МОДУЛ 1

I. ВЪВЕДЕНИЕ В ТЕМАТИКАТА:
ОСНОВНА ЦЕЛ
Основна цел е в обучаемите да бъде изградено познание за предназначението и същността на проектната дейност, както и
формирането на умения за изготвянето и управлението на проекти

ОЧАКВАНИ РЕЗУЛТАТИ
 Познаване на условията и предпоставките за проектно финансиране
 Познаване на изискванията и формата за изготвяне на проект
 Разпознаване фазите на проектния мениджмънт
 Умения за поставянето на ясни и постижими цели, както и за избор на дейности, които осигуряват по ефективен и логичен
начин постигането на резултатите
 Разбиране за структурната организация на проекта
 Познаване на функциите на възложителя на проекта и задачите на проектния екип

КЛЮЧОВИ ПОНЯТИЯ
 Проект и видове проекти
 Структура на проект
 Жизнен цикъл на проекта
 Разполагаеми ресурси
 Източници на финансиране
 Контролиране, одитиране, оценяване

ВЪВЕДЕНИЕ
Реализацията и управлението на проекти е важен елемент от съвременната бизнес среда у нас. Придобиването на знания и умения в
тази област са особено важни за предприемачите, настоящи и бъдещи, защото развитието на предприемачеството става в условията на
ограничени ресурси, растяща технологична динамика и глобални влияния върху пазарите. Изложението е в две части. Част 1 включва
урочни единици, представящи предпоставките, същността и жизнения цикъл на проекта. В Част 2 пък са представени урочни единици,
посветени на финансирането и управлението на проектите.

II. ЗАПОЗНАВАНЕ С ПРОЦЕСА

ЧАСТ 1. СЪЩНОСТ, ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ И ФОРМАТИ НА ПРОЕКТНАТА ДЕЙНОСТ

1.1. Същност на проекта

1.1.1. Определения за проект

 “Набор от определени цели, задачи и дейности, които се осъществяват в рамките на определен срок.”
 “Организирани дейности за постигане на определени цели в рамките на определено време и ресурси.”
 “Планирано начинание, представляващо комплекс от взаимно свързани и координирани дейности за постигане на
определени специфични цели в рамките на определен бюджет и период от време.”
 “Временна организация, необходима за постигането на уникален, предварително определен резултат за определено време с
използване на определени ресурси.”
 “План за постигане на определени цели.”

Характеристики на проекта

 Проектът е ограничен във времето, има точно начало и край.

 Има предварително изградена организационна структура.
 Реализира определени цели.
 Предварително се прогнозират измерими резултати, които трябва да се постигнат.
 Включват се комплекс от дейности, обслужващи постигането на резултатите.
 Изчислява се количеството на ресурсите за изпълнение на проекта.

Проектът е:
Нещо новаторско. Отразява еднократно намерение, така че само отчасти може да се ползва наличното ноу-хау или наличното
планиране (т.е. не става дума за рутинни дейности).Поради наличие само на частичен опит и резултати не може с абсолютна сигурност
да се предвиди дали ще бъдат постигнати целите.
Ограничен по отношение на времето и разходите. Проектите се планират за определен бъдещ период от време. Те обикновено
приключват с постигането на предварително определената цел. Разходите за един проект се определят преди неговото стартиране, като
се разпределят по дейности и междинни срокове.
Комплексен и обхваща повече и различни сфери от дейността. Проектите са комплексни по отношение на изпълнимостта,
планирането, провеждането и следствията. Поради което е необходимо високо ниво на съгласуваност в действията на проектния екип.
Свързан с рискове. Тъй като резултатът от един проект е предполагаем, той съдържа и рискове. Трябва да се изпробва и
експериментира, което от своя страна води до висока динамика, но и силна мотивираност. Разходът на средства и време, както и
вероятността за постигане на успех може да се управляват условно, т.е. стъпка по стъпка.

1.1.2. Видове проекти.

Схема: Видове проекти

 СОЦИАЛНО - ИКОНОМИЧЕСКИ ДЕЙНОСТИ

БИЗНЕС ПРОЕКТИ ПРОЕКТИ ЗА РАЗВИТИЕ

ЧАСТЕН СЕКТОР ОБЩЕСТВЕН СЕКТОР

ПРОЕКТИ ЗА ИНВЕСТИЦИОННИ
ТЕХНИЧЕСКА ПРОЕКТИ
ПОМОЩ

1.1.2.1.1. Процесът на развитие. Представлява изграждан процес на преход от настоящата, оценявана като незадоволителна ситуация, към
една бъдеща ситуация, която ще се разглежда като подобрение. Засегнатите трябва сами да носят отговорност за процеса и да се
справят с промените, самоподпомагайки се.

1.1.2.1.2. Проектът за развитие е комплекс от организирани дейности, които се осъществяват в рамките на определено време и ресурси и водят
до очаквани резултати, допринасящи за постигането на целите на проекта, като довеждат до преодоляване на определен проблем
на развитието на дадена общност.

1.1.2.2. Бизнес проектите се изпълняват главно от частния сектор. Те са много разнообразни по отношение на резултатите и
специфичните цели и сравнително ограничени по отношение на крайната цел, а именно реализацията на печалба, която да
гарантира финансовата устойчивост на организацията, изпълняваща проекта.

1.1.2.3. Инвестиционните проекти целят решаването на важни проблеми на развитието. При тях се следи дали вложените
инвестиции са оправдани от икономическа гледна точка, отразяваща интересите на обществото и от финансова
гледна точка, отразяваща интересите на икономическите агенти.

1.1.2.4. Проектите за техническа помощ са твърде ограничени по отношение на размера на ресурсите. Те целят разрешаването
само на част от определения проблем на развитието. При тях не се търси директна възвращаемост на вложените
ресурси, но се държи сметка за постигането на социално-икономически ефект, оправдаващ разходите.

1.2. Жизнен цикъл и фази на проекта

1.2.1. Жизнен цикъл

a. Жизнен цикъл според основната теория (Ръководство за управление на проекти PMBOK)

i. Иницииране
ii. Планиране
iii. Изпълнение
iv. Мониторинг и контрол
v. Приключване
b. Жизнен цикъл при проекти, финансирани от външни източници (Ръководство за управление на проекти
Европейски съюз)
i. Програмиране;
ii. Идентифициране;
iii. Формулиране (описание в стандартна форма) и предварителна оценка (ex-ante);
iv. Финансиране след взето решение, т.е. след оценка;
v. Осъществяване – реализиране на проекта според оперативния план (време, ресурси, методи, въздействие);
vi. Крайна оценка (ex-post).
Схема: жизнен цикъл на проект

Оценка на Идентифициране Организационно

изпълнението на проект планиране

Оценка на изготвения
Изпълнение Изготвяне
проект
на проект на проект

1.2.2. Идентифициране на проекти

1.2.2.1. Основни въпроси

В тази фаза трябва да отговорим на следните въпроси:

 Кои са проблемите, които ще решаваме?
 Кои са причините за тези проблеми?
 Към кого е насочен проектът (целевата група)?
 Кои са заинтересованите страни?
 Кои от тях ще ни помагат и кои ще ни пречат?
 Как да привлечем заинтересованите страни за участие в проекта?
 Какви цели си поставяме да постигнем?
 Постижими (реалистични) ли са целите ни или не?
 Как можем да постигнем целите на проекта?
 Кой е най-добрият начин да постигнем целите си?
 Ще пристъпим ли към разработването на проекта или не?

1.2.2.2. Елементи на анализа

 проблеми
 заинтересовани страни
 цели
 алтернативи

1.2.2.3. Стъпки на анализа

 определяне на проблема на развитието
 анализ на причините за проблема
 определяне на заинтересованите групи лица
 оценка на нуждите на заинтересованите страни
 определяне целите на проекта
 посочване на варианти за решението на проблема
 оценка на алтернативните подходи
 вземане на решение за разработването на проект

1.2.2.4. Източници на проекти

 национална или регионална програма за развитие
 инициативи на външни донори и международни финансови институции
 инициативи на икономическите агенти
 необходимост да се допълнят или продължат други проекти
 наличието на неизползвани ресурси
 секторни проучвания и анализи
 наблюдения на институции, свързани с развитието
 натиск за решаване на важни социални и икономически проблеми

1.2.3. Идентифициране и анализ на проблемите

За да идентифицираме проблемите е необходимо да анализираме наличната информация (документи, статистически данни) за състоянието на
сектора, региона, целевата група и т.н.
 Допълнителна информация може да бъде събрана чрез следните методи:
 дискусии със заинтересовани групи
 директни наблюдения
 анкетни проучвания
 интервюта

За определяне на проблемите, ефективно може да се използва метода на "мозъчна атака”.

Анализът на проблема определя недостатъците на реалната ситуация и установява причинно-следствените връзки между
съществуващите проблеми.

Анализът се извършва в следната последователност:

 Точно дефиниране на рамката и темата на анализа

 Определяне на основните проблеми на целевите групи
 Предварителна оценка на относителната им важност
 Определяне на взаимните връзки между проблемите
 Подробен анализ на проблемите и връзките между тях

Съставяне на “Дърво на проблемите”

 в центъра се поставя централният проблем

 съществените и директни проблеми, причини за централния проблем се поставят успоредно под него
 съществените и директни ефекти от централния проблем се поставят успоредно над него
 проблемите, причини за всеки проблем, се поставят успоредно под него
 ефектите, произтичащи от всеки ефект се поставят успоредно над него
 дървото на проблемите се развива до изчерпване на всички проблеми и ефекти

Схема: Дърво на проблемите

Ефект 1.1 Ефект 1.2 Ефект 2.1 Ефект 3.1 Ефект 3.2

ефекти

Ефект 3
причини Ефект 1 Ефект 2

Централен
проблем

Проблем – Проблем – Проблем –

причина 1 причина 2 причина 3

Проблем 1.1 Проблем 2.1 Проблем 2.2 Проблем 3.1

Проблем Проблем
3.1.1 3.1.2

1.2.4. Заинтересованите страни.

1.2.4.1. Определяне на заинтересованите страни.

Под заинтересовани страни се разбират всички лица, групи хора, институции или фирми, които могат да имат връзка с проекта, могат
да имат претенции по отношение вниманието, ресурсите или продуктите на проекта и да могат да бъдат засегнати в положителен или
отрицателен смисъл от получените резултати.
Направете ясно разграничение между това:
 Кои са заинтересованите страни, които по някакъв начин ще бъдат засегнати от изпълнението на проекта?
  Кои са точно тези групи (целеви групи), слоеве от обществото, които ще се възползват пряко от резултатите на проекта?
 Кои са вашите колеги, партньори, сътрудници, съмишленици, с които ще изпълнявате проекта?
 Кои са другите организации, които могат да бъдат привлечени като партньори в изпълнението на проекта?

