15th- Ch7-Expenditure Cycle-đã nén

Romney, M.B et.all (2021).
Accounting Information
Systems 15th: Chapter 15
Mục tiêu
1. Hiểu các hoạt động kinh doanh cơ bản và hoạt động
xử lý thông tin để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh
AIS
2. Có thể thảo luận các quyết định chính yếu và xác
Chu trình chi phí định các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định
Expenditure Cycle 3. Có thể xác định các mối nguy cơ trong chu trình và
đánh giá sự đầy đủ của các thủ tục kiểm soát để kiểm
soát các nguy cơ này
Nguyễn Bích Liên
Expenditure Cycle Nguyễn Bích Liên 1 Expenditure Cycle Nguyễn Bích Liên 2
Nội dung Thuật ngữ

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải
1 Blanket 506 Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô. Là 1 cam
1. Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản trong chu purchase kết để mua những mặt hàng cụ thể nào đó tại mức giá được
order/blanket xác định (designated prices) từ 1 nhà cung cấp cụ thể cho 1
trình & Các quyết định và yêu cầu thông tin cho việc order kỳ thời gian, thường là 1 năm
ra quyết định 2 Bidding 500, Đấu thầu hoặc lựa chọn
764
2. Các hoạt động xử lý nghiệp vụ 3 Competitive 500, Qui trình đấu thầu
bidding 764
3. Dòng thông tin và chứng từ 4 Debit memo 510 Bản điều chỉnh nợ phải trả. Là 1 chứng từ sử dụng để ghi
1 khoản điều chỉnh giảm số nợ phải trả của nhà cung cấp
4. Các nguy cơ và các kiểm soát cần thiết
5 Disbursement 513, Bảng kê chứng từ thanh toán. Là chứng từ lập dựa trên
voucher 577 các hóa đơn mua hàng đã được duyệt xác định số tiền thực
sự cần thanh toán. Nội dung chứng từ gồm: nhà cung cấp,
danh sách các hóa đơn chưa thanh toán, các khoản được
giảm trừ và số tiền thực sự cần thanh toán.
Thuật ngữ Thuật ngữ
STT Thuật ngữ Trang Diễn giải STT Thuật ngữ Trang Diễn giải
6 Economic 503 Số lượng đặt hàng tối ưu; là phương pháp quản lý 9 Imprest fund 517 Quỹ chi tiêu lặt vặt. Là 1 tài khoản tiền với 2
order quantity HTK để tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng (ordering đặc tính: (1) Tổng quỹ mỗi kỳ được thiết lập
(EOQ) costs), chi phí bảo quản (carrying costs) và chi phí thiếu trước theo 1 mức giới hạn; (2) Mọi khoản chi
hụt tồn kho (stockout costs) tiền đều cần có chứng từ chứng minh.
7 EDI- electronic 507 Hệ thống giao tiếp dữ liệu điện tử. Là hệ thống sử dụng 10 Just – in - time (JIT) 504 Hệ thống quản lý hàng tồn kho kịp thời. Là 1
data truyền thông được điện toán hóa và mã hóa theo định inventory systems hệ thống dùng tối thiểu hóa các hàng tồn kho
interchange dạng chuẩn để chuyền/gửi theo hình thức điện từ các dự trữ trong kho bằng cách mua hoặc sản xuất
chứng từ kinh doanh trong 1 hình thức có thể xử lý tự chỉ dựa trên nhu cầu thực sự khi cần hơn là
động bởi hệ thống thông tin của người nhận dựa trên 1 sự dự báo, bán hàng.
8 Evaluated 514 Cách thức ghi nhận nợ không sử dụng hóa đơn. Đây là 11 kickback 508 Hoa hồng cho người đi mua . Là 1 khoản tiền
receipt cách tiếp cận chỉ sử dụng đối chiếu 2 chiều (purchase hoặc quà mà nhà cung cấp chuyển cho người
settlement order & receiving report) thay vì 3 chiều (supplier invoice mua hàng với mục đích tạo ảnh hưởng tới
& purchase order & receiving report) khi ghi nhận kế toán quyết định lựa chọn nhà cung cấp của người đi
phải trả. P 514 mua hàng (người quyết định mua hàng)

