የኢትዮጵያ ፖስታ አገልግሎት ድርጅት የውስጥ

ተግባቦት ፖሊሲ(ረቂቅ)

ኅዳር 2013 ዓ.ም

አዲስ አበባ

1. የፖሊሲው ዓለማ፡-

1
የውስጥ ተግባቦት እንዴት መካሄድ እንዳለበት ማዕቀፍ እሴቶችና መርሆች እንዲኖሩት በማድረግ በድርጅቱ
የዳበረ የተግባቦት ባህል እንዲኖር ማድረግ ነው፡፡

ፖሊሲው ዕቅዶችን አፈፃፀሞቸንና ክትትሎችን በመደገፍ የድርጅቱን የዕድገት ፕሮግራሞች አፈፃፀም

የሚያቀላጥፉ የውስጥ ሂደቶችና አደረጃጀቶች እንዲኖር ያደርጋል፡፡ በመሆኑም፡-

የተግባቦት ፖሊሲው፤

 በድርጅቱ ሰራተኞች መካካል ከፍተኛ የሆነ መግባባት እንዲኖር ያደርጋል፡

 የድርጅቱ ተልዕኮ ርዕይ እሴቶች ዓለማና ግቦችን ይደግፋል፤

 መልዕክቶች ሲወጡ በድርጅቱ ውስጥ የቅንነት፣ የታማኝነትና የግልፅነት ባህል እንዲዳብር ይረዳል፤

 በድርጅቱ ሰራተኞች፣ በማኔጅመንትና በስራ አመራር ቦርዱ መካከል ያለው ተግባቦት እንዲሻሻል
ያደርጋል፤

 መረጃ ያለው ሰራተኛ እንዲኖር ያደርጋል፤

 የድርጅቱን ዋነኛ ጉዳይና ስትራቴጂክ ርዕይ ለመረዳት ያስችላል፤

 የሰራተኛው እይታና ሀሳብ/ፍላጎት እንዲሰማና ምላሽ እንዲያገኝ ያበረታታል፤

 ተግባቦት የጋራ ሃላፊነት እንዲሆን በማድረግ ሰራተኞችና አመራሮች ሃላፊነት እንዳላቸው

ተሰምቷቸው በተነሳሽነት ለድርጅቱ አስተዋፅኦ የማበርከት ባህል እንዲያዳብሩ ያደርጋል፤

2. የኢትዮጵያ ፖስታ አገልግሎት ድርጅት የተግባቦት መርሆች

በድርጅቱ ውስጥ ጥሩ ተግባቦት እንዲኖር ድርጅቱ፣ የድርጅቱ ሰራተኞችና የስራ አመራር ቦርዱ ለሚከተሉት
የተግባቦት መርሆች ተገዥ መሆን አለባቸው፡

 ከባለድርሻዎችና በባለድርሻዎች መካካል የሚኖር ውጤታማና ብቃት ያለው ተግባቦት ሰዎች

በመተባበርና በመረዳዳት መስራት እንዲችሉ ጉልህ ሚና ይጫወታል፡፡ ይህ እውን ለማድረግ
በሠራተኞች መካከል የሚኖረው ተግባቦት በግልፅነት ፣በቅንነትና ታማኝነት መርሆች የሚገዛ
መሆን አለበት፡፡

 ተግባቦት በመከባበር፣ በተገቢው እና በትክክል የተቀናጀና ጊዜውን የጠበቀ መሆን አለበት፤

 በየትኛውም ጊዜና ቦታ ተግባቦት ሲፈፀም ግልፅ የሆነ ቋንቋ መጠቀምና ተተኳሪ ተደራሲያንን
በመለየት በጥንቃቄ የሚከናወን መሆን አለበት፤