1.2.4.2. Анализ на заинтересованите страни.

По време на анализа трябва да отговорите на следните въпроси:

 Какви очаквания имат заинтересованите страни от реализацията на проекта?
 Какви критерии използват за оценка на проекта от тяхна гледна точка?
 Доколко добре ще се реализира проектът в контекста на техните очаквания и критерии?
 Какъв е вероятният ефект от резултатите на проекта върху заинтересованите страни?
 Какъв може да бъде приносът на всяка заинтересована страна в процеса на изготвяне и изпълнение на проекта?

1.2.4.3. Оценка на интересите на заинтересованите страни

 Определете значението на заинтересованите страни за решаване на проблема.

 Помислете как и до каква степен решаването на проблема ще засегне всяка от тях.
 Направете сравнение на потенциалите на всяка заинтересована страна да се справи с проблема.
 Намерете къде има сблъсък на интереси.
 Определете приоритета на различните интереси.

Схема: Оценка на интереси

“ЗА” Оценка Оценка “ПРОТИВ”

 Граждани, които живеят в близост  Собственици на автомобили
 Възрастни хора ..... .....
 Майки с малки деца .....
 Деца .....
 Ученици .....
 Собственици на магазини .....  Собственици на магазини
 Община  Община
(социални интереси) ..... ..... (бизнес интереси)

..... .....

“Дървото на проблемите” се преобразува в “Дърво на целите”, като проблемите се преформулират като позитивни
изрази (цели).

"Отрицателните ситуации" от диаграмата на проблемите се трансформират в "положителни постижения".

Преобразуваме връзките причина - ефект във връзки средства - резултати.
Дървото на целите е методологически подход, който се използва за:
 Описване на желаната бъдещата ситуация, когато проблемите са решени с участието на съответните страни;
 Проверка на йерархията на целите;
 Илюстриране на връзката средства – резултати под формата на диаграма.

1.2.5. Разработване на алтернативни решения.

 За решаването на всеки проблем съществуват различни начини (алтернативи ).

 Вариантите за решаването на централния проблем и постигането на главната цел са представени от отделните клонове на
дървото на целите. Вариантите представляват различните проектни подходи (проектни стратегии).
 Добре е да проучите различните решения, които вече са прилагани в общността и другаде, да се опитате да откриете
колкото може повече алтернативи и след това да прецените коя от тях е най-добрата.
 От основно значение за успешното реализиране на проекта е създаването на подходящ набор от алтернативи, които могат
да допринесат за постигане на проектните цели.

1.2.5.1. Анализ на алтернативите.

 Анализът на алтернативите (стратегиите) включва вземане на решение кои от главните и специфичните цели да бъдат
включени в проекта, кои да отпаднат и кои да бъдат преформулирани.
 Резултатът е избор на стратегии за постигане на желаните цели.
 След като сте определили алтернативите е необходимо да изработите ясни критерии за оценката им и избор на най-
подходящата.
 Критериите могат да бъдат различни в зависимост от характера на проекта.

1.2.5.2. Ситуационен анализ.

 формулиране на подход (търсения ефект, темата на проекта);

 специализация на организацията в реализирането на определен тип проектна дейност (ниша);
 преценка от страна на организацията на факторите и средата, в която се осъществява даденият проект;
 оценка на успеха на предходни проекти;
 възможността за осигуряване на съответните ресурси.

Желанията за реализирането на определен тип проекти следва да се съчетават с професионалната насоченост на организацията, с
нейния капацитет да осъществява определен тип дейности.
1.2.5.3. Избор на проектен подход (алтернативи).

Основни критерии за оценка са:

 стойност на проекта
 наличие на ресурси
 изгоди за целевата група
 вероятност за постигане на целите
 ефективност и надеждност на предлаганите решения
 техническа осъществимост
 пазарно търсене на продуктите на проекта
 социално въздействие
 въздействие върху околната среда
 устойчивост на проекта
 институционални възможности
 съответствие на принципите за устойчиво развитие
 организационен капацитет
 доверие в партньорите
 законови и нормативни предпоставки и ограничения
 факторът “ време”
 вероятността една или друга концепция да бъде одобрена от донорите

Таблица: Оценка на алтернативите

Критерии Вариант 1 Вариант 2 Вариант 3

Квалифициране на безработни Насърчаване на предприемачите Комбинация от 1 и 2
Разходи ниски високи високи
Шансове за успех ниски ниски високи
Съотношение ползи/разходи високо ниско високо
Време кратко дълго дълго
Рискове ниски ниски ниски

1.2.6. Въвличане на обществеността в проекта

 Неправителствени организации (НПО)

 Местни власти

 Държавни институции

 Бизнес сектор

 Образователни и научни институции

 Медиите

1.2.7. Институционална среда на проекта.

 проучване на изискванията на донорската организация относно институциите участващи в проекта - организацията

изпълнител, партньорите, заинтересованите страни, бенефициентите, подизпълнители

 проучване на институциите, участващи или засегнати от проекта и на техните цели, мандат, юридически статус, работна
програма, инфраструктура и оборудване, място в йерархията, организация, управление, персонал и финансови ресурси

 проучване в какви договорни отношения могат да влязат отделните институции помежду си

 сравнение на преимуществата и недостатъците на вариантни решения по отношение на местоположение на

проекта в йерархията на една институция

 степента, до която едно определено местоположение за проекта може да бъде спорно или политически чувствително

 съвпадение между дейности на проекта и географските и функционални отговорности на институцията – реципиент

1.3. Изграждане на проектен екип.

Характеристиките на екипа са:

 група от двама или повече членове
 обща цел
 взаимодействие между членовете в екипа
 разпределение на задачите и отговорностите
 ролево поведение
 групова идентичност
 групова работа
 индивидуална работа
Характеристиките на компетентния екип са:
 добри социални и професионални взаимоотношения
 ползотворни и открити дискусии
 високо доверие между членовете на екипа
 способност за приемане на критика
 вътрешна дисциплина
 ниска степен на напрежение и конфликти
 толерантност
 екипна култура

1.3.1. Въпроси при формирането на екип

 Какво трябва да постигне екипът?

 Каква е моята роля?
 Каква е ролята на другите в екипа?
 Как ще си върша работата?
 Кога и колко време ще съм нужен?
 Къде и с кого трябва да работя?
 Възможно ли е да съчетавам редовната си работа с работата по проекта? Кой ще ме замести ако се наложи?
 На кого съм подчинен и кой е подчинен на мен? Каква е властта ми?
 Към кого да се обръщам при проблеми?
 Каква е моята отговорност по отношение на проекта?
 Кой ще прави оценка на моята работа?
 Кога и пред кого ще се отчитам?
 Какво възнаграждение ще получа?
 Какво ще стане с мен след приключване на проекта?
 Каква е моята полза от участието ми в проекта?

1.3.2. Основни етапи в развитието на екипа

 Формиране – всеки от членовете трябва да прояви коректност, безпристрастност, честност, предпазливост и бдителност.

 Наместване – ще се сблъскате с противопоставяне, конфликти, изследване на варианти, трудности, напускане, спад в

мотивацията.

 Нормиране – организиране, усъвършенстване, изграждане на системи и обратна връзка, ориентиране, противопоставяне

на идеи, оценка на компетентността.

 Функциониране – настъпване на близост, зрялост, находчивост, гъвкавост, откритост, ефективност, подкрепа, споделяне,
търпимост.

 Оценка и разформиране – трябва да направим оценка на екипа как е работил, дали се е справил с поставените задачи,
постигнал ли е целта и да разпуснем екипа.

1.3.3. Екипни роли

Основните участници в един проектен екип обикновено са:

 Ръководител на проект
 Финансов отговорник и счетоводител
 Отговорник за набиране на средства
 Технически сътрудник
 Координатор на проекта
 Отговорник по разгласяването
 Отговорник по образованието
 Експерти (вътрешни и външни)
 Изпълнителен персонал

1.3.4. Принципи на успешния екип.

Посочените по-долу принципи трябва да се споделят и следват от членовете на проектния екип, за да се гарантира неговата
ефективност при реализацията на проектните дейности и спазването на заложените срокове:
 Всеки отделен член вярва в успеха
 Екипът и ръководството вярват в лидера на екипа
 Всички работят заедно за постигане на общата цел
 Всеки знае какво да прави и защо го прави
 Работата е планирана, координирана и се контролира
 Екипът предвижда проблемите
 Вместо да кажат: “Това не може да се направи, защото ...”, те казват: “Ще постигнем целта си, като намерим начин да
преодолеем проблемите”.
 Никога не повтарят една и съща грешка
 Всеки се вслушва в думите на другите
 МОДУЛ 2

1.4. Изготвяне на проекта

1.4.1. Въведение към проекта

При изготвянето на проект е полезно подробно се спрем на следните въпроси:

 Кои са главните проблемни области, върху които се фокусира проектът?

 Какво цели да постигне?
 Върху какво тематично и географско пространство ще се простира?
 В каква политическа, социално-икономическа, технологична и биофизична среда ще се реализира?
 Какви са възможностите и заплахите на средата?
 Кои са главните заинтересовани страни?
 Как ще бъдат въвлечени заинтересованите страни в процеса на планиране, осъществяване, мониторинг, оценка и отчитане?
 Кой работи вече по тези проблеми и какво се прави?
 Каква е нишата за проекта?
 Кой ще го осъществи?
 Каква е възнамеряваната продължителност?
 Какъв е очаквания размер на финансиране?
 Кой ще го финансира?
 Кои са възможните силни и слаби страни на проекта?

1.4.2. Елементи на проекта

1.4.2.1. Основни елементи на проекта:

▫ Наименование на проекта

▫ Област и приоритети на проекта

▫ Обща стойност и искано финансиране от донора

▫ Срок на изпълнение

▫ Териториален обхват и място на изпълнение

▫ Резюме

▫ Обосновка

▫ Главна цел

▫ Специфични цели

▫ Целева група

▫ Очаквани резултати

▫ Дейности

▫ Ресурси

▫ Индикатори

▫ Структура за управление.

1.4.2.2. Съставни елементи на проекта:

○ План за действие

○ Логическа рамка

○ Бюджет

1.4.2.3. Допълнителни елементи на проекта:

▫ Технически проект (план)

▫ Бизнес план

▫ Маркетингов план

▫ Финансова информация
1.4.3. Цели на проекта

1.4.3.1. Главна цел

Главната цел е желаното бъдещо състояние, за което проектът ще допринесе.