STT Thuật ngữ Trang Diễn giải STT Thuật ngữ Trang Diễn giải
12 Materials 504 Lập kế hoạch yêu cầu nguồn lực. Là 1 cách tiếp cận 15 Purchase Order 506 Đơn Đặt hàng
requirements quản lý hàng tồn kho nhằm giảm mức độ hàng tồn kho 16 Procurement card 515 Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy quyền. Là 1 thẻ
planning (MRP) yêu cầu bằng cách gia tăng sự chính xác của kỹ thuật thanh toán của công ty đưa cho nhân viên để mua 1 số
dự báo để lập lịch trình (schedule) mua hàng tốt hơn loại vật dụng văn phòng với 1 số nhà cung cấp được
nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất chỉ định trước.
13 Nonvoucher 512 Hệ thống không sử dụng bảng kê chứng từ thanh 17 Reorder point 503 Điểm đặt hàng. Là số lượng tồn kho để tại mức này hệ
system toán. Là phương pháp xử lý kế toán phải trả, trong đó thống cần phải tiến hành đặt hàng bổ sung nhằm đảm
hóa đơn mua hàng được duyệt sẽ ghi vào sổ chi tiết bảo mức độ dự trữ tối thiểu an toàn cho các hoạt động
phải trả người bán. Bộ chứng từ thanh toán chưa của DN.
thanh toán sẽ lưu vào “hồ sơ hóa đơn chưa thanh
18 Receiving Report 510 Phiếu nhập kho/báo cáo nhận hàng.
toán “open – invoice file”. Khi hóa đơn được thanh
toán sẽ được lưu vào hồ sơ hóa đơn đã thanh toán 19 RFID Radio- 540 Là kỹ thuật sử dụng các tín hiệu không dây (wireless
“paid –invoice file” frequency signals) để truyền tín hiệu giữa các chíp điện tử
identification (microchip). Những con chíp này được gắn vào các
14 Purchase 504 Yêu cầu mua hàng. Là chứng từ trog nội bộ
(nhận dạng tần nhãn, thẻ hoặc thậm chí là vật thể sống để nhận diện
Requisition
sóng vô tuyến) dữ liệu
20 Vendor – 507 Chương trình quản lý hàng tồn kho theo nhà cung
24 Procurement Quá trình lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy
managed cấp. Là 1 chương trình để nhà xản xuất và nhà cung
trì hoạt động mua hàng gọi chung là Procurement. Quy trình
inventory cấp quản lý hàng tồn kho của khách hàng bằng cách sử Procurement cũng bao trùm các hoạt động:
program dụng hệ thống EDI. Nhà cung cấp sẽ truy cập hệ thống • Lên kế hoạch mua hàng (Planning),
POS (point of sale) của khách hàng với mục đích giám • Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing),
sát hàng tồn kho và tự động bổ sung hàng khi mức độ • Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection),
hàng tồn của khách hàng rớt xuống 1 mức độ nào đó đã • Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation),
đựa thỏa thuận trước (agree-upon levels) • Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract
management),
21 Voucher 512 Bộ chứng từ thanh toán: Là bộ chứng từ được sử • Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance
package dụng để ủy quyền thanh toán cho nhà cung cấp. Nó Management),
gồm hóa đơn mua hàng (supplier invoice), phiếu nhập • và Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability
kho (receiving report), hợp đồng/đặt hàng (purchase Issues).
order) 25 Purchasing Là một “tập hợp con” của Procurement. Purchasing đơn giản là
22 Voucher 513 Hệ thống sử dụng bảng kê chứng từ thanh toán. Là hoạt động thuần tuý mua một loại hàng hoá và dịch vụ nào đó, nhận
system phương pháp xử lý kế toán phải trả, trong đó 1 hàng và thanh toán – do đó Purchasing giới hạn trong chức năng
disbursement voucher được lập giao dịch là chủ yếu.
Chu trình chi phí Chu trình chi phí

