BAN KIỂM SOÁT

Phòng Kiểm toán Nội bộ

BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Kiểm toán Chi Nhánh Hải Phòng và Phòng giao dịch Ngô Quyền

TP.HCM, tháng 06/2010

Ngày 09 tháng 06 năm 2010.

Kính gửi: Ông Phạm Thống Nhất, Giám đốc Chi nhánh Hải Phòng.
Bà Dương Thị Kim Chi, Phó Giám đốc Chi nhánh Hải Phòng.

Đồng kính gửi: Ban Kiểm soát.

Ông Đăng Quang Minh, Phó Tổng Giám đốc.

Kính thưa: Ông Phạm Thống Nhất,

Căn cứ theo kế hoạch kiểm toán nội bộ năm 2010 được phê duyệt bởi Ban Kiểm soát và Hội
đồng Quản trị Ngân hàng Thương mại Cổ phần An Bình, Nhóm kiểm toán nội bộ đã tiến hành
kiểm toán hoạt động Chi Nhánh Hải Phòng và Phòng giao dịch Ngô Quyền từ ngày 17 tháng 05
đến ngày 22 tháng 05 năm 2010. Các phát hiện và khuyến nghị trong báo cáo này đã được trao
đổi qua thư (mail) với Giám đốc Chi Nhánh và Phó Giám đốc vào ngày 02 tháng 06 năm 2010.

Mục tiêu chính của cuộc kiểm toán là thực hành các qui trình kiểm toán nội bộ, đánh giá qui
trình kiểm soát và quản lý rủi ro của Chi nhánh và Phòng giao dịch trong phạm vi công việc lựa
chọn. Do giới hạn về thời gian và không gian của cuộc kiểm toán nên chúng tôi có một số các
phát hiện và khuyến nghị cơ bản trong Phần B cũa bãn báo cáo này.

Phạm vi kiểm toán tập trung vào các lĩnh vực hoạt động:
 Tính đầy đủ và phù hợp của quy trình nghiệp vụ mà Chi nhánh và Phòng giao dịch đang thực
hiện.
 Tình hình hoạt động nghiệp vụ kho quỹ, kế toán giao dịch, kế toán tài chính, tín dụng, thanh
toán quốc tế.
 Tình hình tổ chức nhân sự, máy móc thiết bị.
 Tính hiệu quả của hoạt động tại Chi nhánh và Phòng giao dịch.

Đối với mỗi lĩnh vực hoạt động trên, chúng tôi cũng sẽ kiểm tra tình hình thực tế hoạt động từ
năm 2009 đến 30/04/2010.
Báo cáo này gồm hai phần chính, phần A tóm tắt các thông tin cơ bản về Chi nhánh và Phòng
giao dịch, phần B là các khuyến nghị cụ thể cần phải kiểm tra và có biện pháp khắc phục. Các
khuyến nghị nêu ra được trình bày cụ thể gồm 5 phần: mức độ ưu tiên, ghi nhận thực tế, ảnh
hưởng của vấn đề, khuyến nghị của nhóm kiểm toán và phần tiến độ thực hiện khuyến nghị.
Mức độ ưu tiên của các khuyến nghị cụ thể được bộ phận kiểm toán nội bộ xếp hạng theo ba cấp
độ:
 Rủi ro cao: Những rủi ro có ảnh hưởng đáng kể đối với hoạt động, việc hoàn thành mục
tiêu của doanh nghiệp và cần phải xử lý ngay.
 Rủi ro Trung bình: Những rủi ro không có ảnh hưởng nghiêm trọng đối với hoạt động,
việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp và cần phải xử lý trong vòng 3 tháng.
 Rủi ro thấp: Những rủi ro có ảnh hưởng nhẹ đối với hoạt động, việc hoàn thành mục tiêu
của doanh nghiệp và cần phải xử lý trong vòng 6 tháng.
Nhóm kiểm toán đề nghị Ban điều hành và Chi nhánh; Phòng giao dịch xem xét các vấn đề
được nêu trong báo cáo này và có các quyết định phù hợp khắc phục trong thời gian sớm nhất.
Nếu Chi nhánh và Phòng giao dịch cần bất kỳ giải thích nào thêm, đề nghị liên hệ với chúng tôi.
Nhân đây, chúng tôi xin cảm ơn Ban Điều hành và toàn thể Chi nhánh và Phòng giao dịch đã hỗ
trợ chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện công việc.

