ТЕМА.

Ефективність управління
 
 
Зміст категорії “ефективність управління”
Концепції визначення ефективності
управління.
Підходи до оцінки ефективності управління.
Результативність управління розуміється як
цільова спрямованість на створення потрібних,
корисних речей, здатних задовольняти певні
потреби, забезпечити досягнення кінцевих
результатів, адекватних поставленим цілям
управління.

Ефект - це підсумок, результат діяльності, тоді

як ефективність характеризується
відношенням ефекту до витрат ресурсів, що
забезпечили одержання ефекту.
 Ефект (результат) управління
Ефективність управління 
Витрати на управління

Результат
Ефективність 
Витрати на отримання результату
 Концепції та підходи до визначення та
оцінки ефективності управління
Організаційна ефективність Ефективність управління

Цільова концепція

Системна концепція

Концепція балансу інтересів

Функціональна концепція

Композиційна концепція

Інтегральний підхід

Рівневий підхід

Часовий підхід
 Цільова концепція ефективності управління - це
концепція, згідно якої діяльність організації
спрямована на досягнення певних цілей, а
ефективність управління характеризує ступінь
досягнення поставлених цілей.

В якості показників, що відображають результат

діяльності, використовуються:
 обсяг реалізації продукції (надання послуг);
 частка продукту організації на ринку;
 обсяг прибутку;
 асортимент продукції або послуг;
 темпи зростання обсягів продаж;
 показники якості продукції (послуг) організації
тощо.
 Застосування цільової концепції пов’язане із
низкою проблем, найбільш поширеними з яких є
наступні:
 досягнення цілі не є легко вимірюваним, якщо організація
не виробляє матеріальних продуктів (цілі освітніх
закладів, державних установ тощо);

 організації здебільшого намагаються досягти декількох

цілей, частина з яких суперечлива за змістом (досягнення
максимального прибутку – забезпечення максимально
безпечних умов роботи);

 спірним є саме існування загального набору “офіційних”

цілей організації (складність досягнення згоди серед
менеджерів).
Системна концепція ефективності управління – це
концепція, згідно якої на результати діяльності
організації впливають як внутрішні чинники, так і
фактори зовнішнього середовища, а ефективність
управління характеризує ступінь адаптації організації
до свого зовнішнього середовища.

Організація

Процес
Входи Виходи

Зовнішнє середовище
Системна концепція організації акцентує
увагу на двох важливих міркуваннях:

 виживання організації залежить від її

здатності адаптуватися до вимог
середовища;

 для задоволення цих вимог повний

цикл “входи – процес – виходи”
повинен знаходитись в центрі уваги
керівництва.
Концепція ефективності управління на
основі досягнення "балансу інтересів" –
це концепція, згідно якої діяльність
організації спрямована на задоволення
очікувань, сподівань і потреб (інтересів)
усіх індивідуумів і груп, які взаємодіють в
організації та з організацією, а
ефективність управління характеризує
ступінь досягнення балансу інтересів усіх
зацікавлених у діяльності організації
індивідуумів і груп.
Функціональна концепція ефективності управління
- це концепція, згідно якої управління розглядається з
точки зору організації праці та функціонування
управлінського персоналу, а ефективність управління
характеризує співставлення результатів та витрат самої
системи управління.

Результат (ефект) управлінської праці в межах

функціональної концепції вимірюють, зокрема,
наступними показниками:
 зменшення трудомісткості управлінських робіт;
 скорочення управлінського персоналу, термінів
обробки інформації;
 скорочення втрат робочого часу управлінців;
 зменшення плинності управлінських кадрів тощо.
 До складу витрат на управління входять:
 основна і додаткова заробітна плата апарата
управління організації з нарахуваннями;

 амортизація основних фондів управління (будівель і

приміщень, технічних засобів управління);

 витрати усіх видів енергії на освітлення, опалення і

вентиляцію приміщень управління;

 витрати на різні допоміжні матеріали (канцелярські

товари, папір тощо);

 витрати на поточний ремонт адміністративних

приміщень (офісів) тощо.
 Серед показників, що
характеризують результат (ефект)
діяльності організації
використовуються наступні:

 продуктивність праці;
 розмір зниження собівартості
продукту;
 обсяги приросту прибутку;
 обсяги реалізації продукту тощо.
 Інтегральний підхід до оцінки ефективності
управління ґрунтується на побудові синтетичного
(інтегрального) показника, який охоплює декілька
часткових (безпосередньо не співставних) показників
ефективності управління.