❖Giới thiệu tình huống: Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Ví dụ tình huống tại Alpha
Omega Electronics
• Công ty Alpha Omega Electronics sản xuất nhiều loại
thiết bị điện tử tiêu dùng giá trị vừa phải như máy
tính tay (calculators), đồng hồ điện tử, radios, vật
dụng nhà bếp
• Công ty không bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng
mà bán hàng cho các nhà phân phối và doanh
nghiệp bán lẻ
1.Các hoạt động KD cơ bản trong chu trình 1.Các hoạt động KD cơ bản trong chu trình
❖Các quyết định cần thực hiện:
Chu trình chi phí ❖Mục tiêu hoạt • Hàng: Loại hàng và số lượng cần mua tối
• Tập hợp các hoạt động kinh Có 4 hoạt động cơ bản: động: ưu
• Giảm thiểu chi phí
doanh và xử lý thông tin liên ▪ Đặt hàng • Nhà cung cấp: Chọn lựa nào là tốt nhất
mua và chi phí bảo
quan đến quá trình: ▪ Nhận hàng • Tổ chức phối hợp hoạt động các bộ phận:
quản hàng và dịch
để đạt mức giá tối ưu
• Mua hàng hóa và dịch vụ ▪ Chấp thuận hóa đơn vụ
• Sử dụng CNTT thế nào: gia tăng tính hữu
• Thanh toán ▪ Thanh toán hiệu và chính xác của các BP liên quan
• Tối ưu dòng tiền: Chuẩn bị nguồn lực và
cách thức thanh toán
Hoạt động yêu cầu mua hàng Hoạt động xử lý mua hàng
Nơi/ BP có nhu cầu BP mua hàng BP mua hàng Người bán
• Nhận, Kiểm tra & chấp nhận yêu cầu
• Chọn người bán: Giá cả, chất lượng • Xem xét, kiểm tra
• Xác định nhu cầu • Kiểm tra yêu cầu hàng, vấn đề giao hàng đặt hàng
• Gửi yêu cầu mua hàng tới • Tổng hợp nhu cầu • Xét duyệt đặt hàng • Trả lời chấp thuận
bộ phận mua hàng toàn DN hay không đặt
• Gửi thông tin đặt hàng cho người
bán (purchase order) hàng mua hàng
• YC mua hàng có thể xác định bởi chức năng kiểm soát hàng tồn kho (inventory
control function) hoặc bất cứ BP nào có nhu cầu
• Tại DN sử dụng phần mềm KS hàng tồn kho có thể tự động tạo ra yêu cầu mua
Thông báo các bộ phận liên quan về
hàng khi hàng tồn tới điểm cần bổ sung dự trữ. đặt hàng 1. Ai nhận thông tin liên quan?
Hoạt động xử lý nhận hàng, nhập kho Hoạt động chấp nhận hóa đơn, ghi công nợ phải trả
BP nhận hàng Kho hàng/ nơi yêu cầu
Kế toán phải trả
• Kiểm tra chủng loại, số lượng, • Tham gia kiểm tra số lượng,
chất lượng hàng nhận chất lượng hàng nhận • Nhận hóa đơn bán hàng
• Chấp nhận việc giao hàng • Nhập kho hàng nhận • Đối chiếu kiểm tra chứng từ liên quan 1. BP kế toán phải trả cần
kiểm tra. đối chiếu thông tin
• Ghi nhận th.tin nhận hàng • Xác nhận th.tin nhập hàng • Chấp nhận nội dung hóa đơn bán hàng
gì khi chấp nhận hóa đơn?
• Gửi thông tin nhập kho cho • Theo dõi phải trả người bán Tại sao? Mục đích đối chiếu
• Gửi th.tin nhận hàng cho các BP
các BP liên quan là gì?
liên quan
1.Các hoạt động KD cơ bản trong chu trình 2.Các hoạt động xử lý nghiệp vụ trong chu trình
Hoạt động thanh toán tiền
Yêu cầu SV đọc, hiểu DFD
Kế toán phải trả Giám đốc tài chính
Duyệt đề nghị
• Xác định khoản nợ thanh toán
đến hạn thanh toán