2
  ተግባቦት ድርጅታዊ/ሙያዊ ስልት ሊከተል ይገባዋል፤

 እንደተግባቦቱ ዓይነት ተገቢውን የተግባቦት መሣሪያ መጠቀም ያስፈልጋል፤

 ከድርጅቱ መርህ አንፃር አድሏዊነት የሌለበት በዘርና በፆታ ፀረ አድሏዊነት መርሆችን መጠበቅ
አለበት፤

 በየትኛውም የተግባቦት ዓይነት/ሁኔታ የሌሎችን ሀሳብና ክብር መጠበቅ ያስፈልጋል፤

 በሰራተኛው መካከል ግልፅ የሆነ የሁለትዮሽ ተግባቦት ሁሌም እንዲኖር መበረታታት እንዳለበት፤

 ማንኛውም ተግባቦት አሉታዊ ተፅዕኖ በማይፈጥርና ችግሮችን በማያባብስ ሁኔታ እንዲፈፀም

ጥረት ማድረግ ያስፈልጋል፤

 በተግባቦት ውጤታማ ለመሆን በዕውቀት በመግባባትና በግንዛቤ ላይ የተመሰረተ መሆን አለበት

 የተግባቦት ማስተላለፊያ መንገዶች የድርጅቱንና የስራ ሂደቶቹን አደረጃጀት ወይም ሰንሰለት

አግባብ የተከተሉ መሆን አለባቸው፤

3. የተግባቦት ስልቶች

3.1 መረጃዎች በሚከተሉት መንገዶች ሊሰጡ ይችላሉ፤

 በመደበኛ የሠራተኞች ሰብሰባዎች

 ለዲፓርትመንቶች በሚደረግ ገለፃና ስብሰባዎች
 ዋና ስራ አስፈፃሚው በሚያወጣቸው ማስታወቂያዎች/ማስታወሻዎች
 በኢሜል
 በስብሰባ ቃለ ጉባኤዎች
 በፖሊሲ /በደንቦች/ መመሪያዎችና በሌሎች ሰነዶች
 በሰራተኞች ግምገማዎች
 በትውውቅ ሂደቶች
 በሠራተኛ መተዳደሪያ ደንቦች
 በስልክ
 በደብዳቤ (አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ)
 በድረ-ገፅና በሌሎችም
 በአጭር መልዕክቶች
 በአውትሉክ
3.2 የሰራተኛውን አስተያየት በግልፅ በማውጣት
3
ሰራተኛው በራሱ በስራውና በድርጅቱ ዕቅድ ላይ ተፅዕኖ ባላቸው ጉዳዮች ላይ አስተያየት የሚሰጥባቸው ስልቶች
በስራ ክፍልም ሆነ በድርጅት ደረጃ ሊዘጋጁ ይችላሉ፡፡ ከእነዚህም መካከል፤

 የማኔጅመንት/የስራ መሪዎች ስብሰባዎች

 የሰራተኛ ስብሰባዎች

 ከስራ መሪው/ማኔጀሩ ጋር በሚደረግ የአንድ ለአንድ ውይይት

 በግለሰቦች የስራ አፈፃፀም ግምገማ/ውይይት፡፡ በዚህ ሂደት ላይ ምንም እንኳ ማኔጀሩ ግልፅ በሆነ
ተጨባጭ መመዘኛ ስራን መሰረት አድርጎ ሰራተኛውን የመመዘን ኃላፊነት ያለበት ቢሆንም በሂደቱ
ሰራተኞችም የነቃ ተሳትፎ የሚያደርጉበት መሆን ይኖርበታል፤
 በሴሚናሮች
 በኢሜልና በሌሎችም የድርጅቱ የተግባቦት ስልቶች፤
 በአጭር መልዕክቶች
 በአውትሉክ
 በማስታወቂያ ሰሌዳዎች

3.3 ሰራተኛው የሚሳተፍባቸው መንገዶች

 አውት ሉክ

 በንዑሳን ኮሚቴዎች

 በውስጥ ሪፖርቶች

 በማስታዎሻዎች

4. የተግባቦት ሚናዎችና ኃላፊነቶች

በድርጅቱ ውስጥ የሚኖረው የተግባቦት ሂደት ውጤታማ እንዲሆን በተግባቦት ፖሊሲው መሠረት ሁሉም
የድርጅቱ ሰራተኛ ያላሰለሰ ጥረት ማድረግ ይኖርበታል፡፡ በዚሁ መሰረት የድርጅቱ ሰራተኞች በየአሉበት የስራ
ተዋረድ የሚጠበቅባቸው ኃላፊነቶች አሏቸው፡፡

ዋና ሥራ አስፈፃሚ/ ም/ዋና ሥራ አስፈጻሚዎች

 ሁሉም አስፈላጊና ጠቃሚ የሆኑ ጉዳዮች/መረጃዎች በወቅቱና በትክክል ለሰራተኛው

መውረዳቸውን ማረጋገጥ፤

4
  ትክክለኛውን መልዕክትና የመልዕክት ማስተላለፊያ ዘዴ መቀየስ

 ሁሌም መረጃዎች ወደ ወጭ ከመውጣታቸው በፊት ሰራተኛው ሊያውቃቸው/ እንዲነጋገርባቸው

ማድረግ፤

 የማኔጅመንቱ ባህሪና አሰራር በፖሊሲው ላይ ወጥነት ያለው መሆኑን ማረጋገጥ አለበት፤

 አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ከሰራተኛውና ከሰራተኛ ተወካዮች ጋር በጋራ መስራት፤