Принципова формула розрахунку синтетичного

показника ефективності управління (W) має наступний
вигляд:

W  f ( Р1  Р 2    Р i    Р n )
де Р1, Р2, … Рi; … Рn – часткові показники
ефективності управління.
Рівневий підхід до оцінки ефективності
управління виокремлює в процесі оцінки
три рівні ефективності:

1) індивідуальний;

2) груповий;

3) організаційний та відповідні фактори,

що на них впливають.
Модель взаємозв’язку видів ефективності
та факторів, що впливають на їх рівень
Індивідуальна Групова Організаційна
ефективність ефективність ефективність

Фактори Фактори Фактори

Здібності Взаємозв’язок Зовнішні умови
Вміння Лідерство Технологія
Знання Структура Вибір стратегії
Стосунки Статус Структура
Мотивація Ролі Процеси
Стрес Норми Культура
Часовий підхід до оцінки ефективності управління
виокремлює в процесі оцінки коротко-, середньо- та
довгострокові періоди, для кожного з яких можна
визначити специфічні критерії оцінки ефективності
управління.
Критерії
Продуктивність Конкурентноздатність
Якість Розвиток Виживання
Ефективність
Гнучкість
Задоволеність

Коротко- Середньо- Довго-

терміновий терміновий терміновий

Час
Продуктивність – це здатність
організації забезпечувати кількість та
якість продукту у відповідності до вимог
зовнішнього середовища.

Якість – задоволення запитів споживачів

стосовно функціонування виробів чи
надання послуг.

Ефективність організації – це
співвідношення “виходів” до введених
факторів.
Гнучкість означає здатність організації перерозподіляти ресурси
з одного виду діяльності на інший з метою випуску нового
продукту на запити споживачів.

Задоволеність - рівень задоволення організацією потреб своїх

працівників. Досягнення цього критерію означає, що працівники
відчувають себе комфортно на роботі і задоволені своєю роллю в
організації.

Конкурентноздатність характеризує становище організації в

галузі, її здатність конкурувати у боротьбі за споживача.
Конкурентноздатність організації знижується, коли погіршуються
показники виробництва, якості та гнучкості, і вона не спроможна
виробляти продукт, якого вимагає споживач.

Розвиток – спосіб забезпечення ефективності, що полягає в

інвестуванні коштів у задоволення майбутнього попиту
зовнішнього середовища.
ТАЙМ –
МЕНЕДЖМЕНТ
“ … якби в мене тільки був час... ”
Мені не Із 100 працівників:
вистачає часу.

1 має достатньо часу

Я
спізнююсь.
10 потребують 10%
додаткового часу
40 потребують 25%
додаткового часу
49 не вистачає 50%
додаткового часу
1. Поняття «тайм-
менеджмент»

"Мені не вистачає часу", "я спізнююся", - скільки

разів на день ми вимовляємо подібні фрази?
Скільки важливих справ ми відкладаємо на
завтра, хоча їх можна було зробити і сьогодні?
Відповідь на ці питання очевидна. Тому тайм-
менеджмент - наука, яка потрібна всім.
Тайм – менеджмент – це ефективне планування робочого часу для
досягнення цілей, знаходження тимчасових ресурсів, розстановка
пріоритетів і контроль виконання запланованого.
Управління часом - одне з актуальних завдань в сучасному бізнесі,
адже час - один з головних ресурсів для досягнення успіху.
Надмірна зайнятість, постійний стрес, викликаний дефіцитом часу,
не підвищують нашої продуктивності, а деколи навіть знижують її.
 Основні завдання, які необхідно
навчитися вирішувати
особисте відчуття часу
чітке делегування своїх повноважень
ергономічна організація робочого простору
раціональне планування нарад і конференцій
ефективне відновлення розумових і фізичних сил після перенавантажень і
стресів
Суть поняття
Тайм-менеджмент
- управління часом
- уміння так розподілити свій час, щоб не доводилося працювати
вечорами і по вихідних
Планування і довіра
Тайм-менеджмент передбачає вирішення двох ключових завдань.
Перше - грамотне планування робочого часу.
Друге - раціональний розподіл обов'язків між співробітниками. Не
бійтеся давати відповідальні доручення своїм підлеглим. Можливо,
в чомусь вони навіть більш кваліфіковані, ніж ви.
Контроль
Приблизно раз на місяць важливо аналізувати, як співробітники
використовують свій робочий час.
Це неважко. Найголовніше - постійно коректувати розпорядок дня у
фірмі вслід за зміною виробничої ситуації.
Плюси
Ви зможете контролювати всі поточні справи і забудете, що таке
цейтнот.
Ви зможете концентруватися на найважливіших завданнях, більше
часу проводити з сім'єю і друзями.
Мінуси
Щоб навчитися планувати час, доведеться зупинитися і об'єктивно
оцінити все, що ви робите.
Для багатьох це складно. Адже доведеться довірити часткове
управління своїм бізнесом іншим людям. Для справи це буде
корисно, але, можливо, для вас - емоційно важко.
 Тайм-менеджмент передбачає
вирішення двох ключових завдань.