• Chuẩn bị hồ sơ thanh Thủ quỹ / Ngân hàng
toán và chuyển duyệt
• Chi theo hồ sơ thanh
thanh toán
toán được duyệt
• Thông báo thanh toán
cho kế toán phải trả
2.Các hoạt động xử lý nghiệp
2.Các hoạt động xử lý nghiệp vụ trong chu trình
vụ trong chu trình
2.1. Xử lý đặt hàng
1. Có bao nhiêu hoạt động xử lý
trong xứ lý đặt hàng ?
2. Có bao nhiêu đối tượng bên
ngoài của toàn hệ thống chu
trình chi phí
3. Có bao nhiêu tượng bên ngoài
của riêng hệ thống xử lý đặt
To Receiving hàng
process 2.0
4. Đầu vào/ra của mỗi xử lý là
gì?
5. Các dòng thông tin trong hệ
thống xử lý đặt hàng là gì?
2.Các hoạt động xử lý nghiệp vụ trong chu trình 2.Các hoạt động xử lý nghiệp vụ trong chu trình
Xử lý đặt hàng
Ghí chú
2.1. Xử lý đặt hàng- Xác định Xác định số lượng yêu cầu theo EOQ
Đầu vào (Từ ❖ “yêu cầu mua hàng“ –PR, Các công cụ để tính/quản lý nhu cầu dự trữ hàng:
các BP kiểm ❖ Được xác định từ nhu cầu dự trữ • H.thống: Số lượng đặt hàng tối ưu/ kinh tế EOQ Căn cứ xây Mô hình Nguyên tắc: Đặc điểm Ưu/ Nhược
soát HTK & • H.thống: Lập kế hoạch yêu cầu nguồn lực - MRP dựng
BP có nhu Dựa vào dự EOQ (economic Số lượng đặt hàng tối ưu Nhược: Thường có
• H.thống quản lý hàng tồn kho kịp thời- JIT
cầu khác)
báo order quantity) - để Tổng chi phí: Đặt hàng, số lượng tồn kho
Xử lý của BP • Xem xét yêu cầu, tổng hợp nhu • Hỗ trợ IT vào hệ thống đặt hàng: Chương (forecasted) Phương pháp bảo quản và thiệt hại do lớn
mua hàng cầu cần đặt hàng trình quản lý hàng tồn kho theo nhà cung cấp. truyền thống thiếu hụt hàng là thấp nhất
• Tìm kiếm người bán, lựa chọn (Vendor- managed inventory program) p507
người bán Điểm đặt hàng (reoder
• Lập đặt hàng • Đấu giá ngược (Reverse auctions) P507
point): Xác định thời điểm
Xử lý của • Xét duyệt đặt hàng • Pre-award audit P.507 đặt hàng
quản lý MH
Kết quả • Đặt hàng gửi nhà cung cấp
• Ủy quyền gửi các BP liên quan
(sau khi nhà cung cấp trả lời)
2.1. Xử lý đặt hàng- Xác định Xác định số lượng yêu cầu theo MRP 2.1. Xử lý đặt hàng- Xác định số lượng yêu cầu theo JIT
Căn cứ xây Mô hình Nguyên tắc: Đặc điểm Ưu/ Nhược
Căn cứ xây Mô hình Nguyên tắc: Đặc điểm Ưu/ Nhược dựng
dựng
Dựa vào nhu JIT (Just in • Phù hợp với (1) SP có vòng đời, hoặc các Ưu: Loại trừ
Dựa vào dự MRP (material •Lập kế hoạch chi tiết cho Ưu: Mức độ dự báo cầu thực tế Time) SP không thể xác định trước nhu cầu tối đa việc
báo requirement 1 kỳ thời gian cụ thể, chính xác hơn (actual) chính xác. (2) DN có khả năng tăng tốc SX
tồn kho
(forecasted) planning) EOQ
ngắn (VD 3 tháng) nhưng lại ngưng SX nhanh để tránh hàng
•Thường áp dụng cho sản tồn
xuất hàng thiết yếu
• Việc giao nhận hàng nhiều lần, mỗi lần với
•Giao hàng khối lượng lớn số lượng nhỏ tới những vị trí có nhu cầu
tới kho /vị trí quản lý hàng (hơn là giao tới khối lượng lớn tới kho/ vị
ở kho trung tâm trí nhận hàng trung tâm của DN)
• Cần nhiều vị trí nhận hàng