Trân trọng,

Nguyễn Ngọc Nhân

Phó Trưởng Kiểm Toán Nội Bộ
 Phần A: Thông tin chung:

 Ngân hàng TMCP An Bình, Chi nhánh Hải Phòng thành lập theo Quyết định 314/QĐ-
HĐQT.08 ngày 14/11/2008 và Văn bản chấp thuận của Ngân hàng Nhà Nước số
9783/NHNN-Chi nhánhH ngày 03/11/2008, được tổ chức đi vào hoạt động tháng
05/2009. Đến 30/04/2010 Chi nhánh có 01 Phòng giao dịch Ngô Quyền, tất cả có 27
thành viên, bao gồm các chức danh: 01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc kiêm Trưởng Phòng
giao dịch Ngô Quyền. 01 Phó Phòng Quản lý rủi ro, 01 Phó Phòng Kế toán, 01 Kiểm soát
viên, 01 Trưởng Quỹ, 06 Chuyên viên Quan hệ khách hàng, 03 nhân viên Quản lý rủi ro,
05 Giao dịch viên, 01 nhân viên hành chính, 01 nhân viên lái xe, 03 nhân viên bảo vệ, 01
nhân viên tạp vụ..
 Nhóm kiểm toán đã tiến hành phỏng vấn Ban điều hành Chi nhánh, một số nhân viên,
kiểm tra Sổ theo dõi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, Sổ theo dõi nhập xuất Tài sản
thế chấp, Sổ theo dõi mượn Tài sản thế chấp, Sổ theo dõi ra vào kho, Sổ theo dõi tiền giả,
Sổ theo dõi séc trắng, Sổ theo dõi Sổ tiết kiệm trắng, Sổ quỹ tiền mặt VNĐ, USD, chứng
từ kế toán 40 ngày và 80 hồ sơ khách hàng có quan hệ tín dụng.
 Bảng tổng hợp các chỉ tiêu Chi nhánh Hải phòng và Phòng giao dịch Ngô Quyền.
CHI TIÊU 31/03/2010 30/04/10
Chi nhánh HẢI PGD NGÔ Chi nhánh + Chi nhánh HẢI PGD NGÔ Chi nhánh +
  PHÒNG QUYỀN PGD PHÒNG QUYỀN PGD
1. CHO VAY            
104.919.051.64
Dư nợ cuối kỳ 86.775.010.529 0 86.775.010.529 104.919.051.643 0 3
Tổng Số LD 128 0 128 132 0 132
Tổng Số KH 102 0 102 106 0 106
Doanh nghiệp 21 0 21 23 0 23
Cá nhân 81 0 81 83 0 83
Nợ nhóm 2 7.540.138.560 0 7.540.138.560 7.084.705.880 0 7.084.705.880
Tỷ lệ nợ N 2/ TDN 9 0 9 7 0 7
103.268.640.52 163.861.072.99
2. HUY ĐỘNG 92.911.820.194 10.356.820.330 4 148.654.077.479 15.206.995.515 4
Tiền gửi KH trong nước VND 39.592.852.017 2.400.803 39.595.252.820 98.300.313.727 104.136.963 98.404.450.690
TG KKH 14.972.712.098 2.400.803 14.975.112.901 15.521.345.092 104.136.963 15.625.482.055
TG CKH 24.620.139.919 0 24.620.139.919 82.778.968.635 0 82.778.968.635
Tiền gửi KH trong nước
(ngoại tệ) 2.641.932.819 185.440 2.642.118.259 972.662.390 185.440 972.847.830
TG KKH 2.641.932.819 185.440 2.642.118.259 972.662.390 185.440 972.847.830
TG CKH 0 0 0 0 0 0
Tiết kiệm KH trong nước
VND 43.013.196.434 8.295.653.891 51.308.850.325 41.507.543.585 10.333.231.044 51.840.774.629
Tiết kiệm KH trong nước
(ngoại tệ) 6.709.705.424 2.058.580.196 8.768.285.620 6.144.203.177 4.769.442.068 10.913.645.245
Tiền gửi KH nước ngoài VND 0 0 0 0 0 0
Ký quỹ bằng VND 0 0 0 0 0 0
Ký quỹ bằng ngoại tệ 954.133.500 0 954.133.500 1.729.354.600 0 1.729.354.600
3. THU NHẬP 3.153.032.953 255.867 3.153.288.820 4.783.347.050 153.432.365 4.936.779.415
4. CHI PHÍ 3.602.786.930 94.683.250 3.697.470.180 5.401.070.866 218.356.537 5.619.427.403
5. LỢI NHUẬN SAU THUẾ -449.753.977 -94.427.383 -544.181.360 -617.723.816 -64.924.172 -682.647.988
Phần B: Các khuyến nghị cụ thể:

