kế toán

thực tế, sổ kho, chứng từ kế ghi nhận sai số liệu trên

toán không khớp. chứng từ nhập xuất kho, …

Do vậy cần có quy trình
• Không loại bỏ các hàng hóa,
kiểm soát và kết hợp chặt
vật tư kém chất lượng theo
chẽ các bộ phận.
biên bản xác định giá trị
doanh nghiệp ra khỏi sổ sách • Kiểm đếm kho thực tế theo

kế toán, thẻ kho. chu kỳ, có sự tham gia của

các bộ phận liên quan, có
• Không hạch toán hoặc hạch
toán sai, không có biên bản

4
 xử lý hàng kiểm kê thừa, chứng từ, biên bản rõ ràng
thiếu so với thực tế. trong các lần kiểm đếm.

• Kịp thời xử lý và ghi nhận

sự chênh lệch vào phần
mềm kế toán kho để đảm
bảo khớp số liệu từng kỳ.

Các sai • Hạch toán vật tư xuất dùng • Việc kiểm soát kho của các
sót trong và vật tư hoàn nhập kho đối doanh nghiệp sản xuất
quy trình với doanh nghiệp sản xuất, thường phức tạp và đòi hỏi
nhập xuất xây lắp không đúng trình tự, sự theo dõi chặt chẽ giữa
nguyên thực tế nhập xuất, chỉ hạch các bộ phận khác nhau. Một
phụ liệu, toán số lượng chênh lệch của phần mềm kế toán tốt và có
vật tư, hai lần nhập xuất, … quy trình phù hợp sẽ giúp
thành • Không hạch toán khi có ích rất nhiều cho doanh
phẩm, phế nghiệp vụ thu hồi phế liệu, nghiệp trong việc kiểm soát
phẩm đối nguyên vật liệu xuất thừa. và quản lý vấn đề này.
với doanh • Luôn thực hiện lần lượt và
• Cách tính giá trị thành phẩm
nghiệp đúng trình tự, quy trình
dở dang trong sản xuất, phân
sản xuất nhập xuất kho nguyên vật
bổ các chi phí tính giá thành
không hợp lý. liệu, thành phẩm. Có quy
định rõ ràng về nhập xuất
• Xuất kho nội bộ không đúng
nguyên vật liệu thừa, phế
giá thành sản xuất.
phẩm, … trong sản xuất.
• Không hạch toán chi phí khi
xuất kho nguyên liệu, vật tư
vào sản xuất.

• Không theo dõi riêng thành

phẩm và phế phẩm cũng như

5
 xử lý phế phẩm trong sản
xuất.

• Không thực hiện chuyển kho

hàng hóa – nguyên vật liệu
khi có nghiệp vụ xuất hàng
hóa làm nguyên liệu hoặc vật
tư sản xuất.

Các sai • Không phân loại hoặc phân • Kế toán cần theo dõi, phân
sót khi loại không đúng, hạch toán loại và hạch toán đúng các
theo dõi không đúng đối với các loại nghiệp vụ về TSCĐ và
TSCĐ & tài sản cố định, công cụ dụng CCDC theo đúng quy định.
CCDC cụ, nguyên vật liệu, hàng Cần chú ý đến tính hợp lệ
hóa, thành phẩm, … của các chứng từ, hồ sơ liên

• Không phân bổ hoặc phân bổ quan; các điều kiện ghi

không đúng, không nhất nhận TSCĐ và CCDC;

quán chi phí tài sản cố định nguyên tắc phân loại

và công cụ dụng cụ trong kỳ. TSCĐ; các khung thời gian

khấu hao; …
• Không xử lý công cụ dụng cụ
báo hỏng mà vẫn tiếp tục • Yêu cầu các bộ phận sử

phân bổ. dụng TSCĐ thông báo khi

TSCĐ có tình trạng hư
hỏng, cần sửa chữa, thanh
lý, … để lập biên bản và
ngừng phân bổ kịp thời.