Друге - раціональний розподіл

Перше - обов'язків між
грамотне співробітниками. Не бійтеся
давати відповідальні
планування доручення своїм підлеглим.
робочого Можливо, в чомусь вони навіть
часу. більш кваліфіковані, ніж ви.
 Основні принципи
«Тайм - менеджменту»
 Складіть план робочого дня. Він допоможе вам розумно розподілити час і виділити
першочергові завдання.
 Визначте годину, коли вам найлегше концентруватися, і заплануйте найважчу роботу саме
на цей час.
 Відкладіть всі справи, які можуть вас відволікати. Виділіть спеціальний час для
проглядання електронної пошти.
 Всі наради прагніть починати точно в призначений термін і не чекайте на тих, що
спізнилися.
 Найважливішими справами займайтеся вранці.
 Це найпродуктивніший час доби.
 Ділові зустрічі краще всього проводити вдень.
 Плануючи день, постарайтеся передбачити різні випадковості, які можуть перешкодити
роботі.
МОЖЛИВОСТІ, ЯКІ ДАЄ ТАЙМ-
МЕНЕДЖМЕНТ
Добиватися результатів в житті
Уміти виділяти пріоритети
Бачити загальну картину
Уникати стресів, забезпечити високий рівень енергії
МОЖЛИВОСТІ, ЯКІ ДАЄ ТАЙМ-
МЕНЕДЖМЕНТ
Виконувати власні обіцянки

Створити основу для делегування

Підвищити свій потенціал

Створити рівновагу в своєму житті

 • Виконання роботи з
Переваги тайм/самоменеджменту:
меншими витратам
• Кращі результати праці
• Менше поспіху і стресу
• Більше задоволення від
роботи
• Високий рівень мотивації
праці
• Зростання кваліфікації
• Менша завантаженість
роботою
• Менше помилок
• Досягнення професійних і
особистісних цілей
найкоротшим шляхом.
«Викрадачі» робочого часу і методи
їх подолання

“Викрадачі” Методи
подолання
1. невміння відмовляти і говорити «НІ»;
2. звичка хапатися за все і одразу;
3. неправильна оцінка строків та обсягів робіт;