1. Hạn mức giao dịch của Giao dịch viên trong giao dịch 1 cửa.

Mức độ ưu tiên: Trung bình

Thực tế
- Chi nhánh đang thực hiện hạn mức thu chi tiền mặt đối với 01 giao dịch viên 100 triệu
VNĐ.
- Trong chứng từ thu chi tiền mặt đối với hình thức giao dịch một cửa giao dịch viên thực
hiện hai chữ ký : giao dịch viên, thủ quỹ.
- Việc sử dụng account của giao dịch viên khác.

Ảnh hưởng

- Việc chưa tuân thủ theo Quyết định 180/QĐ-NHAB.08 ngày 10/12/08 về việc quy định
hạn mức giao dịch của Giao dịch viên trong giao dịch 1 cửa rất rủi ro trong vấn đề an
toàn tiền mặt.
- Từ cho mượn tài khoản (account) cá nhân để sử dụng trong T24: Không quản lý được
việc thực hiện, thao tác nghiệp vụ của từng Giao dịch viên; rủi ro khi người sử dụng cố ý
làm sai. Không tuân thủ Quyết định 276/QĐ-HĐQT.08 ngày 16/10/2008.

Khuyến nghị

- Chi nhánh nên tuân thủ theo Quyết định 180/QĐ-NHAB.08 ngày 10/12/08 về việc quy
định hạn mức giao dịch của Giao dịch viên trong giao dịch 1 cửa.
- Trong công tác quản lý: mỗi tài khoản (account) cá nhân chỉ được sử dụng cho chính
người được cấp, không được cho người khác sử dụng.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện:

Người giám sát:
Thời gian hoàn thành: 09/09/2010
 2. Việc điều quỹ tiền mặt từ quỹ chính đến từng Giao dịch viên, Phòng giao dịch.

Mức độ ưu tiên: Cao

Thực tế
- Sử dụng hòm sắt trong chuyển tiền cho các quỹ chính  quỹ con.
- Cuối ngày không thực hiện động tác dồn tiền.
- Số tiền tiếp quỹ từ quỹ chính đến các giao dịch viên vượt quy định, khi quỹ con vượt mức
quy định không điều chuyển kịp thời về quỹ chính. Thí dụ ngày 28/01/2010 tiếp quỹ đầu
ngày cho 03 Giao dịch viên 159tr, 260tr, 300tr.
- Phòng giao dịch chưa có quy định hạn mức tồn quỹ.

Ảnh hưởng

- Việc để tiếp quỹ vượt hạn mức dẫn đến rủi ro cao trong quản lý.
- Không quản lý được quỹ chính và các quỹ con: không hội (dồn) tiền, không kiểm tiền
theo từng loại tiền, như vậy kiểm quỹ cuối ngày chỉ là hình thức.