2.1. Xử lý đặt hàng- Lựa chọn nhà cung cấp 2.1. Xử lý đặt hàng- Chứng từ sử dụng
❖Sử dụng danh sách nhà ▪ Yêu cầu mua hàng (Purchase requisition) Là chứng từ nội
❖Nhân tố cân nhắc lựa chọn: cung cấp được chấp
bộ xác định yêu cầu mua hàng
• Giá thuận ▪ Đơn Đặt hàng (Purchase order) Là chứng từ chính thức yêu cầu nhà
• Chất lượng hàng/dịch vụ cung cấp để mua các mặt hàng cụ thể theo 1 mức giá được xác định trước.
❖Thủ tục lựa chọn nhà Khi nhà cung cấp chấp nhận thì đặt hàng trở thành hợp đồng giữa 2 bên.
• Sự tin cậy trong giao hàng cung cấp ngoài danh
▪ Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô: (Blanket Purchase order) Là 1
sách
cam kết để mua những mặt hàng cụ thể nào đó tại mức giá được xác định
❖Đấu thầu nhà cung cấp (designated prices) từ 1 nhà cung cấp cụ thể cho 1 kỳ thời gian, thường là 1 năm
• Mục đích: Thỏa thuận đặc biêt với 1 nhà cung cấp quan trọng cho 1 kỳ thời
gian
• Đặc điểm Blanket PO khác thế nào với PO
• Nội dung cơ bản của chứng từ
2.2. Xử lý nhận hàng 2.2. Xử lý nhận hàng
1. Có bao nhiêu hoạt động xử lý Ghí chú
trong xứ lý nhận hàng ? Đầu vào ❖ PO “Đặt hàng)
2. Có bao nhiêu đối tượng bên ❖ Hàng hóa và chứng từ gửi hàng (packing
ngoài của toàn hệ thống chu slip)
trình chi phí Xử lý • Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận Ứng dụng IT vào nhận hàng
3. Có bao nhiêu tượng bên ngoài của BP • Chấp nhận việc giao hàng • Nhận dạng tần sóng vô
của riêng hệ thống xử lý nhận nhận • Ghi nhận th.tin nhận hàng tuyến (RFID)
hàng hàng • Gửi th.tin nhận hàng cho các BP liên quan • Hệ thống chuyển giao dữ
4. Đầu vào/ra của mỗi xử lý là Xử lý • Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng liệu điện tử và kỹ thuật vệ
gì? của Kho hàng nhận tinh (EDI and satellite
5. Các dòng thông tin trong hệ hàng/ • Nhập kho hàng nhận technology)
thống xử lý nhận hàng là gì? nơi yêu • Xác nhận th.tin nhận hàng, nhập kho
To Approve Supplier cầu • Gửi th.tin nhận hàng cho các BP liên quan
Invoice 3.0
Kết quả • Phiếu nhập kho gửi kế toán phải trả
2.2. Xử lý nhận hàng – Chứng từ 2.3. Chấp nhận hóa đơn và Theo dõi công nợ
Ghi chú
Phiếu nhập kho (receiving report) Đầu • Đặt hàng (chứng từ PO; Dữ liệu lưu trữ) • IT hỗ trợ thu thập/quản lý DL
vào • Phiếu nhập kho (RR) các hoạt động nhỏ, mua VPP:
• Hóa đơn (Invoice) Procurement card hoặc
Xử lý • Đối chiếu kiểm tra chứng từ liên quan (Đơn đặt • IT hỗ trợ chuyển giao hóa đơn
hàng. Phiếu nhập kho, hóa đơn của người bán). EDI
Bộ chứng từ mua hàng này gọi là Bộ chứng từ • Sử dụng HT loại trừ HĐ:
thanh toán (voucher package) evaluated receipt settlement -
• Theo dõi phải trả người bán ERS
• Cập nhật hệ thống kế toán tổng hợp và báo cáo • Có 2 hệ thống theo dõi công
nợ phải: non-voucher systems
VS Voucher systems
Đầu ra • Bộ chứng từ thanh toán (voucher package)
2.3. Chấp nhận hóa đơn và Theo dõi công nợ 2.3. Chấp nhận hóa đơn và Theo dõi công nợ
Nonvoucher systems Voucher systems Nonvoucher systems Voucher systems
❖ Phân loại Các hóa đơn được chấp
❖ Phân loại các Hóa đơn được ❖Ưu điểm voucher systems vs nonvoucher system
thuận theo ngày dự định thanh toán
chấp thuận theo từng người
bán. ❖ Lập Bảng kê chứng từ thanh toán
(disbursement voucher) cho các hóa ❖ Giảm bớt số lượng ❖ Truy vết quá trình ❖ Kiểm soát tốt dòng
❖ Ghi vào sổ chi tiết phải trả
đơn được chấp thuận Check được lập: 1 thanh toán dễ dàng: tiền
người bán
❖ Ghi sổ chi tiết phải trả disbursement Do Disbursement
❖ Nhấn mạnh tới theo dõi theo voucher có thể lập 1 voucher là chứng từ
từng nhà cung cấp ❖ Nhấn mạnh tới kế hoạch thời gian hoặc nhiều HĐ/nhà nội bộ nên có thể
thanh toán (cho từng nhà cung cấp) cung cấp đánh số trước.
Ứng dụng IT trong chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ Ứng dụng IT trong chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
❖Sử dụng hệ thống EDI để xử lý hóa đơn ❖ SỬ DỤNG THẺ TÍN DỤNG (CREDIT CARD) KIỂM SOÁT MUA VẬT
DỤNG VĂN PHÒNG
