Приватна самостојна високообразовна установа

Висока стручна школа

Бизнис академија Смилевски – БАС
Скопје
- прв циклус на студии-

Проектен извештај по предметот

Организациски промени
на тема

Воведување нов софтвер во Sara Fashion –

студија на случај

Ментор: Изработиле:
М-р Горазд Смилевски Роберт Митровски, Бобан и Елена
Козарови

Скопје, 2020
 [ВОВЕДУВАЊЕ НОВ СОФТВЕР ВО SARA FASHION – СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ]

Содржина
Вовед................................................................................................................................3
Имплементација на софтверот........................................................................................5
Дизајн и подготовка на имплементацијата........................................................................5
Имплементација на софтверското решение......................................................................5
Отпор кон промените при имплементација...................................................................6
Заклучок............................................................................................................................8

2
 [ВОВЕДУВАЊЕ НОВ СОФТВЕР ВО SARA FASHION – СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ]

Вовед

Менаџирањето започнува со промената. Компаниите, луѓето, и земјите имаат

потреба од менаџирање затоа што насекаде постои промена што предизвикува
потреба од менаџирање. Промената постои откако постои светот. Постојано нешто се
менува предизвикувајќи преблеми и/или можности што ние мораме или имаме
потреба да ги менаџираме.
Организациите за да опстојат на пазарот и да стигнат до некоја од фазите на
раст потребно е постојано да прават промени. Промените се водени од окружувањето,
средината, трендовите, барањата на потрошувачите итн.
Нашата организација ја стигна фазата на адолесценција и се стреми кон
достигнување на фазата на Топ форма. (Слика 1)
За да се задоволи потребите на потрошувачите, а тоа е брза и навремена
испорака на производите, детални податоци за нивните барања, подиректен пристап
до ни итн. во нашата организација пронајдовме решение за олеснување и забрзување
на процесите со воведување на нов софтвер за работа.
Тоа за нас претставува широка развојна промена водена од внатре за да
обезбеди конкурентска предност, подобрување на ефикасноста и попрецизни
податоци од продажба што ги опфаќа сите сектори и сите вработени.
Софтверот што го имплементираме е меѓународно етаблиран и имплементиран
во повеќе од 5000 компании во Европа. Нуди одлични можности за евиденција на
секој аспект од работата и следствено на тоа, извештаи со многу детали и поврзувања.
Исто така, има интеграција со SMS и Viber што овозможува директен и
непосреден контакт со купувачите на големо и мало. Овој модул е воден од тригери во
апликацијата. Само како пример, тоа би значело дека доколку сте биле во продавница
да побарате производ што во моментот не е на залиха, во моментот кога ќе се набави
добивате СМС порака дека е достапен. Ова е само една од многуте придобивки што ги
имаат потрошувачите, а за компанијата придобивките се непроценливи.
Има модули за детално следење на залихата во секоја организациона единица,
детално следење на продажбите, автоматизирани процеси за дополнување залихи,
следење цени, извештаи за спородвижечки производи, следење на цените од
добавувачите, околу 50тина параметри и поделби за производите, купувачите и
продавниците и што уште не.
Сето тоа земено предвид значи дека компанија има огромен интерес да го
имплементира софтверот во што е можно покус рок за да ги види придобивките
порано.
Откако завршивме со преговори, плаќања и подготовки, почнавме со
имплементација на софтверот на 14ти јануари оваа година.

3
[ВОВЕДУВАЊЕ НОВ СОФТВЕР ВО SARA FASHION – СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ]

Слика 1: Моментална зрелост на компанијата Sara Fashion

4
 [ВОВЕДУВАЊЕ НОВ СОФТВЕР ВО SARA FASHION – СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ]

Имплементација на софтверот

Дизајн и подготовка на имплементацијата

Првичната идеја беше секој менаџер на сектор да преземе сопственост на
процесите за имплементација и да го апсолвира знаењето за работата во софтверот за
да подоцна може да го пренесе на останатите.
Така, со секој сектор правевме состаноци и сесии при што сите ги кажаа своите
потреби и ги учеа модулите соодветни на нивната работа.
Претставниците од софтверската компанија беа задолжени да ги задоволат
потребите на секој сектор, а ншите претставници да го тестираат секој модул и да го
одобрат. Се беше во ред до моментот додека требаше да се одобрат модулите. Во тој
момент, никому ништо не му работеше, а со оглед на целосно различната платформа
на софтверот, никој не разбираше што понатаму. Кога ќе се земе предвид и јазичната
бариера што постои и различната перцепција на процесите за работа, имплемен-
тацијата застана.
Откако поминаа неколку месеци, сопственикот одлучи еден човек да го подготви
и имплементира софтверот. Таа одлука од една страна беше добра поради забрзување
на процесот, а од друга страна ги оттргна од одговорност останатите членови на
менаџмент тимот.

Имплементација на софтверското решение

Како и што се очекуваше, по префрлањето на сите податоци, стартувавме со
употреба на софтверот.
Првиот ден се појавија проблеми на сите страни и во сите сектори. Најмногу
влијаеше тоа што на сите вработени им беше ново, па тешко се снаоѓаа во менијата.
Одеднаш, сите сили и средства се насочија кон „исправање“ на грешки, обука и
подигање на моралот на вработените.
Како и да е, во моментот компанијата се наоѓа во најтешката позиција во
имплементацијата. На Слика 2 подолу може да се види тоа најдобро.