Предназначение на главната цел:

 тя е свързана с широкия проблем, чието решаване проектът ще подпомогне

 при определянето й се питаме какъв ще бъде резултатът от всички наши усилия

 на равнището на тази цел се проявява пълното въздействие на проекта

 реализацията й носи дългосрочни ползи за крайните бенефициенти и по-широки ползи за другите групи

 спомага за илюстриране на начина, по който програмата се вписва в регионалните или секторни стратегии на
правителството и във всеобхватните стратегически цели на ЕС

 тя не може да бъдат постигната чрез реализацията на проекта, той само ще допринесе за постигането й

 постигането й се за по-продължително време след приключване на проекта

 трябва да бъде ясно свързана със специфичните цели

Изисквания при формулирането:

 да обосновава добре проекта

 напредъкът й да може се измерва количествено или качествено
 не е точно определена във времето
 да има само една главна цел
 в случаите когато има няколко цели, те трябва да са съвмес тими
 главните цели изразяват общи, а не конкретни намерения.

1.4.3.2. Специфични цели

Специфичната цел е желаното бъдещо състояние, което се очаква да се постигне в рамките на проекта:

 насочена е към основния проблем и да бъде дефинирана под формата на устойчиви ползи за целевите групи.
 представлява описание на краткосрочните ефекти, които ще бъдат получени, вследствие на постигането на резултатите
на проекта.
 определя конкретните намерения на дадена програма или проект.
 успешното постигане на специфичната цел ще допринесе за в бъдеще за постигането на главната цел.
 представлява точно дефинирани намерения, които са максимално определени в количествено и качествено отношение.
 съотнесена е към главната цел, конкретна е, а не обща и определя “КАКВО”, “КОЛКО”, ”КОГА” и “КЪДЕ” трябва да се
извърши.

1.4.3.3. Изисквания към целите

SMART - тест

 Конкретни - Specific
 Измерими - Measurable
 Достижими - Achievable
 Подходящи - Relevant
 Поставени във времето - Timed

1.4.3.4. Предназначение на специфичната цел на проекта

 Да посочва ясно желаните промени

 Да посочва величината на промените
 Да определя посоката на развитие
 Напредъкът й да може да се измерва количествено
 Осъществяването й да подпомага постигането на главната цел
 Да определя постигането на поне един основен резултат
 Да е разбираема, реалистична и постижима
 Да е мобилизираща и стимулираща
 Да е конкретна и да съдържа точни и удостоверими данни
 Да определя какво и кога ще се извърши, а не защо и как
 Да е в съответствие със законите и политиката
 Да е в съответствие с наличните и очакваните ресурси
 Да отразява срока на извършване на промените
 Да осигурява база за оценка след приключване на проекта
1.4.4. Целева група

Целевата група на проекта са ползвателите на благата, създадени от проекта . Това са хората, към които е насочен крайният резултат
от изпълнението на проектните дейности

Когато описваме целевата група, трябва да имаме предвид:

 Към кого е насочен проектът?
 Кой ще бъде повлиян и подпомогнат от проектът?
 Чие поведение се стреми да промени проектът?
 Каква е възможността за обособяване на групата?

Характеристики на целевата група:

 географски район
 пол и възраст
 социална принадлежност
 степен на образование
 доходи
 етническа принадлежност и вероизповедание
 мотивация за участие а проекта
 достъп до социални услуги
 брой на членовете на групата, които ще бъдат подпомогнати от проекта

1.4.5. Резултати на проекта.

Резултатите са продукти или услуги, които са следствие от прилагането на проектните дейности, използвайки ресурсите на
проекта.

 тяхната съвкупност води до постигането на целта на проекта, т.е до предоставяне на устойчиви ползи на целевите групи.
 определянето им става, като от дървото на целите, посредством логиката ”от средства към резултати” се избират тези
резултати, които постигат целта на проекта.
 прибавят се и всички други резултати, които биха подсилили целта на проекта. Те могат да бъдат определени, чрез
допълнителен анализ.
 трябва много точно да се определят измеренията от въздействията върху целевата група.

Характеристики:
 да бъдат определени всички резултати за постигането на съответната специфична цел
 всички очаквани резултати да са ясно свързани със специфичната цел
 реализирането им да може да бъде измеримо: по количество, качество, време и място
 описанието им да включва величината и срока за реализиране
 да бъдат описани в тяхната йерархична подреденост (при наличие на вътрешна взаимосвързаност между отделните
резултати
 да бъдат реализируеми с наличните ресурси

1.4.6. Проектни дейности

Дейностите са конкретните, описани в проектното предложение действия, предприети от екипа и партньорите на проекта за
постигане на заявените резултати, чрез използване на ресурсите на проекта. Те показват какво ще бъде направено по проекта стъпка
по стъпка, като са обвързани с ангажирането на конкретни ресурси и времеви график.

Изисквания при формулирането на дейностите:

 да бъдат изразени като действия, които да се предприемат, а не като постигнати резултати

 да бъдат включени всички необходими дейности за постигането на резултатите
 изпълнението им да може да бъде проверено по количество, време и място
 да не са включени дейности, чието изпълнение не може да доведе до получаване на необходимите резултати
 да е определено кой е отговорен за извършването на дейността
 да е определен срока и мястото за извършване на дейностите
 да е направен анализ за взаимосвързаност и независимост на дейностите
 да е направен план-график на дейностите
 да са определени необходимите ресурси за всяка дейност

1.4.7. Ресурси, необходими за изпълнението на проекта

Ресурсите са човешките, материални и институционални вложения, необходими за осъществяване на дейностите и за

получаване резултатите на проекта.

 без тях, дейностите не могат да бъдат извършени, което означава, че няма да бъдат постигнати и резултати.
 точното определяне на ресурсите позволява да се избегнат често срещаните проблеми с недостиг на оборудване, услуги,
материали и хора при изпълнение на проекта.
 трябва да бъдат определени по количество и качество.
 те не са пари, те са стоките и услугите, които могат да се купят с парични средства.
Характеристики:

 да са определени количествено
 да са определени по качество (вид)
 да се знае продължителността на използването им
 да се знае стойността им
 да е определено времето и място за доставка
 да е определено начало на използване
 да се знае предназначението им
 да са обосновани добре

1.4.8. Индикатори

Индикаторите са променливи величини, които служат за измерване на настъпили промени. Те са количествени и качествени
характеристики на целите и резултатите на проекта, които се използват за оценка за тяхното постигане и на ресурсите на проекта,
които се използват за оценка на тяхната доставка и изразходване.

Индикаторите са специфични, обективно проверими измерители на промените и резултатите от дадена дейност.

За да се направи оценка на напредъка, се използват предварително определени значения на индикаторите за началното и крайното
състояние на величината, която се измерва и се следи изменението им по време на проекта.
Изборът на индикатори винаги е едно от сериозните предизвикателства при изготвянето на проектното предложение (форма).
Изискването за измеримост на резултатите по подходящ начин обаче е основно при оценката на проектното предложение и по-
нататък при оценяването на отделните етапи и окончателните резултати от изпълнението на проекта.

1.4.8.1. Видове индикатори

 индикатори за ресурси - измерват доставката и изразходването на ресурсите по проекта

 индикатори за резултати – измерват реализирането на резултатите по проекта

 индикатори за цели - измерват постигането на целите и определят ефекта на въздействието на проекта

1.4.8.2. Изисквания към индикаторите

 Подходящ – да осигурява полезна и важна информация за напредъка на проекта, да е свързан с целите, разликата в
показанията да е статистически значима
 Валиден – промените в стойността на измерваната величина да имат пряко приложение в проекта
 Ясен - да знаем дали значението на индикатора трябва да се увеличава или да намалява и да знаем как трябва да се тълкуват
показанията
 Обективен - да показва един и същ резултат, при измерване от различни хора

 Уникален – да дава информация за измерителя, която да не се дублира или припокрива с друг измерител
 Точен – да дава реалистична оценка на измерваната величина, да няма пристрастявания, преувеличавания, пропуски или
грешки, които да направят измерителя неточен и подвеждащ
 Навременен - данните да могат да се събират и анализират навреме за вземане на решения
 Изчерпателен - Окончателният набор от измерители да обхваща всички основни и значими аспекти на проекта
 Несложен - хората да разбират какво означава, защо е важен и как могат да му оказват влияние
 Ефективен по отношение на разходите - получените резултати да оправдават разхода на време и средства за събиране на
данните
 Чувствителен - индикаторът да реагира на промени в ситуацията, да отразява динамиката на дейностите и условията
 Разбираем – значенията на индикатора да се тълкуват еднозначно и без затруднения от хората, които го използват
 Полезен – да ни помага да определим дали посоката на процеса на развитие е правилна

1.4.9. Структура за управление на проект

Структурата за управление представлява екип от хора, ангажирани с изпълнението на проекта, с точно определени роли,
отговорности и йерархична зависимост.

 за всеки проект е различна и се определя от специфичността на самия проект

 първоизточник на стуктурата за управление е екипът, разработващ проекта
 определя количествено и качествено човешките ресурси и техните зависимости
 всяко лице участващо в проекта трябва да има длъжностна характеристика по отношение на проекта (не по отношение на
ролята, която изпълнява в момента в организацията)

Структурата за управление на проекта трябва:

 да посочва броя на участниците в проекта

 да определя вида на участниците (качествена характеристика по отношение длъжностите и отговорностите в проекта)
 да посочва йерархичната зависимост (кой на кого е подчинен и пред кого ще се отчита)
 да определя процедурите за вземане на решения
 да определя отговорниците за постигането на всеки конкретен резултат
 да определя точките на управленски контрол по вид и време
 да определя отговорниците за изразходване на бюджета
 да определя системата за мониторинг и контрол
1.5. План за действие.

Планът за действие представлява прецизно изготвен документ, показващ как, къде, кога и от кого ще бъдат постигнати резултатите
на проекта.