• Nhà cung cấp lập và chuyển hóa đơn qua EDI • Thiết lập ngân sách mua vật dụng văn phòng
• HT của DN mua có thể tự động đối chiếu hóa đơn • Xác định những nhà cung cấp chỉ định và các loại vật dụng
văn phòng mua tại các nhà cung cấp chỉ định
với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho
• Sử dụng “Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy quyền”
• Những hóa đơn nào bị hệ thống xác định đối chiếu (Procurement card).
không khớp thì được xem xét và xử lý bằng tay • Kết nối thanh toán từ “Thẻ tín dụng để mua hàng theo ủy
quyền” với tài khoản “vật dụng văn phòng” (office supplies
account)
Ứng dụng IT trong chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ Ứng dụng IT trong chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
❖ Sử dụng hệ thống EDI để chuyển giao và xử lý hóa đơn tự động ❖ Không sử dụng hóa đơn (Tiếp cận ERS - Evaluated Receipt
Settlement).
• Nhà cung cấp lập và chuyển hóa đơn qua EDI
• HT của DN mua có thể tự động đối chiếu hóa đơn ❖ Nguyên lý: DN mua tự động đối chiếu 2 chiều – Đặt hàng
với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho và nhận hàng thực tế
• Những hóa đơn nào bị hệ thống xác định đối chiếu
không khớp thì được xem xét và xử lý bằng tay
2.3. Chấp nhận hóa 2.3. Chấp nhận hóa đơn và Theo dõi công nợ: Chứng từ
đơn và Theo dõi
công nợ ❖Bộ chứng từ thanh toán (Voucher Package):
• Hóa đơn mua hàng (invoice)
FIGURE 15-11 Comparison of
Traditional Three-Way Match for • Đặt hàng (purchase order) hoặc Hợp đồng (contract)
Accounts Payable with the Two-Way
Match used by Evaluated Receipt • Phiếu nhập kho (receiving report)
Settlement (ERS) Systems
2.4. Thanh toán tiền 2.4. Thanh toán tiền
Thanh toán điện tử - Hình thức Thanh toán điện tử - Hình
Ghi chú EFT (electronic funds transfer) thức FEDI (financial
Đầu • Dữ liệu về công nợ electronic data interchange)
vào • Disbusement voucher
• Voucher package
Xử lý • Duyệt Thanh toán • IT hỗ trợ thanh toán
• Thanh toán: Tiền, check, • Dùng “petty cash fund”
thanh toán điện tử để kiểm soát chi lặt vặt,
số tiền nhỏ
Kết quả
2.4. Thanh toán tiền 2.5. Trả lại hàng
• BP mua hàng làm việc với DN
Phát hiện ngay khi nhận hàng bán: lập biên bản
❖ Quỹ chi tiêu lặt vặt (petty cash fund): Quản lý Imprest fund - A cash
• Trả lại hàng
các khoản chi thường xuyên, giá trị nhỏ account with two (1) không đúng chủng loại, số lượng yêu cầu;
characteristics: (1) it is • DN bán điều chỉnh nội dung hóa
• Dùng tài khoản tiền “Imprest fund” set at a fixed amount, (2) không đạt chất lượng khi kiểm tra đơn
• Quản lý bởi người (1) không có trách nhiệm bảo vệ tiền và such as $100; and (2)
(2) không có trách nhiệm ghi chép (thường nhân viên BP vouchers are required for • BP mua hàng làm việc với DN
chi tiêu) every disbursement. At bán lập biên bản
all times, the sum of cash Phát hiện sau khi nhận hàng
• Qui trình quản lý (xem p 517) • Xuất Trả lại hàng
plus vouchers should
o Thiết lập 1 hạn mức quỹ equal the preset fund
(3) Hư hỏng • DN mua Lập Debit Memo gửi DN
o Mọi khoản chi tiêu đều phải có chứng từ và disbursement voucher balance bán
chứng minh và định kỳ chuyển về cho kế toán phải trả kiểm tra.
o Dựa trên sự ủy quyền của kế toán phải trả, thủ quỹ chuyển tiền cho • Nhận Credit Memo từ DN bán ->
đủ hạn mức quỹ ban đầu. Hạch toán điều chỉnh công nợ
3. Dòng thông tin và Chứng từ 3. Dòng thông tin và Chứng từ
Yêu cầu: Xác định tên chứng từ bằng tiếng Việt và điền đầy đủ thông tin
Mối quan hệ giữa dòng thông tin luân chuyển và chứng từ vào các cột liên quan
STT Dòng thông Bắt đầu Đi tới Nội dung dòng thông tin Chứng từ Phân loại -ủy Số liên
STT Tên chứng từ Mục đích Nợi phát Nơi Nội dung chứng từ Số liên
tin (cơ bản) /mục đích quyền/thực hiện (tối
hành nhận (cơ bản) tối thiểu
– nơi lập/nhận thiểu)
1 Purchase
1 Purchase
requisition
Requisition
2 Purchase order
2 Purchase
Order
3 Receiving report
3
4 Invoice
4
5 Voucher
5
package
3. Dòng thông tin và