• Phân bổ khấu hao và chi phí

đúng và đủ các kỳ theo
khung thời gian khấu hao

6
 của TSCĐ và CCDC. Nếu
bạn sử dụng phần mềm
TSCĐ & CCDC, doanh
nghiệp chỉ cần khai báo
tăng khi thực hiện mua hoặc
ghi nhận xây dựng cơ bản
hoàn thành, công việc phân
bổ chi phí sẽ được tự động
thực hiện cuối kỳ để tránh
tình trạng phân bổ thiếu
trong kỳ.

2.2.3 Giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán là chi phí có liên quan đến việc mua hàng hoặc quá trình sản xuất
thành phẩm để bán ra trong kỳ. Mặt khác, giá vốn hàng bán chịu ảnh hưởng từ việc tính
giá trị hàng tồn kho. Do đó, hai khoản mục này có mối quan hệ mật thiết với nhau, mọi
sai sót liên quan đến hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và ngược lại.

Nội dung Rủi ro Thủ tục

Các sai sót • Xác định sai giá vốn • Thống nhất phương pháp tính
về giá vốn hàng tồn kho khi nhập giá vốn hàng tồn kho đối với
hàng tồn xuất kho. các doanh nghiệp quản lý
kho • Hạch toán sai thứ tự các hàng hóa trên nhiều kho.

nghiệp vụ nhập xuất kho, • Sử dụng các phần mềm kế

nhập sau xuất trước dẫn toán kho cho phép mặc định
đến âm kho và sai giá các bút toán kế toán cho các
vốn. Hạch toán chứng từ nghiệp vụ khác nhau như nhập
không đúng kỳ dẫn đến mua hàng, hàng tạm nhập,

7
 sai sót số liệu tồn kho hàng về trước hóa đơn về sau,
trong kỳ. hàng gửi bán, … Các nghiệp

• Hạch toán sai tài khoản, vụ này sẽ được tự động hạch

sai nghiệp vụ trong các toán theo chứng từ mà bạn

trường hợp hàng về trước nhập vào phần mềm để giảm

hóa đơn về sau và ngược thiểu sai sót về mặt hạch toán

lại, các trường hợp hàng cho bạn.

gửi bán và gửi hàng đi • Hạch toán chứng từ đúng thời

bán, trường hợp hàng
xuất thẳng không qua
kho, … không có biên
bản, giấy tờ, hợp đồng
hợp lệ trong các trường
hợp này.
điểm nhập xuất, luôn kiểm tra
thứ tự hạch toán chứng từ kho
và giá vốn cuối kỳ để tránh
tình trạng nhập sai thứ tự,
nhập thiếu chứng từ. Nếu
doanh nghiệp sử dụng phần

• Không tính lại giá vốn mềm sẽ cảnh báo các sai sót

xuất kho trong kỳ khi sử dẫn đến âm kho, sai giá vốn

dụng phương pháp bình cuối kỳ để bạn dễ kiểm soát.

quân gia quyền (bình Ngoài ra, việc tính lại giá xuất

quân cuối kỳ). Không kho cũng được mặc định khi

nhất quán trong phương thực hiện kết chuyển cuối kỳ

pháp tính giá xuất kho để tránh sai sót số liệu kế toán

khi doanh nghiệp có

nhiều kho hàng.

2.3 Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán đối với doanh nghiệp sản
xuất và doanh nghiệp thương mại
Một hệ thống KSNB hữu hiệu thể hiện ở việc doanh nghiệp có ngăn ngừa được việc
thất thoát tài sản hay không? Có tuân thủ các nguyên tắc phân công trách nhiệm, nguyên

8
tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn không? Các thủ tục, chính sách
được áp dụng đối với hàng tồn kho và giá vốn hàng bán được tuân thủ ra sao?