1.5.1. Каква информация ни представя планът за действие

 дали целите на проекта са постижими

 какви са необходимите ресурси за тяхното постигане
 достатъчно ли е определеното за това време
 какви са рисковете, свързани с постигането на целите
 какви са отговорностите на екипа

Добре разработеният план за действие ще ни помогне да избегнем:

 струпването на много дейности в един и същи времеви отрязък

 недостатъчност на наличните ресурси
 възможното пропускане на необходими дейности
 несъобразеност на зависимостите и връзките между отделните дейности
 неясното формулиране на връзките между дейностите и резултатите
 закъсненията в доставките на ресурси, което да наруши графика за изпълнение
 недопустимо оптимистичните или нереалистични очаквания за резултатите на проекта

1.5.2. Какво включва планът за действие

 резултатите, които ще бъдат получени

 дейностите, които са необходими за получаване на резултатите
 ресурсите и времето, необходимо за извършване на дейностите
 отговорниците за постигането на резултатите
 взаимозависимостите между дейностите
 външни зависимости от доставяне на информация, продукти или услуги
 точките за мониторинг и контрол

1.5.3. Какви са съдържателните части на плана за действие

 Резюме
 Линейни и мрежови графици
 Списък на резултатите (със съответните срокове за постигането им)
 Обяснителна записка

1.5.4. Как се изготвя план за действие

I. Определят на резултатите.
II. Идентифицират се дейностите с техните взаимовръзки и зависимости.
III. Определят се ресурсите и времето.
IV. Изработват се необходимите план-графици:
 план-график за действие
 план-график на дейностите
 план-график на ресурсите
V. Анализират се рисковете.
VI. Написва се планът за действие (на хартиен и електронен носител).

Схема: Модел на план – график за действие

Месец № Местоположение Изпълнител Резултат Точки за

Дейност мониторинг
и контрол
Месец 1 Н1
Н3
Н5
Месец 2 И1 3, 7
К3 Р3
И5
Н2
НИК7 Р7
.............
Месец Х К1 Р1
К2 Р2
МР5
............
Месец У К4 Р4 1, 4, 8, 10
К8 Р8
К 10 Р 10
Схема: Примерен план – график на дейностите

Проект: Създаване на разсадник първа година за овощни дръвчета

N ДЕЙНОСТИ МЕСЕЦ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Закупуване на Х
подложки
2 Предпосадъчна Х Х Х
подготовка на почвата
3 Съхранение на Х Х Х Х
подложките
4 Засаждане на подложки Х
5 Торене Х Х
6 Окопаване и плевене Х Х Х Х Х Х
7 Пръскане Х Х Х Х Х
8 Поливане Х Х Х Х Х Х Х
9 Подготовка за Х
присаждане
10 Присаждане Х Х
11 Управление и Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х
отчетност

Схема: Примерен план – график на ресурсите

Проект: Създаване на разсадник първа година за овощни дръвчета

N РЕСУРСИ МЕСЕЦ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 - подложки Х
- транспорт Х
- ръков. проект Х
2 - земеделска земя Х
- техника Х
- гориво Х Х Х
- агроном Х Х Х
- механизатори-2 Х Х Х
3 - място за съхранение Х
- инвентар Х
- вода Х Х Х Х
- работник – 1 Х Х Х Х
4 - техника Х
- гориво Х
- консултант Х
- работници - 20 Х
5 - тор Х
- техника Х Х
- гориво Х Х
- агроном Х Х
- работници – 4 Х Х

6 - работници - 20 Х Х Х Х Х Х
- инвентар Х
7 - препарати Х
- машина Х
- вода Х Х Х Х Х
- съдове за подг. Х
- агроном Х Х Х Х Х
- работници-3 Х Х Х Х Х
8 -вода Х Х Х Х Х Х Х
-техника Х
-гориво Х Х Х Х Х Х Х
-работници - 8 Х Х Х Х Х Х Х
9 - инвентар Х
- работници - 5 Х
- агроном Х
10 - калеми Х
- инвентар Х
- ленти Х
- специалисти - 3 Х Х
- агроном Х Х
- работници - 3 Х Х
11 - ръководител Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х
- счетоводител Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х
- агроном Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х
- канц.материали Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х Х
 1.5.5. Метод на логическата рамка.

 Методът на логическата рамка представя резултатите от анализа по начин, който позволява да се определят целите на
проекта по систематичен и логически начин.
 Това представяне отразява връзките между различните нива на целите (главни и специфични), посочва как следва да се
проверява дали целите са постигнати и определя какви фактори извън контрола на проекта могат да повлияят върху
успешната му реализация.
 Основните резултати от този процес се обобщават в таблица /матрица/ , която показва най-важните аспекти на даден проект
в логически формат.

МЕТОД НА ЛОГИЧЕСКАТА РАМКА - МАТРИЦА

Фаза на анализ Фаза на планиране

Стъпка 1 Стъпка 5
Анализ на заинтересованите страни Определяне логиката на действие
Идентифициране на групи, хора, институции, които е възможно да Определяне на елементите на проекта, проверка на вътрешната му
бъдат засегнати от проекта. логика, формулиране на целите по измерим начин.

Стъпка 2 Стъпка 6
Анализ на проблемите Предпоставките и рисковете
Формулиране на проблемите, определяне на причинно-след- Определяне на условията, които могат да повлияят на осъществя-
ствените връзки и създаване на дърво на проблемите. ването на проекта, извън контрола на ръководния екип.

Стъпка 3 Стъпка 7
Анализ на целите Определяне на индикаторите
Разработване на дърво на целите, на базата на дървото на Определяне на начините за измерване на напредъка; Определяне
проблемите и определяне на “клоните” на дървото на индикатори; Установяване на източниците на информация
Стъпка 4 Стъпка 8
Анализ на стратегиите Изготвяне на график на дейностите
Определяне на начините (стратегиите) за постигане на целите, Определяне на последователността и зависимостта на дейностите;
оценка на стратегиите и избор на проектен подход. Определяне на тяхната продължителност;
Възлагане на отговорности
Стъпка 9
Изготвяне на финансов план
Определяне на ресурсите;
Изработване на подробен бюджет

Схема: Логически елементи и връзки

Главна
цел

Специфична
цел

Резултати

Дейности

Ресурси

Схема: Йерархия на логическите елементи и връзки

Логическа структура на проекта = Връзки “цел-средство”

Главна цел цел

Специфична цел цел (средство)

Резултати цел (средство)

Дейности цел (средство)

Ресурси средство
 Схема: Техническите връзки между елементите на проекта

тогава

Ако специфичната целтогава

е би трябвало да допринесе за
постигната постигането на Главната цел

тогава
Ако ресурсите са предоставени Дейностите могат да бъдат
извършени
тогава

Ако резултатите са използвани по Специфичната цел би трябвало да

предназначение бъде постигната

Ако дейностите са успешно Резултатите би трябвало да се

завършени получат

1.5.5.1. Предназначение на логическата рамка

 подпомагане на екипа, който разработва и осъществява проекта по-добре да структурира и формулира своите идеи и да ги
представи в ясен, стандартен формат.

 проверка на логиката на действие на проекта, като представя елементите на проекта в йерархична зависимост и предпазва
от смесването на ресурси, дейности, резултати и цели (главни и специфични). Ако стратегията е погрешна или логиката е
лоша, логическата рамка би трябвало да разкрие несъответствията, макар че сама по себе си, тя не може да създаде по-
добри стратегии.

 инструмент за подобряване на планирането и управлението на проектите.

1.5.5.2. Същност на логическата рамка

 Логическата рамка представлява таблица (матрица), чието изработване се подчинява на строга вертикална и хоризонтална
логика.

 Вертикалната логика на матрицата (логика на интервенцията)- определя какви са намеренията на проекта, изяснява
причинните връзки и конкретизира важните предположения и рискове, намиращи се извън контрола на управленческия
екип.

 Хоризонталната логика на матрицата (логика на ефекта) - е свързана с измерването на ефекта от осъществяването на

проекта и на използваните ресурси. Това се постига чрез конкретизиране на основни показатели на индикаторите за
напредък и източниците, чрез които могат да бъдат проверени.

Таблица: Логическа рамка на проекта

Описание Индикатори за Източници за доказване Рискове и предположения

напредък

Главна цел Каква е общата, по-обхватна цел, за
която ще допринесе проектът?
Специфична Какви са конкретните цели които ще
цел бъдат постигнати чрез проекта?
Резултати Какви конкретни постижения са
предвидени за постигане на
Кои са ключовите Какви са източниците на
индикатори, свързани с информация за тези
главната цел? индикатори?
Какви са Какви информационни Кои са факторите и условията,
количествените и източници има или могат които не се контролират пряко от
качествени да бъдат събрани? Какви проекта, но са необходими за
индикатори, които методи са необходими за пости-гането на тези цели? Кои
показват дали и в каква получаване на тази са рисковете?
сте пен са постигнати информация?
конкретните цели?
Какви са индикаторите, Какви са източниците на Какви външни фактори и
с които се измерва дали информация на тези условия трябвя да бъдат
 специфичните цели? Какви са и в каква степен индикатори? изпълнени, за да бъдат
ефектите и ползите от проекта? Какви проектът постига реализирани навреме очакваните
промени ще се генерират? предвидените резултати постижения и резултати?
и ефекти?
Дейности Какви ключови дейности трябва да Ресурси: Средства: Какви са необподимите пред-
бъдат осъществени и в каква Какви ресурси са Какви са средствата за поставки за започ-ване на
последователност, за да бъдат получени необходими за набавяне на ресурсите и проекта? Кои са рисковете
очакваните резултати? осъществяването на от къде ще се получат? контро-лирани от проекта?
всяка дейност?

МОДУЛ 3

ЧАСТ 2. БЮДЖЕТИРАНЕ, ИЗТОЧНИЦИ НА ФИНАНСИРЕНЕ И УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ

2.1. Бюджет на проекта

Бюджетът представлява остойностен финансов план на ресурсите на проекта, необходими за осъществяването на дейностите. Той
показва какво ще се прави, с колко пари ще се прави и кои са източниците на финансиране.