Khuyến nghị

- Chi nhánh Hải Phòng phải tuân thủ theo Quyết định 180/QĐ-NHAB.08 ngày 10/12/08.
- Chi nhánh Hải Phòng phải có văn bản đề nghị hạn mức tồn quỹ tiền mặt.
- Ban Giám đốc Chi nhánh cần chấn chỉnh lại tổ chức, bố trí nhân sự, phân công cụ thể, với
hiệu quả cao nhất.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện:

Người giám sát:
Thời gian hoàn thành: 09/07/2010
 3. Các khoản tạm ứng chưa hoàn ứng kịp thời.

Mức độ ưu tiên: cao

Thực tế

- Các khoản tạm ứng chưa được hoàn ứng theo đúng quy định.
- Việc huy động tiền gửi từ Ngân hàng Việt Nga, 15tỷ trong thời gian ít nhất 02 tuần với
lãi suất 11%/năm trong đó chi phí trả ngoài 8,6%/năm (Chi nhánh phải lo chứng từ hoàn
thiện), số còn lại là 2,4%/năm là lãi suất tiền gửi không kỳ hạn (đã được Tổng Giám đốc
duyệt). Số tiền chi ngoài còn treo tài khoản tạm ứng Nguyễn Tiến Sang.

Ảnh hưởng

- Tiền của Ngân hàng bị chiếm dụng thời gian quá lâu.
Khuyến nghị

- Chi nhánh Hải Phòng nên tiến hành hoàn ứng các khoản tạm ứng theo quy định, nhất là
khoản tiền nêu trên.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện

Người giám sát
Thời gian hoàn thành 15/07/2010
 4. Việc ghi chép, sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán – kho quỹ.
Mức độ ưu tiên: thấp

Thực tế

- Các chứng từ chưa có đầy đủ Họ&Tên người lập, phê duyệt. Một số chứng từ giao dịch
không có phê duyệt của Giám đốc/Phó Giám đốc, nội dung hạch toán thể hiện chưa đầy
đủ.
- Có một số chứng từ chưa được tập hợp (đóng) kịp thời, đầy đủ, và việc đánh số thứ tự
chứng từ lưu chưa thực hiện.
- Một số Bảng kê không có chữ ký của người chi tiền, không ghi rõ họ tên khách hàng,
khách hàng không ký tên, không đóng dấu đã chi tiền, đã thu tiền.
- Việc sắp xếp Bảng kê chưa được khoa học.

Ảnh hưởng

- Chứng từ sắp xếp không khoa học, lưu trữ không đầy đủ gây khó khăn trong việc tìm
kiếm.
- Không đảm bảo tính tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán của Ngân hàng Nhà nước.
- Không quản lý được chứng từ, thừa thiếu, thất lạc, bổ sung chứng từ kịp thời.
- Khó khăn trong việc tìm kiếm khi cần thiết đối chiếu lượng tiền trong trường hợp có xảy
ra chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, chi tiền nhầm, thu tiền thiếu,…

Khuyến nghị

- Chi nhánh Hải Phòng và Phòng giao dịch Ngô Quyền phải ghi chép đầy đủ thông tin trên
bảng kê thu/ chi, đồng thời yêu cầu khách hàng ký tên và ghi rõ họ tên.
- Việc lưu trữ bảng kê thu/chi phải thực hiện theo Quyết định 129/ QĐ-HĐQT.07 ngày
11/06/2007.
- Chi nhánh nên trang bị dấu họ và tên cho những người thường xuyên phải ký tên trên các
loại chứng từ.
- Tất cả các văn bản, chứng từ giao dịch đối với bên ngoài hoặc nội bộ đều phải có đầy đủ
chữ ký.
- Nên lưu đầy đủ các chứng từ như nhật ký quỹ chính, quỹ con, phiếu tiếp quỹ đầu ngày,
chuyển quỹ cuối ngày vào chung trong chứng từ.
- Không được tẩy xóa, sửa chữa, viết hai màu mực trên chứng từ.
- Phòng kế toán Hội sở xây dựng Quy trình lưu trữ chứng từ trong hệ thống Ngân hàng
Thương mại Cổ phần An Bình, trong đó quy định cụ thể từng loại chứng từ với phương
pháp lưu trữ, thời gian lưu trữ, địa điểm lưu trữ.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện:

Người giám sát:
Thời gian hoàn thành: 09/12/2010
 5. An toàn Kho quỹ, Phòng ngân quỹ.