Doanh nghiệp nào đi vào cũng hoạt động bắt đầu có rủi ro, ở bất kỳ khâu nào cũng có
rủi ro nên nhất định phải có chương trình, hoạt động, thủ tục kiểm soát là quy trình, quy
chuẩn, tài liệu, đó là hệ thống KSNB. Sau khi đã thiết lập được hệ thống KSNB, bước
tiếp theo là kiểm tra xem việc thực hiện đó có đúng với chuẩn đã ban hành hay không?
Thay vì kiểm soát, đánh giá, chỉ dẫn, huấn luyện tuyên truyền thì thực tế các doanh
nghiệp đang hiểu KSNB là đi soi xem ai làm sai, mà việc soi xét lại không có cái chuẩn,
và tất yếu dẫn đến sự xung đột lao động, thậm chí kìm hãm hoạt động cũng như sự phát
triển của doanh nghiệp. Vậy các thủ tục kiểm soát nào là phù hợp để ngăn chặn và đề
phòng các rủi ro trong khoản mục hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.

Các thủ tục kiểm soát cụ thể:

2.3.1 Đối với doanh nghiệp thương mại

Chu Rủi ro trọng yếu Thủ tục kiểm soát

trình
mua
hàng

Yêu cầu Người không có thẩm quyền Phiếu đề nghị đặt hàng phải được người
đặt hàng có thể vẫn đề nghị mua hàng có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối
được chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người
đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân
sách chi. Việc mua hàng chỉ được tiến
hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng
được uỷ quyền.

Hàng tồn kho dự trữ bị giảm Áp dụng chính sách phê duyệt chung cho
xuống mức tối thiểu nhưng các đề nghị mua hàng, khi lượng hàng tồn
kho bị giảm xuống đến mức dự trữ tối

2
 người phê duyệt lại vắng mặt thiểu, phiếu đề nghị mua hàng sẽ được
ở công ty. thủ kho tự động lập và không cần phải
được phê duyệt cụ thể

Phiếu đề nghị mua hàng bị Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước
thất lạc các phiếu đề nghị mua hàng của từng
phòng ban đề nghị mua hàng như là một
biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị
mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng
đề nghị mua được đặt hàng và hàng được
nhận chính xác.

Đặt hàng Người đặt hàng kiêm nhiệm Phân chia trách nhiệm. Hai bộ phận này
luôn việc nhận hàng phải được tổ chức độc lập với nhau

Khâu đặt hàng nên được giao cho một cá

nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ

Nhân viên đặt hàng thông Giám sát chặt chẽ quá trình lựa chọn nhà
đồng với nhà cung cấp cung cấp

Nhân viên mua hàng gian lận Nên tách biệt chức năng đề nghị mua
trong việc đặt hàng, chẳng hạn hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách
đặt hàng mà nhân viên này sử khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng
dụng cho mục đích riêng và có thu mua tiến hành và phòng thu mua phải
thể trình hoá đơn để được độc lập với các phòng khác
thanh toán liên quan đến Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung
khoản mua hàng hư cấu đó. cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua
hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm
quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được

3
 đánh số trước và tham chiếu đến số của
phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các
thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ,
số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các
liên của đơn đặt hàng này nên được
chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế
toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp
kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.

Nhân viên mua hàng có thể -Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít
chọn nhà cung cấp mà không nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc
bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi
nhất hoặc ở mức giá thấp nhất khoản mua hàng trên một mức nào đó
có thể vì nhân viên này nhận - Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân
tiền hoa hồng không được viên mua hàng để tránh tình trạng một
phép từ nhà cung cấp người có quan hệ với một số nhà cung cấp
nhất định trong một thời gian dài

Các thủ Bộ phận mua hàng bỏ qua các Công ty phải yêu cầu bộ phận mua hàng
tục pháp thủ tục pháp lý vì cho rằng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần
lý không cần thiết thiết để bảo vệ quyền lợi của đơn vị nếu
có phát sinh tranh chấp sau này

Đào tạo kỹ cho nhân viên thêm nhiều

hiểu biết về pháp luật và các yêu cầu pháp
lý trong hợp đồng

Nhân viên bộ phận mua hàng Đào tạo kỹ cho nhân viên thêm nhiều
mới vào làm việc hiểu biết về pháp luật và các yêu cầu pháp
lý trong hợp đồng