 የስራ መሪዎች ከድርጅቱ ዕድገት ጋር አብረው እየተጓዙ መሆኑን ማረጋገጥ፤

የዲፓርትመንት ቺፍ ኦፊሰሮች /ሪጂን ሥራ አስኪያጆች/ኦፊሰሮች/ማኔጀሮች

 በስራ ክፍሎች መረጃ ሳይገደብ ወደተፈለገው እቅጣጫ ወደላይም ሆነ ወደ ታች በነፃ የሚደርስበት

ስልት መኖሩን ማረጋገጥ፤

 የሰራተኛው አስተያየቶች ዋጋ ያላቸው መሆኑንና አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝም ምላሽ የሚሰጥባቸው

መሆኑን ማረጋገጥ፤

 በስራ ሂደቶች ዋነኛ የተግባቦት ተግዳሮቶችን መለየትና መፍትሄ መስጠት፤

 ውዥንብሮችን ሊያስከትሉ የሚችሉ መረጃዎችንና በእነዚህም ምክንያት የሚፈጠሩ የተግባቦት

ችግሮችን ለመከላከል ወቅታዊ መረጃዎችን በየጊዜው መስጠት፤

 እያንዳንዱ ሰራተኛ መረጃ ማግኘትም ሆነ መስጠት የሚችልበት ሁኔታ የተመቻቸ መሆኑን

ማረጋገጥ፤

 መረጃ ለመስጠትና ከሰራተኛው አስተያየት ለመቀበል ወጥነት ባለው ሁኔታ ኃላፊነት መውሰድ፤

የድርጅቱ ሰራተኞች

 በድርጅቱ የተግባቦት ሂደት የነቃ ተሳትፎ ማድረግ፤

 መረጃዎች ትክክል በማይመስሉበት ወይም ግልፅ ባልሆኑበት ጊዜ ከሚመለከተው የስራ ኃላፊ ጋር
በአግባቡ መነጋገር፤
 የድርጅቱን ዕቅዶች ፕሮግራሞችና ተግባሮች በጥራትና በብቃት ለማከናወን የሚያስችሉ ወቅታዊና
ትክክለኛ መረጃዎችን መስጠት፤
 ትክክለኛ መረጃዎችን ለመስጠት ኃላፊነት መውሰድ፤
5. ሪፖርት የሚደረግባቸውና ጊዜያቶች

 የስራ አመራር ቦርድ ስብሰባዎች በዓመት ሁለት ጊዜ

5
  የማኔጅመንት ስብሰባዎች በየወሩ

 ማኔጅመንቱ ወደ ሪጂን ጽ/ቤቶች የሚያደርገው የስራ ጉብኝት በየሩብ ዓመቱ

 የሪጂን ጽ/ቤቶች ሪፖርት በየወሩ

 ጠቅላላ የሰራተኛው ስብሰባ በአመት ሁለት ጊዜ

 በዲፓርትመንት ውስጥ የሚደረጉ ስብሰባዎች በየወሩ

 አውት ሉክ (ለውስጥ ብቻ የሚያገለግል ኢተርኔት) በየጊዜው

 ኢሜል (አስቸኳይ መልዕክትና ምላሽ አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ)

 አጭር መልዕክት /አጫጭር መልዕክቶች በሚኖሩበት ወቅት/

6. የተግባቦት መሣሪያዎች

 የህትመት ውጤቶች

 ቀላልና ምቹ የሆኑ የኤሌክትሮኒክስ ተግባቦት መሣሪያዎች

 ምቹና ታች ያሉ ሰራተኞችን ጨምሮ የሚያገለግል የውስጥ ኢንትራኔት(አውትሉክ)

7. ፖሊሲውን ስለማሻሻል

የተግባቦት ፖሊሲው በግልፅና በማያሻማ ሁኔታ በየዓመቱ እየታየ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ሊሻሻል ይችላል፡፡

ህዳር 2013 ዓ.ም

አዲስ አበባ