Слика 2. Позиција од имплеметација на пормената на Sara Fashion

Што и да треба да се направи не е тешко ако не вклучува справување со луѓето на

кои што одеднаш се им е потешко, „порано беше поедноставно“, „мора ли сега и ова
да го правам“ итн.
Со цел да ги скокнеме деталите и да се насочиме со најтешкото во
имплементација, ќе преминеме на делот со отпорот на луѓето.

5
 [ВОВЕДУВАЊЕ НОВ СОФТВЕР ВО SARA FASHION – СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ]

Отпор кон промените при имплементација

Според типологија на отпор, се наоѓаме во средни отпори, како што е прикажано

на Слика 3.

Слика 3: Отпор на вработените во Sara Fashion според типологија на отпор

Како најистакнати причини за отпор кај вработените се:

 Страв од непознатото (неизвесност) – мислам дека и во генот на секое
битие е да се плаши од непознатото. Овој факт е доволен сам по себе да
предизвика отпор од невидени размери. Цело време работиме на тоа да
стане познато, да ги натераме вработените да „флертуваат“ со софтверот
за да го запознаат и да го користат рутински.
 Недостаток на разбирање и доверба – Реалноста е дека софтверот го
менуваме во најголем дел за подобри и подетални информации. Тоа за
луѓето на пониските позиции не значи ништо. Малку е тешко да разберат
дека овој софтвер ќе донесе подобри информации за полесни одлуки кога
тие се што прават е скенирање баркод и евиденција на продажба или
испорака. А како да веруваат на нешто што не го разбираат?
 Различно сфаќање – како продолжение на претходното, менаџментот
разбира дека ќе добие нешто што ќе ги олесни одлуките, ќе овозможи
понепосреден пристап до купувачите и сл., а неменаџерските позиции го
разбираат дека мора да менуваат се за скоро никаква промена во нивните
секојдневни обврски. Епа зошто?
 Вложени пари/време – целата имплементација трае веќе долго време, а
инвестицијата чини многу пари. Со самото тоа, кога вработените гледаат
дека нема мораат да ги прифатат промените затоа што е прескапо да се
прекине, создава отпор.
 Експлицитна и имплицитна принуда – ова е тесно поврзано со
претходната точка. Сопственикот потроши премногу пари и време за некој

6
 [ВОВЕДУВАЊЕ НОВ СОФТВЕР ВО SARA FASHION – СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ]

да не ги прифаќа промените. Затоа, на одредени места и одредени

вработени се користат имплицитни и експлицитни принуди, што во
суштина прават уште поголем отпор.
 Преговарање, договарање, убедување – едноставно – за се што не треба
да се прави преговараме и се договараме, а за тоа што е подобро се
убедуваме. А колку би било добро да биде спротивното. На пример, за се
што треба да се заврши да преговараме и да се договараме.
 Олеснување и поддршка – ова во моментот црпи многу енергија и време.
Директно е поврзано со следната точка. Штом луѓето не сакаат да бидат
вклучени во имплементацијата, прави да бидат неинформирани, брзо да
забораваат, размислуваат за тоа како претходно правеа и емотивно се
врзани за „леснотијата“ и „едноставноста“ на старото. Не пријавуваат
проблеми, не размислуваат креативно и не ги комуницираат забелешките
што многу би помогнале. Скоро секој разговор започнува со “Имам
проблем со...“. Огромно време се троши на олеснување на работата и тоа
со директна комуникација.
 Учество во и сопственост над промените – во овој дел се јавува многу
интересен феномен. Препораките се да се вклучат сите (или барем голем
дел) вработени во имплементација на промените за да чувствуваат
сопственост на нив. Во дизајнот предвидовме и кои луѓе во кој дел и како
ќе се вклучат, но кога почна имплентацијата, лушето преќутно се
оддалечуваа од одговорноста и обврските. Како да се исплашија од тоа да
бидат одговорни за нешто ново. На крајот, одговорноста се сведе на само
неколку вработени, кои што имаат премногу во својот тањир во моментот.
Како што се гледа од претходно кажаното, има отпор на скоро сите нивоа. Голем
дел од енергијата се троши на справување со отпорот, што ја прави имплементацијата
уште подолга, што го прави отпорот поголем, што ја прави имплементацијата уште
потешка...

7
 [ВОВЕДУВАЊЕ НОВ СОФТВЕР ВО SARA FASHION – СТУДИЈА НА СЛУЧАЈ]

Заклучок

Како заклучок на оваа студија на случај е дека за било каква промена во

организацијата во било која ширина или длабочина, потребно е да се постигне
конструктивен коонфликт од страна на тимот за имплементација на промените. Клучна
улога има агентот на промените кој треба да обезбеди поддршка, обука и да осигура
позитивна клима во постојната работна култура за да се олеснат сите чекори.
Отпорот мора да се третира многу внимателно и да се преземе сопственост на
промените на сите засегнати во компанијата со цел вработените да бидат дел од
решението и да ги чувтсвуваат промените како свои.
Промените се секогаш комплицирани за имплементација, но кога ќе се
надминат пречките како што се отпор и учење и имплементација на нови процеси, се
основа за напредок и конкурентска предност на секоја компанија.