4
Nhận Nhân viên nhận hàng có thể Nên tách biệt chức năng nhận hàng với
hàng nhận sai hàng, Chẳng hạn như chức năng đề nghị mua hàng. Nhân viên
hàng hóa sai về số lượng, chất nhận hàng chỉ nên nhận hàng khi đã nhận
lượng hay quy cách. được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu
mua gửi đến. Thực hiện các biện pháp
thích hợp để đo lường hàng hóa nhằm
Nhà cung cấp có thể phát hành
đảm bảo hàng hóa thực nhận đồng nhất
và gửi hoá đơn ghi sai số
với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một
lượng, giá trị hoặc phát hành
nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên
hoá đơn đúp
hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách
quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng
không thể đánh giá chính xác được. Một
liên của biên bản nhận hàng sau khi đã
hoàn thành và ký xong nên được gửi cho
phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán
và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để
làm bằng chứng về quy trình mua hàng
đã hoàn thành.

Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà

cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được
đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc
kiểm tra về tính liên tục của các số hoá
đơn có thể giúp xác định việc tất cả các
hoá đơn nhận được đã được hạch toán

HTK được ghi nhận không Kiểm tra, đối chiếu hoá đơn với các
đúng với hàng hoá xuất kho chứng từ liên quan

5
 thực tế xác định sai giá trị khi Những thông tin trên hoá đơn phải được
mua hàng đối chiếu với những chứng từ kiên quan
như phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, hợp
đồng, bảng giá bán, … Nếu có sai lệch
vượt mức cho phép, hoá đơn phải tiến
hàng điều tra, xử lý trước ghi sổ kế toán

Tổ chức Ai cũng có thể là người ghi kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhận ghi nhận
hệ thống nhận nghiệp vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng vào sổ kế toán chi
chứng từ tiết hàng tồn kho
thanh
toán Cập nhật số liệu sai vào sổ cái Đối chiếu chi tiết HTK, Nợ phải trả với
sổ cái

Cuối tháng, kế toán lập bảng đối chiếu

với số dư nợ HTK, nợ phải trả trên sổ chi
tiết với số dư trên sổ cái. Mọi sai lệch
(nếu có) phải được theo dõi, xử lý. Bảng
đối chiếu này được kiểm tra bởi giám đốc
tài chính

2.3.2 Đối với doanh nghiệp sản xuất

Phạm vi Rủi ro trọng yếu Thủ tục kiểm soát

phát sinh

Sản xuất thừa khiến hàng Rà soát lại hệ thống kế hoạch sản xuất
tồn kho tăng, ảnh hưởng khả Xem xét lại và phê duyệt các quy trình sản
năng thu hồi vốn; hoặc sản xuất và đơn đặt hàng
xuất thiếu ảnh hưởng đến

6
 doanh thu và không đáp ứng Hạn chế sự tiếp cận với các quy trình sản
được nhu cầu của khách xuất và đơn đặt hàng.

Hoạt động hàng Định dạng trước những mã sản phẩm cần
lập kế sản xuất để tránh sai sót khi bắt tay sản
hoạch sản xuất
xuất
Xây dựng các kế hoạch sản Tìm hiểu rõ thị trường, xây dựng kế hoạch
xuất không phù hợp với tiêu dựa trên nguồn lực, nhu cầu của khách
chí đã đề ra hoặc không theo hàng và thị yếu.
kịp sự thay đổi của thị
trường.

Vật liệu được yêu cầu mua Xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp
quá nhiều Có sự phê duyệt của cấp trên về yêu cầu
mua vật liệu
Yêu cầu
cung cấp Nhân viên kho và bộ phận Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận kho và
vật liệu mua nguyên vật liệu thông người lập yêu cầu mua vật liệu
đồng để lấy cắp, tuồn hàng Yêu cầu mua vật liệu cần có sự phê duyệt
ra ngoài của người có thẩm quyền.