Mức độ ưu tiên: trung bình.

Thực tế
- Kho tiền diện tích nhỏ, không có các ngăn riêng biệt để sắp xếp các loại tiền.
- Việc ra vào kho chưa đúng quy định, theo Quyết định 129/ QĐ-HĐQT.07 ngày
11/06/2007.
- Phòng ngân quỹ: bố trí tủ đựng hồ sơ ngoài chuyên môn, người ra vào không đúng quy
định.
- Tại Phòng giao dịch Ngô Quyền chưa phân định rõ trong việc sử dụng chìa khóa, mã số
tủ sắt chứa tiền, chưa gửi chìa khóa dự phòng tại kho của Chi nhánh.

Ảnh hưởng

- Không an toàn kho quỹ, tài sản, tiền mặt.

- Công tác quản lý, điều hành, sử dụng Phòng ngân quỹ chưa đúng quy định: dễ xảy ra sự
cố.

Khuyến nghị

- Chi nhánh Hải Phòng phải có phương án bảo vệ Kho quỹ, Phòng ngân quỹ thông qua
việc: quy định người ra vào, hệ thống khóa cửa, hệ thống hút ẩm, hệ thống báo động.
- Chi nhánh Hải Phòng nên có sự phân công, và tuân thủ việc sử dụng chìa khóa kho quỹ.
- Chi nhánh Hải Phòng nên lập lại, tiến hành ghi chép theo trình tự thời gian, nghiệp vụ cụ
thể, rõ ràng, chính xác, đầy đủ, phản ảnh được nội dung cần theo dõi.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện

Người giám sát
Thời gian hoàn thành 09/09/2010
 6. Tính độc lập trong việc thẩm định tín dụng và thẩm định tài sản bảo đảm.

Mức độ ưu tiên: Cao

Thực tế

- Tại Chi nhánh có một số hồ sơ thể hiện việc thẩm định tín dụng và thẩm định định tài sản
bảo đảm không độc lập: một người thực hiện cả hai nghiệp vụ.
- Tại Chi nhánh việc tổ chức 02 bộ phận Quan hệ khách hàng và Quản lý tín dụng chưa
hoàn chỉnh, chưa có Trưởng phòng.

Ảnh hưởng

- Làm ảnh hưởng đến tính khách quan trong quá trình thẩm định.
- Kết quả thẩm định sẽ không mang tính chính xác cao, đúng thực tế.
- Hiệu quả tín dụng thấp, mất vốn.

Khuyến nghị

- Chi nhánh cần phải thực hiện: thẩm định tín dụng và thẩm định tài sản cố định là hai
nhiệm vụ độc lập, phải được hai bộ phận quan hệ khách hàng, quản lý tín dụng thực hiện,
với hai người độc lập. Chi nhánh phải tuân thủ quy trình tín dụng.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện:

Người giám sát:
Thời gian hoàn thành: 09/07/2010
 7. Vấn đề cầm cố hàng hóa tồn kho. 

Mức độ ưu tiên: trung bình.

Thực tế

- Trong Hồ sơ tín dụng khách hàng Công ty TNHH TM & DV Minh Tiến, biên bản kiểm
soát sau, về tài sản đảm bảo (hàng hóa), được thực hiện chuẩn.
- Công ty TNHH TM & DV Minh Tiến, hàng hóa được giữ tại kho thứ ba (Hàng hóa để
ngoài bãi), kho của Công ty TNHH TM & DV Đăng Khoa.
- Công ty TNHH TM & DV Minh Tiến và Công ty TNHH TM & DV Đăng Khoa, hai
Công ty cùng một Chủ tịch thành viên Ông Nguyễn Văn Khanh.