2.1.1. Предназначение на бюджета

 служи като инструмент за обвързване на дейностите със средства

 служи за остойностяване на ресурсите
 показва целесъобразността на разходите
 дава информация за ефективността на разходите
 дава информация за необходимите средства във всеки момент
 подпомага организацията в процеса на управление на проекта
 необходим е при кандидатстването за финансиране
 служи на донора за елемент от оценяването на проекта

2.1.2. Изисквания към бюджета

 да бъде съставен във валутата, определена от донора

 да бъде максимално реалистичен по отношение на цените (реално действащи пазарни цени към момента на изготвяне на
проекта)
 да бъде максимално точен при определяне на видовете разходи
 да кандидатствате точно за толкова пари, колкото ви трябват
 да убедите донора, че наистина това са необходимите и достатъчни суми (нито повече, нито по-малко)
 да изработите обосновка, показваща как сте получили посочените цифри
 обясненията към него трябва да бъдат подробни и изчерпателни

Донорите обикновено предоставят специален формуляр (Application Form) и изисквания (указания) за съставяне на бюджета. В тези
указания се посочва:

 видовете бюджети, които трябва да се изготвят

 вида на валутата, в която трябва да се изготви бюджетът
 размерът на средствата, за които може да се кандидатства (максимална, а понякога и минимална сума)
 максималната обща стойност на проекта
 размерът на собствено участие
 вида на собствено участие (финансов и нефинансов принос)
 други източници на финансиране
 вида на разходите
 допустими и недопустими разходи
 процентно съотношение между някои видове разходи и общата стойност на бюджета

2.1.3. Видове бюджети

 Бюджет по дейности
 Бюджет по видове разходи
 Бюджет по източници на финансиране
 Бюджет по етапи на финансиране
 Бюджет по време /месеци, години/
 Бюджет по териториален признак
 Бюджет по институционален признак

Формата и вида на бюджета обикновено се задават от финансиращата институция. Много често се изисква изработването на няколко
вида бюджети, които носят различна информация за необходимите средства. За улеснение се използват и комбинирани бюджети.

2.1.3.1. Бюджет по дейности

 трябва да следва логическата последователност на предвидените в проекта дейности

 остойностяването на всяка дейност става на основата на остойностяване на използваните ресурси
 остойностяването на ресурсите трябва да става на цените, валидни в момента на изготвяне на бюджета, като вземете
предвид очакваната инфлация
 бюджета по дейности дава представа за разпределянето на средствата за постигане на съответен ефект
 дава представа колко струва постигането на всеки резултат на проекта
 проверява се дали планираното разпределение на средствата между отделните дейности отговаря на степента на тяхната
важност
 Примерен бюджет на проект: “Издаване на учебно помагало по ........ “

Дейности Стойност %
1. Проучване и събиране на материали ххх
2. Разработване на учебното помагало ххх
3. Предпечатна подготовка ххх
4. Печат ххх
5. Разпространение ххх
6. Организационни разходи ххх
Общо разходи ххх 100

2.1.3.2. Бюджет по видове разходи

 изработва се на основата на план-графика на ресурсите, като те се групират по видове (бюджетни пера)

 водещият принцип е какъв вид е разходът, а не към каква дейност се отнася
 изчисляването на стойността на всяко бюджетно перо става на базата на количеството на всеки необходим ресурс и
неговата единична стойност (цена).
 определянето на цените на всеки разход става въз основа на набраната от организацията информация от оферти
 за всеки вид ресурс се определя и мерна единица
 обобщените данни по бюджетни пера се анализират и оценяват с оглед реалистичността на бюджета и възможностите за
оптимизация на някои от ресурсите

Разходни пера в бюджета:

 Възнаграждения
 Командировъчни (пътни, дневни, хотел)
 Разходи за оборудване (обзавеждане, техника)
 Материали и консумативи
 Административни разходи
 Издания
 Семинари / Конференции
 Други разходи

2.1.3.3. Бюджет по източници на финансиране

 Собствени средства
 Привлечени средства
- Безвъзмездни (грантове)
- Заемни
- От партньори

2.1.3.4. Бюджет по етапи на финансиране

 използва се при проекти, които се финансират на траншове

 размерът на траншовете и етапите на финансиране се определят от донора
 съществуват стандартни и индивидуални подходи
 този вид бюджет ни дава информация за необходимите средства през всеки етап от финансирането на проекта

2.1.3.5. Бюджет по време

 изготвя на базата на необходимите ресурси за фиксирани равнопродължителни периоди от време (месеци, години)
 дава информация за скоростта на изразходване на средствата в бюджета

2.1.3.6. Бюджет по териториален признак

 необходим е когато един проект се осъществява на различни териториални единици (държави, области, райони, общини,
населени места и др.)
 дава информация за разпределението на средствата по територии

2.1.3.7. Бюджет по институционален признак

 изисква се, когато в проекта участват различни институции и получават отделно финансиране
 важен е за международните проекти, където цените на ресурсите и счетоводните стандарти са различни

2.2. Технически проект (план).

Под технически проект ще разбираме съвкупната информация, която определя специфичността на проекта и е строго конкретна за
всеки проект.

Примери за технически проекти:

 Строителни проекти
 Научно-изследователски проекти
 Различни видове проучвания
 Въвеждане на иновации и технологии
 Земеделски проекти
  Проекти за преструктуриране
Изготвянето на технически проект се извършва от строго специализиран екип, който е необходимо да има достатъчно умения и опит в
съответната област.

2.3. Бизнес план, като проект

Бизнес планът е най-важният документ, който дава насоки за развитие на бизнеса. Той е средство за описание на целите на конкретен
бизнес и показва как тези цели ще бъдат постигнати за определен период от време.

Основни причини за изработването на бизнес план:

 Бизнес планът е работен документ за подобряване на работата на организацията като цяло.
 Бизнес планът има за цел да привлече финансиране за развитие на конкретно бизнес начинание (проект).

При някои донорски организации бизнес планът представлява част от формуляра за кандидатстване за финансиране, а при други е
отделен документ.

2.3.1. Съдържание на бизнес план, като част от проект

2.3.1.1. Резюме

Изискванията за изготвянето на резюмето са същите, както при проекта. Резюмето трябва да съдържа:
 Сектор на дейност
 Предложението и какво ще е влиянието му за сектора
 Защо ще успеете? (силни страни)
 Какво искате от читателя /донора, инвеститора/?
 Кои сте вие и защо да ви вярват?

В резюмето трябва да посочите:

 Обща стойност на инвестицията
 Исканото финансиране
 Очаквана възвращаемост

2.3.1.2. Данни за фирмата

 Какъв е бизнесът и с какво се занимавате?

 От кога работи фирмата?

 Каква е структурата на собственост?

 Какъв е размерът на бизнеса (оборот, печалба, служители)?

 Има ли други дейности?

2.3.1.3. Описание на бизнеса

А. Отрасъл
Отрасълът трябва да бъде точно дефиниран, за да могат да се определят тенденциите му за развитие.

Б. Пазари
 Каква е структурата на пазара?
 Каква е вашата позиция на пазара?
 Кои са вашите клиенти? (целеви пазар)
 Защо ще изберат вашия продукт или услуга?
 Кои са вашите конкуренти?
 В коя област се конкурирате – цена, качество, редовни доставки и др.?
 Как разпространявате вашите продукти?

В. Предлаган продукт или услуга

 Какво произвеждате и какви са неговите особености?
 Как го произвеждате? (използваната технология)
 Къде го произвеждате?
 Притежава ли бизнесът някакви патенти или изключителни права?

Г. Снабдяване
 Кои са основните суровини, които използвате?
 Броят на доставчиците ограничен ли е?
 Зависим ли сте твърде много от един снабдител?
 Можете ли да гарантирате увеличаване на доставките?
 Стабилни ли са цените на суровините?
 От какво зависят те?
 Опасности при снабдяването

Д. Дейности и производствен процес

За описанието на дейностите важи същото, както за дейностите по проекта. Съобразете къде трябва да разработите тази част. За
производствения процес може да приложите технически план.
 Е. Структура за управление
Тук важи същото, както за структурата за управление на проекта.
Изискванията за написване на бизнес плана са същите, както и за написването на проекта. При кандидатстване за финансиране на
бизнес проект се изискват много допълнителни приложения – договори, разрешителни, лицензии и др. Внимателно прочетете
указанията за тях и ги приложете.

2.3.2. Маркетингов план, като част от проект

Ролята на маркетинговия план е централна при разработването на бизнес проекти. Той трябва да е съобразен с цялостната
маркетингова стратегия на организацията.

2.3.2.1. Съдържание на маркетингов план

2.3.2.1.1. Структура и развитие на пазара, на който се оперира

 Териториален обхват на пазара

 Местен
 Регионален
 Национален
 Международен

 Големина на пазара
 Общи продажби на пазара
 Нашият пазарен дял

 Развитие на пазара
На базата на социално-икономическото положение определете тенденциите за развитие на пазара.

 Целеви пазар
Под целеви пазар се разбира желаният от фирмата пазарен сегмент, където ще се продават стоките или услугите. В кой главни
или комбинирани пазарни сегменти сте се насочили?
 “Високо качество-висока цена”
 “Средно качество-средна цена”
 “Ниско качество-ниска цена”

2.3.2.1.2. Конкуренти

 вид и брой на конкурентните фирми

 категоризация на конкурентите
 възможности за навлизане на нови фирми на пазара

2.3.2.1.3. Клиенти (потребители)

 вид и брой потребители въобще

 категоризация на потребителите
 частни потребители/фирми потребители
 сегментация на потребителите
 лица или фирми неизползващи продукта и потенциални клиенти

2.3.2.1.4. Дистрибутори (търговци представители)

 вид и брой на дистрибуторите

 категоризация на дистрибуторите

2.3.2.1.5. Прогноза за бъдещето

 промяна на големината на пазара (общо и по сегменти)

 нови тенденции в потреблението (включително нови целеви групи, промяна на вкусовете на клиентите, цени, влияние на
макросредата)
 промени в конкуренцията (включително нови директни или потенциални конкуренти)
 съществени промени в търговската мрежа (включително нови пласментни канали)
 нови технологии

2.3.2.1.6. Конкурентно предимство

За да навлезете или разширите присъствието си на пазара, трябва да има нещо, с което да превъзхождате конкурентните фирми.
Посочете го ясно, по възможност подкрепено с кратък анализ, конкретни данни, експертна оценка.

2.3.2.1.7. Ценообразуване

Съществуват четири основни етапа за определяне на цената:

 изчисляване на разходите (определяне на себестойността)
 сравняване на цените с конкуренцията
 съобразяване с очакванията на потребителите
 определяне на печалбата
2.3.2.1.8. Промоции и реклама

В тази част на плана посочете как ще представяте и рекламирате вашата продукция. Как клиентите ще разберат за вас?

2.3.3. Финансова информация

За да бъде бизнес планът ви убедителен, той задължително трябва да съдържа финансова информация. Най-малко ще ви се наложи да
изготвите:
 отчет за приходите и разходите (ОПР) и прогноза
 отчет за паричните потоци (ОПП) и прогноза
 баланс и прогноза за края на проекта

Донорите обикновено изискват осчетоводяването на проекта се извършва в отделни сметки.

На базата на миналите резултати и бъдещите прогнози, направете анализ как проекта ще се отрази на фирмата като цяло и как ще
въздейства на развитието на фирмата след неговото приключване.