3. Dòng thông tin và Chứng từ Chứng từ
Yêu cầu: Xác định tên chứng từ bằng tiếng Việt và điền đầy đủ thông tin vào
các cột liên quan Mẫu chứng từ - ví dụ
STT Tên chứng từ Mục đích Nợi Nơi Nội dung chứng từ Số liên
phát nhận (cơ bản) tối FIGURE 15-13 Example
hành thiểu of a Packing Slip
6 Disbursement
voucher
7 Debit Memo
4. Kiểm soát chu trình chi phí 4. Kiểm soát chu trình doanh thu
Mục tiêu kiểm soát Kiểm soát liên quan toàn bộ chu trình chi phí
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy p500 Nguy cơ/ Rủi ro Kiểm soát
1 Tập tin chính không • Kiểm soát toàn vẹn xử lý dữ liệu
• Nguồn dữ liệu và Ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế
chính xác hoặc không • Giới hạn truy cập tới tập tin chính
• Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin hợp lệ • Đánh giá, kiểm tra, duyệt xét (review) tất
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động cả các thay đổi trên tập tin chính
2 Công bố thông tin trái • Kiểm soát truy cập
• An toàn tài sản, thông tin
phép • Mã hóa dữ liệu
• Đảm bảo các ngh.vụ được ủy quyền đúng
3 Bị mất hoặc bị phá hủy • Lưu trữ dự phòng và các thủ tục kế
• Cung cấp th.tin hữu ích để giúp hoạt động KD được thực dữ liệu hoạch khôi phục thảm họa (disaster
hiện hiệu năng và hiệu quả recovery procedures)
❖ Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ 4 Kết quả hoạt động • Sử dụng hệ thống báo cáo quản trị
không tốt
4. Kiểm soát chu trình chi phí 4. Kiểm soát chu trình chi phí
Kiểm soát xử lý đặt hàng Kiểm soát xử lý đặt hàng
p500 Đe dọa Kiểm soát p500 Đe dọa Kiểm soát
5 Đăt hàng Thiếu hoặc • Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên; Hệ thống 8 Mua hàng với chất • Chỉ mua hàng từ những nhà cung cấp được chấp thuận
thừa hàng so nhu cầu EOQ/MRP/JIT lượng thấp • Đánh giá và chấp thuận việc mua hàng từ nhà cung
• Sử dụng Bar coding hoặc RFID cấp mới
• Kiểm kê kho định kỳ • Theo dõi và giám sát chất lượng sản phẩm
6 Mua các mặt hàng • Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên • Người quản lý mua hàng chịu trách nhiệm với chi phí
không cần thiết • Đánh giá và xét duyệt yêu cầu mua hàng làm lại hoặc chi phí đổ vỡ, hư hỏng hàng mua
• Sử dụng việc mua hàng tập trung 9 Nhà cung cấp không • Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp qui trình quản lý chất
tin cậy lượng SP
7 Mua hàng với giá cao • Sử dụng bảng giá qui định
• Thực hiện đấu thầu hoặc lựa chọn nhà cung cấp (ưu tiên từ • Thu thập và giám sát dữ liệu thực hiện giao hàng của
danh mục nhà cung cấp được chấp thuận) nhà cung cấp
• Đánh giá , xét duyệt đặt hàng mua