Đơn vị tổ chức kho riêng để Phân chia trách nhiệm giữa người yêu cầu
tồn trữ NVL -> phiếu yêu và người phê duyệt.
cầu vật liệu là chứng từ quan Yêu cầu bộ phận kho kiểm tra kỹ thông tin
trọng => Rủi ro sai sót thông trên phiếu yêu cầu.
tin (số lượng, chủng loại,
tên, …)

7
 Thông tin trên phiếu xuất Phân chia trách nhiệm giữa người lập
kho khác so với vật liệu phiếu xuất kho và người nhận hàng
được xuất thực tế Người tiếp nhận vật liệu
Xuất kho Cần lập phiếu thông tin đơn hàng đã nhận
vật liệu (để đối chiếu thông tin với phiếu xuất kho)

Giá trị nguyên vật liệu bị ghi Kiểm tra và rà soát giá trị vật liệu, yêu cầu
nhận sai => ảnh hưởng đến kế toán viên thống nhất cách tính giá vật
giá vốn hàng bán liệu

Đánh số thứ tự trên phiếu xuất kho trước

khi ghi nhận thông tin vật liệu

Hàng tồn kho bị mất cắp, Bộ phận giám sát sản xuất sẽ lập thẻ theo
ghi nhận sai giá trị sau mỗi dõi chi phí sản xuất cho từng lô hàng. Thẻ
lần nhập, xuất kho… theo dõi này phải được đánh số thứ tự liên
tục trước.

Yêu cầu nội dung trên thẻ theo dõi phải ghi
Quản lý nhận cả số lượng, giá trị và các chi phí phát
hàng tồn sinh trong quá trình sản xuất.
kho tại Ít nhất hàng tháng công ty phải kiểm kê đối
phân chiếu với sổ kho và sổ kế toán. Nếu có bất
xưởng kỳ sai lệch nào phải tiến hành điều tra rõ
ràng.

Lập báo cáo cảnh báo các mặt hàng cần tồn
kho an toàn để đặt hàng tránh tình trạng
lãng phí tài nguyên. Cảnh báo hàng hết hạn
sử dụng để thanh lý kịp thời, tránh gây mất
mát không đáng có

8
 Hàng tồn kho tồn đọng Kiểm kê HTK => Trong quá trình kiểm kê,
trong thời gian dài có thể hàng hoá bị hư hỏng hoặc lỗi thời phải
dẫn tới tình trạng hư hỏng được ghi nhận trên bảng kiểm kê. Biên bản
hoặc lỗi thời kiểm kê phải được kiểm tra và phê duyệt
bởi quản lý kho.

Lập bảng đối chiếu HTK thực tế và HTK

theo sổ sách (HTK bị hư hỏng hoặc lỗi
phải được ghi chú để xử lý

Giá trị thuần có thể thực Xem xét trích lập dự phòng giảm giá HTK
hiện được của HTK thấp Hàng kỳ, kế toán HTK lập báo cáo tà chính
hơn giá gốc tình hình luân chuyển HTK, bộ phận tài
chính, bộ phận bán hàng, bộ phận mua
hàng cùng xem xét để xác định giá trị
thuần có thể thực hiện được của những mặt
hàng chậm luân chuyển, từ đó đề ra mức
trích lập dư phòng phù hợp

Thành phẩm kém chất Theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt
lượng, không đạt yêu cầu động sản xuất

Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động phù

Nhập kho hợp
thành Đào tạo nhân sự có chất lượng và trình độ
phẩm chuyên môn tốt

9
 Trong quá trình nhập kho dễ Đánh số thứ tự phiếu nhập kho trước khi
xảy ra việc mất hàng, nhân ghi thông tin nhập hàng.
viên thông đồng với nhau để Chia tách phân chia nhiệm vụ giữa thủ kho
lấy hàng bán ra ngoài và bộ phận sản xuất.