2.4. Рискове на проекта

Под риск се разбира вероятността да се сбъднат определени неблагоприятни събития, които да окажат отрицателно влияние върху
осъществяването на проекта.

2.4.1. Същност на риска

Под рискове на проекта се разбират всички фактори (ситуации, събития, условия или решения), необходими за успешното протичане
на дейностите, получаване на планираните резултати и осъществяване на целите на проекта.

2.4.2. Източници на риск

2.4.2.1. Външни рискове на проекта

Външните рискове на проекта са свързани със заобикалящата го среда. Външните рискове се съдържат в следните области:
 актуалност на проекта
 сходство на целите на проекта със стратегиите за развитие
 институционална среда на проекта
 законова и нормативна уредба
 политически фактори
 общественото мнение
 проблеми, свързани с опазването на околната среда
 влияние върху целевите групи и заинтересованите страни
 опасения, че крайните резултати ще отговарят на изискванията, но не на очакванията

2.4.2.2. Вътрешни рискове

Това са заплахите проектът да не може да реализира крайните си резултати в рамките на определеното време и средства поради вътрешни
за организацията причини. Тези рискове могат да се управляват ежедневно от екипа, изпълняващ проекта.

Източници на вътрешни рискове:

 проблеми с доставките на стоки и услуги

- проблеми с намиране на доставчици
- проблеми със сключване на договорите
- проблеми с навременното доставяне на стоките и услугите
- проблеми с монтаж и пускане в експлоатация на машини
- проблем с качеството на стоките и услугите

 проблеми, свързани с организационни фактори

- нецелесъобразна организационна стуктура на екипа на проекта
- допълнителна ангажираност на персонала
- липса на управленски опит
- проблеми в екипа
- проблеми с партньорите
- недостиг на умения

 проблеми, свързани с определянето на резултатите:

- да има пропуски при определянето на резултатите
- невъзможност да се определят достатъчно добре изискванията към резултатите
- невъзможност изискванията да се изпълнят в пълна степен, като се използват наличните средства и подходи
- наличие в проекта на иновации
- проблеми с контрола на качеството
- риск, че специфичните изискания към резултатите няма да бъдат реализирани изцяло
След като се идентифицират рисковете и техните източници, те се записват в регистър на рисковете, който се следи и обновява по време на
изпълнението на проекта.
2.4.3. Анализ на риска

Анализът на риска е пряко свързан с управлението на риска. Той показва, че сте наясно с възможните рискове и заплахи и че сте ги преценили
внимателно.

Анализът включва следните дейности:

 идентифициране на рисковете - определяне на потенциалните рискове за проекта

 измерване на риска - определяне на важността на всеки риск, чрез оценка на вероятността неблагоприятното събитие да се случи и
последиците от това

 оценка на риска - решение дали равнището на даден риск е приемливо, или ако не е какви дейности да се
предприемат за намаляването му

Резултатите от анализа се отразяват в регистър на рисковете, като:

 Записват се всички идентифицирани рискове

 Определя се важността на всеки от тях по определена скала
 Определя се вероятността на всеки да се сбъдне
 Изчислява се оценката на всеки риск, като произведение от важността и вероятността
 Оценката на риска на целия проект е равен на най-голямата от оценките на отделните анализирани рискове
 Определят се мерките за контрол на риска

Схема: Примерен регистър на рисковете

Рискове Важност Вероятност Оценка Мерки за контрол

от 1 до 10 от 0,01 до 1 от 0,01 до 10
(от1 до 100%)
1. Доставка на материали 6 0,05 0,30
 Доставка на машини 10 0,10 1

3. Обучение на персонала 7 0,50 3,5

.................... .....

Общ риск на проекта .....

2.4.4. Предпоставки и предварителни задължения

Предварителните задължения са условия, които задължително трябва да съществуват преди започването на проекта.

Предпоставките са условия, които са необходими за ефективното изпълнение на проекта, но не са задължителни за започването му.

Предпоставките и предварителните задължения могат да бъдат:

 нови закони
 приемане на нормативни актове
 административни, нормативни, икономически облекчения
 наличие на база
 наличие на персонал
 наличие на техника и др.

2.4.5. Управление на риска

Дейностите, които могат да се предприемат за управление и контрол на риска могат да бъдат разделени на следните групи:

 неприемане (отхвърляне на проекта)

 предотвратяване
 намаляване
 прехвърляне
 предвиждане на резервен вариант в случай на реализиране на риска
 приемане

2.4.6. Степен на важност рисковете

2.4.6.1. Неприемливи рискове

Това са рискове, които са толкова големи, че поставят в опасност изпълнението на проекта и е много вероятно да го възпрепятстват. Тези
рискове не могат да се предотвратят или намалят. Те водят до отхвърляне на проекта.
Пример за такъв тип рискове е започването (или включването) на дейност, която изисква специално разрешение или лиценз без да сте си ги
осигурили предварително.

2.4.6.2. Приемливи рискове

Това са рискове, които не са големи и не застрашават в значителна степен изпълнението на проекта. При тези условия, рисковете се
приемат, като се записват в регистър на рисковете и трябва да се следят непрекъснато по време на изпълнението на проекта.
2.4.6.3. Условно приемливи рискове
Това са рискове, които са важни за изпълнението на проекта, но могат да се предотвратят или намалят, ако проектът се преработи
или се предприеме друга по-подходяща алтернатива за реализацията му. Това може да се постигне, ако:

 ясно са посочени всички направени допускания за успешното изпълнение на проекта

 направени са предвиждания за осигуряване на необходимия персонал
 описани са недвусмислено отговорностите на всяка институция - участник в проекта
 предполага се, че съществуващия начин на работа няма да се промени съществено
 отчетени са възможните бюрократични и други закъснения
 планирано е редовно наблюдение и контрол на проекта
 изяснени са причините, поради които даден риск може да се приеме
 определени са предпоставките или предварителните задължения. Тук се отнасят и дейностите по прехвърляне на риска на трети
страни (примерно на застраховател).
 предвиден е план за извънредни действия и непредвидени разходи, в случаите ако риска се сбъдне

2.5. Източници за финансиране

2.5.1. Възможни подходи при търсенето на източници за финансиране

 Вариант 1 - ако имате вече разработен проект, трябва да търсите подходящ донор
Предимства: проектите са обмислени добре и съвпадат с дейността на организацията и желанията на участниците
Недостатъци: да не намерите подходяща програма

 Вариант 2 - ако намерите подходяща програма, тогава да разработите проект

Предимства: проекта обикновено отчита приоритетите на програмата и има по-големи шансове да бъде финансиран
Недостатъци: невинаги тези приоритети съвпадат с приоритетите, възможностите и желанията на организацията

2.5.2. Изисквания на финансиращите организации

 Всеки донор има своя мисия и цели

 Проектъ т тр я б в а д а отгов а р я т н а ц ели те н а донора и програмата
 Приоритетите на проекта трябва да са идентични с тези на финансиращата организация
 Формулярите за кандидатстване трябва да се изготвят съгласно указанията за попълването
 Финансовите параметри на проекта да отговарят на изискванията на донора
 Проектът да е съобразен с критериите за оценка
 Ус т а н о в е т е к о н т а к т с финансиращата организация за консултации

2.5.3. Информационен пакет на програмата

2.5.3.1. Обща информация за програмата

Описват се накратко историята на програмата, целите които си поставя, и приоритетните области, които се подпомагат от нея.

2.5.3.2. Правила за кандидатстване

 Критерии за право на участие

 Указания за изготвяне на проекта и попълване на формуляра
 Оценяване и подбор на проектите
 Решение за финансиране

2.5.3.3. Правила за изпълнение на проектите

 Процедура за сключване на договори за финансиране

 Процедура за финансиране
 Условия за изпълнение на проекта
 Процес на наблюдение и контрол

2.5.3.4. Формуляри за кандидатстване и приложения

 Апликационна форма за написване на проекта

 Форма на бюджета
 Форма на логическата рамка
 Форма за план – графиците

2.5.4. Стратегии за получаване на финансиране

“Десет заповеди за получаване на финансиране”

 Търсете
 Ухажвайте
 Бъдете конкретни
 Подсигурете собствен принос и други донори
 Бъдете убедителни
 Бъдете ясни
 Бъдете точни
 Бъдете достъпни
 Бъдете оптимисти
 Благодарете
“Десет златни правила за писане на проект”

 Уловете вниманието на донора и го задръжте

 Използвайте езика на донора
 Бъдете позитивни
 Изразявайте се разбираемо и конкретно
 Бъдете реалистични
 Следвайте теорията за “коктейлните хапки”
 Използвайте указанията на донора
 Фукусирайте се върху един проблем
 Внушавайте доверие и сигурност
 Предайте пълен и завършен вариант

2.6. Написване на предложение за проект

2.6.1. Елементи на типизирания формуляр (Application forms)

 Наименование на проекта
 Наименование на кандидатстващата организация
 Обща информация, за проекта:
 продължителност
 обобщение на бюджета
 кратко резюме

 Подробна информация за проекта

 обосновка
 главна цел
 специфични цели
 целеви район
 целева група
 преки бенефициенти (ползватели)
 методология
 основни
 резултати
 партньори
 структура за управление
 система за мониторинг и контрол
 устойчивост на проекта
 рискове
 публична отчетност и популяризация
 екип на проекта с длъжностни характеристики
 координати за връзка

 План за действие и план – график на дейностите

 Бюджет и обосновка на бюджета
 Логическа рамка на проекта – попълнете матрицата
 Информация за кандидатстващата
 Информация за организациите-партньори
 Декларация от кандидатстващата организация
 Декларация за партньорство
 Други приложения и документи според изискванията
 Автобиография на ръководителя на проекта
 Автобиографии на други членове на екипа
 Устав на организацията
 Документи за регистрация – съдебно решение, данъчна регистрация, булстат
 Банковата сметка на организацията
 Данъчни декларации за предишни години
 Препоръчителни писма
 Писма за допълнително финансиране
 Писма за безвъзмездно участиe
 Оферти
 Предварителни договори, ако е необходимо

 Допълнителни приложения
 Маркетингов план
 Бизнес план
 Технически проект

Ако финансиращата институция няма специални изисквания към формата за написване на проекта, то напишете проекта, като се
съобразите с посочените по-горе изисквания.
Преди да изпратите предложението, проверете внимателно дали сте спазили всички изисквания на донора: формални условия,
срок, необходими приложения и т. н.