• Xây dựng ngân sách chi tiêu
Kiểm soát xử lý đặt hàng Kiểm soát xử lý nhận hàng
10 Mua hàng từ nhà cung • Duy trì danh sách nhà cung cấp đượcchấp thuận và hệ 12 Chấp nhận hàng hóa không • Đối chiếu hàng giao với “đơn đặt hàng” trước
cấp không được ủy thống chỉ chấp thuận nếu đặt hàng lựa chọn người bán được đặt hàng khi chấp nhận việc giao hàng
quyền
trong danh sách. 13 Sai sót trong đếm kiểm • Không thông báo số lượng đặt hàng với bộ phận
• Đánh giá và chấp thuận việc mua hàng từ nhà cung hàng nhận hàng)
cấp mới • Nhân viên nhận hàng cần ký phiếu nhập kho
• Kiểm soát các xử lý liên quan EDI
• Thưởng trách nhiệm cho nhân viên nhận hàng
11 Hoa hồng cho người • Nghiêm cấm nhận quà từ nhà cung cấp
đi mua (kickback) • Luân chuyển nhân viên thực hiện công việc • Sử dụng Bar coding hoặc RFID
• Yêu cầu Bp mua hàng công bố báo cáo mâu thuẫn lợi • Xây dựng thủ tục hệ thống kiểm tra tự động và
ích cá nhân và công ty (các gắn kết lợi ích cá nhân phát hiện chênh lệch giữa đặt hàng và nhận
hoặc tài chính liên quan nhà cung cấp) hàng
• Kiểm toán nhà cung cấp
Kiểm soát xử lý nhận hàng Kiểm soát xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
p500 Đe dọa Kiểm soát
16 Sai sót trong hóa đơn nhà • Kiểm tra tính chính xác của hóa đơn
14 Kiểm tra việc nhận dịch vụ • Xây dựng và dùng ngân sách để kiểm soát
cung cấp
được giao • Yêu cầu biên lai thu tiền chi tiết cho việc mua
• Kiểm toán hàng bằng thẻ tín dụng của công ty
15 Ăn cắp hàng tồn kho • Giới hạn tiếp cận hàng tồn kho về mặt vật lý (procurement card)
• Lập và ghi nhận bằng chứng từ tất cả các hoạt • Dùng hệ thống ERS (p423)
động giao nhận, nhập, xuất hàng tồn kho • Hạn chế tiếp cận tới tập tin chính nhà cung cấp
• Kiểm kê kho và đối chiếu ghi chép kế toán • Kiểm tra hóa đơn vận chuyển và sử dụng kênh
• Phân chia trách nhiệm: Thủ kho không phải là giao hàng được chấp thuận
người nhận hàng 17 Sai sót chuyển vào tài • Kiểm soát nhập liệu
khoản chi tiết phải trả
• Đối chiếu các ghi chép (mẫu tin) kế toán phải
trả chi tiết với tài khoản tổng hợp
Kiểm soát xử lý thanh toán Kiểm soát xử lý thanh toán
18 Không được hưởng các • Lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh toán 20 Thanh toán trùng • Yêu cầu có “bộ chứng từ thanh toán” đầy đủ
ưu đãi do thanh toán để được hưởng chiết khấu cho các lần thanh toán
không phù hợp
• Lập dự toán cho dòng tiền
• Chỉ được dùng bản gốc cho thanh toán
19 Thanh toán cho hàng • Đối chiếu hóa đơn và các chứng từ liên quan
không nhận • Đóng dấu đã thanh toán lên tất cả các chứng
• Lập ngân sách (mua dịch vụ)
từ (kể cả chứng từ gắn kèm) cho các khoản
• Yêu cầu biên lai nộp tiền cho các chi phí du thanh toán
lịch
• Sử dụng thẻ tín dụng của công ty
(procurement card) cho chi phí đi lại
Kiểm soát xử lý thanh toán Kiểm soát xử lý thanh toán
P500 Đe dọa Kiểm soát
21 Ăn cắp • Hạn chế tiếp cận và đảm bảo an toàn cho CHECK trắng và thiết bị 22 Sửa • Sử dụng và bảo vệ máy In, ký CHECK (Check - protection
tiền tạo/ký CHECK CHECK machine)
• CHECK cần đánh số trước và đếm, kiểm thường xuyên bởi thủ quỹ • Sử dụng mực in và giấy đặc biệt cho in CHECK
• Kiểm soát truy cập trạm nhập liệu thanh toán EFT • Hợp đồng với ngân hàng để sử dụng dịch vụ đặc biệt giúp
• Sử dụng hệ thống hạ tầng công nghệ của công ty (máy tính và ứng doanh nghiệp chống gian lận CHECK (Positive Pay
dụng truy cập web) để thực hiện giao dịch ngân hàng trực tuyến service”
(online banking) 23 Vấn đề • Sử dụng dự toán cho dòng tiền
• Phân chia trách nhiệm giữa chức năng viết CHECK và kế toán phải trả dòng tiền
• Đối chiếu thường xuyên tài khoản NH và số tiền ghi sổ, và do người
khác người làm thủ tục chi tiền
• Giới hạn truy cập tới tập tin chính nhà cung cấp được chấp thuận
• Giới hạn số lượng NV mua hàng được xử lý tạo nhà cung cấp 1 lần
hoặc xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp 1 lần
• Sử dụng “Quỹ chi tiêu lặt vặt” petty cash
Expenditure Cycle • Kiểm toán đột xuất “quỹ chiLiêntiêu lặt vặt” “Petty cash
Nguyễn Bích 59 Expenditure Cycle Nguyễn Bích Liên 60
Tổng kết
1. Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản trong chu

trình & Các quyết định và yêu cầu thông tin cho việc
ra quyết định www.themegallery.com
2. Các hoạt động xử lý nghiệp vụ

3. Dòng thông tin và chứng từ
4. Các nguy cơ và các kiểm soát cần thiết
www.themegallery.com
Expenditure Cycle Nguyễn Bích Liên 61
Phụ lục Phụ lục
EDI Electronic
Data Change

15th- Ch7-Expenditure Cycle-đã nén

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

15th- Ch7-Expenditure Cycle-đã nén

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Romney, M.B et.all (2021).

Nội dung Thuật ngữ

Thuật ngữ Thuật ngữ

Chu trình chi phí Chu trình chi phí

• Cần nhiều vị trí nhận hàng

3. Dòng thông tin và

• Đánh giá , xét duyệt đặt hàng mua

1. Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản trong chu

2. Các hoạt động xử lý nghiệp vụ

Expenditure Cycle Nguyễn Bích Liên 61

Phụ lục Phụ lục

You might also like