1.2. Khái quát chung về bộ phận buồng trong khách sạn.

1.2.4 Mối quan hệ giữa buồng phòng với bộ phận khách trong khách sạn.
a, Với bộ phận lễ tân.

 Hằng ngày, nhân viên lễ tân sẽ báo cho bộ phận buồng phòng biết số lượng
phòng – số lượng khách dự kiến đến trong ngày, các yêu cầu của khách để bộ phận
này sắp xếp nhân sự, lên kế hoạch dọn phòng, trang trí phòng theo thứ tự ưu tiên.
 Khi khách đến làm thủ tục check-in, nhân viên lễ tân sẽ báo để nhân viên buồng
kiểm tra phòng đã sẵn sàng đón khách hay chưa. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên
buồng sẽ phản hồi cho lễ tân biết, nếu phòng sẵn sàng thì nhân viên lễ tân sẽ đưa
khách lên phòng; còn trường hợp phòng gặp sự cố, chưa sẵn sàng đón khách thì lễ
tân sẽ đổi phòng thích hợp cho khách.
 Trong thời gian lưu trú, nếu có yêu cầu kê thêm Extra bed, thay ga giường, hết
kem đánh răng… khách sẽ báo nhân viên lễ tân và lễ tân sẽ báo lại bộ phận buồng
phòng thực hiện các yêu cầu.
 Nếu khách sử dụng các dịch vụ bổ sung như: giặt là… thì nhân viên buồng sẽ
thu thập các hóa đơn liên quan và giao cho bộ phận lễ tân làm thủ tục thanh toán
với khách.
 Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng phòng sẽ thực hiện việc kiểm
tra xem khách có sử dụng dịch vụ gì không, có trang thiết bị nào hư hỏng hay
khách có bỏ quên đồ gì và báo lại cho nhân viên lễ tân biết.
 Sau khi khách trả phòng, nhân viên buồng sẽ tiến hành dọn phòng và báo cho lễ
tân biết phòng đã sẵn sàng đón khách mới.

b, Với bộ phận nhà hàng.

 Khi khách yêu cầu phục vụ Room service với bộ phận buồng thì nhân viên
buồng phòng sẽ thông báo với bộ phận F&B biết để phục vụ khách.
 Sau khi khách dùng bữa xong tại phòng, nếu đến giờ dọn phòng, nhân viên
buồng sẽ báo cho nhân viên nhà hàng đến thu dọn.
 Bộ phận buồng phòng phối hợp với nhân viên nhà hàng thực hiện việc sát trùng
định kỳ, diệt chuột – sâu bọ… trong bộ phận F&B.

c, Với bộ phận kỹ thuật.

 Khi phát hiện các trang thiết bị như: máy nước nóng, điều hòa, tủ lạnh… trong
phòng khách hoặc dụng cụ làm việc bị hư hỏng, trưởng ca phục vụ buồng sẽ liên
hệ bộ phận kỹ thuật cử người đến kiểm tra, sửa chữa,…
 Nhân viên kỹ thuật của khách sạn có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên buồng sử
dụng các máy móc, trang thiết bị theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.

d, Với bộ phận an ninh

  Bộ phận buồng có nhiệm vụ theo dõi tình hình an ninh trong khu vực khách lưu
trú. Nếu phát hiện mất mát hay các vấn đề có nguy cơ gây mất an toàn trong khách
sạn như: khách đánh nhau, khách tổ chức sử dụng thuốc lắc trong phòng,... nhân
viên buồng phải nhanh chóng báo cho bộ phận an ninh biết để xử lý kịp thời.

e, Với bộ phận y tế

 Trong thời gian lưu trú, nếu biết khách có vấn đề đột xuất về sức khỏe, nhân viên
buồng phải báo ngay cho bộ phận y tế của khách sạn biết để hỗ trợ khách. Nếu
khách bị nhẹ thì nhân viên y tế cho thuốc khách uống và nhân viên buồng phối
hợp phục vụ, thăm hỏi khách chu đáo. Còn trường hợp khách bị bệnh nặng thì
phối hợp cùng đưa khách đi bệnh viện điều trị.

g, Với bộ phận kế toán

 Hàng ngày, tổ buồng phòng của khách sạn sẽ nộp các hóa đơn mua bán hàng hóa
cho minibar, trang thiết bị đồ dùng phục vụ công việc… cho bộ phận kế toán để bộ
phận này thực hiện việc đối chiếu chứng từ, cân đối chi tiêu cho phù hợp.
h, Với bộ phận nhân sự.
 Phối hợp với nhau xác định biên chế căn cứ vào tình hình thực tế tuyển dụng nhân
viên.
 Trưởng bộ phận buồng lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo hàng tháng, hàng quý,
hàng năm của bộ phận mình thông báo và yêu cầu bộ phận nhân sự phối hợp giúp
đỡ.

1.2.5 Các từ viết tắt sử dụng trong buồng.

Từ viết tắt Thuật ngữ tiếng Ý nghĩa
Anh
VC Vacant Clean Phòng trống sạch
VD Vacant Dirty Phòng trống bẩn
VR Vacant Ready Phòng đã được làm sạch, đã kiểm tra và sẵn sàng cho
khách đến
OC Occupied Clean Buồng có khách ở - đã vệ sinh định kỳ
OD Occupied Dirty Buồng có khách ở - chưa vệ sinh định kỳ
OOO Out of order Buồng không sử dụng được: buồng hỏng hoặc đang
sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng và không thể cho thuê
OOS Out of service Phòng không đảm bảo dịch vụ để phục vụ khách
(thiếu các trang thiết bị - vật dụng…)
VIP Very important Phòng có khách rất quan trọng
person
CIP Cleaning in progress Phòng đang được nhân viên làm sạch

DO Due Out Phòng dự kiến trở thành phòng trống sau khi khách
check-out
DL Double locked Phòng khóa kép
EA Expected arrival Phòng khách sắp đến
SO Stay Over Phòng khách ở lâu hơn dự kiến
SLO Sleep Out Phòng có khách nhưng khách không ngủ trong phòng
đêm hôm trước
EP Extra Person Người bổ sung
EB Extra Bed Giường phụ
AC Baby Cot Nôi em bé
HG Handicapped Guest Khách khuyết tật
DND Do not Disturd Phòng khách yêu cầu không làm phiền
HU House Use Phòng sử dụng nội bộ
MU Make up room Yêu cầu làm phòng
Late check-out Phòng khách yêu cầu trả phòng muộn hơn thời gian
quy định
Skipper Khách đã rời khỏi khách sạn mà chưa thanh toán
Lock out Phòng đã bị khóa để khách không thể vào lại cho đến
khi được nhân viên khách sạn kiểm tra