2.6.2. Слабости при разработване на предложението

 Неправилният избор на програма

 Липса на съответствие между целите на програмата и приоритетите на кандидатстващата организация
  Неубедителна обосновка на проблема
 Неспазване на логиката на проекта
 Техническа неизпълнимост
 Неотчитане на социалните и макроикономически ограничения
 Неправилно разпределение на времето
 Пропуски в методологията на проекта
 Липса на доказателства за устойчивостта на проекта
 Недостатъчен капацитет на кандидатстващата организация и партньорите
 Пропуски във финансовата част на предложението за проект
 Не са изпълнени условията за собствено съфинансиране
 Липса на иновативност
 Липса на план за управление на проекта
 Проектът е неясен и труден за четене, използвани са прекалено много термини
 Проектът няма добър външен вид
 Не са спазени условията за формата за кандидатстване
 Формулярът е непълен
 Липсват приложения
 След изтичане на проекта, целевата група не може си позволи да започне да плаща за това, което преди е получавала
безплатно.

МОДУЛ 4
2.7. Оценка на предложението за проект

Оценката на проекта е процес на критичен анализ на изготвения проект по отношение на неговата полезност, приемливост на
поставените цели и предвидените дейности, логичност, изпълнимост и потенциална ефективност.

2.7.1. Резултат от оценката

 приемане на проекта
 отхвърляне на проекта
 връщане на проекта за преработка (с указания)

2.7.2. Въпроси към йерархичните елементи на проекта

 Ясно и пълно ли е описан съответният елемент?

 Ако Не, може ли да бъде преработен?
 Ако Не, необходима ли е допълнителна информация?
 Ако Да, каква?
 Съществува ли ясна логическа връзка с другите елементи?
 Ако Да, може ли да се посочи?
 Съществуват ли компоненти на елемента, които не са свързани с елементите по-долу и по-горе в йерархията?
 Има ли липсващи компоненти?
 Ако Да, да се посочи кои трябва да отпаднат или да се включат.
 Описано ли е как елементът ще доведе до постигането на по-горния елемент в йерархията; ясна и логична ли е връзката?

2.7.3. Критерии за оценяване на проект

2.7.3.1. Административни изисквания ( задължителни)

 Документите да са получени навреме

 Документите да са получени по начина определен от донора – начин на доставка, опаковка, надпис
 Предложението за проект да е подписано и подпечатено от кандидата
 Предложението да е представено в необходимия брой оригинали и копия
 Формулярът да е изцяло попълнен
 Декларациите за участие и партньорство да бъдат подписани и подпечатени
 В предложението да са включени всички необходими документи и приложения

2.7.3.2. Право за участие (задължителни)

 Право на участие на организациите – да отговарят на изискванията за юридически статут, годишен оборот, предмет на
дейност, време на съществуване и др.
 Съответствие с приоритетните области на програмата
 Съответствие с целевите групи
 Подсигурен собствен принос
 Съответствие с изискванията за изработка на бюджета

2.7.3.3. Качество на проекта (според експертна оценка)

 Степен на съответствие с потребностите на целевите групи.

 Степента на познаване на проблемите на целевите групи
 Адекватност на предлаганите решения и тяхното съответствие на проблемите
 Точното описание на целевите групи
 Методология
 Оценка на целите на проекта
 - Ясни и добре формулирани цели
- Малко и взаимносвързани специфични цели
- Реалистични цели
 Оценка на резултатите и дейностите
 Спазена ли е логиката на проекта
 Качество на план – графика на дейностите
 Оценка на ефекта
 Устойчивост
 Ефективност
 Ефект на проекта

2.7.3.4. Качество на бюджета (според експертна оценка)

 Съответствие на бюджета с инструкциите

 Съответствие на разходите с дейностите по проекта
 Ефективност на разходите

2.7.3.5. Качество на кандидата

1. Капацитет на водещата организация

2. Участие на партньорите
3. Подкрепа на други организации

2.7.4. Принципи на процеса на подбор

 Предложенията за проекти се оценяват в съответствие с изискванията на съответната програма

 Не се предоставя информация относно прегледа, оценките и решението за одобрение на проектите на външни лица
 Всеки един от оценителите подписва декларация за безпристрастност и поверителност
 Член на комисията, който е имал или има отношение с някои от кандидатите, трябва да го оповести и да се оттегли от процеса на
оценка и подбор.
 Обявява се срокът за оповестяване на резултатите
 Публично се оповестяват финансираните проектите
 Организациите, участващи в конкурса, получават уведомителни писма

2.7.5. Договори за финансиране на проекти

 Номер или код на договора

 Сума по договора
 Продължителност на договора
 Страни по договора
 Предмет на договора и наименование на проекта
 Срок за изпълнение на проекта
 Финансиране на проекта – обща сума, етапи на финансиране, изисквания при финансиране
 Техническа и финансова отчетност, организация на плащанията
 Адреси за контакти

Неразделна част от договора са проектът и бюджетът на проекта.

2.7.6. Условия за прилагане на договорите

2.7.6.1. Общи и административни разпоредби

 Общи задължения
 Задължения свързани с финансовата и техническата отчетност
 Отговорности
 Конфликт на интереси
 Поверителност
 Публичност
 Право на собственост
 Оценяване на проекта
 Промени в договора
 Възлагане
 Условия за прекратяване на договора
 Изпълнение, удължаване, прекратяване и краен срок на договора
 Приложим закон и компетентни съдилища

2.7.6.2. Финансови разпоредби

 Възстановими разходи
 Плащания и лихви върху просрочени плащания
 Счетоводни сметки и технически и финансови проверки
 Окончателен размер на средствата, предоставени от ЕС
 Връщане на безвъзмездната помощ
2.8. Изпълнение на проекта. Етапи

2.8.1. Начало на проекта

 Изпълнителят назначава управленския екип, който е предварително определен и посочен в проекта.

 Управленският екип мобилизира необходимите за началото на проекта ресурси - офиси, оборудване, комуникации,
помощен персонал.
 Екипът установява първоначалните си контакти
 Започва работа за събиране и анализ на информация, необходими за изпълнението на проекта
 Изготвя се по-подробен, по-точен план за изпълнение на проекта

2.8.2. Същинско изпълнение

 Изпълнение на дейностите
 Наблюдение на сроковете, качеството и разходите за реализиране на резултатите на проекта
 Събиране на информация за напредъка на работата
 Регистриране на промените
 Анализ на ситуацията и съпоставка на получените резултати с планираните
 Предприемане на корективни действия, ако е веобходимо
 Отчитане пред възложителя

2.8.3. Приключване на проекта

 Проверява се до каква степен са постигнати целите на проекта

 Отчитат се получените реални резултати
 Правят се препоръки за последващи дейности
 Обобщава се опитът от реализирането на проекта, който да се използва в бъдеще
 Изготвя се краен доклад
 Оценява се крайният доклад
 Изпълнителят разпуска организационната структура на проекта н прекратява използването на ресурсите за нуждите на проекта

2.8.4. Управление на проекта

Управлението на проекта осигурява пълноценното взаимодействие на участниците в екипа за реализиране на проектните цели чрез
изпълнение на предвидените дейности в рамките на осигуреното финансиране.

2.8.4.1. Управление на човешките ресурси

Управлението на човешките ресурси е комплекс от функции, които всяка група от хора трябва да изпълнява, за да бъде
постигната поставената цел. Управлението означава отговорност и отчитане.
 Определяне на организационната структура
 Подбор на персонал
 Назначаване на персонала
 Изпълнение на задълженията
 Наблюдение и контрол
 Мерки за отстраняване на проблемите
- Недобре работещ персонал
- Доброволци, които не желаят да сътрудничат
- Хора, които не одобряват осъществяването на проекта
 Приключване на проекта

2.8.4.2. Финансово управление

 трябва да се разработят ясни финансови процедури, които да бъдат известни на всички партньори по проекта и на
персонала
 да се открие отделна банкова сметка на проекта
 средствата за изпълнението му да се отделят в самостоятелни сметки
 изразходването на средствата да се следи и отразява от счетоводителя
 да се следи законосъобразността на разходите
 всеки получен приход и извършен разход да бъдат придружени от първичен и вторичен счетоводен документ
 финансовите документи да се описват в касова книга
 счетоводителят да организира финансовата дейност и вътрешния контрол, да води счетоводството и изготвя счетоводните
отчети
 периодично да се прави кратък финансов отчет за текущото състояние на проекта
 отчетите се изготвят по необподимия формат с приложение на копия от първичните документи
 да се прави съдържателен отчет, който проследява хода на проекта, постигнатите резултати и възникналите проблеми, като
предлага и решения за преодоляването им.
 финансовият и съдържателният отчет да са съпоставими

2.8.4.3. Управление на дейностите

 да се определи отговорник, който да следи дали работата по проекта се извършва съгласно планирания план

 да се създаде организационна система за ефективно взимане на решения

  непрекъснато да се следи на хода на проекта

 редовно да се правят отчети по проекта

2.8.4.4. Връзки с обществеността

Информирането на обществеността за хода на проекта е важна задача на организацията – изпълнител.

Разпространяването на информация за проекта широката общественост е важен елемент от управлението и реализацията на проекта. В
много случаи това е един от критериите за успех на дадения проект.
Препоръки:
 Изгответе съобщения в пресата
 Организирайте пресконференции
 Участвайте в предавания на медиите
 Бъдете видими
 Организирайте публични изяви

МОДУЛ 5

2.9. Мониторинг и контрол върху изпълнението на проекта

 Мониторингът и контролът е тази част от цялостния план за управление на проекта, която следи за правилното изпълнение
на оперативните планове
 Те осигуряват на ръководителя инструменти, които определят дали организацията се приближава към планираните цели
 Системата информира ръководителя за отклонения от планираните резултати и важността или размера на тези отклонения.
 Препоръчва корективни действия и алтернативни курсове на поведение
 Контролът е механизъм за привеждане на действителните резултати в съответствие с изготвените планове

2.9.1. Какво е мониторинг

Мониторингът е текущо наблюдение от страна на управленския екип и финансиращата институция за осигуряване на ресурсите,
извършването на дейностите, реализирането на резултатите и постигането на целите, съгласно плана на проекта.