“Поглиначі”
4. бажання завжди бути корисним і допомагати всім;
5. природна повільність;
6. відсутність звички вести системні записи;
7. звичка приступати до роботи, не забезпечивши себе всім необхідним;
8. відсутність повного уявлення про майбутні завдання і шляхи їх вирішення;
9. звичка цілком покладатися на пам'ять;
10. звичка відкладати щоденні справи на вечір;
і “пастки”
11. невміння слідкувати за виконанням програм та планів;
12. відсутність самодисципліни /особиста неорганізованість;
13. невміння довести справу до кінця;
часу
14. затримка при виході із дому (ключі забували вдома?);
15. затримка у дорозі (черга на маршрутку);
16. балаканина з колегами на приватні теми;
17. несправності з комп'ютером і доступом до Інтернет;
18. затяжні наради;
19. погане планування дня. 
20. особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл. 
21. пошук записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів. 
22. відривають від справ телефонні дзвінки. 
23. неповна, запізніла інформація. 
24. відсутність самодисципліни. 
25. надмірність ділових записів. 
26. бажання знати всі факти. 
Тест для визначення ефективності
використання робочого часу .
 Кількість відповідей
«завжди» - помножте на 4,
«часто» - помножте на 2,
«іноді» - поставте 0.
Підрахуйте бали і дізнайтеся, чи ефективно
Ви використовуєте свій час.
 Ключ до тесту:
•81-100 балів - Ви вмієте керувати своїм часом і тримати
ситуацію під контролем;
•61-80 балів - Ви непогано вмієте управляти своїм часом,
коли справді цього хочете. Будьте послідовнішими і частіше
використовуйте методи організації роботи, які заощаджують
час;
•41-60 балів - обставини часто керують Вами. Почніть
застосовувати техніки економії часу;
•21-40 балів - ситуація вийшла з-під Вашого контролю.
Визначте, що заважає Вам дбайливо використовувати свій
час. Упорядкуйте своє життя. Наведіть лад у думках і в
почуттях, а вже потім освоюйте техніки ефективного
використання часу;
•0-20 балів - Ви пригнічені і не можете чітко визначити
власні інтереси, реалізувати заплановане. Спробуйте виявити
причини стресу та усунути їх. Упорядкуйте, врешті-решт, думки
і почуття.
Основні принципи
організації робочого часу
Визначення пріоритетів
Письмове планування
Регламентація видів діяльності за часовим фактором
Чітке виконання плану і часового регламенту
Основні принципи
організації робочого часу
Проведення обліку ритму працездатності
Раціональна маршрутизація рухів
Своєчасне виявлення «викрадачів» часу
Контроль результативності використання робочого часу
 Методи управління часом
“Якщо якір занедбаний, але загруз у трясовині
щоденних справ і тягне вас за собою,
на допомогу приходять гастрономічні
метафори. “
Метод «Швейцарського сиру»
Для того щоб виконати неприємну
чи складну задачу, спочатку
розбийте її на кілька дрібних
підзадач і виконуйте їх у
довільному порядку (ніби
«вигризаючи» з різних місць
шматочки великої задачі).
Метод «Поглинання жаб»
Є такі справи, які робити не
хочеться, але треба.
Вирішення цієї проблеми
можна описати побажанням:
«Щоранку з’їдай жабу».
 Метод «Поглинання слона»
«Слони» - це дуже великі завдання. Їх
за методом «швейцарського сиру»
слід розбивати на дрібніші, тобто
розбити «слона» на невеликі
шматочки — «біфштекси» —і щодня
«з’їдати» по одному з них.
Метод гумової качечки
Делегування завдання уявному
помічникові. На одному з етапів
пояснення ви напевно зрозумієте, що
пішло не так, а качка буде щаслива від
того, що допомогла вашій роботі.
ПІРАМІДА ПЛАНУВАННЯ ФРАНКЛІНА

План на день

План на тиждень і місяць

Плани на рік, три, п’ять

Генеральний план досягнення цілей

Глобальна ціль

Головні життєві цінності

 Матриця Ейзенхауера
Найвагоміші типи Важливі завдання Неважливі завдання
Не терміново Терміново

 Необхідно
негайно виконати  Необхідно виконати
особисто невідкладно
 Не можуть бути  Можна делегувати
делеговані

 Рутинні
 Мають віддалені
дедлайни  Виконання яких не
становить жодної
 Не можна
користі ні вам, ні
передоручити
навчальному закладу
Визначення пріоритетів
(Вікно Ейзенхауера)
А В
Важливо-Терміново Важливо-
Роби Не терміново
Плануй

С D
Не важливо- Не важливо-
Терміново Не терміново
Делегуй Не зважай
Знаходьте час для РОБОТИ –
це умова успіху.
Знаходьте час для РОЗДУМІВ –
це джерело сили.
Знаходьте час для ГРИ –
це секрет
молодості.
Знаходьте час для ЧИТАННЯ –
це основа знань.
Знаходьте час для ДРУЖБИ –
це умова щастя.
Знаходьте час для МРІЇ –
це шлях до зірок.
Знаходьте час для ЛЮБОВІ –
це справжня
радість
життя.