Dữ liệu chi phí không chính Tự động hóa dữ liệu nguồn

xác Kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu

Đơn vị phải thiết kế và tổ chức các chứng

từ, sổ sách nhằm tập hợp các chi phí phát
sinh theo từng lô hàng hoặc từng chu trình
sản xuất.
Hệ thống
kế toán
Phân bổ chi phí sản xuất Đối với chi phí phát sinh liên quan đến
chi phí
chung không hợp lý toàn bộ quá trình sản xuất => Đơn vị phải
tiến hành tập hợp và định kỳ phân bổ
chúng

Áp dụng phương pháp xác định chi phí sản

xuất dựa trên hoạt động

Sai sót trong quá trình ghi Thực hiện các thủ tục kiểm tra như đối
nhận chi phí, ... chiếu số liệu từ hệ thống với các sổ cái
tương đương, đối chiếu giữa chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp và sổ chi tiết
nguyên vật liệu, tính toán lại chi phí sản
xuất chung phân bổ cho các lô hàng hay
quy trình…

Ngoài ra đơn vị có thể áp dụng hệ thống

chi phí tiêu chuẩn để kế toán chi phí

10
 Báo cáo sai lệch Cải tiến công cụ đánh giá kết quả thực hiện

2.4 Nhận xét quy trình:

2.4.1. Ví dụ 1

Tại công ty Scavi Huế có chu trình mua NVL nhập kho như sau:

Hình 1. Sơ đồ nhập kho NVL từ Biên Hoà đã giám định

(1) Phòng thương mại thông tin nhập hàng đến bộ phận kho về số khối và loại hàng hóa

(2) Thủ kho nắm số lượng và lập kế hoạch nhập hàng cho bộ phận nhập kho hàng hóa
từ Biên Hòa sẽ chuyển về kho vực nhập kho. Bộ phận nhập kho sẽ nhận biên bản giao
nhận hàng hóa, phiếu chuyển kho và Parking list rồi nhập hàng theo số lượng và trọng
lượng của kiện ghi trên Parking list. Quá trình nhập hàng dưới sự giám sát số lượng của
nhân viên bảo vệ. Nếu thiếu số kiện, sai trọng lượng hoặc có hiện tượng bất thường thì
phải làm biên bản xác nhận có chữ ký các bên liên quan (đơn vị vận chuyển, bảo vệ và
kho) sau đó thông tin đến bộ phận xuất nhập khẩu nhóm IT 2 bằng file scan để giải
quyết trở ngại.

(3) Sau khi nhập hàng xuống thì trưởng nhóm nhập kho sẽ mang chứng từ đã ký
xác nhận vào kế toán kho.

(4) Kế toán kho sẽ nhập số liệu vào hệ thống ISCALA đồng thời lập phiếu nhập
kho và lưu trữ chứng từ

11
 Nhận xét quy trình:

o Ưu điểm:

Quy trình có các công đoạn với yêu cầu đảm bảo giao nhận chính xác. Có nhiều nhân
viên với sự phân công cụ thể. Có các khu vực để hàng cho các giai đoạn.

o Hạn chế:

- Chưa thực hiện đầy đủ các yêu cầu nhập kho như cân đếm và bóc tách kiểm tra thô
hàng hóa

- Chưa có kế hoạch về nhập vị trí NVL khu vực chờ, công tác giám định vượt quá thời
gian quy định

- Chưa có biện pháp kiểm soát hàng tốt ở khu vực hàng chờ, thông tin của đơn vị nhập
hàng và các đơn vị nhận trách nhiệm theo dõi hàng vẫn chưa chính xác và kịp thời.

o Một số giải pháp:

- Cần có sự phối hợp giữa kho và bộ phận giám định để đảm bảo quy trình nhanh và
kịp thời.

- Hệ thống kho bãi tuy rộng lớn nhưng chưa đảm bảo với lượng NVL nhập kho. Cần
xem xét lại chính sách nhập kho phù hợp. Không để tình trạng NVL nhập kho không
có vị trí phải để trên các đường luồn.