Ảnh hưởng

- Rủi ro cao, có thể không thu hồi được vốn vay.

Khuyến nghị

- Chi nhánh nên nghiên cứu phương thức quản lý đối với khách hàng có quan hệ tín dụng
với dạng cầm cố hàng hóa tồn kho theo dạng này.
- Chi nhánh phải tuân thủ theo quy trình cho vay cầm cố hàng hóa tồn kho, bên thứ ba phải
thực sự độc lập.

Ý kiến của Chi Nhánh

Người thực hiện:

Người giám sát:
Thời gian hoàn thành: 09/07/2010
 8. Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay không đúng mục đích

Mức độ ưu tiên: Trung bình

Thực tế

- Biên bản kiểm tra sau khi cho vay Chi nhánh có làm đầy đủ nhưng chỉ mang tính đối
phó:

 Nội dung sơ sài.

 Chưa phản ảnh thực tế tình hình kinh doanh, khả năng trả nợ của Khách hàng.
 Không thẩm định giá trị còn lại tài sản thế chấp/cầm cố của Khách hàng lúc kiểm tra.
 Chứng minh thu nhập khách hàng chưa thể hiện tính chính xác.

Ảnh hưởng

- Chuyên viên quan hệ khách hàng chưa hiểu được tình hình hoạt động, khả năng tài chính,
tình hình tài sản đảm bảo của khách hàng để có biện pháp xử lý kịp thời; sẽ rủi ro cho
Ngân hàng về thu nợ vốn/lãi.

Khuyến nghị

- Chi nhánh cần tuân thủ công tác kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay về nội dung
lẫn hình thức. Chất lượng kiểm soát phải có tính thuyết phục qua biên bản. chứng từ
chứng minh sử dụng vốn vay, chứng minh nguồn thu nhập của khách hàng.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện

Người giám sát
Thời gian hoàn thành 09/09/2010
 9. Việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tín dụng.

Mức độ ưu tiên: Thấp

Thực tế

- Chi nhánh chưa sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tín dụng của từng khách hàng theo Quyết định
159 vế sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tín dụng.

Ảnh hưởng

- Dễ thất lạc, gây khó khăn trong vấn đề tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu.
- Phục vụ cho việc phát triển mục tiêu lâu dài cho ngân hàng.

Khuyến nghị

- Chi nhánh cần lưu trữ hồ sơ tín dụng theo Quyết định 159 về việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ
tín dụng.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện:

Người giám sát:
Thời gian hoàn thành: 09/12/2010
 10. Quản lý Hồ sơ tín dụng

Mức độ ưu tiên: Thấp

Thực tế

- Hồ sơ pháp lý một số khách hàng cá nhân không lưu: Giấy Đăng ký kết hôn, lưu Chứng minh
nhân dân quá 15 năm. Một số khách hàng pháp nhân thiếu Quyết định bổ nhiệm Giám đốc,
giấy Đăng ký kinh doanh, Mã số thuế….
- Hồ sơ vay vốn tương đối đầy đủ, trong số các mẫu chọn có một số khách hàng còn thiếu: Giấy
đề nghị vay vốn, Phương án vay vốn, Tờ trình thẩm định tài sản, Tờ trình thẩm định tín dụng
và có một số giấy không theo thứ tự thời gian phù hợp.
- Bản trả lời thông tin CIC được lưu tương đối đầy đủ, tuy nhiên có 1 vài trường hợp không lưu,
một số chứng minh không thuyết phục.

Ảnh hưởng

- Gây rủi ro cho Ngân hàng trong việc thu hồi gốc và lãi khi liên quan đến nghiệp vụ tố
tụng.

Khuyến nghị

- Chi nhánh cần phải điều chỉnh phù hợp; yêu cầu khách hàng bổ sung đầy đủ.

Ý kiến của Chi nhánh

Người thực hiện:

Người giám sát:
Thời gian hoàn thành: 09/12/2010