Предназначението на наблюдението е ефикасното и ефективно изпълнение на проекта чрез получаване на обратна връзка към
всички управленски равнища.
 Първото ниво е донорът на проекта.
 Второто ниво са ръководителите на управлението
 Третото ниво са специалистите по планиране и анализ
 Четвъртото ниво са оперативните ръководители
 Петото ниво са целевите групи и широката общественост

2.9.1.1. Цел на мониторинга

 да прецени напредъка на даден проект на фона на заявените цели, с помощта на посочените показатели
 да посочи източниците на информация относно тези показатели
 да гарантира надеждни, уместни и лесно проверими показатели
 да подпомага управлението на проекта, като дава възможност да се установят потенциалните пречки за осъществяването
му
 да предлага стратегии за преодоляването на пречките
 обект на наблюдение са всички елементи, които могат да се отразят критически на проекта; ресурси, дейности, резултати,
цели, външна среда на проекта

2.9.1.2. Основните елементи, които се наблюдават:

 времето, количеството и качеството на ресурсите, дейностите и резултатите

 бюджета и разходите
 себестойността
 работата на екипа
 промените във външната среда на проекта, които могат да повлияят на изпълнението на проекта или на постигането на неговите
цели
 използване на резултатите на проекта от страна на целевата група

Наблюдението на ресурсите, дейностите и резултатите се извършва по отношение на:

 работния план
 стандартите за качество
 нормативи за работа (време за извършваме на определена дейност)

Наблюдението на бюджета и разходите включва:

 контрол по отношение на общия бюджет на проекта

 контрол по елементи на бюджета
 контрол на себестойността (разходите за единица)
Мониторингьт може да бъде дефиниран като описание на събития и условия в границите на определен период от време. Системата
съдържа методите и инструментите, с които се измерва, оценява и се предоставя информация на ръководителите за това до каква
степен са постигнати поставените цели. След получаване на информацията ръководителят на проекта използва получените данни за
налагане на контрол.
Изготвят се доклади, които отговарят на следните изисквания:

 да включват само изискваните данни

 да не съдържат излишна информация
 да се разглеждат изключенията (отклоненията)
 да се идентифицират проблемите
 да предлагат решения
 да се представят се в необходимия срок.

2.9.1.3. Изисквания към системата за мониторинг

 информацията да пристига навреме, в подходяща форма и да е насочена към ключовите проблеми

 правилно да се определи честотата на наблюдението и характеристиките на наблюдаваните елементи
 мониторингът да бъде извършван достатьчно често, за да могат да бъдат коригирани отклоненията от направените планове
 да се предвидят финансови средства за осъществяването на мониторинга
 системата да бъде икономична и да оправдава средства за нейната поддръжка

2.9.2. Контрол върху изпълнението на проекта

 Смисълът от извършването на мониторинг е да се оказва контрол върху изпълнението на проекта.

 Управленският контрол използва събраната информацията от извършеното до момента за разработване на необходимите
бъдещи действия.
 Контролът трябва да бъде извършван на ранен етап - всяко отклонение трябва да бъде набелязвано и докладвано на
ръководителя възможно най-бързо.
 Отклоненията трябва да бъдат идентифицирани достатъчно рано, за да могат да бъдат предприети корективни действия
преди изпълнението на проектните цели да е пострадало сериозно.

2.9.2.1. Контрол върху разходите

Всяка организация разработва своя система за контрол на разходите в зависимост от своите специфични дейности.
Общи критерии на системата за контрол:
 Отчетната информация да отразява действителнитите разходи, съпоставени с планираните
 Отчетната информация да бъде навременна и да бъде предоставяна в такива периоди, които ще позволяват на
ръководството да взима решения при възникнали проблеми
 Набирането на информацията и отчитането на разходите да не се превръща в пречка при изпълнението на проекта.
 Отчетът за състоянието на разходите се разработва в зависимост от счетоводната практика на организацията и от
изискванията на донора към формата на отчета.

2.9.2.2. Контрол върху качеството

 Осигуряването на качеството е процес на установяване на стандарти за изпълнение на проекта, измерване и оценка на

изпълнението на тези стандарти, изготвянето на отчети и предприемане на корективни действия, когато има отклонения от
стандартите.
 Контролът върху качеството е механизъм , който е свързан с наблюдение, тестване, набиране и анализ на необходимата за
целта информация.
 Всяка организация сама разработва система за контрол.
 Планирането на система изисква да се дефинират критерии, на които да отговарят постигнатите резултати и начините за
съпоставянето им с планираните.

2.9.3. Система за мониторинг и контрол

Изисквания към системата за мониторинг и контрол:

 да бъде разбираема за хората, които ще я използват

 да е свързана с цялостната организация
 да съобщава за отклоненията от плана през определени интервали от време, така че да бъде възможно предприемането на
корективни действия преди последиците да са станали сериозни
 да бъде достатъчно гъвкава, за да е в крак с промените в организационната среда
 да посочва характера на корективните действия, които да върнат проекта обратно към плана
 да бъде езиково и визуално добре
 да бъде разработена с активното участие на всички хора и групи, включени в проекта.

2.10. Отчитане и оценка на изпълнението на проекта

2.10.1. Изисквания към отчета на проекта

 предоставя на донора информация за средата и факторите, влияещи върху определени социални процеси; обратна връзка за
постигнатите цели и ефективността на определен тип проекти
 донорите изграждат своята политика за финансиране на определени типове проекти
 предоставят на донора информация за капацитета, който трябва да притежават организациите за успешно реализиране на
проект
 мотивират донорската политика при избора на подкрепяни организации
  създават прозрачност пред обществото за дейността
 организацията изгражда своя имидж пред донори и програми за привличане на следващи финансирания

2.10.2. Съдържание на отчета

 Кратка обща информация за проекта

 Период на осъществяване
 Оказана подкрепа — донори, партньори
 Обхват на проекта — географски, целева група и т.н.
 Информация за екипа
 Описание на осъществените дейности
 Трудности, които са преодолени и по какъв начин
 Оценка на постигнатите резултати
 Оценка на настъпилите промени в капацитета на организацията
 Препоръки относно осъществяването на подобни проекти
 Приложения

2.10.3. Финансов отчет

 гарантира пред донора целесъобразното разходване на проектните средства

 създава прозрачност пред обществото
 следи балансирането на получените средства и извършените разходи по проекта
 предупреждава за потенциална опасност от преразход или неусвояване на средства
 финансовите данни да бъдат отразени в счетоводството
 документооборота да позволява съпоставяне на първичната документация по проекта с финансовия отчет
 завеждане на първичната документация в отделни регистри с оглед лесна проверка
 всеки документ да бъде датиран и всеки месец да има отделно досие
 финансовите отчети да съответстват по формат на бюджета
 документацията да се води по категории
 квитанциите и фактурите за всяко плащане да се пазят няколко години след приключването на проекта
 отчетите да се изготвят в предварително указаните от донорите срокове
 във финансовия отчет трябва да е указана валутата, в която се представят разходите и периодът, за който те се отнасят
 финансовият отчет трябва да съдържа информация за останалите неизразходвани средства по проекта
 донорската организация предоставя предварително подготвен финансов формуляр

2.10.4. Стратегия за “излизане” от проекта

 ако проектът се нуждае от средства, за да продължи да съществува, потърсете нови донори и партньори
 погрижете се за документацията и финансите
 предоставете отчетен доклад на всички заинтересовани
 ако сте открили банкова сметка по проекта, закрийте я
 преценете дали да не запазите работната група и да помислите за други проекти
 уведомете хората и организациите, които са ви финансирали, че работата е приключила успешно и им благодарете
 изгответе материали за публикуване
 организирайте тържество и поканете всички, които са участвали в проекта

III. ПРОДЪЛЖЕНИЕ НА ЧАСТ 2 – ОЦЕНКА НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО, ОЦЕНКА НА ВЪЗДЕЙСТВИЕТО

2.10.5. Оценка на изпълнението

Оценката на изпълнението на проекта представлява планиран процес на систематично и обективно определяне на оправдаността
(икономичността), ефективността, ефикасността и въздействието на проекта в контекста на неговите цели.

Тя представляват непрекъснат процес, който продължава по време на изпълнението на проекта и след неговото приключване.

2.10.5.1. Видове оценки според етапа на реализация на проекта

 Текуща оценка
 Крайна оценка
 Последващата оценка
На всеки ключов етап трябва да се анализират следните въпроси:
 Използваме ли ефективно своите ресурси (време, пари, оборудване, персонал)?
 Ако сме изостанали от разписанието със сроковете или сме надвишили бюджета, защо се е случило това?
 Това ли са резултатите, които очаквахме да постигнем досега?
 Коя част проработи най-добре и защо?
 Какво мислят другите (особено местната общественост) за това, което сме постигнали досега?
 Промени ли се нашата методология по време на проекта и ако се е променила, защо?
 Ще бъде ли трайна ползата от проекта?
 Как можем да подобрим постигнатото?

2.10.5.2. Оценка на ефективността и икономичността

Тази оценка определя дали изпълнението на проекта включва придобиването, съхраняването и използването на ресурсите по един
икономичен и ефективен начин и причините за неефективността или неикономичността.

Анализът на тази оценка ще ни покаже дали организацията:

 е придобила правилния вид, качество и размер ресурси на добра цена

  добре е съхранявала и поддържала ресурсите си
 избягнала е дублиране в работата на служителите, както и задачи, които са били безсмислени
 избягвала е бездействие или раздуване на щата
 използвала е ефективни оперативни процедури
 използвала е оптимален размер ресурси при изпълнение на проекта в срок
 е използвала правилни процедури по възлагане и договориране
 изградила е добра система за управленски контрол за измерване, отчитане, наблюдение на икономичността и ефективността
на проекта
 ползвала е измерители на ефективността и икономичността, които са надеждни и валидни

При ползването на донорски средства от публични фондове основен критерий е спазването на нормативните
изисквания за организиране на обществени поръчки при доставките на стоки и услуги за нуждите на проекта.

2.10.5.3. Оценка на въздействието

Тази оценка определя доколко поставените специфични цели са изпълнени и действителното въздействие и резултат от проекта.

Анализът на тази оценка може да ни покаже:

 дали главните и специфични цели на проекта са били правилно определени
 до каква степен са постигнати специфичните цели на проекта
 какви постижения са достигнати в резултат на изпълнението на проекта
 кои са факторите, които пречат на доброто изпълнение
 дали ръководството е разгледало такива алтернативи, при които резултатите биха се достигнали на по-ниска цена
 дали резултатите от проекта допълват, дублират, припокриват или противоречат на други резултати
 начини за по-доброто изпълнение на проекта
 дали управленските системи за измерване, мониторинг и контрол и отчетност по проекта са удачни
 дали измерителите за изпълнението са достоверни и надеждни
 екипът да осигури наличието на надеждни данни за анализ на оценката на изпълнението
 донорът трябва да разбере дали усилията по изпълнението на проекта са ефективни
 анализът на оценката на изпълнението на проекта служи за база за разработване на следващи проекти.