- Bộ phận kho cần rà soát lại lượng tồn ngoài sản xuất để thông tin đến bộ phận thương
mại để có kế hoạch sản xuất hoặc thanh lý thích hợp.

2.4.2. Ví dụ 2

Quy trình kiểm soát nội bộ quá trình xuất kho tại Tổng Công ty Cổ Phần Dệt May Hòa
Thọ được thể hiện như trong Hình 2 và Hình 3.

12
13
 Nhận xét quy trình

o Ưu điểm:

Quá trình xuất kho tại công ty cơ bản đảm bảo được nghiệp vụ xuất kho không bị bỏ
sót, số liệu về hàng tồn kho được ghi chép chính xác, ghi nhận đúng tài khoản, phê
duyệt đúng đắn, hàng xuất được kiểm tra chất lượng đầy đủ.

o Hạn chế:
- Chưa theo dõi hàng gửi đi bán dẫn đến việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho thành phẩm
là sai thời điểm
- Việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho không có căn cứ để đối chiếu vì chỉ căn cứ vào
phiếu xuất kho do phòng Kinh doanh May lập mà không có các chứng từ khác để đối
chiếu sẽ là thiếu căn cứ và dễ phát sinh sai sót.

o Một số giải pháp:

- Cần mở tài khoản theo dõi hàng gửi đi bán là một việc làm rất cần thiết nhằm quản lý
hàng tồn kho được tốt hơn, hạn chế được các gian lận và sai sót xảy ra.

- Đề xuất thêm chứng từ, đó là “Phiếu yêu cầu xuất vật tư”.

2.4.3 Ví dụ 3
Tại Công ty TNHH Phát Đạt quy trình nhập kho: Khi công ty nhập hàng của các nhà
sản xuất mà công ty hợp tác, quy trình nhập kho trước khi bán như sau:

14
 Hình 4: Quy trình nhập kho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt

Quy trình cụ thể diễn ra như sau:

Bước 1: Khi mua hàng về, bộ phận mua hàng sẽ có yêu cầu nhập kho, yêu cầu này có
thể có mẫu hoặc bằng lời nói.

Bước 2: Thủ kho nhận được yêu cầu nhập kho, lập phiếu nhập kho đồng thời chuyển
hàng cho bộ phận nhận hàng trong kho. Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: liên
1 lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng liên 2, 3 để tiếp tục làm thủ tục nhập kho.

Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, bộ phận mua hàng sẽ giao hàng cho bộ phận kiểm
nghiệm.

Bước 4: Hàng được kiểm nghiệm và nhập kho. Trường hợp có thừa hoặc thiếu hàng,
Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy
định.

Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhân hàng và ghi lượng thực nhập và ngày
nhập vào phiếu nhập kho, lưu lại 1 liên, 1 liên sẽ chuyển cho kế toán. Bước 6: Căn cứ
vào phiếu nhập kho, kế toán sẽ hoàn chỉnh đơn giá, ghi sổ và hạch toán hàng nhập trong
sổ kế toán.

15
 Nhận xét quy trình

o Ưu điểm:

- Việc ghi chép, nhập liệu dữ liệu đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối
chiếu số liệu, giúp hạch toán chính xác kết quả kinh doanh.

- Công việc được phân cho các cá nhân, mỗi cá nhân phụ trách một việc riêng biệt và
có liên quan đến nhau, thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ và truy cứu trách nhiệm
khi có sự cố xảy ra.

o Hạn chế:

- Nhận thông tin đơn hàng trễ, bên cạnh đó việc lưu trữ thôn tin một cách thủ công excel
có thể gây ra những sai sót nhất định

- Khó khăn trong việc theo dõi hàng trả về từ thị trường

- Việc nhớ vị trí, nhãn hiệu các mặt hàng phụ thuộc vào kinh nghiệm và thâm niên làm
việc của thủ kho

o Một số giải pháp

- Khi nhập kho, nhân viên kho cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận hàng cần ghi
rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập thành ba liên gửi cho
các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán. Báo cáo nhận hàng
phải được đánh số liên tục và được bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận
hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận có liên quan.

- Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót các chi tiết quan trọng,
doanh nghiệp nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng
của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng, …và
gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.

- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định
hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ
hai đối với hàng đã nhận được.

16
2.4.4 Ví dụ 4

Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn DHL Capital xuất hoá đơn bán hàng cho các công ty
liên kết thấp hơn giá mua vào nên đã dẫn đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ bị
lỗ. Tuy nhiên, trong quá trình cơ quan thuế kiểm tra, đã nghi ngờ giá bán của công ty
không đúng giá trị giao dịch thông thường trên thị trường, nghi ngờ công ty chủ động
bán lỗ vì các mục đích chuyển giá, tối ưu hoá thuế.

Nguyên nhân công ty bán hàng thấp hơn giá vốn:

- Khi thanh lý hàng hoá lỗi thời, tồn kho chậm luân chuyển, cuối chu kỳ hàng, để tránh
tồn kho, doanh nghiệp cần phải bán hàng với giá thấp.
- Hàng hoá thuộc hàng dễ hết hạn sử dụng với giá thấp hơn giá bán kế hoạch.
- Khuyến mại, giảm giá, …
- Giá thành sản xuất đột biến cao hơn giá bán
- Doanh nghiệp chủ động bán lỗ vì các mục đích chuyển giá, tối ưu thuế, …

Bất lợi khi bán hàng thấp hơn giá vốn:

Hầu hết, việc bán hàng ra dưới giá vốn sẽ bị cơ quan Thuế chú ý đến. Cơ quan thuế sẽ
có thể đặt câu hỏi về việc giá bán thấp hơn giá vốn: nghi ngờ giá bán không đúng giá
trị giao dịch thông thường trên thị trường, qua đó, bác bỏ doanh thu kê khai để ấn định
thuế và xử lý truy thu, phạt thuế đối với doanh nghiệp.

Giải pháp:

- Chuẩn bị phương án giải trình: ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp muốn giảm
giá hàng bán với mục đích thanh lý hàng tồn kho, cần thực hiện thủ tục khuyến mãi, …

- Công ty cần có đầy đủ căn cứ pháp lý chứng minh việc công ty bán giá là phù
hợp với giá thị trường và tình hình kinh doanh của công ty: Lưu trữ các văn bản, biên
bản họp, trình về lý do hạ thấp giá bán dưới giá vốn, …

PHẦN 3: KẾT THÚC

Trên đây là những thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho và giá
vốn hàng bán và những ví dụ minh hoạ thực tế về kiểm soát nội bộ tại một số doanh
nghiệp tại Việt Nam. Nhóm em nhận thấy rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

17
đối với HTK và GVHB thể có thể giúp doanh nghiệp có ngăn ngừa được việc thất thoát
tài sản cũng như không ảnh hưởng đến những mục tiêu khác của doanh nghiệp vậy nên
doanh nghiệp “Đừng để mất bò mới làm chuồng”. Mặc dù nhóm em đã có cố gắng hết
sức nhưng bài viết này không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến
nhận xét của cô và mong cô bỏ qua những thiếu sót ấy.

Em xin chân thành cảm ơn!

18
 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ môn Kiểm toán (2019). Kiểm toán. Đại học kinh tế TP.HCM. NXB Lao Động
Xã Hội

[2] Dương, T. (2019). Quản trị hàng tồn kho tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt.

[3] Nguyễn, A. T. (2010). Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại tổng Công ty Cổ
phần dệt may Hòa Thọ.

[4] Trương, M. T. (2017). Hoàn thiện quy trình quản lý tồn kho và ứng dụng Lean trong
đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho tại Công ty Scavi Huế.

[5] https://www.ketoan1a.com/tintuc/cac-loi-thuong-gap-trong-ke-toan-hang-ton-kho-
va-cach-han-che-cho-nam-tai-chinh-2020.html

[6] https://gonnapass.com/ban-hang-thap-hon-gia-von/